Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 (3683) Protokoll

Transkript

1 Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 (3683) Protokoll MØTENUMMER NÅR: tirsdag, 20. nov :00-20:30 HVOR: MØTE INNKALT AV: FREMMØTTE: Leilighet E Halvor Erikstad Geir Toverud Geir Toverud Halvor Erikstad Kari Olsen Inger Due Wille Per Nilsen SAKSOVERSIKT SAK 1 Protokoller fra styremøte nr 6 og nr 7 gjennomgås for oppfølging og signering SAK 2 Adkomst og trafikale forhold i Spinnerikroken / Nabbetorpkaia SAK 3 Rens av ventilasjonskanalene og service på ventilasjonsanleggene SAK 4 Innregulering av vannbåren gulvvarme SAK 5 Heisproblemer i nr 12 SAK 6 Rammeavtale mellom OBOS og Heiskontrollen AS SAK 7 Gjennomgang på plenen syd for nr 12 SAK 8 Revurdering av kostnadsbudsjettet for 2019 SAK 9 Retningslinjer for størrelsen av sameiets egenkapital og budsjettering av inntekter SAK 10 Endring av vedtektene punkt valg av styre og funksjonstid SAK 11 Fastsettelse av datoer for styremøter og årsmøte i 2019 SAK 12 Andre saker SAK 1 Protokoller fra styremøte nr 6 og nr 7 gjennomgås for oppfølging og signering SAKSNUMMER 67 /18 Side 1 av 10

2 Protokollene fra styremøtene nr 6 og nr 7 gjennomgås for oppfølging og signering. Protokollene vedlegges. FORSLAG TIL. Protokollene ble gjennomgått og signert. Styremøte 6-18 protokoll.pdf Styremøte 7-18 protokoll.pdf SAK 2 Adkomst og trafikale forhold i Spinnerikroken / Nabbetorpkaia SAKSNUMMER 68 /18 Innkjøringen til Spinnerikroken fremstod som meget trang og underdimensjonert, samtidig som parkerte biler i området ofte gjorde innkjøringen enda trangere og mindre oversiktlig. Vårt sameie tok initiativ til å samle de øvrige boligselskapene med tilhørighet i Spinnerikroken for i fellesskap kreve at utbygger oppgraderte innkjøringen. De øvrige boligselskapene ga vårt sameie fullmakt til å la seg representere i denne saken. I en løpende dialog og flere befaringer med utbygger, avslo de i utgangspunktet alle krav til utbedring av veikrysset / innkjøringen. De viste til at krysset og veien slik den fremsto var godkjent av kommunen. De avslo også å yte tilskudd til en utbedring. I brev av til Fredrikstad kommune, ble det fra vår side pekt på utilfredsstillende trafikale forhold langs Nabbetorpkaia (fra Nabbetorpveien til Spinnerikroken). Det ble bla pekt på at veikrysset var underdimensjonert i forhold til at det nå var 177 leiligheter som hadde dette som sin innkjøringsvei til området, samt pekt på behov for regulering av parkeringene i området. Fredrikstad Kommune henviste til at veikrysset var en del av utbyggingsavtalen de hadde med utbygger, og at kommunene ikke på noen måte ville bidra økonomisk til en utbedring. Heller ikke Statens Vegvesen var villige til å yte bidrag, men krevde at brufundamentet øst for innkjøringen måtte sikres. I samarbeide med OBOS ble det utarbeidet et forslag til hvordan veikrysset kunne utbedres, og vi mottok tilbud fra Gaards-Service AS på utbedringen. Etter gjentagende og stort press fra vår side om at denne utbedringen måtte dekkes av utbyggerne av området, valgte disse å snu. I samarbeide med OBOS og entreprenør aksepterte disse å ta hele regningen for utbedringen av veikrysset. (ca kr inkl mva) Imidlertid ble opparbeidelse av området på høyre side av innkjøringen (mot elven) ikke inkludert i arbeidene som ovennevnte aktører finansierte. På vårt initiativ innhentet vi et tilbud fra Gaards-Service AS om å opparbeide dette med elvesten på samme måte som på venstre side av innkjøringen. Videre anmodet vi de 3 øvrige sameiene / borettslag om deling av disse kostnadene, noe som ble godkjent av alle. Våre kostnader med denne opparbeidelsen ble derved ca kr Hovedpunktet i vårt brev til Fredrikstad kommune vedr de trafikale forholdene i området er således løst på en tilfredsstillende måte. Imidlertid gjenstår problematikken med vedlikehold av området under brua, samt parkeringen langs Nabbetorpkaia. Fredrikstad kommune har ikke gitt noen tilbakemelding på disse forholdene, annet enn at saken er oversendt til avdeling for parkering og transport. Side 2 av 10 Styret må ta stilling til om det skal arbeides videre med disse forholdene, og

