Veiledende kunngjøring Felles skoleadministrativt system. Veiledende kunngjøring - anskaffelse av nytt skoleadministrativt system

Transkript

1 Veiledende kunngjøring - anskaffelse av nytt skoleadministrativt system

2 Innhold 1. Innledning Bakgrunn Gjennomført arbeid Overordnende intensjoner Planlagt prosess videre Beskrivelse av ønsket løsning Innledning Prosesser som skal understøttes Overordnet løsningsarkitektur Innledning Overordnet forslag til arkitektur Brukergrensesnitt Modulbasert oppbygging Integrasjonsplattform Felles nasjonal(e) database(r) Integrasjons- og rapporteringsbehov Behov for arkivering av individuelle planer (IP) / individuelle opplæringsplaner (IOP) Overordnede funksjonelle behov Innledning Overordnede behov Fagadministrasjon Læreradministrasjon Elevadministrasjon Eksamensadministrasjon Rom- og ressursstyring Stillingsplanlegging Administrasjon av vikarer og lærerfravær

3 1. Innledning Formålet med denne veiledende kunngjøringen er å informere markedet om en potensiell fremtidig anskaffelse knyttet til skoleadministrative systemer i Norges fylkeskommuner. Oslo som kommune og fylkeskommune både er skoleeier for videregående skoler og grunnskoler, så systemet bør derfor kunne benyttes av landets øvrige kommuner. En viktig forutsetning for anskaffelsen er at dette blir politisk vedtatt. Beslutningsprosessen er estimert avsluttet primo Bakgrunn I desember 2009 ble det i regi av Forum for Fylkesutdanningssjefene (FFU) iverksatt et prosjekt (en forstudie) for å vurdere muligheten for å anskaffe et felles nasjonalt skoleadministrativt system (SAS). Bakgrunn for initiativet er et ønske om å modernisere dagens skoleadministrative systemer og bidra til mer ensartede skoleadministrative arbeidsprosesser på tvers av videregående skoler. Et mer moderne system og standardiserte arbeidsprosesser kan bidra til bedre kvalitet i skolearbeidet. 3. Gjennomført arbeid I perioden desember 2009 juni 2010 ble det gjennomført en forstudie. Forstudien har kartlagt dagens skoleadministrative prosesser, identifisert utfordringer knyttet til disse, samt definert fremtidens behov i et overordnet kravdokument. Forstudiens resultater er basert på data innhentet fra skolebesøk, brukerundersøkelser og en markedsundersøkelse. Forstudien ble ferdigstilt i juni og et sammendrag av gjennomført arbeid, vurderinger og anbefalinger ble presentert for FFU 17. august Overordnende intensjoner Intensjonen er at alle fylkeskommuner skal gå sammen om en anskaffelse av en felles fylkeskommunal hyllevareløsning for skoleadministrasjon. I første omgang skal løsningen tilfredsstille grunnskolen og videregående skolers behov, inkludert voksenopplæring. Løsningen skal forvaltes ett sted og det skal videre være mulig å konkurranseutsette driften av løsningen. 5. Planlagt prosess videre Planlagt prosess videre er illustrert i figuren under. Faser i prosjektet 0. Planlagt politisk vedtak Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 1. Forprosjekt 2. Anskaffelse 3. Systeminnføring Figur 1: Tentativ tidsplan for anskaffelse av felles skoleadministrativt system Anskaffelsen forutsetter politisk vedtak. Forprosjektet skal detaljere anskaffelsens endelige omfang. Basert på den tentative tidsplanen er intensjonen å utlyse anskaffelsen tidlig høst

