Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Rapport forvaltningsrevisjon Ressursbruken i grunnskolen Hemne kommune År 2001

Transkript

1 Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Rapport forvaltningsrevisjon Ressursbruken i grunnskolen Hemne kommune År 2001

2 Innholdsfortegnelse side 1 SAMMENDRAG FORMÅL FOR PROSJEKTET OPPSUMMERING AV REVISORS VURDERINGER INNLEDNING BAKGRUNN HJEMMEL OG FORMÅL AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET HØRING FORMÅL - PROBLEMSTILLINGER PROBLEMSTILLINGER METODE FAKTADEL KILDER BESKRIVELSE AV DEN NORSKE GRUNNSKOLEN GRUNNSKOLEN I HEMNE KOMMUNE RESSURSBRUKEN LOVER OG BESTEMMELSER REVISJONSKRITERIER REVISORS FUNN OG VURDERINGER PROBLEMSTILLING 1 - ER ORGANISERINGEN OG LEDELSEN AV GRUNNSKOLENE I HEMNE HENSIKTSMESSIG OG KOSTNADSEFFEKTIV? PROBLEMSTILLING 2 - ER RESSURSBRUKEN I GRUNNSKOLEN I HEMNE I SAMSVAR MED GJENNOMSNITTLIG RESSURSBRUK I NASJONALSTATISTIKK? PROBLEMSTILLING 3 - ER RESSURSBRUKEN I GRUNNSKOLEN I SAMSVAR MED STATENS MINIMUMSKRAV? GENERELLE VURDERINGER OG KOMMENTARER HØRING REVISORS KONKLUSJONER REVISORS ANBEFALINGER VEDLEGG Orkanger, 30. mars 2001 Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 2 av 20

3 1 SAMMENDRAG 1.1 Formål for prosjektet Formålet med prosjektet er å vurdere ressursbruken og organiseringen av grunnskolen i Hemne kommune. Prosjektet skal bidra med informasjon om ressursbruken i grunnskolen til kommunens beslutningstakere og kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen. 1.2 Oppsummering av revisors vurderinger Kommunen har ansvar for grunnskoleopplæringen og må sørge for å legge forholdene til rette slik at opplæringen blir tilfredsstillende. Kommunen har i stor grad frihet til å organisere opplæringen innenfor rammen som er gitt av staten. Rammen fra staten må som hovedregel betraktes som minimumskrav. Felles mål og plan for oppvekstetaten i Hemne kommune mangler. Det har vært endringer i oppgavefordelingen og rutiner i administrasjon uten at den administrative organiseringen er vurdert. Det er en klar svakhet at ingen etterspør/vurderer eller godkjenner hvordan skolene bruker ressursene. Ingen ledelseskontroll er etablert etter at anvisningsmyndigheten er flyttet ut til skolene. Det er indikasjoner på at Hemne kommune har litt høyere ressursbruk per elev enn gjennomsnittlig for landet og fylket. Det er også færre elever per ansatt i grunnskolen i Hemne enn gjennomsnittlig. Årsaken kan være vanskelig å identifisere. Høyt ressursbruk må ses i sammenheng med forholdsvis høy andel av spesialundervisning og varierende antall fremmedspråklige elever som vanskeliggjør planleggingen. Alle skolene har en viss slakke mellom undervisningstimer og stillingsbudsjett som også påvirker ressursbruken. Skolestrukturen vil selvfølgelig også påvirke ressursbruken. Kommunestyret fastsetter ressursene til grunnskolen i det årlige budsjettet. Skolens ressursbruk er innenfor rammen som er gitt av kommunestyret. Gjennom arbeidet med dette prosjektet er det ikke avdekket forhold som tilsier at ressursbruken i grunnskolen i Hemne er lavere enn statens krav. Vi har heller ingen indikasjon på kvaliteten på opplæringen er lavere enn normalt. Ut fra revisors vurdering er det enkelte områder der ressursbruken i grunnskolen i Hemne er høyere enn statens krav. Grunnskolen har en hvis slakke i timeplanene i forhold til statens krav. Det medfører at ikke alle timene er pliktig i følge staten og i enkelte tilfeller medfører det at lærere har lavere undervisningstid enn statens minimumskrav. Det er tilfeller som er prioritert ut fra en helhets vurdering av undervisningstilbudet. Ressursen til administrasjon av skolefritidsordningene (SFO) er høyere en minimumskravet. Klassedelingen ved Vinjeøra er høyere enn statens minimumskrav. Alle skolene har rektor selv om det ikke er krav om rektor ved de minste skolene. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 3 av 20

4 Revisors anbefalinger: 1. Hemne kommune bør lage en overordna plan, sektorplan/kommunedelplan, for oppvekstetaten som fastsetter overordna mål. 2. Det bør etableres rutiner for rapportering fra skolene til kommuneledelsen hvordan ressursene benyttes. Tilbakemelding bør omfatte i hvor stor grad målene nås i avtale- /regelverk samt kommunale planer. Denne rapportering er i tillegg til den eksisterende budsjettkontrollen. Registrerte data i GSI bør benyttes til denne ledelsesstyringen. 3. I økonomiplan-/budsjettprosessen bør de økonomiske rammene ses i sammenheng med krav i regel-/avtaleverk, og avvik bør synliggjøres. 4. Hemne kommune bør vurdere den administrative etatsledelse sett i forhold til endringene i den administrativ oppgavefordelingen og myndighetsutøvelsen. 2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn Utgifter til grunnskolen utgjør en vesentlig del av kommunenes totale utgifter. I Hemne er driftsutgifter til grunnskole godt over 30 millioner og tilsvarer knapt ¼ av kommunens totale driftsutgifter. I tillegg er det foretatt store investeringer i skolebygg og det er vedtatt videre utbygging i budsjett Manglende ressurser i grunnskolene er tema som til stadighet diskuteres. Prosjektet er planlagt i revisjonsplanen 2000 og er drøftet med kontrollutvalget. Prosjektet er i tillegg ønsket av kommuneadministrasjonen. Med dette utgangspunkt ønsker revisjonen å vurdere ressursbruken samt organiseringen og ledelsen av grunnskolen i Hemne kommune. Prosjektet er gjennomført av Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag (VRD) ved ass. revisjonssjef Toril Ulfsnes. 2.2 Hjemmel og formål Revisjonen skal i følge kommuneloven 60 pkt. 7 og forskrift om revisjon 5 og 8 utføre forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Formålet med forvaltningsrevisjon er å bidra til: Økt produktivitet, effektivitet og måloppnåelse At kommunal virksomhet drives i samsvar med regelverk Å skaffe fram informasjon som gir grunnlag for kommunestyrets og kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen. 2.3 Avgrensninger av prosjektet Revisors rolle er å føre tilsyn med forvaltningen. Revisor vil derfor oftest fokusere på negative avvik og svakheter. Positiv tilbakemelding på det som fungerer bra, er oftest ikke definert innunder revisors rolle, dette gjelder nok i stor grad i dette prosjektet også. Prosjektet vurderer ikke det pedagogiske opplegget og kvaliteten på grunnskolen. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 4 av 20

