Internrevisjonsrapport

Transkript

1 Internrevisjon Høgspent vår 2016 Internrevisjonsrapport Revisjonsansvarleg/gruppe: Roy Dahle og Håvard Magnus Njåstad. Vivian B. Horgen (Rektor) er observatør. Instruktørar høgspent: Nils Ove, Jonn Andre, Eli og Christian. Revisjonsområde: Høgspentkurs for maskinoffiserar, etter STCW -78 med seinare endringar. (STCW tabell A-III/1, A-III/2 og avsnitt B-III/1, B-III/2 og B-III/3). Sjekkliste for revisjon: Godkjenning frå Sjøfartsdirektoratet: -Ligg i KS-systemet (aus.hfk.no «kvalitetssikring») -Utgreiing om Forskrift om sertifikater og kvalifikasjonen for sjøfolk. -Utgreiing av STCW, tabell A-III/1 og A-III/2. -Organisasjonsstruktur Emneplan underviser etter sist godkjente emneplan til Sjøfartsdirektoratet Skildring av kursgjennomføringa Dette ligg dette i KS Kompetanse av kursinstruktørar -Alle kursinstruktørane har pedagogisk kompetanse tilsvarande IMO modellkurs 6.09 eller høgare. -Alle har gjennomført kurset; Høgspentkurs for maskinoffiserar, og instruktør som gjennomfører HLR-undervisninga har høgare medisinsk utdanning. -Instruktørane ynskjer å gjennomføre meir internopplæring av kvarande. Avvik -Avvik frå kursdeltakarane skal meldast i EK-web Risikoanalyse/beredskapsplan for læringsarena/høgspentlab -Det finnast ikkje ein eigen skriftleg risikoanalyse for høgspentlab, men funn/avvik som har vore funnet er straks meldt i KS og/eller komen med på skulen sin handlingsplan ved vernerunde i høgspentlab. -Kursdeltakarane får gjennomgang av ordinære beredskapsplan for verkstadsbygget. -Det finnast ikkje eige beredskapsplan for høgspentlaben, men ettersom det «bere» er styrestraum på anlegget, ser ikkje på dette som eit behov. Kursevaluering: Sign.: Godkjent: Vivian Horgen Side: 1 av 5

2 -Ved kursslutt gjennomfører kursdeltakarane evaluering, både munnleg og skriftleg i evalueringsskjema. -Punkta som har vore påpeika/kommentert i løpet av kursperioden, har blitt justert/utbetra. Elektronisk rapportering av kursdeltakarane -Avd.leiar melder inn kursdeltakarane i Altinn. Kursbevis: dette viser til rett STCW tabell/avsnitt. Forkurs/e-læring: -Skulen har avtale med Trainor AS, som leverer 10-timars e-læringskurset som skal gjennomførast i forkant av kursveka på skulen. -Kursdeltakarane blir meldt på kurs direkte av skulen, og får tilsendt e-post med link til kurs, samt passord. -Skulen mottar kvittering på påmeldte kursdeltakarar. -Når kursdeltakarar har fullført e-læringskurs, mottar skulen e-post med stadfesting på dette (kopi av kursbevis). -10-timars oppgåvene som kursdeltakarane får tilsendt før kursveka på skulen, er utarbeida av kursinstruktørane og desse skal vere godkjent før deltakarane startar på siste del av kurset. Timeplan/framdriftsplan -Timeplan for gjennomføringa er oversiktlig, og har vore revidert i løpet av kursperioden. -Det finnast ikkje instruktør- /framdriftsplan der tema/fagstoff for timane detaljert er lista opp, og med referanse til emneplan/stcw og lærebok/powerpiont. -Kursinstruktørane er godt nøgd med timetalet (som er etter emneplan) med tanke på gjennomføringa av dei ulike læringsøktene. Oppbygginga av kursveka med lengre dagar i starten og kortare dagar utover veka, er også godt likt av både instruktørar og deltakarar. Avsluttande skriftleg eksamen: -Det er skildra i oppgåva at ein må svare rett på minimum 5 av 18 oppgåvene. Det går også fram at alle oppgåvene er vekta likt. -Instruktørane vil utarbeide ein kontinuitetseksamen for dei av kursdeltakarane som ikkje består fyrste eksamen. -Skildring av eksamensgjennomføringa går ikkje fram av dokumentet for kursgjennomføring som ligg i KS. -Rutinar/reglar for fråvær går ikkje fram i dokumentet for kursgjennomføring i KS. Utstyr/lokalar: -Ved tilbakemelding/evaluering av kursdeltakarane, har det vore gitt negativ tilbakemelding på toalettfasilitetar. Sign.: Godkjent: Vivian Horgen Side: 2 av 5

