VEDLEGG A SSA-K BILAG 1 TEKNISK KRAVSPESIFIKASJON ANSKAFFELSE OPPVEKSTADMINISTRATIVT SYSTEM (OAS)

Transkript

1 VEDLEGG A SSA-K BILAG 1 TEKNISK KRAVSPESIFIKASJON ANSKAFFELSE OPPVEKSTADMINISTRATIVT SYSTEM (OAS) Saksnummer: 18/1452 Utarbeidet av: Godkjent dato: Godkjent av: Trond Nordseth Prosjekt HIKT-2501 Beslutning: 21. juni 2018 Kjell A. Carlsen Weding Styringsgruppeleder Prosjekt HIKT-2501 Denne kravspesifikasjon inngår i anskaffelsen. 1

2 INNHOLD 1. OAS - GENERELL INFORMASJON Formål med anskaffelsen Omfang av anskaffelsen Nåsituasjon Systemets ytelse Avgrensninger av omfang OVERORDNEDE FUNKSJONER Brukerhistorier generelle behov og krav Superbruker BARNEHAGEADMINISTRATIVT SYSTEM Brukerhistorier Leder Ansatt Foreldre Arbeidsprosesser i barnehage SFO-ADMINISTRATIVT SYSTEM Brukerhistorier Leder Ansatt Foreldre Arbeidsprosesser i SFO SKOLEADMINISTRATIVT SYSTEM Brukerhistorier Skoleeier Skoleleder Skolesekretær/-konsulent Lærer Arbeidsprosesser i grunnskolen OPSJONER Variabel lønn HR-ressursstyring Timeplanlegger

3 6.4. Inn- og utsjekk av barn i barnehage og SFO Konvertering OPPLÆRINGSBEHOV: SYSTEMSTØTTE DRIFTSFASE Avtaler for service, vedlikehold og brukerstøtte Drift av skyløsning

4 1. OAS - GENERELL INFORMASJON 1.1. Formål med anskaffelsen HIKT-samarbeidet vil gå til anskaffelse av nytt oppvekstadministrasjonssystem (OAS) for 7 kommuner. Et OAS skal ivareta barnehage, SFO og skole for alle kommunene, men det trenger nødvendigvis ikke være samme system for alle tjenesteområdene. Nye fagsystemer i oppvekstsektoren skal gi gevinster som effektivisering, økt kvalitet på leveranser, samt redusere sårbarhet på leveransen til brukerne. Det er satt som målsetning at et fagsystem for skole skal være ferdig implementert til skolestart 2019/2020, mens barnehage og SFO skal være implementert i god tid før hovedopptak til barnehageåret 2020/2021. Angivelse av viktige milepæler for tid er angitt i konkurransegrunnlagets «Vedlegg A, SSA-K, Bilag 4» Omfang av anskaffelsen Basert på historiske data, vil anskaffelse av et nytt oppvekstadministrasjonssystem (OAS) for barnehager, SFO og skole være i denne størrelsesorden: Barnehage (per barnehageåret 2017/2018) 122 kommunale I tillegg kommer 41 private barnehager som skal ha tilgang til opplysninger knyttet til opptak 444 pedagogisk ansatte 4998 barn Skolefritidsordning SFO (per skoleåret 2017/2018) 36 skolefritidsordninger 2501 elever Skole (per skoleåret 2017/2018) 36 barneskoler 14 ungdomsskoler 1026 lærere 9584 elever 1.3. Nåsituasjon Oppvekstsektoren i kommunene benytter i dag en eller flere forskjellige systemer for administrering av barn, elever, ansatte og foreldre. Det benyttes ett hovedsystem for administrering av elever i HIKTsamarbeidet, men dette systemet vil i løpet av en gitt tidsperiode fases ut. I konkurransegrunnlagets «Vedlegg A, SSA-K, Bilag 3» er kundens system beskrevet og hvilke integrasjoner med eksisterende systemer et nytt OAS må ivareta Systemets ytelse Resultatmål nummer en for anskaffelsen er systemets ytelse (kvalitet), hvor god funksjonalitet og brukervennlighet skal vektlegges tyngst som tildelingskriterium. 4

