BRUKERDOKUMENTASJON KUNDEWEB INKASSO. Side 1 av 10. Brukerdokumentasjon Kundeweb Inkasso

Transkript

1 BRUKERDOKUMENTASJON KUNDEWEB INKASSO Side 1 av 10

2 Innholdsfortegnelse: 1. Om Kundeweb Inkasso 2. Innlogging 3. Registrere oppdrag 4. Søk oppdrag 5. Utvalg 6. Oversikt 7. Informasjon inkassobyrå 8. Fakturaer 9. Historikk 10. Økonomisk oversikt 11. Direkte betaling 12. Kreditering 13. Notater 14. Melding til inkassobyrå 15. Statistikk 16. Utlogging Side 2 av 10

3 1. Om Kundeweb Inkasso Kundeweb Inkasso er til for å gi deg: - Fullt innsyn på dine oppdrag oversendt til purreoppfølgning eller inkasso - Gjøre det enkelt å kommunisere med inkassobyrået som behandler det enkelte oppdrag - Oversikt over din portefølje Dersom du ønsker informasjon som ikke fremkommer av denne brukerdokumentasjonen, kan du sende spørsmål via tjenesteknappen Kontakt oss eller ringe vår Kundeservice på telefon Innlogging Du har etter inngåelse av samarbeidsavtale med Inkasso AS fått tilsendt kundenummer og passord for Kundeweb Inkasso. Det er dette du trenger for å logge deg inn på Kundeweb Inkasso. Passordet du taster inn skal være i små bokstaver. Dersom du har glemt passordet ditt, kontakt kundeservice via tjenesteknappen Kontakt oss eller ring telefon Registrere oppdrag Når du har valgt å registrere oppdrag, skal du først angi skyldnerkategori. Alternativene er om skyldner er en privatperson eller et firma. Legg også merke til informasjonen på siden, oppdrag som registreres skal ikke være omtvistede. Etter at skyldner kategori er valgt kommer det opp et registreringsbilde som er tilpasset valgt skyldnerkategori. Oppdragstype har 4 alternativer: - Telefonpurring o Dersom du ønsker at Inkasso skal ringe på oppdraget før inkassoprosess iverksettes, velger du denne oppdragstypen o Forutsetter at kravet er forfalt o Forutsetter at du har skyldners telefonnummer og registrerer dette på oppdraget o Dersom oppdrag ikke blir betalt og du sener ønsker inkassooppfølgning, må du registrere oppdraget på nytt o Erfaringer viser at tjenesten er lite aktuell, dersom man ikke har et stort volum som kan sendes på fil. - Purreinkasso o Dette valget medfører at inkassobyrået sender ut et inkassovarsel med 14 dagers betalingsfrist, før saken blir oversendt inkassoprosess. o Før inkasso iverksettes, må du ha sendt et inkassovarsel, dersom dette ikke er gjort må du velge denne oppdragstypen o I inkassovarsel skal det: Være minst 14 dagers betalingsfrist Fremkomme at manglende betaling vil medføre at saken oversendes inkassobyrå for inkassopågang o Forslag tekst inkassovarsel, klikk her o Utskrift av inkassoloven, klikk her Side 3 av 10

4 - Inkasso o Forutsetter at du har sendt inkassovarsel i henhold til kravene i inkassoloven. o For mer informasjon, se Purreinkasso - Overvåking o Dersom oppdrag har vært behandlet av inkassobyrå tidligere o Som regel registreres oppdrag som Inkasso, for deretter å kunne bli en overvåkingssak senere i prosessen Skyldner: Du taster inn informasjonen i henhold til feltene. Det kreves at følgende felter er utfylt: - Etternavn/Firmanavn - Postnummer Det er viktig at informasjonen som legges inn på oppdraget er av god kvalitet. Dette gjør at inkassobyrå som får oversendt oppdraget, vil ha bedre forutsetninger for å løse oppdraget. Faktura: Du taster inn informasjonen i henhold til feltene, vi gjør oppmerksom på: - Fakturadato o Dato faktura er sendt - Forfallsdato o Faktura må være forfalt når oppdrag registreres - Rentetype o Denne står som styringsrente. Dette er den lovbestemte forsinkelsesrenten som gjelder, bortsett fra de tilfeller hvor kontrakt med avvikende rente foreligger. o Dersom ingen annen rente er avtalt, la styringsrente og rentesats stå uendret o Dersom annen rente er avtalt, endre rentetype fra styringsrente til fast rente. - Renteprosent o Felt endres kun dersom det er avtalt spesifikk forsinkelsesrente med skyldner. Legg inn årlig forsinkelsesrente etter at du har endret rentetype til fast rente. Felter nederst på fakuraregistrering: - Blank ut o Blanker ut all registrering på skyldner og faktura, slik at du kan begynne registreringen på nytt - Bekreft registrering o Oppdraget blir bekreftet ferdig registrert o Du kan velge å registrere nytt oppdrag eller gå til annen funksjon på kundeweb - Avbryt registrering o Registrering blir avbrutt o Du kommer nå på bildet hvor du registrerer skyldnerkategori Side 4 av 10

