Tvedestrand kommune Rådmannen

Transkript

1 Tvedestrand kommune Rådmannen Vår ref Deres ref: Saksbehandler Dato Notat 2014/394-19/B00 Pål Frydenberg, Til: Formannskapet og Livsløpskomiteen Rådmannens konklusjon om spesialundervisning og ressurssituasjonen ved Tvedestrand skole i Del 1 Denne oppsummeringen er delt i to deler, hvorav del to som handler om den videre personellmessige oppfølgingen, er unntatt offentlighet, jfr. Off.lova 13,jfr. FVL 13 nr. 1. Del 1 Denne rapporten handler om avvik i spesialundervisningen og de forpliktelser kommunen har etter Opplæringsloven. Rapporten fastslår at Tvedestrand kommune ikke har oppfylt riktig omfang av spesialundervisning, for 13 elever fra skolestart august 2014 til medio november Dette er rådmannens ansvar. Rådmannen vil dypt beklage kommunens svikt overfor elever og foresatte. Rådmannen vil også beklage de unødige tilleggsbelastninger elever og foresatte er blitt utsatt for på grunn av kommunens mangelfulle håndtering av saken. Rådmannen vil påse at alle elever får tatt igjen de manglende timene for perioden august-november i løpet av skoleåret 2014/15. Rapporten viser også at Tvedestrand kommune har utfordringer på systemnivå, blant annet knyttet til internkontroll. Internkontrollen skal fungere slik at faglige og administrative avvik blir fanget opp tidligst mulig, slik at befolkningen får de tjenestene de har krav på. Denne internkontrollen er under forbedring. Tvedestrand kommune omgjorde en stilling våren 2014 til å arbeide med kommunikasjon, beredskap og internkontroll. Internkontrollarbeidet vil bli intensivert og rådmannen vil vurdere behovet for ytterligere satsing på området. Rådmannen har også notert seg at kommentarene til rapporten viser en ulik forståelse av ansvarsfordelingen mellom enhetsleder og rektor på denne skolen. Rådmannen vil derfor foreta en gjennomgang av ansvarsfordelingen mellom enhetsleder og rektornivået generelt. n ål denb rådmann

2 Tvedestrand kommune Rådmannen Vår ref 2014/394-17/B00 Deres ref:saksbehandlerdato Øyvind Johannesen, Notat Til: Pål Frydenberg Rådmannens rapport om spesialundervisning og ressurssituasjonen ved Tvedestrand skole i 2014 Bakgrunn Rektor ved skolen har siden budsjettet for 2014 ble lagt frem i november 2013 hevdet at skolen får tilført for lite ressurser til å gjennomføre forsvarlig undervisning etter opplæringslovens bestemmelser. Enhetsleder for Tvedestrandsskolen og rådmann har hevdet at det er tilstrekkelig med ressurser til å gjennomføre forsvarlig undervisning etter opplæringsloven, og at det kan gjennomføres med god organisering av undervisning innenfor de budsjettrammene som Tvedestrand skole har fått gjennom kommunestyrets budsjettvedtak. Denne diskusjonen har foregått gjennom hele Rådmann gjennom enhetsleder for Tvedestrandskolen har gjennomført ulike møter, både uformelle og formelle, og det er iverksatt flere tiltak for å avklare situasjonen ved Tvedestrand skole frem mot sommeren Det har også vært direkte møter mellom rådmann og ass. rådmann med rektor og enhetsleder hver for seg. Etter skolestart høsten 2014 varslet rektor ved skolen den rådmannen (vedlegg 1) om det han mente var brudd på opplæringsloven p.g.a. manglende ressurser (personell) til å gi elevene de spesialundervisningstimene som elevene hadde krav på. Saken endte opp med at rådmann, ass. rådmann, enhetsleder og rektor ved skolen hadde møter den og for å avklare situasjonen. Rådmannen besluttet da at det skulle innhentes fakta som skulle belyse status ved Tvedestrand skole på: Spesialundervisningen Ressurssituasjonen Rektor ved skolen og enhetsleder fikk frist til med å komme med nødvendig dokumentasjon vedørende disse punktene. Rektor ble også bedt om å gi tilbakemelding på hvilke prioriteringer han hadde gjort ved skolestart, og plan for bruk av de 2 årsverkene som fremkom som ledige innenfor budsjettrammene i august 2014, og som ble lyst ut i begynnelsen av september 2014.

