Den 12. november.2015 ble det avholdt generalforsamling i NV på BI Nydalen.

Transkript

1 Møtereferat - Generalforsamlingen i NV Den 12. november.2015 ble det avholdt generalforsamling i NV på BI Nydalen. Innholdsfortegnelse Møtereferat - Generalforsamlingen i NV... 1 Medlemmer som var til stede:... 1 Medlemmer som var fraværende:... 2 Agenda på generalforsamlingen:... 2 S15-4 Godkjenning av budsjett 2016:... 4 S15-5 Godkjenning av strategi:... 5 S15-6 Endringsforslag til NVs vedtekter:... 6 Det nye styret i NV: Fagansvarlig i NV: Medlemmer som var til stede: Oppmøte del 1: Aleksander Nordfjord, Aleksandra Ilic, Aleksandra Hoel, Alexander Simonsen, Amanda Bunes, Andreas Boug, Anine Kristensen, Anniken Brauti, Atle Torgersen, August Baardson, Christine Rotmo, Halvor Gangnes, Henrik Wilskow, Isabel Sandvær, John Yip, Jonas Nymoen, Kristina Hedberg, Kristine Holter, Line Urdahl, Louise Ranum, Magnus Slettvold, Marcus Ødegaard, Hanh Tran, Petter Markussen, Robert Andersen, Sandra Siwiec, Shvarand Luxman, Sigrid Grøtberg, Sindre Rosengren, Sujan Subas, Thea Katrine, Thor Wæraas og Truls Valen. Totalt: 33 Oppmøte del 2: Aleksandra Ilic, Aleksandra Hoel, Amanda Bunes, Andreas Boug, Anine Kristensen, August Baardson, Christine Rotmo, Emilie Narmo, Halvor Gangnes, Isabel Sandvær, John Yip, Kristina Hedberg, Kristine Holter, Line Urdahl, Louise Ranum, Magnus Slettvold, Marcus Ødegaard, Hanh Tran, Petter Markussen, Rehan Ali, Robert Andersen, Sandra Siwiec, 1

2 Shvarand Luxman, Sindre Rosengren, Sujan Subas, Thea Katrine, Thor Wæraas og Truls Valen. Totalt: 28 Medlemmer som var fraværende: Fraværende del 1: Cristian Skovborg, Emilie Narmo, Frøydis Johansen, Jannicke Ulleland, Jenny Xia, Mai Linn Kinstad, Rehan Ali, Sebastian Wilskow og Tonje Lee. Totalt: 9 Fraværende del 2: Aleksander Nordfjord, Alexander Simonsen, Anniken Brauti, Atle Torgersen, Christian Skoborg, Frøydis Johansen, Henrik Wilskow, Jannicke Ulleland, Jenny Xia, Jonas Nymoen, Mai Linn Kinstad, Sebastian Wilskow, Sigrid Grøtberg og Tonje Lee. Totalt: 14 Agenda på generalforsamlingen: Under generalforsamlingen torsdag den 12.november var formålet å gjennomgå endringer i vedtektene til NV, samt presentere «styrets innstillinger» av det nye styret og de nye fagansvarlige i NV, for så å stemme over kandidatene som ble innstilt samt mulige benkekandidater. Alle medlemmene som var på generalforsamlingen hadde lik stemmerett og mulighet til å komme med innspill rundt fastsettelse av vedtektene i NV. I henhold til 9.6 skal en generalforsamlingen inneholde følgende punkter: a) Godkjenne innkalling og saksliste b) Velge møteleder c) Velge referent d) Velge eller supplere ansvarlige stillinger e) Godkjenne NVs budsjett eller revidert budsjett f) Behandle innkomne saker g) Godkjenne strategi og langtidsplaner for NV Møteleder: Petter Markussen 2

3 Referent: Andreas Boug Tellekorps: Aleksander Nordfjord og Shvarand Luxman Informasjon gitt i forkant av generalforsamlingen: I henhold til vedtektene 9.2 plikter NV å avholde Generalforsamling mot slutten av hvert semester. Dette arrangementet er obligatorisk for alle medlemmer. Det er kun medlemmer og inviterte personer av styret som har adgang. Til årets Generalforsamling er både aktive medlemmer og alumnigruppen invitert. Kun aktive medlemmer har imidlertid tale- og stemmerett, jf Endelig dagsorden: S15-1 Godkjenning av innkalling og dagsorden S15-2 Valg av ordstyrer, referent og tellekorps S15-3 Orientering fra styret S15-4 Godkjenning av budsjett for 2016 S15-5 Godkjenning av strategi S15-6 Endringsforslag til NVs vedtekter S15-7 Valg av fagansvarlige S15-8 Valg av representanter til styret S15-9 Eventuelt Sakspapirene finner dere her: 3

