Veien til ISO-sertifisering. Triangel sin 10-trinns gjennomføringsmodell

Transkript

1 Veien til ISO-sertifisering Triangel sin 10-trinns gjennomføringsmodell

2 Innhold Innhold... 2 ISO - døråpner for nye marked... 3 Sjekk om din bedrift er klar for ISO-sertifisering... 4 Verdien av ISO-sertifisering... 5 Kort om ISO-standardene... 6 Bransjer trinns gjennomføringsmodell Fokus fra ledelsen - gjennomgang/avklaring strategi Definer kontekst - Hvem samhandler vi med? Kartlegg og beskriv verdikjede og prosesser Vurdere risiko og muligheter Etablere kvalitets- og miljømål Etablere nødvendige driftsprosedyrer Etablere system for avvik / hendelserapportering Interne revisjoner og ledelsens gjennomgåelse Implementering / Opplæring / Medarbeiderinvolvering Sertifisering Utleie av kvalitetsleder og rådgiver Ledelsessystemet minledelse Fordeler Kundeuttalelser og referanser Våre rådgivere Triangel som din leverandør Hei! I denne guiden vil du få et raskt innblikk i hvordan du enkelt kommer frem til en ISO-sertifisering. Vi bistår deg gjerne i denne prosessen. Ta kontakt med oss. Med vennlig hilsen Geir Brigt Hoff, CEO

3 "ISO - døråpner for nye marked" Vi ser at ISO-sertifisering er et kvalitetsstempel og en trygghet for store kunder som setter høye krav til sine underleverandører. Samtidig ser vi at det er lettere å levere anbud med ISO-sertifisering. I tillegg er det en anerkjennelse og bekreftelse på at styringssystemet er i samsvar med internasjonale krav. Tom Borthen, Braathen Landskapsentreprenør

4 Kan ISO-sertifisering være aktuelt for deg? Sjekk om din bedrift er klar for ISO-sertifiering Bedriftens strategiske retning er definert Du kjenner dine kunder, leverandører, ansatte og andre samarbeidspartnere Tenker gjennom muligheter og trusler før du iverksetter Kontroll - eller ikke? Vi hjelper deg med deler eller hele prosessen! Tar lærdom av eventuelle feil som gjøres Ansvar og roller er tydelig definert Du kjenner «pulsslagene» i bedriften Ledelsen er aktivt engasjert for å utvikle bedriften Har en brukervennlig IT-løsning som støtter opp om ditt ledelsessystem

5 Verdien av ISO-sertifisering mintimeliste fra Triangel gir deg full kontroll på alle timer og prosjekter Et gyldig bevis på at ditt ledelsessystem er iht. til internasjonale krav Uansett hvilken størrelse din bedrift har, så møter dere stadig økende krav til lønnsomhet og kvalitet. En ISO-sertifisering bidrar til å holde et gitt kvalitetsnivå og gir bedriften et konkurransemessig fortrinn. De bedriftene som kan vise til en sertifisering inngir tillit i den forstand at deres produkter og tjenester skapes og leveres i henhold til gitte krav. En sertifisering av styringssystemet er et bevis på at bedriften jobber aktivt for å møte de høyeste kravene til kvalitet. Dette medvirker til å skape trygghet for kunden og øke kundetilfredsheten. Risikoen for feil og avvik og andre uheldige hendelser reduseres, hvilket betyr høyere effektivitet og lavere kostnader. En sertifisering av styringssystemet er et bevis på at bedriften jobber aktivt for å møte de høyeste kravene til kvalitet Dette skaper trygghet for kunden og øker kundetilfredsheten Støtter vedvarende forbedringer av kvalitet, miljø og sikkerhet Beviselig kontroll, kvalitet og sikkerhet overfor kunder Periodisk revisjon utført av en tredjepart sikrer at hele styringssystemet blir evaluert og fulgt opp Forbedrer medarbeidernes delaktighet Styrker risikohåndteringen

