Overføring av Bergen Byarkiv fra Byrådsavdeling finans, konkurranse og eierskap til Byrådsavdeling kultur, kirke og idrett.

Transkript

1 Dato: 28. august 2009 Byrådssak 1353/09 Byrådet Overføring av Bergen Byarkiv fra Byrådsavdeling finans, konkurranse og eierskap til Byrådsavdeling kultur, kirke og idrett. BJKA SARK Hva saken gjelder: I byrådets politiske plattform heter det under overskriften Kulturarven skal videreutvikles : Byrådet vil utarbeide en egen plan for arkiv, bibliotek og museum (ABM-plan). Dette planarbeidet ble igangsatt gjennom godkjenning av byrådsnotat av Bergen byarkiv har siden starten i 1979 vært tilknyttet det som har vært kalt Sentraladministrasjonen, siden 1991 som egen etat direkte underlagt Rådmannen, senere Kommunaldirektør for finans, konkurranse og omstilling. Arkivet er i dag lagt inn under en annen byrådsavdeling enn bibliotek og museum. For å få et bedre felles grep om dette området bør Bergen byarkiv overføres til den byrådsavdeling som har ansvar for resten av sektoren. Når byarkivet skifter tilhørighet fra en forvaltningsorientert avdeling til en kulturorientert avdeling må en forvente en sterkere kulturrelatert synlighet og utvikling, innenfor publikumsformidling gjennom utstillinger, publikasjoner og ikke minst gjennom utvikling av nettkontakt. Samtidig er det viktig at de sidene av arkivets virksomhet som ikke er umiddelbart kulturrelaterte, de forvaltnings- og utviklingsmessige aspektene knyttet til moderne arkivutvikling, bruk av IKT, overgangen fra det analoge til det digitale, Sentralarkivets virksomhet ikke blir svekket med den nye tilhørigheten. Vedtakskompetanse: Byrådets fullmakter vedr organisering 3.1: Innenfor de rammer bystyret trekker opp, organiserer byrådet selv sin virksomhet. De enkelte medlemmer av byrådet leder avgrensete deler av kommunens administrasjon. Byrådet bestemmer ved organisering av egen administrasjon hvilke områder de enkelte byråder har instruksjons- og avgjørelsesmyndighet for. 1

2 Byråd for finans, konkurranse og eierskap innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: 1. Bergen byarkiv overføres til byrådsavdeling for kultur, kirke og idrett, som resultatenhet på myndighetsnivå 2 i kommunens organisasjonsplan. Byarkivarens myndighetsområde forblir uendret. 2. Formell iverksetting av den nye organisasjonsløsningen skjer fra 01.november Saken oversendes bystyrets kontor til orientering. Harald Victor Hove Byråd for finans, konkurranse og eierskap 2