4 Forslag på oppdaterte vedtekter ser i sin helhet slik ut: Styrets innstillinger er som følger: Økonomiansvarlig: John Hill Yip Prosjektansvarlig: Kristina Hedberg Markedsansvarlig: Kristine Hauglum Holter Informasjonsansvarlig: Robert Andersen Fagansvarlig MS Excel: Sujan Subas Chandran Fagansvarlig Webutvikling: Ingen innstilte S15-4 Godkjenning av budsjett 2016: En viktig del av jobben til økonomiansvarlig har også vært å utarbeide et budsjett for neste år. Budsjettet har blitt satt sammen i samarbeid med økonomiansvarlig i SBIO. Her har det blitt tatt utgangspunkt i hvilke utgifter vi har hatt i år, og hvor det er mest behov for mer penger. Vi har fått litt i underkant av 5000 kr mer i budsjettet for Økningen har blitt fordelt på kontoene knyttet til sosiale og faglige kostnader. Web-enheten kommer til å ha større utgifter fremover i forhold til det faglige nivået, og det har derfor fått større ressurser. Vi har også fått flere nye medlemmer, og har derfor fått mer penger som skal brukes til faglige og sosiale aktiviteter vi kommer til å holde neste år. Hva ble vedtatt på generalforsamlingen: 4

5 Under generalforsamlingen ble det ikke besluttet noen endringer i budsjettet for 2016 noe som tilsier at det ikke vil bli gjort noen endringer i overnevnte konti. Med andre ord godkjent! S15-5 Godkjenning av strategi: Strategi og skriftlig orientering finnes nedenfor. Styret vil også holde muntlig orientering, samt svare på spørsmål fra Generalforsamlingen. Styrets innstilling til vedtak: Strategien godkjennes som vedlagt. Strategi for Nettverksutvalget Formålet til Nettverksutvalget er å være et faglig og miljøskapende interesseutvalg for medlemmene Handelshøyskolen på BI. Vi ønsker å fremme tekniske ferdigheter og kunnskap om relevante programvarer. For å få på plass kvalitetssikrede kurs er vi avhengig av motiverte og engasjerte medlemmer som ønsker å bidra. Utvalget er imidlertid nystartet og har derfor stått ovenfor ulike utfordringer. Vi har ikke rukket å skape en identitetsfølelse i utvalget. En følelse av tilhørighet vil over tid øke engasjementet i utvalget. Dette vil sikre motivasjon blant medlemmene og bidra til raskere vekst. Strategiformuleringen har derfor i denne omgang tatt fokus på kortsiktige målsettinger. Dette er grunnsteiner som må på plass for videre vekst. Målsettinger: 1. NV skal være et engasjerende og motiverende utvalg 2. NV skal være attraktive for studentene på skolen 3. NV skal være attraktive for næringslivet Kritiske suksessfaktorer: 1. Hvordan skape engasjement og motivasjon? For å skape engasjement må vi være inkluderende. Medlemmene skal i større grad inkluderes i planleggingen og utførelsen av aktiviteter i regi av Nettverksutvalget. For å skape en indre motivasjon i arbeidet er det viktig at medlemmene er egnet til jobben. Foreløpig har vi ikke hatt noen form for retningslinjer ved rekruttering i utvalget. Vi har derfor manglet et system for hvordan vi selekterer de mest egnede medlemmene i forhold til utvalgets formål. Sammensetning av medlemsmassen er kritisk for motivasjonsnivået i utvalget. Nettverksutvalget må derfor ha klare retningslinjer for alle rekrutteringsaktiviteter. 2. Hvordan fremstå attraktive for studentene på skolen? Nettverksutvalget tilbyr etterspurt kunnskap blant studentene på skolen. Aktører i næringslivet har uttalt seg med at de savner kunnskap om relevante programvarer blant nyutdannede ved BI. Aktivitetene vi arrangerer er derfor av høy relevans for studentene. Fremover skal Nettverksutvalget bli flinkere til å markedsføre kjernevirksomheten. Hittil har eksterne uttrykt at de er usikker på hva utvalget holder på med. Gjennom strategisk markedsføring skal utvalget sikre et riktig omdømme. Generalforsamling Sakspapirer Nettverksutvalget Side 7 av 25 5

