FLESBERG KOMMUNE MØTEINNKALLING. Utvalg: formannskapet Møtested: kommunehuset, Lampland Møtedato: kl. 13:00

Transkript

1 FLESBERG KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: formannskapet Møtested: kommunehuset, Lampland Møtedato: kl. 13:00 Den som er valgt som medlem av et folkevalgt organ plikter å delta i organets møter med mindre det foreligger gyldig forfall. Gyldig forfall meldes snarest på tlf Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Flesberg kommune, 28. januar 2019 Oddvar Garaas ordfører

2 Side 2 av 2

3 Saksliste: Nr. Sakstittel Saksordfører PS 1/19 Utvidelse av Kongsbergregionen IKT - endring av Jon Olav Berget vedtekter PS 2/19 Felles forliksråd i Numedal Britt Bergan PS 3/19 Økonomiplan plan for gjennomføring (presenteres i møtet)

4 FLESBERG KOMMUNE Utvidelse av Kongsbergregionen IKT - endring av vedtekter Lampeland Arkiv 026 Saksmappe 2013/658 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet /19 kommunestyret Rådmannens anbefaling: Kommunestyret godkjenner Sigdal og Krødsherad kommuners inntreden i Kongsbergregionens IKT-samarbeid, og vedtar forslaget til endring av vedtekter for samarbeidet. Saksopplysninger: Kongsbergregionen IKT v/daglig leder ble kontaktet av rådmennene i Sigdal og Krødsherad kommuner på våren 2018, med ønske om å se på et IKT samarbeide. De to kommunene ønsket seg en IT partner med større kapasitet og kompetanse enn det de hadde tilgjengelig selv i dag. Daglig leder i Kongsbergregionen IKT og rådmennene i Sigdal og Krødsherad hadde flere møter utover våren for å vurdere hvordan og når et eventuelt samarbeide kunne starte. Vurderinger som ble gjort i kartleggingsarbeidet: Tekniske vurderinger Overordnet kartlegging av fagsystemer og teknisk infrastruktur i Sigdal og Krødsherad for å se om dette lar seg flytte/konsolidere inn i Kongsbergregionens eksisterende IT løsninger. Konklusjonen: Dette lar seg gjøre ved å kjøre implementeringsprosjekt. Økonomiske vurderinger: Det ble simulert kostnadsutvikling ved å innføre to nye kommuner i IKT samarbeidet, da det var viktig å se at det var gevinster å hente for de eksisterende kommunene i Kongsbergregionen. Personalmessige vurderinger: Dersom Sigdal og Krødsherad kommuner går inn i IKT samarbeidet, så inkluderer det også en virksomhetsoverdragelse av inntil 2,5 årsverk fra Sigdal og Krødsherad kommuner. En virksomhetsoverdragelse av personell vil følge samme prosess og ha de samme rammene som alle ansatte i Kongsbergregionen IKT fikk da de ble overført fra sine respektive kommuner i Juridiske vurderinger:

5 Det må gjennomføres to endringer i vedtektene som kommunestyret bes om å godkjenne. Endring 1: Inntreden av to nye kommuner (Sigdal og Krødsherad) inn i det regionale IKT samarbeidet, Kongsbergregionen IKT. 2 i vedtektene. Endring 2: Tillegg av informasjon til 11 - Oppløsning, i vedtektene. Regler for håndtering av materielle IT verdier (maskinvare) ved opphør av Kongsbergregionen IKT. Styret i K-IKT har vært løpende informert om denne prosessen, og kommunestyrene i både Sigdal og Krødsherad kommuner fattet i desember vedtak om å søke seg inn i vårt samarbeid. Vurdering: Rådmannen har vurdert saken og vil anbefale at kommunestyret godkjenner inntreden av to nye kommuner, samt foreslåtte vedtektsendringer. Samtlige syv kommuner i Kongsbergregionen vil få reduserte IT kostnader dersom Sigdal og Krødsherad kommuner går inn i samarbeidet. Da vil det være ni kommuner som deler på alle felleskostnader knyttet til Kongsbergregionen IKT, kontra syv kommuner. Det vil også gjøre samarbeidet mindre sårbart, og samtidig mer attraktivt med tanke på ytterligere utvidelse. Viktigheten av velfungerende IKT-løsninger og god infrastruktur i kommunesektoren er vel dokumentert. Likeledes sårbarhet i forhold til daglig drift og et stadig mer utfordrende trusselbilde. Dette fordrer en viss størrelse på den driftsorganisasjonen som skal holde i gang kommunens ulike løsninger på en god og sikker måte. Av den grunn er det veldig positivt at nå Sigdal og Krødsherad kommuner søker seg mot det etablerte IKT-samarbeidet i vår region. Vedlegg: 1 Utkast til vedtekter - K-IKT Side 2 av 2