5 Noen overordnede brukerhistorier gir føringer for hva kunden ønsker oppnådd av ytelse gjennom anskaffelse. Den detaljerte kravspesifikasjonen (Vedlegg 1) er ment å bidra til vurdering av hva som er minste akseptable løsning, hvor det skilles mellom må-krav, bør-krav, kan-krav og opsjoner. Gjennom forhandling og dialog med leverandører søkes en optimalisering av løsningen til den best mulige totalverdi for kunde (iberegnet resultatmål for tid og kostnad) Avgrensninger av omfang Anskaffelsen og OAS-prosjektet omfatter ikke: kulturskolen løsninger for pedagogisk plattform erstatning av dagens HRM-system erstatning av dagens arkivsystem prosessbeskrivelser i kommunenes styringssystemer etter OAS-implementering 2. OVERORDNEDE FUNKSJONER Både innbyggere og ansatte har høye forventninger til kommunens IT-løsninger, både når det gjelder respons, tilgjengelighet og evne til å implementere nye funksjoner raskt og effektivt. Dagens administrasjonsløsninger imøtekommer ikke brukernes krav til funksjonalitet og brukergrensesnitt, og mye tid blir brukt til manuelle prosesser, vedlikehold og oppdatering av data. Det er et stort behov for å automatisere rutiner, og til å redusere brukerfeil gjennom bruk av mer intuitive løsninger. Sensitiv informasjon blir ikke håndtert på en tilfredsstillende måte i dagens løsninger. Kontrollene som sikrer at data blir lagt inn korrekt i systemene anses heller ikke som tilfredsstillende. Dagens system håndterer ikke sammenstilling av data fra kommunens barnehager, SFO og skoler i henhold til rapporteringsbehov og -krav på kommuneadministrativt nivå. Anskaffelsen søker å lette rapporteringsarbeidet for kommunene. Oppdragsgiver legger følgende prinsipper til grunn for spesifikasjon av nye løsninger: Best mulig totalverdi for virksomheten som helhet. «Valg og prioriteringer må baseres på hvilke alternativ som gir størst verdi for virksomheten som helhet.» Brukeren i sentrum. «All virksomhetsendring fokuserer på enkelhet for brukerne med størst mulig grad av automatisering, oppgaveforenkling og intuitive grensesnitt.» Informasjon som sentral ressurs. «Informasjon er en ressurs som skal forvaltes og i størst mulig grad gjøres tilgjengelig for effektiv bruk på tvers av prosesser og tjenesteområder.» Helhetlig livssyklus. «Valg av teknologi og løsninger må ta utgangspunkt i totaleffektivitet og -kostnad gjennom hele livssyklusen til teknologien og løsningen.» Følger standarder. «Tjenester som realiseres skal følge relevante standarder og retningslinjer; både internasjonale, nasjonale, sektorspesifikke og lokale.» Benytter anerkjent og velprøvd teknologi. 5

6 «Virksomhetskritiske tjenester og sentral infrastruktur er basert på anerkjent og velprøvd teknologi, med god tilgang på kompetanse og support.» 2.1. Brukerhistorier generelle behov og krav Superbruker Som systemforvalter ønsker jeg en fremtidsrettet OAS-løsning for kontinuerlig utvikling. Jeg ønsker videre at: løsningen har en mal for oppsett, slik at alle OAS-brukere på en enkel måte får opprettet et system med like innholdselementer. løsningen er selvinstruerende slik at brukerne bruker minst mulig tid til opplæring i løsningen. løsningen har intuitive grensesnitt slik at behovet for opplæring og support minimeres. løsningen kan gjenbruke informasjon for å unngå dobbeltarbeid. løsningen inneholder mekanismer for å unngå inkonsistens. løsningen støtter FEIDE. leverandøren informerer om utviklingsplaner som berører den fremtidige systemforvaltningen. vi kan ha faste møter med leverandøren for å påvirke utviklingen av funksjonalitet gjennom eventuelle arenaer og forum. Krav til overordnede krav og funksjonalitet som gjelder for alle systemer i et nytt OAS, uavhengig av barnehage-, SFO- eller skolesystem, er detaljert i vedlegg 1, krav nummer BARNEHAGEADMINISTRATIVT SYSTEM 3.1. Brukerhistorier Leder Som barnehageleder ønsker jeg at nye administrasjonsløsninger skal bidra til effektiv styring av barnehagen, fra årsplanlegging til daglig administrasjon. Jeg ønsker videre at: systemet gir tilgang til alle opplysninger knyttet til barn og foreldre. systemet gir god oversikt over søknadsprosessen og opptak, samt håndtere løpende opptak. systemet gir god oversikt over barns avdelingstilhørighet. systemet kan generere og gi gode rapporter, både utskriftsvennlige og til forskjellige filformater. foreldreportal med god funksjonalitet på daglig kommunikasjon med foreldre. systemet gir oversikt over nærværet til barnet igjennom barnehageåret Ansatt Som ansatt i barnehage ønsker jeg mulighet for god kommunikasjon og dialog med foreldre, i et intuitivt system. Videre ønsker jeg: en enkel måte å legge ut uke- og månedsinformasjon til foreldre. å kunne sende over bilder og tekst til foreldre som omhandler deres barn. å kunne enkelt ha oversikt over løpende oppdatert nærvær til barna. 6