5 Skolestruktur er ikke tema i dette prosjektet selv om skolestrukturen påvirker ressursbruken i grunnskolen. Sammenligning av skolene i Hemne er lite relevant for de er så ulik i størrelse. Vurderingen i prosjektet er ofte relatert til Sodin. Sodin er så stor i forhold til de andre tre skolene at de vil dominere bildet av grunnskolen i Hemne uansett. Budsjettprosessen er ikke vurdert i dette prosjektet for den er under endring som følge av nye økonomibestemmelser. Prosjektet bygger på de faktiske forhold høsten Ressursbruken vurderes i stor grad i forhold til krav fra staten. Dette er ingen absolutt 100% gjennomgang av alle forhold og vi kan heller ikke garantere at vi har oversikt over alle krav som staten stiller. Vi tar ikke stilling til om minimumskravene fra staten gir en god nok skole. 2.5 Høring Foreløpig rapport er sendt til høring til rådmann Rådmann svarte i brev av Rådmann har ingen merknader til rapporten, men vedlegger brevet kommentarer fra skolesjef og rektorene. Kommentarene fra skolesjef og rektorene omtales nærmere i pkt FORMÅL - PROBLEMSTILLINGER Formålet med prosjektet er å vurdere ressursbruken og organiseringen av grunnskolen i Hemne kommune. Prosjektet skal bidra med informasjon om ressursbruken i grunnskolen til kommunens beslutningstakere og kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen. 3.1 Problemstillinger 1. Er organiseringen og ledelsen av grunnskolene i Hemne hensiktsmessig og kostnadseffektiv? 2. Er ressursbruken i grunnskolen i Hemne i samsvar med gjennomsnittlig ressursbruk i nasjonalstatistikk? 3. Er ressursbruken i grunnskolen i samsvar med statens minimumskrav? 3.2 Metode Som metode for datainnsamling er det benyttet intervju/samtaler og dokumentanalyse. Det er gjennomført intervju/samtaler med skolesjef, rektor og undervisningsinspektør ved Sodin samt samtaler med assisterende rådmann, rektor Svanem og Stamnesdalen. Intervjuene med skolesjef og ledelsen ved Sodin er verifisert. I tillegg har revisor benyttet dokumentanalyse på vedtak, delegasjonsbestemmelser, rutinebeskrivelser, lover, regelverk osv. Prosjektet bygger i tillegg på revisors generell kunnskap om Hemne kommune. Ressursbruken i grunnskolen i Hemne er sammenlignet med nasjonalstatistikk. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 5 av 20

6 4. FAKTADEL 4.1 Kilder Viser til vedlegg 4.2 Beskrivelse av den norske grunnskolen Grunnskole er en kommunal oppgave. Men det er Stortinget og Regjeringen som fastsetter målene og rammene for grunnskolen. Undervisningen skal være i samsvar med gitte lover, forskrifter og læreplaner. Kirke-, utdannings- og forskingsdepartementet, KUF, er landets øverste forvaltningsorgan for skole og utdanning. I hvert fylke er det et statens utdanningskontor som utfører statlige oppgaver på regionalt nivå. Alle har rett og plikt til 10-årig grunnskoleopplæring, jfr. opplæringslovens 2-1. I Norge er det et utdanningspolitisk mål at det norske utdanningssystemet skal være blant de beste i verden. Opplæringen skal være i samsvar med gitt læreplan. Den offentlige grunnskolen skal være gratis for brukerne. 4.3 Grunnskolen i Hemne kommune Politisk organisering. Hemne kommune er organisert tradisjonelt med hovedutvalg. Grunnskolen hører inn under hovedutvalg for oppvekst. Den politisk organisering er under vurdering. Mandat til styringsgruppen er vedtatt i K- sak 98/ Skolestruktur I Hemne er det 4 skoler, Sodin, Vinjeøra, Svanem og Stamnesdalen. Alle skolene har klasse 1-7 mens alle ungdomsskoleelever er samlet på Sodin. Skolene i Hemne kommune Skolenavn Elever Klasser Sodin Vinjeøra 59 4 Svanem 23 2 Stamnesdalen 22 2 Sum Antall elever og klasser høsten Administrativ organisering Rådmann - sentraladministrasjon Administrasjonen i Hemne kommune er organisert tradisjonelt med etater og etatsjefer. Rådmannen er kommunens øverste administrative leder. Sentrale personer i sentraladministrasjon foruten rådmann er ass.rådmann med ansvar for personalområdet for hele kommuneadministrasjon, i tillegg til personalkonsulent og økonomikonsulent Oppvekstetat - skolesjef Oppvekstetaten omfatter grunnskole, SFO, barnehage, PPT, musikkskole og voksenopplæring. Oppvekstetaten ledes av skolesjef som innehar den skolefaglige kompetansen i kommuneadministrasjonen jfr. opplæringsloven Oppvekstkontoret har i tillegg til skolesjef, pedagogisk konsulent og sekretær. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 6 av 20

7 Skolene Hver skole ledes av en rektor i samsvar opplæringsloven 9 1. Sodin har i tillegg til rektor to undervisningsinspektører og en sekretær i administrasjon. Organisasjonen ved Sodin er helt flat, rektor og inspektørene arbeider i team som forholder seg direkte til både lærere, elever og foreldre Oppgavefordeling og myndighet Oppvekststyret Det finnes ikke noe oppdatert reglement for oppvekstyret. Det er få saker som oppvekststyret er delegert myndighet til å avgjøre Rådmann Rådmannen er kommunens øveste leder og er derfor ansvarlig for alle oppgaver i administrasjonen. Rådmannens oppgaver og myndighet er definert i kl. 23. Oppgaven til rådmann i følge kommuneloven er å påse at alle saker til politiske organer er forsvarlig utredet og sørge for at vedtak blir iverksatt. I tillegg har kommunestyret tillagt rådmann myndighet i en rekke forhold, jfr K-sak 107/97. Rådmannen har i stor grad videredelegert denne myndigheten. Rådmann har fortsatt formelt anvisningsmyndighet for all lønn Administrative støttefunksjoner Støttefunksjoner i denne sammenhengen er lønns-og personalfunksjonen samt budsjett- og regnskapsfunksjonen. Lønns- og regnskapsfunksjonen er organisert inn under kommunekassen mens personal og budsjett er sentraladministrasjon sine oppgaver Oppvekstetat - skolesjef Skolesjefen er administrativt underlagt rådmannen. Skolesjefen fungerer som sekretær for oppvekststyret. Skolesjefen er i brev delegert myndighet til fatte avgjørelse i en del saker som vedrører å administrere og organisere oppvekstetaten. En stor del av disse oppgavene er videredelegert til rektorene og barnehagestyrerne. Det er ingen sektorplan for oppvekstetaten. Det er heller ikke vedtatte felles mål for oppvekstetaten som alle skal arbeide etter Rektorene Rektor er faglig, pedagogisk og administrativ leder av skolen. Rektor representerer arbeidsgiver overfor lærerne. 3 av 4 rektorer i Hemne er forholdsvis nyansatt som rektor. I starten av 2000 ble rektorene delegeret myndighet til å utføre mange nye oppgaver som bla. ansettelse av personell, opptak av barn til SFO samt anvisningsmyndighet for hele ansvarsbudsjettet med unntak av lønn. Alle rektorene har samme myndighet og status Oversikt over ledelsessystem/styresystem Rådmann Etatsjefsmøte med etatsjefer og sektorledere avvikles noen ganger i året. Rådmann og skolesjef har ingen faste møter. Direkte kommunikasjon mellom rådmann og skolesjef om aktuelle saker er enkelt da de er fysisk lokalisert nær hverandre. Skolesjef rapporterer til rådmann kvartalsvis, budsjettkontroll og årsrapport Skolesjef Skolesjef har rektormøte/skoleledermøte månedlig. Rektorene, hovedtillitsvalgte samt skolesjef og pedagogisk konsulent deltar. Rektorene rapportere til skolesjef i forbindelse med kommunens årsrapport. Skolesjef skal ha kopi av alle vedtak som rektorer beslutter ut fra delegert myndighet. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 7 av 20

