Møteinnkalling. Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 12:00 16:00 Regionrådet Værnesregionen Kommunestyresalen, Stjørdal Rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på Stjørdal kommunes einnsyn: Stjørdal, John Paulsby leder Marthe Abelsen Strømmen Rådgiver -1-

2 Saksliste for Regionrådet Værnesregionen i møte PS 1/15 Innhold Referatsaker U.off. PS 2/15 Forprosjekt - plan, miljø og landbruk 2013/236 PS 3/15 Etablering av felles NAV tjenesteområde i Værnesregionen 2014/4697 PS 4/15 Høringssvar fra VR ang. statliggjøring av skatteoppkrever 2015/830 PS 5/15 PS 6/15 PS 7/15 PS 8/15 Interkommunal kommuneoverlegefunksjon i Værnesregionen- Samfunnsmedisinsk enhet Orienteringssaker - Orientering om planstrategi for Trøndelag v/karl Heinz Cegla, NTFK og Karen Havdal, STFK - Orientering om Omsorg 2030 v/ Terje Johnsen, Stjørdal kommune Eventuelt Godkjenning av møteprotokoll 2014/6438 Utvalgssaksnr Arkivsaksnr -2-

3 PS1/15Referatsaker -3-

4 Arkiv: 026 Arkivsaksnr: 2013/236-9 Saksbehandler: Marthe Abelsen Strømmen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Regionrådet Værnesregionen 2/ Forprosjektrapport - felles kompetansemiljø innen plan, miljø og landbruk Rådmannens forslag til vedtak: Forprosjektrapporten tas til orientering. Saken legges frem til politisk behandling ila. våren Vedlegg: Hovedrapport forprosjekt - felles kompetansemiljø plan, landbruk og miljøvern Vedlegg 1 - Forslag til samarbeidsavtale Vedlegg 2 - Utredete alternativer til organisasjonsmodeller Vedlegg 3 - Forprosjektplan Vedlegg 4 - PLM-prosjektet - delrapport landbruk Vedlegg 5 - PLM-prosjektet - delrapport miljøvern Vedlegg 6 - PLM-prosjektet - delrapport plan, byggesak, oppmåling, kart og geodata Vedlegg 7 - NIVI-rapport Fylkespilot Sør-Trøndelag Saksopplysninger Værnesregionen (VR) har over flere år utredet behovet for å styrke fagmiljøene innenfor områdene planlegging, plan og byggesaksbehandling, tilsyn, deling, oppmåling, plan og geodataforvaltning, landbruk og miljøvern (PLM). I 2012 søkte Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK), Fylkesmannen i Sør-Trøndelag (FMST) og KS Sør-Trøndelag (KSST) om midler for å gjennomføre et fylkesdekkende pilotforsøk, med sikte på styrke plan-, landbruks- og miljøkompetansen i kommunene. Regionrådet (RR) i Værnesregionen (VR) ved kommunene Tydal, Selbu, Malvik, Meråker, Stjørdal, Frosta og fylkesmannen i Sør-Trøndelag drøftet mulighetene for oppstart av et pilotforsøk i møte RR i VR fattet i dette møtet slikt vedtak: -4-

5 VR ønsker å delta i pilotprosjektet Plan, miljø, landbruk helhetlig samfunnsplanlegging. Rådmenn i kommunene informerer berørte fagmiljø og politiske miljø om invitasjonen til å delta i pilotprosjektet. AU bidrar med å legge fram forprosjektplan for prosjektet. Planen må også avklare økonomiske forhold med gjennomføring av prosjektet. Malvik kommune har i ettertid varslet at de ikke deltar i prosjektet. Forprosjektplanen ble utarbeidet første halvår 2013, og saken ble fremmet for RR i VR 19. juni 2013, hvor det ble fattet slik vedtak: 1. Forprosjektplan datert 5.juni 2013, godkjennes. (Vedlagt) 2. Planen legges til grunn for søknad om eksterne midler til gjennomføring av utredningsarbeidet. 3. Utredningsarbeidet starter så snart det foreligger tilsagn om finansiering. 4. Malvik kommune oppfordres til deltakelse i prosjektet. I juli 2013 søkte FMST Miljøverndepartementet, Landbruks og matdepartementet, og Kommunal og regionaldepartementet om midler til fylkespilot på plan, landbruks og miljøområdet i Sør-Trøndelag, og det ble gitt tilsagn om støtte til pilotprosjektet i regi av VR i desember Oppstarten på prosjektet ble noe utsatt, og det ble vurdert ekstern prosjektledelse, men i møte i AU 9. april 2014 ble følgende vedtatt: Prosessen med anbud på ekstern prosjektleder avbrytes. Tore Rømo, etatsjef for teknisk drift i Stjørdal kommune, frikjøpes og blir prosjektleder for prosjektet. Rune Stølan (trainee i Stjørdal kommune) forespørres om å være bidragsyter inn sammen med sekretariatet. Medlemmene i prosjektgruppa blir Eirik Einum, Tydal, Marit Graftås, Meråker, Liv Edel Berg, Frosta og Ove Mogård, Selbu. Anita Røset (personalsjef i Selbu) bidrar også inn i prosjektgruppa. Berørte fagforeninger velger ut sine representanter. Prosjektgruppa tar opp grenseoppgangen til næringsprosjektet i første møte. Prosjektleder presenterer dette på AU-møtet i mai eller juni. Prosjektstart ble satt til 10. juni 2014, og utredningsarbeidet har pågått frem til saken nå fremmes for politisk behandling. Mål for prosjektet skissert i Forprosjektplanen: Hovedmål: Bedre beslutningsgrunnlag for kommunestyrene Nye interessante roller for politikerne Oppbygging av attraktive og robuste fagmiljøer med fellestjenester for flere kommuner Helhetlig og sektorovergripende samfunnsplanleggingsperspektiv Moderne landbruks- og miljøforvaltning Økt rettssikkerhet for innbyggerne Billigere og mer effektiv forvaltning Aktiv deltakelse og påvirkning fra kommunene i regionale planprosesser Bygge opp forpliktende regional opptreden med tanke på desentralisering og økt lokalpolitisk ansvar -5-

6 Mål: Gjennomføre prosesser sikre administrativ og politisk forankring ift valg av samarbeidsløsninger innenfor plan, landbruk og miljø Utrede hva som skal delegeres fra kommunene til felles folkevalgt nemnd og videre til rådmannen i vertskommunen Avklare hvilke oppgaver som skal utføres i fellestjenesten og i den enkelte kommune Organisering av arbeidet: Prosjektgruppe: Tore Rømo, Stjørdal kommune (prosjektleder) Ove Mogård, Selbu kommune Eirik Bernhard Einum, Tydal kommune Liv Edel Berg, Frosta kommune Marit Graftås, Meråker kommune Geir Aspenes, Stjørdal kommune Anita Røset, Selbu kommune Rune Stølan, Stjørdal kommune (prosjektkoordinator) Marthe Abelsen Strømmen, Værnesregionen Gry Kvernrød, Tekna Roar Pettersen, Naturviterne Ansvar: Prosjektledelse, progresjon, rapportering, økonomi og utarbeidelse av prosjektrapport I tillegg er det satt ned 3 arbeidsgrupper. Oversikt over medlemmer, mandat og resultat fremkommer av vedlagte rapporter. I tillegg er det nedsatt en gruppe som har sett på forhold knyttet til organisasjonsmessige spørsmål. Gruppen har hatt fokus på personell, ledelse og organisering av tjenestesenteret. Gruppen har også utarbeidet forslag til samarbeidsavtale. Resultatet fra denne arbeidsgruppen er innarbeidet i pkt 5 i prosjektrapporten. Vurdering Flere av kommunene i VR har utfordringer knyttet til å rekruttere og beholde medarbeider med tilstrekkelig kompetanse innenfor områdene plan, landbruk og miljø (PLM). Flere av kommunene er svært sårbare og har liten robusthet. Videre ser vi at små fagmiljø kan virke rekrutteringshemmende for svært mange potensielle medarbeidere. Målet med forprosjektet er å utarbeide et beslutningsgrunnlag i forhold til spørsmålet om et utvidet tjenestesamarbeid i VR innenfor områdene PLM, herunder fremme en anbefaling om videreføring av pilotprosjektet i et hovedprosjekt. Parallelt med dette pilotprosjektet pågår det en prosess om en fremtidig kommunestruktur. Denne prosessen ligger utenfor mandatet til pilotprosjektet. Det er derfor ikke gjort noen vurderinger eller tatt forbehold omkring kommunestrukturprosessen i vedlagt prosjektrapport. I den videre vurderingen er det forsøkt gjort rede for hovedkonklusjonene og anbefalingene fra prosjektrapporten. -6-

7 Anbefalinger: Hovedprosjekt: Prosjektgruppen anbefaler at pilotprosjektet videreføres i et hovedprosjekt med mål om å etablere et felles tjenestesenter med desentralisert fagpersonell for alle delområder PLM. Samarbeidet organiseres etter vertskommunemodellen med Stjørdal kommune som vertskommune. Samarbeidsløsning: Prosjektgruppen anbefaler at det etableres en samarbeidsløsning i form av et felles tjenestesenter med desentralisert fagpersonell innenfor alle delområdene plan landbruk og miljø. Tjenestesenteret etableres i Stjørdal kommune som da også blir vertskommune. I praksis betyr dette at flesteparten av fagpersonene som i dag jobber i respektive kommuner, fortsatt skal ha sin arbeidsplass i disse kommunene, men at de ledes og koordineres fra et felles tjenestesenter lokalisert i Stjørdal. Tjenestesenteret får et helhetlig ansvar for mesteparten av tjenesteproduksjonen innenfor hvert enkelt delområde, herunder planlegging, koordinering, budsjettering, prioritering og rapportering. Hovedbegrunnelsen for en slik anbefaling er at et felles tjenestesenter vil være den beste og enkleste måten å løse utfordringene knyttet til manglende fagmiljø og stor sårbarhet på. En oversikt over hvilke oppgaver som skal inngå i et felles tjenestesenter, hvilke oppgaver som skal utføres i den enkelte kommune og gevinster og konsekvenser for en ny organisering er beskrevet i vedlagt prosjektrapport. Personal og ledelse: Alle ansatte som omfattes av et vedtak om opprettelse av et felles tjenestesenter vil få overført sitt arbeidsforhold fra opprinnelig kommune til vertskommunen. Oppmøtested for den enkelte ansatte vil normalt være i den kommune den ansatte har som arbeidsområde. Alle ansatte må påregne å utføre oppgaver i hele tjenesteområdet. Tjenestesenteret anbefales organisert med en egen leder som vil ha det overordnede ansvaret for senteret, herunder personal, økonomi og resultatansvar. I tillegg bør det være et antall mellomledere som vil ha ansvar for hvert sitt fagområde. Endelig organisering av ledelsesstrukturen for senteret anbefales avklart i forbindelse med gjennomføring av hovedprosjektet. Delegering til politisk nemnd: Prosjektgruppen anbefaler etablering av en felles politisk nemnd for plan, og en felles politisk nemnd for områdene landbruk og miljø. Nemndene bør få delegert all myndighet som kan delegeres slik at det blir en effektiv struktur og helhetlig politisk behandling av sakene. Overordnede plansaker og prinsippsaker vil fortsatt bli behandlet i de enkelte kommunestyrer. Forslag til sammensetning av nemndene fremkommer av vedlagt vertskommuneavtale. Begrunnelsen for å foreslå to politiske nemnder er behovet for en rasjonell og hensiktsmessig beslutningsstruktur, store saksområder, antall saker og kompleksiteten i sakene. Prinsippskisse for saksgangen i en nemndmodell kommer frem av prosjektrapporten. Delegering fra kommunene til rådmannen i vertskommunen: For å sikre en effektiv og forutsigbar styring av tjenestesenteret på tvers av 5 kommuner er det nødvendig å synkronisere delegeringsreglementene i disse kommunene slik at rådmannen i vertskommunen har lik myndighet overfor alle kommuner i samarbeidet. -7-

8 Forslag til felles delegeringsreglement utarbeides i forbindelse med gjennomføringen av et eventuelt hovedprosjekt. Økonomi: Det er ikke utarbeidet detaljerte økonomiske konsekvenser for et eventuelt samarbeid under arbeidet med forprosjektet. Det er laget en oversikt over den ressursinnsatsen som kommunene i Værnesregionen bruker innenfor angjeldende områder. I et videre arbeid med et eventuelt hovedprosjekt vil det bli tatt utgangspunkt i dagens ressursinnsats når man skal dimensjonere tjenestesenteret. Det bør imidlertid anmerkes at det trolig vil komme en del oppstartskostnader som vil være avgjørende for at tjenestesentermodellen skal fungere. Eksempel på dette kan være: kontorplasser, scanning av saksarkiv, og videokonferanseutstyr. Vertskommuneavtale: Det er utarbeidet forslag til en vertskommuneavtale som angir rammene for tjenestesamarbeidet. Det er ikke utarbeidet forslag til finansiering og kostnadsfordeling. Dette forutsettes utredet i en egen sak i forbindelse med gjennomføringen av hovedprosjektet. Hovedprosjekt: Innholdet i et hovedprosjekt vil være å etablere et felles tjenestesenter innenfor områdene plan, landbruk og miljø. Dette innebærer inngåelse av vertskommuneavtaler, utarbeidelse av delegeringsreglement og overføring av myndighet fra kommunene til vertskommunen, overføring av arbeidsforholdet for berørte ansatte fra kommunene til vertskommunen, ansettelse av leder for tjenestesenteret, organisere kontorplasser og lokaler og eventuelle forberedelser for etablering av politiske nemnder. Tidsplan: Prosjektgruppen anbefaler oppstart av felles tjenestesenter fra og med 1. november, eller så snart de politiske nemndene er konstituert. Dette forutsetter en rask politisk avklaring av spørsmålet om en videreføring av et hovedprosjekt. I tillegg forutsetter det at ansettelsen av leder for et felles tjenestesenter starter umiddelbart slik at leder for senteret kan være med i gjennomføringen av hovedprosjektet. -8-

9 PLM prosjektet Hovedrapport plan, byggesak, oppmåling, kart og geodata, landbruk og miljø Med kommunene Tydal, Selbu, Meråker, Frosta og Stjørdal Innhold 1. Generelt Prosjektorganisering Prosjektmandat Avgrensninger Sammendrag og anbefalinger Samarbeidsområder Tidsplan for oppstart av felles tjenestesenter Nå-situasjonen i kommunene Tydal Selbu Stjørdal Meråker Frosta Delrapporter Byggesaksbehandling / plan / regulering / oppmåling / kart /geodata Anbefalte samarbeidsområder Mulige konsekvenser og gevinster Landbruk Anbefalte samarbeidsområder Mulige konsekvenser og gevinster Miljøvern Anbefalte samarbeidsområder Mulige konsekvenser og gevinster Organisasjon Personal lov og avtaleverk virksomhetsoverdragelse Arbeidsmiljøloven og sentrale avtaler Lokale avtaler

10 5.2 Felles tjenestesenter - forslag til administrativ organisering Forslag til politisk organisering opprettelse av felles folkevalgt nemnd Delegering fra kommunene til felles folkevalgt nemnd Delegering fra kommunene til rådmann i vertskommunen Oppgaver som blir igjen i den enkelte kommune Økonomi Vedlegg

11 1. Generelt Bakgrunn: Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK), Fylkesmannen i Sør-Trøndelag (FMST) og KS Sør-Trøndelag (KSST) arbeider sammen om et fylkesdekkende pilotforsøk, med sikte på å styrke plan-, landbruks- og miljøkompetansen i kommunene. Kartlegging av kompetanse og kapasitet i kommunene er gjennomført, jfr. NIVI-rapport Fylkespilot for å styrke plan-, miljøvern- og landbrukskompetansen i kommunene i Sør-Trøndelag. Rapporten har flg. to hovedkonklusjoner: Kommunenes kapasitet i form av faste stillingsressurser for å løse kommunale kjerneoppgaver framstår som minimalistisk med stor sårbarhet og sterk avhengighet til enkeltpersoner På et flertall av de aktuelle fagområdene gir dagens stillingskapasitet ikke grunnlag for oppgaveløsning med forankring i et fagmiljø Regionrådet i Værnesregionen (VR) ved kommunene Tydal, Selbu, Malvik, Meråker, Frosta og fylkesmannen i Sør-Trøndelag drøftet i møte holdninger til en utviklingsstrategi for fagområdene. Regionrådet i VR fattet i dette møtet slikt vedtak: VR ønsker å delta i pilotprosjektet Plan, miljø, landbruk helhetlig samfunnsplanlegging. Rådmenn i kommunene informerer berørte fagmiljø og politiske miljø om invitasjonen til å delta i pilotprosjektet. AU bidrar med å legge fram forprosjektplan for prosjektet. Planen må også avklare økonomiske forhold med gjennomføring av prosjektet. Rådmannen i Malvik kommune varslet at de ikke deltar i prosjektet. Arbeidsutvalget i Værnesregionen vedtok i møte : Plan, miljø, landbruk. Prosessen med anbud på ekstern prosjektleder avbrytes. Tore Rømo, etatsjef for teknisk drift i Stjørdal kommune, frikjøpes og blir prosjektleder for prosjektet. Rune Stølan (trainee i Stjørdal kommune) forespørres om å være bidragsyter inn sammen med sekretariatet. Arbeidet ble påbegynt Etter en felles samling for alle ansatte som er involvert i prosjektet ble det nedsatt tre arbeidsgrupper som skulle gjennomføre en konsekvensvurdering for sitt fagområde. Denne hovedrapporten er bygget opp av de tre delrapporter som vurderer bruk av vertskommunemodell innenfor planlegging, byggesak, miljøvern, landbruk, deling/oppmåling, planog geodatabehandling i Værnesregionen. Det er blitt opprettet en egen organisasjonsgruppe som har sett på organisatoriske problemstillinger

12 Hovedmålsetting: Bedre beslutningsgrunnlag for kommunestyrene Nye interessante roller for politikerne Oppbygging av attraktive og robuste fagmiljøer med fellestjenester for flere kommuner Helhetlig og sektorovergripende samfunnsplanleggingsperspektiv Moderne landbruks- og miljøforvaltning Økt rettssikkerhet for innbyggerne Billigere og mer effektiv forvaltning Aktiv deltakelse og påvirkning fra kommunene i regionale planprosesser Bygge opp forpliktende regional opptreden med tanke på desentralisering og økt lokalpolitisk ansvar Mål for forprosjektet: Gjennomføre prosesser som involverer fagmiljøene i kommunene, og sikrer administrativ og politisk forankring for valg av samarbeidsløsninger innenfor planlegging, byggesak, miljøvern, landbruk, deling/oppmåling, plan- og geodatabehandling. Utrede hva som skal delegeres fra kommunene til felles folkevalgt nemnd, og videre til rådmannen i vertkommunen. Videre å avklare hvilke oppgaver som skal utføres i fellestjenestene og i den enkelte kommune - rollefordeling. Grunnlagsdokumenter: Forprosjektplan Felles kompetansemiljø innen planlegging, plan/byggesaksbehandling, tilsyn, deling/oppmåling, plan og geodataforvaltning, landbruk og miljøvern. PLM-prosjektet: delrapport landbruk PLM-prosjektet: delrapport miljøvern PLM-prosjektet: delrapport plan, byggesak, oppmåling, kart og geodata NIVI-rapport 2012:5: Fylkespilot for å styrke plan-, miljøvern- og landbrukskompetansen i Sør-Trøndelag. Grunnlagsdokument. 1.1 Prosjektorganisering Prosjektgruppen kom frem til at en oppdeling av alle fagområdene inn i tre arbeidsgrupper var hensiktsmessig. Medlemmene av arbeidsgruppene er fagansatte i de fem kommunene samt en fadder fra prosjektgruppen. Prosjektkoordinator har deltatt i alle gruppene. Den ene gruppen favner flere fagområder og har derfor vært mer omfattende enn de to andre mer rene arbeidsgruppene. De tre arbeidsgruppene er: 1 plan, regulering, byggesak, oppmåling, kart og geodata 2 miljøvern 3 landbruk 4-12-

13 I tillegg er det blitt opprettet en egen organisasjonsgruppe som har sett på organisatoriske problemstillinger. Prosjektgruppens deltakere: Navn Tore Rømo leder Rune Stølan koordinator Marthe Abelsen Strømmen Geir Aspenes Marit Graftås Liv-Edel Berg Ove Mogård Eirik Bernhard Einum Anita Røset personalressurs Roar Pettersen tillitsvalgt Gry Holm Kvernrød - tillitsvalgt Kommune Stjørdal Stjørdal Værnesregionen Stjørdal Meråker Frosta Selbu Tydal Selbu Frosta Stjørdal 1.2 Prosjektmandat 1. Avklare hvilke oppgaver som skal inngå i felles tjenestesenter, med desentralisert fagpersonell, og bruk av vertskommunemodellen 2. Avklare hvilke oppgaver som skal utføres i de enkelte kommuner 3. Synliggjøre behov for anskaffelse og bruk av felles IT-systemer 4. Synliggjøre mulige gevinster og konsekvenser for ny organisering 5. Forslag til samarbeidsavtale og tidspunkt for oppstart av fellestjenester 6. Forslag til prosess med implementering av fellesløsninger 1.3 Avgrensninger Prosjektgruppen konkluderte tidlig med at det ikke er hensiktsmessig at man på dette stadiet kommer med forslag til prosess med implementering av fellesløsninger (ref. punkt 6 prosjektmandat). Gruppen mener at det ikke er behov for dette på det nåværende stadiet og at det er en oppgave som naturlig tilhører fasen etter et politisk vedtak. Dette har så blitt fremmet i arbeidsutvalget i Værnesregionen som har godkjent at dette blir utelatt fra hovedrapporten. 2. Sammendrag og anbefalinger 2.1 Samarbeidsområder Med utgangspunkt i mandatet beskrevet i forprosjektplan for felles kompetansemiljø innen planlegging, plan/byggesaksbehandling, tilsyn, deling/oppmåling, plan og geodataforvaltning, landbruk og miljøvern og arbeidsgruppenes anbefaling, fremmer prosjektgruppen følgende anbefaling i spørsmålet om valg av samarbeidsløsning: 5-13-

14 Det anbefales at det etableres et felles tjenestesenter for alle delområder plan, landbruk og miljø. Tjenestesenteret forutsettes organisert etter vertskommunemodellen, med felles ledelse og desentralisert fagpersonell. Anbefalingen begrunnes ut fra behovet for en helhetlig, robust og faglig kompetent forvaltning og en effektiv tjenesteproduksjon ut mot brukerne av nevnte tjenesteområder. Et felles tjenestesenter vil styrke fagmiljøene, virke positivt inn på rekrutteringen, redusere sårbarheten, og derved øke robustheten i kommunene. Prosjektgruppen vil videre presisere viktigheten av å kunne jobbe helhetlig, på tvers av delområdene, da dette vil sikre en effektiv forvaltning. Det har derfor ikke vært aktuelt å anbefale et samarbeid for ett eller to av delområdene, men alle delområder samlet. For mer detaljert oversikt over hvilke tjenester som skal inngå i felles tjenestesenter og hvilke oppgaver som skal ligge i den enkelte kommune, henvises det til vedlagte rapporter fra respektive arbeidsgrupper. I spørsmålet om politisk styringsstruktur/politisk nemnd anbefaler prosjektgruppen at det etableres en felles politisk nemnd for planområdet, og en felles politisk nemnd for landbruk og miljøområdet. Hovedbegrunnelsen for å anbefale en slik styringsstruktur er at det vil bli tilnærmet umulig å etablere en rasjonell og hensiktsmessig beslutningsprosess hvis et felles tjenestesenter og rådmannen i vertskommunen skal forholde seg til 5 forskjellige samarbeidskommuner med ulik komite/utvalgsstruktur. En styringsstruktur med politisk nemnder er derfor en forutsetning for å lykkes med etableringen av en effektiv fellestjeneste, herunder også behovet for å delegere all hensiktsmessig myndighet innenfor respektive fagområder til politiske nemnder og rådmannen i vertskommunen. Begrunnelsen for å anbefale to politiske nemnder, en politisk nemnd for planområdet og en for landbruk og miljøområdet er flere. Stor arbeidsbelastning grunnet omfattendee saksområde, antall saker, kompleksitet i sakene, omfattende lovverk innenfor saksområdene og demokratisk underskudd er noen av de viktigste begrunnelsene for å velge to nemnder fremfor en nemnd for alle tre saksområdene. Prosjektgruppen anbefaler at prosjektet videreføres i et hovedprosjekt med mål om å etablere et felles tjenestesenter innenfor plan, landbruk og miljø. Målsetning for hovedprosjektet vil bli inngåelse av samarbeidsavtaler, forberedelse for valg/etablering av politisk nemnd, opprettelse av felles tjenestesenter, og delegering av myndighet til felles folkevalgt nemnd og rådmannen i vertskommunen. 2.2 Tidsplan for oppstart av felles tjenestesenter Prosjektgruppen anbefaler oppstart av felles tjenestesenter fra og med 1. november 2015, eller så snart de politiske nemndene er konstituert. Planlegging, forberedelse og implementering av ordningen vil være tidkrevende. Det må settes av tilstrekkelig tid til nødvendige politiske prosesser, og organisatoriske og personellmessige endringer. Videre må budsjettmessige konsekvenser vurderes/avklares og innarbeides i respektive budsjetter. Sist men ikke minst er 2015 et år hvor det er kommunevalg. Etablering av en felles politisk nemnd kan derfor tas samtidig med konstitueringen av øvrige politiske råd og utvalg

15 En forutsetning for at det skal være mulig å få etablert et felles tjenestesenter 1. november 2015 er at det raskt tas politiske beslutninger om oppstart av et hovedprosjekt. 3. Nå-situasjonen i kommunene Under følger en kort gjennomgang av «nå-situasjonen» i de fem kommunene Tydal Hovedutfordringene i Tydal er arbeidsplasser, og å opprettholde og om mulig øke innbyggertallet. Kommunen har de samme utfordringene som mange kommuner når det gjelder forvaltning og samfunnsplanlegging/-utvikling innenfor de fagområdene som inngår i prosjektet. Miljøet innenfor fagområdene er lite. Selv om det varierer noe, er det utfordringer knyttet til kapasitet, utvikling og kompetanseheving, fleksibilitet og sårbarhet. Det er innenfor enkelte områder ikke ressurser til i ivareta oppgavene på en god nok måte. Kommunen er svært avhengig av enkeltpersoner. Tydal har i dag ikke formalisert samarbeid innen prosjektets fagområder med andre kommuner. Deltakelse i faglige fora, organisasjoner m.v. er begrenset. Det pågår et internt omstillingsprosjekt som berører hele kommunens organisasjon med ferdigstillelse medio En felles organisering av fagområdene i PLM-prosjektet vil påvirke gjenværende organisasjon, først og fremst teknikk og miljø, men også næring- og kultur og servicekontor. Disse to prosessene vil kunne føre til betydelig endring i organisasjonen. Når det gjelder nå-situasjonen innen de enkelte fagområdene henvises det til rapportene fra de enkelte faggruppene. Under er en oversikt over de stillingene/årsverk som inngår. Miljø og plan ivaretas av samme person. Landbruk Miljø Byggesak Kart, geodata Plan og oppmåling Årsverk 2 0, ,5 Av de avdelinger som blir berørt vil det da bli igjen 26 årsverk på avdeling Teknikk/Miljø samt 1 årsverk på avdeling Næring/Kultur i kommunen. Her er ikke sekretærstøtte og leder for avdelingene tatt med Selbu Landbruk Miljø Byggesak K&G / Plan oppmåling Årsverk 3,0 1,4 1,7 1,9 1,2* * 1 stilling vakant I Selbu er arealplanleggerstillingen er for tiden ubesatt. Dette skyldes til dels at man avventer hva som blir resultatet av prosessen med fellestjenester innen Værnesregionen. Tilsyn i byggesaker er nærmest fraværende. Man vurderer at det er stor sårbarhet i forhold til vakante stillinger, 7-15-

16 permisjoner, sykemelding o.l. i en så liten organisasjon. Det er også små muligheter for kompetanseutvikling slik situasjonen er i dag. Miljøoppgavene kan på noen områder være sesongbetont (utslipp/forurensning på vår og sommer, motorferdsel på høst vinter, hjorteviltjakt på høst, rovdyr og beitedyrtap på sommer etc.). Det er da stor pågang som gir mindre tid til blant annet kontroll og tilsynsoppgaver, faglig oppdatering og høringsuttalelser med mer. Landbrukskontoret i Selbu har vært aktivt med for å hjelpe bønder som har hatt planer om å bygge nytt eller utvide fjøs. Det samme gjelder også med utbygging av skogsbilveger. Dette gjør at Selbu har vært på topp i fylket når det gjelder utbetaling fra Innovasjon Norge til landbruket og størst på skogsbilvegutbygging i Sør-Trøndelag Stjørdal Landbruk Miljø Byggesak K&G / Plan oppmåling Årsverk 3,9 1, ,2 I tilegg til det som fremgår av tabellen er det en lederressurs og 1 årsverk innenfor overordnet samfunnsplanlegging, merkantile ressurser kommer fra andre deler av organisasjonen. Ny kommuneplan er vedtatt med høyt ambisjonsnivå på områdeplanlegging, noe som gir utfordringer med hensyn på kapasitet da mange private planer også ønskes igangsatt samtidig. Stjørdal er prega av stort utbyggingspress, bl.a. store samferdselsanlegg, og mange av de sentrale miljøutfordringene er knytta til forvaltning av arealressursene. Stjørdal skiller seg også fra de øvrige kommunene i Værnesregionen ved også å ha en del bymessige miljøutfordringer. Den totale stillingsressursen er knapp i forhold til oppgavene, noe som spesielt går ut over ulovlighetsoppfølging. Med det antallet ansatte som behandler landbrukssaker kan medarbeiderne til en viss grad spesialisere seg på færre fagfelt, noe som gir mer effektiv saksbehandling. Videre oppnår en et faglig miljø som sikrer bedre oppgaveløsing og gir et bedre arbeidsmiljø. Oppgaver som ikke er lovpålagt, blir naturlig nok nedprioritert hvis det ikke er nok ressurser. Fagområdene som inngår i prosjektet er som i andre kommuner avhengig av tett samspill med andre deler av kommuneforvaltningen

17 3.4. Meråker Landbruk Miljø Byggesak K&G / Plan oppmåling Årsverk 1,2* 0,6 0,8 0,9 1 *100 % vakant stilling. I tillegg til de stillinger som er fordelt på fagområdene ovenfor er det 3 ansatte og tilsammen 2,2 stilling som har arbeidsoppgaver knyttet til fellestjenestene i sektor kommunal utvikling (sektorsjef : 100%, Post og arkivtjeneste: 120%) Delrapport plan viser at rekruttering generelt sett er utfordrende. Det er krevende å få kvalifiserte søkere og enda mer krevende å få kvalifiserte søkere til å ta jobber de blir tilbudt. Faglig utvikling over tid er krevende og har generelt sett hatt lite fokus i organisasjonen. Fra et ansattperspektiv ønsker alle innen fagfeltene flere kollegaer og et større fagmiljø med bedre muligheter for faglig oppdatering og noe mer spesialisering. Det er gjennomgående for alle fagområdene at det er for lite tid til kontroll- og tilsynsoppgaver og det å ta fatt i nye saker der kommunens er tillagt ansvaret (forurensningssaker, nye prosjekter, vanndirektivet etc.). Innenfor landbruk kunne det med fordel ha vært brukt mer ressurser til næringsutviklingsarbeid rettet mot lokal landbruksnæring. Det samarbeides godt på tvers av fagfeltene, og alle har god oversikt over arbeidsoppgavene og sakene som er på gang. Organisasjonen er således meget fleksibel og gir en god kundeservice. De fleste har i stor grad «mangesysleri» i sine stillinger med flere oppgaver knyttet til kommunens egen drift i tillegg til forvaltningsoppgavene og tjenesteproduksjonen Frosta Enhet teknisk og landbruk har pr i dag 21,4 årsverk fordelt på 23 ansatte (innkjøpt branntjenester (0,56 årsverk og deltidsbrannfolk 0,34 årsverk kommer i tillegg). Enheten er organisert i en driftsavdeling og en utviklingsavdeling. Utviklingsavdelinga består av: - Rådgiver plan og miljø - Rådgiver landbruk - Oppmålingssjef - Plan og byggesaksbehandler - Enhetsleder/Næringsrådgiver, ca 60/40 - Frostastien 20% stilling, foreslått avviklet - Merkantil ressurs arbeider ca 50/50 utvikling og drift 9-17-

18 Driftsavdelinga består av: - Driftsleder (har vært vakant siden 1 sept foreslått inndratt og oppgavene deles på enhetsleder og driftspersonell + noe mulighet for innkjøp av tjenester) - Ingeniør kommunalteknikk, (vei og avløp) - Driftspersonell: 6 ansatte fordelt på vei, avløp, kirkegård, feier, vaktmestere - Renhold 8 ansatte (7,4 årsverk foreslått redusert til 7,1) Enheten er liten og sårbar og det merkes godt når en person er borte, uansett hvilket arbeidsområde vedkommende dekker. Arbeidspresset er stort og oppgavene er svært mangfoldige. Kommunen ligger etter med flere oppgaver som planarbeid, ulovlighetsoppfølging og adresseringsprosjekt. Vi har i 2014 brukt en del på innkjøp av tjenester i forbindelse med behandling av reguleringsplaner. Innenfor miljøforvaltningen får man liten tid til ulovlighetsoppfølging, revisjon av eksisterende planer, informasjon til innbyggerne/forebyggende arbeid, høringer fra statlig forvaltningsnivå. Kommunen er sårbar i landbruksforvaltningen fordi de kun har en ansatt de kan spille på. Det er ikke nødvendigvis mange saker som skal behandles hele tiden, men rådgiver landbruk må ha oversikt og god kunnskap i alle ordningene i landbruksforvaltningen. Dette kan være tidkrevende når det dukker opp «sjeldne» saker. Det positive med en liten organisasjon er at det gir mulighet for lave fagbarrierer. I Frosta er vegen kort til nabokontoret, uansett fagfelt. Det gir mulighet for en effektiv og god arbeidsflyt/saksbehandling Landbruk Miljø Byggesak K&G / Plan oppmåling Årsverk 1 1 1,5 1 0 Ledelse er ikke medregnet, vi har en merkantil ressurs hvor ca 50% av stillinga er knyttet til plan/byggesaker. Planoppgaver ivaretas delvis av miljørådgiver og delvis av byggesaksbehandler. 4. Delrapporter Prosjektgruppen kom frem til at en oppdeling av alle fagområdene i tre arbeidsgrupper var hensiktsmessig. Medlemmene av arbeidsgruppene er fagansatte i de fem kommunene samt en fadder fra prosjektgruppen. Prosjektkoordinator har deltatt i alle gruppene. Den ene gruppen favner flere fagområder og har derfor vært mer omfattende enn de to andre mer rene arbeidsgruppene. Under følger de viktigste momentene fra delrapportene laget av de tre arbeidsgruppene. Delrapportene er en konsekvensvurdering av mulig samarbeid ved bruk av vertskommunemodellen innenfor fagfeltene. Se vedlagte delrapporter for arbeidsgruppenes mandat og mer utfyllende informasjon

19 4.1. Byggesaksbehandling / plan / regulering / oppmåling / kart /geodata Anbefalte samarbeidsområder Arbeidsgruppen anbefaler at alle fagfelt samles under en felles organisasjon med felles ledelse for plan, byggesak, geodata og oppmåling. Hensynet til en helhetlig, forutsigbar og faglig kompetent forvaltning er viktige moment. Likeså er det også arbeidsgruppens vurdering at en felles organisasjon over tid vil være viktig for rekruttering av faglig kompetente medarbeidere. Fagfeltene stiller betydelige krav til spesialkompetanse. Et annet sentralt moment er at alle fagfeltene henger tett sammen og har stor gjensidig nytte av å være samlet i en felles organisasjon. En felles organisering vil etter arbeidsgruppens vurdering, ha et stort potensial for å utvikle et sterkt fagmiljø og en effektiv tjenesteproduksjon. Dette potensialet vil svekkes om fagfeltene skal organiseres under ulik ledelse, ved for eksempel om bare et eller to av fagfeltene skal inn i en fellestjeneste. Det er også sentralt for arbeidsgruppen at en samling av fagfeltene i Værnesregionen over tid vil gi større sikkerhet og forutsigbarhet for brukerne av tjenestene. Dissens: Representanten fra Frosta mener at kommunen ikke bør gå inn i et felles tjenestesenter for Værnesregionen da det er uheldig og ikke gagner helheten at alle fag samles under en fellestjeneste. Se delrapport plan for nærmere detaljer Mulige konsekvenser og gevinster Arbeidsgruppen plan har utredet mulige konsekvenser og gevinster ved et samarbeid innenfor fagfeltene i et felles tjenestesenter. Gevinster: - Større forutsigbarhet for brukeren og mer likhet i vedtak etter PBL - Felles politisk nemd fører til mer likhet mellom de enkelte kommuner - Mer kapasitet for ulovlighetsoppfølging og tilsyn - En større og mer robust organisasjon som gir mer forutsigbarhet - Større og bedre fagmiljø - Større mulighet for kompetanseheving - Mer attraktiv som arbeidsgiver og derav lettere rekrutteringsprosess - Mer kontinuerlig arbeid med kommuneplan - Enklere med tilgang til kvalifiserte ansatte - Bedre prosesskompetanse - Mer forutsigbare kommuneplanprosesser for administrasjon og politikere Konsekvenser: - Over tid mindre nærhet mellom tjenesteproduksjonen og den enkelte kommunene som gjør at det vil bli mer krevende med tverrfaglig samarbeid med de delene av tjenesteproduksjonen som ikke vil inngå i en ny fellestjeneste

20 - Lengre geografisk avstand fra bruker til tjenestested. - Noen ansatte kan få lengre avstand til geografisk arbeidssted. - Større avstand til lokalmiljøet og over tid mindre kunnskap om lokale behov, gitt at kommunestrukturen består. - Lite miljø/oppgaver igjen i egen organisasjon - Større avstand til kommunalteknikk 4.2. Landbruk Anbefalte samarbeidsområder Arbeidsgruppen landbruk finner at alle oppgavene innenfor forvaltningen kan flyttes til et felles tjenestesenter. Skal man opprette dette bør man flytte alle oppgavene. De oppgavene som går direkte på jord- konsesjon- og skoglov har mye å tjene på ved å flyttes til en fellestjeneste. Her er det kanskje litt mindre behov for desentralisering, men det må uansett påregnes noe befaring, samt lokalkunnskap. Man kan tjene noe på bl.a. effektivisering om man får noen til å spesialisere seg innen disse fagfeltene, i tillegg til at man får flere å støtte seg til. Dette gjelder også oppgaver angående nydyrking, bakkeplanering og erstatning. I forbindelse med f. eks. SMIL-midler og BU-midler bør man ha noe desentralisert. Rundt søknadsomgangene er man avhengig av at det er tilstedeværelse i kommunen, i alle fall fram til de fleste brukerne begynner å bruke de elektroniske plattformene. Ved velferdsordningene er man ikke så avhengig av tilstedeværelse i kommunen, og det er veldig godt egnet inn i en fellestjeneste. Her blir nærhet til NAV vesentlig. Det kan være effektivt at flere av de ikke lovpålagte oppgavene flyttes til en fellestjeneste. For eksempel vil det kunne være effektivt å ha en eller to personer som spesialiserer seg på landbruksplaner og som utarbeider disse i hver kommune. Man kan eventuelt ha en felles landbruksplan for hele regionen med ulike tiltaksstrategier for hver kommune. Man kan også arrangere åpne kurs og møter hvor man inviterer brukere fra hele regionen. Noe av oppgavene krever lokal tilstedeværelse, men alle oppgavene egner seg godt i en fellestjeneste. Her kan man også oppnå effektiviseringsgevinster på spesialisering. Dissens: Representanten fra Tydal mener at Tydal kommune ikke bør gå inn i et felles tjenestesenter for Værnesregionen da Tydalslandbruket og utviklingen av næringslivet i Tydal ikke vil tjene på dette. Se delrapport landbruk for nærmere detaljer

21 4.2.2 Mulige konsekvenser og gevinster Arbeidsgruppen landbruk har utredet mulige konsekvenser og gevinster ved et samarbeid innenfor fagfeltet i et felles tjenestesenter. Gevinster: - Brukeren vil få tilgang til flere tilbud, eksempelvis kurs, fagmøter, studieturer og bredere nettverk. - For brukeren kan det gi et kvalitetsløft dersom fagmiljøet blir større og mer spesialisert. - En felles tjenesteleder gir en felles arena og kanal for samarbeid i forhold til fagmiljø og utvikling. - Et samarbeid vil legge til rette for at den enkelte medarbeider i større grad kan spesialisere seg innenfor ett eller flere fagfelt. Økt spesialistkompetanse gjør organisasjonen bedre rustet til å løse kompliserte saker og forholde seg til profesjonelle, eksterne aktører i ulike saker. - I et felles tjenestesenter kan man legge til rette for å få større avstand mellom saksbehandler og søker. Dermed kan man unngå inhabilitet som kan oppleves som et problem med dagens organisering. Dette kan bidra til å øke omverdenens tillit til organisasjonen. - Tilgang på bedre og annen kompetanse enn det man har tilgjengelig i dagens organisering. - Organisasjonen vil bli mer robust i forhold til sykmeldinger, fravær, vakanser i stillinger fordi det vil bli flere personer å fordele oppgaver på samtidig som flere av de ansatte vil ha overlappende kompetanse. - Et større fagmiljø vil fremstå mer attraktivt for potensielle søkere og forhåpentligvis bidra til å øke antall kvalifiserte søkere til ledige stillinger. Et godt fagmiljø vil også kunne bidra til at regionen beholder medarbeiderne lenger. Konsekvenser: - Redusert servicetilbud ute i kommunene de dagene de ansatte er samlet i vertskommunen. - Felles tjenestesenter kan medføre mindre lokalkunnskap hos den enkelte saksbehandler, men lokalkunnskap er tilgjengelig hvis alle kommunene tilfører personalressurs til felles tjenestesenter. - Den foreslåtte endringen kan medføre større avstand til andre fagfelt i kommunen. - Det er viktig at kommunene sitter igjen med nok personalressurser og kompetanse til å løse oppgaver som ikke er aktuelt å overføre til et «felleskontor». - Det er en fare for at man kan miste synergiene mellom landbruket og det øvrige næringsutviklingsarbeidet. - Hvis oppmøtested endres slik at de ansatte får lengre reiseavstand til jobben, vil det kunne oppleves som en ulempe. - Når enheten skal dekke et større geografisk område vil mer arbeidstid gå med til kjøring i forbindelse med for eksempel befaringer, noe som kan virke belastende på de ansatte. Videre vil større avstand til operativ ledelse kunne by på utfordringer

22 4.3. Miljøvern Anbefalte samarbeidsområder Arbeidsgruppen miljø finner at alle oppgavene innenfor forvaltningen kan flyttes til et felles tjenenstesenter. Skal man opprette dette bør man flytte alle oppgavene. Noen av oppgavene egner seg mer for et felles tjenestesenter enn andre, men det vil være hensiktsmessig at man får flyttet alle oppgavene. I flere av kommunene har det overordnede miljøarbeidet (herunder klima- og energiplan) blitt nedprioritert de siste årene på grunn av at de lovpålagte oppgavene som tar det meste av tiden. Arbeidsgruppen vurderer det slik at man her vil kunne få til mer om man samarbeider i en fellestjeneste. Samtidig ser man at tilsyn og ulovlighetsoppfølging er et felt som blir nedprioritert og at det derfor bør vurderes et felles team på dette feltet. Friluftsliv har et grensesnitt mellom kultur, oppvekst og miljø. Disse enhetene er ikke med i dette prosjektet, dermed må samarbeidet med disse beholdes i en ny organisering. I tillegg leier kommunene bistand til drift av offentlige og private friluftsområder, som foregår lokalt med frivillige lag og organisasjoner. Det overordnede planarbeidet med friluftsliv egner seg meget godt inn i et felles tjenestesenter. Etter «Forskrift om forvaltning av hjortevilt og bever» som ble gjeldende fra mars 2002, fikk kommune og grunneier mye større ansvar for, og frihet til å forvalte hjorteviltet. Det gjorde at en i større grad kunne forvalte den fra et lokalt perspektiv og lokale målsettinger. Kommunenes myndighetsansvar innebærer at det må utøves faglig skjønn i mange saker. Det kreves fagkunnskap og lokalkunnskap for å utøve et godt skjønn i viltforvaltningen innenfor de nasjonale rammene Mulige konsekvenser og gevinster Arbeidsgruppen miljø har utredet mulige konsekvenser og gevinster ved et samarbeid innenfor fagfeltet i et felles tjenestesenter. Gevinster: - Mer robust organisasjon mindre sårbarhet til vakante stillinger - Bedre kompetanse til større og komplekse saker - Bedre forutsetninger for rekruttering av faglig kompetent personell - Mer effektiv tjenesteproduksjon bedre i stand til å løse langsiktige og store oppgaver, f.eks. kommuneplanarbeid - Tydeligere og mer profesjonell ledelsesstruktur - Muligheter for mer tilsyn og ulovlighetsoppfølging - Bedre forutsetninger for kursing og faglig oppdatering Konsekvenser: - Mulig med kortere åpningstid for brukerne timebestilling kan bli mer vanlig - Over tid mindre lokalkunnskap i ytterkantene av Værnesregionen - Høyere terskel for tverrfaglig samarbeid mer fragmentering av tverrfaglig fagmiljø - Høyere terskel for service til andre deler av organisasjonene

23 - Mindre fagmiljø i småkommunene for de deler av organisasjonen som blir igjen - Mer tid kan gå med til reise/transport - Mindre påvirkningsgrad for egen arbeidsdag 5. Organisasjon 5.1 Personal lov og avtaleverk virksomhetsoverdragelse Arbeidsmiljøloven og sentrale avtaler Ved vedtak om et felles tjenestesenter med en vertskommune, vil alle ansatte som omfattes av vedtaket få overført arbeidsforholdet sitt til vertskommunen. En slik endring vil bli behandlet i tråd med reglene om virksomhetsoverdragelse i kap 16 i Arbeidsmiljøloven (aml). Arbeidsmiljølovens regler om virksomhetsoverdragelse gir de ansatte følgende rettigheter: 16-5: Informasjon og drøfting med tillitsvalgte. Tidligere og ny arbeidsgiver skal så tidlig som mulig gi informasjon om og drøfte overdragelsen med arbeidstakernes tillitsvalgte. 16-6: Informasjon til arbeidstakerne. Tidligere og ny arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere de berørte arbeidstakerne om overdragelsen, herunder årsaken til virksomhetsoverdragelsen og retten til å utøve reservasjonsrett. 16-2: Lønns- og arbeidsvilkår skal videreføres hos ny arbeidsgiver. Dette betyr at arbeidstaker beholder lønn og andre arbeidsvilkår som følger av den individuelle arbeidsavtalen. Oppmøtested, arbeidssted og arbeidsoppgaver kan endres. Endringer i arbeidsoppgaver må imidlertid være i tråd med stillingens grunnpreg. 16-3: Reservasjonsrett. Dette innebærer at arbeidstakerne kan motsette seg at arbeidsforholdet overføres til ny arbeidsgiver. Utøvelse av reservasjonsrett etter denne bestemmelsen må gjøres skriftlig innen en frist som arbeidsgiver har fastsatt, og innebærer i realiteten en oppsigelse stillingen ettersom reservasjonsretten ikke gir rett til annen stilling hos overdragende arbeidsgiver. Arbeidstaker som benytter seg av reservasjonsretten kan ha fortrinnsrett til ny stilling innen ett år etter virksomhetsoverdragelsen, forutsatt at vedkommende er kvalifisert for stillingen. Denne fortrinnsretten har imidlertid prioritet bak de andre lovbestemte fortrinnsrettene i aml. 10-2, fjerde ledd, 14-2 og : Vern mot oppsigelse. Ingen kan sies opp som følge av en virksomhetsoverdragelse alene. Hovedavtalen del B gir også arbeidstakerne rettigheter til medbestemmelse gjennom at tillitsvalgte så tidlig som mulig skal informeres og tas med på råd ved omstilling og omorganisering Lokale avtaler I tilknytning til samarbeidet i Værnesregionen ble det i 2006 utarbeidet et forslag til omstillingsavtale. Avtalens formål er blant annet å gi retningslinjer for gjennomføring av omstillingsprosessene knyttet til Værnesregionen, regulere arbeidsgivers- og arbeidstakers rettigheter og plikter med utgangspunkt i eksisterende lov- og avtaleverk, nedfelle spilleregler for organisasjonsendring og medvirke til trygghet for ansatte. Omstillingsavtalen ble behandlet i styringsgruppa (rådmenn og tillitsvalgte) og vedtatt i politiske utvalg i hver enkelt kommune

24 Både arbeidsmiljøloven (AML) og Hovedtariffavtalen (HTA) har regler som regulerer omstilling og virksomhetsoverdragelse. Omstillingsavtalen fra 2006 går en del lenger enn lov- og avtaleverk når det gjelder å gi ansatte rettigheter, og på ett punkt gir den også ansatte dårligere rettigheter enn lov- og avtaleverk, noe det ikke er adgang til. I et møte i Arbeidsutvalget i Værnesregionen den ble det vedtatt at Omstillingsavtalen for interkommunalt samarbeid i Værnesregionen ikke skal gjelde for nye samarbeidsområder i framtida. Omstillingsavtalens bestemmelser vil derfor ikke få betydning for et evt. interkommunalt samarbeid innenfor PLM. 5.2 Felles tjenestesenter - forslag til administrativ organisering Det er laget en skisse til en administrativ oppbygging med én lederressurs for tjenestesenteret, samt fem mellomledere for de enkelte enhetene (se organisasjonskart nedenfor). Med denne inndelingen er det tatt utgangspunkt i naturlige delinger av oppgaver og mengde ansatte pr enhet. Ved en opprettelse av fem enheter så vil hver mellomleder ha ansvar for mellom 6 og 11 ansatte. 6 ansatte i en enhet kan ansees som lite. Om det er ønskelig å redusere antallet ledere kan en vurdere sammenslåing av noen grupper og eventuelt en annen deling av oppgaver på enhetene. I underrapportene er det signalisert at Kart og Geodata bør samordnes mer med plan. Tilsvarende kan vurderes for miljø opp mot både plan og landbruk. Det er også mulig å lage faggrupper både innenfor og på tvers av enhetene. Det forutsettes at en i et eventuelt hovedprosjekt går nærmere inn på dette og fastlegger en endelig inndeling i faggrupper. Mellomledere bør sitte sentralt og rapportere direkte til vertskommunen Stjørdal. Over halvparten av de ansatte vil ha kontorplass på Stjørdal og da blir dette mest hensiktsmessig plassering av hovedkontoret. Fagområdene er ganske selvstendige og er derfor ikke avhengig av til enhver tid å ha leder i umiddelbar nærhet. Det er derfor mulig for ansatte å sitte på avdelingskontor i Selbu, Frosta, Tydal og Meråker. Et tjenestested med sentralisert ledelse og desentralisert personell har en del utfordringer som en må være oppmerksom på når en etablerer den nye organisasjonen. Det vil være viktig å organisere, tilrettelegge og etablere arbeidsmetoder for å få en god og effektiv arbeidsplass. Det må investeres i og tas i bruk bl.a. tekniske hjelpemidler som Lync, Skype, videokonferanseutstyr m.v. som gir fleksibilitet i forhold til behovet for å møtes jevnlig og redusere behovet for reising knyttet til arbeidet. Dette er tiltak som uansett er nødvendig for å kunne etablere en attraktiv arbeidsplass. Oppgavene for et felles tjenestesenter vil i all hovedsak være forvaltningsoppgaver. Imidlertid er det også noen utviklingsoppgaver som i dag ligger i de enkelte enhetene i kommunen. Dette gjelder først og fremst landbruk og overordnet samfunnsplanlegging. Det bør legges til rette for at disse oppgavene kan ivaretas lokalt innenfor den nye enheten. Det må etableres gode rutiner for koordinering både på ledernivå og på ansattnivå

25 Leder tjenestesenter Merkantil ressurs Leder Arealplan 8,6 årsverk Leder Byggesak/ tilsyn 9,7 årsverk Leder Kart, geodata og oppmåling 10,7 årsverk Leder Landbruk 10,6 årsverk Leder Miljø (Veiledning og Tilsyn) 6,2 årsverk 5.3 Forslag til politisk organisering opprettelse av felles folkevalgt nemnd Prosjektgruppens anbefaling er at p olitiske nemnder har delegert myndighet fra a lle kommunestyrer så langt det et mulig. Plansaker og prinsippsaker må fremdeles behandles i de enk elte kommunestyrene. De nne modellen er å foretrekke ettersom den vil gi en e nkel og tydelig organisasjonss truktur. Det vil føre til en stor omjustering av eksisterende lokale utvalg og deres oppgaver. De politisk e nemndene vi l bli en viktig samfunnsutvikler i Værnesregionen. Prosjektgruppens anbefaling er at det opprettes to politiske nemnder. Det er erfaringsmessig stor saksmengde innenfor disse fagområdene, og det vil derfor være hensiktsmessig å fordele arbeidet mellom to nemnder. Det må tas stilling til om det er ønskelig at de to nemndene kan ha gjennomgående representasjon, eller om de kan ha ulike representanter. Ved gjennomg ående representasjon i nemndene så vil det bli behov for l engre og/eller hyppigere møter. Prosjektgruppen s forslag er at den ene nemnd a ha r ansvar for plan - og bygningssaker (og innstiller til kommunestyret der nødvendig) mens den andre nemnda har ansvar f or særlover som inngår i tjenestesenter et s portefølje. Med den foreslåtte organisering en vil v ertskommunen innstille til de politiske nemndene i alle saker. Saksgang en, når saker skal forvaltes, vil gå fra r ådmann en i vertskommunene til de politiske nemde ne og deretter rett til k ommunestyrene. Saksgangen for behandling av rapportering og budsjett for tjenestesenter et vil gå fra rådmannen i vertskommunen til Arbeidsutvalget i Værnesregionen, så til Regionrådet i Værnesregionen og så til slutt til kommune sty rene. Det vil være et stort koordineringsbehov som man må finne gode rutiner for å kunne dekke. Organisasjonskartet på side 17 synliggjør saksga ng og struktur i prosjektgruppens anbefalte modell

26 Vedlegg 2 viser to alternative modeller som prosjektgruppens har vurdert i utredningsarbeidet. Prosjektgruppen vil ikke anbefale noen av disse to modellene, men legger de ved rapporten for å synliggjøre vurderingene som er gjort i prosessen

