ÅRSBERETNING FOR KALANDSEID IDRETTSLAG

Transkript

1 1 ÅRSBERETNING FOR KALANDSEID IDRETTSLAG FREMLAGT PÅ ÅRSMØTE TORSDAG 20. MARS 2014 MELDINGSÅR 2013

2 2 SAKSLISTE: 1. Åpning Godkjenne de stemmeberettigede Godkjenne innkallingen, Sakslisten forretningsorden Valg av dirigent og referent Referat fra siste årsmøte 2 Årsmeldinger Hovedlaget Gruppeårsmeldinger 3. Regnskap 4. Forslag 5. Fastsettelse av medlemskontingenter 6. Budsjett 7. Valg Hovedlaget Gruppebudsjetter Hovedstyret Gruppeleder + 2 stk Representanter til Idrett Bergen Sør Representanter til BGF- Bergen Representanter til Frotveit Skianlegg Valgkomitee, leder + 2 representanter

3 3 2. Årsmelding 2.1 Hovedstyret: Hovedleder: Arthur Brekke Nestleder: Tor Isaksen Sekretær: Kolbjørn Akervold Styremedlem: Arne Håvardstun Styremedlem: Eva Nordås Lunde 1. Varamedlem: Anita Koldingsnes 2. Varamedlem: Jeremy Cook 3. Varamedlem: 4. Varamedlem Grethe Skorpen Nygaard. Ungdom under 17 år Ingen valgt 2.2 Gruppestyrene: Fotball: Håndball: Ski/Orientering/friidrett Turn Idrettsskole Ragnar Vikøyr Elin Midtun Carol Cook Olav Arne Hjermann, Hovedstyret ved leder 2.3 Medlemsmassen i Kalandseid idrettslag i 2013 : Alderstrinn 0-5 år 6-12år år år 26 år+ 0-5 år 6-12 år år år 26 år+ Sum Fotball Håndball Turn Dans Friidrett Orientering Hovedstyret Ski 5 5 sum Alderstrinn 0-5 år 6-8 år 9-10 år år år år 0-5 år 6-8 år 9-10 år sum Bredt & Godt sum 913

4 4 Registrering 2013 Kvinner Menn 0-5 år år år år 26 -år 0-5 år år år år Fotball Håndball Turn Friidrett Orientering ski Bredt & Godt sum Hovedstyret år sum Andre aktiviteter i Kalandseid IL Navn Aktivitet Inngår i gruppe Antall Kirkebirkeland Fotball Fotball 16 Ballgutter Trim Håndball 22 Balljenter Trim Håndball 16 Innebandy herrer Innebandy Turn 11 Innebandy damer Innebandy Turn 11 Oldboys Trim Orientering 14 Oldboys Trim Ski 16 Sum 106 Tabellene ovenfor viser at medlemsmassen er redusert i Særlig reduksjonen innen fotball er en stor utfordring. Nedgangen i medlemsmassen for Turn har sammenheng med vanskelig trenersituasjon vinteren Møteaktivitet i hovedstyret og arbeidsutvalget Hovedstyret har hatt 5 møter i KILs arbeidsutvalg har hatt 5 møter. Tema på møtene i Hovedstyret har vært; Inntekter og utgifter Styring Opplysninger fra gruppeledere

