Hovedrapport plan, byggesak, oppmåling, kart og geodata, landbruk og miljø

Transkript

1 PLM prosjektet Hovedrapport plan, byggesak, oppmåling, kart og geodata, landbruk og miljø Med kommunene Tydal, Selbu, Meråker, Frosta og Stjørdal Innhold 1. Generelt Prosjektorganisering Prosjektmandat Avgrensninger Sammendrag og anbefalinger Samarbeidsområder Tidsplan for oppstart av felles tjenestesenter Nå-situasjonen i kommunene Tydal Selbu Stjørdal Meråker Frosta Delrapporter Byggesaksbehandling / plan / regulering / oppmåling / kart /geodata Anbefalte samarbeidsområder Mulige konsekvenser og gevinster Landbruk Anbefalte samarbeidsområder Mulige konsekvenser og gevinster Miljøvern Anbefalte samarbeidsområder Mulige konsekvenser og gevinster Organisasjon Personal lov og avtaleverk virksomhetsoverdragelse Arbeidsmiljøloven og sentrale avtaler Lokale avtaler... 15

2 5.2 Felles tjenestesenter - forslag til administrativ organisering Forslag til politisk organisering opprettelse av felles folkevalgt nemnd Delegering fra kommunene til felles folkevalgt nemnd Delegering fra kommunene til rådmann i vertskommunen Oppgaver som blir igjen i den enkelte kommune Økonomi Vedlegg

3 1. Generelt Bakgrunn: Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK), Fylkesmannen i Sør-Trøndelag (FMST) og KS Sør-Trøndelag (KSST) arbeider sammen om et fylkesdekkende pilotforsøk, med sikte på å styrke plan-, landbruks- og miljøkompetansen i kommunene. Kartlegging av kompetanse og kapasitet i kommunene er gjennomført, jfr. NIVI-rapport Fylkespilot for å styrke plan-, miljøvern- og landbrukskompetansen i kommunene i Sør-Trøndelag. Rapporten har flg. to hovedkonklusjoner: Kommunenes kapasitet i form av faste stillingsressurser for å løse kommunale kjerneoppgaver framstår som minimalistisk med stor sårbarhet og sterk avhengighet til enkeltpersoner På et flertall av de aktuelle fagområdene gir dagens stillingskapasitet ikke grunnlag for oppgaveløsning med forankring i et fagmiljø Regionrådet i Værnesregionen (VR) ved kommunene Tydal, Selbu, Malvik, Meråker, Frosta og fylkesmannen i Sør-Trøndelag drøftet i møte holdninger til en utviklingsstrategi for fagområdene. Regionrådet i VR fattet i dette møtet slikt vedtak: VR ønsker å delta i pilotprosjektet Plan, miljø, landbruk helhetlig samfunnsplanlegging. Rådmenn i kommunene informerer berørte fagmiljø og politiske miljø om invitasjonen til å delta i pilotprosjektet. AU bidrar med å legge fram forprosjektplan for prosjektet. Planen må også avklare økonomiske forhold med gjennomføring av prosjektet. Rådmannen i Malvik kommune varslet at de ikke deltar i prosjektet. Arbeidsutvalget i Værnesregionen vedtok i møte : Plan, miljø, landbruk. Prosessen med anbud på ekstern prosjektleder avbrytes. Tore Rømo, etatsjef for teknisk drift i Stjørdal kommune, frikjøpes og blir prosjektleder for prosjektet. Rune Stølan (trainee i Stjørdal kommune) forespørres om å være bidragsyter inn sammen med sekretariatet. Arbeidet ble påbegynt Etter en felles samling for alle ansatte som er involvert i prosjektet ble det nedsatt tre arbeidsgrupper som skulle gjennomføre en konsekvensvurdering for sitt fagområde. Denne hovedrapporten er bygget opp av de tre delrapporter som vurderer bruk av vertskommunemodell innenfor planlegging, byggesak, miljøvern, landbruk, deling/oppmåling, planog geodatabehandling i Værnesregionen. Det er blitt opprettet en egen organisasjonsgruppe som har sett på organisatoriske problemstillinger. 3

4 Hovedmålsetting: Bedre beslutningsgrunnlag for kommunestyrene Nye interessante roller for politikerne Oppbygging av attraktive og robuste fagmiljøer med fellestjenester for flere kommuner Helhetlig og sektorovergripende samfunnsplanleggingsperspektiv Moderne landbruks- og miljøforvaltning Økt rettssikkerhet for innbyggerne Billigere og mer effektiv forvaltning Aktiv deltakelse og påvirkning fra kommunene i regionale planprosesser Bygge opp forpliktende regional opptreden med tanke på desentralisering og økt lokalpolitisk ansvar Mål for forprosjektet: Gjennomføre prosesser som involverer fagmiljøene i kommunene, og sikrer administrativ og politisk forankring for valg av samarbeidsløsninger innenfor planlegging, byggesak, miljøvern, landbruk, deling/oppmåling, plan- og geodatabehandling. Utrede hva som skal delegeres fra kommunene til felles folkevalgt nemnd, og videre til rådmannen i vertkommunen. Videre å avklare hvilke oppgaver som skal utføres i fellestjenestene og i den enkelte kommune - rollefordeling. Grunnlagsdokumenter: Forprosjektplan Felles kompetansemiljø innen planlegging, plan/byggesaksbehandling, tilsyn, deling/oppmåling, plan og geodataforvaltning, landbruk og miljøvern. PLM-prosjektet: delrapport landbruk PLM-prosjektet: delrapport miljøvern PLM-prosjektet: delrapport plan, byggesak, oppmåling, kart og geodata NIVI-rapport 2012:5: Fylkespilot for å styrke plan-, miljøvern- og landbrukskompetansen i Sør-Trøndelag. Grunnlagsdokument. 1.1 Prosjektorganisering Prosjektgruppen kom frem til at en oppdeling av alle fagområdene inn i tre arbeidsgrupper var hensiktsmessig. Medlemmene av arbeidsgruppene er fagansatte i de fem kommunene samt en fadder fra prosjektgruppen. Prosjektkoordinator har deltatt i alle gruppene. Den ene gruppen favner flere fagområder og har derfor vært mer omfattende enn de to andre mer rene arbeidsgruppene. De tre arbeidsgruppene er: 1 plan, regulering, byggesak, oppmåling, kart og geodata 2 miljøvern 3 landbruk 4