5 - Flere fakturaer o Medfører at det kommer opp ytterligere en fakturaboks, denne legger seg under den/de fakturabokser du allerede har registrert 4. Søk oppdrag Etter innlogging kommer du til skjermbilde for å søke på enkeltoppdrag og forskjellige utvalg. Følgende felter kan søkes på: - Oppdragsnummer o Dette er saksnummeret til Inkasso - Referansenummer o Dette er referansenummeret på oppdraget hos dere - Fakturanummer - Skyldners etternavn/firmanavn - Dato registrert o Legger inn fra og til dato - Minimum hovedkrav o Legger du inn beløp her, begrenser dette utvalget med at du kun får oppdrag større eller lik beløp som er lagt inn - Alle oppdrag - Aktive oppdrag - Avsluttede oppdrag Du legger inn søkerkriteriet og klikker deretter på OK nederst på skjermbildet. Du får deretter opp det utvalg som oppfyller kriteriene på ditt søk. Dersom du legger inn Oppdragsnummer og trykker OK vil du kun få opp en sak. Dersom du trykker Alle oppdrag, vil du få opp alle oppdrag som er registrert hos Inkasso. Du kan også kombinere dine søk, ved å legge inn: - Dato registrert o Fra o Til Minimum hovedkrav 5 000,00 kroner - Avsluttede oppdrag Vil du få opp alle saker registrert i april 2004, som er avsluttet og med hovedkrav minimum 5 000,00 kroner. 5. Utvalg Etter at du har søkt på oppdrag, beskrevet under punkt 3, kommer oppdragene som tilfredsstiller søkekriteriene listet opp. Utvalget som kommer opp er sortert etter Inkasso sitt oppdragsnummer. Ved stort utvalg kan du benytte heisfunksjon til høyre i skjermbildet, til å bevege deg innenfor utvalget. Side 5 av 10

6 Dersom utvalget gjelder mer enn 100 oppdrag, vil kun de 100 første oppdragene komme frem. Deretter må du innskrenke utvalget, som vist eksempel på under pkt. 4 Når du har funnet oppdraget du ønsker å se detaljert på, klikker du på Inkasso sitt saksnummer. Dette feltet er lengst til venstre, merket med blått og levende når du peker på feltet. Når du har klikket på dette feltet kommer du til oversiktsbildet. 6. Oversikt Dette skjermbildet viser en oversikt over oppdraget, samtidig som det gir muligheter til å velge detaljbilder for oppdraget med annen informasjon. Punktene beskrevet fra punkt 7 til 14 er skjermbilder du kan velge fra oversiktsbildet. Informasjonen i skjermbildet er: - Referanseinformasjon o Status, siste aktivitet utført av inkassobyrå o Kundenummer, referanse til ditt eget register o Oppdragsnummer, Inkasso sitt referansenummer o Registreringsdato o Avslutningsdato, feltet er utfylt dersom oppdraget er avsluttet o Person/organisasjonsnummer, dersom dette er registrert o Oppdraget behandles av, inkassobyråets navn Muligheter for mer detaljinformasjon beskrevet i punkt 7 o Skyldner informasjon, navn og adresse - Gjeldsspesifikasjon, spesifikasjon av kravet i dag o Hovedkrav o Renter o Salær o Gebyr o Bevegelser o Saldo - Fakturaspesifikasjon o Fakturanummer Muligheter for mer detaljinformasjon, beskrevet i punkt 8 o Tekst o Faktura dato o Forfallsdato o Opprinnelig hovedkrav o Innbetalt beløp o Dagens hovedkrav o Rentesaldo Når du nå er inne på et oppdrag er følgende tjenesteknapper tilgjenglige: - Oversikt, beskrevet i punkt 6 - Historikk, beskrevet i punkt 9 - Økonomisk oversikt, beskrevet i punkt 10 - Direkte betaling, beskrevet i punkt 11 - Kreditering, beskrevet i punkt 12 - Notater, beskrevet i punkt 13 - E-post til inkassobyrå, beskrevet i punkt 14 Side 6 av 10