5 5 Koordinering av oppgaver

6 6 Tema på Arbeidsutvalgsmøtene har vært: Opplysninger om samarbeidet Idrett Bergen Sør Strategiske vurderinger Økonomi, herunder; o Vurdering av regnskapsordning o Nytt medlemsregister o Ny hjemmeside for KIL o Reforhandling av sponsoravtaler o Nedgang i medlemstallet o Samarbeid og bedre koordinering av oppgaver internt i KIL Videreutvikling av Kaland idrettsanlegg, herunder; o Utbygging av Kaland idrettshall o Sandvollybane o Turstiposjekter i nærområdet o Videreutvikle Bredt & Godt Det er i samråd med Stiftelsen for Kaland Idrettshall inngått et samarbeid med Sognnes Bygg for skisseprosjektering for utbygging av Kaland Idrettshall. Samarbeidet på møtene i hovedstyret har vært godt gjennom hele året. Det har vært gode diskusjoner og meningsutvekslinger. Medlemmer under 17 år er ikke valgt i Møteaktivitet for hovedleder Hovedleder har deltatt i interne møter med Stiftelsen for Kaland Idrettshall Økonomien til prosjektene blir omtalt i regnskapet. Bredt & Godt er omtalt i en egen rapport, se punkt Hovedleder har hatt møter med Bjarte Wiberg, Tom Carlos Eimhjellen og Kristin Skjetne Berg hver 14.dag. Kalandseid IL er arbeidsgiver og da må leder for idrettslaget ha jevnlig møter med ansatte. Tema på møtene varierer alt etter hvilke meldinger og oppgaver som må løses, eksempel på tema: Hvilke møter er det kommet innkalling til; Hordaland Idrettskrets, Bergen Kommune, Idrettsrådet, sponsorer eller andre idrettslag. Hvem skal delta på disse møtene? Oppgaver som er meldt inn fra medlemmer, grupper eller andre idrettslag. Oppdatering på opplysninger fra møter som er gjennomført. Oppgaver fra gruppene og andre som må løses snarest. Framdriftsplaner og status for oppgaver. Hvor kan KIL søke om midler? Opplysninger fra media eller tips fra medlemmer eller kjente personer om hvor KIL kan søke om midler. Interne oppgaver i idrettslaget og idrettshallen. Tilbakemeldinger som hovedleder mottar fra medlemmer, kommuner, idrettslag eller andre instanser.

7 7 Hovedleder gjennomfører mange møter hver uke på dagtid eller kveldstid. Dette er møter som det forventes at idrettslaget fronter mot kommuner, fylket, medier, gruppene eller andre instanser. Hensikten er å profilere KIL, samarbeid internt i KIL, skaffe midler til driften av idrettslaget og være bindeleddet for alle medlemmer. Utfordringene for Hovedleder er blant annet sammen med sportlig koordinator å skaffe midler til drift av KIL. Dette arbeidet krever omtanke, strategi, samtaler, undersøkelser, vurdering og diskusjoner før søknader sendes. Dette arbeidet krever mye av Hovedleder og sportslig koordinator. Hovedleder har daglig kontakt med Bjarte Wiberg og koordinator for Bredt & Godt. 2.5 Oppsummering og info om aktivitetsdager Tine fotballskole. Fotball har overtatt arbeidet med gjennomføring av fotballskole, opplysninger i årsmelding fra fotball Sommer aktivitetsdager Etter mønster fra Førde IL i Sogn og Fjordane ble det i år også arrangert sommeraktivitet av koordinator for Bredt & Godt Ca 40 barn deltok på sommeridrettsskolen 2013 hvor vi hadde disse aktivitetene: Besøk i Os badet Ballspill og tradisjonsleker. Tur til Stego. Friluftsaktivitet på Frotveit gård. Tom Carlos Eimhjellen var instruktør sammen med en av elevene fra 9. klasse ved Slåtthaug Barna betalte en egenandel for deltagelse på sommer aktiviteten, og aktiviteten gikk i balanse med hensyn til økonomi. Meget gode tilbakemeldinger på opplegget. 2.6 Medlemskontingenter. I 2013 har det vært fokus på kontingentbetaling. Det viser seg at mangelfulle opplysninger på medlemslistene blir sendt til regnskapsfører. Dette har skapt unødvendige irritasjon hos medlemmer og mye ekstra arbeid hos regnskapsfører. KIL har nå forhandlet fram en avtale med regnskapskontor som i korthet vil fungere slik: KIL får ansvar for innkreving av kontingenter, ved at; o KIL, ved sportslig koordinator skal ha tilsendt alle medlemslister o Med tilgang fra Regnskapskontor sitt regnskapssystem, utfører KIL arbeidet med å legge inn opplysninger om kontingenter for alle medlemmer. o Alle kontingenter blir sendt pr mail, med returadresse til KIL. o En person i hver gruppe skal ha ansvar for at medlemslistene er oppdatert og korrekte. Tilbakemeldinger på kontingenter blir formidlet til ansvarlig i hver gruppe.