4 6. Beskrivelse av ønsket løsning 6.1. Innledning Dette kapitlet beskriver på et overordnet nivå hvilke behov som tentativt ønskes dekket gjennom fremtidens skoleadministrative system. Forprosjektet (jf. Figur 1) vil kunne resultere i nye behov eller at andre behov prioriteres fremfor de som er beskrevet i dette dokumentet Prosesser som skal understøttes De funksjonelle behovene er gruppert etter et rammeverk for skoleadministrasjon som ble utarbeidet i forbindelse med forstudien (jf. Figur 2). Rammeverket er delt inn i fire hovedprosesser fordelt på en planleggings- og gjennomføringsfase. De funksjonelle behovene knyttet til disse prosessene er beskrevet på et overordnet nivå i kapittel 6.4, og dette er ikke de endelige kravene for en eventuell anskaffelse. Skoleadministrasjon Planlegging Gjennomføring Fagadministrasjon Læreradministrasjon* Elevadministrasjon** Eksamensadministrasjon * Lærere: Omfatter alt pedagogisk personale som lærere, inspektører, rådgivere, assistenter, miljøarbeidere og andre som jobber mot elevene. * *Elever: Omfatter ordinære elever, delkurselever, studenter, lærlinger, privatister og voksne elever. Figur 2: Rammeverk for skoleadministrasjon I de etterfølgende kapitlene beskrives først den tiltenkte løsningsarkitekturen for SAS. Deretter beskrives kort hvilke behov som ønskes dekket innenfor de ulike skoleadministrative prosessene Overordnet løsningsarkitektur Innledning Dette kapittelet beskrives et overordnet målbilde for nytt SAS. Målbildet viser løsningens tiltenkte oppbygging og representerer det fylkeskommunene ønsker å oppnå på sikt med et felles nasjonalt SAS. Målbildet gir overordnede føringer for de funksjonelle og tekniske kravene, samt hvordan løsningen skal realiseres. Målbildet er ikke en endelig løsning, men et forslag som prosjektet kan bygge videre på i neste fase Overordnet forslag til arkitektur Figur 3 viser SAS-løsningens overordnede arkitektur. Det er lagt vekt på at løsningen skal støtte både grunnskolens og den videregående skolens behov, herunder voksenopplæring og eksamensavvikling for privatister. I forprosjektet vil man også vurdere å be om støtte for barnehagenes behov som en opsjon. Løsningen må derfor være fleksibel og skalerbar. For at de videregående skolene skal kunne ta i bruk løsningen, må SAS basismoduler ha funksjonalitet som tilfredsstiller disse skolenes behov. SAS må som minimum inkludere moduler som understøtter prosessene elevadministrasjon, læreradministrasjon, fagadministrasjon og eksamensadministrasjon. 4

5 Portal SAS brukerportal SAS applikasjon Tilgangskontroll (FEIDE) Modul 1 Modul 2 Modul 3 Modul 4 Modul 5 Etc. Sentral administrasjon og rapportering Funksjonelle moduler Felles tjenester for modulene Systemadministrasjon og Drift Integrasjonsplattform Sentral database(r) Eksterne applikasjoner og databaser Figur 3: Overordnet målbilde (arkitekturskisse) for SAS Skalerbarheten skal gi skolene mulighet til å tildele funksjonalitet og moduler mot ulike brukergrupper og roller etter behov. Det er viktig at grunnskolene enkelt kan administrere skoleåret uten å måtte forholde seg til den videregående skolens mer avanserte behov. Det er derfor behov for en løsning som legger til rette for at brukerne kun får tilgang til den funksjonaliteten de trenger. En viktig del av SAS-initiativet er å etablere en felles integrasjonsplattform for å standardisere grensesnitt og meldingsutveksling mellom SAS og andre systemer. Det er behov for en felles SAS-brukerportal som standardiserer brukergrensesnittet. Videre er det planlagt å benytte en felles nasjonal database for lagring av sentrale masterdata. Nedenfor beskrives kort behovene knyttet til brukergrensesnitt, moduler, integrasjoner og felles nasjonal database Brukergrensesnitt Fremtidens SAS må være enkelt å bruke. Dette skal håndteres blant annet ved at brukerne kun skal ha tilgang til den funksjonaliteten de har behov for. Det skal for eksempel være mulig å begrense antall menyvalg i brukergrensesnittet gjennom roller. Rollene bestemmer videre hvilke tilgangsrettigheter brukeren skal ha i systemet. Dette er spesielt viktig for å kunne ivareta grunnskolens behov innenfor skoleadministrasjon. Det er også ønskelig at systemet er webbasert og støtter åpne standarder slik at skolene ikke må knytte seg mot proprietære løsninger. Vi ser også for oss at et webbasert system vil gi størst fordeler knyttet til utrulling, implementering og eventuelle oppdateringer Modulbasert oppbygging Et felles nasjonalt SAS skal inkludere basisfunksjonalitet som skal tilfredsstille alle grunnskolers og videregående skolers behov. Funksjonaliteten i SAS skal grupperes i ulike moduler. Basisfunksjonaliteten i SAS skal dekke grunnleggende behov knyttet til læreradministrasjon, elevadministrasjon, eksamensadministrasjon og fagadministrasjon. Det er også behov for en modul eller funksjonalitet som muliggjør 5