8 Rektorene Det er stor forskjell på organisasjon som hver rektor skal lede. Sodin er klart i en særstilling. De andre skolen er små har få ansatte slik at behovet for formell rutiner er mye mindre. Hver skole har stor grad av selvstyre og samkjøres bare i liten grad. Hver skole lager sin egen virksomhetsplan. Sodin Virksomhetsplanen fastsetter målsettinger og aktiviteter for Sodin skole. Alle aktiviteter i virksomhetsplanen er forpliktende. Virksomhetsplanen operasjonaliseres gjennom halvårsplaner og ukeplaner. Halvårsplaner godkjennes av inspektør og ukeplanene levere inspektør til orientering. Hver morgen har rektor et kort orienteringsmøte med alle lærerne Sentrale administrative rutiner og -reglement I den siste tiden har Hemne kommune hatt en gjennomgang og omlegging av en del administrative rutiner og det er laget nye reglement og rutinebeskrivelser. Oppgaver og myndighet er delegert ut til enhetene, skolene, i mye større grad enn tidligere. Skolene er knyttet til kommunens IT-nettverk. Alle skolene har tilgang til regnskaps- og saksbehandlingssystemet Personalområdet Alle avgjørelser som vedrører personalområdet innenfor budsjettrammene er delegert til administrasjonen. En stor del av oppgavene er videredelegert til hver rektor, men mye av det praktiske rundt ansettelser skjer i sentraladministrasjonen. Det er utarbeidet Reglement for behandling av personalsaker i Hemne kommune og Rutiner for behandling av personalsaker i Hemne kommune Lønnssystem Hemne kommune har sentralt lønnskontor organisert under kommunekassen og benytter on-line lønnssystem, NLP. Ingen ytre enheter har tilgang til lønnssystemet. Skolene mottar rapporter fra lønnssystemet etter hver lønnskjøring. Alle lønnsbilag går direkte fra rektor til lønnskontoret. Det er såkalt stående anvisning på all lønn. Lønnsbilag, melding om tiltredelse, fratredelse og endring samt timelister attesteres av rektor Økonomisystem Alle registrering av regnskapsbilag skjer på kommunekassen. Regnskapsbilagene kommer anvist direkte fra hver skole. Hemne kommune benytter økonomisystemet Agresso og alle skolene har spørretilgang til økonomisystemet og kan selv ta ut rapporter Saksbehandling Saksbehandlingssystemet, KONTOR 2000, og fullført saksbehandling er tatt i bruk av alle. Rektor skriv innstilling og vedtak på vegne av rådmannen. Det er laget Rutinehåndbok saksbehandling Hemne kommune og rutinehåndbok post/journalføring Hemne kommune Fordeling av ressurser - økonomistyring Budsjett / økonomiplan Det er budsjett og økonomiplan som fastsetter ressursene til hvert formål i kommunen. Budsjett og økonomiplan behandles som to adskilte prosesser. Økonomiplan vedtas om våren og budsjettet vedtas i desember. Budsjett-/økonomiplanprosessen er under endring som følge av nye økonomibestemmelser som trer i kraft fra Denne prosessen blir ikke tema i særlig grad i dette prosjektet. Kort resymé av prosessen er at rektorer lager forslag som går til skolesjef. Budsjettforslaget drøftes i skoleledermøte før det går til politisk behandling. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 8 av 20

9 4.4 Ressursbruken Skolenavn Netto driftsutgifter Elever Netto driftsutg./elev Klasser Netto driftsutg /klasse Sodin Vinjeøra Svanem Stamnesdalen Felles SUM Tabellen viser hvordan ressursene i revidert budsjett 2000 fordeles mellom de enkelte skolene. Tallene omfatter kun skoledrift, ikke drift og vedlikehold av bygninger. Det meste av driftsutgiftene til grunnskole er lønn. Nedenfor vises en tabell over fordelingene av ansatte/stillingshjemler på den enkelte skole. Stillingshjemmel per elev og klasse 2000/ /2000 Stillingshjemler Elever Elever / Klasser Ansatt/ Elever Elever / Skolenavn ansatt klasse ansatt Sodin 57, , , ,35 Vinjeøra 7,1 59 8,31 4 1, ,72 Svanem 4,4 23 5,23 2 2, ,55 Stamnesdalen 3,6 22 6,11 2 1, ,28 SUM 72, , , ,10 Stillingshjemler er totalt antall stillinger i grunnskolen inkl. lærere, assistenter, morsmålslærere, lærere til spesialundervisning og administrative stillinger 4.5 Lover og bestemmelser Opplæringsloven og læreplan L 97 Opplæringslova fra 1998 er en felles lov om grunnskolen og den videregående opplæringen. Opplæringen i grunnskolen skal være i samsvar med Læreplanverket for den 10-årige grunnskolen (L97). Læreplanverket (L97)består av: 1. Læreplan for grunnskole, videregående opplæring og voksenopplæring. Generell del 2. Prinsipper og retningslinjer for opplæringen i grunnskolen 3. Læreplaner for fagene Den 10-årige grunnskolen bygger videre på og styrker prinsippet om enhetsskolen. Det innebærer at grunnskolen skal gi en likeverdig og tilpasset opplæring for alle i et samordnet skolesystem bygd på det samme læreplanverket Avtaleverket for skoleverket hovedtariffavtale, særavtaler Undervisningspersonalet er ansatt i kommunen, men følger statens avtaleverk for lønns- og arbeidsvilkår. Det er også staten som forhandler om lønns- og arbeidsvilkår for undervisningspersonell. Det har vært og er en debatt om det er kommunen eller staten som bør forhandle om lønnsvilkår. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 9 av 20