6 Kort om ISO-standardene mintimeliste fra Triangel gir deg full kontroll på alle timer og prosjekter ISO 9001 ISO ISO ISO Ledelsessystem for kvalitet Ledelsessystem for miljø Ledelsessystemer for informasjonssikkerhet Ledelsesystem for arbeidsmiljø Ivaretar og sikrer bedriftens fokus på kunden, lederskap, menneskers engasjement, prosesstankegang, forbedring, faktabasert beslutningstaking og relasjonsledelse. Standarden er utviklet for å hjelpe bedrifter med å lykkes kommersielt uten at det går på bekostning av det ytre miljø. Standarden er utviklet for å sikre konfidensiell og forretningskritisk informasjon på en systematisk og effektiv måte. Hensikten med den standarden er å gi bedrifter et godt verktøy samt sikre at de har gode prosesser for å redusere risikoen for jobbrelatert sykdom, skade og død.

7 Bransjer De fleste bransjer ser verdien av å være ISO-sertifisert Vi ser en økende interesse innenfor: Tjenesteytende næringer og øvrige leverandører til offentlig sektor Bygg og anlegg Helse Andre bransjer: Anleggsentreprenører, avfall og gjenvinningsstasjoner, bedriftsrådgivning, bygg og anlegg, elektroentreprenører, kommuner, gass og olje, grossister, leverandørindustri, prosjektorientert industri, rådgivende ingeniører, IT-selskap, konsulentselskap, barnevernstjenester, maskinentreprenører, produksjonsbedrifter, regnskapsbyrå, rederi, renhold, renovasjon, revisjon, transport, verft med mer.

8 10-trinns gjennomføringsmodell Triangel sin 10-trinns gjennomføringsmodell gjennomføres som et prosjekt. Prosjektet definerer klare oppgaver og milepæler, og tydliggjør roller og ansvar for gjennomføringen fra start til slutt. Kunden kan bestemme selv egeninnsatsen i prosjektet ut fra egen kompetanse og kapasitet. Prosjekt som lykkes har en dedikert person i bedriften og en ledelse som viser tydelig eierskap til prosjektet. Trinn Tema 1 Fokus fra ledelsen - Gjennomgang / avklaring av strategi og marked 2 Definere kontekst - Hvem samhandler vi med? 3 Kartlegge og beskrive verdikjede og prosesser 4 Vurdere risiko & muligheter 5 Etablere kvalitetsmål og handlingsplaner for å innfri disse 6 Etablere nødvendige driftsprosedyrer 7 Etablere system for avvik / hendelsesrapportering 8 Interne revisjoner og ledelsens gjennomgåelse 9 Implementering / Opplæring / Medarbeiderinvolvering 10 Sertifisering

9 1 - Fokus fra ledelsen - gjennomgang / avklaring strategi marked og verdier Strategisk målsetting og retning for bedriften er grunnlaget for selve styringssystemet. Dette danner utgangspunktet for policy innen kvalitet, ytre miljø og sikkerhet. Gjennomgang av bedriftens dokumentasjon knyttet til dette Ved manglende dokumentasjon, lager vi en enkel strategi og markedsplan sammen med virksomheten Forretningsplan Forretningside Produkter / Tjenester Bedrift: År: Ansvarlig: Dato: Hovedmål Tall i MNOK Omsetning lisenser Omsetning konsulenter Sum omsetning Antall ansatte Antall kunder Antall kunder prosjektrettet virksomhet Marked Kjøpekriterier Kjernekompetanse Teknologi - Kritiske suksessfaktorer Handlingsplan Mål

10 2 - Definer kontekst - Hvem samhandler vi med? Å avklare risiko ovenfor våre interessenter er sentralt i ISO sertifiseringene. Definere hvem som er bedriftens interessenter, interne og eksterne Avklare deres krav og forventinger

11 3 - Kartlegg og beskriv verdikjede og prosesser Visualisere bedriftens prosesser og beskrive egenskaper for disse. Organisasjonen skal beskrive prosessene som er nødvendige for styringssystemet og dets bruk i organisasjonen. Det skal også beskrives samspillet mellom de ulike prosessene. Blant annet skal det identifiseres input og output, ansvar og myndighet og kriterier for kvalitet. Prosesskart Prosessbeskrivelse

