Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF

Transkript

1 Tittel Innkalling til styremøte Møtedato Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett Sted :00-14:15 Bergen Styremedlemmer Hilde Brit Christiansen, Eli Rondeel, Torbjørg Vanvik, Bjørn Nilsen, Erik M. Hansen, Ole Johan Kvan, Oddbjørn Schei, Lasse B. Sølvberg, Sissel Alterskjær og Paul Gundersen Observatører Inga Nordberg (Direktoratet for e-helse), Frode Johansen (Norsk Helsenett) og Sebastian Blancaflor (Brukerutvalget) Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 87/18 B Godkjenning av innkalling 09:00-09:05 Hilde Brit Christiansen 88/18 B Godkjenning av protokoller 09:05-09:10 Hilde Brit Christiansen 89/18 O Orientering fra administrerende 09:10-09:20 Jan Eirik Olsen direktør 90/18 O Statusrapport for 09:20-09:40 Ørjan Bye prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF 91/18 B Prognose og regnskap per 09:40-09:55 Fredrik C. Birkenfeldt /18 O PS - Orientering om samarbeids- 09:55-10:15 Nina Bjørlykke og utviklingsavtaler med Direktoratet for e-helse 93/18 B PS - Status og prosjektfinansiering 10:15-10:40 Lars Ivar Mehlum i 2018 for SAFEST 94/18 B PS - Elektronisk datafangst for 10:40-11:10 Anita Schumacher pasientsikkerhetsprogrammet 95/18 B PS - Prosjektfinansiering utvidelse 11:10-11:40 Inger Nina Farstad og Jørn av første gjennomføringsfase tiltak 61 Hanssen Digital patologi 96/18 B PS - Prosjektavslutning Felles 12:15-12:30 Øyvind Nottveit Publisering av metodebøker 97/18 B PS - Masterplan 2019 for 12:30-13:15 Ørjan Bye prosjektporteføljen 98/18 B Nye lokaler 13:30-13:50 Tanja Rajic Birkenfeldt 99/18 O Signatur og prokura 13:50-14:00 Fredrik C. Birkenfeldt 100/ Eventuelt 14:00-14:15 Hilde Brit Christiansen 1 / 1

2 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett 09:00 15:30 Sted Park Inn, Gardermoen Deltakere: Forfall: Observatører: Hilde Brit Christiansen, Erik M. Hansen, Ole Johan Kvan, Sissel Alterskjær, Lasse B. Sølvberg, Paul Gundersen og Bjørn Nilsen. Eli Stokke Rondeel, Oddbjørn Schei, Torbjørg Vanvik og Inga Nordberg (observatør fra Direktoratet for e-helse). Frode Johnsen (observatør Norsk Helsenett), Sebastian Blancaflor (observatør brukerutvalget) og Siv Ingebrigtsen (for Inga Nordberg). Deltakere fra administrasjonen: Gisle Fauskanger, Fredrik C. Birkenfeldt og Jan Eirik Olsen Saksliste 64/18 B Godkjenning av innkalling og saksunderlag 65/18 B Godkjenning av protokoll fra styremøtet 1. juni 66/18 O Orientering fra administrerende direktør 67/18 O Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF 68/18 O PS - Konseptutredning Elektronisk datafangst for Pasientsikkerhetsprogrammet 69/18 O PS - Oppfølging av modernisering av folkeregisteret 70/18 O PS - Utviklingsavtale med Direktoratet for e-helse 71/18 B Justering budsjettramme prosjekt P72 Felles Klinisk Kunnskapsgrunnlag - Konseptfase 72/18 O PS - Status program PKT

3 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato /18 B PS - Endringsanmodning tiltak 62 'Robust mobilt helsenett' 74/18 O SAFEST - veien videre 75/18 O Effekter fra tiltak 61 'Digital patologi' og betydning for bemanning i patologiavdelingene 76/18 O Oppsigelse fra administrerende direktør 77/18 O Ny strategi for digitalisering 78/18 O Utviklingstrekk på e-helseområdet 79/18 B Regnskap og prognose per 31. juli /18 B Foreløpig budsjett /18 O Tentativ agenda til styremøte 23. november 82/18 O 1808 Eventuelt Sak 64/18 B Vedtak: Saksnavn Godkjenning av innkalling og saksunderlag 1. Styret godkjente innkallingen. Presentert av Hilde Brit Christiansen Sak 65/18 B Saksnavn Godkjenning av protokoll fra styremøte Presentert av Hilde Brit Christiansen Vedtak: 1. Styret godkjente protokollen fra styremøtet Sak 66/18 O Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av Orientering fra administrerende direktør Gisle Fauskanger Administrerende direktør orienterte om følgende saker: 1. Lokaler for Nasjonal IKT HF fra Styreseminar og styremøte i november 3. Styremøter 2019 Vedrørende lokaler vil det være ønskelig at Nasjonal IKT HF er nært Haukeland, i fornuftige lokaler. Det kan også være mye å tjene på samlokalisering med andre aktører i spesialisthelsetjenesten. Styret

4 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato ønsker at administrasjonen fremlegger en sak om nye lokaler før endelig avtale inngås. I forkant av styreseminaret i november legges det opp til en temadag for de nye styremedlemmene. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 67/18 O Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av Status for prosjektporteføljen i Nasjonal Jan Eirik Olsen IKT HF Orientering om status for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF. Det var noe usikkerhet knyttet til hvem avtalene knyttet til ny publiseringsløsning er sendt til. Administrasjonen vil undersøke dette, og om nødvendig be om utsettelse av vedståelsesfristen. Det er viktig at Nasjonal IKT er tydelig på konsekvensene for prosjektet Digital patologi dersom regionene ikke er med i tilstrekkelig grad. Dersom det viser seg at prosjektet får rød status må administrasjonen avklare med styreleder om det skal avholdes et ekstraordinært styremøte. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 68/18 O Saksnavn PS - Konseptutredning Elektronisk datafangst for Pasientsikkerhetsprogrammet Presentert av Ørjan Bye Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Hensikt med saken er å orientere om status og videre prosess Det ble uttrykt at forankringsrunden er viktig. Prosjektet må være presise i kommunikasjonen, og tydelig på hva skepsisen til utredningen er knyttet til, herunder at det foreligger tvil om det er realistisk å kunne levere. Porteføljestyret vil gjøre sitt ytterste for å tilrettelegge for at prosjektet leverer på det som er mulig å levere på. 1. Porteføljestyret gir sin tilslutning til den videre prosessen som beskrevet.

5 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Sak 69/18 O Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av PS - Oppfølging av modernisering av Nina Bjørlykke folkeregisteret Formålet med porteføljestyresaken er å følge opp rød status i prosjektene MF Helse SPHT Produsent og MF Helse SPHT Konsument. I tillegg orienteres det om eskaleringsrutine for prosjektene. Risikoen som er beskrevet gjelder primært for de regionene som ikke kommer i gang tidsnok, og er derfor i utgangspunktet ikke en kollektiv risiko. Det ble kommentert at det er viktig at saksmaterialet er tydelig på hvem det er risiko for, og at den aktuelle regionen, i dette tilfellet Helse Sør-Øst RHF, må bære restrisikoen. Porteføljestyret ba også om at arbeidet fortsetter, og at man sikrer at regionene som har startet opp kommer i mål. Videre må det sørges for ytterligere kontakt med regionen som ikke har kommet i gang. 1. Porteføljestyret legger til grunn at prosjektet har en særlig oppfølging av arbeidet i Helse Sør-Øst RHF. 2. Porteføljestyret ber om særlig tilbakemelding om restrisiko. Sak 70/18 B Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av PS - Utviklingsavtale med Direktoratet for Øyvind Nottveit/Nina e-helse Bjørlykke Administrasjonen har gjennomført dialog med juridisk avtaleansvarlig i Direktoratet i for e-helse for å etablere avtaleverk knyttet til prosjekter som spesialisthelsetjenesten finansier, helt eller delvis. Avtalens punkt 5 kan fremstå som noe uklar. På den andre siden vil for høy grad av detaljering være uheldig. Det er imidlertid slik at dersom alle har høye ambisjoner og bidrar til komponentutvikling slipper man detaljerte mikroregnskap. Punktet er hovedsakelig tenkt å tre inn dersom det oppstår vesentlig ubalanse i investeringsnivå mellom aktørene i helsesektoren. Avtalen har ikke vært til egen juridisk vurdering i regi av Nasjonal IKT. Den er imidlertid basert på etablerte avtaler mellom Direktoratet for e-helse og de regionale helseforetakene. Dokumentene er godt gjennomarbeidete hos aktørene. Vedtak: 1. Porteføljestyret tok saken til orientering. 2. Porteføljestyret gir sin tilslutning til at administrasjonen inngår avtale med de forhold som fremkom i møtet.

6 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Sak 71/18 B Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av PS - Justering budsjettramme prosjekt P72 Øyvind Nottveit Felles Klinisk Kunnskapsgrunnlag Konseptfase Justering av prosjektbudsjett prosjekt Felles Klinisk Kunnskapsgrunnlag Konseptfase. Det har vært utfordrende å få frigitt ressurser fra alle regionene til prosjektet. Det ble påpekt at det er et dilemma at det tilsynelatende er begrenset interesse fra klinisk side i å jobbe med dette prosjektet. Som en følge av dette kan det være grunn til å vurdere om området er modent nok til å arbeide videre med på nåværende tidspunkt. Flere regioner vil prioritere midler og ressurser til regional prosedyrestandardisering, og interregional standardisering kan derfor ligge noe frem i tid. Basert på overnevnte velger porteføljestyret å sette prosjektet i bero. Porteføljestyret uttrykker at de setter pris på arbeidet og engasjementet som prosjektgruppen og prosjektsstyret har lagt ned. Porteføljestyret forutsetter at fremtidig arbeid på området forankres i det interregionale fagdirektørmøtet før saken legges fram for porteføljestyret. Vedtak: 1. Basert på saksunderlag og redegjørelsen som fremkom i møtet vedtar porteføljestyret at prosjektet stilles i bero. Sak 72/18 O Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av PS - Status program PKT Alfhild Stokke Orientering om status i Program for kodeverk og terminologi i Direktoratet for e-helse. Programleder Alfhild Stokke orienterer om status for programmet. Presentasjonen fra programmet er sendt ut med protokollutkastet. 1. Porteføljestyret tok saken til orientering. Sak 73/18 B Saksnavn PS - Endringsanmodning tiltak 62 'Robust mobilt helsenett' Presentert av Jon Mathisen Saken gjelder: Justering av ramme for tid og kost for gjennomføringsfase av tiltak 62 Robust mobilt helsenett

7 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Oppsummering: Prosjektet avklarte innledningsvis at anskaffelsen er knyttet til en bæretjeneste, altså en ren teknisk installasjon. Endringsanmodningen er begrunnet med behovet for å redusere risiko for å anskaffe utstyr som ikke tilfredsstiller helseregionenes behov, samt å sikre en bedre involvering av fagmiljøene i helseregionene. Dette medfører utvidelse av gjennomføringsfasen, og følgelig økte kostnader for fellesprosjektet og mottaksprosjektene. Anskaffelsen vil gjennomføres i to faser. I første omgang gjennomføres det en bistandsanskaffelse og deretter en produktanskaffelse, gjennom eksisterende rammeavtaler. Når leverandøren er valgt vil den bistå prosjektet med blant annet kravspesifisering der prosjektet har manglende teknisk kompetanse. Deretter vil det anskaffes produkter fra den valgte leverandørens produktportefølje. Det ble stilt spørsmål ved hvorfor den skisserte anskaffelsesstrategien er valgt. Da Sykehusinnkjøp vil være de best kvalifiserte til å svare på dette ba porteføljestyret om at denne problemstillingen løftes til den nasjonale styringsgruppen for rammeavtaler. Vedtak: 1. Porteføljestyret ba om at spørsmålsstillingen knyttet til bruk av rammeavtale avklares med den nasjonale styringsgruppen for rammeavtaler. 2. Porteføljestyret vedtar revidert prosjektmandat for tiltak 62 Robust mobilt helsenett under forutsetning av avklaring av punkt Porteføljestyret vedtar prosjektfinansiering på 4,0 MNOK for 2019 til prosjektfase for tiltak 62 Robust mobilt helsenett under forutsetning av avklaring av punkt 1. Prosjektfinansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. Sak 74/18 O Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av SAFEST - veien videre Jørn Hanssen I Oppdragsdokument tilleggsdokument, datert , gis RHFene oppdraget å realisere de fire høyest prioriterte kravene fra SAFEST. Saken gir en orientering om hvordan Nasjonal IKT ser for seg at oppdraget kan løses Det er i utgangspunktet ikke grunn til å anta at det er snakk om vesentlige endringer i kostnadsbildet. Endringene er knyttet til periodisering, og budsjettet påvirkes sannsynligvis av Legemiddelverkets kapasitet.