27 5.4 Delegering fra kommunene til felles folkevalgt nemnd Det må være samsvar i delegeringsreglementet for alle deltakerkommunene. Forslag til delegeringsreglement utarbeides etter et evt. vedtak om oppstart av hovedprosjekt. 5.5 Delegering fra kommunene til rådmann i vertskommunen Det må være samsvar i delegeringsreglementet for alle deltakerkommunene. Forslag til delegeringsreglement utarbeides etter et evt. vedtak om oppstart av hovedprosjekt. 6. Oppgaver som blir igjen i den enkelte kommune Ved en opprettelse av et felles tjenestesenter for fagområdene plan, byggesak, kart & geodata, oppmåling, miljø og landbruk vil det være andre enheter og ansatte som blir igjen i moderkommunen. Det at man ivaretar en desentralisert bemanning gjør at forskjellen fra dagens system ikke blir stor, men man bør ikke undervurdere effekten at flere ansatte blir underlagt en annen organisering og arbeidsgiver. Man kan også stille seg spørsmålet om hva som er den kritiske masse for å opprettholde eksistensgrunnlaget for moderkommunen. Med kritisk masse menes de som ikke flyttes til et felles tjenestesenter. De tre arbeidsgruppene har pekt på ulike problemstillinger knyttet til dette spørsmålet og sett på hvem det er viktig å ivareta et tett samarbeid med også i fremtiden. Førstelinjetjenesten / servicetorget er et tilbud alle arbeidsgruppene fremhever som viktig i tilbudet til brukerne. Dette må opprettholdes også i et felles tjenestesenter. Det må fortsatt være slik at moderkommunene har en tilfredsstillende førstelinjetjeneste som server brukerne og samarbeider med de ansatte i fellestjenesten. Det er et ønske at det kan legges til rette for en viss grad av veiledning, utlevering av skjema, utarbeidelse av nabolister, kart etc. fra de ulike kommunenes servicetorg. Denne servicen vil bli viktigere de dagene de fagansatte har arbeidsdag i vertskommunen. En samkjøring av servicetilbudet i alle kommunene bør etterstrebes slik at alle innbyggerne opplever et tilnærmet likt tilbud. Arbeidsgruppen landbruk fremhever samarbeid med den generelle næringsutviklingen i kommunen som et viktig moment man må ta med videre. I Stjørdal og Tydal har man organisert landbruk under enhet næring hvor man jobber tett med de som driver annen næringsutvikling. Det er en fare for at man kan miste synergiene mellom landbruket og det øvrige næringsutviklingsarbeidet. Derfor er det viktig at man finner gode løsninger som ivaretar samhandlingen mellom disse funksjonene. Arbeidsgruppen plan fremhever at samarbeidet med kommunalteknikk vil kunne bli mer utfordrende ved en ny organisering. Det vil kunne bli mer utfordrende å samarbeide med andre enheter i kommunene, for eksempel kommunalteknikk. Dette gjelder også til en viss grad eiendom. De mindre kommunene har noen ansatte med stillinger som er delt mellom ulike fagområder, her er det viktig at man unngår arbeidsforhold til to arbeidsgivere. I Meråker har man for eksempel en utmarkskonsulent på 80 % stilling hvor 60 % er relatert til fagområdet miljø. Resterende 20 % er ansvar for skogbruk og sekretærfunksjon i trafikksikkerhetsutvalget. Det viser at det vil bli nødvendig med noen avklaringer tilknyttet enkeltpersoner og deres arbeidsoppgaver. Det er viktig at kommunene sitter igjen med nok personalressurser og kompetanse til å løse oppgaver som ikke er aktuelt å overføre til et «felleskontor». Alle kommunene opplever det at deres

28 ansatte blir tatt med i prosjekter som ikke er knyttet direkte opp til deres fagfelt, spesielt skjer dette i de mindre kommunene hvor man må spille på de få ansatte man har. Det må gjøres en avklaring på hvilke oppgaver og ressurser som legges inn i et felles tjenestesenter og hva moderkommunen eventuelt må ta selv i fremtiden. 7. Økonomi Denne konsekvensvurderingen har ikke gått ned i detalj hva gjelder økonomiske konsekvenser, men det har blitt gjort noen generelle betraktninger rundt åpenbare problemstillinger. Ved en ny organisering vil man måtte ta hensyn til kontorplasser. Avhengig av hvilken arbeidsform et felles tjenestesenter velger vil nok de ansatte måtte ha noen kontordager i vertskommunen. Da vil det måtte legges til rette for kontorplasser også der. Dette vil bli en ekstra kostnad noen må ta. Blir det flere dager oppmøte i vertskommunen vil det kreve mer av kontorfasiliteter. Møtes man sjeldnere er ikke dette behovet like stort. Konferanseutstyr bør være noe man må sørge for at er tilgjengelig i alle kommunene. Har man skapt et godt arbeidsmiljø og samarbeidet fungerer godt vil man oftere kunne benytte seg av verktøy som Lync. Dette vil også virke besparende i form av færre reiser til og fra vertskommunen. En mulig økt totalkostnad vil være lønnsharmonisering i den nye organisasjonen. Dagens system er slik at fagansatte innenfor samme fagområde kan ha ulik lønn i de forskjellige kommunene, dette må harmoniseres i en ny organisasjon. Dette vil føre til en større total lønnskostnad. En etablering av en fellestjeneste vil gi en økt reiseaktivitet blant de ansatte. Denne økte reiseaktiviteten vil også ha en økonomisk kostnad. Legger man til grunn at de ansatte får samme oppmøtested som i dag og betalt reise til vertskommunen, vil et enkelt overslag for en saksbehandler fra Meråker som to dager i uken må møte på Stjørdal rådhus i 45 uker, medføre ca i kjøregodtgjørelse per år. Økonomiske kostnader vil i stor grad bli bestemt av valg om oppmøtested og kjøretid for de ansatte. Det kan bli gevinster i form av effektivisering gjennom spesialisering ved et felles tjenestesenter. Man vil slippe unna en del dobbeltarbeid som for eksempel ved informasjonssutsendelse. I stedet for at en fra hver kommune skal sende ut dette, kan man ha en eller to til dette i tjenestesenteret. Av erfaring kan man si at de mulige gevinstene man vil oppnå ved et felles tjenestesenter ikke vil bli realisert før det har gått litt tid. Tilvenning til den nye organiseringen tar tid og et felles tjenestesenter må finne den optimale arbeidsformen før man vil se at gevinstene trer i kraft. Det vil i denne prosessen være viktig at man har nok ressurser til å få samkjørt den nye organisasjonen. Lederen for den kommende fellestjenesten må få tid og ressurser til å tilpasse organisasjonen på en best mulig måte slik at tjenesteproduksjonen blir så god at man får hentet ut gevinstene ved samarbeidet

29 8. Vedlegg - Vedlegg 1: Forslag til samarbeidsavtale - Vedlegg 2: Tre alternative organiseringsmodeller - Vedlegg 3: Forprosjektplan Felles kompetansemiljø innen planlegging, plan/byggesaksbehandling, tilsyn, deling/oppmåling, plan og geodataforvaltning, landbruk og miljøvern. - Vedlegg 4: PLM-prosjektet: delrapport landbruk - Vedlegg 5: PLM-prosjektet: delrapport miljøvern - Vedlegg 6: PLM-prosjektet: delrapport plan, byggesak, oppmåling, kart og geodata - Vedlegg 7: NIVI-rapport 2012:5: Fylkespilot for å styrke plan-, miljøvern- og landbrukskompetansen i Sør-Trøndelag. Grunnlagsdokument

30 Vertskommuneavtale (KL s 28-1 b. Administrativt vertskommunesamarbeid) om Felles tjenesteområde for landbruk, miljø, byggesak, kart/geodata/oppmåling og plan mellom Tydal kommune Selbu kommune Meråker kommune Frosta Kommune og Stjørdal kommune (vertskommune) Vedtatt i: Tydal kommune.2015 Selbu kommune.2015 Meråker kommune.2015 Frosta kommune.2015 Stjørdal kommune oktober

31 Innhold: 1. FORMÅL 3 2. POLITISK STYRING 3 3. DE FOLKEVALGTE NEMNDENES MYNDIGHET OG OPPGAVER 4 4. BEGRENSNINGER I DE FOLKEVALGTE NEMNDENES MYNDIGHET 4 5. VERTSKOMMUNENS MYNDIGHET OG OPPGAVER 4 6. VERTSKOMMUNENS ANSVAR 4 7. ORGANISERING AV TJENESTEOMRÅDET 5 8. RAPPORTERING 5 9. FINANSIERING KLAGEBEHANDLING EVALUERING OPPSIGELSE ENDRING AV AVTALEN MISLIGHOLD TVISTER IKRAFTTREDELSE OG VARIGHET KOMMUNESTYRETS GODKJENNING

32 1. Formål Kommunene er pålagt å forvalte lovverk innen landbruk, miljø, byggesak, kart/geodata/oppmåling og plan. For på best mulig måte å ivareta de oppgaver og den myndighet som kommunene er gitt, inngås avtale om administrativt vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd etter kommuneloven 28-1c for drift av det interkommunale tjenesteområdet for landbruk, miljø, byggesak, kart/geodata/oppmåling og plan. Formålet med avtalen er å: Legge forholdene til rette for et kostnadseffektivt og nyskapende tjenesteområde. Legge forholdene til rette for et likeverdig samarbeid mellom deltakerkommunene. Målsettingen med å etablere et interkommunalt tjenesteområde for landbruk, miljø, byggesak, kart/geodata/oppmåling og plan gjennom inngåelse av denne avtalen er å styrke kompetansen innen forvaltningsområdet til det beste for innbyggerne. Et større og mer robust fagmiljø skal bidra til: Bedre beslutningsgrunnlag for kommunestyrene Nye interessante roller for politikerne Oppbygging av attraktive fagmiljøer med fellestjenester for flere kommuner Helhetlig og sektorovergripende samfunnsplanleggingsperspektiv Moderne landbruks- og miljøforvaltning Økt rettssikkerhet for innbyggerne Billigere og mer effektiv forvaltning Aktiv deltakelse og påvirkning fra kommunene i regionale planprosesser Bygge opp forpliktende regional opptreden med tanke på desentralisering og økt lokalpolitisk ansvar Et interkommunalt tjenesteområde forventes i tillegg å bidra til: Bedre tjenester for innbyggerne i regionen Oppnå en bedre kostnadseffektivitet for kommunene og samfunnet for øvrig. 2. Politisk styring Det opprettes to nemnder i vertskommunen. Begge nemndene opprettes med følgende sammensetting: Tydal kommune 2 representanter Selbu kommune 2 representanter Stjørdal kommune 7 representanter Meråker kommune 2 representanter Frosta kommune 2 representanter 3-32-

33 Medlemmene velges for fire år med en funksjonstid som følger valgperioden. Nemndene velger selv leder og nestleder. Leder og nestleder har samme funksjonstid som valgperioden. Nemndene behandler forvaltningssaker delegert av de enkelte kommunestyrene. Vertskommunens rådmann er sekretær for nemndene og har møte- og talerett i nemndene. Vertskommunen organiserer arbeidet selv ut fra de oppgaver den etter avtalen skal løse. 3. De folkevalgte nemndenes myndighet og oppgaver Det skal utarbeides særskilt delegeringsreglement i tråd med kommunelovens bestemmelser. Delegering skal omfatte lovverk jf. vedlegg 1. De felles folkevalgte nemndene delegerer sin myndighet videre til rådmannen i vertskommunen. Dette inkluderer myndighet til å ta stilling til og behandle klager som underinstans i saker som ikke er av prinsipiell betydning. Stjørdal kommune er vertskommunen. 4. Begrensninger i de folkevalgte nemndenes myndighet Nemndene har ikke kompetanse til å utøve instruksjonsrett knyttet til arbeidsgiverrollen. Det er videre vertskommunen som eier og treffer beslutninger knyttet til den alminnelige løpende forvaltningen av bygningsmasse og utstyr. 5. Vertskommunens myndighet og oppgaver Vertskommunens myndighet og oppgave er å utøve saksbehandling samt forberede saker til politisk behandling i tråd med delegeringsreglementet. Vertskommunen har også myndighet til å utføre rapportering til SSB og årlig KOSTRA rapportering samt å utarbeide virksomhetsplan, budsjett, tertialrapporter og årsmelding. 6. Vertskommunens ansvar Vertskommunen ved rådmannen skal: Være arbeidsgiver for ansatte, administrasjon og leder i tjenesteområdet for landbruk, miljø, byggesak, kart/geodata/oppmåling og plan. Drifte det interkommunale tjenesteområdet basert på delegasjoner fra deltakerkommunene

34 Stille til disposisjon bygg og utstyr for det interkommunale tjenestekontoret. Stille til disposisjon nødvendige støttefunksjoner for drift av det interkommunale tjenesteområdet. Utarbeide regnskap for drift av tjenesteområdet. Regnskapet føres som eget regnskap i vertskommunens driftsregnskap. Utarbeide en virksomhetsplan med mål og resultatkrav. Planen skal beskrive de tiltak som planlegges for å få en god måloppnåelse, herunder forventet ressursinnsats. Inngå nødvendige kontrakter/avtaler for drift av tjenesteområdet på vegne av deltakerkommunene. Organisere kunde- og publikumskontakt for alle kommuner i forbindelse med de oppgaver som er lagt til vertskommunen, herunder veiledning, utarbeide relevant informasjonsmateriale m.m. Arkivansvaret for forvaltningssaker ligger hos den enkelte deltagerkommune. Annet arbeid som står i naturlig sammenheng med avtalens virkeområde, herunder innkjøp av utstyr, konsulenttjenester m.m. 7. Organisering av tjenesteområdet Det felles tjenesteområdet for landbruk, miljø, byggesak, kart/geodata/oppmåling og plan organiseres som en tjeneste under rådmannen i vertskommunen som delegeres myndighet for fag, personal og økonomi. Vertskommunen har ansvar for tilsettinger i tråd med vanlige prosedyrer. Dette vil for eksempel være virksomhetsplan, budsjett, tertialrapporter, årsmelding i tillegg til saker av prinsipiell karakter som nemndene selv initierer eller som legges frem av rådmannen i vertskommunen. Tjenesten har hovedkontor i Stjørdal kommune. Tydal, Selbu, Frosta og Meråker kommune stiller lokaliteter nødvendig for desentralisert bemanning.. Hver kommune er ansvarlig for å stille nødvendige utstyr til rådighet for tjenesten i den enkelte kommune. Kostnader ved dette belastes den enkelte kommune. Tjenesteområdet har ved oppstart tilsatt bemanning jf. beskrivelse i prosjektrapport «Tittel og dato» Oppmøtested for den enkelte ansatte er normalt i den kommunen de ansatte har som sitt arbeidsområde. Alle ansatte må påregne og utføre oppgaver i hele tjenesteområdet. De må derfor kunne møte i andre kommuner etter behov. 8. Rapportering Det felles tjenesteområdet rapporterer til rådmannen i vertskommunen. Rådmannen rapporterer over virksomheten inkludert regnskap til arbeidsutvalget i Værnesregionen pr. tertial og avlegger årsrapport

35 Rådmannen i vertskommunen orienterer de enkelte deltakerkommunene spesielt om vedtak av prinsipiell karakter. Tydal, Selbu, Meråker, Frosta og Stjørdal skilles ut som egne avdelingskontor/distrikt i f.h.t. rapportering til Fylkesmannen i Nord- og Sør-Trøndelag, SSB/KOSTRA og annen statlig rapportering. 9. Finansiering Vertskommunens utgifter til tjenesten vedr. lønn, opplæring, veiledning, kurs, kontorutgifter finansieres gjennom innbetaling fra deltakerkommunene. Fordeling av utgiftene på de enkelte kommunene utredes og vedtas i egen saksutredning. Betaling skjer ved a-konto beløp pr og Avregning foretas innen utgangen av januar påfølgende år. 10. Klagebehandling Klage på tjenester skal mottas og behandles ut i fra forvaltningsloven og den enkelte særlovens bestemmelser. 11. Evaluering Med bakgrunn i målsettingen i denne avtalen skal det legges opp til en gjennomgang og drøftelse av fellestjenesten i løpet av Oppsigelse Dersom deltagerne er enige om det kan samarbeidet oppløses med øyeblikkelig virkning, jf. KL s 28 i. Den enkelte kommune kan med 1 års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i vertskommunesamarbeidet. Ved uttreden eller oppløsning vil den enkelte kommune selv overta ansvaret for de oppgaver som omfattes av samarbeidsordningen. Ved uttreden av avtalen bortfaller kommunens forpliktelse til å betale utgiftsdekning regnet fra 1. januar påfølgende år etter uttreden har skjedd. 13. Endring av avtalen Denne avtalen kan endres dersom minst en av kommunene i samarbeidet fremsetter krav om det. Endringer krever enighet

36 14. Mislighold Dersom en av kommunene vesentlig misligholder sine forpliktelser etter denne avtalen, kan de øvrige kommunene ved enstemmighet beslutte at kommunen skal utelukkes fra samarbeidet. De øvrige kommunene kan da kreve sitt økonomiske tap dekket av den kommunen som misligholder avtalen. Dersom vertskommunen vesentlig misligholder sine forpliktelser, opphører samarbeidet med øyeblikkelig virkning. 15. Tvister Eventuell uenigheter mellom partene for den del av avtalen som er rettslig forpliktende skal søkes løst i minnelighet. Dersom partene ikke kommer til enighet, kan tvisten bringes inn for de ordinære domstolene. Verneting i slike saker skal være vertskommunens verneting. 16. Ikrafttredelse og varighet Avtalen trer i kraft fra undertegnelse, men slik at vertskommunen først gis myndighet til å treffe vedtak fra og med 1. november 2015 eller så snart de politiske nemndene er konstituert. 17. Kommunestyrets godkjenning Avtalens gyldighet forutsetter godkjennelse av kommunestyret selv i den enkelte kommune, jfr. KL s 28 e. Avtalen er ikke gyldig før samtlige kommuner har akseptert avtalen. Denne avtalen er utstedt og undertegnet i 4 fire- eksemplarer, hvorav partene beholder 1 ett eksemplar hver. Tydal kommune Dato, sted: Ordfører Selbu kommune Dato, sted:.. Ordfører Meråker kommune Dato, sted: Ordfører Stjørdal kommune Dato, sted:.. Ordfører Frosta kommune 7-36-

37 Dato, sted: Ordfører 8-37-

38 Forvaltning av saker Arbeidsgiveransvar VR Kommunestyre Selbu Kommunestyre Tydal Kommunestyre Meråker Kommunestyre Stjørdal Kommunestyre Frosta Regionrådet (RR) Utvalg1 Selbu Utvalg 2 Selbu Utvalg Tydal Utvalg 1 Meråker Utvalg 2 Meråker Utvalg 1 Stjørdal Utvalg 2 Stjørdal Utvalg Frosta Arbeidsutvalget (AU) Alternativ 1 Rådmannen i vertskommunen innstiller til ca. åtte lokale utvalg ( m inimum ett utvalg under hvert kommunestyre) Ikke behov for politisk nemnd da regionrådet i prinsippet kan ivareta Værnesregionens rolle. Saksgang i forvaltning av saker: Rådmann VK lokale utvalg Kommunestyrene Rapportering/budsjettjenestesenter: Rådmann VK AU RR Kommunestyrene Vurdering Tungrodd system med stor møtemengde for de ansatte i tjenestesenteret. Mulig å spesialisere fagarbeid, men fare for at ansattes oppgaver og arbeidssituasjon blir som før og at den eneste forandringen er at det opprettes ekstra administrativt ledd Saksgang Merkantil styring Koordinering Leder Arealplan 8,6 ansatte Leder Kart, geodata og oppmåling 10,7 ansatte Rådmann Vertskommune (VK) Leder tjenestesenter Merkantil ressurs Leder Byggesak/ tilsyn 9,7 ansatte Leder Landbruk 10,6 ansatte Leder Miljø 6,2 ansatte

39 Forvaltning av saker Arbeidsgiveransvar VR Kommunestyret Tydal Kommunestyret Selbu Kommunestyret Stjørdal Kommunestyret Meråker Kommunestyret Frosta Regionrådet (RR) Politiske nemnder Arbeidsutvalget (AU) Prosjektgruppas anbefaling: Politiske nemnder har delegert myndighet fra alle kommunestyrer så langt det går (plansaker, prinsippsaker++ må fremdeles behandles i de enkelte kommunestyrene). Vertskommunen innstiller til nemndene i alle saker. Saksgang i forvaltning av saker: Rådmann VK Politiske nemder Kommunestyrene R apportering/budsjett tjenestesenter: Rådmann VK AU RR Kommunestyrene Rådmann vertskommune (VK) Leder tjenestesenter Merkantil ressurs Vurdering Enkel struktur, men medfører en stor saksmengde til nemndene. Bør etableres to nemnder ut i fra saksfelt. Ved gjennomgående representasjon i nemndene så vil det bli behov for lengre og/eller hyppigere møter. Vil føre til omjustering av eksisterende lokale utvalg og deres oppgaver. Koordinering må skje både på ledernivå og på ansattnivå De politiske nemndene vil bli en viktig samfunnsutvikler i Værnesregionen. Leder Arealplan 8,6 ansatte Leder Kart, geodata og oppmåling 10,7 ansatte Leder Byggesak/ tilsyn 9,7 ansatte Leder Landbruk 10,6 ansatte Leder Miljø 6,2 ansatte -39- Saksgang Merkantil styring Koordinering

40 Forvaltning av saker Arbeidsgiveransvar VR Kommunestyre Selbu Kommunestyre Tydal Kommunestyre Meråker Kommunestyre Stjørdal Kommunestyre Frosta Utvalg Selbu Utvalg Tydal Utvalg Meråker Utvalg Stjørdal Utvalg Frosta Regionrådet (RR) Arbeidsutvalget (AU) Politisk nemnd Rådmann Vertskommune (VK) Alternativ 3 Felles folkevalgt nemnd har delegert myndighet for et utvalg saksfelt. Resterende saksfelt legges til lokale utvalg/kommunestyrene ( f.eks. plansaker og prinsippsaker må behandles i de enkelte kommunestyrene) Saksgang i forvaltning av saker 1) Rådmann VK Politisk nemnd Kommunestyrene 2) Rådmann VK Lokale Utvalg Kommunestyrene Rapportering/budsjettjenestesenter: Rådmann VK AU RR Kommunestyrene Vurdering Vil føre til flere møter Vil gi utfordringer mht. koordinering Saksgang 1 Saksgang 2 Merkantil styring Koordinering Leder Arealplan 8,6 ansatte Leder Kart, geodata og oppmåling 10,7 ansatte Leder tjenestesenter Merkantil ressurs Leder Byggesak/tilsyn 9,7 ansatte Leder Landbruk 10,6 ansatte Leder Miljø 6,2 ansatte

41 Revidert forprosjektplan juni 2014 FELLES KOMPETANSEMILJØ INNEN PLANLEGGING, PLAN- /BYGGESAKSBEHANDLING, TILSYN, DELING/OPPMÅLING, PLAN- OG GEODTAFORVALTNING, LANDBRUK, MILJØVERN FORPROSJEKTPLAN Sluttbehandlet i Arbeidsutvalget i VR 8.mai 2013 Godkjent i Regionrådet i VR 19.juni MÅL OG RAMMER 1.1. Bakgrunn Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK), Fylkesmannen i Sør-Trøndelag (FMST) og KS Sør- Trøndelag (KSST) arbeider med sammen om et fylkesdekkende pilotforsøk, med sikte på styrke plan-, landbruks- og miljøkompetansen i kommunene. Kartlegging av kompetanse og kapasitet i kommunene er gjennomført, jfr. NIVI-rapport Fylkespilot for å styrke plan-, miljøvern- og landbrukskompetansen i kommunene i Sør-Trøndelag. Rapporten har flg. to hovedkonklusjoner: Kommunenes kapasitet i form av faste stillingsressurser for å løse kommunale kjerneoppgaver framstår som minimalistisk med stor sårbarhet og sterk avhengighet til enkeltpersoner På et flertall av de aktuelle fagområdene gir dagens stillingskapasitet ikke grunnlag for oppgaveløsning med forankring i et fagmiljø Rapporten ble presentert for Miljøverndepartementet, Kommunal- og regionaldepartementet og Landbruksdepartementet i møte NIVI-rapport Samarbeidstrender og utfordringsbilde i ST underbygger utfordringsbildet i kommunene. Regionrådet i Værnesregionen (VR) ved kommunene Tydal, Selbu, Malvik, Meråker, Frosta og fylkesmannen i Sør-Trøndelag drøftet i møte holdninger til en utviklingsstrategi for fagområdene. Regionrådet i VR fattet i dette møtet slikt vedtak: VR ønsker å delta i pilotprosjektet Plan, miljø, landbruk helhetlig samfunnsplanlegging. Rådmenn i kommunene informerer berørte fagmiljø og politiske miljø om invitasjonen til å delta i pilotprosjektet. AU bidrar med å legge fram forprosjektplan for prosjektet. Planen må også avklare økonomiske forhold med gjennomføring av prosjektet. Rådmannen i Malvik kommune har senere varslet at de ikke deltar i prosjektet. I møte mellom den regionale arbeidsgruppa (FMST, STFK, KSST) og flere regioner som samarbeider om interkommunale tjenester, ble det avklart at hver enkelt region/kommune fremmer forprosjektplan for sitt delprosjekt. -41-

42 Revidert forprosjektplan juni 2014 VR har allerede jobbet med utfordringer med kompetanse og kapasitet både innen landbruk og miljø, samt sett på mulige løsninger for samarbeid. Forsøk med kjøp/salg av tjenester har ikke vist seg å få et lite omfang. VR har også gjennomført forstudie innen byggesak, deling og oppmåling. Det er gjennomført en prosess med utarbeiding av forprosjektplan for arealplanlegging, byggesak, tilsyn, deling/oppmåling, plan og geodatabehandling med tanke på en felles tjenestemodell med desentralisert fagpersonell, og bruk av vertskommunemodell. Pilotprosjektet som nå settes i gang vil favne flere fagområder for å sikre en helhetlig samfunnsplanlegging. Fagpersonell i kommunene ivaretar ofte flere roller, og det vil derfor være hensiktsmessig å legge opp til en organisering som ivaretar noe av dette. En ser også behovet for en viss spesialisering på mer krevende oppgaver. Det er gode erfaringer i VR med samling av fagressurser i felles tjenestesenter med desentralisert fagpersonell, og dette vil også bli utredet i pilotprosjektet. Bruk av administrativ vertskommunesamarbeid brukes på flere samarbeidsområder i VR, og med gode erfaringer. Det utprøves nå ny politisk styringsstruktur i VR vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd - på flere tunge lovpålagte oppgaver. Det skal utredes om dette er en hensiktsmessig styringsmodell for samarbeidsområdene innen pilotprosjektet. Her må det avklares hvilken beslutningsmyndighet som kan eller bør overføres til politisk nemnd sett opp mot hva som skal ligge igjen i kommunene Mål Hovedmålsetting Bedre beslutningsgrunnlag for kommunestyrene Nye interessante roller for politikerne Oppbygging av attraktive og robuste fagmiljøer med fellestjenester for flere kommuner Helhetlig og sektorovergripende samfunnsplanleggingsperspektiv Moderne landbruks- og miljøforvaltning Økt rettssikkerhet for innbyggerne Billigere og mer effektiv forvaltning Aktiv deltakelse og påvirkning fra kommunene i regionale planprosesser Bygge opp forpliktende regional opptreden med tanke på desentralisering og økt lokalpolitisk ansvar Mål for hovedprosjektet Det skal inngås samarbeidsavtale mellom deltagende kommuner for de områder som det skal samarbeides om. Nemnd opprettes med hjemmel i KL s 28 c Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd. Nemnda delegerer myndighet til rådmannen i vertskommunen. Organiseringen gjennomføres med desentralisert fagpersonell for å sikre nærhet til brukerne av fellestjenestene Mål for forprosjektet Gjennomføre prosesser som involverer fagmiljøene i kommunene, og sikrer administrativ og politisk forankring for valg av samarbeidsløsninger innenfor planlegging, byggesak, miljøvern, landbruk, deling/oppmåling, plan- og geodatabehandling. -42-

43 Revidert forprosjektplan juni 2014 Utrede hva som skal delegeres fra kommunene til felles folkevalgt nemnd, og videre til rådmannen i vertkommunen. Videre å avklare hvilke oppgaver som skal utføres i fellestjenestene og i den enkelte kommune - rollefordeling. 2. OMFANG OG AVGRENSNING 2.1. Mandat og oppgaver for arbeidsgruppa Mandatet er å foreslå best mulige løsninger for å nå målsettingen i prosjektet. Mandatet avgrenses til: Avklare hvilke oppgaver som skal inngå i felles tjenestesenter, med desentralisert fagpersonell, og bruk av vertskommunemodellen Avklare hvilke oppgaver som skal utføres i de enkelte kommuner Synliggjøre behov for anskaffelse og bruk av felles IT-systemer Synliggjøre mulige gevinster og konsekvenser for ny organisering Forslag til samarbeidsavtale og tidspunkt for oppstart av fellestjenester Forslag til prosess med implementering av fellesløsninger Følgende oppgaver legges inn i samarbeidet a) Planlegging, plan-/ byggesaksbehandling og tilsyn; Gi faglig/teknisk bistand og fremme kunnskapsgrunnlag i overordnede planprosesser som eks samfunnsdelen, teknisk framstilling av reguleringsplaner, konsekvensutredning og ROS-analyser. Sikre riktig saksbehandling i samsvar med lov og regelverk samt vedtatte planer. Utveksling av tilsynspersonell. b) Deling/oppmåling; Markarbeid, oppmålingsforretning, matrikkelføring. c) Plan-geodataforvaltning; Planarkiv og videreutvikling av planregister, tilrettelegging for plandialog, felles verktøy for digitalisering av plandokumenter, forvaltning av grunnkartdata/oppbygging av kartinnsynsløsninger. d) Landbruk; Velferdsordningene, produksjonstilskudd, lovforvaltning, prosjektorganisert utviklingsprogram-/tiltak, herunder tilleggsnæringer, næringsutvikling, introduksjon av nye produksjoner og nye fagområder. Utrede og gi faglige råd i planprosesser, og i utvikling av regional landbrukspolitikk. e) Miljøvern; Lovforvaltning (forurensning, verneområder, friluftsliv, naturmangfoldloven, lov om motorferdsel i utmark, miljøledelse, energi- og klimaplaner, vassdragsforvaltning, fiskeforvaltning, rovviltforvaltning, hjorteviltforvaltning), miljøprogram inkl. miljøundersøkelser (eks. vassdrag). Utrede og gi faglige råd i planprosesser, og i utvikling av regional miljøpolitikk. Naturlige tilgrensede arbeidsområder kan vurderes Avklare behov for anskaffelse og bruk av felles IT-systemer Forslag til samarbeidsavtale Plan for gjennomføring av hovedprosjekt inkludert implementering Vurdere behov for personellressurs (fagansatte + merkantil) i fellestjenesten. -43-

44 Revidert forprosjektplan juni 2014 Det legges til grunn at alle kommuner i VR (unntatt Malvik) deltar i samarbeidet etter vertskommunnemodellen. Personell i fellestjenesten er ansatt i vertskommunen med desentralisert fagpersonell. Under omstillingsprosessen som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til fullt forsvarlig arbeidsmiljø, jfr. Arbeidsmiljølovens 4-2. Dessuten skal gjeldene bestemmelser i hovedavtalen ved omorganisering, følges Avgrensning Alternative organisatoriske modeller skal ikke utredes. 3. ORGANISERING 3.1. Ansvar Styringsgruppe: AU Prosjektansvarlig (PA): Sekretariatsleder i VR. Arbeidsgruppe(r): Enhetsledere/etatsjefer i hver kommune og fra hvert fagområde. Prosjektleder (PL): Frikjøp av intern ressurs, eventuell kjøp av ekstern ressurs. Prosjektkoordinator: Rune Stølan 3.2. Samarbeid Tillitsvalgte (kontaktpersoner) i kommunene deltar i arbeidsgruppen (evt informeres fortløpende). 4. PROSESS; INVOLVERING, AVGJØRELSER, OPPFØLGING, MILEPÆLER 4.1. Drøfting av prosjektplanen i styringsgruppa (AU), med tillitsvalgte/ansatte og politisk ledelse i VR (RR). Prosjektplanen sendes kommunene til orientering. Delprosjektrapporter og sluttrapport legges fram for tillitsvalgte/ansatte, AU og RR. Kommunestyrene godkjenner endelig prosjektrapport, samarbeidsavtalen og framdriftsplanen for oppstart av felles tjenestesenter Oppfølging Arbeidsgruppa avholder møter internt. PL avholder orienteringsmøter og avklaringsmøter med prosjektledelsen. Fortløpende forankring i kommunene (ansatte/tillitsvalgte, ledelse). -44-

45 Revidert forprosjektplan juni Milepæler/Tidsplan MILEPÆLER DATO RESULTAT MP-1 9. APRIL 2014 VEDTAK I AU VÆRNESREGIONEN ETABLERING AV PROSJEKTGRUPPE MP-2 6. JUNI 2014 MØTE PROSJEKTGRUPPA ETABLERING AV ARBEIDSGRUPPER UTARBEIDE MANDAT TIL ARBEIDSGRUPPENE MP JUNI 2014 SAMLING ALLE INVOLVERTE I ALLE KOMMUNER KICK OFF MP JUNI 2014 PRESENTASJON AU-VR ORGANISERING, AVGRENSNING MP JUNI 2014 PILOTSAMLING TRONDHEIM MP-6 AUGUST 2014 OPPSTART AV ARBEID I ARBEIDSGRUPPENE MP-7 AUGUST -NOVEMBER 2014 UTREDNINGSARBEID I ARBEIDSGRUPPENE MP-8 SEPTEMBER 2014 FORANKRING AV PROSJEKTET PÅ POLITISK NIVÅ I KOMMUNENE MP-9 NOVEMBER-DESEMBER 2014 UTARBEIDELSE/SLUTTFØRING AV PROSJEKTRAPPORT MP-10 JANUAR 2015 PROSJEKTRAPPORT LEGGES FREM FOR AU OG RR MP-11 FEBRUAR 2015 PROSJEKTRAPPORT MED ANBEFALING LEGGE SFREM FOR RESPEKTIVE KOMMUNESTYRER FOR VEDTAK MP-12 FEBRUAR-JUNI 2015 EVENTUELT GJENNOMFØRING AV HOVEDPROSJEKT FORBEREDELSE OPPSTART, INNGÅELSE AV NØDVENDIGE AVTALER MP-13 AUGUST OPPSTART FELLESTJENESTER 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1. Risikofaktorer og tiltak i forprosjektarbeidet RISIKOFAKTOR A) INTRESSEN I KOMMUNENE FOR Å DELTA I FELLESLØSNINGEN B) SAMARBEIDET BASERES PÅ FELLES FORSTÅELSE AV AMBISJONSNIVÅET, MÅLSETNINGER OG GEVINSTER EN ØNSKER Å OPPNÅ. TILTAK A) KOMMUNAL DELTAKELSE AVKLARES I TIDLIG FASE I PROSESSEN B) EVENTUELLE PROBLEMSTILLINGER AVKLARES MED STYRINGSGRUPPA 5.2. Kvalitetssikring PL avklarer eventuelle forhold fortløpende med PA/styringsgruppa. Fortløpende trykk på informasjon og forankring i kommunene. Dialog med den regionale arbeidsgruppa og andre piloter. -45-

46 Revidert forprosjektplan juni GJENNOMFØRING 6.1. Hovedaktiviteter i forprosjektet Sikre god utviklings- og omstillingsprosesser med spesiell fokus på involvering og forankring. Avklare roller mellom fellestjenestene og kommunene. Synliggjøre hvilke felles IT-systemer som det kan være aktuelt å anskaffe og bruke. Synliggjøre mulige effekter av organisatoriske endringer. Forslag til samarbeidsavtale og tidspunkt for oppstart av felles tjenestesenter. Forslag til plan for implementering Hovedaktiviteter i implementering av hovedprosjektet/ny organisering Inngå/behandle nye samarbeidsavtaler mellom kommunene inkludert delegering av myndighet til politisk nemnd og rådmannen i vertskommunen Inngå nye arbeidskontrakter Anskaffelse, opplæring og implementering av felles IT-systemer Prosess med oppbygging av felles arbeidsrutiner Informasjons-/kommunikasjonsarbeid om ny organisering; internt og eksternt 6.3. Tids- og ressursplan Forprosjektet gjennomføres i perioden høsten mai Implementering av ny organisering i perioden høsten 2014 årsskifte 2015/2016. Ressurser til prosjektleder og bruk av arbeidsgruppas deltakelse Rammer Kostnader med forprosjektet er prosjektleders lønn/reiseutgifter, innleie av ekstern bistand og prosjektmedarbeidernes arbeidstid/reiseutgifter er beregnet til ca. kr Kostnader med implementering av ny organisatorisk løsning er beregnet til kr ØKONOMI FASE 1 - forprosjekt KOSTNADER 8 møter á 6 timer x 40 personer x kr. 600 kr Fellesmøter med arbeidstakere/tv RS Kr Prosjektledelse kr Møteutgifter RS kr Sum kostnad kr FINANSIERING (forprosjekt) Egenandel/eget arbeid i kommunene kr Ekstern finansiering (Fylkesmannen, KRD, MD, LMD, andre) kr Sum kostnad kr

47 Revidert forprosjektplan juni 2014 FASE 2 implementering av hovedprosjekt KOSTNADER 5 møter á ca 4 t x 40 pers x kr. 600 kr Prosjektledelse kr Tilpasning av felles programvarer med mer kr Møteutgifter, div RS kr Sum kostnad kr FINANSIERING (implementering av hovedprosjekt) Egenandel/eget arbeid i kommunene kr Ekstern finansiering (Fylkesmannen, KRD, MD, LMD, andre) kr Sum kostnad kr KONTRAKTER OG AVTALER Ingen. Værnesregionen, 19.juni 2013 Regionrådet AB -47-

48 PLM prosjektet Delrapport Landbruksforvaltningen Med kommunene Tydal, Selbu, Meråker, Frosta og Stjørdal Innhold 1. Generelt Prosjektorganisering Prosjektmandat Sammendrag og anbefalinger Nå-situasjonen i kommunene Tydal Selbu Stjørdal Meråker Frosta Oppgaver Konsekvenser for brukere, organisasjon og ansatte Brukerperspektivet Organisasjonsperspektivet Ansatteperspektivet Økonomi Anbefalinger Vedlegg

49 1. Generelt Denne delrapporten er en av tre deler som er knyttet til hovedrapporten til den samlede utredningen av bruk av vertskommunemodell innenfor planlegging, byggesak, miljøvern, landbruk, deling/oppmåling, plan- og geodatabehandling i Værnesregionen. Forprosjektet er organisert i en prosjektgruppe og tre arbeidsgrupper som er inndelt etter fagfelt. Denne delrapporten er en konsekvensvurdering av et felles tjenestesenter for landbruksforvaltningen i Tydal, Selbu, Stjørdal, Meråker og Frosta. Delrapporten starter gir en beskrivelse av nå-sitasjonen i de fem kommunene og vurderer hvilke oppgaver som kan flyttes til et felles tjenestesenter. Deretter har arbeidsgruppen vurdert konsekvensene for brukeren, organisasjonen, de ansatte og de har gjort noen betraktninger rundt det økonomiske aspektet. Til slutt i rapporten kommer konklusjon og anbefalinger. Konklusjonen til arbeidsgruppen er at hele landbruksforvaltningen kan flyttes til et felles tjenestesenter Prosjektorganisering Hver kommune har oppnevnt representanter til arbeidsgruppen. Gruppen konstituerte seg selv og valgte en leder som var ansvarlig for prosess, produkt og fremdrift i henhold til vedtatt milepælsplan. Arbeidsgruppen avklarte og besluttet selv sin arbeidsform og møtefrekvens. Arbeidsgruppe landbruk Navn Berit Bugten Østbyhaug Jannicke Larsen Audny Mehammer Knut Krokann Marit Kjøsnes Renå Liv-Edel Berg (repr. prosjektgruppe) Rune Stølan (prosjektkoordinator) Kommune Tydal Frosta Stjørdal Stjørdal Selbu Frosta Stjørdal Grunnlag: Forprosjektplan Felles kompetansemiljø innen planlegging, plan/byggesaksbehandling, tilsyn, deling/oppmåling, plan og geodataforvaltning, landbruk og miljøvern. NIVI-rapport 2012:5: Fylkespilot for å styrke plan-, miljøvern- og landbrukskompetansen i Sør-Trøndelag. Grunnlagsdokument

50 1.2. Prosjektmandat 1. Utrede forslag til samarbeidsløsning innenfor landbruk for kommunene Stjørdal, Meråker, Tydal, Selbu og Frosta. 2. Utrede hva som må delegeres fra kommunen til felles folkevalgt nemnd, og videre til rådmannen i vertskommunen. 3. Avklare hvilke oppgaver som skal utføres i felles tjenestesenter og i den enkelte kommune. For ytterligere detaljer henvises det spesielt til pkt 2 omfang og avgrensing i forprosjektplanen. 4. Utarbeide prosjektrapport etter vedlagt mal innen 20. november Utredningen skal bygge på en enkel konsekvensvurdering av blant annet følgende forhold: Juridiske konsekvenser, herunder utfordringer knyttet til saksbehandling og delegering Konsekvenser for brukerne / kommunens innbyggere Organisatoriske konsekvenser (fagmiljø, ledelsesstruktur, tverrfaglig samarbeid, forholdet til virksomheter som blir igjen i den enkelte kommune) Lokalisering, herunder behov for kontorplasser, andre lokaler som trengs og hvordan disse skaffes til veie. Investering, husleie og drift tas med i økonomiske konsekvenser. Økonomiske konsekvenser 2. Sammendrag og anbefalinger Det kan på generelt grunnlag sies at det er en dekkende bemanning i de fem kommunene, hvor Meråker og Frosta skiller seg ut som de mest sårbare. Alle kommunene får i dag dekket de lovpålagte oppgavene, mens man i varierende grad får utført noen ikke-lovpålagte oppgaver som landbruksplan og påfølgende tiltaksliste. Gruppen finner at det ved opprettelse av et felles tjenestesenter er hensiktsmessig at alle oppgavene innenfor landbruksforvaltningen flyttes, hvor noen er bedre egnet enn andre. Samlokalisering og samarbeid vil kunne gi en bedre og mer effektiv forvaltning. Fra brukerperspektivet vil faglig kvalitet, nærhet, tilgjengelighet og saksbehandlingstid være viktige kriterier for et godt tjenestetilbud. I mange tilfelle vil disse kriteriene trekke i samme retning ved valg av struktur og organisering. I andre sammenhenger vil det måtte foretas vanskelige avveininger og prioriteringer. God informasjon til brukerne om hvilke dager saksbehandler er til stede er viktig for å kunne lykkes. For brukeren kan det gi et kvalitetsløft dersom fagmiljøet blir større og mer spesialisert. Nærhet og tilgjengelighet må veies opp mot behov for spesialisering i et robust og stabilt fagmiljø. En vurdering av konsekvensene for organisasjonene (kommunene) viser at et felles tjenestesenter vil gi både positive og negative effekter. Den nye organisasjonen vil kunne fordele oppgaver på tvers som igjen skaper spesialisering. Større avstand mellom saksbehandler og søker fører til mindre utfordringer med inhabilitet og avhengighet. Dette må selvfølgelig vurderes opp mot verdien av 3-50-

51 lokalkunnskap. Organisasjonen vil bli mer robust i forhold til sykmeldinger, fravær, vakanser i stillinger fordi det vil bli flere personer å fordele oppgaver på samtidig som flere av de ansatte vil ha overlappende kompetanse. Samtidig vil et slikt miljø ha lettere for å rekruttere kvalifiserte søkere til ledige stillinger. En større organisasjon vil i utgangspunktet bli mer robust slik at det ved fravær, vakanser og skifte i bemanning vil være lettere å opprettholde oppgaveløsinga. For de ansatte vil dette redusere stress ved eventuelt langvarig fravær. Det å få arbeide i et større fag- og arbeidsmiljø vil for de fleste bety at arbeidshverdagen blir mer interessant. Hvis oppmøtested endres slik at de ansatte får lengre reiseavstand til jobben, vil det kunne oppleves som en ulempe. Hvis oppmøtested ikke endres, og kjøring derfra til felles tjenestesenter inngår i arbeidstida, vil det være mer akseptabelt. Hvor man får oppmøtested har betydning for økonomien, spesielt er dette relatert til reiseutgifter ved befaring. Men man kan vinne igjen mye av dette i effektivisering og bedre tilbud til brukerne. Spesialisering kan gi en økonomisk gevinst. Dersom man skal ha noen faste dager, da alle innen landbruk skal møtes, må man ha tilgang til kontorplasser for disse. Anbefalinger Gruppen finner at etablering av et felles tjenestesenter vil gi grunnlag for spesialisering som gir muligheter for en mer profesjonell og mindre sårbar organisasjon og som dermed blir bedre i stand til å løse sine oppgaver. Forutsetningene for dette er at brukerne ikke opplever dårligere tilgjengelighet, og at de ansatte sikres gode arbeidsvilkår. Det er viktig at etablering av samarbeidet foregår på en måte som gir grunnlag for et godt faglig og sosialt miljø i en ny organisasjon. Effekten av samarbeidet blir størst hvis kommunenes funksjoner innen plan, miljø og næring organiseres på samme måte som landbruksforvaltninga. Gruppen finner at alle oppgavene innenfor landbruk kan legges inn i et felles tjenestesenter. Ved et felles tjenestesenter anbefaler gruppen at: - Det legges opp til faste kontordager ute i kommunene for å sikre nærhet og forutsigbarhet for brukeren. - Felles kontorplass 1-3 dager i uken er ønskelig for å oppnå de skisserte fordelene med et felles tjenestesenter. Men på grunn av avstand mellom kommunene bør det legges opp til differensiering og individuelle avtaler. - De ansatte må ha tilgang til gode IT-løsninger uavhengig av kontorsted og det må legges til rette for interaktiv samhandling. Det opprettes felles politisk nemnd for landbruk med representanter fra alle kommunene. - Strategiske og prinsipielle beslutninger bør legges til politisk nemnd mens enkeltsaksbehandling delegeres til felles tjenestesenter. - Dissens: representanten for Tydal har anbefalt at de ikke går inn i et felles tjenestesenter. Se vedlegg for mer informasjon

52 3. Nå-situasjonen i kommunene 3.1. Tydal Årsverk: 2 Landbruksområdet i Tydal kommune er organisert i sektor for Næring og kultur. Sektoren innehar to stillinger (to årsverk) knyttet til landbruksområdet. Landbrukssjef som har fagansvaret på landbruk (jordbruk og skogbruk), og landbrukskonsulent. I henhold til kommunens pålagte ansvar innenfor fagområdet utgjør dette ca. 1,5 årsverk (mengde i de ulike ordningene de siste år). De resterende ca. 0,5 årsverk brukes til de ikke-lovpålagte oppgavene (eks. tiltaksplan næring/landbruk, næringsfond, IPT, landbrukstreff, prosjekt, veisyn Tydal, veiledning osv.). Vi ser at når det er to personer innenfor landbruksfaget framfor én, er man noe mindre sårbar ved evt. sykdomsperioder. Det kan likevel være utfordring i henhold til spesialiserte fagfelt dersom det for eksempel er langvarige sykdomsperioder. Tydal er den eneste kommunen i dette forprosjektet som er definert som fjellkommune (samt de østre deler av Meråker). Kommunens strategier og tiltak bygger på nettopp dette utgangspunktet. Landbruksforvaltningen bruker aktivt disse strategiene, utfordringene og mulighetsrommet som finnes lokalt i sin forvaltning av både de lovpålagte og ikke-lovpålagte oppgavene. Dette har vist seg å være en styrke for Tydalslandbrukets utvikling. Det utvikles et sterkt samarbeid innenfor lokal landbruksutvikling med resten av fjellregionen i området (Holtålen, Røros og Nord-Østerdalen). Her har alle kommunene mer like utgangspunkt i henhold til jord-, skog- og utmarksressursene, vekstsesong (fjellandbrukets agronomi), grovfôrbaserte produksjoner, små produsentmiljø, nydyrkingspotensialet, tilgangen til annet arbeid osv. Alt i alt for Tydal er et minimum på 1,5 årsverk nødvendig for å håndtere de lovpålagte oppgavene i henhold kommunens planverktøy. Når det gjelder de ikke-lovpålagte oppgavene løses de også i henhold til de lokale utfordringer, strategier og rammer i Tydal, og i sterk relasjon til de lovpålagte oppgavene Selbu Årsverk: 2,8 Selbu Kommune har tre stillinger knyttet til landbruk/ skogbruk. Tjenesteleder landbruk, kultur, næring 0,5 årsverk, fagsjef skogbruk 1 årsverk og rådgiver landbruk 0,8 årsverk. I tillegg er det en sekretærstilling (0,5 årsverk) samt at miljø og viltforvaltning er lagt til avdeling landbruk, kultur, næring. Rådgiver landbruk og tjenesteleder fordeler de lovpålagte oppgavene vedrørende landbruksforvaltning mellom seg, mens fagsjef skog har saker som er relatert til skog. Landbrukskontoret i Selbu har vært aktivt med for å hjelpe bønder som har hatt planer om å bygge nytt eller utvide fjøs. Det samme gjelder også med utbygging av skogsbilveger. Dette gjør at Selbu har vært på topp i fylket når det gjelder utbetaling fra Innovasjon Norge til landbruket og størst på skogsbilvegutbygging i Sør-Trøndelag. Landbrukskontoret i Selbu har arbeidet for å være en aktiv medspiller for bøndene i de sakene som måtte dukke opp. Det samarbeides tett på avdelinga og mange saker løses med samarbeid på tvers av fagfeltene, dette gjør at vi kjenner hverandres saker og kan gi svar på saker når kundene spør

53 3.3. Stjørdal Årsverk: 3,9 (Usikkerhet rundt en 80 % stilling som per dags dato er vakant) Landbruksoppgavene inngår i Enhet næring, og enheten har en bemanning som stort sett dekker behovet for løsing av de oppgavene som er lovpålagt. Oppgaver som ikke er lovpålagt, blir naturlig nok nedprioritert hvis det ikke er nok ressurser. Ansvaret for konsesjonssaker, omdisponering og deling etter jordloven, saker etter odelsloven og saker etter plan- og bygningsloven er lagt til Enhet arealforvaltning. Det er særlig behovet for å samordne behandling av delingssaker etter jordlov og plan- og bygningslov som er bakgrunnen for denne organiseringa. Med det antallet ansatte som behandler landbrukssaker kan medarbeiderne til en viss grad spesialisere seg på færre fagfelt, noe som gir mer effektiv saksbehandling. Videre oppnår en et faglig miljø som sikrer bedre oppgaveløsing og gir et bedre arbeidsmiljø. En har videre mulighet for å unngå sårbarhet ved sykmeldinger, permisjoner, osv. Til tross for dette kan ikke organisasjonen sett under ett betegnes som robust. Hvis de ansatte inngikk i et større miljø, ville en kunne utvikle dette videre til en mer robust organisasjon med god kompetanse og godt fagmiljø. Samorganisering med det øvrige næringsarbeidet i kommunen gir synergier, flyttes landbruk ut av enhet næring vil man kunne miste noe av dette. Enhet næring er fysisk plassert sammen med Enhet kommunalteknikk i Kjøpmannsgata 13. Avstanden til rådhuset er liten, men stor nok til at det er en utfordring å få til den samhandlinga som er ønskelig. Særlig vil endring i bemanning føre til at det tar lengre tid å bli kjent med hverandre når de ansatte er lokalisert på ulike steder. Den uformelle, sosiale kontakten er viktig for å løse kommunens oppgaver Meråker Årsverk: 1,6 (100 % vakant stilling) I Meråker kommune er tjenesteområdet landbruksforvaltning lagt inn under Sektor kommunal utvikling sammen med plan, byggesak, miljø, kart/oppmåling, drift av kommunal eiendom, vei/maskin, vann/avløp og brann. Det er 2 ansatte knyttet til jordbruks- og skogbruksforvaltning. Jordbrukssjefsstillingen er en 100 % stilling, men bare ca. 40 % stilling brukes til landbruksforvaltning. Utmarkskonsulentstilling i 80 % er lønnet over miljøsektoren. Av denne nyttes ca. 20 % stilling til skogbruksforvaltning. Landbruksforvaltningen har ingen egen merkantil tjeneste. Jordbrukssjefen har siden medio januar 2014 vært konstituert som sektorsjef, og jordbrukssjefsstillingen har vært vakant i denne perioden. Jordbrukssjefen er senere ansatt i sektorsjefsstillingen, og det vil bli lyst ut 100 % stilling der fagleder/konsulent der landbrukssaker vil være hovedformålet, men også slik at andre oppgaver kan tillegges. Det kunne med fordel ha vært brukt mer ressurser til næringsutviklingsarbeid rettet mot lokal landbruksnæring. De ansatte i sektoren har mange forskjellige arbeidsoppgaver, og disse ligger både innenfor og utenfor de områdene som nå blir utredet for et framtidig samarbeid i Værnesregionen. Det samarbeides godt på tvers av fagfeltene, og alle har god oversikt over arbeidsoppgavene og sakene som er på gang. Organisasjonen er således meget fleksibel og gir en god kundeservice

54 3.5. Frosta Årsverk: 1,2 (100 % vakant stilling) I Frosta kommune er det en ansatt i stilling som rådgiver landbruk. Rådgiver landbruk har ansvar for alle de lovpålagte oppgavene vedrørende landbruksforvaltning. Rådgiver landbruk har også ansvar for de ikke lovpålagte oppgavene, men det er en utfordring at disse blir nedprioritert. I tillegg er personen involvert i ulike prosjekter, som f.eks. Frosta kommunes deltakelse under Trøndersk Matfestival. Frosta kommune leier inn tjeneste fra Innherred samkommune vedrørende skogforvaltning, rundt kr i året blir det kjøpt tjenester for. Utfordringene for Frosta kommune er at man kun har en person som har ansvar for alle disse oppgavene. Dette er en svakhet ved sykemeldinger o.l. Man har ingen andre i kommunen som kan utføre de oppgavene rådgiver landbruk gjør i dag. En annen utfordring er at det blir veldig mange oppgaver på kun en person. Det er ikke nødvendigvis mange saker som skal behandles hele tiden, men rådgiver landbruk må ha oversikt og god kunnskap i alle ordningene i landbruksforvaltningen. Dette kan være tidkrevende når det dukker opp «sjeldne» saker. Mye tid blir brukt på å sette seg inn i ulike lovverk og forskrifter om og om igjen. En spesialisering innenfor enkelte områder kan være effektivt og besparende. 4. Oppgaver I Tabell 1 finner man en oversikt over de fleste av oppgavene enhet landbruk har ansvar for, og hva man ser på som lite, godt eller svært godt egnet til å flytte til en fellestjeneste. Tabellen sier samtidig noe om hvor stort behov det er for et desentralisert tjenestetilbud av disse oppgavene. Det kan variere noe innad i oppgavene, for eksempel under tilskuddsforvaltning. I forbindelse med f. eks. SMIL-midler og BU-midler bør man ha noe desentralisert. Rundt søknadsomgangene er man avhengig av at det er tilstedeværelse i kommunen, i alle fall fram til de fleste brukerne begynner å bruke de elektroniske plattformene. Ved velferdsordningene er man ikke så avhengig av tilstedeværelse i kommunen, og det er veldig godt egnet inn i en fellestjeneste. Her blir nærhet til NAV vesentlig. De oppgavene som går direkte på jord- konsesjon- og skoglov har mye å tjene på ved å flyttes til en fellestjeneste. Her er det kanskje litt mindre behov for desentralisering, men det må uansett påregnes noe befaring, samt lokalkunnskap. Man kan tjene noe på bl.a. effektivisering om man får noen til å spesialisere seg innen disse fagfeltene, i tillegg til at man får flere å støtte seg til. Dette gjelder også oppgaver angående nydyrking, bakkeplanering og erstatning. Det kan være effektivt at flere av de ikke lovpålagte oppgavene flyttes til en fellestjeneste. For eksempel vil det kunne være effektivt å ha en eller to personer som spesialiserer seg på landbruksplaner og som utarbeider disse i hver kommune. Man kan eventuelt ha en felles landbruksplan for hele regionen med ulike tiltaksstrategier for hver kommune. Man kan også arrangere åpne kurs og møter hvor man inviterer brukere fra hele regionen. Noe av oppgavene krever lokal tilstedeværelse, men alle oppgavene egner seg godt i en fellestjeneste. Her kan man også oppnå effektiviseringsgevinster på spesialisering

