For at du skal kunne registrere timer elektronisk, forutsettes det at du har mottatt en e post fra ditt lokale avløserlag.

Transkript

1 Ansattportal Webtemp For at du skal kunne registrere timer elektronisk, forutsettes det at du har mottatt en e post fra ditt lokale avløserlag. Denne e posten inneholder brukerid, passord og en link til innloggingssiden. Vær OBS på at passordet som er gitt i e posten bare er gyldig i en uke. Derfor må du bytte passord til ditt eget. Dette er et valg i menyen på venstre side når du er logget inn. Slik ser e posten som du mottar ut: Du logger inn i Webtemp slik Kopier ditt passord. (Kun bokstavene) Klikk på linken gitt i e posten. Linken tar med seg din «innloggingsid», som er ditt kandidatnummer. Lim så inn ditt passord og klikk logg inn. Dersom linken ikke fungerer, meld fra om problemet til laget ditt. Du kan da kopiere linken og lime den inn i din nettleser. Resten av prosedyre med passord er som beskrevet over. Etter at du har logget inn i Webtemp, kan du fylle ut din CV, legge til og oppdatere personopplysninger, bytte passord, se dine aktive oppdrag samt registrere dine timer. Alle valg finner du i menyen på venstre side i ditt skjermbilde.

2 Registrere timelister Dersom du ikke har aktive oppdrag, er det ikke mulig å levere timelister. Ta da kontakt med avløserlaget, slik at de kan opprette oppdraget. Dersom du er avløser hos forskjellige bønder, må du starte med å velge oppdrag. Altså hvilken bonde timene skal føres på og hvilken periode timene gjelder for. Timer registrerer du med å velge verdien «På jobb» for de dagene du har vært på jobb. Dersom du har arbeidet morgen og kveld, finnes det et plusstegn bak verdien «På jobb». Trykk på plusstegnet og du får opp en ny linje til å føre ettermiddag/kveld

3 på. Klokkeslett og eventuelle pauser legges inn. Du kan også legge inn en kommentar, om det er noe din lønnsansvarlig trenger å få beskjed om. Foreløpig kladd lagrer førte timer. Når måneden er over, kan du sende inn endelige timer ved å trykke på «Innlever timelisten for endelig behandling». Bonden du har utført oppdrag hos, vil da få en automatisk tilsendt e post om at du har levert timeliste som krever hans godkjenning. Denne utsendingen skjer automatisk en dag etter lønnsperiode. Dersom bonden ikke godkjenner får han et nytt varsel etter tre dager. Laget har også mulighet til å godkjenne timelister som ikke blir godkjent av bonden. Laget vil da ta kontakt med bonden, for å få godkjenning. Når timene er godkjent av bonde, er det klart for utbetaling. Husk å levere timene dine innen fristen. Dersom bonden ikke har mulighet til å godkjenne timelisten elektronisk, kan du skrive ut timeliste og få bondens underskrift på denne, eller det er mulig å lage til en avtale mellom bonden og laget, slik at du likevel kan levere elektronisk timeliste. Dersom du har jobbet helg, og det er avtalt at du skal ha betalt helgetillegg, eller om det avtalt andre tillegg, blir dette lagt inn i avtalen i oppdraget, og vil automatisk bli regnet ut. Men dersom det ikke er med i avtalen, må du informere laget, og eventuelt skrive det i kommentarfeltet.

4 Når du er innlogget i webtemp, ser du også om avløserlaget mangler informasjon om deg. Dette kan være personnummer, korrekt adresse eller bankkonto. Vi er avhengig av korrekt personnummer for å hente skattekort elektronisk. Annen nødvendig informasjon må legges inn slik at laget får tilgang til den. Du ser også hvilken periode du leverer timeliste for. Vær obs på at om du logger deg inn i oktober, og skal levere timer for september, må du bla tilbake en periode. Du logger inn i den måneden vi er i. Dersom du har oppdrag hos flere bønder, er det også viktig at du passer på at timene blir ført på rett oppdragsgiver. Mer utfyllende informasjon finner du her; Ny personvernforordning I samband med at EU sin personvernforordning (GDPR) blir norsk lov i 2018, trenger vi ditt samtykker for å kunne behandle dine personopplysninger. I menyen er det lagt til et nytt felt der du kan gi ditt samtykke. Huk av for både at du har lese og godtar vilkåra for standard bruk og samtykke eksport nettsider. LYKKE TIL! Om det er noe du ikke får til, eller har du utført oppdrag som ikke er registrert, slik at du får levert timelister? Ta da kontakt med ditt avløserlag. De vil være behjelpelige og fikse det som fikses kan.

5 Kundeportal Webtemp For at du skal kunne logge deg inn på din side i Webtemp, forutsettes det at din e- postadresse er registrert hos avløser laget. Ved å benytte Webtemp får du følgende muligheter: Bekrefte timelister Tilgang til ordrebekreftelser Oversikt over og kan åpne fakturaer/kreditnotaer samt se inn- og utbetalinger Forlenge pågående oppdrag Registrere uløste oppdrag (dvs. "bestille" avløser via et elektronisk skjema) Registrere oppdrag, og avtale direkte med tidligere innleide avløsere Når vi har registrert din e-postadresse, vil du få tildelt rettigheter fra laget. Og når laget har produsert oppdrag mellom deg og vikar, vil begge parter få tilsendt en e-post. Denne e- posten inneholder innloggings informasjon; Id og passord. Vær obs på at passordet er gyldig i en uke.