8 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Det ble påpekt at det er viktig å fokusere på oppdraget gitt til de regionale helseforetakene. Det er de fire prioriterte områdene som skal løses først. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 75/18 O Saksnavn 1808 PS - Effekter fra tiltak 61 'Digital patologi' og betydning for bemanning i patologiavdelingene Presentert av Jørn Hanssen og Inger Nina Farstad Saken gjelder: Oppsummering: Porteføljestyret har bedt om at prosjekt Digital patologi orienterer om effekter fra prosjektet, og hvordan patologene kan forplikte seg til antall patologer som er nødvendig for å kunne håndtere volumet fremover. Det er en enorm investering for lang tid fremover å utdanne og ansette medarbeidere. Prosjektet bør vurdere å se til Nasjonal bemanningsmodell for å belyse hvorfor aktiviteter skal gjennomføres, og eventuelle konsekvenser dersom man velger ikke å gjennomføre. Tallmaterialet som kommer ut av en slik øvelse vil være viktig for å kunne ta de riktige beslutningene. Styret var positive til prosjektets foreløpige arbeid med gevinster. Det er mulig at noen regioner må gå foran i implementeringen, men prosjektet bør ikke stoppe opp av den grunn. Innføringsrisiko vil primært ligge på de regionene som kommer i etterkant. Prosjektet flagger også at manglende nasjonale avklaringer, som følge av at Helse Sør-Øst ikke er tilstrekkelig representert i prosjektet, ses på som en risiko. Vedtak: 1. Porteføljestyret tok saken til orientering. Sak 76/18 O Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av Oppsigelse fra administrerende direktør Hilde Brit Christiansen Orientering om oppsigelse fra administrerende direktør. Styret behandlet saken. Styret besluttet også å sette ned et utvalg bestående av:

9 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Hilde Christiansen Eli Stokke Rondeel Erik M. Hansen Dette utvalget vil forestå prosess for konstituering av administrerende direktør. Forslag til innstilling vil bli lagt frem for behandling i styret. Vedtak: 1. Styret tok saken til etterretning. Sak 77/18 O Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Ny strategi for digitalisering Gisle Fauskanger Regjeringen skal i tråd med Jeløya-plattformen utvikle en strategi for digitalisering i offentlig sektor. Strategien skal bygge på Meld. St. 27 ( ) - Digital agenda for Norge. Målet er å forsterke innsats, samarbeid og samordning av digitalisering. Det var ikke kommentarer til saken. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 78/18 O Saken gjelder: Saksnavn Presentert av Utviklingstrekk på e-helseområdet Jon-Torgeir Lunke Direktoratet for e-helse publiserte i april rapporten «Utviklingstrekk 2018». Administrasjonen i Nasjonal IKT HF har invitert Direktoratet for e-helse til å presentere hovedfunnene i rapporten for styret. Direktoratet ønsker synspunkt og innspill til videreutvikling av kunnskapsgrunnlaget for kommende rapporter. Oppsummering: Styret var samstemte i at rapporten er meget god. Den gir en bra sammenstilling og et godt helhetsbilde. I sin nåværende form er rapporten deskriptiv som vil fungere godt som et referansedokument. Det ble gitt innspill på at det vil tilføre verdi i fremtidige rapporter å kombinere kvalitativ og kvantitativ metodikk. Styret gav sine innspill på elementer som med fordel kan belyses i fremtidige rapporter, herunder generelle utviklingstrekk, stordata, informasjonssikkerhet og personvern, kunstig intelligens, samhandling i sektoren og befolkningsforpliktelse knyttet til endringer som følge av økt grad av digitalisering. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering.

10 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Sak 79/18 B Saksnavn Regnskap og prognose per 31. juli 2018 Presentert av Fredrik C. Birkenfeldt Saken gjelder: Oversikt over regnskap og prognose per 31. juli Oppsummering: Vedtak: Det ble bedt om at administrasjonen tar en strategisk diskusjon med eierstyringsgruppen knyttet til den foreslåtte finansieringsreduksjonen for Styret tar regnskap per 31. juli og prognose til etterretning. 2. Styret ber administrasjonen redusere innkrevingen av regionenes finansiering for 2018 med tanke på å styre foretaket mot et 0- resultat. Sak Saksnavn 80/18 B Foreløpig budsjett 2019 Saken gjelder: Foreløpig budsjett Presentert av Fredrik C. Birkenfeldt Oppsummering: Vedtak: Prioriteringen av nye prosjekter for 2019 vil være en del av masterplanprosessen. 1. Styret ber administrasjonen sende budsjettinnspill for 2019 til de regionale helseforetakene i tråd med den fremlagte saken. Sak 81/18 O Saksnavn 1808 Tentativ agenda til styremøte 23. november Presentert av Hilde Brit Christiansen Oppsummering: Vedtak: Det ble bedt om at det settes av tilstrekkelig med tid til en god diskusjon om masterplanen. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 82/18 O Oppsummering: Saksnavn Eventuelt Det var ingen saker til eventuelt. Presentert av Hilde Brit Christiansen

11 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Hilde Brit Christiansen Styreleder Eli Stokke Rondeel Nestleder Erik M. Hansen Medlem Oddbjørn Schei Medlem Torbjørg Vanvik Medlem Paul Gundersen Medlem Ole Johan Kvan Medlem Bjørn Nilsen Medlem Sissel Alterskjær Medlem Lasse B. Sølvberg Medlem

12 Tittel Protokoll fra ekstraordinært styremøte Dato Protokoll fra ekstraordinært styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett 15:00 Sted per mail Deltakere: Hilde Brit Christiansen, Eli Stokke Rondeel, Erik M. Hansen, Paul Gundersen, Bjørn Nilsen, Oddbjørn Schei, Sissel Alterskjær og Lasse B. Sølvberg, Torbjørg Vanvik og Ole Johan Kvan. Saksliste 83/18 B Bistand med arkitekturressurser til nytt AMK-prosjekt fra Nasjonal IKT HF Sak 85/18 B Saksnavn Bistand med arkitekturressurser til nytt AMKprosjekt fra Nasjonal IKT HF Presentert av Hilde Brit Christiansen Oppsummering: Styret diskuterte forespørsel fra Helse Vest om bistand med arkitekturressurser til nytt AMK-prosjekt fra Nasjonal IKT HF. Administrasjonen vurderte at allokeringen ikke vil medføre forsinkelser for pågående prosjekter slik som de nå foreligger. Skulle det imidlertid oppstå behov for saksbehandling av vesentlig karakter i Fagforum for arkitektur, vil dette kunne gi konsekvenser. Tidsbegrensningen for allokering av ressursene, som er satt fram til , er i så måte vesentlig. Vedtak: 1. Styret gir sin tilslutning til at det allokeres to arkitekturressurser, i 40% stilling hver, fra Nasjonal IKT HF til AMK-prosjektet i Helse Vest.

13 Tittel Protokoll fra ekstraordinært styremøte Dato Hilde Brit Christiansen Styreleder Eva Stokke Rondeel Nestleder Erik M. Hansen Medlem Oddbjørn Schei Medlem Torbjørg Vanvik Medlem Paul Gundersen Medlem Ole Johan Kvan Medlem Bjørn Nilsen Medlem Sissel Alterskjær Medlem Lasse B. Sølvberg Medlem

14 Tittel Protokoll fra ekstraordinært styremøte Dato Protokoll fra ekstraordinært styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett 15:00 Sted Per telefon Deltakere: Forfall: Hilde Brit Christiansen, Eli Stokke Rondeel, Erik M. Hansen, Paul Gundersen, Bjørn Nilsen, Oddbjørn Schei, Sissel Alterskjær og Lasse B. Sølvberg og Ole Johan Kvan Torbjørg Vanvik Saksliste 84/18 B Godkjenning av innkalling 85/18 B 1810 Konstituering av administrerende direktør 86/18 O Eventuelt Sak 84/18 B Vedtak: Saksnavn Godkjenning av innkalling 1. Styret godkjente innkalling og saksunderlag. Presentert av Hilde Brit Christiansen Sak 85/18 B Saksnavn Konstituering av administrerende direktør Presentert av Hilde Brit Christiansen Oppsummering: Det vises til oppsigelse fra administrerende direktør Gisle Fauskanger som skal fratre etter endt ordinær oppsigelse den 9. november Det vises til protokoll fra styremøtet 30. august 2018 der styret ble muntlig orientert om oppsigelsen hvorpå styret ba om at følgende utvalg:

15 Tittel Protokoll fra ekstraordinært styremøte Dato Styrets leder: Nestleder: Styremedlem: Hilde Christiansen Eli Rondeel Erik M. Hansen forestår prosess for intervju av mulige interne kandidater for stillingen som konstituert administrerende direktør. Styret ble muntlig orientert om prosess og innstilling av forslag til kandidat. Utvalget la frem enstemmig innstilling av Jan Eirik Olsen til stillingen som konstituert administrerende direktør. Styreleder har i tråd med utvalgets forslag forestått dialog og forhandling om lønns- og arbeidsvilkår for innstilt kandidat i tråd med mandatet. Styret forelegges enstemmig innstilling av Jan Eirik Olsen for stillingen som konstituert administrerende direktør på de lønns- og arbeidsvilkår som fremgår av framlagt arbeidsavtale. Jan Eirik Olsen er innforstått med at styret trenger nødvendig tid til å avklare videre prosess for stillingen som administrerende direktør. Jan Eirik Olsen er innforstått med at stillingen opphører uten forutgående oppsigelse fra noen av partene dersom ny administrerende direktør blir tilsatt og at Jan Eirik Olsen da skal gå tilbake til sin ordinære stilling. Vedtak: 1. Styret gir sin tilslutning til at Jan Eirik Olsen tiltrer som konstituert administrerende direktør med virkning fra 9. november Styret ber styrets leder, sammen med Jan Eirik Olsen, informere medarbeidere i selskapet. 3. Det blir lagt ut kort orientering på nettsiden til Nasjonal IKT og samarbeidspartnere blir orientert. Sak 86/18 O Oppsummering: Saksnavn Eventuelt Det var ingen saker til eventuelt. Presentert av Hilde Brit Christiansen

16 Tittel Protokoll fra ekstraordinært styremøte Dato Hilde Brit Christiansen Styreleder Eva Stokke Rondeel Nestleder Erik M. Hansen Medlem Oddbjørn Schei Medlem Torbjørg Vanvik Medlem Paul Gundersen Medlem Ole Johan Kvan Medlem Bjørn Nilsen Medlem Sissel Alterskjær Medlem Lasse B. Sølvberg Medlem

17 Vedlegg 90 Til: Porteføljestyret i Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 90/18 O Statusrapport for prosjektporteføljen Bakgrunn Saken gjelder orientering om status for prosjektporteføljen og forhold en bør være kjent med. Vedlegg 1 er statusrapport for prosjektporteføljen. Forhold som porteføljestyret bør være kjent med Konsekvens av endringsanmodninger i porteføljestyremøte Følgende tiltak søker beslutning om prosjektfinansiering: P61 Digital patologi ber om å utvide varigheten for innværende fase (første gjennomføringsfase) til og å øke prosjektfinansiering med 3,5 MNOK i Ingen endring for Administrasjonen vil informere om status for oppdragene relatert til SAFEST og tiltak P29 Forbedre legemiddelinformasjon og FEST, og ber om prosjektfinansiering i 2018 på inntil 0,8 MNOK for arbeidet i Statens legemiddelverk prosjektaktivitet. Ved beslutning vil ny vedtatt prosjektfinansiering for 2018 være 71,5 MNOK, en økning med 0,8 MNOK. Ny årsprognose for 2018 vil være 65,5 MNOK av en porteføljeramme på MNOK 74. Orientering Det arbeides med å se på organiseringen av alle prosjektene i MF helse programmet til Direktoratet for e-helse, herunder de to prosjektene i regi av Nasjonal IKT HF. Det planlegges å fremme en sak om dette i porteføljestyremøtet den I statusrapporten for inneværende periode er de individuelle statusrapportene fjernet som vedlegg. Informasjon og status for alle prosjekter fremgår i kapittel 4. Forslag til vedtak 1. Porteføljestyret tar saken til orientering. 1

18 Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Oppdatert: Røde risikoer og utfordringer for prosjekter i nåværende periode 1 2. Gevinster og nyttebetraktninger 1 3. Økonomistatus 2 4. Risikoer og utfordringer for prosjektene 4 5. Porteføljerisiko 7 6. Bemanningsoversikt 9 7. Avhengighetsoversikt Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter Korte prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde og Nasjonal e-helsestrategi Røde risikoer og utfordringer for prosjekter i nåværende periode Rød risiko indikerer vesentlig risiko for om tiltaket vil kunne gjennomføres som beskrevet i prosjektmandatet, og som dermed vil kreve tiltak. Tiltakene MF Helse SPHT Produsent og MF Helse SPHT Konsument er begge redusert ned fra rød risiko, etter at Helse Sør-Øst besluttet oppstart av regionalt prosjekt. Resterende risiko med arbeid mot leverandører og kartleggingsarbeid er betydelig og følges tett opp. 2. Gevinster og nyttebetraktninger Prosjekter estimerer gevinster i prosjektbegrunnelser som oppdateres underveis i prosjektforløpet. Gevinster og nyttebetraktninger for utvalgte prosjekter beskrives kort i hver statusrapport for prosjektporteføljen. P29 Forbedre legemiddelinformasjon og FEST antar at de mest konkrete og målbare gevinstene i helseregionene er bortfall av den manuelle tilpasningen og datavasken som må gjøres for å kompensere for manglene i dagens FEST-register. Helseregionene har beregnet dette til å tilsvare 2 4 farmasøytårsverk per helseregion for å etablere tilfredsstillende kvalitet på legemiddelregisteret, og deretter cirka 2 farmasøytårsverk per region per år for vedlikehold. P61 Digital patologi har estimert en positiv nåverdi på netto 91,3 MNOK. I modellen for kost- /nytteberegningene er det lagt til grunn en timepris for ressurser fra helseregionene som varierer fra kr 740 til kr 1000, avhengig av ressurskategori. Det er videre lagt til grunn en periode på 5 år med gevinstuttak og kostnader relatert til drift og forvaltning av leveransene fra prosjektet. Reduksjon i forventet fremtidig økning av bemanningsbehovet er så langt ikke tatt med i gevinstberegningene, men er likevel en av driverne for å innføre digital patologi i helseregionene. P62 Robust mobilt helsenett er å anse som et infrastrukturprosjekt som i hovedsak vil etablere en mer robust mobil oppkobling mot helsenettet med stor dataoverføringskapasitet, og gjennom dette tilrettelegge for kontinuitet i diagnostikk, overvåking, behandling og dokumentasjon langs pasientforløp, fra nødmeldingsfase til sykehus. Det skal etableres en felles teknisk «grunnmur» som både primær- og spesialisthelsetjenesten kan benytte seg av ved oppkobling av mobil kommunikasjon mot helsenettet. Av kvantitative gevinster på

