Møteinnkalling. Arbeidsutvalget Værnesregionen

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Arbeidsutvalget Værnesregionen Valberg Slektsgård, Frosta Dato: Tidspunkt: 13:00 15:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på kommunens hjemmeside; Stjørdal, Henrik Vinje/sign. leder Asbjørn Brenne sekretariatsleder Side1

2 Saksliste for Arbeidsutvalget Værnesregionen i møte Innhold U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr PS 13/13 Orienteringer: a. Kostnadsfordeling for nye områder; fra prosjekt til drift (Runar Asp + Rune Aspaas Olsen kl. 13) - oppfølging av PS i AU 7/13 g. Frisklivssentral Kommuneoverlege- /helsestasjonsprosjekt b. Avklare endelig deltakelse i nødnett-prosjekt i VR, jfr. PS i AU 7/13 c. c. Status interesse i kommunene for å utrede felles regionalt fond, felles brannvesen og felles sentralbord i VR, jfr. PS i AU 11/13 nr. 4. d. PP-tjeneste i VR; status behandling i kommunene/ny behandling, politisk nemnd, delegering til rådmannen i VK. e. Status ansettelse av sekretariatsleder, vikar for rådgiver og innkjøpsrådgiver. f. Brannvernordning Status for organisering i kommunene Grunnlag for å utrede felles ordning i VR? RS 13/13 Forprosjektplan 1.utkast til drøfting. 2013/236 PS 14/13 Eventuelt PS 15/13 Godkjenning av møteprotokoll Side2

3 PS13/13Orienteringer Side3

4 PLAN, LANDBRUKS- OG MILJØKOMPETANSEN I KOMMUNENE FORPROSJEKTPLAN (1. UTKAST) 1. MÅL OG RAMMER 1.1.Bakgrunn Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK), Fylkesmannen i Sør-Trøndelag (FMST) og KS Sør- Trøndelag (KSST) arbeider med sammen om et fylkesdekkende pilotforsøk, med sikte på styrke plan-, landbruks- og miljøkompetansen i kommunene. Kartlegging av kompetanse og kapasitet i kommunene er gjennomført, jfr. NIVI-rapport Fylkespilot for å styrke plan-, miljøvern- og landbrukskompetansen i kommunene i Sør-Trøndelag. Rapporten har flg. to hovedkonklusjoner: Kommunenes kapasitet i form av faste stillingsressurser for å løse kommunale kjerneoppgaver framstår som minimalistisk med stor sårbarhet og sterk avhengighet til enkeltpersoner På et flertall av de aktuelle fagområdene gir dagens stillingskapasitet ikke grunnlag for oppgaveløsning med forankring i et fagmiljø Rapporten ble presentert for Miljøverndepartementet, Kommunal- og regionaldepartementet og Landbruksdepartementet i møte (NIVI-rapport. Underbygger utfordringsbildet i kommunene.) Regionrådet i Værnesregionen (VR) ved kommunene Tydal, Selbu, Malvik, Meråker, Frosta og fylkesmannen i Sør-Trøndelag drøftet i møte holdninger til en utviklingsstrategi for fagområdene. Regionrådet i VR fattet i dette møtet slikt vedtak: VR ønsker å delta i pilotprosjektet Plan, miljø, landbruk helhetlig samfunnsplanlegging. Rådmenn i kommunene informerer berørte fagmiljø og politiske miljø om invitasjonen til å delta i pilotprosjektet. AU bidrar med å legge fram forprosjektplan for prosjektet. Planen må også avklare økonomiske forhold med gjennomføring av prosjektet. I møte mellom den regionale arbeidsgruppa (FMST, STFK, KSST) og flere regioner som samarbeider om interkommunale tjenester, ble det avklart at hver enkelt region/kommune fremmer forprosjektplan for sitt delprosjekt. VR har allerede jobbet med utfordringer med kompetanse og kapasitet både innen landbruk og miljø, samt sett på mulige løsninger for samarbeid. Forsøk med kjøp/salg av tjenester har ikke vist seg å få et lite omfang. VR har også gjennomført forstudie innen byggesak, deling og oppmåling. Det er gjennomført en prosess med utarbeiding av forprosjektplan for arealplanlegging, byggesak, tilsyn, deling/oppmåling, plan og geodatabehandling med tanke på en felles tjenestemodell med desentralisert fagpersonell, og bruk av vertskommunemodell. Side4