6 3. Hvordan fremstå attraktive for næringslivet? Denne målsettingen er knyttet opp mot de to ovennevnte. Utvalget tilbyr etterspurt kunnskap. Ved å fokusere sterkt på eksterne samarbeid har vi mulighet til å skape et positivt inntrykk i næringslivet. En spesialisert kompetanse vil skille medlemmene positivt ut i jobbsøkingsprosesser. Fremover skal Nettverksutvalget derfor fokusere på å sikre samarbeid med aktører som er relevante for utvalget utfra dets formål. Hva ble vedtatt på generalforsamlingen: Strategien ble godkjent på generalforsamlingen. De kritiske suksessfaktorene ble det derimot lagt mer vekt på nettopp for å fremme viktigheten av dem. Her snakker vi om; bli flinkere til å rekruttere personer med en mer/stor indre motivasjon «nettopp for å bygge videre på den fundamentale plattformen som er etablert», markedsføre utvalget bedre for å fjerne tanken om at NV «er et nettverksbyggende utvalg» og til slutt ble det presisert at NV skal jobbe mot å fremstå som er attraktivt utvalg å ha vært en del av utad, da særlig rettet mot næringslivet. S15-6 Endringsforslag til NVs vedtekter: Alle endringene som ble vedtatt på generalforsamlingen er presisert her. Vedtektsendringer: Definisjon: akklamasjon Gjeldende vedtekt: Voteringsmåte brukt på Generalforsamlingen. Ved akklamasjon ytres enighet gjennom applaus. Erstattet med: Ingen 3.1 Hierarki erstatter 2.2 og 5.1 med følgende: NV er underlagt SBIO der utvalgsansvarlig har overordnet ansvar. Regler gjeldende for SBIO vil også gjelde for NV. Utvalget plikter å følge SBIOs gjeldende retningslinjer, vedtekter og utvalgskontrakter til enhver tid. 3.2 organisasjonskart erstatter 5.5 som var det gamle organisasjonskartet med følgende: 6

7 4.1 Formål er en ny vedtekt som ble vedtatt: Generalforsamlingen er NVs høyeste beslutningsorgan. Generalforsamlingen sitt formål er å sikre en demokratisk forankring av viktige beslutninger som har innvirkning på utvalget og dets medlemmer. 4.2 Saksbehandling erstatter 9.6 med følgende: Generalforsamlingen skal: a) Godkjenne innkalling og saksliste b) Velge møteleder c) Velge referent d) Konstitusjon av Generalforsamlingen e) Godkjenne strategi og langtidsplaner for NV f) Endringer i vedtekter g) Godkjenne NVs budsjett eller revidert budsjett h) Velge eller supplere ansvarlige stillinger i) Behandle innkomne saker 4.3 og 4.4 Møtehyppighet og Innkalling erstatter 9.2 med følgende: 4.3 Møtehyppighet Generalforsamlingen skal avholdes i slutten av høst- og vårsemesteret hvert år. Generalforsamlingen på vårsemesteret skal skje senest 30. april. Dette skal gjøres for å sikre god overlapping ved innstilling av nytt styre. 4.4 Innkalling Innkallelse skal kunngjøres senest tre 3 uker før Generalforsamling. Styret skal tilstrebe å nå samtlige medlemmer i NV med innkallelsen. Senest en 1 uke før Generalforsamlingen skal styret bekjentgjøre den endelige dagsorden og framlegge samtlige dokumenter som skal behandles av Generalforsamlingen. Denne må inneholde eventuelle endringsforslag til vedtektene. 7

