VM diiiii IJ,(H,2011. I )ci'ch lclclïlllsc. '~y it='\-h- ::?:i :r 4-'\ H- Revisjonsrapport fra kvalitetsrevisjon gjcnnomført vcd Bcrgcn mal"it:imc

Transkript

1 + rrt""\"""\ \UilI ~ ~!~1~i~!~~iß~~6ge~t~;t~ VM diiiii IJ,(H,2011 I )ci'ch lclclïlllsc VM lelcnllise lig iiikivkiide 20 I 002H07-27/X I J,I1 VM siikslieliiiiidiei IL )iiekle ieleliiii Elin Kvamsøy Siurscn Bergen maritime fagskole Postboks 6065, Postterminalen 5892 BERGEN Bn-Tc3f':N MÃHlllME VIDEI1H~AENDf.: SKOLE AI:iKIV:_ 1 5 APR 2011 S/\KSBFII' A sclt- ~ --=-~- ~$'-- -:=.-:. - '~y it='\-h- ::?:i :r 4-'\ H- Revisjonsrapport fra kvalitetsrevisjon gjcnnomført vcd Bcrgcn mal"it:imc fagskole Vedlagt følger rapport fra ovennevnte revisjon. Sjøllirlsdirckloratct imøteser tilbakeilleiding P I planlagte tiltak innen oppgitt frist. zj!l~, ack-arild Andersen e.f. Med hilsen fl \~,~, miii Kvaiiisoy Sjiirscii ovcriiigciiior Hovedkontoret Postboks Haugesund Norge Kontoradresse Sinedasundet 50A 5528 Haugesund Norge Fal(tur i idresse Telefon Fakturainolliik SSø Tclef.ll(s Postboks 4104 E-post 2307 '-laninr postinollak@sdlr,no OrOilnlsilsJonsnr. NO MVA Internett

2 ;t rri"'\""'\ Rapport fra kvalitetsrevisjon ved Bergen Maritime Fagskole Rev, nr,: Revidert enhet: 03,2011 Ber en Maritime Fa skole ,2011 SJØFARTSDIREKTORATET ARBEIDER FOR EN SIKKER OG MILJØVENNLIG SKIPSFI\RT

3 ;t rri",""",, INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNElSE Generelt Status / Konklusjon Tilbakemelding fra den reviderte part KVAlITETSREVISJON BAKGRUNN FOR REViSJONEN GJENNOMFØRING REViSJONSOMFANG DELTAKERE REV~SjONSGRUPPEN UNDERlAGSDOKUMENTASJON AVVIK O.FORBEDRINGSPOTENSIAlE Avvik: Nr Avvik: Nr Avvik: Nr Avvik: Nr Avvik: Nr Avvik: Nr Avvik: Nr ;...12 Avvik: Nr Forbedringsforslag: Nr.l...14 Forbedringsforslag: Nr Forbedringsforslag: Nr Forbedringsforslag: Nr OPPSUMMERING ETTER REVISJONEN SD-AQ-RA-OOOO Rev, E02 av 11, Side 2 av 17

4 ;t rri"'\""'\ 1. OPPSUMMERING ETTER REVISJONEN 1.1 Generelt Det ble ført en åpen dialog under intervjuene og hele revisjonen ble gjennomført i en god og positiv tone, 1.2 Status I Konklusjon Revisjonen fant sted ved Bergen Maritime Fagskole. Under revisjonen kom det frem at skolen har implementert mange gode rutiner, men også at skolens KS- system fortsatt kan videreutvikles for å sikre at STCW konvensjonens minstekrav blir ivaretatt i undervisningen. Ved Bergen Maritime skoler er det et felles kvalitetsstyringssystem for Fagskolen og den videregående skolen. På enkelte områder fører dette til at de ulike prosesser ved fagskolen ikl(e kommer tydelig frem, Revisjonsteamet observerte at organiseringen av skolen virker noe uoversiktlig for flere ansatte. Imidlertid kommer det klart frem igjennom revisjon at det finnes mye vilje, og sannsynligvis stor evne til fortsatt å utvikle KS- systemet slik at det kan bil et godt verktøy for å sikre kvaliteten i utdanningen ved skolen. 1.3 Tilbakemelding fra den reviderte part Sjøfartsdirektoratet imøteser Bergen Maritime Fagskole sin tilbakemelding på avvik som er beskrevet i denne rapporten. Frist for tilbakemelding om planlagte tiltak er satt til , Forslag til frister for sluttføring av enkelte tiltak utarbeides av Bergen Maritime Fagskole. Sjøfartsdirektoratet vil gi skriftlig tilbakemelding hvis forslagene til tiltaksfrister ikke er akseptable, Sjøfartsdirektoratet ønsker også endelig bekreftelse fra skolen etter at alle tiltak er gjennomført, 1~!~, ;:~~jonsleder SD-AQ-RA-OOOO Rev. E02 av 11,04,2008 Side 3 av 17