5 Pilotprosjektet favner fagområdene på en annen måte for å sikre en helhetlig samfunnsplanlegging. 1.2.Mål Hovedmålsetting Bedre beslutningsgrunnlag for kommunestyrene Nye interessante roller for politikerne Oppbygging av attraktive og robuste fagmiljøer med fellestjenester for flere kommuner Helhetlig og sektorovergripende samfunnsplanleggingsperspektiv Moderne landbruks- og miljøforvaltning Økt rettssikkerhet for innbyggerne Billigere og mer effektiv forvaltning Aktiv deltakelse og påvirkning fra kommunene i regionale planprosesser Bygge opp forpliktende regional opptreden med tanke på desentralisering og økt lokalpolitisk ansvar Mål for hovedprosjektet Det skal inngås samarbeidsavtale mellom deltagende kommuner for de områder som det skal samarbeides om. Nemnd opprettes med hjemmel i KL s 28 c Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd. Nemnda delegerer myndighet til rådmannen i vertskommunen Mål for forprosjektet Utrede hvilke oppgaver som det ønskelig og naturlig å samarbeide om innenfor planlegging, miljøvern og landbruk. Utrede organisering for hva som skal delegeres fra kommunene til felles folkevalgt nemnd, og videre til rådmannen i vertkommunen. Videre avklaring av hvilke oppgaver som skal utredes i fellestjenestene og behandling i den enkelte kommune. 2. OMFANG OG AVGRENSNING 2.1.Mandat og oppgaver for arbeidsgruppa Mandatet er å foreslå best mulige løsninger for å nå målsettingen i prosjektet. Mandatet avgrenses til: Avklare hvilke oppgaver som skal inngå i felles tjenestesenter, med desentralisert fagpersonell, og bruk av vertskommunemodellen Synliggjøre behov for anskaffelse og bruk av felles IT-systemer Synliggjøre behov for organisatoriske endringer; gevinster og konsekvenser Forslag til samarbeidsavtale og tidspunkt for oppstart av fellestjenester Forslag til prosess med implementering av fellesløsninger Følgende oppgaver legges inn i samarbeidet a)planlegging og plan-/ byggesaksbehandling; Gi faglig/teknisk bistand og fremme kunnskapsgrunnlag i overordnede planprosesser som eks samfunnsdelen, teknisk Side5

6 framstilling av reguleringsplaner, konsekvensutredning og ROS-analyser. Sikre riktig saksbehandling i samsvar med lov og regelverk samt vedtatte planer. b)landbruk; Velferdsordningene, produksjonstilskudd, lovforvaltning, prosjektorganisert utviklingsprogram-/tiltak, herunder tilleggsnæringer, næringsutvikling, introduksjon av nye produksjoner og nye fagområder. Utrede og gi faglige råd i planprosesser, og i utvikling av regional landbrukspolitikk. c) Miljøvern; Lovforvaltning (forurensning, verneområder, friluftsliv, naturmangfoldloven, lov om motorferdsel i utmark, miljøledelse, eneergi- og klimaplaner, vassdragsforvaltning, fiskeforvaltning, rovviltforvaltning, hjorteviltforvaltning), miljøprogram inkl. miljøundersøkelser (eks. vassdrag). Utrede og gi faglige råd i planprosesser, og i utvikling av regional miljøpolitikk. Naturlige tilgrensede arbeidsområder kan vurderes Behov for anskaffelse og bruk av felles IT-systemer Forslag til samarbeidsavtale Plan for gjennomføring av hovedprosjekt inkludert implementering Vurdere behov for personellressurs (fagansatte + merkantil) i fellestjenesten. Det legges til grunn at alle kommuner i VR deltar i samarbeidet etter vertskommunnemodellen. Personell i fellestjenesten er ansatt i vertskommunen med desentralisert fagpersonell. Omstillingsavtale i VR legges til grunn for de som skifter arbeidsgiver Avgrensning Alternative organisatoriske modeller skal ikke utredes. 3. ORGANISERING 3.1.Ansvar Styringsgruppe: Prosjektansvarlig: Arbeidsgruppe(r): Prosjektleder PL): AU Sekretariatsleder i VR. Enhetsleder/etatsjefer i hver kommune og fra hvert fagområde. Sekretariatet med eventuell innleie av ekstern ressurs. 3.2.Samarbeid Tillitsvalgte (kontaktpersoner) i kommunene deltar i arbeidsgruppen (evt informeres fortløpende). Side6

7 4. PROSESS; INVOLVERING, AVGJØRELSER, OPPFØLGING, MILEPÆLER 4.1.Drøfting av prosjektplanen i styringsgruppa (AU), med tillitsvalgte/ansatte og politisk ledelse i VR (RR). Prosjektplanen sendes kommunene til orientering. Delprosjektrapporter og sluttrapport legges fram for tillitsvalgte/ansatte, AU og RR. Kommunestyrene godkjenner endelig prosjektrapport, samarbeidsavtalen og framdriftsplanen for oppstart av felles tjenestesenter. 4.2.Oppfølging Arbeidsgruppa avholder møter internt. PL avholder orienteringsmøter og avklaringsmøter med prosjektledelsen. Fortløpende forankring i kommunene (ansatte/tillitsvalgte, ledelse). 4.3.Milepæler MILEPÆLER DATO RESULTAT MP 1 INNEN 1. JUNI 2013 UTARBEIDING AV FORPROSJEKTPLAN FOR DEN ENKELTE PILOT SOM SENDES FMST/STFK/KSST MP 2 FØR SOMMERFERIEN 2013 SØKNAD OM FINANSIERING SENDES KRD, MD, LMD MP 3 8. MAI 2013 AU DRØFTER ARBEIDSGRUPPAS FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN TILBAKEMELDING PÅ EVT JUSTERINGER MP - 4 FORTLØPENDE RÅDMENN; ORIENTERING OG INVOLVERING AV FAGANSVARLIGE/ANSATTE I KOMMUNENE MP 5 5. JULI 2013 MØTE MELLOM ALLE PILOTER OG DEN REGIONALE ARBEIDSGRUPPA SAMORDNING AV FORPROSJEKTPLANER MP 6 6. JUNI 2013 ORIENTERING OG DRØFTING AV FORPROSJEKTPLAN I AU MP JUNI 2013 ORIENTERING OG FORANKRING AV FORPROSJEKTPLANEN I RR MP - 8 HØSTEN 2013 AVKLARINGER I DEP OM STØTTE TIL PROSJEKTET OG EVT JUSTERINGER AV OPPLEGG MP 9 HØSTEN 2013 FELLES MØTE MED BERØRTE ANSATTE/TILLITSVALGTE FOR DELTAGENDE KOMMUNER - PRESENTERE MANDAT I PROSJEKTET, SYNSPUNKTER PÅ SAMARBEIDSOPPGAVER. GJENNOMGANG AV OMSTILLINGSAVTALE MP 10 HØSTEN 2013 FORANKRING AV PROSJEKTET PÅ POLITISK NIVÅ I KOMMUNENE MP 11 ÅRSKIFTE 2013/2014 OPPSTART AV FORPROSJEKTET MP 12 HØSTEN MAI 2014 UTREDNINGSARBEIDET Side7