8 4.5 Frister erstatter 9.5 med følgende: Følgende frister er gjeldende: Forslag som ønskes behandlet av Generalforsamlingen må være kommet leder i hende innen to 2 uker før Generalforsamlingen avholdes. Kandidater som ikke er innstilt, men som ønsker å opprettholde eller melde sitt kandidatur må meddele dette til HR-ansvarlig senest førtiåtte 48 timer før start av Generalforsamlingen, jf Generalforsamlingsprotokoll skal foreligge senest fire 4 uker etter møtedato, og skal offentliggjøres på en plattform tilgjengelig for alle det måtte angå 4.6 Styrets forpliktelser er en ny vedtekt som ble vedtatt: Styret har som oppgave å forberede, innkalle og gjennomføre Generalforsamlingen, samt innstille til ordstyrer, referent, to 2 protokollunderskrivere og to 2 tellekorps. Styret har ansvar for at dagsorden er tilgjengelig for alle medlemmer av NV. Dersom ingen stillinger i styret er satt, overtar leder styrets forpliktelser overfor Generalforsamlingen. 4.7 Ordstyrer og tellekorps er en ny vedtekt som ble vedtatt: Ordstyrer eller tellekorps kan ikke være personvalgt til tillitsverv på gjeldende Generalforsamling. Tellekorpset skal bestå av minst to 2 representanter, hvorav minst én 1 av representantene skal være HR-ansvarlig. Hvis HRansvarlig ikke eksisterer står styret fritt til å velge tellekorps. Øvrige representanter av tellekorpset utenom HR-ansvarlig skal godkjennes ved avstemning på Generalforsamlingen 4.8 Sammensetning og 4.9 Rettigheter erstatter 9.1 og 9.4 med følgende: 4.8 Sammensetning Generalforsamlingen består av alle aktive medlemmer i NV jf. 10.1, styret og fagansvarlige. Disse utgjør de stemmeberettigede og har tale-, forslags og stemmerett. De stemmeberettigede har én 1 stemme hver. Generalforsamlingen som er innkalt i henhold til vedtektene er vedtaksdyktig med det antall stemmeberettigede som møter. 4.9 Rettigheter Øvrige personer som har adgang til Generalforsamlingen er personer styret inviterer. Disse har dog ingen forslags-, taleeller stemmerett. Hvis personer som ikke er aktivt medlem av NV ønsker talerett, må dette samtykkes av Generalforsamlingen. 8

9 4.10 Votering erstatter 12.1 og 12.2 med følgende: Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle tilstedeværende stemmeberettigede til enhver tid. Vedtak fattes med alminnelig flertall så fremt annet ikke er bestemt. Ved stemmelikhet skal saken opp til ny votering. Ved stemmelikhet for annen gang utgjør leders stemme utslaget Vedtektsendringer erstatter 13.1, 13.3 og 13.4 med følgende: Ordinær Generalforsamling kan vedta vedtektsendringer med høyeste flertall. Det kan ikke fremmes forslag til vedtektsendringer under Generalforsamlingen. Så fremt frister er overholdt jf. 4.5, kan ikke styret nekte fremlegging av vedtektsendringer. Implementering av vedtektsendringer skal skje innen fire 4 uker etter at Generalforsamlingen har funnet sted Iverksettelse (Generell) er en ny vedtekt som ble vedtatt: Alle vedtak fattet på Generalforsamlingen skal iverksettes innen fire 4 uker så langt det lar seg gjøre. Den gamle vedtekten 9.3 ble erstattet med «ingen» 5.1 Avholdelse erstatter 10.1 med følgende: Styret plikter å innkalle til ekstraordinær Generalforsamling dersom styret eller minst femti 50 prosent av medlemsmassen forlanger det. På ekstraordinær Generalforsamling kan kun den eller de saker som har påkrevd generalforsamling behandles. 5.2 Innkalling og 5.3 Frister erstatter 10.2 og 5.3 med følgende: 5.2 Innkalling Innkallelse skal kunngjøres senest to 2 uker før Generalforsamling. Styret skal tilstrebe å nå samtlige medlemmer i NV med innkallelsen. Senest tre 3 dager før Generalforsamlingen skal styret bekjentgjøre den endelige dagsorden og framlegge samtlige dokumenter som skal behandles av Generalforsamlingen. Denne må inneholde eventuelle endringsforslag til vedtektene. 5.3 Frister Følgende frister er gjeldende: Forslag som ønskes behandlet av Generalforsamlingen må være kommet leder i hende innen ti 10 dager før Generalforsamlingen avholdes. 9