5 I tillegg er det blitt opprettet en egen organisasjonsgruppe som har sett på organisatoriske problemstillinger. Prosjektgruppens deltakere: Navn Tore Rømo leder Rune Stølan koordinator Marthe Abelsen Strømmen Geir Aspenes Marit Graftås Liv-Edel Berg Ove Mogård Eirik Bernhard Einum Anita Røset personalressurs Roar Pettersen tillitsvalgt Gry Holm Kvernrød - tillitsvalgt Kommune Stjørdal Stjørdal Værnesregionen Stjørdal Meråker Frosta Selbu Tydal Selbu Frosta Stjørdal 1.2 Prosjektmandat 1. Avklare hvilke oppgaver som skal inngå i felles tjenestesenter, med desentralisert fagpersonell, og bruk av vertskommunemodellen 2. Avklare hvilke oppgaver som skal utføres i de enkelte kommuner 3. Synliggjøre behov for anskaffelse og bruk av felles IT-systemer 4. Synliggjøre mulige gevinster og konsekvenser for ny organisering 5. Forslag til samarbeidsavtale og tidspunkt for oppstart av fellestjenester 6. Forslag til prosess med implementering av fellesløsninger 1.3 Avgrensninger Prosjektgruppen konkluderte tidlig med at det ikke er hensiktsmessig at man på dette stadiet kommer med forslag til prosess med implementering av fellesløsninger (ref. punkt 6 prosjektmandat). Gruppen mener at det ikke er behov for dette på det nåværende stadiet og at det er en oppgave som naturlig tilhører fasen etter et politisk vedtak. Dette har så blitt fremmet i arbeidsutvalget i Værnesregionen som har godkjent at dette blir utelatt fra hovedrapporten. 2. Sammendrag og anbefalinger 2.1 Samarbeidsområder Med utgangspunkt i mandatet beskrevet i forprosjektplan for felles kompetansemiljø innen planlegging, plan/byggesaksbehandling, tilsyn, deling/oppmåling, plan og geodataforvaltning, landbruk og miljøvern og arbeidsgruppenes anbefaling, fremmer prosjektgruppen følgende anbefaling i spørsmålet om valg av samarbeidsløsning: 5

6 Det anbefales at det etableres et felles tjenestesenter for alle delområder plan, landbruk og miljø. Tjenestesenteret forutsettes organisert etter vertskommunemodellen, med felles ledelse og desentralisert fagpersonell. Anbefalingen begrunnes ut fra behovet for en helhetlig, robust og faglig kompetent forvaltning og en effektiv tjenesteproduksjon ut mot brukerne av nevnte tjenesteområder. Et felles tjenestesenter vil styrke fagmiljøene, virke positivt inn på rekrutteringen, redusere sårbarheten, og derved øke robustheten i kommunene. Prosjektgruppen vil videre presisere viktigheten av å kunne jobbe helhetlig, på tvers av delområdene, da dette vil sikre en effektiv forvaltning. Det har derfor ikke vært aktuelt å anbefale et samarbeid for ett eller to av delområdene, men alle delområder samlet. For mer detaljert oversikt over hvilke tjenester som skal inngå i felles tjenestesenter og hvilke oppgaver som skal ligge i den enkelte kommune, henvises det til vedlagte rapporter fra respektive arbeidsgrupper. I spørsmålet om politisk styringsstruktur/politisk nemnd anbefaler prosjektgruppen at det etableres en felles politisk nemnd for planområdet, og en felles politisk nemnd for landbruk og miljøområdet. Hovedbegrunnelsen for å anbefale en slik styringsstruktur er at det vil bli tilnærmet umulig å etablere en rasjonell og hensiktsmessig beslutningsprosess hvis et felles tjenestesenter og rådmannen i vertskommunen skal forholde seg til 5 forskjellige samarbeidskommuner med ulik komite/utvalgsstruktur. En styringsstruktur med politisk nemnder er derfor en forutsetning for å lykkes med etableringen av en effektiv fellestjeneste, herunder også behovet for å delegere all hensiktsmessig myndighet innenfor respektive fagområder til politiske nemnder og rådmannen i vertskommunen. Begrunnelsen for å anbefale to politiske nemnder, en politisk nemnd for planområdet og en for landbruk og miljøområdet er flere. Stor arbeidsbelastning grunnet omfattendee saksområde, antall saker, kompleksitet i sakene, omfattende lovverk innenfor saksområdene og demokratisk underskudd er noen av de viktigste begrunnelsene for å velge to nemnder fremfor en nemnd for alle tre saksområdene. Prosjektgruppen anbefaler at prosjektet videreføres i et hovedprosjekt med mål om å etablere et felles tjenestesenter innenfor plan, landbruk og miljø. Målsetning for hovedprosjektet vil bli inngåelse av samarbeidsavtaler, forberedelse for valg/etablering av politisk nemnd, opprettelse av felles tjenestesenter, og delegering av myndighet til felles folkevalgt nemnd og rådmannen i vertskommunen. 2.2 Tidsplan for oppstart av felles tjenestesenter Prosjektgruppen anbefaler oppstart av felles tjenestesenter fra og med 1. november 2015, eller så snart de politiske nemndene er konstituert. Planlegging, forberedelse og implementering av ordningen vil være tidkrevende. Det må settes av tilstrekkelig tid til nødvendige politiske prosesser, og organisatoriske og personellmessige endringer. Videre må budsjettmessige konsekvenser vurderes/avklares og innarbeides i respektive budsjetter. Sist men ikke minst er 2015 et år hvor det er kommunevalg. Etablering av en felles politisk nemnd kan derfor tas samtidig med konstitueringen av øvrige politiske råd og utvalg. 6