55 Se vedlegget «oppgavematrise» for mer detaljert beskrivelse under hver oppgave. Tabell 1 Oversikt over arbeidsoppgaver og hvordan man ser muligheten for en fellestjeneste og desentralisert tjenestetilbud. Lovpålagte oppgaver Ikke lovpålagte oppgaver Oppgaver Fellestjeneste Desentralisert tjenestetilbud Jordlovs- og Svært godt eget Lite konsesjonslovssaker Tilskuddsforvaltning inkl. Godt egnet Noe velferdsordninger (sykdom og tidligpensjon), lån og tilskudd til bruksutbygging AR5, landbruksregisteret Godt egnet Noe Nydyrking og bakkeplanering Svært godt egnet Noe Gjødselvareforskriften med Godt egnet Noe eventuelle lokale forskrifter Erstatningsordningene Svært godt egnet Lite Tilskuddsordninger på skog og Godt egnet Noe skogfond Rentemidler - skog Svært godt egnet Noe Skoglovsaker Svært godt egnet Noe Landbruksveg Godt egnet Noe Landbruksplan Godt egnet Noe Samrådsmøter med ulike Godt egnet Noe aktører i tilknytning til landbruket Informasjon (hjemmeside, infoskriv, Svært godt egnet Lite mm.) Inn på tunet Svært godt egnet Noe Økologisk landbruk Svært godt egnet Noe Utviklingsoppgaver Godt egnet Noe (rekruttering, oppfølging av tiltak i landbruksplan m.m.) Ved flytting av tjenester til et felles tjenestesenter må man ta hensyn til oppgaver som i dag løses lokalt. Eksempler på dette er oppgaver som fjellandbrukssatsningen, kommuneveterinæren i Tydal og Frostas deltakelse i Trøndersk matfestival. Man må finne en god løsning for å ivareta disse tjenestene, og man må passe på og ikke dele arbeidsoppgaver som gjør at man mister kompetanse på enkelte områder i kommunen. 5. Konsekvenser for brukere, organisasjon og ansatte 5.1. Brukerperspektivet Hva som ligger i begrepet bruker vil variere innen fagområdene, samt oppgaver innenfor fagområdene. Når man tenker på brukere innen offentlig forvaltning vil man først og fremst tenke på privatpersoner og næringsliv, men mange arbeidsoppgaver vil i stor grad også rette seg i mot både 8-55-

56 sektormyndigheter og internt til kolleger i den kommunale administrasjonen. I tillegg vil en del utviklingsarbeid og veiledning rette seg i mot bedrifter, lag og foreninger. Fra brukerperspektivet vil faglig kvalitet, nærhet, tilgjengelighet og saksbehandlingstid være viktige kriterier for et godt tjenestetilbud. Brukeren vil få større trygghet for likebehandling ved at fagmiljøet blir større og man kan ha lengre avstand til saksbehandler. I mange tilfelle vil disse kriteriene trekke i samme retning ved valg av struktur og organisering. I andre sammenhenger vil det måtte foretas vanskelige avveininger og prioriteringer. Veiledning / brukerservice Som bruker er man opptatt av at man får den hjelpen man trenger, når man trenger den. Mange av henvendelsene til kommunene er skriftlige i form av søknader/skjemaer etc., men det vil også være behov for veiledning og hjelp i forkant av en skriftlig henvendelse, eller rett og slett spørsmål og avklaringer. God informasjon til brukerne og «lære» dem å bruke landbrukskontoret i kommunen de dagene det er saksbehandler tilstede er viktig for å kunne lykkes. Mye kan avklares pr. brev, e-post og telefon, men i mange tilfeller ønsker brukere å ha et fysisk møte der man snakker direkte med en saksbehandler. Dette gjelder i stor grad i kompliserte saker der det kreves høy faglig forståelse. Det må vurderes om det kan benyttes utstyr for videokonferanse som hjelpemiddel på de dagene det ikke er saksbehandler i de enkelte kommunene, slik at saksbehandler kan veilede kunden via pc, spesielt i saker det haster med. Brukeren vil få tilgang til flere tilbud, eksempelvis kurs, fagmøter, studieturer og bredere nettverk. Fagmiljø / kompetanse Prosjektet har som mål å utrede en vertskommunemodell med desentralisert personell. Det gjør det nødvendig å utvikle varige samarbeids- og samhandlingsløsninger. Bemanningen og situasjonen i dag varierer en del fra kommune til kommune. Felles for de ansatte er at fagmiljøene er relativt små. For brukeren kan det gi et kvalitetsløft dersom fagmiljøet blir større og mer spesialisert. Nærhet og tilgjengelighet må veies opp mot behov for spesialisering i et robust og stabilt fagmiljø. En felles tjenesteleder gir en felles arena og kanal for samarbeid i forhold til fagmiljø og utvikling. Desentralisert personell med faste møtedager i vertskommunen er en mulig løsning for å sikre både tilgjengelighet og et godt fagmiljø Organisasjonsperspektivet Økt spesialistkompetanse Et samarbeid vil legge til rette for at den enkelte medarbeider i større grad kan spesialisere seg innenfor ett eller flere fagfelt. Flere saker av samme art vil medføre at de blir tryggere i sin saksbehandling slik at de trenger mindre tid til saksforberedelse og gjennomføring av oppgaven. Gjennom dette oppnår man en mer effektiv organisasjon. Økt spesialistkompetanse gjør organisasjonen bedre rustet til å løse kompliserte saker og forholde seg til profesjonelle, eksterne aktører i ulike saker

57 Større geografisk område Hva som blir definert som oppmøtested har stor betydning for hvilke økonomiske konsekvenser samarbeidstiltaket vil få for organisasjonen. Dette er omtalt i kap 5.4. Felles tjenestesenter kan medføre mindre lokalkunnskap hos den enkelte saksbehandler, men lokalkunnskap er tilgjengelig hvis alle kommunene tilfører personalressurs til felles tjenestesenter. I et felles tjenestesenter kan man legge til rette for å få større avstand mellom saksbehandler og søker. Dermed kan man unngå inhabilitet som kan oppleves som et problem med dagens organisering. Dette kan bidra til å øke omverdenens tillit til organisasjonen. Den foreslåtte endringen kan medføre større avstand til andre fagfelt i kommunen, men så lenge man legger opp til en desentralisert tilstedeværelse er det mulig å ivareta kontakten med andre fagfelt i kommunen. Samling i et fellestjenestesenter vil også kunne bidra til tilgang på bedre og annen kompetanse enn det man har tilgjengelig i dagens organisering. Robuste enheter Organisasjonen vil bli mer robust i forhold til sykmeldinger, fravær, vakanser i stillinger fordi det vil bli flere personer å fordele oppgaver på samtidig som flere av de ansatte vil ha overlappende kompetanse. Det er viktig å opprettholde denne robustheten i en fremtidig organisasjon. Rekruttering De siste årene har flere av kommunene opplevd at det har blitt vanskeligere å rekruttere nye medarbeidere til landbruksforvaltningen. Til mange av de utlyste stillingene har det vært få kvalifiserte søkere. Et større fagmiljø vil fremstå mer attraktivt for potensielle søkere og forhåpentligvis bidra til å øke antall kvalifiserte søkere til ledige stillinger. Et godt fagmiljø vil også kunne bidra til at regionen beholder medarbeiderne lenger. Kritisk masse hva blir igjen? I alle kommunene finnes det personer som har oppgaver innenfor mange fagfelt både innenfor og utenfor landbruksforvaltningen. Det er viktig at kommunene sitter igjen med nok personalressurser og kompetanse til å løse oppgaver som ikke er aktuelt å overføre til et «felleskontor». Et felles tjenestesenter skal bidra til å utvikle landbruket i alle kommunene. Prosjekter som er tilknyttet landbruket er det naturlig at et felles tjenestesenter tar seg av, her vil ledelsen gjøre en prioritering. Til andre prosjektbaserte oppgaver (for eksempel bolyst) bør det være mulighet for å leie folk fra et felles tjenestesenter for en avgrenset periode. Dette må avtales med ledelsen for hvert enkelt prosjekt/oppgave. Det er en fare for at man kan miste synergiene mellom landbruket og det øvrige næringsutviklingsarbeidet. Derfor er det viktig at man finner gode løsninger som ivaretar samhandlingen mellom disse funksjonene

58 Organisering En tydelig og strukturert ledelse vil være en forutsetning for å hente ut effektiviseringsgevinstene ved etablering av et fellestjenestesenter med desentralisert tilstedeværelse. I etableringsfasen vil det være nødvendig at oppgavefordelingen blir gjennom en god og involverende prosess. Felles kontorplass 1-3 dager i uken er ønskelig for å oppnå de skisserte fordelene med et felles tjenestesenter. Blant annet vil det bidra til å få på plass «vi-følelsen» og et godt fagmiljø. Men på grunn av avstand mellom kommunene bør det legges opp til differensiering og individuelle avtaler. I noen andre regioner har de valgt en samlokalisering med andre landbruksaktører i et felles «Landbrukets hus». Gruppen ser at det kan være faglig gunstig i en del saker, men vurderer at nærheten til de øvrige kommunale enhetene er av større betydning og at regionen er for stor til at det er realistisk. Politiske vedtak vil kunne bli bedre gjennom en kompetanseheving i politisk nemd. Ut fra dette mener vi at det bør være en nemnd for kun landbrukspolitiske saker Ansatteperspektivet For de ansatte blir det et viktig spørsmål hva som regnes som oppmøtested. Hvis oppmøtested endres slik at de ansatte får lengre reiseavstand til jobben, vil det kunne oppleves som en ulempe. Hvis oppmøtested ikke endres, og kjøring derfra til felles tjenestesenter inngår i arbeidstida, vil det være mer akseptabelt. Når enheten skal dekke et større geografisk område vil mer arbeidstid gå med til kjøring i forbindelse med for eksempel befaringer, noe som kan virke belastende på de ansatte. Videre vil større avstand til operativ ledelse kunne by på utfordringer. Det vil være ulik geografisk avstand mellom leder og den enkelte ansatte, noe som kan svekke lagfølelsen. Et større fagmiljø vil gi bedre muligheter for raskere og bedre oppgaveløsing. Det å få arbeide i et større fagmiljø og arbeidsmiljø vil for de fleste bety at arbeidshverdagen blir mer interessant. De ansatte har flere medarbeidere å diskutere faglige spørsmål med, og den samla kompetansen i organisasjonen blir bedre. Ei forutsetning for dette er at samarbeidsklimaet og arbeidsmiljøet for øvrig er slik at organisasjonen får utnytta dette potensialet. En større organisasjon vil i utgangspunktet bli mer robust slik at det ved fravær, vakanser og skifte i bemanning vil være lettere å opprettholde oppgaveløsinga. For de ansatte vil dette redusere stress ved eventuelt langvarig fravær. Det er mange og krevende saksområder i landbruksforvaltninga, og det er stordriftsfordeler i flere av saksbehandlingsoppgavene. Gjennom spesialisering vil en kunne oppnå bedre og mer effektiv oppgaveløsing. Det er imidlertid viktig å ta hensyn til at stor grad av spesialisering kan føre til at enkelte ansatte føler at de får en mindre interessant jobb. Hvis spesialiseringa fører til at det er bare en ansatt som har kompetanse på «sitt» område, vil ikke organisasjonen bli mer robust som følge av samarbeidet. Det er derfor viktig for en organisasjon å finne balansen mellom spesialisering og robusthet

59 Ved etablering av samarbeidet vil det by på utfordringer å fordele oppgavene slik at alle ansatte vil bli fornøyde. Misnøye med oppgavefordelinga vil kunne føre til dårligere arbeidsmiljø og dårligere oppgaveløsing. Det er viktig at alle ansatte får anledning til å medvirke når oppgavene fordeles. I den grad det er ulikheter i lønns- og arbeidsvilkår mellom kommunene vil det bety at det vil være en overgangsperiode fram til dette eventuelt er harmonisert. Hvis det ikke ryddes opp i ulikheter som skyldes hvor den ansatte kom fra, vil dette kunne være en kilde til misnøye og dermed dårligere arbeidsmiljø. For de ansatte vil det oppleves som positivt at man får et større fagmiljø man kan spille på i saksbehandlingen. Dette gjør at man kan unngå problem med inhabilitet og nærhet til søker Økonomi Hvor man får oppmøtested spiller en stor rolle inn på økonomien. Da tenker man på dette med reiseutgifter, dette blir også vesentlig innen befaringer. Dersom personen i Tydal sitter på en oppgave hvor man må på befaring til Frosta for å løse kan det bli store reiseutgifter. Det må her vurderes om det lønner seg med innkjøp av tjenestebil. Men man kan muligens hente inn noe av dette i effektivisering og bedre tilbud til brukerne. Kontorplasser blir også noe man må ta hensyn til. Dersom man skal ha noen faste dager, da alle innen landbruk skal møtes, må man ha tilgang til kontorplasser for disse. Hvor har man god kapasitet på kontorplasser? Dette er avhengig av hvilken organisering man velger. Blir det flere dager oppmøte i vertskommunen vil det kreve mer av kontorfasiliteter. Møtes man sjeldnere er ikke dette behovet like stort. Konferanseutstyr bør være noe man må sørge for at er tilgjengelig i alle kommunene. Da kan man evt. ta noen møter over Lync. Det kan som sagt også være gevinster i form av effektivisering gjennom spesialisering ved et felles tjenestesenter. Samt kan man slippe unna en del dobbeltarbeid ved en fellestjeneste. For eksempel ved informasjonssutsendelse, i stedet for at en fra hver kommune skal sende ut dette, kan man ha en eller to til dette i tjenestesenteret og man unngår mye dobbeltarbeid

60 6. Anbefalinger Gruppen finner at etablering av et felles tjenestesenter vil gi grunnlag for spesialisering som gir muligheter for en mer profesjonell og mindre sårbar organisasjon og som dermed blir bedre i stand til å løse sine oppgaver. Forutsetningene for dette er at brukerne ikke opplever dårligere tilgjengelighet, og at de ansatte sikres gode arbeidsvilkår. Det er viktig at etablering av samarbeidet foregår på en måte som gir grunnlag for et godt faglig og sosialt miljø i en ny organisasjon. Effekten av samarbeidet blir størst hvis kommunenes funksjoner innen plan, miljø og næring organiseres på samme måte som landbruksforvaltninga. Gruppen finner at alle oppgavene innenfor landbruk kan legges inn i et felles tjenestesenter. Ved et felles tjenestesenter anbefaler gruppen at: - Det legges opp til faste kontordager ute i kommunene for å sikre nærhet og forutsigbarhet for brukeren. - Felles kontorplass 1-3 dager i uken er ønskelig for å oppnå de skisserte fordelene med et felles tjenestesenter. Men på grunn av avstand mellom kommunene bør det legges opp til differensiering og individuelle avtaler. - De ansatte må ha tilgang til gode IT-løsninger uavhengig av kontorsted og det må legges til rette for interaktiv samhandling. Det opprettes felles politisk nemnd for landbruk med representanter fra alle kommunene. - Strategiske og prinsipielle beslutninger bør legges til politisk nemnd mens enkeltsaksbehandling delegeres til felles tjenestesenter. Dissens: representanten for Tydal har anbefalt at de ikke går inn i et felles tjenestesenter. Se vedlegg for mer informasjon

61 7. Vedlegg Dissens: representanten fra Tydal mener at Tydal kommune ikke bør gå inn i et felles tjenestesenter for Værnesregionen. For Tydalslandbruket og utviklingen av næringslivet i Tydal kan ikke den skisserte modellen anbefales. For de ansatte er nok dette en god løsning, men for næringsutvikleren og samfunnet i Tydal vil dette bli tyngre. Utfordringene og mulighetene innenfor landbruks- og næringsutviklingen i Tydal er en helt annen enn i de andre kommunene (produksjonsgrunnlaget, fagmiljøet, tilgangen til annet arbeid osv.). Dette gjør at det må arbeides på en måte innenfor forvaltnings- og utviklingsoppgavene der disse utfordringene og mulighetene tas høgde for. Brukerne i Tydal vil i beskrevet modell få redusert servicenivået som er viktig å holde oppe for å styrke denne type landbruks- og næringsutvikling. Beskrevet modell gir ikke rom for å jobbe/holde «den røde tråden» på utfordringene og mulighetene i de arbeidsoppgavene som landbruksforvaltningen har ansvaret for. Lokalkunnskapen til Tydalssamfunnet blir ikke opprettholdt, og med det vanskeliggjør fokuset på næringsutfordringene i arbeidsoppgavene. Bruk av denne kunnskapen i forvaltningen er en styrke og trolig nødvendig for utviklingen av Tydalslandbruket. Fagmiljøet i fjellandbruket er så lite at kommunene i dette området må bruke sitt mulighetsrom for å bidra til robust utvikling av disse bygdesamfunnene. Nettverket til de gode kreftene som er viktig i utviklingen av slike fjellbygder må opprettholdes. Det kreves nesten daglig fokus på utfordringene og mulighetene i dette området. Dette er styrken til landbruksnæringen her, og er derfor særs viktig for Tydal i dag. Totalt sett vurderes beskrevet samarbeidsmodell å gi dårligere løsning på landbruksforvaltningen og - utviklingen i Tydal enn i dag

62 PLM prosjektet Delrapport Miljøvernforvaltning Med kommunene Tydal, Selbu, Meråker, Frosta og Stjørdal Innhold 1. Generelt Prosjektorganisering Prosjektmandat Sammendrag og anbefalinger Nå-situasjonen i kommunene Tydal Selbu Stjørdal Meråker Frosta Oppgaver hva kan flyttes? Konsekvenser for brukere, organisasjon og ansatte Brukerperspektivet Organisasjonsperspektivet Ansatteperspektivet Økonomi Anbefalinger og forutsetninger

63 1. Generelt Denne delrapporten er en av tre deler som er knyttet til hovedrapporten til den samlede utredningen av bruk av vertskommunemodell innenfor planlegging, byggesak, miljøvern, landbruk, deling/oppmåling, plan- og geodatabehandling i Værnesregionen. Forprosjektet er organisert i en prosjektgruppe og tre arbeidsgrupper som er inndelt etter fagfelt. Denne delrapporten er en konsekvensvurdering av et felles tjenestesenter for miljøforvaltningen i Tydal, Selbu, Stjørdal, Meråker og Frosta. Delrapporten starter gir en beskrivelse av nå-sitasjonen i de fem kommunene og vurderer hvilke oppgaver som kan flyttes til et felles tjenestesenter. Deretter har arbeidsgruppen vurdert konsekvensene for brukeren, organisasjonen, de ansatte og de har gjort noen betraktninger rundt det økonomiske aspektet. Til slutt i rapporten kommer konklusjon og anbefalinger. Konklusjonen til arbeidsgruppen er at hele miljøforvaltningen kan flyttes til et felles tjenestesenter. 1.1 Prosjektorganisering Hver kommune oppnevner representanter til arbeidsgruppen. Gruppen konstituerer seg selv og velger en leder som er ansvarlig for prosess, produkt og fremdrift iht vedtatt milepælsplan. Arbeidsgruppen avklarer og beslutter selv sin arbeidsform og møtefrekvens. Arbeidsgruppe miljøvern Navn Hilde Kirkvold Rune Garberg Anne Marie Haneborg Roar Pettersen Harald Bergmann Marit Graftås (repr. prosjektgruppen) Rune Stølan (prosjektkoordinator) Kommune Tydal Selbu Meråker Frosta Stjørdal Meråker Stjørdal Grunnlag: Forprosjektplan Felles kompetansemiljø innen planlegging, plan/byggesaksbehandling, tilsyn, deling/oppmåling, plan og geodataforvaltning, landbruk og miljøvern. NIVI-rapport 2012:5: Fylkespilot for å styrke plan-, miljøvern- og landbrukskompetansen i Sør-Trøndelag. Grunnlagsdokument

64 1.2 Prosjektmandat 1. Utrede forslag til samarbeidsløsning innenfor miljøvern for kommunene Stjørdal, Meråker, Tydal, Selbu og Frosta. 2. Utrede hva som må delegeres fra kommunen til felles folkevalgt nemnd, og videre til rådmannen i vertskommunen. 3. Avklare hvilke oppgaver som skal utføres i felles tjenestesenter og i den enkelte kommune. For ytterligere detaljer henvises det spesielt til pkt 2 omfang og avgrensing i forprosjektplanen. 4. Utarbeide prosjektrapport etter vedlagt mal innen 20. november Utredningen skal bygge på en enkel konsekvensvurdering av blant annet følgende forhold: Juridiske konsekvenser, herunder utfordringer knyttet til saksbehandling og delegering Konsekvenser for brukerne / kommunens innbyggere Organisatoriske konsekvenser (fagmiljø, ledelsesstruktur, tverrfaglig samarbeid, forholdet til virksomheter som blir igjen i den enkelte kommune) Lokalisering, herunder behov for kontorplasser, andre lokaler som trengs og hvordan disse skaffes til veie. Investering, husleie og drift tas med i økonomiske konsekvenser. Økonomiske konsekvenser 2. Sammendrag og anbefalinger Det kan på generelt grunnlag sies at det er en dekkende bemanning i de fem kommunene, hvor noen av de mindre kommunene bør regnes som sårbare i form av få ansatte man kan spille på. Det kommer frem i alle kommunene at ulovlighetsoppfølging og tilsyn er noe som har blitt nedprioritert på grunn av ressursmangel. Gruppen finner at det ved opprettelse av et felles tjenestesenter er hensiktsmessig at alle oppgavene innenfor miljøforvaltningen flyttes, hvor noen er bedre egnet en andre. Viltforvaltning og friluftsliv er de områdene som krever mest lokal oppfølging. Samarbeid vil kunne gi en bedre og mer effektiv forvaltning. Fra brukerperspektivet vil faglig kvalitet, nærhet, tilgjengelighet og saksbehandlingstid være viktige kriterier for et godt tjenestetilbud. I mange tilfelle vil disse kriteriene trekke i samme retning ved valg av struktur og organisering. Prosjektet har som mål å utrede en vertskommunemodell med desentralisert personell. Det gjør det nødvendig å utvikle varige samarbeids og samhandlingsløsninger. For brukeren kan det gi et kvalitetsløft dersom fagmiljøet blir større og mer spesialisert. Nærhet og tilgjengelighet må veies opp mot behov for spesialisering i et robust og stabilt fagmiljø. Ved å legge ut miljøforvaltningsoppgaver i fellestjenester vi det gi noe større rom for spissing av kompetanse ved at de enkelte medarbeidere har ansvar for færre fagfelt. Et større faglig miljø vil i seg sjøl kunne være utviklende for kompetansen da det vil etablere en arena for faglig drøfting. En åpenbar ulempe med å betjene et større geografisk område er at det vil medføre økt reisetid som spiser av disponibel tidsressurs. Miljøforvaltning vil i stor grad være avhengig av befaringer i felt

65 Miljø etablert som en fellestjeneste vil kunne gi en mer robust organisasjon ved at det kan bli enklere å dekke opp for sjukefravær og vakanser ved at det er en større personalressurs å spille på. Fellestjeneste vil lett medføre en sektorisering av miljø, og det kan bli større avstand til tilgrensende fagmiljøer. Det anbefales at man tilstreber lokalisering særdeles i nærheten av plan, men også landbruk. I mange av oppgavene vil sannsynligvis kompetansenivå og tjenestene styrkes av et større fagmiljø. Det er mange fagfelt på miljø, og det krever mye av den enkelte saksbehandler å holde seg oppdatert på alle fagfeltene. Området ulovlighetsoppfølging og tilsyn er noe de fleste kommunene bør bli bedre på. Ved felles tjenestesenter vil det kunne være mulig med en større spesialisering innen de ulike arbeidsoppgavene innen miljø. Hvordan det «å bytte arbeidsgiver og å få nye arbeidskolleger» blir oppfattet vil være personavhengig, og konsekvensen vil i stor grad bli oppfattet subjektivt og forskjellig. Anbefalinger fra arbeidsgruppa for miljøvern: - Fagfeltet er egnet for fellestjenester, noen oppgaver er rene driftsoppgaver som må bli igjen i vertskommunen. Disse kan administreres fra fellestjenesten. - Arbeidsgruppa anbefaler at fagfeltet er organisert sammen med plan og landbruk i samme organisasjon - Arbeidsgruppa anbefaler at arbeidstakerne møtes regelmessig i fellestjenesten - Felles politisk nemd er ønskelig - Det anbefales å legge særlig fokus på å etablere felles team for tilsyn og ulovlighetsoppfølging. Behovet for ekstra ressurser må vurderes. - Delegeringsreglementene innen fagfeltet må standardiseres - Arbeidsgruppa mener at det i alle kommuner må finnes en førstelinjeservice knyttet til veiledning av brukerne: enkel veiledning, utlevering av skjema, kart mm - Ressursfordeling mellom fellestjenesten og lokal rådmann må avklares slik at det ikke blir en belastning for de ansatte og organisasjonene dette gjelder. 3. Nå-situasjonen i kommunene Dette kapitelet tar for seg dagens situasjon på miljøforvaltningen i kommunene. Hver enkelt kommune fremhever hvilke ressurser de har tilgjengelig, hva de får utført med denne og hva man ikke får gjennomført. Dette gir en pekepinn på hvilke felt kommunene har et potensial for samordning og effektivisering, som kan gi bedre og flere utførte tjenester Tydal Årsverk: 0,5 (+50 % vakant stilling) I Tydal er det per i dag en som er ansatt som miljøvernrådgiver i 100 % stilling: - Plan, delingssaker 0,5 årsverk - Miljøvern 0,5 årsverk (vilt, motorferdsel, naturmangfold osv.) Friluftsliv er et område som dekkes av innleid hjelp fra Tydal grunneierlag (tilrettelegging, opprydding). Ansvar for pilegrimsleden ligger hos kultur

66 Teknisk sjef gjennom 44 år har nylig sluttet og det er for tiden konstituert ny teknisk sjef fram til Tidligere tekniske sjef tok hånd om all arealplanlegging. Dette er nå lagt til miljøvernrådgiverstillingen. Ulovlighetsoppfølging utføres kun når kommunen blir gjort oppmerksomme på aktuelle saker. Innenfor miljøfaget ytes det tjenester internt i forhold til areal, bygg og landbruk. Tydal har ikke pr dato noe formelt samarbeid med andre kommuner innen fagområdet men hadde fra høsten 2007 fram til mars 2014 ansvar for motorferdsel i Selbu. Avdelingen har for tiden lite ressurser til å løse de løpende oppgaver og det er liten tid til utvikling og kompetanseheving. Det er lite eller manglende fagmiljø. Kommunen er også sårbar ved ferieavvikling og sykefravær 3.2. Selbu Årsverk: 1,4 Selbu kommune har en total stillingsandel på 140 % innen miljø. Arbeidsoppgavene innen miljø er fordelt på 2 stillinger som utgjør miljøavdelingen. Miljøavdelingen består av fagansvarlig miljø (100%) og viltansvarlig (40 %). I tillegg tillegges avdelingens sekretær en god del arbeid med motorferdselssaker, og da spesielt når søknadsperioden for motorferdsel med snøscooter rulleres hvert 5. år. Viltansvarlig er ansatt med 100 % i Selbu kommune, men leies ut til Selbu fjellstyre i 60 %. Miljøoppgavene kan på noen områder være sesongbetont (utslipp/forurensning på vår og sommer, motorferdsel på høst vinter, hjorteviltjakt på høst, rovdyr og beitedyrtap på sommer etc.). Det er da stor pågang som gir mindre tid til blant annet kontroll og tilsynsoppgaver, faglig oppdatering og høringsuttalelser med mer. Miljøavdelingen jobber tett og samarbeider godt og har et stort fokus på kontakt med brukerne, noe som er ekstra sentralt innen viltforvaltning og særlig hjorteviltforvaltning Stjørdal Årsverk: 1,85 Miljø som eget fagfelt er lagt til Etat teknisk drift, Enhet arealforvaltning. Enheten har ansvar for overordna og strategiske miljøoppgaver og konkrete miljøforvaltningsoppgaver lovforvaltning etter de fleste «miljølovene». Miljøkonsulent er tilsatt i 100 % stilling, mens enhetens samla ressursbruk antas å ligge nærmere 110 %. Stjørdal er prega av stort utbyggingspress, bl.a. store samferdselsanlegg, og mange av de sentrale miljøutfordringene er knytta til forvaltning av arealressursene. Stjørdal skiller seg også fra de øvrige kommunene i Værnesregionen ved også å ha en del bymessige miljøutfordringer. Miljøkonsulenten er integrert i arealforvaltningsmiljøet jobber hovedsakelig mot kommuneplannivået. Miljøforvaltninga drar nytte av komplementær kompetanse i Enheten. Viltforvaltning og myndighetsutøvelse etter lov om motorferdsel i utmark er lagt til Enhet næring ved samme etat, og oppgavene er fordelt på to stillinger. Viltforvaltning ivaretas av utmarksrådgiver. Estimert ressursbruk er ca. 30 % stillingsandel. Forvaltning etter lov om motorferdsel i utmark er estimert til ca. 5 % stillingsandel

67 Kommunen har idretts- og friluftskonsulent i 100 % stilling, tilknytta Etat kultur og oppvekst, der om lag halvparten av ressursen er kan knyttes til friluftsliv. Mesteparten av ressursen benyttes til drift av kommunale friluftsområder. Den totale stillingsressursen er knapp i forhold til oppgavene, noe som spesielt går ut over ulovlighetsoppfølging Meråker Årsverk: 0,6 I Meråker kommune er det ansatt en på miljø. Miljø dekkes opp av Utmarkskonsulent i 80 % stilling. I denne stillingen ligger det og ansvar for skogbruk og sekretærfunksjon trafikksikkerhetsutvalget, som utgjør 20 % av 80 % -stillingen. Dette gir 60 % til arbeid innen miljøsaker/fagområder i Meråker. Det holder stort sett til hva vi må gjennomføre. Lite tid til: Kontroll og tilsynsoppgaver. Lite tid til faglig oppdatering Lite tid til å følge opp forurensningssaker. Blir stort sett å ta tak i «akutte-saker» Lite tid til å følge opp andre miljøsaker Lite tid til å ligge i forkant på miljø-saker. Informasjon, arbeid mot mål/visjoner, retningslinjer Vanndirektivet. Dette er omfattende, og for å gjøre et godt arbeid her skulle det vært brukt hele stillingen i en kortere periode. Lite tid til egne/nye prosjekter på miljø f.eks. kartlegging og verdsetting av friluftsområder Til høringer gitt fra sentralt hold eller Fylkesmannen Mye tid går til motorferdselsaker, spesielt i vintersesongen fra midten av desember til ut mars går ca 1 til 2 arbeidsdager i uka med til motorferdselsaker Frosta Årsverk: 1 Stillingen skal dekke opp tjenesteproduksjonen og saksbehandlingen innen ansvarsområdet herunder også sekretærfunksjon for aktuelle planer med hjemmel i miljølovverket, hovedplan vann, hovedplan avløp, klima og energiplan, kommuneplanens samfunnsdel og arealplanen, kommunens planstrategi. Kommunen har delegert all myndighet innen miljø så langt lovene i miljølovverket tillater det. Det er verken viltnemnd, friluftsnemnd eller andre tilsvarende nemnder i kommunen. Det alt vesentlige av saksbehandling og vedtak utføres derfor på administrativt nivå. Det er i tillegg lagt følgende til stillingen ut over miljølovverket pr dato: Ansvar etter sivilberedskapsloven (Beredskapsplan og ROS-analysen) med 20 % stillingsressurs. Arbeid i verneområde Tautra etter avtale med Statens Naturoppsyn og Fylkesmannen i Nord- Trøndelag tilsvarende 1 månedsverk. Sekretærfunksjon for trafikksikkerhetsplanen, kommunens planstrategi og politivedtektene

68 Sekretærfunksjon foreløpig til for anleggsplan for idrett, friluftsliv og nærmiljø samt behandling osv. av søknader om spillemidler. Det er for lite tidsressurs til sentrale og krevende ansvarsområder herunder: Ulovlighetsoppfølging. Gjelder både registreringer, dokumentasjon, kontroll og tilsyn, eks.: Forurensningsloven (villfyllinger/deponi, avfallsbrenning mv), friluftsloven (sjikanøse stengsel mv), plan og bygningsloven (påkobling av separate avløpsanlegg til felles godkjente anlegg) m.fl. Revisjon mv. av eksisterende planer. Informasjon til innbyggerne/tjenestemottakere og forebyggende arbeid. Høringer gitt fra statlige forvaltningsnivåer. 4. Oppgaver hva kan flyttes? I Tabell 1 finner man en oversikt over de ulike oppgavene miljøenhetene har ansvar for, og hva man ser på som lite, godt eller svært godt egnet til å flytte til en fellestjeneste. Tabellen sier samtidig noe om hvor stort behov det er for et desentralisert tjenestetilbud av disse oppgavene. Kommunene har et stort ansvar på miljøområdet og er tillagt myndighet og plikter etter en rekke lover. Miljøverndepartementet har opprettet nettsiden som under hver lov fremhever hvilken myndighet og ansvar hver enkelt kommune har. Men for enkelte kommuner dekker ikke dette stillingsbeskrivelsen, se kapitel 3 for detaljer. Tabell 1 Oversikt over arbeidsoppgaver og hvordan man ser muligheten for en fellestjeneste og desentralisert tjenestilbud. Oppgaver Fellestjeneste Desentralisert tjenestetilbud Motorferdsel Svært godt egnet Noe Viltforvaltning Usikker / egnet Stort Naturmangfold Godt egnet Noe Friluftsliv Usikker / egnet Stort / noe Fiskeforvaltning Godt egnet Lite Forurensning Godt egnet Noe Miljøfyrtårn Svært godt egnet Lite Vannressursforvaltning Godt egnet Noe Miljøinformasjonsloven Svært godt egnet Lite Ulovlighetsoppfølging Svært godt egnet Noe Verneområdeforvaltning Svært godt egnet Noe Hundeloven Godt egnet Lite Strålevernloven Godt egnet Lite Dette er ikke en uttømmende liste, det må tas forbehold om at det er lovverk som ikke nevnes her som tilfaller prosjektet. Punkter satt opp med Usikker er kommentert under. Videre er det er det kommentert noen momenter innunder miljø som ikke er satt opp i tabellen over. Overordnet miljøarbeid (herunder klima og energiplan) I flere av kommunene har dette arbeidet blitt nedprioritert de siste årene på grunn av at de lovpålagte oppgavene som tar det meste av tiden. På Stjørdal er klima- og energiplanen vedtatt som en del av kommuneplanens samfunnsdel, og kommuneplanarbeidet (samfunnsdel og arealdel) er 7-68-

69 sentralt for overordna føringer på flere viktige miljøområder. Arbeidet med dette varierer etter kompetanse og kapasitet i de små kommunene. Utslippstillatelser til mindre avløpsanlegg Hvilke enhet som gir utslippstillatelser varierer mellom kommunene. I noen kommuner ligger dette til miljø, i andre til plan eller byggesak. Er hjemlet både i forurensingslov og plan- og bygningslov. Friluftsliv Feltet har et grensesnitt mellom kultur, oppvekst og miljø. Disse enhetene er ikke med i dette prosjektet, dermed må samarbeidet med disse beholdes i en ny organisering. I tillegg leier kommunene bistand til drift av offentlige og private friluftsområder, som foregår lokalt med frivillige lag og organisasjoner. Det overordnede planarbeidet med friluftsliv egner seg meget godt inn i et felles tjenestesenter. Viltforvaltning Fra å ha gått fra statlig forvaltning, forvaltning av fylkesmannen og deretter kommunal forvaltning til nå å være en mer grunneierstyrt forvaltning med kommunen som viltmyndighet, ser en at forvaltningen hele tiden har gått i retningen til å bli lokalt forankret. Etter «Forskrift om forvaltning av hjortevilt og bever» som ble gjeldende fra mars 2002, fikk kommune og grunneier mye større ansvar for, og frihet til å forvalte hjorteviltet. Det gjorde at en i større grad kunne forvalte den fra et lokalt perspektiv og lokale målsettinger. Kommunenes myndighetsansvar innebærer at det må utøves faglig skjønn i mange saker. Det kreves fagkunnskap og lokalkunnskap for å utøve et godt skjønn i viltforvaltningen innenfor de nasjonale rammene. En lokaltilpasset forvaltning vil nødvendigvis føre til noe forskjellig praksis mellom områder. Signaler fra Tydal og Meråker tyder likevel på at utfordringen ikke vil være like stor for disse kommunene som er bedre organisert og/eller har få driftsplanområder. Den gjeldende forvaltningsmodellen legger opp til et tett samarbeid mellom kommune og jaktrettshaver, og veilederrollen til kommunen er essensiell. For kommuner med mange jaktrettshavere, som i tillegg er lite organisert i form av grunneierlag/driftsplanområder kreves desto større kontakt mellom myndighet og utøvende forvalter. Ut i fra dette vil en si at en overordnet forvaltning vil være egnet i Værnesregionen, mens det er et stort behov for lokal oppfølging. 5. Konsekvenser for brukere, organisasjon og ansatte 5.1. Brukerperspektivet Når man snakker om brukerperspektivet i dette samarbeidsprosjekt om miljø, er det klart at brukerne i likhet med kommunene forventer at tjenesten vil bli bedre. Hva som ligger i begrepet bruker vil variere innen fagområdene, samt oppgaver innenfor fagområdene. Når man tenker på brukere innen offentlig forvaltning vil man først og fremst tenke på privatpersoner og næringsliv, men mange arbeidsoppgaver vil i stor grad også rette seg i mot både sektormyndigheter og internt til 8-69-

70 kolleger i den kommunale administrasjonen. I tillegg vil en del utviklingsarbeid og veiledning rette seg i mot bedrifter, lag og foreninger. Fra brukerperspektivet vil faglig kvalitet, nærhet, tilgjengelighet og saksbehandlingstid være viktige kriterier for et godt tjenestetilbud. I mange tilfelle vil disse kriteriene trekke i samme retning ved valg av struktur og organisering. I andre sammenhenger vil det måtte foretas vanskelige avveininger og prioriteringer. Veiledning / brukerservice Som bruker er man opptatt av at man får den hjelpen man trenger, når man trenger den. Mange av henvendelsene til kommunene er skriftlige i form av søknader/skjemaer etc., men det vil også være behov for veiledning og hjelp i forkant av en skriftlig henvendelse, eller rett og slett spørsmål og avklaringer. Mye kan avklares pr. brev, e-post og telefon, men i mange tilfeller ønsker man å ha et fysisk møte der man snakker direkte med en saksbehandler. Man har inntrykk av at dette i stor grad gjelder ved kompliserte saker der det kreves høy faglig forståelse, men det er en realitet at ikke alle har samme forutsetning til å forstå ulike fagtema som for noen kan være lett forståelig, men igjen vanskelig for andre. For å sikre fortsatt god brukerservice er det viktig at hver kommune har etablert en god førstelinjeservice. Fagmiljø / kompetanse Prosjektet har som mål å utrede en vertskommunemodell med desentralisert personell. Det gjør det nødvendig å utvikle varige samarbeids og samhandlingsløsninger. Bemanningen og situasjonen for kommunene i dag varierer en del fra kommune til kommune. Felles for de ansatte er at fagmiljøene er små. For brukeren kan det gi et kvalitetsløft dersom fagmiljøet blir større og mer spesialisert. Nærhet og tilgjengelighet må veies opp mot behov for spesialisering i et robust og stabilt fagmiljø. En felles tjenesteleder gir en felles arena og kanal for samarbeid i forhold til fagmiljø og utvikling. Desentralisert personell med faste møtedager i vertskommunen er en mulig løsning for å sikre både tilgjengelighet og et godt fagmiljø Organisasjonsperspektivet Økt spesialistkompetanse Miljøfeltet favner svært vidt. Dagens organisering innebærer at alle skal kunne litt om alt. Dette fremmer generalistkompetansen, men det begrenser muligheten for faglig fordypning og utvikling av mer spesialisert kompetanse. Ved å legge ut miljøforvaltningsoppgaver i fellestjenester vi det gi noe større rom for spissing av kompetanse ved at de enkelte medarbeidere har ansvar for færre fagfelt. Det bør imidlertid være minst to personer som dekker hvert fagfelt for å redusere sårbarheten i organisasjonen. Dette begrenser imidlertid potensialet for spesialisering 9-70-

71 Et større faglig miljø vil i seg sjøl kunne være utviklende for kompetansen da det vil etablere en arena for faglig drøfting. Betjene større geografisk område Å betjene et større geografisk område vil gi både fordeler og ulemper. Mange miljøforvaltningsoppgaver krever at det er god lokalkunnskap hos alle saksbehandlere, og det tar tid å bygge lokalkunnskap i en fellestjenestemodell. En åpenbar ulempe med å betjene et større geografisk område er at det vil medføre økt reisetid som spiser av disponibel tidsressurs. Miljøforvaltning vil i stor grad være avhengig av befaringer i felt. Også reising i forbindelse kontordager etc. i andre kommuner vil generere reising. For en del forvaltningsområder kan det være fordeler ved at det geografiske området blir større da det gir en organisasjon som bedre samsvarer med avgrensningene av de miljøverdiene som skal forvaltes, typisk vassdragsforvaltning. Robuste enheter Miljø etablert som en fellestjeneste vil kunne gi en mer robust organisasjon ved at det kan bli enklere å dekke opp for sjukefravær og vakanser ved at det er en større personalressurs å spille på. Potensielt vil fellestjenestemodellen kunne gi mulighet for en mer fleksibel bruk av arbeidskraftressursen ved at arbeidsoppgaver kan fordeles med varierende behov over tid. Det er imidlertid grunn til å peke på at det kan være en konflikt mellom ønsket om faglig spesialisering de krav til generalistkompetanse som må innfris for å få til en fleksibel bruk av arbeidskraft. Rekruttering Generelt vil det kunne hevdes at det i arbeidsmarkedet vil oppfattes som mer attraktivt om en kan tilby en arbeidsplass i et større fagmiljø. I Værnesregionen har det gjennomgående vært lite utskifting av personale i fagstillingene på miljøsida, og til nå har utfordringer knytta til rekruttering av miljøkompetanse vært mindre enn for en del andre fagstillinger. Det er derfor ikke åpenbart at organisering av miljøforvaltningsoppgaver i fellestjeneste vil være av vesentlig betydning for framtidig rekruttering til fagfeltet. I utgangspunktet er det også det en viss forskjell på kommunene da miljøansatte i de mindre kommunene i mindre grad opplever å tilhøre et relevant lokalt fagmiljø. Kritisk masse hva blir igjen? Fellestjeneste vil lett medføre en sektorisering av miljø, og det kan bli større avstand til tilgrensende fagmiljøer. Det vil være nødvendig å skille mellom de tjenester som i stor grad forholder seg til eksterne brukere og som i stor grad utøves uten vesentlig involvering av den øvrige kommuneorganisasjonen og de tjenester som i større grad retter seg innover mot den kommunale organisasjon. For de førstnevnte

72 vil det å legge tjenestene i en fellestjeneste berøre resten av organisasjonen i mindre grad. For de sistnevnte er det behov for å peke på nødvendigheten av nærhet til og sammenheng med andre fagmiljø. I særlig grad gjelder dette for arealforvaltninga, og det avgjørende at tilknytninga til kommuneplannivået blir tydelig. Også landbruksforvaltninga har betydelig grenseflate mot miljøforvaltninga, og det er viktig at denne ivaretas i rigging av ny organisasjon. Hvilke miljøtjenester som kan legges inn i en fellestjeneste kan derfor ikke sees uavhengig av hvordan tilgrensende fagfelt, blir organisert Ansatteperspektivet Mye av arbeidet innenfor miljø grenser mot både landbruk og særlig arealplan. Det er i dag mye kontakt mellom saksbehandler naturmangfold og saksbehandlere plan, landbruk og kommunalteknikk. Ved annen lokalisering vil denne samhandlingen bli dårligere. I mange av oppgavene vil kompetansenivå og tjenestene styrkes av et større fagmiljø. Det er mange fagfelt på miljø, og det krever mye av den enkelte saksbehandler å holde seg oppdatert på alle fagfeltene. Tidsklemma kan for enkelte saksbehandlere innebære at man må prioritere bort kurs og fagdager, for å få tid til de ordinære arbeidsoppgavene en skal gjøre. Ved felles tjenestesenter vil det kunne være mulig med en større spesialisering innen de ulike arbeidsoppgavene innen miljø. Området ulovlighetsoppfølging og tilsyn er noe de fleste kommunene bør bli bedre på. Dette er et ressurskrevende arbeid. I et felles tjenestesenter bør det være et mål at det bygges opp et fagmiljø som tar seg spesielt av dette. Et felles tjenestesenter vil innebefatte lenger reisevei for noen ansatte, det være seg for kontorarbeid, eller oppdrag ute i felt. Det kan være enkelte ukedager, eller for noen alle arbeidsdager. Dette vil ut fra et ansatte- og miljø perspektiv være negativt. Hvordan det «Å bytte arbeidsplass og arbeidskolleger» blir oppfattet vil være personavhengig, og konsekvensen vil i stor grad bli oppfattet subjektivt og forskjellig hos de ansatte. Et større fagmiljø vil forhåpentligvis føre til bedre fagkompetanse innenfor hvert område/arbeidsoppgave, og igjen mer effektiv saksbehandling. Dette vil både ut fra ansatte perspektiv og bruker perspektiv telle positivt. Det å ha en styrket fagmiljø på sitt arbeidsområde vil telle positivt for den ansatte. Flere å dele oppgavene på, muligheter til å diskutere de konkrete sakene og få en faglig vurdering fra andre som har kompetanse på området. Vil gi muligheter for spesialisering Økonomi Etablering av et felles tjenestesenter kan for noen oppgaver gi en mer effektiv, mer forutsigbar og mer kompetent tjenesteproduksjon. Arbeidsgruppen ser ikke for seg at dette umiddelbart vil gi en økonomisk innsparing, men heller at økt effektivt skal gi seg utslag i bedre tjenesteproduksjon. Etablering av en fellestjeneste vil gi en økt reiseaktivitet blant de ansatte. Denne økte reiseaktiviteten vil også ha en økonomisk kostnad

73 På samme måte må det legges til rette for samhandling mellom de ansatte. Slik arbeidsgruppens anbefaling er vil ansatte innen miljø være nødt til å disponere kontorplass både i vertskommunen og i de enkelte kommuner. 6. Anbefalinger og forutsetninger Arbeidsgruppen anbefaler at fagmiljø miljø blir lokalisert sammen med plan og landbruk. Dette innebærer en struktur som legger opp til tett samarbeid. Arbeidsgruppen finner ikke at det er sentrale spesialoppgaver som bør ha en annen organisering. En viktig begrunnelse for dette er at alle disse fagfeltene henger tett sammen. En stor del av de viktigste utfordringene i miljøforvaltningen er knyttet til forvaltning av arealressursene, som i hovedsak hjemles i plan- og bygningsloven. Et annet moment er at det til en viss grad praktiseres delte stillinger innen flere av fagfeltene. Det vil av praktiske årsaker derfor være formålstjenlig at alle fagfeltene må være organisert under samme ledelse. Arbeidsgruppa vil sterkt anbefale at det ut i fra hensynet til de ansatte er viktig å legge til rette for at den enkelte har en organisasjon å forholde seg til. Om en ansatt skal ha flere organisasjoner å forholde seg til, vil dette over tid kunne skape vanskelige arbeidsforhold og en krevende situasjon knyttet til lojalitet. Detaljer og føringer knyttet til lønns- og arbeidsforhold må avklares i en eventuell ny fellestjeneste. Desentralisert bemanning I mandatet som arbeidsgruppen har forholdt seg er det et krav at det skal legges til rette for desentralisert bemanning. Arbeidsgruppens konklusjon er at dette er nødvendig innenfor noen av oppgavene (se tabell 1). Hensyn til dagens ansatte kan likevel medføre noe mer desentralisert bemanning enn det tabell 1 viser. En generell anbefaling fra gruppen er at det er hensiktsmessig at man samles regelmessig. Et svært viktig moment er at man ønsker å beholde dagens ansatte gjennom denne prosessen. For ansatte i småkommuner er det derfor et vesentlig moment at en overvekt av tjenesteproduksjonen må foregå med utgangspunkt i dagens arbeidsplass. Det er heller ikke arbeidsgruppens vurdering at det er hensiktsmessig å legge opp til for mye reisetid ved en omorganisering av tjenesteproduksjonen. Dette vil kreve ressurser og kan sees på som en kostnad som vil redusere tjenesteproduksjonen

74 Arbeidsgruppa har sammenstilt ulike tema og fordeler og ulemper knyttet til at alle fagfeltene skal samles i en fellestjeneste under en vertskommune: Brukerperspektivet Positive effekter Negative effekter Høgere spisskompetanse Mulig med kortere åpningstid for brukerne timebestilling kan bli mer vanlig Mer effektiv saksbehandling Over tid mindre lokalkunnskap i ytterkantene av Værnesregionen Felles politisk nemd gir større likebehandling og større forutsigbarhet Bedre kompetanse til komplekse og større saker Mer robust organisasjon mindre sårbarhet til vakante stillinger Bedre forutsetninger for rekruttering av faglig kompetent personell Organisasjonsperspektivet Positive effekter Større og mer robust fagmiljø Mer effektiv tjenesteproduksjon bedre i stand til å løse langsiktige og store oppgaver, f.eks. kommuneplanarbeid Tydeligere og mer profesjonell ledelsesstruktur Etablering av en egen tilsynsenhet Ansatteperspektivet Positive effekter Større og bedre fagmiljø En ledelse med miljøkompetanse Bedre forutsetninger for kursing og faglig oppdatering Negative effekter Høyere terskel for tverrfaglig samarbeid mer fragmentering av tverrfaglig fagmiljø Høyere terskel for service til andre deler av organisasjonene Mindre fagmiljø i småkommunene for de deler av organisasjonen som blir igjen Dårligere arbeidsmiljø for de deler av organisasjonen som blir igjen hva er nedre terskel for en organisasjon som en kommuneadministrasjon? Negative effekter Mer tid kan gå med til reise/transport Mindre påvirkningsgrad for egen arbeidsdag Utover hovedanbefalingene har arbeidsgruppen drøftet og vurdert ulike tema som mandatet og forprosjektrapporten adresserer. Nedenfor følger en tema vis gjennomgang av disse med konkrete anbefalinger

75 Delegering og juridiske konsekvenser knyttet til saksbehandling og delegering Arbeidsgruppen er av den oppfatning av at det må være et felles prinsipp for delegering. Det er hensiktsmessig at delegering fra kommunestyrer og ned til utvalg og administrasjonen blir det samme for alle kommunene som deltar i fellestjenesten. Arbeidsgruppen foreslår også at det blir etablert en felles politisk nemd innen miljø. En slik felles politisk nemd vil, etter arbeidsgruppens vurdering, sikre likebehandling av samme typer saker og gi større forutsigbarhet for innbyggerne i alle kommunene. Gebyrregulativ I de tilfeller det er gebyrpålagte tjenester bør dette der det er mulig harmoniseres i alle kommuner. Ulovlighetsoppfølging Dette er en nedprioritert oppgave i samtlige kommuner. Det anbefales derfor å legge særlig fokus på å etablere felles team for tilsyn og ulovlighetsoppfølging. Behovet for ekstra ressurser må vurderes. Førstelinjetjeneste Dagens situasjon er at kommunene har ulike måter å løse førstelinjetjeneste på. Det finnes alt fra servicetorg som gir en god del veiledning og hjelp og det finnes også rene mottakstjenester for telefon og besøk. Ved en sentralisering av fagfeltene til en vertskommune er det arbeidsgruppens vurdering at det hadde vært et godt tilbud til innbyggerne i kommunene om det kunne vært utført en førstelinjetjeneste knyttet til enkel informasjon og hjelp som for eksempel utlevering av skjema, veiledning i bruk av ulike nettsider etc. Arbeidsgruppen vil presisere at dette kun er en anbefaling da det til syvende sist må være rådmennene i de ulike kommunene som har ansvaret for førstelinjetjeneste og må ta stilling til hvilken service og hvilke tjenester som skal ytes. Merkantile oppgaver Eksempler på merkantile oppgaver er: - forberedelse og etterarbeid knyttet til politiske saker - arkivtjeneste - postfunksjoner Det forutsettes at post og arkivfunksjoner løses på en god måte og at saksbehandler minst gis den samme merkantile støtten de har i dag. Organisering I småkommunene er en del av stillingene innenfor miljø satt av til andre oppgaver, for eksempel knyttet opp mot rådmannen. Ressursfordeling mellom felles tjenesten og lokal rådmann må avklares slik at det ikke blir en belastning for de ansatte og organisasjonene dette gjelder. IT-systemer Hver ansatt må ha tilgang på en bærbar computer

76 Anbefalinger fra arbeidsgruppa for miljøvern: - Fagfeltet er egnet for fellestjenester, noen oppgaver er rene driftsoppgaver som må bli igjen i vertskommunen. Disse kan administreres fra fellestjenesten - Arbeidsgruppa anbefaler at fagfeltet er organisert sammen med landbruk og plan i samme organisasjon - Arbeidsgruppa anbefaler at arbeidstakerne er minst 1-2 dager i uka i fellestjenesten - Felles politisk nemd er ønskelig - Det anbefales å legge særlig fokus på å etablere felles team for tilsyn og ulovlighetsoppfølging. Behovet for ekstra ressurser må vurderes. - Delegeringsreglementene innen fagfeltet må standardiseres - Arbeidsgruppa mener at det i alle kommuner må finnes en førstelinjeservice knyttet til veiledning av brukerne: enkel veiledning, utlevering av skjema, kart mm - Ressursfordeling mellom fellestjenesten og lokal rådmann må avklares slik at det ikke blir en belastning for de ansatte og organisasjonene dette gjelder

77 PLM prosjektet Delrapport plan, byggesak, oppmåling, kart og geodata Med kommunene Tydal, Selbu, Meråker, Frosta og Stjørdal Innhold 1. Generelt Sammendrag Nå-situasjonen i kommunene Tydal Selbu Stjørdal Meråker Frosta Konsekvenser for brukere, organisasjon og ansatte Byggesaksbehandling Brukerperspektivet Organisasjonsperspektivet Ansatteperspektivet Oversikt Plan og regulering Brukerperspektivet Organisasjonsperspektivet Ansatteperspektivet Oversikt Oppmåling, kart og geodata Brukerperspektivet Organisasjonsperspektivet Ansatteperspektivet Oversikt Anbefalinger Vedlegg Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side 1-77-

78 1. Generelt Denne delrapporten er en av tre deler som er knyttet til hovedrapporten til den samlede utredningen av bruk av vertskommunemodell innenfor planlegging, byggesak, miljøvern, landbruk, deling/oppmåling, plan- og geodatabehandling i Værnesregionen. Forprosjektet er organisert i en prosjektgruppe og tre arbeidsgrupper som er inndelt etter fagfelt. Denne delrapporten er en konsekvensvurdering av et felles tjenestesenter for plan, byggesak, oppmåling, kart og geodata i Tydal, Selbu, Stjørdal, Meråker og Frosta. Delrapporten starter med et sammendrag og gir så en beskrivelse av nå-situasjonen innenfor de ulike fagfeltene hos de enkelte kommunene, før den diskuterer hvert enkelt fagfelt og konsekvensene ved å flytte det inn i et felles tjenestesenter. Til slutt kommer gruppen med anbefalinger. Prosjektorganisering: Hver kommune har oppnevnt en representant til arbeidsgruppen. Gruppen konstituerte seg selv og valgte Bård Øyvind Solberg (Meråker) som leder for prosess, produkt og fremdrift iht vedtatt milepælsplan. I tillegg deltar Rune Stølan som prosjektkoordinator og Ove Mogård og Eirik Einum som faddere fra prosjektgruppen. Arbeidsgruppa har gjennomført 4 heldagsmøter. Samtlige har møtt i alle møtene med unntak av et frafall på et av møtene. Rune Stølan har skrevet referat fra alle møtene. Arbeidsgruppe plan, byggesak, oppmåling, kart og geodata Navn Grete Græsli Paul Petter Uglem Bård Øyvind Solberg Lars Runningen Anniken Hastadklev Julie Bjugan Jan Enget Kommune Tydal Selbu Meråker Frosta Stjørdal Stjørdal Stjørdal Tore Tagseth fra Frosta kommune var oppnevnt i arbeidsgruppen, men har ikke møtt i noen av møtene. Ove Mogård (Selbu kommune) og Eirik Bernhard Einum (Tydal kommune) fra prosjektgruppen har møtt i h.h.v. 2 og 4 av møtene til arbeidsgruppen. Grunnlag: Forprosjektplan Felles kompetansemiljø innen planlegging, plan/byggesaksbehandling, tilsyn, deling/oppmåling, plan og geodataforvaltning, landbruk og miljøvern. NIVI-rapport 2012:5: Fylkespilot for å styrke plan-, miljøvern- og landbrukskompetansen i Sør-Trøndelag. Grunnlagsdokument. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side 2-78-

