Møteinnkalling. Sunde menighetsråd. Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler / / Helge Brunstad,

Transkript

1 Sak 84 / 15 Den norske kirke Sunde menighet Møteinnkalling Sunde menighetsråd Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler / / Helge Brunstad, Møtested: Sunde kirke Møtedato: Tid: Medlemmer: Varamedlemmer: Medlemmer og varamedlemmer nytt MR Fra adm. (evt. andre): Nils B. Sørenes, Kjetil Wirak, Maria Berdinessen Kvinge, Astrid H. Pedersen, Einar Arne Garlid, Kristine Helgeland Mosdøl, Inger K. Sørenes, Mette Vika og Asle Tveit. Hagny Bjørnøy og Leni Mæland Einar Arne Garlid, Margrethe Stubhaug Svanes, Eldar Bjørge, Karen Leine Bjerkreim, Brit Reidunn Pedersen, Astrid Helen Pedersen, Tine Svanes, Rolf Sigurd Andre Årstad Lilleby, Geir Stokke, Kirsten Alida Austbø, Eli Aasen, Rune Fossan, Leni Mæland Helge Brunstad (daglig leder), Saker til behandling: 84/15-91/15 Eventuelt forfall meldes til tlf. Helge Brunstad, mob Saksliste Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 84/15 15/817 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE 85/15 15/817 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA /15 15/763 VALGPROTOKOLL KIRKEVALG /15 15/817 REFERATSAKER 88/15 15/817 ORIENTERINGSSAKER Saker til Nytt MR: 89/15 15/825 VALG AV LEDER OG NESTLEDER SUNDE MR /15 15/826 VALG AV MEDL. OG VARAMEDL.TIL FELLESRÅDET /15 15/817 EVENTUELT NILS B. SØRENES MR-Leder HELGE BRUNSTAD Daglig leder Side 1 av 32

2 Sak 84/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ / Helge Brunstad, Innkalling og saksliste godkjennes. Saken gjelder: Sakslisten er egentlig to-delt, hvor den siste delen av sakene kun gjelder det kommende menighetsrådet som trer i funksjon Saker til eventuelt skal meldes til møteleder ved starten av møtet. Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet / HELGE BRUNSTAD Daglig leder Side 2 av 32

3 Sak 85 / 15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ / Helge Brunstad, Forslag til protokoll fra møte godkjennes. Saken gjelder: Forslag til protokoll ble sendt ut på mail Det er ikke mottatt kommentarer til forslaget. Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet / Vedlegg: Protokoll fra møte i Sunde MR HELGE BRUNSTAD Daglig leder Side 3 av 32

4 Sak 85/15 Den norske kirke Sunde menighet Møteprotokoll Sunde menighetsråd Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler / / Helge Brunstad, Møtested: Sunde kirke Møtedato: Tid: Til stede på møtet Medlemmer: Nils B. Sørenes, Kjetil Wirak, Maria Berdinessen Kvinge, Astrid H. Pedersen, Einar Arne Garlid, Kristine Helgeland Mosdøl, Inger K. Sørenes, Mette Vika og Asle Tveit. Hagny O. Bjørnøy Ingen Forfall: Varamedlemmer: Fra adm. (evt. andre): Helge Brunstad (daglig leder), Ellinor Hellestøl (sak 77). Behandlede saker: 74/15-83/15 Saksliste Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 74/15 15/761 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE 75/15 15/761 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA /15 15/762 SØKNAD OM FRITAK FRA VERV I MENIGHETSRÅD /15 14/572 FRIVILLIGHET I SUNDE MENIGHET 78/15 15/462 ANSETTELSE AV BU-LEDER 79/15 15/765 INNKJØP AV INFOSKJERM I KIRKA 80/15 15/764 EVALUERING AV MR-ARBEIDET /15 15/761 REFERATSAKER 82/15 15/761 ORIENTERINGSSAKER 83/15 15/761 EVENTUELT Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blad er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. NILS B. SØRENES MR-Leder HELGE BRUNSTAD Daglig leder Side 4 av 32

