MØTEINNKALLING. Formannskapet SAKSLISTE 85/17 17/3032 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN

Transkript

1 MØTEINNKALLING Formannskapet Sted Rakkestad kulturhus, Formannskapssalen Dato Tid 09:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 85/17 17/3032 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN /17 17/3154 DISPENSASJON FRA REGULERINGSPLAN ØDEGÅRD - GUDIM BOLIGOMRÅDE - GUDIMVEIEN 14 (GNR. 9 - BNR 205) 87/17 17/3203 RAKKESTAD NÆRINGSRÅD /17 17/3202 MARKENS GRØDE MELDING 89/17 17/3204 ØKONOMISK RAPPORT PR DRIFT 90/17 17/3205 ØKONOMISK RAPPORT PR INVESTERINGER 91/17 17/3123 REVIDERT SELSKAPSAVTALE FOR DRIFTSASSISTANSEN I ØSTFOLD IKS (DAØ) Det gjennomføres befaring før og i forbindelse med behandling av sak 86/17. Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 30. november 2017 Ellen Solbrække (s) Ordfører

2 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN Saksbehandler Jorun Cesilie Dybvik Arkiv 033 Arkivsaksnr. 17/3032 Saksnr. Utvalg Møtedato 85/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Formannskapet den godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Formannskapet den Side 2 av 14

3 DISPENSASJON FRA REGULERINGSPLAN ØDEGÅRD - GUDIM BOLIGOMRÅDE - GUDIMVEIEN 14 (GNR. 9 - BNR 205) Saksbehandler Espen Glosli Arkiv GBR 9/205 Arkivsaksnr. 17/3154 Saksnr. Utvalg Møtedato 86/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune gir dispensasjon fra krav til utnyttelsesgrad i reguleringsplan for Ødegård-Gudim Boligområde. Dispensasjonen medfører en utnyttelsesgrad på 35 prosent, mot regulert 30 prosent. Det tillates tilbygg til bolighus garasje på inntil 30 kvadratmeter. Minste avstand til faktisk veikant skal være 2,5 meter (4,5 meter til senterlinje vei). Vedlegg 1. Kartvedlegg Bakgrunn Tiltaket har bakgrunn i at det på eiendommen i dag er oppført en 12 kvadratmeter stor carport. Tilbygg til bolighuset. Søker ønsker en noe større garasje for å få plass til bilen. Med omsøkte tiltak vil eiendommen få en utnyttelsesgrad på ca. 35 prosent BYA, mens reguleringsplanen har en begrensning på 30 prosent BYA. Utnyttelsesgraden er dermed gjenstand for dispensasjon. Hjemmel Dispensasjonsforhold vurderes etter ledd i plan og bygningsloven. Det heter: «Dispensasjon kan ikke gis dersom hensynene bak bestemmelsen det dispenseres fra, eller hensynene i lovens formålsbestemmelse, blir vesentlig tilsidesatt. I tillegg må fordelene ved å gi dispensasjon være klart større enn ulempene etter en samlet vurdering. Det kan ikke dispenseres fra saksbehandlingsregler.» Andre faktaopplysninger Tilbygget ligger utenfor regulert byggegrense - 4 meter fra vei slik denne grensen er tegnet i plankartet. Rakkestad kommune har i tidligere sak sak nr. 15/01 endret byggegrense mot vei for frittliggende garasje. Rådmannen vurderer at denne prioriteringen har overføringsverdi for tiltak som gjelder garasje som tilbygg til bolig. I sak nr. 15/01 ble minste avstand mot vei satt til 1,5 meter for frittliggende garasje. Denne avstand bør gjelde også for garasje som tilbygg til bolig. Rådmannen vurderer altså i stor grad denne saken til reelt sett å være av formell karakter. Side 3 av 14