6 Vedtekter for interkommunalt samarbeid i Kongsbergregionen om IKT-drift Versjon 2.0 Revidert Ansvarlig Oddvar Kaasa Daglig leder K-IKT Disse vedtektene regulerer interkommunalt samarbeid i Kongsbergregionen om IKT-drift. I tillegg til vedtektene skal det foreligge en samarbeidsavtale. 1 Samarbeidets navn og rettslige status Samarbeidets navn er «Kongsbergregionen IKT Drift». Samarbeidet anses opprettet fra den dag alle deltakerkommunene i Kongsbergregionen har vedtatt opprettelse av samarbeidet. Samarbeidet er opprettet med hjemmel i kommuneloven 27. Virksomheten skal være registrert i Enhetsregisteret. Samarbeidet er ikke et eget rettssubjekt. Samarbeidet er forpliktet av aktuelle tariffavtaler innenfor KS-området. 2 Deltakere Deltakere i samarbeidet er kommunene i Kongsbergregionen. Dette omfatter kommunene Flesberg, Hjartdal, Kongsberg, Nore og Uvdal, Notodden, Rollag og Tinn. I tillegg så er Sigdal og Krødsherad kommuner deltakere i samarbeidet fra Samarbeidets formål og ansvarsområde Samarbeidet skal levere IKT driftstjenester til deltakerkommunene i henhold til den til enhver tid gjeldende tjenestekatalog og tjenestenivåavtale. Dette vil omfatte oppgaver knyttet til drift, service, forvaltning og utvikling av eierkommunenes informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT), samt inngåelse og oppfølgning av avtaler om kjøp av tjenester og varer fra eksterne leverandører innenfor dette området. Virksomheten skal være konkurransedyktig på pris og kvalitet. Virksomheten skal håndtere oppdrag etter bestilling fra kommunene og innenfor rammen av Kongsbergregionens og deltakerkommunenes til enhver tid gjeldende IKT-strategier. Virksomheten kan også levere tjenester til virksomheter eller selskaper som fullt ut er eiet av deltakerkommunene, eller i selskaper hvor deltakerkommunene har bestemmende innflytelse. Definisjonen av formål og ansvarsområde er uttømmende. Organisering av videre IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen - vedtekter Vedlegg 3 til saksframlegg for behandling i kommunestyrene

7 4 Samarbeidets hovedkontor Samarbeidets hovedkontor er i Notodden kommune. Hovedkontorkommunen skal være arbeidsgiver for alle ansatte i driftsenheten. Hovedkontorkommunen bidrar med økonomitjenester og personalfaglig veiledning. 5 Styret Styret består av rådmennene i medlemskommunene samt inntil to representanter for virksomhetens ansatte. Antall ansattrepresentanter avklares ved drøftinger. De ansatte velger selv sine representanter. Styret konstituerer seg selv og velger styreleder og nestleder. Virksomheten ledes av styret, som har myndighet til å treffe avgjørelser i alle saker som gjelder virksomhetens drift og organisering. Styret påser at virksomheten drives i samsvar med virksomhetens vedtekter, vedtatte budsjetter og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av kommunene i samarbeidsavtalen. Styremøtene sammenkalles og ledes av styrets leder. Vedtak fattes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme. Styrets leder sørger for at det blir ført protokoll fra styremøtene. Styret har plikt til å etterse at det føres lovmessig regnskap og revisjon av virksomheten, i samsvar med kommunelovens bestemmelser. Styret skal delegeres myndighet til å opprette og nedlegge stillinger, foreta tilsettinger og til å treffe avgjørelser i personalsaker. Styret tilsetter daglig leder. Styret kan delegere til styrets leder eller daglig leder å representere samarbeidet utad. 6 Daglig leder Daglig leder er direkte underordnet styret. Etter fullmakt fra styret kan daglig leder delegeres myndighet til å fatte avgjørelser om virksomhetens daglige drift og organisering. Dette kan også omfatte oppgaver knyttet til arbeidsgiverrollen. Daglig leder forestår den daglige ledelse av virksomheten og har ansvaret for at virksomheten drives i overensstemmelse med gjeldende bestemmelser og i henhold til retningslinjer og vedtak gitt av styret. Daglig leder skal holde styret orientert om forhold av vesentlig betydning for virksomheten, herunder også økonomi- og personalforhold. Daglig leder er styrets sekretær og saksbehandler. Vedkommende har tale- og forslagsrett i styrets møter, med mindre styret i enkeltsaker vedtar at vedkommende ikke skal kunne møte. Organisering av videre IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen - vedtekter Vedlegg 3 til saksframlegg for behandling i kommunestyrene

