Årsrapport 2015 Tromsø byarkiv Virksomhetsbeskrivelse mål og resultat

Transkript

1 Årsrapport 2015 Tromsø byarkiv Virksomhetsbeskrivelse mål og resultat tromso.kommune.no

2 Innholdsfortegnelse Årsrapport Tromsø byarkiv...1 Byarkivet Satsningsområder i Forespørsler og arkivinnsyn Formidling Depot- og arkivsikring Ordning og katalogisering Veiledning og kontroll med kommunens arkivdanning Elektronisk arkivdepot i byarkivet? Forsidefoto: Mark Ledingham

3 Byarkivet Byarkivet skal kontrollere og veilede kommunens arkivfunksjoner, drive arkivdepot for kommunalt materiale som skal bevares for ettertiden, ta imot og sikre arkiv og elektroniske registre som er gått ut av administrativ bruk, og tilrettelegge disse for bruk av saksbehandlere, forskere og publikum. FAKTA OM VIRKSOMHETEN Byarkivet: Byarkivet er del av resultatenhet Bibliotek og byarkiv som ble opprettet i formannskapets møte , sak 77/05 Resultatenhetsleder: Paul Henrik Kielland Byarkivar: Tove Johansen Arkivbeholdning og ledig kapasitet: Beholdning: 1800 hyllemeter Ledig kapasitet: 500 hyllemeter Antall ansatte i 2015: 2 faste 100% stillinger i ,83 årsverk grunnet permisjon. To eksternt finansierte prosjekt, til sammen 0,71 årsverk. Brukere: Byens befolkning, kommunens saksbehandlere, saksbehandlere fra annen offentlig forvaltning, forskere, studenter, tilreisende Adresse til hjemmeside: byarkivet no.html 1.1. Satsningsområder i 2015 Byarkivet har i 2015 satt sterkere fokus på tilsyn og veiledning med kommunes digitale arkivdanning. Hovedfokus har vært oppsett og bruk av kommunens sakarkivsystem, men vi har også trappet opp veiledning i analog arkivdanning overfor resultatenhetene. På slutten av året gikk vi i gang med kartleggingsarbeid for å etablere arkivplan for skoler og barnehager. Arkivplan er et av kommunens viktigste verktøy for å sikre at infrastruktur, rutiner og ansvarsforhold i arkivdanningen er utformet og praktiseres etter gjeldende lover og regelverk. Vi har videreført byarkivets arkivordningstjeneste for kommunale enheter, og ferdigstilt ordning av Anleggsseksjonens arkiv. I oktober startet vi ordning av Tromsø havnevesens arkiv Forespørsler og arkivinnsyn Byarkivet har åpen lesesal tirsdager kl , der publikum kan komme og bruke arkivmateriale under tilsyn. I tillegg besvarer vi forespørsler per brev, e-post og telefon. Byarkivet får forespørsler om lokalhistorie, slekt, eiendomsog reguleringssaker, skolesaker, billighetserstatninger med videre. Henvendelsene kommer fra saksbehandlere i kommunal og statlig forvaltning, advokater, historikere, forskere, studenter og journalister med flere. I 2015 kom 43% av alle forespørsler til byarkivet fra saksbehandlere, 57% kom fra privatpersoner. Lesesalens åpningstid gjør at publikum begrenses til de som kan møte i kontortid. Forespørsler til byarkivet Lesesalsbesøk Arkivbruk lesesal Henvendelser utenfor lesesal Henvendelser totalt Behandlede arkivenheter