79 Prosjektmandat: 1. Utrede forslag til samarbeidsløsning innenfor plan, byggesak, oppmåling, kart og geodata for kommunene Stjørdal, Meråker, Tydal, Selbu og Frosta. 2. Utrede hva som må delegeres fra kommunen til felles folkevalgt nemnd, og videre til rådmannen i vertskommunen. 3. Avklare hvilke oppgaver som skal utføres i felles tjenestesenter og i den enkelte kommune. For ytterligere detaljer henvises det spesielt til pkt. 2 omfang og avgrensing i forprosjektplanen. 4. Utarbeide prosjektrapport etter vedlagt mal innen 20. november Utredningen skal bygge på en enkel konsekvensvurdering av blant annet følgende forhold: Juridiske konsekvenser, herunder utfordringer knyttet til saksbehandling og delegering Konsekvenser for brukerne / kommunens innbyggere Organisatoriske konsekvenser (fagmiljø, ledelsesstruktur, tverrfaglig samarbeid, forholdet til virksomheter som blir igjen i den enkelte kommune) Lokalisering, herunder behov for kontorplasser, andre lokaler som trengs og hvordan disse skaffes til veie. Investering, husleie og drift tas med i økonomiske konsekvenser. Økonomiske konsekvenser 2. Sammendrag Arbeidsgruppen anbefaler at alle fagfelt samles under en felles organisasjon med felles ledelse for plan, byggesak, geodata og oppmåling. Hensynet til en helhetlig, forutsigbar og faglig kompetent forvaltning er viktige moment. Likeså er det også arbeidsgruppens vurdering at en felles organisasjon vil over tid være viktig for rekruttering av faglig kompetente medarbeidere. Fagfeltene stiller betydelige krav til spesiell kompetanse. Et annet sentralt moment er at alle fagfeltene henger tett sammen og har stor gjensidig nytte av å være samlet i en felles organisasjon. En felles organisering vil etter arbeidsgruppens vurdering, ha et stort potensial for å utvikle et sterkt fagmiljø og en effektiv tjenesteproduksjon. Dette potensialet vil svekkes om fagfeltene skal organiseres under ulik ledelse, ved for eksempel om bare et eller to av fagfeltene skal inn i en fellestjeneste. Det er også sentralt for arbeidsgruppen at en samling av fagfeltene i Værnesregionen over tid vil gi større sikkerhet og forutsigbarhet for brukerne av tjenestene. Til tross for en overvekt av positive argumenter er det også noen negative effekter av en slik sammenslåing. For det første vil det over tid bli mindre nærhet mellom tjenesteproduksjonen og den enkelte kommunene. Arbeidsgruppen mener at det vil bli mer krevende med tverrfaglig samarbeid med de delene av tjenesteproduksjonen som ikke vil inngå i en ny fellestjeneste. Etter arbeidsgruppens vurdering er ikke prosessen særlig godt forankret, verken i det politiske nivået eller blant administrasjonene. Dette vil kunne bli utfordrende ved implementering. Arbeidsgruppen vil peke på at det er helt avgjørende at delegering av oppgaver fra det politiske nivået og til en felles politisk nemd og videre til administrasjonen blir gjennomført likedan i alle kommunene som skal delta i fellestjenesten. En felles politisk nemd er etter arbeidsgruppen sin vurdering en forutsetning for å etablere en effektiv fellestjeneste. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side 3-79-

80 Arbeidsgruppen ser for seg fire hovedområder hvor tjenesteproduksjonen bør kunne bli forbedret og effektivisert som en følge av etablering av fellestjenesten. Dette gjelder etablering av tilsyn i byggesaker, langsiktig og forutsigbar overordnet planlegging først og fremst knyttet til kommuneplanarbeidet, sterkere og bedre tjenester knyttet til kart og geodata og mer fokus på brukertilrettelegging. 3. Nå-situasjonen i kommunene 3.1. Tydal I Tydal er det per i dag følgende bemanning innen de ulike temaene: - Byggesak 1,0 årsverk - Plan, delingssaker 0,5 årsverk - Kart, oppmåling og geodata 1,0 årsverk Teknisk avdeling er for tiden midt i en omstillingsprosess, og har ny konstituert sektorleder fram til Tidligere teknisk sjef tok hånd om all planbehandling. Dette er nå lagt til miljøstillingen. Utarbeidelse/endringer av kommunens egne reguleringsplaner og kommuneplanens arealdel kjøpes fra private firma. Kommunen kjøper også en del oppmålingstjenester fra private firma. De ansatte utfører i dag mange prosjektrelaterte oppgaver i tillegg til primæroppgavene. Det utføres per i dag ikke tilsyn i byggesaker. Tydal er i gang med etablering av planregister gjennom et prosjekt i regi av Statens kartverk. Tydal har ikke noe formelt samarbeid med andre kommuner innen de aktuelle fagområdene. Avdelingen har for lite ressurser til å løse de løpende oppgaver og det er ingen tid til utvikling og kompetanseheving. Det blir lite eller manglende fagmiljø med kun en ansatt innen hvert fagfelt. Det er stor sårbarhet ved sykefravær, ferieavvikling og vakanse i stillinger Selbu I Selbu er det per i dag følgende bemanning innen de ulike temaene: - Byggesak 1,5 årsverk - Kart og geodata 0,8 årsverk - Oppmåling 1,0 årsverk - Plan 0,6 årsverk (for tiden ubesatt) Per i dag er det lite samarbeid/kontakt med andre kommuner. Tidligere eksisterte det et forum for byggesak med flere kommuner i Sør-Trøndelag. Dette ble opplevd som svært positivt. Tilsyn i byggesaker er nærmest fraværende. Arealplanleggerstillingen er for tiden ubesatt. Dette skyldes til dels at man avventer hva som blir resultatet av prosessen med fellestjenester innen Værnesregionen. Tjenesteleder fungerer p.t. som planansvarlig. Det er heller ikke ansatt ny sektorsjef, og dette avventes også resultatet av dette prosjektet. Rådmannen fungerer som sektorsjef. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side 4-80-

81 For alle fagfeltene ytes det mindre tjenester internt i kommunen til flere sektorer, men det er særlig mye samarbeid med miljø og landbruk. Man vurderer at det er stor sårbarhet i forhold til vakante stillinger, permisjoner, sykemelding o.l. i en så liten organisasjon. Det er også små muligheter for kompetanseutvikling slik situasjonen er i dag Stjørdal I Stjørdal er det per i dag følgende bemanning innen de aktuelle temaene: Plan og regulering 7,2 årsverk Byggesak 5 årsverk Kart og geodata 2 årsverk Oppmåling 3 årsverk Ny kommuneplan er vedtatt med høyt ambisjonsnivå på områdeplanlegging, noe som gir utfordringer med hensyn på kapasitet da mange private planer også ønskes igangsatt samtidig. Kommunen deltar i IKAP Trondheimsregionen. Kommunen har hatt en intensjon om å bistå andre kommuner med planspørsmål, men har ikke hatt tid. Det er store forventninger til planlegging som man sliter med å møte på grunn av for lav kapasitet, krav til utredninger på geoteknikk, arkeologi mm som både tar tid og krever kunnskap som må kjøpes Meråker I Meråker er det per i dag følgende bemanning innen de aktuelle temaene: - Byggesak 0,8 årsverk - Oppmåling 0,9 årsverk - Plan 1,0 årsverk Rekruttering er generelt sett utfordrende. Det er krevende å få kvalifiserte søkere og enda mer krevende å få kvalifiserte søkere til å ta jobber de blir tilbudt. Man er i stor grad avhengig av å rekruttere folk med tilknytning til kommunen og tettstedet. Per i dag har ikke Meråker kommune noe formelt samarbeid med andre kommuner innen de aktuelle fagfeltene. Man tar kontakt med noen om man har spørsmål gjennom personlige nettverk. Faglig utvikling over tid er krevende og har generelt sett lite fokus i organisasjonen. De fleste har i stor grad «mangesysleri» i sine stillinger. Det er et godt samarbeid på tvers mellom både fagfeltene som drøftes i denne delrapport men også godt samarbeid mot kommunalteknikk, landbruk og miljø/utmark. Fra et ansattperspektiv ønsker alle innen fagfeltene flere kollegaer og et større fagmiljø med bedre muligheter for faglig oppdatering og noe mer spesialisering. Saker som er «enkle» kan i enkelte tilfeller kreve mye ressurser og ta lang tid fordi det ofte kan være mange år siden sist man behandlet noe lignende. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side 5-81-

82 3.5. Frosta I Frosta er det per i dag følgende bemanning innen de ulike temaene: - Byggesak: 1,5 årsverk o Saksbehandling av bygge- og delingssaker o Saksbehandling av reguleringssaker - Geomatikk: 1,0 årsverk o Oppmåling etter matrikkelloven: 0,9 årsverk o Geodataarbeid: 0,1 årsverk (kan variere sterkt) o Kommuneplan - Plan: 0,1-0,2 årsverk (ligger under miljø). Stillingsandel har store variasjoner o Kommuneplan o Risiko og sårbarhetsanalyser o Andre sektorovergripende planer Rekruttering er vanskelig i perioder med gode jobbmuligheter i privat sektor, neppe p.g.a. få faglige utfordringer, men heller p.g.a. lønnsnivå. Man har mange ulike oppgaver på få ansatte. Dette gir mindre spissing av kompetanse, men generelt har man et bredt spekter av oppgaver både innenfor og utenfor sitt fagfelt. Dette gjør arbeidet mer interessant og gir samlet sett stor faglig bredde. På Frosta oppleves det ikke at man har et generelt problem med kompetanse. De ansatte har stort sett den samme bakgrunn som ansatte i nabokommuner. Organisasjonen får kompetanseøkning fra kurs og gjennom det mangfold av oppgaver som man har. I den grad det er ulikheter i kompetanse i forhold til andre kommuner, kan det skyldes ulikheter i sakstyper som således har gitt ulik erfaring og kompetanse. Hver enkelt har skaffet seg et kontaktnett gjennom fylkesmannen, nabokommuner, foreninger og andre kolleger. Sånn sett har man allerede et fagmiljø som kan kontaktes ved behov, men for det meste er man i stand til å løse oppgavene uten faglig input utenfra. En liten organisasjon gir mulighet for lavere fagbarrierer enn en stor organisasjon. I Frosta er vegen kort til nabokontoret, uansett fagfelt. Det gir mulighet for en effektiv og god arbeidsflyt/saksbehandling. Med lite stillingsressurser på et fagfelt kan det være stor sårbarhet i tilfelle sykdom. Erfaringsvis er det likevel sjeldent at det har medført vesentlige problemer. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side 6-82-

83 4. Konsekvenser for brukere, organisasjon og ansatte 4.1. Byggesaksbehandling I forhold til fagfeltet inneholder dette flere delområder. Følgende delområder er identifisert: - Byggesaksbehandling, inkludert veiledning og forhåndskonferanser - Bolig-delen i matrikkelen - Tilsyn med byggesaker - Ulovlighetsoppfølging - Dispensasjonssaker etter 19 i plan- og bygningsloven - Dokumenttilsyn - Delingssaker - Spredte avløp Når det gjelder delingssaker og spredte avløp er dette oppgaver som kan plassere også under andre funksjoner. Det samme gjelder til dels også dispensasjonssaker etter 19 i plan- og bygningsloven. Det har vært mye snakk om å etablere en egen tilsynsavdeling i Værnesregionen. I utgangspunktet mener arbeidsgruppen at tilsyn hører inn under en byggesaksavdeling. Etter arbeidsgruppens vurdering, vil etablering av en fellestjeneste for byggesaksbehandling innen Værnesregionen frigjøre ressurser/kapasitet som kan brukes til å utøve tilsyn i byggesaker Brukerperspektivet Fra et brukerperspektiv er det sentralt at det legges til rette for at brukerne kan få bedre informasjon fra administrasjonen. Det vil være positivt for brukerne med mer robuste organisasjoner for å håndtere vakante stillinger, permisjoner, sykdom o.l. Et større fagmiljø vil også gi økt kompetanse og et potensial for en mer effektiv ressursutnyttelse. Man vurderer også at en større organisasjon vil kunne lette rekruttering av fagpersonell. En større organisasjon vil også legge forholdene bedre til rette for en mer forutsigbar saksbehandling for brukerne og større grad av likebehandling. Dette vil særlig gjelde dispensasjonssaker, men kan også gjelde mer generelt for byggesaker Organisasjonsperspektivet Det vil kunne bli mer utfordrende å samarbeide med andre enheter i kommunene, for eksempel kommunalteknikk. I forhold til byggesak er det viktig at det legges til rette for et godt og nært samarbeid mellom bygg, plan, oppmåling, kart/geodata, landbruk og miljø. Det er også et ønske at det kan legges til rette for en viss grad av veiledning, utlevering av skjema, utarbeidelse av nabolister, kart etc. fra de ulike kommunenes servicetorg. Et viktig grep vil være at det kan etableres funksjoner som driver med tilsyn innen byggesak. Dette er et lovkrav også i dag, og vil bli enda mer viktig i årene som kommer. Man kan også bedre kompetanse til å gjennomføre saker med ulovlighetsoppfølging og dette arbeidet kan trolig sees i sammenheng med organiseringen av et byggesakstilsyn. Innen byggesak er man særlig opptatt av byggesaksarkivet. Situasjonen i dag er at byggesaksarkivet er på papirform fram til ephorte ble etablert. Dette er dokumentasjon og kunnskap som brukes i en Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side 7-83-

84 stor andel av byggesakene. Det er viktig å sikre god tilgang til dette og i praksis tilsier dette at det vil være formålstjenlig med lokal tilstedeværelse i byggesaker i alle kommunene. Etter arbeidsgruppens vurdering, vil det for fagfeltet byggesak være en forutsetning at det etableres en felles politisk nemd Ansatteperspektivet Det er viktig at det særlig i startfasen brukes ressurser på å bygge et nytt fagmiljø. Det er ikke tilstrekkelig at dette blir formelt gjennom en organisasjon, men det må også legges betydelig vekt på de uformelle sidene av et arbeidsmiljø. Dette er nødvendig for å oppnå de ønskede effektene av en fellestjeneste. En ny organisering vil for de fleste ansatte medføre endringer i dagens måte å jobbe på. Dette må både de ansatte være motivert for, og det må vertskommunen legge til rette for og motivere de ansatte til. En ny organisering vil også gi nye muligheter for de ansatte gjennom et større fagmiljø, andre måter å jobbe på og nye oppgaver. Det vil bli bedre forutsetninger for egenutvikling og man bør også legge større vekt på kompetanseutvikling enn slik situasjonen er i dag Oversikt Brukerperspektivet Positive effekter Mer kompetanse fører til bedre informasjon Mer likhet i vedtak etter PBL Negative effekter Lengre geografisk avstand fra bruker til tjenestested Organisasjonsperspektivet Positive effekter Felles politisk nemnd fører til mer likhet mellom de enkelte kommuner Enklere med tilgang til kvalifiserte ansatte Negative effekter Større utfordring med samarbeid med andre enheter i kommunene Mer kapasitet for tilsyn i byggesak Mer robust organisasjon Ansatteperspektivet Positive effekter Negative effekter Større og bedre fagmiljø Større mulighet for kompetanseheving Noen ansatte kan få lengre avstand til geografisk arbeidssted Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side 8-84-

85 4.2. Plan og regulering I forhold til fagfeltet plan inneholder dette flere delområder. Følgende delområder er identifisert: - Planstrategi - Kommuneplanens samfunnsdel - Kommuneplanens arealdel - Reguleringsplaner, saksbehandling - Reguleringsplaner, utarbeidelse og produksjon - Temaplaner, enten tematiske kommunedelplaner knyttet til plan- og bygningsloven eller andre temaplaner - Dispensasjonssaker knyttet til 19 i loven er i utgangspunktet knyttet til fagfeltene byggesak og landbruk. Hovedfokus for fagfeltet er plansaksbehandling med hjemmel i plan- og bygningsloven. Dette gjelder overordnede planoppgaver som planstrategi, kommuneplanens samfunnsdel og kommuneplanens arealdel. Arbeid med reguleringsplaner er også en viktig oppgave og består av saksbehandling av private reguleringsplaner og utarbeidelse av reguleringsplaner i kommunal regi (både detalj- og områdereguleringer). Utover dette er det også behov i alle kommuner for å utarbeide ulike temaplaner som f.eks. parkplan, sykkelbyplan, trafikksikkerhetsplaner, boligsosiale handlingsplaner, tematiske kommunedelplaner. Arbeidsgruppen mener at det bærende prinsipp er at ulike fag- / temaplaner følger fagansvaret, men at ulike temaplaner som har et potensial for å kunne relateres til arealspørsmål også vil inngå i dette fagfeltet. Konseptet må være at et felles plankontor skal være et ressurssenter for generelt planarbeid i alle kommunene. Per i dag er det forvaltningspraksis i alle kommuner med unntak av Meråker at dispensasjonssaker fra plan behandles av byggesaksavdelingen og/eller landbruksavdelingen. Det har vært drøftet i arbeidsgruppen om en framtidig felles planavdeling burde hatt et større ansvar også for dispensasjonsbehandling fra planer etter plan- og bygningslovens. Arbeidsgruppens anbefaling er at eventuelle endringer i dagens praksis rundet dispensasjonssaker må avklares i en framtidig fellestjeneste. Et viktig selvstendig poeng er at slike problemstillinger viser hvor tett avhengighet det er mellom de aktuelle fagfeltene, og at dette i stor grad taler for at fagfeltene bør være samlet under samme organisasjon Brukerperspektivet Brukere av planleggingskompetanse er i stor grad rådmenn, politikere og profesjonelle utbyggere. Lokal tilstedeværelse med åpningstider for den jevne innbygger er dermed ikke et stort og viktig spørsmål knyttet til fagfeltet plan. Kommuneplanarbeid har i større grad den jevne innbygger som brukergruppe. Kontakten vil være en del av planprosessen med varierende behov for lokal tilstedeværelse. Plan er så vidt komplisert at private aktører som skal i gang med utbyggingsprosjekt, og følgelig er avhengig av planavklaring, i stor grad benytter seg av profesjonelle aktører i arbeidet. Plan stiller store faglige krav til kommunene og rekruttering av fagfolk og riktig kompetanse er en kritisk faktor. Etter faggruppens vurdering, vil det ut i fra et brukerperspektiv og et rekrutteringsperspektiv være klare fordeler knyttet til å sikre en mer robust og faglig kompetent tjeneste ved å etablere et felles plankontor for kommunene i Værnesregionen. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side 9-85-

86 Organisasjonsperspektivet Det er prinsipielt viktig for de ulike rådmenn å kunne bestille planoppgaver innen et bredt spekter fra et kompetent fagmiljø. Prosesser etter plan- og bygningslovens er til dels krevende prosesser å gjennomføre. Et større fagmiljø vil kunne ha betydelig samlet kompetanse til å planlegge og gjennomføre slike prosesser. Etter arbeidsgruppens vurdering, har det liten negativ konsekvens for kommunen om planressurser samles i et felles plankontor. Av «småkommunene» i dag er det kun Meråker som har ansatt egen planleder. I Selbu står stillingen på vent i påvente av denne prosessen. Kommunens mulighet til å drive langsiktig og overordnet planlegging er avhengig av et kompetent fagmiljø som ikke er sårbart for enkeltpersoner. Det er en tydelig trend, særlig i «småkommunene» at mangel på et langsiktig og kompetent fagmiljø innen plan medfører at den langsiktige og overordnede planlegging blir mangelfull. Dette skaper igjen lite forutsigbarhet for ulike sider av den kommunale virksomheten, blant annet næringsutvikling. (Det vurderes like fullt som avgjørende at det må utvises fleksibilitet slik at alle kommunene får nyttiggjort seg kompetansen i et felles plankontor og får løst sin behov knyttet til planlegging og beslektede tema også under en vertskommune.) Ansatteperspektivet Ut i fra et ansattperspektiv vurderes det som positivt med et felles fagmiljø knyttet til plan innen Værnesregionen. Dette vil gi et fagmiljø som vil være relevant for alle kommuner. Plan er et faglig krevende område som vil kunne løses bedre i en større organisasjon enn i dagens små og fragmenterte organisasjoner Oversikt Brukerperspektivet Positive effekter Høgere kompetanse og mer forutsigbare prosesser. Mer kontinuerlig arbeid med kommuneplan Brukere er gjerne utbyggere og/eller konsulenter. Fellestjenester kan gjøre det enklere for denne brukergruppen. Organisasjonsperspektivet Positive effekter Enklere med tilgang til kvalifiserte ansatte. Bedre prosesskompetanse. Mer forutsigbare kommuneplanprosesser for administrasjon og politikere. Liten negativ betydning for resten av organisasjonen om det etableres et felles plankontor. Forutsettes at alle planoppgaver følger med. Negative effekter Større avstand til lokalmiljøet og over tid mindre kunnskap om lokale behov, gitt at kommunestrukturen består. Negative effekter Kan bli større avstand til andre deler av organisasjonen (byggesak, landbruk, miljø) om bare plan overføres til et felleskontor. Større avstand til kommunalteknikk. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side

87 Ansatteperspektivet Positive effekter Større fagmiljø. Sterkere faglig utvikling. Negative effekter 4.3. Oppmåling, kart og geodata Fagfeltet oppmåling, kart og geodata har flere delområder. Det er også lagt litt ulike oppgaver til dette hos de enkelte kommuner. - Oppmålingsforretninger etter matrikkelloven (alle) - Matrikkelføring (Eiendom og adresse) (alle) - Seksjonering (alle) - Oppmålingstjenester for andre kommunale brukere (Meråker, Frosta, Tydal) - Planregister (Stjørdal, Selbu) - Kommunale grunnerverv (Frosta, Meråker, Selbu, Tydal) - Delingsvedtak (Meråker) - Eiendomsforvaltning (Meråker festeavgifter) Arbeidsoppgavene innen oppmåling, kart og geodata er noe ulikt i kommunene. Alle kommuner utfører oppmålingsforretninger og matrikkelføring etter matrikkelloven samt seksjonering av eiendommer. Disse oppgavene bør inngå i en eventuell fellestjeneste. I Meråker er også behandling av delingssøknader lagt til kart, oppmåling og geodata. I øvrige kommuner er denne oppgaven lagt til andre fagområder som også omfattes av denne utredningen. Selbu og Stjørdal har egen stillingsressurs innen geodata. Dette er i hovedsak benyttet til etablering og ajourhold av planregister. Kommuner med egen ressurs innen geodata benytter denne også til interne utredninger og sammenstilling av geografisk informasjon til bruk i egen organisasjon. Meråker og i noen grad Frosta, Selbu og Tydal utfører også oppmålingstjenester for kommunalteknikk i sine kommuner. Disse oppgavene er ikke en del av mandatet til denne utredingen. I Meråker, Frosta, Selbu og Tydal er avdelingene også involvert i kommunale grunnerverv utenom det rent oppmålings- og matrikkelføringsmessige. Disse oppgavene er heller ikke en del av utredingen om fellestjenester og bør derfor primært løses internt i den enkelte kommune. I Meråker har avdelingen også oppgaver innen kommunal eiendomsforvaltning. Dette er en oppgave som ikke legges til en eventuell fellestjeneste. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side

88 Brukerperspektivet Publikum forventer å få utført eiendomsmålinger og matrikkelføring innen rimelig tid. Oppmålingsforretninger må utføres i terrenget på den aktuelle eiendommen. Veiledning og informasjon forventes også lokalt av publikum. Dette tilsier at det fortsatt bør være desentralisert bemanning innen dette fagområdet. Arbeidet innen geodata er mere fristilt med hensyn til lokalisering da det i mindre grad er publikumsrettet. Det vil være en fordel for publikum at f.eks. plandata er tilgjengelig på nett. I dag er det store forskjeller mellom kommunene på ressurs avsatt til dette og hva som er gjort tilgjengelig. En fellestjeneste vil gi større fagmiljø og bedre kompetanse i organisasjonen som vil kunne bidra til bedre tjenester for publikum Organisasjonsperspektivet I flere av småkommunene er det ikke hele stillinger innen fagfeltet. Enkelte har delte stillinger med fagfelt som ikke utredes i PLM-arbeidet (først og fremst i Meråker kommune). En eventuell samling i fellestjenester må avklare hvilke konkrete oppgaver som skal inngå og derigjennom hvor stor stillingsressurs hver enkelt kan legge i potten. En fellestjeneste vil gi større fagmiljø og økt kompetanse. For å utnytte denne fordelen kan det vurderes i hvilken grad medarbeiderne fysisk bør samles i en vertskommune (Se forøvrig kap. 5.). Oppmålingsforretninger må foregå i terrenget på den aktuelle eiendommen. Ved en fysisk samling av medarbeidere kan fordelen av et stort fagmiljø gå tapt i mye reisetid og lite effektiv ressursutnyttelse. Saksbehandling krever tilgang til kommunens eiendomsarkiv. Disse er i dag fysiske arkiv som er plassert i hver enkelt kommune. Medarbeiderne må sikres tilgang til dette. En langsiktig løsning på dette er å digitalisere arkivene slik at alle kan få tilgang uavhengig av fysisk plassering. Inntil dette er utført må arkivtilgang sikres på annen måte. Fellestjeneste med større faggrupper vil gi en mere robust organisasjon som ikke er så sårbar ved vakanser i enkeltkommuner. Større fagmiljø kan være en fordel ved rekruttering av nye ansatte Ansatteperspektivet En samling i fellestjeneste mellom kommunene vil gi større fagmiljø og bedre kompetanse. Dette forutsetter at en i noen grad må samles på samme kontorplass noe som vil medføre at en del ansatte får til dels betydelig lengre arbeidsvei. Det må foretas en avveining mellom fordelen av felles arbeidsplass mot mindre effektiv arbeidstid pga. lengre arbeidsvei. Desentralisert tjenestetilbud betyr at det skal være bemanning i den enkelte kommune, i det minste noen dager i uka. Om ansatte skal ha flere kontorsteder vil dette kunne oppfattes som en ulempe og merbelastning for den enkelte ansatt. Ved fellestjeneste er det behov for en overordnet ledelse for alle kommunene. Dette vil gi den enkelte arbeidstaker mindre innflytelse og styring over sin arbeidsdag. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side

89 Oversikt Brukerperspektivet Positive effekter Større fagmiljø og bedre kompetanse kan gi bedre tjenester Mer robust og stabil tjeneste ved sykefravær/vakanser Organisasjonsperspektivet Positive effekter Lettere å rekruttere i en større organisasjon Bredere fagkompetanse med flere ansatte Ansatteperspektivet Positive effekter Større fagmiljø. Bedre kompetanse Negative effekter Mindre lokal tilgjengelighet Negative effekter Hva med oppgaver som ikke følger deltidsstillinger inn i fellestjeneste Lite miljø/oppgaver igjen i egen organisasjon Negative effekter Reisetid mellom ulike oppmøtested Mindre effektiv tidsutnyttelse pga lengre tjenestereiser 5. Anbefalinger Arbeidsgruppen (med unntak av Frostas representant) anbefaler at alle fagfelt samles under en felles organisasjon for plan, byggesak, geodata og oppmåling. All virksomhet innen disse fagfeltene samles under felles ledelse i en vertskommune. Arbeidsgruppen finner ikke at det er sentrale oppgaver som bør ha en annen organisering. Hensynet til en helhetlig, forutsigbar og faglig kompetent forvaltning bør telle mest. Dette vil trolig sikre mest likebehandling og gi forutsigbare forhold for innbyggerne og andre brukere av tjenestene i alle kommunene. En viktig begrunnelse for dette er at alle disse fagfeltene henger tett sammen. Det er i stor grad forvaltning av plan- og bygningsloven som er hovedarbeidsområde for alle fagfeltene. Oppmåling har også stort fokus på annet lovverk, men fagfeltet er så tett knyttet opp mot forvaltning av plan- og bygningsloven at det vil være mest riktig at også oppmåling organiseres i samme organisasjon som de andre fagfeltene. En felles organisering vil etter arbeidsgruppens vurdering, ha et stort potensial for å utvikle et sterkt fagmiljø og en effektiv tjenesteproduksjon. Dette potensialet vil svekkes om fagfeltene skal organiseres under ulik ledelse (les i ulike kommuner). Det er derfor arbeidsgruppens sin anbefaling at alle fagfeltene må være organisert under samme ledelse. Arbeidsgruppen stiller spørsmålstegn ved om å samle kun et eller to fagfelt under en vertskommune vil gi samme effekt som å samle alle fire fagfeltene. Det kan utvikles ulike kulturer og ulike forvaltningspraksis innen samme kommune om disse tjenestene skal produseres i ulike kommuner/vertskommuner. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side

90 Gjenværende fagmiljø vil da bli enda mer svekket enn i dagens situasjon. Det siste er særlig relevant i de fire små-kommunene. Et tredje moment er at det til en viss grad praktiseres delte stillinger innen flere av disse fagfeltene. Det vil by på organisatoriske utfordringer om personer med delte stillinger skal ha tilhørighet til ulike kommuner. Det vil av praktiske årsaker, og ikke minst for den ansatte selv, være formålstjenlig at alle fagfeltene må være organisert under samme ledelse. Dette gjelder også koblingen mot miljø og landbruk som også er med i prosjektet. Denne arbeidsgruppa har i liten grad drøftet samhandling opp mot miljø og landbruk, men har vurdert det dit hen at prosjektgruppa må sikre disse vurderingene. Et fjerde moment er hensynet til de ansatte. Arbeidsgruppen vil sterkt anbefale at det ut i fra hensynet til de ansatte at det er viktig å legge til rette for at den enkelte ansatte har en organisasjon å forholde seg til. Det vil være krevende om en ansatt skal saksbehandle forslag til en reguleringsplan for en rådmann og senere saksbehandle en dispensasjon fra denne reguleringsplanen for en annen rådmann. Om samme ansatte skal ha flere organisasjoner å forholde seg til vil dette over tid kunne skape vanskelige arbeidsforhold og en krevende situasjon knyttet til lojalitet. Detaljer og føringer knyttet til lønns- og arbeidsforhold må avklares i en eventuell ny fellestjeneste. Effektivisering av tjenesteproduksjon Det er særlig innen fire områder at arbeidsgruppen ser for seg behov for å effektivisere tjenesteproduksjonen. Tilsyn i byggesaksbehandlingen Sentralt i en framtidig fellestjeneste er tilsyn i byggesaksbehandlingen. Dette er en lovpålagt oppgave som i liten grad gjennomføres i dag. Framtidige endringer i byggesak vil medføre et økt fokus på tilsyn. Et av de viktigste områdene for en fellestjeneste vil være å iverksette en tilsynsfunksjon. I praksis vil dette innebære at en effektiviseringsgevinst innen byggesak vil bli brukt til en tilsynstjeneste. Uten tilførsel av nye ressurser må den nye organisasjonen være i stand til å gjennomføre tilsyn i tillegg til dagens oppgaver innen den tradisjonelle byggesaksbehandlingen. Overordnet planlegging Det bør være et strategisk mål at ved etablering av en felles planavdeling bør dette gi en langsiktig og kontinuerlig kommuneplanlegging. Det vil være en viktig gevinst at en ny organisasjon kan bidra til at alle kommunene i Værnesregionen vil ha en aktiv kommuneplanlegging. Dagens situasjon er at langsiktig overordnet planlegging blir noe mangelfull ved et lite fagmiljø. Per november 2014 er det kun i Stjørdal og Meråker kommuner at man har egne ansatte innen disse fagfeltene. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side

91 Kart og geodata Dette fagfeltet er etter hvert svært spesialisert og det synes helt klart at et formalisert samarbeid mellom kommunene vil gi et bedre kompetansemiljø og mer stabile tjenester enn hva de enkelte kommunen klarer for seg selv. Man ser jo at det i større og større grad i kommune-norge er et betydelig samarbeid innen dette fagfeltet. Per november 2014 er det jo bare i Stjørdal og Selbu (og til en viss grad i Frosta?) kommuner at man har egne ansatte innen dette fagfeltet. Brukertilrettelegging En fellestjeneste vil etter arbeidsgruppens vurdering gi bedre forutsetninger for økt brukertilrettelegging gjennom oppdatert veiledning på kommunenes hjemmesider. Arbeidsgruppen legger også til grunn at en fellestjeneste vil skape bedre forutsetninger for utvikling av interne arbeidsrutiner som kan effektivisere tjenesteproduksjonen. Desentralisert bemanning I mandatet som arbeidsgruppen har forholdt seg er det et krav at det skal legges til rette for desentralisert bemanning. Arbeidsgruppens konklusjon er at dette er nødvendig for fagfeltene byggesak og oppmåling. Følgelig er det arbeidsgruppens konklusjon at det ikke er hensiktsmessig med desentralisert bemanning for fagfeltene plan og geodata. Plan og geodata er svært kompetansekrevende fagfelt som etter arbeidsgruppens vurdering best vil løses av en fellestjeneste for alle kommuner. Hensynet til dagens ansatte kan likevel medføre noe desentralisert bemanning, men ut i fra en ren faglig og praktisk tilnærming er det ikke hensiktsmessig med desentralisert bemanning for plan og geodata. Det har vært en stor diskusjon i arbeidsgruppen hva det praktiske innholdet i desentralisert bemanning skal være. Hovedprinsippet for en fellestjeneste er at de ansatte skal være ansatt i samme organisasjon med felles ledelse og felles ansvar for å løse hele porteføljen av oppgaver til avdelingen. Dette vil få innvirkning på de konkrete arbeidsoppgavene til den enkelte ansatt, uavhengig av kontorsted. En viktig faktor vil være i hvor stor grad de ansatte i samme avdeling skal ha et kontorfellesskap i en gitt andel av arbeidstiden. Felles kontorsted er begrunnet med at det kan utvikle både et formelt og uformelt fag- og arbeidsmiljø. På den andre siden er det framført fra flere at det er sentralt at dagens ansatte i størst mulig grad skal beholde sitt oppmøtested og kontorsted. Moderne teknologi og saksbehandlerverktøy gjør gjennomføring av de fleste arbeidsoppgaver relativt uavhengig av kontorsted. Føringene om desentralisert bemanning gjør at det uansett skal være bemanning i alle kommuner knyttet til byggesak og oppmåling. Det er arbeidsgruppens vurdering at det ikke er hensiktsmessig å legge opp til for mye reisetid ved en omorganisering av tjenesteproduksjonen. Økt reisetid vil kreve ressurser og kan sees på som en kostnad som kan redusere effektiviteten i tjenesteproduksjonen. Det er også et viktig og selvstendig moment at man ønsker å beholde dagens ansatte gjennom denne prosessen. Samlet sett blir det en avveiing av om verdien av det å sitte sammen til daglig gir en større fordel enn ulemper med økt reising og verdien av å beholde dagens ansatte. Arbeidsgruppen har konkludert med at det ut i fra et ansattperspektiv er viktig å beholde dagens ansatte og at kostnadene ved mye reisetid synes unødvendige. Det er likevel slik at det i vertskommunen må legges til rette for Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side

92 gode og fleksible arbeidsforhold slik at desentralisert bemanning kan får gode arbeidsforhold også i vertskommunen når dette er påkrevd. Det må legges opp til jevnlige samlinger både av formell og uformell art for å stimulere til et fellesskap og et godt fag- og arbeidsmiljø. Denne modellen kan bli utfordret ved nyansettelser av desentralisert bemanning. Det bør inngå i arbeidet med samarbeidsavtaler mellom kommunene at desentralisert bemanning må sikres ved naturlig avgang og/eller nyansettelser innen byggesak og oppmåling. Arbeidsgruppen har sammenstilt ulike tema og positive og negative effekter knyttet til at alle fagfeltene skal samles i en fellestjeneste under en vertskommune med desentralisert bemanning: Brukerperspektivet Positive effekter Høgere spiss kompetanse Mer effektiv saksbehandling Felles politisk nemd gir større likebehandling og større forutsigbarhet Bedre kompetanse til komplekse og større saker Mer robust organisasjon mindre sårbarhet til vakante stillinger Bedre forutsetninger for rekruttering av faglig kompetent personell Organisasjonsperspektivet Positive effekter Større og mer robust fagmiljø Mer effektiv tjenesteproduksjon bedre i stand til å løse langsiktige og store oppgaver, f.eks. kommuneplanarbeid Tydeligere og mer profesjonell ledelsesstruktur Etablering av en kapasitet for tilsyn til byggesaker. Mer robust organisasjon mindre sårbarhet til vakante stillinger. Bedre forutsetninger for rekruttering av faglig kompetent personell. Felles drift og forvaltning av fag- og datasystemer. Ansatteperspektivet Positive effekter Større og bedre fagmiljø Mer faglig ledelse Bedre forutsetninger for faglig oppdatering Negative effekter Kan bli dårligere tilgjengelighet for kundemottak. Over tid mindre lokalkunnskap i ytterkantene av Værnesregionen. Negative effekter Høyere terskel for tverrfaglig samarbeid mer fragmentering av tverrfaglig fagmiljø Høyere terskel for service til andre deler av organisasjonen Mindre fagmiljø og sosialt miljø i småkommunene for de deler av organisasjonen som blir igjen hva er nedre terskel for en organisasjon som en kommuneadministrasjon? Negative effekter Mer tid vil gå med til reise/transport Mindre påvirkningsgrad for egen arbeidsdag Nytt oppmøtested et par ganger i uka? Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side

93 Utover hovedanbefalingene har arbeidsgruppen drøftet og vurdert ulike tema som mandatet og forprosjektrapporten adresserer. Nedenfor følger en tema vis gjennomgang av disse med konkrete anbefalinger. Delegering og juridiske konsekvenser knyttet til saksbehandling og delegering Arbeidsgruppen er av den oppfatning av at det må være et felles prinsipp for delegering. Det er nødvendig at delegering fra kommunestyrer og ned til utvalg og administrasjonen blir det samme for alle kommunene som deltar i fellestjenesten. Arbeidsgruppen foreslår også at det blir etablert en felles politisk nemd for alle saksfeltene. En slik felles politisk nemd vil, etter arbeidsgruppens vurdering, gi større likebehandling av samme typer saker og problemstillinger og også gi større forutsigbarhet for innbyggerne i alle kommunene. Arbeidsgruppen er likevel bevist på at vurdering av enkeltsaker skal vurderes for den enkelte sak og det vil finnes flere eksempler på at skjønnet vil være annerledes i spredtbygde strøk sammenlignet med mer tettbygde strøk. Vurdering av hva som vil være positivt for samfunnsutvikling i de ulike kommunene vil også variere etter de ulike behov som de ulike kommunene har. Etter arbeidsgruppens vurdering, vil det være mest hensiktsmessig at arbeidet med kommuneplaner forankres i de enkelte kommuners kommunestyrer og lokale politiske utvalg som for eksempel formannskap. Det har vært en diskusjon om man skal anbefale det samme for reguleringsplaner. Reguleringsplaner er av svært variable karakter alt fra mindre endringer av tekniske detaljer/planbestemmelser til nye store reguleringsplaner som i ytterste konsekvens også utfordrer arealbruk og bestemmelser i kommuneplanen. Detaljer rundt dette må avklares om prosjektet vedtas og i samarbeidsavtaler mellom kommunene. Det kan være riktig at i det minste oppstart av helt nye reguleringsplaner bør politisk forankres i politiske utvalg i den enkelte kommune. Det er arbeidsgruppens vurdering, at for å få en mest mulig effektiv tjenesteproduksjon vil det være mest effektivt med lik delegering fra kommunestyrer, via formannskap i plansaker og ei felles politisk nemd i andre saker og ned til administrasjonen i vertskommunen. Arbeidsgruppens vurdering er at det skal svært tungtveiende samfunnshensyn til for at andre saker enn plansaker (kommuneplan og til en viss grad reguleringsplan) skal vedtas av formannskap eller andre politiske underutvalg i kommunene. Gebyrregulativ Gebyrer knyttet til de ulike tjenestene innen plan, byggesak og oppmåling er i den enkelte kommune knyttet til de kostnadene som kommunene har for å levere disse tjenestene. Dette stemmer trolig relativt godt for byggesak og oppmåling, mens for planområdet er tjenesten til dels betydelig underfinansiert gjennom gebyrregulativene. Per i dag har dermed de ulike kommunene også ulike gebyrer. Ved innføring av en fellestjeneste skal gebyrene, på samme måte som i dag, tilpasses de kostnadene som tjenesteproduksjonen har. Dette vil i praksis innebære at det må innføres et felles gebyrregulativ for alle kommunene. Dette bør innfases så fort som mulig etter at fellestjenesten er iverksatt. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side

94 Økonomi Spørsmål knyttet til økonomi er mye diskutert i gruppa, men lite er konkludert. Medlemmene i gruppa er enige om at prosjektgruppa må foreta rene økonomiske vurderinger der hvor det er påkrevd ut i fra mandatet. Økonomikapitlet er slik det framstår i dag noe «umodent» og uferdig. Et av hovedmålene med etablering av en felles tjenesteproduksjon innen alle fagfelt er at dette skal gi en mer effektiv, mer forutsigbar og mer kompetent tjenesteproduksjon for brukere av disse tjenestene. Arbeidsgruppen ser ikke for seg at dette umiddelbart vil gi en økonomisk innsparing, men heller at økt effektivt skal gi seg utslag i bedre tjenesteproduksjon. Etablering av en fellestjeneste vil gi en økt reiseaktivitet blant de ansatte. Denne økte reiseaktiviteten vil også ha en økonomisk kostnad. Det er umulig for arbeidsgruppen å anslå et beløp på dette, men i utgangspunktet er det liten grunn til å tro at det dreier seg om svært høye beløp. Utformingen av nye arbeidsavtaler for de ansatte vil også ha betydning for kostnadene knyttet til dette. Legger man til grunn at de ansatte får samme oppmøtested som i dag og betalt reise til vertskommunen, vil et enkelt overslag for en saksbehandler fra Meråker som to dager i uken må møte på Stjørdal rådhus i 45 uker, medføre ca i kjøregodtgjørelse per år. Økonomiske kostnader vil i stor grad bli bestemt av valg om oppmøtested og kjøretid for de ansatte. Det må legges til rette for samhandling mellom de ansatte. Slik arbeidsgruppens anbefaling nå er må ansatte innen fagfeltene byggesak og oppmåling kunne disponere noe areal til kontorfellesskap/arbeidsstasjoner i vertskommunen. Dette kommer i tillegg til dagens kontorfasiliteter. Dette er viktig for å utvikle et formelt og uformelt arbeids- og fagmiljø. Det må tilrettelegges med fasiliteter i tillegg til de organisatoriske grepene/endringene. Førstelinjeservice Dagens situasjon er at kommunene har ulike måter å løse førstelinjeservice på. Det finnes alt fra servicetorg som gir en god del veiledning og hjelp og det finnes også rene mottakstjenester for telefon og besøk. Ved en sentralisering av fagfeltene til en vertskommune er det arbeidsgruppens vurdering at det hadde vært et godt tilbud til innbyggerne i kommunene om det kunne vært utført en førstelinjeservice knyttet til enkel informasjon og hjelp som for eksempel utlevering av skjema, utarbeidelse av nabolister, veiledning i bruk av ulike nettsider etc. Arbeidsgruppen vil presisere at dette kun er en anbefaling da det til syvende sist må være rådmennene i de ulike kommunene som har ansvaret for førstelinjeservicen og må ta stilling hvilken service og tjenester som skal ytes. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side

95 Merkantile oppgaver Eksempler på merkantile oppgaver er: - forberedelse og etterarbeid knyttet til politiske saker - arkivtjeneste - postfunksjoner Per i dag er det ansatte i de enkelte kommunene som utfører merkantile oppgaver som en støttefunksjon til fagoppgavene knyttet til plan, byggesak, geodata og oppmåling. Et viktig spørsmål er om en samling av fagoppgavene til en vertskommune vil kunne få konsekvenser for disse funksjonene i de andre kommunene. I Meråker kommune utgjør inngående post til fagfeltene plan, byggesak og oppmåling ca. 17 % av totalt antall inngående post. Om man også inkluderer miljø og landbruk utgjør dette til sammen ca. 30 % av all inngående post. Arkivleders vurdering er at dette vil ha liten innvirkning på den totale situasjonen for arkivtjeneste i kommunen i dag. I Meråker er det et stort etterslep av ulike oppgaver som vil kunne løses på en bedre måte om man får noe økt kapasitet i arkivtjenesten. Et annet spørsmål som arbeidsgruppen har drøftet er hvor skal posten sendes? Skal for eksempel post og søknader om tiltak eller rekvisisjon av oppmåling sendes den kommunen hvor tiltaket skal gjennomføres eller skal det sendes til vertskommunen? Etter arbeidsgruppens vurdering, vil en stor andel av inngående post i det minste i en overgangsfase komme til den kommunen hvor tiltaket skal gjennomføres. Neste spørsmål blir da om inngående post skal skannes og journalpostføres i den kommunen som får det inngående brevet eller om det skal sendes for skanning og postføring i vertskommunen? Arbeidsgruppen er usikker på hvilken anbefaling som skal gis. Dette er heller ikke vesentlig i forhold til den politiske beslutning som skal tas om man skal etablere en fellestjeneste. Arbeidsgruppen foreslår at dette spørsmålet avklares som en del av arbeidet med en samarbeidsavtale. Inntil videre tilrår arbeidsgruppen at skanning av post gjøres av den kommunen som mottar innkomne brev og man forutsetter at ephorte kan takle de tekniske utfordringene av dette. Infoland og meglerpakken Arbeid knyttet til infoland og meglerpakken er en oppgave som i økende grad tar mer tid i kommuneadministrasjonene. Arbeidet med dette er organisert på ulike måter i kommunene. Uansett organisering innebærer arbeidet at data knyttet til plan, kommunalteknikk, eiendom med mer skal legges ved. Arbeidsgruppen mener likevel at dette i stor grad er en administrativ oppgave som best løses i de enkelte kommunene. Arbeidsgruppen anbefaler følgelig at arbeid knyttet til infoland og meglerpakken ikke utføres i fellestjenester. Organisering Som hovedregel skal den enkelte ansatte ha en organisasjon og en leder å forholde seg til. Dagens situasjon i småkommunene (Frosta, Meråker, Selbu, Tydal) er at de ansatte utfører oppgaver for rådmannen også utover sitt «eget» fagfelt. Prosessen har avdekket at dette trolig ikke utgjør en vesentlig del av arbeidstiden. Dette er også noe som varierer mye mellom de ulike ansatte og det varierer trolig også mye over tid. Særlig i små organisasjoner utgjør denne kapasiteten en viktig buffer for kommuneledelsen og medfører også større fleksibilitet knyttet til gjennomføring av ulike kommunale oppgaver. En framtidig fellestjeneste vil etableres for å bedre tjenestetilbudet i alle kommuner. Det må ikke bli for rigide grenser mellom vertskommune og de andre kommuner. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side

96 Rådmennene i de enkelte kommunene må ha tilgang til den kapasiteten og kompetansen som de ansatte i fellestjenesten besitter. Denne tilgangen bør ikke bli for omfattende, men være avgrenset enten til spesielle og konkrete prosjekt eller til noe veiledningstjeneste. Bruk av denne kompetanse i den enkelte kommune for oppgaver som ikke direkte inngår i fellestjenesten må avklares på ledernivå. Det må ikke bli den enkelte ansatte som skal ta stilling til slike problemstillinger. Her vil det bli viktig med god dialog på ledernivå mellom de ulike kommunene som deltar i fellestjenesten. IT-systemer Kommunene har i stor grad felles datasystemer gjennom Værnesregionen, men på fagsystemer er forskjellig programvare i bruk. Stjørdal bruker AutoCAD / NovaPoint til planproduksjon og BraPlan som digitalt planarkiv i dag. Selbu bruker PlanDialog som digitalt planarkiv. Tydal og Meråker er i gang med å etablere planregister og man vil da velge PlanDialog som en del av den felles innsynstjenesten. Frosta bruker GisLine til planproduksjon. De andre kommunene kjøper all planproduksjon. Værnesregionen har tatt beslutning om bruk av et felles digitalt planarkiv-verktøy. Målet er at alle kommunene på sikt skal bruke det samme verktøyet på digitalt planarkiv. Digitalt planarkiv skal tilfredsstille statlige krav. På kartsida brukes GisLine (Norkart) av Frosta, Meråker og Tydal og WinMap (Norkonsult) brukes av Stjørdal og Selbu. På sikt bør et felles system brukes i Værnesregionen. Gradvis utfasing/innfasing i ett felles system bør være mulig. Anbefaling fra Frosta kommune sin representant i arbeidsgruppen Gruppas medlemmer (6 av 7) har samlet seg om anbefalingene i denne rapport. Til tross for sterke meninger og betydelige diskusjoner har den faglige tilnærmingen vist at det er svært mye som samler de ansatte i de ulike kommunene innen alle fagfeltene. Til syvende og sist har det likevel ikke vært mulig for Frosta kommune sin representant i arbeidsgruppen å stille seg bak hovedtrekkene i anbefalingene fra gruppen. Frosta kommune sin representant har utarbeidet et notat med anbefalinger som i det store og hele går på tvers av arbeidsgruppens anbefalinger. Notatet er vedlagt rapporten. I notatet kritiseres mange aspekt ved arbeidet. Blant annet hevdes det at nå-situasjonen i de ulike kommunene og dagens tjenesteproduksjon er for dårlig kartlagt og analysert. Videre kritiserer man selve mandatet og at man har valgt fellestjenester i en vertskommuneløsning som samarbeidsmodell. I Frosta har man et godt tverrfaglig samarbeid, og dette står i fare for å ødelegges ved etablering av en fellestjeneste. I Frosta kommune har man i dag svært sjeldent behov for ekstern hjelp, og viser til at etablering av fellestjenester vil gi økte kostnader og dårligere tjenestetilbud. Etter Frosta kommune sin representant i arbeidsgruppen sin vurdering, bør man ikke gjøre store omveltninger basert på håp, tro og ønsker, til det er risikoen for stor til å gjøre større skade enn gagn. Man vet hva man har, men ikke hva man får, er et viktig prinsipp i denne sammenheng. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side

97 6. Vedlegg Anbefaling fra Frosta kommune sin representant i arbeidsgruppen Notat datert Frosta har vært representert i arbeidsgruppen som har hatt som mandat å utrede en samarbeidsløsning innenfor noen fagområder for fem kommuner. En kan ikke se at det har vært mulighet til å foreta en grundig utredning, da tiden har vært for kort og ressursene for små. Det er gjort en enkel kartlegging over hver kommunes nå-situasjon. Kartleggingen viser noen av kommunenes utfordringer, da spesielt på behovet for tilsyn og ulovlighetsoppfølging. Mandatet i seg selv er målrettet om at det skal utredes forslag til samarbeidsløsning. I Frosta mener man at det ikke for enhver pris må lages en samarbeidsløsning basert på fellestjenester, men heller vurdere om det er formålstjenlig, hvilke fagområder som eventuelt skal eller bør inngå, og hvordan en løsning kan implementeres organisatorisk. Det er kjent at starten på tankene omkring samarbeidsløsning begynte med en forestilling om samarbeid på tvers av kommunegrensene med kjøp av tjenester i tilfeller ved vakanser og/eller kompetansemangel eller annen ressurssvikt. Til det ble regelverket for komplisert hva gjelder kjøp av tjenester og utlysning av oppdrag på det åpne marked, at det ble valgt å se på annen form for kommunesamarbeid. Fra Frostas side har man aldri uttrykt entydig at byggesak og arbeid etter matrikkelloven bør ligge i en fellestjeneste. Følgelig er det disse fagfelt som hovedsakelig omtales og vurderes videre. Det er i mange diskusjoner i arbeidsgruppen framhevet behovet for lokal tilstedeværelse innenfor fagområdene byggesak og arbeid etter matrikkelloven. Flertallet i arbeidsgruppen synes likevel å konkludere med at siden noen fagfelt kan legges i en fellestjeneste, må også de andre følge med, på grunn av faglig slektskap. I Frosta er man uenig i dette. I den grad man noen ganger trenger samarbeid, kan dette også skje ved bruk av teknologi som gjør behovet for tilstedeværelse i en vertskommune unødig eller sjelden. Brukerperspektivet: Det er en åpenbar risiko for at tjenestetilbudene kan bli skadelidende innenfor fagområdene byggesak og arbeid etter matrikkelloven dersom dette blir lagt inn i en fellestjeneste. I fellestjenesten gir man ansvaret for det lokale tjenestetilbudet over til en leder som vil bestemme dagsorden og tilstedeværelse, slik at kommunene selv ikke lenger har kontroll på det lokale tjenestetilbudet. Dette er allerede gjennom flere år erfart i Frosta med IKT og barnevern hvor resultatet er redusert lokal tilstedeværelse og tidvis frustrerte brukere. Det er åpenbart at de fleste brukere liker nærhet til tjenestene, ikke større avstand med tap av tid og penger til kjøring til et felles tjenestesenter - og heller ikke redusert åpningstid. Innenfor servicenæringen er det jo nettopp økt tilgjengelighet som har vært utviklingen i de siste 30 år eller mer. Hvorfor skal det offentlige gå motsatt veg? For byggesak er det erfart at kundene har stort behov for å komme innom avdelingen for drøftinger og forskjellige typer assistanse. Det samme gjelder byggherrens representanter som søker råd og Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side

98 avklaringer med kommunen i byggefasen. For kommunens saksbehandler er det til tider nødvendig med befaringer for å vurdere sakene på et bredere grunnlag enn bare søknad og kart/tegninger. Det siste gir raskere avgjørelser og avklaringer når man har lokal tilstedeværelse og tilknytning. For arbeid etter matrikkelen er det behov for lokal tilstedeværelse i søknadsfasen, både for kundeveiledning, kvalitetssikring av søknaden og til tider for samarbeid med byggesakskontoret. Organisasjonsperspektivet: For kommunen vil det bli lite forutsigbart når man har tjenestetilbud på de ulike fagområder på stedet eller ikke. Dette vil være et problem for ledelsen. Det er stor risiko for større utfordringer for tverrfaglig samarbeid på grunn av ulike lokaliteter og flere ledere. Muligheten for ad hoc arbeid er også større når man har alt mannskap på ett sted. For den faggruppen som blir igjen; kommunalteknikk, vil det i flere situasjoner skape større utfordringer med å samarbeide, både på grunn av forskjellig ledelse og lokalitet. Byggesak er ansvarlig for saksbehandling etter PBL. Dette er prosessloven som de fleste mer eller mindre kommer i inngrep med. Dette gjelder i tillegg til kommunalteknikk også miljø og landbruk. For arbeid etter matrikkelloven er det enda større behov for lokal tilstedeværelse, spesielt i fasen fra delingsvedtak er fattet. Mye av arbeidet er feltarbeid og krever nærhet. Det er ingen gevinst i at arbeidet med forberedelse for markarbeid og etterarbeid som beregning, dokumentasjon, matrikkelføring og annet skjer i en fellestjeneste. Ansatte fra småkommuner vil generelt arbeide med bredere fagområde(r) enn de som er i større kommuner hvor det lett kan bli mer spesialisering. Dette vil over tid gi økt kompetanse og fleksibilitet for organisasjonen. Ansatteperspektivet: De ansatte risikerer større usikkerhet om sin hverdag ved en fellestjeneste. I dag har en del av de ansatte fagansvar innenfor sine fagfelt. Ved fellestjeneste vil hver enkelt få redusert ansvar og myndighet, og dermed mindre innflytelse over egen hverdag. Dette er ikke noe som gjør løsningen mer attraktiv ved nyrekruttering. Ved nyrekruttering er det også tvilsomt om søkere vil finne det særlig attraktivt å søke på en stilling som innebærer ulike oppmøtesteder og mer tid til transport i fritid, så vel som i arbeidstid. Dette skaper noe uforutsigbarhet om egen fritid. I tillegg vil det medføre betydelig økte kostnader for den enkelte som kommer fra småkommunene. Større fagmiljø anføres som en god grunn for fellestjeneste. Større fagmiljø gir ikke nødvendigvis en gevinst. Med tilnærmet samme bakgrunn hos de ansatte i de ulike kommunene vil det være usikkert hva en større ansamling av fagpersoner kan tilføre av kompetanseøkning, og hva hver enkelt kan hente ut av det. Dersom hver enkelt skal kunne få en kompetansegevinst må det foretas kunnskapsdeling innenfor fagmiljøet mellom de som har ulik kompetanse. Ansatte i småkommuner har generelt et bredt arbeidsfelt. Dette vil over tid gi god og bred kompetanse gjennom praktisk erfaring og kursing, da man tvinges til å lære mer for å løse oppgaver. Dette gjør at man vil kunne få en betydelig mer variert og interessant arbeidssituasjon enn mer spesialiserte oppgaver i en stor organisasjon. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side