8 GJENNOMFØRES FORTLØPENDE INFORMASJON I KOMMUNENE ERFARINGSUTVEKSLING MELLOM ALLE PILOTER MP 13 INNEN 1 MAI 2014 PROSJEKTRAPPORT LEGGES FRAM FOR STYRINGSGRUPPA OG RR MP - 14 MAI - JUNI 2014 KOMMUNAL BEHANDLING AV PROSJEKTRAPPORT, SAMARBEIDSAVTALE OG PLAN FOR OPPSTART AV FELLES TJENESTESENTER MP 15 HØSTEN 2014 FORBEREDE OPPSTART INKLUDERT INNGÅELSE AV NØDVENDIGE AVTALER MP JAN 2015 OPPSTART AV FELLESTJENESTEN MP IMPLEMENTERING AV FELLESLØSNINGER 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1.Risikofaktorer og tiltak i forprosjektarbeidet RISIKOFAKTOR A) INTRESSEN I KOMMUNENE FOR Å DELTA I FELLESLØSNINGEN B) SAMARBEIDET BASERES PÅ FELLES FORSTÅELSE AV AMBISJONSNIVÅET, MÅLSETNINGER OG GEVINSTER EN ØNSKER Å OPPNÅ. TILTAK A) KOMMUNAL DELTAKELSE AVKLARES I TIDLIG FASE I PROSESSEN B) EVENTUELLE PROBLEMSTILLINGER AVKLARES MED STYRINGSGRUPPA 5.2.Kvalitetssikring PL avklarer eventuelle forhold fortløpende med PA/styringsgruppa. Fortløpende trykk på informasjon og forankring i kommunene. Dialog med den regionale arbeidsgruppa og andre piloter. 6. GJENNOMFØRING 6.1.Hovedaktiviteter i forprosjektet Avklare hvilke oppgaver som skal inngå i fellestjenesten. Synliggjøre hvilke felles IT-systemer som det kan være aktuelt å anskaffe og bruke. Synliggjøre behov for organisatoriske endringer Forslag til samarbeidsavtale og tidspunkt for oppstart av felles tjenestesenter. Forslag til plan for implementering. 6.2.Tids- og ressursplan Forprosjektet gjennomføres i perioden høsten mai Ressurser til prosjektleder og bruk av arbeidsgruppas deltakelse. Side8

9 6.3.Rammer Kostnader med forprosjektet er prosjektleders lønn/reiseutgifter, innleie av ekstern bistand og prosjektmedarbeidernes arbeidstid/reiseutgifter er beregnet til ca. kr ØKONOMI FASE 1 KOSTNADER (forprosjekt) 8 møter á 6 timer x 40 personer x kr. 600 kr Fellesmøter med arbeidstakere/tv RS Kr Prosjektledelse kr Møteutgifter RS kr Sum kostnad kr FINANSIERING (forprosjekt) Egenandel/eget arbeid i kommunene kr Tilskudd fra FMST Tilskudd fra KRD Tilskudd fra MD Tilskudd fra LMD Sum kostnad kr FASE 2 KOSTNADER (implementering av hovedprosjekt) Felles møteaktivitet kr Prosjektledelse kr Tilpasning av felles programvarer med mer kr Møteutgifter, div RS kr Sum kostnad kr FINANSIERING (implementering av hovedprosjekt) Egenandel/eget arbeid i kommunene kr Tilskudd fra FMST Tilskudd fra KRD Tilskudd fra MD Tilskudd fra LMD.. Sum kostnad kr KONTRAKTER OG AVTALER Ingen. Værnesregionen, Drøftet med rådmenn i hhv Tydal og Frosta (unntatt økonomi). AB Side9

10 PS14/13Eventuelt PS15/13Godkjenningavmøteprotokoll Side10