- PDF Gratis nedlasting

Transkript

1 1 Jessenløkken Boligsameie Protokoll fra ordinært sameiermøte i Jessenløkken Boligsameie Møtedato: Møtetidspunkt: 19:00 Møtested: Marienlyst skole Til stede: 34 seksjonseiere, 8 representert ved fullmakt, totalt 42 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Sarah L. Karmi. Møtet ble åpnet av Harald Bøvre Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Asbjørn Løken foreslått. B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne Som referent ble Sarah L. Karmi foreslått, og som protokollvitne ble Helge P. Haugen og Erik Røhne foreslått. D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2. Behandling av årsberetning for 2014 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent. mot én stemme 3. Behandling av årsregnskap for 2014 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen.

2 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse A)Godtgjørelse til styret for perioden 2014/ Jessenløkken Boligsameie Forslag til vedtak: Styrets medlemmer godtgjøres iht følgende Gunnar Hanssen kr ,- Bente Faafeng Moe kr ,- Angela Amoroso kr ,- Henrik Abeler kr ,- Redegjørelse: Forslaget er iht budsjett for 2014/2015 B) Godtgjørelse til styreleder for perioden 2015/2016. Forslag til vedtak: For perioden fra til neste ordinære sameiermøte er det avsatt honorar til styreleder med kr pr måned i funksjonstiden (pr år kr ). Styreleder innstiller styrehonorar for øvrige styremedlemmer til sameiermøtet ved utgangen av styreperioden. Avsetningen til honorar styreleder er iht budsjett, men er pr utsendelse av innkalling til sameiermøte 2015 ikke avklart med kandidater. Avsetningen er dermed kun et anslag for honoraret. Posten må påregnes å kunne avvike fra det budsjetterte. Benkeforslag: Beløpet nedjusteres til kr ihht til kontrakt med ekstern styreleder. Det ble stemt over begge forslagene Vedtak: Styrets forslag ble vedtatt med 28 stemmer FOR

3 5. Behandling av innkomne forslag og saker A Trappevask Saksframstilling: 3 Jessenløkken Boligsameie Forslagsstillere: Hamid Irai og Espen Sandall, Kirkeveien 81 At vask av baktrappene inkluderes i oppgavene til firmaet vi kjøper vasketjenester fra. I fall det allerede gjør det, foreslår vi at vi bytter til et firma som faktisk vasker baktrappene. Forslagsstilleres redegjørelse: Det foreligger ingen redegjørelse Styrets innstilling/redegjørelse: Forslagstillere v/sandall er orientert om at baktrappene skal vaskes hver mnd og at det er bare å si ifra om det ikke gjøres. Kvittering for utført arbeid gjøres av rengjøringsbyrået på oppslag på tavler i hovedoppganger. Styret kan ikke løpende inspisere 31 hovedtrapper og 27 baktrapper for å sjekke om kvittert arbeid samsvarer med faktisk utført arbeid. Generelt er det få klager på vaskingen i løpet av året, men det vil alltid være klare forskjeller i oppfatning av hva som er «tilfredsstillende arbeid» ved rengjøring. Dette gjelder uavhengig av hvilket byrå man måtte benytte. De klager som kommer videreformidles til rengjøringsbyrået. Klager bør generelt være knyttet til konkret manglende renhold knyttet til kvittert utført arbeid. Styret erfarer at det eksempelvis ifb med oppussinger ofte er manglende renhold fra tiltakshavere. Dette oppfattes gjerne som manglende renhold fra byrået, men eksempelvis rengjøring etter oppussingsarbeid er ikke rengjøringsbyråets ansvar. Styret gjør også oppmerksom på at baktrappen som tilhører de to forslagsstillere generelt er gjenstand for langt større slitasje enn hva som er normalt i baktrappene, dette fremkommer av at det har vært nødvendig med langt mer reparasjonsarbeid i denne oppgangen etter at den ble pusset opp enn i andre trapper. Det er uvisst for styret hvorfor trappen slites mer enn andre trapper. Generelt bør det foreligge tungtveiende grunner for sameiet til å skifte leverandører, innhenting av anbud og behandling av tilbud er ressurskrevende oppgaver. Styret kan ikke se at det er her er tilstrekkelig redegjort for grunnlaget for evt å skifte leverandør. Styret vurderer fortløpende alle leverandørforhold ift tjenestene som leveres og hva som evt kan forventes om skifte av leverandører skulle være aktuelt. Styret anbefaler at forslaget ikke vedtas. Vedtak: Ikke vedtatt