7 Foreldre Som forelder ønsker jeg en enkelt måte å kommunisere med og få informasjon fra barnehagen. Jeg ønsker videre: å melde inn tilstedeværelse for mitt barn i ferier, høytider m.m. i et enkelt grensesnitt, gjerne en app. at det er enkelt å melde fravær, gjerne digitalt. mulighet for å sende og motta digitale beskjeder Arbeidsprosesser i barnehage Søknadshåndtering Opptak Endring/oppsigelse av tildelt plass Fakturering Feriepåmelding Samtykkehåndtering Hentebeskjeder Rapporter, oversikter, prognoser, statistikker Meldingstjeneste Krav til funksjonalitet for barnehagesystem, jf. vedlegg 1 krav nummer SFO-ADMINISTRATIVT SYSTEM 4.1. Brukerhistorier Leder Som SFO-leder ønsker jeg en løsning som gir oss mest mulig tid til kjerneoppgavene våre, forenkler administrasjonen og gir mer tid sammen med elevene. Jeg ønsker videre at løsningen enkelt gir meg oversikt over barn som benytter SFO-tilbudet. det enkelt kan tas ut statistikk, prognoser og historikk. løsningen kan kommunisere med foreldre og ansatte. løsningen er trygg og sikker, og følger norske lover og regler innenfor blant annet sikkerhet og personvern Ansatt Som ansatt på SFO ønsker jeg en løsning som enkelt gir oversikt over hvilke elever som benytter seg av SFO-løsningen. Jeg ønsker videre at: løsningen kan kommunisere med foreldre. digitale enheter kan brukes for å få tilgang til elevinformasjon, for eksempel på turer. 7

8 Foreldre Som forelder ønsker jeg et digitalt system med lav brukerterskel. Jeg ønsker videre: å kunne melde inn tilstedeværelse for mitt barn i ferier, høytider m.m. i et enkelt grensesnitt, gjerne en app. at det er enkelt å melde fravær, gjerne digitalt. mulighet for å sende og motta digitale beskjeder Arbeidsprosesser i SFO Innmelding (søknadshåndtering og fordeling av plass) Endring opphold Fakturering Feriepåmelding Samtykkehåndtering Hentebeskjeder Rapporter, oversikter, prognoser, statistikker Meldingstjeneste Krav til funksjonalitet for SFO-system, jf. vedlegg 1 krav nummer SKOLEADMINISTRATIVT SYSTEM Anvendelsen av administrasjonsløsningene varierer i dag fra skole til skole, og det har vært lagt lite vekt på å skape ensartede skoleadministrative prosesser, både i den enkelte kommune og på tvers av HIKTkommunene. Det er ønskelig at en ny løsning bidrar til mer effektive og standardiserte prosesser Brukerhistorier Skoleeier Som skoleeier ønsker jeg en helhetlig løsning. Jeg ønsker videre at: ny løsning bidrar til en effektiv rapportering på flere nivå. Jeg vil gjerne følge opp skolene i henhold til mål og utførte oppgaver per skole, alle skoler totalt samt mulighet til å sammenligne skoler. alle skolens data er sikret mot uautorisert innsyn, og at vi alltid har tilgang til våre data. ny løsning enkelt kan oppgraderes/tillegges nye standardmoduler som kan ivareta fremtidige behov. løsningen til enhver tid følger norske forskrifter, lover og regler, og har universell utforming. løsningen sikrer forskriftsmessig arkivering av bevaringsverdig informasjon Skoleleder Som skoleleder ønsker jeg at nye administrasjonsløsninger skal bidra til effektiv styring av skoledriften, fra årsplanlegging til den daglige administrasjonen. 8