5 Sak 85/15 74/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste godkjennes. Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder. Sokneprest savnet at fullstendige sakspapirer fra tidligere behandlinger av Frivillighetskomiteens arbeid var vedlagt sakspapirene. Sak 76/15 behandles for lukkede dører i hht Offentlighetsloven som gir adgang til å undra personalforvaltningssaker/ansettelsessaker fra offentlighet (offl 25). Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. 75/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA Forslag til protokoll fra møte godkjennes. Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder. Vedtak: Forslag til protokoll fra møte godkjennes. 76/15 SØKNAD OM FRITAK FRA VERV I MENIGHETSRÅD MR innvilger søknad fra Jan Opsal om fritak fra verv i menighetsrådet Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder. Vedtak: MR innvilger søknad fra Jan Opsal om fritak fra verv i menighetsrådet /15 FRIVILLIGHET I SUNDE MENIGHET Saken legges frem til drøfting med utfordring om at MR utformer og vedtar konkrete tiltak som kan videreutvikle frivillighetsengasjementet i Sunde menighet. Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder og leder for Frivillighetskomiteen Ellinor Hellestøl. Følgende momenter fremkom i drøftingen: Ellinor understreket viktigheten av at frivillige opplever seg verdsatt, blir takket for utførte oppgaver og blir «heiet på». Det er viktig å finne arbeidsbalansen mellom frivillige og ansatte. Det forventes ofte at det er staben som skal takke de frivillige og at det er en bevisst anerkjennende og rosende kultur i menigheten. Side 5 av 32

6 Sak 85/15 Det kan være en ide å knytte til seg en ekstern veileder for å videreutvikle frivillighetsområdet. Dette kan f. eks gjøres ved å avslutte avtalene med Trosopplæringsmentor og NaMu-veileder fra med tanke på å engasjere en Frivillighetsveileder i stedet. Frivillighetsfest er en god mulighet til å verdsette frivillige og anbefales at gjennomføres årlig. Organisering og oppfølging av frivillige kan med fordel videreutvikles bedre innad i staben. Bedre registrering av de frivilliges ønsker om oppgaver de trives med er en fordel. Viktig at nyansatte følges opp i forhold til arbeid mort frivillige. Telefonoppfølging/rekruttering kan med fordel videreføres som en felles oppgave mellom stab og MR en til to ganger årlig. Utvalgsledere og evnt andre ledere i grupper bør inviteres til MR-møte, f.eks en gang i semesteret Vedtak: Følgende oppfølgingsområder anbefales at det nye MR ser nærmere på i forb. med videreutvikling av frivilligheten i Sunde menighet: Utvikle en bevisst takkekultur Årlig frivillighetsfest Engasjere en ekstern frivillighetsveileder Hente ideer/bli inspirert av andre menigheter Telefonrekruttering/oppfølging 1-2 ganger årlig Organisering innad i staben av frivillighetsoppfølging Samlet oversikt over frivillige Utnytte muligheter i nye «Medarbeideren» 78/15 ANSETTELSE AV BU-LEDER 1. Innstillingsutvalget (MR-leder, DL, sokneprest og tillitsvalgt Kirkelig Undervisningsforbund) får mandat til å gjennomføre intervju av aktuelle søkere og foreta ansettelse av den personen de mener er best egnet til stillingen som BU-leder i Sunde. 2. Hvis hvert av de fire medlemmene i innstillingsutvalget ikke har den samme innstilling innkalles det til ekstraordinært MR-møte for å foreta en ansettelse. Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder. Vedtak: 1. Innstillingsutvalget (MR-leder, DL, sokneprest og tillitsvalgt Kirkelig Undervisningsforbund) får mandat til å gjennomføre intervju av aktuelle søkere og foreta ansettelse av den personen de mener er best egnet til stillingen som BU-leder i Sunde. 2. Hvis hvert av de fire medlemmene i innstillingsutvalget ikke har den samme innstilling innkalles det til ekstraordinært MR-møte for å foreta en ansettelse. 79/15 INNKJØP AV INFOSKJERM I KIRKA 1. MR vedtar innkjøp av en TV-monitor som infoskjerm ved inngangsdøra til maks kr inkl installasjon. 2. Menigheten starter samtidig opp abonnement på infoskjermen.no som publiseringsløsning for en skjerm. Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder. Vedtak: Side 6 av 32