4 Sak 86/17 Rådmannen har erfart at dette er praktisert som 1,5 meter fra faktisk veikant og ikke regulert veiområde. Helse- og miljøkonsekvenser Ingen. Økonomi Ingen. Administrasjonens vurdering Ødegård Gudim Boligområde er meget tett utbygd med små tomter som er intensivt utnyttet. De aller fleste ligger på en utnyttelsesgrad like opp under 30 prosent eller like i overkant av 30 prosent medregnet to biloppstillingsplasser som reguleringsplanen har krav om. Søknaden gjelder et tilbygg til enebolig hvor garasje bygges på i enden av bygget. Tilbygget øker BYA til ca. 35 prosent. I sak nr. 15/01 ble reguleringsbestemmelsene endret ved at det ble åpnet for at frittliggende garasje kan bygges utenfor regulert byggegrense dog med en begrensing på 1,5 meter fra regulert vei. Som rådmannen oppfatter praksis ved utbygging, er det faktisk utbygd vei og ikke regulert vei som er lagt til grunn ved behandling. Dette fordi det er avvik mellom plankartet, med sine reguleringsgrenser, og hvordan infrastrukturen faktisk er bygd ut i området. Ved en vurdering om dispensasjon bør gis, skal hensynet bak bestemmelsen det gis unntak fra vektlegges. Utnyttelsesgrad og avstand til veikant har til formål å regulere hvor stort det kan bygges, bevare frisikt mot vei og fremme en enhetlig bebyggelse som harmonerer med hverandre. Samlet sett vurderer rådmann at tiltaket ikke vesentlig vil skille seg ut fra bebyggelsen for øvrig, selv med tilbygget garasje til eneboligen. Området er tett utbygget og fremstår som om utnyttingen overstiger de regulerte 30 prosent. Omsøkt tilbygg er plassert en meter fra regulert veikant, men i praksis vil det bli liggende 2,5 meter fra veikant. Utfra hvordan vedtaket i sak nr. 15/01 er praktisert, vil ikke tiltaket skille seg fra andre bygg i området. Med den garasje det søkes om dispensasjon til å sette opp, blir det to biloppstillingsplasser under tak mot en i dag. Det tatt i betraktning medfører tiltaket ikke en vesentlig endring i BYA for eiendommen slik den er i dag med én biloppstillingsplass ute på tun. Rådmannen faller ned på at søknaden ikke innebærer at hensynet bak bestemmelsene det dispenseres fra blir vesentlig tilsidesatt eller at det er noen vesentlige negative konsekvenser ved tiltaket. Det er dermed samlet sett en overvekt av positive sider ved å imøtekomme søknaden. Rådmannen mener det er riktig i omsøkt sak å gi dispensasjon fra reguleringsplanen. Side 4 av 14

5 RAKKESTAD NÆRINGSRÅD Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv U00 Arkivsaksnr. 17/3203 Saksnr. Utvalg Møtedato 87/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar å forlenge samarbeidsavtalen med Rakkestad Næringsråd til En avtale som inneholder hovedarbeidsområder og tiltak for Rakkestad Næringsråd legges fram for formannskapet i januar Økonomisk ramme for avtalen er på kr p.a. som indeksreguleres med kommunal deflator første gang Vedlegg 1. Årsrapport for Rapport/status pr Saken gjelder Eksisterende avtale mellom Rakkestad kommune og Rakkestad Næringsråd ( ) utløper Kommunestyret tar i denne saken stilling til om avtalen skal forlenges til Bakgrunn Rakkestad Næringsråd ble etablert fra 2013 av næringslivet i kommunen. Det har følgende hovedfunksjoner: - En lokal interesseorganisasjon for næringslivet. - Et talerør for næringslivet overfor Rakkestad kommune. - Et bindeledd mellom Rakkestad kommune og næringslivet og lokalsamfunnet i næringsrelaterte spørsmål og saker. - En deltaker og aktør for næringslivet, kommunen og lokalsamfunnet i aktuelle samfunnsmessige spørsmål og saker. Om både hovedarbeidsområder/prioriterte arbeidsområder vises til vedlagte årsrapport for 2016 og rapport/status pr Side 5 av 14

