Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kultur- og miljøutvalget /18

Transkript

1 Saksnr.: 2017/13591 Dokumentnr.: 13 Løpenr.: /2017 Klassering: D11 Saksbehandler: Bjørg Liljedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kultur- og miljøutvalget /18 Utredning av nytt ridesenter på Bekkevold Utvalgsleders innstilling Utvalgsleder anbefaler kultur- og miljøutvalget å fatte følgende vedtak 1. Rådmannen gis i oppdrag å arbeide videre med ridesenter på Bekkevold innenfor valgt alternativ Det fremlegges sak for Bystyret med investeringsbeslutning, endelig konsept, drift og organisering, ultimo desember Rådmannen gis i oppdrag å kontinuerlig vurdere kostnadsreduserende tiltak i prosjektet med sikte på å nærme seg vedtatt ramme Fredrikstad, Kultur- og miljøutvalgets behandling : Votering: Utvalgsleders innstilling ble vedtatt med 5 stemmer (4 Ap og 1 BYM) mot 4 stemmer (2 H, 1 FrP og 1 MDG) Protokolltilførsel fra Knut Thomas Hareide- Larsen (H) på vegne av H, FrP og MDG: Miljøpartiet De Grønne, Fremskrittspartiet og Høyre fant i sine alternative budsjettforslag for 2018 ikke rom for ridesenter på Bekkevold, og partiene ser seg således ikke i stand til å prioritere denne investeringen. Partiene stemmer derfor imot utvalgsleders innstilling. Protokolltilførselen ble godkjent Kultur- og miljøutvalgets vedtak : 1. Rådmannen gis i oppdrag å arbeide videre med ridesenter på Bekkevold innenfor valgt alternativ Det fremlegges sak for Bystyret med investeringsbeslutning, endelig konsept, drift og organisering, ultimo desember Rådmannen gis i oppdrag å kontinuerlig vurdere kostnadsreduserende tiltak i prosjektet med sikte på å nærme seg vedtatt ramme Fredrikstad, Rett utskrift Torill E. Kristiansen Møtesekretær Utskrift til: saksbehandler Bjørg Liljedal kommunalsjef Bente Meinert

2 Kort begrunnelse for eventuelt endret innstilling fra utvalgsleder Utvalgsleder mener det bør sees på kostnadsbesparende tiltak for å nærme seg den opprinnelige rammen som Bystyret har satt. Rådmannens kommentar Ingen kommentar Rådmannens forslag til innstilling 1. Rådmannen gis i oppdrag å arbeide videre med ridesenter på Bekkevold innenfor valgt alternativ Det fremlegges sak for Bystyret med investeringsbeslutning, endelig konsept, drift og organisering, ultimo desember Sammendrag Utredningsarbeidet for nytt ridesenter på Bekkevold er igangsatt med utgangspunkt i vedtak fra 17. juni 2016 «Budsjett og handlingsplan ». Arbeidet skal svare opp om endelig konsept, drift, organisering og investeringsramme. Det er gjennomført en interessent- og aktøranalyse med en så bred deltakelse som mulig inn i prosjektet, og på bakgrunn av denne er det utarbeidet en behovsutredning med behov, mål og krav. Utredningsarbeidet har verifisert de behovene og forventninger et ridesenter på Bekkevold skal tilfredsstille både for hestesporten og lokalsamfunnet. Det er videre utarbeidet en alternativanalyse, hvor funksjonsinnhold og kapasitetsbehov til et fremtidig ridesenter er vurdert. Resultatet er tre ulike alternativer som alle tilfredsstiller kravene. Alle tre alternativene er vurdert opp mot bør-kravene og andre vurderingskriterier. Alternativene er kostnadsvurdert med et usikkert anslag. Det er videre vurdert hvordan man skal tilpasse funksjonsinnhold opp mot tomtearealet. Analysen har sett på utfordringene knyttet til vernekrav, parkering, adkomst og drift. Rådmannen anbefaler alternativ 2. Alternativet prioriterer både et utviklingsmiljø for hestesporten, samtidig som det imøtekommer behovet for en utfartsport til marka for byens befolkning. I alternativet er alle funksjonene fullt utbygd. Dette vil gjøre det enklere, etter rådmannens syn, å få til en hensiktsmessig drift og organisasjonsmodell for anlegget. Vedlegg 1 Behovsanalyse ridesenter på Bekkevold 2 Alternativanalyse ridesenter på Bekkevold Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyret sak 107/13:Fredrikstad ridesenter Thorslund sentrum Fastsettelse av planprogram for utarbeidelse av detaljregulering og konsekvensutredning. Budsjett og handlingsplan Budsjett og handlingsplan Saksopplysninger Fredrikstad kommune har i mange år jobbet med muligheten for å etablere et nytt ridesenter som skal erstatte Fredrikstad og omegn rideklubb sine ridefasiliteter på Bekkevold. Thorslund ble lenge sett på som alternativ plassering av et ridesenter, men grunnet innsigelser fra en rekke offentlige instanser, har man politisk bestemt å utrede muligheter for å bygge et nedskalert ridesenter på Bekkevold. I «Budsjett og handlingsplan » vedtatt 17. juni 2016 står det:

3 «Grunnet innsigelser på reguleringsplanen avsluttes prosjektet på Thorslund og behovet søkes dekket gjennom en utvidelse på Bekkevold. Budsjetteres med en total investeringsramme på 38,8 millioner kroner (usikkert anslag) og byggestart i 2018.» (Budsjett og handlingsplan side 44). Utredningsarbeidet er igangsatt med utgangspunkt i vedtak fra «Budsjett og handlingsplan ». Behov, mål og krav Utredningsarbeidet frem til nå har sett på en behovs- og alternativanalyse med innspill fra Fredrikstad og omegn rideklubb som hovedbruker av ridesenteret. I tillegg er det i prosessen gjennomført en interessent- og aktøranalyse gjennom avholdte møter og intervjuer, dette for å sikre en så bred deltakelse som mulig i utredelsen av prosjektet. Med bakgrunn i behovsanalysen er det prosjektutløsende behovet for nytt ridesenter på Bekkevold definert som: «Kommunen ønsker å gi barn- og unge et rideskole tilbud, og skape et utviklingsmiljø for hestesporten. Natur og ridesenter på Bekkevold skal samtidig være en utfartsport til Østsidenmarka for byens befolkning, med servicefasiliteter som parkering og toaletter.» Fredrikstad kommune ønsker å imøtekomme det prosjektutløsende behovet på en slik måte at man i størst mulig grad også ivaretar flere funksjoner og behov fra flere interessenter. Etter gjennomføringen av interessent- og aktøranalysen er følgende tilleggsbehov definert. Arena for andre arrangementer eks dyreutstillinger Felles driftsbygninger med golfklubben Fasiliteter til nasjonale ridestevner Kommunemålet: (virkningen kommunen ønsker å oppnå med prosjektet) «Et kommunalt natur- og ridesenter» Med dette ønsker kommunen å løse de grunnleggende behov som oppfattes å være et, ridesenter for barn- og unge. Men samtidig ivareta behovet for en utfartsdestinasjon til Østsidenmarka. Effektmålet: (hva kommunen ønsker at brukerne av ridesenteret skal oppleve etter at prosjektet er ferdig) Et anlegg som gir et forbedret rideskoletilbud/tilbud til barn og unge Bedre tilgjengelighet for alle innbyggere til aktivitetsbyen og marka. Bedre treningsmuligheter for byens hesteeiere Mulighet til å holde nasjonale stevner Resultatmål: (hva selve prosjektet investeringen skal måles på) Alternativanalysen rangerer resultatmålene i følgende rekkefølge: 1. kostnad 2. kvalitet 3. tid Kostnad: Ønsket om ridesenter i mindre format støtter opp under en rangering av kostnad foran kvalitet og tid. På denne måten sikrer man at kommunen ikke anbefaler å gå videre med et alternativ som ikke er rimeligst, såfremt det ikke har vesentlig bedre kvalitative egenskaper eller kan realiseres vesentlig raskere.

