SAKSPAPIRER TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING

Transkript

1 Til: Medlemmer av Nettverksutvalget ved SBIO SAKSPAPIRER TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING Dato: 12. november 2015 Tid: 17:00 Sted: BI Nydalen AGENDA: S15-1 GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN... 1 S15-2 VALG AV ORDSTYRER, REFERENT OG TELLEKORPS... 1 S15-3 ORIENTERING FRA STYRET... 1 S15-4 GODKJENNING AV BUDSJETT S15-5 GODKJENNING AV STRATEGI... 6 S15-6 ENDRINGSFORSLAG TIL NVS VEDTEKTER... 7 S15-7 VALG AV FAGANSVARLIGE S15-8 VALG AV REPRESENTANTER TIL STYRET S15-9 EVENTUELT Med vennlig hilsen Nettverksutvalget ved SBIO

2 S15-1 Godkjenning av innkalling og dagsorden Styrets innstilling ved vedtak: Innstilling og dagsorden godkjennes slik de foreligger. S15-2 Valg av ordstyrer, referent og tellekorps Styrets innstilling til vedtak: Ordstyrer: Petter Markussen Referent: Andreas Boug Tellekorps: Aleksander Nordfjord og Shvarand Rajasingam S15-3 Orientering fra styret Nedenfor finnes skriftlig orientering. Styret vil også holde muntlig orientering, samt svare på spørsmål fra Generalforsamlingen. Styrets innstilling til vedtak: Generalforsamlingen tok orientering til etterretning. LEDER PETTER MARKUSSEN PERIODEN Høsten 2015 har vært et innholdsrikt semester for Nettverksutvalget. Som et ambisiøst og faglig sterkt utvalg med stort potensiale er vi avhengig av engasjerte og aktive medlemmer. Siden våren har vi fokusert på å heve aktivitetsnivået blant medlemmene. Det ble blant annet opprettet vedtekter som stiller visse krav til medlemmene og de ansvarlige. Allerede kort tid etter innføring av vedtektene merket vi en holdningsendring blant medlemsmassen. Medlemmene har vist større interesse og vi har bedre oversikt over hvilke medlemmer som er motiverte. Vi har fokusert på å kommunisere aktivitetene tidlig i semesteret slik at medlemmene vet hva som forventes av dem. Dette tillater dem å planlegge semesteret tidlig. Engasjement Fremover vil vi fokusere mer på faktorene engasjement og stolthet. Vi skal være flinkere til å gi en følelse av tilhørighet i utvalget, derav gjennom bedre rekrutteringsrutiner og interne arrangementer. Et tiltak knyttet til dette målet er økt inkludering i diverse aktiviteter. Nettverksutvalget Side 1 av 25

3 Medlemmene skal ikke bare være kursdeltakere, men være med på å arrangere kursene. De skal også inkluderes i alle aktiviteter før og etter kursene, slik som for eksempel promotering og evaluering. Vi skal også bli flinkere på markedsføring slik at formålet og visjonen til utvalget når frem til studentene på skolen. Motivasjon I løpet av semesteret har vi innpasset nye ansvarlige. Ved hver utskiftning kreves det overlappingsrutiner. Dette er aktiviteter som tar tid og skaper etterslep i arbeidsprosesser. Fremover vil vi fokusere på å finne kandidater som er motiverte og ønsker å sitte over en lengre periode. Det ble derfor vedtektsfestet at man sitter i perioder på ett skoleår. Denne ordningen trer imidlertid ikke ordentlig i kraft før ved neste utskiftning 1. juli MARKEDSAKTIVITETER Av diverse årsaker har leder påtatt seg ansvaret til markedsansvarlig. Leder står derfor for orientering av aktiviteter innenfor markedsansvarligs ansvarsområder. Samarbeid Våren 2015 ble Nettverksutvalget intervjuet av INSIDE i forbindelse med avdekkingen av manglende fokusområder på skolen. Flere aktører i næringslivet mente BI burde fokusere mer på relevante programvarer som Microsoft Excel i undervisningssammenheng. Etter disse intervjuene har vi i stor grad valgt å fokusere på inngåelse av samarbeid med aktører som kan heve det faglige innholdet i kursene. PwC ble kontaktet mot slutten av våren og de viste interesse for et potensielt samarbeid. Det var imidlertid ikke før mot slutten av sommeren at samarbeidet trådde i kraft. Fremover vil vi etablere retningslinjer for bedriftssamarbeid intern i utvalget. Dette skal forsikre oss om at avtalene gir oss mest mulig utbytte. Disse skal støtte oppunder SBIOs endringer i retningslinjene for samarbeidsavtaler. Fremover må nemlig alt samarbeid rapporteres til markedsavdelingen. Promotering Samarbeidet har hjulpet utvalget med sterk promotering på skolen. PwC gjenspeiler kvalitet noe som smitter over på helhetsinntrykket av utvalget. Samarbeidet innebar en enighet om inkludering av PwCs logo på utvalgsgenserne og diverse promoteringsmateriale. De stiller imidlertid krav til logobruken. Vi har derfor valgt at fremtidig design av promoteringsmateriale faller innunder markedsansvarligs ansvarsområde. Dette vil forsikre utvalget om at logobruk o.l. tilfredsstiller samarbeidspartneres retningslinjer. Fremover har vi valgt å standardisere genserne. Dette vil forhindre at medlemmer må kjøpe ny genser hver gang det bestilles nye. Genseren er nå mer presentabel og skal fungere som en uniform i utvalget. Den skal blant annet brukes ved kursavholdelser og i forbindelse med promoteringsaktiviteter. ØKONOMIANSVARLIG SHVARAND LUXMAN RAJASINGAM PERIODEN Dette semesteret har fokuset vært på rekrutteringen av nye medlemmer og arrangering av flere faglige aktiviteter. Som økonomiansvarlig har jeg derfor brukt ressurser på markedsføring og kostnader knyttet til forskjellige faglige aktiviteter, samt noen sosiale arrangementer. Vi har hatt et større behov for markedsføring i denne perioden. Det har derfor blitt brukt mer penger på promotering, i form av flyers, plakater osv. Vi har også opprettet en webenhet, og her har det vært behov for penger for å komme i gang. Det har blitt brukt mer på blant annet Nettverksutvalget Side 2 av 25