3 Saksutredning: Arkivarbeidet i Norge er regulert av Arkivloven av Forskrift om offentlige arkiv av , samt andre forskrifter og regelverk utarbeidet av Riksarkivaren med hjemmel i lov eller forskrift. Gjeldende oppgavebeskrivelse for Bergen byarkiv er vedtatt av Hovedutvalg for administrasjon , og forelagt Bystyret Byarkivarens myndighetsområde er fastslått bl.a. i byrådsvedtak og Det såkalte "ABM-perspektivet" ble introdusert med Stortingsmelding nr 22 (1999/2000): Kjelder til kunnskap og oppleving. Meldingen har lagt sterke føringer på den statlige politikken på området. Meldingen skisserer arkivene, bibliotekene og museene (ABM) som del av et større fellesskap av kulturarvinstitusjoner. Dette munner ut i forslaget om etablering av ABM-utvikling som en felles statlig etat for sektoren. Forøvrig er utfordringene knyttet til det flerkulturelle samfunnet og IKT-utviklingen spesielt vektlagt i meldingen. ABM-utvikling ble opprettet i 2003 som en av konsekvensene av ABM-meldingen, og var en sammenslåing av de statlige tilsynsorganene Statens bibliotekstilsyn, Riksbibliotekstjenesten og Norsk museumsutvikling. ABM-utvikling er en etat under Kulturdepartementet, og definerer selv sin rolle slik: ABM-utvikling er eit strategisk utviklingsorgan, og arbeider med felles utviklings- og samarbeidstiltak og med sektorspesifikke utfordringar for dei tre sektorane. ABM-utvikling vil se de tre sektorene arkiv, bibliotek og museum mest mulig under ett, for at de institusjonelle skillene mellom sektorene ikke skal legge føringer på hvordan kulturarven forvaltes og tilgjengeliggjøres. Anbefalte virkemidler er både utvidet samarbeid og etablering av abm-sentre som alternativ til separate arkiv, bibliotek og museer i et lokalsamfunn. ABMutvikling forvalter også en rekke sektorspesifikke tiltak. En skal merke seg at selv om ABM-utvikling er tillagt en del utviklingsoppgaver innen arkivsektoren, er det fremdeles Riksarkivaren som gjennom arkivloven har den overordnete, nasjonale styringen med offentlige og private arkiver. Deler av oppgavespekteret for offentlige arkiv er snarere av forvaltningsmessig karakter enn av en kulturkarakter. Byarkivets virksomhet er sammensatt. Oppgaveløsningen kan i prinsippet ses i to atskilte perspektiver: Som en intern støttefunksjon for å sikre og understøtte effektiv forvaltning og arbeidsprosesser i kommunen som organisasjon. En kulturinstitusjon som skal ivareta og formidle alt arkivmateriale fra alle sider av byens historie fra privatpersoner, offentlig og privat virksomhet. Det som forener disse to tilsynelatende så forskjellige perspektiver, er de føringer og rammer for arbeidet som ligger i arkivloven. Organisatorisk plassering Ovenstående perspektiver av byarkivet viser at det er flere hensyn enn de rent arkivfaglige som må tillegges vekt ved vurdering av riktig organisatorisk plassering av byarkivet i byrådets organisasjonsplan. Med utgangspunkt i hvor hovedtyngden i byarkivets oppgaver i dag ligger, er det riktig å betrakte byarkivet først og fremst som en kulturinstitusjon. Dette samsvarer også med hvordan dette oppgavefeltet er organisert på et nasjonalt nivå. Det alternative perspektivet, - med fokus på byarkivet som intern støttefunksjon til saksbehandlingen i Bergen kommune, kan lede til en konklusjon der anbefalingen er at dagens organisasjonsplassering av byarkivet opprettholdes. 3