6 Slik logger du inn til din side i webtemp Åpne e-posten du har fått fra laget. Merk passordet og kopier. Klikk så på linken som er gitt i e-posten. Den vil da ta deg til webtemp sin innloggingsportal. Linken er unik for din bruker. Lim passordet inn på gitt plass. Tykk deretter logg inn. Dersom linken ikke fungerer, meld fra til avløser laget. Alternativt, kan du merke hele linken, høyre klikk med datamusen og velg kopier. Gå så i din nettleser, lim inn linken og trykk Enter. Videre er det å angi passord og logg inn. Når du er logget inn på din side, vil ditt skjermbilde se slik ut. Du finner menyen til venstre. Dersom du ikke får opp alle verdiene i menyen, mangler du rettigheter. Disse kan du få ved å henvende deg til ditt avløser lag. Rettigheter er unik for din bruker, og må tildeles. Derfor har du dem ikke automatisk. Alt som er merket blått, er linker. Det vil si at du kan klikke på de, og du vil få opp nye sider.

7 1. Timelister Klikker du på Timelister, får du opp en oversikt over timelister til de oppdrag som er opprettet. Vær obs på at du logger inn i aktiv måned. Det vil si at dersom du logger deg inn 3. november for å godkjenne timelister for oktober, må du tilbake på oktober for å finne den innleverte timelista. Du vil her ha full oversikt over status på timelister. Når kandidaten ikke har levert inn timeliste, er status «Ikke innlevert av vikaren enda», innleverte timelister har statusen «Innlevert til behandling». Dersom det ikke er aktive oppdrag mellom bonde og avløser, er status at det er «Ingenting å innlevere». Timelister som er innleverte og utbetalte, har status som «Behandlet» Rutine for godkjenning av timelister Etter at avløseren har levert inn timelisten til godkjenning vil du som oppdragsgiver få tilsendt en e-post om at det er innlevert timelister som krever din godkjenning. Denne e- posten er en automatisk utsending fra Webtemp. Du vil motta denne på dag en etter lønnsperiodens slutt. Dersom du ikke godkjenner timelisten, vil det på dag tre gå ut en ny automatisk e-post med påminning om at det er timelister som er klare for innlevering. Når du får denne e-posten, følger du prosedyre for innlogging. Etter at du er logget inn, velger du «Godkjenne timeliste» Dersom avløseren har oppdrag, som går over mer enn en lønnsperiode, er det mulig å levere timer tilbake i tid. Dersom dette er tilfelle, kan du bla deg bakover måned for måned. Månedene finner du øverst i venstre hjørnet. Etter at timelistene er behandlet, navigerer du deg tilbake ved å trykke på «tilbake til portalen».

8 2.Oppdrag Klikker du på Oppdrag, kan du enkelt se hvilke oppdrag som er registrert mellom deg og avløser, eller «bestillinger» fra deg som ikke er løst enda. Her finner du informasjon som navn, stilling, dato for når oppdraget starter og når det slutter. Trykker du deg inn på verdien «Innleide medarbeidere», og videre trykker på oppdragsnummeret, får du opp bildet som vist under. Det er da enkelt selv forlenge oppdrag. Sett da inn ny «Til dato» og klikk på «Lagre ny dato». Eller du kan opprette et helt nytt oppdrag. Fyll ut alle felt og klikk «Ny bestilling». 3. Bytte passord Velg Bytt passord i menyen til høyre, og du får opp valg om å taste inn nytt passord, gjenta nytt passord og klikk «lagre nytt passord». Ditt nye passord er nå registrert og du kan benytte dette neste gang du skal logge inn i webtemp.

9 4. Fakturaer Som du ser i menyen til venstre, har du full oversikt over din reskontro. Du kan se reskontro for inneværende år, samt to foregående år. Velg faktura år, og du vil få opp alle oppføringer, både faktura og inn-/utbetalinger. Alle fakturanummer er linket, det vil si at om du klikker på fakturanummer, får du fakturaen frem som en pdf-fil. Nederst i skjermbildet har du også full oversikt over ditt tilskudd. Og har du refusjon til sjukdomsavløsning, så vil dette vise her også.

10 5. Postkasse I postkassen finner du alle e-poster som er kommunisert mellom deg som bruker og deg som kunde. Alle e-poster eller henvendelser er datert. Fakturaer er vedlagt som pdf-fil. Det vil si at du kan dobbel trykke på denne og får da opp fakturaen. I menyvalget «postkasse» kan du kommunisere med ditt lokale avløser lag. Trykk da på «Skriv til oss». Tast inn emne. Last opp eventuelt dokument som du vil ha vedlagt. Skriv din beskjed i meldings boksen og trykk send.

11 En pivottabell er en tabell eller et regneark som tillater oss å samhandle eller å kompilere det vil si å sammenstille data fra ulike kilder og se forskjellene i en ekstremt stor gruppe av informasjon. Som navnet antyder, kan rader og kolonner dreies for å vise forskjellige sammendrag av de opprinnelige dataene, mens detaljene kan sees for bestemte områder. Pivottabeller er nyttige for enormt store mengder med data som er samlet på steder eller som er relatert til hverandre. Vi kan legge til en lang liste med tall og bestemte fakta om dataene som skal vises. For at en pivottabell skal eksistere, må det være kildedata i noen form for organisering, slik som vi har i Webtemp. Dataene som vises, finner pivottabellen fra Webtemp. Informasjonen vil gi hva Excel kaller en oppsummering av flere rader med informasjon. Radene vil ha lignende data, med varierende kategorier. Pivottabellen vil tillate brukeren å organisere dataene med bevegelse. Etter å ha organisert kildedata i kolonner og rader, så skapes det en pivottabellrapport. Når du har valgt hvilke data du vil sammenstille, får du opp en sammenstilling av all data som er i Webtemp for den aktuelle rapporten du har valgt. Videre kan du arbeide med de data som vises i rapporten. Når du har laget pivottabellen vil en verktøylinje og en pop up boks vises på skjermen, med kolonneoverskrifter oppført innenfor boksen. Dra kolonneoverskriftene til der du ønsker på Pivottabell. Kolonneoverskriftene kan fjernes fra pivottabell ved å dra dem tilbake inn i pop up boksen. Fordelen med en pivottabell er at du selv kan bestemme hvilke data som skal vises og justere disse etter behov. Pivottabell rapporten kan om ønskelig eksporteres til et vanlig Excel ark.

