OU-Rådhuset og digitalisering

Transkript

1 OU-Rådhuset og digitalisering Vedtak i kommunestyret -> OU- rådhuset: «sterkt oppdelt struktur som kan ha betydning for effektivitet» Satse på auka digitalisering Digitalisere med føremålet å endre og effektivisere arbeidet i kontaktflatene mellom kommunen og innbyggjarane Å innføre nye digitale system skal lette arbeidet vårt og føre til endringar MEN. kva med organiseringa? i stor grad som før (transformasjon)!

2 Neste digitaliseringsprosjekt: Digitalisere plan- og byggesaker med mål om å: - Effektivisere bygg- og eigedomsforvaltninga og betre gjenbruk av matrikkeldata - Levere eigedomsinformasjon raskare og ta ned saksmengden - Utnytte kommunaltekniske data for informasjon til publikum på ein betre måte - Innbyggjaren forventar auka tilgjengelegheit og sjølvbetening (automatisering)

3 Digitalisere arkiv i 2019 Kor langt skal vi gå, kor mykje: Heile arkivet eller deler av arkivet? Behov på kort og lang sikt! Kor søkbart og kven skal gjere seg nytte: Har drøfta metodar og kontakta fleire kommunar som er i gang med digitalisering av arkiv Fagavdeling og behov (kort og lang sikt) Innbyggjarar og behov (lang sikt) Prosjektet skal også bidra til betre koordinering og samspel på tvers mellom mellom stabseining og fagavdeling i kommunen

4 Førebuing Me har vore i dialoge med Sogndal kommune Me har gjennomført møte med Fylkesarkivet Me har henta inn informasjon frå andre nabokommunar Me utvidar horisonten og får meir informasjon frå kommunar utanfor Sogn og Fjordane (Hamar, Sandnes ) Me gjennomfører møter med ulike leverandørar og skal ha fleire møter i dei kommande vekene

5 Førebuing og førebels konklusjon Me ønskjer ikkje å bruke same metode som Sogndal kommune skanning «i eige hus» gjennomføring på 2-3 år Me ønskjer ikkje å nytte skannetilbodet frå Fylkesarkivet Det er dobbelt så dyrt som å kjøpe skannetenester frå andre leverandørar. Her kjem me i «skannekø» og etter fem andre kommunar (tidsperspektiv på 5-8 år) Tilbyr for dårlege søkemoglegheiter etter at skanning er gjennomført Me har henta inn informasjon frå andre kommunar i S&F Vårt fagbehov blir ikkje dekka fullt ut i det materialet som vi er presentert for For framtidige publikumstenester er ikkje det digitale materialet godt nok Skjerming av personvernet er ei av fleire utfordringar i skannematerialet frå FA Me har utvida horisonten og fått meir informasjon frå kommunar utanfor Sogn og Fjordane som nyttar andre leverandørar (Hamar, Sirdal, Sandnes og andre ) Søkbarheit og behov og frampeik mot webtilgang for publikum I kommande veker gjennomfører me møter med ulike leverandørar

6 Kor langt skal vi gå, kor mykje Digitalisere byggesaksarkivet mv..: Vi har 125 hyllemeter med gammalt arkiv Førebels er det aktuelt å skanne 55 meter Anbod innafor nasjonale terskelverdiar Ja, innafor terskel mellom 0,8-1,3 mill Det er få leverandørar i Skandinavia Kva vil me få? Ferdigskanna filer i løpet av 3 månader Avtale om eit system for drift av eit digitalisert arkiv Tagging av skannearbeidet er heilt nødvendig Søk på gbr må skille klart i samband med ulike ting Det skal søkjast på saksnr, følgje status på ei sak, Søkje på datoar for registrering og endring, sakshandsamar, endringar Søkje på offentlege dokument i saken og lister over oppgåver som er utført Skanning av arkiv i Q3 Digital leveranse ferdig i Q4