10 Kandidater som ikke er innstilt, men som ønsker å opprettholde eller melde sitt kandidatur må meddele dette til HR-ansvarlig senest tjuefire 24 timer før start av Generalforsamlingen. Generalforsamlingsprotokoll skal foreligge senest fire 4 uker etter møtedato, og skal offentliggjøres på en plattform tilgjengelig for alle det måtte angå. Den gamle vedtekten 10.4 erstattes med «ingen» 5.4 Vedtektsendringer erstatter 13.2 med følgende: Ekstraordinær Generalforsamling kan vedta vedtektsendringer med 3/4 flertall, dog med minimum femti 50 prosent av medlemsmassen til stede. Det kan ikke fremmes forslag til vedtektsendringer under Generalforsamlingen. Så fremt frister er overholdt jf. 5.3, kan ikke styret nekte fremlegging av vedtektsendringer. Implementering av vedtektsendringer skal skje innen fire 4 uker etter at Generalforsamlingen har funnet sted. 5.5 Øvrige bestemmelser erstatter 10.5 med følgende: For øvrig får bestemmelsene for ordinær Generalforsamling tilsvarende anvendelse, i henhold til 4 Generalforsamling. 6 Personvalg erstatter 11 valg med ordlyden på paragrafen. 6.1 Anvendelse er en ny vedtekt som ble vedtatt på generalforsamlingen som lyder som følger: Denne bestemmelsen gjelder ved valg av nye representanter til styret og eksisterende verv knyttet til fagansvarlige, jf og Ansvarsområde er en ny vedtekt som ble vedtatt på generalforsamlingen og lyder som følger: Styret er alene ansvarlig for personvalg knyttet til innstilling av nye styremedlemmer og fagansvarlige. Styret skal ta stilling til hver enkelt persons kandidatur. Aktuelle kandidater skal intervjues og referanser skal ringes. 6.4 Taushetsplikt og inhabilitet er en ny vedtekt som ble vedtatt på generalforsamlingen og lyder som følger: Styret er pålagt taushetsplikt under og etter valgprosesser. Styremedlemmer kan ikke delta i beslutninger hvor en selv har personlig interesse. Styremedlemmer skal ikke utnytte sin stilling til å fremme saker som gir personlig vinning. 10

11 5.5 Personvalg på generalforsamlingen erstatter 11.3 med følgende: Endelig valg foretas av Generalforsamlingen etter følgende prosedyre: 1. HR-ansvarlig redegjør for innstillingen på vegne av styret. 2. Kandidater som ikke er innstilt annonserer sitt motkandidatur, herunder også benkeforslag av egen eller annen tilstedeværende person. 3. Kandidater holder sine valgtaler og besvarer spørsmål. Dersom det er motkandidater skal alle kandidater som ikke holder valgtale forlate rommet. 4. Skriftlig votering. Innstilte kandidater skal delta på Generalforsamlingen eller på annen måte være tilgjengelig for Generalforsamlingen. Styret skal offentliggjøre innstillingene til tillitsverv senest fire 4 dager før Generalforsamlingen finner sted. 6.7 Frister og benking erstatter 11.4 med følgende: Kandidater som ønsker å benke må gi skriftlig beskjed til HRansvarlig senest førtiåtte 48 timer før Generalforsamlingen finner sted. Hvis beskjed ikke gis innen fristen, kan ikke motkandidaten benke på Generalforsamlingen. 6.8 Votering erstatter 11.5 med følgende: Vedtak Her ble det vedtatt på generalforsamlingen at: Motkandidater trenger «alminnelig» flertall og ikke høyeste flertall som var forslaget Benking Forslag: Dersom det er mer enn to kandidater og innstilt kandidat ikke oppnår alminnelig flertall, skal innstilt kandidat og øvrig kandidat med høyest stemme holde ett minutts appell før de går videre til ny stemmerunde. Hvis antall stemmer ikke innfris etter andre stemmerunde, fatter inneværende styre vedtak. Vedtatt: Endre vedtekten til at de to med flest antall stemmer skal holde en ny appell Ubesatte stillinger erstatter 11.7 og 11.8 med følgende: 11

12 Ved to 2 eller færre ubesatte stillinger gis styret fullmakt til å utnevne de resterende medlemmer. Dersom leder i NV ikke blir valgt, utsettes valget av de resterende stillinger til leder er valgt. 7.2 Sammensetning erstatter 5.3 med følgende: I styret finnes følgende stillinger: - Leder / President - Økonomiansvarlig / Head of Finance - HR-ansvarlig / Head of Human Resources - Prosjektansvarlig / Head of Project Management - Informasjonsansvarlig / Head of Public Relations - Markedsansvarlig / Head of Market Relations - Sosialansvarlig / Event Manager Styret avgjør selv under hver periode hvem som sitter som nestleder 7.3 Overordnede arbeidsoppgaver er en ny vedtekt som ble vedtatt. 7.5 Funksjonstid og 8.2 Funksjonstid erstatter 6.1 med følgende: 7.5 Funksjonstid Styret har sitt virke i ett år fra hver 1. juni til og med 31. mai året etter 8.2 Funksjonstid Fagansvarlige har sitt virke i ett år fra hver 1. juni til og med 31. mai året etter. 7.6 Plikter ovenfor generalforsamlingen er en ny vedtekt som ble vedtatt på generalforsamlingen. 7.7 Taushetsplikt og inhabilitet erstatter 8.1 med følgende: Styret er pålagt taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder så lenge en sak er under behandling. Ved personlige saker har styret taushetsplikt om sakens fakta og dens behandling, men ikke dens endelige dom. Et medlem av styret kan ikke delta i beslutninger hvor en selv har personlige interesse. Tillitsvalgte i NV skal ikke utnytte sin stilling til å fremme saker som gir personlig vinning. Gjeldende vedtekt: «Vedtektsforskrifter om behandling av disiplinærsaker» erstattes med «ingen» 7.9 Valg av styremedlemmer og 8.4 Valg av fagansvarlig erstatter 5.9 med følgende: 12

