MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Leirfjord kommune. Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Formannskapssalen, kommunehuset, Leland Møtedato:

Transkript

1 Leirfjord kommune MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Formannskapssalen, kommunehuset, Leland Møtedato: Tid: 09:30 Det innkalles med dette til møte i Leirfjord formannskap. Lovlige forfall meldes til servicetorget på telefon Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 50/17 17/174 Søknad om fritak fra politisk verv 51/17 17/1766 Stedsutviklingsprosjekt - oppnevning av prosjektgruppe 52/17 17/1765 Handlingsplan mot vold i nære relasjoner /17 17/1433 Lederutviklingsprogram - beredskap 54/17 17/1340 Etablering av fiberselskap 55/17 17/1402 Helgelandssykehuset Høring av planprogram 56/17 17/1277 Budsjettregulering september /17 17/ tertialrapport regnskap mv /17 17/1714 Tilbud regnskap og skatt Leirfjord - Vefsn kommune Leirfjord, Ivan Haugland ordfører

2 Sak 50/17 Søknad om fritak fra politisk verv Saksbehandler: Grete Nygård Arkiv: 080 &16 Arkivsaksnr.: 17/174-8 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 50/17 Formannskapet Innstilling: Med hjemmel i KL 15 og 16, og delegert myndighet fra kommunestyret til formannskapet, gis Unni Mikalsen fritak fra vervet som leder i kontrollutvalget i seks måneder fra 1. oktober I denne perioden fungerer nestleder som leder og varamedlemmer kalles inn i den nummerorden de er valgt. Saksutredning: Unni Mikalsen har søkt om fritak fra vervet som leder i Leirfjord kontrollutvalg i seks måneder fra 1. oktober Begrunnelsen er helsemessige forhold. Kommuneloven (KL) 15 nr. 2 sier at kommunestyret kan frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet. Kommunestyret har i møte delegert denne myndigheten til formannskapet. Av KL 16 nr. 1 går det fram at dersom medlemmer til et folkevalgt organ har forfall til et møte, innkalles varamedlemmer så vidt mulig i den nummerorden de er valgt. I kommentarene til lovteksten står det at selv om bestemmelsen i 16 nr. 1 direkte bare snakker om forfall til et møte, må det antas også å komme til anvendelse ved fritak for et «kortere tidsrom» i medhold av 15 nr. 2. Med bakgrunn i ovenstående foreslås at Mikalsen gis fritak som omsøkt, og at nestleder fungerer som leder i denne perioden og at vararepresentanter kalles inn i den nummerorden de er valgt. Vedlegg: Side 2 av 23

3 Sak 51/17 Stedsutviklingsprosjekt - oppnevning av prosjektgruppe Saksbehandler: Britt Jonassen Arkiv: 000 &40 Arkivsaksnr.: 17/ Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 51/17 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: 1. Det opprettes et «Stedsutviklingsprosjekt» i Leirfjord kommune 2. Følgende aktører velges til prosjektgruppen Saksutredning: Gjennom budsjettprosesser har behovet for å se på «Stedsutvikling «vært diskutert - Hvor vil vi og hva vil vi ha av utvikling. Det er vedtatt kr ,- til formålet som ikke er brukt, men overført til Disse midlene vil være disponibel for prosjektet. Dette arbeidet bør organiseres som et prosjekt med en prosjektgruppe/arbeidsgruppe ledet av ordfører, og vil være et viktig bidrag inn i kommuneplanprosessen. Andre aktuelle aktører politikere Næringsliv Lag/organisasjoner Grendeutvalg ++ Administrasjon vil stille ressurs disponibel for gruppen. Vedlegg: Side 3 av 23

4 Sak 52/17 Handlingsplan mot vold i nære relasjoner Saksbehandler: Maidi Lill Andersen Arkiv: 144 F74 Arkivsaksnr.: 17/ Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 52/17 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Handlingsplan mot vold i nære relasjoner godkjennes. Saksutredning: Jf Nasjonalt kunnskapssenter om vold og traumatisk stress (nkvts) er hensikten med kommunale handlingsplaner mot vold i nære relasjoner at innsatsen på området vold og overgrep skal sikre et hjelpetilbud som er kunnskapsbasert og samordnet på kommunenivå. En handlingsplan kan bidra til å styrke kunnskaps- og handlingsgrunnlaget ved at det etableres forpliktende samarbeid mellom sektorer, faggrupper og forvaltningsnivåer. Kommunale eller interkommunale handlingsplaner blir dermed et redskap for å sikre at kommunene utvikler tilrettelagte og helhetlig tilbud ved å - sette fokus på innsatsbehov i kommunen - styrke og samordne kompetanse i kommunen og - iverksette tiltak som kan gjøre hjelpeinstansene bedre i stand til å forholde seg til de sammensatte problemstillingene som vold i nære relasjoner reiser Videre : «En handlingsplan uttrykker kommunens mål for utvikling på området, beskriver virkemidler for å nå målene, bestemmer hvem som er deltakere i arbeidet og konkretiserer ansvar. Planen bør synliggjøre konkrete tiltak som finnes i kommunen, og beskrive hvordan kommunen skal gå frem for å etablere nye tiltak. Planen bør også inneholde informasjon om hvordan kommunen skal gå frem for å evaluere måloppnåelse. I handlingsplaner og utredninger legger myndighetene stor vekt på koordinering av ulike tjenesters arbeid. Siden 2000-tallet er det lagt fram fire nasjonale handlingsplaner på området vold i nære relasjoner. I tillegg kommer handlingsplaner, offentlige utredninger og veiledere på en rekke spesifikke områder som ligger nært opp til eller kan inkluderes i temaområdet vold i nære relasjoner; seksuelle overgrep mot barn, voldtekt, tvangsekteskap og kjønnslemlestelse. Disse dokumentene legger overordnede føringer for hjelpetiltak og forebyggende innsatser i kommunene» Handlingsplanen mot vold i nære relasjoner skal medvirke til å sette vold i nære relasjoner på dagsorden, og skal samordne de ulike virksomhetsområdene sine bidrag og ansvarsområde. Intensjonen er å sikre at innbyggere i Leirfjord som lever i en voldsfylt hverdag skal bli oppdaget så tidlig som mulig og få hjelp fra et samordnet hjelpeapparat. Side 4 av 23