9 Jeg ønsker videre at: løsningen har et system for registrering av fravær, fordi vi er pålagt å føre en oversikt. Det må være enkelt å følge opp og holde oversikt. Jeg vil gjerne at vi kan hente ut rapporter som viser fraværet til elever fortløpende. alle rapporter skal ha et oversiktlig utskriftsformat, samt kunne eksporteres til åpne, kjente formater (f.eks. xlsx, CSV, docx, PDF). løsningen har oversikt over karakterer og resultater fra nasjonale prøver og kartleggingsprøver, slik at jeg på en enkel måte kan følge utviklingen. vi får et godt verktøy til å analysere skolens tilstand, og sette sammen resultater. For ungdomsskolen er det ønskelig å kunne sammenligne karakterer over flere år. løsningen er proaktiv, slik at systemet gir varsler Skolesekretær/-konsulent Som skolesekretær ønsker jeg flest mulig automatiserte arbeidsprosesser. Jeg ønsker å bli ledet gjennom arbeidsprosessene, steg for steg. Løsningen må være logisk oppbygd, og jeg ønsker å legge inn opplysninger kun på ett sted. Jeg vil ha en løsning hvor valg er begrenset til det jeg har faktisk har bruk for i min arbeidshverdag. Jeg ønsker videre at: elever med folkeregistrert adresse i andre kommuner, blir registrert i systemet for å kunne ta ut rapporter. Dette kan sikre en rask måte å innhente informasjon jeg trenger for å sende økonomiske krav for plass i skole til andre kommuner. jeg kan flytte elever fra barnetrinn til ungdomstrinn raskt og effektivt, og at fagtildeling kun gjøres for 8. klassetrinn og at overgangen til nye fagkoder for 9. og 10. trinn er automatisk. jeg enkelt kan ta ut klasselister i for eksempel tilvalgsfag der elever fra ulike klasser og trinn deltar. jeg kan ta ut rapporter til videre bruk, både i utskriftsformat og forskjellige filformater Lærer Som lærer ønsker jeg at: jeg enkelt kan føre fravær, orden og adferd, karakterer, halvårsvurdering/terminvurdering på min digitale enhet, uavhengig av plattform. det er mulig å skrive inn merknader til fraværet. det kun er ett sted der jeg finner den til enhver tid oppdatert informasjon om elever og foresatte Arbeidsprosesser i grunnskolen Ny skoleadministrasjonsløsning bør inneholde løsning for blant annet disse arbeidsprosessene: Klargjøring for neste skoleår - Registrering av nye elever før skolestart og nye ansatte og opprydding av elever/personale som har sluttet. Klasseoppflytting Tildele fag og lage undervisnings- og basisgrupper Eksportere 10. trinnsinformasjon og karakterer 3 ganger i året til VIGO. Utskrift av karakterbevis og terminprotokoller, vitnemål og eksamensprotokoller. Oppmelding av elever til forskjellige typer prøver (kartleggingsprøver, karakterstøttende prøver, nasjonale prøver og eksamen). Administrasjon av eksamen. Innlegging av fagmerknader og vitnemålsmerknader vedrørende avsluttende karakterer. Innlegging av halvårsvurdering, terminvurdering og karakterer. 9

10 Ajourføre elevregisteret - oppdatere elevenes kontaktinformasjon (foreldres e-post, mobilnummer). Lage og skrive ut ulike typer elev-/klasselister. Knytte elever og ansatte opp mot valgt portalløsning. Behandle flyttemeldinger, bytte av skolekrets, skole, klasse osv. Orden og adferd. Rapportering og oppfølging. Skyssordning automatisk tilordning. Krav til funksjonalitet for skoleadministrativt system, jf. vedlegg 1 krav nummer OPSJONER For detaljering av krav til opsjoner, se vedlegg 1. - Generelle krav til opsjonene nr Spesifikke krav til opsjonene nummer Variabel lønn Vår definisjon på variabel lønn: «Alt som utbetales til ansatte med kostnader som belastes enheten, utover fastsatt lønn i arbeidsavtalen.» Fra brukerperspektivet er det fremmet ønske om at fagsystemet skal håndtere variabelt lønnsgrunnlag og overføre dette til kundens lønnssystem. Dette gjelder for barnehage-, SFO- og skoleløsningen HR-ressursstyring Vår definisjon av HR- ressursstyring: «Styring av HR-ressurser med kostnader som belastes enheten. Ressursstyringen skal gi en oversikt over bruk av ansatte og deres arbeidstid.» Ressursstyring er en ønsket funksjonalitet, for optimal ressursutnyttelse ved enhetene og bruk av vikarordninger ved sykemeldinger. Ressursstyringen kan være en tredjepartsleveranse. Dette gjelder for barnehage-, SFO- og skoleløsningen Timeplanlegger Vår definisjon av timeplanlegger: «Elevens undervisningsplan fordelt over skoleåret». Timeplanlegging er en ønsket funksjonalitet for å lette arbeidet med, samt gi en oversikt over fag- og timefordeling for hver enkelt elev og ansatt. Timeplanlegging må ikke være førende for hvordan fag- og timefordeling gjennomføres i administreringen av ansatte, eller for fag- og timefordeling for barneskoler. Timeplanleggeren kan være en tredjepartsleveranse. 10

11 Dette gjelder for skoleløsningen Inn- og utsjekk av barn i barnehage og SFO Fagsystemene skal ha mulighet for inn- og utsjekking av barn, dersom valgte portalløsninger ikke ivaretar dette. Dette gjelder for barnehage- og SFO-løsningen Konvertering Leverandøren skal hente og konvertere kontaktinformasjonsdata fra nåværende administrative systemer i barnehage, SFO og skole. Historsike data skal ikke konverteres, men arkiveres hos den enkelte kommune. Leverandøren skal utarbeide en konverteringsplan/-strategi for prosjektet som inneholder alle nødvendige tiltak som inneholder alle nødvendige tiltak og aktiviteter i forbindelse med konverteringen. Dette gjelder for barnehage-, SFO- og skoleløsningen. 7. OPPLÆRINGSBEHOV: Opplæring i OAS-løsningen(e) vil være påkrevet for: - ledelse, merkantilt ansatte og eventuelle pedagogisk ansatte i barnehagene, slik at de er i stand til å utføre sine daglige oppgaver i barnehageløsningen. - ledelse, merkantilt ansatte og evt andre SFO-ansatte per skole, slik at de er i stand til å utføre sine daglige oppgaver i SFO-løsningen. - ledelse, rådgivere og skolesekretærer/-konsulenter, slik at de er i stand til å utføre sine daglige oppgaver i skoleløsningen. - ansatte i kommuneadministrasjon, slik at de er i stand til å sammenstille rapporter for sin kommune. - systemadministrasjon/superbrukeropplæring av 1 per kommune og HIKT. 8. SYSTEMSTØTTE DRIFTSFASE 8.1. Avtaler for service, vedlikehold og brukerstøtte Det skal tegnes avtale for service, vedlikehold og brukerstøtte for fagsystemene Drift av skyløsning. Hvis løsningen er en skytjeneste, skal det i tillegg etableres en avtale for drift av løsningen. 11

