Retningslinjer for håndtering av personalsaker Vedtatt av rådmannen

Transkript

1 Retningslinjer for håndtering av personalsaker Vedtatt av rådmannen Skjema: Tilrettevisning Skriftlig advarsel 1. Innledning God ledelse, en sunn og åpen organisasjonskultur basert på en ryddig organisering og fornuftig fordeling av arbeidsoppgaver, vil normalt kunne forebygge personalsaker. I arbeidet med personalsaker er det viktig med systematisk oppfølging og skriftlig dokumentasjon. Både leder og ansatt skal bidra til at saken løses på en tilfredsstillende måte for begge parter. 2. Forebyggende virkemidler 2.1 Rekruttering av medarbeidere Grunnlaget for et vellykket arbeidsforhold for alle parter legges i forbindelse med ansettelsen. En gjennomarbeidet kravspesifikasjon, et godt forberedt intervju og referanseintervju er avgjørende for en riktig ansettelse. 2.2 Medarbeidersamtaler Medarbeidersamtaler er et viktig personalpolitisk virkemiddel. Medarbeidersamtalen stiller krav til både leder og medarbeider. Hensikten er bl.a. å avklare den ansattes og arbeidsgivers gjensidige forventninger, mål og resultater. Forhold omkring arbeidsmiljø, trivsel og videre utvikling tas opp. 2.3 Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll skal sikre at krav til HMS overholdes. Regelmessig kontroll skal sikre kontinuerlig forbedring av helse, miljø og sikkerhet. Psykososialt/organisatorisk arbeidsmiljø skal være en del av dette arbeidet. 2.4 Kompetanse og utviklingstiltak Økt kompetanse har stor betydning for den ansatte, kommunen og samfunnet. Herunder gir økt kompetanse den enkelte mulighet for personlig og faglig vekst. Det er derfor viktig at arbeidstakerne stimuleres til å øke sine kunnskaper og styrke sin kompetanse. Kommunen legger vekt på planmessig opplæring og utvikling av sine arbeidstakere med eksterne eller interne tilbud. Hver enhet skal utarbeide plan for kompetanseutvikling/opplæring. 2.5 Veiledning av medarbeider Det er viktig at en leder ser sine ansatte og gir støtte og veiledning på et tidlig tidspunkt dersom arbeidstaker har problem med å takle sin arbeidssituasjon. Dersom leder av ulike grunner ikke er tilfreds med den ansattes arbeidsutførelse og/eller atferd, må leder si fra til den ansatte om dette slik at vedkommende kan rette på forholdene. Dette gjøres normalt uformelt i en løpende dialog mellom den ansatte og leder. Dersom den ansatte ikke tar de uformelle signalene, må leder reagere sterkere og gjennom en annen

2 kanal enn den uformelle dialog. Forholdet tas da opp i møte/samtaler. Se pkt. 5 Disiplinære reaksjoner. Ved nyansettelser der 6 måneders prøvetid gjelder, gjennomføres en obligatorisk samtale etter 3 måneders ansettelse. Det skrives referat fra samtalen. 3. Definisjoner 3.1 Generelt Før en starter arbeid med noe som kan bli en personalsak, må det klarlegges hva saken dreier seg om. Det er viktig at leder griper fatt i saken så tidlig som mulig slik at saken løses på lavest mulig nivå. Personalsaker kan deles i følgende kategorier: Personalsaker av medisinsk art Personalsaker av faglig art Personalsaker av samarbeidsmessig art Personalsaker som gjelder misligheter I praksis kan personalsaker inneholde elementer fra flere av disse kategoriene. 3.2 Personalsaker av medisinsk art kan skyldes: fysiske forhold psykiske forhold en kombinasjon av fysiske og psykiske forhold 3.3 Personalsaker av faglig art grunnet: manglende kompetanse/egnethet mangelfull jobbutførelse en kombinasjon av manglende mestring og vilje til å gjøre jobben 3.4 Personalsaker av samarbeidsmessig art i forhold til: ordrenekt eller at en ansatt nekter å akseptere leders styringsrett ansatte som ikke kan/vil samarbeide leder som ikke mestrer lederrollen ansatte som samhandler dårlig med brukerne 3.5 Personalsaker som gjelder misligheter eller brudd på regelverket Dette kan være saker som gjelder underslag, stoff- eller alkoholmisbruk i arbeidstiden, skoft eller tjenestemisbruk. Når det gjelder rusmisbruk, vises det til kommunens AKAN - reglement. 4. Hvem har ansvaret for å håndtere personalsaker? Arbeidsgiver (ledelsen på alle nivåer), den enkelte arbeidstaker, verneombud og de tillitsvalgte har alle ansvar for å forebygge konflikter og problemer på arbeidsplassen. 4.1 Lederansvar Leder har hovedansvaret for å forebygge og ta initiativ til å løse personalsaker. I saker der det har oppstått uenighet, har leder, ifølge arbeidsgivers styringsrett, rett til å ta beslutninger for å få løst opp i situasjonen.