8 8 o Regnskapskontoret svarer ikke på forespørsler om kontingenter Manglende innbetaling fra utøvere betyr i virkeligheten at andre medlemmer betaler for dem. Idrettslaget vil skjerpe rutiner for innkreving av kontingenter i Vakthold i Idrettshallen Nå er det ca. 25 personer som deltar i vaktstyrken. Vakthold i idrettshallen inngår som en del av dugnadsinnsatsen i KIL og alle medlemmer bør delta i arbeidsoppgaver slik som vakter, ulike oppgaver i gruppene eller konkrete arbeidsoppgaver som blir utført på frivillig basis i dag. Turngruppen er den gruppen i 2013 som har rekruttert mange vakter, ved innmelding av barn til turngruppen, blir foreldre og foresatte bedt om å komme med opplysninger på hvilke oppgaver de kan hjelpe til med. Det viser seg at en del grupper ikke har hatt fokus på å skaffe vakter. Dersom KIL skal drive idrettshallen, må hver gruppe skaffe frivillige vakter. 2.8 Ungdomstilstelling Noen ungdommer som delvis kommer opprinnelig fra instruktører i Bredt & Godt, har deltatt i et prosjekt Ungdom for ungdom i Idrett Bergen Sør. Disse ungdommene startet i høst opp med å planlegge ungdomskvelder på fredager. Dette blir et tilbud for ungdommer som ønsker å møtes og ha det kjekt sammen. 2.9 Turstier: Det viser seg at merkingen til Vesle Lyshornet er vanskelig da noen personer ikke ønsker merking og river ned løypemerkingen. Grunneierne har gitt tillatelse til merkingen. Tre pensjonister, Harald Sandven, Harald Andersen og Gunnar Dankertsen har løpet av 2013 ryddet og merket turstier. De har gjort en utmerket jobb. KIL kan da presentere mange alternative turstier i nærområdet. Rieberfondet ved Chr. Rieber har bevilget penger til oppsetting av en gapahuk på Stego. Gapahuken blir satt opp på anvist sted av grunneier Sveinung Sandven. Dugnadspersonene sammen med en fagmann på oppsetting av gapahuker har satt opp gapahuken i løpet av våren /høsten Åpning blir markert i april 2014 Det jobbes nå med å lage nye turstier i nærområdet. Dersom alt går etter planen vil det bli en tursti fra Valle mot Stego. Derved kan en gå på tur fra Smøråsfjellet til Orretua og om ønskelig videre til Solbakkafjellet. Klarering med grunneiere må gjøres for nye turstier Alexander Berges vennskaps cup Vennskapscupen er ikke arrangert i 2013.