12 Faktura/kreditnota og bankavstemming Når reskontro er overført til Webtemp vil alt med fakturering, inn og utbetalinger med mer bli behandlet i Webtemp. Kunden vil da til enhver tid ha fullstendig oversikt over sin «saldo» i laget via kundeportalen. Fakturering Det er to typer fakturering i Webtemp 1. Fakturere utleie 2. Fakturere løse fakturaer Fakturering i fra Webtemp blir kategorisert som enten Utleieoppdrag eller Rekruttering/ annet. Rekruttering/annet bestå av andre produkter som skal belastes kunde. Dette kan være kontingent, husleie, renter, landbruksvikar eller andre tjenester og varer. Fast sats på Landbruksvikar kan enten faktureres direkte, eller faktureres som en del av utleieoppdraget. Det er mulig å begrense kostnaden til kunde for et utleieoppdrag til en makssats. Dette blir regulert av den avtalen som blir brukt i oppdraget. Fakturering av Rekruttering/annet skiller seg fra ekstra fakturering direkte på et oppdrag ved at det blir produsert egne fakturalinjer på kunde, som kommer på en separat faktura. En faktura kan sendes på flere måter. 1. Papirformat 2. Elektronisk faktura 3. EHF faktura 4. Avtalegiro 5. Autogiro Kreditering Kreditering blir gjort enten ved å krediter en faktura eller deler av denne direkte, eller ved å lage en kreditnota som en løs fakturering. 1. Søk opp kunde som skal krediteres. 2. Gå til fanen «Faktura» og finn den fakturaen som skal krediteres. 3. Gå til menyknappen oppe i høgre hjørnet og velg «opprett kreditnota». Du kan da velge om du skal kreditere en eller alle timelistene på fakturaen. Kreditering av faktura blir bokført direkte mot reskontro, mens en kreditnota først blir bokført når den blir eksportert. Bankavstemming Bankkontoen blir avstemt i Webtemp ved å importere filer fra nettbank. Filene lagres i mapper som Webtemp automatisk leser inn fra. Det er to filer som skal hentes i nettbank; OCR retur med oversikt over betalte faktura og en egen fil med bankavstemming som inneholder informasjon om alle kontobevegelser. Den siste filen holder kontroll på alle inngående og utgående beløp på konto og brukes for å avstemme Webtemp i forhold til

13 bank. På denne måten vil Webtemp holde seg helt ajour med kundenes reskontro og til enhver tid utestående saldo. Oppdatere fra nettbank (Timelister/faktura > Bankavstemming) Fil(er) hentes i nettbank med jevne mellomrom. Man bestemmer selv hvor ofte dette gjøres, men avstemming må være oppdatert før fakturering for å få korrekt saldo på faktura. For å oppdatere filer hentes disse først i nettbank ved å gå inn på Hent filer. Etter at filer er lastet ned, må man gå inn i Timelister/faktura > Bankavstemming for å oppdatere Webtemp. Det er viktig at dette blir gjort hver gang man har hentet filer i nettbank. Dersom det er OCRfiler som ikke er hentet vil man få beskjed om dette i Bankavstemmingsvinduet. Linjer med utbetalinger må knyttes mot korrekt hovedbokskonto. Dobbeltklikk på linjene for å legge inn korrekt opplysning. Det er muligheter for å legge inn egne linjer i bankavstemming dersom det er behov for det. Oversikt over saldo (Timelister/faktura > Oversikt utestående) Du vil til enhver tid ha oppdatert oversikt over saldo til den enkelte kunde ved å velge Timeliste/faktura > Oversikt utestående. Denne oversikten er sortert fra den som skylder mest til den som har mest til gode. Øverst i vinduet er det en oversikt som viser hvor mye kunder skylder og har til gode. I tillegg viser total kundesaldo som skal stemme overens med konto 1512 i regnskap. Om en kunde ikke skal være med på purring så må det «hukes av» for dette her. Purring (Timelister/faktura > Purrebrev utskrift) Purringer på utestående kjøres ved hjelp av valget Timelister/faktura > Purrebrev utskrift. Da vil det bli produsert purring på papir klar til utskrift. Du velger i vinduet Oversikt over utestående hvem som skal purres eller ikke. Konteringsbilag (Timelister/faktura > Eksportfil faktura) Når reskontro er overført til Webtemp skal ikke faktura lengre importeres til regnskap. Når du fakturerer vil det samtidig bli skrevet ut et konteringsbilag som viser de bilag som skal føres i regnskap. Det er dessverre ikke noen mulighet for å importere disse bilagene i dag. Disse få linjene må derfor punches manuelt. For å føre bilag mellom faktureringer, for blant annet å holde 1512 oppdatert, kan eksportvalget Timelister/faktura > Eksportfil faktura > Opprett fil med ikke overførte bankbevegelser kjøres. Denne vil da skrive ut et konteringsbilag som føres i regnskap.

14 KURSPLAN WEBTEMP II DAG 1 TYSDAG 29. MAI :00 16:00 MASSEKOMMUNIKASJON o o o o GRUPPERING E POST OG SMS RENTEBEREKNING MASSEFAKTURERING 16:00 18:00 RAPPORTAR o o o o SØK TIL UTVAL SØKEKRITERIER REDIGERING AV SØK PIVOTTABELLAR DAG 2 ONSDAG 30. MAI :00 11:00 PORTAL OG TILGANG o o o o GJENNOMGANG AV KUNDE OG KANDIDATPORTAL KONTAKTPERSON KUNDERETTIGHETAR ORDREBEKREFTING 11:00 11:30 UTSJEKK 11:30 13:00 BANKAVSTEMMING o o o BILAGJOURNAL FAKTURA OG KREDITNOTA FAKTURAJOURNAL 13:00 LUNSJ