3 Side2 av 2 I forbindelse med kvalitetssikring av faktadelen har det også vært møter i november 2014 mellom rådmann Pål Frydenberg/ass. rådmann Øyvind Johannesen og rektor John H. Johansen, samt med enhetsleder Elisabet Christiansen. Ass. rådmann har også hatt møte med konsulent Gunn Olsen ved enhetsleders kontor. Mottatt dokumentasjon Fra enhetsleder har rådmannen mottatt flere e-poster mellom henne og rektor fra januar 2014 til slutten av oktober 2014, samt ulike stillingsoversikter enhetsleder har mottatt fra rektor våren/sommeren Rådmannen har også mottatt noen e-poster i mai 2014 mellom konsulent og rektor, samt referat fra rektormøte den Rådmannen har også mottatt fra enhetsleder kopi av tre ulike utlysninger av stillinger ved skolen. Fra rektor har rådmannen mottatt: 7 e-poster datert , , , , og (2 stk) som omhandler ressurssituasjonen på årsverk i forhold til budsjettrammene. Notat datert om prioriteringer før skolestart august Notat datert om prioriteringer og plan for de nye lærerressursene to stilling 39 timer. Organisering av 1-7 klasse inkl. spesialundervisning i tråd med vedtak og faglige tilrådinger fra januar 2015 innenfor de vedtatte budsjettrammene og ressurser. Oversikt over tildelte timer til spesialundervisning ved Tvedestrand skole og Parkveien pr Arbeidsdeling og fullmakter Ved opprettelse av stilling som enhetsleder for Tvedestrandsskolen (felles for alle skolene) fra ble tidligere rektorer/enhetsledere for hver skole organisatorisk plassert i linje under enhetsleder for Tvedestrandskolen, og fikk funksjonen som rektor. I den forbindelse trakk også rådmannen inn fullmaktene som tidligere rektorer/enhetsledere hadde fått tidligere av rådmannen. Fra har rådmannen delegert sine fullmakter innenfor skoleenheten til enhetsleder. Enhetsleder har videredelegert det faglige ansvaret for organisering av undervisning til hver rektor. Myndighet til å ansette fast og over 6 måneders engasjement ligger nå hos enhetsleder, mens ansettelser i vikariater og engasjement inntil 6 måneder ble videredelegert til rektorene. Rektor fikk også videredelegert anvisningsmyndighet for sin skole. Det å gjøre vedtak om spesialundervisning ble ikke videredelegert til rektor, men alle rektorene skulle utarbeide forslag til enkeltvedtak bygd på sakkyndig vurdering fra PPT i saker som det skulle fattes slike vedtak på av enhetsleder. Tilsvarende saksbehandlings- og utredningsplikt fikk også rektoren ved faste ansettelser og midlertidige ansettelser over 6 måneder.