3 -Periodisk vedlikehald vert teken ved behov. Ein gjennomfører smørerutinar av brytarar årleg. -Høgspentlab vert vaska kvar gang etter fullført kursveke. -Er ynskje om å kunne ha ein demo-hjartestartar. -Det bør kjøpast inn ein hjartestartar med tilhøyrande utstyr til verkstadbygget. -Stolane i kurslokalet kjem det ofte negative attendemeldingar på. Funn: -Uklart dokument i KS godkjenning frå Sjøfartsdirektoratet -System/rutine (prosedyre) for korleis ein er sikker på at kurset vert haldt etter sist reviderte emneplan. -Av organisasjonsstruktur kjem det ikkje fram kven som er fagansvarleg. -Ikkje dokumentasjon av kompetanse lett tilgjengeleg -Kursinstruktørane er lite kjent med avviksrapporering i EK-web -Det finnast ikkje risikoanalyse spesifikt for høgspentlaben (i KS), ved uførutsette faktorar. -Eksisterande prosedyrar på labgjennomføring må kvalitetssikrast og leggast i KS. -Manglar prosedyre for rapportering i Altinn. -Evalueringsskjema ligg ikkje i KS. Skjema inneheld ikkje dato, og namn på kurs. -Det går ikkje fram i KS/gjennomføringa korleis e-læringskurset vert administrert/gjennomført etc. -Gang/toalett er slitt, og bør overflatebehandlast med maling. -Er ikkje ei skriftleg skildring av eksamensgjennomføring, derunder sensurering, vekting etc. -Det er ikkje noko skriftleg typegodkjenning på høgspentlaben/tavler frå EEA AS. -Stolane i kurslokale er dårleg, det bør bestillast inn puter til desse. -Er kursdeltakarane forsikra når dette er i regi av skulen? Mogeleg årsak for funn: Avvik og manglar: Konklusjon/tiltak: Tiltak Ansvarleg Frist for utbetring Sign.: Godkjent: Vivian Horgen Side: 3 av 5

4 Korriger uklart dokument i KS godkjenning frå Sjøfartsdirektoratet. Utarbeide rutine/prosedyre for korleis ein er sikker på at kurset vert halde i tråd med sist reviderte emneplan. Korrigere organisasjonsstruktur slik at det kjem fram kven som er fagansvarleg. Sjå til at alt av kompetanse ligg i Personalporalen med kopi av kursbevis. Kursinstruktørane er lite kjent med avviksrapporering i EK-web. overflatebehandlast med maling. Skildring av eksamensgjennomføring inkl. sensurering, vekting etc. må inn i dokumentet for gjennomføring som ligg i KS. Det er ikkje noko skriftleg typegodkjenning på høgspentlaben/tavler frå EEA AS. Stolane i kurslokale er dårleg, det bør bestillast inn puter til desse. Det bør bestillast hjertestartar for demonstrasjon/førstehjelpsutstyr til lab. Instruktørrettleiing/framdriftsplan må utarbeidast, der tema/fagstoff for timane detaljert er lista opp, og Håvard Magnus Håvard Magnus Vivian/Håvard Magnus Nils Ove, Jonn Andre, Christian og Eli Håvard Magnus, Nils Ove, Jonn Andre, Christian og Eli Nils Ove og Jonn Andre (Håvard Magnus) Nils Ove og Jonn Andre (Håvard Magnus) Håvard Magnus Kjersti Håvard Magnus Håvard Magnus/Kjersti Risikoanalyse spesifikt for høgspentlaben (i KS) ved uførutsette faktorar, er ikkje å finne i KSsystemet. Eksisterande prosedyrar på labgjennomføring må kvalitetssikrast og leggast i KS. Manglar prosedyre for rapportering i Altinn. Skildre korleis sertifikatnummer i kursbevis vert gjeve Evalueringsskjema ligg ikkje i KS. Skjema inneheld ikkje dato, og namn på kurs. Det går ikkje fram i KS/gjennomføringa korleis e- læringskurset vert administrert/gjennomført etc. Gang/toalett er slitt, og bør Vivian/Eigedomseksjon Nils Ove og Jonn Andre (Håvard Magnus) Jonn Andre Vivian/Kjersti Eli, Nils Ove og Håvard Magnus Nils Ove, Eli og Jonn Andre Sign.: Godkjent: Vivian Horgen Side: 4 av 5

5 med referanse til emneplan/stcw og lærebok/powerpoint. Ein må leite etter aktuelt læreheftemateriell for HRL Er kursdeltakarane forsikra når dette er i regi av skulen? Eli Håvard Magnus Sign.: Godkjent: Vivian Horgen Side: 5 av 5