Sjekkliste SLIK FORETAR DU EN VELLYKKET FLYTTING AV BEDRIFTEN DITT

Transkript

1 Sjekkliste SLIK FORETAR DU EN VELLYKKET FLYTTING AV BEDRIFTEN DITT

2 Denne listen gir deg en påminnelse om alt du må gjøre før, under og etter flyttingen. Hvis du planlegger flyttingen godt og alt går etter planen, kan bedriften din være operativ gjennom hele prosessen. Det er lurt å forberede flyttingen grundig og god tid i forveien. Når du planlegger en flytting, bør du utnevne en person som skal være ansvarlig, utarbeide en tidsplan og en oppgaveliste for alle som er involvert, sette opp budsjettet og informere de ansatte om flyttingen. Tydelig kommunikasjon er avgjørende under en flytting ettersom du, i tillegg til dine ansatte, må sørge for at alle eiendeler overføres problemfritt og trygt. Etter flyttingen er det en god idé å begynne med å sjekke at utstyret fungerer og utarbeide regler for skikk og bruk på kontoret med de ansatte og IT-støtte. Bare følg denne sjekklisten, og før du vet ordet av det, er du klar til å arrangere innflyttingsfest i de nye kontorlokalene.

3 FØR Sørg for at ledelsens beslutning om flyttingen, samt tidsplanen og alles roller i prosessen, blir videreformidlet til alle i god tid. I Technopolis 20 næringsområder er det alltid noen som er på flyttefot: Det er mer enn 1000 flyttinger hvert år. Dra nytte av flere tiårs erfaring og de beste En stor del av flyttekostnadene er knyttet til planleggingen av kontorlokalet. Kontordesignveiledningen hjelper deg å utforme et kontor som tar hensyn til alles forskjellige arbeidsmåter. 1. VELG EN PERSON SOM SKAL VÆRE ANSVARLIG, SOM > > kan ta avgjørelser og holde alt under kontroll > > er flink til å motivere og engasjere andre > > har gode kommunikasjonsevner > > forstår behovene til de forskjellige gruppene av ansatte > > ved behov kan danne en flyttegruppe bestående av representanter fra forskjellige enheter > > kjenner virksomheten inn og ut > > holder seg til budsjettet 2. UTARBEID TIDSPLANEN OG EN SJEKKLISTE > > Angi datoene som er relevante for flyttingen og som vil påvirke planleggingen av flyttingen > > Den nøyaktige flyttedatoen > > Når leieavtalen utløper > > Når de nye lokalene inntas delvis/helt > > Diskuter tidsplanen med tjenesteytere, og finn ut om det vil ha innvirkning på tidsplanen om du overfører noen av tjenestene > > Sjekk om det er mulig å ta en pause i driften, og i så fall, hvor lenge > > Utarbeid en sjekkliste der alle flytterelaterte oppgaver har en tydelig start- og sluttid 3. VURDER BUDSJETTET NØYE, OG IKKE GLEM > > Husleien og depositumet > > Eiendomsrelaterte utgifter (avfallshåndtering, vann, luftkondisjonering, renhold osv.) > > Andre tjenestekostnader (porto, møter, telekommunikasjon osv.) > > Skatter og forsikringer > > Utgifter til fagfolk (juridiske tjenester, oversettingstjenester osv.) > > Miljø- og sikkerhetsvurderinger > > Arbeidsmiljøplanlegging, oversikt over lokaler og møbler samt endringer som er gjort i lokalene > > Møbler og tilbehør (kjøp, installerings- og flyttekostnader) > > Informasjonsteknologi (oppgradering av maskinvare og programvare, kabling, flyttekostnader osv.) > > Tilbakestille de gamle lokalene, plikt til å tilbakestille de nye lokalene > > Sikkerhet (utstyr, endring/installasjon av utstyr, sikkerhet under flyttingen) > > Kostnader for resirkulering og avfallshåndtering knyttet til flyttingen > > Personalkostnader (rekruttering, kompensasjon ved oppsigelser, kilometergodtgjørelser, flytting osv.) > > Trykking av nye brevpapirer, visittkort og invitasjoner > > Nettstedoppdatering Merk! Be om tilbud på tjenester og produkter god tid i forveien 4. SØRG ALLTID FOR TYDELIG KOMMUNIKASJON OM > > Pass på at de ansatte god tid i forveien blir informert om ledelsens beslutning om å flytte og årsakene til flyttingen > > Lag en kommunikasjonsplan som en del av flytteplanen, og arranger både formelle og uformelle møter for å diskutere flyttingen > > Bruk forskjellige kanaler slik som e-post, intranett, Yammer/Facebook og plakater for å informere alle om tidsplanen. > > Utarbeid en informasjonspakke om de nye lokalene til de ansatte > > Sørg for at alle kunder og samarbeidspartnere vet hvor bedriften din skal flytte og når

4 1. LED GRUPPEN DIN UNDER > > Sørg for at IT-spesialister er tilgjengelige, og sjekk tidsrammen for testing og andre oppgaver > > På flyttedagen må du minne alle deltakere på hvilke oppgaver de har og tidsplanen > > Sjekk at de riktige personene overvåker flyttingen både i de gamle og de nye lokalene, og finn ut om dere trenger ekstra sikkerhet > > Informer de som har fri om de praktiske tiltakene > > Sørg for at uønskede ting blir kastet 2. RESIRKULER PÅ RIKTIG MÅTE > > Pass på at alt avfall håndteres på riktig måte > > Ha minst følgende søppelkasser ved de gamle og nye lokalene: > > Emballasjeavfall > > Farlig avfall > > Sikre avfallsbeholdere for konfidensielt materiale > > Papir og kartong > > Restavfall 3. STYR LOGISTIKKEN > > Sørg for tildeling av nøkler og koder > > Gi flyttebyrået kjørebeskrivelser, og forklar hvor de skal laste og losse > > Sjekk om nødvendig sikkerheten langs kjørerutene Ligger serveren i bøttekottet og brannmuren i vinduskarmen? Lagre dataene dine i en nettsky, og pass på at du bruker plassen så effektivt som mulig.

5 1. UTFØR EN OPPFØLGINGSKONTROLL > > Organiser en inspeksjon med alle parter som var involvert i flyttingen > > Sjekk at det gamle kontoret er rent og klart til overlevering > > Sjekk at alt fungerer på det nye kontoret (møbler, belysning, utstyr osv.) > > Sjekk at de ansatte vet hvordan de skal bruke de nye lokalene, møblene og utstyrt, og be om nødvendig leverandører stikke innom kontoret på nytt ETTER 2. FINN DERE TIL RETTE I DE NYE LOKALENE > > Utarbeid regler for skikk og bruk på kontoret samme med de ansatte: bestillingspraksis, stillerom, regler for rengjøring osv. > > Arranger en innflyttingsfest for ansatte og kunder > > Takk alle for innsatsen, og ta en velfortjent ferie. Kos deg på det nye kontoret, og la vår profesjonelle konferansetjeneste organisere festen for deg. Du kan enkelt bestille alle møterom hos Technopolis via tjenesten MyTechnopolis. CONTACT US: info@technopolis.fi