4 nettdomener som medlemmene kan bruke. Her har vi også sendt to medlemmer på ekstern kurs for å kunne videreformidle kunnskapen til våre medlemmer i web-enheten, dette har blitt finansiert gjennom støtte fra SBIO. Budsjettet har blitt brukt på promoteringsmateriale, nettdomener og delvis finansiering av hyttetur og innkjøp av utvalgsgensere. Vi har også søkt og fått dekket utgifter fra støtte til blant annet mat til faglige aktiviteter og leie av hyttetur. For å finansiere hytteturen har det også vært en egenandel fra medlemmene som meldte seg på hytteturen. Jeg har holdt kontroll over budsjettet ved bokføring og periodevis oppdatering av resultatregnskap vårt fra SBIO. Jeg har holdt jevnlig kontakt med økonomiansvarlig i SBIO, og jobbet sammen for å utarbeide budsjettet for neste år. PROSJEKTANSVARLIG ANINE KRISTENSEN PERIODEN Som prosjektansvarlig har jeg overholdt ansvaret for planlegging og organisering av alle rekrutteringsaktiviteter og faglige arrangementer. Dette semesteret har vi fokusert mye på inkludering av medlemmene. De har derfor vært med som representanter på stand og som veiledere på kursene. Dette kommer vi til å fortsette med etter positive tilbakemeldinger. Rekrutteringsaktiviteter 27. august var det rekrutteringsdag på skolen. På stand fokuserte vi på å gjenspeile utvalget som seriøst og faglig sterkt. Godt engasjement blant medlemmene førte til at vi mottok hele 90 søknader. Dette er 55 flere enn i februar en økning på 257,14 %. Gode søknadstall tyder på at utvalget blir verdsatt på skolen. Fremover må vi som i denne omgang fokusere på å tilpasse rekrutteringsaktivitetene slik at de skreddersys målgruppen. Webutvikling Våren 2014 var kurs i webutvikling fraværende. Dette semesteret har vi derfor fokusert mye på å få på plass et kursinnhold. I starten av semesteret innstilte vi en ny webansvarlig og forhandlet med SBIO om å sende vedkommende på et eksternt kurs. Vi har foreløpig avholdt to interne kurs som har fungert som et pilotprosjekt. Våren 2016 skal kursene tilbys alle underenhetene i SBIO. Medlemmene skal da fungere som veiledere. Microsoft Excel Våren 2014 ble det avholdt to interne kurs i Microsoft Excel. Gjennom sommeren var hovedfokuset samarbeidet med PwC. De ønsket et samarbeid som gikk ut på at en representant fra PwC stilte som kursholder. Alt fra markedsføring, organisering og planlegging av kurset var imidlertid Nettverksutvalgets oppgave å løse. PwC stilte store krav knyttet til promotering av kurset og kompetansen til veilederne. Arbeidet i høst har i stor grad omhandlet organisering av promoteringsaktiviteter som skjerm- og plakatplass, stand, fotografering og endring av skrivebordsbakgrunnen på PC-skjermene på skolen. Et stort aktivitetsnivå har resultert i hele 478 påmeldte derav 180 påmeldte tirsdag 20. oktober og 298 påmeldte tirsdag 27. oktober. Evaluering fra kursdeltakere viser at hele 96,9 % synes kursinnholdet var bra eller veldig bra. 90,9 % synes kurset var relevant eller svært relevant i forhold til studiene. Gode tilbakemeldinger tyder på godt omdømme av kurset, noe som kan forklare økt påmelding på andre kursavholdelse. PwC har uttrykt at de er veldig fornøyde med avholdelsen og kompetansen til veilederne. Godt engasjement er noe som vektlegges veldig. Nettverksutvalget Side 3 av 25

5 INFORMASJONSANSVARLIG ANDREAS BOUG PERIODEN Som informasjonsansvarlig har jeg overholdt ansvaret for intern og ekstern informasjonsflyt fra og til utvalget. Intern informasjonsflyt I løpet av dette semesteret har jeg rettet fokuset mot å publisere informasjon til medlemmene så tidlig som mulig slik at alle medlemmene i NV skal være oppdaterte til enhver tid. Noe som har fått positive tilbakemeldinger da det gir medlemmene nok tid til å planlegge ulike aktiviteter. Ekstern informasjonsflyt Når det kommer til ekstern informasjon har jeg sørget for å legge ut jevnlige innlegg på sosiale medier som Facebook og Instagram. Dette har vært svært viktig for å gjøre for å markedsføre oss som utvalg og for å informere om ulike arrangementer vi har avholdt som for eksempel Excel-kurset med PwC. Dette er et område vi må fortsette å jobbe med for å vokse som utvalg og for å sikre at alt av informasjon eksternt vedrørende NV er så korrekt som mulig. Utover dette har jeg sørget for å svare så tidlig som mulig på e-poster NV har mottatt. Veien videre vil jeg rette fokuset mot å jobbe hardere for å spre informasjon eksternt for å øke kjennskapen til NV og for å informere om hva vi gjør og hvem vi er! MARKEDSANSVARLIG SEBASTIAN WILSKOW JENSSEN PERIODEN Se leder Petter Markussen. SOSIALANSVARLIG ALEKSANDER NORDFJORD PERIODEN Mitt styreverv som sosialansvarlig har gått ut på å arrangere sosiale arrangementer etter ønske fra medlemmer i utvalget. Denne oppgaven har blitt mer hektisk enn først antatt, men har vært en morsom og lærerik stilling i et voksende utvalg. Velkomstfest Her var første fokus på at medlemmene i utvalget skal bli kjent med hverandre. Hvor nye og gamle medlemmer skulle mingle. Vi fikk ordnet et sted å ha festen og ordnet pizza til alle. Festen var vellykket og det var godt oppmøte. Forbedringsgrunnlag til denne festen var planleggingstiden, dette er noe som må planlegges mye tidligere neste gang og gjerne være gjennomført før tidligere sosialansvarlig trer av. Oktoberfest Dette var en ny mulighet for alle til å bli bedre kjent. Denne festen sto oppført på aktivitetsplanen og oppmøte i antall medlemmer var dårlig. Til tross for oppmøte var det et vellykket vors, og flere av medlemmene var på Chateau Neuf sammen. Nettverksutvalget Side 4 av 25

6 Hyttetur Denne var lite planlagt, men etter ønske fra flere medlemmer fikk vi ordnet en bra hytte med god beliggenhet. Oppmøte var ok, ettersom informasjonen kom sent. Det ble en vellykket tur og vi har fått mange gode tilbakemeldinger. Som sagt, var ikke denne planlagt tidlig av, her ligger forbedringspotensiale i å planlegge i mye lenger tid i forveien. Problemer som kjøretøy og innbetaling for hytte ble stressende og dette løses ved å ha informasjon klart mye tidligere. S15-4 Godkjenning av budsjett 2016 Nedenfor finnes budsjett for Økonomiansvarlig vil holde muntlig orientering om de viktigste punktene og endringene i budsjettet, samt svare på spørsmål fra Generalforsamlingen. Styrets innstilling til vedtak: Budsjettet godkjennes som vedlagt. En viktig del av jobben til økonomiansvarlig har også vært å utarbeide et budsjett for neste år. Budsjettet har blitt satt sammen i samarbeid med økonomiansvarlig i SBIO. Her har det blitt tatt utgangspunkt i hvilke utgifter vi har hatt i år, og hvor det er mest behov for mer penger. Vi har fått litt i underkant av 5000 kr mer i budsjettet for Økningen har blitt fordelt på kontoene knyttet til sosiale og faglige kostnader. Web-enheten kommer til å ha større utgifter fremover i forhold til det faglige nivået, og det har derfor fått større ressurser. Vi har også fått flere nye medlemmer, og har derfor fått mer penger som skal brukes til faglige og sosiale aktiviteter vi kommer til å holde neste år. Kontonr. Konto Kommentar Sosiale kostnader 40 medlemmer kr 5 600,00 kr 8 000, Webutvikling & Kurs Kurs til kursansvarlige, domene osv. kr 1 500,00 kr 3 000, Markedsføring Gensere, flyers, plakater kr 3 750,00 kr 3 750, Diverse Bilgodtgjørelse, hyttetur, faglige arrangementer: kvelder og diverse: kr 4 500,00 kr 5 500,00 Total Sum: kr ,00 kr ,00 Noter: Antall styremedlemmer 6 5 Antall medlemmer Nettverksutvalget Side 5 av 25