4 1.3. Formidling Høyt fokus på veiledning og tilsyn med arkivdanningen har gitt lavere aktivitet for å fremme byarkivet som kilde til byens historie. I 2015 har den publikumsrettede aktiviteten vært begrenset til å endre design og innhold på nettsiden, to omvisninger i arkivet, og tre utstillinger med smakebiter fra arkivet publisert på vår berøringsskjerm. I løpet av 2015 har det vært 1092 unike treff på byarkivets hjemmesider Depot- og arkivsikring Arbeid i depot omfatter fysisk sikring og kontroll av tilgang, luftfuktighet og temperatur, skadedyr samt støv- og muggsanering i arkivrommene. Dette er viktig for å sikre arkivmaterialets integritet og bestandighet. Fukt- og temperatursvingninger gir grobunn for mugg og skadedyr, og slike svingninger vil med tiden ødelegge arkiv. I 2015 har vi fortsatt med bekjempelse av sølvkre. Tiltakene er effektive, og bestanden i arkivrommene er under kontroll. Arkivklimaet er fremdeles en utfordring for byarkivet. Vi har også i 2015 jobbet med sikte på å få egen klimastyring til arkivrommene, men har ikke vunnet fram med dette arbeidet. Per i dag har arkivrommene ikke godkjent klima. Arkivmaterialet trenger også ettersyn. I 2015 har vi prøvd ut muggsanering på verdifullt historisk materiale etter byingeniøren fra I mangel av avtrekksvifte eller konserveringsrom har vi lånt Statsarkivets lokaler. Muggsaneringen ga en stor forbedring av arkivmaterialet. Svingninger i luftfuktighet vil imidlertid reaktivere sporer, mens en god klimakontroll vil passivisere muggsporer i materialet. Mugg er også en utfordring for byarkivets ansatte som skal handtere materialet. Sikring av arkivmateriale innebærer også skanning av materiale som er for skjørt til å brukes. Byarkivet har ikke hatt kapasitet til å skanne for bevaring, de fleste dokumentene er skannet på forespørsel fra publikum. Vi har skannet 76 tekstdokumenter, 99 foto, 5 kart og 41 tegninger totalt 221 dokumenter med til sammen 1020 sider Ordning og katalogisering I 2015 har vi mottatt 26,81 hyllemeter uordnet arkiv, der i blant arkivene etter nedlagte enheter som Skogvik skole og Åsgård barnehage, og Sjakk OL. Vi har fullført ordningen av Anleggsseksjonens arkiv del II, som utgjorde 96 hyllemeter før ordning. I oktober startet vi på ordning av havnevesenets eldre arkiver. I arkivdepotet jobber vi kontinuerlig med å lage digitale register for eldre arkiv og arkivoversikter. Vi har blant annet gått i gang med å lage register over formannskapets saker. I 2015 har vi registrert tre årganger. 4 Benjamin fjerner sølvkre fra fluetapen Foto: Johanne Lunga Det er stor forskjell på søkbarhet i ordnede og uordnede arkiv Foto: Johanne Lunga