15 Massefakturering Masse fakturering er aktuelt dersom du skal fakturere samme produkt til mange kunder. I stedet for å søke opp hver enkelt kunde og legge til en faktura linje, kan du massefakturere. Det kan for eksempel være at du skal fakturere medlemskontingent. Søk frem det utvalget kunder som skal massefaktureres, og registrer deretter en fakturalinje lik den som skal massefaktureres på en av disse kundene. I fakturalinjeregistreringen ligger det et felt (nederst) som heter «massefakturer». Legg inn verdien ja i dette feltet, og lagre fakturalinjen. Slik går du frem: Kunde > søk til utvalg (flettebrev/etiketter/e mail etc.) Sett eventuelle begrensninger til hvem av kundene som skal faktureres. For eksempel alle kunder som er aktiv, eller kun kunder som omsetter mer enn ett gitt beløp. Når utvalget er satt, Lagre. Trykk Ok på attention meldingen som kommer opp. Du vil da få opp en liste med utvalgte kunder. Dersom det er noen som er med i utvalget, som du allikevel ikke skal fakturere, merk kunden og trykk delete. Dersom det gjelder flere kunder, merker du øverste linje, holder inne shift tasten på tastaturet og merk den nederste linja. Da vil alle i mellom øverst og nederst bli merka og du kan trykke delete. Utvalgslista og søk frem en av kundene som skal massefaktureres. Trykk på ny linje til fakturering og legg inn produkt, Antall, enhetspris. Eventuelt en kommentar og sett verdien «ja» i det nederste feltet der det står «massefakturer». Og lagre.

16 Massekommunikasjon i Webtemp I Webtemp skal all din kommunikasjon med kunder og kandidater kunne logges. Dette gjelder også E post, SMS og telefoner. Både inngående og utgående. Dersom kunder eller kandidater sender e post eller SMS gjennom sin portal i Webtemp, vil dette komme opp som eit varsel/hendelse i dashbordet. Dashbordet finner du ved å trykke deg inn på Annet og vis dashbord. Da vil du få varslene opp som røde rundinger med antall, som vist i bildet under. I WebTemp skal all din kommunikasjon med kunder og kandidater/medarbeidere kunne logges. Dette gjelder Epost, SMS og telefonsamtaler, både inngående og utgående. Menyvalg "Epost / SMS /Telefoni" Menyvalg Ny epost Ny SMS Ny telefonlogg Min innboks Kommentar Oppretter en ny blank epost. Oppretter en ny blank SMS. Oppretter ny loggføring av en inn eller utgående telefonsamtale. En oversikt over inngående Epost og SMS der du står som mottaker. Listen kan endres til å vise epost/sms for hele avdelingen.

17 Menyvalg Min utboks Min telefonlogg Sett inn vedlegg som PDF Kommentar En oversikt over utgående Epost og SMS der du står som avsender. Listen kan endres til å vise epost/sms for hele avdelingen. Inn og utgående telefonsamtaler som er logget via "Ny telefonlogg" funksjonen eller via Webtemp sin mobiltelefon "App'en" for Android "Av/På" funksjon (hvis menyvalget vises huket av, står funksjonen på) som konvertererer MS Word dokumenter til PDF før de settes inn i eposten.

18 RAPPORTER De omfattende rapporteringsmulighetene i Webtemp stiller seg opp som Excel pivot tabeller, som deretter kan stilles opp på en hvilken som helst måte. Det krever ikke Excel kunnskap å ta ut den første rapportoppstillingen, men det krever noe kunnskap å endre på oppstillingene. Menyvalg AA registeret Angi MS Excels kommategn Bilagsjournal Dagbok Evaluering medarbeidere Kommentar Rapporterer hvilke meldinger som må innrapporteres til AA registeret i rapportperioden. Rapporten vet hva som er innmeldt via tidligere rapporter, og sammenligner dette med dagens status, og legger dette inn som nye meldinger. Endringer i arbeidsforhold, arbeidssted og arbeidstid omfattes av rapporten. Tas denne rapporten ut med jevne mellomrom, er det ikke særlig arbeidskrevende å følge opp AA registeret. Dersom Excel ønsker kommategnet som "," (komma) og ikke "." (punktum), kan dette angis her, Dette kan variere litt uforutsigbart fra installasjon til installasjon, og kan være årsaken dersom rapporter inneholder feilaktige og altfor høye rapportverdier. Viser en bilagsjournal (posteringsjournal) for rapporteringsperioden. Rapporterer alt som er ført i dagboken med dato i rapporteringsperioden (kan vise hvor mange ganger hver enkelt aktivitet er utført i en periode, og av hvem) Rapporten tar utgangspunkt i evaluerings skjema - utleieoppdrag som er innlevert i rapporteringsperioden, og rapporterer på spøsmål, svar, kunder, medarbeidere og kundekonsulenter.