10 Undervisningspersonalet er omfattet av hovedtariffavtalen i staten og diverse særavtaler (F- 4073), viser til vedlegg. Særavtalene gir mange minimumskrav til kommunens ressursbruk i grunnskolen. Arbeidstidsavtalen for undervisningspersonalet i skoleverket trådde i kraft i 1994 og ble revidert i 2000, regulerer undervisningspersonalet tilstedeværelsesplikt. Der det ble da innført plikt om tilstedeværelse i 190 timer i hver skoleår utenom undervisningstiden. Det er også krav om individuelle arbeidsplaner som omfatter tilstedeværelsesplikten til undervisningspersonalet. Andre ansatte i grunnskole som skolesjef, pedagogisk konsulent, sekretærer, assistenter osv. følger kommunens avtaleverk Kommunens styringsrett. Kommunen som arbeidsgiver har styringsrett både faglig og administrativt over undervisningspersonalet og grunnskolen innenfor rammen av gjeldende regel og avtaleverk som for andre kommunale oppgaver. Det fremgår av Ot.prp. nr. 59, om tilpasning av særlovgivning til den nye kommuneloven og ble tydeligere i den nye opplæringsloven. 4.6 Revisjonskriterier Forvaltningen av kommunale midler skal være kostnadseffektiv, det går fram av forarbeidet til kommuneloven (NOU 1990:13, kap. 16). Kommunene skal velge den løsningen som gir lavest ressursbruk for å nå det ønskede resultatet. I prosjektet er det tatt utgangspunkt i gjeldende lover og bestemmelser på området. Viser til kap 4.5. Tjenestetilbudet skal være innefor minimumskravene i lover og avtaleverk. Vurdering av ressurser bygger på data vedrørende grunnskolen fra Grunnskolens Informasjonssystem (GSI), statistisk sentralbyrå (SSB) og Kommunenes ECO-nøkkeltall samt data fra kommunens budsjett og regnskap. Kommunens ressursbruk sammenholdes med gjennomsnitt for landet, fylket og andre sammenlignbare kommuner. 5. REVISORS FUNN OG VURDERINGER 5.1 Problemstilling 1 - Er organiseringen og ledelsen av grunnskolene i Hemne hensiktsmessig og kostnadseffektiv? Rådmann/sentraladministrasjon oppvekstkontor/skolesjef Rådmannen er kommunens administrative leder og er således overordna skolesjef. I tillegg styres alle oppgavene på lønns- og personalområdet av sentraladministrasjonen. Som følge av dette og at rektorene og barnehagestyrerne er delegerte anvisningsmyndighet og myndighet til å ta avgjørelser i flere saker, er oppvekstkontorets administrative oppgaver redusert. Oppvekstkontoret er ikke tillagt vesentlige nye administrative oppgaver. Oppvekstkontor har månedlige møter med skolelederne, rektor og hovedtillitsvalgt deltar. Møtene fungerer som et fagforum der nyheter drøftes i tillegg til aktuelle tema/problemer. Budsjett og økonomiplan behandles også av dette forumet. Endringene som er gjort i administrasjonen den senere tiden, medfører nok at den administrative organiseringen har beveget seg litt bort fra den rene etatsmodellen. Rektorene forhold seg nå direkte til sentraladministrasjon på saker i lønns- og personalområdet, de Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 10 av 20

11 kommuniserer forbi skolesjef. Endringene som er foretatt i administrasjonen, bør kanskje resultere i at den administrative organiseringen bør vurderes. Bemanningen ved oppvekstkontoret er likevel den samme som tidligere selv om mange oppgaver er delegert ut til skolene og barnehagene. Oppvekstetaten har nå mer ressurser til å arbeide med overordna skolefaglige oppgaver som før kanskje var nedprioritert. Men det er også en indikasjon på at de administrative ressurser i kommuneadministrasjon ikke utnyttes effektivt. Når myndighet delegeres nedover i organisasjonen, er det en utfordring for lederne å finne nye metoder for fortsatt å ha en viss kontroll over sitt ansvarsområde. Det er kun myndighet som delegeres, ansvar kan aldri delegeres. Hovedtillitsvalgt har egentlig samme rolle som rektor i skoleledermøtene. Det er ingen rene ledermøter i oppvekstetaten. Oppvekstkontoret deltar i liten grad i den daglige ledelse og drift av skolene Skolene Skolene er tildelt mange nye administrative oppgaver og har fått myndighet til å ta flere beslutninger. Alle skolene har tilgang til kommunes IT-løsning både på saksbehandling og regnskap. Hver skole ledes av en rektor i samsvar med opplæringsloven 9 1. Det er en fornuftig utvikling at beslutningene tas nærmere brukerne. Det er effektivt at skolene har tilgang til alle relevante data i kommunes IT-nettverk og at de deltar i fullført saksbehandling. Skoleadministrasjonen har således blitt mer en del av kommuneadministrasjonen. Skolene har løst de nye oppgavene uten at de er blitt tilført nye administrative ressurser. Alle rektorene har samme myndighet og status selv om oppgavene og enhetene er svært ulik i størrelse Mål og planer Det finnes ingen politiske overordna mål og prioriteringer for oppvekstetaten i Hemne. Det finnes heller ikke sektorplan for oppvekstetaten som fastsetter felles mål. Hver skole lager sin egen virksomhetsplan med sine egne mål og prioriteringer. Det blir ofte hevdet at mål er en forutsetning for kontroll og ledelse. Manglende mål og ikke felles prioriteringer i virksomhetsplan, må vanskeliggjøre ledelse og styring både politisk og administrativt. Målsettingsprosessen er en kontinuerlig prosess som bør ses i sammenheng med budsjett og økonomiplan jfr. forskrift om årsbudsjett 6. For en kommune er mange målsettinger gitt implisitt i lover og forskrifter Ressursfordeling Det meste av ressursene til grunnskole er lønn. Hemne kommune har opprettet et register over alle stillingshjemler. Alle stillingene er knyttet til et hjemmelsnummer. Hjemmelsregistret er grunnlaget for lønnsbudsjettet og er absolutt et godt grunnlag for budsjettet. Lønnsbudsjettet gir såldes antall stillinger/lærere til hver skole. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 11 av 20

