Referat styringsgruppemøte etablering av «Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS» 12/04-19.

Transkript

1 Referat styringsgruppemøte etablering av «Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS» 12/ Deltakere fra Styringsgruppen: Kommunalsjef Eirik Heggemsnes, Molde Assisterende rådmann Bjørn Sletbakk, Tingvoll Rådmann Torill Hovdenak, Rauma Kommunalsjef Geir Gönsz, Aukra Rådmann Birgit Eliassen, Gjemnes Teknisk sjef Eilif M. Lervik, Sunndal Administrasjonssjef Per Sverre Ersvik, Hustadvika Tillitsvalgt Lisa Nagell Pedersen, Fagforbundet Gjemnes Øvrige deltakere: Bjerke Prosessledelse ved Jan Gaute Bjerke Molde brann og redning ved Alf Magne Smørholm, Trygve Lennavik og Jon Børge Horneland Molde kommunes økonomiavdeling ved Kurt Magne Thrana og Nils Ingar Drøpping Oppstart Eirik Heggemsnes åpnet møtet, ønsket velkommen og gikk gjennom dagsorden. Det ble kort orientert om Hustadvikas status i det videre arbeidet. Betydningen av kommunesammenslåingen til nye Molde ble videre drøftet. Ved oppstartsdatoen utgjør tre av dagens kommuner en ny kommune. Dette får betydninger for utforming av dokumentasjon og kommunestyrevedtak. Det er mulig for nye Molde kommune å gjøre nødvendige formelle vedtak på slutten av Etablering av selskapet må vedtas av dagens deltakerkommuner. Det er ikke ønskelig at kommunene som ikke inngår i nye Molde må gjøre samme vedtak to ganger. Ift etablering av selskap så må det være like vedtak i alle deltakerkommunene. Det sees nærmere på dette ved behandling av dagens saker. Behandlede saker Gjennomgang og videre behandling av tidligere oppsatte saker: 13/19 Økonomi Det ble i forrige møte i styringsgruppen gjort følgende vedtak: Prosjektleder får i oppdrag å sørge for at relevante økonomiske forhold for etablering av IKSet beskrives på en slik måte at styringsgruppen for etablering kan ta stilling til dette på neste møte. Det skal etableres en økonomigruppe med deltagelse fra ansvarlige personer i berørte økonomiavdelinger for å utarbeide et slikt felles økonomigrunnlag. Medlemmene i styringsgruppen tar med til egen organisasjon at det nå kommer en bestilling fra prosjektleder som må prioriteres høyt. Alf Magne Smørholm orienterte innledningsvis om arbeidet som er gjort etter forrige møte. Deretter gjennomgikk Nils Ingar Drøpping økonominotatet som er utarbeidet i samarbeid med økonomiavdelingene i alle deltakerkommunene. Blant det som er kommet fram er verdier på bygg, båt, kjøretøy og utstyr, samt gjeld knyttet til disse. Anslag på kapitalkostnader er gjort ut fra dette. Videre er leiekostnader for bygg og kostnader for støttefunksjoner for nytt IKS belyst. Det er gjort