4 Kvalitet: Ridesenteret på Bekkevold ligger på Byens Marker, som er en viktig del av kulturmiljøet og det åpne slettelandskapet omkring Kongsten fort. Beliggenheten setter krav til kvaliteten på det som skal etableres i området. Dette er knyttet til størrelse og utforming av ridesenteret, både for bebyggelse og uteanleggene. Tid: Området der ridesenteret på Bekkevold ligger er uregulert. Dette betyr at uansett valg av alternativ, må det gjennomføres en reguleringsprosess for å sikre fortsatt drift av ridesenter på området. Av denne grunn er det ikke store forskjeller mellom alternativene når det gjelder gjennomføringstid. Ut i fra kommunemål, effektmål og resultatmål er det gjennom behovsanalysen laget et sett med krav. Kravene er skilt på skal-krav og bør-krav, der skal-kravene skal tilfredsstilles, mens bør-kravene brukes for å vurdere alternativene opp mot hverandre: Skal krav Beskrivelse av funksjonen Ridehaller Staller Servicefasiliteter Tilleggsfasiliteter Utebaner Paddocker Ha mulighet for å være inngangsport til marka. Stevnestaller Krav til antall bil- og sykkeloppstillingsplasser Takhøyder og utforming tilpasset omgivelser og vegetasjon. Innhold funksjonene Hall 1-23x60m rideflate med forrom og liten tribune Hall 2-27x70m rideflate med tribuner for publikum og dommerbod 50 plasser med tilhørende 3 vaskespilt, fòrrom og salrom 3 stk. sykebokser 3 arbeidsplasser sekretariat, garderober (2 dame og 2 herre, 20 skap i hver) Råbygg til kontorer, møterom, kjøkken og kafe Lager hindermateriell, støtlager og pumperom/verksted Ridebane 1-42x84m rideflate Ridebane 2-30x65m rideflate 40 single - 7x15 m 2 store felles paddocker m 2 Tilgang toalettfasiliteter Plass til 50 stk. stevnestaller med betonggulv, uten boks 70 plasser i nærheten av anlegget 10 plasser til lagring av hestehengere 100 plasser ekstra parkering på stevnedager Sykkelparkering Tiltaket skal oppfylle følgende skal-krav til driftsmodell: Krav Beskrivelse Tydelig avgrensing av kommunens ansvar og Ref. bystyrevedtak og handlingsplan risiko

5 Krav Muliggjør spillemiddeltilskudd Grunnlag for økonomisk drift og leieinntekter til kommunen Er i tråd med EØS-regler Er i tråd med innkjøpsregelverk Beskrivelse Kan først avklares når konkrete konsepter foreligger Drifter skal ha nok inntekter til å betale kostnadsdekkende leie for de lokaler som leies ut. Bør-krav Krav Imøtekomme krav til servicearealer og tekniske rom/arealer for nasjonale ridestevner, inkl. konkurransestaller God tilknytning til veinett og stier God skjerming fra biltrafikk Tilstrekkelig parkering i området Oppstilling av hester og hestetransport Forklaring/kommentar Større ridehall (2) - 30x85m 2 Stallplasser til 70 hester Flere paddocker - 50 single og 3 store Flere/større sykebokser - 4 stk. a 12m 2 Større møterom - 35m 2 Flere sekretariats plasser 6 stk. Flere garderober - 3 for hvert kjønn Større kjøkken og kafeteria (100 plasser) Større maskin-/utstyrslager - 200m 2 Minimere press på nabolaget Minimere press på nabolaget 100 plasser i kjerneområdet Tilgang til 200 plasser ved stevner 30 plasser med tilgang til 16 AMP kurs 100 flere stevnestaller 2 ekstra vaskeplasser Vaktbod Mulighet for felles bruk av driftsbygg (med golfklubb) Muligheter for bruk av haller til messer/arrangement Minst mulig belastning på nabolaget i form av skadedyr, lukt, støy etc. Sikker gang- og sykkelvei til offentlig transport. Bør-krav knyttet til drift er knyttet til valg av driftsmodell og avtale med drifter av ridesenteret. Driftsmodell og avtale kan ikke avklares før det er besluttet hvilket alternativ som velges. Overnevnte punkter oppsummerer de behov som utredningsarbeidet har verifisert. Alternativanalyse Det er utarbeidet en alternativanalyse som ivaretar de mål og krav som er definert gjennom behovsanalysen. Alternativanalysen er gjennomført i fire trinn: Identifisering Grovsortering Analyse Oppsummering Identifisering av potensielle alternativer Dagens situasjon på Bekkevold er betegnet som et null-alternativ for å ha en referanse å vurdere opp mot de ulike alternativene. I prosessen med valg av alternativer er det sett spesielt på funksjonsinnhold og kapasitetsbehov til et fremtidig ridesenter.