7 Sak 85/15 1. MR vedtar innkjøp av en TV-monitor som infoskjerm ved inngangsdøra til maks kr inkl installasjon. 2. Menigheten starter samtidig opp abonnement på infoskjermen.no som publiseringsløsning for en skjerm. 80/15 EVALUERING AV MR-ARBEIDET Saken legges frem til drøfting. Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder. Følgende kommentarer fremkom i drøftingen, bl.a. som ideer til det nye MR: Oppgaver/verv i komiteer/utvalg kan rullere mer, slik at arbeidsbelastningen blir mer lik blant medlemmene. Respekt og forståelse for at MR-medlemmene er i forskjellige livsfaser og kan bidra forskjellig. Endringer kan også skje i løpet av 4-årsperioden. Avklaring hvilke «tilleggsoppgaver» og uuttalte forventninger som tilligger MR-medlemmene kan tas som en informasjon/avklaring på starten av MR-perioden. Forventingene om arbeidsmengde før en ble valgt inn i MR var for enkelte ikke i overensstemmelse med det en har opplevd i 4-årsperioden. MR s oppgave er å være et «styre» for menigheten og det vil nødvendigvis ta en del tid. Viktig å komme med gode ideer, men MR må sammen med stab vurdere hva som er realistisk å gjennomføre og evnt hva som skal prioriteres. Bedre fordeling av saksutredninger blant rådets medlemmer har vært diskutert i perioden. Sakspapirer er godt utarbeidet, noe som gjør det lettere å sette seg inn i saker. Møteledelse har vært god og møter har som regel avsluttet som planlagt. MR har vedtatt mye investeringer som ser ut til å være vellykkede (Lydanlegg, kjøkken, stoler og sofaer, lamellgardiner, pianoer) Mange reformer og planer er utarbeidet (Trosopplæringsplan, Gudstjenestereform, handlingsplan for menigheten) Vedtak: Saken ble drøftet og det fremkom mange erfaringer som det nye MR kan se nærmere på når de starter opp.. 81/15 REFERATSAKER De fremlagte referater tas til etterretning. Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder. Følgende møtereferat var vedlagt sakspapirene: Julemesseutvalget Alpha-komite Undervisningsutvalget Kulturutvalget Julemesseutvalget Vedtak: De fremlagte referater tas til etterretning. Side 7 av 32

8 Sak 85/15 82/15 ORIENTERINGSSAKER De fremlagte saker tas til orientering. Behandling: Saksfremlegg ved daglig leder. Følgende saker ble lagt frem til orientering: 1. Hendt siden sist Lynnedslaget kl har gitt oss betydelig merarbeid, særlig Astrid og Helge. Klokketårnet, ekstern telefonlinje, mange nettverkskort på PC ene, Brannvarsling og innbruddsystemet, prosessor til lydanlegget, monitor og noe av billedanlegget ble ødelagt. Klokketårnet alene ble en reparasjonskostnad på ca kr Den totale reparasjonskostnaden vil bli bortimot Fellesrådet har en egenandel på kr og resten tar forsikringsselskapet. Nå er det bare utskiftning av samtlige brannvarslere i taket som gjenstår. Nye ventilasjonsanlegg på taket er nå tatt i bruk. Det ene anlegget dekker sal D og E samt BUkontoret. Det andre dekker kontoravdelingen inkl. Lunsjrommet. Begge anleggene kjører dgl og kan settes på om kvelden via et korttidsur på ventilasjonsrommet/teknisk rom. Anleggene er betydelig mer avansert enn de gamle og har bl.a. mulighet til egen sommer og vinterprogrammering. Ønsket om luftkjøling hadde ikke Fellesrådet økonomisk ressurser til å innfri. 2. Personalnytt Astrid Sørheim avslutter sitt engasjement i Sunde pga familien flytter til Førde. Renée Vassal er ansatt i et timevikariat på inntil 25% mens Kristin Dyrstad har permisjon. Stefan Emmerhoff er ansatt som ny prost i Ytre Stavanger prosti med tiltredelse Diverse møter Lydteknikerne hadde møte for å lage bedre rutiner og brukerveiledninger på lydutstyret. Målet er at alle ansatte og frivillige kirketjenere skal kunne bruke Automikseren. Den nye digitale mikseren lånes ikke ut i forb. med utleiearrangement. 4. Saker til neste MR Overlevering av saker til nytt menighetsråd Godkjenning av Valgprotokoll etter Kirkevalg 2015 Vedtak: De fremlagte saker tas til orientering. 83/15 EVENTUELT Intet forslag til vedtak. Behandling: Ingen saker ble fremmet under eventuelt. Side 8 av 32