8 7 Innskuddsplikt og plikt til å foreta andre ytelser overfor selskapet Medlemskommunene skal ikke betale inn innskudd ved virksomhetens etablering, men er pliktige til å skyte inn midler i samsvar med gjeldende budsjett og avtalte fordelingsnøkler. 8 Låneopptak Styret kan ikke ta opp lån eller påføre kommunene forpliktelser, utover det som følger av de budsjetter eller vedtak eierkommunene har fastsatt. 9 Tvister Tvister mellom samarbeidspartene forsøkes løst gjennom forhandlinger. Dersom partene ikke blir enige, kan saken bringes inn for de ordinære domstolene etter alminnelige vernetingsregler. Voldgift kan avtales særskilt. 10 Uttreden Deltagelse i samarbeidet kan sies opp med ett års skriftlig varsel til styret, gjeldende fra 1. januar det påfølgende årsskifte. Styret har ansvar for å varsle øvrige deltagere om ønsket om uttreden og iverksette arbeidet med å gjennomføre uttredenen. Ved vesentlig mislighold av vedtektene og/eller samarbeidsavtalen, kan en deltager varsle uttreden med øyeblikkelig virkning. Økonomiske rettigheter og forpliktelser gjøres opp etter reglene for oppløsning. 11 Oppløsning Samarbeidet kan oppløses dersom deltagerne er enige om dette. En enkelt deltager kan kreve samarbeidet oppløst dersom det foreligger vesentlig krenkelse av denne deltageren rettigheter i samarbeidet og det vil være urimelig at denne deltageren skal tre ut av samarbeidet separat. Vedtas samarbeidet oppløst, skal styret oppnevne et avviklingsstyre til å gjennomføre de praktiske sidene ved oppløsningen. Det henvises til kommuneloven 27 nr. 3. Avviklingsstyret og styret arbeider etter bestemmelsene i IKS-loven 33 til 36 så langt disse passer. Tilsvarende prosedyre benyttes ved uttreden. Regler for håndtering av materielle IT verdier (maskinvare) ved opphør av Kongsbergregionen IKT. Dersom organisasjonen Kongsbergregionen IKT skulle opphøre basert på kommunestyrevedtak, så skal materielle IT verdier håndteres på følgende måte: a. For teknisk IT utstyr som har inngått i felles investeringer, skal restverdi settes av 3.part leverandør. Organisering av videre IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen - vedtekter Vedlegg 3 til saksframlegg for behandling i kommunestyrene

9 b. Kommuner som har inngått i regionsamarbeidet skal ha førsterett til å kjøpe ut nødvendig utstyr basert på verdifastsettelsen. c. Utstyr kan overdras til deltaker kommuner vederlagsfritt gjennom styrevedtak. d. Utstyr som ikke blir gjenbrukt eller solgt internt til regionens kommuner, skal forsøkes solgt eksternt, og salgssummen fordeles på kommunene basert på 30/70 fordelingsnøkkel. 12 Endrete forutsetninger Ved vesentlige endringer i forutsetningene, slik som ved endringer i kommunestrukturen gjennom sammenslåinger eller grensejusteringer, skal bestemmelser og forpliktelser tas opp til vurdering og justering. 13 Vedtagelse Disse vedtektene er vedtatt av Flesberg kommunestyre den Disse vedtektene er vedtatt av Hjartdal kommunestyre den Disse vedtektene er vedtatt av Kongsberg kommunestyre den Disse vedtektene er vedtatt av Nore og Uvdal kommunestyre den Disse vedtektene er vedtatt av Notodden kommunestyre den Disse vedtektene er vedtatt av Rollag kommunestyre den Disse vedtektene er vedtatt av Tinn kommunestyre den Disse vedtektene er vedtatt av Sigdal kommunestyre den Disse vedtektene er vedtatt av Krødsherad kommunestyre den Vedtektsendringer Vedtektene kan endres av kommunestyrene i deltakerkommunene. Virksomhetens styre fremmer forslag til vedtektsendringer. Organisering av videre IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen - vedtekter Vedlegg 3 til saksframlegg for behandling i kommunestyrene