13 7.9 Valg av styremedlemmer Valg av styremedlemmer skjer ved personvalg på Generalforsamling, jf Valg av fagansvarlige Eksisterende verv Valg av representanter til eksisterende verv skjer ved personvalg på Generalforsamling, jf Nye verv Etablering av nye verv knyttet til fagansvarlige skjer utenfor Generalforsamlingen og kun ved behov. Prosjektansvarlig er ansvarlig for å holde oversikt over hvilke behov utvalget står ovenfor. Prosjektansvarlig skal ta en vurdering av det nye vervet og sammen med HR-ansvarlig finne aktuelle kandidater. Kandidater skal intervjues og referanser skal ringes. Prosjektansvarlig skal deretter sammen med HRansvarlig gi en anbefaling til styret som tar en endelig beslutning av vervet og kandidaten ved alminnelig flertall Avsettelse og 8.5 Avsettelse erstatter 7 Eksklusjon ( 7.1, 7.2 og 7.3) med følgende: 7.10 Avsettelse Ordning Representanter i styret som undergraver sine plikter eller arbeidsoppgaver skal få en skriftlig advarsel fra leder. Advarsler er gjeldende per skoleår. Øvrige styremedlemmer avgjør om det foreligger grunnlag for avsettelse hvis et styremedlem til sammen har fått to 2 skriftlige advarsler innenfor ett skoleår. Leder skal få en skriftlig advarsel fra HR-ansvarlig hvis øvrige styremedlemmer forlanger det ved høyeste flertall. Advarsler er gjeldende per skoleår. Øvrige styremedlemmer avgjør om det foreligger grunnlag for avsettelse hvis leder til sammen har fått to 2 skriftlige advarsler innenfor ett skoleår Saksbehandling Pårørende har talerett i saken om avsettelse, men ikke stemmerett. Øvrige styremedlemmer fatter vedtak ved høyeste flertall Rettigheter Vedtak knyttet til avsettelse kan ankes til HR-ansvarlig senest to 2 uker etter at endelig dom er fattet. HR-ansvarlig vil da gjennomgå styrets saksbehandling og påse at gjeldende retningslinjer er fulgt. HR-ansvarlig skal tilstrebe å behandle saken innen to 2 uker. Vedtak knyttet til avsettelse av HR-ansvarlig kan ankes til leder senest to 2 uker etter at endelig dom er fattet. leder vil da 13

14 gjennomgå saksbehandlingen og påse at gjeldende retningslinjer er fulgt. Leder skal tilstrebe å behandle saken innen to 2 uker. 8.5 Avsettelse Ordning Fagansvarlige som undergraver sine plikter eller arbeidsoppgaver skal få en skriftlig advarsel fra leder. Advarsler er gjeldende per skoleår. Øvrige styremedlemmer avgjør om det foreligger grunnlag for avsettelse hvis en fagansvarlig til sammen har fått to 2 skriftlige advarsler innenfor ett skoleår Saksbehandling Pårørende har talerett i saken om avsettelse, men ikke stemmerett. Styret fatter vedtak ved høyeste flertall Rettigheter Vedtak knyttet til avsettelse kan ankes til HR-ansvarlig senest to 2 uker etter at endelig dom er fattet. HR-ansvarlig vil da gjennomgå styrets saksbehandling og påse at gjeldende retningslinjer er fulgt. HR-ansvarlig skal tilstrebe å behandle saken innen to 2 uker Fratredelser og 8.6 Fratredelser erstatter 6.2 med følgende: 7.11 Fratredelse Tillitsvalgte i styret har rett til å fratre sitt tillitsverv før funksjonstiden opphører. Hvis en tillitsvalgt ønsker å fratre sin stilling må vedkommende orientere leder og øvrig styremedlemmer. 8.6 Fratredelse Fagansvarlige har rett til å fratre sitt tillitsverv før funksjonstiden opphører. Hvis en fagansvarlig ønsker å fratre sin stilling må vedkommende orientere leder, prosjektansvarlig og HR-ansvarlig Innsettelse av ny person ved fratredelse eller avsettelse og 8.7 Innsettelse av ny person ved fratredelse eller avsettelse begge to nye paragrafer som ble vedtatt på generalforsamlingen. 8.1 Oppgaver erstatter 5.4 med følgende: Fagansvarlige er underlagt prosjektansvarlig. Deres interesser skal kommuniseres til styret via prosjektansvarlig. Fagansvarlig er ansvarlig for rådgivning og prosjekter tilknyttet 14