6 Sak 87/17 Rådmannen har ikke særskilte kommentarer til innholdet i disse rapportene. Rakkestad kommunes prioriteringer overfor og samarbeid med Rakkestad Næringsråd skjer i hovedsak i regi av ordfører. Finansiering Rakkestad Næringsråd er i 2017 finansiert som følger: Kontingenter, kr Kurs og undervisning - oppdrag, " Partnerbedrifter, " Tilskudd fra Rakkestad kommune, " Sum, kr Rakkestad Næringsråd disponerer dessuten de tidligere «DnB lokalene» i Bankgården Rakkestad som det betaler kr for på årsbasis inklusive fellesutgifter. Næringsrådet ordner renhold av arealene selv. Rakkestad Næringsråds betydning for kommunen Rakkestad kommune har selv for små ressurser på plan- og samfunnssiden en problemstilling det for tiden arbeides med og som sådan fyller Rakkestad Næringsråd en viktig utadrettet rolle mot næringsliv og lokalsamfunn også for kommunen. Som hovedinntrykk fungerer det etter sitt formål for kommunen isolert og for det sivile samfunnet. Særlig har ordføreren som er delaktig i å trekke opp hovedarbeidsområdene, prioritere tiltak og er utøvende sammen med daglig leder hatt en stor nytte av Næringsrådet i sin virksomhet. Av disse grunner er det uttalt sterke ønsker om å forlenge samarbeidsavtalen mellom Rakkestad kommune og Rakkestad Næringsråd med fire år ( ). Som det går fram av rapport/status pr favner Næringsrådet bredt: - Dialog Rakkestad Næringsråd Rakkestad kommune det sivile samfunn. - Markedsføring. - Omdømmebygging. - Kurs. - Temamøter. - Bransjemøter. - Næringsplan. - Skole næringslivssamarbeid. - NAV Næringsrådssamarbeid. - Bedriftsbesøk koordinert med ordfører. - Samferdsel pendling. - Påvirkning og involvering. Side 6 av 14

7 Sak 87/17 Dette er uttrykk for en relativt omfattende aktivitet. Ramme for en ny avtale Rakkestad kommune ordfører Ellen Solbrække og rådmann Alf Thode Skog og Rakkestad Næringsråd styreleder Odd-Arvid Bjørnstad og daglig leder Anja Guerrera hadde tidligere i høst et møte i sammenheng med en forlengelse av samarbeidsavtalen. Følgende konklusjoner ble fattet: - Rakkestad kommune og Rakkestad Næringsråd bør forlenge eksisterende avtale slik at den utløper Et arbeidsutvalg av Rakkestad formannskap og styret i Rakkestad Næringsråd prioriterer hovedarbeidsområder og tiltak for Næringsrådet i For Rakkestad Næringsråd er økonomi en begrensende faktor for aktivitet og resultater. - Rakkestad kommune bør heve sitt tilskudd til Rakkestad Næringsråd til kr pr. år fra som indeksreguleres med kommunal deflator fra et år og til det neste. Rådmannens vurderinger Rådmannen stiller seg bak saken som den er framstilt foran. Rakkestad kommune finansierer fortsatt tilskudd til Rakkestad Næringsråd av disposisjonsfondet i En avtale som inneholder hovedarbeidsområder og tiltak for Rakkestad Næringsråd legges fram for formannskapet i januar Side 7 av 14