19 interregionalt nivå er det identifisert besparelser relatert til mindre tid til feilsøking og mindre plunder og heft for ambulansepersonalet: per år. I tillegg vil fellesavtaler på mobilabonnementer kunne gi en gevinst på 1-2,5 MNOK avhengig av uttak fra regionene og fremforhandlet prisreduksjon gjennom avtalene. P68 Rammeavtale publiseringsløsning har et nytteformål om å tilgjengeliggjøre prosedyrer og metodebøker på en rask og effektiv måte. Alle metodebøker som publiseres i løsningen vil være tilgjengelig for lesing i app eller på web. Verktøyet har funksjoner som gjør det mulig å publisere metodebøker, samt tilpasse eksisterende metodebøker med lokale variasjoner. Verktøyet vil kunne understøtte både regionale og interregionale prosedyrer og metodebøker. P20611 MF Helse SPHT Produsent vil i første runde få gevinster fra digitalisert melding om dødsfall ved bortfall av manuelle rutiner for å sende papirskjema samt portobesparelser på cirka 0,4 MNOK årlig. Senere vil oppdatert melding om fødsel gi besparelser estimert til 5 MNOK per år for å ikke dobbeltmerke nyfødte. Ikke kvantitative gevinster er raskere mottak av fødselsnummer som gir økt pasientsikkerhet for nyfødte. I tillegg er økt datasikkerhet og raskere oppdatering til folkeregisteret nytte for både helsesektoren, private og offentlige virksomheter samt pårørende. 3. Økonomistatus Økonomistatus viser vedtatt prosjektfinansiering og årsprognose for porteføljen og det enkelte prosjekt og program som har en budsjettmessig konsekvens for Nasjonal IKT HF. Praksis er at Nasjonal IKT finansierer prosjektledelse og toppkostnader i prosjekter, samt kostnadene til leveranser fra Direktoratet for e-helse og samfinansiering sammen med andre for eksempelvis Felles infrastruktur og arkitektur og Program for kodeverk og terminologi. Prognosen styres for å være innenfor budsjett for prosjektporteføljen. Mulige andre prioriterte tiltak som kan startes opp er satt til 0. Prosjekt ID Prosjekt Prosjektfase Status.. Prosjektfinansiering 2018 Årsprognose 2018 P2005 Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Gjennomføre Pågår kr kr P67 Én innbygger én journal Gjennomføre Pågår kr kr P2051 Program Felles Infrastruktur og Arkitektur (FIA) Gjennomføre Pågår kr kr P20611 Modernisert folkeregister - Helse SPHT Produsent Gjennomføre Pågår kr - kr - P2011 Program for Kodeverk og Terminologi (PKT) Gjennomføre Pågår kr kr P68 Rammeavtale publiseringsløsning metodebøker Gjennomføre Pågår kr kr P69 Helsedataprogrammet Gjennomføre Pågår kr kr P62 Robust mobilt helsenett Gjennomføre Pågår kr kr P20612 Modernisert folkeregister - Helse SPHT Konsument Planlegge Pågår kr kr P61 Digital patologi Gjennomføre Pågår kr kr P77 Utredning organisering felles nettløsning sp.tj. Konsept Pågår kr kr K13 Innregistrering og rapportering Konsept Planlagt kr - K03 Antibiotikastyring - Beslutningsstøtte og rapportering Konsept Planlagt kr - P72 Felles klinisk kunnskapsgrunnlag Konsept Pauset kr kr P60 Konseptfase for en prehospital journal Konsept Pauset kr - K16 Referansearkitektur tjenestelag for integrasjon Konsept Pauset kr - K01 Felles anvendelse av grunndata Konsept Pauset kr - P29 Forbedre legemiddelinformasjon og FEST Gjennomføre Pauset kr P70 Elektronisk datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Konsept Ferdigstilt kr kr P61 Digital patologi Planlegge Ferdigstilt kr kr P62 Robust mobilt helsenett Planlegge Ferdigstilt kr Sum kr kr Siste to måneders større prognoseendringer P29 Forbedre legemiddelinformasjon og FEST. Det er lagt til grunn at Nasjonal IKT HF finansierer arbeidet hos Statens Legemiddelverk i Statens Legemiddelverk har, etter oppstart av arbeidet i september 2018, levert et oppdatert kostnadsestimat for 2018, og på bakgrunn av dette er prognosen er økt til 0,75 MNOK.

20 P72 Felles Klinisk Kunnskapsgrunnlag. Porteføljestyret vedtok å stille prosjektet i bero. Prosjektet har i perioden fram til prioritert nedpakkingsaktiviteter hvor prosjektets leveranser har blitt dokumentert. Dette har medført en reduksjon i prognosen på 1,5 MNOK. P20612 MF Helse SPHT Konsument har redusert prognosen med totalt 0,7 MNOK. Manglende leveranser til prosjektet har medført reduserte arbeidsoppgaver og redusert allokering for innleid konsulent. P2005 DIS 2018 har prognostisert et underforbruk stort 2.6 MNOK mot budsjett. Redusert fakturerbar leveransekraft fra direktoratet for e-helse og justerte framdriftsplaner pågående delprosjekt er årsaken til underforbruket. Overordnet betraktning Årsprognose for 2018 er 65,5 MNOK. Dette er 8,5 MNOK lavere enn porteføljerammen på 74 MNOK. Vedtatt prosjektfinansiering er 70,7 MNOK. Prognosen er lavere enn budsjettrammen hovedsakelig grunnet lavere ressurspådrag enn forventet, manglende ressurser og manglende leveranser fra andre prosjekter. Lav risikoappetitt for å bruke mer enn porteføljerammen medfører økt sannsynlighet for et resultat som er lavere enn porteføljerammen.

21 4. Risikoer og utfordringer for prosjektene Porteføljeansvarlige i Nasjonal IKT vurderer om tiltaket vil kunne fullføres og dette vises i status for prosjektrisiko for forrige periode og nåværende periode. Røde statuser medfører at det vil legges opp til en beslutning om følgende: For pågående tiltak: 1) Fortsett, 2) Endre omfang, 3) Pause 4) Avslutt. For nye tiltak: 1) Legg til nye tiltak, 2) Start prosjektet på et spesifikt tidspunkt, 3) Ferdigstill prosjektet innen en bestemt dato, 4) Endre omfang og innretning, 5) Ta ut av porteføljen. Porteføljeansvarlige vurderer og beskriver status for gjennomføringsutfordringer og status for forberedelser til realisering. Realiseringsutfordringer rapporteres fra og med planleggingsfasen. Fargebetydning: Grå: Grønn: Gul: Rød: Ikke relevant å rapportere mot områdene grunnet eksempelvis at prosjektet er satt i pause eller avventer behandling av ny fase. Status i henhold til vedtatt prosjektmandat og toleranse. Mindre avvik fra styrevedtak. Tiltak innenfor prosjektets fullmakter ansees tilstrekkelig til å levere i henhold til direktiv og toleranse. Vesentlig utfordringer eller avvik fra prosjektmandat, og vil kreve tiltak basert på anbefalinger fra prosjektstyret. Risiko nåværende periode Risiko forrige periode Avgrensning og innhold Ressurser Eksterne avhengigheter Prosjektleveranser Fremdrift og økonomi Gevinster Realiseringsaktiviteter Totalfinansiering Status for Risikoutvikling gjennomføringsutfordringer Status for ID Tiltaksnavn (kortnavn) Prosjektfase forberedelser Kommentarer til realisering P29 P60 Forberedre legemiddelinformasjon og FEST Konseptfase for en prehospital journal Pauset De regionale helseforetakene har fått i oppdrag å finansiere Statens Legemiddelverks realisering av de fire prioriterte kravområdene. Statens Legemiddelverk har startet å forberede sitt gjennomføringsprosjekt, der det forventes deltakelse og finansiering fra helseregionene. Nasjonal IKT arbeider med å avklare deltakelse, finansiering og Nasjonal IKT sin rolle. Prosjektorganisering og prosjektfinansiering legges frem for behandling i porteføljestyremøte Pauset Vedtatt pauset frem til siste strategirådsmøte i 2018

22 Risiko forrige periode Risiko nåværende periode Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift og økonomi Eksterne avhengigheter Prosjektleveranser Gevinster Realiseringsaktiviteter Totalfinansiering Status for Risikoutvikling gjennomføringsutfordringer Status for ID Tiltaksnavn (kortnavn) Prosjektfase forberedelser Kommentarer til realisering P61 Digital patologi Gjennomføre P62 Robust mobilt helsenett Gjennomføre P68 Rammeavtale publiseringsløsning metodebøker P70 Elektronisk datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Gjennomføre Avslutte P72 Felles Klinisk Kunnskapsgrunnlag Pauset P73 P2005 Utredning organisering felles nettløsning Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Konsept Gjennomføre Det er fortsatt utfordringer med bemanning og leveransekapasitet, men dette er i bedring. Konsekvensen av utfordringene er likevel at prosjektet er forsinket. Sak om utvidelse av inneværende prosjektfase med tilhørende prosjektfinansiering legges frem for porteføljestyret Det forventes at Helse Sør-Øst sin deltagelse i prosjektet og koblingen mot Lab/patologi i Helse Sør-Øst vil bedres som følge av at Inger Nina Farstad overtar ledelsen av dette prosjektet. Prosjektet har jobbet med å beskrive de IKT-messige forutsetningene i helseregionene for å kunne bruke samhandlingsløsnignen epat. Workshop for å simulere fremtidig bemanningsbehov ved patologiavdelingene er under planlegging. Prosjektet fikk godkjent endringsanmodning for gjennomføringsfasen i porteføljestyret Endring av ansaffelsesstrategi har medført replanlegging av anskaffelses- og piloteringsløpet, og er forvetet å gi økt fleksibilitet og nytte av anskaffelsen. Ved utvidelse av gjennomføringsfasen er det behov for utvidet deltakelse og ressursbruk fra helseregionene. Ressursomfanget er avklart. Mottaks- og realiseringsaktiviteter er kommet i gang i alle helseregioner. Framforhandlet rammeavtale er oversendt regionene for signering august Pr har 2 regioner bekreftet å ha signert avtalen. Konseptutredningsrapport med anbefalinger og vurdering av videre arbeid legges frem for NIKT porteføljestyre Porteføljestyret vedtok å stille prosjektet i bero. Prosjektet har i perioden fram til prioritert nedpakingsaktiviteter hvor prosjektets leveranser har blitt dokumentert. Prosjektet er pr formelt stilt i bero. Gul risiko for forsinkelser utover opprinnelig plan. Risiko er hovedsakelig rettet mot utfordringer relatert til kalendertid og koordinering av deltakelse i relevante fora og møteplasser. Prosjektet har tett dialog med vedtatte samarbeidspartnere og vedtatte delprosjekt har overordnet god framdrift. Målbilde og veikart for medisinske prøvesvar er utarbeidet og vil bli behandlet i prosjektstyre DIS sammen med beslutningsgrunnlag for konseptfase. Forslag til fokusområder for leveranseår 2019 er utarbeidet og vil bli behandlet i kommende prosjektstyremøte. Prosjektets forbruk av fakturerbare timer er redusert i perioden begrunnet i lavere tilgjengelighet på fakturerbare ressurser. Som en konsekvens av dette er årsprognosen justert under budsjett. P Modernisert folkeregister - Helse SPHT Produsent Gjennomføre Risiko og avhengigheter noe forbedret etter at Helse Sør-Øst besluttet oppstart av regionalt prosjekt for modernisert folkeregister. Fremdeles betydelig avhengighet til eksterne leveranser fra regionale prosjekter og leverandører. Fremdrift redusert pga arbeid med flere løsningsalternativer enn forutsett, og tidkrevende løsningsarbeid med leverandører.

23 Risiko forrige periode Risiko nåværende periode Avgrensning og innhold Ressurser Eksterne avhengigheter Fremdrift og økonomi Prosjektleveranser Gevinster Realiseringsaktiviteter Totalfinansiering Status for Risikoutvikling gjennomføringsutfordringer Status for ID Tiltaksnavn (kortnavn) Prosjektfase forberedelser Kommentarer til realisering P Modernisert folkeregister - Helse SPHT Konsument Planlegge K01 Felles anvendelse av grunndata Opprigging K03 Antibiotikastyring - Beslutningsstøtte og rapportering Opprigging K13 Innregistrering og rapportering Opprigging K16 Referansearkitektur tjenestelag for integrasjon Opprigging Risiko og avhengigheter noe forbedret etter at Helse Sør-Øst besluttet oppstart av regionalt prosjekt for modernisert folkeregister. Fremdeles betydelig avhengighet til leveranser fra de regionale prosjektene for overgang til modernisert folkeregister, samt til leveranser fra det sentrale konsumentprosjektet i programmet. Redusert fremdrift som følge av forsinkede leveranser fra det sentrale konsument prosjekt. MF Helse programmet replanlegger konsument-arbeidet, og SPHT Konsument vil også måtte justere planer. Uavklart omfang og innretning. Ingen prosjektleder tilgjengelig fra helseregionene. Planlagt tiltak er å sammenstille utfordringsbildet til helseregionene og anbefale veien videre for tiltaket. Det planlegges med at prosjektet rigges opp for oppstart tidligst i Avgrensning og innhold er ok grunnet arbeidet i forkant av prioritering inn i masterplanen. Ressursituasjonen i helseregionene er anstrengt og ressurstilgang til prosjektet er derfor uavklart og risiko økes derfor til gul. Forutsetningene for å starte prosjektet er ikke til stede. Årsaken er at de to kvalitetsregistrene som prosjektet skal samarbeide med i konseptfasen ikke har kommet i gang med sine planer for automatisert datafangst. Avgrensning og innhold er ok grunnet arbeidet i forkant av prioritering inn i masterplanen. Uavklart omfang og innretning. Ingen prosjektleder tilgjengelig fra helseregionene. Planlagt tiltak er å sammenstille utfordringsbildet til helseregionene og anbefale veien videre for tiltaket.

24 5. Porteføljerisiko Omfanget av endringsinitiativer i prosjektporteføljen til Nasjonal IKT er avgrenset til prosjekter helseregionene ønsker å gjennomføre i fellesskap og mandatene som gis prosjektene. Administrasjonen i Nasjonal IKT HF anbefaler derfor at omfanget for risikovurdering av Nasjonal IKT sin portefølje er begrenset til manglende leveransekapasitet og manglende håndtering av avhengigheter. Risikovurdering av endringskapasitet bør håndteres av helseregionene selv siden totaliteten av regionenes endringsporteføljer håndteres regionalt og lokalt. I tillegg vurderes risikoen for at en ikke gjennomfører de riktige prosjektene. Ingen statusendringer siden forrige rapportering. Porteføljerisiko Status Kommentar Konsekvenser Pågående og planlagte tiltak Risiko for å ikke velge de riktige prosjektene Riktig porteføljesammensetning Måles opp mot gjeldende felles IKTstrategi og oppdragsdokument til nasjonal IKT HF. I tillegg vurderes det opp mot signaler som kommer fra helseregionene i Strategiråd for Nasjonal IKT og fra porteføljestyret til Nasjonal IKT. Mindre penger og ressurser til å gjennomføre de riktige prosjektene. Unødig kost og ressursbruk. Sikre at prosjektene understøtter gjeldende strategi og oppdrag. Vurdere om det finnes andre tiltak som bør gjennomføres. Risiko for å ikke levere porteføljen Manglende leveransekapasitet Manglende håndtering av avhengigheter Alle fire helseregioner har indikert at det i de kommende årene er høy aktivitet på regionale prosjektaktiviteter. Det er mangelfull informasjonsdeling om regionale prosjekter. Det er mangelfull kapasitet hos regionene til å vurdere interregionale muligheter og avhengigheter. Redusert nytte, kvalitet og gevinster for helseregionene. Mindre kapasitet for å levere prosjekter i regi av Nasjonal IKT eller Direktoratet for e-helse. Forsinkelser,forhøyde kostnader og unødig ressursbruk. Unngå ressurskrevende prosjekter. Identifisere ressursbesparende prosjekter. Fortsatt høy fokus på ressursstyring. God samhandling med regionale ressurskoordinatorer. Etablere god samhandling med regionale programmer i helseregionene for å håndtere avhengigheter og optimalisere ressursbruk. Etablere helhetlige planer og veikart som viser sammenheng og avhengigheter mellom felles og regionale aktiviteter. Fortsette god informasjonsdeling i Fagforum for porteføljestyring. Risiko for å ikke høste gevinster Manglende endringskapasitet for å ta i bruk i helseregionene Alle helseregionene har kommunisert at de i stor grad ønsker å håndtere dette selv. Redusert nytte, kvalitet og gevinster for helseregionene. Forbedret prosjekteierstyring og tydeliggjøre roller og ansvar til prosjektstyret og helseregionene.