15 opplæringsaktiviteter, og skal sørge for at innholdet i opplæringsaktivitetene er relevante for studentene på BI. 8.3 Forpliktelser, 7.1 Oppgaver og 7.8 Styremøter erstatter 5.2, 5.6, 5.7 og 5.8 med følgende: 8.3 Forpliktelser Fagansvarlige plikter å utføre alle arbeidsoppgaver pålagt av prosjektansvarlig, og øvrige arbeidsoppgaver som er forventet ut fra vervets art. Fagansvarlige plikter også å møte på alle møter innkalt av styret. De plikter også å overholde samme regler gjeldende for medlemmene, jf Oppgaver Styret skal stå for den daglige driften av NV, samt iverksette Generalforsamlingen og styrets bestemmelser. Styret fastsetter selv sin forretningsorden. Styret plikter å utføre alle arbeidsoppgaver i henhold til vedtektene, og øvrige arbeidsoppgaver som er forventet ut fra vervets art. De plikter også å overholde samme regler gjeldende for medlemmene, jf. 10. Styret skal føre nødvendig kontroll med NVs strategi, drift og økonomi i henhold til de til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser. Styret har ansvaret for gjennomføring av Generalforsamlingen, og leder har ansvaret for utarbeidelse av utvalgets semesterberetning. 7.8 Styremøter Møtehyppighet Styret avholder møter når leder eller minst to 2 av styrets øvrige medlemmer ønsker det Vedtaksdyktighet Alle styremedlemmer har møteplikt på styremøter. Styret er vedtaksdyktig når minimum fire 4 av styrets representanter er til stede, da forutsatt at alle styremedlemmer er gitt rimelig mulighet til å delta i behandlingen av saken Saksbehandling Saker som ønskes behandlet på styre- eller informasjonsmøter må innleveres skriftlig til leder senest kl. 12:00 to 2 virkedager før møtet. Styret fører protokoll over saksbehandlingen. Saker i styret avgjøres ved alminnelig flertall av de tilstedeværende. Ved stemmelikhet gjør leders stemme utslaget. 9 Valgkomiteen er en ny paragraf hvorav navnet ble vedtatt. 9.1 Formål er en ny underparagraf av 9 som ble vedtatt og lyder som følger: Valgkomiteen er et innstillende organ for medlemsmassen. Valgkomiteen skal på oppfordring fra styret bistå som et rådgivende organ i valgprosesser. 15

16 9.2 Oppgaver er en ny underparagraf av 9 som ble vedtatt og lyder som følger: Valgkomiteen skal bidra til at de best egnede kandidatene opptas som medlemmer i utvalget. Før valgprosessen skal Valgkomiteen stille til orienteringsmøte med leder og prosjektansvarlig. På møtet gjennomgår partene retningslinjer, frister, utlysninger og prosedyrer. Leder har ansvar for innkalling. Valgkomiteen skal ta stilling til hver enkelt persons kandidatur. Aktuelle kandidater skal intervjues og referanser skal ringes. Valgkomiteen har selv endelig ansvar for innstilling av nye medlemmer. Innstillingen skal kunne begrunnes godt. Mangfold skal etterstrebes. 9.3 Sammensetning og funksjonstid en ny underparagraf som ble vedtatt, men må endres noe etter hva som ble vedtatt på generalforsamlingen: - Her må det spesifiseres at det skal sitte en annen fra styret i tillegg til HR-ansvarlig. - Når det kommer til hvem som skal sitte i valgkomiteen så er det styret som fatter beslutningen, men det må være minst et medlem i valgkomiteen. 9.4 Taushetsplikt og inhabilitet er en ny paragraf som ble vedtatt og lyder som følger: Valgkomiteens medlemmer er pålagt taushetsplikt under og etter valgprosesser. Et medlem av Valgkomiteen kan ikke delta i beslutninger hvor en selv har personlig interesse. De tillitsvalgte skal ikke utnytte sin stilling til å fremme saker som gir personlig vinning Medlemmer erstatter 3.1 med følgende: Utvalgets medlemsmasse anses som de aktive og inaktive medlemmene Aktive medlemmer Aktive medlemmer er de personer som har blitt godtatt av styret i samråd med valgkomiteen til å være medlemmer av utvalget, jf Inaktive medlemmer Inaktive medlemmer er de personer som på et tidspunkt har vært aktive medlemmer, men som har valgt å trekke seg fra utvalget. Disse har fått tilbud av styret om å bli medlem i alumnigruppen som inaktivt medlem. Nåværende 3.3 ble besluttet endret til «Ingen» 10.3 Forpliktelser og 10.4 Eksklusjon erstatter 3.4, 4.5 og 3.6 med følgende: 10.3 Forpliktelser Medlemmene plikter å gjøre seg kjent med og overholde vedtektene og gjeldende bestemmelser. Medlemmer har møteplikt på Generalforsamlingen og utvalgets aktiviteter. 16