5 Sak 52/17 Videre skal det være enkelt for ansatte og innbyggere i kommunen å få oversikt over og kontakt med rett instans. Planen har vært sendt til aktuelle virksomheter og avdelinger i kommunen for uttalelse: - Leirfjord barne- og ungdomsskole v/virksomhetsleder - Tverlandet oppvekstsenter v/virksomhetsleder - Ulvangen oppvekstsenter v/virksomhetsleder - Leland barnehage v/virksomhetsleder - Leines barnehage v/virksomhetsleder - Pleie/omsorg v/virksomhetsleder - Barneverntjenesten Ytre Helgeland v/virksomhetsleder - Ledende helsesøster - Folkehelsekoordinator - Kommuneoverlege - Flyktningekontoret Tre virksomheter har gitt tilbakemelding med kommentarer som er arbeidet inn i planen. Vedlegg: Handlingsplan mot vold i nære relasjoner Side 5 av 23

6 Sak 53/17 Lederutviklingsprogram - beredskap Saksbehandler: Britt Jonassen Arkiv: 233 Arkivsaksnr.: 17/ Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 53/17 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret tar prosessen/lederutviklingsprogrammet til orientering. Saksutredning: Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) gir i 14 og 15 kommunen en generell beredskapsplikt. Lovens krav er at kommunen utarbeider en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS analyse) for kommunen og med utgangspunkt i denne lager en beredskapsplan. Forskrift om kommunal beredskapsplikt er gitt med hjemmel i loven. Forskriften gir presiserende og utfyllende regler om den kommunale beredskapsplikten. En av hovedhensiktene med forskriften er å sikre at kommunen jobber helhetlig og systematisk med samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet. Kommunen har et generelt og grunnleggende ansvar for ivaretakelse av befolkningens sikkerhet og trygghet innenfor sitt geografiske område. Kommunen utgjør således det lokale fundamentet i den nasjonale beredskapen. Kommunen skal altså gjennomføre en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, herunder kartlegge, systematisere og vurdere sannsynligheten for uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen og hvordan disse kan påvirke kommunen. Den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal forankres i kommunestyret. Forskriften gir kommunestyret ansvaret for den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen, og det er naturlig at kommunestyret involveres både ved oppstart og ved behandling av ferdig analyse. Det er kommunestyrets ansvar å følge opp resultatene og prioritere aktuelle tiltak. Ordfører og administrasjonssjef bør følge med på arbeidet underveis. Leirfjord kommune hadde tilsyn i fht beredskapsforskriften i her fikk kommunen avvik i fht ROS analyse og planverk. Administrasjonen har utarbeidet dokumenter for å lukke dette avviket, men ønsker å gjennomføre en ny og bredere prosess, hvor alle virksomhetene, lokale aktører som næringsliv, brann, politi, sivilforsvar osv er involvert. Administrasjonssjefen har også et mål om at virksomhetsledere gjennom denne prosessen skal lære om prosessledelse, som de kan bruke i fht andre temaer innenfor sin ledelse av virksomheten. Med bakgrunn i dette har administrasjonssjefen søkt OU midler fra KS, og fått innvilget kr ,- til dette formålet. Etter en begrenset anbudsrunde var firmaet Bedriftskompetanse Side 6 av 23

7 Sak 53/17 rimeligste tilbyder, og ble tildelt oppdraget. Prosessen blir gjennomført med fire samlinger fra august til desember, og etter prosessen vil kommunen ha et oppdatert planverk som produkt. ROS analysen og planverket vil komme til politisk behandling. Vedlegg: Side 7 av 23

