ÅRSBERETNING FOR KALANDSEID IDRETTSLAG FREMLAGT PÅ ÅRSMØTE TORSDAG 17 MARS 2016 MELDINGSÅR 2015

Transkript

1 ÅRSBERETNING FOR KALANDSEID IDRETTSLAG FREMLAGT PÅ ÅRSMØTE TORSDAG 17 MARS 2016 MELDINGSÅR

2 SAKSLISTE: 1. Åpning Godkjenne de stemmeberettigede Godkjenne innkallingen, Sakslisten Forretningsorden Valg av dirigent og referent Referat fra siste smøte 2 Årsmeldinger Hovedlaget Gruppesmeldinger 3. Regnskap 4. Forslag Hovedlaget Grupperegnskap 5. Fastsettelse av medlemskontingenter 6. Budsjett 7. Valg Hovedlaget Gruppebudsjetter Hovedstyret Gruppeleder + 2 stk. Representanter til Idrett Bergen Sør Representanter til BGF- Bergen Representanter til Frotveit Skianlegg Valgkomité, leder + 1 representanter fra hver gruppe 2

3 2. Årsmelding 2.1 Hovedstyret: Hovedleder: Arthur Brekke Nestleder: Tor Isaksen Styremedlem: Kolbjørn Akervold Styremedlem: Arne Håvardstun Styremedlem: Eva Nordås Lunde 1. Varamedlem: Jeremy Cook 2. Varamedlem: 3. Varamedlem: 4. Varamedlem Grethe Skorpen Nygaard. Ungdom under 17 Ingen valgt Sekretær: Bjarte Wiberg 2.2 Gruppestyrene: Fotball: Kolbjørn Akervold Håndball: Ove Algrøy Ski/Orientering/friidrett Arthur Brekke Turn Cecile Håland Idrettsskole(Bredt & Godt) Hovedstyret ved leder Kolbjørn Akervold ble på smøtet bedt om å ta et midlertidig oppdrag ved å lede fotballstyret fram til sommeren Medlemsmassen i Kalandseidet idrettslag Registrering (2013)-2014 Kvinner Menn Alderstrinn Sum Fotball (12) 21 (16) 15 (8) 5 (71) 71 (60) 55 (14) 15 (104) 73 (37) (16) (13) Håndball 44 (6) (30) (38) (66) (11) Turn (9) (2) (11) (5) (7) Friidrett (6) (8) Orientering 6 8 (8) (8) 8 8 Ski Bredt & Godt Sum (24) 28 (54) 35 (47) 60 (143) 178 (22) 17 (0) 7 (92) 97 (23) 42 (23) 42 (38) (133) (65) (285) 255 (72) 94 (122) 191 (34) 31 (14) 14 (16) 16 ( 132) 199 (717) 779 Hovedstyret (28) 34 (157) 135 3

4 År 2015 viser følgende: 0-5 Kvinner Sum kvinner Menn Sum herrer Alderstrinn Fotball Håndball Turn Friidrett Orientering Hovedstyret Ski Sum Alderstrinn År År Bredt&Godt Aktivitetsskole Totalsum 674 Sum totalt Andre aktiviteter i KIL I aldersgruppen vil KIL få «tilskudd» vi NIF og Barn og Ungdomsmidler. Aldersgruppen 6-12 viser at Kil bør være aktiv til rekruttering av nye medlemmer. N den totale medlemsmassen viser nedgang, kan dette ha sammenheng med tidligere rapportering, mange utøvere slutter i løpet av sesongen eller at opprydding i medlemsregisteret ikke har vært godt nok. 4