25 Betraktninger på risikosituasjonen og mulige tiltak Rammebetingelsene, utfordringene og porteføljerisikoen for prosjekter i regi av Nasjonal IKT viser at det er krevende å gjennomføre interregionale prosjekter. I Felles plan for utvikling av nye tjenester og løsninger som helseregionene har utarbeidet er det skrevet om rammebetingelser og utfordringer: Det er høy grad av ulikhet i systemporteføljene til helseregionene. Helseregionene har ulike behov og mulighetsrom for felles tilnærminger på flere områder. Det gjennomføres store, nødvendige og prioriterte regionale prosjekter som må gjennomføres, i riktig rekkefølge før nasjonale tiltak. Høy prosjektaktivitet i alle regioner begrenser mulighetene på noen områder til felles aktiviteter. Det er ulik grad av økonomisk handlingsrom for IKT-investeringer i helseregionene. Betraktninger om risiko for prosjektporteføljen fremover i 1-2 års perspektiv Det forventes høy aktivitet i alle fire helseregionene i 2019, og det er sannsynlig at dette vil kunne påvirke tilgangen til ressurser i interregionale prosjekter. Tiltak som er identifisert, planlegges og iverksettes innenfor det mulighetsrommet som administrasjonen har.

26 6. Bemanningsoversikt Hensikten med bemanningsprognosen er å vise utviklingen i ressurssituasjonen, belyse utfordringer og bidra til forutsigbarhet i ressursplanleggingen i helseregionene. Bekreftet Forespurt Formelt bekreftete ressurser og kapasitet. Er forespurte ressurser og kapasitet som ennå ikke er avklart. Dette er konkrete nye behov til prosjektene. Estimert fremtidig behov Indikerer grovt overordnet estimat på ressurser og kapasitet i fremtid. For eksempel på kommende prosjektfaser eller nye prosjekter som planlegges startet. Prognose totalt antall årsverk prosjektressurser Tabellene viser prognose for summen av bekreftet, forespurt og estimert behov for bemanning fra helseregionene i prosjekter. Prosjektbemanning fra andre aktører vises ikke. Radetiketter Jan''18 Feb''18 Mar''18 Apr''18 Mai''18 Jun''18 Jul''18 Aug''18 Sep''18 Okt''18 Nov''18 Des''18 Årssnitt Andel Helse Midt-Norge RHF 2,7 3,3 3,4 4,5 5,7 5,3 0,1 5,5 3,3 3,3 3,3 3,3 3,6 25 % Helse Nord RHF 1,5 1,7 1,8 1,9 3,7 3,2 0,0 3,7 1,7 2,7 2,7 2,7 2,3 15 % Helse Sør-Øst RHF 3,5 4,1 4,1 6,3 7,9 7,4 1,2 8,0 6,0 6,0 6,0 6,0 5,5 37 % Helse Vest RHF 1,6 1,6 1,7 3,6 5,5 5,0 0,5 5,7 3,7 3,8 3,7 3,7 3,3 23 % Uavklart hvilket RHF 0,0 0,0 0,0 0,0 16,8 16,3 0,3 16,8 5,3 5,8 5,8 4,1 5,9 Totalsum 9,3 10,7 11,0 16,3 39,5 37,1 2,0 39,6 19,9 21,5 21,4 19,7 20,7 100 % De største prosjektene når det gjelder bemanningsbehov fra helseregionene er Digital patologi, MF Helse, Robust mobilt helsenett, FIA, DIS og PKT. Bekreftet antall årsverk prosjektressurser Radetiketter Jan''18 Feb''18 Mar''18 Apr''18 Mai''18 Jun''18 Jul''18 Aug''18 Sep''18 Okt''18 Nov''18 Des''18 Helse Midt-Norge RHF 2,7 3,3 3,4 4,5 3,7 3,7 0,1 3,4 3,2 3,3 3,2 3,2 Helse Nord RHF 1,5 1,7 1,8 1,8 1,3 1,3 0,0 1,3 1,3 2,1 2,1 2,1 Helse Sør-Øst RHF 3,5 4,1 4,1 6,3 5,9 5,8 1,2 5,9 5,9 5,9 5,9 5,9 Helse Vest RHF 1,6 1,6 1,7 3,6 3,5 3,5 0,5 3,7 3,7 3,7 3,7 3,7 Totalsum 9,3 10,7 11,0 16,2 14,4 14,3 1,7 14,3 14,1 15,0 14,9 14,9 Forespurt ressurser som er utestående fra helseregionene Radetiketter Nov''18 Des''18 Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF 0,6 0,6 Helse Sør-Øst RHF Helse Vest RHF Uavklart hvilket RHF 5,1 3,2 Totalsum 5,7 3,8 Kommende ressursforespørsler basert på estimert fremtidig behov Radetiketter Nov''18 Des''18 Helse Midt-Norge RHF 0,1 0,1 Helse Nord RHF 0,1 0,1 Helse Sør-Øst RHF 0,1 0,1 Helse Vest RHF 0,1 0,1 Uavklart hvilket RHF 0,7 0,9 Totalsum 0,9 1,1

27 Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt-Norge Helse Nord Direktoratet for e-helse Norsk Helsenett SF Sykehusinnkjøp HF Andre aktører* Leverandører** Robust mobilt helsenett Felles infrastruktur og arkitektur Program for kodeverk og terminologi Én innbygger én journal Forespurte og kommende forespørsler fordelt på ressurskategori Kompetanse Jan18 Feb18 Mar18 Apr18 Mai18 Jun18 Jul18 Aug18 Sep18 Okt18 Nov18 Des18 Gjennomsnitt Prosentfordeling Prosjektledelse 2,3 2,3 2,3 3,3 4,3 4,3 0,1 4,3 4,7 5,0 5,0 5,2 3,6 17 % Klinisk ressurs 1,2 2,0 2,2 4,3 9,9 9,9 0,7 9,6 6,4 7,5 7,4 6,5 5,6 27 % Teknisk arkitekt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0 % IKT ressurs 0,7 1,0 1,0 1,0 4,9 4,9 0,0 5,0 0,4 0,4 0,4 0,4 1,7 8 % Virksomhetsarkitekt 3,7 4,1 4,1 5,4 15,4 13,0 0,5 15,5 5,5 5,5 5,5 4,5 6,9 33 % Andre 1,4 1,4 1,4 2,4 5,1 5,1 0,8 5,3 3,0 3,2 3,2 3,2 3,0 14 % Totalsum 9,3 10,7 11,0 16,3 39,5 37,1 2,0 39,6 19,9 21,5 21,4 19,7 20,7 100 % Viktige aktive ressursforespørsler P61 Digital patologi har sendt ut ressursforespørsler til helseregionene for Videreføring av eksisterende prosjektbemanning fra 2018 til 2019 er all hovedsak bekreftet, men utvidet bemanning til neste gjennomføringsfase (planlagt start medio mars 2019) er ikke bekreftet. Det er bedt spesifikt om økt deltagelse fra Helse Sør-Øst, fordi det er ønskelig å bedre koblingen mellom Nasjonal IKTs prosjekt Digital patologi og Helse Sør-Østs regionale prosjekt for innføring av Lab/patologi. 7. Avhengighetsoversikt Avhengighetsoversikt for prosjektporteføljen er en aggregert oversikt over avhengigheter som kan påvirke prosjektets evne til å oppfylle prosjektrammen, og porteføljeområdenes evne til å levere ønsket strategisk effekt. Porteføljeområdene viser hensiktsmessige inndeling av prosjekter i funksjons- og applikasjonsområder. Avhengighetene er kategorisert i hensiktsmessige områder. Leveranser: Avhengighet til leveranser fra aktør eller prosjekt som har stor påvirkning på prosjektets evne til å gjennomføres. Utviklingskapasitet: Avhengighet til utviklingskapasitet, eksempelvis hos en EPJ-leverandør eller leverandørdelen hos Direktoratet for e- helse. Bemanning av unike nøkkelressurser: Avhengighet til ressurser som eksempelvis er nøkkelressurser også i andre felles eller regionale prosjekter. Dette er ressurser som en ikke kan erstatte med andre eller leie inn eksternt. Overlevering: Avhengighet til mottakende aktør eller prosjekt for å kunne overlevere leveranse eller oppgave. Avhengigheter med områdeinndeling Aktører Områdeinndeling Prosjekt Legemiddelområdet Forbedre legemiddelinformasjon og FEST (SAFEST) Prehospital Konseptfase for en prehospital journal Robust mobilt helsenett Laboratorier Digital patologi Innbyggertjenester PAS-EPJ og kurve Kunnskapsdeling Grunnmur Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Utredning felles nettløsning for spesialisthelsetjenesten Modernisert folkeregister Helse Produsent (Fødsel og død) Datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Rammeavtale publiseringsløsning Felles klinisk kunnskapsgrunnlag Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre Referansearkitektur tjenestelag for integrasjon Modernisert folkeregister Helse Konsument Leveranser Utviklingskapasitet Bemanning av unike nøkkelressurser Overlevering * HELFO, Helsedirektoratet, Apotekforeningen, Legemiddelverket, DIFI, Skattedirektoratet med flere. ** Leverandører som eksempelvis DIPS, med flere.

28 Endring i avhengigheter siste to måneder P29.5 Forbedre legemiddelinformasjon og FEST (SAFEST) - hvis Nasjonal IKT HF skal etablere et bestiller- og koordineringsprosjekt, må det formelle oppdraget for et slikt prosjekt gis av dets eiere. I tillegg har prosjektet en avhengighet til leveranser fra Statens Legemiddelverk (legemiddelinformasjon, informasjonsmodeller og tjenester for å gjøre legemiddelinformasjon tilgjengelig), og leveranser fra Direktoratet for e-helse (avklaringer rundt endring av meldingsstandarder, deltagelse i forbindelse med innføring av nye standarder for legemiddelinformasjon). Avhengighetsbeskrivelser P60 Konseptfase for en prehospital journal vil i en eventuell gjennomføringsfase være avhengig av leveranser fra Robust mobilt helsenett, og er definert som en forutsetning for innføring av P-EPJ løsning. P61 Digital patologi har en avhengighet til Helsedirektoratet (vurderinger av endringer i Biobankloven i forbindelse med Nasjonal plan for håndtering av blokker og glass), om implementering av de foreslåtte retningslinjene. Prosjektet har avhengigheter til Direktoratet for e-helse om avklaring av muligheter og begrensninger for gjenbruk av løsninger/konsepter (Kjernejournal, helsenorge.no) til etablering av samhandlingsløsning, leveranser fra PK PAT (Aktivitetsbasert kodeverk for patologi), avklaringer om eksisterende KITH standarder kan tilpasses for å dekke behovet for rekvisisjoner og svarrapporter, og avklaringer om målarkitektur for data- og dokumentdeling. P62 Robust mobilt helsenett vil i en gjennomføringsfase være avhengig av leveranser og nøkkelressurser/kompetanse fra Norsk Helsenett SF, Sykehusinnkjøp HF og mottaksorganisasjoner i helseregionene. P2005 Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten inneholder en rekke viktige avhengigheter. Utvikling av ny funksjonalitet betinger leveranseevne hos samarbeidende regioner. Bredding av ferdige løsninger nasjonalt betinger teknisk evne og strategisk forankring i den enkelte region. Total innsatsfaktor og koordinering av innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten forutsetter investeringsevne og vilje i helseregioner. En del tematikk betinger avklaringer utenfor spesialisthelsetjenesten. Utvalgt funksjonalitet og tjenester som leveres har potensiale til å gjenbrukes i tjenester som planlegges utviklet hos 3.part. P20611 Modernisert folkeregister Helse SPHT Produsent (Fødsel og død) er avhengig av leveranser i form av utviklede løsninger fra Norsk Helsenett og Folkehelseinstituttet, samt leveranser i utført arbeid fra prosjekter i de regionale helseforetakene. Prosjektet er avhengig av nøkkelressurser fra Helse Sør-Øst, jurist og andre deltakere fra regionene.. Prosjektet er også avhengig av koordinering og samarbeid med moderprogrammet MF Helse og dets aktører (Direktoratet for e-helse, Folkehelseinstituttet, Helsedirektoratet, Kommunenes Interesseorganisasjon og Norsk helsenett samt Skattedirektoratet). P20612 Modernisert folkeregister Helse SPHT Konsument er avhengig av leveranser i form av utviklede løsninger fra Norsk Helsenett, samt leveranser i utført arbeid fra MF Helse Konsument og prosjekter i de regionale helseforetakene. Prosjektet er avhengig av nøkkelressurser fra Helse Sør-Øst, jurist og andre deltakere fra regionene. Prosjektet er også avhengig av koordinering og samarbeid med moderprogrammet MF Helse og dets aktører (Direktoratet for e-helse, Folkehelseinstituttet, Helsedirektoratet, Kommunenes Interesseorganisasjon og Norsk helsenett samt Skattedirektoratet).

