Årsrapport Bergen Byarkiv. Bergen Byarkiv Årsrapport 2008 Side 1 av 6 VIRKSOMHETSBESKRIVELSE - MÅL OG RESULTATKRAV

Transkript

1 Bergen Byarkiv Årsrapport 2008 Side 1 av 6 Årsrapport 2008 VIRKSOMHETSBESKRIVELSE - MÅL OG RESULTATKRAV Bergen Byarkiv Utviklingstrekk innenfor resultatenhetens tjenester i 2008 FAKTA OM VIRKSOMHETEN: Resultatenhetsleder: Byarkivar Arne Skivenes Brutto utgifter i 2008: kr Antall ansatte i 2008: 50 i faste stillinger Antall årsverk i 2008: Ca 67, tiltak inkludert Antall brukere: Byens befolkning, kommunens saksbehandlere Adresse til hjemmeside: Bergen Byarkiv skal kontrollere og veilede kommunens arkivfunksjoner, drive Sentralarkivet og sentral digitaliseringsenhet, ta imot og sikre arkivsaker og elektroniske registre som er gått ut av administrativ bruk og tilrettelegge disse for bruk av saksbehandlere, forskere og publikum. Videre ta imot og sikre privat arkivmateriale som er viktig for byens historie. Regnskapet er gjort opp med et resultat på , som er et merforbruk på 0,6%. Investeringsprosjekter: 1) I 2008 er det bygget opp en sentral digitaliseringsenhet for Bergen kommune ved Byarkivet. Forprosjekter vedr digitalisering av byggesaks- og oppmålingsarkiver er ferdige. 2) Kapasitet for magasiner og ordningsarealer er utvidet for å kunne ta unna bortsettingsarkiver. Begge prosjektene fortsetter til Andre investeringsprosjekter er stilt i bero i påvente av bystyrets behandling av ABM-plan for Bergen. Det er besluttet å flytte Sentralarkivet til Hansaparken i Byarkivet deltar i arbeid med å utarbeide ABM-plan for Bergen. Nye saker, Sentralarkivet Behandlede dokumenter, Sentralarkivet Nye søkbare arkivenheter i Asta Etterspørsler etter arkivinfo Oppslag i innsynsløsning hist. el. baser Mottatte arkivsaker, hyllemeter

2 Bergen Byarkiv Årsrapport 2008 Side 2 av 6 Resultatenhetens hovedmål / satsingsområder i måloppnåelse Resultatenhetens hovedmål / satsingsområder i måloppnåelse Mål: Byarkivet Etablere felles digitaliseringsenhet, felles metadatastruktur og digitalisering av byggesaker på bestilling via portalen Resultat: Felles digitaliseringsenhet er etablert. Lokaler overtatt og innredet. Utstyr og programvare anskaffet etter anbud. 3 faste stillinger og 6 prosjektmedarbeidere på plass. Forprosjekt byggesaks- og oppmålingsarkiver ferdig. Produksjon starter januar Avdeling for moderne arkiv fagsjef Karin Gjelsten Avdelingens hovedoppgaver er forvaltning av historisk elektroniske arkiv (HEA), BK-bilde, Digitaliseringsenheten, og arkivdanning i kommunen. HEA: At byarkivet har et apparat for sikring av historisk elektronisk materiale er en forutsetning for kommunens utvikling mot fullelektronisk arkivering (jf. arkivlovens regler om avlevering). Ressurssituasjonen rundt denne tjenesten er bekymringsfull. Nye systemer for innsyn: 5 systemer er opprettet med totalt 124 tabeller og 122 innsynsbilder. Dette er GIS, Royal-lønn, BBB, BKPAIS og Flyktning. Deponering: 484 tabeller fra 30 systemer er overført til XML. Ingen ADDML er ferdigprodusert ennå, i påvente av nye retningslinjer fra riksarkivet. Mottatte edb-systemer 60 Anta Serie6 0 Antall system Akkumulert Omfanget av mottatte edb-systemer Vol.enh. (i millio Volum(poster x antall felt) akkumulert