6 sentral administrasjon. Dette kan være å styre tilgang til oppbygning av kodeverket for skolen, roller, tilgangsrettigheter og rapporter. På tvers av alle modulene er det også behov for et sett med felles tjenester som arkiv, rapportering, maler, med mer. Arkitekturen skal gi mulighet for å utvikle moduler etter behov. Dette kan inkludere egne moduler for enkelt fylker eller kommuner ved spesielle ønsker Integrasjonsplattform All kommunikasjon mellom ulike moduler og andre systemer skal skje via en integrasjonsplattform og standardiserte grensesnitt. Det er behov for å forenkle all utveksling av data for å oppnå bedre datakvalitet. Det er behov for å kunne legge til rette for at integrasjonene støtter Web Services eller lignende teknologi slik at oppdateringene oppleves som sanntid for brukeren. En integrasjonsplattform skal legge til rette for at skolene kan integrere 3. parts applikasjoner såfremt de tilfredsstiller standardiserte grensesnitt. Mange skoler har investert mye tid og ressurser på utvikling og tilpasning av disse systemene mot dagens SAS. For eksempel økonomi-, lønn- og LMS systemer. Det er viktig at integrasjonsplattformen gjør det mulig å fortsette bruken av disse systemene Felles nasjonal(e) database(r) Ideelt sett ønsker vi at data som skal brukes av de ulike modulene lagres i en felles nasjonal database. Dersom kommuner/fylkeskommuner ønsker å bruke andre systemer enn den felles anskaffede SASløsningen skal de også kunne bruke denne databasen. Dette skal kunne gjøres gjennom integrasjonsplattformen. Sentralisering av data gir bedre datakvalitet og forenkler rapportering av data til blant annet sentrale myndigheter Integrasjons- og rapporteringsbehov Et nytt SAS vil ha et omfattende behov for integrasjon og rapportering til andre systemer. Skolene må blant annet rapportere til skoleeier og sentrale myndigheter. I tillegg krever SAS grunnlagsdata fra andre systemer og databaser slik at nødvendige struktur for skoleåret kan etableres. Videregående skoler har også integrasjonsbehov knyttet til eksamensavvikling og behandling av elever som søker videregående opplæring gjennom Vigo. Selv om det er behov for standardiserte rapporter som dekker sentrale rapporteringskrav skal det også enkelt være mulig å utarbeide og konfigurere rapporter lokalt for alle brukere. Bedre integrasjon står sentralt i ønsket om å redusere tidkrevende dobbeltregistreringer som i mange tilfeller gjøres manuelt i dag. Figur 4 oppsummerer de ulike integrasjoner og rapporteringskrav som er aktuelle. 6

7 Sentralt administrerte Lokalt administrerte 1. Rapportering av statistikk i GS 2. Rapportering av statistikk i VGS 3. Rapportering og oppfølging av elever 4. Oppmelding til eksamen og sensurarbeid 5. Påmelding til eksamen for privatister 6. Overføring av vitnemål 7. Registrering av elever til norskprøve (VO) 8. Overføring av resultater fra norskprøve (VO) 9. Innhenting av oppdatert persondata SAS 11. Overføring av grunnlag for timeplanlegging 12. Overføring av dokumenter til skolenes saksog arkivsystem 13. Overføring av lønnskostnadsfordeling 14. Overføring av fakturagrunnlag 15. Overføring av grunnlag for variabel lønn 16. Overføring av kjernedata for brukere 17. Overføring av elevfravær og karakterer 18. Overføring av lærerfravær 10. Innhenting av oppdatert kodeverk Figur 4: Eksempel på SAS-integrasjoner og rapporteringskrav (funksjonelt perspektiv) Behov for arkivering av individuelle planer (IP) / individuelle opplæringsplaner (IOP) IP/IOP-er inneholder sensitive data som må kunne behandles og arkiveres etter gjeldende lover og regler, herunder personopplysningsloven med forskrift. SAS må derfor ha sikkerhetsmekanismer som muliggjør en forsvarlig og sikker behandling av sensitive personopplysninger. I tillegg vil det være behov for å kunne integrere SAS med fylkeskommunenes eksisterende saks- og arkivsystemer Overordnede funksjonelle behov Innledning Dette kapittelet beskriver de mest sentrale behovene med utgangspunkt i det skoleadministrative rammeverket vist i figur Figur 2. Dette inkluderer behov innenfor følgende områder: Overordnede behov Fagadministrasjon Læreradministrasjon Elevadministrasjon Eksamensadministrasjon Rom- og ressursstyring Stillingsplanlegging Administrasjon av vikarer og lærerfravær Overordnede behov De overordnede behovene omfatter funksjonalitet som skal være tilgjengelig på tvers av systemet, uavhengig av tilgjengelig funksjonalitet innenfor de ulike prosessområdene. Kravene dekker blant annet funksjonelle behov relatert til felles tjenester for modulene. Sentrale behov er: Skolene har behov for å utarbeide egne rapporter basert på data som er lagret i SAS. Skolene har også behov for å utarbeide og endre dokumentmaler som kan gjenbrukes. Skolene har et omfattende behov for å håndtere arkivverdig materiale som må arkiveres i henhold til arkivlovens bestemmelser. 7