3 hvordan dette eventuelt skal skje. Korrespondansen med Fredrikstad Kommune vedlegges Vi avventer til vedlikeholdsarbeidene med Fredrkstadbrua er ferdig for å se om parkeringsforholdene langs veien endrer seg. Om parkeringen fortsetter som tidligere, kontaktes bussselskapet og parkeringsetaten i Fredrikstad Kommune. Statens Vegvesen og Fredrikstad kommune tilskrives umiddelbart med anmodning om en avklaring om hvem som er ansvarlig for at at arealene under brua langs Nabbetorpkaia vedlikeholdes, og anmoder om at området blir ryddet og opparbeidet. Geir er ansvarlig for oppfølging av denne saken. Fredrikstad Kommune brev august 18.pdf Fredrikstad Kommune - svarbrev juni 18.pdf Fredrikstad Kommune brev mai 18.pdf SAK 3 Rens av ventilasjonskanalene og service på ventilasjonsanleggene SAKSNUMMER 69 / 18 På bakgrunn av at det har gått 6,5 år siden leilighetene i sameiet ble tatt i bruk, og det faktum at det stort sett i hele denne perioden har foregått bygge- og vedlikeholdsarbeider i vårt nærmiljø, har styret anmodet om en vurdering av behovet for å rense kanalene i ventilasjonsanleggene i den enkelte leilighet. 3 firmaer har vært på befaring og gitt et tilbud på slik rensing. Alle selskapene konkluderer med at rens er nødvendig. Tilbudene varier mye i både pris og innhold, og i forkant av styremøtet har en arbeidsgruppe gjort en grundig vurdering av disse. Tilbudene vedlegges. Behovet for å etablere en serviceplan for ventilasjonsanleggene er under utredning, og tas opp i egen styresak etter at arbeidet med rensing av kanalene er utført. Tilbudet fra BVR AS vurderes til å være det beste, og styret bestiller arbeider iflg tilbudet. Kostnad inkl mva er kr , og beløpet tas inn i kostnadsbudsjettet for Halvor er vår kontaktperson i denne saken. Ventilasjon Power Clean tilbud.pdf Ventilasjon TILBUD Jenssen System.pdf Ventilasjon tilbud BVR.pdf SAK 4 Innregulering av vannbåren gulvvarme SAKSNUMMER 70 / 18 Innregulering av gulvvarmen i den enkelte leilighet ble foretatt i uke 42 / 43. Før Side 3 av 10