9 Sak 86 / 15 VALGPROTOKOLL KIRKEVALG 2015 Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ /15 Helge Brunstad, Vedlagte Valgbok og Rapportskjema for Kirkevalg 2015 i Sunde menighet godkjennes. 2. MR takker alle som deltok i gjennomføringen av valget. Saken gjelder: Kirkevalget ble gjennomført sønd kl og mand kl Det var til sammen 3869 stemmeberettigede (over 15 år) i Sunde sokn fordelt på Kvernevik 2596 (67%) og Sunde 1275 (33%) personer. Valgdeltakelsen var 14,9 % på MR-valg og 15,2% på BDR-valg. Dette er en betydelig fremgang i fht Kirkevalget ,4%. Valgdeltakelsen i Stavanger bispedømme var på 15,7% (13,2% i 2011) og på landsbasis 16,7% (13,5% i 2011). Begge de vedlagte skjemaene skrives under på møtet. Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet / Vedlegg: Valgbok del 1 for valgstyret i Sunde sokn Rapporteringsskjema for opptelling flertallsvalg Sunde sokn HELGE BRUNSTAD Daglig leder Side 9 av 32

10 Side 10 av 32 Sak 86/15

11 Side 11 av 32 Sak 86/15

12 Side 12 av 32 Sak 86/15

13 Side 13 av 32 Sak 86/15

14 Side 14 av 32 Sak 86/15

15 Side 15 av 32 Sak 86/15

16 Sak 87 / 15 REFERATSAKER Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ / Helge Brunstad, De fremlagte referater tas til etterretning. Følgende møtereferat ligger vedlagt: Styret for Nordvesten Diakoniutvalget Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet / HELGE BRUNSTAD Daglig leder Side 16 av 32

17 Side 17 av 32 Sak 87/15

18 Side 18 av 32 Sak 87/15

19 Side 19 av 32 Sak 87/15

20 Sak 88 / 15 ORIENTERINGSSAKER Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ / Helge Brunstad, De fremlagte saker tas til orientering. Følgende saker legges frem til orientering: 1. Hendt siden sist Country/Gospelkonsert med Olav Larsen med ensemble ble en suksess med 102 til stede og 89 betalende. Overskuddet på konserten ble kr 2.600,- og sendes til «Buddies For Africa». Avskjedsgudstjeneste med Sigfred Sørensen. Mellom 5 og 10 mennesker fra Sunde var til stede i en nokså fullsatt Madlamark kirke. Flott gudstjeneste med to kor og gladjazzpreg. 2. Personalnytt BU-lederstillingen hadde kun 2 søkere i 3. utlysning. Intervju er avtalt kommende uke. Astrid Sørheim med familie har flyttet til Bergen hvor Olav har fått jobb på Haukeland sykehus. Kristin Dyrstad med familie er etablert i Australia, en time nord for Sydney. 3. Diverse Strategi for Stavanger bispedømme ligger vedlagt. Denne er et viktig bakgrunnsdokument når Sunde MR skal starte arbeidet med Strategiplan for Saker til neste MR Utvalg i Sunde menighet Gudstjenesteplan våren 2016 Semesterplan våren 2016 Offertildelinger 2016 Økonomi- og Delegasjonsreglement Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet / HELGE BRUNSTAD Daglig leder Side 20 av 32