19 Menyvalg Evaluering rekruttering Fakturajournal Ikke fakturert / ikke avlønnet Markeds statistikk kandidater Markeds statistikk kunder Nullstill datagrunnlag Nøkkeltall Omsetning annet Omsetning rekruttering Omsetning utleie Ordrereserve Rekruttering Spesifisert kundereskontro Kommentar Rapporten tar utgangspunkt i evaluerings skjema - rekrutteringsoppdrag som er innlevert i rapporteringsperioden, og rapporterer på spørsmål, svar, kunder, medarbeidere og kundekonsulenter. Viser en formatert fakturajournal for rapporteringsperioden. Rapporten tar utgangspunkt i timelister og rekrutterings fakturalinjer som enda ikke er fakturabehandlet, men ligger klar i systemet. Rapporten tar utgangspunkt i alle medarbeidere som er registrert med lønnstakernummer i rapporteringsperioden, og rapporterer på feltet "Funnet gjennom" (for å analysere hva som er utløsende faktorer for kundetilstrømningen). Rapporten tar utgangspunkt i alle kunder som er registrert med en "aktiv" status i rapporteringsperioden, og rapporterer på feltet "Funnet gjennom" (for å analysere hva som er utløsende faktorer for kundetilstrømningen). Dersom man bruker "OpenOffice pakken" (i motsetning til MS Office), vil dette valget slette rapportgrunnlaget, slik at en tilrettelagt rapport kan tømmes kan "lagres" i "tømt" tilstand til senere bruk. Henter ut endel nøkkeltall for valgt periode, og stiller dem opp nøkkeltallskategori for nøkkeltallskategori. Rapporterer på faktureringen av "løse fakturaer" (ikke utleie eller rekruttering) i rapporteringsperioden (basert på fakturadato), og lar deg stille opp dette på en hel rekke måter. Kan rapportere på fakturaverdi og fordele dette på kunder, avdelinger etc. Rapporterer på rekrutterings faktureringen i rapporteringsperioden (basert på fakturadato), og lar deg stille opp dette på en hel rekke måter. Kan rapportere på fakturaverdi og fordele dette på kunder, avdelinger etc. Rapporterer på utleie faktureringen i rapporteringsperioden (basert på fakturadato), og lar deg stille opp dette på en hel rekke måter. Kan rapportere på timer, dekningsbidrag, fakturaverdi og fordele dette på kunder, medarbeidere, avdelinger etc. Rapporten gjør en beregning med henhold til alle oppdrag som løper i rapportperioden med henhold til antall timer som skal jobbes, forventet omsetning og dekningsbidrag. Dette er forventete tall med utgangspunkt i ordrereserven, og ikke basert på faktiske timelister. Rapporterer på alle rekrutteringsoppdrag som har endret status i rapporteringsperioden. Kan si noe om hvor mange rekrutteringsoppdrag som pågår og er avsluttet, og i hvilken grad avsluttete oppdrag førte frem eller ble løst på andre måter. Dersom ditt foretak importerer betalingsfiler (KID/OCR) fra banken, vil denne rapporten vise hver enkelt kunde sin inngående og

20 Menyvalg Kommentar utgående saldo + bevegelser (faktura/kreditnota/inn og ut betalinger) for perioden. Spesifisert renterapport Tilbud Timeseddelrapport Web HTML rapporter Dersom ditt foretak har ytt kreditt eller mottatt forskuddsinnbetalinger, kan denne rapporten angi hvor mye rente kundene har tilgode/skylder. Rentesatsene vedlikeholdes i oppsettet. Rapporterer på alle tilbud som har endret status i rapporteringsperioden. Kan si noe om hvor mange utleieoppdrag det er gitt tilbud på, og i hvilken grad de ble akseptert eller løst på andre måter. Rapporten tar utgangspunkt i alle timelister (kun de som er behandlet) som helt eller delvis er registrert i rapporteringsperioden. Dersom en timeliste faller litt innenfor og litt utenfor rapporteringsperioden, beregnes det en "brøk" som alle verdiene multipliseres med. Er eksempelvis timelisten halvveis innenfor og halvveis utenfor rapportperioden, vil brøken bli 0,5. Dersom timelisten strekker seg over flere måneder (skjer meget sjeldent), vil den splittes til en linje per måned med tilhørende faktor, slik at rapporten kan fordeles månedsvis. NB: Dette kan ikke avstemmes mot fakturabeløpet i rapporteringsperioden, ettersom timeseddelrapporten tar utgangspunkt i når jobben er gjort, ikke når den ble fakturert. Åpner rapportene som enklere men mer rigide HTML rapporter. Lavere brukerterskel.

21 OMSETNING UTLEIE Når du henter opp denne rapporten, vil du få opp et redigeringsvindu. Her kan du pre sette dine valg for hvilken informasjon som skal sammenstilles. Der hvor det er merket rødt må du fylle ut, resten av feltene kan du fylle ut. På dato setter du ønsket til og fra dato. Dette kan for eksempel være sykdomsperioden. Videre kan du begrense søket til Medarbeider, eller til en gitt kunde eller til en gruppe. Alle disse kan du søke opp, eller skrive inn navnet. Vil du begrense søket til en gruppe, må gruppen i tilfelle være opprettet på forhand. Når du har satt dine verdier, trykker du Lagre. Da vil du få opp en pivottabell som viser de data du har angitt.

22 Etter at du har fått opp pivottabellen, kan du videre fjerne og legge til verdier. Til høyre i skjermbildet finner du Pivottabellfeltene. Om du ønsker å legge til felt, som for eksempel fakturaverdi, trykker du på feltet og drar det med deg ned til filtre. Filtrene kan du også sortere i vilkårlig rekkefølge etter hva du synes er best. Når du trykker på et filter, kan du flytte det ned eller opp på lista, legge til eller fjerne. Når du har foretatt endringen vil det vises i tabellen til venstre. Under verdier vil du finne en del pre satte data som er unødvendig for søket ditt, disse kan du fjerne. Summer av faktura verdi, Summer av dekningsbidrag, sum dekningsbidrag samt summer av arbeidstimer er felt som du fjerner ved å trykke på de og velg «fjern felt».

