Antikorrupsjonstiltak i leverandørkjeden. Råd og tiltak for å redusere korrupsjonsrisiko

Transkript

1 Antikorrupsjonstiltak i leverandørkjeden Råd og tiltak for å redusere korrupsjonsrisiko

2 God oppfølging av leverandører bygger på god kunnskap om korrupsjon Korrupsjon undergraver rettsstaten og hindrer utvikling. Korrupsjon påfører kostnader og risiko som kan være kritisk for bedriftens virksomhet og omdømme. Forebyggende arbeid gjør bedriften mindre sårbar. FN, OECD og Europarådet er blant de internasjonale organisasjoner som har vedtatt konvensjoner mot korrupsjon. Land som ratifiserer disse konvensjonene er forpliktet til å innarbeide dem i lovgivningen, samt å håndheve dem på en effektiv måte. Norsk straffelov definerer korrupsjon som å kreve, motta eller akseptere, gi eller tilby noen en utilbørlig fordel i anledning stilling, verv eller oppdrag. Straffen er bøter eller fengsel tre år for korrupsjon og ti år for grov korrupsjon. Både enkeltpersoner og foretak kan straffes. Korrupsjonslovgivningen krysser landegrensene. Myndighetene i Norge, USA, Storbritannia og andre land kan etterforske og straffeforfølge korrupsjon begått i andre land. Et effektivt antikorrupsjonsprogram i bedriften har betydning for straffeansvar og straffeutmåling. Andre lands lovgivning kan være relevant for norske bedrifter. Noen viktige er US Foreign Corrupt Practices Act (1977) og UK Bribery Act (2010).

3 3 Inkluder leverandørkjeden i eget rammeverk for antikorrupsjon Innkjøpere og leverandører har en felles interesse i et godt antikorrupsjonsarbeid. Hva som skjer hos din leverandør, kan bety noe for din kunde. Leverandører kan bidra til et godt forebyggende arbeid bakover i leverandørkjeden. Leverandører med små organisasjoner og begrensede ressurser kan trenge støtte i arbeidet. Erklæringer eller kontraktsbestemmelser om korrupsjon er relativt vanlig i leverandørforhold. Det er grunn til å forvente større oppmerksomhet om leverandørers egne antikorrupsjonsprogrammer. Bedrifter som kjøper varer og tjenester kan bli holdt ansvarlig for korrupsjon hos leverandører. Her peker vi på hvordan bedriften kan lykkes med å følge opp sine leverandører på dette området. Eksempler på retningslinjer om antikorrupsjon i leverandørkjeden: «Leverandørene og deres agenter skal forby enhver og alle former for korrupsjon, utpressing og underslag. Det må iverksettes prosedyrer for monitorering og overholdelse for å sørge for at dette etterkommes.» (Kongsberg Gruppen) «Det forventes at leverandører og partnere følger etiske standarder som samsvarer med Statoils etiske krav». (Statoil) «Leverandøren skal overholde all relevant lovgivning som gjelder bestikkelser, korrupsjon, svindel og all annen forbudt forretningspraksis. Leverandøren skal ikke tilby, love eller gi en utilbørlig fordel til noen offentlig ansatt, internasjonal organisasjon eller annen tredjepart. (Telenor)

4 4 Følg opp korrupsjonsrisiko i hele innkjøpsprosessen Vær i forkant Innkjøpsstrategi, pre-kvalifisering, anbudsinnbydelse, evaluering, kontrakt Du har størst mulighet til å påvirke hvis du tidlig tar opp spørsmål om antikorrupsjonstiltak. Vær forbedringsorientert og motiverende ikke forkaste en ellers god leverandør hvis du har mulighet til å påvirke. Følg opp under leveransen Kontraktsadministrasjon Vurder korrupsjonsrisiko tidlig. Hvor er risikoen for korrupsjon størst? (bransje, lokalisering m.m.) Gjør bakgrunnsundersøkelser (due diligence). Kartlegg tidlig historikk og rykter omkring en mulig leverandør. Se på etiske retningslinjer og rutiner. En forbedringsplan kan gi grunnlag for å akseptere en leverandør som har mangelfulle retningslinjer eller rutiner. Det må være mål og frister som kan følges opp. Antikorrupsjonstiltak for egne ansatte og rettet mot underleverandører bør være et mål. Del kompetanse dersom du har grunn til å tro at leverandøren ikke selv er i stand til å etablere gode nok retningslinjer og prosedyrer. Dette er særlig aktuelt med mindre leverandører og leverandører i høyrisikoland. Supply chain management system er rutiner for å følge opp leverandører, herunder antikorrupsjon. En risikovurdering legges til grunn for tiltak. Mangler avdekket i bakgrunnsundersøkelser tilsier tettere oppfølging. Både innkjøper og leverandør bør vurdere kontrolltiltak. På leverandørmøter vurderes status når det gjelder forbedringsplaner, og det reageres på avvik.

