Møteinnkalling. Sunde menighetsråd. Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler / / Helge Brunstad,

Transkript

1 Den norske kirke Sunde menighet Møteinnkalling Sunde menighetsråd Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler / / Helge Brunstad, Møtested: Sunde kirke Møtedato: Tid: Medlemmer: Nils B. Sørenes, Kjetil Wirak, Maria Berdinessen Kvinge, Astrid H. Pedersen, Einar Arne Garlid, Kristine Helgeland Mosdøl, Inger K. Sørenes, Mette Vika og Asle Tveit. Forfall er meldt fra: Varamedlemmer: Hagny O. Bjørnøy Fra adm. (evt. andre): Helge Brunstad (daglig leder), Ellinor Hellestøl (sak 77). Saker til behandling: 74/15-83/15 Eventuelt forfall meldes til tlf. Helge Brunstad, mob Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 74/15 15/761 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE 75/15 15/761 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA /15 15/762 SØKNAD OM FRITAK FRA VERV I MENIGHETSRÅD /15 14/572 FRIVILLIGHET I SUNDE MENIGHET 78/15 15/462 ANSETTELSE AV BU-LEDER 79/15 15/765 INNKJØP AV INFOSKJERM I KIRKA 80/15 15/764 EVALUERING AV MR-ARBEIDET /15 15/761 REFERATSAKER 82/15 15/761 ORIENTERINGSSAKER 83/15 15/761 EVENTUELT NILS B. SØRENES MR-Leder HELGE BRUNSTAD Daglig leder Adresse Mjughøyden 9 Postboks Stavanger Telefon Org.nr Org.nr: Bankkonto Bankkto: E-post post@sunde-menighet.no Web

2 Sak 74 / 15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ / Helge Brunstad, Innkalling og saksliste godkjennes. Saken gjelder: Det foreslås at sak 76 behandles for lukkede dører i hht Offentlighetsloven som gir adgang til å undra personalforvaltningssaker/ansettelsessaker fra offentlighet (offl 25). Saker til eventuelt skal meldes til møteleder ved starten av møtet. Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet / HELGE BRUNSTAD Daglig leder Side 2 av 30

3 Sak 75 / 15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ / Helge Brunstad, Forslag til protokoll fra møte godkjennes. Saken gjelder: Forslag til protokoll ble sendt ut på mail Det er ikke mottatt kommentarer til forslaget. Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet / Vedlegg: Protokoll fra møte i Sunde MR HELGE BRUNSTAD Daglig leder Side 3 av 30

4 Sak 75/15 Den norske kirke Sunde menighet Møteprotokoll Sunde menighetsråd Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler / / Helge Brunstad, Møtested: Hinna kirke Møtedato: Tid: Til stede på møtet Medlemmer: Nils B. Sørenes, Kjetil Wirak, Maria Berdinessen Kvinge, Astrid H. Pedersen, Einar Arne Garlid, Inger K. Sørenes, Mette Vika og Asle Tveit. Forfall: Kristine Helgeland Mosdøl. Varamedlemmer: Hagny O. Bjørnøy og Leni Mæland. Fra adm. (evt. andre): Helge Brunstad (daglig leder), Åshild Spikkeland under sak 70/15. Behandlede saker: 62/15-73/15 Saksliste: Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 62/15 15/643 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE 63/15 15/643 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA /15 15/644 UTTALELSE PROSTEANSETTELSE YTRE STAVANGER PROSTI 65/15 15/462 ANSETTELSE AV BU-LEDER 66/15 14/955 DEN NORSKE KIRKE I STAVANGER BY MOT /15 15/648 OPPNEVNING AV STEMMESTYRE TIL KIRKEVALG /15 15/649 REGNSKAPSRAPPORT SUNDE MENIGHET PR /15 15/645 UTLEIEPRISER SUNDE KIRKE 70/15 15/655 INNKJØP AV NYE PIANOER 71/15 15/643 REFERATSAKER 72/15 15/643 ORIENTERINGSSAKER 73/15 15/643 EVENTUELT Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blad er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. NILS B. SØRENES MR-Leder HELGE BRUNSTAD Daglig leder Side 4 av 30

5 Sak 75/15 62/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste godkjennes. Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder. Sak 64 og 65 behandles for lukkede dører i hht Offentlighetsloven som gir adgang til å undra personalforvaltningssaker/ansettelsessaker fra offentlighet (offl 25). Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. 63/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA Forslag til protokoll fra møte godkjennes. Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder. Vedtak: Forslag til protokoll fra møte godkjennes. 64/15 UTTALELSE PROSTEANSETTELSE YTRE STAVANGER PROSTI Sunde menighetsråd mener følgende 3 søkere er best egnet til den ledige prostestillingen i Ytre Stavanger prosti: 1:... 2: 3:.. Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder. Saken behandles for lukkede dører i hht Offentlighetsloven som gir adgang til å undra personalforvaltningssaker/ansettelsessaker fra offentlighet (offl 25). Sammen med representanter for de andre menighetsrådene i Ytre Stavanger var det i forkant av MR-møtet vårt lagt frem opplysninger som fremkom om de kandidatene som hadde vært til intervju. Hvert enkelt MR skulle deretter avgi sin egen innstilling. Etter en drøfting fremmet MR-leder 3 forslag som ble stemt på hver for seg: Helge Hansen på 1. plass. Enstemmig vedtatt. Astrid Harbo på 2. plass. Vedtatt med 6 og mot 2 stemmer. Stefan Emmerhoff på 3. plass. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Sunde menighetsråd mener følgende 3 søkere er best egnet til den ledige prostestillingen i Ytre Stavanger prosti: 1. Helge Hansen 2. Astrid Harbo 3. Stefan Emmerhoff 65/15 ANSETTELSE AV BU-LEDER Side 5 av 30