17 10.4 Eksklusjon Ordning Medlemmer som forsettlig eller grovt uaktsomt har voldt skade på NVs og/eller Handelshøyskolen BIs eiendom, omdømme, medlemmer, eller aktivt undergraver NVs vedtekter eller pålagte arbeidsoppgaver eller forpliktelser, skal få en skriftlig advarsel fra HR-ansvarlig. Advarsler er gjeldende per skoleår. Styret avgjør om det foreligger grunnlag for eksklusjon hvis et medlem til sammen har fått to 2 skriftlige advarsler innenfor ett skoleår Saksbehandling Pårørende har talerett i saken om avsettelse, men ikke stemmerett. Styret fatter vedtak ved alminnelig flertall Rettigheter Vedtak knyttet til eksklusjon kan ankes til HR-ansvarlig senest to 2 uker etter at endelig dom er fattet. HRansvarlig vil da gjennomgå styrets saksbehandling og påse at gjeldende retningslinjer er fulgt. HR-ansvarlig skal tilstrebe å behandle saken innen to 2 uker Fratredelse er en ny paragraf som ble vedtatt og lyder som følger: Medlemmer har mulighet til å fratre som medlem i NV når som helst. Hvis et medlem ønsker å fratre som medlem må vedkommende orientere HR-ansvarlig. Vedkommende får da tilbud om å bli medlem i utvalgets alumnigruppe. Personen anses da som et inaktivt medlem, jf Opptak av medlemmer erstatter 4.1, 4.2, 4.3 og 4.4 med følgende: Bestemmelser Opptak av nye medlemmer skal skje ved behov ordinært ved semesterstart høst og vår. HR-ansvarlig er ansvarlig for å holde oversikt over hvilke behov utvalget står ovenfor. Det kan kun avholdes opptak utenom ordinære tider ved behov Ansvarsområde Valgkomiteen skal på orienteringsmøtet med leder og prosjektansvarlig bestemme hvor mange nye medlemmer som kan bli tatt opp i utvalget. Valgkomiteen er alene ansvarlig for gjennomføring av rekrutteringsaktiviteter. Ved endelig vurdering av alle aktuelle kandidater skal valgkomiteen ta en felles beslutning ved alminnelig flertall. 11 Ikrafttredelse er en ny paragraf som ble vedtatt og lyder som følger: Gjeldende fra Versjon revisjon, Versjon

18 Det nye styret i NV: I henhold til 5.3 skal styret i NV bestå av følgende stillinger: -Leder/ President Petter Markussen -Økonomiansvarlig/ Head of Finance John Hill Yip -Prosjektansvarlig / Head of ProjectManagement Kristina Hedberg -Informasjonsansvarlig / Head of Public Relations Robert Andersen -Markedsansvarlig / Head of Market Relations Kristine Hauglum Holter -Sosialansvarlig / Event Manager - Aleksander Nordfjord Fagansvarlig i NV: Det fremgår i 5.4 Fagansvarlige er underlagt prosjektansvarlig. Fagansvarliges interesser skal kommuniseres via prosjektansvarlig. Fagansvarlig er ansvarlig for rådgivning og prosjekter tilknyttet opplæringsaktiviteter, og skal sørge for at innholdet i opplæringsaktivitetene er relevante for studentene på BI. - Microsoft Excel Sujan Subas Chandran - Webutvikling Isabel Sandvær 18