4 Sale3 av 3 Funn spesialundervisning Rektor forhåndsvarselet i juni 2014 foresatte (11 barn) om at deres barn ville få redusert, nærmere halvert, sine tilrådde timer til spesialundervisning uten at dette var godkj ent av enhetsleder. Gjennomgang av e- poster viser at rektor hadde sendt melding til enhetsleder om dette, men enhetsleder har ikke godkjent en slik utsendelse. Rektors forhåndsvarsler ble sendt utfor enhetsleder hadde fått oversendtforslag til enkeltvedtak fra rektor med individuelle vurderinger av hver elev i de aktuelle sakene, ogfor enhetsleder hadde fattet vedtak om spesialundervisning. Både enhetsleder, ass. rådmann og rådmann gav rektor en skriftlig tilbakemelding om at denne fremgangsmåten ikke var akseptabel. Rektor beklaget i etterkant denne fremgangsmåten, men mente at det måtte sendes ut et slikt forhåndsvarsel etter Forvaltningslovens bestemmelser. Enhetsleder har skriftlig bedt om og purret på rektor for å få forslag til enkeltvedtak på disse 11 elevene før sommeren Rektor leverte forslag til enkeltvedtak for 11 elever til enhetsleder før han tok sommerferie fra den Rektors forslag til enkeltvedtak for disse 11 elevene var fortsatt å halvere antall timer til spesialundervisning i forhold til sakkyndig vurderinger fra PPT ut fra rektors oppfattelse av vedtatte ressursrammer for skolen. Enhetsleders vurdering av rektors forslag til enkeltvedtak var at de var faglig mangelfulle og at vedtak måtte fattes i tråd med sakkyndig vurdering fra PPT. I løpet av juli 2014 omarbeidet enhetsleder sakene som var utarbeidet av rektor, og enhetsleder gjorde vedtak om spesialundervisning for disse 11 elevene i tråd med faglig anbefalinger fra PPT. Enhetsleder var tydelig overfor rektor at disse vedtakene etter hennes vurderinger kunne løses innenfor de vedtatt budsjett- og ressursrammene for skolen. Etter sommerferien er det fattet ytterligere 3 vedtak i tillegg av enhetsleder etter forslag fra rektor. 1 av disse er påklaget og vedtaket gjort om av enhetsleder. Rektorene ved de andre 4 skolene levert fortløpende forslag til vedtak om spesialundervisning i tråd med sakkyndig vurderinger fra PPT til enhetsleder før sommerferien for sine elever. Vedtakene om spesialundervisning og ordinær undervisning er løst innenfor de budsjett- og ressursrammene som disse skolene har fått tildelt. Ansettelsesprosessene ved disse 4 skolene ser ut til å ha blitt gjennomført tilfredsstillende, og stillings-/ressursoversiktene fra de andre 4 rektorene har vært tydelige og tilfredsstillende etter enhetsleders vurdering. Oversikten pr fra rektor ved Tvedestrand skole viser oppsummert følgende vedrørende spesialundervisning: 14 elever har fått fattet vedtak om spesialundervisning. 5 av disse elevene far den spesialundervisningen som det er gjort vedtak om. 9 elever far spesialundervisning, men ikke i det omfang som det er fattet vedtok om; mangler 37,6 timer/uke spes.ped. ressurs. 7 elever er uten vedtak, men med sakkyndig vurderinger fra PPT. 3 av disse elevene far den spesialundervisningen som er anbefalt av PPT. 4 elever far spesialundervisning, men ikke i det omfang som det er anbefalt; mangler 7,9 timer/uke spes.ped. ressurs. 13 elever i Parkveien (alle) er uten vedtak, men med sakkyndige vurderinger fra PPT om 104,5 timer/uke spes.ped ressurs. Disse 13 elevene får den spesialundervisningen som anbefalt av PPT med unntak av 2 timer på en elev (denne differansen er avtalte med foresatte for den aktuelle elev).