8 Det er behov for å ha funksjonalitet for datavalidering ved registrering slik at muligheten for feilregistreringer reduseres Fagadministrasjon Fagadministrasjon inneholder aktiviteter som er nødvendig for å legge til rette for planlegging og oppfølging av elevene i SAS. Aktivitetene gjennomføres derfor i stor grad før elevene har første skoledag. Sentrale behov knyttet til fagadministrasjon: Skolene har behov for å registrere et utdanningstilbud for å kunne tilby et sett med plasser per utdanningsprogram. Det er behov for å kunne innhente kodeverk automatisk fra sentrale databaser. I tillegg har skolene behov for å kunne opprette og vedlikeholde lokale fagregister som benyttes i tillegg til det nasjonale kodeverket. Skolene har behov for å utarbeide en timeplan. Denne bør gi en enkel oversikt over de ulike undervisningsaktiviteter (fag), fellesaktiviteter (møter), dag, time, rom, og hvem som underviser/deltar. Skolene har behov for å kunne innrapportere alle undervisningsopplegg til Lånekassen slik at elevenes søknader om lån og stipend skal kunne kontrolleres opp mot et eksisterende utdanningstilbud. Det er behov for å kunne registrere nye faggrupper. En elev vil alltid tilhøre et utdanningsprogram og programområde, noe som er førende for hvilke fag eleven skal ha i skolen. Fagene kan bli tilbudt i en eller flere faggrupper, avhengig av elevantallet på skolen eller ved andre behov. En elev vil derfor alltid delta i en eller flere faggrupper for å oppfylle kravene til programområdet. For å organisere skolens elever samles de i klasser. En klasse består av elever fra ulike faggrupper også innenfor samme fag. Det er behov for å kunne vedlikeholde fagregister. Oppdaterte fagkoder er nødvendig for å skrive ut korrekte vitnemål og kompetansebevis. Det er behov for å kunne dokumentere timeantall. Skolene må ha kontroll på undervisningstimer i alle fag for å sikre at kravene blir oppfylt Læreradministrasjon Læreradministrasjon omfatter alle aktiviteter rundt forvaltning av pedagogisk personell som underviser eller har andre sosialpedagogiske aktiviteter på skolen. Læreradministrasjon legger videre grunnlaget, sammen med fagadministrasjon, for at skolene kan ta i bruk SAS. Alle skoletyper har et minimumsbehov tilknyttet en eller flere av aktivitetene. Arbeidsoppgavene innenfor dette området er stort sett like for skolene, med unntak av de som har flere kostnadssteder og kostrafunksjoner. Her er kostnadsallokering av lærerens beskjeftigelse en større utfordring. Sentrale behov knyttet til læreradministrasjon: Det er behov for registrering av lærere med kompetanse og integrering mot omkringliggende systemer for utveksling av læreropplysninger. Det er behov for å registrere og fordele lærerens lønnskostnad ut i fra lærernes beskjeftigelse på de ulike kostnadssteder / kostrafunksjoner Elevadministrasjon Elevadministrasjon omfatter registrering og oppfølging av alle som skal ha undervisning (og eventuelt delta i SFO/Aktivitetsskolen). Alle skolene som har et SAS skal benytte det til elevadministrasjon og det er et generelt behov for støtte til de fleste aktiviteter. 8