6 Illustrasjon: Dagens ridesenter på Bekkevold / null-alternati Kort beskrivelse av alternativ Alternativ 1 Natur og ridesenter med funksjonsinnhold som sikrer et bedre tilbud til barn og unge, bedre treningsforhold for hesteeiere, og sikrer en inngangsport til marka og aktivitetsbyen Det legges til rette for flerbruk av ridesenteret og at ridesenteret skal være tilgjengelig for alle. Kafe, kjøkken, flere arbeidsplasser og møterom bygges som rålokaler. Alternativ 2 Natur og ridesenter med funksjonsinnhold som sikrer et bedre tilbud til barn og unge, bedre treningsforhold for hesteeiere, og sikrer en inngangsport til marka og aktivitetsbyen Det legges til rette for flerbruk av ridesenteret og at ridesenteret skal være tilgjengelig for alle. Kafe, kjøkken, flere arbeidsplasser og møterom bygges fullt ut, og det medtas stevnestaller. Alternativ 3 Natur og ridesenter med funksjonsinnhold som sikrer et bedre tilbud til barn og unge, bedre treningsforhold for hesteeiere, og sikrer en inngangsport til marka og aktivitetsbyen, og som kan avvikle nasjonale stevner. Det legges til rette for flerbruk av ridesenteret og at ridesenteret skal være tilgjengelig for alle. Kafe, kjøkken, flere arbeidsplasser og møterom bygges fullt ut og det medtas stevnestaller. Det er for de ulike alternativene i alternativanalysen skissert volumstudier for å sikre at funksjonene får plass på tomten. Endelig utforming, plassering og disposisjon på tomten vil imidlertid bli bestemt i neste fase for å tilfredsstille kravene i forhold til regulering og det kulturhistoriske landskapet. Tabellen viser hvor stort areal funksjonene i de ulike alternativene benytter av den totale tomten på ca m 2 Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Funksjoner m m m 2

7 Parkering m m m 2 Totalt areal m m m 2 Grovsortering og analyse Gjennom grovsorteringen er alternativene vurdert opp mot utredningens skal-krav. Samtlige alternativer tilfredsstiller skal-kravene og er blitt utredet videre. Null-alternativet er ikke vurdert mot skal-kravene, men er tatt med videre som referansealternativ. Det enkelte gjenværende alternativ vurderes opp mot hvordan det kvalitativt svarer ut bør-kravene sammenlignet med null-alternativet. Vurderingskriteriene er gitt en score fra 0-3, hvor 0 ikke tilfredsstiller kravet, 1 tilfredsstiller kravet i liten grad, 2 tilfredsstiller kravet i en viss grad og 3 tilfredsstiller kravet. Tabellen viser resultatet av gjennomført kvalitativ vurdering av bør-krav samlet for alle alternativene. Null alternativ Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Bør - krav Alternativ 1 og 2 får lik score i den kvalitative vurderingen. Alternativ 3 tilfredsstiller flest av bør-kravene, da dette er eneste alternativ som imøtekommer krav til servicearealer og tekniske rom/arealer for nasjonale ridestevner. For bør-krav som ikke er knyttet til nasjonale ridestevner vurderes alle tre alternativene likt bortsett fra når det gjelder krav til minst mulig belastning på nabolaget. Alternativ 3 vurderes videre til å være det alternativet som gir størst belastning for nabolaget. Dette alternativet opptar det største arealet på tomten, har plass til flere hester enn de to andre alternativene og genererer mer trafikk da det legger til rette for mulighet til å arrangere nasjonale stevner. Kvantitativ vurdering Det er gjennomført et usikkert anslag for alle alternativene og en vurdering av tiltak som må gjøres i null-alternativet for at man kan opprettholde dagens drift. Det er også gjennomført en vurdering av risiko og usikkerhet som kan knyttes til hvert enkelt alternativ. Kostnadene er å se som usikre anslag, en full usikkerhetsanalyse er ikke gjennomført. Kostnadsnivå Nullalternativet inkl.mva Alternativ 1 MNOK inkl.mva Alternativ 2 MNOK inkl.mva Alternativ 3 MNOK inkl. mva Grunnkalkyle 3,3 49,7 50,9 67,6 Forventet tillegg (10 %) 5,0 5,1 6,8 Forventet kostnad P50 54,7 56,0 74,3 Usikkerhetsavsetning (20 %) 10,9 11,2 14,9 Prosjektramme P85 65,6 67,2 89,2 Kritiske suksessfaktorer for prosjektet: Parkeringsbehov Det er en viktig forutsetning at det finnes/utvikles tilstrekkelige parkerings/oppstillingsarealer, både, inntil ridesenteret og i nærområdet. For å få til best mulig utnyttelse av tomteområdene på begge sider av Oldenborgbekken, er det lagt opp til to adkomster til