5 Side4 av4 Oppsummert: 13 elever med og uten vedtak (henholdsvis 9 og 4 elever) mangler 45,5 timer/uke med spesialundervisning av spes.ped. fra skolestart august Samlet er det gitt sakkyndige vurderinger fra PPT på 89,5 timer/uke for disse 13 elevene. 44 timer/uke er blitt gjennomført fra skolestart i august På spørsmål fra ass. rådmann den hvorfor rektor ikke har utarbeidet saksfremlegg og forslag til vedtak om spesialundervisning til enhetsleder for 13 elever i Parkveien og 7 andre elever pr , var svaret fra rektor at han ikke hadde hatt tid. Det mangler å utarbeide I0P-er for 6 elever ifølge rektor. Det er ikke gitt noen nærmere forklaring på hvorfor disse ikke er utarbeidet av rektor. Funn budsjett- og ressurssituasjonen. De 2 årsverkene som fremkom som tilgjengelige og ledige ressurser i august 2014 fra rektor innenfor vedtatt budsjett- og stillingsramme for skolen, vil ifølge rektor utgjør 39 timer/uke spes.ped. ressurs. Rektor har dokumentert i notat og ved egen oversikt over organisering av undervisningen fra januar 2015, vist at de 2 årsverkene, når de er besatt, vil kunne dekke de manglende spesialundervisningstimene på 45,5 timer/uke. Da løses all vedtatt og anbefalt spesialundervisning av spes.ped. ressurs innenfor skolens samlede årsverksramme på 45,6 årsverk og innenfor skolens budsjettrammer ifølge oversikt fra rektor. Enhetsleder har i begynnelsen av september og i oktober 2014 gitt klar melding til rektor om at undervisningen skulle være på plass for alle elevene. Når ass. rådmann som fungerende rådmann fikk denne informasjonen den , samt resultatet av samtale med rektor den og tilbakemelding fra fylkesmannen, jfr. brev av , ble det gitt klar melding til rektor den om at den manglende spesialundervisningen for de 13 elevene skulle være på plass innen den Dette skulle løses med midlertidige ansettelser i påvente av de fast ansatte tiltrådde stillingene fult og helt først fra januar Dette skjedde i nær forståelse med enhetsleder. Rektor bekrefter ved e-post av at disse 13 elevene vil få et tilbud i henhold til vedtak og sakkyndig vurdering fra PPTfra Det skulle også midlertidige tilsettes slik at elevene fikk tatt igjen de manglende spesialundervisningstimene. Dette blir delvis bekreftet av rektor den Rektor har fått frist til av ass. rådmann med å gi status på dette punktet. Oppsummert Dersom alle årsverkene ved skolen hadde vært besatt i henhold til vedtatt årsverksramme på 45,6 og budsjett for 2014 ved skolestart i august 2014, ville det vært mulig å organisere undervisningen på en slik måte at alle elevene ved skolen hadde fått den spesialundervisningen som var anbefalt av PPT.

6 Side5 av 5 Historikk budsjett- og ressursrammene i Den var det møte med alle rektorene, enhetsleder, økonomileder og ass. rådmann vedrørende årsverksrammene for alle skolene i 2014, jfr. budsjettrammene for Alle skolene hadde den gangen årsverk som lå høyere enn tildelingsmodellen og budsjettrammene gav rom for, vedlegg av For Tvedestrand og V-Sandøya skole var økningen på 2,66 årsverk, fra 45,0 i 2013 til 47,66 i Skolen fikk godkjent en økning på 0,63 årsverk, slik at årsverksrammen i 2014 ble på 45,63 årsverk innenfor vedtatt budsjettramme for Frem til har rektor rapportert at skolen ligger over årsverks- og budsjettrammen for Den rapporterte rektor til enhetsleder at skolen lå 3,4 årsverk over rammen på 45,6 årsverk. Den melder rektor til enhetsleder at skolen ligger 1,2 årsverk under rammen på 45,6 årsverk. Den melder rektor til enhetsleder at skolen ligger 1,7 årsverk under rammen og den melder rektor til enhetsleder at skolen ligger 2,06 årsverk under. Utlysninger som omhandler ledige stillinger ved skolen er lyst ut med søknadsfrist den , og Viser til kopi av utlysningstekster som enhetsleder har oversendt rådmannen. Denne siste utlysningen med søknadsfrist gjelder de 2 årsverkene som ble rapportert av rektor den Rapporteringen fra rektor viser store endringer i ledige årsverk fra til De andre 4 rektorene har meldt inn stabil årsverksoversikt til enhetsleder, slik at ansettelser har vært gjort på et tidspunkt som har gjort at personalet er på plass ved skolestart i august Ressursbruken av assistenter Ressursbruken på assistenter til spesialundervisning ser ut fra de oversiktene som rektor har sendt inn til å være godt innenfor de sakkyndige vurderingene fra PPT og vedtak som er fattet så langt av enhetsleder. Det kan se ut som de ligger over de sakkyndige vurderinger og vedtak som er fattet. Kort oppsummert viser oversikten fra rektor at sakkyndige vurderinger ligger på 99,5 timer/uke, d.v.s. om lag 3 årsverk. Årsverksoversikten fra rektor viser at det er 4,1 årsverk som assistenter ved skolen ekskl. Parkveien og SFO. For Parkveien viser oversiktene at sakkyndig vurderinger ligger på 120,3 timer/uke, d.v.s. om lag 3,5 årsverk. Årsverksoversikten fra rektor viser at det 5,0 er årsverk assistenter i Parkveien. Ressursbruken til administrasjon Kommunestyret har gjennom tildelingsmodellen for skolene vedtatt at ressursene til administrasjon og ledelse for Tvedestrand og V-Sandøya skole skal være 2,0 årsverk (1,0 årsverk som rektor, 0,5 årsverk som inspektør og 0,5 årsverk som kontormedarbeider). Inspektørstillingen er på 100 % men rektor opplyser at 50 % stilling dekker funksjonene som spes.ped.koordinator og IKT-kontaktperson. Rektor har opprettet 3 teamlederstillinger som får 1 undervisningstime hver på 60 minutter til administrasjon, d.v.s. totalt 3 timer; om lag 15 % av disponibel lærerressurs på 19,5 timer/uke pr. 100 % lærerstilling. Rektor har også opprettet 1 teamlederstilling ved Parkveien som får 9,5 undervisningstimer på 60 minutter til administrasjon, d.v.s. om lag 49 % av disponibel lærerressurs på 19,5 timer/uke pr. 100 % lærerstilling. Det betyr at rektor har omdisponert 12,5 timer fra undervisningsressurs til administrasjonsressurs. Hvor mye som er lagt som administrasjonsressurs på SFO-lederen er ikke oppgitt i oversikten fra rektor.