6 Sak 75/15 Saken legges frem til drøfting uten forslag til vedtak. Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder. Saken behandles for lukkede dører i hht Offentlighetsloven som gir adgang til å undra personalforvaltningssaker/ansettelsessaker fra offentlighet (offl 25). MR vedtok enstemmig at intervjuer gjennomføres av MR-leder, daglig leder, sokneprest og tillitsvalgt for Kirkelig Undervisningsforbund, KUF (Tidl. Kateketforeningen). Disse 4 utgjør Innstillingsutvalget og avgir hver sin innstilling. Hvis innstillingene er like fra alle fire i utvalget blir ansettelsen vedtatt uten ny MRbehandling. Hvis innstillingen er ulik fra de fire blir saken avgjort i ekstraordinært MR tirs kl i Sunde kirke. Vedtak: 1. Innstillingsutvalget i denne saken utgjøres av Nils Sørenes (MR-leder), Asle Tveit (sokneprest), Jan Steinar Halås (tillitsvalgt for Kirkelig Undervisningsforbund, KUF, tidl. Kateketforeningen) og Helge Brunstad (daglig leder). 2. Intervjuer gjennomføres av de 4 kandidatene MR anser som mest aktuelle til stillingen. 3. Hvis Innstillingsutvalget er enige om prioritering av kandidatene får de fullmakt til å foreta ansettelse. Hvis de avgir forskjellig innstilling innkalles det til ekstraordinært MR-møte tirs kl i Sunde kirke. 66/15 DEN NORSKE KIRKE I STAVANGER BY MOT 2020 Sunde menighetsråd støtter den uformelle strategigruppens forslag om et prosjekt for å fremme tiltak for hvordan kirken i Stavanger kan være en relevant og tilgjengelig kirke for alle i alle aldre, og som med dette i tankene vurderer ressursbruk og kirkelige strukturer. Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder. Vedtak: Sunde menighetsråd støtter den uformelle strategigruppens forslag om et prosjekt for å fremme tiltak for hvordan kirken i Stavanger kan være en relevant og tilgjengelig kirke for alle i alle aldre, og som med dette i tankene vurderer ressursbruk og kirkelige strukturer. 67/15 OPPNEVNING AV STEMMESTYRE TIL KIRKEVALG 2015 Følgende personer oppnevnes som stemmestyre for valglokalet på Kvernevik/Sunde bydelshus: Følgende personer oppnevnes som stemmestyre for valglokalet på Sunde skole: Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder. Daglig leder har sendt ut mail til hele menigheten med forespørsel om hvem som kan tenke seg å være med å gjennomføre valget 13. og En del har svart, men vi mangler fortsatt en del navn. MR oppfordres til også å ta del i gjennomføringen og ta på seg oppgaven med å være stemmestyreledere. Følgende forslag ble fremmet og enstemmig vedtatt: 1. Daglig leder får fullmakt fra MR til å sette opp og godkjenne liste over stemmestyret og stemmestyreledere for Sunde/Kvernevik bydelshus og Sunde skole (sammen med daglig leder i Hafrsfjord menighet). 2. Kandidater som er på valg anbefales ikke å være med på opptellingen av stemmene mandag kveld. Vedtak: Side 6 av 30