8 Sak 54/17 Etablering av fiberselskap Saksbehandler: Øyvind Toft Arkiv: U01 Arkivsaksnr.: 17/ Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 54/17 Formannskapet Innstilling: Leirfjord kommune oppnevner formannskapet som generalforsamling for selskapet Leirfjord fiber AS. Ordfører innkaller til stiftelsesmøte, med formål å fastsette vedtekter og valg av styremedlemmer til selskapet. Saksutredning: Kommunestyret har vedtatt at det skal etablere Leirfjord fiber AS. Aksjeselskaper er regulert av aksjeloven av 13.juni Før selskapet kan registres må det avholdes et stiftelsesmøte, der vedtekter for selskapet blir fastsatt. Lovens krav til vedtekter, er at de skal minst angi selskapets foretaksnavn, den kommune i riket hvor selskapet skal ha sitt forretningskontor, selskapets virksomhet (formål ) aksjekapitalens størrelse, aksjenes pålydende (nominelle beløp), antallet eller laveste og høyeste antall styremedlemmer, om selskapets skal ha flere daglige ledere, hvilke saker som skal behandles på den ordinære generalforsamling, samt om selskapets aksjer skal registres i et verdipapirregister. Generalforsamlingen er selskapets øverste organ og eiernes innflytelse utøves her. Administrasjonen har følgende forslag til vedtekter for Leirfjord fiber as 1. Selskapets foretaksnavn Selskapets foretaksnavn er Leirfjord fiber AS 2. Forretningskontor Selskapets forretningskontor er i Leirfjord kommune 3. Selskapets virksomhet Selskapets virksomhet er : investering, utbygging og utleie av fiberkapasitet i Leirfjord kommune. Selskapet skal ha et ikke-økonomisk formål der overskudd skal benyttes til videre utbygging av fibernettet i Leirfjord kommune. 4. Selskapets aksjekapital Selskapets aksjekapital er på kr 5. Styret Selskapets styre skal ha 3 til 5 medlemmer. Selskapet firma tegnes av styreleder og et styremedlem i felleskap. Styret kan meddele prokura. 6. Ordinær generalforsamling Ordinær generalforsamling avholdes hvert år innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår. Innkalling til generalforsamling skal sendes senest en uke før møtes holdes. Innkallingen skal bestemt angi de saker som skal behandles. Forslag om å Side 8 av 23

9 Sak 54/17 endre vedtektene skal gjengis ordrett i innkallingen. Leirfjord kommunes formannskap er generalforsamling. På ordinær generalforsamling skal følgende saker behandles og avgjøres:. Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetning. Andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen 7. Overdragelse av aksjer og aksjers omsettelighet Aksjene skal eies 100 % av Leirfjord kommune. Vedlegg: Side 9 av 23

10 Sak 55/17 Helgelandssykehuset Høring av planprogram Saksbehandler: Kjell Olav Lund Arkiv: H10 Arkivsaksnr.: 17/ Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 55/17 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret i Leirfjord vedtar vedlagte felles høringsuttalelse til planprogram for Helgelandssykehuset 2025 fra kommunene Alstahaug, Leirfjord og Vefsn, datert Kommunestyret ber om at styret i Helgelandssykehuset avstår fra å fatte vedtak om videre prosess til etter , slik at man kan hensynta alle innkomne høringsuttalelser i saken. Høringsuttalelsen sendes til Sykehusbygg HF v/ Christian Brødreskift, som oppgitt mottaker i høringsbrevet. Kopi sendes til: Helgelandssykehuset HF Alle styremedlemmer i Helgelandssykehuset Helse Nord RHF Alle styremedlemmer i Helse Nord Fylkestinget i Nordland Helseministeren Saksutredning: I prosessen med ny sykehusstruktur på Helgeland, har Helgelandssykehuset og Sykehusbygg sendt planprogram på høring. Høringsfrist er satt til Prosessen for Helgelandssykehuset har de siste månedene vært preget av mye uro og turbulens. Møter har blitt utsatt, viktige dokumenter har blitt sendt ut med forskjellige versjoner, det har blitt avdekket store feil i datagrunnlag og det er stilt tvil om det helsefaglige miljøet faktisk blir hørt i prosessen. I siste informasjon fra Helgelandssykehuset framgår det at det nå vurderes en annen organisering og framdriftsplan for prosjektet. Konstituert administrerende direktør Fred A. Mürer sier i infoskrivet at tidligere styrevedtak som er gjort ligger fast, men at det er naturlig med justeringer da prosjektet har fått et større omfang enn de så for seg da idefasen startet i Han understreker at den pågående høringen knyttet til planprogrammet går som planlagt med høringsfrist 1. november. Sykehusbygg har utarbeidet tre forslag til modeller for gjennomføring av prosjektet. Disse ble forelagt styret i Helgelandssykehuset , sak 83/2017. Styrets vedtak i sak 83/2017: Vedtak: Side 10 av 23