23 Produser kontoutdrag for masseutsending Kunde > Søk til utval (flettebrev/etiketter/ etc.) Du får opp eit vindu for redigering av informasjon>lagre. Videre får du ein «attetion» melding, trykk OK på denne. Du får så opp lista med utval. I utval lista kan du sortere alle kolonner i stigende eller synkende rekkefølge. Bruk «rullegardin felt nederst for å finne alle kolonner. Trykk på pila ved sida for å endre sortering. Dersom det er kunder du ikkje vil sende til.(for eksempel dei uten tilskuddsramme) Fjerner du disse med å merke linja og trykke Delete. Du kan merke fleire linjer ved å merke linje 1, hald inne shift knappen på tastaturet og merk siste linja. Då vil alle linjene i mellom fyrste og siste linja bli merka, og du kan slette. Vel «Send e post» til menyen på venstre sida. (Tallet i parentes viser kor mange som vil få tilsendt kontoutdrag på e post.) No får du opp eit e post vindauga. Vel set inn vedlegg. Lista som du får opp kan du også sortere etter eige ønske. Ved å trykke på pila i kolonnefeltet, får du synkande eller stigande sortering. Kundar eller kandidatar du ikkje vil ha på utval lista sletter du ved å merke og trykke Delete. Vidare vel du «sett inn link til personleg fletta dokument». Huk av verdien «Årsrapport fra nlt inneværende år» Fortsett (ENTER). Så må du skrive inn eit emne i e posten. Skriv inn tekst i e posten og velg send ( CTRL+ENTER)

24 Produser kontoutdrag for masseutsending på papir Same framgangsmåte som over. Start med menyval kunde, søk til utval, lagre (CTRL+ENTER). Men no skal du velga send e post, men du vel «Masseflett dokument». Huk av for «Årsrapport fra nlt inneværende år». No vil årsrapporten komme fram i eit Word dokument. Vel fil og skriv ut.

25 Renteberegning i Webtemp Forutsetninger Det må registreres et passord med navnet «Renter» under Firmaopplysninger. Dette gjøres ved å velge Oppsett > Firmaopplysninger (Det øverste alternativet med navn på laget). Under «Menyknappen» oppe i høgre hjørne er det et valg for «Nytt passord». Velg dette og følgende vindu kommer frem; Sett inn verdien «Renter» i feltet Tjeneste. I feltet Parametre kan det settes inn tre verdier; «terminer=» angir hvor mange renteperioder året deles inn i (1,2,3,4,6 eller 12) «innskudd=» angir rente når saldo går i kundens favør «overtrekk=» angir rente når saldo går i kundes disfavør. NB! Det er viktig at du skriver inn disse verdiene med små bokstaver, og at du bruker punktum som skilletegn ved desimaler. Lagre innstillingene dine. Du trenger selvsagt ikke angi både innskudd og overtrekk. Det holder med en av delene. NB! Når du har registrert Passordet «Renter» trenger du ikkje gjøre det flere ganger. For å redigere eksisterende passord: CTRL+ O > Under firmaopplysninger finner du passord. Ved å trykke på passord får du opp en liste til høyre. Der du finner renter. Dobbeltklikk på renter og endre eventuelt parametere. Et passord kan slettes ved å sette inn verdien «Ja» på «Slett».

26 Rentekjøring Søk frem det utvalget kunder som skal renteberegnes ved hjelp av F7 eller Kunde > Søk til skjerm. Foreta eventuelle begrensninger. I redigeringsvinduet og Lagre. Du vil få opp utvalget ditt på venstre siden. Velg øverste kunde i utvalget på venstre. I kundebildet som kommer opp velger du fanen «Faktura» og snarveien «Ny fakturalinje».

27 I feltet Produkt velger du «Renter» og setter inn «Ja» i feltet Massefakturer utvalg. Fyll eventuelt ut feltene Avdelingsid/nr. eller Prosjektid/nr. NB! Dersom «massefakturer utvalg» ikke er et alternativ under Annet, har du mistet utvalget ditt. Og du må søke frem utvalget ditt på nytt. Når du lagrer innstillingene vil det bli produsert en faktura eller kreditnota på alle de kunder som skylder eller har til gode renter. Denne belaster/godskriver du kunde som normalt under Timelister/faktura > Eksportfil faktura. Forhåndsvis avdelingens faktura vil gi oversikt over renteberegningen. Dersom det er kunder som ikke skal renteberegnes, kan man slette disse linjene ved å trykke på + tegnet fremfor «Renter». Da vi du få opp et redigeringsvindu. Her setter du inn verdien «ja» på Slette og lagrer. Da vil beregningen slettes. Om man har kjørt eksportfil må eventuelle feil krediteres. Dersom men krediterer får man ikke renteberegnet for samme periode på nytt. OBS! Tidsperioden som skal renteberegnes må være passert før du får renteberegnet. For eksempel, dersom du har renteberegning en gang per år. Er det ikke mulig å beregne renter før er passert. Altså den Har du to renteberegninger per år, blir datoene etter og etter Og husk å få datoene korrekt når du kjører rutine for faktura. Ellers kan du risikere at beregning av renter blir ført feil i regnskapet. Renter som krediteres kan ikkje beregnes på nytt.

28 Sende E post/sms/telefoni MENY VALG: For å sende enkeltvis ny e post: Velg meny E post<sms/telefoni NY E POST: Du vil få opp et nytt vindu. Her velger du hvem som skal motta e posten. E postadressen kan søkes opp. Du kan også sette inn flere e postadresser. Om du kan e post adressen kan du skrive den inn uten å søke den opp. Du setter inn vedlegg ved å trykke sett inn vedlegg. Velg det vedlegget som du vil sende ved e posten. Du kan også velge å sette inn mal.

29 Når du skal sende e post kan du sette inn mal for e posten. Trykk da «Sett inn mal». Og du får opp et «enkeltvalgsvindu» her velger du hvilken mal du ønsker å sette inn i e posten. Til kunder/kandidater som ønsker tilgang til sin portal, uten at det er registrert oppdrag, er det her man sender log in link. E posten har en avslutnings hilsen. Denne kan du endre. Slik gjør du det: Annet < Min profil. Skriv inn ønsket tekst under utgående e post.

30 NY SMS Menyvalg : Du kan velg hvilken avsender e posten skal ha. Velger du elektronisk postkasse, kommer svaret på SMS inn i Webtemp. Velger du ditt telefonnummer, kommer svaret til dette telefonnummeret. Avsender avgjør hvor svar på SMS ender. Videre kan du som ved e post velge å sette inn mal. For å lage en ny mal. Skriv inn ønsket tekst i tekstfeltet. Trykk «sett inn mal» (CTRL+M) og Lagre som mal. Dersom du skal benytte en allerede eksisterende mal, velger du sett inn SMS mal og velg den malen du ønsker å benytte.