12 VEDLEGG 1: DETALJERING AV KRAVSPESIFIKASJON 12

13 TEKNISK KRAVSPESIFIKASJON Vekting av krav HIKT-prosjekt 2501 OPPVEKSTADMINISTRATIVT SYSTEM 1. OVERORDNEDE FUNKSJONER Klasse 1.1 Systemløsning Fagsystemene skal ha responsivt design og kunne brukes på PC og mobile enheter Fagsystemene skal ha universell utforming Fagsystemene må kunne benyttes i nettlesere som følger W3Cs standard. 1.2 Kildesystem for brukerinformasjon Fagsystemene skal være et kildesystem for informasjon om barn/elever og foreldre. 1.3 Integrasjoner og informasjonsflyt Fagsystemene skal ha åpen API. Import Fagsystemene skal importere data fra AD/IDM/Azure Fagsystemene må kunne motta registrert brukerinformasjon fra HRM Fagsystemene må kunne motta informasjon fra Det sentrale folkeregisteret Fagsystemene bør kunne importere data fra andre administrative systemer. Bør ha Eksport Fagsystemene skal eksportere data til AD/IDM/Azure Fagsystemene skal støtte IMS Enterprise-utveksling Fagsystemene skal støtte PIFU-uttrekk Fagsystemene bør kunne eksportere data til andre administrative systemer. Bør ha Overføring til sak/arkiv Fagsystemene skal kunne overføre arkivverdig materiale via integrasjon med sak/arkiv Fagsystemene skal sortere/arkivere overførte dokumenter direkte på barnet/eleven Fagsystemene skal kunne produsere arkivuttrekk etter reglene i «Riksarkivarens forskrift» Leverandøren må vise løsningsforslag på hvordan dette løses/håndteres i sine systemer Fagsystemene bør kunne støtte overføring til flere arkivsaker per barn/elev. Bør ha Fagsystemene bør støtte overføring til samlesaker fra systemet. Bør ha Intuitivt hjelpesystem Fagsystemene må ha løpende oppdatert hjelp til selvhjelp-funksjonalitet, som for eksempel hjelpe-/støttevindu ved funksjoner Sterk autentisering (2-faktorpålogging) Ved direkte pålogging i fagsystemene, skal ansatte logge seg på med sterk autentisering, via FEIDE eller ID-porten Fagsystemene må kunne håndtere et rollebasert hierarki Leverandøren bør kunne gi løsningsforslag på hvordan rollehåndtering skal ivaretas i kommunene, da roller og funksjoner er ulike. Bør ha

14 Rapport/statistikk Fagsystemene må kunne generere rapporter på barnehagemyndighetsnivå, jf. kontantstøtteloven Fagsystemene skal kunne skreddersy rapporter for barnehage- og skoleeier, basert på informasjonen som ligger tilgjengelig i systemet Fagsystemene skal kunne generere rapporter med samledata på forskjellige nivåer i kommunen Fagsystemene skal kunne skreddersy rapporter for ansatte og ledelse i barnehager, SFO og skole, basert på den informasjonen som ligger i systemet Fagsystemene må støtte ulike filformater som rapportene skal genereres i, slik som PDF, regneark, tekstdokument, utskrifts- og arkivverdig format Språk Krav om norsk språk i fagsystemene Personinformasjon Fagsystemene må kunne håndtere manuell registrering av informasjon på foreldre, barn og elever Foreldre bør logge seg på via ID-porten. Bør ha Foreldre bør ha mulighet til å oppdatere kontaktinformasjon om seg selv og Bør ha sitt/sine barn Foreldre bør ha tilgang til tilpasset informasjon om sitt/sine barn. Bør ha Barn og elever bør kunne settes midlertidig i «passiv» modus, slik at de ikke vises i Bør ha den daglige driften Personvern / datasikkerhet Løsningene må følge kravene i GDPR og personopplysningsloven med forskrifter Fagsystemene må kunne følge krav om portabilitet i forhold til enhver tid gjeldende personlovgivning Fagsystemene må støtte tilgangsstyring basert på rollehierarki, jf. punkt og Fagsystemene skal ivareta datasikkerhet i forhold til endring og sletting av data. 2. BARNEHAGEADMINISTRATIVT SYSTEM Klasse Lovgrunnlag Fagsystemet må følge barnehageloven med forskrifter Kommunikasjonsfunksjon Fagsystemet bør gi mulighet for kommunikasjon med foreldre og ansatte. Bør ha Kommunikasjonen må ikke nødvendigvis håndteres i systemet, men kan løses gjennom en integrert tjeneste eller et samarbeid med en tredjepartsleverandør Søknadshåndtering Søknadshåndteringen skal støtte både kommunale og private barnehager, jf. kravene om samordnet opptak Leverandøren må vise løsning for hvordan elektroniske skjemaer håndteres i fagsystemet Søknadsskjemaene må kunne tilpasses den enkelte kommune, f.eks. priser, lenker til barnehagene og annen informasjon Fagsystemet bør kunne ivareta egendefinerte elektroniske spørsmål og samtykker. Bør ha Løsningen bør kunne vise forhåndsregistrert informasjon om søker. Bør ha Løsningen bør støtte automatisk tilbakemelding til foreldre på at søknad er Bør ha mottatt.