21 Side 21 av 32 Sak 88/15

22 Side 22 av 32 Sak 88/15

23 Side 23 av 32 Sak 88/15

24 Side 24 av 32 Sak 88/15

25 Side 25 av 32 Sak 88/15

26 Sak 89 / 15 VALG AV LEDER OG NESTLEDER SUNDE MR Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ /15 Helge Brunstad, Som leder for Sunde MR velges.. Som nestleder for Sunde MR velges.. Saken gjelder: Rådet velger blant sine faste medlemmer en leder og en nestleder med et års funksjonstid. Leder og nestleder velges skriftlig hver for seg. Det er ingen formell hindring for det, men Kirkemøtet anbefaler ikke at ansatte i menigheten innehar leder og nestlederverv. Bakgrunn for saken: Leder har ansvar for: - Innkalling til møte - Forslag til saksliste i samarbeid med daglig leder - Ledelse av møtets forhandlinger - Forberedelse av sakene (utføres for det meste av daglig leder, men alle i MR kan forberede saker) - Oppfølging av vedtak (utføres i samarbeid med daglig leder) Les mer om menighetsråd og fellesråd i arbeid (kapittel 8, s ) i Håndbok for menighetsråd og kirkelig fellesråd på hvor håndboken også kan lastes ned i PDF-versjon (nederst på siden). Alle vil også i løpet av kort tid få utlevert sitt eget eksemplar av boka. Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet / Vedlegg: Kven gjer kva i soknet (fra håndbok for MR og FR. Helge Brunstad Daglig leder Side 26 av 32

27 Side 27 av 32 Sak 89/15

28 VALG AV MEDL. OG VARAMEDL.TIL FELLESRÅDET Sak 90 / 15 Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ /15 Helge Brunstad, Som medlem til Stavanger kirkelige fellesråd for perioden velges.. Som varamedlem til Stavanger kirkelige fellesråd for perioden velges.. Saken gjelder: Stavanger kirkelige fellesråd består av et medlem fra hver av de 17 menighetene i Stavanger i tillegg til prost i begge prostier i Stavanger og en politisk oppnevnt representant. Faste medlemmer og 1. varamedlem i menighetsrådet er valgbare til vervet. Bakgrunn for saken: Hovedoppgåver for kyrkjeleg fellesråd: administrative og økonomiske oppgåver på vegner av sokna, å utarbeide mål og planar for den kyrkjelege verksemda i kommunen, å fremje samarbeid mellom kyrkjelydane, å ta hand om interessene til sokna i høve til kommunen. Slik blir fellesrådet eit strategisk samhandlingsorgan, både for kyrkjelydane seg imellom og for kontakten mellom den lokale kyrkja og kommunen. Dei viktigaste oppgåvene til fellesrådet er: bygging, drift og vedlikehald av kyrkjer, kyrkjegardar og kyrkjeinventar, å skaffe og drive kyrkjekontor (inklusive prestekontor), å skaffe lokale, utstyr og materiell til konfirmasjonsundervisninga også tilrettelegging for konfirmantar med spesielle behov (sjå universell utforming), å ha arbeidsgivaransvar for dei som er lønte over fellesrådsbudsjettet (opprette og leggje ned stillingar, tilsetje og seie opp arbeidstakarar, ansvar for arbeidsmiljø), å forvalte felles økonomi (midlar/tilskot frå kommunen, midlar/tilskot frå staten til m.a. undervisning, diakoni og kyrkjemusikk, midlar som kyrkjelydane stiller til disposisjon eller overlét til fellesrådet, gåver/arv m.m. til kyrkjebygg, stillingar - sjå elles kap.7), å sørgje for administrativ hjelp til prosten når staten stiller midlar til disposisjon. Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet / Vedlegg: Fellesrådets mandat og oppgaver Helge Brunstad Daglig leder Side 28 av 32

29 Side 29 av 32 Sak 90/15

30 Side 30 av 32 Sak 90/15

31 Side 31 av 32 Sak 90/15

32 Sak 91 / 15 EVENTUELT Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler HEB- 15/ / Helge Brunstad, Ingen forslag til vedtak. Saken gjelder: Saker til eventuelt meldes møteleder ved starten av møtet. Sakens behandling: Sak nr.: Møtedato: Menighetsrådet / HELGE BRUNSTAD Daglig leder Side 32 av 32