3 Bergen Byarkiv Årsrapport 2008 Side 3 av 6 Bruk av Innsyn: 105 kommunale brukere har gjort søk/oppslag. Digitaliseringsenheten: To faste rådgivere ble ansatt, samt 6 konsulenter på 2-års kontrakter. I samarbeid med Innkjøpsavdelingen og IKT er det gjennomført en anskaffelsesprosess og valgt datasystem og annet utstyr. Det er installert maskinvare og programvare. Nye lokaler er ferdiggjort og minnflyttet. Forprosjekter for oppmåling og byggesak er ferdig Arkivplan kurs: Revidering av arkivplan ble tatt opp i samarbeid med Bystyrets kontor. Avdelingen har bidratt til kompetanseheving i sentralarkivet og har utviklet arkivkurs for etatene. Avdelingen har bidratt i samarbeid ml. byggesaksavdelingen og Sentralarkivet om rutiner m.m. Har også samarbeidet med BKSAK med rutiner knyttet til overgang til fullelektroniske arkiv. BK-bilde: Det vært arbeidet med en modell for egenfinansiering av tjenesten. Det har vært planlagt og gjennomført en oppgradering av all programvare, samt skifting av server. Antall brukere er omtrent stabilt (ca 100). I 2008 ble det lagret omlag filer som utgjør en datamengde på omlag 520 Gb. Av disse filene tilhører omlag 95% Parkeringsselskapet. Tallene for 2007 er bildefiler som utgjorde en datamengde på vel 350 GB. Parkeringsselskapets bilder utgjør omtrent samme andel her. Sentralarkivet - arkivleder Ann O. Gjerde Sentralarkivet har i 2008 hatt fokus på arbeidet med utarbeiding og oppdatering av interne rutiner for Sentralarkivet og overordnede rutiner for saksbehandlere og ledere, samhandling med de enheter Sentralarkivet betjener og gjennomføring av kompetansehevende tiltak for de ansatte. Spesielt nevnes et vellykket samarbeid med Etat for byggesak og private planer. Mye energi har vært lagt ned i forberedelse til helelektronisk saksbehandling og arkiv og dette vil det bli arbeidet videre med i Det sterke fokuset på arbeidsmiljøet ved Sentralarkivet har fortsatt, dette er nå meget godt. I 2008 opprettet Sentralarkivets ansatte 9056 saker og behandlet totalt dokumenter fordelt på: I-dokumenter, X-dokumenter, 4368 N-dokumenter og U-dokumenter dok. ble journalført. Tilsvarende tall for 2007 er 9509 saker, totalt behandlede dokumenter fordelt på: I-dokumenter, X- dokumenter, 4503 N-dokumenter og U-dokumenter dok. ble journalført. Dette er en økning på ca 3000 dokumenter i forhold til 2007 og en nedgang på ca 450 nye saker i forhold til Dokumentasjonsforvaltningsarbeidet har gått parallelt med periodiseringen. For å klare å håndtere den totale arbeidsmengden ble det i 2008 engasjert 4 personer i tillegg til den faste bemanningen. Avdeling for formidling og publikumstjenester avdelingsleder Mona Nielsen Avdelingens viktigste arbeidsoppgaver er å svare på publikumshenvendelser, tilgjengeliggjøre arkivene for publikum på lesesalen og drive aktiv formidling av arkivene gjennom publisering av utstilling, kildepublikasjoner, nettpresentasjoner (inkl. hjemmesider og ove) og andre typer formidlingstiltak. Avdelingen har også ansvar for drift av publikumsarealer som resepsjon og lesesal.

4 Bergen Byarkiv Årsrapport 2008 Side 4 av 6 Avdelingen har i 2008 hatt en økning i antall publikumshenvendelser. Det er i alt registrert 1260 innkomne henvendelser og 2009 utgående (inkludert X-dokumenter). Tallene for 2007 var henholdsvis 1085 og Antall utgående dokumenter gir det mest reelle bildet av saksmengden, da hver innkomne henvendelse som oftest består av flere bestillinger. Som tidligere gjelder nærmere 50% av henvendelsene personsensitivt materiale, d.v.s. henvendelser om innsyn i barneverns- og skolesaker, sykejournaler osv. Målsetningen om å få redusert saksbehandlingstiden er et stykke på vei nådd. Antall lesesalsgjester har holdt seg stabilt og har vært på ca. 450 personer. I tillegg har avdelingen hatt besøk av større og mindre grupper av skoleelever, studenter og lignende. Arkivdagen i november trakk over 150 besøkende. Dagen ble markert med åpent hus, foredrag, utstilling og omvisninger. En prioritert oppgave i 2008 har vært arbeidet med nye nettsider og videreutvikling av det emnebaserte oppslagsverket ove. I alt har det blitt publisert 86 nye oppslagsord knyttet til bl.a. temaer som barnevern, skole, havnevesen, psykiatri, sosial boligbygging m.m. Avdelingen har også arbeidet med to bokprosjekter. Det ene er knyttet til byarkivets arbeid med universell utforming og er en håndbok i det å lage utstillinger som også personer med nedsatt funksjonsevne kan ha utbytte av. Denne vil bli gitt ut i ABM-utvikling sin skriftserie i Det andre er et samarbeidsprosjekt med Universitetet i Bergen om transkripsjon og ny utgivelse av Bergens første borgerbok ( ). Avdeling for depot og katalog avdelingsleder Knut Geelmuyden Avdelingens oppgaver er arkivavleveringer til Byarkivet, tilsyn med og produksjon av arkivregistratur, tilgjengeliggjøring ved ordning og registrering i arkivene, tilsyn og drift av lokalene, tilsyn med arkivene i lokalet, sikkerhet og brannvern, drift av biblioteket, bokbinder- og konserveringsfunksjoner og saksbehandling for byens våpen og flagg og andre heraldiske spørsmål. Avdelingsleder er styremedlem i Bergen Brannhistoriske stiftelse og medlem av representantskapet ved Bergen Bymuseum. Lokalene ble i 2008 utvidet til nær 7000 m2. Driften av bygget krever stor arbeidsinnsats og går ut over andre deler av det faglige depotarbeidet. Mye arbeid gjøres for sikring av lokalene og klima. Magasin D har fått installert reoler. Magasinene gir gode forhold og godt klima for arkivene. Arbeidsforholdene er gode, med forbehold for harde gulv og lange avstander. Omfattende veiledning til kommunal forvaltning har bidratt til at kommunale arkiv-avleveringer til BBA har skjedd i forskriftsmessig orden. BBA har arbeidet for store sektorvise avleveringer, men gir også veiledning til enheter som selv har tatt initiativ til avleveringer. Blant årets avleveringer er bl.a. mange skoler og barnehager, PPT, Kommunerevisjonen, Byrådet , Kemneren og mange flere. Total mottatt arkivmengde i 2007 var 1197 hyllemeter, fordelt på ca. 919 hyllemeter offentlig materiale og ca. 277 hyllemeter privatarkiver. Privatarkivene er mottatt og betjent av privatarkivavdelingen / stiftelsen Lokalhistorisk arkiv i Bergen.