4 innreguleringen startet, ble det foretatt service på pumpene som driver anlegget, og det ble funnet en feil på en av disse. Feilen ble umiddelbart utbedret. Det ble i forkant av innreguleringen også funnet en lekkasje i et av rørene i systemet. Denne ble også umiddelbart reparert. Vi har fortsatt ikke mottatt sluttrapport fra Borge Rør AS, men har fått tilbakemelding på at denne vil foreligge om få dager. Styret sender ut en anmodning på sameiets hjemmsider og ber om at alle medlemmene rapporterer tilbake til styret om innregulering er foretatt eller ikke, samt angir om gulvvarmen i alle rom synes å fungere tilfredsstillende. Halvor følger opp denne saken. Om det ikke fremkommer rapport om feil etter dette, avsluttes denne saken. SAK 5 Heisproblemer i nr 12 SAKSNUMMER 71 / 18 Det ble 7.11 (onsdag) på formiddagen rapportert at heisen i nr 12 ikke fungerte, og vår avtalepartner på heisservice, GM Heis AS, ble kontaktet. De kom samme dag for å avdekke / utbedre feilen, men fant ikk eut av dette. En mer erfaren tekniker ble sendt ut påfølgende dag, og konkluderte med at de måtte kontakte serviceavdelingen hos heisleverandøren for bistand til å avdekke hva som var feil. GM Heis kontaktet 8.11 på ettermiddagen heisleverandøren StarLift for bistand med reparasjon og programmering / igangkjøring. Star Lift hadde ikke mulighet til å komme før mandag Det ble da avdekket at en frekvensomformer måtte byttes ut. Dette er normalt ikke lagervare hos StarLift. GM Heis AS bestilte formelt frekvensomformeren mandag 12. november. Star Lift hadde en slik på lager i Trondheim, men effektuerte ikke denne sendt før onsdag 14. november. Dette skjedde først etter at vi hadde rettet sterk kritikk mot den sene reaksjonen til StarLift, som opprinnelig hadde planer om å sende frekvensomformeren fra Trondheim med bil på torsdag Reparasjon av heisen skjedde torsdag 15. november. Heisen hadde da stått i nesten 9 døgn. Begge våre heiser hadde service GM Heis AS og StarLift er anmodet om å gi oss en detaljert rapport på hendelsesforløpet i denne saken. Vi mottok omgående svar fra StarLift, som vedlegges saken. Vår serviceavtale med GM Heis ble inngått i september 2017, og løper for et kalenderår av gangen, med rett til oppsigelse innen forut for neste kalenderår. Med mindre det legges til grunn avtalebrudd fra en av partene, kan vi først komme ut av avtalen pr Årsaken til at det ble byttet servicepartner var at GM Heis kunne levere de samme tjenestene som Star Lift til en fast kostnad som var ca kr lavere enn sistnevntes pris. Dessuten hadde GM Heis AS et avdelingskontor i Sarpsborg, slik at vi kunne forvente raskere fremmøte ved behov for utrykning utover serviceavtalens faste besøk. Avtalen vedlegges. Side 4 av 10 Styret avventer rapporten fra GM Heis AS og foretar ytterligere innhenting av informasjon dersom dette anses nødvendig. Det gjøres deretter en vurdering om GM Heis AS er den rette samarbeidspartneren for fremtiden, og eventuelt om det foreligger juridisk grunnlag for å kreve den løpende serviceavtalen for misligholdt. Geir er ansvarlig for videreførng av denne saken.

5 Signert avtale GM Heis.pdf StarLift svarmail november 18.pdf SAK 6 Rammeavtale mellom OBOS og Heiskontrollen AS SAKSNUMMER 72 / 18 I henhold til plan- og bygningsloven 29-9 og Teknisk forskrift (TEK), er eier/boligselskap ansvarlig for at en løfteinnretning er sikkerhetsmessig forsvarlig, og at det gjennomføres sikkerhetskontroll hvert annet år. Sikkerhetskontroll er lovpålagt og kommer i tillegg til en service / vedlikeholdsavtale med et annet selskap. Begge våre heiser hadde heiskontroll i februar 2018, og neste kontroll skal skje innen utløpet av mars For heiskontrollen i 2018 betalte vi kr pr heis. OBOS har meddelt at de har inngått en avtale med Heiskontrollen AS. Fast pris pr heis er oppgitt til kr pr heis (2019-pris). Rammeavtalen vedlegges. Sameiet går inn som part i rammeavtalen mellom Heiskontrollen og OBOS. Geir besørger innmelding til OBOS. Heiskontrollen - rammeavtale OBOS.pdf SAK 7 Gjennomgang på plenen syd for nr 12 SAKSNUMMER 73 / 18 Det er rapportert at det stadig er personer som benyttet plenen syd for nr 12 som gjennomgangsvei. Styret besørger oppsatt 2 skilt, et øst og et vest for plenen, med følgende tekst over 2 linjer: Ingen gjennomgang på plenen. Vennligst benytt gangveiene. Skiltet bør være lyst grått med sort tekst, og i format ca 50 x 25 cm. Inger ber Gaards-Service AS om tilbud på skilt og oppsetting. SAK 8 Revurdering av kostnadsbudsjettet for 2019 SAKSNUMMER 74 / 18 Side 5 av 10