9 Lønnet hjelp i KIL Følgende mottar lønn fra idrettslaget: Bjarte Wiberg ansatt som sportslig koordinator for KIL og delvis Stiftelsen. Tom Carlos Eimhjellen og Kristin Skjetne Berg (fra ) ansatt leder for Bredt & Godt. Aktivitetsleder på søndager blir lønnet av KIL 2.12 Regnskap. Regnskapet for KIL blir nå ført fra Fana Sparebank Regnskapskontor. Grete Nygaard har ansvaret for regnskapsføringen hos dem Koordinator for Bredt & Godt og andre prosjekter Informasjon om aktiviteter: Bredt & Godt! er et allidrettstilbud for barn i alderen 5-9 år som bor i og rundt Kalandseid området. Koordinator Tom Carlos Eimhjellen har jobbet i 20 % stilling i 2013 og har hatt ansvar for gjennomføring av aktiviteten på mandager. Han sa opp sin stilling i KIL gjeldende fra Kristin Skjetne Berg ble ansatt fra Bredt & Godt! er et tilbud for alle og jobber spesielt opp mot grupper som av forskjellige grunner ikke er så aktive. Sommeren aktivitet, se punkt Bredt & Godt + Høsten 2013 fikk KIL lovnad på støtte til 2 prosjekt; - Ernæringsprosjektet (Bredt & Godt +) - Integreringsprosjekt, integrering av personer med flerkulturell bakgrunn inn i vanlige aktiviteter eller nye aktiviteter Med denne bakgrunn ble Kristin Skjetne Berge ansatt i 50 % stilling med ansvar for nevnte 3 områder. Brukere for Bredt & Godt: I 2013 hadde vi ca 132 barn som har gått på B&G av disse er fra SFO - Svært få fra Kaland barnehage (2-3 stk før sommeren, 0 stk etter sommeren) - Ca 29 av disse er fra KLEM barnehage (16 før sommeren, 13 etter sommeren) - Ca 20 er betalende utenom SFO - Til sammen utgjør dette 132 om man teller barn i barnehage både før og etter sommeren. (Evt 157 dersom man tar gjennomsnittet av barnehagebarn gjennom året) Samarbeid med andre: - Helsesøster: Møter barn som er aktuelle for B&G sammen med deres foreldre. Hun jobber opp mot de som gjerne trenger et slikt tilbud aller mest, og lykkes med dette.

10 10 - Slåtthaug: Gjennom Utdanningsvalgfaget (UDV) i 9.klasse ved Slåtthaug ungdomsskole har vi fått ungdommer som er sertifisert aktivitetsleder-barn gjennom Hordaland Idrettskrets. Kontaktperson er Guttorm Vik. På grunn av sykdom var det vanskelig med å skaffe instruktører høsten SFO: Gjennom SFO har vi 2 faste aktivitetsledere og 83 barn. Begge aktivitetslederne er å tilstede hver dag og er også sertifisert aktivitetsleder barn. SFO har hatt ansvar for gjennomføringen av B&G på onsdager. - KLEM barnehage har ansvar for gjennomføring om tirsdagene. Ved sykdom eller annet fravær, stiller alltid KLEM barnehage opp og gjennomfører programmet for barna Hordaland Idrettskrets: Hordaland Idrettskrets gir oss gratis aktivitetslederkurs for elever ved Slåtthaug og de som jobber i SFO/Barnehage. Grethe Hillestad er prosjektleder for Idrett og Skole hånd i hånd prosjektet hvor vi er inkludert. Hun er en nøkkelperson i kontakten vår opp mot NIF og politikere. - KLEM barnehage: Klem barnehage er inne på Bredt & Godt 2 dager i uken og stiller med 1 aktivitetsleder. - Kaland barnehage: Kaland barnehage er inne på Bredt & Godt 1 dag i uken, annenhver uke. Da stiller de med 1 aktivitetsleder. Litt liten oppslutning fra dem Tilbakemeldinger for Bredt & Godt: Tilbakemeldinger fra deltakerne, deres foreldre og andre involverte i Bredt & Godt! er udelt positive. Det er kvalitet i arbeidet, og det gode tverrfaglige samarbeidet er noe som gjør Bredt & Godt! til et unikt prosjekt som også fungerer i praksis. Det spesielt gledelige dette året er at skolen og KLEM barnehage har tatt stort ansvar i å drifte dette samarbeidet. Bredt & Godt er nå veletablert som en del av SFO og barnehage tilbudet, samarbeidet med skolen og KLEM barnehage har fungert utmerket i Opplysninger fra Sportslig Koordinator. Sportslig koordinator har fordelt sin timeressurs på følgende områder i 2013

