BEVILGNING AV MIDLER TIL ANSKAFFELSE AV SKOLEADMINISTRATIVT SYSTEM

Transkript

1 Saknr. 12/ Ark.nr. Saksbehandler: Egil Nilsen Fylkesrådets innstilling til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja Hedmark fylkeskommune vil delta i det videre samarbeidet mellom fylkeskommunene, organisert gjennom VIGO IKS, om anskaffelse av felles skoleadministrativt system (SAS) Fylkesrådet beslutter å bevilge kr ,- til anskaffelsesprosessen. Beløpet belastes ansvar tjeneste ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Trykte vedlegg: - Driftsbudsjett for VIGO IKS Hamar, Njål S. Føsker fylkesrådsleder

2 FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: Det vises til fylkestingsak 71/10 om Oppretting av et felles IKS for å ivareta drift av VIGO og eventuelt samarbeid om skoleadministrative systemer (SAS) Videre er det etter dette vedtaket bevilget kr ,- til forprosjektet, og til etableringen av VIGO IKS. Som det framgår av forprosjektrapporten er kostnaden med selve anskaffelsesprosessen estimert til ca 12,4 mill, eller kr ,- per fylke. (vedlegg driftsbudsjett VIGO IKS) I henhold til tidligere vedtak vil fylkesrådet gå inn for å bevilge Hedmark fylkeskommune sin andel i anskaffelsesprosessen kr ,- Fylkesrådets vedtakskompetanse Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 10/11.

3 S A K S U T R E D N I N G: Innledning Det vises til fylkestingsak 71/10 om Oppretting av et felles IKS for å ivareta drift av VIGO og eventuelt samarbeid om skoleadministrative systemer (SAS) Følgende vedtak ble fattet: Vedtak: 1. Hedmark fylkeskommune går inn som eier i et felles interkommunalt selskap for fylkeskommunene med formål å utvikle/videreutvikle, eie og/eller drifte alt etter bestilling og i nært samarbeid med deltakerne, fylkeskommunenes felles inntaks- og forvaltningssystem, inntakssystem for elever/lærlinger Vigo og alt som ellers står i naturlig sammenheng med dette eksempelvis skoleadministrative systemer. Selskapet kan la utvikling og drift av ulike systemer settes ut til andre. Selskapet skal videre levere eller formidle levert nødvendige faglige kurs eller veiledning til deltakerne på de systemer man har rettigheter/driftsoppgaver knyttet til. 2. Hedmark fylkeskommune godkjenner den foreslåtte selskapsavtalen for det nye selskapet. 3. Som medlem av representantskapet fra Hedmark fylkeskommune velges: Aasa Gjestvang. 4. Hedmark fylkeskommune vil delta i det videre arbeidet med å iverksette et forprosjekt der det blir utarbeidet en plan for anskaffelse, implementering og kostnadsfordeling av felles skoleadministrative systemer. Utredning I dag har hvert fylke har sin egen avtale med en leverandør av SAS. De tre hovedsystemene som er i bruk (SATS, Exstens og TP) er gamle og lite funksjonelle. I denne forbindelse vises det til forstudien / forprosjektet gjennomført av Ernst&Young, som viste følgende: - Forvaltnings- og driftskostnadene for den enkelte fylkeskommune med SAS er høye - Dagens SAS er basert på umoderne teknologi - Skoleadministrative oppgaver er i dag preget av mye manuelt arbeid - Integrasjonen mellom SAS og andre system er i dag manuell og det er mulig å oppnå stor grad av automatisering / effektivisering - Sensitiv informasjon blir ikke handtert tilfredsstillende - Kontroller som sikrer at data er registrert korrekt inn i systemene, er ikke tilfredsstillende - Systemene er til dels lite brukervennlige - Det er nødvendig for alle fylkeskommuner i løpet av kort tid å anskaffe nytt SAS På bakgrunn av denne forstudien vedtok fylkeskommunene å sette i verk forprosjektet med formål å utarbeide en plan for anskaffelse, implementering og kostnadsfordeling av et nytt felles skoleadministrativt system. (SAS)

4 Autentisering Systemadministrasjon og Drift Forprosjektet utført av Ernst&Young er gjennomført og presentert i et vedlegg til denne saken. Alle fylkeskommuner har vært involvert i utarbeidelsen av en detaljert kravspesifikasjon som dekker funksjonelle og tekniske behov, samt behov knyttet til drift, vedlikehold og support. Neste fase i denne prosessen er å gjennomføre anskaffelsen av et nytt SAS. Det nye systemet skal omfatte fem ulike typer opplæring: 1. Videregående opplæring 2. Voksenopplæring 3. Fagskoleopplæring 4. Privatister 5. Grunnskoleopplæring Grunnskoleopplæring er tatt med fordi Oslo kommune har et gjennomgående ansvar for hele grunnskoleopplæringen, og en ser et potensiale i etter hvert å få flere primærkommuner med i samarbeidet om utviklingen av et felles SAS. Anskaffelsens planlagte omfang Portal SAS brukerportal (webbasert grensesnitt) SAS applikasjon Videregående opplæring Voksenopplæring Fagskolen Grunnskolen Barnehage Privatist Fellestjenester (rapportering, arkivering m.m.) Integrasjonsplattform Fellessystemer (Vigo, NVB, GSI, PAS/PGS, Fronter, DSF, GREP, NIR m.fl.) Økonomi- og HR-systemer Saks- og arkivsystemer Timeplanleggingssystemer Diverse andre systemer Ansvaret for innkjøpsprosessen er lagt til styret for det nye interkommunale selskapet VIGO IKS (etablert medio januar 2012) Det blir en egen anbudsprosess knyttet til valg av konsulentfirma til å gjennomføre anskaffelsesprosessen. Selve anskaffelsesprosessen er ventet å ta ca ett år, men kan først settes i gang når alle fylkeskommunene har fattet vedtak om å delta. Fylkeskommunene velger selv hvordan et slikt vedtak skal forankres i organisasjonen. Ettersom prosjektet vil medføre ekstra kostnader til SAS i en overgangsperiode fordi en må betale lisenser for det gamle systemet samtidig som en har en omfattende anskaffelsesprosess, finner fylkessjefen det naturlig å legge saken fram for fylkesrådet.

5 Fylkesrådets drøfting Som det framgår av forprosjektrapporten er kostnaden med selve anskaffelsesprosessen estimert til ca 12,4 mill, eller kr ,- per fylke. (vedlegg driftsbudsjett VIGO IKS) En hovedgrunn til at kostnaden blir så høy, er at en legger til grunn at anskaffelsen vil skje gjennom konkurranse med dialog med aktuelle leverandører. Dette er en tidkrevende innkjøpsprosess, men er nødvendig fordi en ikke kan forvente at det finnes leverandører med ferdig utviklet hyllevare. Forum for fylkesutdanningssjefer (FFU) har gjennomgått forprosjektet på møte 1.des 2011 og sluttet seg enstemmig til konklusjonene. Fylkesutdanningssjefene ønsket ellers ingen endringer i prinsippet for fordeling av utgiftene til VIGO og går således inn for at prinsippet om lik sum for hver fylkeskommune blir opprettholdt.... Sett inn saksutredningen over denne linja