7 S15-5 Godkjenning av strategi Strategi og skriftlig orientering finnes nedenfor. Styret vil også holde muntlig orientering, samt svare på spørsmål fra Generalforsamlingen. Styrets innstilling til vedtak: Strategien godkjennes som vedlagt. Strategi for Nettverksutvalget Formålet til Nettverksutvalget er å være et faglig og miljøskapende interesseutvalg for medlemmene Handelshøyskolen på BI. Vi ønsker å fremme tekniske ferdigheter og kunnskap om relevante programvarer. For å få på plass kvalitetssikrede kurs er vi avhengig av motiverte og engasjerte medlemmer som ønsker å bidra. Utvalget er imidlertid nystartet og har derfor stått ovenfor ulike utfordringer. Vi har ikke rukket å skape en identitetsfølelse i utvalget. En følelse av tilhørighet vil over tid øke engasjementet i utvalget. Dette vil sikre motivasjon blant medlemmene og bidra til raskere vekst. Strategiformuleringen har derfor i denne omgang tatt fokus på kortsiktige målsettinger. Dette er grunnsteiner som må på plass for videre vekst. Målsettinger: 1. NV skal være et engasjerende og motiverende utvalg 2. NV skal være attraktive for studentene på skolen 3. NV skal være attraktive for næringslivet Kritiske suksessfaktorer: 1. Hvordan skape engasjement og motivasjon? For å skape engasjement må vi være inkluderende. Medlemmene skal i større grad inkluderes i planleggingen og utførelsen av aktiviteter i regi av Nettverksutvalget. For å skape en indre motivasjon i arbeidet er det viktig at medlemmene er egnet til jobben. Foreløpig har vi ikke hatt noen form for retningslinjer ved rekruttering i utvalget. Vi har derfor manglet et system for hvordan vi selekterer de mest egnede medlemmene i forhold til utvalgets formål. Sammensetning av medlemsmassen er kritisk for motivasjonsnivået i utvalget. Nettverksutvalget må derfor ha klare retningslinjer for alle rekrutteringsaktiviteter. 2. Hvordan fremstå attraktive for studentene på skolen? Nettverksutvalget tilbyr etterspurt kunnskap blant studentene på skolen. Aktører i næringslivet har uttalt seg med at de savner kunnskap om relevante programvarer blant nyutdannede ved BI. Aktivitetene vi arrangerer er derfor av høy relevans for studentene. Fremover skal Nettverksutvalget bli flinkere til å markedsføre kjernevirksomheten. Hittil har eksterne uttrykt at de er usikker på hva utvalget holder på med. Gjennom strategisk markedsføring skal utvalget sikre et riktig omdømme. Nettverksutvalget Side 6 av 25

8 3. Hvordan fremstå attraktive for næringslivet? Denne målsettingen er knyttet opp mot de to ovennevnte. Utvalget tilbyr etterspurt kunnskap. Ved å fokusere sterkt på eksterne samarbeid har vi mulighet til å skape et positivt inntrykk i næringslivet. En spesialisert kompetanse vil skille medlemmene positivt ut i jobbsøkingsprosesser. Fremover skal Nettverksutvalget derfor fokusere på å sikre samarbeid med aktører som er relevante for utvalget utfra dets formål. S15-6 Endringsforslag til NVs vedtekter Vedlagt er ulike forslag til endringer i NVs vedtekter. Helheten i vedtektsendringene finner dere vedlagt på siste side i sakspapirene. Styrets innstilling til vedtak: Alle vedlagte forslag til endringer i NVs vedtekter vedtas. Vedtektsendringer: Definisjon: akklamasjon Gjeldende vedtekt Voteringsmåte brukt på Generalforsamlingen. Ved akklamasjon ytres enighet gjennom applaus. Ingen Gjeldende vedtekt 2.2 Nettverksutvalget er underlagt SBIO. Regler gjeldende for SBIO vil også gjelde for NV. Utvalget plikter å følge SBIO sine gjeldende retningslinjer, vedtekter og utvalgskontrakter til enhver tid. 5.1 Utvalgsansvarlig i SBIO har overordnet ansvar for NV 3.1 Hierarki NV er underlagt SBIO der utvalgsansvarlig har overordnet ansvar. Regler gjeldende for SBIO vil også gjelde for NV. Utvalget plikter å følge SBIOs gjeldende retningslinjer, vedtekter og utvalgskontrakter til enhver tid. Nettverksutvalget Side 7 av 25

9 Gjeldende vedtekt 5.5 Utvalget er underlagt følgende organisasjonskart: Leder Økonomiansvarlig Prosjektansvarlig Informasjonsansvarlig Markedsansvarlig Sosialansvarlig Fagansvarlige 3.2 Utvalget er underlagt følgende organisasjonskart: Generalforsamlingen Valgkomiteen Leder Økonomiansvarlig HR-ansvarlig Prosjektansvarlig Informasjonsansvarlig Markedsansvarlig Sosialansvarlig Fagansvarlige 4.1 Formål Generalforsamlingen er NVs høyeste beslutningsorgan. Generalforsamlingen sitt formål er å sikre en demokratisk forankring av viktige beslutninger som har innvirkning på utvalget og dets medlemmer. Gjeldende vedtekt 9.6 Generalforsamlingen skal: a) Godkjenne innkalling og saksliste b) Velge møteleder c) Velge referent d) Velge eller supplere ansvarlige stillinger e) Godkjenne NVs budsjett eller revidert budsjett f) Behandle innkomne saker g) Godkjenne strategi og langtidsplaner for NV Nettverksutvalget Side 8 av 25