7 Sak 75/15 1. Daglig leder får fullmakt fra MR til å sette opp og godkjenne liste over stemmestyret og stemmestyreledere for Sunde/Kvernevik bydelshus og Sunde skole (sammen med daglig leder i Hafrsfjord menighet). 2. Kandidater som er på valg anbefales ikke å være med på opptellingen av stemmene mandag kveld. 68/15 REGNSKAPSRAPPORT SUNDE MENIGHET PR Vedlagte regnskapsrapport med kommentarer pr tas til orientering. Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder. Vedtak: Vedlagte regnskapsrapport med kommentarer pr tas til orientering. 69/15 UTLEIEPRISER SUNDE KIRKE Sunde MR vedtar vedlagte priser for utleie av Sunde kirke og gir sin tilslutning til vedlagte Utleiereglement. Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder. Vedtak: Sunde MR vedtar vedlagte priser for utleie av Sunde kirke og gir sin tilslutning til vedlagte Utleiereglement. 70/15 INNKJØP AV NYE PIANOER 1.) MR vedtar innkjøp av nytt piano til Kirkestua (E-salen) til kr ex mva i hht vedlagte tilbud fra Pianoservice AS. 2.) MR vedtar innkjøp av nytt el-piano, Kawai CA 67 til C-salen til kr ex mva. i hht vedlagt tilbud fra Pianoservice AS. 3.) MR vedtar teknisk overhaling av flygel i A-salen til maksimalt kr fra Pianoservice AS hvis ikke dette dekkes av Fellesrådet. Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder og kirkemusiker. Etter utsendelse av sakspapirene er det fremkommet ønske fra BU-avdelingen om at det kjøpes inn nytt stagepiano evnt keyboard på sammenleggbart stativ som kan brukes av både BU-kor og til Connectgudstjenestene. Stagepiano koster i god kvalitet ex mva. BU-avdelingen anbefaler at dette settes vekk på stollageret etter hver gangs bruk. Dette instrumentet kan evnt også brukes som erstatning for et elpiano. Det ble diskutert finansiering av disse 4 utgiftspostene på til sammen inntil kr ex mv og forslagene som ble fremmet ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1.) MR vedtar innkjøp av nytt piano til Kirkestua (E-salen) til kr ex mva i hht vedlagte tilbud fra Pianoservice AS. Instrumentet finansieres av disp. fond for diakoni og MR hvis det ikke blir tilstrekkelig overskudd på årets drift i disse to avdelingene. Side 7 av 30

8 Sak 75/15 2.) MR vedtar innkjøp av nytt el-piano, Kawai CA 67 til C-salen til kr ex mva. i hht vedlagt tilbud fra Pianoservice AS. Instrumentet finansieres av MR s disp. fond hvis det ikke blir tilstrekkelig overskudd på årets drift. 3.) MR vedtar teknisk overhaling av flygel i A-salen til maksimalt kr fra Pianoservice AS. Det søkes om dekning av denne kostnaden fra SR-bank som ga flygelet som gave til Sunde kirke for 30 år siden. Evnt resterende del søkes det om dekning fra Fellesrådet, evnt utfordres Kulturutvalget til å ta kostnaden fra sitt disp.fond. 4.) MR vedtar at det kjøpes inn et Stage-piano til bruk for MiniGospel, Connect etc til maks kr Det søkes om dekning av kostnaden fra Madla bydelsutvalg. Resterende del dekkes inn av disp. fond til BUkor og Connect. 71/15 REFERATSAKER De fremlagte referater tas til etterretning. Følgende møtereferat var vedlagt sakspapirene: Menighetsutviklingsutvalget Menighetsutviklingsutvalget Menighetsutviklingsutvalget Diakoniutvalget Julemesseutvalget Vedtak: De fremlagte referater tas til etterretning. 72/15 ORIENTERINGSSAKER De fremlagte saker tas til orientering. Følgende saker ble lagt frem til orientering: 1. Hendt siden sist Sommerkaféen har vært i gang hver tirsdag i sommerferien med fremmøtte personer hver gang. Det er altså mange som har behov for dette sosiale treffstedet. Konfirmantweekend ble gjennomført på Horve leirsted med Kristin W og Sigve som ansvarlige voksne. Det var med ca 5 ungdomsledere i tillegg. Det er nå 50 påmeldte konfirmanter og ca 40 var med på weekenden, som Kristin W betegner som trivelig og vellykket. 2. Personalnytt Kristin H. Dyrstad er innvilget permisjon uten lønn fra Familien skal bo i Australia denne perioden mens Sindre har forskningspermisjon. Det er ikke noe konkret ang vikar i denne perioden. Kristin Wallem Dahl har takket ja til Trosopplæringslederstillingen fra Hun er også innvilget permisjon frem til for å bli ferdig med bachelorutdanningen på BI i Markedsføringsledelse. Inger Hodne Immerstein er ansatt som Trosopplæringsvikar i 40% stilling fra Asle Tveit er tilbake som sokneprest i Sunde fra etter et å ha vært utdanningsprest ved Institutt for sjelesorg på Modum det siste året. 3. Diverse brev Svar fra Stavanger biskop vedr. 20% lønnstilskudd til Konf. arbeid høsten 2015 ble mottatt pr brev at denne støtten på kr pr halvår opphører fra Dette var et overraskende svar både for prost og menighet. 4. Diverse møter Fellesrådet hadde møte Saker til neste MR Side 8 av 30

9 Sak 75/15 Godkjenning av Stemmestyreprotokoll Kirkevalg 2015 Frivillighetsmelding Sunde menighet Vedtak: De fremlagte saker tas til orientering. 73/15 EVENTUELT Intet forslag til vedtak. Behandling: Ingen saker ble fremmet under eventuelt. Side 9 av 30