31 Menyvalg> Ny telefonlogg Oppretter ny loggføring av en inn eller utgående telefonsamtale. Menyvalg > Min innboks Menyvalg > Min utboks Menyvalg > Min telefonlogg Menyvalg > Sett inn vedlegg som PDF En oversikt over inngående Epost og SMS der du står som mottaker. Listen kan endres til å vise epost/sms for hele avdelingen. En oversikt over utgående Epost og SMS der du står som avsender. Listen kan endres til å vise epost/sms for hele avdelingen. Inn og utgående telefonsamtaler som er logget via "Ny telefonlogg" funksjonen eller via Webtemp sin mobiltelefon "Appen" for Android "Av/På" funksjon (hvis menyvalget vises avhaket står funksjonen på) som konvertererer MS Word dokumenter til PDF før de settes inn i eposten.

32 Spesifisert kundereskontro Velg rapporten Rapporter + Spesifisert kunde reskontro i Webtemp sine menyer. En spesifisert kunde reskontro per kunde med inngående og utgående saldo vises. Renteberegning vises i en egen kolonne. Når du velger rapporten spesifisert kundereskontro, får du opp et redigeringsvindu. Her setter du hvilken dato intervall du ønsker for rapporten. Når du har satt «fra og med dato» og «til og med» dato, trykker du lagre. Og du får opp rapporten som en pivottabell, der du kan arbeide videre med dataene.

33 Søkefunksjonalitet Gruppering Registreringer i Webtemp kan grupperes. Dette er en enkel og grei måte for å skille informasjon som man senere ønsker å søke frem. Oppretting av grupper For å gruppere informasjon må grupper først opprettes i Webtemp. Velg Annet > Grupperedigering > Opprett ny gruppe: Avdeling Feltbeskrivelse Navn Dagers levetid Kundetilgjengelige kandidater Kopier til msoutlook Egendefinert navn på gruppe. For eksempel «Landbruksvikar», «Robotfjøs». Kan brukes dersom dette er en gruppe som skal være av begrenset varighet. De ansatte kan grupperes i grupper som kan søkes opp av kunde dersom det er åpnet opp for dette. Bruk også denne gruppen i e post via Outlook. Opprett i dagbok Gruppe kan knyttes til en dagboksoppføring.

34 Søk til utval Kunder Velg Kunde > Søk til skjerm eller F7 Feltbeskrivelse Juridisk enhet Avdeling Kundestatus Konsulent Grupper Fakturaoppfølging En juridisk enhet i databasen, standardforslag er avdelingen du tilhører. En avdeling under juridisk enhet, standardforslag er avdelingen du tilhører. Avgrens søket til en eller flere statuser. Avgrens søket til en eller flere kundekonsulenter. Avgrens søket med de kunder som er tilknyttet en eller flere grupper. Avgrens søket med de kunder som er registrert med en gitt "regel" mht fakturering

35 Ordreoppfølging Begrens til Lagre søkeresultat Bransjer Kategori Morselskap Avtale Stillingstyper Kunnskap Kurs Fylke(r) Område(r) Fra postnr Til postnr Registrert fra Registrert til Startet fra Startet til Sluttet fra Sluttet til Avgrens søket med de kunder som er registrert med en gitt "regel" mht utleieoppdrags oppfølging Begrenses til lagret søkeresultat. (Ja/Nei) Lagres som et søk som kan brukes senere. (Ja/Nei) Avgrens søket med de kunder som er registrert med en av de angitte bransjene. Avgrens søket med de kunder som er registrert med et gitt tall eller bokstav i "kategori" feltet. Avgrens søket med de kunder som tilhører et gitt morselskap. Avgrens søket med de kunder som er registrert opp mot en av de angitte avtalene. Avgrens søket med de kunder som etterspør en av de angitte stillingstypene. Avgrens søket med de kunder som etterspør en av de angitte kunnskapskategoriene. Avgrens søket med de kunder som etterspør an av de angitte kurskategoriene. Avgrens søket med de kunder som tilhører et av de angitte fylkene. (utledet fra postnummer) Avgrens søket med de kunder som tilhører et av de angitte områdene. (utledet fra postnummer) Avgrens søket med de kunder som ligger innenfor en postnummerserie. Avgrens søket med de kunder som er førstegangsregistrert i en tidsperiode. Avgrens søket med de kunder som er tildelt en "aktiv" kundestatus i en tidsperiode. Avgrens søket med de kunder som er registrert med en "sluttet" kundestatus (etter å ha vært aktiv først) i en tidsperiode.

36 Omsetning Fra beløp til beløp Fra dato til dato Avgrens søket med de kunder som har oppnådd en viss fakturert omsetning (eks mva) i løpet av en angitt tidsperiode. KUN dersom du ønsker å søke frem kontaktpersoner tilknyttet kunderegistreringene skal feltene under benyttes: Stillinger Søker frem kontaktpersoner i kundeutvalget som er registrert med angitte "stillingskategorier". Funksjoner Grupper Kategori Minimum en match Maks en match Søker frem kontaktpersoner i kundeutvalget som er registrert med angitte "funksjoner". (eks 'faktura', 'hms ansvarlig' etc) Søker frem kontaktpersoner i kundeutvalget som er registrert med en av de angitte "gruppetilhørighetene". Søker frem kontaktpersoner i kundeutvalget som er registrert med et gitt tall eller bokstav i "kategori" feltet. Dersom en kunde i det søkte utvalget ikke har en kontaktperson som matcher kriteriene angitt over, vil verdien "Ja" i dette feltet allikevel sørge for at kundens kontaktperson(er) kommer med i det søkte utvalget. Dersom en kunde i det søkte utvalget har flere kontaktpersoner som matcher kriteriene angitt over, vil verdien "Ja" i dette feltet begrense utvalget til kun en av dem til det søkte utvalget. Dersom du ønsker å lagre utvalget for å bruke det på nytt senere eller slette et tidligere lagret søk bruker du de siste to feltene. Navn Angi navnet på søket du vil lagre. Slett Søk frem et tidligere lagret søk som du vil slette. Resultatet av søket vil komme opp som en liste i venstre vindu. Du kan her velge kandidater direkte fra listen og behandle en og en, eller vise søkeresultatet i et eget utvalgsvindu der du kan fortsett å bearbeide data, eller bruke søkeresultatet som grunnlag for kommunikasjon.