4 B Oppussing oppganger Forslagsstillere: Hamid Irai og Espen Sandall, Kirkeveien 81 4 Jessenløkken Boligsameie At de oppgangene som trenger det blir pusset opp. (Deriblant Kirkeveien 81.) Det vil si at man så snart det lar seg gjøre begynner å planlegge og finne midler til dette. Forslagsstilleres redegjørelse: Det foreligger ingen redegjørelse Styrets innstilling/redegjørelse: Også hovedtrappen i Kirkeveien 81 er gjenstand for mer slitasje enn hva som er normalt i trappeoppgangene. Dette av ukjente grunner. Oppgangen fremstår dog ikke på en slik måte at det er behov for umiddelbar oppgradering. Styret har vurdert det viktigere å søke å oppgradere samtlige baktrapper før man evt påbegynner oppussing av hovedtrapper. Styret anfører samtidig at det bør unngås å fatte vedtak som kun omfatter forhold på enkeladresser eller i spesielle kvartaler. Forvaltningsarbeidet på Jessenløkken må ha et helhetlig utgangspunkt for å unngå evt unødig kamp om ressurser. Det vises for øvrig til de foreliggende prioriteringer som ligger i boligsameiets Langtidsbudsjett. Styret anbefaler at forslaget ikke vedtas. Vedtak: Ikke vedtatt C Disponering plass i baktrapper Hertzbergsgt 6 og 8 samt Jac Aallsgt 59 Saksframstilling: Seksjonseiere i Hertzberggate 8 og 6 samt Jacob Aallsgate 59 har, for egen regning, lik rett til å bygge bod på reposer i baktrappene og disponere disse som en tilleggsdel. Avgrensningen av bodene skal forholde seg til det naturlige innhakket i reposet og arealet deles likeverdig mellom de seksjoner som deler repos. Bodene må brannsikres forskriftsmessig og i samråd med styret, og ev. nødvendige godkjenninger må foreligge før etablering. Seksjonseiere må også følge krav om utforming. I forkant av bodbygging må seksjonseiere slutte seg positivt til at alle fremtidige vedlikeholdskostnader tilfaller seksjonseier, og eventuelt fremtidige eiere av den enkelte seksjon. Dersom vedlikeholdsplikten ikke overholdes skal sameiet kunne iverksette nødvendige vedlikeholdstiltak på seksjonseiers regning. Forutsatt positivt utfall av overnevnte, foreslås det et tilleggsvedtak for å fange opp overnevnte rettighet også i vedtektene slik at dette er mer sporbart i ettertiden. 1. Forslag til vedtektsendring - nytt avsnitt 5 e (De to vedtakstekstene har lik ordlyd): Seksjonseiere i Hertzberggate 8 og 6 samt Jacob Aallsgate 59 har, for egen regning, lik rett til å bygge bod på reposer i baktrappene og disponere disse som en tilleggsdel. Avgrensningen av bodene skal forholde seg til det naturlige innhakket i reposet og arealet deles likeverdig mellom de seksjoner som deler repos. Bodene må brannsikres forskriftsmessig og i samråd med styret, og ev. nødvendige godkjenninger må foreligge før etablering. Seksjonseiere må også følge krav om utforming. I forkant av bodbygging må seksjonseiere slutte seg positivt til at alle fremtidige vedlikeholdskostnader tilfaller seksjonseier, og eventuelt fremtidige eiere av den enkelte seksjon. Dersom vedlikeholdsplikten ikke overholdes skal sameiet kunne iverksette nødvendige vedlikeholdstiltak på seksjonseiers regning.