11 Sak 55/17 1. Styret i Helgelandssykehuset HF tar månedsrapporten for juni 2017 og oppfølging av kontraktsmøte til orientering. 2. Styret vil med bakgrunn i saken arbeide videre med framdrift og organisering av prosjektet og ber administrasjonen framlegge sak om dette for styret i løpet av høsten (Administrasjonens forslag til vedtak punkt 2 var Styret ber om at forslag til videreføring og organisering av prosjektet fremleggs for styret i oktober.) Den siste utviklingen i saken har skapt ny usikkerhet rundt den videre prosessen for Helgelandssykehuset 2025 og kan gi inntrykk av at styret skal ta stilling til organisering av prosjektet og prosessen før høringsperioden for planprogrammet er avsluttet. Dersom dette blir gjennomført frykter vi at høringen ikke blir reell og at våre innspill ikke får en reell behandling. I vårt forslag til vedtak ber vi derfor om at styret i Helgelandssykehuset avstår fra å fatte vedtak om videre prosess til etter , slik at man kan hensynta alle innkomne høringsuttalelser i saken. Vurdering Kommunene har jobbet grundig og seriøst med høringsuttalelse til planprogrammet som nå er på høring. Alstahaug og Leirfjord ble invitert inn i samarbeidet etter at Vefsn hadde arbeidet med forslaget en stund. Arbeidet med denne høringsuttalelsen har vært organisert som et samarbeid mellom politikere og medlemmer fra administrasjonen i Vefsn, samt en representant fra administrasjonen i henholdsvis Alstahaug og Leirfjord. Høringsuttalelsen er inndelt i fire kapitler; Videre prosess fram mot beslutning, Betydningen av solide helsefaglige utredninger, Datagrunnlaget og kildebruk, samt Vurdering av tema og metoder for KU1 og KU2. Selve uttalelsen følger som eget vedlegg og er relativt omfattende. Under følger et sammendrag av de vesentligste punktene. Videre prosess fram mot beslutning Prosessen som beskrives i planprogrammet bidrar til at de helsefaglige hensynene og pasientsikkerheten får mindre plass og risikerer å tape for distriktspolitiske hensyn. Kommunene påpeker at det må gjøres en ny vurdering av rekkefølgen på aktivitetene i prosessen. Etter vår oppfatning bør Helgelandssykehuset først ta stilling til hvilken sykehusstruktur som gir det beste helsefaglige tilbudet. En slik prosess vil bidra til at pasientsikkerheten og det helsefaglige tilbudet igjen vil få hovedfokus i prosessen. Evalueringskriterier og vekting av disse må fastsettes før oppstart av KU1. Prosessen legger opp til at det gjennomføres en alternativanalyse som har som formål å rangere aktuelle alternativer som tilfredsstiller gitte, absolutte krav og behov for Helgelandssykehuset. I Planprogrammets side 19 står det: Evalueringskriteriene vil blant annet være basert på en vurdering av resultatene fra KU1, KU2, ROS-analysen og mulighetsstudiene. Kommunene påpeker at det må utarbeides kriterier for utvelgelse og evaluering før selve utredningen og evalueringen gjennomføres. Side 11 av 23

12 Sak 55/17 Kommunene påpeker at planprogrammet ikke er tydelig på sammenhengen mellom KU1, KU2, helsefaglige utredninger og ROS. Fremdriftsplanen må sikre at sammenhenger og avhengigheter mellom utredningene fremkommer tydelig. Kommunene mener det er viktig at tidspunkt for vurdering av behovet for DMS 2 og DMS 3 klargjøres i planprogrammet sammen med kriterier for hva som avgjør graden av behov. Uten dette kan det stilles spørsmål om hvor reelle utredningsalternativene er. Alle kommuner på Helgeland må involveres i hele prosessen og dagens vertskommuner må gis plass i styringsgruppen. Betydningen av solide helsefaglige utredninger Kommunene sine viktigste innspill til betydningen av de helsefaglige utredningene er: at hensynet til pasienten alltid må veie tyngst og at sørge-for-ansvaret blir ivaretatt at konklusjonene og de faglige vurderingene i Utviklingsplanen må gjenspeiles i den videre prosessen en risiko og sårbarhetsanalyse gjennomføres på vurderingen av å ikke samle fagmiljøene at en fremtidig sykehusstruktur på Helgeland også må inkludere et sterkt psykiatrisk fagmiljø at reisetiden for akuttsituasjoner inkluderes i beregningen samhandlingen mellom DMS, primærhelsetjenesten og sykehusene Datagrunnlaget og kildebruk Det må komme tydelig frem hva som er hentet fra eksterne kilder og hva som er prosjektgruppens egne analyser, argument eller tolkninger. Vurderingen av de de ulike lokasjonene i «Rapport Helgelandssykehuset 2025 Anbefaling av utredningsalternativer» (kap. 4) inneholder flere unyanserte beskrivelser av lokasjonene, delvis utdaterte tall, selektiv bruk av datagrunnlag og tilsynelatende skjønnsmessige vurderinger. Kommunene mener det er viktig at det i KU1 gjøres en ny og grundig beskrivelse og vurdering av de ulike lokasjonene. Beskrivelsene i rapportens kapittel 4 kan derfor ikke legges til grunn og brukes i KU1. Vurdering av tema og metoder for KU1 og KU2. Våre tilbakemeldinger til utredningstema er delt inn i tre hovedområder: Temaer/områder som vi mener mangler. Temaer der innholdet er uklart, eller det er behov for utdyping av hva som er forutsatt vurdert. Temaer der det er felles tematikk eller avhengingheter knyttet til innhold mellom de ulike utredningene. Under følger stikkord for hvert hovedområde. Temaer/områder som vi mener mangler: energibruk Alternativenes evne til å sikre samfunnssikkerhet og beredskap (KU1) Side 12 av 23