12 Rammetimetallet/undervisningstimene utledes av stillingsbudsjettet. Det er ingen tilbakemelding fra skolene på hvordan ressursene brukes. Tidligere var intensjonene at rammetimetallet skulle fastsettes av kommunestyret/oppvekststyret og danne grunnlaget for budsjettet. I utgangspunktet er det helt avgjørende at det er budsjettet som styrer ressursene til hver skole. Rammebetingelsene for hver skole som elevtall, antall klasser og behovet for spesial opplæring/tiltak osv., vil variere litt fra år til år. Avtaleverket pålegger kommunene og ha en minimumsressurs. Skolene vil vel alltid i forbindelse med utarbeidelse med budsjett og økonomiplan synliggjøre den lovpålagte minimumsressurs slik at budsjettet blir innenfor minimumskravene. Men hvis elevtallet og ressursbehovet generelt reduseres, har kanskje rektorene ingen incitament for å si fra at de egentlig trenger mindre ressurser/lavere budsjett for å ha et skoletilbud på samme nivå som tidligere. Skolene kan helt sikkert bruke den ekstra ressursen fornuftig til flere delingstimer, mindre klasser osv., men opplæringen får da en bedre kvalitet enn tidligere uten at det er tatt en bevisst prioritering. I forbindelse med budsjettbehandlingen bør rammevilkårene sammenholdes med minimumskravene fra staten. Data fra GSI kan kanskje brukes til dette. Utfordringen for skolene/rektorene er å få til den best mulige skolen ut fra de ressurser/stillinger som er gitt i budsjettet fra kommunestyret. I følge særavtale om arbeidstid og ressursbestemmelser for skoleledere, skal skolene lage et oppsett over hvordan ressursen inkl. administrasjon disponeres som skal godkjennes av kommunen. Revisor kjenner ikke til at denne rutinen fungerer i Hemne kommune Økonomistyring - budsjettkontroll Anvisningsmyndighet er delegert til rektorene, tidligere var det skolesjef som anviste alle bilag fra skolene med unntak av lønn. Fullstendig budsjettkontroll hvert kvartal til formannskap og kontrollutvalg. Skolesjef rapporter derfor kvartalsvis til rådmann. Skolene/rektorene har tilgang til regnskapet og holder oversikt over forbruk sammenlignet med budsjett fortløpende, ingen kontroller eller rapportering på faste tidspunkt. Alle rektorene rapporterer til skolesjef i forbindelse med kommunens årsrapport. Ved de små skolene er det umulig å etablere tilfredsstillende arbeidsdeling/kontroller rundt anvisning/attestasjon og innkjøp. Ingen ledelseskontroll er etablert som erstatter den manglende arbeidsdelingen. Det er en svakhet at rektorene ikke har budsjettkontroll rapportering til faste tidspunkter Sammenligning av netto driftsutgift budsjett og regnskap og Skole Budsjett Regnskap Avvik 2000 Budsjett Regnskap Avvik 1999 Sodin Vinjeøra Svanem Stamnesdalen Felles Sum Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 12 av 20

13 I 1999 og 2000 var der en god budsjettdisiplin ved alle skolene. Alle skolen har brukt mindre enn budsjettet forutsatte. Sodin har lite avvik fra budsjettet sett i forhold til det totale budsjettet. Vinjeøra og Svanem har et mindreforbruk på ca 10% av budsjettet for Oppsummering av svakheter med organiseringen og styringen av grunnskolen. Felles mål og plan for oppvekstetaten mangler. Det har vært endringer i oppgavefordelingen og rutiner i administrasjon uten at den administrative organiseringen er vurdert. Det er en klar svakhet at ingen etterspørrer/vurderer eller godkjenner hvordan skolene bruker ressursene. Ingen ledelseskontroll er etablert etter at anvisningsmyndigheten er delegert til skolene Problemstilling 2 - Er ressursbruken i grunnskolen i Hemne i samsvar med gjennomsnittlig ressursbruk i nasjonalstatistikk? Ressursbruk per elev og klasse Ressursbruken per elev vil variere fra kommune til kommune og fra skole til skole ut fra strukturelle forhold og prioriteringer. Rapportens kap. 4 viser ressursbruken per elev og viser at driftskostnadene per elev varierer mye fra skole til skole i Hemne. Det er mange offentlige statistikker/rapporter om ressursbruk per skole. Utdanningsstatistikken fra Statistisk sentralbyrå, SSB, viser følgende: Hemne Fylket Landet Driftsutgifter til grunnskolen pr. elev Driftsutgifter til grunnskolen pr. innb Ut fra SSB ser det ut som om driftsutgifter per elev og innbygger er en del høyere enn gjennomsnittet for landet og fylket. ECO- nøkkeltall fra Kommuneforlaget- for 1999 viser at Hemne bruker mer på grunnskole per innbygger mellom 6 15 år enn sammenlignbare kommuner og fylket i gjennomsnitt, men litt mindre en gjennomsnitt for landet. I rapportens kap 4.4 ser en at det er 8,5 elever i gjennomsnitt pr ansatt i grunnskolen i Hemne. Ved Sodin er det 8,9 elever per ansatt. I følge SSB (aktuell utdanningsstatistikk nr. 4/2000) er det i gjennomsnitt for hele landet 9,7 elever per årsverk og det er totale årsverk inkl. administrative, assistenter og undervisning. Det er interessant å vurdere om gjennomsnittlig ressursbruk i grunnskolen i Hemne er høyt eller lavt i forhold til fylket og landet for øvrig. Det kan være vanskelig å finne den egentlige sannheten i statistikk. Tallene i de ulike statistikkene er ikke alltid sammenlignbare. Å sammenligne de ulike skolene i Hemne er for såvidt lite relevant da de er så ulik i størrelse. En liten skole med få elever vil selvfølgelig ha en mye større ressursbruk per elev enn en stor skole. Men ut fra revisors vurdering er det indikasjoner på at ressursbruken i grunnskolen i Hemne er litt høyere enn gjennomsnittlig. I Hemne kommune er det ca 600 elever og med et så- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 13 av 20

14 pass stort elevtall vil en vanligvis få et godt bilde av en gjennomsnittlig elev. En må stille spørsmål om hvorfor er ressursbruken i Hemne høyere enn gjennomsnittlig. Skolestrukturen med flere små skoler kan forklare en del. Men også om en sammenligner bare Sodin ser en at ressursbruken per elev er høyere enn gjennomsnittlig. Ved Sodin har gjennomsnitt hver ansatt ansvar for en elev mindre enn gjennomsnittet for landet. Tabellen i kap 4.4 viser at hver ansatt på Vinjeøra har ansvar for like mange elever som hver ansatte ved Sodin. Sodin skole har over 500 elever, opplæringsloven 9-5 sier følgende: til vanleg bør det ikkje skipast grunnskolar med meir enn 450 elever. Kanskje er Sodin skole for stor for å oppnå optimal stordriftsfordel? Timeplanlegging årstimetall Rammetimetallet er det samlede antall lærertimer per skole per uke. Årstimetall er egentlig det samme som rammetimer bare at det er sum timer for hele året i stedet for uketimer. Det er årstimer det nye læreplanverket bruker som begrep. I tillegg til all vanlig undervisning kan klassestyrertjeneste, timer til konvertering, gruppedeling m.m. inngå i rammetimetallet. Skolene har i tillegg en del av stillingsbudsjettet som ikke defineres som rammetimer, det er ressurs til spesialpedagogiske tiltak, morsmålsopplæring, norsk for fremmedspråklige samt administrasjon. Sodin og Stamnesdalen lager fortsatt et oppsett over rammetimene mens de to andre skolene ikke har laget oppsett for skoleåret 2000/2001, men de oppgir at rammetimetallet er det samme som i fjor. Skolene er pliktig til å rapportere data bla. årstimer til Grunnskolens Informasjonssystem, GSI, som er en nasjonal statistikk. Rapporteringen stemmer ikke helt med skolenes rammetimetallsoppsett, vi har ikke gått nærmere inn på hvorfor det er avvik. Tabellen nedenfor viser hvor mange rammetimer det er i gjennomsnitt per stillingshjemmel og hvor mye lønn som er budsjettert i 2000 per rammetimetall og per stillingshjemmel. Skole Rammetimer Netto lønns budsjett Stillingshjemler Rammetimer/stilling shjemmel Budsjett lønn/ramm etime Bud. lønn / stillingshjemmel Sodin 57, , Vinjeøra 7, , Svanem 4, , Stamnesdalen 3, , Gjennomsnitt 72, , Disponeringen av stillingsbudsjettet og timeplanleggingen er en vesentlig del av styringen/ledelsen av en skolen. Alle skolen gjør valg på hvordan de disponerer stillingsbudsjettet enten de kaller det rammetimetall eller ikke. Ut fra revisors forståelse har grunnskolen i Hemne en viss slakke mellom rammetimene/undervisningstimene og stillingsbudsjettet, hele stillingsbudsjettet er ikke disponert til undervisningstimer. I følge skolene er det nødvendig å ha en reserve for å ta høyde for uforutsette endringer. Det er vanskelig å si om slakken mellom stillingsbudsjett og rammetimetall/undervisningstimer er større enn normalt. Tabellen som viser antall rammetimer per stillingshjemmel, kan gi et forenklet bilde av slakken mellom stillingsbudsjett og undervisningstimer/rammetimetall. Antall rammetimer per stillingshjemmel varierer fra skole til skole. Sodin ha lavest rammetimetall per stillingshjemmel. Det har nok sammenheng med at Sodin har stor aktivitet utenom det som define- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 14 av 20