99 Økonomiperspektivet: Det synes som en allment utbredt oppfatning at samling av ansatte under et felles tjenestesenter vil gi mange fordeler, herunder økt effektivitet og bedre ressursutnyttelse. For at disse målsettinger skal innfris, må man faktisk bli både mer effektiv og bedre til å utnytte ressursene. Middelet påstås å være å samle fem kommuners fagpersoner i et felles arbeidsfellesskap. Det er usikkert om dette er vegen å gå, da det mangler dokumentasjon på at dette vil øke effektiviteten og bedre ressursutnyttelsen. Det synes helt klart at to ulike tjenestesteder vil gi økt transport av de ansatte, både i og utenfor arbeidstid. Dette gir økt tid i bil, både i egen fritid og i arbeidstiden. Dette vil koste betydelige beløp både for ansatte og organisasjonene. En samling av ansatte vil også kunne gi flere ledere og dermed økte lønnsutgifter, i tillegg til lønnsharmonering mellom de andre ansatte. Dobbel kontorplass vil også medføre en ikke ubetydelig kostnadsøkning. Bedre ressursutnyttelse handler om å gjøre mer for samme eller mindre kostnad. Det betviles at man samlet sett oppnår bedre ressursutnyttelse når man vet at en fellestjeneste vil gi økte kostnader og mer tid til transport. Disse kostnadene kan i verste fall måtte dekkes inn med økte gebyrer for brukerne, for dem vi er til for. I mandatet legges ikke til grunn klimaperspektivet. Det er likevel et viktig perspektiv med statlige føringer om å redusere utslipp fra biltrafikk. Mer kjøring for de ansatte og brukerne gir økt forurensning ved bruk av felles tjenestesenter. Oppsummering: Frosta slutter seg til en del av de vurderinger som er gjort underveis i prosessen om mulige fordeler med samarbeid på plan, tilsyn og ulovlighetsoppfølging som kommer fram i ulike perspektiver i kap 4. Frosta mener det er uheldig og ikke gagner helheten at alle fag samles under en fellestjeneste. En del av de momenter som blir avgjørende i arbeidsgruppen for å anbefale en samlet fellestjeneste for plan, byggesak og geomatikk er påstander som ikke er kvantifiserbare. Det er ikke lagt til grunn referanser som for eksempel KOSTRA, SSB eller annen dokumentasjon. Det foreligger for tynt grunnlag til å vite noe sikker om hvor god en slik løsning kan bli, men derimot kan man med sikkerhet vise til betydelige ulemper betraktet fra både perspektivet til brukerne, de ansatte ute i småkommunene, organisasjonene og økonomi. Det er heller ikke vurdert å finne en mellomløsning med noen fagfelt sentralisert og andre fortsatt beliggende lokalt på grunn av stedlig tilhørighet. I Frosta har man et godt tverrfaglig samarbeid allerede. Dette står i fare for å ødelegges ved etablering av en fellestjeneste. Behovet for ekstern hjelp er så vidt sjeldent at det er bedre å søke det ved behov enn å ha en ordning som gir økte kostnader og dårligere vilkår for brukere, ansatte og for organisasjonen i hver enkelt kommune. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side

100 Man bør ikke gjøre store omveltninger basert på håp, tro og ønsker, til det er risikoen for stor til å gjøre større skade enn gagn. Man vet hva man har, men ikke hva man får, er et viktig prinsipp i denne sammenheng. Konklusjon: Med bakgrunn i ovenstående finner ikke representanter for Frosta å tilrå at det iverksettes en samarbeidsløsning for kommunene med felles tjenestesenter. Delrapport fra arbeidsgruppen plan, bygg, kart og oppmåling versjon datert Side

101 NIVI - rapport 2012:5 Fylkespilot for å styrke plan -, miljø vern - og landbruks kompetansen i kommunene i Sø r - Trøndelag. G runnlagsdokument Utarbeidet på oppdrag av Fylkesmannen i Sør - Trøndelag i samarbeid med Sør - Trøndelag fylkeskommune og KS Sør - Trøndelag Av Magne Langset og Geir Vinsand -101-

102 Forord Sør - Trøndelag f ylkeskommune, Fylkesmannen i Sør - Trøndelag og KS Sør - Trøndelag har tatt initiativ til et fylkesdekkende pilot prosjekt for å styrke kommunenes kapasitet og kompetanse innenfor miljø vern, landbruk og planlegging, inkludert byggesak, kart og oppmåling. Foreliggende rapport, som er utarbeidet av NIVI Analyse på oppdrag av Fylkesmannen i Sør - Trøndelag, gir et felles kunnskaps grunnlag for denne satsingen. I arbeidet er det g itt prioritet til å dokumentere dagens kapa sitets - og kompetansesituasjon, samt vurderinger av opplevd utfordringsbilde i kommunene. Rapporten ble utarbeidet i perioden juni - oktober I arbeidet har NIVI vært i kontakt med alle kommunene i fylket repre sentert ved rådmann eller fagsansvarlig. NIVI har også forholdt seg til en arbeidsgruppe med representanter fra Sør - Trøndelag f ylkeskommune, Fylkesmannen i Sør - Trøndelag og KS Sør - Trøndelag. Arbeidsgruppen har hatt følgende deltakere: Ole Gunnar Kjøsnes, KS i Sør - Trøndelag Ottar Vist, KS i Sør - Trøndelag Karen Espelund, Sør - Trøndelag fylkeskommune Karen Havdal, Sør - Trøndelag fylkeskommune Stig Roald Amundsen, Sør - Trøndelag fylkeskommune Stein - Arne Andreassen, Fylkesmannen i Sør - Trøndelag Tore Bjørkli, Fylke smannen i Sør - Trøndelag Grete Bakken Hoem, Fylkesmannen i Sør - Trøndelag Harald Høydal, Fylkesmannen i Sør - Trøndelag Magnhild Melandsø, Fylkesmannen i Sør - Trøndelag Alf Petter Tennfjord, Fylkesmannen i Sør - Trøndelag NIVI har deltatt i møte med arbeidsgruppe n der foreløpig utkast til slu ttrapport ble presentert og disk utert. Konsulentene er ansvarlige for alle vurderinger av innsamlet materiale, inkludert oppsummeringer av hove d inntrykk og drøftinger. Ansvarlige konsulenter i NIVI har vært Magne Langset og Ge ir Vinsand. Jørund K Nilsen i NIVI har bistått ved kvalite tssikring. Oslo, 1.november

103 Innhold SAMMENDRAG MÅL, PROBLEMSTILLINGER OG TILNÆRMING Bakgrunn og mål med prosjektet Problemstillinger Avgrensninger og metodisk tilnærming BESKRIVELSE AV KOMMUNENES LOVPÅLAGTE OPPGAVER Plan og areal Byggesaksbehandling Kart og oppmåling Miljøvern Landbruk KARTLEGGING AV STATUS I KOMMUNENE Innledning Faglig kapasitet i den kommunale 1.linjen Trondheim Kommuneplanens samfunnsdel Kommuneplanens arealdel og arealplanlegging Byggesak Kart, oppmåling og GIS Miljøvern Landbruk Oppsummeringer NORMKRAV OG UTVIKLINGSSTRATEGIER Mulige konsekvenser av kapasitetsmangel i 1.linjen Hva er et fagmiljø? Alternative utviklingsstrategier Muligheter for interkommunalt samarbeid Sør-Trøndelag som pilotfylke

104 Sammendrag Rapporten er tredelt: F ørst gis oversikt over viktige lovpålagte oppgaver for kommunene innen plan, miljø og landbruk. D eretter kartlegges dagens kompetanse og kapasitetssituasjo nen i kommunene i Sør - Trøndelag. T il slutt drøftes mulige utviklingsstrategier for kommunene for å styrke tilgangen på kapasitet og kompetanse. Hovedpunkter er sammenfattet i det følgende. Det vises til de enkelte kapitler for mer detaljerte oppsummeringer. Nøkkeltall for hele fylket Kartleggingen omfatter alle kommunene i fylket. N år det gjelder Trondheim er det imidlertid kun innhentet årsverkstall, ikke gjennomført dybdeintervjuer. Kapasitetssituasjonen i de 24 kommunene utenom Trondheim kan oppsummeres i følgende punkter: Generelt er mange kommuner i en sårbar situasjon når det g jelder kapasitet til helhetlig, strategisk styring og utvikling. Arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel utgjør i snitt 0,5 årsverk pr. kommune, fordelt på flere personer, i den perioden den utarbeides. De kommunale miljøvernoppgavene inkludert naturmangfo ld, forurensning, klima og energi, friluftsliv og viltforvaltning, er dimensjonert med 17 årsverk totalt. Det gir en gjennomsnittskapasitet på 0,7 årsverk pr. kommune. Kapasiteten varierer fra 0,1 årsverk i Osen til 1,8 årsverk i Oppdal. Den kommunale area lplanleggingen i Sør - Trøndelag er dimensjonert med 33 årsverk som gir en gjennomsnittlig kapasitet på 1,4 årsverk pr. kommune. Kapasiteten i kommunene varierer fra 0,25 årsverk i Roan til 2,5 årsverk i Melhus. Kommunenes kart - og oppmålingsfunksjon inklude rt GIS og matrikkelføring er dimensjonert med 40 årsverk som gir en gjennomsnittlig kapasitet på 1,7 årsverk pr kommune. Kapasiteten varierer fra 0,8 årsverk i Osen til 4 årsverk i Melhus. Den kommunale byggesaksforvaltningen er dimensjonert med 43 årsverk som gir en gjennomsnittskapasitet på 1,8 årsverk pr. kommune. Kapasiteten varierer fra 0,5 årsverk i Holtålen til 4 årsverk i Bjugn. Den kommunale landbrukstjenesten, inkludert landbruksforvaltning og landbruksutvikling er dimensjonert med 57 årsverk som gir en gjennomsnittlig kapasitet på 2,4 årsverk pr kommune. Kapasiteten varierer fra 0,8 årsverk i Roan til 4,5 årsverk i Rissa. Det konkludere s med at kommunenes kapasitet i form av faste stillingsressurser for å løse kommunale kjerneoppgaver innenfor samfunnsplanlegging, arealplanlegging, byggesak, kart og oppmåling, miljøvern og landbruk framstår som minimalistisk med stor sårbarhet og sterk avhengighet til enkeltpersoner i komm unene. På et flertall av de aktuelle fagområdene gir dagens stillingskapasitet ikke grunnlag for oppgaveløsning med forankring i et fagmiljø i den enkelte kommune. Når det gjelder Trondheim kommune viser årsverkstallene at fagmiljøene på de aktuelle områd ene er like stor e eller større enn for den samlede årsverksinnsatsen i

105 alle øvrige kommuner i fylket. Ressurssinnsatsen i de aktuelle fagavdelingene varierer her fra 17 til rundt 50 årsverk. Landbruksområdet utgjør imidlertid et unntak med en ressursinnsats som ikke er mye større enn for andre enkeltkommuner i fylket, som f eks Melhus. Trondheim kommune har på alle de aktuelle fagområdene robuste fagmiljøer med tilgang på betydelig kapasitet og fagkompetanse for å løse sine oppgaver. Organisering og fagkompetanse Organiseringen av oppgavene i de 24 kommunene (utenom Trondheim) er sterkt preget av en generalisttilnærming med lite faglig spesialisering og arbeidsdeling og til dels svært begrenset samarbeid mellom kommunene. Det gjelder særlig miljøvernoppgavene som mangler en enhetlig ledelse og tydelig organisering i flertallet av kommunene. Fagkompetansen blant de som i dag betjener de ulike kommunale funksjonene vurderes likevel som i hovedsak god. Mangel på fagkompetanse knytter seg til noen utvalgte stillingstyper som ingeniører og jurister, der flere kommuner rapporterer om en kritisk situasjon i forhold til den løpende oppgaveutførelsen. Utfordringsbilde Kommunen opplever at det er stor dynamikk på flere av oppgaveområdene med stadig tilføring av nye lovpålagte oppgaver og voksende forventinger fra både overordnet myndighet og brukerne. Kommunene peker på en utvikling i retning av større kompleksitet i sakene, voksende tidspress og prioritering av forvaltningsoppgaver framfor utviklingsoppgaver. Mangel på kapasitet og stor sårbarhet i form av sterk avhengighet til enkeltpersoner framheves som hovedutfordringer framfor mangel på fagkompetanse. Utfordringsbildet preges også av manglende prioritering og passivitet i forhold til gjennomføring og oppfølging av lovpålagte oppgaver. Det gjelder lovpålagte kjerneoppgaver som at alle kommuner skal ha en oppdatert kommuneplan, hvilket ikke er tilfelle i dag. Det gjelder også lovpålagte spesialoppgaver som f.eks. at alle kommuner skal utøve kontroll og tilsyn i forhold til plan- og bygningsloven og forurensningsloven. Utfordringene peker på tydelig behov for kapasitetsoppbygging og utvikling av fagmiljøer i de aller fleste av fylkets kommuner. Det gjelder innenfor plan (herunder byggesak og oppmåling), miljø og landbruk. Faglig forankring av miljøvernoppgavene, hvor en rekke lovpålagte oppgaver inngår fremstår som særlig kritisk. Mulige utviklingsstrategier I rapporten pekes det på tre ulike strategier for å etablere sterkere fagmiljøer: 1) Utviklingsinitiativ innenfor dagens kommuner, 2) Styrking av fagmiljø gjennom økt interkommunalt samarbeid, og 3) Etablering av større fagmiljøer innenfor rammen av større kommuner. Det siste alternativet har hatt liten aktualitet de senere år, mens det første alternativet fremstår som utilstrekkelig for flertallet av kommunene. I dagens situasjon fremstår utvikling av forpliktende interkommunalt samarbeid som den mest realistiske utviklingsstrategien. Oppgavenes karakter gjør at det i utgangspunktet bør ligge godt til rette for å høste både kompetansemessige, kvalitetsmessige og økonomiske gevinster gjennom utvidet samarbeid. Erfaringene tilsier imidlertid at utvikling av gode interkommunale svar på utfordringene krever etablering av strategisk forpliktende

106 samarbeid mellom faste partnere. Uformelt samarbeid basert på ulike nettverksstrukturer representerer neppe en bærekraftig tilnærming for å sikre stabil tilgang på kompetanse og kapasitet. For å støtte opp under en kommunal mobilisering for oppbygging av sterkere fagmiljøer, kan Sør-Trøndelag etableres som et nasjonalt pilotfylke. Hensikten med en fylkespilot vil være å støtte opp om kommunenes utviklingsarbeid, med vekt på utvikling og iverksetting av strategier og tiltak for å styrke kommunenes kapasitet og fagkompetanse. En fylkespilot vil samtidig gi nasjonale myndigheter erfaringer med alternative strategier og tiltak for styrke kompetanse og kapasitet i kommunene innenfor de aktuelle områdene

107 1. Mål, problemstillinger og tilnærming 1.1 Bakgrunn og mål med prosjektet Sør - Trøndelag f ylkeskommune, Fylkesmannen i Sør - Trøndelag og KS Sør - Trøndelag ønsker sammen å sette i gang et fylkesdekkende pilotforsøk for å styrke plan -, landbruks - og miljøvernkompetan sen i kommunene i Sør - Trøndelag. Kommunene skal sikre at de har tilstrekkelig kapasitet, kompetanse og ressurser til å ivareta sitt lovpålagte ansvar på ulike felt. Det gjelder på samme måte for plan -, miljø - og landbruksoppgavene som for kommunale velfe rdsoppgaver. Tidligere kartlegginger viser imidlertid at kompetansen og kapasiteten på disse områdene er svak i mange av landets kommu ner. Bildet er preget av at mange små kommuner har manglende eller svært sårbar kompetanse, mens store kommuner kan mangle kapasitet og evne til samordnet innsats i forhold til grenseoverskridende utfordringer i sammenhengende byområder 1. I denne rapporten kartlegges kompetanse og kapasitetssituasjonen i kommunene i Sør - Trøndelag på disse områdene. Kartlegg ingen skal danne grunnlag for det videre arbeidet med å styrke kompetansen i kommunene. Målsettingen med rapporten er å gi et samlet bilde av robusthet/sårbarhet og dermed også si noe om omstillingsbehovet. 1.2 Problemstillinger Rapporten er delt i tre hoveddeler. Den før ste delen gir en beskrivelse av hvilke oppgaver og forventninger som i dag stilles til kommunene på hhv miljøsektoren, landbrukssektoren og på plansiden. I gjennomgangen legges det vekt på å få fram lovpålagte oppgaver og krav til kommunene. Den andre dele n inneholder en oppdatert statusoversikt over kompetanse og kapasitetssituasjonen i kommunene på de tre områdene. Den gir også en beskrivelse av utfordringsbildet sett fra kommuneneside. Kartleggingen er basert på opplysninger fra den enkelte kom mune om organisering, bemanning og kompetanse, samt vurderinger av hvilke utfordringer kommunene står overfor på disse områdene. Den tredje delen av dokumentet omhandler mulighetsrom met for å sikre en mer robust tjeneste. Det gis først en drøfting av hva som menes med et fagmiljø og hvilke krav og hensyn et slikt må møte. Deretter rettes oppmerksomheten mot ulike strategier og tiltak for å styrke tilgange n på kapasitet og kompetanse i kommunene. 1.3 Avgrensninger og metodisk tilnærming Del 1 av oppdr aget er gjennomført ut fra gjennomgang av sentrale lover som beskriver oppgaver og forventninger til kommunene på de aktuelle fagområdene. I fremstillingen er vi særlig opptatt av mål og krav til kommunene på lovpålagte oppgaveområder, der lovgiver angir h vilke oppgaver alle kommuner skal ivare ta, hvilken myndighet som skal utøves, hvilke hensyn som skal ivaretas etc. 1 NIVI notat : Strategier og tiltak for å styrke kommunenes miljøvernarbeid forprosjekt

108 Del 2 av oppdraget, som omhandler statuskartleggingen i Sør-Trøndelag, har hatt form av en totalkartlegging i samtlige kommuner. For Trondheim er organiseringen av oppgavene og årsverksinnsats beskrevet for seg, og inngår ikke i den samlede fremstillingen av statussituasjonen i kommunene. Årsaken er at Trondheim som storby med en befolkning på nærmere innbyggere har andre typer utfordringer på de aktuelle områdene enn det de øvrige kommunene i fylket har. Å regne inn kommunale årsverk fra Trondheim kommune i fylkesoversikter i dette dokumentet vil bidra til å kunne gi et skjevt bilde av situasjonen i de øvrige kommunene i fylket. Trondheim kommune vil derimot kunne være en viktig kompetanse- og kapasitetsressurs og samarbeidspart i utviklingen av evt. samarbeidsløsninger i oppfølgingen av denne undersøkelsen. Det er sent ut spørreskjema/intervjuguide til alle deltakende kommuner og deretter gjennomført oppfølgende intervjuer med rådmann og faglige ledere på relevante sektorområder. Intervjuguiden var strukturert slik at det for hvert oppgaveområde ble spurt om oppgavenes organisering i kommunene, samarbeid og tjenestekjøp, utvikling i arbeidsmengde, kapasitet målt i årsverk, kompetanse (både formalkompetanse og realkompetanse), og til slutt vurderinger av lokalt utfordringsbilde. Intervjuguiden ble utarbeidet i samråd med aktuelle fagavdelinger hos Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Sør-Trøndelag fylkeskommune. Det ble gjennomført 24 intervjuer. Antall informanter er imidlertid noe høyere da fire kommuner valgte å la fagansvarlige på aktuelle områder også være representert i tillegg til rådmann. Alle intervjuer ble tatt over telefon. Intervjurunden ble gjennomført i perioden 21. juni til 10. september. Det viste seg underveis utfordrende å få avtalt samtaler og derfor har intervjuperioden trukket ut lenger i tid enn planlagt. Erfaringen for fremtiden er at siste halvdel av juni og første halvdel av august er et lite egnet tidspunkt for gjennomføring av slike undersøkelser. Selve gjennomføringen av intervjuet varierte fra ca 40 minutter til en time. Hovedinntrykket er at informantene hadde forberedt seg godt og besvarte utfyllende på de fleste problemstillinger i intervjuguiden. Det ble generelt uttrykt positiv velvilje til prosjektet som Sør-Trøndelag Fylkeskommune, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og KS Sør-Trøndelag har tatt initiativ til. Bearbeidingen av intervjuene har bestått i at de er skrevet ut mer eller mindre i sin helhet og deretter analysert stegvis. For hvert enkelt tema er intervjuene sammenlignet med hensyn til hva som har vært dominerende og avvikende oppfatninger og perspektiver. I en slik analyseprosess vil det nødvendigvis skje en gradvis reduksjon av utvalgt informasjon som behandles. Ambisjonen har vært å løfte fram den dominerende oppfatningen i kommunene på de ulike problemstillingene, gjerne belyst med et typisk utsagn i direkte sitat, men også vurderinger fra mindretall fremkommer. At det empiriske materialet i hovedsak består av informantintervjuer av rådmenn/fagsjefer påvirker naturligvis analyse og resultater. Med unntak av rene faktaspørsmål, er det informantenes vurderinger som fremkommer i det empiriske materialet. Disse vurderingene vil nødvendigvis påvirkes av informantenes posisjon i kommuneorganisasjonen samt deres subjektive erfaringer og holdninger. Så kan det naturligvis spørres om informantene er representative for flere enn seg selv. Dette er en problemstilling som gjelder alle kvalitative undersøkelser basert på et begrenset antall informanter, og som innebærer at tolkninger av analyseresultater alltid må gjøres med visse forbehold om generaliseringsgrad. Det er likevel ingen grunn til å tro at det er systematiske

109 skjevheter i det som rapporteres fra informantene og at det utfordringsbildet som avtegnes ikke skulle være reelt. Del 3, som omhandler kompetansekrav og mulige løsninger, er basert på NIVIs tolkninger av omstillingsbehovet i Sør-Trøndelag på de aktuelle områdene, faglige vurderinger av kompetanse og fagmiljøer, samt erfaringer fra etablerte samarbeidsordninger på disse fagområdene fra andre deler av landet

110 2. Beskrivelse av kommunenes lovpålagte oppgaver I det følgende gjennomgåsentrale krav og forventninger for kommunenes innsats på de tre områdene. I gjennomgangen legges det vekt på å få fram sentrale lovkrav på hvert av de tre områdene. Det er i lov og fo rskrift at kommunenes plikter er angitt. Det er et omfattende lovverk som regulerer kommunes virksomhet på de aktuelle feltene og i den følgende gjennomgangen er det gjort en viss siling av hva som omtales. Det legges i den forbindelse særlig vekt på å f å fram lovkrav som har kommet de senere år. 2.1 Plan og areal Kommunen er i henhold til plan - og bygningsloven forpliktet til å drive løpende kommuneplanlegging med sikte på å samordne den fysiske, økonomiske, sosiale, estetiske og kulturelle utvikling. De t er kommunen som ut fra en helhetsvurdering bestemmer bruk og vern av arealene innenfor kommunens grenser. Det kommunale arbeidet innenfor planlegging, herunder byggesaksbehandling, kart og oppmåling følger av nasjonale føringer gitt i form av lovverk, pl aner og strategier på ulike områder. Også regionale planer og strategier gir rammer for kommunenes arbeid. En effektiv planlegging forutsetter en tidlig kontakt og et godt samspill fra kommunens side både med private lokale interesser og med statlige og fy lkeskommunale organer under utarbeidingen av planene. Det er spesielt viktig å stimulere til medvirkning fra berørte og til offentlig debatt om planene før de endelig vedtas. Plan - og bygningsloven legger rammene om et kommunalt plansystem som gir sterke føringer på hvordan arealplanlegging, byggesaksbehandling og kart og oppmåling skal utøves i/av kommunene. I plan - og bygningslovens 3-3 er formålet med kommunal planlegging og kommunenes planleggingsmyndighet angitt: Kommunal planlegging har til formål å legge til rette for utvikling og samordnet oppgaveløsning i kommunen gjennom forvaltning av arealene og naturressursene i kommunen, og ved å gi grunnlag for gjennomføring av kommunal, regional, statlig og privat virksomhet. Kommunestyret selv har ledel sen av den kommunale planleggingen og skal sørge for at plan - og bygningslovgivningen følges i kommunen. Kommunestyret skal vedta kommunal planstrategi, kommuneplan og reguleringsplan. Kommunen organiserer arbeidet med den kommunale planleggingen etter kap ittel 10 til 12 og oppretter de utvalg og treffer de tiltak som finnes nødvendig for gjennomføring av planleggingen. Kommunestyret skal sørge for å etablere en særskilt ordning for å ivareta barn og unges interesser i planleggingen. Kommunestyret skal si kre at kommunen har tilgang til nødvendig planfaglig kompetanse. Kilde:

111 Kommunal planstrategi og planprogram Kommunen har etter pbl 10-1 fått plikt til å utarbeide kommunal planstrategi minst en gang i hver valgperiode. Planstrategien må vedtas senest innen ett år etter kommunestyrets konstituering. Kommunal planstrategi er ikke en plantype, men et hjelpemiddel for kommunen til å fa stlegge det videre planarbeidet. Kommunal planstrategi skal omfatte kommunens strategiske valg knyttet til lokal samfunnsutvikling. Det gjelder både langsiktig arealbruk, miljøutfordringer, sektorenes virksomhet og en vurdering av kommunenes planbehov i va lgperioden. Kommunen skal i arbeidet med kommunal planstrateginnhente synspunkter fra statlige og regionale organer og nabokommuner. Kommunen bør også legge opp til bred medvirkning og allmenn debatt som grunnlag for behandlingen. Ved behandlingen skal k ommunestyreta stilling til om gjeldende kommuneplan eller deler av denne skal revideres, eller om planen skal videreføres uten endringer. Dersom kommunestyret i behandlingen av planstrategien vedtar å revidere kommuneplan skal det utarbeides et planprogr am som skal gjøre rede for hva en vil konsentrere seg om ved revisjon. Det videre planarbeidet utdypes og detaljeres i planprogrammet. For kommuneplan skal det utarbeides planprogram etter reglene i Planprogram For alle regionale planer og k ommuneplaner, og for reguleringsplaner som kan ha vesentlige virkninger for miljø og samfunn, skal det som ledd i varsling av planoppstart utarbeides et planprogram som grunnlag for planarbeidet. Planprogrammet skal gjøre rede for formålet med plan arbeidet, planprosessen med frister og deltakere, opplegget for medvirkning, spesielt i forhold til grupper som antas å bli særlig berørt, hvilke alternativer som vil bli vurdert og behovet for utredninger. Forslag til planprogram sendes på høring og legge s ut til offentlig ettersyn samtidig med varsling av planoppstart. Planprogrammet fastsettes ordinært av planmyndigheten. Dersom berørte regionale og statlige myndigheter på grunnlag av forslag til planprogram vurderer at planen kan komme i konflik t med nasjonale eller viktige regionale hensyn, skal dette framgå av uttalelsen til forslaget til planprogram. Dersom planen får vesentlige miljøvirkninger i en annen stat, skal planmyndigheten sende forslag til program for planarbeidetil berørte myndigheter i denne staten til uttalelse. Kilde: Kommuneplanen s samfunnsdel Kommuneplanen består av en samfunnsd el (tekstdelen) og en arealdel. I lovens kapittel 11 gis nærmere bestemmelser om kommuneplanen. Kommuneplanen er overordnet kommunedelplaner og er politikernes viktigste verktøy for å utøve en helhetlig og strategisk ledelse av kommunal virksomhet og kommunens utvikling. Her gis rammer for aktiviteten gjennom beskrivelse av satsingsområder, mål og veivalg, som sektor ene skal følge opp. I arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel inngår derfor som et viktig element å bidra til politisk forståelse for planlegging som politisk verktøy, for på den måten å legge til rette for en enklere og mer forutsigbar saksbehandling

112 11-1. Kommuneplan Kommunen skal ha en samlet kommuneplan som omfatter samfunnsdel med handlingsdel og arealdel. Kommuneplanen skal ivareta både kommunale, regionale og nasjonale mål, interesser og oppgaver, og bør omfatte alle viktige mål og oppgaver i kommunen. Den skal ta utgangspunkt i den kommunale planstrategien og legge retningslinjer og pålegg fra statlige og regionale myndigheter til grunn. Det kan utarbeides kommunedelplan for bestemte områder, temaer eller virksomhetsområder. Kommuneplanen s kal ha en handlingsdel som angir hvordan planen skal følges opp de fire påfølgende år eller mer, og revideres årlig Kommuneplanensamfunnsdel Kommuneplanensamfunnsdel skal ta stilling til langsiktige utfordringer, mål og strategier for kommun esamfunnet som helhet og kommunen som organisasjon. Den bør inneholde en beskrivelse og vurdering av alternative strategier for utviklingen i kommunen. Kommuneplanens samfunnsdel skal være grunnlag for sektorenes planer og virksomhet i kommunen. Den skal gi retningslinjer for hvordan kommunens egne mål og strategier skal gjennomføres i kommunal virksomhet og ved medvirkning fra andre offentlige organer og private. Kommunedelplaner for temaer eller virksomhetsområder skal ha en handlingsdel som angir hvord an planen skal følges opp de fire påfølgende år eller mer. Handlingsdelen skal revideres årlig Virkningen av kommuneplanens samfunnsdel Kommuneplanen samfunnsdel skal legges til grunn for kommunens egen virksomhet og for statens og regionale myndigheters virksomhet i kommunen. Kilde: Kommuneplanens arealdel Kommuneplanens arealdel skal være en overordnet plan som viser hva arealene i kommunen kan benyttes til. Arealdelen viser de arealmessige konsekvenser og disponeringer av mål og prioriteringer som det legges opp til i samfunnsdelen. Dette kan gjelde boligutbygging, tilrettelegging for næringsliv, prioriteringer av infrastruktur og vern av friområder Kommuneplanens arealdel Kommunen skal ha en arealplan for hele kommunen (kommuneplanens arealdel) som viser sammenhengen mellom framtidig samfunnsutvikling og arealbruk. Det kan utarbeides arealplaner for deler av kommunens område. Kommuneplanens areal del skal angi hovedtrekkene i arealdisponeringen og rammer og betingelser for hvilke nye tiltak og ny arealbruk som kan settes i verk, samt hvilke viktige hensyn som må ivaretas ved disponeringen av arealene. Kommuneplanens arealdel skal omfatte plankart, bestemmelser og planbeskrivelse hvor det framgår hvordan nasjonale mål og retningslinjer, og overordnede planer for arealbruk, er ivaretatt. Plankartet skal i nødvendig utstrekning vise hovedformål og hensynssoner for bruk og vern av arealer. Kommunen kan etter vurdering av eget behov detaljere kommuneplanens arealdel for hele eller deler av kommunens område med nærmere angitte underformål for arealbruk, hensynssoner og bestemmelser, jf til Kilde:

113 Arealdelen fastsett er framtidig arealbruk og har rettsvirkning i den forstand at den enkelte grunneier ikke kan ta i bruk og/eller bebygge eller dele sin eiendom på annen måte enn den som er fastsatt i planen. Reguleringsplan Kommunestyret skal sørge for at det blir utarebeidet reguleringsplan for de områder i kommunen hvor dette følger av loven eller av kommuneplanens arealdel, samt der det ellers er behov for å sikre forsvarlig planavklaring og gjennomføring av bygge og anleg gstiltak. En reguleringsplan fastsetter fremtidig arealbruk for området og er ved kommunestyrets vedtak rettslig bindende. Reguleringsplanen består av et arealplankart med tilhørende bestemmelser og planbeskrivelse. Reguleringsplan kan utarbeides som områd eregulering eller detaljregulering Reguleringsplan Reguleringsplan er et arealplankart med tilhørende bestemmelser som angir bruk, vern og utforming av arealer og fysiske omgivelser. Kommunestyret skal sørge for at det blir utarbeidet regulering splan for de områder i kommunen hvor dette følger av loven eller av kommuneplanens arealdel, samt der det ellers er behov for å sikre forsvarlig planavklaring og gjennomføring av bygge - og anleggstiltak, flerbruk og vern i forhold til berørte private og of fentlige interesser. For gjennomføring av større bygge - og anleggstiltak og andre tiltak som kan få vesentlige virkninger for miljø og samfunn, kreves det reguleringsplan. Tillatelse etter 20-1, jf for slike tiltak, kan ikke gis før det foreligg er reguleringsplan. Krav til reguleringsplan gjelder ikke for konsesjonspliktige anlegg for produksjon av energi etter energiloven, vannressursloven eller vassdragsreguleringsloven. Reguleringsplan kan utarbeide som områderegulering, jf. 12-2, eller de taljregulering, jf Reguleringsplan kan utarbeides i sammenheng med kommuneplanens arealdel eller som egen planprosess. Kongen kan i forskrift fastsette tekniske kvalitetskrav til reguleringsplan og gi nærmere bestemmelser om inndelingen av arealf ormål, planbestemmelser og behandling av reguleringsplan. Kilde: Byggesaksbehandling Byggesaksbehandlingen skjer i henhold t il fastlagte rammer i plan - og bygningsloven med forskrifter. Byggesaksbehandling etter loven skal sik re at tiltak blir i samsvar med lov, forskrift og planvedtak. Det enkelte tiltak skal utf ø res forsvarlig. Kommunens kontroll med byggevirksomheten skjer gjennom behandling av søknader, tilsyn og oppfølging av ulovligheter. Ved søknadsbehandlingen bidrar ko mmunen blant annet til at det bygges med god kvalitet og i samsvar med regelverket. Ved tilsyn og ulovlighetsoppfølging er hovedfokus på at plan - og bygningslovgivningen overholdes i kommunen. Tilsynsplikten følger av plan - og bygningsloven 25-1, og er n ærmere presisert i Kommunen skal føre tilsyn i et slikt omfang at den kan avdekke regelbrudd, ved gitte pålegg og når en blir oppmerksom på ulovligheter utover bagatellmessige forhold. Videre er det i byggesaksforskriften kapittel 15 gitt nærmere r egler for tilsynsvirksomheten. Her er det i 15-1 og 15-2 gitt bestemmelser om plikten til å utarbeide en tilsynsstrategi og tilsynsrapport. Videre

114 er det i 15-3 gitt bestemmelser om prioriterte tilsynsområder, og kommunen er pålagt å prioritere tilsyn med sluttdokumentasjon og avfallsplan/ miljøsaneringsbeskrivelse i Når det gjelder oppfølgingen av ulovlige tiltak følger plikten av plan - og bygningsloven Kommunen har da plikt til å følge opp brudd på bestemmelser i plan - og bygningsloven, teknisk forskrift, byggesaksforskrift, arealplaner, vedtekter og enkeltvedtak. Oppfølgingsplikten gjelder alle former for ulovligheter, men oppfølgingen kan unnlates om det dreier seg om overtredelser av mindre betydning. 2.3 Kart og oppmåling Kommunen skal sørge for at det foreligger et oppdatert offentlig kartgrunnlag for de ulike formål som offentlige og private har når det gjelder planlegging, utbygging mm. Som ansvarlig for matrikkelføring skal også eiendomsregisteret for kommunen være oppd atert til enhver tid. Kommunene har bl.a. ansvar for å utføre oppmålingsforretninger når det er påkrevd, herunder sørge for merking grenser, fastsette offisiell adresse for en eiendom eller bygning, fastsette hva som skal regnes som samlet fast eiendom og fastsette gebyr for oppmålingsforretning. Kart og oppmålingsfunksjonen i kommunene ivaretar dette arbeidet, og er således en infrastruktur for arealplanleggere og byggesaksbehandlere. Videre utfører de tjenester i forbindelse med planleg ging og utbygging ssaker, bl. a. for oppmåling, fastsetting og endring av eiendomsgrenser. I 2010 ble delingsloven erstattet med lov om eiendomsregistrering (matrikkelloven). Matrikkelloven stiller nye krav til bl.a. saksbehandling, gjennomføring av oppmålingsforretningen o g selve føringen av Matrikkelen. Dette fører til nye og strengere krav når det gjelder tidsfrister for fullføring av oppmålingsforretninger, og strengere krav til dokumentasjon for føring i Matrikkelen. Noen av endringen e er gjengitt under. Det har blitt n ye eiendomstyper (matrikkelenhetstyper) å forholde seg til, ved at det nå blir lovregulert å registrere volumer (anleggseiendom) og jordsameier. Det har blitt nye sakstyper å forholde seg til, bl.a. arealoverføring, referanse til avtale om eksisterend e grense og fastsetting av samlet fast eiendom. Det har blitt en klarere funksjonsdeling mellom eiendomsregisteret (matrikkelen) og rettighetsregisteret (grunnboka). Det blir også en mer standardisert prosess mellom disse to registrene. Det har blitt økt fokus på det tingsrettslige, bl.a. i forbindelse med oppretting av anleggseiendom og i forbindelse med gjennomføring av oppmålingsforretning. Det har blitt økt etterspørsel etter informasjon om eiendommer i matrikkelen, og flere tilbakemeldinger om feil i denne informasjonen. Dette fordi begrepet publisitet blir koblet til matrikkelen gjennom forarbeidene til matrikkelloven. Målebrev er ersta ttet av matrikkelbrev. Matrikkelbrev er en utskrift som viser all informasjon som finnes om en eiendom i matrikkelen, også om adresse og bygning. Det har blitt innført tidsfrister for kommunen i forhold til å gjennomføre en sak som er knytt til eiendom, e nten det gjelder oppretting av ny eiendom eller retting av registrert informasjon om en eksisterendeiendom. Ved oppretting av ny eiendom må kommunen tilbakebetale deler av gebyret, om eiendommen ikke er opprettet innenfor tidsfristen som er fastsatt i m atrikkelloven og matrikkelforskriften. Det er innført nytt regelverk for adressering, herunder kommer det en ny adresseveileder. Det innføres nytt regelverk for registrering av bygningsinformasjon. Kilde:

115 2.4 Miljø vern Kommunene har et s tort ansvar på miljøområdet og er tillagt myndighet og plikter etter en rekke lover. Miljøvernde partementet har utviklet en egen nettside som gir tilrettelagt informasjon med pekere til de aktuelle lover og forskrifter om kommunens myndighet og oppgaver i de lover og regler som sorterer under Miljøverndepartementet, jf I henhold til denne oversikten er kommunenes myndighet og plikter gitt i følgende lover: Fjelloven Forurensningsloven Friluftsloven Kulturminneloven Lakse - og innlandsfiskloven Markaloven Miljøinformasjonsloven Motor ferdselloven Naturmangfoldloven Plan - og bygningsloven Vass - og kloakkavgiftslova Viltloven I det følgende gis det omtale av enkelte av kommunenes plikter etter miljølovverket. For fullstendig gjennomvises det til MDs nettbaserte veiviser. Forurensingsloven Forurensningsloven omtaler kun forurensningsmyndigheten, og det fastsettes i forskrift eller etter delegasjon hvilket forvaltningsnivå som har denne myndigheten. Kommunen er gitt myndighet direkte i loven på områdene forsøpling og husho ldningsavfall. I kraft av å være forurensningsmyndighet er kommunen i forskrift gitt flere myndighetsoppgaver etter forurensningsloven: M yndighet til å gi utslippstillatelse for mindre avfallsanlegg Myndighet til å gi pålegg om opprydding i forsøpling T ilknytningsplikt til avløpsanlegg G odkjenning av tiltaksplaner ved terrenginngrep i forurenset grunn T ilsyn bl.a. med luftkvalitet og avløp Kommunen er også pålagt en del plikter ( sørge for ) etter forurensningsloven, bl.a. til å samle inn husholdning savfall, ha ansvar for drift og vedlikehold av avløpsanlegg og sørge for tilstrekkelig beredskap mot akutt forurensning. Disse pliktene kan til en viss grad sammenlignes med de pliktene kommunene har på helse - og utdanningsområdet. Dette er på mange måter tjenester som kommunene skal produsere. Ut over dette har kommunene plikter på lik linje med enhver annen forurenser, f.eks. der kommunen eier forbrenningsanlegg for avfall. Kommunene har videre en nøkkelrolle innen vannforvaltning og i arbeidet etter va nnforskriften, bl.a. gjennom ulike typer tiltak å sørge for at vann har god kjemisk og økologisk tilstand

116 Friluftsloven Kommunene har ansvar for å utvikle og ivareta gode forhold for friluftslivet. Kommunen har også ansvar for å ivareta gode rammevilkår for fysisk aktivitet som oppfølging av helsepolitikken. Den nasjonale friluftslivspolitikken forutsetter blant annet at de t skal være god tilgang på friområder for befolkningen. Kommunenes viktigste virkemiddel for å ivareta og utvikle forholdene for friluftsliv er rollen s om arealplanmyndighet etter plan - og bygningsloven. Men også friluftslivsloven legger myndighet til kommunene bl. a. for å sikre allmennhetens rett til ferdsel, opphold m.v. i naturen, jf. friluftslovens bestemmelser om ferdsel i utmark ( 2 ). Naturmangfold og naturvern Ny naturmangfoldlov (Lov og forvalt ning av naturens mangfold) trådte i kraft i Lovens intensjon er å sikre et helhetlig, langsiktig og forpliktende juridisk grunnlag for bærekraftig bruk og vern av naturens mangfold Naturmangfoldsloven erstatter den tidligere naturvernloven og deler a v laks - og innlandsfisk e loven og viltloven. Den er samtidig utvidet til å gi prinsipper og føringer for bærekraftig bruk og vern av naturen på land, vann og kystfarvann i hele landet. Oppfølging av lovens intensjoner vil ikke minst skje av kommunene gjenno m plan - og bygningsloven. Kommunen skal legge naturmangfoldloven til grunn i all saksbehandling som berører naturens mangfold. Vernereglene i naturmangfoldloven er i hovedsak en videreføring av vernereglene i naturvernloven. En nyvinning i loven er at milj ørettslige prinsipper skal legges til grunn som retningslinjer ved utøving av offentlig myndighet som berører natur, også når et forvaltningsorgan tildeler tilskudd, og ved forvaltning av fast eiendom. Vurderingen skal framgå av beslutningen. Disse reglene for bærekraftig bruk av natur gjelder også for kommunen. 8. (kunnskapsgrunnlaget) Offentlige beslutninger som berører naturmangfoldet skal så langt det er rimelig bygge på vitenskapelig kunnskap om arters bestandssituasjon, naturtypers utbredelse og økologiske tilstand, samt effekten av påvirkninger. Kravet til kunnskapsgrunnlaget skal stå i et rimelig forhold til sakens karakter og risiko for skade på naturmangfoldet. Myndighetene skal videre legge vekt på kunnskap som er basert på generasjoners erfaringer gjennom bruk av og samspill med naturen, herunder slik samisk bruk, og som kan b idra til bærekraftig bruk og vern av naturmangfoldet. 9. (føre- var - prinsippet) Når det treffes en beslutning uten at det foreligger tilstrekkelig kunnskap om hvilke virkninger den kan ha for naturmiljøet, skal det tas sikte på å unngå mulig vesentlig s kade på naturmangfoldet. Foreligger en risiko for alvorlig eller irreversibel skade på naturmangfoldet, skal ikke mangel på kunnskap brukes som begrunnelse for å utsette eller unnlate å treffe forvaltningstiltak. 10. (økosystemtilnærming og samlet belas tning) En påvirkning av et økosystem skal vurderes ut fra den samlede belastning som økosystemet er eller vil bli utsatt for. Kilde: Et annet sentralt begrep i loven er reglene om utvalgte naturtyper. Ettersom mange beslutninger om bruk av natur skjer gjennom arealplanleggingen etter

117 plan- og bygningsloven vil kommunene få en sentral rolle i det lokale arbeidet med å forvalte forekomster av utvalgte naturtyper. Etter naturmangfoldloven skal det tas særskilt hensyn til forekomster av en utvalgt naturtype slik at forringelse av naturtypens utbredelse og forekomstenes økologiske tilstand unngås. Men ettersom reglene om utvalgte naturtyper er regler om bærekraftig bruk av natur og ikke vern, kan kommunen velge å ofre en forekomst av en utvalgt naturtype og gi det aktuelle arealet et annet formål i arealplanen. Det forutsetter imidlertid at kommunen i sin vurdering etter plan- og bygningsloven og naturmangfoldloven har lagt vekt på hensynet til forekomsten i sin vurdering og påsett at konsekvensene for den utvalgte naturtypen er klarlagt. Miljøinformasjonsloven Intensjonen med miljøinformasjonsloven som kom i 2004 er at den skal gjøre det mulig for innbyggerne, gjennom å få bedre tilgang på informasjon, å engasjere seg i og bidra til et bedre vern av miljøet. Loven gjelder både private og offentlige organer. Loven innebærer utvidet rett til informasjon fra offentlige organer og virksomheter. Det offentlige har ifølge miljøinformasjonsloven dessuten en plikt til å ha kunnskap om miljøet på et overordnet plan, og å gjøre denne lett tilgjengelig for allmennheten. Dette er en plikt som hviler på alle sektorer i samfunnet. Loven gjelder både kommunale og statlige myndigheter og stiller krav om å utlevere miljøinformasjon. I tillegg er det krav om at offentlige myndigheter i forbindelse med arbeid med utformingen av regelverk, planer og programmer som kan ha betydning for miljøet, skal gi allmennheten mulighet til å komme med innspill. 2.5 Landbruk Kommunen er førstelinjemyndighet på landbruksområdet. Det betyr at kommunen er vedtaksmyndighet i førsteinstans for en rekke økonomiske og juridiske virkemidler i landbruket. Vedtaksmyndigheten dekker tilskuddsmidler til økologisk landbruk, tilskuddsmidler til inntekts- og velferdspolitiske tiltak, tilskudd til spesielle miljøtiltak (SMIL) og tilskudd til nærings - og miljøtiltak i skogbruket (NMSK). Kommunen har et selvstendig ansvar for å gjennomføre kontroll av tilskuddsmottaker for de ulike tilskuddsordningene de forvalter. Kommunens kontrollaktivitet er nedfelt i forskrifter og rundskriv tilknyttet ordningene. Kommunen saksbehandler mange søknader innefor de ulike tilskuddsordningene og totalt forvaltes omkring 600 mill kr i kommune. Den største tilskuddsordningen er produksjontilskudd i jordbruket. Denne ordningen er svært viktig for søkerne og det er vesentlig at utbetalingen skjer til rett tid. Kommunen må, for produsjonstilskudd, forholde seg til løpende frister gjennom hele året noe som ofte betyr hektiske arbeidsdager. I tillegg til å saksbehandle søknader om produksjonstilskudd skal søknadene også registreres i datasystem. I 2013 vil også regionale miljøtilskudd måtte registreres i et eget datasystem av kommunen. Foruten produksjonstilskudd forvalter kommunene mange flere ordninger som er viktig for næringsutøverne. Effektiv saksbehandling av god kvalitet, samt at rettssikkerheten, må settes i fokus. Flere av ordningene henger sammen og en del av datagrunnlaget må stemme overens hvis saksbehandlingen skal gå uten problemer Kommunen er vedtaksmyndighet i forhold til jordloven, skogloven, konsesjonsloven og odelsloven, og innstillende myndighet for Innovasjon Norge i forvaltningen av bygdeutviklingsmidlene. Samlet sett har kommunen ansvaret for

118 gjennomføring av viktige deler av den nas jonale landbruks - og matpolitikken, og at kommunen er en landbrukspolitisk aktør innen forvaltning og samfunns - og næringsutvikling på landbruks - og matområdet. I den sammenheng er landbruk en integrert del av øvrig nærings - og samfunnsutviklingsarbeid i k ommunen. Kommunene forbereder og innstiller søknader om tilskudd fra bygdeutviklingsmidlene, søknader om produksjonstilskudd og til lån til landbruksformål som forvaltes av Innovasjon Norge. Kommunene skal ivareta nasjonale og lokale landbrukspolitiske mål i kommuneplanleggingen og skal se landbruket i sammenheng med samfunns - og næringsutviklingen generelt. Jordloven Jordloven har en formålsparagraf med bestemmelser om at "jordviddene i landet med skog og fjell og alt som hører til, kan bli nyttet på den måten som er mest gagnlig for samfunnet og de som har yrket sitt i landbruket". I jordlovens 6 heter det videre at fylkesmannen og kommunen skal ta opp arbeidet med dei føremåla som er nemnde i 1. Dei skal mellom anna arbeide ut planar for korleis j orda skal nyttast, hjelpa til med førebui ng av grunnutnyttingsplanar som vedkjem landbruket etter plan - og bygningslova og gjera det arbeidet som dei vert pålagde ved lov eller ved vedtak av departementet. Blant s entrale styringsdokumenter inngår bl.a. f ølgende : Jordloven ( ) St.meld. nr. 19 ( ) Om norsk landbruk og matproduksjon Ot.prp. nr. 75 ( ) Om lov om endringar i jordlova mv. Rundskriv M - 3/ Driveplikten etter jordloven Rundskriv M - 2/ Bo - og driveplikt de rettslige rammene og saksbehandlingen Rundskriv M - 6/ Bestemmelser om overføring av myndighet og forskrift om saksbehandling mv. i kommunen etter konsesjonsloven, jordloven, odelsl oven og skogbruksloven Rundskriv M Omdisponering og deling - Lov om jor d (jordlova) 12. mai 1995 nr og 12 Lov om konsesjon og forkjøpsrett Loven om konsesjon og om forkjøpsrett har bestemmelser om at fast eiendom ikke kan erverves uten konsesjon fra myndighetene. Det er gjort enkelte unntak med bakgrunn i kjøpers sti lling i forhold til selger (slektskap) eller eiendommen og enkelte unntak med bakgrunn i eiendommens karakter. Sentrale styringsdokumenter er som følger : Konsesjonsloven ( ) St.meld. nr. 35 ( ) Om praktiseringen av jord - og konsesjonslovgivningen i Ot.prp. nr. 79 ( ) Om lov om konsesjon ved erverv av fast eiendom (konsesjonsloven) mv. Rundskriv M - 1/ Endringer i rundskriv M - 3/ Priser på landbrukseiendommer ved konsesjon. Boverdi... Rundskriv M 2 /2009- Konsesjon og boplikt

119 Skogbruksloven Lov om skogbruk har som formål å fremme en bærekraftig forvaltning av skogressursene med sikte på verdiskaping, og å sikre det biologiske mangfoldet, hensyn til landskapet, friluftslivet og kulturverdiene i sk ogen. Sentrale styringsdokuemnter er som følger : Skogbruksloven ( ) St.meld. nr. 17 ( ) Verdiskaping og miljø - muligheter i skogsektoren (skogmeldingen) Ot.prp. nr. 28 ( ) Om lov om skogbruk (skogbrukslova) Rundskriv 1/ Skog bruk - Forskriftsendringer som følge av statsbudsjettet 2007 Rundskriv M - 2/ Ny skogbrukslov Rundskriv M - 3/ Forskrift om tilskudd til skogbruksplanlegging med miljøregistreringer

120 3. Kartlegging av status i kommunene 3.1 Innledning I dette kapitlet beskrives status i kommunene innenfor seks konkrete oppgavefelt, herunder kommuneplanens samfunnsdel, kommuneplanens arealdel / arealplanlegging, byggesak, kart / oppmåling og GIS, miljøvern og landbruk. I første del av kapitlet gis en oversi kt over samlet kapasitet i den kommunale 1.linjen innenfor de aktuelle oppgaveområdene. Oversiktene bygger på årsverkstall som NIVI har innhentet fra den enkelte kommune i intervjufasen. Dernest følger en detaljert gjennomgang av status mht. organisering, ressursbruk, kompetanse og utfordring sbilde innenfor de seks konkrete oppgaveområdene. Til slutt i kapitlet følger en oppsummering av hovedfunn i kartleggingen. 3.2 Faglig k apasitet i den kommunale 1.linjen Med kommunal 1.linje menes her laveste offentl ige myndighetsnivå. Rollen som 1. linjeinstans kan innebære utstrakt brukerkontakt og direkte tjenesteyting, men kan også innebære arbeid av mer tilretteleggende karakter. Nedenfor følger noen hovedtall for årsverksinns ats på de ulike oppgaveområdene dvs. på fem områder, alle unntatt kommuneplanensamfunnsd el hvor det ikke foreligger fullstendige tall. Årsverkene angir størrelsen på den faste dedikerte fagressursen som kommunene har avsatt for å løse de ulike oppgavene. Årsverkstallene gir ikke et totalbil de på all kapasitet kommunene bruker for å løse oppgavene, men gir likevel e t bilde av oppgavenes forankring i fagmiljøer og grad av faglig robusthet. Følgende hovedtall beskriver situasjonen i fylkets 24 kommuner, alle unntatt Trondheim: De kommunale miljøvernoppgavene inkludert naturmangfold, forurensning, klima og energi, friluftsliv og viltforvaltning, er dimensjonert med 17 årsverk totalt. Det gir en gjennomsnittskapasitet på 0,7 årsverk pr. kommune. Kapasiteten varierer fra 0,1 årsverk i Osen til 1,8 årsverk i Oppdal. Den kommunale arealplanleggingen i Sør - Trøndelag er dimensjonert med 33 årsverk som gir en gjennomsnittlig kapasitet på 1,4 årsverk pr. kommune. Kapasiteten i kommunene varierer fra 0,25 årsverk i Roan til 2,5 årsverk i Melhus. Kommun enes kart - og oppmålingsfunksjon inkludert GIS og matrikkelføring er dimensjonert med 40 årsverk som gir en gjennomsnittlig kapasitet på 1,7 årsverk pr kommune. Kapasiteten varierer fra 0,8 årsverk i Osen til 4 årsverk i Melhus. Den kommunale byggesaksforv altningen er dimensjonert med 43 årsverk som gir en gjennomsnittskapasitet på 1,8 årsverk pr. kommune. Kapasiteten varierer fra 0,5 årsverk i Holtålen til 4 årsverk i Bjugn. Den kommunale landbrukstjenesten, inkludert landbruksforvaltning og landbruksutvik ling er dimensjonert med 57 årsverk som gir en gjennomsnittlig kapasitet på 2,4 årsverk pr kommune. Kapasiteten varierer fra 0,8 årsverk i Roan til 4,5 årsverk i Rissa