5 ;t rri'"'\""""\ 2. KVALITETSREVISJON Organisatorisk enhet Revisjonstype Programansvarlig : Underavdeling for utdanning, sertifisering og bemanning : Kvalitetsrevisjon (ISO 19011) : Rune Vikse 3. BAKGRUNN FOR REVISJONEN Sjøfartsdirektoratets ivaretakelse av STCW-konvensjonen, 4. GJENNOMFØRING Tidspunkt: Sted: Revisjonen ble gjennomført 24, -25, Bergen Maritime Skole Revisjonen ble varslet i eget brev datert 01,03,2011, ref, /813.4, Dalo for revisjon ble bekreftet pr. telefon av Anne SDe Lange, Revisjonen ble gjennomført i samsvar med retningslinjene i NS-ISO 19011, Revisjonen ble gjennomført med intervjuer og gjennomgang av dokumentasjon. 5. REVISJONSOMFANG Skolens KS-system. 6. DELTAKERE Jan H, Haugsøen Avd.leder X X X Aud J, Hilland Inspektør fagskole X X X Astrid Haugland Ass, rektor X X Anne S, De Lange Rektor (adm,leder) X X X Roald Stenseide Styreleder X X Roald Sivertsen Avd.Ieder/KS-Ieder X X X Jørgen Eriksen Leder kursvirksomhet X X X Harald Møgster Nautisk lærer X X Lars Hellevik Studieleder maskin X X Paul Utne Lektor nautiske fag X Andreas Dyngen Studentrådsleder X X X Tore S. Hernar Skipsteknisk 1.år - tillitsvalgt X Jan Sverre Christiansen X Skipsteknisk 1,år - vara rep. X Bjørn i. Eggen Skipsteknisk 2,år - tillitsvalgt X X Ronny Stensletten Nautikk 2.år - tillitsvalg X X 7. REVISJONSGRUPPEN Revisjonsleder :Jack-Arild Andersen Fagrevisor :Elin kvamsøy Sjursen Observatør :0yvind Vik SD-AQ-RA-OOOO Rev. E02 av 11.04,2008 Side 4 av 17

6 + '" rri"'\""'\ 8. Underlagsdokumentasjon Skolens KS-system STCW konvensjonen med endringer Forskrift av 9. mai 2003 nr 687 om kvalifikasjonskrav iso 9001 etc, 9. Avvik Under revisjonen ble det gjort observasjoner om forhold som ikke er i samsvar med gjeldende krav og bestemmelser. Disse observasjonene er samlet i 8 avvik. Avvikene er beskrevet på egne skjema bak i rapporten, 10. FORBEDRINGSPOTENSIALE Under revisjonen ble det også gjennomgått enkelte forhold hvor det er mulighet for forbedringer. Disse forhold er samlet i 4 punkter. Forbedringspotensialene er beskrevet på egne skjema til slutt i rapporten. SD.AQ.RA.OOOO Rev, E02 av 11.04,2008 Side 5 av 17

7 +,., rri"'\""'\ Avvik: Nr.1 av 8 Observasjon: Organisasjonsstrukturen er ikke i henhold til Fagskolelovens 3. Administrativ leder og faglig leder er ikke definert i organisasjonskartet. Dette kommer heller ikke frem gjennom stillingsinstrukser, Skolens kursavdelingen er ikke synlig i organisasjonskartet. Anmodning om korrigerende tiltak: Organisasjonsstrukturen må defineres iht. fagskoleloveii 3, der adm, og faglig leder klart fremgår av organisasjonskartet. i tillegg må ansvar og myndighet fremgå av den enkelte ansattes stillingsinstruks, Skolens kursavdeling må også kunne identifiseres i organisasjonskartet, spesielt med tanke på hvem som skal søke om og eie QodkjenninQer av kurs iht. kap. V OQ Vi. Kravreferanse: Fagskolelovens 3 og STCW B- 1/8 p.1,2 Korrigerende tiltak iverksatt: Korrigerende tiltak verifisert: Avviket lukket (av Sjøfartsdirektoratet): Org. enhet: Sertifisering, utdanning og bemanning SD-AQ-RA-OOOO Rev, E02 av 11, Side 6 av 17

