Servicetorg og byggesaksbehandling 7. november 2011

Transkript

1 Servicetorg og byggesaksbehandling 7. november 2011 Mary Simonsen Saksbehandler servicebutikken teknisk Kristiansand kommune

2

3 Historie Etablering og oppstart i ansatte, 5 stillinger fra enheter i teknisk sektor Servicekontor kun for tekniske tjenester Organisasjon - ble vi en del av Teknisk direktørs stab Intensjonen - kommunens tjenester lettere tilgjengelig for publikum Tungrodd system med lite samordning 3

4 Historie Mange avbrytelser i arbeidet for saksbehandler - ved mange besøk av kunder Første servicekontoret i Norge med myndighet til å utføre byggesaksbehandling Ideen til oppstart - ideen fikk vi på ekskursjon med politisk utvalg til danske kommuner Tjenester - hvilke tjenester som var etterspurt og lagt til servicebutikken Bemanningen - stillingene ble utlyst internt 4

5 Historie Hovedtyngden av våre henvendelser var byggesaker - Pbl 20-2 saker lagt til det nye servicekontoret - delegert myndighet fra teknisk direktør - plan og bygningsetaten ble det overordnede organ, faglig sett Antall byggesaker de første årene var ca 300 saker og disse ble behandlet av 1 byggesaksbehandler Økt bemanning for å møte etterspørselen vedr. byggesak - Vi måtte utvide med flere stillingshjemler i Servicebutikken etter en tid for å møte etterspørselen vedr. byggesaker 5

6 Historie Byggesaker over disk - Alle byggesaker ble besvart skriftlig og referert i politisk utvalg Konseptet ble godt mottatt - ga servicebutikken en god anseelse utad Vårt hovedmål var å møte kunden med mindre byråkrati, ydmykhet og respekt, med service i fokus Besøk fra andre kommuner - Vi deler velvillig våre erfaringer med andre kommune 6

7 Service i fokus 7

8 I dag Egen resultatenhet Ca henvendelser hvert år telefon, mail, edialog og besøk Bemanningen Vi har økt bemanningen til 9 ansatte som utgjør 8,5 stillinger, herav: - Leder som i tillegg er 1/2 byggesaksbehandler - Nestleder generalist med fagkompetanse - 2 stillinger som byggesaksbehandlere - 3 saksbehandlere med byggesaksskolen - Rådgiver for meglerinfo - Konsulent for telefoni 8

9 9

10 Servicebutikken utøver publikumsvennlige tjenester: Myndighetsutøvelse: Behandler mindre byggesaker og egenerklæring om konsesjonsfrihet, veileder og informerer om søknadsprosess, form og gjeldende styringsverktøy, utleverer innsyn i dokumenter og skjema, har utlagte saker på høring og informerer om politisk agenda Produksjon: eiendomsinformasjon, meglerpakka, kart, nabolister, registrer Gemini, utarbeider gravemeldinger og registrerer velforeninger Støttetjenester: kontortid for leder av byutviklingsstyret, sekretær for Årets byggepris, leder kommunikasjonsgruppa i teknisk, distribuerer nøkler, tilbakemeldinger fra publikum, besøkende til bygget og tilsyn med møterom Salg: planer, kart og renovasjonsprodukter + busskort 10

11 I dag Hovedtyngden av våre henvendelser - er også i dag: Byggesak Sammensatte tjenester - Mange av våre tjenenester er sammensatte. Det kan derfor være vanskelig for kunden å vite hvordan man går fram Vår hovedoppgave vedr. byggesaksbehandling Informere og veilede kunden om: -- Prosess - Søknadsform pbl 20-1 eller 20-2 Dispensasjonssak? Midlertidig tiltak? 11

12 I dag Hvilke dokumenter som kreves - naboliste, situasjonskart, tegninger, korrekt søknadsskjema, med eller uten ansvarsrett osv. Våre nettsider - hjelpe kunden med å finne frem på våre nettsider når kunden henvender seg til oss i mail / edialog eller på telefon Veilede kunden - hjelpe kunden med å få kontakt med andre saksbehandlere i sektoren 12

13 Byggesaksbehandling Behandlede byggesaker i byggesaker i Kristiansand kommune - Hvorav 679 byggesaker etter pbl Gjennomsnittlig behandlingstid for byggesaker i SB var 7.1 dag - Alle saker ble behandlet i tråd med tidsfristene jf pbl. God veiledning gir flere komplette søknader - Det er stor forskjell på kvaliteten på byggesøknadene som kommer inn - Vi avverger en del klagesaker fordi vi ofte har dialog med både tiltakshaver og protesterende naboer 13

14 Antall behandlet byggesaker

15 Byggesaksbehandling Kunden leverer byggesaker til kommunen på følgende måte: - Pr post - Pr mail - Via byggsøk - Eller ved henvendelse til servicebutikken - Vi kvalitetssjekker søknadens innhold samtidig som vi har kunden tilstede Fordeling - Byggesakene blir registrert av arkivet etter søknadshjemmel - Pbl sakene blir satt på listen til leder av servicebutikken for mottakskontroll 15

16 Byggesaksbehandling Mottakskontroll - Hver dag blir listene gjennomgått av mottakskontrollen - Innkomne saker sjekkes for riktig sakshjemmel, mangler og om saken er i henhold til lovverket, plan og bestemmelser - Saker med mangler løser mottakskontrollen som oftest med en telefon til tiltakshaver og et brev Fordeling videre - Komplette saker blir fordelt videre til byggesaksbehandler av leder 16

17 Faglig påfyll i en hektisk hverdag. - Vi har interne møter i SB 1 gang i måneden hvor vi lærer av hverandre og samkjører oss - Inviterer andre enheter til våre møter i SB for å komme med faglige nyheter og innspill - Deltar i ukentlige møter med plan- og byggesaksavdelingen hvor SB stiller med en saksbehandler for å "lufte" egne byggesaker og få med erfaringer derfra - I tillegg følger vi ukesmøtene til andre enheter i teknisk for å holde oss oppdatert og gi tilbakemeldinger til enhetene 17

18 Utfordringer 2012 Tilrettelegge for digitale tjenester Ivareta høy kompetanse hos medarbeiderne: generasjonsskifte - rekruttering Ivareta dagens kvalitet og omdømme: evnen til å levere selv med nye tjenester og sårbar bemanningssituasjon Samlokalisering i Rådhuskvartalet: Ivareta og utvikle dagens kvaliteter 18

19 Visjon: Kundens behov i fokus Servicebutikken skal ha tidsriktige og kundevennlige tjenester Kunden skal ha riktig informasjon og veiledning Kunden behandles på en mest effektiv måte Kunden møtes med likeverd og respekt. Vi lytter aktivt til behov, meninger og følelser 19

20 Glad i jobben, til gode for kunden