29 8. Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter Diagrammet viser tidsforløpet til pågående prosjekter og antatt videreføring og mulige nye prosjekter i henhold til masterplanen som en er kjent med på nåværende tidspunkt. Overordnet tidslinjer for vedtatte prosjekter Figur 1: Pågående prosjekter i masterplan for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF Antagelser og prognoser for når helseregionene bør gjennomføre innføringsaktiviteter for å ta i bruk leveranser fra felles prosjekter Figur 2: Antagelser og prognoser for når helseregionene bør gjennomføre innføringsaktiviteter for å ta i bruk leveranser fra felles prosjekter

30 SAMMEN MED DIREKTORATET FOR E-HELSE DIGITALE INNBYGGERTJENESTER I SPESIALISTHELSETJENESTEN Digitale skjema Direkte varsel og videresending Behandlingsrettet dialog Samhandling i pasientteam Medisinske prøvesvar Pågående leveranseområde Prognose for neste prosjektfaser Prognose for når helseregionene har mulighet til å ta i bruk funksjonalitet Figur 3: Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten omhandler en rekke leveranseområder som utvikles og kan tas i bruk av helseregionene

31 9. Korte prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde og Nasjonal e-helsestrategi Tabellen viser en kort beskrivelse for prosjektene og programmene, og hvordan deres antatte gevinstområder er knyttet mot målsetninger som beskrevet i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og Nasjonal e-helsestrategi. Publisert informasjon om prosjektene og programmene finnes på Primære mål som understøttes: Sekundære mål som understøttes: Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKTstrategi for spesialisthelsetjenesten Nasjonal e-helsestrategi Prosjekt Forbedre legemiddelinformasjon og FEST (SAFEST) Konseptfase for en prehospital journal Digital patologi Robust mobilt helsenett Rammeavtale publiseringsløsning Datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Kort beskrivelse av leveranser og oppgaver Gjøre tilgjengelig forbedret legemiddelinformasjon. Vurder og anbefal konsepter for regional og felles nasjonale løsninger for prehospital journal for den prehospital verdikjede. Foreslå mandat og organisering av nasjonale forumer, anbefale standardisert bruk av kodeverk, påbegynne løsningsforslag epat, anbefale nasjonal standard for prøvemerking. Gjennomføre anskaffelse av teknisk løsning som understøtter valgt konsept, tilrettelegge for og koordinere etablering og innføring i helseregionene og foreta pilotering av teknisk og organisatorisk verdikjede. Anskaffe rammeavtale for publiseringsløsning av metodebøker. Sikre elektronisk datafangst for alle innsatsområdene i pasient-sikkerhetsprogrammet innen to år. Prosjektet vil først og fremst utnytte dagens IKT-plattformer. Målet er å kunne bruke data til forbedringsarbeid og følge implementering av innsatsområdene. Gode digitale løsninger for pasienten Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet IKT-støtte for helhetlige standardiser te pasientforløp Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker Digitalisering av arbeidsprosesser Bedre sammenheng i pasientforløp Bedre bruk av helsedata Helsehjelp på nye måter Felles grunnmur for digitale tjenester Nasjonal styring av e- helse og økt gjennomførin gsevne

32 Felles klinisk kunnskapsgrunnlag Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Modernisert folkeregister Helse SPHT Produsent (Fødsel og død) Modernisert folkeregister Helse SPHT Konsument Felles infrastruktur og arkitektur (FIA) Program for kodeverk og terminologi (PKT) Helsedataprogrammet Én innbygger én journal Prioriterte prosjektkandidater Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre Utrede konsept for å tilby felles klinisk kunnskapsgrunnlag for helsepersonell. Kunnskapsgrunnlaget kan være veiledere, prosedyrer, retningslinjer og annen formalisert kunnskap som støtter helsepersonell i arbeidet. Prosjektet skal både utrede konsepter for teknisk systemstøtte og organisatorisk forvaltning av kunnskapen. Prosjektet bygger videre på arbeidet gjort i Tiltak 50 'Kunnskapsbasert pasient-planlegging'. Kravstille og utvikle nasjonale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten. Sikre god overgang til modernisert folkeregister for produksjon av data. Koordinere innføring av melding om dødsfall og dødsårsak samt melding om fødsel i spesialisthelsetjenesten. Bidra til løsningsbeskrivelser. Sikre god overgang til modernisert folkeregister for bruk av data. Samordne kartlegging av dagens bruk av folkeregisterdata i spesialist-helsetjenesten, bidra til funksjonell løsningsbeskrivelse, koordinere innføring. Vurdere, utrede og iverksette tiltak på kort og mellomlang sikt som bedrer samhandlingen i sektoren. Utvikle og tilrettelegge for standardiserte kodeverk og terminologier for øvrige aktører i sektoren. Bidra til bedre utnyttelse, bedre kvalitet, enklere innrapportering og sikrere håndtering av data i de nasjonale helseregistrene. Vurdere behov og realiseringsmuligheter av en felles nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste i tråd med anbefalingene i utredning av «Én innbygger én journal» og basert på erfaringer fra arbeidet med Helseplattformen. Prosjektet skal undersøke gapet mellom behov for grunndata i lokale/regionale løsninger og det som tilbys i sentrale registre inklusive RESH, samt foreslå modeller for styring og forvaltning av grunndata, sentralt og i regional/lokal anvendelse.

33 Utarbeide og anbefale referanse-arkitektur og Referansearkitektur for styringsstruktur for et interregionalt tjenestelag for datautveksling på tvers av regioner og eksterne aktører. I interregionalt tjenestelag for tillegg anbefale konsept for realisering av en slik integrasjon interregional tjeneste. Forenklet innrapportering til helseregistre Prosjektet skal i konseptfasen utrede hvordan innrapportering til registre kan forenkles for å redusere rapporteringspresset for helsepersonell. Antibiotikastyring beslutningstøtte og rapportering Kandidaten foreslår å utforme et forslag til felles kodeverk for arbeidsdiagnoser/tentativ diagnose, med infeksjonsdiagnoser som «case» fra virkeligheten. Det skal i tillegg gjennomføres analyser av hvordan en nasjonal standard for beslutningsstøtte i Kurve/EPJ kan etableres, og hvordan en nasjonal standard for rapportering av data for legemiddelbruk kan etableres.

34 Vedlegg 91 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 91/18 B Regnskap per 31. oktober 2018 og prognose 2018 Bakgrunn Administrasjonen legger frem regnskapsstatus og prognose på hvert styremøte. Status foretak samlet Tall i knok Per 31. oktober 2018 Hele 2018 Faktisk Budsjett Prognose (31) Salgsinntekt, avgiftsfri (33) Pasient-/behandlingsrelaterte tilskudd/ refusjoner Sum inntekter (4) Varekostnad (5) Lønnskostnad (6) Annen driftskostnad, av- og nedskrivning (7) Annen driftskostnad av-og nedskrivning, forsettel (8) Finansinntekt- og kostnad, ekstraordinær inntekter Sum kostnader Totalsum Kostnadsprognosene går ned hovedsakelig grunnet at foretaket gjennom året har hatt færre ansatte enn forutsatt, samt lavere aktivitetsnivå i porteføljen enn opprinnelig estimert. Foretaket styrer per nå mot et overskudd for året på 13,1 MNOK. 1

35 Vedlegg 91 Kostnader per koststed Per 31. oktober 2018 Hele 2018 Faktisk Budsjett Prognose Tall i knok Faktisk Differanse budsjett vs (100T) Administrasjon (150T) Styret (160T) Strategiråd (210T) Medisinske kvalitetsregistre (230T) Klinisk IKT (240T) Arkitektur (250T) EPJ Systemeierforum (251T) Arktypeforvaltning (253T) Journalstruktur og tilgangsstyring (254T) Systemsvikt (255T) Rapporteringskodeverk (256T) TGK koordineringsorgan (300T) PPS og prosjektportefølje (301T) Porteføljestyring Totalsum Prognosereduksjonen på henholdsvis 240 Arkitektur og 301 Porteføljestyring er primært knyttet til at disse områdene har vært underbemannet, sammenlignet med budsjett hittil i år, og at det har tatt lengre tid enn estimert å fylle disse posisjonene. Videre har foretaket lånt ut ressurser til AMK- prosjektet i Helse Vest i fjerde kvartal. Reduksjonen på 100 Administrasjon er også knyttet til færre ansatte enn forutsatt. I tillegg er bruken av eksterne tjenester vesentlig lavere enn estimert. For prosjektporteføljen -300 er prognosen lavere enn budsjettrammen hovedsakelig grunnet manglende ressurser fra helseregionene. Dette har medført lavere aktivitetsnivå i noen av de pågående prosjektene og at oppstart av prioriterte nye prosjekter er forskjøvet i tid. Hovedendringen fra rapporteringen i august er en prognosenedgang på Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten (DIS) på 2,6MNOK. Vi viser forøvrig til statusrapporten for porteføljen. Tilbakeføring av overskuddslikviditet Styret vedtok på styremøtet følgende vedrørende prognosen og foretakets kapitalsituasjon: «Styret ber administrasjonen redusere innkrevingen av regionenes finansiering for 2018 med tanke på å styre foretaket mot et 0- resultat.» Administrasjonen har i etterkant av dette vært i tertialvist oppsummeringsmøte med eierstyringsgruppen i de regionale helseforetakene hvor dette temaet ble diskutert. Følgende ble referatført fra dette punktet: 2

36 Vedlegg 91 «[..] For 2018 meldte Nasjonal IKT HF at de styrer mot et overskudd som følge av et lavt risikonivå. Estimert overskudd vil tilbakeføres eierne gjennom reduksjon av finansiering i desember.» Gitt den nåværende prognosen anser administrasjonen det som realistisk at den eventuelle finansieringsreduksjonen for 2018 utgjør 11 MNOK. Alternativ disponering Administrasjonen har tidligere sendt et brev til de regionale helseforetakene vedrørende SAFEST (vedlagt i sak nr 92 - Status og prosjektfinansiering i 2018 for SAFEST). Dette brevet opplyser om de regionale helseforetakenes finansiering for SAFEST for perioden Budsjettrammen for 2019, angitt i brevet, er på 18,3 MNOK. Oppdaterte estimater indikerer en prognose for 2019 på 15,6 MNOK. Gitt kapitalsituasjonen i foretaket kan det være hensiktsmessig å vurdere om SAFESTprosjektet i 2019 skal dekkes av Nasjonal IKT HF. Dette vil redusere den administrative byrden i regionene, samt gir en mer samlet og strukturert oppfølging av prosjektet. En forutsetning for en slik løsning vil være at overskuddet for 2018 salderes mot egenkapital ved årsoppgjøret, og at foretaket tillates å gå med underskudd i Dette underskuddet vil da være estimert til kostnadene ved SAFEST- prosjektet, og underskuddet for 2019 vil dekkes opp fra den opparbeidete egenkapitalen. «Annen egenkapital» er i ,5 MNOK, så kapitalsituasjonen anses som dekkende for å håndtere dette. Administrasjonen vurderer at denne løsningen forutsetter at oppdragsdokumentet for 2019 tillater foretaket å gå med underskudd for dette formålet. Forslag til vedtak 1. Styret tar regnskap per 31. oktober og prognose for 2018 til etterretning. 2. Styret ber administrasjonen iverksette prosess for å overta regionenes finansieringsansvar for SAFEST for 2019 i henhold til forslaget til alternativ disponering. 3. Styret legger til grunn at regionene finansierer SAFEST- prosjektet i 2020 og

37 Vedlegg 92 Til: Kopi: Fra: Dato: Saksnr.: Porteføljestyret i Nasjonal IKT HF Administrasjonen /18 O Orientering om samarbeids- og utviklingsavtaler med Direktoratet for e-helse Bakgrunn Administrasjonen arbeider med å etablere samarbeids- og utviklingsavtaler knyttet til prosjekter og programmer i Direktoratet for e-helse der Nasjonal IKT HF finansierer eller samfinansierer arbeidet. Hensikten med saken er å orientere om status på arbeidet med signering av utviklingsog samarbeidsavtaler. Status Utviklingsavtale for DIS er signert Utviklingsavtale for Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten (DIS) 2018 er nå signert med Direktoratet for e-helse. Den signerte avtalen er basert på Direktoratet for e-helse sin tilpasning av bistandsavtalen Statens standardavtale SSA-B, som ble lagt ved saken i forrige porteføljestyremøte. Vedlegget til avtalen lister prosjektets leveranser, og det er lagt til et punkt for å ta hensyn til regionenes investeringer: «I prosjekter der Nasjonal IKT på vegne av spesialisthelse-tjenesten finansierer utvikling av felles-komponenter med gjenbrukspotensiale i helsesektoren for øvrig, skal investeringen hensyntas i kostnadsfordelingen mellom partene i kommende bruksavtaler.» Utkast til samarbeidsavtale for FIA og PKT Når det gjelder avtaler for program for Felles infrastruktur og arkitektur (FIA) og for Program for kodeverk og terminologi(pkt) har Direktoratet for e-helse foreslått å inngå en enklere samarbeidsavtale fremfor en bistandsavtale. Juridisk avtaleansvarlig i direktoratet begrunner skiftet med at samarbeidsavtale er mer egnet der Nasjonal IKT sammen med flere aktører samfinansierer felleskomponenter som besluttes av programmene, og at det i tillegg ville være vanskelig å beregne tidligere investeringers betydning i felleskomponenter som danner basis for ny utvikling. Hver samarbeidsavtale beskriver finansiering og planlagte leveranser for 2018 som programstyret har besluttet. 1

38 Vedlegg 92 Samarbeidsavtale for MF Helse er signert Samarbeidsavtale med Direktoratet for e-helse for samarbeid i felles samarbeidsprogram for modernisering av folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren (MF Helse) er signert. Nasjonal IKT deltar i programstyret. To av prosjektene i programmet er også tilhørende Nasjonal IKT sin portefølje. For 2018 bidrar Nasjonal IKT med kostnader til en andel av prosjektledelsen, mens resten av prosjektkostnadene er finansiert over statsbudsjettet gjennom direktoratet. Plan for inngåelse av avtaler for 2019 Avtalene for 2018 kan være mal for avtaler for påfølgende år. Når programstyrene for FIA, PKT og MF Helse har besluttet leveransene for året og finansiering er vedtatt vil samarbeidsavtaler med Direktoratet fornyes. For DIS vil fornyet utviklingsavtale for neste år inngås når prosjektstyret har besluttet leveransene og finansiering er vedtatt. Administrerende direktørs vurdering Administrasjonen vurderer det som hensiktsmessig og nyttig å inngå samarbeidsavtaler for PKT og FIA basert på utkast til avtale fra Direktoratet for e-helse. Avtalene er nyttige for porteføljestyring i Nasjonal IKT da avtalene kan dokumentere bruk av midler til prosjekter som går hos Direktoratet for e-helse, beskrive nytte i form av leveranser prosjektene leverer, samt å beskrive intensjon bak samarbeidet. Administrasjonen vil følge opp inngåelse av samarbeids- og utviklingsavtaler for prosjekter mellom Nasjonal IKT HF og Direktoratet i Forslag til vedtak 1. Porteføljestyret tar saken til orientering. 2