5 Bergen Byarkiv Årsrapport 2008 Side 5 av 6 Bergen Byarkiv, utvikling av arkivmengde A n tall h y llem et År Det har vært utført et kontinuerlig arbeid med dataregistrering av arkiver. Det er i 2008 registrert søkbare navn på i alt (83.751) mapper og dokumenter. Antall registrerte enheter har nå passert (292) protokoller er bundet inn, 0 ( 9) protokoller konservert og 374 (773) skolebøker reparert. Bibliotekarbeidet har av ressurs-hensyn vært nedprioritert. Nødvendig minimumsarbeid er utført og det er tilrettelagt for dataregistrering av biblioteket. Et stort antall omvisninger i lokalene er gjennomført. Avdeling for privatarkiv avdelingsleder Terje Haram. Avdelingens viktigste arbeidsoppgaver er å sørge for at historisk dokumentasjon fra privat virksomhet i Bergen vil være tilgjengelig. Dette innebærer en aktiv oppsporing og etterspørsel etter arkivmateriale, inngåelse av avtaler om mottak, avtaler om ordningsprosjekter, oppfølging av disse, og i noen grad formidling av materialet. I tillegg drives aktivt samarbeid med andre arkivinstitusjoner i regionen, museer og bibliotek i et forsøk på å samordne tiltakene i dette arbeidet. Arbeidet drives delvis gjennom stiftelsen Lokalhistorisk Arkiv i Bergen. Det ble mottatt ca 240 hm (200) med privatarkiver, der Sparebanken Vest var det største. Av andre nevnes Bergen Døveforening, Bergen Aeroklubb, Arkitektkontoret Vaardal- Lunde, Bjørn Gullachsen, Ferd. Storjohans Eftf, mfl. Det ble utført 49 månedsverk med ordningsoppdrag for barnehager og skoler. Videre 23 månedsverk med ordning av helse og sosialarkiver, 16 månedsverk med andre offentlige arkiver og 14 månedsverk med privatarkiver. Avdelingsleder har vært prosjektleder for planleggingsarbeidet for utviding av byarkivets lokaler. Dette arbeidet forventes å pågå til et stykke inn i 2009.

6 Bergen Byarkiv Årsrapport 2008 Side 6 av 6 Spesialenhet for audiovisuelle medier - leder: spesialrådgiver Anne Louise Alver Avdeling for audiovisuelle medier og digitalisering ble omorganisert fra idet ansvaret for digitalisering og BKBilde ble overført til Avd. for moderne arkiv, og avdelingen omgjort til en spesialenhet utenfor avdelingsstrukturen. Spesialenheten forvalter Byarkivets samling av foto og andre AVmedier, og har ansvar og myndighet for utarbeidelse av retningslinjer for behandling av AV-medier i Bergen kommune. Antall foto og informasjon til disse (registerkort, skjemaer) skannet er 3951 (2940), de fleste fra Reguleringsvesnet, og fra Ø.H. Bergers foto dokumentasjon av Bergen. Det er arbeidet med ordning og ompakking av foto fra 21 arkiver, til sammen 23,5 hyllemeter. Spesielle hendelser i 2008 evt. organisatoriske endringer etc. Nye lokaler til digitalisering og ordningsprosjektet ble tatt i bruk. Etablering av digitaliseringsenheten er fullført. Tiltak for å bedre arbeidsmiljø, bedre likestilling og gi lavere sykefravær Trivselskomiteen har vært aktiv og arrangert flere utflukter og arrangementer. Arbeidsmiljøgruppen har arbeidet med nærvær og medarbeidertilfredshet. Det er avholdt to brannøvelser. Ved Byarkivet arbeides aktivt for å dempe skadevirkningene ved harde gulv. Miljøtiltak og energiøkonomisering Det har vært arbeidet med å få avsetning på brukte fullt brukbare ringpermer og lignende, men uten resultat. Energiøkonomisering har høy prioritet.