13 Sak 55/17 Teknisk infrastruktur og tomtenes kapasitet for utvidelsesmuligheter og fleksibilitet for byggløsninger (KU2) Når og hvordan skal samhandling med de andre helseforetakene i Helse Nord, samt St. Olavs Hospital i Helse Midt-Norge vurderes. Temaer der innholdet er uklart, eller det er behov for utdyping av hva som er forutsatt vurdert: Transportberegninger for akutt transporttider må utredes før endelig valg av struktur og beregninger må gjennomføres i forbindelse med KU1 Ved vurdering av akuttberedskap må det også gis en helhetlig vurdering av prehospital akutt-beredskap samt akutt-tilbudet i kommunene, og det må tydeliggjøres hva som er forutsatt å inngå i vurderingene. Planprogrammet må klargjøre hva som skal inngå i de ulike økonomiske vurderingene, på hvilket nivå dette skal gjøres og konkret hvordan dette skal gjennomføres. Planprogrammet må konkretisere og utdype hva som skal inngå i vurderingen av tomtenens egnethet (KU2). I Planprogrammet står det at i KU2 skal effekter på arbeidsmarkedet vurderes: Ved endring av lokalisering skal det gjøres rede for konsekvensene for arbeidsmarkedet som mister arbeidsplasser Kommunene ønsker en avklaring av hva dette betyr, hvilke kriterier som skal vurderes og at vurdering av resultatene for strukturen skal tydeliggjøres på forhånd. Temaer der det er felles tematikk eller avhengigheter knyttet til innhold mellom de ulike utredningene: Planprogrammet må tydeliggjøre sammenhenger og avhengigheter mellom helsefaglige utredninger og KU1 og KU2. Planprogrammet må presisere hva som konkret skal utredes om samhandling i de helsefaglige utredningene og hvordan dette skal kobles sammen med KU1. Planprogrammet må klargjøre hvordan de ansvarlige for de ulike utredningene skal samarbeide for å sikre at alle deler av utredningsarbeidet skjer i en helsefaglig kontekst. Kommunene mener det er risiko for at det ikke blir tatt tilstrekkelig hensyn til usikkerhet ved oppgave- og funksjonsfordeling herunder pasientgrunnlag ved vurdering av de ulike lokasjonene. Under punktene til videre arbeidet i planprogrammet står står det i punkt 7: Vurdering av inndelingen av befolkning i pasientgrunnlaget ved etablering av DMS og sykehusmodell 2b-1, med stort akuttsykehus og akuttsykehus. I punkt 6 heter det: Vurdere hvilken rolle et akuttsykehus (lite) kan spille i akuttmedisinsk sammenheng, og hvordan dette påvirker pasientgrunnlaget til det store akuttsykehuset. Kommunene mener det er de helsefaglige utredningene som må svare på disse to spørsmålene. Det må i planprogrammet klargjøres når skal dette gjøres, og hvordan skal utreder sikre at dette blir tatt hensyn til i vurderingene i KU1 og KU2. Det fremkommer ikke opplysninger om hvilke funksjoner som skal inngå i henholdsvis stort akuttsykehus, akuttsykehus eller DMS. Kommunene forutsetter at dette arbeidet skal gjennomføres som del av de helsefaglige utredningene. Innhold og funksjoner vil kunne påvirke de vurderinger og analyser som gjøres i KU1 og er videre Side 13 av 23

14 Sak 55/17 sentrale momenter i arbeidet med tomter og vurderinger av egnethet. Det må i planprogrammet klargjøres hvordan avhengighet mellom beslutninger om innhold i sykehus/dms og lokalisering vil bli ivaretatt i KU1 og KU2. Metoder som skal benyttes i utredningene Planprogrammet må tydeliggjøre hvilke metoder som skal benyttes i den enkelte konsekvensutredning. Det må vises til anerkjente metodeverk. Vedlegg: Forslag til felles høringsuttalelse til planprogram fra kommunene Alstahaug, Leirfjord og Vefsn datert Høringsbrev fra Helgelandssykehuset, datert Nytt høringsbrev fra Sykehusbygg, udatert (mottatt i kommunen ) med vedlegg Side 14 av 23

15 Sak 56/17 Budsjettregulering september 2017 Saksbehandler: Kjell Olav Lund Arkiv: 153 Arkivsaksnr.: 17/ Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 56/17 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret vedtar å regulere drifts- og investeringsbudsjettet 2017 slik det fremgår av vedlegget. Fordeling av avsatt lønnsreserve etter avholdte lokale forhandlinger, delegeres til administrasjonssjefen. Saksutredning: Med bakgrunn i utviklingen i driften så langt i år, anses det nødvendig å regulere budsjettet slik at det er mer i samsvar med behovene i virksomhetene. Spesielt korrekte inntekter i hht driften. Reguleringen innebærer en styrkning av budsjettene til i hovedsak Pleie og omsorg og Barnevern. I tillegg til økte budsjettrammer for disse virksomhetene har virksomhetslederne iverksatt tiltak som også vil bidra positivt. Inndekningen av økte utgifter er i hovedsak gjort gjennom omdisponering internt i driftsbudsjettet, endring av budsjett for frie inntekter (i hht siste versjon av prognosemodellen til KS) og reduksjon av avsetninger til fond i budsjettet. De ulike reguleringene er som følger: Pkt 1 4 gjelder regulering av midler internt i voksenopplæringen til lønn. Pkt 5 gjelder statstilskudd til vedlikehold som kommunen ikke får. Pkt 6 gjelder redusert tilskudd til LBU til undervisning av enslige mindreårige asylsøkere pga nedleggelse av mottak. Pkt 7 Det er rom for økning av inntektene på SFO ved LBU. Pkt 8 Det er redusert behov for å kjøpe tjenester ved VO Pkt 9 11 Disse postene kan reduseres i hht prognose Pkt gjelder utgifter til videreutdanning ruskonsulent Pkt 15 Ikke arrangert i år Pkt 16 Gjelder budsjettert statstilskudd ruskonsulent som kommunen ikke får i år. Pkt 17 Redusert inntekter fra oppholdsbetaling på sykehjemmet i hht prognose Pkt 18 Økte inntekter Leland barnehage i hht prognose Pkt Økt stillingsressurs Leland barnehage pga særskilt behov Pkt Økt stillingsressurs Tverlandet pga særskilt behov Pkt 25 Reduksjon reserverte bevilgninger brukt til stillinger i Leland barnehage og på Tverlandet Pkt 26 Redusert inntekt i barnehagen i Ulvang i hht prognose Pkt Reduserte utgifter Ulvang oppvekstsenter som konsekvens av reduserte inntekter Pkt Intern flytting av lønnsmidler i virksomhet Helse og velferd (lønn leder) Side 15 av 23