15 res som rammetimetall, det er morsmålsopplæring, norsk for fremmedspråklig, spesial undervisning. Vinjeøra skole har budsjettert med høyest lønnskostnad per rammetime og per stillingshjemmel, men skolen har i 2000 ikke brukt opp hele budsjettet jfr. kap Sodin har lavest lønn per stillingshjemmel og det har nok sammenheng med at Sodin har flere assistenter og unge lærere uten full lønnsansiennitet enn grendaskolene. Rammetimetallet siste skoleår er litt redusert i forhold til forrige åra Mens budsjettet til grunnskole for 2000 ble tilført ressurser tilsvarende 2 stillinger, under den politiske behandlingen av budsjettet. Det tyder på at styrkingen av budsjett 2000 ikke ble brukt direkte til undervisning. Rammetimetallet for alle skolene er klart innenfor stillingsbudsjettet som er fastsatt av kommunestyret Arbeidstidsavtalen for undervisningspersonalet i skoleverket Arbeidstidsavtalen for undervisningspersonale krever at alle lærere skal være tilstede 190 timer per skoleår eller 5 timer pr. uke utenom undervisningstiden, viser til kap Det finnes ingen klar opplisting over hva de 190 timene skal brukes til. Intensjon er at 190- timene skal brukes til samhandling med andre lærere på skolen. Ved Sodin er det inngått en generell avtale med alle lærerne om at bare 3 t og 15 min i hver uke bindes opp til arbeidstid på skolen, felles arbeidstid for alle. Det er 1 time og 45 minutter hver uke per lærer som rektor ikke har disponert til samhandling med andre lærere. Disse timene skal i følge avtalen brukes på tid til foreldresamtaler, foreldremøter, elevsamtaler. Det er litt uklart hvor grensen er mellom bruk av 190-timene og lærenes ubundne tid. Foreldresamtaler/-møter og elevsamtaler kan kanskje defineres inn under lærernes ubundne arbeidstid og ikke inni 190 timers rammen Spesialundervisning styrking / deling Elever som har behov, har rett til spesialundervisning jfr. oppl.l Større andel av elevene i Hemne enn i gjennomsnitt for fylket har i de siste årene mottatt spesialundervisning. Utdanningsdirektøren har kommentert det i rapporten fra de to siste kommunebesøkene. Andelen som mottar spesialundervisning er riktignok redusert litt de siste årene. Sodin har høyest andel med spesialundervisning. For skoleåret 2000/2001 har Sodin tildelt 184,25 timer per uke til spesialpedagogiske tiltak. Det er rimelig å anta at en gjennomsnittlige elev fra Hemne er lik fylkes gjennomsnittet. Det kan tyde på at kommunen har en lavere terskel for å gi spesialundervisning eller at tilbudet er bedre enn i fylket for øvrig. Når Hemne kommune prioriterer ressurser til spesialundervisning høyere enn gjennomsnittlig, vil det helt klart påvirke den totale ressursbruken til grunnskolen. Det er nok med å forklarer at Hemne kommune har høyere ressursbruk til grunnskole enn gjennomsnittlig. Det siste skoleåret har spesialundervisningen nærmet seg fylkesgjennomsnittet Fremmedspråklige opplæring flyktninger I Hemne kommune er det flyktningemottak og det medfører at grunnskolen i Hemne har en forholdsvis stor andel av fremmedspråklige. Antallet elever varierer fra tid til tid, og det kan gjøre det vanskelig å planlegge ressursbruken for det er de ordinære lærerne som i stor grad brukes til denne opplæringen også. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 15 av 20

16 Ressursbruk til opplæring av flyktninger er ikke vurdert i særlig grad da det i utgangspunktet er 100% finansiert av staten Oppsummering Det er indikasjoner på at Hemne kommune har litt høyere ressursbruk per elev enn gjennomsnittlig for landet og fylket. Det er også færre elever per ansatt i grunnskolen i Hemne enn gjennomsnittlig. Årsaken kan være vanskelig å identifisere. Høyt ressursbruk må ses i sammenheng med forholdsvis høy andel av spesialundervisning og varierende antall fremmedspråklige elever som vanskeliggjør planleggingen. Alle skolene har en viss slakke mellom undervisningstimer og stillingsbudsjett som også påvirker ressursbruken. Skolestruktur vil selvfølgelig også påvirke ressursbruken. Kommunestyret fastsetter ressursene til grunnskolen i det årlige budsjettet. Skolens ressursbruk er innenfor rammen som er gitt av kommunestyret. 5.3 Problemstilling 3 - Er ressursbruken i grunnskolen i samsvar med statens minimumskrav? Ressursbruken i samsvar med statens minimumskrav Gjennom lov og regelverk setter staten mange spesifikke krav til kommune vedrørende grunnskolen. Gjennom dette prosjektet har revisor forsøkt å få oversikt over kravene fra staten og vurdert de i forhold til løsningen i grunnskolen i Hemne. Dette er ingen absolutt 100% gjennomgang av alle forhold og vi kan heller ikke garantere at vi har oversikt over alle krav som staten stiller. I dette prosjektet har vi ikke avdekket noen forhold der ressursbruken i grunnskolen i Hemne er lavere enn statens krav. Det er altså ikke avdekket ulovlige forhold Områder der ressursbruken er høyere enn statens krav: Kommuneadministrasjon Opplæringsloven 13-1 krever at kommunene har skolefaglig kompetanse i kommuneadministrasjon. Det er ikke krav om egen skoleetat eller skolesjef. I kommuneadministrasjonen i Hemne er det 2 ansatte med skolefaglig kompetanse Rektorer Hver skole skal ledes av en rektor jfr. oppl 9-1, kravet gjelder ikke skoler med 30 elever eller mindre. Svanem og Stamnesdalen ledes av rektor selv om skolene har færre enn 30 elever Administrasjonsressurs Det er en særavtale om arbeidstid og ressursbestemmelser for skoleledere i grunnskolen som fastsetter en minimumsressurs til administrasjon for hver skole. Administrasjonsressursen beregnes ut fra en basisressurs avhengig av antall årstrinn med tillegg for hver elev og for timer til spesialundervisning, norskopplæring for fremmedspråklig, morsmålsopplæring og SFO. Ressursen vil variere litt fra år til år og må derfor beregnes hvert år. Vi har sett på beregningen av administrasjonsressurs for hver skole. Ved Svanem skole har rektor 35% stilling for å administrere SFO som er åpen i 22 timer. Det er vedtatt av kommunestyret i sak 135/00. I følge avtale SFS 2201 skal minst 20% avsettes til ledelse av SFO Alle skolene bruker et gammelt oppsett på beregning av administrasjonsressurs som ikke er i samsvar med gjeldende avtale. Vinjeøra, Stamnesdalen og Svanem brukte alle en basisressurs på 20% mens det i følge særavtale skal være på 19%. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 16 av 20