10 4.2 Saksbehandling Generalforsamlingen skal: a) Godkjenne innkalling og saksliste b) Velge møteleder c) Velge referent d) Konstitusjon av Generalforsamlingen e) Godkjenne strategi og langtidsplaner for NV f) Endringer i vedtekter g) Godkjenne NVs budsjett eller revidert budsjett h) Velge eller supplere ansvarlige stillinger i) Behandle innkomne saker Gjeldende vedtekt 9.2 Generalforsamlingen skal avholdes i slutten av høst- og vårsemesteret hvert år. Generalforsamlingen på vårsemesteret skal skje senest 30. april. Dette skal gjøres for å sikre god overlapping ved innstilling av nytt styre. Innkallelse skal kunngjøres senest tre 3 uker før Generalforsamling. Styret skal tilstrebe å nå samtlige medlemmer i NV med innkallelsen. Innkallelse skal kunngjøres senest tre 3 uker før Generalforsamling. Styret skal tilstrebe å nå samtlige medlemmer i NV med innkallelsen. 4.3 Møtehyppighet Generalforsamlingen skal avholdes i slutten av høst- og vårsemesteret hvert år. Generalforsamlingen på vårsemesteret skal skje senest 30. april. Dette skal gjøres for å sikre god overlapping ved innstilling av nytt styre. 4.4 Innkalling Innkallelse skal kunngjøres senest tre 3 uker før Generalforsamling. Styret skal tilstrebe å nå samtlige medlemmer i NV med innkallelsen. Senest en 1 uke før Generalforsamlingen skal styret bekjentgjøre den endelige dagsorden og framlegge samtlige dokumenter som skal behandles av Generalforsamlingen. Denne må inneholde eventuelle endringsforslag til vedtektene. Gjeldende vedtekt 9.5 Forslag som ønskes behandlet av Generalforsamlingen må være kommet styret i hende innen to 2 uker før Generalforsamlingen avholdes. Denne frist gjøres kjent blant studentene med en 1 ukes varsel. Forslagene vil så ligge til allmenn høring i minimum en 1 uke. Senest en 1 uke før Generalforsamlingen skal styret bekjentgjøre den endelige dagsorden og framlegge samtlige dokumenter som skal behandles av Generalforsamlingen. Nettverksutvalget Side 9 av 25

11 4.5 Frister Følgende frister er gjeldende: Forslag som ønskes behandlet av Generalforsamlingen må være kommet leder i hende innen to 2 uker før Generalforsamlingen avholdes. Kandidater som ikke er innstilt, men som ønsker å opprettholde eller melde sitt kandidatur må meddele dette til HR-ansvarlig senest førtiåtte 48 timer før start av Generalforsamlingen, jf Generalforsamlingsprotokoll skal foreligge senest fire 4 uker etter møtedato, og skal offentliggjøres på en plattform tilgjengelig for alle det måtte angå. 4.6 Styrets forpliktelser Styret har som oppgave å forberede, innkalle og gjennomføre Generalforsamlingen, samt innstille til ordstyrer, referent, to 2 protokollunderskrivere og to 2 tellekorps. Styret har ansvar for at dagsorden er tilgjengelig for alle medlemmer av NV. Dersom ingen stillinger i styret er satt, overtar leder styrets forpliktelser overfor Generalforsamlingen. 4.7 Ordstyrer og tellekorps Ordstyrer eller tellekorps kan ikke være personvalgt til tillitsverv på gjeldende Generalforsamling. Tellekorpset skal bestå av minst to 2 representanter, hvorav minst én 1 av representantene skal være HR-ansvarlig. Hvis HRansvarlig ikke eksisterer står styret fritt til å velge tellekorps. Øvrige representanter av tellekorpset utenom HR-ansvarlig skal godkjennes ved avstemning på Generalforsamlingen. Gjeldende vedtekt 9.1 Høyeste myndighet i NV er Generalforsamlingen, hvor følgende har adgang: - Medlemmer av NV, i henhold til 3. - Personer som styret inviterer disse har dog ingen taleeller stemmerett. 9.4 Generalforsamlingen som er innkalt i henhold til vedtektene er vedtaksdyktig med det antall stemmeberettigede som møter. 4.8 Sammensetning Generalforsamlingen består av alle aktive medlemmer i NV jf. 10.1, styret og fagansvarlige. Disse utgjør de stemmeberettigede og har tale-, forslags og stemmerett. De stemmeberettigede har én 1 stemme hver. Generalforsamlingen som er innkalt i henhold til vedtektene Nettverksutvalget Side 10 av 25

12 er vedtaksdyktig med det antall stemmeberettigede som møter. 4.9 Rettigheter Øvrige personer som har adgang til Generalforsamlingen er personer styret inviterer. Disse har dog ingen forslags-, taleeller stemmerett. Hvis personer som ikke er aktivt medlem av NV ønsker talerett, må dette samtykkes av Generalforsamlingen. Gjeldende vedtekt 12.1 Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle tilstedeværende stemmeberettigede til enhver tid Alle avgjørelser treffes ved høyeste flertall, der ikke annet er bestemt i vedtektene Votering Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle tilstedeværende stemmeberettigede til enhver tid. Vedtak fattes med alminnelig flertall så fremt annet ikke er bestemt. Ved stemmelikhet skal saken opp til ny votering. Ved stemmelikhet for annen gang utgjør leders stemme utslaget. Gjeldende vedtekt 13.1 Ordinær Generalforsamling kan vedta vedtektsendringer med høyeste flertall Implementering av vedtektsendringer skal skje innen fire 4 uker etter at Generalforsamlingen har funnet sted Alle vedtak fattet på Generalforsamlingen skal iverksettes innen fire 4 uker så langt det lar seg gjøre Vedtektsendringer Ordinær Generalforsamling kan vedta vedtektsendringer med høyeste flertall. Det kan ikke fremmes forslag til vedtektsendringer under Generalforsamlingen. Så fremt frister er overholdt jf. 4.5, kan ikke styret nekte fremlegging av vedtektsendringer. Implementering av vedtektsendringer skal skje innen fire 4 uker etter at Generalforsamlingen har funnet sted Iverksettelse (Generell) Alle vedtak fattet på Generalforsamlingen skal iverksettes innen fire 4 uker så langt det lar seg gjøre. Gjeldende vedtekt 9.3 2/3 av styret plikter å møte på Generalforsamlingen. Ingen Nettverksutvalget Side 11 av 25

13 Gjeldende vedtekt 10.1 Styret plikter å innkalle til ekstraordinær Generalforsamling dersom styret eller minst femti 50 prosent av medlemsmassen forlanger det. 5.1 Avholdelse Styret plikter å innkalle til ekstraordinær Generalforsamling dersom styret eller minst femti 50 prosent av medlemsmassen forlanger det. På ekstraordinær Generalforsamling kan kun den eller de saker som har påkrevd generalforsamling behandles. Gjeldende vedtekt 10.2 Innkallelse skal kunngjøres minst to 2 uker før ekstraordinær Generalforsamling. 5.3 Forslag som ønskes behandlet av ekstraordinær Generalforsamling må være sendt til styret innen ti 10 dager før ekstraordinær Generalforsamling avholdes. Forslagene vil så ligge ute til allmenn høring i en uke. Senest tre 3 dager før ekstraordinær Generalforsamling skal styret bekjentgjøre den endelige dagsorden og framlegge samtlige dokumenter som skal behandles på ekstraordinær Generalforsamling. 5.2 Innkalling Innkallelse skal kunngjøres senest to 2 uker før Generalforsamling. Styret skal tilstrebe å nå samtlige medlemmer i NV med innkallelsen. Senest tre 3 dager før Generalforsamlingen skal styret bekjentgjøre den endelige dagsorden og framlegge samtlige dokumenter som skal behandles av Generalforsamlingen. Denne må inneholde eventuelle endringsforslag til vedtektene. 5.3 Frister Følgende frister er gjeldende: Forslag som ønskes behandlet av Generalforsamlingen må være kommet leder i hende innen ti 10 dager før Generalforsamlingen avholdes. Kandidater som ikke er innstilt, men som ønsker å opprettholde eller melde sitt kandidatur må meddele dette til HR-ansvarlig senest tjuefire 24 timer før start av Generalforsamlingen. Generalforsamlingsprotokoll skal foreligge senest fire 4 uker etter møtedato, og skal offentliggjøres på en plattform tilgjengelig for alle det måtte angå. Nettverksutvalget Side 12 av 25