2 anslag for et fellesbudsjett for samarbeidet. Dette er det beste tallet tilgjengelig, selv om det ikke er 100% riktig. Det kom innspill om at det er en utfordring at kommunene er underdimensjonert i dag. I tillegg er kostnader ført ulikt. Det kom også kommentarer om at kostnadene sannsynligvis vil bli høyere enn presenterte tall. Det kan være utfordrende å få synliggjort alle reelle kostnader. Erfaringer fra andre etableringer er imidlertid at stordriftsfordeler likevel vil slå inn på sikt. Økonomi presenterte videre ulike fordelingsmodeller for samarbeidets medlemsinnbetaling ift folketall og eventuelt en fordeling med en fast andel pr. kommune. Andre avklaringer som må gjøres ift økonomi er blant annet om feierområdet skal være egne selvkostområder per kommune, samt hvilken betydning samarbeidet får for Romsdal IUA I den videre diskusjonen i styringsgruppen framkom følgende: - Feiertjenesten bør inngå i selskapet og faktureres kommunene. Kommunen står fritt til å kreve inn avgift i egen kommune etter selvkostprinsippet. - Fordeling av utgiftene etter folketallet slår uheldig ut for Molde kommune. Situasjonen blir bedre når vi ser på nye Molde kommune. - I styringsgruppen har flere oppfattet det slik at det hele vegen har vært forutsatt en fordeling etter folketall. En annen fordelingsnøkkel kan slå ut negativt når etableringen skal vedtas. - Det er viktig å få fram for kommunestyret hva kostnadene blir ved etablering av nytt selskap, også for Molde / nye Molde. - Sammenlagt for kommunene som inngår i nye Molde utgjør ikke fordeling av kostnader etter folketall store utslag. - Det er oppfattet at det på møter i mars og mai i 2018 er utrykt at Molde kommune aksepterer en fordeling etter folketall. - Ny utforming av selskapsavtalen legger opp til at kun etterslep på kompetanse skal dekkes inn av den enkelte kommune ved oppstart av selskapet. - Det er viktig med en økonomisk fordelingsmodell som blir forsvarlig for alle kommuner. Også vesentlig å få belyst behovet for framtidige investeringer som grunnlag for vedtak. Plan for dette ønskes framlagt. - Alf Magne Smørholm orienterte om at det kan være aktuelt med en 20-års plan for investeringer, der rullering av materiell sees i et helhetlig perspektiv. - Trygve Lennavik orienterte om at det er relativt mye gammelt og utrangert materiell, noe som tilsier at en vesentlig del av investeringene må gjøres de første årene. - Heggemsnes lanserte en endring til en 90/10- modell (fordeling folketall/fast del) vil være en rettferdig tilnærming, blant annet i forhold til dekking av etterslep og investeringsbehov i øvrige kommuner. Molde står muligens ikke foran de største investeringsbehovene. - Skisse til investeringsplan for oppgradering av materiell er viktig for lånerammen. - Det må være en plan for oppgradering og oppbygging av nytt brannvernsamarbeid over tid. - Det kom innspill om at man nå skal være svært forsiktig med å endre prinsipper og føringer som alt er lagt. - For å få saken gjennom kommunestyret i Molde kan kostnadsøkning ved kun fordeling etter folketall være problematisk. 90/10-modellen er derfor ønskelig. - Økonomimodellene gir relativt større utslag for en del øvrige kommuner med lavere folketall. Det ble ikke landet fordelingsmodell. Styringsgruppen ber om at forslag til investeringsplan utarbeides som grunnlag for videre drøfting på neste møte i styringsgruppa. Vedtak: Prosjektleder får i oppdrag å utarbeide et utkast til investeringsplan som framlegges til neste møte i styringsgruppen.

3 9/19 Forslag til selskapsavtale og eierstrategi Tidligere utsendte oppdatert utkast til selskapsavtale ble gjennomgått. Utkastet er betydelig justert etter kommentarer ved forrige møte, samt innspill fra økonomi. Følgende ble kommentert til selskapsavtalen i dette møtet: - Det kom forslag om at det kan lages 2 selskapsavtaler (en overgangsavtale og en med gyldighet fra ) som begge vedtas i alle kommunene utenom de som skal utgjøre nye Molde. For nye Molde kan da den endelige avtalen vedtas på første kommunestyremøte for den nye kommunen mot slutten av Styringsgruppen mente dette var en interessant tilnærming som det skal sees nærmere på til neste møte. Det må avklares juridisk om dette blir formelt vanskelig i forhold til registrering i Brønnøysund. - Konsekvensene for Aukra ift pkt 2-3 ble drøftet. Dette må avklares nærmere med Aukra kommunen. - Pkt. 3-1: ang. selskapskapitalen så må det gjøres vedtak i kommunen om innbetaling av denne sammen med vedtak om opprettelse av selskapet. - Tidspunkt for kommunenes innbetaling må tilpasses i forhold til likviditeten i nytt selskap : Molde kommune må ta stilling til om øvingsanlegget skal eies av selskapet : Dette punktet justeres ift nye Molde i den andre versjonen av selskapsavtalen : Er det behov for klarere instruks for valgkomiteen i selskapsavtalen? Styringsgruppen kom fram til at det skal overlates til representantskapet å lage instruks for valgkomité : Det kom innspill om at rep.skapets leder skal ha møterett i styrets møter. Dette ble møtt med kommentarer om at det nå må etableres et selskap med klare og tydelige skiller mellom ulike roller og ansvar. Det er ikke stemning i styringsgruppen for å gjøre endringer på dette. - Møtebøker sende deltakerkommunene (ved rådmann strykes) : Lånerammen må ikke være så lav at selskapsavtalen må tilbake til kommunestyrene innen få år. Det er uproblematisk med høy ramme ettersom alle investeringer skal godkjennes gjennom økonomiplan og budsjett-prosesser. Biler og utstyr har avskrivningstid på 10 og 20 år. Kapitalkostnadene blir derfor høge. Det foreslås en justering i selskapsavtalen til 100 millioner NOK. Skisse til investeringsplan kan gi grunnlag for å se på denne rammen på nytt : Det må sees nærmere formuleringene om pensjonsutgifter ved utredelse. Økonomiavdelingen i Molde får ansvar for å få på plass en formulering som blir riktig : Pkt. 3-2 må også nevnes her. Formuleringen endres til kapittel 3. - Det er behov for bedre beskrivelse av utvidelse av selskapet. Økonomiavdelingen i Molde ser på en formulering her. Videre ble oppdatert forslag til eierstrategi behandlet. Følgende ble kommentert: - Hustadvika må fjernes fra oversiktskartet - Pkt 1.3 må sees i sammenheng med det som står i selskapsavtalen. - Pkt. 3.1: Det er ikke behov for å være så konkret til hva bufferen i fond skal benyttes til. - Harmoneringsmodellen utgår. - Det kom innspill om det bør være en mulighet for tidlig administrativ dialog med kommunene i forhold til budsjettprosessene. Det kom forsalg om at det skal sees på innbaking av noen formuleringer om dette i eierstrategi f.eks. i form av budsjettseminar. Det ble kommentert at det ikke bør være en detaljert beskrivelse av dette i eierstrategien. Styringsgruppen landet på å la eierstrategien stå uten tilføyelser omkring dette. Vedtak Kommentarer, innspill og signaler fra styringsgruppen følges opp som referert over. Oppdatert selskapsavtale og eierstrategi gjennomgås på neste møte.