7 En forutsetning for at det skal være mulig å få etablert et felles tjenestesenter 1. november 2015 er at det raskt tas politiske beslutninger om oppstart av et hovedprosjekt. 3. Nå-situasjonen i kommunene Under følger en kort gjennomgang av «nå-situasjonen» i de fem kommunene Tydal Hovedutfordringene i Tydal er arbeidsplasser, og å opprettholde og om mulig øke innbyggertallet. Kommunen har de samme utfordringene som mange kommuner når det gjelder forvaltning og samfunnsplanlegging/-utvikling innenfor de fagområdene som inngår i prosjektet. Miljøet innenfor fagområdene er lite. Selv om det varierer noe, er det utfordringer knyttet til kapasitet, utvikling og kompetanseheving, fleksibilitet og sårbarhet. Det er innenfor enkelte områder ikke ressurser til i ivareta oppgavene på en god nok måte. Kommunen er svært avhengig av enkeltpersoner. Tydal har i dag ikke formalisert samarbeid innen prosjektets fagområder med andre kommuner. Deltakelse i faglige fora, organisasjoner m.v. er begrenset. Det pågår et internt omstillingsprosjekt som berører hele kommunens organisasjon med ferdigstillelse medio En felles organisering av fagområdene i PLM-prosjektet vil påvirke gjenværende organisasjon, først og fremst teknikk og miljø, men også næring- og kultur og servicekontor. Disse to prosessene vil kunne føre til betydelig endring i organisasjonen. Når det gjelder nå-situasjonen innen de enkelte fagområdene henvises det til rapportene fra de enkelte faggruppene. Under er en oversikt over de stillingene/årsverk som inngår. Miljø og plan ivaretas av samme person. Landbruk Miljø Byggesak Kart, geodata Plan og oppmåling Årsverk 2 0, ,5 Av de avdelinger som blir berørt vil det da bli igjen 26 årsverk på avdeling Teknikk/Miljø samt 1 årsverk på avdeling Næring/Kultur i kommunen. Her er ikke sekretærstøtte og leder for avdelingene tatt med Selbu Landbruk Miljø Byggesak K&G / Plan oppmåling Årsverk 3,0 1,4 1,7 1,9 1,2* * 1 stilling vakant I Selbu er arealplanleggerstillingen er for tiden ubesatt. Dette skyldes til dels at man avventer hva som blir resultatet av prosessen med fellestjenester innen Værnesregionen. Tilsyn i byggesaker er nærmest fraværende. Man vurderer at det er stor sårbarhet i forhold til vakante stillinger, 7

8 permisjoner, sykemelding o.l. i en så liten organisasjon. Det er også små muligheter for kompetanseutvikling slik situasjonen er i dag. Miljøoppgavene kan på noen områder være sesongbetont (utslipp/forurensning på vår og sommer, motorferdsel på høst vinter, hjorteviltjakt på høst, rovdyr og beitedyrtap på sommer etc.). Det er da stor pågang som gir mindre tid til blant annet kontroll og tilsynsoppgaver, faglig oppdatering og høringsuttalelser med mer. Landbrukskontoret i Selbu har vært aktivt med for å hjelpe bønder som har hatt planer om å bygge nytt eller utvide fjøs. Det samme gjelder også med utbygging av skogsbilveger. Dette gjør at Selbu har vært på topp i fylket når det gjelder utbetaling fra Innovasjon Norge til landbruket og størst på skogsbilvegutbygging i Sør-Trøndelag Stjørdal Landbruk Miljø Byggesak K&G / Plan oppmåling Årsverk 3,9 1, ,2 I tilegg til det som fremgår av tabellen er det en lederressurs og 1 årsverk innenfor overordnet samfunnsplanlegging, merkantile ressurser kommer fra andre deler av organisasjonen. Ny kommuneplan er vedtatt med høyt ambisjonsnivå på områdeplanlegging, noe som gir utfordringer med hensyn på kapasitet da mange private planer også ønskes igangsatt samtidig. Stjørdal er prega av stort utbyggingspress, bl.a. store samferdselsanlegg, og mange av de sentrale miljøutfordringene er knytta til forvaltning av arealressursene. Stjørdal skiller seg også fra de øvrige kommunene i Værnesregionen ved også å ha en del bymessige miljøutfordringer. Den totale stillingsressursen er knapp i forhold til oppgavene, noe som spesielt går ut over ulovlighetsoppfølging. Med det antallet ansatte som behandler landbrukssaker kan medarbeiderne til en viss grad spesialisere seg på færre fagfelt, noe som gir mer effektiv saksbehandling. Videre oppnår en et faglig miljø som sikrer bedre oppgaveløsing og gir et bedre arbeidsmiljø. Oppgaver som ikke er lovpålagt, blir naturlig nok nedprioritert hvis det ikke er nok ressurser. Fagområdene som inngår i prosjektet er som i andre kommuner avhengig av tett samspill med andre deler av kommuneforvaltningen. 8

9 3.4. Meråker Landbruk Miljø Byggesak K&G / Plan oppmåling Årsverk 1,2* 0,6 0,8 0,9 1 *100 % vakant stilling. I tillegg til de stillinger som er fordelt på fagområdene ovenfor er det 3 ansatte og tilsammen 2,2 stilling som har arbeidsoppgaver knyttet til fellestjenestene i sektor kommunal utvikling (sektorsjef : 100%, Post og arkivtjeneste: 120%) Delrapport plan viser at rekruttering generelt sett er utfordrende. Det er krevende å få kvalifiserte søkere og enda mer krevende å få kvalifiserte søkere til å ta jobber de blir tilbudt. Faglig utvikling over tid er krevende og har generelt sett hatt lite fokus i organisasjonen. Fra et ansattperspektiv ønsker alle innen fagfeltene flere kollegaer og et større fagmiljø med bedre muligheter for faglig oppdatering og noe mer spesialisering. Det er gjennomgående for alle fagområdene at det er for lite tid til kontroll- og tilsynsoppgaver og det å ta fatt i nye saker der kommunens er tillagt ansvaret (forurensningssaker, nye prosjekter, vanndirektivet etc.). Innenfor landbruk kunne det med fordel ha vært brukt mer ressurser til næringsutviklingsarbeid rettet mot lokal landbruksnæring. Det samarbeides godt på tvers av fagfeltene, og alle har god oversikt over arbeidsoppgavene og sakene som er på gang. Organisasjonen er således meget fleksibel og gir en god kundeservice. De fleste har i stor grad «mangesysleri» i sine stillinger med flere oppgaver knyttet til kommunens egen drift i tillegg til forvaltningsoppgavene og tjenesteproduksjonen Frosta Enhet teknisk og landbruk har pr i dag 21,4 årsverk fordelt på 23 ansatte (innkjøpt branntjenester (0,56 årsverk og deltidsbrannfolk 0,34 årsverk kommer i tillegg). Enheten er organisert i en driftsavdeling og en utviklingsavdeling. Utviklingsavdelinga består av: - Rådgiver plan og miljø - Rådgiver landbruk - Oppmålingssjef - Plan og byggesaksbehandler - Enhetsleder/Næringsrådgiver, ca 60/40 - Frostastien 20% stilling, foreslått avviklet - Merkantil ressurs arbeider ca 50/50 utvikling og drift 9