7 7. Informasjon inkassobyrå Fra oversiktsbildet kan du komme inn i dette skjermbildet som viser detaljene for det inkassobyrå som i dag behandler oppdraget. Informasjonen er: - Organisasjonsnummer - Adresser - Klientmiddelkonto - Telefon og telefaksnummer - E-postadresse du kan benytte i sakskommunikasjon med inkassobyrået, se punktene 11,12 og Fakturaer Fra oversiktsbildet kan du klikke på et fakturanummer og komme i et nytt skjermbilde som gir en mer detaljert fakturaspesifikasjon. Dersom det ikke har skjedd noen innbetaling på fakturaen du har valgt, er informasjonen som fremkommer den samme som på oversiktsbildet. Er det foretatt innbetalinger er hver enkelt innbetaling spesifisert. 9. Historikk I tillegg til referanseinformasjon og gjeldsspesifikasjon fremkommer alle aktiviteter som er utført av et eller flere inkassobyråer på oppdraget. Dersom oppdraget er replassert er det en kolonne som viser hvilket inkassobyrå som har utført den enkelte aktivitet. Historikken er sortert slik at den sist utførte aktiviteten fremkommer først. Ved mange aktiviteter blir heisfunksjonen til høyre i skjermbildet aktivt, og man kan trekke seg ned til ønsket aktivitet/dato. 10. Økonomisk oversikt I tillegg til referanseinformasjon og gjeldsspesifikasjon fremkommer alle innbetalinger på oppdraget. Det er spesifisert om innbetalingen er ført mot hovedkrav, renter eller omkostninger. 11. Direkte betaling Dersom skyldner betaler kravet direkte til oppdragsgiver, kan du på dette skjermbildet melde direktebetalingen til inkassobyrået som behandler oppdraget i dag. I bildet angir du dato innbetaling fra skyldner er registrert i deres reskontro, samt beløpet som er innbetalt. Dersom oppdraget består av flere fakturaer og direkte betalingen ikke dekker hele hovedkravet, kan du angi prioriteringen av betalingen på fakturanivå. Side 7 av 10