121 Figur 3. 1 Samlet dimensjonering av aktuelle fagfunksjoner i kommunene i Sør - Trøndela g i Totale årsverk i 24 kommuner, alle unntatt Trondheim. Kilde: NIVI Oversiktene ovenfor tilsier på den ene siden at mange av funksjonene kan være sårbare i alle de 24 kommunene, på den annen side er særlig kommunalt miljøvern og arealplanlegging dimensjonert med små stillingsressurser fylket sett under ett. Ser vi nærmere på s amlet årsverksinnsats på alle de aktuelle fagområdene pr. kommune, finner vi vari asjon fra 2,9 årsverk i Osen til 14 årsverk i Melhus. Tilgang til fagmiljø er forskjellig mel lom de minste og de største kommunene, illustrert ved at Melhus med i overkant av innbyggere kan sies å ha et fagmiljø på samtlige aktuelle oppgaveområder med unntak for miljøvern, mens bildet er motsatt i Osen kommune som har vel innbyggere. Bildet etter kommunestørrels er likevel ikke helt entydig, illustrert ved at fylkets minste kommune Tydal (864 innbyggere) har dobbelt så mange årsverk til de aktuelle funksjonene som Osen (1.018 innbyggere) og tilnærmet samme dimensjonering som f.eks. Kl æbu som er 6-7 ganger større i folketall (5.935 innbyggere)

122 Figur 3. 2 Samlet dimensjonering av aktuelle fagfunksjoner i kommunene i Sør - Trøndelag i Kommunene rangert etter samlet stillingsinnsats målt i årsverk. Kilde: NIVI Figur 3. 3 Samlet dimensjonering av aktuelle fagfunksjoner i kommunene i Sør - Trøndelag i Rangering etter kommunes innbyggertall pr. 2 kvartal Kilde: NIVI

123 Figur 3. 4 Dimensjonering av aktuelle fagfunksjoner i Melhus og Osen kommuner i Kilde: NIVI 3.3 Trondheim Som nevnt innledningsvis inngår ikke Trondheim i den detaljerte kartleggingen av status og utfordringer i kommunene som presenteres i de følgende kapitler. Det er likevel innhentet anslag på årsverkstall for kommunens ressursinnsats på de aktuelle områdene. Tallene er hentet fra henholdsvis Byplankontoret, Kart og oppmålingskontoret, Byggesak s kontoret og Miljøenheten. Miljøenheten er også Trondheim kommunes offentlige landbruksmyndighet. Enhet Årsverksanslag Byplankontoret- behandler, utarbeider og forvalter arealplaner ihht pbl. 40 Byggesakskontoret 50 Kart og oppmålingskontoret 30 Miljøenheten - miljøoppgaver 17 Miljøenheten - jordbruk og skogbruk 5,5 Sum 142,5 Tabell 3.1 Organisatorisk plassering og anslag årsv erk i Trondheim kommune. Kilde: NIVI Tallene fra Trondheim tilsier at dimensjoneringen av fagmiljøene er like stor eller større enn for den samlede årsverksinnsatsen i alle øvrige kommuner i fylket. På landbruksfeltet derimot er årsverksinnsatsen ikke stor t større i Trondheim kommune enn i for eksempel Melhus kommune. Det er selvfølgelig en rekke faktorer som forklarerer dimensjoneringen av fagmiljøene i kommunene, hvorav kommunens størrelse, næringsgrunn lag, geografiske beliggenhet, særskilte utfordringer etc. er viktige kriterier. Eventuelle sammenligninger mellom Trondheim og andre kommuner har derfor lite for seg. Det som imidlertid kan slås fast er at Trondheim kommune på alle de aktuelle fagområdene har robuste fagmiljøer med tilgang på betydelig analy se kapasitet og fagkompetanse for å løse sine oppgaver. Det gir Trondheim også en viktig posisjon i utvikling av regionalt samarbeid med omegnskommunene

124 3.4 Kommuneplanens samfunnsdel I kartleggingen er det skilt mellom arbeidet med kommuneplanensamfunnsdel på den ene siden og arbeid med arealplanlegging på den andre (inkl. kommuneplanens arealdel, kommunedelplaner, reguleringsplaner og bebyggelsesplaner). Først følger en beskrivelse av organisering, ressursbruk og rapporterte utfordringer i arbei det med samfunnsdelen. Organisering Samfunnsdelen har en overordnet og tverrsektoriell karakter og kommunene framhever at ulike enheter i kommunens organisasjon må involveres i arbeidet. Det er vanlig at det opprettes tverrfaglige team for formålet, eller at arbeidet ivaretas av kommunens administrative ledergruppe. Formannskapet er vanligvis politisk styringsgruppe. Sekretariatsarbeidet ivaretas i flere tilfeller av rådmannen selv, assisterende rådmann eller en annen som er organisatorisk knyttet opp til rådmannenstab. Enkelte kommuner, som Rissa, Bjugn og Ørland, har tilsatt egen prosjektleder til arbeidet med ny kommuneplan, herunder samfunnsdelen. I et mindretall av kommunene er sekretariatsfunksjonen lagt til de ordinære enheter med ansvar for planfu nksjonen (teknisk avdeling, avdeling for plan og miljø etc.) med rapportering til overordnet styringsgruppe. Samfunnsdelen skal være et verktøy for overordnet strategisk styring for utviklingen av lokalsamfunnet og kommunen som organisasjon. De organisator iske valgene som er valgt for arbeidet med samfunnsdelen reflekterer gjennomgående at kommunene tillegger samfunnsdelen stor strategisk betydning og at dette arbeidet prioriteres høyt. Dette bildet er likevel ikke entydig. Det er registrert 3 kommuner som oppgir å ha samfunnsdel til kommuneplan som er eldre enn 15 år (Ørland, Snillfjord, Røros), mens to kommuner (Osen og Agdenes) har ikke hatt samfunnsdel i det hele tatt. Her har behovet for overordnet planlegging i noen grad blitt ivaretatt gjennom tematis ke enkeltplaner. Disse kommunene peker på at samfunnsdelen derfor i liten grad har dannet grunnlag for annen planlegging i kommunene, som tema -, sektor - og økonomiplaner inkludert årlige budsjett og årsmeldinger. D isse kommunene har imidlertid nå satt i g ang prosess for å utarbeide ny samfunnsdel. For kommuner med nyere samfunnsdel sier 11 av 24 at de vil igangsette rullering i løpet av 2012/2013. Igangsetting av rullering/ utarbeidelse av ny samfunnsdel må ses i sammenheng med arbeidet som er gjennomført i kommunene med kommunal planstrategi hvor et viktig formål er å identifisere planbehov i kommunen. Alle kommunene i Sør - Trøndelag har nå utarbeidet kommunal planstrategi. De fleste er vedtatt, men noen er fortsatt på høring/ikke vedtatt. Det forekommer i liten grad samarbeid mellom kommunene om samfunnsdelen verken i form av erfarings - og kunnskapsutveksling i planprosessen eller i form av felles planprodukt, dvs. som felles samfunnsdel mellom flere kommuner. Det er imidlertid innslag av noe tjenestekjøp i form av rådgivningstjenester og sekretariatsbistand i forbindelse med utarbeidelsen av samfunnsdelen. Det knytter seg i første rekke til kjøp av tjenester fra Plankontoret for Oppdal og Rennebu. Andre kom muner oppgir at de ved tidligere rulleringer har benyttet seg av tjenestekjøp fra private konsulenter, men høstet dårlige erfaringer. Det fremheves at det ofte resulterer i planer som savner politisk forankring og god forståelse av

125 kommunens utfordringsbilde. Enkelte kommuner oppgir at d e har benyttet seg av konsulentbistand også i arbeidet med kommunal planstrategi. Ressursbruk Kommunene legger vekt på at prosessen med å utarbeide samfunnsdele n krever bred involvering fra de ulike fagmiljøene/sektorene i kommunen. Det administrative a rbe idet krev er medvirkning fra særlig den strateg iske ledelse (rådmann med stab) og fra sektorledernivå. Arbeidet med rullering av samfunnsdelen skjer gjerne med flere års mellomrom og arbeidsinnsatsen fra aktuelle medarbeidere vil da komme i tillegg til de o rdinære oppgavene. På den bakgrunn opp gir kommunene det som vanskelig å anslå ressursinnsatsen i arbeidet med samfunnsdelen. De kommunene som likevel har gjort det, mener ressursinnsatsen utgjør om lag 0,5 årsverk pr. kommune i den perioden planen rullere s. Det vil si at kommunene jevnt over har mindre ressurser enn dette til kontinuerlig innsats og oppfølging av helhetlig samfunnsutvikling. Det innebærer også mangelfull kapasitet til analyse og tilrettelegging av strategisk beslutningsdata for sektorene, som er vesentlig for å få god sektorplanlegging, jf. blant annet folkehelselovens krav til oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer. Utfordringer Følgende tre hovedutfordringer i arbeidet med samfunnsdelen framh e ves fra kommunene : Den første går på kapasitet og muligheten for å få avsatt tilstrekkelige ressurser og tid til å gjennomføre en skikkelig analyse av visjoner, strategier og utfordringer. Det forutsetter at man løfter blikket og gjør det skikkelig. Et pliktløp på kveldstid resulterer sj elden i et fokusert og handlingsretta dokument. Den andre gjelder innhold og form på samfunnsdelen. Flere gir uttrykk for at det er en utfordring å få til gode koblinger mellom samfunnsdelen som overordnet strategidokument som gir tydelige føringer til an nen operativ planlegging og virksomhetene i kommunen. Den tredje gjelder behovet for å styrke lokalpolitikernes kunnskap. Kommunepolitikerne er ofte utbyggingsorienterte og det kan være en utfordring å formidle og skape forståelse for nasjonale føringer og hvilke konsekvenser det ha for arbeidet med samfunnsplan og arealplan. Det rapporteres at den politiske forståelsen av plansystemet er mangelfull i flere av kommunene. 3.5 Kommuneplanens arealdel og arealplanlegging Organisering Formålet med arealdelen av kommuneplanen er å legge til rette for gjennomføring av de tiltak som bl.a. fremkommer i samfunnsdelen ved senere plan - og byggesaksbehandling samt å sikre en balansert utvikling av den lokale arealbruken. Det innebærer også å ta nødvendig hensyn både til sentrale, regionale og lokale føringer og retningslinjer. Kartleggingen omfatter organisering en av arbeidet med utarbeidelse/rullering av arealdelen til kommuneplanen, inkludert løpende oppfølging av arealplanbestemmelser som dis pensasjonsbehandling fra

126 kommuneplanens arealdel og behandling av offentlige og private regulerings - og bebyggelsesplaner. Organiseringen av ressursene til planarbeid et varierer betydelig. I tabellen nedenfor er arealplanfunksjonens organisatoriske tilhørig het angitt i de 24 kommunene. Det er ingen av de 24 kommunene som oppgir at de har en ren planavdeling. Ansvaret for planoppgavene er lagt til generalistenheter som i tillegg til planansvaret ivaretar tekniske oppgaver, miljøoppgaver, landbruksoppgaver e tc. Kommunene opplever at integrasjonen av fagoppgaver i felles enheter har både styrker og svakheter. For at arealplanleggingen skal ivareta hensyn om målsettinger på sektorområder som landbruk og miljø oppleves det som en fordel med en organisatorisk sam ling av oppgavene. For medarbeiderne oppleves det også som verdifullt at en integrert organisering legger til rette for variasjon i arbeidsoppgaver. Andre kommune peker imidlertid på at arbeidsdagen til ulikt fagpersonell fort blir spist opp av allehånde gjøremål og at en allerede svak fagkompetanse ytterligere blir svekket når oppmerksomhet og innsats skal rettes mot mange områder. Det fryktes også for kvaliteten på arbeidet når medarbeidere settes til å utføre spesialiserte oppgaver som krever annen fag bakgrunn enn det vedkommende er i besittelse av. Særlig kommuner med tilgang på små årsverksressurser framhever dette. Kommune Organisatorisk plassering av planansvar Agdenes Næring og drift Bjugn Planarbeidet ivaretatt av to enheter i teknisk etat anlegg og drift og arealbruk Frøya Tekniske tjenester Hemne Teknisk, landbruk og miljø Hitra Resultatenhet plan, landbruk og miljø Holtålen Plan og miljø /stabsfunksjon Klæbu Plan og miljø Malvik Virksomhet for areal og samfunnsplanlegging Meldal Enhet for plan, byggsak og GIS i sektor for utvikling og drift Melhus Virksomhet for arealforvaltning Midtre Gauldal Enhet for næring plan og forvaltning Oppdal Enhet Plan og forvaltning Orkdal Plan og forvaltning - stabsenhet Osen Utvikling og Miljø (teknisk, landbruk, byggesaker, næring med mer) Rennebu Stabsfunksjon under kommunalsjef Rissa Enhet for kommunalteknikk, plan- og bygning Roan Teknisk og landbruk Røros Teknisk avdeling i etat for plan, drift og landbruk Selbu Sektor bygdautvikling enhet for plan, bygg og landbruk Skaun Tekniske tjenester Snillfjord Teknisk, landbruk og miljø Tydal Areal, teknikk og miljø Ørland Plan og drift Åfjord Enhet for landbruk og tekn. tjenester Tabell 3.2 Organisatorisk plassering av planansvar i kommunene i Sør - Trøndelag i Kilde: NIVI I kommuner organisert etter en toniv åmodell er oppgaver knyttet til arealplanlegging en gjerne organisert som egen stabsfunksjon under rådmannen. Orkdal og Holtålen m.fl. er eksempler på det. Begrunnelsen har vært å styrke planarbeidet samordnende og strategiske karakter gjennom en direkte ko pling til rådmannsnivået

127 Samarbeid og tjenestekjøp I Sør - Trøndelag finnes kun ett formalisert samarbeid om arealplanlegging gjennom Plankontoret for Oppdal og Rennebu. Plankontoret, som er et 27 samarbeid etter kommuneloven, har et fagmiljø på 4-5 årsve rk og tilbyr tjenester til kommuner og private innenfor bl.a. kommuneplanlegging, reguleringsplaner, arealplanlegging, landskapsarkitektur, kartarbeid og GIS. Begge eierkommunene samt Midtre Gauldal og Meldal kjøper tjenester fra Plankontoret. Det gjelder bl.a. til utarbeidelse av arealplan (Meldal) og til arbeid med reguleringsplaner. Det påpekes fra flere informanter at Plankontoret i økende grad tar oppdrag fra andre enn eierkommunene, ikke minst fra private aktører i arbeidet med reguleringsplaner, jf. også NIBR/Østlandsforskning Plankontoret har et styre som tradisjonelt har bestått av ordføre r og rådmann i begge kommuner, etter hvert har det kommet til en ekstern representant i tillegg. I Trondheimsregionen er det utarbeidet og vedtatt regional arealplan for å samordne utbyggingspolitikk for næringsarealer og boliger (IKAP). Planen er utarbeidet i tett samarbeid med alle de ti kommunene i Trondheimsr egionen: Stjørdal, Malvik, Trondheim, Klæbu, Melhus, Midtre Gauldal, Skaun, Orkdal, Rissa og Leksvik kommuner. I tillegg deltar Sør - Trøndelag fylkeskommune. Gjennom denne planen har kommunene gjensidig forpliktet seg til å følge felles retningslinjer for s tore regionale næringsareal, besøks - og arbeidsplassintensiv virksomhet, kommunale næringsarealer og boligbygging. Planen skal nå revideres. Både i Værnesregionen og Orkdalsregionen er det gjennomført forstudier for å kartlegge dagens kapasitet og vurdere behov et for felles tjenester på områdene kommuneplanlegging, byggesak og kart og oppmåling. Forstudien for Værnesregionen var ferdig høsten 2010 og munnet ut i en anbefaling om at det skulle etableres en felles løsning for alle de tre områdene med de sentral isert tilstedeværelse av fagpersonell. Det er videre utarbeidet en prosjektplan med målsetting om å et ablere en fellestjeneste etter KL s 28 c (vertskommune med nemnd). Kommunene i Værnesregionen er nå i prosess for å avklare sin videre deltagelse i pro sjektet. Også i Orkdalsregionen anbef aler forstudien fellesløsninger i form av en felles enhet for oppmåling og GIS og en felles enhet for plan og byggesak. En realisering av fellesløsninger i Orkdalsregionen forutsetter imidlertid at kommunen e først etablerer en felles IKT - tjeneste og IKT - infrastruktur. Utredning om kostnader for etablering felles IKT ble gjennomført våren 2012 og k ommunen e er nå i prosess for å avklare videre deltagelse i prosjektet. Det er også registre r t at Rissa og Leksvik har pågående utredningsarbeid om mulig vertskommunesamarbeid på plan - og byggesak. Leksvik kommune kjøper i dag betydelige tjenester fra R issa på disse områdene. Gjennom Kysten er klar deltar kystkommunene Osen, Roan, Åfjord, Rissa, Bjugn, Ørland, Frøya, Hitra, Agdenes, Hemne og Snillfjord i et samarbeid med fylkeskommunen om felles kystsoneplanlegging. Gjennom samarbeidet er det vedtatt ny interkommunal kystsoneplan (2011) som blir styringsdokument for alle kommunen e i a r beidet med kystsoneplanlegging. 2 Harvold og Skjeggedal (2012): Interkommunalt plansamarbeid. Samarbeidsrapport NIBR/Østlandsforskning

128 Det er videre registre r t to samarbeidsinitiativ i innlandskommunene for å avklare forholdet mellom utbyggingsinteresser (fritidsbeby ggelse) og reindriftsinteresser. Det første samarbeidet gjelder interkommun al plan for Meldal, Rennebu, Oppdal og Rindal (i Møre og Romsdal). Alle kommunene har her vedtatt at de ønsker å delta, men arbeidet står på vent pga. avklaringer av fra Landbruks - og matdepartementet vedr. rammevilkår for reindrift (beiteavtaler). Det andre samarbeidet gjelder interkommunal plan for Rør os, Tydal, Holtålen og Selbu, med mulig utvidelse til nabokommuner i Hedmark og Nord - Trøndelag. Her er det ikke fattet vedtak i kommunene, men det legges fram felles sak for å starte opp slikt planarbeid høsten I NIVIs kartlegging oppgir 13 av 24 kom muner at de benytter seg av tjenestekjøp i planarbeidet. I t i llegg til kjøp av tjenester fra Plankontoret for Oppdal og Rennebu, dreier det seg om tjeneste kjøp fra private konsulent er, ingeniør er og arkitektfirmaer. Tjenester til utarbeidelse av (hele elle r deler av) reguleringsplaner nevnes hyppigst som årsak til kjøp fra eksterne, men også tjenester knyttet til konskvensutredninger (KU) i forbindelse med arealplanarbeidet oppgis av flere. Holdningen til bruk av eksterne i planarbeidet fremover spriker. Fra noen kommuner blir det sagt at de vil øke innslaget av tjen e stekjøp som et ledd i å styrke evnen/kapasiteten i det strategiske planarbeidet. Andre kommuner oppgir at de ønsker å redusere omfanget av tjenestekjøp mest mulig, d els fordi det er kostbart, dels fordi det skaper en avhengighetil eksterne fagmiljøer for å ivareta oppgaver som er kommunens eget ansvar og dels fordi man har vært misfornøyd med eksterne leveranser. Kapasitet I NIVIs kartlegging er det bedt om anslag på faste årsverk i arealplan funksjonen fra alle kommunen e. Tallene framgår av figuren nedenfor. Figur 3. 5 Faste kommunale årsverk i arealplanlegging i kommunene i Sør - Trøndelag i Kilde: NIVI Den samlede ressursinnsatsen i kommunal arealplanlegging i Sør - Trøndelag (minus Trondheim) utgjør i overkant av 33 årsverk, som gir et gjennomsnitt på 1,

129 årsverk p r. kommune. Den faktiske fordelingen av ressursinnsatsen mellom kommunen e varierer fra 0,25 årsverk i Roan til maksimalt 2,5 årsverk i Melhus og Rissa. Halvparten av kommunene har tilgang på inntil ett årsverk i egen organisasjon for å ivareta arealplanleggingen. Tallene er basert på den faktiske bemanningen ved registreringstidspunkt og vakante stillinger er ikke medtatt. Et u nntak gjelder Røros som ha dde ett årsverk og en vakant stilling ved registre r ing, men som var i gang med å ansette ny medarbeider i den vakante stillingen. For Røros er det derfor regnet to årsverk. Oppdal og Rennebu har begge ett årsverk i egen organisasjon for å ivareta planarbe idet. I tillegg kommer kjøp av tjenester tilsvarende samlet om lag to årsverk fra Plankontor et for Oppdal og Rennebu. Også Meldal og Midtre Gauldal har betydelig tjenestekjøp fra det felles Plankontor et. Fagkompetanse Informantene ble bedt om å vurdere kom petansesituasjonen for å ivareta planoppgavene. I det ligger det både en vurdering av formell kompetanse (formell opplæring, utdanningsbakgrunn) og realkompetanse ( a rbeidserfaring og kompetanseutvikling). Ikke alle informantene hadde oversikt over eksakt fagbakgrunn til medarbeiderne og ga mer generelle vurderinger av kompetansebildet. Gjennomgangen kan sammenfattes i følgende hovedmomenter: Kommunene opplever at medarbeiderne som ivaretar planarbeidet har god og relevant fag kompetanse. Det er ikke store v ar iasjoner mellom kommunegrupper, verken geografisk eller mht. størrelse i den vurderingen. Noen informanter fra mindre kommuner er opptatt av at det er på tide slå hull på myten om at småkommunene mangler fag kompetanse. Det framheves at utfordringene be manningsmessig ikke er knyttet til fagligheten, men til kapasitet og sårbarhet. Fra kommuner som oppgir konkret fagbakgrunn til medarbeidere på planfunksjonen er følgende utdanningsbakgrunner registrert : Teknisk fagskole, ingeniør (ulike høyskoler) landsk apsarkitekt, sivilarkitekt, samfunnsplanlegger ( UMB ), naturforvalter ( UMB ), jordskiftekandidat, landbrukskandidat ( UMB ), ulike universitetsutdannelser (statsviter, geograf og jurist) og tannlege(!). Det te tyder på en høyst variert utdanningsbakgrunn for da gens medarbeidere innenfor kommunal planlegging. Informantene legger imidlertid vekt på at arbeids erfaring og etterutdanning/kurs (realkompetansen) har større betydning for kvaliteten på arbeidet enn formell utdann ingsbakgrunn. Utfordringsbilde Kommunene peker på følge nde forhold som de største utfordringene i arbeidet med arealplanleggingen: Krav til t empo og voksende tidspress : Flere kommuner påpeker økt tempo press i all saksbehandling. Det er stadig større forventninger fra utbyggere/private aktører til at arbeid med dispensasjoner og reguleringsplaner skal gå raskere. At private utbyggere i økende grad står ansvarlig for planutarbeidelse innebærer økte behov for ressurser på saksbehandlingen, også den politiske planbehandlingen Større kompleksitet i sak ene : Krav til tempo og ø kt tids press skjer parallelt med voksende krav til kommunenes planlegging, både med hensyn til innhold

130 og prosess. På innholdssiden stilles det bl.a. skjerpede krav om konsekvensutredninger (KU) og risiko og sårbarhetsanalyser (ROS) i forhold til ulike tema. Her vil ofte k rav ene til spisskompetanse være store. På prosessiden har det kommet krav til nye planprosedyrer, til at særskilte samfunnshensyn som folkehelse skal ivaretas og at ulike grupper skal involveres i planarbeidet, slik som barn og unge, eldre, funksjonshemmede etc. Store utbygginger i små kommuner presser planfunksjonen : Flere kommuner legger vekt på at de står overfor store utbyggingsprosjekter som vil legge press på kommunens ressurser til planlegging. Kampflybase på Ørland og utbygging av vindmøllepark på Fosen er eksempler utbyggingsprosjekter som stiller store krav til arealdisponeringen i kommunen og som kommunene ser vil legge beslag på større ressurser enn de i dag har til rådighet. Regional styringsiver og ressurskrevende godkjenningsprosess : Fra flere kommuner blir det sagt at plan saker blir stoppet gjennom regionale myndigheters styringsiver. Både fylkesmannen miljøvernavdeling og fylkeskommunens kulturminneavdeling blir framhevet som i noen tilfeller lite fleksible i tolkningen av nasjonale føringer. Mange saker ender ( unødvendig ) opp med innsigelse med tids - og ressurskrevende meklingsprosesser som resultat. I hovedsak tilfredsstillende fagkompetanse : De fleste kommunene uttrykker at de er fornøyd med den fagkompetansen de ansatte besitter. Flere påpeker imidlertid at det er lite rom for faglig oppdatering. Fragmentering av arbeidsoppgaver kan også lede til utvanning av eksisterende kompetanse. Manglende kapasitet et hovedproblem: Manglende kapasitet f or å håndtere alle de ovennevnte utfordringene blir gjennomgående fremholdt som et problem i kommunene. Vi holder tritt, så vidt er utrykk for hvordan mange kommuner opplever situasjonen. S esongsvingninger i aktiviteten bidrar ytterligere til å gjøre det krevende å være ajour til enhver tid. Alle opplever stor s årbarhet : Tilnærmet alle kommunene opplever at selv om kapasiteten kan være tilstrekkelig ved full bemanning er de i en sårbar situasjon. Sykefravær, permisjoner, avvikling av ferier etc. kan fort resultere i at saker hoper seg opp og brannslukking gjennom bruk av vikarer gir ofte redusert kvalitet i saksbehandlingen Byggesak Organisering Byggesaksenheten i kommunene har ansvar for kommunens oppgaver som bygningsmyndighet etter plan - og bygningsloven. Det er tette koblinger mellom kommunenes rolle som planmyndighet og ansvaret som bygningsmyndighet. Kommunene har derfor gjennomgående lagt arbeidet med bygg e sak til samme enhet som ivaretar ansvaret for arb eidet med arealplanlegging, jf. ta bell 3.1. I tonivåmodellene er ansvaret for byggesak lagt til egne resultatenheter som rapporterer direkte til rådmann en, mens i kommuner med mer tradisjonell organisering er ansvaret lagt til etatsnivå (typisk Teknisk etat ) med egen etatssjef og underla gte fagavdelinger /kontorer

131 Samarbeid og tjenestekjøp Det er ikke registrert noen langsiktig formelle samarbeidsordninger innenfor byggesak i Sør-Trøndelag. Som tidligere nevnt har byggesak inngått i forstudiene som er gjennomført i Værnesregionen og i Orkdalsregionen, men det er foreløpig ikke realisert formelle samarbeidsordninger. Vertskommunesamarbeidet mellom Rissa og Leksvik som er under utredning omfatter også byggesak. Samarbeid i form av kompetansenettverk er det imidlertid mange av kommunene som deltar i. Skaun, Orkdal, Meldal, Rennebu og Midtre Gauldal deltar i et felles fagforum og det samme gjør kommunene Agdenes, Bjugn, Frøya, Hemne, Hitra, Osen, Snillfjord, Rissa, Roan, Ørland og Åfjord (Fagforum byggesak Fosen). Nettverkene legger til rette for erfaringsutveksling og faglig oppdatering gjennom behandling av ulike tema. Det blir også nevnt at det er mye løpende kontakt mellom fagpersonell på tvers av kommunegrensene uavhengige av disse nettverkssamlingene. Det forekommer ellers kjøp og salg av tjenester mellom kommuner. Røros selger byggesakstjenester til Os, mens Rissa selger tjenester til Leksvik. Kjøp av tjenester fra private aktører forekommer også i noe omfang. Det er i første rekke knyttet til kjøp av advokatbistand i forbindelse med behandling av klagesaker, og kjøp av særskilt ingeniør- eller arkitektkompetanse for å utføre isolerte analyser eller prosjekter. Eksterne tjenestekjøp begrunnes av flere hensyn. Dels er det nødvendig fordi kommunen mangler egen kompetanse (særlig juridiskkompetanse) og dels for å avlaste og derigjennom frigjøre ressurser til andre oppgaver i egen organisasjon. Det påpekes også at i noen sammenhenger kan gi legitimitet å bruke eksterne til bestemte oppdrag. Selv om det er etablert lite formalisert interkommunalt samarbeid om byggesak gis det uttrykk for at potensialene her er store, enten ved å samarbeide om hele funksjonen, evt. i en fellesløsning med plan/areal og oppmåling, eller at det etableres samarbeid om deler av tjenesten. Et eksempel på det siste er at det etableres en fellestjeneste for tilsyn og ulovlighetsoppfølging. Kapasitet Målt i antall årsverk medgår det en noe større ressursinnsats til kommunal byggesaksbehandling i Sør-Trøndelag enn til arealplanlegging. Samlet er det registrert 43 faste årsverk i byggesaksbehandling i fylket mot 33 årsverk i arealplanlegging. Av figur 3.2 framgår at kapasiteten innenfor byggesak varierer fra 0,5 årsverk (Holtålen) til 4 årsverk (Bjugn). Noe overraskende tyder tallene på en større ressursinnsats i Oppdal og Bjugn, som er kommuner med innbyggere, enn i kommuner som Melhus og Orkdal som er dobbelt så store i folketall. For Oppdals vedkommende kan ressursinnsatsen forklares med stort press på utbygging av fritidseiendom. På spørsmål om utviklingen i saksmengden innenfor byggesak, oppgir 18 kommuner at de opplever den som stigende. De resterende 6 kommunene opplever saksmengden som stabil. Ingen opplever saksmengden som synkende. Som forklaringer på den stigende saksmengden pekes det på flere faktorer. For det første er det en reell økning i antall saker som behandles. Noen kommuner anslår veksten til 2-3 prosent årlig. Dette gjelder primært vekstkommunene i Trondheimsregionen, men delvis også kommuner med mange fritidseiendommer eller stort utbyggingspress på fritidseiendom. For det andre skyldes stigende

132 saksmengde økt kompleksitet i sakene, dels som følge av nasjonale krav og dels som følge av sterke private intere sser som utfordrer kommunale vedtak. Flere kommu ner påpeker at de bruker større ressurser på å behandle klagesaker på byggesak nå enn tidligere. Det etterlyses også en pause i strømmen av nye og endrede forskrifter som fører til betydelig merarbeid for kommunene. Det blir sagt at e ndringen i Byggteknisk forskrift TEK 10 førte til et ras av byggrelaterte søknader som skulle behandles før det nye regelverketrådte i kraft. Figur 3. 6 Faste kommunale årsverk i byggesaksadministrasjon i kommunene i Sør - Trøndelag i Kilde: NIVI Fagk ompetanse Tilgang på ingeniør/sivilingeniørkompetan se og juristkompetanse framheves av kommunene som svært viktig i arbeidet med byggesaker. I g jennomgangen med kommunene sier 13 av kommunene at de har tilgang på ingeniør/sivilingeniør i arbeidet med byggesak. Når det gjel der ju ridisk kompetanse er det kun tre kommuner som sier at de er i besittelse av relevant ju ridisk kompetanse. Fagkompetansen består ellers av geografer, arkitekter og ansatte med fagskole med videreutdanning. Som tidligere nevnt er det ikke alle informan ter som kunne oppgi eksakt fagbakgrunn til de ansa tte. Mange av disse svarer at kompetansen oppleves som god eller at de ansatte har solid realkompetanse. Tallene må derfor tolkes med forbehold. Det faktiske antallet både jurister og ingeniører kan vær e høyere. På den andre side gis det tydelig uttrykk for at mange kommuner opplever en kritisk mangel på fagkompetanse på disse områdene. Det blir påpekt at ingeniørmangelen flere steder er så prekær at byggesaker i kommu n en står på vent. Andre forteller om store problemer med å rekruttere nye ingeniører, og da særlig sivilingeniørkompetanse. Det blir påpekt at det generelt er tilgjengelig for få ingeniører i forhold til behovet i samfunnet, og at kommunene er taper n e i kampen om kvalifisert arbeidskraft. I mangel av norske ingeniører har enkelte kommuner rekruttert tyske og nederlandske ingeniører

133 Et område som flere kommuner innser blir dårlig ivaretatt med dagens kompetanse og kapasitetssituasjon gjelder tilsyn og ulovlighetsoppfølging. I henhold til plan - og bygningsloven (p bl 32-1) har kommunene plikt til å forfølge ulovligheter. Tilsyn er kommunens virkemiddel for å følge opp byggesaker med hensyn til lovlighet og kvalitet for derigjennom å sikre det offentliges interesser i at bygningene har god k valitet og beskytter brukerne mot skade og ulempe. Det er imidlertid opp til kommunen selv å bestemme hvor mye ressurser de ønsker å bruke på tilsyn og om de ønsker å bygge opp en særskilt fagkompetanse. Flere kommuner sier a t de ikke har utviklet en strat eg i for å håndtere denne oppgaven. Utfordring sbilde Kommunene peker på følgende forhold som de største utfordringene innenfo r byggesak s feltet: Tilstrekkelig kapasitet til kurante saker : For kurante og tradisjonelle saker, som løpende behandling av meldinger og mindre tiltak, oppgir de fleste kommunene at de har tilstrekkelig kapasitet. Men kapasitetsmangel oppstår fort i saker som gjelder større utbygging er, saker som involverer flere parter, herunder tunge næringsinteresser, private utbyggere etc. Det er også en generell u tfordring å få dekket kapasitetsbehovet ved permisjoner, fravær, ferier og ved turnover. Mangel på ingeniører og juridisk kompetanse: Mangel en på ingen i ør og ju ridisk kompetanse oppleves av f ler e kommuner som kritisk. Det blir sagt at dette forringer kvaliteten på saksbehandlingen. Samtidig er kravene til kvalitet i byggesaksbehandlingen skjerpet i ny plan og bygningslov. Behov for fagmiljø: Mangel av fagmiljø gjør det også vanskelig både å holde på kompetanse og å rekruttere nye. F å er fristet av å stå med fagansvaret alene, som er situasjonen i mange kommuner. Flere kommuner sier at de står overfor et stort rekrutteringsbehov da mange med arbeidere med ingeniørkompetanse vil ga av med pensjon de nærmeste årene. Vanskelig å prioritere nye oppgaver: Flere kommuner oppgir at det er k revende å få på plass nye oppgaver som f.eks. å jobbe aktivt med tilsyns - og ulovlighet soppfølging ut fra dagens kompetanse og bemanning Kart, oppmåling og GIS Organisering Kommunen skal sør ge for at det foreligger et oppdatert offentlig kartgrunnlag for de ulike formål som offentlige og private har når det gjelder planlegging, utbygging med mer. K art - og oppmålingstjenesten i kommunen sørge r for at nødvendig og riktig geografisk informasjon er tilgjengeliggjennom ajourhold av kart og oppdatering av Matrikkelen. Dette utgjør viktig infrastruktur for så vel planleggere som byggesaksbehandlere i kommunen og det er følgelig stor grad av tverrfaglig samhandling mellom plan, byggesak, kart oppmålin g og GIS. I alle kommunene er derfor disse oppgavene organisert i felles enheter. Samarbeid og tjenestekjøp

134 I likhet med byggesak finnes også lite formalisert interkommunalt samarbeid om kart, oppmåling og GIS. Eksisterende samarbeid er basert på fagnettverk og noe kjøp og salg av tjenester mellom kommunene: På Fosen er det etablert GIS - samarbeid gjennom felles serverpark, felles kartdatabase og felles webinnsyn som driftes av Rissa kommune. Øvrige Fosenkommuner kjøper tjenester av Rissa kommune. Det oppgis at erfaringene er gode og at samarbeidet har gitt klare besparelser sammenliknet med at hver enkelt kommun e skulle utvikler tilsvarende tjenester hver for seg. GIS - samarbeid mellom Orkdal og Meldal. Geodata, programvare og webinnsyn driftes på felles server i Orkdal. GIS - samarbeid Hemne og Snillfjord. Felles programvare og kartdata er lagret på felles server i Hemne. Kart, oppmåling og GIS inngår i forstudiene som er gjennomført i Orkdalsregionen og Værnesregionen. I begge fremmes det forslag om felles enhet for oppmåling og GIS. Det ble også nevnt av enkelte informanter at det har vært diskutert felles GIS - lø sninger i Trondheimsregionen uten at man har kommet noe videre. Det er utbredt enighet om at oppmåling og GIS i utgangspunktet egner seg godt for samarbeid (både for å styrke kompetanse og redusere kostnader), men samtidig påpekes det også at tilgangen på geodata og GIS kompetanse er viktig for mange fagmiljøer i kommunen og det fryktes at tilgjengeligheten til GIS medarbeidere vil bli dårligere i en samarbeidsløsning. Kapasitet I alt er det registrert om lag 40 årsverk knyttet til kart -, oppmåling s - og GIS - funksjon i kommunene. Det gir et gjennomsnitt på1,6 årsverk p r. kommune i fylket (unntatt Trondheim). Agdenes, Klæbu og Osen anslår en ressursinnsats på 0,8 årsverk som det laveste, mens Melhus oppgir 4 årsverk som d et høyeste, jf. fig uren nedenfor. Figur 3.7 Faste kommunale årsverk i kart og oppmåling, inkl. GIS og matrikkelføring i kommunene i Sør - Trøndelag i Kilde: NIVI

135 Oppgavene inne n for dette feltet vil i stor grad følge aktivitetsnivået for øvrig på plan - og byggesaksområdet. Vurderinger av arbeidsmengde innenfor kart og oppmåling sammenfaller med tilsvarende vurderinge r innenfor byggesak og plan legging. Arbeidsmengden blir rapportert som stigende av brorparten av kommune, mens øvrige kommuner opplever den stort sett som stabil fra år til annet (men med betydelige variasjoner i løpet av året). Også på dette fagområdet framheves endret lovverk og økte krav fra sentrale myndigheter som en viktig årsak til økt arbeidsomfang. Innføring av ny matrikkellov innebærer at kommunene må f orholde se g til nye registreringsrutiner og at tidsfrister blir innført for eksempel når det gjelder oppretting av ny eiendom eller retting av registrert informasjon om en eksisterende eiendom. En del kommuner sier at de allerede før ny matrikkellov hadde for lav kapasitet, noe som kommer til uttrykk i mange midlertidige kart - og delingsforretninger. K ombinasjon en av etterslep både når det gjelder oppmålingsoppgaver (oppmålingsforretning er, oppmåling av tomter etc.) samt for oppgaver/krav som følger av ny matrikkelov har medført at flere kommuner har avsatt ekstra ressurser på feltet for å komme à jour. Det er også en betydelig aktivitet for å digitalisere kart og gjøre kartinformasjon på nett tilgjengelig. Særlig digitalisering av kart og planer fremstår som en betydelig utfordring. Fagk ompetanse I henhold til informantene oppleves kommunenes fag kompetanse på dette feltet i all hovedsak å være god. 12 kommuner oppgir å ha egen GIS - ansvarlig i tillegg til egen oppmålingsingeniør/konsulent. I øvrige kommuner ivaretas GIS - oppgavene av oppmålingsansvarlig, byggesaksbehandlereller øvrig IKT personell. Den faglige bakgrunnen for GIS - ansvarlige er i hovedsak høyskole (årsstudium i geografiske informasjonssystemer) med videreutdanning i noen tilf eller. Oppmålingsansvarlige har fagskole ( flere med fagbakgrunn fagskoletilbudet på oppmåling ved Gauldal videregående) eller ingeniørbakgrunn. Utfordring sbilde Kommunene peker på følgende forhold som de største utfordringene innenfor kart, oppmåling og GI S: Nye k revende oppgaver som lokal matrikkelmyndighet. Mange kommuner framhever at ny matrikkellov innebærer økte krav til kunnskap om eiendoms - og rettighetsregistrering, skjerpede krav til overholdelse av frister og en generelt mer krevende forvaltning o g saksbehandling. Utfordrende å henge med i teknisk utvikling. Stadig nytt teknisk utstyr som kan være krevende å ta i bruk. Samtidig som stadige forbedringer gir anledning til å jobbe på bedre og mer effektiv måter. Sårbar kompetanse og kapasitet: Oppmålingssesongen sammenfaller med ferieavvikling. Fører hvert år til mange midlertidige målebrev. Presset kapasitet i føringsarbeidet (matrikkel) framheves, flere kommuner sliter med betydelig etterslep i føringssaker

136 3. 8 Miljø vern Organisering Som det fremgår av kapittel 2 omfatter kommunenes miljøansvar et stort og variert spekter av oppgaver. Kommunenes lovpålagte oppgaver gjør krav spesifikk fagkompetanse, samtidig som miljø hensyn skal ivaretas i mange av kommunens gjøremål på ulike sektorer og fagområder. En rekke undersøkelser de senere år peker på at miljøarbeidet preges av å være en utydelig og fragmentert funksjon med spredt organisering og svært ujevn kompetanse. For å kartlegge bildet i Sør - Trøndelag ble det først stilt spørsmål om kom munen har egen miljøvernleder evt. miljøkonsulent eller miljøvernrådgiver, og deretter spørsmål om hvordan kommunen har organisert det samlede oppgaveansvaret på miljøfeltet. Miljø vern ble her definert til å omfatte naturmangfold, forurensing, klima og e nergi, friluftsliv og viltforvaltning. På det første spørsmålet oppgir 10 av 24 kommuner at de har en dedikert ressurs på miljøfaglige spørsmål, selv om stillingsbenevnelsen i den enkelte kommune varierer. Bjugn og Oppdal nevner at de har hatt miljøvernle derstilling siden innføringen av det øremerkede MIK tilskuddet på begynnelsen av tallet, også etter at tilskuddet ble innlemmet i rammetilskuddet i Det vektlegges fra disse kommunen e at denne kontinuiteten har hatt stor betydning for miljøarbeid et i de to kommunene. Når det gjelder organisatoris k tilknyt n ing av miljø vern ansvaret, har kommuner med m iljøvernleder/miljørådgiver gjennomgående plassert denne kompetansen sammen med medarbeidere på plan, landbruk og teknisk, jf. tabell 3.2. Hovedbildet er at miljøvernleder/miljøkonsulent dekker de fleste oppgavene på miljøfeltet, dvs. både naturmangfold, forurensing, klima og energi, friluftsliv og viltforvaltning. Her det imi dlertid noe variasjon. I arbeidet med forurensing er det flere st eder trukket opp en rollefordeling, der ansvaret for eksempelvis arb eidet med utslippstillatelser er lagt til teknisk, mens tilsynsrollen er lagt til miljøvernleder/miljørådgiver. Også ansvaret knyt te t til viltforv altning har en varierende organisering. Noen steder er dette også lagt til miljøvernleder, mens det andre steder er definert som en landbruksoppgave og tillagt landbruksmedarbeiderne. I kommunene uten egen miljøvernleder / miljøkonsulent er oppgavene på miljøfeltet også lagt til enheten e for plan, landbruk og te knisk, men da fordelt på mange medarbeidere som mindre prosent andeler av årsverk. Avdelingssjef og noen steder kommunalsjef er i disse kommunene ofte tillagt et koordineringsansvar for miljø. Ingen av kommunene har spe sialiserte fagenheter for miljø eller naturforvaltning. Miljø vern ansvaret kan på den bakgrunn fremstå med en uklar status og organisering i mange av kommuneadministrasjonene. Det poe ngteres fra flere kommuner at integreringen av miljøoppgavene i ulike fagenheter er nødvendig for å sørge for at miljøaspekter ivaretas i den enkelte sak. En slik tilnærming forutsettes også i miljørelatert lovverk som f.eks. saksbehandlingskrav etter den nye naturmangfoldlov en. Den integrerte organiseringen av ansvarsfeltet kan således være uttrykk for et bevisst valg for å oppnå en best mulig oppgaveløsning. Andre kommuner poengterer imidlertid at det ikke er noen motsetning mellom en synlig og dedikert fag ressurs og ledelse på miljø feltet og en integrert tilnærming i det løpende arbeidet. K ommuner som tidligere har hatt miljøvernleder gjennom

137 MIK - reformen gir uttrykk for at en slik stilling savnes i organisasjonen, jf følgende sitat: Vi hadde miljøvernleder i MIK - periode n og beholdt stillingen i et par år etter at øremerkingen forsvant. I dag er dessverre miljøfeltet et ikke - område i kommune organisasjonen. Det har ikke vært politisk vilje til å prioritere dette feltet. Samarbeid og tjenestekjøp Det er registret ett større form alisert samarbeid om miljø vern feltet. Det gjelder kommunene Ork dal og Meldal som samarbeider om viltforval tning, motorferdsel i utmark, verneområdeforvaltning samt vannområdeforvaltning gjennom interkommunalt kontor for landbruk og miljø (Orkla Landbruk). Samarbeidet er organisert som et administrativt vertskommunesamarbeid etter KL 28 b. Kommunene Hitra, Frøya og Ørland samarbeider om verneområder med Ramsar - status dvs. våtmarksomområder med stor betydning for fugleliv og andre økologiske funksjoner. Det er inngått et interkommunalt samarbeidsprosjekt mellom de aktuelle kommunene for å legge til rette for fornuftig bruk av verneområdene og for å øke kunnskapen om betydningen av slike områder. Mange kommuner opplyser at de deltar i ulike typer fagnettverk, eksemp elvis Nettverk naturmangfold som alle kommunene er med i. Kommunene deltar også i ulike typer samarbeidskonstellasjoner som og så involverer statlige og regionale aktører. Midtre Gauldal har eksempelvis hatt mye arbeid knyttet til forvaltningsforsøk med lokal forvaltning av nasjonalpark (Forollhogna nasjonalpark) og tilstøtende landskapsvernområder. Det inkluderer utøvelse av forv altningsmyndighet for forvaltningen av verneregler fastsatt i verneforskriften. Dette ansvaret er nå overført til nasjonalparkstyret med fylkesmannen som sekretariat. Midtre Gauldal er her representert politisk i styret. Et annet eksempel er innlandskommun ene som har hatt samarbeid med fylkeskommunen om næringsutvikling i verneområder gjennom Blilyst. Det er også registrert noe kjøp og salg av tjenester mellom kommunen e på miljø vern feltet, f. eks. når det gjelder kjøp av tjen e ster knyttet til Miljøfyrtårnser tifisering fra Selbu kommune. På rovvilt og naturvern kjøper Holtålen kompetansetjenester tilsvarende et halvt årsverk fra Ålen og Holtålen fjellstyre som er egen juridisk enhet. Det gjelder bl. a. saksbehandling på fellingslisenser. Vedtak fattes imidlerti d av kommunestyret. Kapasitet Den samlede kapasiteten i de 24 kommunene på miljø feltet er oppgitt til 17 årsverk, som gir en gjennomsnittlig årsverksinnsats på 0,7 årsverk pr. kommune. Den totale ressursinnsatsen til miljøoppgaver utgjør dermed under halvp arten av ressursinnsatsen til f.eks. bygg e saksbehandling. Kommunene opplever arbeidsmengden på miljø vern feltet gjennomgående som stigende, eller skummelt bratt som en informant uttrykte det. Den faktiske fordelingen av ressursinnsat sen viser videre et polarisert mønster der halvparten av kommunene har et halvt årsverk eller mindre til disposisjon, mens den øvrige halvdel en har ett årsverk eller mer. Oppdal topper listen med 1,8 årsverk, mens Osen i andre enden av skalaen anslår ressursinnsatsen til en 10 prosent stilling på miljøfeltet

138 Figur 3. 8 Faste kommunale årsverk til miljøoppgaver inkl. naturmangfold, forurensning, klima og energi, friluftsliv og viltforvaltning i kommunene i Sør - Trøndelag i Kilde: NIVI *) Orkdal og Meldal har en fel les stillingsressurs på 1 årsverk til sammen for de to kommuner Fagk ompetanse Kartleggingen av kommunenes fag kompe tanse er mangelfull som følge av integrert organisering og manglende informasjon om hvem som er involvert i oppgaveløsningen. Fem kommuner opp gir at de har en spesifikk miljøfaglig kompetanse som ivaretar miljøoppgavene. Det dreier seg i disse tilfellene om universitetsutdannede m ed naturforvaltnings bakgrunn fra UMB, samt en utmarksingeniør og en biolog. Ellers er sitasjonen preget av at miljørelaterte oppgaver ivaretas av medarbeidere med planfaglig eller landbruksfaglig bakgrunn. Utfordring sbilde Kommunenes vurderinger av utfordringsbildet presenteres med ut g angspunkt i de ulike arbeidsområdene. Naturmangfold : Noen av kommunen opplever d en nye naturmangfolds loven som en forenkling av et tidligere komplekst lovverk og at loven har hatt en positiv effekt ved å skape økt oppmerksomhet om natur - og miljøkvaliteter i kommunen. K ommunene opplever likevel utfordringer med å følge opp lovens krav til saksbehandling skikkelig. Flere sier at de mangler rutiner for å sikre at naturmangfoldlovens prinsipper blir vurdert og synliggjort ved ulike typer saker, for eksempel behandling av dispensasjonssaker: Vi f orsøker å legge kravene i bunn for alt vi g jør, me n samtidig kan det være kr evende å vite hva som skal vekt legges i den enkelte vurdering. Det blir litt opp til den enkelte medarbeider. Flere peker på at loven stiller store krav til oppfølging og at dette representerer en betydelig kapasitetsutfordring. En av kommunene med egen miljøvernrådgiver begrunner behovet for en slik stilling med oppfølgingsbehovet innenfor naturmangfold. En av kommunene med minst kapasitet sier at

139 naturmangfoldsvurderingen blir en litt fiktiv øv else og frykter noen ganger for gyldigheten av de vedtak som fattes. Forurensing: Også her pekes det på manglende kapasitet som en hoved utfordring. Det gjelder særlig i arbeidet med å følge opp kommunens tilsynsansvar på foruren sningsfeltet, hvor en stor a ndel av kommunene melder om utilstrekkelige ressurser. Det oppgis at kommunen e ikke klarer å prioritere tilsynsrollen systematisk og at de t kun finnes kap a sitet til å følge opp de mest prekære sakene som de får melding om. Det blir framhevet at I forurens n ingssaker burde vi hatt bedre fagkompetanse og vi savner miljø vern rådgiveren. Saks mengden kan oppfattes som relativ stabil i og med at vi ikke har spesielt fokus på fagfeltet. Flere kommuner påpeker at kommunens innsats må sees i lys av at det er store forskjeller i f orurens n ingssituasjon og dermed også behovet for løpende oppfølging. Flere kommuner rapporterer om spesielle utfordringer knyttet til f.eks. spredt avløp, grunnforurensingssaker inkludert rutiner for å legge saker inn grunnforurensingsdatab asen, samt opprydding av forurenset sjøbunn. For store oppdrettskommuner som Hitra og Frøya er forurens n ing knyttet til oppdrettsnæringen en utfordring, men samtidig høyt prioritert. Klima og energi : 22 av 24 kommuner oppgir at de har utarbeidet klima - o g energiplan. To kommuner (Tydal og Malvik) har ønsker å integrere klima - og energiplanen i ordinært planverk og har utarbeidet klimamelding som inngår i samfunnsdelen med oppfølging i handlingsdelen. Det gis uttrykk for varierende erfaringer med prosess for utarbeidelse av klima - og energiplan er. Flere opplyser at kommunen e ble pålagt korte frister for utarbeidelse av planen, noe som førte til at mange benyttet seg av mer eller mindre ferdigspikrede opplegg fra ulike konsulentmiljøer. Dette har i noen ko mmuner resultert i en klima - og energiplan som savner nødvendig politisk forankring og som i liten grad har blitt fulgt opp. Dette er likevel ikke et entydig bilde. Mange av kommunene sier at planen har blitt fulgt opp med gjennomføring av de prioriterte satsingsområdene i tiltaksdelen av planen. Eksempelvis har flere kommuner arbeidet med omfattende EPC - kontrakter ( energiøkonomisering ) for kommunal byggingsmasse. Det blir poengtert at klima - og energiarbeidet lider under flytende organisering internt i kommunene (mellom teknisk, bygg og eiendom og miljø) og at manglende ledelse og koordinering er en utfordring. Det blir sagt at mer kunne vært fulgt opp og gjennomført med e n tydeligere ansvarsplassering og større kapasitet i organisasjonen. Enkelte kommuner opplever de t også som utfordrende å skulle balansere ulike og sprikende forventninger fra statlige myndigheter når det gjelder utbygging av klimavennlig energi. På den ene siden forventninger om at kommunene skal ta sin del i den store dugnaden for miljøvennlig energi gjennom utbygging av vindkraftanlegg, mens slik utbygging på den andre siden kan støte an mot viktige verneinteresser. Friluftsliv: Friluftsliv er en funksjon som noen steder ivaretas av areal - eller landbruksenheten i kommunen, mens den andre steder er lagt til f.eks. kultur sektoren. I alle tilfeller er dette et område med marginal ressursinnsats personellmessig. Arbeidet preges av mye samarbeid med andre aktører, både grunneiere, frivillige organisasjoner og idrettslag om arrangementer etc. Flere

140 kommuner sier at de ønsker å satse mer på dette feltet som en naturlig del av oppfølgingen av styrket folkehelsearbeid (samhandlingsreformen). Også her oppleves begrenset kapasitet som en begrensende faktor for et ønske om større aktivitet fra kommunenes side. 3.9 Landbruk Organisering Som gjennomgått i kapittel 2 omfatter kommunenes oppgaver innenfor landbruksfeltet både juridiske og økonomiske virkemidler. Over tid har det skjedd en gradvis utvidelse av kommunenes landbruksoppgaver. Ekspansjonen i oppgaver reflekteres i en tydeligere organisering og flere årsverk sammenliknet med de øvrige områdene som er gjennomgått. Kommunene har gjerne egen landbrukssjef og en landbruksenhet som vanligvis er integrert med plan og areal, teknisk, GIS eller øvrig næringsutvikling. I Rissa er landbrukstjenesten lagt til Rissa Utvikling som er et kommunalt foretak. Både forvaltningsoppgaver og utviklingsoppgaver er lagt til foretaket. I forvaltningssaker skjer saksforberedelsen i foretaket, mens det er rådmannen som innstiller overfor kommunestyret. Samarbeid og tjenestekjøp Innenfor landbruk er det registrert fire formelle samarbeidsordninger, herunder felles landbruksforvalting og landbruksnemnd Ørland/Bjugn, felles skogbrukssjef Røros/Holtålen/Os, felles landbrukssjef Røros/Os og Orkla Landbruk mellom Orkdal og Meldal. Det forekommer også noe kjøp og salg av tjenester mellom kommunene bl.a. når det gjelder saksbehandling av søknader om produksjonstilskudd. Kjøp av tjenester fra private aktører forekommer og er mye knyttet til rådgivnings- og utviklingssiden. Videre deltar kommunene i fylkesvise nettverk og samlinger i regi av Fylkesmannens landbruksavdeling. Kommunene deltar også i ulik grad i samarbeid med næringens rådgivnings- og utviklingsmiljøer, f.eks. Orkla skogforum (Meldal, Orkdal, Agdenes og Skaun). Kapasitet I kartleggingen er det registrert at de 24 kommunene til sammen bruker vel 57 årsverk til landbruksoppgavene. Rissa har høyest bemanning med 4,5 årsverk. I Melhus og i de to samarbeidsordningene Orkdal-Meldal og Ørland-Bjugn har kommunene tilgang på 4 årsverk. Roan har lavest bemanning med en anslått ressursinnsats på 0,8 årsverk. Årsverkstallene for kommunene inkluderer både jordbruk og skogbruk, og for over halvparten (14 kommuner) også viltoppgavene som ofte er lagt til skogbrukskonsulent. Øvrige kommuner har lagt denne oppgaven til fagansvarlig på miljø. Kommunene anslår viltoppgavene til å utgjøre om lag 0,2-0,3 årsverk. Fordelingen av årsverksinnsatsen på jordbruk og skogbruk er i de fleste tilfeller 2/3 på jord og 1/3 på skog