15 Opptakssystemet Fagsystemet må baseres på kommunikasjon til søkerne via SvarInn/SvarUt og/eller SMS og e-post Fagsystemet skal sende ut vedtaksbrev til foreldre samtidig Vedtaksbrev angående opptak i barnehage må tilfredsstille krav til enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven. Vedtaksbrevet må kunne tilpasses den enkelte kommunes mal Fagsystemet må kunne midlertidig stenge for endring i søknad under opptaksprosessen Fagsystemet må gi mulighet til å registrere hjemmekommune og eierform Foreldre må kunne følge søknadsprosessen Fagsystemet må kunne håndtere løpende opptak Fakturering av barnehageplass (se også punkt 2.6.3) Fagsystemet må identifisere fakturamottaker gjennom personnummer/organisasjonsnummer Fagsystemet må håndtere forskjellige betegnelser på fakturaposter Fagsystemet må håndtere nasjonale og eventuelt lokale moderasjonsordninger. Moderasjon må fremgå på fakturaen Fagsystemet må kunne håndtere tilleggs- og fradragsposter på fakturaen Fagsystemet må ha god tilgang til faktureringshistorikk Fagsystemet må håndtere oppdatering av avgifter ved endring. 2.6 Integrasjoner Import Det er ønskelig at fagsystemet kan importere data fra portalløsninger. Bør ha Eksport Fagsystemet skal eksportere data til BASIL Fagsystemet må støtte eksport av faktureringsgrunnlag til økonomisystemer. Kommunene benytter hhv. Agresso og Visma med variererende oppbygging og bruk Det er ønskelig at fagsystemet kan eksportere data til portalløsninger. Bør ha 3. SFO-ADMINISTRATIVT SYSTEM Klasse Lovgrunnlag Fagsystemet må følge opplæringsloven med forskrifter Kommunikasjonsfunksjon Fagsystemet bør gi mulighet for kommunikasjon med foreldre og ansatte. Bør ha Kommunikasjonen må ikke nødvendigvis håndteres i systemet, men kan løses gjennom en integrert tjeneste eller et samarbeid med en tredjepartsleverandør Søknadshåndtering Leverandøren må vise løsning for hvordan elektroniske skjemaer håndteres i fagsystemet Søknadsskjemaene må kunne tilpasses den enkelte kommune, f.eks. priser, lenker til SFO og annen informasjon Fagsystemet bør kunne ivareta egendefinerte elektroniske spørsmål og samtykker. Bør ha Løsningen bør kunne vise forhåndsregistrert informasjon om søker. Bør ha Løsningen bør støtte automatisk tilbakemelding til foreldre på at søknad er Bør ha mottatt.