11 Utbygginger KIL har samarbeid med Kaland Skole om bygging av Sandvollybaner i området knyttet til skolen. Kaland Skole har overført summer som skal benyttes til dette formålet. I tillegg er det gitt midler fra SR_Bank kr ,- og tilsagn fra Sparebanken Vest på tilsvarende sum. Søknad om tippemidler er sendt. I utgangspunktet skal vi ha klar en sandvollybane før sommeren Sportslige aktiviteter (gruppene) Hovedstyret viser til årsmeldingene fra gruppene. Årsmeldingene blir behandlet etter årsmeldingen for Hovedlaget Gruppene bør aktivt bruke hjemmesidene til KIL for opplysninger om aktiviteter, møter og kamper Kurs og kompetanseheving Hovedstyret har ikke deltatt på kurs og kompetanseheving i år. Koordinator for Bredt & Godt har gjennomført kurs for nye aktivitetsleder i Bredt & Godt Sponsor Sparebanken Vest/Visjon Vest

12 12 KIL har inneværende år mottatt en pengegave på til sammen kr fra Sparebanken Vest. I tillegg har vi inngått ny sponsoravtale gjeldende fra med Sparebanken Vest som fører til at KIL mottar kr pr år. i 2 år. Sparebanken Vest ønsker å profilere seg ved: KIL cup Reise til Etne Cup og andre cuper Delta på interne møter Ulike arrangement i idrettshallen eller på fotballbanen Eget arrangement med opplegg fra Sparebanken Vest Samarbeid med Søfteland Turn og idrettslag og andre idrettslag i Bergen sør; Søfteland IL ønsket ikke videre samarbeid med Kalandseid IL. Avtalen ble avsluttet ved nyttår. IBS, (Idrett Bergen Sør) Kalandseidet samarbeider nå også med idrettslagene Bjarg, Fana, Gneist og Smørås. Styrelederne har jevnlige møter. Gneist har hatt styrevervet i 2013 og Bjarg overtar ledervervet i I tillegg har KIL samarbeid med BFG- Bergen innen friidrett. Idrettslagene samarbeider om prosjektet Samhandlingsmodellen Idrettens bidrag til Folkehelse. Randi Marie Berentsen er leder for prosjektet i IBS. Elise Birkeland har et vikariat i stillingen da Randi har morspermisjon i Idrettslagene samarbeider også på andre områder slik som; Kurs Lagunen Fotballfestival Oppgaver og tiltak til Idrettsrådet Utfordringer med Bergen kommune Idrettslagene er selvstendige og arbeidet skal ikke innvirke på den ordinære driften av idrettslagene. Idrettslagene vil heller ikke bli økonomisk belastet for prosjektet Samhandlingsmodellen da det blir et eget regnskap og prosjektopplegg med styring fra hovedlederne 2.20 Spillemidler, Bingo og Automatinntekter Hovedleder har reforhandlet bingoavtalen med Danmarksplass Bingo. Det viser seg nå at inntektene fra bingo ikke ble fallende og redusert for Årsaken til at KIL mottok et like stort beløp i 2013 er at noen idrettslag ikke klarte å inngå ny avtale innen fristen og derved færre lag til å dele utbyttet. Hovedsleder har inngått ny avtale, men leder for Bingoen presiserer alltid at godtgjørelsen vil falle i løpet av neste år Verdidokument og vedtekter for KIL