5 5 Jessenløkken Boligsameie Forslagsstilleres redegjørelse I kvartal 4 er det fra gammelt av etablert boder på enkelte av reposene i baktrapper. Disse benyttes i dag av de seksjonseiere som har utganger til de respektive reposene. Bodene har vært etablert lenge før de nåværende seksjonseierne flyttet inn. Ut fra utseende og forfatning å dømme har de trolig vært der i flere tiår. Ut i fra en gammel arkivtegning tyder det på at dette arealet opprinnelig var tiltenkt lagring - avmerket med to stk "isbokser" på hvert repos, se vedlagte arkivtegning. Seksjonseiere i kvartal 4 har nå fått beskjed fra styret om at disponering av bodene formelt må vedtas av sameiermøtet og at disse i så fall må brannsikres forsvarlig. Dette har kommet opp som tema i forbindelse med den generelle oppgradering av baktrappene mht brann, samt i forbindelse med at det er kommet ønske fra seksjonseiere som ikke har tilgang på en slik bod, om å kunne etablere dette. Styrets innstilling/redegjørelse Styret stiller seg positive til forslaget. Styret foreslår dog et tillegg som siste avsnitt i forslagets del 1: Det er fra tidligere etablert noen enkle boder på enkelte repos på de angjeldende adresser. Det forutsettes at arbeidet med oppgradering av eksisterende boder er fysisk påstartet innen utgangen av Er ikke arbeidet påstartet innen dette tidspunkt kan styret i Jessenløkken Boligsameie på ethvert tidspunkt igangsette arbeid med fjerning av de eksisterende bodene. Dette uten noen form for kompensasjon til de seksjoner som pr vedtakstidspunktet disponerer bodene. Styret foreslår videre at forslagets del 2, forslag til vedtektsendring endres og inngår som tillegg til vedtektenes 2, nytt ltra h, samt som tillegg til vedlegg til vedtektene Jessenløkken Boligsameie: Tillegg vedtektenes 2, nytt litra i: Seksjonseiere i Hertzberggate 6 og 8 samt Jacob Aallsgate 59 (grensende mot Hertzbergsgt 8) har, for egen regning, lik rett til å bygge bod på reposer i baktrappene og disponere disse som en tilleggsdel, jf forhold til gamle koksboder i andre baktrapper (ordensreglenes 4 litra a og g). Nytt tillegg til vedlegg til vedtektene Jessenløkken Boligsameie: Betingelser for etablering og bruksrett til boder i baktrapper mellom Hertzbergsgt 6 og Hertzbergst 8 og mellom Hertzbergsgt 8 og Jac Aallsgt Avgrensningen av bodene skal forholde seg til det naturlige innhakket i reposet og arealet deles likeverdig mellom de seksjoner som deler repos. 2. Bodene må brannsikres forskriftsmessig og i samråd med styret, og evt. nødvendige godkjenninger må foreligge før etablering. Seksjonseiere må også følge krav om utforming fra styret. 3. I forkant av bodbygging må seksjonseiere slutte seg positivt til at alle fremtidige vedlikeholdskostnader tilfaller seksjonseier, og eventuelle fremtidige eiere av den enkelte seksjon. Dersom vedlikeholdsplikten ikke overholdes skal sameiet kunne iverksette nødvendige vedlikeholdstiltak på seksjonseiers regning. Jf for øvrig ordensreglenes 3 litra b, siste avsnitt, erklæring om økonomisk ansvar for vedlikehold. Vedtak: Vedtatt med 41 stemmer FOR.

6 6 Jessenløkken Boligsameie 6. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år, ble Wiggo Wollbråten foreslått. B Som styremedlem for 2 år, ble Henrik Abeler foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Angela Amoroso foreslått. C Som varamedlem for 2 år, ble Bojan Djordjevic foreslått. D Som representant(er) i valgkomitéen for 1 år, ble foreslått - Svein Haug - Liselotte Dick E Som sameierevisor for 2 år, ble Erik Røhne foreslått Møtet ble hevet kl.: 20:50. Protokollen signeres av Møteleder Asbjørn Løken /s/ Protokollvitne Helge P. Haugen /s/ Referent Sarah L. Karmi /s/ Protokollvitne Erik Røhne /s/

7 7 Jessenløkken Boligsameie Ved valgene på sameiermøtet har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Wiggo Wollbråten Arbeidersamfunnets Plass Styremedlem Henrik Abeler Jacob Aalls gate Styremedlem Angela Amoroso Jacob Aalls gate Styremedlem Gunnar Hanssen Fagerborggata 30 B Styremedlem Bente Faafeng Moe Jonas Reins gate Styret vil konstituere seg på neste styremøte. OBOS Eiendomsforvaltning AS Sarah L. Karmi