8 + m rri"'\"""'\ r~ Jn Norwegian Sjøfartsdirektoratet Maritime Directorate Avvik: Nr. 2 av 8 Observasjon: Avdelingsleder, ref, stillingsinstruks KS-2.1,2-061 er av ledelsen og personalet definert som den som har det faglige ansvaret for avdeling for maritime og petroleumsteknisl(e klasser, Vedkommende som innehar stillingen møter ikke kvalifikasjonskravene i henhold til STCW konvensjons Regel 1/6 for nautisk og maskinteknisk studieretning. Anmodning om korrigerende tiltak: Skolen må ansette en faglig leder(else) for maritime fag som har den nødvendige kompetanse iht. STCW konvensjonens Regel 1/6, for nevnte studieretninger. Det blir således opp til styret å definere den faglige ledelse som følgelig må gjenspeiles i skolens organisasjonsstruktur. Kravreferanse: STCW Regel 1/6. Korrigerende tiltak iverksatt: Korrigerende tiltak verifisert: Avviket lukket (av Sjøfartsdirektoratet): arg, enhet: Sertifisering, utdanning og bemanning S D-AQ-RA-OOOO Rev, E02 av 11.04,2008 Side 7 av 17

9 + "" rri"'\""'\ Avvik: Nr. 3 av 8 Observasjon: Ansvar og myndighet går ikke frem av stillingsinstrukser for flere av stillingene. Anmodning om korrigerende tiltak: Ansvar og myndighet, samt ra~p-orteringsvei må defineres. Kravreferanse: STCW B-1/8 1,2 Korrigerende tiltak iverksatt: Korrigerende tiltak verifisert: Avviket lukket (av Sjøfartsdirektoratet): - Org. enhet: Sertifisering. utdanning og bemanning SD.AQ.RA-OOOO Rev, E02 av 11,04,2008 Side 8 av 17

10 +!.lo rri"",""" Avvik: Nr.4 av 8 Observasjon: Skolens KS- systemet inneholder ingen prosedyre som beskriver en prosess for å sikre at eksisterende fagplaner er i henhold til relevante tabellkrav i STCW-koden, Slik prosess utføres heller ikke i praksis, Anmodning om korrigerende tiltak: Prosedyre som ivaretar dette må utarbeides. Fag/læreplaner og evt. periodeplaner må ha en samsvarsmatrise som viser at alle emner i STCW konvensjonens tabeller el. IMO modellkurs er lagt til grunn for undervisningen og dekker minstekravene til kompetanse, Kravreferanse: STCW 8-1/8 p,7,6.2 Korrigerende tiltak iverksatt: Korrigerende tiltak verifisert: Avviket lukket (av Sjøfartsdirektoratet): Org. enhet: Sertifisering, utdanning og bemanning S D-AQ-RA-OOOO Rev. E02 av 11.04,2008 Side 9 av 17

11 ;t rri"'\""'\ Avvik: Nr. 5 av 8 Observasjon: Ref. til dokument med referanse KS Kompetansen til lærere i maritime fag møter ikke kravene i STCW konvensjons Reqel 1/6, Anmodning om korrigerende tiltak: Skolen må sørge for at de som skal undervise i maritime konvensjonsfag har den nødvendige kompetanse som kreves iht. STCW konvensjonens Regel 1/6. Kravreferanse: STCW Regel Korrigerende tiltak iverksatt: 1/6 og B-1/8 p,7,6.4 Korrigerende tiltak verifisert: Avviket lukket (av Sjøfartsdirektoratet): SD.AQ.RA-OOOO Rev, E02 av 11, Side 10 av 17

12 ;t rri"",""",, Avvik: Nr. 6 av 8 Observasjon: Samsvarsmatrise som viser samsvar med ulike emner i de relevante tabeller i STCW- koden mangler både på periodeplaner og lokale læreplaner. Periodeplaner fremstår som uryddige og mangelfulle, Periodeplan for GOC undervisningen er ikke i samsvar med undervisning som er gjennomført høsten Anmodning om korrigerende tiltak: Samsvarsmatrise iht. STCW kodens tabellkrav må utarbeides for alle lokale læreplaner og videreføres i periodeplanene, Ref. avvik nr. 4, Godkjente periodeplaner må korrigeres dersom undervisning ikke kan gjennomføres som planlagt. Avvikssystemet må oçjså kunne håndtere denne type avvik. Kravreferanse: STCW A-1/8 Korrigerende tiltak iverksatt: Korrigerende tiltak verifisert: Avviket lukket (av Sjøfartsdirektoratet): SD-AQ-RA-OOOO Rev, E02 av 11,04,2008 Siele 11 av 17