10 Sak 76 / 15 SØKNAD OM FRITAK FRA VERV I MENIGHETSRÅD Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ /15 Helge Brunstad, MR innvilger søknad fra Jan Opsal om fritak fra verv i menighetsrådet Saken gjelder: Sunde menighetsråd v/daglig leder mottok søknad fra jan Opsal om fritak for verv i menighetsrådet i Sunde. Søknaden forstås slik at den gjelder for hele MR-perioden Daglig leder har vært i dialog med Bispedømmekontoret v/jurist og ass. stiftsdirektør Gunnar Rønnestad for å få klarhet i om søknaden kan eller skal behandles av det sittende eller det påtroppende menighetsrådet. Kirkeloven gir ikke noe entydig svar på dette. Det nye rådet har fullmakt til å behandle saker først etter at det gamle rådet er avløst, altså Av hensyn til konstituering av det nye rådet er det en fordel av søknaden behandles snarest mulig, altså av det sittende MR. Dette er også i overensstemmelse med ønske fra Jan Opsal. Lov om Den norske kirke (kirkeloven) 7. Uttreden av menighetsrådet i valgperioden Den som taper valgbarheten til menighetsrådet i valgperioden, trer endelig ut av rådet. Hvis tap av valgbarhet skyldes registrert utflytting fra soknet for to år eller mindre, trer vedkommende ut av vervet for den tid utflyttingen varer. Menighetsrådet kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessige vanskeligheter eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet. Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet / Vedlegg: Søknad datert fra Jan Opsal. HELGE BRUNSTAD Daglig leder Side 10 av 30

11 Side 11 av 30 Sak 76/15

12 Sak 77 / 15 FRIVILLIGHET I SUNDE MENIGHET Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 14/ /15 Helge Brunstad, Saken legges frem til drøfting med utfordring om at MR utformer og vedtar konkrete tiltak som kan videreutvikle frivillighetsengasjementet i Sunde menighet. Saken gjelder: MR anbefales å lese gjennom notater og referater fra Strategisamlingene (Ræge kirke) og (Bogafjell kirke). Sakspapirer og vedtak fra MR-møtene , og bør også lese på nytt. Det er viktig å ha med seg at både Trosopplæringsreformen og Gudstjenestereformen legger opp til økt frivillighetsengasjement i menighetene og vi bør realistisk vurdere om vi har nådd disse målene. Følgende vedtak er så langt gjort i MR vedr. frivillighet: MR-møte : 1. MR vedtar at det nedsettes en Frivillighetskomite i Sunde menighet. 2. Komiteen får i oppgave å se på hvordan andre menigheter i Stavanger jobber med frivillighetsoppfølging og lager et forslag til hvordan Sunde menighet kan ta bedre vare på de som allerede er frivillige medarbeidere i menigheten og hvordan vi kan rekruttere nye. Det er ønskelig at komiteen tar hensyn til alt arbeidet i menigheten (BU-arbeid, voksenarbeid, diakoni, gudstjenester etc.) 3. Komiteens forslag legges frem for MR på møtet februar eller mars Komiteen består av 2 frivillige fra menigheten i tillegg til Trosopplæringsleder og daglig leder. MR-møte : 1. Sunde menighet ønsker å styrke og videreutvikle kultur for frivillighet i menigheten. For å oppnå dette iverksettes følgende tiltak: Det utvikles en plan for vektlegging av frivillighet i menighetens forkynnelse og undervisning for perioden fram til og med høsten Der det er naturlig, etableres det team som utvikles som arbeidsfellesskap der gjensidig feedback og oppmuntring preger fellesskapet. Det gjennomføres et seminar for stab, menighetsråd og frivillige hovedledere om frivillighetsledelse. 2. Sunde menighet ønsker å styrke og videreutvikle struktur for frivillighet i menigheten. For å oppnå dette iverksettes følgende tiltak: Det utvikles en oversikt over frivillighet på ulike felter i Sunde menighet. Det utvikles en enkel mal for en arbeidsbeskrivelse for frivillige oppgaver i Sunde menighet. Det utvikles og prøves ut et opplegg for rekruttering av medarbeidere der ansatte og frivillige sammen gjennomfører en ringedugnad. En enkel mentor-ordning prøves ut med tanke på enkelte grupper av frivillige medarbeidere. 3. Sunde menighet ønsker å styrke og videreutvikle prosesser for frivillighet i menigheten ved å etablere en ressursgruppe som kan jobbe opp mot menighetsråd og stab i perioden fram til utgangen av oktober Jan Opsal og Ellinor Hellestøl utgjør ressursgruppen frem til Side 12 av 30

13 Sak 77/15 Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet 47/ Menighetsrådet 3/ Menighetsrådet / Vedlegg: 1. Spørreskjema til staben vedr. frivillige 2. Undersøkelse om frivillige 3. Mal for telefonsamtale med frivillige i Sunde menighet 4. Oppsummering av arbeidet til ressursgruppe for frivillighet i Sunde menighet HELGE BRUNSTAD Saksbehandler ELLINOR HELLESTØL Saksutreder Side 13 av 30