10 Driftsavdelinga består av: - Driftsleder (har vært vakant siden 1 sept foreslått inndratt og oppgavene deles på enhetsleder og driftspersonell + noe mulighet for innkjøp av tjenester) - Ingeniør kommunalteknikk, (vei og avløp) - Driftspersonell: 6 ansatte fordelt på vei, avløp, kirkegård, feier, vaktmestere - Renhold 8 ansatte (7,4 årsverk foreslått redusert til 7,1) Enheten er liten og sårbar og det merkes godt når en person er borte, uansett hvilket arbeidsområde vedkommende dekker. Arbeidspresset er stort og oppgavene er svært mangfoldige. Kommunen ligger etter med flere oppgaver som planarbeid, ulovlighetsoppfølging og adresseringsprosjekt. Vi har i 2014 brukt en del på innkjøp av tjenester i forbindelse med behandling av reguleringsplaner. Innenfor miljøforvaltningen får man liten tid til ulovlighetsoppfølging, revisjon av eksisterende planer, informasjon til innbyggerne/forebyggende arbeid, høringer fra statlig forvaltningsnivå. Kommunen er sårbar i landbruksforvaltningen fordi de kun har en ansatt de kan spille på. Det er ikke nødvendigvis mange saker som skal behandles hele tiden, men rådgiver landbruk må ha oversikt og god kunnskap i alle ordningene i landbruksforvaltningen. Dette kan være tidkrevende når det dukker opp «sjeldne» saker. Det positive med en liten organisasjon er at det gir mulighet for lave fagbarrierer. I Frosta er vegen kort til nabokontoret, uansett fagfelt. Det gir mulighet for en effektiv og god arbeidsflyt/saksbehandling Landbruk Miljø Byggesak K&G / Plan oppmåling Årsverk 1 1 1,5 1 0 Ledelse er ikke medregnet, vi har en merkantil ressurs hvor ca 50% av stillinga er knyttet til plan/byggesaker. Planoppgaver ivaretas delvis av miljørådgiver og delvis av byggesaksbehandler. 4. Delrapporter Prosjektgruppen kom frem til at en oppdeling av alle fagområdene i tre arbeidsgrupper var hensiktsmessig. Medlemmene av arbeidsgruppene er fagansatte i de fem kommunene samt en fadder fra prosjektgruppen. Prosjektkoordinator har deltatt i alle gruppene. Den ene gruppen favner flere fagområder og har derfor vært mer omfattende enn de to andre mer rene arbeidsgruppene. Under følger de viktigste momentene fra delrapportene laget av de tre arbeidsgruppene. Delrapportene er en konsekvensvurdering av mulig samarbeid ved bruk av vertskommunemodellen innenfor fagfeltene. Se vedlagte delrapporter for arbeidsgruppenes mandat og mer utfyllende informasjon. 10

11 4.1. Byggesaksbehandling / plan / regulering / oppmåling / kart /geodata Anbefalte samarbeidsområder Arbeidsgruppen anbefaler at alle fagfelt samles under en felles organisasjon med felles ledelse for plan, byggesak, geodata og oppmåling. Hensynet til en helhetlig, forutsigbar og faglig kompetent forvaltning er viktige moment. Likeså er det også arbeidsgruppens vurdering at en felles organisasjon over tid vil være viktig for rekruttering av faglig kompetente medarbeidere. Fagfeltene stiller betydelige krav til spesialkompetanse. Et annet sentralt moment er at alle fagfeltene henger tett sammen og har stor gjensidig nytte av å være samlet i en felles organisasjon. En felles organisering vil etter arbeidsgruppens vurdering, ha et stort potensial for å utvikle et sterkt fagmiljø og en effektiv tjenesteproduksjon. Dette potensialet vil svekkes om fagfeltene skal organiseres under ulik ledelse, ved for eksempel om bare et eller to av fagfeltene skal inn i en fellestjeneste. Det er også sentralt for arbeidsgruppen at en samling av fagfeltene i Værnesregionen over tid vil gi større sikkerhet og forutsigbarhet for brukerne av tjenestene. Dissens: Representanten fra Frosta mener at kommunen ikke bør gå inn i et felles tjenestesenter for Værnesregionen da det er uheldig og ikke gagner helheten at alle fag samles under en fellestjeneste. Se delrapport plan for nærmere detaljer Mulige konsekvenser og gevinster Arbeidsgruppen plan har utredet mulige konsekvenser og gevinster ved et samarbeid innenfor fagfeltene i et felles tjenestesenter. Gevinster: - Større forutsigbarhet for brukeren og mer likhet i vedtak etter PBL - Felles politisk nemd fører til mer likhet mellom de enkelte kommuner - Mer kapasitet for ulovlighetsoppfølging og tilsyn - En større og mer robust organisasjon som gir mer forutsigbarhet - Større og bedre fagmiljø - Større mulighet for kompetanseheving - Mer attraktiv som arbeidsgiver og derav lettere rekrutteringsprosess - Mer kontinuerlig arbeid med kommuneplan - Enklere med tilgang til kvalifiserte ansatte - Bedre prosesskompetanse - Mer forutsigbare kommuneplanprosesser for administrasjon og politikere Konsekvenser: - Over tid mindre nærhet mellom tjenesteproduksjonen og den enkelte kommunene som gjør at det vil bli mer krevende med tverrfaglig samarbeid med de delene av tjenesteproduksjonen som ikke vil inngå i en ny fellestjeneste. 11