17 Staten fastsetter en minimumsressurs som bør ses i sammenheng med hvilke administrative oppgaver som tillegger skolene. Kommunen skal godkjenne bruken av lederstillinger innenfor tildelt ressursramme jfr. særavtale. Det er ingen rutiner på denne godkjenningen i Hemne kommune. Ved gjennomgang av skolenes beregning fant vi en del avvik fra kravene i særavtalen. Ved Svanem SFO er rektor gitt 15% mer i tid til administrasjon enn minimumskravet i avtalen. Alle 4 skolene hadde ett oppsett på beregningen som ikke er i samsvar med gjeldende avtale, men beregningen resultere bare i små avvik. Beregnet minimumsressurs til administrasjon ved Sodin tilsvarer omtrent den administrative ressursen til rektor og 2 undervisningsinspektører. I tillegg har Sodin en sekretær i 100% stilling som også må betraktes som en administrativ ressurs. Ved Vinjeøra og Stamnesdalen er bare små avvik i mellom skolens beregning og gjeldende avtale Klassedeling Opplæringsloven 8-3 fastsetter minimumskrav for hvor mange elever det skal være i hver klasse. Sodin har 24 klasser, Svanem og Stamnesdalen har 2 klasser og Vinjeøra har 4 klasser dette skoleåret. Klassedelingen er vurdert for alle 4 skolene. Klassedelingen ved Sodin, Svanem og Stamnesdalen er i samsvar med minimumskravene i opplæringsloven. Vinjeøra oppgis å være 4 delt, men ut fra klasselister høsten 2000 og opplæringsloven 8-3 kunne Vinjeøra skole vært 3 delt etter revisors vurdering. Vinjeøra skole har altså 1 klasse mer enn det som er kravet i opplæringsloven Timeplanlegging Timeplanleggingen tar utgangspunkt i stillingsbudsjettet og antall klasser og elever samt behov for særskilt undervisning, morsmålsopplæring, norsk undervisning for fremmedspråklige. Det avsettes timer til rådgivning, seksjonsleder, klasseforstandere, planleggingstid, plangrupper, kontaktlærer elveråd, tilvalgsfag, IT, sosial lærer, tillitsvalgte, leder spes.ped, styrking/gruppedeling osv. Timeplanleggingen er en vesentlig del av styring og ledelse av grunnskolen. Det er viktig med en grundig og solid timeplanlegging for å få utnyttet ressursene slik at det gir best mulig læringsutbytte for elevene og et godt arbeidsmiljø for lærerne. Timeplanleggingen ved en stor skole er litt av et puslespill å få til gå sammen. Ut fra kartleggingen vi utførte ved Sodin fikk vi inntrykk av at ledelsen ved skolen gjorde et solid arbeid med timeplanlegging. En del av timene som avsettes utenom ordinær undervisningstimer er pliktig etter lover/avtaleverk mens andre timer er nødvendig ut fra en helhetsvurdering. I tillegg holdes også noen timer tilbake i timeplanleggingen for å møte nye prekære behov i løpet av skoleåret. Vi har selvfølgelig ikke fått full oversikt over timeplanleggingen i dette prosjektet, men det er indikasjoner på at timetallet i timeplanen ved alle skolene er høyere enn det staten setter som minimumskrav viser også til kap Kvalitet kvalitetssikring i grunnskolen Kvalitet, kvalitetssikring og kvalitetsforbedring er i fokus i all offentlig tjenesteproduksjon også for grunnskolen. Kvalitet kan vel nesten bare måles ved brukerundersøkelser. I dette Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 17 av 20

18 prosjektet er det ikke gjort noe forsøk på å måle eller vurdere kvaliteten på grunnskolen i Hemne kommune. Ressursbruk kan være en indikasjon på kvalitet, men kvalitet vil være betinget av mange andre faktorer enn ressursbruk. Det ingen entydig sammenheng mellom ressursbruk og kvalitet/læringsresultat. Det er mange forhold som påvirker kvalitet/læringsutbytte, men det vil være læreren som er nøkkelen til kvalitet i skolen. Det er samspillet mellom lærer, elev og foreldre som avgjør kvaliteten på opplæringen. Det er kommunens ledelse som må utvikle skolen til å bli en god lærearena. Hemne kommune er i startgropen med iverksette en prosess med kvalitetssikring/-utvikling av grunnskolen. Kvalitetssikring/-forbedring vil alltid være en del av ledelses-/styringsprosessen i grunnskolen. I dette prosjektet har vi ikke gått nærmere inn på temaet kvalitetssikring-/forbedring. Gjennom den kartleggingen og vurderingen som er gjennomført i dette prosjektet har vi ikke funnet noen indikasjoner på at grunnskolen i Hemne har en lavere kvalitet enn det staten forutsetter. Alle vi har hatt samtaler med i forbindelse med prosjektet har vist et stort engasjement for å delta i kvalitetssikring-/forbedring av grunnskolen i Hemne Oppsummering Gjennom arbeidet med dette prosjektet er det ikke avdekket forhold som tilsier at ressursbruken i grunnskolen i Hemne er lavere enn statens krav. Vi har heller ingen indikasjon på kvaliteten på opplæringen er lavere enn normalt. Ut fra revisors vurdering er det enkelte områder der ressursbruken i grunnskolen er høyere enn statens krav. Skolene har slakke i timeplanene i forhold til statens krav. Det medfører at ikke alle timene er pliktig i følge staten og i enkelte tilfeller medfører det at lærere har lavere undervisningstid enn statens minimumskrav. Dette er tilfeller som er prioritert ut fra en helhets vurdering av undervisningstilbudet. Rektor ved Svanem har mer administrasjonstid enn minimumskravet. Klassedelingen ved Vinjeøra er høyere enn statens minimumskrav. Alle skolene har rektor selv om det ikke er krav om rektor ved de minste skolene. 5.4 Generelle vurderinger og kommentarer Når en går dypt ned i et området, vil en oftest finne svakheter og forbedringspotensialer. Ved dette prosjektet er det grunnskolen som settes i fokus. En del av svakheten vil nok være aktuelt for også andre deler av kommuneforvaltningen. Administrasjonen i Hemne kommune har vært organisert etter etatsmodellen i årtider. Stillingen som helse- og sosialsjef ble inndratt for en tid siden. Ved gjennomgangen av dette prosjektet viser det seg at det er har skjedd en del endringer i administrative rutiner og oppgavefordeling som kanskje bør resultere i at den bestående administrative organisasjonsmodellen bør vurderes. Oppvekststyret har nå færre saker til behandling enn tidligere. Flere av oppvekststyrets gamle oppgaver er delegert til administrasjon. Det kan være vanskelig å skape engasjement i utvalget når de har et så lavt aktivitetsnivå. Det kan også være uheldig for rekrutteringen av politikere at så mange politikere er engasjert i et sentralt politisk utvalg med en så liten aktivitet. Ved denne gjennomgangen ble det avdekket at det ved alle SFOèr i Hemne kommune er det avsatt 35% stilling til ledelse av SFO. Avtale SFS 2201 har et minimumskrav på 20% stilling Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 18 av 20