16 Sak 56/17 Pkt Omdisponering av midler fra kvalifiseringsstønad til bidrag til livsopphold på sosialkontoret Pkt 37 Økning av budsjett til medisinsk forbruksmateriell på helsesenteret i hht prognose Pkt Omdisponering av midler fra integreringstilskudd til bidrag til livsopphold på flyktningkontoret Pkt 40 Reduksjon av tilskudd til barnehage/sfo pga lavere behov Pkt 41 Reduksjon av bruk av tilskudd fra staten Pkt Flytting av midler til lønn frivilligkoordinator Pkt 44 Økt tilskudd til korps i hht vedtak Pkt 45 Redusert budsjett adm.sjef pga lavere behov Pkt Redusert statstilskudd pga nedleggelse av mottak for EMA fra Pkt Flytting av midler internt på oppmåling fra lønn til konsulent Pkt Økte bevilgninger til barnevern pga økte behov Pkt Endringer pga feil ved forrige regulering opprusting veier flyttes fra investering til drift. I tillegg er bevilgningen økt med ,- pga ekstra kostnader ved parkeringsplassene ved Wang-brygga og Ulvang oppvekstsenter. Pkt 58 reduseres pga mindre behov Pkt 59 Kan fjernes ingen avtale med veterinær Pkt Endringer i skatt, rammetilskudd og inntektsutjevning i hht prognose fra KS Pkt 63 Redusert avsetning til disposisjonsfond. Ved regulering av budsjettet i juni ble fondsavsetningen økt med ,-. I forhold til opprinnelig budsjett er posten redusert med ,-. Vedlegg: Oversikt reguleringer i budsjettet Side 16 av 23

17 Sak 57/17 2. tertialrapport regnskap mv 2017 Saksbehandler: Kjell Olav Lund Arkiv: 212 Arkivsaksnr.: 17/ Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 57/17 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret tar tertialrapporten til orientering. Saksutredning: I tertialrapporten fremlegges fravær, klager og avvik for virksomhetene, samt regnskapsstatus for disse. Helse og Velferd: Avvik: 0 Klager: 1. Klage på tjenestetilbud. Besvart klagen ikke tatt til følge Pleie og omsorg: Avvik: 30. De fleste avvik er relatert til medisinering og endringer som enten er utført for sent, eller uteglemt. Det er som forventet at antall avvik stiger når vi får et fungerende system for melding av avvik. Det jobbes kontinuerlig med rutiner for å få lukket alle avvik og med kvalitetsforbedring som hensikt det innføres faste møter med håndtering av avvik. Klager:0 LBU: Avvik: 0 Klager: 1. Klage fra elev på gruppestørrelse og støy i voksenopplæring. Klagen er besvart med brev, og situasjonen er endret etter sommeren. Tverlandet oppvekstsenter: Avvik: 0. Har ikke tatt med mindre avvik som for eksempel at port inn til barnehagen har vært åpen. Ingen tjenesteavvik. Klager: 0 Ulvang oppvekstsenter: Avvik: 0 Klager: 0 Leland barnehage: Avvik: 0 Klager: 0 Leines barnehage: Avvik: Klager: Teknikk og eiendom: Avvik: 0 Klager:0 Side 17 av 23

18 Sak 57/17 Barnevern: Avvik: 2. Begge er iverksatt tiltak på og lukket. Klager: 4. Samtlige klager er behandlet, de som skal besvares er besvart og oversendt til klagende part eller fylkesmann. En klage er barneverntjenesten kopimottaker på og en avventer dermed tilbakemelding fra fylkesmann før denne blir besvart. Sykefravær: Sykefravær Virksomhet Periode Korttidsfravær Langtidsfravær Total ,2 7,8 9,0 Helse og velferd ,6 1,2 1, ,9 4,4 5, ,0 6,8 9,8 Pleie og omsorg ,1 5,3 7, ,6 6,3 9,0 Leirfjord barne ,4 6,2 7,6 og ungdomsskole ,1 2,1 3, ,2 3,9 5,1 Tverlandet oppvekstsenter Ulvang oppvekstsenter Leland barnehage Leines barnehage Teknikk og eiendom Barnevern Total ,3 22,6 24, ,6 11, ,1 17,1 18, ,7 0 2, ,3 0 1, ,0 10,0 13, ,6 3,9 6, ,9 8,4 11, ,6 0 1, ,4 0 0, ,1 0 1, ,7 11,1 14, ,7 6,8 8, ,0 10,2 12, ,4 7,8 10, ,5 4,9 7, ,5 4,1 5, ,3 7,1 9, ,5 4,0 5, ,9 5,8 7,7 Sykefraværet går ned fra 1. til 2. tertial i alle virksomhetene. Det jobbes godt med sykefraværsoppfølging, og spesielt i barnehager med til rettelegging for gravide, noe som forhindrer sykemeldinger. Side 18 av 23