13 13 Verdidokument inngår nå som en del av presentasjonen av KIL både innen sponsor og markedsføring samt ved presentasjon av klubben. Tilbakemeldingen på verdidokumentet er meget god. Hovedstyret forutsetter at alle ledere bruker opplysningene i verdidokumentet der det naturlig hører hjemme. Det jobbes nå med å få verdidokumentet synlig for alle medlemmer. Vedtektene vedtatt på årsmøtet i 2013 ble ikke godkjent av Hordaland Idrettskrets. Opplysninger viser at KIL ikke kan endre på noe i standard mal fra Idrettskretsen Ny leverandør av sportsutstyr Kalandseid IL har pr inngått avtale med MX-sport om levering av sportsutstyr. Medlemmene som ønsker å handle på MX-sport vil få et rabattkort merket Kalandseid idrettslag. Handlingen for medlemmer bør foregå i MX-butikkene på Lagunen eller andre MX-sportsbutikker. Fra mars 2013 er MX-sport Lagunen stedet hvor klubbkolleksjonen blir presentert. Hver gruppe har fått tildelt midler fra sponsoravtalen Status målsetting for KIL i A. Vurdere nye tilbud på kostnader ved regnskapsføring for å redusere kostnader. Det er inngått avtale med Fana sparebank Regnskapskontor om endringer i arbeidet med regnskapsføring og arbeidet med medlemskontingenter B. I samarbeid med Stiftelsen for Kaland Idrettshall å arbeide videre med utvidelse av nærmiljøanlegget i og ved Kaland Idrettshall, herunder: Prosjektere utbyggingen med skisser og tegninger Få kostnadsoverslag på de ulike delene av utbyggingen, lager, storstue, kontor, Ha møter med ulike aktører for å skaffe finanser Møte med Bergen kommune og Idrettsrådet for klargjøring av byggesøknad Søknader om godkjenning av byggingen Arbeidet med utbygging har tatt lenger tid enn beregnet, men i løpet av 2014 vil prospektet for utbygging være klar. Sognnes Bygg skal levere prosjektopplysninger til KIL i løpet av våren 2014 C. Offisiell åpning av Turstier innen sommerferien 2013 På grunn av reiser ble offisiell åpning utsatt og gjennomføres i april Målsetting for 2014 A. Gjennomføre undersøkelser og kartlegging av interne forhold i KIL herunder medlemssvikt i KIL, samarbeid internt i KIL og få flere medlemmer til å delta i frivillig arbeid. B. Gjennomføre utbygging av sandvollybaner ved Skolen

14 14 C. Fullføre prosjektet fra Sognnes Bygg med utbygging av idrettshallen. Utarbeide prospekt for hele idrettsanlegget som skal nyttes ved søknader om midler Økonomi Kalandseid IL har rent teknisk en oversudd på kr ,- Årsaken til at KIL har et teknisk overskudd skyldes at det er innbetalt prosjektmidler som skal brukes delvis i Regnskapmessig skal vi fra 2014 føre inntekter og utgifter på prosjektene etter andre prinsipper. Opplysningene om hvordan dette skal føres blir gitt under punkt 3. Regnskap og på årsmøtet. Nærmere kommentar om økonomien i årsmeldingene fra gruppene og til utfyllende opplysninger er satt opp under regnskapet i punkt Sluttkommentar har vært et aktivt år for KIL med stor aktivitet både sportslig og miljømessig. Ansettelsen av sportslig koordinator fra og prosjektleder for Bredt & Godt har ført til endringer i arbeidsmengde og andre arbeidsoppgaver. KIL er blitt arbeidsgiver og må forholde seg til dette. Sportslig koordinator Bjarte Wiberg har bidratt meget sterkt til at KIL er mer synlig og gjort sitt til at Kalandseid IL har fått mange tilskudd til drift og prosjekter. Hovedstyret vil takke alle medlemmene for god arbeidsinnsats i Hovedstyret takker også alle gruppene og KIL Stiftelsen for godt samarbeid i år. Det er viktig for det kommende styre å videreføre arbeidet slik at vi skaper et godt og trygt idretts- og bygdemiljø. Samtidig er det viktig å fortsette arbeidet med å videreutvikle idrettslaget og at reduksjon i medlemstallet blir stanset og at vi kan få flere nye aktive medlemmer.. Hovedstyret ønsker å takke alle medlemmer som trekker seg fra de ulike styrer eller posisjoner i idrettslaget. Vi håper at dere på et senere tidspunkt vil kunne gjøre en ny innsats for idrettslaget. En spesiell takk til Tom Carlos Eimhjellen som er sluttet i Kalandseid IL. Arthur Brekke Arne M. Håvardstun Eva Nordås Lunde leder styremedlem styremedlem sign. sign. sign. Kolbjørn Akervold Anita Koldingsnes Tor Isaksen referent varamedlem nestleder sign. sign. sign