5 2.4 Møteaktivitet i hovedstyret og arbeidsutvalget Hovedstyret har hatt 5 møter i Kils arbeidsutvalg har hatt 6 møter. Tema på møtene i Hovedstyret har vært; Inntekter og utgifter Styring Opplysninger fra gruppeledere, hvilke oppgaver trenger de hjelp til. Koordinering av oppgaver Opplysninger IBS, Bergen kommune, Idrettsrådet, innspill fra andre idrettslag Tema på Arbeidsutvalgsmøtene har vært: Fotballgruppen: o Få på plass nytt styre o Plan for at Fotballgruppen fram til sommer 2015 o Sjekke ut økonomiske forhold som ikke stemte o Gjennomføre tiltenkte arrangement Opplysninger om samarbeidet Idrett Bergen Sør Strategiske vurderinger, o Vurdere hvordan KIL skal framstå som en god og ettertraktet klubb for nye medlemmer Økonomi, herunder; o Vurdering av regnskapsordning, kostnader o Nytt medlemsregister med føring fra KIL og via mail, manglende innbetalinger o Nedgang i medlemstallet, hva er sakene til nedgangen o Samarbeid og bedre koordinering av oppgaver internt i KIL Videreutvikling av Kaland idrettsanlegg, herunder; o Utbygging av Kaland idrettshall o Sandvollybane o Turstiprosjekter i nærområdet o Videreutvikle Bredt & Godt med Bredt & Godt + og inkluderingsopplegg Arbeidsutvalget har etter møte med Bergen kommune ikke funnet det forsvarlig å gå videre med tidligere framlagte byggeplaner. Saken stilles i bero en stund for nærmere vurderinger. Knarvik Bygg, Nesttun har fått godkjent byggemelding for sandbaneanlegget. Oppstart mars 2016 Samarbeidet på møtene i hovedstyret har vært godt gjennom hele et. Det har vært gode diskusjoner og meningsutvekslinger Møteaktivitet for hovedleder Hovedleder har deltatt i interne møter med Stiftelsen for Kaland Idrettshall Økonomien til prosjektene blir omtalt i regnskapet. Bredt & Godt er omtalt i en egen rapport, se punkt Hovedleder har hatt møter med Bjarte Wiberg og Kristin Skjetne Berg hver 14.dag. Kalandseid IL er arbeidsgiver og da må leder for idrettslaget ha jevnlig møter med ansatte. 5

6 Hovedleder har gjennomført mange møter hver uke på dagtid eller kveldstid. Dette er møter som det forventes at idrettslaget fronter mot kommuner, fylket, medier, gruppene, medlemmer eller andre instanser. Hensikten er å profilere KIL, samarbeid internt i KIL, skaffe midler til driften av idrettslaget og være bindeleddet for alle medlemmer. Utfordringene for Hovedleder er blant annet sammen med sportslig koordinator å skaffe midler til drift av KIL slik at gruppene kan kjøpe det utstyr som er nødvendig for aktivitetene i KIL. Dette arbeidet krever omtanke, strategi, samtaler, undersøkelser, vurdering og diskusjoner før søknader sendes. Arbeidet krever mye av Hovedleder og sportslig koordinator. Hovedleder har daglig kontakt med Bjarte Wiberg og koordinator for Bredt & Godt. 2.5 Oppsummering og info om aktivitetsdager Tine fotballskole. Fotball har overtatt arbeidet med gjennomføring av fotballskole, opplysninger i smelding fra fotball Sommer aktivitetsdager, se punkt Medlemskontingenter. I 2015 har det vært fokus på kontingentbetaling. Det viser seg at det er mangelfulle opplysninger på medlemslistene som blir sendt til KIL. Dette har skapt mange henvendelser fra medlemmer og mye ekstra arbeid hos Kristin som fører kontingenter for KIL. I 2015 har KIL hatt god dialog med gruppene slik at manglende innbetalinger på kontingenter er blitt klarert og derved mindre tap enn en har hatt de siste ene. 2.8 Vakthold i Idrettshallen Nå er det ca personer som deltar i vaktstyrken. Vakthold i idrettshallen inng som en del av dugnadsinnsatsen i KIL og alle medlemmer bør delta i arbeidsoppgaver slik som vakter, ulike oppgaver i gruppene eller konkrete arbeidsoppgaver som blir utført på frivillig basis i dag. Det viser seg at en del grupper ikke har hatt fokus på å skaffe vakter. Dersom KIL skal drive idrettshallen, må hver gruppe stille med frivillige vakter. Hovedstyret oppfordrer gruppene til å være aktive n nye medlemmer blir meldt inn i klubben Ungdomstilstelling Sara Stokken Rott gjennomførte en meget vellykket ungdomskveld hvor det var ca.100 ungdommer som deltok Turstier: Tre pensjonister, Harald Sandven, Harald Andersen og Gunnar Dankertsen har løpet av 2015 måtte rydde turstiene etter stormen «NINA». Det gjenst ennå en del ryddejobb på turstiene. Pensjonisten har gjort en meget god i 2015 og all honnør for deres innsats Alexander Berges vennskaps cup Vennskapscupen er ikke arrangert i