19 til ledelse av SFO. Det kan selvfølgelig være mulig at det faktisk er behov for 35% til ledelse, men det er 15% over minimumskravene. I budsjett 2000 ble lønnsbudsjettet til grunnskolen styrket under F-skap/K-styret behandling av budsjettet. Kr av disse midlene ble ikke fordelt mellom skolene før i desember 5.5 Høring Foreløpig rapporten er sendt til rådmann for å få bekreftet eller evt. korrigert faktaopplysningene i rapporten. Rådmann har ingen merknader til rapporten. Rådmann vedlegger sitt svar kommentarer fra skolesjef og rektorene. Revisor har gjennomgått og vurdert kommentarene fra skolesjef og rektorene og det fremkommer ingen vesentlige nye faktaopplysninger som påvirker revisors vurderinger og konklusjoner. Skolesjef og rektorene har noen merknader til revisors vurderinger. Revisor ser det som svært positivt at skolesjef og rektorene har hatt en grundig gjennomgang av rapporten. Revisor synes det har vært en god dialog mellom skolesektoren og revisor i arbeidet med denne rapporten. Både skolesjef og rektorene har vært positiv og imøtekommende på alle forespørsler fra revisor. Det er vel helt naturlig at skolesjef og rektorene har kommentarer til revisors vurdering og at dem kan ha en litt annen oppfatning av enkelte forhold enn revisor. Merknader til revisors vurdering kommenteres ikke her. Revisor betrakter det som skolesjef/rektors syn. Noen av opplysningen som kommer fra skolesjef/rektor, er nå innarbeidet i rapporten og de nevnes nedenfor. Skolesjefens kommentarer Kommentaren på at oppvekstetaten omfatter også PPT er innarbeidet i rapporten. Det er ingen andre nye faktaopplysninger. Skolesjefen orienterer om nye budsjettkontrollrutiner fra Det er positivt at budsjettkontroll rutinene kommer i faste former igjen fra Revisor kommenterer nærmere skolesjefens merknader til revisors vurderinger. Kommentarer fra rektor ved Sodin Rektor bemerker at det er brukt feil elevtall for Sodin i tabellene. I rapporten er det bruk 501 elever ved Sodin mens det i GSI rapporten for 2000 er 517 elever. Antall elever vil variere, det er spesielt store variasjoner i Hemne på grunn av flyktningemottaket. Elevtallet sammenholdes med tall fra regnskapet for å vise en kostnad per elev. Grunnlaget for budsjett 2000 må bygge på et elevtall forrige høst, høsten 1999 mens grunnlaget for timeplanleggingen er elevtall våren 2000 med de kjente prognosene og det er det elevtallet som skal bestemme bl.a. klassedelingen. Mens faktisk elevtall ved skolestart er et annet og elevtallet ved registrering til GSI i oktober kan også være endret. Hvilke elevtall som er mest korrekt å benytte er det vanskelig å si, kanskje ett snitt av disse tallene ville være mest representativt. Elevtallet ved Sodin i følge GSI de tre siste skoleårene: 1998/ / / Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 19 av 20

20 GSI registreringen er offentlige elevtall og revisor vurderer det som greit å bruke disse tallene. Elevtallet i tabellene er nå justert i samsvar med GSI-data. Rektor bemerker at det kan være mer vanlig å vurdere elever per lærerstilling enn elever per samlet årsverk i skolen jfr. tabell 2 i kap Hvilke verdier som sammenlignes er ikke det viktigste, men at det som sammenlignes er sammenlignbart. Revisor sammenligner samlet årsverk i grunnskolen med SSB tall for gjennomsnittlig antall elever per totale årsverk for landet og det er sammenlignbare verdier. Revisor kommenterer ikke nærmere merknadene fra rektor ved Sodin. Kommentarer fra rektor ved Svanem og Vinjeøra Ingen nye faktaopplysninger og merknadene kommenteres ikke. 6. REVISORS KONKLUSJONER Kommunen har ansvar for grunnskoleopplæringen og må sørge for å legge forholdene til rette slik at opplæringen blir tilfredsstillende. Kommunen har i stor grad frihet til å organisere opplæringen innenfor rammen som er gitt av staten. Rammen fra staten må som hovedregel betraktes som minimumskrav. Denne gjennomgangen viser at Hemne kommune bruker mer ressurser til grunnskole i forhold til elevtallet enn gjennomsnittlig for fylket og landet. Ressursbruken i grunnskolen i Hemne kommuner er på enkelte områder over statens minimumskrav. Revisor har ikke funnet noen områder der ressursbruken er lavere enn statens krav. Ressursbruken er i stor grad et resultat av organisering og ledelse. Hemne kommune har nok muligheter til å frigjøre ressurser fra oppvekstetaten uten at det blir i strid med lover og bestemmelser, men det må alltid vurderes i sammenheng med hvilken kvalitet og mål som ønskes for grunnskolen. Gjennom dette prosjektet har vi avdekket noen svakheter med organiseringen og ledelsen av grunnskolen i Hemne og vi kan vel si at kommunen har et forbedringspotensiale på disse områdene. Oppvekstetaten mangler overordna mål og planer. Kommunen mangler rutiner på tilbakemelding/godkjenning av hvordan budsjettet/ressursene på hver skole disponeres. 7. REVISORS ANBEFALINGER 1. Hemne kommune bør lage en overordna plan, sektorplan/kommunedelplan, for oppvekstetaten som fastsetter overordna mål. 2. Det bør etableres rutiner for rapportering fra skolene til kommuneledelsen hvordan ressursene benyttes. Tilbakemelding bør omfatte i hvor stor grad målene nås i avtale- /regelverk samt kommunale planer. Denne rapportering er i tillegg til den eksisterende budsjettkontrollen. Registrerte data i GSI bør benyttes til denne ledelsesstyringen. 3. I økonomiplan-/budsjettprosessen bør de økonomiske rammene ses i sammenheng med krav i regel-/avtaleverk, og avvik bør synliggjøres. 4. Hemne kommune bør vurdere den administrative etatsledelse sett i forhold til endringene i den administrativ oppgavefordelingen og myndighetsutøvelsen. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 20 av 20