13 + "" rri""""" Avvik: Nr.7 av 8 Observasjon: Skolens KS- system inneholder ingen definerte kriterier for bedømmelse av praktiske ferdighet på f.eks simulator og lignende. Ref. dokument KS Anmodning om korrigerende tiltak: Prosedyre som ivaretar dette må utarbeides og implementeres i skolen for å sikre en enhetlig og rettferdig vurdering av studentens kvalifikasjoner. Kravreferanse: STCW A-1IB Korrigerende tiltak iverksatt: Korrigerende tiltak verifisert: Avviket lukket (av Sjøfartsdirektoratet): SD-AQ-RA-OOOO Rev. E02 av 11,04,2008 Side 12 av 17

14 ;t rri"'\""'\ Avvik: Nr. 8 av 8 Observasjon: Dokument med ref, ADM-3,2-02 vedr. SSO kurs er ikke i henhold til gjeldene krav for den som skal være ansvarlig for og gjennomføre opplærinqen iht. reqel Vlf5, Anmodning om korrigerende tiltak: Dokumentet må korrigeres slik at det ivaretar krav til kompetanse som beskrevet i STCW konvensjonens regel 1 /6, Kravreferanse: STCW Regel 1/6 Korrigerende tiltak iverksatt: Korrigerende tiltak verifisert: Avviket lukket (av Sjøfartsdirektoratet): flapport fra kvalitetsrevisjon SD-AQ-RA-OOOO Rev, E02 av 11,04,2008 Side 13 av '17

15 ;t rri"'\""'\ Forslag til forbedring: Nr.1 av 4 Observasjon: Skolen mangler etablert system for å fange opp når en godkjenning utløper. Ansvar for dette er ikke definert i noen stillingsinstruks. Forslag til forbedring: Dette kan legges som et fast punkt i "ledelsens gjennomgang" eller andre møter med fast agenda, Hvem som har ansvar for oppfølçiinen bør defineres. Forbedringstiltak iverksatt: Forbedringstiltak verifisert: (Foretas av den revidolte organisasjon) Forbedringstiltak lukket: (Foretas av den revklerte organisasjon) SD-AQ-RA-OOOO Rev, E02 av Side 14 av 17

16 + "" rri"'\""'\ Forslag til forbedring: Nr. 2 av 4 Observasjon: Fraværsregistrering fungerer i varierende grad, Dette gir utslag i at flere studenter med høyt fravær fortsetter utdanningen til tross for at disse kan ha et fravær som overstiger 20 %. Forslag til forbedring: Her bør skolen etablere et system som fungerer likt for alle med en enhetlig måte å registrere avvik på OÇJ som enkelt kan dokumenteres i ettertid. Forbedringstiltak iverksatt: Forbedringstiltak verifisert: (Foretas av den reviderte orgclnjsclsjon) Dato: Sign: Titlel: Forbedringstiltak lukket: (Foretas av den re vie/erte orgclnisclsjon) SD-AQ.RA.OOOO Rev. E02 av Side 15 av 17

17 + '",-ri"",,",, Forslag til forbedring: Nr. 3 av 4 Observasjon: Ledelsens gjennomgançi bør skilles mellom videreçiående skole oq maritim faqskole, Forslag til forbedrinçi: Dette bør qienspeiles i prosedy-re, planleg1i..~.9.i-'2rogram 09~l2port. Forbedringstiltak iverksatt: Forbedringstiltak verifisert: (Foretas av den reviderte organisasjon) Forbedringstiltak lukket: (Foretes ev den reviderte orgenisesjon) SD.AQ.RA-OOOO Rev. E02 av 11, Side 16 av 17

18 ;t rri""\'""\ *li Forslag til forbedring: Nr. 4 av 4 Observasjon: Dokumentasjon i tilhørende KS- systemet bør systematiseres for å gi en bedre oversikt. Forslag til forbedring: KS-systemet krever en del dokumentasjon som verifiserer at systemet er implementert og i bruk, Her bør skolen bestrebe seg på å få til en god og systematisk oversikt over dokumentasjonen slik at den er lett tilgjengelig og funksjonell, både for egne ansatte og for eksterne revisjoner. Forbedringstiltak iverksatt: Forbedringstiltak verifisert: (Foretas av den reviderte organisasjon) Forbedringstiltak lukket: (Foretas av den reviderte organisasjon) SD-AQ-RA-OOOO Rev, E02 av 11, Side 17 av 17