6 Tidligere utarbeidet kostnadsbudsjett ble gjennomgått og revurdert. Det er i dette tatt høyde for at vi foretar en rens av alle ventilasjonskanalene i sameiet (budsjetteret til kr ), og at det utarbeides en utomhusplan (kr ). Forøvrig er det lagt til grunn en forsiktig prisstigning basert på de kjente kostnadene som sameiet har. Kostnadsbudsjettet som ble vedtatt i sak 66/18, med samlede kostnader på kr ble som følge av nye estimater i regnskapstall for 2018 vedtatt endret slik: 6604 Drift/vedlikehold utv anlegg økes med kr til Kommunale avgifter økes med kr til kr (pga høyere forbruk av vann enn tidligere) 620 Elektrisk energi økes med kr til kr Sameiets kostnadsbudsjett for 2019 har derved en kostnadsramme på kr , og med et budsjettert underskudd på kr Budsjett 19 revidert hovedtall.pdf SAK 9 Retningslinjer for størrelsen av sameiets egenkapital og budsjettering av inntekter SAKSNUMMER 75 / 18 Siden sameiet ble etablert i 2012, har det blitt innkrevet beløp fra medlemmene i sameiet som langt overstiger de faktiske kostnadene. Innkrevet beløp har ikke vært regulert siden etableringen av sameiet, og har årlig beløpet seg til kr pr år. Utviklingen i sameiets driftskostnader og resultat har vært slik: 2012 (7 mnd) (utskifting av stålplater og mont av aut døråpnere) Overskuddene gjennom ovennevnte 6 år har gitt sameiet en egenkapital på kr ved utgangen av I 2018 ble det budsjettert med driftskostnader på kr og et overskudd på kr Side 6 av 10 Det foreligger ingen retningslinjer eller vedtektsbestemmelser som angir hvor stor sameiets egenkapital bør være. Styret mener at det bør fastsettes retningslinjer

7 for dette. I Lov om eierseksjoner refereres fra 29: 29. Fordeling av felleskostnader og fellesinntekter Kostnader med eiendommen som ikke knytter seg til den enkelte bruksenhet, er felleskostnader. Felleskostnader skal fordeles mellom seksjonseierne etter sameiebrøken. Dersom særlige grunner taler for det, kan kostnadene fordeles etter nytten for den enkelte bruksenhet eller etter forbruk. Dersom de seksjonseierne som berøres, uttrykkelig sier seg enige, kan det i vedtektene fastsettes en annen fordeling enn den som følger av første ledd. Den enkelte seksjonseieren skal betale et akontobeløp som fastsettes av seksjonseierne på årsmøtet, eller av styret, for å dekke sin andel av felleskostnadene. Akontobeløpet kan også dekke avsetning av midler til fremtidig vedlikehold, påkostninger eller andre fellestiltak på eiendommen dersom årsmøtet har vedtatt slik avsetning. En seksjonseier som har betalt mer i felleskostnader enn det som følger av første eller tredje ledd, har krav på å få tilbake det som er betalt for mye. Til kommende årsmøte i 2019 (27. mars 2019), fremmer styret forslag om at sameiets egenkapital ikke bør være lavere enn kr , og ikke høyere enn kr (ca % av sameiets årlige kostnader) Grensene er basert på det kostnadsnivået som sameiets kostnader har beløpet seg til i de seneste 5 årene, og bør revurderes dersom kostnadsnivået endrer seg vesentlig. Ved budsjettering av hvilket beløp som medlemmene skal innbetale til dekning av sameiets felleskostnader, skal legges til grunn et resultat som medfører at den budsjetterte egenkapitalen ved budsjettårets utgang ligger innenfor de ovenfor angitte grensene. Det skal imidlertid ikke budsjetteres med underskudd eller overskudd som overstiger kr årlig. SAK 10 Endring av vedtektene punkt valg av styre og funksjonstid SAKSNUMMER 76 / 18 For å sikre kontinuitet i styret, bør vedtektene justers slik at det ved hvert årsmøte velges et styremedlem og et varamelem. Funksjonstiden for varamedlemmer bør som for styremedlemmer være to år. Valg av valgkomite omtales ikke i vedtektene, men det ble i årsmøtet i 2018 bestemt at funksjonstiden for valgkomiteen er 2 år. Vedtektene vedlegges. Styret fremlegger for årsmøtet i 2019 følgende forslag til endring av vedtektene: Vedtektenes punkt foreslås endret slik: Nåværende tekst: Side 7 av 10