16 Opptakssystemet Fagsystemet må baseres på kommunikasjon til søkerne via SvarInn/SvarUt og/eller SMS og e-post Vedtaksbrev ved opptak i SFO må tilfredsstille krav til enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven. Vedtaksbrevet må kunne tilpasses den enkelte kommunes mal Foreldre må kunne følge søknadsprosessen Fagsystemet må kunne håndtere løpende opptak Fakturering av SFO-plass (se også punkt 3.6.2) Fagsystemet må identifisere fakturamottaker gjennom personnummer/organisasjonsnummer Fagsystemet må håndtere forskjellige betegnelser på fakturaposter Fagsystemet må håndtere eventuelle nasjonale og lokale moderasjonsordninger. Moderasjon må fremgå på fakturaen Fagsystemet må kunne håndtere tilleggs- og fradragsposter på fakturaen Fagsystemet må ha god tilgang til faktureringshistorikk Fagsystemet må håndtere oppdatering av avgifter ved endring. 3.6 Integrasjoner Eksport Fagsystemet skal eksportere data til GSI Fagsystemet må støtte eksport av faktureringsgrunnlag til økonomisystemer. Kommunene benytter hhv. Agresso og Visma med variererende oppbygging og Det er ønskelig at fagsystemet har mulighet for å eksportere data til Skooler. Kan ha 4. SKOLEADMINISTRATIVT SYSTEM Klasse Lovgrunnlag Fagsystemet må følge opplæringsloven med forskrifter Kommunikasjonsfunksjon Fagsystemet bør gi mulighet for kommunikasjon med foreldre og ansatte. Bør ha Kommunikasjonen må ikke nødvendigvis håndteres i systemet, men kan løses gjennom en integrert tjeneste eller et samarbeid med en tredjepartsleverandør Innskriving Fagsystemet må kunne håndtere innskriving av nye elever i grunnskolen Vedtaksbrev må tilfredsstille krav til enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven. Vedtaksbrevet bør kunne tilpasses den enkelte kommunes mal Fagsystemet kan ha mulighet til å sende ut vedtaksbrev til foreldre samtidig. Kan ha Fag- og timefordeling Fagsystemet skal kunne knytte den ansatte til fag, timer, elever og funksjoner Fagsystemet bør kunne knytte den ansatte til fag, timer, elever og funksjoner fra Bør ha timeplansystem Fagsystemet bør kunne knytte den ansatte til fag, timer, elever og funksjoner fra Bør ha HR-ressursstyringssystem Fraværsføring Fagsystemet må håndtere fratrekk av fravær, jf. forskrift til opplæringsloven Fagsystemet skal kunne håndtere at lærere fører fravær via opprettede grupper og/eller fag Fraværsregistrering må kunne føres uten tilknytning til timeplaner Føring og endring av fravær må være tilgangsstyrt ut i fra roller og fagtilknytning Fravær bør kunne merkes med forhåndsdefinerte merknader, samt at det må være mulighet til å kunne føre egne notater. Bør ha

17 Anmerkning (orden og adferd) Fagsystemet må kunne håndtere føring av anmerkninger i alle opprettede grupper/fag/klasser/trinn Fagsystemet må gi mulighet til å kunne føre egne notater og merknader som ikke er relatert til orden og adferd Føring og endring av anmerkninger må være tilgangsstyrt ut i fra roller og fagtilknytning Anmerkninger bør kunne merkes med forhåndsdefinerte merknader, samt at det Bør ha må være mulighet til å kunne føre egne notater Karakterer/vurdering Fagsystemet må kunne ivareta kravene om dokumentasjon på at vurdering er gitt, jf. forskrift til opplæringsloven kapittel Fagsystemet må kunne håndtere føring av karakterer i alle opprettede grupper/fag/klasser/trinn Føring og endring av karakterer må være tilgangsstyrt ut i fra roller og fagtilknytning Lokal og sentral eksamensavvikling Fagsystemet må kunne opprette eksamensgrupper internt i kommunen Fagsystemet skal ivareta forberedelse, gjennomføring og etterarbeid av eksamener Fagsystemet bør kunne administrere sensorer gjennom oppmelding og Bør ha tilgangsstyring Flyttemeldinger Fagsystemet må ivareta formelle krav til flyttemelding, også for barn med hemmelig adresse Fagsystemet må kunne merke elever som flyttet Integrasjoner Import Fagsystemet skal kunne importere data fra PAS-prøver og PAS-eksamen Fagsystemet bør ha mulighet for å importere data fra andre skoleadministrative Bør ha systemer Fagsystemet bør importere nødvendig data fra Skooler. Bør ha Fagsystemet bør kunne importere nødvendig data fra andre fagsystemer, slik som Bør ha Conexus Fagsystemet kan ha mulighet for å importere data fra skyssordninger, slik som Kan ha Skyssweb. Eksport Fagsystemet skal eksportere data til PAS-prøver og PAS-eksamen Fagsystemet skal eksportere data til VIGO Fagsystemet skal eksportere data til GSI Fagsystemet bør eksportere nødvendig data til Skooler. Bør ha Fagsystemet bør kunne eksportere nødvendig data til andre fagsystemer slik som Bør ha Conexus Fagsystemet kan ha mulighet for å eksportere data til skyssordninger, slik som Skyssweb. Kan ha