9 Sentrale behov knyttet til elevadministrasjon: Det er behov for å registrere at en elev er tatt inn på enkeltvedtak og kunne rapportere omfang av spesialundervisningen som følge av dette. Det er behov for en løsning som ivaretar skolens behov i forhold til behandling av individuell plan (IP) og individuell opplæringsplan (IOP). Det er behov for en løsning som kan bistå med innhenting og registrering av elevenes fagønsker, og som vil kunne danne grunnlaget for skolens tilbud av valgfrie programfag, utdanningsvalg og prosjekt til fordypning. Det er behov for å registrere elever og innehente elevopplysninger fra omkringliggende systemer. Løsningen må støtte registrering av elever som ikke har personnummer eller DUF nummer. Elevopplysninger må også kunne endres/oppdateres av foresatte på en sikker måte. Det er behov for en løsning som kan forenkle arbeidet med fordeling av elever på klasser, grupper og fag. Det er behov for å kunne registrere realkompetanse i fag. Det er behov for å registrere og vedlikehold behov for skyssgodtgjørelse. Det er behov for å registrere og rapportere elever som slutter/begynner, samt beholde historikk ved bytte av skole og utdanningsløp. Det er behov for å håndtere og eksportere elevfravær, fraværshistorikk, fraværsmerknader og innhente oversikt over fravær som ikke er ført. Det er behov for funksjonalitet tilknyttet oppfølging av elever, for eksempel elevsamtaler. Det er behov for støtte til gjennomføring og registrering av underveisvurdering med og uten karakter, samt bestemme om foresatte kan få innsyn. Det er behov for registrering av sluttvurdering (og eventuelt fritak) med mulighet for å administrere hvem som kan utføre oppgaven og publisere vurderingen for elevene. Det er behov for utskrift og distribusjon av vitnemål/kompetansebevis. Dette skal kunne kontrolleres mot elevenes fagsammensetninger med hensyn til dokumentasjonskrav og være oppdatert etter gjeldende regelverk. Vitnemål og kompetansebevis skal kunne overføres til Samordna Opptak (SO). Det er behov for støtte til håndtering av klage på standpunkt og eksamenskarakter. Det er behov for registrering av grunnlag for fakturering av SFO/Aktivitetsskolen og andre kurs. Grunnlaget skal kunne overføres til andre systemer Eksamensadministrasjon Denne prosessen omhandler de aktivitetene som i stor grad foregår halvårlig ved avvikling av sentralt gitt og lokal gitt eksamen. Sentrale behov knyttet til eksamensadministrasjon: Det er behov for funksjonalitet tilknyttet oppmelding / uttrekk til eksamen. Det er behov for å registrere lærernes sensorkompetanse og eventuelt ønske om å være sensor, samt oversende sensorer til PAS. Det er behov for funksjonalitet tilknyttet avvikling av eksamen. Blant annet kobling av eksamenspartier, eksamensvakt, sensorer og rom. Det er behov for å eksportere eksamensdata for eksamener gitt sentralt og innhenting av eksamensresultater fra PAS. Det er behov for funksjonalitet tilknyttet håndtering av lokalt gitte eksamener, med mulighet for sensorer å signere for resultatene og publisering for eleven. 9

10 Det er behov for støtte til registrering og oppdatering av eksamensplan og publisering av denne. Det er behov for støtte til registrering og overføring av lønnsgrunnlag til utbetaling. Eksterne og interne eksamensvakter skal ha lønn for å være eksamensvakt og sensorer skal i noen tilfeller ha lønn for sensorarbeid. Det er behov for funksjonalitet til gjennomføring av særskilt, utsatt og ny prøve Rom- og ressursstyring Rom og ressurs innholder aktiviteter for å administrere rom og utstyr tilknyttet SAS. Sentrale behov knyttet til rom og ressursstyring: Det er behov for et enkelt grensesnitt som muliggjør reservasjon av rom og utstyr til undervisning. Ofte kan det oppstå et behov for et rom som må reserveres av brukerne Stillingsplanlegging Stillingsplanlegger skal legge til rette for at skolen skal kunne identifisere stillingsbehov og utarbeide en stillingsplan. Sentrale behov knyttet til stillingsplanlegging: Skolene har behov for støtte til planlegging av skoleåret og utarbeidelse av en stillingsplan. En stillingsplan ønskes benyttet for å identifisere eventuelt stillingsbehov basert på skolens ressurser og undervisningstilbudet som skal dekkes. I stillingsplanen registreres alle aktiviteter som skal fordeles blant pedagogisk personale. I tillegg registreres alt pedagogisk personale med stillingsstørrelse. Det skal også legges til rette for å rapportere overtallighet Administrasjon av vikarer og lærerfravær Aktivitetene skal legge til rette for at lærerens fravær kan registreres slik at vikarer kan identifiseres og grunnlag for variabel lønn kan oversendes til andre systemer. Sentrale behov knyttet til administrasjon av vikar og lærerfravær: Det er behov for å registrere lærernes fravær i SAS slik det kan utarbeides oversikt over personalfraværet, og ved behov anvendes for å identifisere vikarbehov og gjennomføre ekstern rapportering. Det skal være mulig å registrere vikartimer / ekstraundervisning som kan gi grunnlag for variabel lønn og videre generere lønnsgrunnlag for utbetaling hvis vikaren har krav på dette. 10