12 - Lengre geografisk avstand fra bruker til tjenestested. - Noen ansatte kan få lengre avstand til geografisk arbeidssted. - Større avstand til lokalmiljøet og over tid mindre kunnskap om lokale behov, gitt at kommunestrukturen består. - Lite miljø/oppgaver igjen i egen organisasjon - Større avstand til kommunalteknikk 4.2. Landbruk Anbefalte samarbeidsområder Arbeidsgruppen landbruk finner at alle oppgavene innenfor forvaltningen kan flyttes til et felles tjenestesenter. Skal man opprette dette bør man flytte alle oppgavene. De oppgavene som går direkte på jord- konsesjon- og skoglov har mye å tjene på ved å flyttes til en fellestjeneste. Her er det kanskje litt mindre behov for desentralisering, men det må uansett påregnes noe befaring, samt lokalkunnskap. Man kan tjene noe på bl.a. effektivisering om man får noen til å spesialisere seg innen disse fagfeltene, i tillegg til at man får flere å støtte seg til. Dette gjelder også oppgaver angående nydyrking, bakkeplanering og erstatning. I forbindelse med f. eks. SMIL-midler og BU-midler bør man ha noe desentralisert. Rundt søknadsomgangene er man avhengig av at det er tilstedeværelse i kommunen, i alle fall fram til de fleste brukerne begynner å bruke de elektroniske plattformene. Ved velferdsordningene er man ikke så avhengig av tilstedeværelse i kommunen, og det er veldig godt egnet inn i en fellestjeneste. Her blir nærhet til NAV vesentlig. Det kan være effektivt at flere av de ikke lovpålagte oppgavene flyttes til en fellestjeneste. For eksempel vil det kunne være effektivt å ha en eller to personer som spesialiserer seg på landbruksplaner og som utarbeider disse i hver kommune. Man kan eventuelt ha en felles landbruksplan for hele regionen med ulike tiltaksstrategier for hver kommune. Man kan også arrangere åpne kurs og møter hvor man inviterer brukere fra hele regionen. Noe av oppgavene krever lokal tilstedeværelse, men alle oppgavene egner seg godt i en fellestjeneste. Her kan man også oppnå effektiviseringsgevinster på spesialisering. Dissens: Representanten fra Tydal mener at Tydal kommune ikke bør gå inn i et felles tjenestesenter for Værnesregionen da Tydalslandbruket og utviklingen av næringslivet i Tydal ikke vil tjene på dette. Se delrapport landbruk for nærmere detaljer. 12

13 4.2.2 Mulige konsekvenser og gevinster Arbeidsgruppen landbruk har utredet mulige konsekvenser og gevinster ved et samarbeid innenfor fagfeltet i et felles tjenestesenter. Gevinster: - Brukeren vil få tilgang til flere tilbud, eksempelvis kurs, fagmøter, studieturer og bredere nettverk. - For brukeren kan det gi et kvalitetsløft dersom fagmiljøet blir større og mer spesialisert. - En felles tjenesteleder gir en felles arena og kanal for samarbeid i forhold til fagmiljø og utvikling. - Et samarbeid vil legge til rette for at den enkelte medarbeider i større grad kan spesialisere seg innenfor ett eller flere fagfelt. Økt spesialistkompetanse gjør organisasjonen bedre rustet til å løse kompliserte saker og forholde seg til profesjonelle, eksterne aktører i ulike saker. - I et felles tjenestesenter kan man legge til rette for å få større avstand mellom saksbehandler og søker. Dermed kan man unngå inhabilitet som kan oppleves som et problem med dagens organisering. Dette kan bidra til å øke omverdenens tillit til organisasjonen. - Tilgang på bedre og annen kompetanse enn det man har tilgjengelig i dagens organisering. - Organisasjonen vil bli mer robust i forhold til sykmeldinger, fravær, vakanser i stillinger fordi det vil bli flere personer å fordele oppgaver på samtidig som flere av de ansatte vil ha overlappende kompetanse. - Et større fagmiljø vil fremstå mer attraktivt for potensielle søkere og forhåpentligvis bidra til å øke antall kvalifiserte søkere til ledige stillinger. Et godt fagmiljø vil også kunne bidra til at regionen beholder medarbeiderne lenger. Konsekvenser: - Redusert servicetilbud ute i kommunene de dagene de ansatte er samlet i vertskommunen. - Felles tjenestesenter kan medføre mindre lokalkunnskap hos den enkelte saksbehandler, men lokalkunnskap er tilgjengelig hvis alle kommunene tilfører personalressurs til felles tjenestesenter. - Den foreslåtte endringen kan medføre større avstand til andre fagfelt i kommunen. - Det er viktig at kommunene sitter igjen med nok personalressurser og kompetanse til å løse oppgaver som ikke er aktuelt å overføre til et «felleskontor». - Det er en fare for at man kan miste synergiene mellom landbruket og det øvrige næringsutviklingsarbeidet. - Hvis oppmøtested endres slik at de ansatte får lengre reiseavstand til jobben, vil det kunne oppleves som en ulempe. - Når enheten skal dekke et større geografisk område vil mer arbeidstid gå med til kjøring i forbindelse med for eksempel befaringer, noe som kan virke belastende på de ansatte. Videre vil større avstand til operativ ledelse kunne by på utfordringer. 13