14 Gjeldende vedtekt 10.4 Ekstraordinær Generalforsamling kan også foreta valg som normalt hører under ordinær Generalforsamling dersom NV har ett eller flere verv ubesatt. Ingen Gjeldende vedtekt 13.2 Ekstraordinær Generalforsamling kan vedta vedtektsendringer med 3/4 flertall, dog med minimum femti 50 prosent av medlemsmassen til stede. 5.4 Vedtektsendringer Ekstraordinær Generalforsamling kan vedta vedtektsendringer med 3/4 flertall, dog med minimum femti 50 prosent av medlemsmassen til stede. Det kan ikke fremmes forslag til vedtektsendringer under Generalforsamlingen. Så fremt frister er overholdt jf. 5.3, kan ikke styret nekte fremlegging av vedtektsendringer. Implementering av vedtektsendringer skal skje innen fire 4 uker etter at Generalforsamlingen har funnet sted. Gjeldende vedtekt 10.5 For øvrig får bestemmelsene for ordinær Generalforsamling tilsvarende anvendelse. 5.5 Øvrige bestemmelser For øvrig får bestemmelsene for ordinær Generalforsamling tilsvarende anvendelse, i henhold til 4 Generalforsamling. Gjeldende vedtekt 11 Valg 6 PERSONVALG 6.1 Anvendelse Denne bestemmelsen gjelder ved valg av nye representanter til styret og eksisterende verv knyttet til fagansvarlige, jf og Ansvarsområde Styret er alene ansvarlig for personvalg knyttet til innstilling av nye styremedlemmer og fagansvarlige. Styret skal ta stilling til hver enkelt persons kandidatur. Aktuelle kandidater skal intervjues og referanser skal ringes. Nettverksutvalget Side 13 av 25

15 6.4 Taushetsplikt og inhabilitet Styret er pålagt taushetsplikt under og etter valgprosesser. Styremedlemmer kan ikke delta i beslutninger hvor en selv har personlig interesse. Styremedlemmer skal ikke utnytte sin stilling til å fremme saker som gir personlig vinning. Gjeldende vedtekt 11.3 Endelig valg foretas av Generalforsamlingen etter følgende prosedyre: 1. Inneværende styre redegjør for innstillingen. 2. Kandidater som ikke er innstilt annonserer sitt motkandidatur, herunder også benkeforslag av egen eller annen tilstedeværende person. 3. Kandidater holder sine valgtaler og besvarer spørsmål. Dersom det er motkandidater skal alle kandidater som ikke holder valgtale forlate rommet. 4. Skriftlig votering. Innstilte kandidater skal delta på Generalforsamlingen eller på annen måte være tilgjengelig for Generalforsamlingen. Styret skal offentliggjøre innstillingene til tillitsverv senest fire 4 dager før Generalforsamlingen finner sted. 5.5 Personvalg på Generalforsamlingen Endelig valg foretas av Generalforsamlingen etter følgende prosedyre: 1. HR-ansvarlig redegjør for innstillingen på vegne av styret. 2. Kandidater som ikke er innstilt annonserer sitt motkandidatur, herunder også benkeforslag av egen eller annen tilstedeværende person. 3. Kandidater holder sine valgtaler og besvarer spørsmål. Dersom det er motkandidater skal alle kandidater som ikke holder valgtale forlate rommet. 4. Skriftlig votering. Innstilte kandidater skal delta på Generalforsamlingen eller på annen måte være tilgjengelig for Generalforsamlingen. Styret skal offentliggjøre innstillingene til tillitsverv senest fire 4 dager før Generalforsamlingen finner sted. Gjeldende vedtekt 11.4 Kandidater som ønsker å benke må gi skriftlig beskjed til leder senest to 2 dager før Generalforsamlingen finner sted. Hvis beskjed ikke gis innen fristen, kan ikke motkandidaten benke på Generalforsamlingen. 6.7 Frist ved benking Kandidater som ønsker å benke må gi skriftlig beskjed til HRansvarlig senest førtiåtte 48 timer før Generalforsamlingen finner sted. Hvis beskjed ikke gis innen fristen, kan ikke motkandidaten benke på Generalforsamlingen. Nettverksutvalget Side 14 av 25

16 Gjeldende vedtekt 11.5 En motkandidat som benker må oppnå høyeste flertall på Generalforsamling for inntredelse. Hvis antall stemmer ikke innfris, fatter inneværende styre vedtak. 6.8 Votering Vedtak Innstilte kandidater trenger alminnelig flertall på Generalforsamlingen for inntredelse. Motkandidater som benker trenger høyeste flertall på Generalforsamlingen for inntredelse Benking Dersom det er mer enn to kandidater og innstilt kandidat ikke oppnår alminnelig flertall, skal innstilt kandidat og øvrig kandidat med høyest stemme holde ett minutts appell før de går videre til ny stemmerunde. Hvis antall stemmer ikke innfris etter andre stemmerunde, fatter inneværende styre vedtak. Gjeldende vedtekt 11.7 Dersom leder i NV ikke blir valgt, utsettes valget av de resterende stillinger til leder er valgt Ved to 2 eller færre ubesatte stillinger gis styret fullmakt til å utnevne de resterende medlemmer Ubesatte stillinger Ved to 2 eller færre ubesatte stillinger gis styret fullmakt til å utnevne de resterende medlemmer. Dersom leder i NV ikke blir valgt, utsettes valget av de resterende stillinger til leder er valgt. Gjeldende vedtekt 5.3 I styret finnes følgende stillinger: - Leder / President - Økonomiansvarlig / Head of Finance - Prosjektansvarlig / Head of Project Management - Informasjonsansvarlig / Head of Public Relations - Markedsansvarlig / Head of Market Relations - Sosialansvarlig / Event Manager Styret avgjør selv under hver periode hvem som sitter som nestleder. 7.2 Sammensetning I styret finnes følgende stillinger: - Leder / President - Økonomiansvarlig / Head of Finance - HR-ansvarlig / Head of Human Resources - Prosjektansvarlig / Head of Project Management Nettverksutvalget Side 15 av 25