8 MARKENS GRØDE MELDING Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv U03 &00 Arkivsaksnr. 17/3202 Saksnr. Utvalg Møtedato 88/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad formannskap tar saken til orientering. Vedlegg Ingen. Bakgrunn Messen «Markens Grøde» arrangeres på nytt i Rakkestad kommune og stiftelsen «Markens Grøde» har i noen år hatt en samarbeidsavtale. Den er nå utløpt. Partene har i høst hatt dialog og forhandlinger om en ny avtale. Hovedpunktene i den utgåtte kontrakt er: - Stiftelsen Markens Grøde leier Rakkestad Bygdetun i tidsrommet i messeåret til messen Markens Grøde for kr Bygdetunet er stilt til rådighet for arrangementet innenfor museumsfaglige rammer. - Rakkestad kommune legger forholdene til rette slik at messen kan gjennomføres til det beste for Rakkestadsamfunnet og de besøkende og stiller personell til rådighet som Markens Grøde kan kontakte i aktuelle spørsmål. - Stiftelsen Markens Grøde forplikter seg til å behandle Bygdetunet varsomt og opptre med aktsomhet overfor de bygninger, inventar og det som ellers tilhører museet. I tillegg har Rakkestad kommune ytet tilskudd med kr pr. år til sekretariatstjenester for messearrangementet, tegnet annonser over to sider i messeavisen og stilt til disposisjon personell og utstyr fra Teknikk, miljø og landbruk før, under og etter messen. Evaluering Rakkestad kommune ordfører Ellen Solbrække, rådmann Alf Thode Skog og teknisk sjef Espen Jordet og stiftelsen Markens Grøde styreleder Karoline Fjeldstad, messegeneral Christine Høie og Dagfinn Søtorp avviklet 13. september 2017 et møte om kommunens framtidige engasjement i Markens Grøde i form av direkte tilskudd til tiltaket og ytelser av tjenester fra Kommunikasjon og kultur og Teknikk, miljø og landbruk i sammenheng med Side 8 av 14

9 Sak 88/17 avviklingen av messen. Følgende resultat ble oppnådd: - Rakkestad kommune øker sitt tilskudd (sponsorbidrag) til Markens Grøde (messen) til kr fra Kostnadene dekkes innen rådmannens og stabenes rammer. - Rakkestad kommune bidrar i markedsavisen for Markens Grøde annonser over to sider som tidligere. - Rakkestad kommune kommunikasjon og kultur stiller seg til disposisjon i informasjon- og kulturøyemed for messen Markens Grøde etter dialoger mellom seksjonsleder (KK) og Markens Grøde. - Rakkestad kommune Teknikk, miljø og landbruk stiller personell og materiell og utstyr til rådighet for messen Markens Grøde før, under og etter arrangement etter dialog mellom seksjonsleder (TML) og Markens Grøde. - Rakkestad kommune er for øvrig innstilt på aktivt og konstruktivt å medvirke til at Markens Grøde har gode vilkår og fortsatt utvikler seg til det beste for Rakkestadsamfunnet. Både Rakkestad kommune og stiftelsen Markens Grøde er forpliktet til å forvalte Rakkestad Bygdetun bærekraftig i forbindelse med arrangementet og generelt. Rådmannens vurderinger Denne saken legges fram som en melding for Rakkestad formannskap. Side 9 av 14

10 ØKONOMISK RAPPORT PR DRIFT Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 153 Arkivsaksnr. 17/3204 Saksnr. Utvalg Møtedato 89/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar «Økonomisk rapport pr Drift». Vedlegg 1. Økonomisk rapport pr Drift. Bakgrunn Det vises til «Økonomisk rapport pr Drift». Side 10 av 14

11 ØKONOMISK RAPPORT PR INVESTERINGER Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 153 Arkivsaksnr. 17/3205 Saksnr. Utvalg Møtedato 90/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar «Økonomisk rapport pr Investeringer». Vedlegg 1. Økonomisk rapport pr Investeringer. Bakgrunn Det vises til «Økonomisk rapport pr Investeringer». Side 11 av 14