141 Figur 3.9 Faste kommunale årsverk i landbruksforvaltning og landbruksutvikling, inkl. jord - og skogbruk i kommunene i Sør - Trøndelag i Kilde: NIVI 1) Felles landbrukskontor Ørland Bjugn 2) Felles landbrukskontor Orkdal Meldal 3) Felles skogbrukssjef Røros H oltålen 4) Felles jo rdbrukssjef Røros og Os i Hedmark fylke 5) Skogbrukssamarbeid Malvik Trondheim 6) Stillinger ved Rissa Utvikling KF Fag kompetanse Vurderingen av kommun enes fag kompetanse på landbruksfeltet er gjennomgående god. De fleste oppgir at de har fagperson ell med r elevant høyskole eller universitetsutdanning ( agronom ) eller tilgang på tilsvarende kompetanse. Kommunene opplever også på dette feltet utfordringer med å rekruttere og holde på kompetanse, men dette synes likevel å være en mindre utfordring enn innenfor plan legging og byggesak. U tfordring sbilde Voksende saksmengde og kapasitetspress på forvaltningssiden. Kapasiteten innenfor den løpende landbruksforvaltningen oppleves som mangelfull i en stor andel av kommunene. Det blir av flere påpekt som et paradoks a t saksmengden i kommunenes landbruksforvaltning vokser samtidig som aktiviteten i næringen går ned. Som forklaringer pekes det bl.a. på at kommunene opplever stor vekst i antall delingssaker (fritidseiendom) som berører LNF - områder, samt mye arbeid med søk nader om produksjonstilskudd. Det pekes også på at økte nasjonale forventninger på landbruks - og matområdet, stiller økte krav til kommenes forvaltning av ulike virkemidler i landbruket, jf Meld. St. 9 ( ): Landbruks - og matpolitikken Svak innsats i landbruksutvikling. Kommunene er entydige på at de ikke makter rollen som næringsutvikler på landbruksfeltet. Spørsmålet om ressursinnsats mellom forvaltningsoppgaver og utviklingsoppgaver blir besvart med fordelingsprosenter som og i favør a v forvaltning. Kommunene opplever at de kommer i en skvis mellom forventninger fra næringsdrivende i landbruket som etterlyser en sterkere satsing på

142 utviklingsprosjekter på den ene siden og en voksende saksmengde knyttet til forvaltning av saker etter et betydelig antall enkeltlover på den andre. Typiske utsagn er: V i v il gjerne være et aktivt kontor men en rekke oppgave er satt på vent (miljøoppgaver i landbruket, nye planer etc.) samtidig som saksbehandlingstiden øker. Vi s kulle gjerne vært partner i nærings utviklings prosjekter, men makter det ikke p å grunn av ressurssituasjonen. Både passive og aktive utviklingsstrategier. Kartleggingen tyder på at u tviklingsutfordringen blir l øst på ulike måter. Fra noen kommuner oppgis at næringsutvikling ikke er e t lovpålagt område og at kommunen derfor ikke kan prioritere frivillige utviklingsoppgaver på et område hvor det dessuten finnes mange andre utviklingsaktører. Det vises til at det eksisterer egne fagmiljøer eid av næringen som driver med landbruksrådgivni ng og utviklingsarbeid. Andre kommuner legger til grunn en mer aktiv tilnærming og er opptatt av å mobilisere ut fra tilgjengelige ressurser. Det kan f.eks. skje gjennom felles fagråd eller andre samarbeidsorganer med representante r fra både kommunen og næ ringen. Mer samarbeid etterlyses. På landbruks feltet er det mange som etterlyser mer interkommunal t samarbeid. Det blir sagt at så vel regelstyrt saksbehandling som utviklingsoppgave r vil bli bedre ivaretatt med større fagmiljøer med de muligheter det gir for rekruttering, arbeidsdeling, spesialisering etc. Det blir vist til positive e rfaringe r fra de som har etablert felles landbrukskontor og at dette har lagt til rette for et større fokus på utvikling av næringen og en mer robust tjeneste. Samtidig blir det poengtert at ressursinnsatsen i en interkommunal ordning kan stå laglig til for hugg når eierkommunene må effektivisere. Samarbeidet Ørland - Bjugn var i begynnelsen b a sert på åtte årsverk, men s det nå er nede på fire. Det blir opplyst at dette har endret profilen på samarbeidet. I starten ble det lagt stor vekt på aktiv nærings - og bygdeutvikling ( Ta hele bygda i bruk ), mens ressursin satsen nå er nærmest vridd helt over p å forva ltningsoppgavene. Kontoret opplever store utfordringer med å leve opp til forventningene fra næringen om å være en aktiv utviklingsaktør Oppsummeringer Ut fra den gjennomførte kartleggingen kan det trekkes følgende overordnede konklusjoner om dag ens organisering av de aktuelle oppgaveområdene i kommunene: Organiseringen er sterkt preget av generalist tilnærming med lite faglig spesialisering og arbeidsdeling og til dels svært begrenset samarbeid mellom kommunene. Det gjelder særlig miljøvernoppgavene som helt mangler en enhetlig ledelse og tydelig organisering i flertallet av kommunene. Kommunenes kapasitet i fo rm av faste stillingsressurser for å løse kommunale kjerneoppgaver som 1.linje innenfor samfunnsplanlegging, arealplanlegging, byggesak, kart og oppmåling, miljøvern og landbruk framstår som minimalistisk med stor sårbarhet og sterk avhengighet til enkeltp ersoner i kommunene. På et flertall av de aktuelle fagområdene gir dagens stillingskapasitet ikke grunnlag for oppgaveløsning med forankring i et fagmiljø i den enkelte kommune

143 Fagkompetansen blant de som i dag betjener de ulike kommunale funksjonene vur deres som i hovedsak god. Mangel på fagkompetanse knytter seg til noen utvalgte stillingstyper som ingeniør og jurister, der flere kommuner rapporterer om en kritisk situasjon i forhold til den løpende oppgaveutførelsen. Utfordringsbildet, slik kommune sel v tegner det, preges av dynamikk på flere av oppgaveområdene med stadig tilføring av nye lovpålagte oppgaver og voksende forventinger fra både overordnet myndighet og brukerne. Kommunene peker på en utvikling i retning av større kompleksitet i sakene, voks ende tidspress og prioritering av forvaltningsoppgaver framfor utviklingsoppgaver. Mangel på kapasitet o g stor sårbarhet i form av sterk avhengighet til enkeltpersoner framheves som hovedutfordringer framfor mangel på fagkompetanse. Utfordringsbildet prege s også av manglende prioritering og passivitet i forhold til gjennomføring og oppfølging av lovpålagte oppgaver. Det gjelder lovpålagte kjerneoppgaver som at alle kommuner skal ha en oppdatert kommuneplan, hvilket ikke er tilfelle i dag. Det gjelder også l ovpålagte spesialoppgaver som f.eks. at alle kommuner skal utøve kontroll og tilsyn i forhold til plan - og bygningsloven og forurensningsloven. Det blir heller ikke gjennomført i det omfang og med den kompetanse som forutsettes i de aktuelle lovene. I kartleggingen oppsummeres utfordringsbildet på de konkrete oppgaveområdene som følger: Kommuneplanensamfunnsdel Flere kommuner i fylket mangler en oppdatert samfunnsdel iht. lovpålagte krav i plan - og bygningsloven Flere kommuner oppgir at de mangler ka pasitet til å gjennomføre skikkelige analyse av visjoner, strategier og utfordringer Flere ser behov for å utvikle innhold og form for å sikre at samfunnsdelen blir et overordnet strategidokument som gir tydelige føringer til annen operativ planlegging og virksomhetene i kommunen. Omfattende prosesskrav (involvering og forankring) oppleves som utfordrende å håndtere. Arealplanlegging Økte krav til tempo og voksende tidspress i planutforming og saksbehandling Større kompleksitet i planleggingens innhold og planprosess Store utbygginger i små kommuner presser planfunksjonen Regional styringsiver og ressurskrevende godkjenningsprosess I hovedsak tilfredsstillende fagkompetanse Manglende kapasitet et hovedproblem Alle opplever stor sårbarhet Krav til politisk kompetanseoppbygging Byggesak Tilstrekkelig kapasitetil kurante saker Mangel på ingeniører og juridisk kompetanse Behov for fagmiljø

144 Vanskelig å prioritere nye oppgaver som kontroll og tilsyn Kart, oppmåling og GIS Nye krevende oppgaver som lokal matri kkelmyndighet Utfordrende å henge med i teknisk utvikling Sårbar kompetanse og kapasitet Miljø vern Sterk vekst i lovpålagte oppgaver og prosesskrav, stigende arbeidsmengde Kommunal organisering preget av manglende ledelse og koordinering og en fragmentert stillingsinnsats Manglende rutineutvikling og behov for kompetanseutvikling og kapasitetsoppbygging for å følge opp kommunenes plikter ifht. naturmangfoldsloven Manglende fagkompetanse og kapasitet for oppfølging av kommunenes plikter ifht. forurensningsl oven Eksternt utarbeidede klima - og energiplaner mangler politisk forankring og blir i varierende grad fulgt opp Manglende kapasitet begrenser økt kommunal innsats for å fremme friluftsliv som bl.a. vurderes som viktig i folkehelsearbeidet Landbruk Voksende saksmengde og kapasitetspress på forvaltningssiden Svak innsats i landbruksutvikling Både passive og aktive utviklingsstrategier Mer interkommunalt samarbeid etterlyses

145 4. Normkrav og utviklingsstrategier I dette kapitlet drøftes først mulige konsekvenser av manglende kapasitet i kommunene. Deretter rettes oppmerksomheten mot mulighetsrom met for å sikre en mer robust tjeneste for å imøtekomme de betydelige utfordringene kommunene er stilt overfor. Hva som er en robust tjeneste er ikke opplagt og problemstillingen blir drøftet i relasjon til mulige normkrav til kompetanse/kapasitet for de aktuelle fagområdene. Til slutt skisseres kortfattet alternative utviklings st r a teg ier. På kort sikt synes samarbeidsstrategien å være mest aktuell. Det gis derfor en nærmere gjennomgang av mulighetsrommet, forutsetninger og krav, inne n for dette alternativet. 4.1 Mulige konsekvenser av kapasitetsmangel i 1.linjen Behovet for kapasitet og fagkompetanse i kommunene må vurderes ut fra en rekke he nsyn, der både oppgavenes karakter, økonomiske rammer, lokal organisering og ulike sider ved behovet for tjenester i den enkelte kommune må vurderes i sammenheng. En liten fagressurs kan i noen sammenhenger være tilstrekkelig hvis behovet for tjenesten er liten, f.eks. innenfor byggesak eller reguleringsplanlegging i perifere kommuner med befolkningsnedgang. Det er også mulig at kommuner med små spesialiserte fagressurser kan produsere tjenester med høy kvalitet, f.eks. fordi kommunen er god til å mobiliser e ledere og øvrig fagpersonell eller fordi kommunen utnytter fagkompetanse i omgivelsene. Det kan likevel være grunn til å advare mot små stillingsressurser og oppgaveløsning uten forankring i fagmiljøer i kommunene. Det kan medføre at lokalpolitikerne i kke kjenner sitt ansvar og at viktige samfunnshensyn dermed ikke blir avveid og tatt hensyn til i den lokaldemokratiske beslutningsprosessen. Manglende kapasitet og fagkompetanse kan medføre at lovpålagte oppgaver ikke blir løst og at innbyggere og nærings liv dermed ikke får de tjenester de har krav på. Hensynetil rettssikkerhet og en god forvaltningskultur i kommunen, kan være tunge argumenter for en viss minimumskompetanse, særlig innenfor områder som planlegging, byggesak og landbruksforvaltning. Svak kapasitet og kompetanse i kommunene kan i tillegg medføre ulemper for den øvrige forvaltning, f.eks. i form av merarbeid og forsinkelser i regionale og nasjonale saker. Svak kompetanse i kommunene kan også lede til mer statlig styring og større bruk av inn sigelser eller andre former for sanksjoner mot kommunen, enn hva som ellers ville vært tilfelle. Videre kan det pekes på langsiktige forvaltningsmessige konsekvenser dersom mange eller en del av kommunene over tid systematisk mangler kapasitet og fagkompe tanse til å ivareta viktige lovpålagte oppgaver. Det kan lede til statlige initiativ til kommunesammenslutninger, pålegg om interkommunalt samarbeid eller at oppgaveansvaret enten differensieres eller flyttes til staten, noe som kan oppleves som en avpolit isering og sentralisering av oppgaveløsningen 4.2 Hva er et fagmiljø? Behovet for å styrke kapasitet og fagmiljø i kommunen dreier seg om flere aspekter. Dels dreier det seg om kapasitet i form av nok personell, dels dreier det seg om personellets fagkompe tanse som følge av utdanningsbakgrunn og yrkeserfaring, og de ls dreier det seg om fagmiljøer; hva er kritisk masse for å skape et utviklingsorientert og attraktivt fagmiljø i kommunen?

146 Til tross for at så vel planfunksjonen som landbruk s - og miljøoppgav ene er lovregulerte og kompetansekrevende tjenester som skal operasjonaliseres i en kommunal generalistmodell under svært skiftende geografiske og organisatoriske forhold, foreligger det ingen veiledende kompetansenormer fra nasjonale myndigheter (lovgiver). Plan - og bygningsloven slår eksempelvis fast at kommunestyret skal sikre at kommunen har tilgang til nødvendig planfaglig kompetanse. Det pekes på at p lanarbeidet kreve r forskjellige typer fagkompetanse, herunder også kompetans e om planprosess og medvirkning, men det gis ingen nærmere holdepunkter på hva som er et tilstrekkelig fagmiljø for å løse oppgavene. Hva er så et fagmiljø? Et svar kan være at det minimum må bestå av to personer med relevant kompetanse. Et miljø rundt et fag eller en faglig oppgave består per definisjon av mer enn en person. To personer kan ha et faglig diskusjons - og læringsfellesskap. Men dette er likevel en minimumsbetraktning, mest motivert u t fra en sårbarhetstenkning knyttet til fravær, vakanser etc. To personer gir ikke mye spillerom for faglig spesialisering, arbeidsdeling, effektivisering etc. En mer utviklet forståelse av hva et robust f agmiljø med relevant kompetanse kan være, er at det : Har et sett av kvaliteter, omfang og stabilitet som gjør at de ikke er for sårbare for endringer inter nt og i omverdenen E r avgrenset og relativt tydelig kompetanseområde, med høy kvalitet, solid kompetanse o g stor aktivitet/produktivitet Har t ilstrekkelige ressursmessige rammebetingelser Har e n klart definert faglig ledelse Har g od omstillingsevne i forhold til både samfun nsmessige og faglige endringer Gir om for utviklingsorientering og effektivisering i form av f aglig s pesialisering og arbeid sdeling Har s tatus og e r attraktivt for andre ansatte o g eksterne samarbeidspartnere Legger til rette for god sammenheng mellom fag, administrasjon og politisk utøvelse i kommunen Kartleggingen viser at de færreste kommunene lever opp til noen av de aktue lle kravene til fagmiljø som er skissert over. Et fagmiljø basert på slike kriterier peker i retning av større fagmiljøer enn kun 2 personer. Nå kan det innvendes at kommunene som generalistorganer samlet sett har en bredere kompetans e - og kapasitetsbase for å ivareta oppgaven enn det den dedikerte årsverksinnsatsen som ble oppgitt i kartleggingen indikerer. Det er mange fagpersoner i den kommunale organisasjon som kan benyttes til ulike oppgaver og at de manges bidrag ikke blir refle ktert i en slik årsverkskartlegging. Men som det også kommer fram i kartleggingen har en slik generalisttilnærming klare begrensinger. Arbeidsoppgaver og arbeidstid stykkes opp og muligheten til faglig fordypning svekkes. På miljøfeltet har en rekke tidl igere undersøkelser vist at kommunens innsats har vær t nært korrelert med kommunens MIK - status. Det konkluderes at lokalpolitisk innsats ikke blir bedre enn det faglige grunnla get vedtak bygger på. I MIK - kommuner har dette grunnlaget vært til s tede på en h elt annen måte enn i kommuner uten MIK - status

147 Det skal videre understrekes at kommunenes behov for plan-, miljøvern og landbrukskompetanse selvfølgelig er forskjellig avhengig av den enkelte kommunes utfordringsbilde på hvert fagområde. Kommuner med knappe arealer i byer og tettsteder stå overfor helt andre planoppgaver og utfordringer enn i arealmessige store kommuner med få innbyggere i distriktene. Tilsvarende kan kommuner med betydelig innslag av industri ha store oppgaver innen forurensningsfeltet som andre kommuner ikke har. Arealmessig store distriktskommuner kan ha betydelige oppgaver knyttet til for eksempel viltforvaltning, motorferdsel, naturmangfold og generelle naturforvaltning, mens andre kommuner ikke har utmarksområder av betydning. Forståelse for behovet for lokal skreddersøm, svekker likevel ikke bildet av en generell underdimensjonering og behov for kapasitetsoppbygging som berører de aller fleste av fylkets kommuner på både plan (herunder byggesak og oppmåling), miljø og landbruk. Som tidligere nevnt synes situasjonen innenfor miljøvern å være særlig kritisk. 4.3 Alternative utviklingsstrategier Vi legger til grunn at kommunens oppgaver som plan, miljø og landbruksmyndighet i hovedsak ligger fast også i tiden som kommer. Det innebærer at alternativer som innebærer at staten overtar (statlig avlastning) eller differensiert oppgavefordeling ikke er aktuelt. Hva er så mulighetsrommet for å etablere et sterkere fagmiljø? Vi vil peke på tre hovedmuligheter: 1. Minimumsløsning: Utviklingsinitiativ innenfor dagens kommuner. En slik tilnærming tar utgangspunkt i at kommunene har handlingsrom, gjennom endrede prioriteringer, til å styrke kapasiteten på plan, miljø og landbruksoppgavene innenfor dagens ressursrammer. Dette forutsetter imidlertid politisk vilje til å nedprioritere andre områder. Enkelte tidsavgrensede løft kan også gjøres uten større omprioriteringer, som for eksempel å bruke ledige vakante stillinger el. for å løfte seg på bestemte områder, men dette er ikke en strategi som vil føre til en varig styrking av fagmiljøet. Alternativt kan en se for seg utvidete ressursrammer fra staten, enten gjennom inntektssystemet eller som øremerket tilskudd. Dette synes i dag som lite aktuelt. 2. Forsterket samarbeidsløsning: Styrking av fagmiljø gjennom økt interkommunalt samarbeid Interkommunalt samarbeid kan være mer eller mindre forpliktende. I den ene ende av skalaen finner vi fagnettverk og kjøp-salg avtaler, i den andre etablering av helhetlige formelle samarbeidsordninger. Deltakelse i fagnettverk kan gi deltakerne og kommunene inspirasjon, ny kompetanse og faglige kontakter. Nettverk forplikter imidlertid lite, koster lite og kan raskt avvikles. Tjenestekjøp kan være hensiktsmessig for å ta topper i arbeidsmengde eller få tilgang på spesiell kompetanse. Når avtalen har gått ut på dato har imidlertid kompetansen også forsvunnet fra kommunen. Som strategier for å bygge lokal kompetanse på permanent basis er verken nettverk eller tjenestekjøp bærekraftige tilnærminger. Fokus må rettes mot langsiktige strukturer som kan sikre en mer stabil tilgang på kompetanse og kapasitet. En mer aktuell og realistisk strategi for å nå målet om en varig og kompetent plan-, miljø- og landbruksforvaltning er derfor å satse på forpliktende interkommunalt samarbeid gjennom etablering av helhetlige regionale ordninger

148 3. Strukturløsning: Etablering av større fagmiljøer innenfor rammen av større kommuner. Det kan pekes på mange argumenter som kan tale for at større og mer funksjonelle kommuner vill e være en fordel for ivaretakelse av kommunenes plan -, miljø - og landbruksansvar. Enkelte lokale sammenslutninger kan bidra positivt, men en omfattende nasjonal strukturreform er ikke regjeringens politikk og det er nå lite realistisk at det vil skje vesen tlige endringer i kommunestrukturen gjennom frivillige sammenslutninger. Dette bildet kan selvfølgelig endres i neste stortingsperiode. 4.4 Muligheter for interkommunalt samarbeid Mulighetsrommet for utvidet interkommunalt samarbeid om de aktuelle oppgaven e er stort ut fra følgende argumenter og forutsetninger: Oppgavenes karakter gjør at det i utgangspunktet bør ligge godt til rette for å høste både kompetansemessige, kvalitetsmessige og økonomiske gevinster gjennom utvidet samarbeid. Det gjelder både sett fra den enkelte kommune og sett fra den øvrige regionale forvaltning. Erfaringene fra de som har etablert interkommunale løsninger er i all hovedsak gode, særlig mht. kompetanse, tjenestekvalitet til brukerne og stabilitet på tjenestene. Evalueringer av eksempelvis landbrukssamarbeid peker på gode og til dels svært gode resultater. Det gjelder lokale ordninger, hvor f.eks. to kommuner etablerer en felles organisasjon og et fagmiljø med 2-3 personer, det gjelder samarbeid om felles skogbrukssjef eller landbrukssjef og det gjelder ikke minst helhetlige ordninger hvor det er etablert store fagmiljøer på 6-10 årsverk i kombinasjon med et felles politisk styre med et bredt landbrukspolitisk mandat. 3 Også for interkommunalt plansamarbeid er det høstet gode erfaringer selv om omfanget av slike ordninger er langt mer 4 beskjedne. De formelle mulighetene for samarbeid er store. I dagens lovgivning, både kommuneloven og særlovgivningen, er det pekt på en rekke aktuelle samarbeidsmodeller og det finnes i dag svær t få formelle juridiske begrensinger i mulighetene for å lage lokalt tilpassede samarbeidsmodeller. Det gjelder et praktisk orientert samarbeid i form av kompetansesamarbeid og kjøp og salg av tjenester og det gjelder mer helhetlige former for samarbeid gj ennom ulike vertskommunemodeller eller en samkommunemodell. Både gjennomgangen i denne rapporten og tidligere kartlegginger i både Sør - Trøndelag og andre fylker viser at overraskende få kommuner så langt har etablert formelle interkommunale samarbeidsord ninger om de aktuelle oppgavene. I kartleggingen av det interkommunale samarbeidet i fylket fra 2009 ble det konkludert at det interkommunale samarbeid i Sør - Trøndelag ikke er utviklet til en hovedløsning som gir svar på kommunenes utfordringer for å ivare ta lovpålagte tjenester med tilstrekkelig kompetanse og kapasitet. 5 Det ble påpekt at 3 Jf Nord - Trøndelagsforskning 2008: Evaluering av forsøk med felles Miljø - og landbruksforvaltning i Midtre Namdal, NIVI Rapport 2008: Erfaringer med interkommunalt samarbeid i Nord - Trøndelag. 4 Jf NIBR/Østlandsforskning 2012: Interkommunalt plansamarbeid. 5 NIVI Rapport 2009:2 Interkommunalt samarbeid i Sør - Trøndelag - status, utfordringer og veivalg. Utarbeidet på oppdrag av Fylkesmannen i samarbeid med KS, fylkeskommunen og kommunene

149 dagens samarbeid berører kun noen få prosent av den samlede oppgaveløsningen. Landbruk, arealplanlegging, byggesak og oppmåling var blant oppgave områdene som det ble registrert færrest samarbeidsordninger. Det kan pekes på flere årsaker til at det ikke er etablert mer samarbeid om de aktuelle oppgavetypene. Det kan være generelle motargument er mot interkommunalt samarbeid eller uenighet om hva som vil være en langsiktig god kommunemodell. Det kan vektlegges at kommunene ikke i tilstrekkelig grad oppfordres til å etablere samarbeidsordninger fra regionale og nasjonale myndigheter. Eller det kan ha sammenheng med manglende kunnskaper om behov og muli gheter for samarbeid i kommunestyrene. Erfaringer med lokale og regionale samarbeidsprosesser kan tilsi at særlig fire argumenter kan være viktig for å forklare en høyst variabel forekomst av interkommunalt samarbeid: Planlegging, byggesak og andre tekniske oppgaver vurderes som omdømmefølsomme i forhold til brukerne og inngripende i forhold til andre oppgaver i kommunene. Det gjør at særlig politikerne, men også administrasjonen i den enkelte kommune ofte prioriterer lokal kontroll med tjenestene framfor samarbeid. Etablering av samarbeid innebærer ofte fordelingskonflikter og strid om lokalisering av fagpersonell. Dette anses generelt å være den viktigste årsaken til at det ikke kommer i stand mer interkommunalt samarbeid om kommu nal administrasjon, planlegging, forvaltning og andre faglig sett opplagte samarbeidsfunksjoner i kommunesektoren. Etablering av samarbeid krever en felles infrastruktur for samarbeid, først og fremst i form av felles IKT - system og fagsystemer mellom de kommuner som skal samarbeide. Mangel på harmonisering av IKT - system og manglende langsiktighet i etablering av forpliktende samarbeidsregioner, er en annen hovedårsak til at interkommunalt samarbeid ikke er mer utbredt. De fleste kommuner har etablert man ge interkommunale ordninger med mange forskjellige organisasjonsformer. Fragmentering av kommunenes virksomhet og styringsproblemer i en tradisjonelt organisert interkommunal jungel, bidrar til omstillingstrøtthet og motstand mot enda flere frittstående or dninger. Foreløpig er det få kommuner og samarbeidsregioner som har erfaring med etablering av felles styringsløsning for flere interkommunale oppgaver. 4.5 Sør - Trøndelag som pilotfylke For å støtte opp under en kommunal mobilisering for oppbygging av ste rkere fagmiljøer, kan Sør - Trøndelag etableres som et nasjonalt pilotfylke. Gjennom en nasjonal pilot kan Miljøverndepartementet i samarbeid med fylkesmyndighetene og kommunene bidra til å etablere en plan - og miljøvernfaglig kompetanse i fylket som er i tr åd m ed nasjonale forventninger. Tilsvarende kan det arbeides for å styrke landbrukskompetansen i den kommunale 1.linjen i fylket. 5 NIVI Rapport 2010:2 Status for interkommunalt samarbeid i Nordland. Ut arbeidet på oppdrag av Fylkesmannen i samarbeid med KS, Lofotrådet og kommunene

150 I Sør - Trøndelag er det tidligere høstet gode erfaringer med spissede satsinger for å styrke kompetansen på enkeltområder. I 2010 ble det gjennomført et fylkesinitiativ for u tvidet kommunesamarbeid for barnevernstjenesten. Ved oppstart var det 11 av 25 kommuner som hadde etablert for malisert samarbeid om barnevern. I dag er det kun fire av 25 kommuner i fylket som ikke deltar i i nterkommunale fellestjenester for barnevern (Trondheim, Klæbu, Melhus og Midtre Gauldal). Barneverninitiativet i Sør - Trøndelag ble lagt opp med en felles prosess for hele fylket og det ble bl.a. laget en felles utredning om utfordringsbilde, veiledende kap asitetsnormer og aktuelle samarbeidsmodeller som grunnlag for omstillinger i kommunene. Hensikte n med en fylkespilot kan i likhet med fylkesinitiativet innenfor barnevern være å støtte opp om kommunenes utviklingsarbeid, med vekt på utvikling og iverksetti ng av strategier og tiltak for å styrke kommunenes kapasitet og fagkompetanse. En fylkespilot vil kunne støtte opp om kommunenes utviklingsarbeid gjennom å: Sette kompetanse - og kapasitetsproblemstillingen på dagsorden og skape arenaer for utviklingsarbei d mellom kommuner, regioner og fylkesmyndighetene Bidra med faglige ressurser og ulike typer kompetanser som det er mangel på. Gi deltakende kommuner nasjonal oppmerksomhet og kunnskap om de øvrige piloters utviklingsarbeid Gi kommunene en nasjonal kanal for juridisk og annen form for bistand for å møte eventuelle ut fordringer i utviklingsarbeidet For det andre vil en fylkespilot gi nasjonale myndigheter erfaringer med alternative strategier og tiltak for styrke kompetanse og kapasitet i den kommuna le 1.linjen. Det kan innbefatte forsøk med oppdimensjonering og endret organisering av f.eks. kommunenes miljøvernkompetanse, utprøving av ny e former for interkommunalt samarbeid eller endringer i styringsdialog og samhandling med fylkeskommunen og regiona le statsetater

151 Arkiv: 020 Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Marthe Abelsen Strømmen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 77/ Regionrådet Værnesregionen 3/ Etablering av felles NAV tjenesteområde i Værnesregionen Forslag til vedtak/innstilling: a)..kommune tiltrer det interkommunale samarbeidet om felles NAV tjenesteområde fra 1. juli 2015 som beskrevet i dette saksfremlegget. b) Vedlagte samarbeidsavtale for administrativt vertskommunesamarbeid datert 1. februar 2015 godkjennes og legges til grunn for gjennomføring av samarbeidet. c)..kommune delegerer følgende myndighet til rådmannen i vertskommunen: 1. Myndighet til å lede og administrere den myndighet og de oppgaver som kommunene er gitt i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen, hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen kapittel Myndighet til å treffe beslutninger om tildeling av kommunale tjenester hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 17 Opplysning, råd og veiledning. 3. Myndighet til å treffe beslutninger om tildeling av kommunale tjenester hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 18 stønad til livsopphold. 4. Myndighet til å treffe beslutninger om tildeling av kommunale tjenester hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 19 stønad i særlige tilfeller. 5. Myndighet til å treffe beslutninger om bruk av vilkår for tildeling av økonomisk stønad hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 20 bruk av vilkår. 6. Myndighet til å treffe beslutninger om tildeling av kommunale tjenester hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 15 Boliger til vanskeligstilte og 27 Midlertidig botilbud

152 7. Myndighet til å treffe beslutninger om tilbakebetaling av økonomiske ytelser hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 23. Følgen av at det er gitt uriktige opplysninger. 8. Myndighet til å treffe beslutninger om inndrivelse av utbetalte økonomiske ytelser hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 23. Følgen av at det er gitt uriktige opplysninger og 24 inndrivelse av lån og andre former for dekning. 9. Myndighet til å treffe beslutninger om og utarbeidelse av individuell plan for brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 28 rett til individuell plan. 10. Myndighet til å treffe beslutninger som underinstans i klagesaker som ikke er av prinsipiell betydning og klagesaker hvor vedtaket er hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 15 18, 19 20, 23 og Myndighet til å treffe beslutninger om tildeling av kommunale tjenester hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 29 kvalifiseringsprogram, 30 Kvalifiseringsprogrammets innhold, 31 Iverksetting av programmet og 32 programmets varighet 12. Myndighet til å treffe beslutninger om utlevering av opplysninger til kommuneadministrasjonen. 13. Myndighet til å treffe beslutninger om utlevering av opplysninger til fylkesmannen. 14. Myndighet til å utføre rapportering til SSB og årlig KOSTRA rapportering. 15. Myndighet til å utarbeide virksomhetsplan, Budsjett, tertialrapporter og årsmelding. Stjørdal kommune er vertskommunen. d) Rapportering skjer i henhold til bestemmelser i samarbeidsavtalen. Vedtak i Arbeidsutvalget Værnesregionen Saken vedtas som foreslått med de foreslåtte justeringer. Det tas forbehold om at fordelingsnøkler skal forelegges AU for vedtak før innstilling oversendes Regionrådet. - Avtalestruktur gjennomgås i hver enkelt kommune og tas inn i kostnadsfordelingen - Fylkesmennene, Fylkesdirektørene i NAV og leder i NAV-Værnes Nord bes jobbe med Direktoratet for å få avtalt snarlig dato for igangsettelse. Behandling i Arbeidsutvalget Værnesregionen Følgende justeringer bes inntatt i saksfremlegg, samarbeidsavtale og prosjektrapport: - Det er 2 årsverk pr. dags dato i Frosta kommune -152-

153 - Det er 2,5 årsverk pr. dags dato i Selbu kommune - Det er 1 årsverk pr. dags dato i Meråker kommune - Følgende skal tas bort i samarbeidsavtale: o 8. Klagebehandling Ta bort ordet «lokale» - For Stjørdal kommunes del i den videre behandling skal punktet om delegasjon tas ut av innstillingen. Vedlegg: Vertskommuneavtale NAV Værnes Fagrapport mht. eventuell opprettelse av NAV Værnes Vedlegg fagrapport - Mål og disponeringsbrev for 2014 Følgende justeringer er gjort i prosjektrapport, saksframlegg og samarbeidsavtale etter behandling i AU : - 2 årsverk pr. dags dato i Frosta kommune - 2,5 årsverk pr. dags dato i Selbu kommune - 1 årsverk pr. dags dato i Meråker kommune - Samarbeidsavtale: 8. Klagebehandling: Ordet «lokale» er fjernet Dato endret til 1. februar 2015 Saksopplysninger Arbeidsutvalget i Værnesregionen fattet 20. mars 2013 et vedtak om å vurdere et større NAVtjenesteområde i Værnesregionen hvor NAV Tydal og NAV Selbu blir en del av NAV Værnes Nord. Regionrådet i Værnesregionen tok dette vedtaket til orientering 19. juni Foranledningen for vedtaket i Arbeidsutvalget var at NAV Selbu og NAV Tydal tidligere hadde utredet mulighetene for et interkommunalt samarbeid med et felles NAV tjenesteområde og felles leder. Bakgrunnen var at både kontorene i Selbu og i Tydal er sårbare på grunn av kontorenes størrelser. Et samarbeid kan sikre bedre rettssikkerhet for brukerne, mer effektiv og stabil drift, større fagmiljø og enhetlig forvaltningspraksis. Arbeidsgruppens forslag til vedtak var derfor at Selbu og Tydal kommune etableres som et felles NAV tjenesteområde. Rådmannen i Tydal foreslo deretter for Arbeidsutvalget i Værnesregionen å løfte saken til videre utredning for et integrert samarbeid i Værnesregionen mellom NAV Tydal, NAV Selbu og NAV Værnes Nord. I et møte 14. juni 2013 mellom Fylkesdirektørene i NAV Nord-Trøndelag, NAV Sør- Trøndelag og Arbeidsutvalget i Værnesregionen ble det enighet om å nedsette en tverrfaglig prosjektgruppe som skal utrede muligheten for et felles NAV tjenesteområde. Prosjektgruppen skulle bestå av tillitsvalgte i NAV, NAV-ledere og representanter fra NAV fylke. Mandatet til prosjektgruppen var å utrede forutsetningene for en utvidelse av NAV Værnes Nord til også å omfatte NAV Tydal og NAV Selbu under felles ledelse og -153-

154 administrasjon etter vertskommunemodellen i kommuneloven 28 a flg, med hovedvekt på 28-1b Administrativt vertskommunesamarbeid. Arbeidet skulle munne ut i en fagrapport, samt forslag til samarbeidsavtale. Det var en forutsetning for arbeidet at ingen av dagens NAV kontor skal legges ned. Fagrapporten er nå klar, og den konkluderer med at en utvidelse av NAV Værnes Nord til også å omfatte Tydal og Selbu vil gi en positiv effekt for ansatte og brukerne i hele tjenesteområdet. På bakgrunn av prosjektgruppens rapport er det nå utarbeidet et forslag til en samarbeidsavtale basert på at kommunene Tydal, Selbu, Stjørdal, Meråker og Frosta etableres som et interkommunalt tjenesteområde for NAV basert på administrativt vertskommunesamarbeid. En etablering av samarbeidet basert på kommunelovens bestemmelser for administrativt vertskommunesamarbeid innebærer at alle kommunene må behandle samarbeidsavtalen i politiske organer og fatte politisk vedtak på delegasjon av myndighet til vertskommunen. Dette gjelder også de kommunene som i dag tilhører samarbeidet i NAV Værnes Nord. Forslag til samarbeidsavtale for administrativt vertskommunesamarbeid datert 1. februar 2015 for NAV Værnes legges derfor med dette frem til politisk behandling. Vurdering Målsettingen med å opprette et interkommunalt tjenesteområde for NAV (NAV Værnes) med kommunene Tydal, Selbu, Meråker, Frosta og Stjørdal er: Bedre tjenester for brukerne i hele regionen Flere i arbeid og aktivitet og færre på stønad Økt rettssikkerhet for innbyggerne Sikre enhetlig forvaltningspraksis Mer effektiv og stabil drift Attraktive og robuste fagmiljøer Organisering og fysisk plassering av NAV tjenesteområdet. Det foreslås at NAV tjenesteområde Værnes organiseres som et administrativt vertskommunesamarbeid. Alle ansatte i tjenesten overføres til vertskommunen, som får ansvaret for tjenesteutførelsen for de kommunale tjenestene i NAV på vegne av alle kommunene som deltar i samarbeidet. Det opprettes et hovedkontor i vertskommunen og avdelingskontorer i de andre kommunene. Det foreslås at hovedkontoret opprettes i Stjørdal kommune og at denne kommunen er vertskommune for dette samarbeidet. Leder for det interkommunale tjenesteområdet og administrativ ressurs vil være plassert ved hovedkontoret i Stjørdal. Dette kontoret blir bemannet med til sammen 14,2 kommunale årsverk slik det er i dag. I tillegg vil det være et betydelig antall statlige årsverk. Avdelingskontorene i de enkelte kommunene vil bli bemannet med det samme antallet årsverk som det er i dag. Stjørdal kommune stiller lokaliteter som hovedkontor og Tydal, Selbu, Frosta og Meråker kommune stiller lokaliteter som avdelingskontor

155 Styring og ledelse av tjenesteområdet NAV Værnes. Figuren viser samarbeidsmodellen for ett tjenesteområde med felles leder i Værnes Nord. Samarbeidsmodellen bygger på samhandling mellom rådmann i vertskommunen og staten ved (fylkesdirektøren i NAV). Modell for ledelse av NAV-Værnes K o m m u ne To styringslinjer Styringslinjer Stat Rammer Styring Medbestemmelse Koordineringsmøtet Rådmann og direktør Leder NAV Værnes Rådmann i vertskommunen og fylkesdirektør samstemmer overordnede føringer/ styringssignaler. På kommunal side er disse avklart med de andre rådmenn i arbeidsutvalget. På statlig side avklares de med medbestemmelsesapparatet. Som figuren viser vil rådmann i vertskommunen representere alle samarbeidskommunene i møte med den statlige fylkesdirektøren. Koordineringsmøtet som består av rådmann i vertskommunen og Nav fylkesdirektør koordinerer styringssignalene ovenfor lederen for Værnes Nord. Slik vil det bli etablert 2 styringslinjer en statlig og en kommunal, noe som er en forutsetning for å kunne håndtere ledelsen av dette tjenesteområdet. Det er foreslått i samarbeidsavtalen at rådmenn fra alle deltakerkommunene deltar i koordineringsmøtet 2 ganger pr år. Forslaget til samarbeidsavtale beskriver organiseringen av tjenesteområdet på et overordnet nivå, hvor NAV leder er administrativt og faglig ansvarlig for tjenesteproduksjonen ved de enkelte kontorene i tillegg til tjenesteområdet som helhet. Samarbeidsavtalen legger således opp til at NAV leder selv kan bestemme hvordan ledelse/koordinering innen tjenesteområdet skal organiseres. Det settes imidlertid krav om at -155-

156 organiseringen skal være til det beste for brukerne og ansatte innen tjenesteområdet. Videre kreves det at organiseringen skal skape effektive kontorer innenfor de gitte rammene. Eventuelle endringer i organisering kan drøftes i koordineringsmøtet. Bemanning /ressurser ved oppstart av NAV Værnes. Tjenesteområdet NAV Værnes vil ved oppstart ha en bemanning totalt i tjenesteområdet på 21 kommunale årsverk. Disse årsverkene fordeles slik på kommunene: Tydal: 0,5 årsverk Selbu: 2,5 årsverk Meråker: 1 årsverk Frosta: 2 årsverk Stjørdal 14,2 årsverk. Til sammen blir dette 20,2 kommunale årsverk. Disse årsverkene er ikke knyttet statisk til den enkelte kommune men skal kunne benyttes der det til enhver tid er størst behov for ressursene. For å fange opp eventuelle skjevheter legges det opp til at det føres en oversikt som viser ressursbruken knyttet til de enkelte kommunene. Det er likevel viktig å presisere at dagens ansatte i de enkelte kommunene skal ha det lokale kontoret som oppmøtested og arbeidssted. Dette vil sikre den lokale kunnskapen og den nødvendige nærheten til tjenesteyterne og brukerne i de enkelte kommunene. I tillegg vil ekstra kompetanse kunne trekkes inn ved behov, ved at ressursene i tjenesteområdet kan brukes fleksibelt, slik det i dag kan gjøres i de andre interkommunale tjenestene. Kompetanse i Tjenesteområdet NAV Værnes. En av de store fordelene ved å etablere et interkommunalt tjenesteområde for NAV er at det, i tillegg til fleksibel utnyttelse av eksisterende kompetanse, gir bedre muligheter for å rekruttere inn den kompetansen som en mener er nødvendig/mangler. Dette vil også gi muligheter for å etablere en tverrfaglig kompetanse som kan benyttes i kompliserte saker. Tjenestemeny ved de enkelte NAV kontorene i NAV Værnes. I henhold til Lov om arbeids- og velferdsforvaltningens paragraf 13 skal kommunen som en minimumsløsning organisere råd - og veiledning, samt økonomisk stønad med hjemmel i Lov om sosiale tjenester inn i det lokale NAV kontoret. Andre kommunale tjenester som vurderes som hensiktsmessige kan også inngå i NAV kontoret. På bakgrunn av dette foreslås det at følgende kommunale arbeidsoppgaver overføres til NAV Værnes: Opplysning, råd og veiledning. Vedtak om tjenester hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen. Stønad til livsopphold, sosiale lån og midlertidige botilbud. Bistand til og koordinering av individuell plan. Kvalifiseringsprogrammet. Klagebehandling -156-

157 Rapportering Klagebehandling Lovverket sier at hvis et vedtak påklages skal klagen i første instans behandles av det organ som fattet vedtaket. Dette innebærer at de enkelte kontorene i NAV Værnes skal behandle alle klager på vedtak de selv har fattet. De enkelte NAV kontorene i tjenesteområdet NAV Værnes vil i et slikt tilfelle også plikte og bistå personen som ønsker å klage med utforming/formulering av klagen. Hvis et påklaget vedtak endres sendes det nye vedtaket fra NAV Værnes og til tjenestemottaker. Denne vil ha klagemulighet også på dette vedtaket. Hvis et påklaget vedtak ikke endres skal det påklagede vedtaket sammen med NAV Værnes sin begrunnelse/vurdering oversendes klageinstansen. Dette kan være en kommunal klagenemd i den aktuelle deltakerkommunen, eller hvis det klages på et vedtak på lovpålagte tjenester skal klagen sendes fylkesmann i Nord eller Sør-Trøndelag avhengig av brukerens bostedskommune. Rapportering Alle kommunene skal jevnlig rapportere aktiviteten til statlige myndigheter som fylkesmann eller direktorat/departement. I hovedsak dreier dette seg om ulike statistikker. Det foreslås at NAV Værnes tar seg av rapporteringen innenfor sine tjenesteområder for alle kommunene. Dette er naturlig fordi det er ledelsen i NAV Værnes som vil ha den beste oversikten over eget tjenesteområde. I tillegg til rapportering til statlige myndigheter skal NAV Værnes rapportere til rådmannen i vertskommunen og arbeidsutvalget i Værnesregionen i tråd med rapporteringsrutiner for interkommunale tjenestesenter. Økonomiske konsekvenser Vertskommunens utgifter til tjenesten vedr. lønn, opplæring, veiledning, kurs, kontorutgifter finansieres gjennom innbetaling fra deltakerkommunene. Fordeling av utgiftene på de enkelte kommunene utredes og vedtas i egen saksutredning for alle samarbeidsprosjekt samlet. Betaling skjer ved a-kontobeløp pr og Avregning foretas innen utgangen av januar påfølgende år. Utgifter som påløper som følge av vedtak om tildeling av tjenester til personer, bæres av den kommune hvor personen er bosatt. Samarbeidsavtaler Samarbeidet om å etablere og drive et interkommunalt tjenesteområde for NAV Værnes vil innebære et samarbeid mellom 5 ulike kommuner og mellom disse kommunene og det statlige tjenesteapparatet. Dette samarbeidet vil derfor kreve følgende samarbeidsavtaler: 1. Partnerskapsavtale mellom vertskommunen og staten. 2. Samarbeidsavtaler mellom kommunene. Partnerskapsavtalen mellom vertskommunen og staten

158 Dette er en avtale mellom vertskommunen og staten. Den skal regulere alle forhold ved samarbeidet mellom kommuner og stat i dette tjenesteområdet. Sentrale tema i denne avtalen vil være ledelse og styring av tjenesteområdet og statlige årsverk ved de enkelte NAV kontorene osv. Da det i denne saken legges opp til at det interkommunale tjenesteområdet skal etableres på bakgrunn av administrativt vertskommunesamarbeid er det naturlig at det er vertskommunen som formelt inngår partnerskapsavtalen mellom kommunene og staten. Dette er likevel ikke til hinder for at alle kommunene er representert i forhandlingene. Det foreslås også at det gjennomføres 2 årlige partnerskapsmøter mellom arbeidsutvalget i Værnesregionen og NAV fylkesdirektørene i Sør og Nord-Trøndelag. Dette vil sikre at alle kommuner får nødvendig informasjon om prioriteringer og anledning til å delta i en direkte dialog. Samarbeidsavtale mellom kommunene Til grunn for det interkommunale samarbeidet legges det en samarbeidsavtale. Denne må regulere rammene for samarbeidet, men ikke være så detaljert at den hindrer etablering og utvikling av en fleksibel interkommunal tjenesteenhet. Samarbeidsavtalen for det interkommunale tjenesteområdet NAV Værnes er basert på interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 28-1b som regulerer administrativt vertskommunesamarbeid. Samarbeidsavtalen datert 1. februar 2015 er vedlagt dette saksfremlegget. Konklusjon Et interkommunalt samarbeid om felles tjenesteområde for (NAV Værnes) vil ha både positive og negative konsekvenser. Positive konsekvenser: Sårbarheten blir mindre. Større, bredere og felles kompetanse for alle involverte. Sikrer habilitet. NAV tjenesten fremstår mer likt i de enkelte kommunene. Ressursbesparende Større avstand mellom saksbehandler og klient/lokalsamfunn. Negative konsekvenser: Lokalkunnskapen kan reduseres. Nærheten til brukerne kan bli noe mindre. Ikke nødvendigvis økonomisk besparende i oppstartsfasen. Organisatoriske endringer. Ansatte kan føle mindre tilhørighet til egen kommuneadministrasjon. Større avstand til politiske beslutningstakere. En NAV tjeneste organisert under felles ledelse vil uten tvil føre til at kvaliteten på tjenestene gitt av NAV i regionen vil styrkes betraktelig. Dette vil komme brukerne til gode i tillegg til at det vil styrke den enkelte saksbehandler

159 Negative konsekvenser som manglende lokalkunnskap og nærhet til brukerne kan reduseres ved at en opprettholder dagens årsverk ute i kommunene i tillegg til at en ved behov kan sette inn ekstra ressurser der hvor dette kreves. Ut fra en helhetsvurdering av de positive og negative konsekvensene sett opp mot de utfordringene som kommunene står ovenfor i forbindelse med gjennomføring av samhandlingsreformen er det ingen tvil om at det bør etableres et interkommunalt tjenesteområde for NAV. Dette støttes også av en samlet prosjektgruppe. Et interkommunalt tjenesteområde for NAV under felles ledelse vil gi økt kvalitet på tjenesten, fordi fagmiljøet blir større, slik at de enkelte medarbeiderne får flere å støtte seg til i de vanskeligste sakene. Det vil også bli mer fleksibelt ved at leder for tjenesteområdet kan fordele arbeidsoppgaver på flere ansatte, og ved at alle ansatte kan jobbe med saker i alle kommunene. På bakgrunn av dette vil en foreslå at kommunen tiltrer det interkommunale samarbeidet om felles NAV tjenesteområde med virkning fra 1.juli

160 Vertskommuneavtale (KL s 28-1 b. Administrativt vertskommunesamarbeid) om NAV Værnes mellom Tydal kommune Selbu kommune Meråker kommune Frosta Kommune og Stjørdal kommune (vertskommune) Vedtatt i: Tydal kommune.2015 Selbu kommune.2015 Meråker kommune.2015 Frosta Kommune.2015 Stjørdal kommune februar

161 Innhold: 1. FORMÅL 3 2. VERTSKOMMUNENS MYNDIGHET OG OPPGAVER 3 3. VERTSKOMMUNENS ANSVAR 5 4. OPPGAVER SOM FALLER UTENFOR VERTSKOMMUNENS ANSVAR: 5 5. ORGANISERING AV NAV VÆRNES RAPPORTERING FINANSIERING KLAGEBEHANDLING 7 9. EVALUERING OPPSIGELSE ENDRING AV AVTALEN MISLIGHOLD TVISTER IKRAFTTREDELSE OG VARIGHET KOMMUNESTYRETS GODKJENNING

162 1. Formål Kommunene er etter lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen pålagt ansvar for å sørge for at personer som bor eller oppholder seg i kommunen, tilbys råd, veiledning og ulike nødvendige sosiale ytelser. For på best mulig måte å ivareta de oppgaver og den myndighet som kommunene er gitt, inngås avtale om administrativt vertskommunesamarbeid etter kommuneloven 28-1b for drift av det interkommunale tjenesteområdet NAV Værnes. Formålet med avtalen er og: Legge forholdene til rette for et kostnadseffektivt og nyskapende tjenesteområde. Legge forholdene til rette for et likeverdig samarbeid mellom deltakerkommunene. Målsettingen med å etablere et interkommunalt NAV tjenesteområde gjennom inngåelse av denne avtalen er: Felles NAV tjenesteområde har til hensikt å styrke kompetansen innen forvaltningstjenesten til det beste for brukerne. Et større og mer robust fagmiljø skal bidra til: En åpen og tilgjengelig tjeneste for brukere og samarbeidspartnere Bedre tjenester for brukerne i regionen Flere i arbeid og færre på stønad Økt habilitet og rettssikkerhet i saksbehandlingen Sikre enhetlig forvaltningspraksis Mer effektiv og stabil drift Et interkommunalt NAV tjenesteområde vil i tillegg bidra til: Bedre tjenester for brukerne i regionen Oppnå en bedre kostnadseffektivitet for kommunene og samfunnet for øvrig. 2. Vertskommunens myndighet og oppgaver Kommunene delegerer følgende myndighet og oppgaver til rådmannen i vertskommunen: 1. Myndighet til å lede og administrere den myndighet og de oppgaver som kommunene er gitt i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen, hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen kapittel Myndighet til å treffe beslutninger om tildeling av kommunale tjenester hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 17 Opplysning, råd og veiledning

163 3. Myndighet til å treffe beslutninger om tildeling av kommunale tjenester hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 18 stønad til livsopphold. 4. Myndighet til å treffe beslutninger om tildeling av kommunale tjenester hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 19 stønad i særlige tilfeller. 5. Myndighet til å treffe beslutninger om bruk av vilkår for tildeling av økonomisk stønad hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 20 bruk av vilkår. 6. Myndighet til å treffe beslutninger om tildeling av kommunale tjenester hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 15 Boliger til vanskeligstilte og 27 Midlertidig botilbud. 7. Myndighet til å treffe beslutninger om tilbakebetaling av økonomiske ytelser hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 23. Følgen av at det er gitt uriktige opplysninger. 8. Myndighet til å treffe beslutninger om inndrivelse av utbetalte økonomiske ytelser hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 23. Følgen av at det er gitt uriktige opplysninger og 24 inndrivelse av lån og andre former for dekning. 9. Myndighet til å treffe beslutninger om og utarbeidelse av individuell plan for brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 28 rett til individuell plan. 10. Myndighet til å treffe beslutninger som underinstans i klagesaker som ikke er av prinsipiell betydning og klagesaker hvor vedtaket er hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 15 18, 19 20, 23 og Myndighet til å treffe beslutninger om tildeling av kommunale tjenester hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 29 kvalifiseringsprogram, 30 Kvalifiseringsprogrammets innhold, 31 Iverksetting av programmet og 32 programmets varighet 12. Myndighet til å treffe beslutninger om utlevering av opplysninger til kommuneadministrasjonen. 13. Myndighet til å treffe beslutninger om utlevering av opplysninger til fylkesmannen. 14. Myndighet til å utføre rapportering til SSB og årlig KOSTRA rapportering

164 15. Myndighet til å utarbeide virksomhetsplan, Budsjett, tertialrapporter og årsmelding. Stjørdal kommune er vertskommunen. 3. Vertskommunens ansvar Vertskommunen ved rådmannen skal: Være arbeidsgiver for ansatte, administrasjon og leder i NAV tjenesteområdet. Drifte interkommunalt NAV tjenesteområde basert på delegasjoner fra deltakerkommunene. Stille til disposisjon bygg og utstyr for det interkommunale NAV kontoret. Stille til disposisjon nødvendige støttefunksjoner for drift av det interkommunale tjenesteområdet. Utarbeide regnskap for drift av NAV Værnes. Regnskapet føres som eget regnskap i vertskommunens driftsregnskap. Være partsrepresentant ved eventuelle rettssaker og tvister som knytter seg til oppgaver hvor Stjørdal kommune er rett saksøker/saksøkt. Utarbeide en virksomhetsplan med mål og resultatkrav. Planen skal beskrive de tiltak som planlegges for å få en god måloppnåelse, herunder forventet ressursinnsats. Inngå nødvendige kontrakter /avtaler for drift Nav Værnes på vegne av deltakerkommunene. Organisere kunde- og publikumskontakt for alle kommuner i forbindelse med de oppgaver som er lagt til vertskommunen, herunder veiledning, utarbeide relevant informasjonsmateriale m.m. Ha arkivansvar for sosialtjenesten i det interkommunale NAV tjenesteområdet. For øvrig foregår arkivering i henhold til arkivloven. Annet arbeid som står i naturlig sammenheng med avtalens virkeområde, herunder innkjøp av utstyr, konsulenttjenester m.m. 4. Oppgaver som faller utenfor vertskommunens ansvar: Deltakerkommunene ivaretar selv følgende oppgaver: a. Vedta forskrifter, herunder økonomiske stønadssatser b. Vedta planer for den enkelte kommune. c. Bestemme nivået på tjenesteinnholdet i egen kommune d. Anlegge eller motta søksmål

165 5. Organisering av NAV Værnes. NAV Værnes organiseres som en tjeneste under rådmannen i vertskommunen som delegeres myndighet for fag, personal og økonomi. Vertskommunen har ansvar for tilsettinger i tråd med vanlige prosedyrer. Tjenesten har hovedkontor i Stjørdal kommune. Tydal, Selbu, Frosta og Meråker kommune stiller lokaliteter som avdelingskontor. Hver kommune er ansvarlig for å stille nødvendige utstyr til rådighet for tjenesten i den enkelte kommune. Kostnader ved dette belastes den enkelte kommune. NAV Værnes vil ved oppstart ha følgende kommunalt tilsatt bemanning fordelt på kommunene etter folketall: Tydal: 0,5 årsverk Selbu: 2,5 årsverk Meråker: 1 årsverk Frosta: 2 årsverk Stjørdal 14,2 årsverk. Til sammen blir dette 20,2 kommunale årsverk. Oppmøtested for den enkelte ansatte er normalt ved NAV kontoret i den kommunen de ansatte har som sitt arbeidsområde Alle ansatte må påregne og utføre oppgaver i hele tjenesteområdet. De må derfor kunne møte i andre kommuner etter behov. 6. Rapportering. NAV Værnes rapporterer til rådmannen i vertskommunen. Rådmannen rapporterer over virksomheten inkludert regnskap til arbeidsutvalget i Værnesregionen pr. tertial og avlegger årsrapport. Rådmannen i vertskommunen orienterer de enkelte deltakerkommunene spesielt om vedtak av prinsipiell karakter. Tydal, Selbu, Meråker, Frosta og Stjørdal skilles ut som egne avdelingskontor/distrikt i f.h.t. rapportering til Fylkesmannen i Nord, - og Sør Trøndelag, SSB/ KOSTRA og annen statlig rapportering. Det gjennomføres partnerskapsmøte mellom arbeidsutvalget i Værnesregionen og NAV ved Fylkesdirektørene i Sør og Nord-Trøndelag 2 ganger pr år. 7. Finansiering. Vertskommunens utgifter til tjenesten vedr. lønn, opplæring, veiledning, kurs, kontorutgifter finansieres gjennom innbetaling fra deltakerkommunene. Fordeling av utgiftene på de enkelte kommunene utredes og vedtas i egen saksutredning for alle samarbeidsprosjekt samlet