17 - Informasjonsansvarlig / Head of Public Relations - Markedsansvarlig / Head of Market Relations - Sosialansvarlig / Event Manager Styret avgjør selv under hver periode hvem som sitter som nestleder. 7.3 Overordnede arbeidsoppgaver Leder Leder har øverste ansvar for drift av NV. Personen er ansvarlig for at styret setter sine strategier, og arbeider for å nå sine mål. Leder skal koordinere virksomheten og til enhver tid ha oversikt over prosessene i utvalget. Leder skal også motivere medlemmene og rapportere til SBIO Økonomiansvarlig Økonomiansvarlig fungerer som en stabsfunksjon og skal ha oversikt over utvalgets økonomiske status. Personen skal sørge for at utvalgets økonomi er i samsvar med SBIOs retningslinjer. Økonomiansvarlig er ansvarlig for å oppbevare oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, samt å bokføre aktuelle transaksjoner HR-ansvarlig HR-ansvarlig har hovedansvar for sammensetning av medlemsmassen. Personen er ansvarlig for organisering av rekrutteringsaktiviteter og skal fungere som koordinator av valgkomiteen. Gjennom disse aktivitetene er personen hovedansvarlig for sammensetning av en motivert og effektiv medlemsmasse passende for utvalgets formål Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig er hovedansvarlig for alle prosjektene i utvalget. Prosjektansvarlig skal sørge for god drift av prosjektene, være en støttespiller og bistå med hjelp der det måtte oppstå behov. Prosjektansvarlig har hovedansvar for fagansvarlige, og skal koordinere prosjekter tilknyttet opplæringsaktiviteter. Personen skal motivere fagansvarlige og rapportere jevnlig til leder Informasjonsansvarlig Informasjonsansvarlig er hovedansvarlig for intern og ekstern informasjonsflyt til og fra utvalget. Personen er ansvarlig for promotering av utvalget gjennom kommunikasjonskanalene tilgjengelige. Personen har ansvar for informasjonen på hjemmesider og sosiale medier. Personen er også ansvarlig for innholdet på diverse promoteringsmateriale. Nettverksutvalget Side 16 av 25

18 7.3.6 Markedsansvarlig Markedsansvarlig er hovedansvarlig og kontaktperson for sponsorer og samarbeidspartnere. Ansvarlig for diverse arrangementer i samarbeid med eksterne partnere. Markedsansvarlig er også ansvarlig for design av promoteringsmateriale Sosialansvarlig Sosialansvarlig har hovedansvar for planlegging og organisering av sosiale arrangementer som turer, sommeravslutning, julebord osv. Sosialansvarlig er også ansvarlig for organisering av faddergrupper. Gjeldende vedtekt 6.1 Styret og fagansvarlige velges for ett år av gangen. For å sikre god rekruttering og kontinuitet gjelder følgende: - Styret har sitt virke i ett år fra hver 1. juni til og med 31. mai året etter. - Fagansvarlige har sitt virke i ett år fra hver 1. juni til og med 31. mai året etter. 7.5 Funksjonstid Styret har sitt virke i ett år fra hver 1. juni til og med 31. mai året etter. 8.2 Funksjonstid Fagansvarlige har sitt virke i ett år fra hver 1. juni til og med 31. mai året etter. 7.6 Plikter ovenfor Generalforsamlingen Styret skal orientere Generalforsamlingen om NVs virksomhet og økonomiske stilling. Denne orienteringen skal sendes ut med sakspapirene til Generalforsamlingen. Gjeldende vedtekt 8.1 Styret er pålagt å behandle disiplinærsaker der det kreves etter vedtektsforskrifter om behandling av disiplinærsaker. 7.7 Taushetsplikt og inhabilitet Styret er pålagt taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder så lenge en sak er under behandling. Ved personlige saker har styret taushetsplikt om sakens fakta og dens behandling, men ikke dens endelige dom. Et medlem av styret kan ikke delta i beslutninger hvor en selv har personlige interesse. Tillitsvalgte i NV skal ikke utnytte sin stilling til å fremme saker som gir personlig vinning. Gjeldende vedtekt Vedtektsforskrifter om behandling av disiplinærsaker Ingen Nettverksutvalget Side 17 av 25

19 Gjeldende vedtekt 5.9 Valg av ansvarlige skjer ved Generalforsamlingen. Se punkt Valg av styremedlemmer Valg av styremedlemmer skjer ved personvalg på Generalforsamling, jf Valg av fagansvarlige Eksisterende verv Valg av representanter til eksisterende verv skjer ved personvalg på Generalforsamling, jf Nye verv Etablering av nye verv knyttet til fagansvarlige skjer utenfor Generalforsamlingen og kun ved behov. Prosjektansvarlig er ansvarlig for å holde oversikt over hvilke behov utvalget står ovenfor. Prosjektansvarlig skal ta en vurdering av det nye vervet og sammen med HR-ansvarlig finne aktuelle kandidater. Kandidater skal intervjues og referanser skal ringes. Prosjektansvarlig skal deretter sammen med HRansvarlig gi en anbefaling til styret som tar en endelig beslutning av vervet og kandidaten ved alminnelig flertall. Gjeldende vedtekt 7 Eksklusjon 7.1 Ansvarlige som undergraver sine plikter eller arbeidsoppgaver i henhold til 3 og 5 skal få en skriftlig advarsel fra leder. Ansvarlige kan få opptil to skriftlige klager. Deretter skal øvrige styremedlemmer avgjøre om det foreligger grunnlag for eksklusjon. 7.2 Pårørende styremedlem eller fagansvarlig kan komme med innspill i saken, men de har ingen stemmerett ved avgjørelse om eksklusjon. Øvrige styremedlemmer fatter vedtak ved høyeste flertall. 7.3 Vedtak knyttet til eksklusjon kan ankes til Generalforsamlingen. Vedtak i Generalforsamlingen knyttet til anke på eksklusjon, krever høyeste flertall. Pårørendes har ikke stemmerett Avsettelse Ordning Representanter i styret som undergraver sine plikter eller arbeidsoppgaver skal få en skriftlig advarsel fra leder. Advarsler er gjeldende per skoleår. Øvrige styremedlemmer avgjør om det foreligger grunnlag for avsettelse hvis et Nettverksutvalget Side 18 av 25