39 Vedlegg 93 Til: Kopi: Fra: Dato: Saksnr.: Porteføljestyret for Nasjonal IKT HF Administrasjonen /18 B Status og prosjektfinansiering i 2018 for SAFEST Bakgrunn I Oppdragsdokument tilleggsdokument etter Stortingets behandling av Prop. 85 S ( ), datert , står følgende: De regionale helseforetakene skal, i samarbeid med Statens legemiddelverk og Direktoratet for e-helse, så raskt som mulig realisere de fire prioriterte kravområdene knyttet til prosjektet SAFEST, i tråd med tidligere utredning og rapportering forelagt departementet. De regionale helseforetakene skal finansiere realisering og drift av de fire prioriterte kravområdene innenfor eksisterende budsjettrammer. Departementet viser til at Direktoratet for e-helse parallelt har fått i oppdrag å gjøre en overordnet vurdering av øvrige mulige tiltak for realisering av enhetlig og strukturert legemiddelinformasjon i den samlede helseog omsorgstjenesten. Det bes om at de regionale helseforetakene samarbeider med Direktoratet for e-helse og ser oppdragene i sammenheng. De regionale helseforetakene skal levere en framdriftsplan til departementet så snart denne foreligger. Status på framdrift skal rapporteres innen medio november Hensikten med saken er å informere om status for oppdragene relatert til SAFEST og vedta prosjektfinansiering i 2018 for arbeidet i Statens legemiddelverk. Historikk Tidligere SAFEST-tiltak har spesifisert 22 kravområder til legemiddelinformasjon i digitalt format for bruk i moderne EPJ- og kurvesystemer i spesialisthelsetjenesten. Fire av disse (datakvalitet, katalog for virkestoffordinering, strekkoder og ernæring) er spesielt høyt prioritert. Statens legemiddelverk utarbeidet våren 2017 en omforent prosjektplan og tilhørende styringsdokument («Styringsdokument Gjennomføringsprosjekt SAFEST», ) for å etablere løsning for disse fire kravområdene. I planene ble kostnadsomfanget for arbeidet estimert til 21,8 MNOK (2017). Det ble den gang antatt at realiseringen av de fire prioriterte kravområdene vil ta cirka 2,5 år. Det vises for øvrig til tidligere styresaker: 32/18 O Samlet gevinst- og kostnadsbilde for forbedret legemiddelinformasjon 35/18 O SAFEST oppdrag 74/18 O SAFEST veien videre 1

40 Vedlegg 93 Status Prosjektet for realisering av de fire prioriterte kravområdene (SAFEST realisering) eies og gjennomføres av Statens legemiddelverk på oppdrag fra de regionale helseforetakene. Statens legemiddelverk startet å rigge opp for SAFEST realisering i august Det arbeides med å etablere prosjektets roller, struktur, organisering og planverk for gjennomføring, med utgangspunkt i prosjektplan og styringsdokument fra Rekruttering av to engasjementsstillinger i Statens legemiddelverk er i avslutningsfasen. De regionale helseforetakene har utpekt medlemmer til referansegrupper for prosjektet. Prosjektstyret er utpekt og består av: ROLLE NAVN REPRESENTERER Prosjekteier / Leder Helga Festøy Statens legemiddelverk Medlem Dag Jordbru Statens legemiddelverk Medlem Gunn Fredriksen (HMN) De regionale helseforetakene Medlem Anne Elise Monclair (SAV) Sykehusapotekforetakene Medlem Lars Ivar Mehlum Nasjonal IKT HF Medlem Espen Hetty Carlsen Direktoratet for e-helse Første prosjektstyremøte vil bli gjennomført primo desember Prosjektets gjennomføringsfase forventes å starte primo januar 2019, og vil etter planen vare ut i første halvår SAFEST realisering Statens Legemiddelverk Rigge opp Gjennomføre: Utvikle og driftsette tjenester for de fire prioriterte kravene 29.5 Koordineringsprosjekt SAFEST Nasjonal IKT Koordinere mellom SLV og RHFene HSØ SAFEST mottak HMN SAFEST mottak HN SAFEST mottak HV SAFEST mottak Ta i bruk nye legemiddeltjenester Ta i bruk nye legemiddeltjenester Ta i bruk nye legemiddeltjenester Ta i bruk nye legemiddeltjenester Pågående Prognose for neste prosjektfase Antatte gjennomføringsfaser i helseforetakene Figur 1: Prognose for tidslinjer for SAFEST relaterte aktiviteter Statens Legemiddelverk har anslått budsjettbehovet for å rigge opp i 2018 til 0,8 MNOK. Dette foreslås prosjektfinansiert gjennom Nasjonal IKTs porteføljebudsjett. Midlene til dette er tidligere i år tatt med i årsprognosen for prosjektporteføljen. Budsjett for Statens legemiddelverks gjennomføringsfase i 2019 og videre er oversendt de regionale helseforetakene i brev den , med utgangspunkt i at de regionale helseforetakene skal finansiere realisering og drift av de fire prioriterte kravområdene innenfor eksisterende budsjettrammer, jf. Oppdragsdokumentet. De regionale 2

41 Vedlegg 93 helseforetakene må avtale med Statens legemiddelverk det praktiske for kostnadsfordeling og fakturering. I henhold til Oppdragsdokumentet skal de regionale helseforetakene levere en oppdatert framdriftsplan til departementet i november Nasjonal IKT arbeider med å avklare om og i hvilken form det er behov for et koordineringsprosjekt (tiltak 29.5). Det vil i så fall fremmes et vedtak om oppstart i et porteføljestyremøte når omfang er avklart. Parallelt med at de regionale helseforetakene fikk i oppdrag å realisere de fire prioriterte kraveområdene fra SAFEST, fikk Direktoratet for e-helse gjennom sitt oppdragsdokument i oppdrag å gjøre en overordnet vurdering av øvrige mulige tiltak for realisering av enhetlig og strukturert legemiddelinformasjon i den samlede helse- og omsorgstjenesten. Nasjonal IKT har, på vegne av de regionale helseforetakene, bidratt i dette arbeidet. Direktoratet vil oversende en rapport og et forslag til et mandat for konseptutredning til Helse- og omsorgsdepartementet i løpet av november Administrerende direktørs vurdering Nasjonal IKT har midler til å dekke Statens legemiddelverk sine prosjektrelaterte utgifter på inntil 0,8 MNOK for 2018 i sitt porteføljebudsjett. Administrerende direktør legger til grunn at helseregionene finansierer realiseringsprosjektet i Statens legemiddelverk i 2019 og videre. Nasjonal IKT kan bistå med å få på plass avtaler for kostnadsfordeling og fakturering. Nasjonal IKT har løpende dialog med Statens legemiddelverk om framdrift, og kan om ønskelig utarbeide forslag til statusrapport til Helse- og omsorgsdepartementet. Forslag til vedtak 1. Porteføljestyret vedtar prosjektfinansiering til Statens legemiddelverks prosjektaktivitet i SAFEST for 2018 med en ramme på inntil 0,8 MNOK. Prosjektfinansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 2. Porteføljestyret legger til grunn at helseregionene finansierer realiseringsprosjektet i Statens legemiddelverk i 2019 og videre. 3. Porteføljestyret tar forøvrig status til orientering. Vedlegg: Vedlegg 1: Brev angående helseregionenes finansiering av SAFEST-prosjekt, datert

42 Til de regionale helseforetak Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Bergen, Hroar Berge Helseregionenes finansiering av SAFEST-prosjekt Det vises til oppdragsdokument 2018 og oppgave 6 under punkt 3 vedrørende behov for forbedret informasjon om legemidler og prosjektet SAFEST. Målsettingen med SAFEST er å etablere en tjeneste som bedre understøtter behovene sykehus og spesialisthelsetjenesten har til legemiddelinformasjon. Informasjonen skal blant annet understøtte forordning i elektronisk kurve. De regionale helseforetakene har derfor i samråd med Statens Legemiddelverk og Direktoratet for ehelse, planlagt å igangsette et nytt arbeid (SAFEST-prosjekt) for å sikre at helsepersonell har bedre informasjon om legemidler på forskrivningstidspunktet. Det står videre i oppdragsdokumentet at realisering og drift av de fire prioriterte kravområdene skal finansieres innenfor de regionale helseforetakenes eksisterende budsjettrammer. Med bakgrunn i dette har Legemiddelverket planlagt oppstart av gjennomføringsfasen 2. januar Legemiddelverkets SAFEST-budsjettet er som følger og skal dekkes av helseregionene slik vedtatt over: 18,3 MNOK for ,3 MNOK for ,0 MNOK for 2021 Vi viser til de vedtatte finansieringsprinsipper (punkt 3.7) i felles ikt- strategi for spesialisthelsetjenesten for perioden punktet vedrørende kostnadsfordeling. Dette tilsier følgende kostnadsfordeling for regionene: Helseregion Fordelingsnøkkel Helse Sør-Øst RHF 53,820 % kr kr kr Helse Vest RHF 18,998 % kr kr kr Helse Midt-Norge RHF 14,364 % kr kr kr Helse Nord RHF 12,818 % kr kr kr Sum 100% kr kr kr Det foreslås at helseregionene tar hensyn til dette i sin budsjettprosess. Videre foreslår Legemiddelverket å fakturere helseregionene månedlig etter medgåtte kostnader. Dette slik tidligere praktisert i tilsvarende prosjekter. Nasjonal IKT HF Møllendalsveien 68a, 5009 Bergen post@nasjonalikt.no Org. nr.:

43 Med vennlig hilsen Gisle Fauskanger Adm. Dir. / CEO Vedlegg: SAFEST-budsjett Nasjonal IKT HF Møllendalsveien 68a, 5009 Bergen post@nasjonalikt.no Org. nr.:

44 Vedlegg 94 Til: Kopi: Fra: Dato: Saksnr.: Porteføljestyret for Nasjonal IKT HF Administrasjonen /18 B Tiltak 70 Elektronisk datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Bakgrunn for saken Prosjekt Elektronisk datafangst for Pasientsikkerhetsprogrammet ble opprettet på oppdrag fra de administrerende direktører for de regionale helseforetakene. Dette for å sikre elektronisk datafangst for innsatsområdene i Pasientsikkerhetsprogrammet. En viktig forutsetning var at datafangst skal bygge på dagens IKT-plattformer og gjenbruk av strukturerte data. Hensikt med saken er å avslutte arbeidet med konseptrapporten og vurdere det videre arbeidet. Saken presenteres av Anita Schumacher som har vært leder av prosjektstyret til prosjektet. Status og innhold i konseptrapport Porteføljestyremøtet vedtok (sak 57/18) å avslutte konseptfasen. Porteføljestyret ba administrasjonen om å ferdigstille en versjon 1.0 av konseptrapporten, og fremlegge denne for porteføljestyret. Rapporten er vedlagt saken og den er nå klar for godkjenning og publisering. Hovedkonklusjonene fra rapporten er å gjøre en felles vurdering av utvalgte løsninger for elektronisk datafangst i eksisterende EPJ systemer, elektronisk kurve og piloterte funksjoner i EPJ som «Trygg pleie». Prosjektgruppen anbefaler at prioriteringskriteriene for valg mellom de foreslåtte løsningene ferdigstilles og struktureres i prosjektets planfase. For å sikre innsamling av kvalitativt gode nok indikatorer er det ansett som nødvendig å etablere mer spesifikke definisjoner av variablene, inkludert bruk av informasjonsstandarder, kodeverk og terminologier. Prosjektgruppen anbefaler at definisjoner utarbeides i et tett samarbeid med interessenter som Helsedirektoratet, Direktoratet for e-helse, Helse Midt-Norge ved Helseplattformen og helseregionene. Variablene bør oppdateres i forbindelse med konfigurering av Helseplattformen, oppgradering til DIPS Arena og innføring av nytt nasjonalt kodeverk, SNOMED CT. 1

45 Vedlegg 94 En slik tilrettelegging og samordning kan med fordel utføres som en del av en planfase for Elektronisk datafangst for Pasientsikkerhetsprogrammet. Ved å gjøre dette i fellesskap kan en spare ressurser og sikre kompetanseoverføring ved utarbeidelse av felles anbefalinger, rapporter på tvers av helseregionene, samt rapporter for klinikere og ledere nær pasienten. Det anbefales å videreføre prosjektet og etablere en planfase som et interregionalt IKTprosjekt. Resultatmål for planfasen bør være oppdaterte variabler med knytning mot SNOMED CT, en felles vurdering av identifiserte løsningskonsepter og en implementeringsplan i samarbeid med de fire helseregionene. En manglende koordinering og kompetanseoverføring innenfor IKT området antas å være grunnen til manglende elektronisk datafangst og rapportering fra flere helseregioner. Forslag til nytt gjennomføringskonsept vurderes å ha god utnyttelse av teknisk kompetanse ved at kompetansen er samlet i ett prosjekt, og kan gjenbrukes på tvers av helseregioner og løsninger. Ved å samle leveransene i et prosjekt legges det til rette for mest effektiv ressursbruk, reduksjon i parallelt arbeid, en styrt måloppnåelse, standardisering og mulighet for sammenlignbare rapporter på tvers av organisatoriske enheter. Behandling av konseptrapport Konseptrapporten er behandlet i styringsgruppe for Pasientsikkerhetsprogrammet 20. september. Spesialisthelsetjenesten er der representert ved helseregionenes administrerende direktører. Foreløpig referat fra møtet er: Styringsgruppen ser det som viktig å fortsette felles arbeid med forbedring av elektronisk datafangst i spesialisthelsetjenesten på kort sikt, samt forberede bedre langsiktige løsninger. Styringsgruppen ønsker en skisse til hvordan dette kan realiseres også i kommunehelsetjenesten. Styringsgruppen ønsker videre at prosjektet arbeider med å sikre lik terminologi og definisjoner på tvers av tjenestenivåer. Styringsgruppen ønsker å understreke at arbeidet med pasientsikkerhet må pågå for fullt, inkludert monitorering, også inntil elektronisk datafangst er på plass. Hovedkonklusjoner fra prosjektet ble lagt frem for interregionalt fagdirektørmøte 24. september, hvor det ble oppfordret til å gi en felles tilbakemelding. Per dags dato har en regional fagdirektør gitt tilbakemelding og støtte for arbeidet. Oppsummering For å sikre at helseregioner som i dag mangler elektronisk datafangst kommer i gang med rapportering nå, bør en i større grad samarbeide om IKT støtten, og endringer må gjøres i eksisterende plattform. Ved innføring av DIPS Arena og Helseplattformen antas det at helseregionene uansett må oppdatere eksisterende løsninger for registrering til Pasientsikkerhetsprogrammet. Det er hensiktsmessig å se oppdateringen i sammenheng med det anbefalte arbeidet med redefinering av variablene, og innføring av det nye kodeverket SNOMED CT. 2