18 5. OPSJONER Klasse 5.1 Generelle krav Opsjon Opsjonssystemene skal ikke være avhengig av hverandre, men ha mulighet for sømløs overføring av data, ved ønske fra hver enkelt enhet/kommune Opsjonssystemene skal ha responsivt design og kunne brukes på PC og mobile enheter Opsjonssystemene skal ha universell utforming Opsjonssystemene må kunne benyttes i nettlesere som følger W3Cs standard Opsjonssystemene skal ha åpen API Opsjonssystemene bør hente nødvendig informasjon fra fagsystemene for barnehage, SFO og skole Opsjonssystemene bør kunne importere data fra andre administrative systemer Opsjonssystemene bør kunne eksportere data til andre administrative systemer Opsjonssystemene må ha løpende oppdatert hjelp til selvhjelp-funksjonalitet, som for eksempel hjelpe-/støttevindu ved funksjoner Opsjonssystemene bør ha sterk autentisering ved pålogging, via FEIDE eller IDporten Opsjonssystemene må kunne håndtere et rollebasert hierarki Leverandøren bør kunne gi løsningsforslag på hvordan rollehåndtering skal ivaretas i kommunene, da roller og funksjoner er ulike Opsjonssystemene skal kunne generere rapporter med samledata på forskjellige nivåer i kommunen Opsjonssystemene må støtte ulike filformater som rapportene skal genereres i, slik som PDF, regneark, tekstdokument, utskrifts- og arkivverdig format Opsjonssystemene skal ha norsk språk Opsjonssystemene må følge kravene i GDPR og personopplysningsloven med forskrifter Opsjonssystemene må kunne følge krav om portabilitet i forhold til enhver tid gjeldende personlovgivning Opsjonssystemene må støtte tilgangsstyring basert på rollehierarki Opsjonssystemene skal ivareta datasikkerhet i forhold til endring og sletting av data. 5.2 Systemet skal håndtere variabel lønn Opsjon Kommunene definerer variabel lønn slik: Alt som utbetales til ansatte med kostnader som belastes enheten, utover fastsatt lønn i arbeidsavtalen.

19 Eksempler på variabel lønn: Leirskoleopphold og andre oppdrag hjemlet i forhold til SGS 1010 Delt dagsverk Overtid Pensjonistavlønning Vikartimer Honorarer Diverse lønn u/pensjonstrekk Diverse lønn u/feriepenger Eksamensvakter Sensorhonorar Kvelds- og nattetillegg Timelønn Trekk i lønn Systemet skal generere timelister som danner grunnlag for variabel lønn Grunnlaget for variabel lønn skal kunne overføres til lønnssystemet. 5.3 HR-ressursstyring Opsjon Kommunene definerer HR-ressursstyring slik: Styring av HR-ressurser med kostnader som belastes enheten. Ressursstyringen skal gi en oversikt over bruk av ansatte og deres arbeidstid. Eksempler på bruk: Registrering av ansattfravær Digitale sykemeldinger Kontaktinformasjon til nærmeste pårørende Kompetanseoversikt Arbeidstidsavtale Vikarordning Systemet må kunne håndtere flere tilsettingsforhold Systemet skal kunne overføre ansattdata til HRM-system. Kommunene benytter hhv. Agresso og Visma med variererende oppbygging og bruk. 5.4 Timeplanlegger Opsjon Kommunene definerer timeplanlegger slik: Elevens undervisningsplan fordelt over skoleåret. Eksempler på bruk: Fleksibel lærer-, rom- og fagfordeling Innsyn for ansatte, elever og foreldre via valgt portalløsning/app Eksempler på planlegging: Automatisering så langt dette lar seg praktisk gjennomføre Skal kunne gjøre manuell registrering/endring/periodisering Systemet skal ivareta alle oppgaver for opprettelse og vedlikehold av undervisningsplaner ved skolene Systemet skal kunne definere ulike oppsette for timeplanen for ulike avdelinger/skoler Systemet skal håndtere innregistrering av års- og uketimer for alle fag i skolen Systemet skal håndtere innregistrering av ferie- og fridager for skoleåret.

20 5.4.5 Systemet skal kunne automatisk foreslå timeplan for elevene Systemet skal kunne innregistrere flere lærere per undervisningstime Systemet skal ha et tydelig varslingssystem for konflikter, dobbeltbooking, fritimer e.l. ved manuell planlegging av timeplan Systemet skal kunne eksportere timeplandata i ulike format til f.eks. Skooler. 5.5 Inn-/utsjekk av barn i barnehage og SFO Opsjon Fagsystemene skal ha mulighet for inn- og utsjekking av barn, dersom valgte portalløsninger ikke ivaretar dette Fagsystemene skal ha digitale løsninger for inn- og utsjekking av barn i barnehage og SFO Fagsystemene skal tillate registrering av avtale tidspunkter for levering, henting og andre faste rutiner per barn/elev Fagsystemet for barnehage skal inneholde digital registrering av ferie- og fridager Fagsystemet for SFO skal inneholde påmeldingsordning til SFO i ferier Fagsystemet for SFO skal inneholde påmeldingsordning til aktiviteter i SFO-tiden. 5.6 Konvertering Opsjon Leverandøren skal hente og konvertere kontaktinformasjonsdata fra nåværende administrative systemer i barnehage, SFO og skole Leverandøren skal utarbeide en konverteringsplan/-strategi for prosjektet som inneholder alle nødvendige tiltak og aktiviteter i forbindelse med konverteringen Historiske data skal ikke konverteres, men arkiveres hos den enkelte kommune.