3 Prinsipielt skal personalsaker forsøkes løst på lavest mulig nivå. Dette innebærer at nærmeste leder må ta ansvar for å følge opp og iverksette tiltak. Enhetsleder kan etter godkjenning av rådmann, kommunalsjef eller personalsjef, gjøre vedtak om tilrettevisning og advarsel. Rådmannen vedtar oppsigelse og avskjed. 4.2 Støttespillere: Personalsjef og HMS-rådgiver kan gi veiledning når det er ønskelig. Ved behov for juridisk rådgivning kan det tas kontakt med KS, fortrinnsvis via personalsjefen. Bedriftshelsetjenesten kan kobles inn når det gjelder spørsmål av helse-/miljømessig karakter. Tillitsvalgt skal ivareta den ansattes rettigheter i forhold til lov og avtaleverk og kan være en ressurs i arbeidet med å finne gode løsninger. Verneombud har en definert rolle gjennom AML 6 og Kvinesdal kommunes HMSarbeid. 5. Disiplinære reaksjoner 5.1 Generelt Disiplinære reaksjoner overfor arbeidstaker kan være aktuelt i følgende tilfeller: Brudd på arbeidsreglementet eller arbeidsavtalen (f.eks. manglende overholdelse av arbeidstiden, udokumentert fravær) Pålegg fra overordnet som ikke etterkommes Samarbeidsproblemer Uakseptabel oppførsel Straffbare handlinger, f.eks. grovt brudd på taushetsplikten Beruselse på arbeidsplassen, jfr. AKAN-reglementet Økonomiske misligheter Følgende reaksjonsmidler kan være aktuelle: Tilrettevisning Muntlig advarsel Skriftlig advarsel Oppsigelse Suspensjon Avskjed Tilrettevisning og advarsel kan gis enten som ordensstraff eller tjenstlig tilrettevisning. Vedtak om ordensstraff er enkeltvedtak med klagerett. Tjenstlig tilrettevisning er ikke enkeltvedtak med klagerett. Dersom tilrettevisning/advarsel ikke har karakter av en endelig reaksjon og ikke er gjort på en inngripende måte, vil den være å anse som en ren tjenstlig tilrettevisning. Formålet med tilrettevisning og advarsel er en underretning om at dersom nærmere bestemte forhold gjentar seg eller ikke bedres, vil det kunne medføre konsekvenser for arbeidsforholdet i form av oppsigelse eller avskjed. Den er m.a.o. ikke en sanksjon/straff for mislighold. Tjenstlig tilrettevisning blir vanligvis benyttet. Tilrettevisning og advarsel gis skriftlig og snarest mulig og etter at den uønskede atferd har funnet sted.

4 5.2 Personalsamtale med tilrettevisning Det er viktig at leder så tidlig som mulig påpeker uregelmessigheter, tar saken opp og starter en dialog med arbeidstakeren for å finne en akseptabel løsning for begge parter. Prosedyre: Første samtale: Leder undersøker hva saken dreier seg om Leder innkaller til samtale og orienterer den ansatte om bakgrunn for samtalen Leder legger fram sin forståelse av saken og klargjør sine forventninger Den ansatte gis anledning til å gi sin forklaring Leder og ansatt blir enige om tiltak og evt. oppfølging som nedfelles i et notat Den ansatte får notatet og gis anledning til å komme med kommentarer Oppfølging av tiltak og eventuelt ny samtale Hvis forholdet ikke bedrer seg: Skriftlig innkalling til samtale. Gjør oppmerksom på at arbeidstaker har anledning til å møte med tillitsvalgt eller en annen fullmektig. Leder presenterer saken. Bruk tid på å få frem alle synspunkt i saken. Klarlegg om det er enighet om sakens fakta. Drøft ulike tiltak som kan løse personalsaken Trekk konklusjon og sjekk ut om begge parter har en felles forståelse av denne Skriv referat fra møtet. Referatet skal inneholde: - Navn på deltakerne - Når og hvor er møtet avholdt - Kort redegjørelse av sakens fakta. Hvis det er uenighet, redegjøres for begge parters syn. - Hvilke tiltak er diskutert, og hvordan skal disse gjennomføres. - Nytt møte og dato for dette - Referatet sendes til møtedeltakerne, som gis anledning til å gi skriftig kommentar innen oppgitt frist. Eventuelle kommentarer legges ved referatet. 5.3 Muntlig advarsel Muntlig advarsel meddeles av nærmeste overordnede i møte med arbeidstaker. Det er viktig at arbeidsgiver klart konkretiserer de forhold som danner grunnlag for advarselen. Advarselen må gis på en forståelig måte, slik at arbeidstakeren får vite hva saken dreier seg om, hva som forventes, og hvilke konsekvenser ytterligere overtredelser vil kunne medføre. Arbeidsgiver skal gi arbeidstaker anledning til å kommentere og forklare forholdet. Arbeidstaker bør ha en viss tid til å innrette seg etter advarselen. Det må også avtales tid for oppfølgingssamtale. Det skrives referat fra møtet hvor det klart fremgår at arbeidsgiver har meddelt arbeidstaker en muntlig advarsel og innholdet i denne. Eventuelle innvendinger fra arbeidstaker skal også fremgå av referatet. Arbeidstaker kan også legge ved skriftlig kommentar til referatet. Se også prosedyre under pkt Skriftlig advarsel Skriftlig advarsel er en strengere reaksjon enn muntlig advarsel og kan benyttes i tilfeller der muntlig advarsel er gitt. Skriftlig advarsel kan imidlertid også gis for første gangs forseelse hvis muntlig advarsel vil være en for mild reaksjon. Forøvrig skal en skriftlig advarsel inneholde det samme som en muntlig advarsel. Se også prosedyre under pkt. 5.2.