4 2/19 Prosjektplan og framdriftsplan - Gjennomgang og justering av fremdriftsplan Fremdriftsplanen må justeres noe ift nye oppsatte møter. På møtet 8. mai skal alle bestillinger kvitteres ut. Det er behov for et ekstra møte før dette, blant annet for å lande økonomiske forhold. Det ble derfor satt opp et ekstra møte 30. april fra kl 08:30-11:00. Prosjektleder sender ut outlook-innkalling til dette møtet. Det er også satt opp et møte 12. juni. Dette er tenkt som en reservedato som brukes ved behov. 10/19 Felles beslutningsgrunnlag for likelydende vedtak Oppdatert saksframlegg med tilhørende prosjektrapport, begge dokument utsendt i forkant av møtet, ble gjennomgått. Det kom fram følgende innspill til justeringer av prosjektrapporten (statusrapporten): - Det må gjøres noen justeringer ift økonomi. Hver kommune må gjøre økonomiske vurderinger i sitt saksframlegg. Modellen for kostnadsfordeling må inngå i prosjektrapporten. - Pkt 2: Økonomiske fordeler vil ikke være til stede ift dagens situasjon, men ift framtidige krav. Dette må komme tydeligere fram i alle dokument. Hva oppnås? Utdypes. Også beskrive tydeligere gevinster ift kvalitet på tjenestene. - Få inn beskrivelse av at det har vært innleid prosessveileder. (pkt a.) - Mangler et komma pkt. b. - Betaling av etterslep ift kompetanse skal skje i tråd med kompetanseplan og at kursing gjennomføres. - Pkt. e. ang. pensjon må sees nærmere på. - Ift virksomhetsoverdragelse så er det en rettighet om å beholde grunnlønn. Ikke samme rettighet ift vaktgodtgjøring. Det er startet en prosess sammen med personalavdelingen i Molde for å se på lønnsharmonisering / ansattes rettigheter. - Beskrivelse i pkt j. bør sees på bl.a. ift ny kommunelov. Kan sammenfattes med pkt. k. - Hustadvika tas ut av tabell (og event. andre steder kommunen er nevnt) Det kom videre fram følgende innspill til justeringer av vedtaks-teksten: - Det ble reist spørsmål om det skal være to utgaver av selskapsavtalen i vedtaket? Kan stiftelsen utsettes til etter at nye kommuner er på plass uten at fremdriften blir lidende? Kan nye Molde innlemmes etter reglene for utvidelse av selskapet? Disse spørsmålene avklares nærmere i samråd med juridisk kompetanse til neste møte. Vedtak Kommentarer, innspill og signaler fra styringsgruppen følges opp som referert over. Prosjektrapport og oppdatert saksframlegg behandles på neste møte.

5 Nye saker oppsatt for første gang på dette møtet: 17/19 Eventuelt Ingen nye saker ble tatt opp under eventuelt. Mye dokumentasjon er utarbeidet og utsendt til styringsgruppen til orientering. Styringsgruppen ble oppfordret til å sette seg inn i denne. Molde 12. april 2019 Jon Børge Horneland Referent