14 4.3. Miljøvern Anbefalte samarbeidsområder Arbeidsgruppen miljø finner at alle oppgavene innenfor forvaltningen kan flyttes til et felles tjenenstesenter. Skal man opprette dette bør man flytte alle oppgavene. Noen av oppgavene egner seg mer for et felles tjenestesenter enn andre, men det vil være hensiktsmessig at man får flyttet alle oppgavene. I flere av kommunene har det overordnede miljøarbeidet (herunder klima- og energiplan) blitt nedprioritert de siste årene på grunn av at de lovpålagte oppgavene som tar det meste av tiden. Arbeidsgruppen vurderer det slik at man her vil kunne få til mer om man samarbeider i en fellestjeneste. Samtidig ser man at tilsyn og ulovlighetsoppfølging er et felt som blir nedprioritert og at det derfor bør vurderes et felles team på dette feltet. Friluftsliv har et grensesnitt mellom kultur, oppvekst og miljø. Disse enhetene er ikke med i dette prosjektet, dermed må samarbeidet med disse beholdes i en ny organisering. I tillegg leier kommunene bistand til drift av offentlige og private friluftsområder, som foregår lokalt med frivillige lag og organisasjoner. Det overordnede planarbeidet med friluftsliv egner seg meget godt inn i et felles tjenestesenter. Etter «Forskrift om forvaltning av hjortevilt og bever» som ble gjeldende fra mars 2002, fikk kommune og grunneier mye større ansvar for, og frihet til å forvalte hjorteviltet. Det gjorde at en i større grad kunne forvalte den fra et lokalt perspektiv og lokale målsettinger. Kommunenes myndighetsansvar innebærer at det må utøves faglig skjønn i mange saker. Det kreves fagkunnskap og lokalkunnskap for å utøve et godt skjønn i viltforvaltningen innenfor de nasjonale rammene Mulige konsekvenser og gevinster Arbeidsgruppen miljø har utredet mulige konsekvenser og gevinster ved et samarbeid innenfor fagfeltet i et felles tjenestesenter. Gevinster: - Mer robust organisasjon mindre sårbarhet til vakante stillinger - Bedre kompetanse til større og komplekse saker - Bedre forutsetninger for rekruttering av faglig kompetent personell - Mer effektiv tjenesteproduksjon bedre i stand til å løse langsiktige og store oppgaver, f.eks. kommuneplanarbeid - Tydeligere og mer profesjonell ledelsesstruktur - Muligheter for mer tilsyn og ulovlighetsoppfølging - Bedre forutsetninger for kursing og faglig oppdatering Konsekvenser: - Mulig med kortere åpningstid for brukerne timebestilling kan bli mer vanlig - Over tid mindre lokalkunnskap i ytterkantene av Værnesregionen - Høyere terskel for tverrfaglig samarbeid mer fragmentering av tverrfaglig fagmiljø - Høyere terskel for service til andre deler av organisasjonene 14

15 - Mindre fagmiljø i småkommunene for de deler av organisasjonen som blir igjen - Mer tid kan gå med til reise/transport - Mindre påvirkningsgrad for egen arbeidsdag 5. Organisasjon 5.1 Personal lov og avtaleverk virksomhetsoverdragelse Arbeidsmiljøloven og sentrale avtaler Ved vedtak om et felles tjenestesenter med en vertskommune, vil alle ansatte som omfattes av vedtaket få overført arbeidsforholdet sitt til vertskommunen. En slik endring vil bli behandlet i tråd med reglene om virksomhetsoverdragelse i kap 16 i Arbeidsmiljøloven (aml). Arbeidsmiljølovens regler om virksomhetsoverdragelse gir de ansatte følgende rettigheter: 16-5: Informasjon og drøfting med tillitsvalgte. Tidligere og ny arbeidsgiver skal så tidlig som mulig gi informasjon om og drøfte overdragelsen med arbeidstakernes tillitsvalgte. 16-6: Informasjon til arbeidstakerne. Tidligere og ny arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere de berørte arbeidstakerne om overdragelsen, herunder årsaken til virksomhetsoverdragelsen og retten til å utøve reservasjonsrett. 16-2: Lønns- og arbeidsvilkår skal videreføres hos ny arbeidsgiver. Dette betyr at arbeidstaker beholder lønn og andre arbeidsvilkår som følger av den individuelle arbeidsavtalen. Oppmøtested, arbeidssted og arbeidsoppgaver kan endres. Endringer i arbeidsoppgaver må imidlertid være i tråd med stillingens grunnpreg. 16-3: Reservasjonsrett. Dette innebærer at arbeidstakerne kan motsette seg at arbeidsforholdet overføres til ny arbeidsgiver. Utøvelse av reservasjonsrett etter denne bestemmelsen må gjøres skriftlig innen en frist som arbeidsgiver har fastsatt, og innebærer i realiteten en oppsigelse stillingen ettersom reservasjonsretten ikke gir rett til annen stilling hos overdragende arbeidsgiver. Arbeidstaker som benytter seg av reservasjonsretten kan ha fortrinnsrett til ny stilling innen ett år etter virksomhetsoverdragelsen, forutsatt at vedkommende er kvalifisert for stillingen. Denne fortrinnsretten har imidlertid prioritet bak de andre lovbestemte fortrinnsrettene i aml. 10-2, fjerde ledd, 14-2 og : Vern mot oppsigelse. Ingen kan sies opp som følge av en virksomhetsoverdragelse alene. Hovedavtalen del B gir også arbeidstakerne rettigheter til medbestemmelse gjennom at tillitsvalgte så tidlig som mulig skal informeres og tas med på råd ved omstilling og omorganisering Lokale avtaler I tilknytning til samarbeidet i Værnesregionen ble det i 2006 utarbeidet et forslag til omstillingsavtale. Avtalens formål er blant annet å gi retningslinjer for gjennomføring av omstillingsprosessene knyttet til Værnesregionen, regulere arbeidsgivers- og arbeidstakers rettigheter og plikter med utgangspunkt i eksisterende lov- og avtaleverk, nedfelle spilleregler for organisasjonsendring og medvirke til trygghet for ansatte. Omstillingsavtalen ble behandlet i styringsgruppa (rådmenn og tillitsvalgte) og vedtatt i politiske utvalg i hver enkelt kommune. 15