5 1.6. Veiledning og kontroll med kommunens arkivdanning Byarkivet har i 2015 startet mer systematisk veilednings- og kontrollvirksomheten overfor kommunale enheter, og vi har hatt 3 foredrag, 30 møter og 7 befaringer tilknyttet veiledning og kontroll. I samarbeid med Arkiv- og dokumenttjenesten har vi fortsatt med kartlegging av rutiner, rutineforbedring og kompetansebygging i forhold til sakarkivsystemet ESA. Befaringene har vist at det er i store mangler i arkivdanningen både i lokaliteter, rutiner og faktisk produsert arkiv. Ofte skyldes dette manglende kunnskap om hvilke arkiv enheten skal produsere. Innføring av nye digitale registreringssystemer såkalte fagsystem er også en utfordring, da de sjelden følges opp med gode rutiner for uttak av arkivdokumenter. Fagsystemene har ikke arkivløsninger, og i praksis betyr manglede papiruttak at resultatenhetene mangler arkiv. Utfordringene har vi tatt opp med enhetene fortløpende, for å forbedre arkivsikkerheten. I mange resultatenheter er arkivrommet et lager som ikke oppfyller grunnleggende krav til arkivrom, og hvor mye driftsutstyr oppbevares. Arkivet utsettes derfor for risiko fra vannskader, brannfarlige stoffer som for eksempel maling og løsemidler og uhjemlet tilgang. Foto: Johanne Lunga Det er et tydelig behov for økt arkivkunnskap både i sentraladministrasjonen og i resultatenhetene. I etterkant av befaringer og foredrag har vi møtt et stort ønske om at arkivtjenesten holder kurs i arkivdanning på de ulike fagfeltene. Vi har også hørt ønsker om å få arkiv inn som tema i kommunal lederutdanning. Dette er noe vi ønsker å etterkomme. Mye av veiledningen har foregått ad-hoc etter spørsmål på e-post og telefon. Det er unødig tidkrevende og veiledning skal i framtiden i større grad betjenes gjennom systematisk opplæring. Generelle kurs om arkiv kan utformes på bakgrunn av lovverk. Fagspesifikk veiledning og kurs forutsetter oversikt over de ulike enhetenes organisering, rutiner, fagsystemer og produksjonen i disse systemene. Denne oversikten får man gjennom kartlegging i et arkivplanprosjekt. Arkivplan er lovpålagt og er det viktigste redskapet kommunen har for å få oversikt og kontroll over arkivdanningen. I september 2015 startet vi prøvekartlegging i skole- og barnehagearkivene. Vi skal lage felles arkivplan for enhetene, slik at vi kan etablere felles rutiner, veiledning og kurs for sektoren. Videre arkivplanarbeid skal utføres i prosjektstilling tilknyttet Arkiv- og dokumenttjenesten under veiledning fra byarkivet Elektronisk arkivdepot i byarkivet? Byarkivet skal ha et apparat for å ta imot og sikre historisk elektronisk arkivmateriale det er en forutsetning for overgang til fullelektronisk arkivering. Per 2015 mangler vi depotløsning for mottak og lagring av elektroniske arkiv. En av byarkivets ansatte har fulgt vår kompetansebygging på veiledning, mottak, gjennomgang, godkjenning og bevaring av digitale arkiv gjennom deltakelse i samlinger og workshop i regi av Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurs Senter as (KDRS). Det er imidlertid ikke tilstrekkelige personalressurser til å starte mottak av digitale arkivuttrekk. 5

6 På landsbasis pågår et stort samarbeidsprosjekt SAMDOK om elektronisk arkivforvaltning der Riksarkivet, KDRS, Kommunenes Sentralforbund (KS) og representanter fra en rekke kommunale arkivinstitusjoner har gått sammen for å etablere felles strukturer for digital arkivproduksjon i offentlig sektor. En del leverandører av saks- og arkivsystemer deltar også i dette arbeidet. Byarkivet følger utviklingen i SAMDOK nøye. KDRS-Workshop om arkivuttrekk hos IKA Møre og Romsdal Foto Geir Håvard Ellingseter, IKAMR. Digitale arkivuttrekk, mottak, kontroll og sikring av digitale arkiv og register har vist seg å være en svært ressurskrevende oppgave. SAMDOK-rapporten for digitale kommunale arkiv har konkludert med at det finnes systemer i kommunal sektor som rommer bevaringsverdig dokumentasjon. Mange av disse systemene finnes i Tromsø kommune, og ved en eventuell kommunesammenslåing vil antallet systemer som må handteres øke. Hvis en kommunesammenslåing blir et faktum, skal samtlige digitale arkivsystem og register avsluttes og avleveres til depot med umiddelbar virkning. I snitt tar det erfaringsmessig to måneder å produsere godkjente uttrekk fra databaser. Etter uttrekk må arkivene sikres for ettertiden gjennom kontinuerlig migrering til eksisterende programvarer og plattformer, og arkivene skal betjenes med innsynsløsning. Byarkivets vide kontrollspenn i arkivdanning og kompetansebygging, og forberedelser til mottak av elektroniske arkiv kommer i tillegg til drift av byarkivets analoge arkivdepot, formidling og innsynbehandling. Våre eksiterende ressurser for å løse disse oppgavene er marginale. Vi vet at viktig dokumentasjon allerede har gått tapt, og med dagens ressurssituasjon må vi regne med at kommunen mister mye dokumentasjon i årene som kommer. 6