4 En tredje løsning vil være å etablere et organisatorisk skille mellom byarkivet som en kulturinstitusjon på den ene siden og sentralarkivet som en intern støttefunksjon i Bergen kommune på den annen side. En slik løsning innebærer at en vender tilbake til det skillet en hadde før 2004, mellom byarkivet på den ene siden og den saksorienterte arkivfunksjonen som ble ivaretatt i den enkelte byrådsavdeling og bydelsadministrasjon på den annen side. Sammenslåingen av disse arkivfunksjonene ble vedtatt av Byrådet i 2004, og danner grunnlaget for dagens sentralarkiv. Denne sentralisering av arkivfunksjonen representerer en avgjørende forutsetning for en oppbygging og spissing av arkivfaglig kompetanse inn mot det dagsaktuelle arkivet. En kompetanseoppbygging som har vært nødvendig for å sikre en vedvarende høy kvalitet også i forhold til denne del av byarkivets virksomhet. Vektlegging mellom disse to sidene av arkivvirksomheten er av praktisk og politisk karakter. Når en nå ønsker å skifte organisasjonstilhørighet for Byarkivet, har dette et utspring i å styrke Byarkivets rolle som kulturinstituasjon, uten at man dermed svekker de funksjoner og utfordringer institusjonen har innenfor moderne arkivutvikling, dokumentasjon etc. I sin politiske plattform skrev Byrådet følgende: Kulturarven skal videreutvikles. Bibliotekene og museene er blant kommunens viktigste kulturformidlere. Byrådet vil arbeide for at de fortsatt skal ha brukervennlige åpningstider. Bibliotek og museer er også viktige kulturbærere, og gjør en betydelig innsats for å spre kunnskap og pirre nysgjerrigheten. Byrådet vil utarbeide en egen plan for arkiv, bibliotek og museum (ABM-plan). Bergen Byarkiv sin definerte oppgaver er å kontrollere og veilede kommunens arkivfunksjoner. I tillegg drive sentralarkivet og sentral digitaliseringsenhet, ta imot og sikre arkivsaker og elektroniske registre som er gått ut av administrativ bruk.tilrettelegge arkivet til bruk for saksbehandlere, forskere og publikum. Videre ta imot og sikre privat arkivmateriale som er viktig for byens historie. Bergen byarkiv ble etablert i 1979 og har gjennom vedtak i Administrasjonsutvalget vært delegert Bergen kommunes arkivmyndighet siden Dette er bl.a. stadfestet i byrådsvedtak i sak og I førstnevnte sak er kompetanse- og myndighetsfeltet definert til Lov om arkiv (arkivloven) av med tilhørende forskrifter, og sentrale og lokale retningslinjer. Bergen byarkiv er i dag en resultatenhet (etat) i Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap. Etaten er organisert i 5 fagavdelinger og en spesialenhet: Avdeling for moderne arkiv har ansvar for rutiner og systemer for kommunens arkiver, veiledning og opplæring av arkivpersonale, saksbehandlere og ledere, samt utarbeidelse og vedlikehold av arkivplaner, Avdelingen har ansvar for edepot som ivaretar dokumentasjonen i databaser og registre som er gått ut av aktiv bruk, samt BKBilde som er kommunens arkivsystem for digitale foto. Avdelingen har også ansvar for den nyopprettede Digitaliseringsenheten. Avdeling Sentralarkivet omfatter pt tjenester for byrådsavdelingene og en del større enheter. Avdelingen har ansvaret for den daglige dokumenthåndteringen og utgjør kommunens fremste institusjon innen moderne arkivdanning. Avdelingen mottar, registrerer, digitaliserer, videreformidler og arkiverer daglig et stort antall dokumenter og samarbeider tett med saksbehandlere og ledere i kommunen. Dokumentene som mottas spenner over et svært bredt spekter, og inkluderer de fleste av kommunens arbeidsområder. Sentralarkivet klargjør dokumenter for kommunens offentlige journal og vurderer deres innhold i forhold til 4

5 eventuell gradering. Det vurderes en utvidelse av Sentralarkivets virksomhet til også å omfatte ytre enheter i Byrådsavdeling for barnehage og skole og Byrådsavdeling for helse og inkludering. Avdeling for depot og katalog har ansvar for forvaltning og tilrettelegging av byarkivets samlinger, samt drift av lokalene. Dette omfatter depotstyring, katalog og katalogdatabase (Asta), ordning, ordningsprosjekter og mottak av avleveringer. Avdelingen har videre ansvar for bokbinderi og konservering, samt saksbehandling av heraldiske spørsmål vedr byens våpen, segl og flagg. Avdeling for formidling og publikumsbetjening har ansvar for betjening og saksbehandling av forespørsler fra av publikum, saksbehandlere og forskere, herunder lesesal og veiledning. Avdelingen har ansvaret for byarkivets utstillinger, nettutstillinger og publikasjoner, herunder internettsider, og oppslagsverket <ove> Avdelingen forvalter også byarkivets håndboksamling. Avdeling for privatarkiver og oppdragsvirksomhet har ansvar for drift av Lokalhistorisk Arkiv i Bergen, mottak av privatarkiver, ordning og prosjekter i forbindelse med avlevering av private og kommunale arkiver. Spesialenhet for audiovisuelle medier har ansvar for byarkivets fotosamlinger og fototjenester, samt audiovisuelle medier i kommunen. Administrasjonen ledes av Byarkivaren som har ansvar for overordnet ledelse, organisasjon, personal, økonomi og enkelte prosjekter. Byarkivet har ca 80 ansatte, herav 2 personer på varig tilrettelagt arbeid, og ansatte i ulike prosjekter noen med tilskudd og i samarbeid med NAV. Virksomhetens bruttobudsjett for 2009 er på 48,3 mill. til drift, samt 6,6 mill til investeringsprosjekter. I dag er Byarkivets virksomhet delt mellom lokaler i Hansaparken i Kalfarveien (innflyttet i 2004) og Rådhusets 3.etg., der Sentralarkivet holder til. Sentralarkivet flytter til Hansaparken ved årsskiftet 2009/2010. Bergen byarkiv er som tidligere påpekt både forvaltnings- og kulturinstitusjon, arkivmyndighet og aktiv arkivservice, og representerer en stor virksomhetsbredde. Dette sikrer en helhetlig kunnskap om dokumentasjon som kommer både nåtidens og fremtidens arkivbrukere til gode. Dette gjør at Bergen kommune er langt fremme i å realisere at det daglige arkivarbeid ikke bare skal effektivisere forvaltningen, det skal også sikre rettskraftig dokumentasjon for innbyggernes og kommunens rettigheter og plikter og er en forutsetning for en demokratisk praksis. Det helhetsgrepet som Bergen Byarkiv har på byens arkivvirksomhet nåtid, fortid og fremtid, kommunalt og privat, kultur og forvaltning har høstet stor anerkjennelse både nasjonalt og internasjonalt, og Riksarkivaren fremholdt institusjonen som et eksempel til etterfølgelse i sin hilsning til Det 4 norske arkivmøtet i Bergen i Institusjonen har mange studiebesøk og flere av de større byene er i ferd med å legge om til en tilsvarende modell. 5