12 4 - Vurdere risiko og muligheter Å vurdere risiko og muligheter for bedriften står sentralt i ISO. Dette gjennomføres gjennom en risikoanalyse mot de viktigste aspekter for bedriften slik at tiltak kan defineres for å redusere risikoen. Risikomatrise Risikovurdering per prosess

13 5 - Etablere kvalitets- og miljømål og handlingsplaner for å innfri disse Organisasjonen skal fastsette kvalitetsmål for relevante prosesser og funksjoner. Disse skal være målbare og ta hensyn til relevante krav, også miljømessige krav. Handlingsplan må etableres for å sikre at nødvendige styrings mål blir etablert og monitorert. Budsjett / Måloppfølging / Handlingsplaner

14 6 - Etablere nødvendige driftsprosedyrer Organisasjonen må utarbeide den dokumentasjonen de trenger for optimal drift, inklusive det standarden krever. Det skal blant annet finnes retningslinjer som sier noe om utarbeidelse av styrende dokumenter, distribusjon og endring av disse. Dokumentasjonen skal også være lett tilgjengelig ved behov. Vi tar alltid utgangspunkt i bedriftens allerede utarbeidde dokumentasjon, og supplerer med det som eventuelt måtte mangle. Dette blir som oftest utført som ett teamarbeide, gjerne for en hel avdeling. Resultatet er oppdaterte driftsprosedyrer som må lagres på en enkel og oversiktlig måte.

15 7 - Etablere system for avvik / hendelserapportering Man skal håndtere avvik på en strukturert måte. Ett effektivt system for håndtering av slike hendelser, vil være hensiktsmessig for bedriften. Spesielt viktig er håndteringen av forbedringsarbeidet av selve ledelsessystemet. Etablere avvik - / hendelses -system

16 8 - Interne revisjoner og ledelsens gjennomgåelse Å sikre at styringssystemet er i samsvar med bedriftens egne krav og daglige praksis, i tillegg til at styrings- systemet er i samsvar med kravene i standarden, er viktige holdepunkter ved ledelsens gjennomgåelse. Etablering av plan for gjennomføring av intern revisjon Planlegge og gjennomføre ledelsens gjennomgang, slik at det er nødvendig samsvar mellom styringssystemet og egne - / standardens krav. Ledelsens gjennomgang Intern revisjonsplan

17 9 - Implementering / Opplæring / Medarbeiderinvolvering En av de viktigste milepælene i gjennomføringsmodellen, er selve implementeringen og utrullingen av ledelsessystemet. Det handler om å få full uttelling for arbeidet som har blitt gjort. Da er det viktig at alle i organisasjonen får nødvendig informasjon og opplæring, ikke minst sikre at verktøyene man har besluttet å ta i bruk, blir tatt i bruk, og fungerer tilfredsstillende. Avhengig av organisasjonens størrelse vil man måtte planlegge en god implementering av de valgte verktøy for å oppnå ønsket effekt av ledelsessystemet.

18 10 - Sertifisering Dagen er kommet hvor man får ett sertifiseringsorgan til å gjennomføre selve sertifiseringen. Dette gjøres som oftest sammen med konsulenten, for å sikre at all etablert informasjon blir fremlagt på en strukturert, trygg og oversiktlig måte ovenfor sertifiseringsorganet. Det endelige resultatet av denne milepælen vil vises som ett sertifikat utstedt av sertifiserings-organet, som er ett synlig bevis på at organisasjonen opererer i henhold til gjeldende ISO standard. En viktig milepæl for bedriften og alle dens ansatte er nådd, og det er tid for en feiring! Vi greide det!