10 FLESBERG KOMMUNE Felles forliksråd i Numedal Lampeland Arkiv X43 Saksmappe 2018/879 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet /19 kommunestyret Rådmannens anbefaling: 1. Det igangsettes et arbeid med sikte på etablering av felles forliksråd for kommunene Nore og Uvdal, Rollag og Flesberg. 2. Det etableres en arbeidsgruppe bestående av lederne for forliksrådet i hver av kommunene. Arbeidsgruppa skal fremme forslag til hvordan et felles forliksråd kan fungere til beste for innbyggerne, samt foreslå tidspunkt for oppstart. Forslaget legges frem for kommunestyret i de tre kommunene innen utgangen av mars Rådmann i Nore og Uvdal kommune er sekretær for arbeidsgruppa. Saksopplysninger: Alle kommuner har et forliksråd. Det består av 3 valgte lekdommere og like mange varamedlemmer som kommunestyret har valgt for fire år av gangen. Forliksrådene avlaster resten av rettssystemet. I 2017 ble det til sammen behandlet forlikssaker. Normalt består forliksrådene bare av legfolk. Det er forliksrådenes oppgave å finne en minnelig løsning mellom parter, som på egen hånd ikke har klart å komme frem til enighet. I tillegg er forliksrådene en domstol. Hovedregelen er at det ikke er anledning til å anlegge sak mot noen for tingretten før saken er prøvd løst i forliksrådet. Sekretariatene er behjelpelige med å sette opp forliksklagen, stevning og tilsvar. Det er ingen plikt til å bli bistått av advokat. Sekretariatsfunksjon for kommunene i Numedal er lagt til Kongsberg politistasjon. På initiativ fra leder i Nore og Uvdal forliksråd har rådmannen i Nore og Uvdal henvendt seg til rådmennene i Rollag og Flesberg med spørsmål om mulig etablering av et felles forliksråd for de tre Numedals-kommunene. Argumentasjonen har bla. vært at med et felles forliksråd i Numedal vil en kunne styrke kompetansen i rådsarbeidet, da rådene behandler få saker. Rådmannen har på denne bakgrunn bedt om tilbakemelding fra forliksrådet i Flesberg på dette forslaget, og de har vært positive til etablering av et felles forliksråd. Det samme gjelder forliksrådene i de andre kommunene. Rådmannen i Nore og Uvdal har i tillegg vært i kontakt med politistasjonssjefen ved Kongsberg politistasjon, Håvard Revå, som i dag ivaretar sekretariatsfunksjonen for de tre forliksrådene. Revå uttaler i en e-post av følgende: «Det er ingen problemer for mine ansatte om det blir enighet om ett felles forliksråd i Numedal.

11 Fordelene vil kunne være at det blir flere saker til behandling og at det vil gi mer erfaring/kompetanse for leder/medlemmer i slike saker. Det vil være praktisk for forliksrådssekretæren å beramme og delta på ett sted i stedet for 3 forskjellige møtesteder. Det er i dag få saker til behandling i de 3 forskjellige forliksrådene. En samling av forliksrådene vil fremtvinge flere saker som skal behandles og gi raskere erfaring/kompetanse i komplekse saker. Ulempene vil kanskje være noe lengre reiseavstand for de innklagede. En samling av de 3 forliksrådene vil kreve enighet fra de involverte kommunene. Det er ikke noen problemer med sammenslåing av forliksrådene sett fra min side.» Vurdering: Rådmennene i de tre Numedals-kommunen er enig om at det først legges frem en sak i kommunestyret i hver av kommunene som innebærer et prinsippvedtak om etablering av felles forliksråd. Deretter startes et arbeid for å etablere rådet hvor kommunestyrene må bestemme tidspunkt for oppstart, velge representanter til felles forliksråd. I tillegg må det redegjøres for hvordan et felles forliksråd skal fungere rent praktisk til beste for innbyggerne. Siden forliksrådet skal ha tre valgte lekdommere og tre varamedlemmer vil det være naturlig at det velges ett fast medlem og ett varamedlem fra hver av kommunene. Medlemmer og varamedlemmer velges for fire år av gangen. Side 2 av 2