6 Styrende dokument for Byarkivet er fremdeles Målsettingsdokument for Bergen byarkiv, vedtatt av bystyret Byrådet besluttet , sak 879 å få utarbeidet en strategiplan for arkivarbeidet i Bergen. Planen ble fremlagt sommeren 2007, men er ikke behandlet i påvente av den omtalte ABM-planen. Mandatet for planarbeidet sier denne skal bygge på utkastene til arkivplan og bibliotekplan. Hovedgrepet på utkastet til strategiplan for arkiv er slik: Innføring av heldigital forvaltning og arkiver i de kommunale enhetene, innen 10 år. Sikre kvalitativ god overgangen fra det analoge til digitale arkiver. I Bergen kommune er drift og utvikling av politikk på kulturområdet lagt til Byrådsavdeling for kultur, kirke og idrett. Dette dreier seg blant annet om politikkområder som bibliotek og museer, dvs. de oppgaveområder som på statlig nivå er samordnet som følge av ABMreformen. Byrådsavdelingen forvalter stor kompetanse knyttet blant annet til utvikling av formidlingen av fortiden og av kulturelle publikumsinstitusjoner generelt. Lignende kompetanse finnes i Byarkivets formidlingsavdeling, og en må vente betydelig synergieffekt ved å bringe disse miljøene tettere sammen. Byrådsavdelingen har også en rekke større institusjonelle faginstitusjoner, bla Bergen offentlige bibliotek og forvaltningsenheter som bydelskulturkontorene. En administrativ plassering av Byarkivet under byrådsavdeling for kultur, kirke og idrett vil vektlegge utvikling av byarkivet i en større ABM sammenheng, og vil kunne gi impulser til gjensidig videreutvikling av den utadrettede virksomheten ved de ulike institusjonene. Samtidig er det viktig å ikke svekke de utviklingsorienterte, forvaltningsrelaterte og myndighetsmessige sidene ved Byarkivets virksomhet. Det er vesentlig å beholde tett kontakt med Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap i det videre arbeidet. Byarkivet samarbeider tett med Seksjon for konkurranse og utvikling, som har ansvar for Portalen og BKSAK. Den videre konkretiseringen av arkivets rolle i en slik sammenheng, vil være en del av kommende ABM plan som er under utarbeidelse Arbeidstakerorganisasjonene er orientert om denne saken på drøftingsmøte 19. august 2009, referat følger vedlagt. Saken ble sendt på høring til organisasjonene31. august Det er ikke kommet noen høringsuttalelser til saken. Saken ble behandlet i Arbeidsmiljøutvalget i Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling/byrådsleders avdeling 2. september AMU fattet følgende uttalelse: "AMU tar saken til orientering. Arb.tak.repr. Lillian Vangberg ba om at saken fremlegges i byrådet etter at sak om ABMplaner er behandlet." Vedlegg: referat fra drøftingsmøte 19. august