7 2.11 Lønnet hjelp i KIL Følgende mottar lønn fra idrettslaget: Bjarte Wiberg ansatt som sportslig koordinator for KIL og delvis Stiftelsen. Kristin Skjetne Berg (fra ) ansatt leder for Bredt & Godt. Bredt & Godt + og inkludering. Registering medlemsregister. Daniel Mohammed var midlertidig ansatt i 2015, men valgte å slutte i jobben da han hadde andre private oppdrag. Aktivitetsleder på søndager blir lønnet av KIL 2.12 Regnskap. Regnskapet for KIL blir nå ført fra Fana Sparebank Regnskapskontor. Grete Nygaard har ansvaret for regnskapsføringen hos dem. Revisjon utføres av KPMG AS, Grønamyrvegen 4,5353 Straume 2.13 Koordinator for Bredt & Godt og andre prosjekter i 2015 Bredt&Godt! sommeraktivitetsuke 18 barn deltok på sommeridrettsskolen 2015 hvor vi hadde følgende aktiviteter: Bading i Os badet Samarbeidsleker, ball-allsidighet og andre leker i KIL-hallen Tur til Stego med rebusløp/oppgaver Golf på Bjørnefjorden golfklubb Gds/friluftsaktiviteter på Frotveit gd Kristin var leder for B&G sommeraktivitetsuken sammen med tre unge aktivitetsledere. Meget god tilbakemeldinger på aktivitetsuken både fra barna selv og foresatte. Bredt&Godt!+ Kosthold V 2015 Kostholdsprosjekt matlaging på kjøkkenet på Kaland skole hver 14.dag, 2 t pr gang Totalt 6 samlinger for hver av familiene 5 familier deltok (foresatte, barnet selv/søsken). Besøk av kokk, matblogger og Geir Johnasen fra Coldcat Utveksling av sunne, gode og raske middagsretter tilpasset barnefamilier i en travel hverdag Utveksling og diskusjoner rundt kostholdsutfordringer, vaner og måltidsrutiner En liten deltakeravgift pr person pr gang (25kr) Svært positive tilbakemeldinger underveis og ved slutt Høst 2015 Samme opplegg som for ven Kostholdsprosjekt matlaging på kjøkkenet på Kaland skole hver 14.dag, 2 t pr gang Totalt 6 samlinger for hver av familiene 5 familier deltok (foresatte, barnet selv/søsken). Svært positive tilbakemeldinger underveis og ved slutt 7

8 Familiedager Nytt prosjekt 2015 basert på tilskudd fra Hordaland fylkeskommune og Norsk friidrett Målsetning: Skape aktive og sosiale møteplasser i friluft for familier som bor i vt nærområde, og få flere til å få øynene opp for de turstiene klubben rydder og merker i nærområdet. Totalt fem gjennomførte familiedager i 2015 (hovedsakelig søndager) Ulike aktiviteter for hele familien; historisk guidet tur i bunkerser/skyttergraver, fjelltur til Stegogrinda med rebusløp på toppen, kanopadling på Kalandsvatnet og natursti i skogen, lysvandring/refleksløype etc. Bredt&Godt Brukere Bredt & Godt: I 2015 deltok ca. 130 barn på B&G. - barna kommer fra SFO, Kaland Barnehage, Klem Barnehage og ekstern påmeldte barn Tilbakemeldinger for Bredt&Godt: Tilbakemeldinger fra deltakerne, deres foreldre og andre involverte i Bredt & Godt! er udelt positive. Det er kvalitet i arbeidet, og det gode tverrfaglige samarbeidet er noe som gjør Bredt & Godt! til et unikt prosjekt som også fungerer i praksis. Bredt & Godt er nå veletablert som en del av SFO og barnehage tilbudet, samarbeidet med skolen, Kaland barnehage og KLEM barnehage har fungert utmerket i Aktivitetskoordinator Bredt&Godt har ansvaret for aktiviteten mandager, Klem barnehage (Eva) tirsdager og SFO (Henrik/Ardian) onsdager. Samarbeid med andre: -Helsesøster: Møter barn som er aktuelle for B&G og B&G! + sammen med deres foreldre. Hun jobber opp mot de som gjerne trenger et slikt tilbud aller mest, og lykkes med dette. Helsesøster er engasjert i B&G og B&G! + og deltar aktivt på samlingene på B&G! +, samt i planlegging og organiseringen av prosjektet. Slåtthaug: Gjennom Utdanningsvalgfaget (UDV) i 9.klasse ved Slåtthaug ungdomsskole har vi fått ungdommer som er sertifisert aktivitetsleder-barn gjennom Hordaland Idrettskrets. Et godt samarbeid med kontaktperson Guttorm Vik. V 2015 hadde syv aktivitetsledere fra Slåtthaug faste dager som aktivitetsledere på Bredt&Godt. Utelukkende positive tilbakemeldinger fra elevene. Høst 2015 hadde vi til sammen ti ungdommer fra Slåtthaug ungdomsskole. Alle sammen fullførte praksisen høst Tre av dem ønsket å få utvide praksisperioden ut ven Hordaland Idrettskrets: Hordaland Idrettskrets legger opp til aktivitetslederkurs for aktivitetsledere fra Slåtthaug og andre aktivitetsledere fra barnehagene/sfo som tidligere ikke har hatt kurset. Aktivitetslederkurset g over en helg (fredag-søndag). Grethe Hillestad er prosjektleder for Idrett og Skole hånd i hånd prosjektet hvor vi er inkludert. Hun er en nøkkelperson i kontakten v opp mot NIF. Aktivitetskoordinator (50% stilling) har gjennom et hatt ansvar for å planlegge, tilrettelegge og gjennomføre de overnevnte prosjekter/tiltak 8