8 7-1 Styret - sammensetning (2) Funksjonstiden for styreleder og de andre medlemmene er to år. Varamedlemmer velges for ett år. Styremedlem og varamedlem kan gjenvelges. Ny tekst: 7-1 Styret - sammensetning (2) Funksjonstiden for styreleder, de andre medlemmene og varamedlemmene er to år. Justering av funksjonstiden til ett år kan gjøres dersom dette er nødvendig for å tilpasse valgene slik at det på hvert årsmøte alltid velges et styremedlem og et varamedlem. Styremedlem og varamedlem kan gjenvelges. Vedtekter Boligsameiet Spinnerikroken 10 og 12.pdf SAK 11 Fastsettelse av datoer for styremøter og årsmøte i 2019 SAKSNUMMER 77 /18 Ordinære styremøter frem til neste årsmøte foreslås avholdt på følgende datoer: 22. januar 2019 kl 18.00: hos Inger Wille 1. mars 2019 kl 18.00: hos Kari Olsen 25. mars 2019 hvis behov: hos Geir Toverud Årsmøte i 2019 foreslås avholdt 27. mars 2019 kl på hotell Victoria. Møterom er bestilt og bekreftet. Forretningsfører er varslet Frist for innsending av forslag som ønskes behandlet på årsmøtet settes til 25. februar 2019 Følgende datoer for kommende styremøter ble vedtatt: Ordinære styremøter frem til neste årsmøte foreslås avholdt på følgende datoer: 22. januar 2019 kl 18.00: hos Inger Wille 1. mars 2019 kl 18.00: hos Kari Olsen 25. mars 2019 hvis behov: hos Geir Toverud Årsmøte i 2019 ble vedtatt avholdt 27. mars 2019 kl på hotell Victoria. Frist for innsending av forslag som ønskes behandlet på årsmøtet i 2019 ble fastsatt til 25. februar Side 8 av 10

9 SAK 12 Andre saker SAKSNUMMER 78 / 18 Varsling om reduksjon av månedlige beløp til dekning av felleskostnader fom januar 2019 gjøres via våre hjemmesider. Geir er ansvarlig for bergening av de nye månedsavgiftene samt for varsling. Varsling om sted og tidspunkt for årsmøte og frister for innsendelse av forslag gjøres i januar 2019 i form av brev i postkassene med angivelse av frist for innsendelse forslag 15. februar. Formell innkalling med saksliste legges i postkassene mellom 7 og 19 mars. Varsling av valgkomiteen (Erik Dye, Torunn Gravning, Knut Hansen) gjøres i annen halvdel av januar Hvis vedtektsendring av punkt blir godkjent, skal det velges 1 styremedlem for 1 år og 1 styremedlem for 2 år. Samt 1 varamedlem for et år og 1 varamedlem for 2 år. Hvis forslaget om vedtektsendring ikke blir vedtatt, skal det velges 2 styremedlemmer for 2 år og 2 varamedlemmeer for ett år. Utrede og fremme en sak til årsmøtet om montering av individuelle varmepumper. Ref rapport fra Larmerud og eraringer hos Per Nilsen i E105, som monterte en varmepumpe sommeren Utredningen bør omfatte forslag til plassering, størrelse, støynivå osv. Utredningen bør være klar for behandling i styremøtet 19. februar Halvor med bistand fra Per er ansvarlige for utredningen og forslag til saksfremstilling og vedtak på årsmøtet. Forslag til ny serviceavtale garasjeport (se vedlegg) er mottatt. Geir følger opp denne for å få angitt priser på utrykning i arbeidstiden, utenfor arbeidstiden og i helger. Samt en redegjørelse for hva serviceavtalen innebærer i form av arbeide. Solid Entreprenør AS innkalles til en befaring av området vest for nr 12, da påfylling av jord etc, samt nysåing av gress ikke er tilfredsstillende. Geir er ansvarlig for oppfølging av denne saken. Det har ikke vært foretatt kontroll av gassanleggeene i leilighetene siden november Kontroll skal skje mellom 11 og 14 måneder etter at siste kontroll ble foretatt. Kari kontakter Østfold Gass og VVS for oppfølging. Scanmark Service - vedlikeholdsavtale 18.pdf Side 9 av 10

10 SIGNERING GEIR TOVERUD HALVOR ERIKSTAD KARI OLSEN INGER DUE WILLE PER NILSEN Side 10 av 10