12 Sak 91/17 REVIDERT SELSKAPSAVTALE FOR DRIFTSASSISTANSEN I ØSTFOLD IKS (DAØ) Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 033 Arkivsaksnr. 17/3123 Saksnr. Utvalg Møtedato 91/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Revidert selskapsavtale for Driftsassistansen i Østfold IKS (DaØ) godkjennes. Vedlegg 1. Revidert selskapsavtale for Driftsassistansen i Østfold IKS vedtatt i representantskapsmøtet 14. november Eierstrategi for Driftsassistansen i Østfold IKS, Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 3. Gjeldende selskapsavtale for Driftsassistansen i Østfold, fra Lov om interkommunale selskaper. Bakgrunn Rakkestad kommune har, på lik linje med de øvrig eierkommunene av Driftsassistansen i Østfold IKS, mottatt nedenstående saksfremstilling vedr. revidert selskapsavtale for behandling før den kan sendes til Brønnøysundregistrene. DaØ er et interkommunalt selskap (IKS) og endringer i selskapsavtalen må ihht lov behandles i alle eierkommunene s kommunestyrer/bystyrer. Saksopplysninger Ny selskapsavtale ble i 2015 godkjent av samtlige 17 eierkommuner i Østfold. Den nye selskapsavtalen ble sendt inn til Brønnøysundregistrene for registrering, men ble sendt i retur som ikke godkjent Bakgrunnen for at selskapsavtalen ikke ble godkjent er at det mangler opplysninger om verdi på innskuddskapital og bekreftelse på erklæring på innbetaling av innskuddskapital, ref. melding fra Brønnøysundregistrene: "Verdien på innskuddskapital må gå fram av selskapsavtalen. Det går fram av selskapsavtalen at deltakerne plikter å gjøre innskudd, jf lov om IKS 4 tredje ledd nr. 6. Den innskutte kapitalen skal registreres i Foretaksregisteret. Revisor eller finansinstitusjon skal bekrefte innskutte kapital, jf foretaksregisterloven 4 4 e." Side 12 av 14

13 Sak 91/17 Årsaken til at den ble sendt i retur er ordlyden som er benyttet i pkt. 2.2 til selskapsavtalen. Her står det i dag: 2.2. FINANSIERINGSMODELL Følgende finansering legges til grunn ved uttak av tjenester fra selskapet: Finansieringsmodellen er tredelt 1. Hver av eierne betaler et likt grunnbeløp som samlet utgjør inntil 5 % av selskapets brutto budsjett. Beløpet fastsettes av representantskapet hvert 4. år. 2. Innskudd etter eierandel, som fastsettes av representantskapet hvert år. 3. Salg av tjenester. Det juristene henger seg opp i er ordet "Innskudd". De tolker dette til å bety innskuddskapital, ref. brevtekst fra Brønnøysundregistrene: "Verdien på innskuddskapital må gå fram av selskapsavtalen.» Innskuddet er ikke ment som innskutt egenkapital til selskapet, kun som forskuddsbetaling for tjenester selskapet skal gi eierkommunene det gjeldende driftsåret. Innskuddet blir betegnet som " medlemskontingent " i andre sammenhenger. På bakgrunn av vedtak fattet i representantskapsmøtet 14. november 2017 vil nytt pkt. 2.2 til selskapsavtalen lyde: FINANSIERINGSMODELL Følgende finansering legges til grunn ved uttak av tjenester fra selskapet: Finansieringsmodellen er todelt: 1. Hver av eierne plikter å betale inn en årlig avgift i form av et likt grunnbeløp som samlet utgjør inntil 5 % av selskapets brutto budsjett, samt et beløp etter % - vis eierandel. Innbetalingen er et forskudd på assistansetimer selskapet skal yte eierne det gjeldende driftsåret. Grunnbeløpet som samlet utgjør inntil 5 % av selskapets brutto budsjett fastsettes av representantskapet hvert 4. år. Beløp etter % - vis eierandel fastsettes av representantskapet hvert år. 2. Salg av tjenester. Det foreligger ingen krav til innskuddsplikt for eierne av selskapet, jf. lov om interkommunale selskaper 4 tredje ledd pkt. 6 og 5. Vedlagte selskapsavtale og eierstrategidokument er revidert i henhold til ny finansieringsmodell. Økonomi Endringen av selskapsavtalen har ingen økonomisk konsekvens for eierkommunene. Side 13 av 14

14 Sak 91/17 Selskapsavtalen blir nå mer tydelig og beskriver bedre hvordan finansieringsmodellen er ment å fungere i praksis. Side 14 av 14