19 Sak 57/17 Regnskap drift per : Regnskap Buds(end) % forbr Budsj.Område: 210 LBU Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 210 LBU Budsj.Område: 220 TVERLANDET Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 220 TVERLANDET Budsj.Område: 230 ULVANG Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 230 ULVANG Budsj.Område: 240 LELAND Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 240 LELAND Budsj.Område: 250 LEINES Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 250 LEINES Budsj.Område: 310 HELSE og VELFERD Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 310 HELSE og VELFERD Budsj.Område: 320 PLEIE OG OMSORG Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 320 PLEIE OG OMSORG Budsj.Område: 330 BARNEVERN Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 330 BARNEVERN Budsj.Område: 410 TEKNIKK OG EIENDOM Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 410 TEKNIKK OG EIENDOM Budsj.Område: 510 ADM.SJEF Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 510 ADM.SJEF T O T A L T Ved lik fordeling av forbruk gjennom året skal nettoforbruket per august ligge rundt 67 %. Av oversikten framgår det at netto forbruk totalt ligger på 72 %. To forhold som gjør dette bildet ufullstendig er for det første at statstilskudd til integrering ikke regnskapføres på virksomhet Helse og velferd før ved årsslutt. Legger en inn dette tilsvarer det ca 8 mill per august. (kommunen har mottatt tilskuddet, men de er ført annet sted i regnskapet) For det andre er utgiftene til kjøp av bolig i henhold til vedtak i sak 12/17 ca kr ,- foreløpig ført i driftsregnskapet, men skal overføres til investeringsregnskapet. Legges disse to faktorene inn i totalsummen over vil det gi et netto forbruk på ca 66 %. Side 19 av 23

20 Sak 57/17 For de enkelte virksomhetene er situasjonen slik: LBU Budsjettet foreslås regulert noe, og virksomhetsleder mener rammen skal holde. Leland barnehage forbruket lå litt høyt etter 1. tertial, men virksomhetsleder har gjennomført noen tiltak, spesielt restriksjoner på vikarinnleie. Hennes vurdering er dermed at man skal holde budsjettet. Leines barnehage Her ser det ut til at budsjettet holder. Tverlandet oppvekstsenter virksomhetsleder vurderer at budsjettet vil overholdes. Ulvang oppvekstsenter Her ser det ut til at budsjettet holder. Pleie og omsorg Omsorgstjenesten har hatt en krevende periode med mange alvorlig syke pasienter og palliativ behandling. Dette har medført ekstra innleie, og da spesielt på natt. Virksomhetsleder mener det ville vært uetisk å ikke bemanne opp i slike situasjoner. Virksomheten har noe etterslep på inntekter, spesielt oppholdsbetaling på sykehjem. Fra 1. oktober tas ny turnus i bruk, med alle stillinger besatt, noe som vil redusere innleiebehovet. Gjennom budsjettregulering, samt tiltak vil budsjettrammen holde. Barnevern Her har en merforbruk på postene for fosterhjemsgodtgjøring, utgiftsdekning fosterhjem og kjøp av tjenester fra staten. I tillegg er det for høyt forbruk på reisebudsjettet. Virksomhetsleder kommenterer at man har fått en ny plassering i januar i år, samt at plassering som skulle vært avsluttet i 2016 måtte forlenges utover i I tillegg har man fått en tiltakssak som innebærer opphold ved foreldre-/barninstitusjon som er kostbar. Høye reiseutgifter forklares med lovpålagte tilsynsbesøk i fosterhjem, samt at omlegging av flyrutene også har gitt høyere utgifter og ofte ekstra overnatting. Virksomhetsleder sier at man jobber med å finne muligheter for å redusere utgiftene, og også med å sikre at en får rettmessig refusjon. Hvis foreslått regulering av budsjettet vedtas, mener en at en skal klare å holde seg innen rammen. Helse og velferd I tillegg til det ovennevnte statstilskudd som ikke føres før ved årsslutt, er det utbetalt tilskudd til etablering og utbedring av bolig på ca ,-. Dette siste skal finansieres ved bruk av bundne fond, med dette gjøres heller ikke før ved årsslutt. Det er også noe etterslep på inntekter ved legekontoret. Vurderingen nå er at man skal holde budsjettrammen. Teknikk og eiendom Budsjettet reguleres noe, og vurderingen er at rammen skal holde. Vedlegg: Side 20 av 23