5 5.5 Oppsigelse Oppsigelse skal foretas av rådmannen. Oppsigelse er hjemlet i arbeidsmiljøloven kap.15 for kommunale arbeidstakere og grunnskoleloven 24 for statlige arbeidstakere tilsatt før Arbeidstaker kan ikke sies opp uten saklig grunn jfr. AML Oppsigelsen må derfor ikke komme overraskende på arbeidstakeren. Det stilles strenge krav til dokumentasjon for at oppsigelsen skal være saklig begrunnet. (Se pkt. 6) 5.6 Avskjed Avskjed er hjemlet i AML Se også 15-1 og Avskjed innebærer påbud om øyeblikkelig fratreden og er en meget streng reaksjonsform. Loven stiller krav om "grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold". Avskjed som reaksjonsform skal derfor kun brukes i grove tilfeller av tjenesteforsømmelse. Avskjed bør unngås når vanlig oppsigelse kan benyttes. Årsak til avskjed kan være at arbeidstaker: uten rimelig grunn nekter eller bevisst unnlater å rette seg etter ordre fra overordnet gjentatte ganger, og på tross av mottatt advarsel, unnlater å møte på arbeid - skoft gjentatte ganger forstyrrer orden på arbeidsstedet forsømmer seg grovt, eller gjentatte ganger forsømmer seg, på en måte som kan medføre fare for liv og helse, eller større ødeleggelser og skade på gods møter beruset på arbeidsplassen eller nyter rusmidler på arbeidsstedet. har begått økonomiske misligheter, f.eks. underslag og tyveri. 5.7 Suspensjon Suspensjon vil si at arbeidstaker med øyeblikkelig virkning midlertidig fjernes fra stillingen. Suspensjon innebærer at arbeidsplikten opphører, og at vedkommende kan nektes adgang til arbeidsplassen. Den ansattes taushetsplikt gjelder fortsatt. Arbeidstaker skal ha lønn under suspensjon. Følgende vilkår må være tilstede for å kunne treffe avgjørelse om suspensjon: Det må foreligge forhold som kan gi grunnlag for avskjed. Det er nødvendig ut fra virksomhetens interesser og behov. Forøvrig vises til AML Skriftlighet I tillegg til arbeidsmiljølovens saksbehandlingsregler, må kommunen også følge forvaltningslovens regler for saksbehandling. Forvaltningsloven pålegger kommunen en omfattende utredningsplikt. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at en oppsigelse er saklig begrunnet, og må derfor føre bevis for de omstendigheter som en oppsigelse bygger på. Skriftlighet er derfor meget viktig. Dette innebærer at møteinnkallinger, protokoller/referater, advarsler og annen dokumentasjon må nedtegnes skriftlig slik at det ikke oppstår tvil. Leder må rådføre seg med personalsjefen eller rådmannen før skriftlig advarsel gis. 5.9 Taushetsplikt Samtlige aktører i en personalsak har taushetsplikt, jfr. Forvaltningsloven "Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han/hun i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om noens personlige forhold"

6 Etter Fvl. 13 b nr. 2 vil taushetsplikten imidlertid ikke være til hinder for at opplysninger vedrørende personalsaken gis videre til andre som nødvendigvis må involveres i håndteringen av personalsaken. 6. Krav til dokumentasjon i sak vedrørende oppsigelse og avskjed Rådmannen fatter vedtak om oppsigelse og avskjed evt. etter konsultasjon med KS/advokat. I saker vedrørende oppsigelse og avskjed skal enhetsleder fremlegge skriftlige dokumentasjon til personalsjefen/rådmannen. Dokumentasjonen må inneholde: Nøkkeldata (navn, alder, stilling, arbeidssted, tidligere arbeidserfaring, utdanning, etc). Oppsummering av ankerpunkter og dokumentasjon av at ankepunktene er korrekte. Oppsummering av prosess, herunder når og hvordan vedkommende er konfrontert med ankepunkter med skriftlig dokumentasjon i form av advarsler, referater fra møter, avtaler om spesielle oppfølgingstiltak etc. Forslag til videre håndtering.