14 Sak 77/15 Ansatte og frivillige Spørreskjema til stab Hvor står vi som ansatte i forhold til frivillige i Sunde menighet? Bruk ti minutter til å reflektere for deg selv over disse spørsmålene. Nye ansatte kan trekke inn tidligere erfaringer. 1. Hvordan vil du beskrive din opplevelse av samarbeidet med de tre frivillige du samarbeider tettest med? 2. Hvordan tror du de tre frivillige du jobber nærmest med vil beskrive sin opplevelse av samarbeide med deg? 3. Trekk fram for deg selv tre gode opplevelser du har hatt i samarbeid med frivillige. 4. Trekk fram for deg selv tre mindre gode opplevelser du har hatt i samarbeid med frivillige. 5. Hva opplever du som dine tre sterkeste sider når du samarbeider med frivillige i Sunde menighet? 6. Hva opplever du som dine tre svakeste sider når du samarbeider med frivillige i Sunde menighet? Side 14 av 30

15 Sak 77/15 Undersøkelse om frivillighet Takk for at du har sagt ja til å svare på noen spørsmål om det å være frivillig i Sunde menighet. Menighetsrådet har bedt oss (Ellinor Hellestøl og Jan Opsal) om å være en ressursgruppe for menigheten med tanke på at menigheten skal bli bedre til å rekruttere, motivere og følge opp frivillige. Vi håper at du vil dele dine tanker og erfaringer med oss og på den måten hjelpe oss i dette arbeidet. Du kan svare på spørsmålene i selve eposten, eller du kan åpne det vedlagte Word-dokumentet og skrive svarene dine inn i det. Du kan også ta en utskrift og fylle inn svarene for hånd og legge en lukket konvolutt merket Ellinor Hellestøl/Jan Opsal i den grønne postkassen utenfor kirkekontorene. Vi vil bruke undersøkelsen som grunnlag for de rådene vi vil gi til ansatte og menighetsråd. Besvarelsene vil kun bli lest av oss to, og vi ikke vil referere til noen ved navn uten at det er noe du selv ønsker at vi skal følge opp. Der hvor flere har gitt uttrykk for samme synspunkt, vil vi kunne referere til dette uten å identifisere noen enkeltpersoner. Vennlig hilsen Ellinor Hellestøl og Jan Opsal Spørsmålene 1 Hvilken oppgave/hvilke oppgaver har du i Sunde menighet og hvordan ble du rekruttert til den/de oppgavene du har? 2 Hvor mye tid bruker du i gjennomsnitt på disse oppgavene? (Vi tenker ikke på sammenhenger der du er deltaker.) 3 Hvorfor har du tatt på deg den/de oppgaven/e du har nå i Sunde menighet? 4 Hvordan samsvarer den/de oppgaven/e du har nå med hva du sa ja til? 5 Hvordan trives du med den/de oppgaven/e du har nå? 6 Hva liker du best ved å være frivillig i menigheten? 7 Hva liker du minst ved å være frivillig i menigheten? 8 Har du i løpet av det siste året vurdert å slutte i din(e) oppgave(r) i Sunde menighet, hvis ja, hva vil du si om årsaken(e) til dette? 9 På hvilke måter samarbeider du med ansatte i menigheten og hvordan er du fornøyd med dette samarbeidet? 10 Hva skal til for at du skal trives bedre som frivillig i Sunde menighet? 11 Hva tror du skal til for at flere skal velge å være frivillige i Sunde menighet? 12 Er det noe annet som du synes er viktig å nevne i denne sammenhengen? Side 15 av 30

16 Sak 77/15 Telefonsamtale med frivillige i Sunde menighet Malen er ikke tenkt benyttet ordrett, men er ment å gi en veiledende struktur der en kan benytte egne ord. En må selvsagt heller ikke innom alle punktene i malen. Telefonsamtale den... med...(navn og tlf.nr.) 1. Åpning Hei, jeg ringer fra Sunde menighet i forbindelse med at vi er opptatt av frivillighet som mye av vår virksomhet blant barn, unge og voksne er basert på. Jeg ringer til deg for å takke deg fordi du er/deltar i (tilknytning til menigheten, oppdrag i menigheten)... Du deltar kanskje også i flere sammenhenger i menigheten? Hvordan trives du med oppgavene/aktivitetene dine i menigheten i dag? Er det andre oppgaver i Sunde menighet som du kunne tenke deg å engasjere deg i? 2. Forespørsel Vi har tenkt at det ville vært fint å ha deg med i følgende sammenheng(er) i Sunde menighet:... Er dette noe du kunne tenke deg? (Vi har tenkt på deg i denne sammenhengen på grunn av:...) (Oppgaven innebærer: Her kan en komme med henvisning til instruks/arbeidsbeskrivelse eller punkter, inkl informasjon om hvem en eventuelt skal jobbe sammen med) 3. Alternativer - hvis nei til nye oppgaver: Er det andre (slags) oppgaver i Sunde menighet du heller kunne tenke deg å engasjere deg i? Er det tiltak som du savner i menigheten som du selv kunne tenke deg å delta i dersom tiltaket ble satt i gang? 4. Avslutning - takk Takk for at du tok deg tid, og takk for at... (slik det er naturlig ut fra samtalen) 5. Resultat Ja/nei til følgende oppgave... Betenkningstid: Ja/nei... Fram til:...(dato) Oppfølging fra menighetens side: Ansvarlig person:... Innen:...(dato) Annet:... (Utkast ) Side 16 av 30