20 styremedlem til sammen har fått to 2 skriftlige advarsler innenfor ett skoleår. Leder skal få en skriftlig advarsel fra HR-ansvarlig hvis øvrige styremedlemmer forlanger det ved høyeste flertall. Advarsler er gjeldende per skoleår. Øvrige styremedlemmer avgjør om det foreligger grunnlag for avsettelse hvis leder til sammen har fått to 2 skriftlige advarsler innenfor ett skoleår Saksbehandling Pårørende har talerett i saken om avsettelse, men ikke stemmerett. Øvrige styremedlemmer fatter vedtak ved høyeste flertall Rettigheter Vedtak knyttet til avsettelse kan ankes til HR-ansvarlig senest to 2 uker etter at endelig dom er fattet. HR-ansvarlig vil da gjennomgå styrets saksbehandling og påse at gjeldende retningslinjer er fulgt. HR-ansvarlig skal tilstrebe å behandle saken innen to 2 uker. Vedtak knyttet til avsettelse av HR-ansvarlig kan ankes til leder senest to 2 uker etter at endelig dom er fattet. leder vil da gjennomgå saksbehandlingen og påse at gjeldende retningslinjer er fulgt. Leder skal tilstrebe å behandle saken innen to 2 uker. 8.5 Avsettelse Ordning Fagansvarlige som undergraver sine plikter eller arbeidsoppgaver skal få en skriftlig advarsel fra leder. Advarsler er gjeldende per skoleår. Øvrige styremedlemmer avgjør om det foreligger grunnlag for avsettelse hvis en fagansvarlig til sammen har fått to 2 skriftlige advarsler innenfor ett skoleår Saksbehandling Pårørende har talerett i saken om avsettelse, men ikke stemmerett. Styret fatter vedtak ved høyeste flertall Rettigheter Vedtak knyttet til avsettelse kan ankes til HR-ansvarlig senest to 2 uker etter at endelig dom er fattet. HR-ansvarlig vil da gjennomgå styrets saksbehandling og påse at gjeldende retningslinjer er fulgt. HR-ansvarlig skal tilstrebe å behandle saken innen to 2 uker. Gjeldende vedtekt 6.2 Det er mulighet for å tre av stillingen under funksjonstiden med gyldig begrunnelse. Begrunnelser som har vært Nettverksutvalget Side 19 av 25

21 innforstått hos vervtaker før personen inntrådte i stillingen regnes ikke som gyldig. Informasjon som pårører vervtakers funksjonstid skal fremlegges for styret før inntredelse Fratredelse Tillitsvalgte i styret har rett til å fratre sitt tillitsverv før funksjonstiden opphører. Hvis en tillitsvalgt ønsker å fratre sin stilling må vedkommende orientere leder og øvrig styremedlemmer. 8.6 Fratredelse Fagansvarlige har rett til å fratre sitt tillitsverv før funksjonstiden opphører. Hvis en fagansvarlig ønsker å fratre sin stilling må vedkommende orientere leder, prosjektansvarlig og HR-ansvarlig Innsettelse av ny person ved fratredelse eller avsettelse Ved fratredelse eller avsettelse gis øvrige styremedlemmer mandat til å utpeke ny person til det aktuelle tillitsvervet for perioden frem til neste ordinære Generalforsamling. 8.7 Innsettelse av ny person ved fratredelse eller avsettelse Ved fratredelse eller avsettelse gis prosjektansvarlig i samsvar med HR-ansvarlig mandat til å utpeke ny person til det aktuelle tillitsvervet for perioden frem til neste ordinære Generalforsamling. Gjeldende vedtekt 5.4 Fagansvarlige er underlagt prosjektansvarlig. Fagansvarliges interesser skal kommuniseres via prosjektansvarlig. Fagansvarlig er ansvarlig for rådgivning og prosjekter tilknyttet opplæringsaktiviteter, og skal sørge for at innholdet i opplæringsaktivitetene er relevante for studentene på BI. 8.1 Oppgaver Fagansvarlige er underlagt prosjektansvarlig. Deres interesser skal kommuniseres til styret via prosjektansvarlig. Fagansvarlig er ansvarlig for rådgivning og prosjekter tilknyttet opplæringsaktiviteter, og skal sørge for at innholdet i opplæringsaktivitetene er relevante for studentene på BI. Gjeldende vedtekt 5.2 NVs ansvarlige enhet forestår den daglige driften av NV, og består av styret, fagansvarlige og valgkomiteen. Styret er øverste myndighet, under Generalforsamlingen. 5.6 Nettverksutvalget Side 20 av 25

22 De ansvarlige plikter å overholde samme regler gjeldende for medlemmene, jf. 3, og overholde alle pålagte arbeidsoppgaver. 5.7 Styret fastsetter selv sin forretningsorden. Styret avholder møter når leder eller minst to 2 av styrets øvrige medlemmer ønsker det. Styret fører protokoll over saksbehandlingen. Styret er beslutningsdyktig når minst fire 4 medlemmer er til stede. Saker i styret avgjøres ved alminnelig flertall av de tilstedeværende. Ved stemmelikhet gjør leders stemme utslaget. I disiplinærsaker kreves dog høyeste flertall. 5.8 Alle styremedlemmer har møteplikt på styremøter. Alle ansvarlige har møteplikt på informasjonsmøter. Saker som ønskes behandlet på styre- eller informasjonsmøter må innleveres skriftlig til leder senest kl. 12:00 to 2 virkedager før møtet. 8.3 Forpliktelser Fagansvarlige plikter å utføre alle arbeidsoppgaver pålagt av prosjektansvarlig, og øvrige arbeidsoppgaver som er forventet ut fra vervets art. Fagansvarlige plikter også å møte på alle møter innkalt av styret. De plikter også å overholde samme regler gjeldende for medlemmene, jf Oppgaver Styret skal stå for den daglige driften av NV, samt iverksette Generalforsamlingen og styrets bestemmelser. Styret fastsetter selv sin forretningsorden. Styret plikter å utføre alle arbeidsoppgaver i henhold til vedtektene, og øvrige arbeidsoppgaver som er forventet ut fra vervets art. De plikter også å overholde samme regler gjeldende for medlemmene, jf. 10. Styret skal føre nødvendig kontroll med NVs strategi, drift og økonomi i henhold til de til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser. Styret har ansvaret for gjennomføring av Generalforsamlingen, og leder har ansvaret for utarbeidelse av utvalgets semesterberetning. 7.8 Styremøter Møtehyppighet Styret avholder møter når leder eller minst to 2 av styrets øvrige medlemmer ønsker det Vedtaksdyktighet Nettverksutvalget Side 21 av 25

23 Alle styremedlemmer har møteplikt på styremøter. Styret er vedtaksdyktig når minimum fire 4 av styrets representanter er til stede, da forutsatt at alle styremedlemmer er gitt rimelig mulighet til å delta i behandlingen av saken Saksbehandling Saker som ønskes behandlet på styre- eller informasjonsmøter må innleveres skriftlig til leder senest kl. 12:00 to 2 virkedager før møtet. Styret fører protokoll over saksbehandlingen. Saker i styret avgjøres ved alminnelig flertall av de tilstedeværende. Ved stemmelikhet gjør leders stemme utslaget. 9 VALGKOMITEEN 9.1 Formål Valgkomiteen er et innstillende organ for medlemsmassen. Valgkomiteen skal på oppfordring fra styret bistå som et rådgivende organ i valgprosesser. 9.2 Oppgaver Valgkomiteen skal bidra til at de best egnede kandidatene opptas som medlemmer i utvalget. Før valgprosessen skal Valgkomiteen stille til orienteringsmøte med leder og prosjektansvarlig. På møtet gjennomgår partene retningslinjer, frister, utlysninger og prosedyrer. Leder har ansvar for innkalling. Valgkomiteen skal ta stilling til hver enkelt persons kandidatur. Aktuelle kandidater skal intervjues og referanser skal ringes. Valgkomiteen har selv endelig ansvar for innstilling av nye medlemmer. Innstillingen skal kunne begrunnes godt. Mangfold skal etterstrebes. 9.3 Sammensetning og funksjonstid Valgkomiteen består av HR-ansvarlig og medlemsrepresentanter. HR-ansvarlig fungerer som koordinator for Valgkomiteen. Medlemsrepresentantene skal bestå av minimum to 2 og maksimum fire 4 personer. Minimum én 1 skal være fra styret eller fagansvarlige. Alle medlemsrepresentanter må være medlemmer av utvalget i løpet av funksjonstiden. Medlemsrepresentanter i valgkomiteen skal velges av styret og innehar kun funksjonstid per rekrutteringsrunde, jf. 10. Det skal velges nye medlemsrepresentanter per rekrutteringsrunde. Nettverksutvalget Side 22 av 25