21 Sak 58/17 Tilbud regnskap og skatt Leirfjord - Vefsn kommune Saksbehandler: Kjell Olav Lund Arkiv: 200 Arkivsaksnr.: 17/ Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 58/17 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: 1. Leirfjord kommune sier opp avtalen med Alstahaug kommune om kjøp av regnskaps/økonomifunksjoner, med virkning fra Leirfjord kommune inngår avtale med Vefsn kommune om følgende tjenester a. Skattefunksjonen organisert som et samarbeid etter kommunelovens 27 b. Regnskap/økonomifunksjoner regulert gjennom en tjenesteytingsavtale Saksutredning: Etter orientering/gjennomgang av kommunens involvering i interkommunale samarbeid våren 2015, ba formannskapet administrasjonssjefen om å vurdere mulighet for/innhente tilbud på andre løsninger på de største interkommunale samarbeidsområdene - skatteinnkreving, regnskapstjenester og IKT-tjenester. For IKT tjenester har det vært innhentet informasjon/gjennomført samtaler med Nesna kommune, som har egen IKT tjeneste, samt forespurt Vefsn kommune om mulighet for kjøp av tjenesten. I fht skatt/regnskap/økonomitjenester, så er det i utgangspunktet kun Vefsn kommune som har kompetanse/kapasitet til dette i tillegg til Alstahaug kommune som vi kjøper denne tjenesten fra i dag. Det har tatt langt tid, bla pga skifte av rådmann i Vefsn kommune, men det foreligger nå et tilbud fra dem, og administrasjonssjefen legger derfor fram sak til behandling. Når det gjelder IKT-tjenester,så viser dialogen med Nesna kommune at de kjøper tjenester eksternt, i tillegg til egne interne ressurser, samt at interne ledere har et større ansvar for disse tjenestene for sine virksomheter. Det vurderes fra administrasjonssjefens side at ressurser brukt på egen/eksterne ressurser ikke vil bli lavere enn ved kun ekstern kjøp av tjenestene. På forespørsel til Vefsn kommune, så konkluderer de med at det kreves en nærmere utredning av tekniske utfordringer, og en tilfredsstillende utformet Serviceleveringsavtale (SLA) mellom partene. Vefsn innehar ikke kompetansen til en slik utredning, og mener det må benyttes ekstern kompetanse hvis en slik utredning skal gjennomføres. Kostnadene til dette må Leirfjord i så fall dekke. I forhold til skatteinnkreving sier Vefsn at dette kan de levere, og at dette da vil organiseres som et samarbeid etter kommunelovens 27. Vefsn har allerede inngått et slikt samarbeid med kommunene Lurøy og Nesna, med oppstart nå i høst. For denne tjenesten er det satt en pris på kr. 152,- per innbygger, som også vil være prisen Leirfjord kommune måtte betale. Regnskap, fakturering og behandling av innkomne faktura tilbys til en foreløpig pris på kr. 392,- per innbygger. Denne prisen omfatter de rene «praktiske» arbeidsoppgavene etter at en evt overgang til Vefsn kommune er gjennomført. Side 21 av 23

22 Sak 58/17 I tillegg er det en del usikkerhetsmomenter knyttet til IT-kostnader, spesielt i fht integrasjonsløsninger. Dette vil være engangskostnader. Vefsn anser videre at et slikt samarbeid ikke organiseres som et samarbeid etter 27, men avtalereguleres mellom partene gjennom en tjenesteytingsavtale, der Leirfjord kjøper tjenester fra Vefsn. Vefsn kommune bruker et annet regnskapsprogram Agresso enn Leirfjord kommune. All attestasjon og anvisning vil bli utført i Agresso sin web-løsning. All regnskapsrapportering vil leveres gjennom Agresso sin web-løsning, så disse områdene vil være uproblematiske. Lønnssystemet Leirfjord bruker er Visma HRM. Dette gir en noe redusert funksjonalitet for brukerne, så lenge lønnsregnskapet ikke er i Agresso. Også på dette området må det en integrasjonsløsning til mellom de to systemene. I tillegg vil det kreves integrasjon fra fagsystemer som produserer fakturagrunnlag som overføres elektronisk til økonomisystemet. Dette gjelder bl.a. CosDoc (pleie og omsorg), Visma barnehage, Visma skole, KomTek (kommunale avgifter), Arena (budsjettering). Leirfjord kommune må altså investere i en del nye integrasjonsløsninger pga overgang til Agresso, dersom kommunen skal kjøpe denne tjenesten fra Vefsn kommune. Vedlikeholdskostnader av all programvare vil bli fordelt mellom partene. I dag er disse kostnadene knyttet til IKT-samarbeidet i HALD. Kjente kostnader ved samarbeid med Vefsn vil være: Skatt kr. 152 x 2300 innbyggere Regnskap/faktura kr. 392 x Sum Kostnader som er vanskelige å kvantifisere på nåværende tidspunkt er engangskostnader knyttet spesielt til integrasjon mellom ulike program og nytt økonomisystem. kostnader i forbindelse med opplæring av ledere/lønn og personal, En slik overgang vil alltid medføre ekstra bruk av tid/kostnader implementeringsfasen Kostnadene knyttet til økonomisamarbeidet med HALD-kommunene i 2017 er budsjettert til Leirfjord kommune innførte nytt økonomisystem i Fra inngikk man samarbeid om felles økonomienhet med de andre HALD-kommunene. Det har tatt tid å få til et tilfredsstillende samarbeid i dagens HALD ordning. Leirfjord kommune har de senere år konkretisert sine forventninger til samarbeidet bedre, og får alle de tjenester som er etterspurt. Så lenge disse tjenestene kjøpes utenfra, enten det er fra Vefsn eller Alstahaug kommune, så faller det mange flere oppgaver på administrasjonen i Leirfjord enn ved å ha egen økonomifunksjon. Men det større faglige miljøet ved kjøp av tjenester fra et større samarbeid/fra større kommune er viktig for en kvalitativt god kontroll og god regnskapsføring. Tilbudet fra Vefsn kommune for den «daglige driften» er kr ,- lavere enn dagens kjøp fra Alstahaug. I tillegg vil det altså komme investeringskostnader for integrasjonsløsninger, samt opplæringsutgifter. Den årlige økonomiske besparelsen vil altså Side 22 av 23

23 Sak 58/17 bli nærmere 2,5 mill i en økonomiplanperiode, noe som gjør at administrasjonssjefen vil anbefale å akseptere tilbudet fra Vefsn kommune. Dagens avtale regulerer uttreden i sitt punkt 9, som bl a sier: «Den enkelte kommune kan med ett års varsel si opp sitt deltakerforhold i samarbeidet. Uttreden kan tidligst skje den 1 juli etter at oppsigelsestiden er utløpt. Uttreden kan likevel ikke skje de fire første årene.» Det betyr at en overgang til Vefsn kommune først vil kunne tre i kraft Vedlegg: Side 23 av 23