19 Veien til ISO-sertifisering kan være omfattende - vi bistår deg Rådgivning Innføring av ledelsessystem kan være omfattende, derfor tilbyr vi rådgivning og oppfølging innen kvalitets-, HMS- og miljøstyring. Våre rådgivere er sertifisert og har lang erfaring og fagkompetanse innen bl.a. ISO 9001 (Ledelsessystemer for kvalitet), ISO (HMS), ISO (Ytre miljø) og ISO (IT-sikkerhet). Utleie av kvalitetsleder Bedrifter med behov for faglige ressurser innen kvalitets-, HMS- og miljøstyringsarbeidet, kan avtale innleie av kvalitetsleder for kortere eller lengre engasjement. Innleid kvalitetsleder kan stå ansvarlig for hele sertifiseringsprosessen. Våre kvalitetsledere vil også sørge for å gjennomføre planlagte aktiviteter som fremgår av ISO krav, kundekrav og regelverk.

20 Ledelsessystemet minledelse fra Triangel I minledelse holder du orden på prosedyrene, prosessbeskrivelsene og rutinene som din bedrift har. Med rollestyrt tilgang, deling av dokument, KPI styringsdata med varslinger og nøkkeltall i sanntid har du et proaktivt verktøy som leder deg til de beste beslutningene. Løsningen er basert på Office 365 og SharePoint som ivaretar alle krav i henhold til ISO. Lav brukerterskel KPI styringsdata med varsling Prosjektrom med delte dokument Oppgaver med varsling Sjekklister Avvikshåndtering Kvalitetsbibliotek Risikovurdering

21 minledelse - forenkler din hverdag Spar tid og penger med skybasert timeregistrering minledelse er et komplett rammeverk for å opprette, administrere, vedlikeholde og bruke et ledelses- og styringssystem for kvalitet og HMS Fordeler: All nødvendig informasjon samlet i ett system - effektiviserer informasjonsflyten Gir effektiv drift Skybasert løsning - gir tilgang til alle dokumenter til enhver tid via mobil, PC og nettbrett Sanntids monitorering av nøkkeltall - gir riktig beslutningsgrunnlag Deling av prosjektrelaterte dokumenter - effektiviserer prosjektgjennomføringen Prosjektoppfølging med varsling - sikrer gjennomføring til planlagt tid Alltid siste versjon av dokument - unngår avvik Rollestyrt tilgang - sikrer rett tilgang til riktig informasjon

22 Polyform - Polyform AS jobber kontinuerlig for å tilpasse seg nasjonale og internasjonale miljøkrav. - Ledelsen i Polyform er sterkt engasjert i ISO-prosessen. Forbedrings- og endringsprosesser er nødvendig for å utvikle seg i forkant av det markedet til enhver tid forventer. Dette er et ledelsesansvar og det skulle bare mangle at ledelsen viser et tydelig engasjement. Vidar Aasestrand, CEO hos Polyform AS Les hele kundeintervjuet her

23 Braathen Landskapsentreprenør - Bedriften ser allerede mange fordeler med å være ISO-sertifisert. - Vi ser at ISO-sertifisering er et kvalitetsstempel og en trygghet for store kunder som setter høye krav til sine underleverandører. Dette åpner nye dører for oss. Samtidig ser vi at det er lettere å levere anbud med ISO-sertifisering, noe som gjør at vi sparer mye tid. I tillegg er det en anerkjennelse og bekreftelse på at styringssystemet er i samsvar med internasjonale krav. Tom Borthen, administrerende direktør hos Braathen Landskapsentreprenør Les hele kundeintervjuet her

24 Bragd Consulting Network - For å kunne levere med høy kvalitet er kontroll og styring av arbeidsoppgaver samt fokus på våre kritiske salgsprosesser særdeles viktig. For å systematisere vårt arbeid med kvalitetsforbedring, valgte vi å gjøre en ISO 9001:2015 sertifisering, I tillegg trengte vi et styringssystem for dokumentering, vedlikehold, revisjon og oppdatering av prosesser og rutiner etter endt sertifisering. - Styringssystemet «minledelse» har vist seg å være et meget godt verktøy som har gitt oss en høyere avkastning på ISO 9001:2015 sertifiseringen enn først antatt! Richard Gulbrandsen, Key Account & Bid Manager hos Bragd Consulting Network AS Les hele kundeintervjuet her