17 Sak 77/15 Oppsummering av arbeidet til ressursgruppe for frivillighet i Sunde menighet Frivillighetskomiteen ble oppnevnt av MR i sak 71/2013 og bestod av Jan Opsal og Ellinor Hellestøl, begge fra menighetens frivillige, Margot Tangen, trosopplæringsleder og Helge Brunstad, daglig leder. For komiteens arbeid vises det til rapport til MR sin sak 47/14 Frivillighet i Sunde menighet. MR gjorde i forbindelse med behandling av rapporten vedtak om å etablere en ressursgruppe, bestående av Jan Opsal og Ellinor Hellestøl som skulle jobbe mot menighetsråd og stab i perioden fram til utgangen av oktober 2015 for å styrke og videreutvikle prosesser for frivillighet. Ressursgruppens arbeid For ressursgruppen har veien til en viss grad blitt til mens vi har gått. Vi har ut fra tid og krefter som har vært til rådighet prioritert de tiltakene som det syntes å ligge best til rett for i Sunde menighet. Vi har vært oss bevisst at vår rolle har vært å stimulere en frivillighetsprosess i menigheten slik at denne viktige siden ved menighetens arbeid kunne utvikle seg på en god måte. Ressursgruppen har i denne perioden hatt møter med stab og et utvalg av staben. I tillegg har vi deltatt på et møte i MR, samt på møte i Menighetsutviklingsutvalget og deltatt med innslag på frivillighetsfesten som staben arrangerte I de omtalte møtene har vi hatt frivillighet i fokus blant annet ved hjelp av spørsmål for samtale, spørsmålene som ble brukt i møtet med staben følger vedlagt. Ressursgruppen tok også initiativ til å gjennomføre et pilotprosjekt med en felles ringedugnad der det ble utarbeidet en felles mal/logg for telefonsamtalene med tanke på å gjøre disse til gode samtaler som også kunne følges opp på en konstruktiv måte. Malen følger vedlagt. I tillegg gjennomførte vi våren 2015 en enkel spørreundersøkelse blant antall frivillige med tanke på å få tilbakemeldinger fra et utvalg frivillige i menigheten om hvordan de opplevde sin tjeneste og relasjon til menigheten. Opplegget for undersøkelsen er vedlagt. Resultat av spørreundersøkelsen viser et klart behov for at frivilliges oppgaver er tydelig beskrevet og at forventningene er avklart i forbindelse med rekruttering, og ikke minst et behov for å bli sett og takket. Det er noe varierende hvordan kontakten med stab oppleves, noen har en tett og løpende dialog, mens andre opplever lite kontakt eller samarbeid. Det ble også gitt utrykk for at samarbeidet oppleves forskjellig i forhold til hvilken ansatt samarbeidet gjelder. De fleste opplever at oppgaven de har er i tråd med det de har sagt ja til, og trivselen er generell god. Fellesnevner for de alle er at de ønsker å bidra med noe inn i menigheten, noen med tanke og ønske om å bruke av sine evner og nådegaver, andre litt mer styrt av plikt, være med å ta i et tak Ressursgruppens oppsummering Ressursgruppa opplever det positivt at noen over tid har hatt fokus på frivillighetsarbeid, og tror samtaler om dette temaet i seg selv kan ha en god effekt. Frivillighet bør stå høyt på Sunde menighets faste dagsorden! Det anbefales derfor at både menighetsråd og stab framover har dette som tema på noen av sine møter, for eksempel en gang hvert semester. Utvalgsledere bør inviteres inn til møter i MR når saker fra deres arbeidsfelt behandles, og MR må legge stor vekt på at utvalgene har reell innflytelse i menigheten på sitt arbeidsfelt og opplever at de blir hørt i menighetsrådet. Ledere i andre grupper kan også med fordel inviteres til konkrete saker eller til bredere drøftinger av frivillighetstematikk i menighetsrådet. Noen må takke! I møte med stab kom det klart fram at det var litt usikkerhet og kanskje uenighet om hvem sin oppgave det var og takke de frivillige, men det ble bl. a pekt på menighetsråd. I spørreundersøkelsen blant frivillige kommer det tydelig fram at mange synes det er mest naturlig at de ansatte ser og takker de frivillige i det daglige arbeidet. Det er de ansatte som har mest oversikt over hva som blir gjort, og som til daglig ser og treffer på de frivillige. Ryggraden i menighetens takkestrategi bør derfor Side 17 av 30