46 Vedlegg 94 Helseregionene bør samarbeide om dette arbeidet for å sikre sammenlignbare data, felles bestillinger til EPJ-leverandører, effektiv bruk av knappe IKT-ressurser i helseregionene, samt et felles samarbeid med Helsedirektoratet og Direktoratet for e- helse. Administrerende direktørs vurdering Konseptutredningsrapporten foreligger nå i en versjon som kan godkjennes av porteføljestyret. Det anses å være hensiktsmessig med et videre interregionalt samarbeid for å vurdere, oppdatere og koble variabler til SNOMED CT slik at en får sammenlignbare data mellom helseregionene. Et felles samarbeid for å vurdere og planlegge de riktige tiltakene for hver helseregion, vil tilrettelegge for gjenbruk og optimalisering av knappe IKT-ressurser. Det vil også gi en bedre og mer presis kartlegging av hvilke områder det enkelte foretak kan rapportere på, slik oppdraget fra de administrerende direktørene ber om. Prosjektet bør videreføres i en planfase. Videre planarbeid må ta hensyn til helseregionenes eksisterende planer. Den påfølgende implementeringen må gjøres i tett samarbeid med de regionale IKT-programmene og vil bli endelig avklart som del av planfasen. Forslag til vedtak 1. Porteføljestyret godkjenner konseptutredningsrapport for tiltak 70 Elektronisk datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet. 2. Porteføljestyret støtter de anbefalte tiltakene i rapporten, og ber administrasjonen utarbeide et prosjektforslag for prosjektets planfase. Vedlegg Vedlegg 1: Konseptutredningsrapport 70 Elektronisk datafangst pasientsikkerhetsprogrammet 3

47 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Konseptutredning #70 ELEKTRONISK DATAFANGST TIL PASIENTSIKKERHETSPROGRAMMET Organisasjon Navn Dato Versjons nr. Nasjonal IKT HF Konseptutredning elektronisk datafangst til pasientsikkerhetsprogrammet Prosjektnummer: Saksnummer: 70 XX/18 B Behandlet dato: Behandlet av: XX.XX.2018 Porteføljestyret Nasjonal IKT HF Side 1 av 48

48 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Innholdsfortegnelse 1 SAMMENDRAG INNLEDNING ENDRINGSHISTORIKK OMFANG OG AVGRENSNINGER DELTAKERE I ARBEIDET BEGREPER OG DEFINISJONER BAKGRUNNSINFORMASJON PASIENTSIKKERHETSPROGRAMMET BAKGRUNN FOR PROSJEKT ELEKTRONISK DATAFANGST KARTLEGGING VED PROSJEKTSTART ELEKTRONISK DATAFANGST Overordnet kartlegging Dagens utfordringer Samstemming av legemiddellister Samstemming av legemiddellister BESKRIVELSE AV RELEVANTE SYSTEMER OG LØSNINGER I SPESIALISTHELSETJENESTEN Elektronisk pasientjournal/pasientadministrative systemer Prokom-skjema i DIPS Brukerdefinerte skjema i DIPS og DocuLive Veiledende behandlingsplaner i DIPS Elektroniske kurveløsninger Elektroniske tavler og andre visningssystemer Operasjonsplanleggingssystemer Excel-modellen Datavarehus, ledelsesinformasjonssystem og automasjon Sammenstilling av systemer og løsninger mot innsatsområder TEKNISKE MÅLBILDER INNLEDNING KORTSIKTIG MÅLBILDE Innledning Prokom-skjema Veiledende behandlingsplan Brukerdefinerte skjema Excel-modellen Elektroniske kurver Trygg pleie modul i DIPS Arena Separate visningssystem ('tavleløsninger') Analyse og presentasjon av data Systemer for tekstanalyse LANGSIKTIG MÅLBILDE Innledning DIPS Arena og system for elektroniske kurver Helseplattformen Oppsummering langsiktig målbilde OPPSUMMERING TEKNISKE MÅLBILDER DEFINISJON AV VARIABLER, BRUK AV KODEVERK OG TERMINOLOGI ANBEFALTE LEVERANSER FRA PLANFASEN GJENNOMFØRINGSKONSEPTER INNLEDNING ALTERNATIV 0: DAGENS LEVERANSEMODELL ALTERNATIV 1: REGIONAL LEVERANSEMODELL ALTERNATIV 2: INTERREGIONAL KOORDINERING ALTERNATIV 3: INTERREGIONAL OPPFØLGING Side 2 av 48

49 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet 7.6 OPPSUMMERING OG ANBEFALT GJENNOMFØRINGSKONSEPT LITTERATURLISTE VEDLEGG Side 3 av 48

50 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Figur 1: Grovkartlegging per innsatsområde per helseforetak i januar Figur 2: Arbeidsflyt i dag versus fremtidig arbeidsflyt Figur 3: System og løsningsoversikt Figur 4: Oppsummering av anbefalinger for kortsiktig teknisk målbilde Figur 5: Alternativ 0 Dagens leveransemodell Figur 6: Alternativ 1 Regional leveranse Figur 7: Alternativ 2 Interregional koordinering Figur 8: Alternativ 3 Interregional oppfølging Figur 9: Vurdering av alternative gjennomføringskonsepter Figur 10: Oppsummering av forkastede gjennomføringskonsepter Figur 11: Anbefalt gjennomføringskonsept Figur 12: Forventet måloppnåelse Helse Sør-Øst RHF Figur 13: Forventet måloppnåelse Helse Vest RHF Figur 14: Forventet måloppnåelse Helse Nord RHF Figur 15: Forventet måloppnåelse Helse Midt-Norge RHF Side 4 av 48

51 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet 1 SAMMENDRAG Bakgrunn og kartlegging Pasientsikkerhetskampanjen og Pasientsikkerhetsprogrammet har hatt sitt virke siden Pasientsikkerhetsprogrammet har identifisert konkrete kunnskapsbaserte forbedringstiltak på et utvalg av innsatsområder for alle deler av helsetjenesten. For spesialisthelsetjenesten er det per april 2018 definert tretten relevante innsatsområder hvorav tre er valgfrie. Innenfor hvert innsatsområde er det definert tiltak og måleindikatorer for oppfølging av tiltakene. Arbeid med pasientsikkerhet er prioritert for helseregionene og nevnes eksplisitt i de årlige oppdragsdokumenter. I dag er utbredelse og innføring av tiltak og målinger for innsatsområdene i spesialisthelsetjenesten lavere enn ønsket. Helseregionene har i dag lav grad av elektronisk datafangst, og arbeidet med manuelt å registrere og sammenstille data oppfattes som svært ressurskrevende. De fleste helseforetakene melder derfor at de ikke har hatt kapasitet til å følge opp tiltak og målinger for alle relevante innsatsområder. Denne konseptutredningen har fått i oppgave å utrede tekniske løsninger for elektronisk datafangst. Nytten av elektronisk datafangst er sterkt avhengig av blant annet tydelige definisjoner av variabler og visning av resultater. Det ble derfor nødvendig for arbeidsgruppen å vurdere behov for videre arbeid med variabeldefinisjoner og visning av resultater. Kliniske variabler er nødvendige forutsetninger for prosjektet og bruk av terminologi er derfor dukket opp som et relevant tema. Utredningens forutsetninger er at det skal etableres datafangst innen to år for alle måleindikatorer innenfor eksisterende systemportefølje. Forutsetningene er presisert av prosjektstyret til utredelse av tekniske konsepter på kort sikt innen 2020, og lang sikt innen Det er gjennomført en kartlegging av dagens tekniske løsninger som benyttes i arbeid med pasientsikkerhet. Det er utarbeidet gjennomføringskonsepter for anbefalt kortsiktig teknisk målbilde. Anbefalinger for videre prosjektarbeid (frem mot 2020) Prosjektet anbefaler på kort sikt å gjøre en felles vurdering av utvalgte løsninger for elektronisk datafangst i EPJ(veiledende behandlingsplaner og Prokom-skjema), elektronisk kurve og ferdigutviklede funksjoner i EPJ. Prosjektgruppen anbefaler at prioriteringskriteriene for valg mellom overnevnte løsninger suppleres og struktureres i prosjektets planfase. Det er potensial for ressursbesparelser og kompetanseoverføring ved utarbeidelse av felles anbefalinger, tekniske målbilder, databasespørringer, rapporter på tvers av helseregionene, samt rapporter for klinikere og ledere nær pasienten. For å sikre innsamling av kvalitativt gode nok indikatorer er det nødvendig å etablere mer spesifikke definisjoner av variablene og gjøre en prioritering av disse. Dette gjelder beskrivelser av hvilke situasjoner og prosesser det skal gjøres registreringer for, definering av selve variablene, inkludert bruk av informasjonsstandarder, kodeverk og terminologier. Prosjektgruppen anbefaler at definisjoner utarbeides i et tett samarbeid mellom Helsedirektoratet, Direktoratet for e-helse, Helse Midt-Norge ved Helseplattformen og helseregionene. Variablene må uansett oppdateres i forbindelse med konfigurering av Helseplattformen og nødvendig samordning kan utføres i forbindelse med gjennomføring av planfasen for Elektronisk datafangst for Pasientsikkerhetsprogrammet. Det anbefales nå å etablere en planfase som et interregionalt IKT-prosjekt i regi av Nasjonalt IKT. Det anbefales videre at arbeidet organiseres i arbeidspakker, en for hver av de anbefalte leveransene beskrevet i kapitel 6. Arbeidspakkene vil ledes av ulike aktører. Det interregionale IKT-prosjektet vil gjøre en felles vurdering av identifiserte løsningskonsepter, med en påfølgende oppfølging av de regionale kliniske IKT-program for implementering. En koordinert IKT-støtte har vist seg avgjørende for at alle helseforetak skal få rapporter vedrørende pasientsikkerhet, og er sannsynligvis eneste måte å sikre felles definisjoner og sammenlignbare data for Pasientsikkerhetsprogrammet interregionalt. Konseptet Side 5 av 48

52 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet vurderes å ha god utnyttelse av teknisk kompetanse ved at kompetansen er samlet i ett prosjekt, og kan gjenbrukes på tvers av regioner og løsninger. Ved å samle leveransene i et prosjekt legges det til rette for mest effektiv ressursbruk, reduksjon i parallelt arbeid, en styrt måloppnåelse, standardisering og økt mulighet for at samme dataelementer benyttes ved måling og presentasjon på tvers av organisatoriske enheter. Forutsetninger langsiktig arbeid (frem mot 2025) På lang sikt forutsettes det at de regionale kliniske programmenes pågående aktiviteter for elektroniske pasientjournaler (EPJ) og kurvesystemer gjennomføres som planlagt. Leveranse av tredje generasjon EPJ er forsinket i noen regioner. Basert på historiske erfaringer opplever Pasientsikkerhetsprogrammet det utfordrende å få prioritet i regionale IKT-program. For å sikre implementering av tiltak fra Pasientsikkerhetsprogrammet bør IKT-behovene i større grad inkluderes i de regionale IKTprogrammene fremover. Kodeverket SNOMED CT bør innføres nasjonalt. Det forutsettes at struktureringen av EPJ legger til grunn de arbeidsprosessene som allerede er etablert gjennom implementering av de nasjonale tiltakspakkene. De regionale Pasientsikkerhetsprogrammene opplever risiko for utsettelse av denne type strukturering. Anbefalte begrensinger i neste prosjektfase, planfase Forbedring av legemiddelsikkerhet er et høyt prioritert område. Prosjektgruppen oppfatter legemiddelsamstemming som det mest utfordrende innsatsområdet. For å redusere legemiddelfeil må en fjerne manuelle dobbeltregistreringer. Informasjon om legemiddelbruk må lagres i færre system, da legemiddelopplysninger i dag lagres blant annet i kurve, EPJ, fastlegesystem og ulike kommunale EPJ (institusjoner og hjemmesykepleie). Ny løsning 'Pasientens legemiddelliste' som utvikles ved Direktoratet for e-helse kan forbedre situasjonen noe, men gir antakelig ikke tilstrekkelig forbedring i pasientsikkerheten. Det antas at man ikke oppnår tilstrekkelig pasientsikkerhet i legemiddelsamstemmingen før alle aktører i sektoren arbeider i felles system for legemiddelhåndtering, samt benytter lukket legemiddelsløyfe. Det anbefales derfor ikke videre aktiviteter for registrering av legemiddelsamstemming i dette prosjektet. Registrering av samstemming bør inntil videre gjøres i regionenes elektroniske kurver eller i EPJ. Videre vurdering av visningssystem (for eksempel Imatis uten integrasjon med EPJ), vurdering av tekstanalyse, brukerdefinerte skjema eller Excel anbefales ikke da de blant annet medfører dobbeltregistrering for helsepersonell. Prosjektet anbefaler at det ikke prioriteres tid og ressurser på en felles vurdering av løsninger i innsatsområder behandling av hjerneslag og trygg kirurgi nå, da dette er forholdsvis godt dekket elektronisk mange steder. Disse innsatsområdene kan være aktuelle å starte med i arbeidet rundt etablering av spesifikke definisjoner av variablene. Side 6 av 48