7 Side6 av6 Sluttkommentar Rådmannen har gitt ass. rådmann i oppdrag å utarbeide denne rapporten på vegne av rådmannen. Det har vært et krevende og vanskelig arbeid, med svært mange e-poster, dokumenter og oversikter å sette seg inn i. Det har også vært krevende å prøve å få frem alle fakta i denne rapporten. Rapporten legger ikke opp til å trekke konklusjoner på de enkelte punktene, utover en oppsummering av fremkommet faktaopplysninger. Rektor og enhetsleder ble gitt anledning til å gi en tilbakemelding på denforeløpige rapporten datert I den endelige rapporten er det gjort noen justeringer og endringer i forhold til den foreløpige rapporten på bakgrunn av tilbakemeldinger. På bakgrunn av endelig rapport vil rådmann trekker sine konklusjoner i eget notat. Med hilsen Ovid J annesen åd ann Vedlegg: Vedlegg 1: Varsel datert fra rektor ved Tvedestrand og V-Sandøya skole om brudd på opplæringsloven og uholdbare forhold for elever og ansatte ved Tvedestrand skole Vedlegg 2: Oversikt over tildelte timer spesialundervisning ved Tvedestrand skole og Parkveien pr fra rektor Unntatt offentlig innsyn j_fr.off L 13 ogforv.i. 13. Vedlegg 3: Prioriteringer før skolestart august 2014 Notat fra rektor datert Vedlegg 4: Prioriteringer/plan for de nye lærerressursene to stillinger 39 timer. Notat datert fra rektor. Vedlegg 5: Organisering fra januar Gjennomgang iforhold til budsjett 2014 Oversikt fra rektor datert Unntatt offentlig innsyn jfr. offl. 13 ogforv.l 13. Vedlegg 6: Utlysning av stillinger med søknadsfrist Vedlegg 7: Utlysing av stillinger med søknadsfrist Vedlegg 8: Utlysing av stillinger med søknadsfrist Vedlegg 9: Oversikt stillinger og rammeproblem pr til rektormøte samme dag med ass. rådmann, økonomileder og enhetsleder vedrørende budsjett Vedlegg 10: Bekymringsmelding datert fra leder av PPT.

8 Side7 av 7 Vedlegg 11: Brev datert fra fylkesmannen i Aust-Agder vedrørende kommunens ansvar for å sikre elevenes rett til spesialundervisning. Vedlegg 12: Brev datert fra fylkesmannen i Aust-Agder vedrørende svar på kommunens forespørsel om tilsyn. Vedlegg 13 og 14: E-post korrespondanse mellom rektor ved skolen og ass. rådmann i perioden til Unntatt offentlig innsyn Ifr. off og 13. Vedlegg 15: Brev datert fra Tvedestrand kommune til fylkesmannen i Aust-Agder vedrørende kommunens ansvar for å sikre elevenes rett til spesialundervisning.