18 Sak 77/15 være de ansatte. En ansatt i en annen menighet svarte slik på spørsmålet om hvor ofte de takket de frivillige: Hver gang vi ser dem! Samtidig er det også behov for mer strukturert takking for ulike typer oppdrag som er utført. Det er viktig at dette skjer på en gjennomtenkt måte slik at ikke enkelte blir oversett. Ressursgruppa anbefaler derfor at menighetsråd og stab jobber fram en policy for hvordan, hvem og når frivillige takkes. I tillegg bør det løftes opp viktigheten av takk og tilbakemeldinger underveis, for enkeltinnsats og samarbeid. Det er viktig at en ikke venter med å takke til noen avslutter sine oppgaver, men enda viktigere er det at de i hvert fall da blir takket for innsatsen. Denne delen av frivillighetsarbeidet er ikke godt nok i Sunde menighet slik det er i dag. Ut fra responsen på spørreundersøkelsen og tilbakemeldinger fra andre menigheter vi har vært i kontakt med, er det klart for oss at et overordnet ansvar på dette feltet må naturlig ligge hos daglig leder. Dette henger sammen med den sentrale rollen daglig leder har både når det gjelder tilrettelegging og løpende kontakter med både ansatte og frivillige. Daglig leder må være seg selv bevisst på dette ansvaret og være med å lede stabens utvikling av sine roller i forhold til frivillighetsarbeidet i Sunde menighet på en god måte. Ressursgruppa ser ikke bort i fra at det ville være nyttig i en periode framover med ekstern veiledning på dette feltet, vi tror også at veiledningen bør gis til nøkkelpersonene i staben når det gjelder utviklingen av frivillighet i Sunde. Vi tenker at det bør være daglig leder og et par av de øvrige i staben som arbeider tett med mange frivillige. Da vil en kunne skape et sentralt forum som kan løpende drøfte og utvikle måten frivilligheten i Sunde praktiseres på. En veileder kan f. eks også være med i stabsmøte og MR møte når frivillighetsarbeid er tema i konkrete saker. Vi tror det kan være nyttig med noen utenfra i slike prosesser i viktige faser av arbeidet og oppfordrer derfor menighetsrådet til å vurdere dette grepet for å føre dette viktige arbeidet videre på en god måte. For ressursgruppen Ellinor Hellestøl Sett inn saksutredningen over denne linja Side 18 av 30

19 Sak 78 / 15 ANSETTELSE AV BU-LEDER Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ /15 Helge Brunstad, Innstillingsutvalget (MR-leder, DL, sokneprest og tillitsvalgt Kirkelig Undervisningsforbund) får mandat til å gjennomføre intervju av aktuelle søkere og foreta ansettelse av den personen de mener er best egnet til stillingen som BU-leder i Sunde. 2. Hvis hvert av de fire medlemmene i innstillingsutvalget ikke har den samme innstilling innkalles det til ekstraordinært MR-møte for å foreta en ansettelse. Saken gjelder: Intervju ble gjennomført av de fire kandidatene MR vedtok på møte To av kandidatene trakk søknaden sin i etterkant av intervjuet. Innstillingsutvalget mente enstemmig at de to andre som var intervjuet ikke var egnet til stillingen. Vi var dermed enige om ny utlysning selv om dette medfører en ekstra belastning på staben. Pr var det ingen nye søkere til BU-lederstillingen i Sunde. Etter samråd med personalkontoret hos Kirkevergen er søknadsfristen utvidet fra til I tillegg blir stillingen med i felles stillingsannonse i Aftenbladet Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet 55/ Menighetsrådet 65/ Menighetsrådet / HELGE BRUNSTAD Daglig leder Side 19 av 30

20 Sak 79 / 15 INNKJØP AV INFOSKJERM I KIRKA Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ /15 Helge Brunstad, MR vedtar innkjøp av en TV-monitor som infoskjerm ved inngangsdøra til maks kr inkl installasjon. 2. Menigheten starter samtidig opp abonnement på infoskjermen.no som publiseringsløsning for en skjerm. Saken gjelder: Mange menigheter, skoler og andre institusjoner har tatt i bruk informasjon via TV-skjerm. Infoskjerm.no er en av de som tilbyr gode løsninger til dette bruk. TV-skjermen bør ha innebygd WiFi-mottaker og publisering av tekst, bilder og filmer gjøres nokså enkelt via et Webbasert publiseringsverktøy. Både ansatte og frivillige kan få tilgang til programmet med tre forskjellige tilgangsnivåer via sin egen PC. En slik løsning har staben snakket om i flere år, men den har tidligere vært relativt kostbar. I forb. med Budsjettbehandling for 2015, ble Infoskjerm plassert under ikke prioriterte investeringer. Det ble for et år siden anslått en kostnad på kr , men dette innebar en skjerm både i gangen inne i kirka og en som kan ses utenfra. Forslaget nå er at vi starter opp med bare en skjerm som plasseres i Lunsjrommet og kan ses utenfra til venstre for inngangsdøra fra utsiden. Det er aktuelt å kjøpe en 55 stor TV uten TV-monitor for å slippe NRK-avgift. Programmet fra Infoskjermen.no koster kr pr år for en skjerm og for tre skjermer. Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet / HELGE BRUNSTAD Daglig leder Side 20 av 30