16 Både arbeidsmiljøloven (AML) og Hovedtariffavtalen (HTA) har regler som regulerer omstilling og virksomhetsoverdragelse. Omstillingsavtalen fra 2006 går en del lenger enn lov- og avtaleverk når det gjelder å gi ansatte rettigheter, og på ett punkt gir den også ansatte dårligere rettigheter enn lov- og avtaleverk, noe det ikke er adgang til. I et møte i Arbeidsutvalget i Værnesregionen den ble det vedtatt at Omstillingsavtalen for interkommunalt samarbeid i Værnesregionen ikke skal gjelde for nye samarbeidsområder i framtida. Omstillingsavtalens bestemmelser vil derfor ikke få betydning for et evt. interkommunalt samarbeid innenfor PLM. 5.2 Felles tjenestesenter - forslag til administrativ organisering Det er laget en skisse til en administrativ oppbygging med én lederressurs for tjenestesenteret, samt fem mellomledere for de enkelte enhetene (se organisasjonskart nedenfor). Med denne inndelingen er det tatt utgangspunkt i naturlige delinger av oppgaver og mengde ansatte pr enhet. Ved en opprettelse av fem enheter så vil hver mellomleder ha ansvar for mellom 6 og 11 ansatte. 6 ansatte i en enhet kan ansees som lite. Om det er ønskelig å redusere antallet ledere kan en vurdere sammenslåing av noen grupper og eventuelt en annen deling av oppgaver på enhetene. I underrapportene er det signalisert at Kart og Geodata bør samordnes mer med plan. Tilsvarende kan vurderes for miljø opp mot både plan og landbruk. Det er også mulig å lage faggrupper både innenfor og på tvers av enhetene. Det forutsettes at en i et eventuelt hovedprosjekt går nærmere inn på dette og fastlegger en endelig inndeling i faggrupper. Mellomledere bør sitte sentralt og rapportere direkte til vertskommunen Stjørdal. Over halvparten av de ansatte vil ha kontorplass på Stjørdal og da blir dette mest hensiktsmessig plassering av hovedkontoret. Fagområdene er ganske selvstendige og er derfor ikke avhengig av til enhver tid å ha leder i umiddelbar nærhet. Det er derfor mulig for ansatte å sitte på avdelingskontor i Selbu, Frosta, Tydal og Meråker. Et tjenestested med sentralisert ledelse og desentralisert personell har en del utfordringer som en må være oppmerksom på når en etablerer den nye organisasjonen. Det vil være viktig å organisere, tilrettelegge og etablere arbeidsmetoder for å få en god og effektiv arbeidsplass. Det må investeres i og tas i bruk bl.a. tekniske hjelpemidler som Lync, Skype, videokonferanseutstyr m.v. som gir fleksibilitet i forhold til behovet for å møtes jevnlig og redusere behovet for reising knyttet til arbeidet. Dette er tiltak som uansett er nødvendig for å kunne etablere en attraktiv arbeidsplass. Oppgavene for et felles tjenestesenter vil i all hovedsak være forvaltningsoppgaver. Imidlertid er det også noen utviklingsoppgaver som i dag ligger i de enkelte enhetene i kommunen. Dette gjelder først og fremst landbruk og overordnet samfunnsplanlegging. Det bør legges til rette for at disse oppgavene kan ivaretas lokalt innenfor den nye enheten. Det må etableres gode rutiner for koordinering både på ledernivå og på ansattnivå. 16

17 Leder tjenestesenter Merkantil ressurs Leder Arealplan 8,6 årsverk Leder Byggesak/ tilsyn 9,7 årsverk Leder Kart, geodata og oppmåling 10,7 årsverk Leder Landbruk 10,6 årsverk Leder Miljø (Veiledning og Tilsyn) 6,2 årsverk 5.3 Forslag til politisk organisering opprettelse av felles folkevalgt nemnd Prosjektgruppens anbefaling er at p olitiske nemnder har delegert myndighet fra a lle kommunestyrer så langt det et mulig. Plansaker og prinsippsaker må fremdeles behandles i de enk elte kommunestyrene. De nne modellen er å foretrekke ettersom den vil gi en e nkel og tydelig organisasjonss truktur. Det vil føre til en stor omjustering av eksisterende lokale utvalg og deres oppgaver. De politisk e nemndene vi l bli en viktig samfunnsutvikler i Værnesregionen. Prosjektgruppens anbefaling er at det opprettes to politiske nemnder. Det er erfaringsmessig stor saksmengde innenfor disse fagområdene, og det vil derfor være hensiktsmessig å fordele arbeidet mellom to nemnder. Det må tas stilling til om det er ønskelig at de to nemndene kan ha gjennomgående representasjon, eller om de kan ha ulike representanter. Ved gjennomg ående representasjon i nemndene så vil det bli behov for l engre og/eller hyppigere møter. Prosjektgruppen s forslag er at den ene nemnd a ha r ansvar for plan - og bygningssaker (og innstiller til kommunestyret der nødvendig) mens den andre nemnda har ansvar f or særlover som inngår i tjenestesenter et s portefølje. Med den foreslåtte organisering en vil v ertskommunen innstille til de politiske nemndene i alle saker. Saksgang en, når saker skal forvaltes, vil gå fra r ådmann en i vertskommunene til de politiske nemde ne og deretter rett til k ommunestyrene. Saksgangen for behandling av rapportering og budsjett for tjenestesenter et vil gå fra rådmannen i vertskommunen til Arbeidsutvalget i Værnesregionen, så til Regionrådet i Værnesregionen og så til slutt til kommune sty rene. Det vil være et stort koordineringsbehov som man må finne gode rutiner for å kunne dekke. Organisasjonskartet på side 17 synliggjør saksga ng og struktur i prosjektgruppens anbefalte modell. 17

18 Vedlegg 2 viser to alternative modeller som prosjektgruppens har vurdert i utredningsarbeidet. Prosjektgruppen vil ikke anbefale noen av disse to modellene, men legger de ved rapporten for å synliggjøre vurderingene som er gjort i prosessen. 18