25 Referanser Vi bistår frem til sertifisering Vi bistår bedrifter i alle bransjer med utvikling og vedlikehold av ledelses- og kvalitetsystemer. Her er noen av dem: Ameco Aukra Maritime Bjørdal Industrier Braathen Landskapsentreprenør Bragd Consulting Network Dalen Industriservice Dimo Ditt Tiltak Elmo Teknikk Furuno Gurskøy Hareid Elektriske Teknikk Hellenes Hydra Pipe Interkit Istad Kleven Maritime Kulde og Elektro Maritime Partner Nogva Norwegian Group Nyborg Opplæringskontoret Maritime fag PC Support Plany Polyform Rotek Skipsteknisk Stranda Gjenvinning & Transport Stryvo Sykkylven Stål TT-Teknikk Ulmatec Pyro Vartal Plastindustri Vendor Aakre

26 Ta kontakt med Geir Brigt Hoff CEO Geir har betydelig ledererfaring og lang fartstid fra industrien. Jobber med: Ledelsessystemer ISO sertifiseringer Øyvind Lervåg Senior bedriftsrådgiver Øyvind har sin styrke innen effektivisering av forretningsmessige og operasjonelle prosesser i industri- og prosjektorienterte virksomheter. Jobber innenfor Ledelses- og styringssystem Virksomhetsforbedring / LEAN Six Sigma Kvalitetsledelse ISO-sertifisering oyvind.lervag@ Frode Berg Forretningsutvikler/senior rådgiver Frode har sin styrke innen effektivisering og digitalisering av forretningsprosesser for industri- og prosjektorienterte virksomheter. Jobber innenfor Strategi- og forretningsutvikling Lederrekruttering Ledelses- og styringssystem Kvalitetsledelse - Ledelsessystem for kvalitet Sertifiserte rådgivere frode.berg@

27 Triangel Business Solutions som din leverandør Vi gir deg trygghet Rådgivere med ledererfaring Kompetanse innen effektivisering av forretningsprosesser Nærmer 20 års erfaring som utvikler og leverandør av skyløsninger Kundeoppfølgingsprogram Høy kompetanse på systemintegrasjoner Oppdatert på nyeste teknologi Microsoftpartner i Norge Sammen former vi fremtiden

28 Ledende miljø innen virksomhetsutvikling og digitalisering av forretningsprosesser Riktig valg av morgendagens teknologi er avgjørende for å lykkes i et stadig mer konkurranseutsatt og krevende marked. Godt samspill og kommunikasjon mellom kunde og leverandør skaper trygghet og lønnsomhet. Våre rådgivere har fokus på fremtidsrettet teknologi, prosessoptimalisering og brukervennlighet, og bistår med fundamentet for skalerbar og effektiv forretningsdrift. For våre kunder, er dette en betryggende støtte for å ta riktige valg. Våre tjenester og skyløsninger: Ledelsessystemet minledelse: KPI-styringsdata med varsling, Avvikssystem, Prosjektrom med delte dokument, Kvalitetssystem. Løsningen er basert på Office 365 og SharePoint. Rådgivning: Digitalisering, Virksomhetsutvikling, ISO-sertifisering, Lederrekruttering. Forretningsløsninger: Microsoft Dynamics 365 Business Central, PowerBI, XpertBI. Vi skal bidra til at virksomheter lykkes i et stadig mer konkurranseutsatt marked! Jan Eirik Grønset - styreleder Siden 1984 har Triangel bistått private og offentlige virksomheter i Norge med strategisk rådgivning og digitalisering av forretnings- og ledelsesprosesser. Triangel har kontor i Kristiansund, Molde, Ålesund, Trondheim og Oslo. Triangel har vært pioner på skybaserte løsninger innen tids- og ressursstyring. Noen av de mest kjente er: minvakt, mintimeliste, mintimeplan, minvakt-kommune, minmelding og Blodhund (innkalling av blodgivere), med over brukere. Løsningene ble solgt til Visma i 2018, og vi stolte over at de har blitt en del av satsningsområdet til Visma.

29