8 ridesenteret fra nye Torsnesveien. Endelig og eksakt plassering av avkjørsler bestemmes i planarbeidet og i samarbeid med Statens vegvesen. Driftsmodell Driften av ridesenteret er et eget tema i utredningen. Gjennom flere vedtak i Bystyret er det uttrykt ønske om ikke å ha ansvaret for driften og økonomisk risiko knyttet til driften av ridesenteret. Utredningen viser at det er vanskelig å imøtekomme dette fullt og helt uten å komme i konflikt med en rekke regelverk og føringer. Utredningen peker på flere mulige driftsmodeller, men en endelig avklaring av driftsmodell kan først besluttes når valgt alternativ og endelig konsept foreligger. Driftsmodell legges frem i forbindelse med vedtak om endelig investeringsbeslutning. Landskap- og kulturminner Det er sterke verneinteresser knyttet til bevaring og vernehensyn av tomten. Dette gjelder ridesenterets plassering og tilpasning til kulturlandskapet. Dette kan igjen ha innvirkning på størrelsen på ridesenteret og utforming av bebyggelse og uteanlegg. Vernemyndigheter har i møter gitt tilbakemelding på at de ønsker så liten utbygging som mulig på Bekkevold for å ivareta det åpne landskapet på Byens Marker. Valg av plassering og arkitektur av ny bebyggelse kan være avgjørende i forhold til å unngå mulige innsigelser til reguleringsplanen. Samtidig anbefales det at arkitekt med kulturlandskap-faglig kompetanse knyttes til prosjektet som rådgiver. Dette for å sikre at prosjektet overholder rammebetingelsene vist i rapporten «Kulturhistoriske landskap av nasjonal interesse i Østfold» som riksantikvaren har opphøyet til et Kulturhistorisk landskap av nasjonal interesse (KULA). Regulering Tomten til Bekkevold ridesenter er uregulert, og det er satt i gang en parallell reguleringsprosess for å sikre en hensiktsmessig fremdrift i prosjektet. Økonomiske konsekvenser Bystyret har vedtatt i Budsjett og handlingsplan investeringsmidler til ridesenter på Bekkevold på 39,9 millioner kroner (usikkert anslag) inkl. mva. For de identifiserte alternativene er det utarbeidet et usikkert anslag. De usikre anslagene ligger alle med en høyere kostnad en vedtatt budsjettramme i budsjett- og handlingsplanen. Når det er valgt alternativ, vil det bli utarbeidet en forventet kostnadsramme med usikkerhetsvurdering (P85). Anbefalt alternativ må eventuelt innarbeides i Budsjett og handlingsplan for Konsekvenser levekår/folkehelse Nytt ridesenter er et viktig bidrag for alle hestesportinteresserte i alle aldre. Ryttersporten tiltrekkes av andre brukere enn mange tradisjonelle idretter, og er således et godt supplement til idrettsaktiviteten i Fredrikstad. En rekke offentlig instanser inklusive kommunale virksomheter benytter ridesenteret til dagtilbud for deres behov og er således et viktig verktøy i folkehelsearbeidet. Ansattes medbestemmelse Ikke relevant for saken. Vurdering Utredningsarbeidet har verifisert de behov og krav ett nytt ridesenter skal tilfredsstille. Det foreligger tre alternativer som alle tilfredsstiller prosjektets skal krav for ridesenter på Bekkevold. Ut fra en samlet vurdering av måloppnåelse og kostnader, anbefaler rådmannen å videreføre alternativ 2. Dette alternativet prioriterer både et utviklingsmiljø for hestesporten

9 og vil samtidig fungere som utfartsport til marka for byens befolkning. Den marginale kostnadsforskjellen ved å fullt ut innrede servicefasilitetene og ferdigstille stevnestaller mener rådmannen vil gjøre det enklere å få til en drift og organisasjonsmodell for anlegget. Foreløpige kalkyler viser til at alternativet kan gjennomføres innenfor en investeringsramme (P85) på 67,2 millioner kroner inklusiv mva. Det fremlegges sak for Bystyret med investeringsbeslutning, endelig konsept, drift og organisering, desember 2018.