19 5.4 Delegering fra kommunene til felles folkevalgt nemnd Det må være samsvar i delegeringsreglementet for alle deltakerkommunene. Forslag til delegeringsreglement utarbeides etter et evt. vedtak om oppstart av hovedprosjekt. 5.5 Delegering fra kommunene til rådmann i vertskommunen Det må være samsvar i delegeringsreglementet for alle deltakerkommunene. Forslag til delegeringsreglement utarbeides etter et evt. vedtak om oppstart av hovedprosjekt. 6. Oppgaver som blir igjen i den enkelte kommune Ved en opprettelse av et felles tjenestesenter for fagområdene plan, byggesak, kart & geodata, oppmåling, miljø og landbruk vil det være andre enheter og ansatte som blir igjen i moderkommunen. Det at man ivaretar en desentralisert bemanning gjør at forskjellen fra dagens system ikke blir stor, men man bør ikke undervurdere effekten at flere ansatte blir underlagt en annen organisering og arbeidsgiver. Man kan også stille seg spørsmålet om hva som er den kritiske masse for å opprettholde eksistensgrunnlaget for moderkommunen. Med kritisk masse menes de som ikke flyttes til et felles tjenestesenter. De tre arbeidsgruppene har pekt på ulike problemstillinger knyttet til dette spørsmålet og sett på hvem det er viktig å ivareta et tett samarbeid med også i fremtiden. Førstelinjetjenesten / servicetorget er et tilbud alle arbeidsgruppene fremhever som viktig i tilbudet til brukerne. Dette må opprettholdes også i et felles tjenestesenter. Det må fortsatt være slik at moderkommunene har en tilfredsstillende førstelinjetjeneste som server brukerne og samarbeider med de ansatte i fellestjenesten. Det er et ønske at det kan legges til rette for en viss grad av veiledning, utlevering av skjema, utarbeidelse av nabolister, kart etc. fra de ulike kommunenes servicetorg. Denne servicen vil bli viktigere de dagene de fagansatte har arbeidsdag i vertskommunen. En samkjøring av servicetilbudet i alle kommunene bør etterstrebes slik at alle innbyggerne opplever et tilnærmet likt tilbud. Arbeidsgruppen landbruk fremhever samarbeid med den generelle næringsutviklingen i kommunen som et viktig moment man må ta med videre. I Stjørdal og Tydal har man organisert landbruk under enhet næring hvor man jobber tett med de som driver annen næringsutvikling. Det er en fare for at man kan miste synergiene mellom landbruket og det øvrige næringsutviklingsarbeidet. Derfor er det viktig at man finner gode løsninger som ivaretar samhandlingen mellom disse funksjonene. Arbeidsgruppen plan fremhever at samarbeidet med kommunalteknikk vil kunne bli mer utfordrende ved en ny organisering. Det vil kunne bli mer utfordrende å samarbeide med andre enheter i kommunene, for eksempel kommunalteknikk. Dette gjelder også til en viss grad eiendom. De mindre kommunene har noen ansatte med stillinger som er delt mellom ulike fagområder, her er det viktig at man unngår arbeidsforhold til to arbeidsgivere. I Meråker har man for eksempel en utmarkskonsulent på 80 % stilling hvor 60 % er relatert til fagområdet miljø. Resterende 20 % er ansvar for skogbruk og sekretærfunksjon i trafikksikkerhetsutvalget. Det viser at det vil bli nødvendig med noen avklaringer tilknyttet enkeltpersoner og deres arbeidsoppgaver. Det er viktig at kommunene sitter igjen med nok personalressurser og kompetanse til å løse oppgaver som ikke er aktuelt å overføre til et «felleskontor». Alle kommunene opplever det at deres 19

20 ansatte blir tatt med i prosjekter som ikke er knyttet direkte opp til deres fagfelt, spesielt skjer dette i de mindre kommunene hvor man må spille på de få ansatte man har. Det må gjøres en avklaring på hvilke oppgaver og ressurser som legges inn i et felles tjenestesenter og hva moderkommunen eventuelt må ta selv i fremtiden. 7. Økonomi Denne konsekvensvurderingen har ikke gått ned i detalj hva gjelder økonomiske konsekvenser, men det har blitt gjort noen generelle betraktninger rundt åpenbare problemstillinger. Ved en ny organisering vil man måtte ta hensyn til kontorplasser. Avhengig av hvilken arbeidsform et felles tjenestesenter velger vil nok de ansatte måtte ha noen kontordager i vertskommunen. Da vil det måtte legges til rette for kontorplasser også der. Dette vil bli en ekstra kostnad noen må ta. Blir det flere dager oppmøte i vertskommunen vil det kreve mer av kontorfasiliteter. Møtes man sjeldnere er ikke dette behovet like stort. Konferanseutstyr bør være noe man må sørge for at er tilgjengelig i alle kommunene. Har man skapt et godt arbeidsmiljø og samarbeidet fungerer godt vil man oftere kunne benytte seg av verktøy som Lync. Dette vil også virke besparende i form av færre reiser til og fra vertskommunen. En mulig økt totalkostnad vil være lønnsharmonisering i den nye organisasjonen. Dagens system er slik at fagansatte innenfor samme fagområde kan ha ulik lønn i de forskjellige kommunene, dette må harmoniseres i en ny organisasjon. Dette vil føre til en større total lønnskostnad. En etablering av en fellestjeneste vil gi en økt reiseaktivitet blant de ansatte. Denne økte reiseaktiviteten vil også ha en økonomisk kostnad. Legger man til grunn at de ansatte får samme oppmøtested som i dag og betalt reise til vertskommunen, vil et enkelt overslag for en saksbehandler fra Meråker som to dager i uken må møte på Stjørdal rådhus i 45 uker, medføre ca i kjøregodtgjørelse per år. Økonomiske kostnader vil i stor grad bli bestemt av valg om oppmøtested og kjøretid for de ansatte. Det kan bli gevinster i form av effektivisering gjennom spesialisering ved et felles tjenestesenter. Man vil slippe unna en del dobbeltarbeid som for eksempel ved informasjonssutsendelse. I stedet for at en fra hver kommune skal sende ut dette, kan man ha en eller to til dette i tjenestesenteret. Av erfaring kan man si at de mulige gevinstene man vil oppnå ved et felles tjenestesenter ikke vil bli realisert før det har gått litt tid. Tilvenning til den nye organiseringen tar tid og et felles tjenestesenter må finne den optimale arbeidsformen før man vil se at gevinstene trer i kraft. Det vil i denne prosessen være viktig at man har nok ressurser til å få samkjørt den nye organisasjonen. Lederen for den kommende fellestjenesten må få tid og ressurser til å tilpasse organisasjonen på en best mulig måte slik at tjenesteproduksjonen blir så god at man får hentet ut gevinstene ved samarbeidet. 20

21 8. Vedlegg - Vedlegg 1: Forslag til samarbeidsavtale - Vedlegg 2: Tre alternative organiseringsmodeller - Vedlegg 3: Forprosjektplan Felles kompetansemiljø innen planlegging, plan/byggesaksbehandling, tilsyn, deling/oppmåling, plan og geodataforvaltning, landbruk og miljøvern. - Vedlegg 4: PLM-prosjektet: delrapport landbruk - Vedlegg 5: PLM-prosjektet: delrapport miljøvern - Vedlegg 6: PLM-prosjektet: delrapport plan, byggesak, oppmåling, kart og geodata - Vedlegg 7: NIVI-rapport 2012:5: Fylkespilot for å styrke plan-, miljøvern- og landbrukskompetansen i Sør-Trøndelag. Grunnlagsdokument. 21