166 Betaling skjer ved a-konto beløp pr og Avregning foretas innen utgangen av januar påfølgende år. Den enkelte kommune forplikter seg til å utføre tjenesten i tråd med vedtak som fattes og selv bære kostnadene ved dette. 8. Klagebehandling Klage på tjenester skal mottas og behandles av det kontoret i NAV Værnes som har fattet vedtak i saken. Hvis klagen ikke etterkommes til gunst for brukeren sendes klagen videre til klagenemnd i brukerens bosted kommune, eller for klage på lovpålagte tjenester, til Fylkesmannen i Nord eller Sør Trøndelag for behandling avhengig av brukerens bosted. 9. Evaluering Med bakgrunn i målsettingen i denne avtalen skal det legges opp til en gjennomgang og drøftelse av fellestjenesten i løpet av Oppsigelse Dersom deltagerne er enige om det kan samarbeidet oppløses med øyeblikkelig virkning, jf. KL s 28 i. Den enkelte kommune kan med 1 års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i vertskommunesamarbeidet. Ved uttreden eller oppløsning vil den enkelte kommune selv overta ansvaret for de oppgaver som omfattes av samarbeidsordningen. Ved uttreden av avtalen bortfaller kommunens forpliktelse til å betale utgiftsdekning regnet fra 1. januar påfølgende år etter uttreden har skjedd. 11. Endring av avtalen Denne avtalen kan endres dersom minst en av kommunene i samarbeidet fremsetter krav om det. Endringer krever enighet. 12. Mislighold Dersom en av kommunene vesentlig misligholder sine forpliktelser etter denne avtalen, kan de øvrige kommunene ved enstemmighet beslutte at kommunen skal utelukkes fra samarbeidet. De øvrige kommunene kan da kreve sitt økonomiske tap dekket av den kommunen som misligholder avtalen

167 Dersom vertskommunen vesentlig misligholder sine forpliktelser, opphører samarbeidet med øyeblikkelig virkning. 13. Tvister Eventuell uenigheter mellom partene for den del av avtalen som er rettslig forpliktende skal søkes løst i minnelighet. Dersom partene ikke kommer til enighet, kan tvisten bringes inn for de ordinære domstolene. Verneting i slike saker skal være vertskommunens verneting. 14. Ikrafttredelse og varighet Avtalen trer i kraft fra undertegnelse, men slik at vertskommunen først gis myndighet til å treffe vedtak fra og med 1. Juli Kommunestyrets godkjenning Avtalens gyldighet forutsetter godkjennelse av kommunestyret selv i den enkelte kommune, jfr. KL s 28 e. Avtalen er ikke gyldig før samtlige kommuner har akseptert avtalen. Denne avtalen er utstedt og undertegnet i 4 fire- eksemplarer, hvorav partene beholder 1 ett eksemplar hver. Tydal kommune Dato, sted: Ordfører Selbu kommune Dato, sted:.. Ordfører Meråker kommune Dato, sted: Ordfører Stjørdal kommune Dato, sted:.. Ordfører Frosta kommune Dato, sted: Ordfører

168 Fagrapport mht. eventuell opprettelse av NAV Værnes Med kommunene Tydal, Selbu, Meråker, Frosta og Stjørdal Innhold 1 Prosjektmandat Oppdraget til NAV Om konsekvensutredningen NÅ-situasjonen i de tre NAV-områdene Nå-situasjonen i NAV Tydal Nå-situasjonen i NAV Selbu Nå-situasjonen i NAV Værnes Nord Konsekvenser for brukere, organisasjon og ansatte Brukerperspektivet Fravær/avbruddsikring Fagmiljø/kompetanse Samarbeid Organisasjonsperspektivet Administrativ vertskommunemodell som forutsetning Økt spesialistkompetanse i organisasjonen Organisasjonen skal betjene et større geografisk område Balansen mellom servicetilbud og selvbetjeningsløsninger Organisering av de kommunale tjenestene Ledelse og møtestrukturer ved ulike geografiske lokasjoner Ansattperspektivet Større fagmiljø Sikkerhet Arbeidsmiljø, reise og arbeidssted Ansettelsesforhold statlige og kommunale Praktiske og formelle utfordringer på statlig side Avsluttende betraktning

169 1 Prosjektmandat Arbeidsutvalget i Værnesregionen fattet 20. mars 2013 et vedtak om å vurdere et større NAV-kontor i Værnesregionen hvor NAV Tydal og NAV Selbu blir en del av NAV Værnes Nord. Regionrådet i Værnesregionen tok vedtaket til orientering 19. juni Foranledningen for vedtaket i Arbeidsutvalget var at NAV Selbu og NAV Tydal tidligere hadde utredet mulighetene for et interkommunalt samarbeid med et felles NAV tjenesteområde og felles leder. Bakgrunnen var at både kontoret i Selbu og i Tydal er sårbare på grunn av kontorenes størrelser. Et samarbeid kan sikre bedre rettssikkerhet for brukerne, mer effektiv og stabil drift, større fagmiljø og enhetlig forvaltningspraksis. Arbeidsgruppens forslag til vedtak var derfor at Selbu og Tydal kommune etableres som et felles NAV tjenesteområde. Rådmannen i Tydal foreslo deretter for Arbeidsutvalget i Værnesregionen å løfte saken til videre utredning for et integrert samarbeid i Værnesregionen mellom NAV Tydal, NAV Selbu og NAV Værnes Nord. I et møte 14. juni 2013 mellom Fylkesdirektørene i NAV Nord-Trøndelag, NAV Sør-Trøndelag og Arbeidsutvalget i Værnesregionen ble det enighet om å nedsette en tverrfaglig prosjektgruppe som skal utrede muligheten for et felles NAV tjenesteområde. Prosjektgruppen skulle bestå av tillitsvalgte i NAV, NAV-ledere og representanter fra NAV fylke. Mandatet til prosjektgruppen er følgende: Mandatet er å utrede forutsetningene for en utvidelse av NAV Værnes Nord til også å omfatte NAV Tydal og NAV Selbu under felles ledelse og administrasjon etter vertskommunemodellen i kommuneloven 28 a flg, med hovedvekt på 28 b Administrativt vertskommunesamarbeid. Arbeidet skal munne ut i en fagrapport, samt forslag til samarbeidsavtale. Det er en forutsetning for arbeidet at ingen kontor skal legges ned. Hovedmålsettinger for å opprette et NAV Værnes med kommunene Tydal, Selbu, Meråker, Frosta og Stjørdal er: Bedre tjenester for brukerne i hele regionen Flere i arbeid og aktivitet og færre på stønad Økt rettssikkerhet for innbyggerne Sikre enhetlig forvaltningspraksis Mer effektiv og stabil drift Attraktive og robuste fagmiljøer Denne rapporten består av 7 kapittel. Kapittel 2 skisserer NAVs oppdrag basert på Mål- og disponeringsbrevet 2014 til fylkene og kommunebrevet (Nasjonale mål, hovedprioriteringer og tilskudd innenfor de sosiale tjenestene i arbeids- og velferdsforvaltningen 2014). Kapittel 3-5 inneholder en konsekvensutredning av en eventuell utvidelse av NAV til å bli ett tjenesteområde for kommune Selbu, Tydal, Meråker, Frosta og Stjørdal. Konsekvensutredningen tar utgangspunkt i Nåsituasjonen og vurderes i forhold til NAVs oppdrag som er gjengitt kapittel 2. Kapittel 6 skisserer praktiske og formelle utfordringer på statlig side, mens kapittel 7 gir avsluttende betraktning

170 2 Oppdraget til NAV NAV arbeider på oppdrag av arbeids- og velferdsdirektoratet. NAV sitt oppdrag på både statlig og kommunal side tar utgangspunkt i virksomhetsstrategien. Hvilke mål, prioriteringer og disponeringer det forventes at NAV skal ha fokus på, kommer til uttrykk i den årlige mål- og disponeringsbrev som går til hhv. fylkene og kommunene. Kvaliteten og omfanget på NAVs tjenester støtter opp under høy yrkesdeltakelse, og at samfunnet får dekket sitt behov for arbeidskraft. NAVs innsats støtter den enkelte bruker i å skaffe seg og beholde arbeid, og den bidrar til sosial inkludering. Ytelsesforvaltningen gir økonomisk trygghet for den enkelte og forhindrer trygdemisbruk. Organisasjonen er basert på verdiene tydelig, til stede og løsningsdyktig. NAV benytter ressursene effektivt, har spesialisert kompetanse til å løse oppgavene, og engasjerte medarbeidere som er motivert av NAVs samfunnsoppgave. I partnerskap med kommunene utvikler NAV gode løsninger for brukerne. I NAVs virksomhetsstrategi for perioden er det trukket frem 5 innsatsområder: Arbeid først Pålitelig forvaltning Aktive brukere Kunnskapsrik samfunnsaktør Løsningsdyktig organisasjon Som følge av at NAV er basert på et partnerskap mellom stat og kommune, vil den overordnede virksomhetsstrategien i NAV for også være førende for de kommunale tjenestene som er underlagt direktoratets fagansvar. Et godt og likeverdig partnerskap mellom stat og kommune er en forutsetning for en helhetlig, effektiv og brukerorientert arbeids- og velferdsforvaltning. Lokal velferdskompetanse i kommunene er avgjørende for å realisere NAV-reformens mål. Brukerne skal møte et NAV-kontor der kommunal og statlig tjenesteyting fremstår som helhetlig og integrert. Mål og rammer med utgangspunkt i lokale forutsetninger og behov for helhetlig styring av NAV-kontorene må etableres i samarbeid i partnerskapet. For å oppnå dette må det legges til rette for et tett samarbeid mellom kommune og stat, herunder vurdere modeller som gir løsninger på tvers av kontorene. Det vises for øvrig til vedlagte mål og disponeringsbrev for Om konsekvensutredningen Konsekvensutredningen baserer seg på mandatet som ble utarbeidet etter at Arbeidsutvalget i Værnesregionen 20. mars 2013 fattet et vedtak om å vurdere et større NAV-kontor i Værnesregionen hvor NAV Tydal og NAV Selbu blir en del av NAV Værnes Nord. Regionrådet i Værnesregionen tok vedtaket til orientering 19. juni Mandatet er gjengitt i kapittel 1 av fagrapporten. Konsekvensutredning tar utgangspunkt i Nå-situasjonen i de tre NAV-områdene som blir berørt og vurderingene gjøres i forhold til NAVs oppdrag som er gjengitt i kapittel 2 av fagrapporten

171 4 NÅ-situasjonen i de tre NAV-områdene 4.1 Nå-situasjonen i NAV Tydal NAV Tydal ligger i kommunesenteret Ås, og er lokalisert i Rådhus I, Tydal. NAV-kontoret server hele kommunens befolkning som utgjør ca. 860 personer. Kommunen har over lengre tid både hatt et lavt sykefravær, en lav ledighet og et lavt antall uføre sett i forhold til fylket for øvrig. Kontoret har to ansatte, som er fordelt slik: 1,5 statlig årsverk og 0,5 kommunalt årsverk (Leder som er kommunalt ansatt har 0,5 årsverk av sin stilling knyttet til statlig ledelse/oppgaver). Kommunale oppgaver som er lagt inn i NAV Tydal: Minimumsløsningen i hh. til Lov om sosiale tjenester i NAV (opplysning, råd og veiledning, herunder økonomisk rådgivning, økonomisk stønad, midlertidig botilbud, individuell plan og kvalifiseringsprogrammet) Gjeldsrådgivning Bostøtte Transport- og parkeringsordning for mennesker med nedsatt funksjonsevne. 4.2 Nå-situasjonen i NAV Selbu Selbu kommune har ca innbyggere. Kommunen har videregående skole og en tiltaksbedrift med 15 VTA-plasser, 6 APS-plasser og 2 plasser for Avklaringstiltak. Arbeidsledigheten i kommunen er lav, den har ligget på mellom 1,9 % 2,2 % over lengre tid. NAV Selbu har pr. i dag 3,55 statlige årsverk, da en ansatt har permisjon i 0,25 årsverk. Når vedkommende er tilbake vil kontoret ha 3,8 statlige årsverk disponibel. NAV-leder er statlig tilsatt. På kommunal side har NAV Selbu har pr dags dato har 2,5 kommunale årsverk. Kontoret har ikke tilsatt nestleder, men en av de ansatte fungerer som stedfortreder ved leders fravær. Kommunale oppgaver lagt inn i NAV Selbu: Minimumsløsningen i hh. til Lov om sosiale tjenester i NAV Husbankens virkemidler: bostøtte, startlån, boligtilskudd Gjeldsrådgivning Rus Flyktningtjenesten 4.3 Nå-situasjonen i NAV Værnes Nord NAV Værnes Nord består av NAV-kontorene i Stjørdal, Meråker og på Frosta. I Stjørdal er det innbyggere, i Meråker 2539 og på Frosta I NAV Værnes Nord er det 2 kommunale årsverk på Frosta, 1 kommunalt årsverk i Meråker og 14,2 kommunale årsverk (derav 2,5 på midlertidige prosjektmidler) i Stjørdal. I tillegg er det totalt 25,7 statlige årsverk i tjenesteområdet. Kommunale oppgaver som er lagt inn i NAV Værnes Nord: Minimumsløsning i hh. til Lov om sosiale tjenester i NAV Gjeldsrådgivning

172 5 Konsekvenser for brukere, organisasjon og ansatte 5.1 Brukerperspektivet NAVs oppdrag er å betjene ulike brukergrupper med ulike behov, alt fra standardbehov til mer komplekse og sammensatte behov. Hvorvidt de ulike brukerne blir berørt av en eventuell sammenslåing av NAV i Værnesregionen, avhenger av den enkelte brukers behov. Hensikten med dette punktet er å se på mulige positive og negative konsekvenser en eventuell utvidelse vil ha for brukerne. Det er viktig å se at NAV sine brukere også omfatter arbeidsgivere og våre samhandlingsaktører. I og med at prosjektgruppa ikke har hatt en egen brukerrepresentant så har brukerundersøkelsene fra NAV-kontorene i Værnesregionen vært viktige i arbeidet med å definere aktuelle problemstillinger. Brukerundersøkelsene er jevnt over gode i alle de fem kommunene, men de minste kontorene utmerker seg med litt bedre score enn de største. Situasjonen i dag er at Værnesregionen har ett stort NAV-kontor, Stjørdal, og fire små NAV-kontor, Frosta, Meråker, Tydal og Selbu. Brukerne forholder seg til sine respektive lokalkontor i sin bostedskommune og mottar tjenestetilbud der. De små kontorene med sin marginale bemanning, opplever flere utfordringer; bl.a. i forbindelse med fravær, fagmiljø/kompetanse, samarbeid, m.m Fravær/avbruddsikring Fravær kan medføre flere konsekvenser for brukerne. En marginal bemanning vil alltid gjøre kontor sårbare ved fravær, uavhengig av om fraværet skyldes ferie, møtevirksomhet, sykdom eller annet. Kompetansen på det konkrete fagområdet ligger ofte hos den enkelte medarbeider, og ved fravær på små kontor, vil tilbudet bli svekket eller bli utilgjengelig, f.eks. stengt kontor i en periode. En ytterste konsekvens av fravær vil medføre en utfordring i forhold brukerens rettsikkerhet på grunn av manglende/svekket helhetlig oppfølging og tverrfaglig samarbeid, samt forlenget saksbehandlingstid. På statlig side har det i Sør-Trøndelag blitt opprettet Ressursteam som kan bistå kontorene ved behov, spesielt i situasjoner med fravær over tid. Kommunene har ingen slik «backup» og sårbarheten vil derfor være vesentlig større overfor de kommunale oppgavene i NAV. I Nord- Trøndelag er NAV organisert i tjenesteområder der NAV-kontorene i samme tjenesteområde bistår hverandre ved behov. Et samarbeid i Værnesregionen vil til en viss grad kompensere for dagens sårbare situasjon siden det vil gi flere kontor og flere medarbeidere å spille på. Felles organisering juridisk enhet åpner for at saker tilhørende ett kontor kan behandles i et annet kontor gjennom datatilganger. På statlig side er mye av dette allerede ivaretatt fylkesvis, så den store gevinsten vil komme mht. kommunale oppgaver. F.eks. vil det være spesielt viktig mht. akutt hjelp til livsopphold. I denne sammenheng vil det være aktuelt å etablere en regional kontakttelefon i tillegg til det landsdekkende kontaktsenteret, når akutte situasjoner oppstår. Dette bidrar til å sikre brukere tilgjengelighet med NAV, få og gi informasjon osv. Ved en organisering i ett tjenesteområde, så vil nødvendig kompetanse settes inn/ omdirigeres der det er behov og sikre opprettholdelse av tjenestetilbud, samt lik praksis i samarbeidsområdet. Brukeren sikres derved hjelp til sin sak/samtale med veileder, uavhengig av sitt bostedskontor. Til tross for muligheten til å omfordele ressurser ved fravær, så vil det være varierende hvor sårbarreduserende effekt dette har. Dette fordi reisetid vil være med på å avkorte åpningstid. Videre

173 betyr reisetid redusert effektivitet. Alternativt til et NAV-samarbeid vil være å etablere kommunale ressursteam og/eller øke bemanningen på kontorene for å redusere nevnte sårbarhet Fagmiljø/kompetanse Brukerundersøkelsene i de enkelte kontor viser at brukerne er fornøyd og trygg på at kontorene har nødvendig og tilstrekkelig kompetanse. Fagkompetansen på små kontor oppleves å være vel så god som ved større kontor. En utfordring ved små kontor er at det faglige kontrollspennet er stort og vidt. Kompetansen favner bredt fra generalistkompetanse til noe spesialistkompetanse, men fagmiljøene kan være for små til særlig å NAV Værnes Nord har i dag et ungdomsteam som jobber tverrfaglig med å finne optimale løsninger for den enkelte ungdom. De NAV-ansatte i dette teamet samhandler med andre kommunale etater, videregående skoler, spesialisthelsetjenesten etc. Slike fagteam kan levere tjenester til brukere i hele Værnesregionen. opprettholde og utvikle spesialistkompetansen. Sakstilgangen er heller ikke stor nok til å opprettholde tilstrekkelig spesialistkompetanse. Det vil være naturlig å tenke at spisskompetansen enklere kan utvikles og opprettholdes ved større kontor. Gjennom et samarbeid i Værnesregionen er det mulig å se for seg et større og bedret fagmiljø på alle områder, som også vil gi muligheter for økt og bedret spesialisering om ønskelig, noe som vil komme brukerne til gode. Organisatorisk tenkning tar til orde for økt mulighet for spesialisering og opprettelse av ulike team. Utgangspunktet er at alle kontor skal ha en basiskompetanse for å serve brukere i det daglige. Spesielle saker, eller grupper skal imidlertid betjenes av et team eller en spesialist. Spesialisering innen noen områder er nødvendig for å sikre god ivaretakelse av de som har behov for denne type tjeneste. Gjeldsrådgivning er et eksempel på et spesialistområde. Imidlertid bygges ikke fagmiljø av seg selv, det krever aktiv deltakelse og samhandling over tid fra både ansatte og ledelsen. Fysiske treffpunkt vil være nødvendige for å kunne skape gode samhandlingsforhold - i alle fall i oppstart av nye samhandlingsarenaer slik en etablering av felles NAV Værnes vil påkreve. Dette medfører reisevirksomhet mellom NAV-kontorene. Datateknisk utstyr (som f.eks. videokonferanse) vil kunne fungere som et supplement, men også et alternativ til reising. Etablering av et NAV-samarbeid i Værnesregionen vil for brukerne medføre redusert tilgjengelighet en kortere eller lengre periode på grunn av økt reisevirksomhet i oppstartfasen. Vedlikehold og utvikling av fagmiljø vil i en driftsfase i NAV Værnes innebære reiseaktivitet, fastsatt etter en plan. I dag er det flere etablerte fagmiljø i regi av fylkesmennene i Sør- og Nord-Trøndelag, samt i regi av NAV, som synes å fungere godt sett i forhold til å utvikle og bevare spisskompetanse spesielt innen kommunale oppgaver (gjeldsrådgivning, kvalifiseringsprogram og økonomisk sosialhjelp). Disse fagmiljøene møtes etter fast oppsatt møteplan. I dag kommer brukerne til sine avtaler eller møter opp på det lokale NAV-kontoret med sine ulike behov/forespørsler/henvendelser og får nødvendig hjelp fra den lokale veilederen. Spesialisering vil innebære rolle- og oppgaveendringer og en reduksjon av breddekompetansen på de daglig tilstedeværende på lokalkontorene. En reduksjon av breddekompetanse kan kompenseres gjennom at ansatte fra andre kontor med ønsket kompetanse har kontordager. Brukerne kan da få flere saksbehandlere å forholde seg til og de må kanskje komme flere ganger til NAV-kontoret før de får svar på sine spørsmål og/eller sin(e) sak(er) behandlet

174 For brukere i utkantkommunene vil en slik endring i tjenestetilbud innebære en utfordring mht. offentlig kommunikasjon/transport. F.eks. så er kollektivtilbudet i Tydal svært begrenset, med én buss ut av bygda kl om morgenen med retur kl Spesialisering av kompetanse vil kunne føre til at noen brukergrupper brukere må oppsøke nødvendig tjenestetilbud utenfor egen kommune og innebærer med dette en endring sett i forhold til dagens situasjon. Et eksempel kan være oppfølging av ordinære jobbsøkere. En effektivisering i måten å bistå selvgående brukere på vil kunne gi bedre tid til tett, individuell oppfølging av brukere med sammensatte behov. Av erfaring fra nåværende situasjon ser vi også at ulike eksisterende arbeidsrettede tiltak og tilbud ikke lar seg gjennomføre på grunn av transporttilbudet. Et eventuelt NAV-samarbeid i Værnesregionen vil ikke endre på denne aktuelle situasjonen. Et av de overordnede mål med oppfølgingsarbeid i NAV er å bistå brukere til å komme seg ut i ordinært arbeid. Veien dit er ulik for de enkelte brukere, men likt for alle er mulighetene som ligger i det eksisterende arbeidsmarkedet. Markedskompetanse er her et nøkkelord som omfatter både god kjennskap og gode relasjoner til virksomheter i sitt område, denne opparbeides gjennom regelmessig kontakt med aktører i markedet. Arbeidsgivere i regionen er også brukere av NAV, og NAVs oppgave er å bistå disse med rekruttering, sykefraværsoppfølging og omstilling. I dag innehar lokalkontorene nødvendig og god lokal markedskompetanse. Ved en eventuell samorganisering av NAV i Værnesregionen vil det være mulig å utveksle og utvikle en markedskompetanse for hele regionen. Denne kompetansen vil sammen med et utvidet arbeidsmarkedsområde gi alle brukere i de fem kommunene en positiv gevinst sett i forhold til jobb- og tiltaksmuligheter. En annen type kompetanse som er viktig i et brukerperspektiv, er lokalkunnskapen det enkelte kontor har om den enkelte bruker og lokalmiljøet. En slik kompetanse vil i enkelte sammenhenger være en styrke fordi man lett kan sette seg inn i brukerens situasjon og dermed også ha en god forutsetning for å gi riktig oppfølging. På den andre siden kan en slik lokalkunnskap medføre en fare for brukerne ikke får de mulighetene de har rett til. Et NAV-samarbeid i Værnesregionen bør kunne gi den enkelte bruker mulighet for å få en annen veileder om lokalkunnskapen oppleves for belastende for den enkelte bruker. Et større fagmiljø vil kunne virke korrigerende i slike saker. En innvending har vært at det i kommuner med stort antall innbyggere er en fare for at brukere ikke fanges opp, mens mindre kommuner er mer transparente og oversiktlige. Prosjektgruppa er av den oppfatning av at en evt. sammenslåing ikke vil være av negativ betydning i denne sammenheng, da det fortsatt vil være lokal tilstedeværelse

175 5.1.3 Samarbeid Samarbeid og samhandling er en forutsetning for en god, helhetlig brukeroppfølging. En av NAV-reformens intensjoner og målsettinger er en helhetlig og mer effektiv tjenesteforvaltning. NAV-kontorene opplever i takt med økt bruk av selvbetjeningsløsninger, at hovedtyngden av oppgaver og oppfølgingsarbeid er knyttet til personer og grupper med langvarige, sammensatte og komplekse behov, personer som står forholdsvis langt unna arbeid. Faglitteratur poengterer at denne gruppen mennesker har behov for et helhetlig, tverrfaglig og koordinert tjenestetilbud, med tett oppfølging. I dag er det i hovedsak etablert gode I dag koordineres samhandling i NAV Værnes Nord og mellom NAV og andre aktører gjennom fagteam (ungdomsteam, fagteam rus/psykiatri, fagteam barn og unge). I tillegg deltar NAV med representanter i ansvarsgrupper rundt enkeltbrukere sammen med andre instanser. Tilsvarende løsning kan videreføres i NAV Værnes, og vil styrke den faglige koordinering i hele tjenesteområdet. samarbeidsfora både internt mellom tjenestene i de enkelte kommuner og NAV, mellom NAV, arbeidsgivere og arbeidsmarkedsbedrifter og mellom NAV og eksterne samarbeidsparter (helseforetak/fastleger/videregående skoler m.m.). Det er viktig å se at NAV sine brukere omfatter også våre ulike samhandlingsaktører og at disse også kan representere brukere. Hvordan etablerte relasjoner vil påvirkes av et eventuelt NAV samarbeid i Værnesregionen er usikkert. Hvem som skal følge opp og delta i de ulike fora vil kanskje belyses og fremkomme senere i prosessen. Ut i fra skissert organisatorisk perspektiv kan det synes som at roller og oppgaver kan bli endret - og at ansatte ved lokalkontorene vil ha mulighet for mer spesialiserte oppgaver. Det er derfor grunn til å tro at deltakelse i eksisterende samhandlingsarenaer ikke blir like aktuelle ved et NAV-samarbeid i Værnesregionen. Videre kan det se ut som at tilknytningen mellom lokalt NAV og de lokale kommunale tjenestene vil bli svekket og faren for at NAV oppfattes som noe eget forsterkes. 5.2 Organisasjonsperspektivet For NAV som organisasjon så er hovedmålsettingen med en eventuell organisasjonsendring at man finner en løsning som gir en mer hensiktsmessig og effektiv drift. Hensikten med dette punktet er å se på hvilke positive og negative konsekvenser en organisasjonsendring vil kunne gi. Det forutsettes at nåværende ressurssituasjon videreføres i ny organisasjon. Imidlertid vil det kunne være aktuelt å se på om nåværende ressurser med hensyn til ansatte er tilstrekkelig, særlig sett i forhold til at to av kommunene har vedtatt å bosette flyktninger. Erfaringsmessig innebærer dette merarbeid for NAV-kontorene Administrativ vertskommunemodell som forutsetning En administrativ vertskommunemodell vil redusere antall styringslinjer, som er en forutsetning for effektiv drift av NAV-kontorene. En forutsetning for at en utvidelse av NAV Værnes Nord til å inkludere NAV Selbu og NAV Tydal skal være gjennomførbar, er at den kommunale delen av NAV organiseres som en administrativ vertskommunemodell i henhold til kommuneloven. Slik NAV Værnes Nord er organisert i dag, er det fire styringslinjer; en til Fylkesleddet i NAV og en til hver av de tre kommunene Stjørdal, Meråker og Frosta

176 NAV Selbu og NAV Tydal har to styringslinjer, en statlig og en kommunal. Ved en utvidelse er det ikke mulig å opprettholde en modell med styringslinjer til to fylker og fem kommuner. Færre styringslinjer vil gi en mer effektiv administrativ drift av organisasjonen. Ved etablering av en vertskommunemodell har organisasjonen flere medarbeidere og spille på. Organisatorisk vil man få større fleksibilitet til å utnytte ressursene mer effektivt. Det vil gi mulighet til å fordele ressurser(personer og kompetanse) dit det til en hver tid er mest påkrevd. En mer helhetlig og effektiv ressursutnyttelse vil også kunne gi muligheter for å finne flere og kanskje andre gode løsninger for brukerne(sammenheng med kompetanse utveksling). Det skal fremdeles være NAV-kontor i alle fem kommuner, med noe varierende åpningstid ut i fra befolkningsgrunnlag. Hensikten med redusert åpningstid er å frigjøre tid til oppfølgingsarbeid. Gjennom å styre henvendelser til NAV til bestemte tider, vil man oppnå større forutsigbarhet i organisasjonen. Det vil gi muligheter for økt grad av hjemmebesøk, samhandling med eksterne samarbeidspartnere, uforstyrret saksbehandlingstid og intern samhandling/kompetanseheving Økt spesialistkompetanse i organisasjonen På alle kontor må man ha en generell basiskompetanse til å gi råd og veiledning, og man må også ha fagkompetanse på de områder hvor det er hyppigst behov. På mer spesielle fagområder og på områder som krever samhandling i hele tjenesteområdet vil det være gunstig å bygge opp fagmiljø som kan bidra overfor brukerne i alle fem kommuner. En større organisasjon med flere ansatte vil også åpne muligheten for å spesialisere medarbeiderne i større grad. Med større grad av spesialisering vil vi kunne gi like tjenester i hele området og vi vil sikre oss at de ansatte får økte muligheter til å bygge kompetanse på det området de skal jobbe. Uten at en slik rapport skal konkludere, så kan man tenke seg egne team som jobber med spesielle brukerkategorier i hele tjenesteområdet. Ungdommer, flyktninger og rusmisbruker kan være forslag til brukergrupper som kan ivaretas av egne team på tvers i tjenesteområdet. Det er ikke sikkert at disse brukergruppene er de eneste eller de riktige, men en slik tilnærming vil gi like tjenester og sannsynligvis også bedre tjenester når de som jobber med de respektive gruppene blir spesialister Organisasjonen skal betjene et større geografisk område Når noen ansatte skal yte tjenester til alle fem kommuner, og det sannsynligvis ikke er en representant for de ulike teamene i hvert kontor, så vil vi berøre utfordringen med geografisk avstand for å yte tjenester. Det er en realitet at det er en viss avstand mellom kommunesentrum i de fem kommuner det er snakk om, og det vil bety noe reisevirksomhet. Men reisetiden kan begrenses. For det første er det åpenbart at den medarbeideren i et team, som har kontorplass nærmest en annen kommune skal betjene denne kommunen hvis det ikke er en fra samme team i det kontoret. For det andre vil det variere noe mellom type brukere og type saker om det er saksbehandler eller bruker som skal reise. I noen sammenhenger, for eksempel ordinære arbeidssøkere, så er det ingen ting i veien for at brukerne må ta noe av reisebelastningen for å komme på et informasjonsmøte. I en del sammenhenger vil sannsynligheten for å komme ut i jobb øke hvis brukerne oppsøker et større arbeidsmarked. I noen sammenhenger er det åpenbart at tjenesten skal leveres på den aktuelle brukerens lokale NAV-kontor. Hvis de/den saksbehandleren som jobber med slike saker ikke har tilhold på det aktuelle

177 kontoret, så må vedkommende reise dit. Det kan innebære at noen må reise fra Stjørdal til Tydal, 1 time og 15 minutter hver vei, men det er selvfølgelig ikke noe som skal gjøres daglig. Det vil i stor grad avgjøres av hvordan man organiserer arbeidet, men med faste dager der brukere kalles inn til samtaler så vil dette være fullt gjennomførbart og reisebelastningen vil bli beskjeden. Den reisetiden som vil oppstå mener vi at vi vil tjene inn og vel så det gjennom mer effektiv brukeroppfølging. Man kan også se for seg at noe av brukerkontakten kan skje over videokonferanse. Videokonferanse er anerkjent kommunikasjonskanal innen offentlig og privat virksomhet og brukes allerede i intern samhandling i NAV og Værnesregionen i utstrakt grad. Ikke som eneste løsning, men som et supplement. Vi er av den oppfatning at videokonferanse er en kommunikasjonskanal som også kan utnyttes i større grad i brukeroppfølging Balansen mellom servicetilbud og selvbetjeningsløsninger NAV-kontorene har tradisjonelt hatt en viktig rolle, spesielt i små kommuner der andre tjenester er bygd ned. Utviklingen i NAV går i retning av at flere tjenester skal tilbys gjennom selvbetjeningsløsninger slik at flere brukere i større grad skal være selvhjulpne. Hensikten med dette er at NAV som organisasjon skal bli mer effektiv og bruke mindre tid på brukere med lite hjelpebehov. Frigjort tid og kapasitet skal brukes mot brukere med større hjelpebehov. En slik endring innebærer behov for et endret servicetilbud ved det lokale NAV-kontor. Veiledningsplikten etter 17 i lov om sosiale tjenester i NAV, og oppfølging av brukere med sammensatte behov, skal fortsatt ivaretas. Det påpekes at NAV er snart det eneste stedet hvor innbyggerne kan henvende seg for å få hjelp. Det betyr at en del innbyggere henvender seg til NAV for å få hjelp til ting som kanskje egentlig hører inn under andre virksomheter. Man kan kanskje forsvare at NAV yter tjenester til brukerne, som strengt tatt ikke høre inn under NAV sitt oppdrag, med at den hjelpen man yter setter brukeren bedre i stand til å greie seg selv. Utfordringen blir hvor grensen skal gå, og et annet spørsmål er om NAV skal yte ulike tjenester på ulike kontor. Standard for arbeidsrettet brukeroppfølging har kommet for å standardisere oppfølgingen og sikre at brukerne får like tjenester uavhengig av hvor man bor. I tråd med dette er det en viktig jobb for NAV og lojalt følge opp de retningslinjer som er gitt for driften, slik at man i størst mulig grad bidrar til lik oppfølging av brukerne Organisering av de kommunale tjenestene I dag er det ulikt hvilke kommunale tjenester som er lagt inn i NAV kontoret i de fem kommunene. Ved en felles organisering er det nødvendig å finne en identisk løsning for alle fem kommunene. Først når man har tilsvarende tjenester inn i NAV kontoret vil man ha optimal mulighet for effektiv drift. NAV sin hovedoppgave er å bidra til «Minimumsløsningen» vil sørge for at fokus på arbeid og aktivitet kan opprettholdes. arbeid og aktivitet, og sånn sett er en minimumsløsning (Lov om sosiale tjenester i NAV) å anbefale. Alle tilleggsoppgaver ut over minimumsløsning vil være med å trekke fokus fra det som er NAVs hovedoppgave. For lederne vil det medføre større kontrollspenn, og det vil automatisk gjøre at man dreier fokus fra arbeid og aktivitet og over på andre områder. En overgang til minimumsløsning vil kanskje påvirke ressurssituasjonen på kontor som i dag har mer enn minimumsløsning inn i NAV kontoret, men det blir en vurdering som må gjøres hvis det blir aktuelt og sees i sammenheng med hvordan de øvrige kommunale tjenestene organiseres

178 I et NAV-perspektiv ser prosjektgruppa det som en naturlig utvikling at øvrige kommunale tjenester som flyktningetjeneste og rus og psykiatri, også bør organiseres etter en vertskommunemodell (jf. etablerte fellestjenester i Værnesregionen). Ved lik modell både for NAV og de øvrige kommunale tjenestene som grenser tett opp mot NAVs virksomhetsområde, så vil man legge forholdene bedre til rette for effektiv ressursbruk og man vil åpne opp for samhandling, brukeroppfølging og løsninger som ikke er mulig med dagens organisering. I en del sammenhenger er kommunegrensene i dag en begrensende faktor i brukeroppfølgingen Ledelse og møtestrukturer ved ulike geografiske lokasjoner I NAV Værnes Nord er kontorkoordinatorene for Frosta og Meråker med på ledermøte en gang pr måned, og den påfølgende uken etter ledermøte er en av lederne med på kontormøte på Frosta og Meråker. En gang hver tredje måned gjennomføres felles kontormøte for Frosta og Meråker, slik at utfordringer ved de små kontorene behandles i fellesskap. Slike grep reduserer utfordringen med at det ikke er en leder til stede på alle kontor daglig. Ledelse av et tjenesteområde med fem kontor og geografisk spredning innebærer enkelte utfordringer. Det kan medføre at det ikke er daglig ledelse tilstede på alle fem kontor. Ledelse må i så fall ivaretas gjennom en kombinasjon av fjernledelse og nærhet gjennom regelmessige tilstedeværelse og gjennom kommunikasjonsløsninger. Utfordringene med dette er at de ansatte kan oppleve at lederne er noe perifer, men når man er bevisst dette er det mulig å ta forhåndsregler som begrenser dette. Koordinatorfunksjon og plan for leders tilstedeværelse kan være med på å redusere utfordringene. En annen utfordring kan være hvordan man skal kunne ivareta etablerte møtestrukturer i de fem kommunene hvem skal delta hvor, når og på hvilket nivå (møter på henholdsvis system, tjeneste- og individnivå). Møtestruktur og deltakelse blir et eget punkt i forbindelse med en eventuell omstillingsprosess. Vi har erfaringer i NAV Værnes Nord i dag, og det løses gjennom videokonferanse og fysisk oppmøte etter behov. Ved en eventuell samorganisering vil det bli viktig å ivareta og videreutvikle den etablerte kommunale forankringen og samarbeidet med øvrige kommunale tjenester, frivillige organisasjoner m.m. dette for å unngå at NAV blir oppfattet som noe eget og annet. I den sammenheng vil en tilsvarende organisering av andre kommunale tjenester være til stor hjelp. En overgang til ett tjenesteområde og en administrativ vertskommunemodell vil bety endring i ansettelsesforhold for alle kommunalt ansatte. De ansattes primærkontorplass vil ikke berøres av dette, selv om vertskommunen er arbeidsgiver

179 5.3 Ansattperspektivet Hensikten med dette punktet er å vurdere hvilke positive og negative konsekvenser en eventuell utvidelse vil få for de ansatte Større fagmiljø Store, mellomstore og små NAV-kontor må organisere seg ulikt for å kunne oppebære et tilstrekkelig fagmiljø. Ved små kontor må den enkelte ansatte være generalist i stor grad. Det kompenseres delvis ved at små kontor som oftest har færre saker 1 og dermed mer tid å bruke på hver enkelt sak. Det er ikke dermed sagt at arbeidsbelastningen er mindre ved små kontor. NAV Stjørdal er et mellomstort NAV-kontor og kan ha et tilstrekkelig stort fagmiljø til å kunne spesialisere deler av driften. Det er kjent at spesialisering kan gi effektiviseringsgevinst. NAV Meråker, Frosta, Selbu og Tydal er mindre kontor og mer utsatt faglig sett med tanke på fravær. De to første er allerede innlemmet i et samarbeid med Stjørdal, mens de to sistnevnte står alene, men med mulighet for faglig og arbeidsavlastende bistand fra NAV Sør-Trøndelags Ressursteam. Det er også mulig å ha kontakt kontorene imellom uten å samorganisere. NAV har dessuten samlet spisskompetanse ved Kontaktsentrene, kompetansekøene og på Erfaringsforum (navet). Spesialisering av arbeidsoppgaver kan gi en effektiviseringsgevinst, men det vil fortsatt være en forutsetning at veileder har nok breddekunnskap til å forstå brukers bestilling. En sammenslåing av NAV-kontorene vil likevel kunne gi et større fagmiljø. Det vil også kunne gi tilhørighet til større faggrupper som igjen vil kunne føre til god kompetanseoverføring og gi økt faglig trygghet. Større faggrupper vil kunne avlaste ansatte ved behov og man kan utnytte ressursene bedre ved å dirigere ansatte og kompetanse der behovet er størst. Det er grunn til å tro at det vil fungere raskere og bedre hvis NAV-leder har direkte kontroll over personell enn hvis Ressursteamet skal kobles inn, da den beslutningen går via fylkesleddet. I tillegg vil man for eksempel innen små fagområder, som f.eks. gjeldsrådgivningsområdet, kunne styrke kompetansen ved at veiledere kan dedikere seg til fagområdet og at flere samarbeider. Andre fagområder som kan være aktuelle er f.eks. rus, psykisk helse, minoritetsspråklige, ungdom, osv. Ledelsesstrukturen i nåværende NAV Værnes Nord er ordnet etter fagområdet. Dvs. at f.eks. leder innenfor sykefraværsoppfølging sitter på et kontor, mens veilederne innenfor dette området arbeider ved alle tre kontor. Ved en utvidelse vil veilederne befinne seg på opptil fem ulike kontor. Det kan føre til at en mister noe av «driven» som naturlig oppstår når en jobber sammen, side ved side. En kommer heller ikke bort fra at veiledere ved mindre kontor uansett må ha breddekompetanse. Brukerne kan ikke forvente at alt løses «der og da», men det er en forutsetning at veileder har nok kunnskap til å forstå brukers bestilling og kan rute henvendelsen til riktig saksbehandler. 2 På sikt vil en sammenslåing kunne føre til muligheter for spesialisering av kompetansen hos den enkelte ansatte. En utvidelse av NAV-kontorets nedslagsområde vil gi muligheter for mer spesialisert 1 Jf. rapporten «Ressurskartlegging i NAV», Dette vil gjelde uavhengig av NAV-kontorets størrelse. Det hører til kjernekompetansen i NAV at alle veiledere har en grunnleggende oversikt over tjenestetilbudet og kan sikre at veiledningsplikten (ikke bare 17 i Lov om sosiale tjenester) overholdes

180 jobbing. Flere vil kunne få mulighet til å arbeide med oppgaver som de interesserer seg for og opplever å være gode på og de kan få utvikle egen kompetanse/bli bedre innen dette feltet Sikkerhet Dersom sammenslåingen av NAV-kontorene også fører til at tjenestetilbudet i kontorene skal være i tråd med minimumsløsningen, kan dette medføre at antall årsverk på kommunal side vil bli redusert i NAV-kontorene, f.eks. ved NAV Selbu. Med en reduksjon i antall ansatte pga. redusert kommunalt tjenestetilbud vil de små kontorene bli mer sårbare i forhold til det å kunne ha kontoret åpent ved sykefravær. To ansatte er kravet i dag. Det kan også føre til at en binder en forholdsvis større andel av kontorets ressurser til vakter i mottak. Begrenset åpningstid, enten noen timer hver dag eller ved stenging enkelte ukedager, kan bøte på dette problemet. Redusert bemanning som følge av mindre tjenesteinnhold og manglende leder (leder lokalisert ved hovedkontoret) vil også kunne ha innvirkning på ansattes trygghet på arbeidsplassen. Det er viktig at ansvarslinjene er klare. Hvem har ansvaret ved trusselsituasjoner? Dette kan i en viss grad kompenseres for ved å ha kontorkoordinatorer, slik det er etablert ved NAV Frosta og NAV Meråker Arbeidsmiljø, reise og arbeidssted En sammenslåing av NAV-kontorene vil medføre at ansatte må forholde seg til flere arbeidsplasser/arbeidsmiljø og dette kan oppleves som psykososialt utfordrende for noen. På plussida må muligheten til å treffe andre kolleger enn de en arbeider sammen med til vanlig framheves. Det kan være fint å treffe nye mennesker og det kan være lærerikt. Opprettholdelse av primærkontorplass er av betydning for arbeidsmiljøet og det tverrfaglige samarbeidet internt i NAVkontoret og ut mot øvrige kommunale tjenester. Det er viktig at man jobber aktivt for å etablere relasjoner og samhandling på tvers av kontorene, men samtidig må man ha fokus på å opprettholde og videreutvikle de lokale miljøene. Ved et felles stort tjenesteområde vil det være større muligheter for å få endret arbeidsområde og arbeidssted for den enkelte. Nåværende arbeidssted er tenkt opprettholdt, men det kan bety enkelte kontordager på andre kontor. Det er en klar ulempe å bli beordret til et annet kontor dersom en har små barn eller andre forpliktelser som kan bli lidende av f.eks. lengre reisevei hjem. Plutselig beordring om morgenen kan også ses som en ulempe dersom en hadde planlagt en saksbehandlingsdag på eget kontor. Hvis en må avbryte brukeravtaler er det en ulempe også for brukerne. Økt reisevirksomhet vil også kunne føre til lavere effektivitet, da ordinær arbeidstid vil medgå til reisetid. Dette kan ha negative konsekvenser for å beholde og rekruttere kompetanse. Videokonferanseutstyr kan benyttes som alternativ til reising i en del sammenhenger, men det er ikke til å unngå at det vil bli behov for noe reising. Ansatte vil kunne oppleve dette som slitsomt både fysisk og psykisk. Ved eventuell reise til annet kontor er det et spørsmål om når arbeidsdagen starter. Er det når en normalt ville vært på eget kontor eller når en er framme ved nabokontoret? Gis det kjøregodtgjørelse? Disse spørsmålene er beskrevet i samarbeidsavtalene mellom NAV Stjørdal og NAV Frosta/NAV Meråker i dag. 3 Det er også etablert praksiser på området i Værnesregionen for øvrig. Værnesregionen har f.eks. felles reiseregulativ. 3 «Ansatte i kommunene Stjørdal, Frosta og Meråker skal ved etablering av tjenesteområdet NAV Værnes Nord underlegges statlige personellbestemmelser. I de tilfeller dette gir dårligere uttelling for den enkelte ansatte praktiseres de enkelte kommunenes personellbestemmelser.» Samarbeidsavtale om felles NAV tjenesteområde

181 5.3.4 Ansettelsesforhold statlige og kommunale For de statlig ansatte vil en overføring av arbeidsforholdet fra et fylke til et annet ikke ha noen større praktiske konsekvenser, da begge fylker er underlagt det samme avtaleverket. Det er verdt å merke En utvidelse av NAV Værnes Nord og etablering av et vertskommunesamarbeid vil få innvirkning på alle tilsettingsforhold, også for de som allerede arbeider i NAV Værnes Nord. seg at en er tilsatt i f.eks. NAV Sør-Trøndelag med arbeidssted for tiden ved NAV Selbu. Det betyr at det er en åpning for overflytting. Ved en overdragelse av NAV Selbu og NAV Tydal til NAV Nord- Trøndelag vil det si en teoretisk mulighet for å bli omplassert hvor som helst i NAV Nord-Trøndelag. Det presiseres at dette er en teoretisk mulighet. En forutsetning for en utvidelse av NAV Værnes Nord er at samtlige NAV-kontor med tilhørende primærkontorplasser opprettholdes. For de kommunalt ansatte vil arbeidsforholdet overdras til vertskommunen for de ansatte i alle fire kommunene. Ved tilsvarende sammenslåing av andre tjenester i Værnesregionen har de berørte fått beholde sine rettigheter fra hjemkommunen dersom disse er bedre enn i vertskommunen. Det er tradisjon i Værnesregionen for at kommunalt ansatte får beholde mulighet til fortrinnsrett ved utlysning av stilling i egen kommune i en gitt periode etter sammenslåing. Det har også vært valgfrihet om en vil være med videre eller få annen stilling i hjemkommunen. Dette er forhold som omtales i samarbeidsavtalene. NAV er kjent med utfordringer omkring ulik avlønning og arbeidstid mellom stat og kommune. Nå kan tilsvarende utfordringer blant de kommunalt ansatte bli en realitet. Hvordan dette er tenkt løst på sikt må nedfelles i samarbeidsavtalene mellom de avgivende kommunene og vertskommunen. Dette er en forhandlingssak mellom kommunene, men i framtidige tarifforhandlinger også mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte. Det er også tre ledere (NAV Værnes Nord, NAV Selbu og NAV Tydal) som blir berørt av en eventuell sammenslåing og utvidelse av NAV Værnes Nord. Det må tilsettes ny leder og det er et spørsmål om denne stillingen skal lyses ut eksternt. Både leder ved NAV Værnes Nord og ved NAV Selbu (som statlig tilsatte ledere) kan ha rettskrav på stillingen som ny NAV-leder. Uansett vil en eller begge kunne miste stillingen og det vil kunne bety store endringer i deres arbeidsoppgaver. For leder ved NAV Selbu er det også et spørsmål om ansettelsesforholdet overføres til NAV Nord-Trøndelag hvis hun mister stillingen. I Tydal er det kommunal leder og hun vil kunne søke på stillingen hvis den lyses ut eksternt eller hun vil måtte få et tilbud om annen jobb i Tydal kommune. Disse forholdene må avklares og tas hånd om. mellom Stjørdal, Frosta og Meråker kommune, side 3, Da denne fagrapporten tar utgangspunkt i en administrativ vertskommunemodell, der ansettelsesforholdene overføres vertskommunen må det etter en gitt periode foretas tarifforhandlinger med vertskommunen

182 6 Praktiske og formelle utfordringer på statlig side For at overføringen av kontorene skal kunne skje, er det en del praktiske og formelle utfordringer som må avklares: Fullmakter: Fylkesdirektøren i NAV Nord-Trøndelag må få fullmakter for NAV Selbu og NAV Tydal fra Direktoratet for å drive de to kontorene etter den modellen som styringsgruppa, i sin underveisvurdering, har ønsket. (1 statlig og 1 kommunal styringslinje). Samarbeidsavtale med vertskommunen: På kommunal side må det inngås avtale om vertskommunesamarbeid. Deretter inngås samarbeidsavtale mellom NAV Nord-Trøndelag og vertskommunen. Behandling i medbestemmelsesapparatet (MBA): Flyttingen av de to kontorene vil medføre organisasjonsendringer for begge fylkene. Som følge av dette må saken først behandles av lokalt MBA, deretter fylkenes MBA før saken sendes sentralt MBA i direktoratet hvor endelig beslutning tas, jfr. HA 13 nr. 1. Til orientering er tillitsvalgte både lokalt og på fylkesnivå, involvert i prosessen. Saken ble sendt som informasjonssak til sentralt MBA sitt møte den 17. mars. Videre må saken legges frem for lokalt MBA og fylkenes MBA så snart som mulig slik at sentralt MBA kan behandle saken på møtet i august/september noe som er avgjørende for at IKT skal få levert sitt arbeid i forkant av Endring av rapporteringsrutiner: Alle fylkesleddene i NAV rapporterer jevnlig inn sine resultater til direktoratet. I og med at to kommuner vil tilhøre et annet NAV fylke, må det tas stilling til hvordan rapporteringen skal foregå. Datafangst skjer i mange system, og det er derfor viktig å få på plass gode løsninger for rapportering. Problemstillinga er tatt opp med direktoratet, og avklares i løpet av våren. Framdrift: Endelig rapport fra arbeidsgruppa vil bli lagt frem primo mai og det legges til grunn at styringsgruppa på sitt møte i medio mai 2014 beslutter hvor vidt en ønsker å gå for den modellen som er skissert. Det forutsettes da at direktoratet har gitt nødvendige avklaringer av spørsmål om IKT relaterte problemstillinger og finansiering, slik at styringsgruppa i mai, vet om det er praktisk mulig å gjennomføre modellen fra årsskiftet. Med en beslutning i styringsgruppa i mai og MBA i august/september, er framdriften på statlig side slik at er en mulig dato for iverksetting. IKT: En datateknisk løsning må være på plass før NAV Værnes kan realiseres. Dette arbeidet har direktoratet tatt på seg. Det et ikke satt en dato for når de tekniske løsningene kan påregnes å være på plass, men målsettingen er Økonomiske konsekvenser. Til orientering er det signalisert at direktoratet kan dekke vesentlig del av IKT-prosjektet. Direktoratet signaliserte i møtet med fylkene 4. mars at de mener prosjektet er spennende og veldig relevant i forhold til fremtidige endringer i kommunestrukturen. Det jobbes derfor for fullt for å få avklart ikke bare IKT-relaterte problemstillinger, men også få en endelig avklaring rundt prioritering og finansiering av prosjektet. Fra er økonomisk perspektiv oppleves det for krevende å gjennomføre prosjektet dersom det skal dekkes lokalt, noe som vil bety reduksjon i antall statlig ansatte

183 Pilot/prosjekt. Direktoratet har utpekt en kontaktperson som bidrar til koordinering av oppgavene/beslutningene som forutsetter involvering av dem. Siden det ikke er etablert et eget prosjekt, må det påregnes noe ressursbruk ved fylkeskontorene i Nord- og Sør-Trøndelag dersom styringsgruppa beslutter at arbeidet med å etablere ett større NAV-kontor i Værnesregionen skal fortsette. 7 Avsluttende betraktning Foranledningen for denne utredningen var at NAV Selbu og NAV Tydal tidligere hadde utredet mulighetene for et interkommunalt samarbeid. Arbeidsgruppas forslag til vedtak var da at Selbu og Tydal kommune skulle etableres som et felles NAV tjenesteområde. Arbeidsutvalget i Værnesregionen vedtok deretter å løfte saken til videre utredning for et integrert samarbeid i Værnesregionen mellom NAV Tydal, NAV Selbu og NAV Værnes Nord. Prosjektgruppas fagrapport tar for seg konsekvensene ved en evt. etablering av NAV Værnes sett fra tre perspektiv brukerperspektiv, organisasjonsperspektiv og ansattperspektiv. I tillegg skisseres det hvilke praktiske og formelle utfordringer som må overkommes på statlig side. Utredningen kan oppsummeres i følgende hovedpunkter: Brukerperspektiv Lokalkontorene vil bli mindre sårbare mht. fravær/avbruddsikring noe som vil sikre brukerne bedre tilgjengelighet. Det vil samtidig kunne føre til noe mer reisevirksomhet for brukere. Større fagmiljø og muligheter for spesialisering i større grad enn før. Et felles kontor med en ledelse vil gi en bedre koordinering og fornuftig styring av ressursbruken. Dette vil føre til at NAVveilederne kan tilby tett individuell oppfølging til brukere som har behov for det. For å kunne tilby en helhetlig og koordinert tjeneste til brukere med særskilte behov så blir det viktig å opprettholde de hensiktsmessige samarbeidsfora lokalt og i tillegg utvikle nye regionalt. Det vil være mulig å utveksle og utvikle en markedskompetanse for hele regionen. Denne kompetansen vil sammen med et utvidet arbeidsmarkedsområde gi alle brukere i de fem kommunene en positiv gevinst sett i forhold til jobb- og tiltaksmuligheter. Organisasjonsperspektiv Prosjektgruppa anser organisering i administrativ vertskommunemodell (i hh. til kommunelovens 28b) som en forutsetning for å effektivisere driften da dette vil redusere antall styringslinjer. Prosjektgruppa anbefaler et oppgaveinnhold i tråd med lov om sosiale tjenester i NAV (minimumsløsning) for å opprettholde fokus på NAVs hovedoppgave; arbeid og aktivitet. En større organisasjon med flere ansatte gir en større fleksibilitet til å bruke ressurser der det er mest påkrevd. Den geografiske spredningen vil gi enkelte utfordringer mht. drift og ledelse. Ansattperspektiv Ulikheter i avtalene for kommunalt ansatte vil kunne bli en utfordring ved overgang til administrativ vertskommune. Det er i tillegg ulikheter mellom de statlige og kommunale avtalene. Dette må være tema ved en evt. opprettelse av NAV Værnes og i et organisatorisk perspektiv er det hensiktsmessig at avtalene blir mest mulig like

184 En opprettelse av NAV Værnes vil være av betydning for de ansattes arbeidshverdag. Det vil bli større fagmiljø og muligheter for spesialisering av kompetansen hos den enkelte ansatte. Samtidig kan det føre til endringer i arbeidsoppgaver, og det kan oppleves som negativt av enkelte. At leder ikke lenger skal være daglig tilstedeværende lokalt vil også kunne oppleves som en belastning. Geografiske avstander og reisevirksomhet kan oppleves både som en berikelse og en belastning for den enkelte ansatte. Praktiske/formelle utfordringer på statlig side Det er en forutsetning at kostnadene til en evt. etablering av NAV Værnes dekkes av eksterne midler. Det må foreligge en datateknisk løsning før NAV Værnes evt. kan etableres

185 Til: Fra: Fylkene Tjenestedirektør, Bjørn Gudbjørgsrud Dato: (Saksnr. 13/9887) Mål og disponeringsbrev 2014 til fylkene