9 2.14 Opplysninger fra Sportslig Koordinator. Sportslig koordinator har fordelt sin timeressurs på følgende områder i 2015 A. Oppgaver knyttet til drift av KIL slik som: Daglige oppgaver for drift hvor det ankommer i gjennomsnitt 70 mailer pr dag Støtte gruppeledere med oppgaver Aktivt inne i Lagunen fotballfestival Deltakelser på møter for KIL på dagtid. Koordinere oppgaver for Stiftelsen Hjelpe til ved ulike arrangement i regi av KIL Nærmere detaljer om oppgaver finnes i eget vedlegg til smeldingen Utbygginger KIL har samarbeid med Kaland Skole om bygging av Sandbaneanlegg i området knyttet til skolen. Kaland Skole har overført summer som skal benyttes til dette formålet. I tillegg er det gitt midler fra SR-Bank kr ,- og tilsagn fra Sparebanken Vest på tilsvarende sum. På grunn av forsinkelser i byggeplanene måtte KIL levere tilbake kr ,- til SR-Bank i Knarvik Bygg har gjennomført saken med byggesøknad til Bergen kommune. Sandbaneanlegget er nå godkjent og arbeidet vil starte i mars Utbygging Idrettshallen. Bergen kommune har gitt melding om at Kil må ha ordnet med finansiering før en diskutere saken med dem. Saken utsettes derfor i påvente å finne løsninger for finansiering av anlegget 2.16 Sportslige aktiviteter (gruppene) Hovedstyret viser til smeldingene fra gruppene. Årsmeldingene blir behandlet etter smeldingen for Hovedlaget Gruppene bør aktivt bruke hjemmesidene til KIL for opplysninger om aktiviteter, møter og kamper Kurs og kompetanseheving Hovedstyret har ikke deltatt på kurs og kompetanseheving i. Koordinator har gjennomført kurs for nye aktivitetsleder i Bredt & Godt Sponsor Sparebanken Vest/Visjon Vest Sparebanken Vest meldte sommeren 2015 om at de ikke lengre vil sponse idrettslag. Banken ønsket heller å gi gaver til bestemte formål. KIL hadde sponsoravtale med Sparebanken Vest ut et 2015 med betaling på kr ,- I løpet av høsten mottok KIL kr ,-. Fra sommeren 2015 har KIL ingen avtale med Sparebanken Vest og KIL kan derfor inngå avtaler med andre banker, forsikringsforetakene, boligfirma og andre. 9