37 Kandidater Velg Kandidater > Søk til skjerm eller F8 Feltbeskrivelse Stikkord Juridisk enhet Avdelinger Vikarstatus Konsulent Grupper Begrens til Fritekstsøk i kommentarer registrert på kandidat. En juridisk enhet i databasen, standardforslag er avdelingen du tilhører. En avdeling under juridisk enhet, standardforslag er avdelingen du tilhører. Avgrens søket til en eller flere statuser. Avgrens søket til en eller flere personalkonsulenter. Avgrens søket med de kandidater som er tilknyttet en eller flere grupper. Begrenses til lagret søkeresultat. (Ja/Nei)

38 Lagre søkeresultat Match alle valg Lederstilling Vikartype Arbeidsform Kunnskap Diverse Kurs Utdannelse Praksissom Bransjer Maks lønnskrav Maks lønn per Ønsket ledig Fra til dato Kommuner Fylke(r) Område(r) Fra postnr Til postnr Registrert fra Registrert til Endret fra Endret til Lagres som et søk som kan brukes senere. (Ja/Nei) Skal alle avmerkinger under dette avsnittet stemme. (Ja/Nei) Avgrens søket til kandidater som passer til lederstilling. (Ja/Nei) Avgrens søket med de kandidater som passer til valgte kategori(er). Avgrens søket med de kandidater som passer til valgte kategori(er). Avgrens søket med de kandidater som passer til valgte kategori(er). Avgrens søket med de kandidater som passer til valgte kategori(er). Avgrens søket med de kandidater som passer til valgte kategori(er). Avgrens søket med de kandidater som passer til valgte kategori(er). Avgrens søket med de kandidater som passer til valgte kategori(er). Avgrens søket med de kandidater som passer til valgte kategori(er). Match mot kandidat sitt minimums lønnskrav. Tidsperiode for lønnskrav. Avgrens søket med de kandidater som er ledig i tidsrommet. Avgrens søket med de kandidater som ønsker å arbeide i valgte kommuner. Avgrens søket med de kandidater som kan arbeide i et av de angitte fylkene. (utledet fra postnummer) Avgrens søket med de kandidater som kan arbeid i et av de angitte områdene. (utledet fra postnummer) Avgrens søket med de kandidater som kan arbeide innenfor en postnummerserie. Avgrens søket med de kandidater som er førstegangsregistrert i en tidsperiode. Avgrens søket med de kandidater som er endret opplysninger på i en tidsperiode.

39 Startet fra Startet til Sluttet fra Sluttet til Oppsigelsestid Fra til Utleietilbud Rekrutteringsoppdrag Lanserings status Kunde Morselskap Avtale I perioden fra til Bursdag fra til Kjønn Alder fra til Sivilstatus Nasjonalitet Ikkerøyker Avgrens søket med de kandidater som er tildelt en "aktiv" kandidatstatus i en tidsperiode. Avgrens søket med de kandidater som er registrert med en "sluttet" kandidatstatus (etter å ha vært aktiv først) i en tidsperiode. Avgrens søket med de kandidater som har oppsigelsestid i en tidsperiode. Avgrens søket med de kandidater som er tilknyttet et utleietilbud. Avgrens søket med de kandidater som er tilknyttet et rekrutteringsoppdrag. Avgrens søket med de kandidater som er registrert med lanserings status. Avgrens søket til kunde(r) kandidat har arbeidet hos. Avgrens søket til morsselskap kandidat har arbeidet hos. Avgrens søket til avtale(r) kandidat har arbeidet med. Avgrens søket til en bestemt periode for de tre valgene over. Avgrens søket til kandidater med bursdag i tidsrommet. Avgrens søket til kandidater med dette kjønnet. Avgrens søket til kandidater med alder i intervallet. Avgrens søket til kandidater med denne sivilstatusen. Avgrens søket til kandidater med denne nasjonaliteten. Avgrens søket til kandidater med dette kravet. (Ja/Nei) Dersom du ønsker å lagre utvalget for å bruke det på nytt senere eller slette et tidligere lagret søk bruker du disse to feltene. Navn Angi navnet på søket du vil lagre. Slett Søk frem et tidligere lagret søk som du vil slette.

40 Avtale Funnet gjennom Ingen ordre etter Avgrens søket med de kandidater som er registrert opp mot en av de angitte avtalene. Avgrens søket med de kandidater som er registrert gjennom tilbyder(e). Avgrens søket med de kandidater som ikke har hatt ordre etter denne dato. Resultatet av søket vil komme opp som en liste i venstre vindu. Du kan her velge kandidater direkte fra listen og behandle en og en, eller bruke ulike valg for hvordan du vil ha søkeresultatet presentert. Tidsmatrise Dette valget vil vise deg en visuell oversikt som en «kalender», med oversikt over hvilke kandidater som er opptatt eller ledige. Du får ikke frem tidsmatrise dersom det er flere enn 500 kandidater i utvalget. Ved å klikke på et oppdrag i tidsmatrisen vil du kunne gå direkte til oppdraget. Kart Dette valget vil vise deg et oversiktskart over hvor de ulike medarbeiderne i utvalget er på oppdrag. Utvalg Dette valget vil liste opp søkeresultatet i et eget utvalgsvindu der du kan fortsett å bearbeide data, eller bruke søkeresultatet som grunnlag for kommunikasjon.