21 Side 21 av 30 Sak 79/15

22 Sak 80 / 15 EVALUERING AV MR-ARBEIDET Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ /15 Helge Brunstad, Saken legges frem til drøfting. Saken gjelder: MR-arbeidet har vært evaluert to ganger i inneværende MR-periode. Følgende momenter kom frem under samtalen : Ryddige diskusjoner, gode innspill og bedre dynamikk i rådet enn i forrige periode. God struktur og ledelse av møtene. Ønskelig med ennå mer delaktighet fra alle. Ønskelig med mer uformell informasjon om de oppgavene staben jobber med. Er det noe som går tungt? Hva er staben opptatt av? Alle kan være delaktige i saksforberedelse ved å være saksutreder for enkeltsaker. Invitasjon av Utvalgsledere og mer generell informasjon om arbeidet i utvalget er ønskelig. Sakspapirer bør sendes ut ei uke før møtet. Følgende momenter kom frem i forb. med drøftingen på møtet : MR-leder fikk ros for god møteledelse. Sakspapirer bør være utsendt ei uke før møtet. Saksforberedelse kan fordeles bedre blant både stab og menighetsrådsmedlemmer. Aktuelle spørsmål som kan drøftes under denne saken: Hvordan opplever du oppgaven har vært å være med i menighetsrådet? Har oppgavene i MR tatt mer tid enn forventet? Hvilke erfaringer har du som kan gis videre til de nye rådsmedlemmene? Hva har vi fått utrettet i inneværende MR-periode? Hvilke drømmer og mål ønsker vi å gi videre til det nye MR? Les gjerne side i Håndbok til menighetsråd som forberedelse til denne saken. Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet / HELGE BRUNSTAD Daglig leder Side 22 av 30

23 Sak 81 / 15 REFERATSAKER Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ / Helge Brunstad, De fremlagte referater tas til etterretning. Følgende møtereferat ligger vedlagt: Julemesseutvalget Alpha-komite Undervisningsutvalget Kulturutvalget Julemesseutvalget Følgende møtereferat er ikke mottatt pr 25.09: Styret for Nordvesten Diakoniutvalget Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet / HELGE BRUNSTAD Daglig leder Side 23 av 30

24 Side 24 av 30 Sak 81/15

25 Side 25 av 30 Sak 81/15

26 Side 26 av 30 Sak 81/15

27 Side 27 av 30 Sak 81/15

28 Side 28 av 30 Sak 81/15

29 Sak 82 / 15 ORIENTERINGSSAKER Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ / Helge Brunstad, De fremlagte saker tas til orientering. Følgende saker legges frem til orientering: 1. Hendt siden sist Lynnedslaget kl har gitt oss betydelig merarbeid, særlig Astrid og Helge. Klokketårnet, ekstern telefonlinje, mange nettverkskort på PC ene, Brannvarsling og innbruddsystemet, prosessor til lydanlegget, monitor og noe av billedanlegget ble ødelagt. Klokketårnet alene ble en reparasjonskostnad på ca kr Den totale reparasjonskostnaden vil bli bortimot Fellesrådet har en egenandel på kr og resten tar forsikringsselskapet. Nå er det bare utskiftning av samtlige brannvarslere i taket som gjenstår. Nye ventilasjonsanlegg på taket er nå tatt i bruk. Det ene anlegget dekker sal D og E samt BUkontoret. Det andre dekker kontoravdelingen inkl. Lunsjrommet. Begge anleggene kjører dgl og kan settes på om kvelden via et korttidsur på ventilasjonsrommet/teknisk rom. Anleggene er betydelig mer avansert enn de gamle og har bl.a. mulighet til egen sommer og vinterprogrammering. Ønsket om luftkjøling hadde ikke Fellesrådet økonomisk ressurser til å innfri. 2. Personalnytt Renée Vassal er ansatt i et timevikariat på inntil 25% mens Kristin Dyrstad har permisjon. Stephan Emmerhoff er ansatt som ny prost i Ytre Stavanger prosti med tiltredelse Diverse møter Lydteknikerne hadde møte for å lage bedre rutiner og brukerveiledninger på lydutstyret. Målet er at alle ansatte og frivillige kirketjenere skal kunne bruke Automikseren. Den nye digitale mikseren lånes ikke ut i forb. med utleiearrangement. 4. Saker til neste MR Overlevering av saker til nytt menighetsråd Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet / Helge Brunstad Daglig leder Side 29 av 30

30 Sak 83 / 15 EVENTUELT Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ / Helge Brunstad, Intet forslag til vedtak. Saken gjelder: Saker til eventuelt skal meldes til møteleder ved starten av møtet. Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet / Helge Brunstad Daglig leder Side 30 av 30