24 9.4 Taushetsplikt og inhabilitet Valgkomiteens medlemmer er pålagt taushetsplikt under og etter valgprosesser. Et medlem av Valgkomiteen kan ikke delta i beslutninger hvor en selv har personlig interesse. De tillitsvalgte skal ikke utnytte sin stilling til å fremme saker som gir personlig vinning. Gjeldende vedtekt 3.1 Medlemmer av NV er de personer som har blitt godtatt av styret i samråd med valgkomiteen til å være medlemmer av utvalget, jf Medlemmer Utvalgets medlemsmasse anses som de aktive og inaktive medlemmene Aktive medlemmer Aktive medlemmer er de personer som har blitt godtatt av styret i samråd med valgkomiteen til å være medlemmer av utvalget, jf Inaktive medlemmer Inaktive medlemmer er de personer som på et tidspunkt har vært aktive medlemmer, men som har valgt å trekke seg fra utvalget. Disse har fått tilbud av styret om å bli medlem i alumnigruppen som inaktivt medlem. Gjeldende vedtekt 3.3 Til enhver tid kan maksimum 20 prosent av medlemsmassen være eksterne personer. Ingen Gjeldende vedtekt 3.4 Medlemmene bør gjøre seg kjent med vedtektene og plikter å overholde både vedtekter og bestemmelser. 4.5 Medlemmer har møteplikt på Generalforsamlingen og utvalgets aktiviteter. Ved brudd på disse oppgavene uten gyldig grunn, vil det føre til en skriftlig advarsel. Medlemmer kan få opptil to skriftlige klager. Deretter skal styret avgjøre om det foreligger grunnlag for eksklusjon, jf Medlemmer som forsettlig eller grovt uaktsomt har voldt skade på Nettverksutvalgets og/eller Handelshøyskolen Bis eiendom, omdømme, medlemmer, eller aktivt undergraver Nettverksutvalgets formål eller arbeidsformer, kan ekskluderes. Styret fatter vedtak ved alminnelig flertall. Vedtaket kan ankes til Generalforsamlingen. Vedtak i Nettverksutvalget Side 23 av 25

25 Generalforsamlingen knyttet til anke på eksklusjon, krever høyeste flertall Forpliktelser Medlemmene plikter å gjøre seg kjent med og overholde vedtektene og gjeldende bestemmelser. Medlemmer har møteplikt på Generalforsamlingen og utvalgets aktiviteter Eksklusjon Ordning Medlemmer som forsettlig eller grovt uaktsomt har voldt skade på NVs og/eller Handelshøyskolen BIs eiendom, omdømme, medlemmer, eller aktivt undergraver NVs vedtekter eller pålagte arbeidsoppgaver eller forpliktelser, skal få en skriftlig advarsel fra HR-ansvarlig. Advarsler er gjeldende per skoleår. Styret avgjør om det foreligger grunnlag for eksklusjon hvis et medlem til sammen har fått to 2 skriftlige advarsler innenfor ett skoleår Saksbehandling Pårørende har talerett i saken om avsettelse, men ikke stemmerett. Styret fatter vedtak ved alminnelig flertall Rettigheter Vedtak knyttet til eksklusjon kan ankes til HR-ansvarlig senest to 2 uker etter at endelig dom er fattet. HRansvarlig vil da gjennomgå styrets saksbehandling og påse at gjeldende retningslinjer er fulgt. HR-ansvarlig skal tilstrebe å behandle saken innen to 2 uker Fratredelse Medlemmer har mulighet til å fratre som medlem i NV når som helst. Hvis et medlem ønsker å fratre som medlem må vedkommende orientere HR-ansvarlig. Vedkommende får da tilbud om å bli medlem i utvalgets alumnigruppe. Personen anses da som et inaktivt medlem, jf Gjeldende vedtekt 4.1 Opptak av nye medlemmer skal skje ved behov ordinært ved semesterstart høst og vår. Styret er ansvarlig for å holde oversikt over hvilke behov utvalget står ovenfor. Styret kan kun avholde opptak utenom ordinære tider ved behov. 4.2 Styret har endelig beslutning ved opptak av nye medlemmer. Styret skal i forkant av opptaket bestemme hvor mange nye medlemmer som kan bli tatt opp i utvalget. 4.3 Ved opptak er det styret som bestemmer hvem som skal komme videre til intervju. Ordinært skal styremedlemmer Nettverksutvalget Side 24 av 25

26 intervjue kandidatene. Styret kan imidlertid avgjøre om et medlem stiller som en stedfortreder. 4.4 Hvert medlem av Nettverksutvalget som har vært til stede under kandidatens intervju har talerett ved avgjørelse om opptak. Styret fatter deretter beslutning ved alminnelig flertall Opptak av medlemmer Bestemmelser Opptak av nye medlemmer skal skje ved behov ordinært ved semesterstart høst og vår. HR-ansvarlig er ansvarlig for å holde oversikt over hvilke behov utvalget står ovenfor. Det kan kun avholdes opptak utenom ordinære tider ved behov Ansvarsområde Valgkomiteen skal på orienteringsmøtet med leder og prosjektansvarlig bestemme hvor mange nye medlemmer som kan bli tatt opp i utvalget. Valgkomiteen er alene ansvarlig for gjennomføring av rekrutteringsaktiviteter. Ved endelig vurdering av alle aktuelle kandidater skal valgkomiteen ta en felles beslutning ved alminnelig flertall. 11 IKRAFTTREDELSE Gjeldende fra Versjon revisjon, Versjon 1.2 S15-7 Valg av fagansvarlige Disse vervene har i henhold til NVs vedtekter blitt behandlet av styret og utlyst gjennom naturlige organer. Innstillingene blir gjort tilgjengelig for NVs medlemmer senest 8. november Styret vil fremlegge innstillingene med begrunnelse under Generalforsamlingen. S15-8 Valg av representanter til styret Disse vervene har i henhold til NVs vedtekter blitt behandlet av styret og utlyst gjennom naturlige organer. Innstillingene blir gjort tilgjengelig for NVs medlemmer senest 8. november Styret vil fremlegge innstillingene med begrunnelse under Generalforsamlingen. S15-9 Eventuelt Saker til eventuelt kan meldes til ordstyrer ved møtestart. Nettverksutvalget Side 25 av 25