10 2.19 Samarbeid med idrettslag i Bergen sør; Kalandseidet IL samarbeider også med idrettslagene Bjarg, Fana, Gneist og Smørås. Styrelederne har jevnlige møter. KIL har hatt ledervervet i Idrettslagene samarbeider om prosjektet Samhandlingsmodellen Idrettens bidrag til Folkehelse. Randi Marie Berntsen er leder for prosjektet. Idrettslagene samarbeider også på andre områder slik som; Kurs Lagunen Fotballfestival Oppgaver og tiltak til Idrettsrådet Utfordringer med Bergen kommune Idrettslagene er selvstendige og arbeidet skal ikke innvirke på den ordinære driften av idrettslagene. Idrettslagene vil heller ikke bli økonomisk belastet for prosjektet Samhandlingsmodellen da det blir et eget regnskap og prosjektopplegg med styring fra hovedlederne 2.20 Spillemidler, Bingo og Automatinntekter Hovedleder har reforhandlet bingoavtalen med Danmarksplass Bingo. Hovedleder har inngått ny avtale, men leder for Bingoen presiserte at godtgjørelsen vi falle i løpet av Inntekter fra BINGO viser en nedgang 2.21 Verdidokument og vedtekter for KIL Verdidokument inng nå som en del av presentasjonen av KIL både innen sponsor og markedsføring samt ved presentasjon av klubben. Tilbakemeldingen på verdidokumentet er meget god. Hovedstyret forutsetter at alle ledere bruker opplysningene i verdidokumentet der det er naturlig. Det jobbes nå med å få verdidokumentet synlig for alle medlemmer Leverandør av sportsutstyr Kalandseid IL har pr inngått en 3-savtale med Macron om levering av sportsutstyr. Medlemmene som ønsker å handle på hos Macron vil få rabatter på ca. 30 % av utsalgsprisen ved kjøp i butikken. Butikken er i Fjøsangerveien ved KRAMBUA Målsetting for KIL i 2015 A. Bedre intern kommunikasjon og samarbeid mellom alle gruppene og øke medlemstallet i klubben. Arbeidsutvalget og gruppestyrene har i hele hatt fokus på å skape gode idrettslige forhold i klubben. I hele 2015 har fokus vært å endre holdninger i klubben, skaffe flere medarbeidere til ulike verv og ekstraordinære møter er gjennomført mange ganger i løpet av Arbeidet forsetter i

11 B. Medlemskontingenter: Få korrekte opplysninger fra gruppene på medlemmene. KIL har inngått avtale med SR-Bank om bruk av nytt kontingentsystem, Medlemsnett. Systemet er delvis tatt i bruk i løpet av januar-februar C. Vurdere om medlemsregisteret vi regnskapskontoret er godt nok. Det synes som om systemet ikke gir oss de opplysninger som KIL ble levet av leverandøren Regnskapskontoret har fått melding om at KIL ikke vil benytte seg av deres medlemsregistreringssystem. D. Jobbe videre med Sandvollybaner og utvidelse av idrettshallen Knarvik Bygg har ordnet alle formelle søknader og dokumenter slik at bygging kan starte i mars Målsetting for 2016 A. Fortsette arbeidet med bedre intern kommunikasjon og samarbeid mellom alle gruppene og øke medlemstallet i klubben. B. Arbeide for at KIL skal være en ettertraktet klubb for nye og gamle medlemmer C. Legge til rette for at alle medlemmer skal kunne få delta i en eller flere aktiviteter i KIL D. Bedre økonomien i idrettslaget Økonomi Kalandseid IL har et underskudd på driften på vel kr ,-, medregnet finansinntekter, Avskrivninger på ca. kr ,-. Nærmere kommentar om økonomien i smeldingene fra gruppene og til utfyllende opplysninger til regnskapet i punkt 3. Tilbakemelding fra revisor gir også nærmere opplysninger om regnskapet Sluttkommentar har vært et aktivt for KIL med stor aktivitet både sportslig og miljømessig. Ansettelsen av sportslig koordinator fra og prosjektleder for Bredt & Godt har ført til endringer i arbeidsmengde og andre arbeidsoppgaver. KIL er blitt arbeidsgiver og må forholde seg til dette. Sportslig koordinator Bjarte Wiberg har bidratt meget sterkt til at KIL er mer synlig og gjort sitt til at Kalandseid IL har fått mange tilskudd til drift og prosjekter. I 2015 har KIL hatt lederansvaret for IBS. Dette har ført til ekstra oppgaver for leder og Bjarte Wiberg. Hovedstyret vil takke alle medlemmene for god arbeidsinnsats i Hovedstyret takker også alle gruppene og KIL Stiftelsen for godt samarbeid i. Det er viktig for det kommende styre å videreføre arbeidet slik at vi skaper et godt og trygt idretts- og bygdemiljø. Samtidig er det viktig å fortsette arbeidet med å videreutvikle idrettslaget.. Hovedstyret ønsker å takke alle medlemmer som trekker seg eller ikke ønsker gjenvalg i de ulike styrer eller posisjoner i idrettslaget. Vi håper at dere på et senere tidspunkt vil kunne gjøre en ny innsats for idrettslaget. 11

12 Arthur Brekke Arne M. Håvardstun Eva Nordås Lunde Kolbjørn Akervold Leder styremedlem styremedlem referent sign. sign. sign. sign. Tor Isaksen Nestleder sign. 12