8 I fakturaspesifikasjonen angis prioritet fra 1 til hvor mange fakturaer oppdraget består av. Dette for å sikre at inkassobyråets registrering gjengir deres reskontro korrekt. Når data er lagt inn bekrefter du direkte betalingen med OK, du får da bekreftelse på at informasjonen er sendt inkassobyrået. Meldingen er sendt på e-post til inkassobyrået og du kan følge med på kundeweb at inkassobyrået registrerer betalingen og fortsetter behandlingen av saken i henhold til oppdateringen. I henhold til rapportering og Inkasso sin vurdering av de enkelte inkassobyråene, ber vi om at dere er nøye på å skille mellom direkte betalinger og krediteringer. Direkte betalinger som er meldt fremkommer i tjenesteknappen notater, under mine notater. 12. Kreditering Dersom en eller flere av fakturaene oppdraget gjelder skal krediteres, kan du på dette skjermbildet melde krediteringen til inkassobyrået som behandler oppdraget i dag. I bildet angir du dato krediteringen er registrert i deres reskontro, samt beløpet som er kreditert. Dersom oppdraget består av flere fakturaer og kreditert beløp ikke dekker hele hovedkravet, kan du angi prioriteringen av krediteringen på fakturanivå. I fakturaspesifikasjonen angis prioritet fra 1 til hvor mange fakturaer oppdraget består av. Dette for å sikre at inkassobyråets registrering gjengir deres reskontro korrekt. Når data er lagt inn bekrefter du krediteringen med OK, du får da bekreftelse på at informasjonen er sendt inkassobyrået. Meldingen er sendt på e-post til inkassobyrået og du kan følge med på kundeweb at inkassobyrået registrerer krediteringen og fortsetter behandlingen av saken i henhold til oppdateringen. I henhold til rapportering og Inkasso sin vurdering av de enkelte inkassobyråene, ber vi om at dere er nøye på å skille mellom direkte betalinger og krediteringer. Krediteringer som er meldt fremkommer i tjenesteknappen notater, under mine notater. 13. Notater Dette skjermbildet viser fritekstkommentarer lagt inn av dere (oppdragsgiver) og av inkassobyråene som behandler eller har behandlet oppdraget. Mine notater: Detter er notater på E-post oppdragsgiver har sendt til inkassobyrået. Denne E-post er sendt i forbindelse med: - Direkte betaling, beskrevet i punkt 11 - Kreditering, beskrevet i punkt 12 - E-post til inkassobyrå, beskrevet i punkt 14 Inkassobyråets notater: Dette er fritekstnotater saksbehandler hos inkassobyrået har gjort under behandling av oppdraget. Inkasso ønsker å gi oppdragsgiver fullt innsyn i oppdraget og alle notater som ikke strider mot Datatilsynets retningslinjer er tilgjengelig i Kundeweb. Side 8 av 10

9 14. Melding til inkassobyrå Dette skjermbildet er til bruk når dere ønsker å kommunisere annen saksinformasjon til inkassobyrået enn direktebetalinger og krediteringer. Meldinger som er sendt fremkommer i tjenesteknappen notater, under mine notater. 15. Statistikk Dette skjermbildet gir deg en oversikt over status på deres inkassoportefølje. Statistikken viser hva som er status både i antall og i verdi på hovedkrav. Statistikken gir følgende tall for din portefølje: - Antall a. Oppdrag innsendt b. Oppdrag trukket c. Avsluttet med betaling d. Avsluttet uten betaling e. Til behandling - Verdi f. Innsendt hovedkrav g. Trukket hovedkrav h. Avsluttet betalt hovedkrav hos inkassobyråer i. Avsluttet betalt hovedkrav direkte til oppdragsgiver j. Avsluttet Sum betalt hovedkrav k. Avsluttet uten betaling l. Hovedkrav til behandling Vi gjør oppmerksom på at oppdrag som blir avsluttet p.g.a. konkurs i statistikken blir behandlet som trukket. Vurderingen er at inkassobyrået ikke kan lastes for at disse oppdragene ikke er løst. Når det gjelder beregning av løsningsprosent, er det i inkassobransjen flere måter å gjøre dette på. Vi anbefaler at følgende formler benyttes for henholdsvis løsningsprosentberegning på antall og verdi, formlene viser til bokstavene spesifisert for de enkelte tall i statistikken, spesifisert på side 9. Antall: (C * 100) / (A - B) = Løsningsprosent antall Verdi: ((H + I) * 100)) / (F - G) = Løsningsprosent verdi Dersom du har innsendt 10 eller flere oppdrag til Inkasso vises løsningsprosenten på Kundeweb. Statistikken gjelder kun oppdrag registrert inneværende år, og betalinger fremkommer kun på oppdrag som er avsluttet. Dersom du har behov for mer detaljerte rapporter, kan vi fremskaffe dette i excelformat. Dersom du har behov for en slik rapport kontakt kundeservice via tjenesteknappen Kontakt oss eller ring telefon Side 9 av 10

10 15. Utlogging Når du ikke lenger har behov for å være innlogget på Kundeweb, kan du logge deg ut ved å klikke på Logg ut til venstre i skjermbildet. Kundeweb inneholder innsyn til informasjon som ikke bør være tilgjenglig for andre personer, enn de som har behov. Vi oppfordrer deg derfor å logge deg ut av kundeweb, når du ikke sitter ved PC-en. Lykke till som bruker av Inkasso Kundeweb, ved spørsmål kontakt oss gjerne på via tjenesteknappen Kontakt oss eller ring telefon Side 10 av 10