9 Tv Kontrollutvalget Tvedestrand kommune v/rådmannen Postboks TVEDESTRAND Vår ref 14/ /VONEBE Dato MELDING OM POLITISK VEDTAK - SAKSBEHANDLING KNYTTET TIL SPESIALUNDERVISNING Tvedestrand kommune - kontrollutvalget behandlet i møte sak 21/14. Følgende vedtak ble fattet: Vedtak i Tvedestrand kommune - kontrollutvalget Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Kontrollutvalget ber om ny orientering fra rådmannen i lepet av våren 2015 om effektuering av enkeltvedtak om spesialundervisning. Kontrollutvalget kommer tilbake til rådmannen med denne forespørselen i forkant av ett av møtene i kontrollutvalget våren Med vennlig hilsen Benedikte Vonen Sekretær for kontrollutvalget Vedlegg: Samlet saksfremstilling Kopi: Postmottak renzark Telefon E-posl: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: Postboks postmottak@temark.no BO

10 Tv Kontrollutvalget Sak nr. 21/14 SAKSBEHANDLING KNYTTET TIL SPESIALUNDERVISNING Arkivsaksnr.: 14/763 Arkivkode: 047 Møtedato: Saksbehandler: Benedikte Vonen Behandling 21/14 Tvedestrand kommune - kontrollutvalget Forslagtil vedtak Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Kontrollutvalget ber om ny orientering fra rådmannen i løpet av våren 2015 om effektuering av enkeltvedtak om spesialundervisning. Saksopplysninger Kontrollutvalget er gjort kjent med en varsling om at det systematisk skal ha blitt unnlatt å effektuere enkeltvedtak om spesialundervisning ved Tvedestrand skole. Per slutten av oktober har skolens rektor ifølge intervju på osten.no påstått at det er 12 barn ved denne skolen som ikke får den spesialundervisningen de har fått kommunalt enkeltvedtak om. Rektor skal ha uttalt til pressen at situasjonen har blitt slik fordi det ikke har fulgt tilstrekkelig ressurser med enkeltvedtakene om spesialundervisning fra kommunen sin side. Enhetsleder har svart på dette med å si at ressursene som er gitt bør organiseres på en annen måte. Parallelt med denne uenigheten skal det altså ifølge påstanden være 12 elever som har fått enkeltvedtak om spesialundervisning, som ikke har fått denne tjenesten. Kontrollutvalget ber om at rådmannen orienterer om sakens faktiske forhold i møtet. Vurderingfra sekretariatet Det er viktig at kontrollutvalget ikke går inn i enkeltsaker og dermed kan bli oppfattet som et klageorgan for tjenestemottakere som mener de ikke har fått et vedtak eller mottatt tjenester de mener å ha krav på. Klageorganet for slike saker er bestemt av forvaltningsloven 28 og opplæringsloven Saken det her vises til, kan likevel vise seg å være av interesse for kontrollutvalget, da den stiller spørsmål ved om den systematiske saksbehandlingen av denne typen saker tilfredsstiller kravene i lovverket. Opplæringsloven viser at det er kommunen som skoleeier som er ansvarlig for å sikre at kravene i lov og forskrift oppfylles, og at det stilles de nødvendige ressurser til disposisjon for at kravene skal kunne oppfylles. Videre krever denne bestemmelsen at kommunen har et forsvarlig system for vurdering av om kravene i Sak 21/14 Side5 av 10

11 opplæringsloven overholdes, og et forsvarlig system for å følge opp resultatene av denne vurderingen. Sak 21/14 For å kunne vurdere om denne saken er av så generell karakter at det er naturlig at kontrollutvalget iverksetter tiltak, bør kontrollutvalget få rådmannens orientering om de faktiske forhold i saken. Kontrollutvalget kan så i ettertid avgjøre om de ønsker å forfølge saken videre eller ikke. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget følger opp situasjonen i fortsettelsen, gjennom å få en ny orientering om effektuering av enkeltvedtak om spesialundervisning i løpet av våren Side6 av 10