5 5 Leverandører bør etablere og iverksette egne antikorrupsjonsprogrammer «Leverandørkjedestyring når det gjelder korrupsjon er et supplement til, ikke en erstatning for et eget antikorrupsjonsprogram både hos leverandør og innkjøper - tilpasset bedriftens størrelse, lokalisering og sektor.» Vurder kunders og konkurrenters retningslinjer. Tilpass gjerne egne og jobb for harmonisering det gjør det lettere å samarbeide i leverandørrelasjonen, og lettere å stille krav videre i leverandørkjeden. Effektiv gjennomføring av programmet krever opplæring/ trening (dilemmatrening) av ansatte, dokumentasjon og kontroll, og en varslingsordning. En god risikoanalyse øker muligheten for et treffsikkert og effektivt program. Hvor er vi mest utsatt? (innkjøp, markedsføring) På hvilken måte er vi utsatt? (tilretteleggelse, representasjon, kickbacks, påvirkning). Etiske retningslinjer med nulltoleranse for korrupsjon. Bidrar til å tolke lovkravet, og vil ofte sette strengere intern standard enn loven krever. God prosess er viktig. Tydelige signaler fra ledelsen er viktig, ansatte og deres organisasjoner bør engasjeres i utvikling/revisjon av programmet. Plasser oppfølgingsansvar, både i linjen og hos ansvarlig enhet.

6 6 Behov for samarbeid og erfaringsdeling Både som innkjøper og leverandør har bedrifter ulike ressurser og forutsetninger, og ulike behov. Mindre virksomheter har mindre administrativ kapasitet, men er også mer oversiktlige. Større virksomheter har ofte større behov for formelle rutiner/dokumentasjon. Har du et godt antikorrupsjonsprogram? Da kan du kanskje bidra gjennom å dele retningslinjer, rutinebeskrivelser og erfaringer? Det trygger din bedrift hvis dine leverandører jobber bedre med antikorrupsjon. Det kan bidra til å løfte hele bransjen hvis dere deler erfaringer på tvers. Kontroll er bra, men motivasjon og læring er bedre. Kan du forklare din leverandør hvorfor antikorrupsjonsarbeid er nyttig for bedriften? Kan du involvere leverandørens medarbeidere i dine interne opplæringstiltak, eller la dine medarbeidere trene ansatte hos leverandøren? Kan deling av informasjon redusere kostnader med korrupsjonsoppfølging? Bygg tillit og sunne relasjoner. Korrupsjon kan være et krevende felt å drive leverandøroppfølging på. Korrupsjon er ulovlig og knyttet til uetisk adferd, og det kan være krevende å etablere den nødvendige åpenhet og tillit for å oppnå reelle fremskritt. Det er derfor viktig å finne den rette balansen mellom samarbeid og kompetansedeling på den ene siden, og kontroll og oppfølging av mål på den andre.

7 7 Mer kunnskap Både TI Norge, NHO og andre aktører har nyttige hjelpemidler i arbeidet. Her er en liste over noen viktige: TI Norges håndbok Beskytt din virksomhet. TI Norges Domsamling TI Norges webside NHOs veileder om gaver og representasjon «over streken?» NHOs veileder om varslingsrutiner «Når sant skal sies» NHOs webside FNs Global Compacts e-læringsopplegg og veiledere «Korrupsjon truer rettssikkerheten, demokratiet og menneskerettighetene, undergraver godt styresett og sosial rettferdighet, virker konkurransevridende, hindrer økonomisk utvikling og setter stabiliteten til demokratiske institusjoner og samfunnets moralske fundament i fare.» (fra Europarådets strafferettslige konvensjon mot korrupsjon)

8 ISBN Dronning Mauds gate 15, Oslo Postboks 1385 Vika 0114 OSLO Telefon August 2013 Design: Kaland Marketing Trykk: Konsis Illustrasjoner: istockphoto Middelthuns gate 27 Postboks 5250 Majorstuen 0303 Oslo Telefon Telefaks