53 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet 2 INNLEDNING 2.1 Endringshistorikk Versjon Endringer Dato Forfatter 0.66 Innspill fra prosjektgruppen før prosjektmøte Jarle og Jon 0.67 Deler av innspill fra prosjektmøte Jarle og Jon 0.68 Deler av innspill fra prosjektmøte Jarle og Jon 0.70 Notat for oversending til Styringsgruppen Jarle og Jon 0.71 Innspill fra prosjektgruppen til oppdaterte konklusjoner og oppsummering 0.72 Oppdatering av rapport i henhold til konklusjoner og innspill fra prosjektgruppen, språkredigeringer 0.73 Oppdatering av rapport etter innspill fra Helse Sør- Øst RHF, Helse Midt-Norge, Helse Vest og språkredigeringer 0.74 Oppdatering av rapport etter innspill fra Helse Vest, Direktoratet for e-helse, Helse Midt-Norge, Helse Sør-Øst, Helsedirektoratet og språkredigeringer 0.75 Oppdatering av rapport etter innspill fra Helse Sør- Øst, Helse Midt-Norge 0.76 Oppdateringer etter innspill fra Helse Midt-Norge, Helse Sør-Øst, Helse Nord 0.77 Oppdatering etter innspill fra Helse Vest og språkredigeringer 0.90 Språkredigeringer, innspill fra Helse Midt-Norge og Helse Sør-Øst Ørjan, Line og Bente Ørjan, Line og Bente Ørjan og Bente Ørjan og Bente Bente Ørjan, Line og Bente Bente, Line og Ørjan Ørjan, Bente 2.2 Omfang og avgrensninger Denne studien ser kun på IKT-løsninger for datafangst og visning av resultater for å understøtte helseforetakenes behov i deres arbeid med Pasientsikkerhetsprogrammet. Studien har ikke gjort fullstendige vurderinger av eksisterende løsninger eller full kartlegging av relevante arbeidsprosesser i helseforetakene. Prosjekt gir en anbefaling for hvilke løsninger en på kort sikt bør arbeide videre med og hvordan en bør organisere arbeidet for å lykkes ved videre samarbeid. 2.3 Deltakere i arbeidet Datainnsamlingen har blitt gjennomført ved forespørsler til regionale programledere i Pasientsikkerhetsprogrammet, møter med ressurspersoner på enkelte helseforetak og arbeid internt i prosjektgruppen. Prosjektgruppen har hatt fire heldags arbeidsmøter, flere telefonmøter og utsending av høringer. Gruppen har arbeidet med dagens situasjon, gjennomgang av løsningsalternativer og overordnet vurdering av forslag til gjennomføringskonsepter. Etter siste møte i styringsgruppen er prosjektrapporten hovedsakelig bearbeidet av administrasjonen i Nasjonal IKT HF ut fra innspill gitt i høringsrunder og behov for språkredigeringer. Side 7 av 48

54 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Prosjektgruppen ønsker å rette en spesiell takk til leder for styringsgruppen Anita Schumacher for god dialog og oppfølging underveis. Prosjektgruppen har bestått av: Navn Organisasjon Funksjon Ørjan Bye Nasjonal IKT HF Porteføljeansvarlig, prosjektleder Jon Jensen Ekstern Prosjektleder første fase Ulf Jarle Buerstad Ekstern Prosjektarkitekt første fase Marie Brudvik Akershus universitetssykehus, Pasientsikkerhetsprogrammet Helse Sør-Øst Gro Sævil Haldorsen Helse Sør-Øst Regional programleder Pasientsikkerhetsprogram William Lysgård Helse Nord-Trøndelag, Helse Lokal programleder Pasientsikkerhetsprogram Midt-Norge Kathrin Enebakk Helse Møre og Romsdal, Lokal programleder Pasientsikkerhetsprogram Helse Midt-Norge Simone Wiezer Hemit, Helse Midt-Norge Virksomhetsarkitekt Benedikte D. Nordlandssykehuset, Helse Lokal programleder Pasientsikkerhetsprogram Stoknes Nord Elisabeth Huseby Helse Fonna, Helse Vest Lokal programleder Pasientsikkerhetsprogram /Ass. regional programleder Pasientsikkerhetsprogram Carol Perez Romay Helsedirektoratet Sekretariatsmedlem Bente S. Nedrebø Nasjonal IKT HF Leder Fagforum for klinisk IKT Line Andreassen Nasjonal IKT HF Kvalitetsansvarlig arkitektur Sæle Lars Ivar Mehlum Nasjonal IKT HF Legemiddelsamstemming, Fagforum for klinisk IKT Side 8 av 48

55 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet 2.4 Begreper og definisjoner Arketyper EPJ Beslutningsstøtte Brukerdefinerte skjema Elektronisk datafangst Forbedringsteam ICNP Innsatsområder Kodeverk Kurve Normal arbeidsprosess PAS Prokom-skjema Prosesstøtte Skjema SNOMED CT Strukturert journal Kliniske informasjonsmodeller utarbeidet av domeneeksperter. Se også Elektronisk pasientjournal (eksisterende hovedsystem i spesialisthelsetjenesten er DIPS Classic, DocuLive og DIPS Arena og disse omtales som EPJ selv om alle system med pasientopplysninger egentlig er en del av samlet EPJ ). IKT-funksjonalitet som kombinerer medisinsk, helsefaglig og annen kunnskap med individuelle pasientopplysninger for å understøtte beslutninger i utredning, pleie og behandling av den enkelte pasient (Helsedirektoratet, 2014). Skjema som lokal administrator kan utforme i DIPS-database, spesifiseres med ulike felter for data-input, lagres og brukes i DIPS-database. Skjema kan inneholde strukturerte data og felter med fritekst. Registrering av data om pasient i et EPJ-system (uten bruk av papir) på en slik måte at data kan gjenbrukes til rapporter i for eksempel Pasientsikkerhetsprogrammet. Tverrfaglig team som arbeider med implementering av pasientsikkerhetsprogrammets tiltak i en enhet (sengepost, akuttmottak eller lignende). Det er et krav at teamet settes sammen av personell som til daglig jobber sammen og med de samme pasientene. International Classification of Nursing Practice. Standardisert terminologi som støtter sykepleieprosessen. Pasientsikkerhetsprogrammet er delt i ulike innsatsområde. Bakgrunn for valg av innsatsområde er tilgjengelig her En samling av begreper eller en klassifikasjon hvor hver tilhørende begrepsdefinisjon er tilknyttet en unik kode innenfor samlingen eller klassifikasjonen (Helsedirektoratet 2014, volven.no). Elektronisk medikamentoversikt med muligheter for registrering og visuell fremvisning av kliniske observasjoner på en tidslinje (eksempel på kurvesystem i spesialisthelsetjenestene er MetaVision og Meona). Oppdragsgiver har presisert at data skal registreres så tett som mulig inn i de normale arbeidsprosessene. Normal arbeidsprosess er tolket som arbeidsprosess for ordinær journaldokumentasjon, og registrering av data til Pasientsikkerhetsprogram uten dobbeltregistrering av pasientinformasjon. Pasientadministrativt system (eksisterende hovedsystem i spesialisthelsetjenesten er DIPS Classic, HIS90 og DIPS Arena.). Skjema i EPJ som kan bestilles fra tredjepartsleverandør, spesifiseres med ulike felter for data-input, lagres og brukes i DIPS-database. Skjema kan inneholde strukturerte data og felter med fritekst. IKT-verktøy som støtter planlegging, koordinering og gjennomføring av pasientrettede tiltak innen utredning, pleie og behandling. En blankett med rubrikker til å fylle ut (volven.no). Systemized Nomenclature for Medicine Clinical Terms. Helsefaglig terminologi som representerer et system av begreper. Internasjonal ontologibasert klinisk terminologi med formålet detaljert registrering av pasientopplysninger i elektronisk pasientjournal (Direktoratet for e-helse, 2018). Informasjon i journal lagret på en kategoriserbar og standardisert måte for ulike typer gjenbruk og rapportering. Side 9 av 48

56 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Terminologi Veiledende behandlingsplaner Systematisert samling av ord og uttrykk for en bestemt vitenskap. Betegnelse på et forråd av ord, uttrykk, klassifikasjoner og koder som er spesifikke for et bestemt fagområde (Direktoratet for e-helse, 2018). En veiledende behandlingsplan er en predefiner oversikt over sannsynlige sykepleiediagnoser/problemer og relevante sykepleietiltak. Side 10 av 48

57 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet 3 BAKGRUNNSINFORMASJON 3.1 Pasientsikkerhetsprogrammet Pasientsikkerhetsprogrammet er et femårig program ( ) med oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet. Programmet er en videreføring av arbeidet som ble startet under pasientsikkerhetskampanjen ( ) og ble mars 2018 lagt inn under den nyopprettede Avdeling for kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet i Helsedirektoratet. Pasientsikkerhetsprogrammet har tre hovedmål: bygge varige strukturer for pasientsikkerhet redusere pasientskader forbedre pasientsikkerhetskulturen i helsetjenesten Det er tallfestet flere resultatmål 1 som søkes oppnådd innen utgangen av Eksempler på resultatmål er: redusere pasientskader med 25% i forhold til 2012-nivå bedre pasientsikkerhetskulturen. Det er satt et mål om at minst 70% av enheter rapporterer om modent teamarbeidsklima og minst 60% av enheter rapporterer om modent sikkerhetsklima. Tiltakene programmet har igangsatt er: Bygge varige strukturer for pasientsikkerhet For å lykkes med forbedringsarbeid har det vært jobbet med mål om at samtlige yrkesgrupper og nivåer i helsetjenesten skal ha grunnleggende kjennskap til forbedringsmetodikk og ledelse av arbeid med pasientsikkerhet. Programmet har utarbeidet metodikk og verktøy, samt gjennomført kursing og etablert læringsnettverk for forbedringsarbeidet. I spesialisthelsetjenesten er det etablert en organisering med regionale- og lokale programledere som jobber overordnet med pasientsikkerhet. Ansvarlig for forbedringsarbeidet er linjeleder på de relevante poster og avdeling, og arbeidet utføres ofte av et forbedringsteam som har fått kursing i gjeldende metodikk og verktøy av Pasientsikkerhetsprogrammet. Redusere pasientskader Norske fagmiljøer har etter en bred og gjentagende gjennomgang og prioritering av eksisterende initiativ i helsetjenesten 16 innsatsområder (per april 2018). Innsatsområdene er valgt og revideres på bakgrunn av utvalgte kriterier, som potensial for forbedring, at det finnes tiltak som er evidensbaserte effektive, og om det eksisterer gode metoder for å evaluere effekt av tiltakene. Av innsatsområdene er det i dag tretten innsatsområder som er relevante for spesialisthelsetjenesten, hvor av ti er obligatoriske og tre er valgfrie. For hvert innsatsområde er det beskrevet hvordan forbedringsarbeidet kan utføres med prosessbeskrivelser og forslag til tiltak. I tillegg er det definert et sett med måleindikatorer per innsatsområde, og som er prosess- eller resultatindikatorer. Forbedringsteamene er de som ofte identifiserer og reviderer aktiviteter og systemer, etablerer arbeidsrutiner og følger opp endringene i måleindikatorene over tid. 1 Pasientsikkerhetsprogrammet, Side 11 av 48

58 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Alle helseforetak kartlegger pasientskader regelmessig med metoden Global Trigger Tool (GTT). Hensikten er å identifisere og måle forekomst av pasientskader i helsetjenesten for å skape et grunnlag for forbedring over tid. I tillegg rapporterer regional programleder utbredelsesgraden for de ulike innsatsområdene til programmet. Dette er en måling som viser om det jobbes med et innsatsområde men sier ikke noe om effektene av innsatsen. Forbedre pasientsikkerhetskulturen i helsetjenesten I samarbeid med kampanjen og programmet undersøkte samtlige av helseforetakene pasientsikkerhetskulturen i 2012 og i Hensikten var å iverksette målrettede tiltak der det var behov. Pasientsikkerhetsprogrammets virketid er ut 2018, men arbeid med pasientsikkerhet vil fortsette også etter programmets slutt. Det er per april 2018 uavklart hvordan dette arbeidet i fremtiden vil bli organisert. I denne rapporten tas det ikke stilling til den fremtidige organiseringen av arbeidet med pasientsikkerhet, men det forutsettes at det vil være en nasjonal organisering som beslutter de overordnede føringene. Det forventes også at nødvendige strukturer for regional og lokal ledelse videreføres. Videre i dokumentet beskrives Pasientsikkerhetsprogrammet eller tilsvarende organiseringene ut fra hvordan de er organisert i 2018: Programmets styringsgruppe vedtar alle sentrale beslutninger i programmet. Styringsgruppen er bredt sammensatt, og ledes av helsedirektør Bjørn Guldvog. Programmets sekretariat er plassert i Helsedirektoratet og er organisert som en enhet som rapporterer til styringsgruppen. Sekretariatet er ansvarlig for utvikling og daglig drift av programmet. Regionale- og lokaleprogramledere påser regionalt og lokal koordinering, innføring og oppfølging. Linjeleder har ansvaret for gjennomføring og oppfølging av det lokale forbedringsarbeidet for hver avdeling gjennom forbedringsteamenes arbeid. 3.2 Bakgrunn for prosjekt Elektronisk datafangst I oppdragsdokumentene til de regionale helseforetakene er det tydeliggjort et krav om arbeid med pasientsikkerhet. I dag er innføring av pasientsikkerhetstiltak lavere enn målsettingen gitt i oppdragsdokumentet. Helseregionene har i tillegg utfordringer med elektronisk datafangst og mange manuelle arbeidsprosesser for måling av tiltak. Arbeidet med å registrere og vise resultater er svært resurskrevende. Som en følge av dette ble det i møte ( ) mellom Helsedirektøren og de fire administrerende direktørene i de regionale helseforetakene, besluttet å igangsette et prosjekt for å bistå Pasientsikkerhetsprogrammet med å etablere elektronisk datafangst og visning av resultater. I prosjektmandatet er det definert et sett med føringer og mål for prosjektet. Forenklet kan disse oppsummeres som: Elektronisk datafangst av måleindikatordata bør foreligge for alle innsatsområder. Innen to år skal data fra alle måleindikatorer leveres ved hjelp av elektronisk datafangst. Løsninger for elektronisk datafangst skal først og fremst bygge på eksisterende IKT-plattform. Ledere for forbedringsarbeidet, overordnede ledere skal ha tilgang til styringsdata fra måleindikatorene og forbedringsteamene skal ha tilgang til egne data. Prosjektstyret har spesifisert at målbildet for elektronisk datafangst skal deles i to, kort sikt (innen 2020) og lang sikt (innen 2025). I tillegg har prosjektstyret presisert at data skal registreres og presenteres så tett som mulig inn i de normale arbeidsprosessene og relevante pasientforløp. Normal arbeidsprosess Side 12 av 48

59 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet oppfatter prosjektgruppen gjelder arbeidsprosess for journaldokumentasjon, og at registrering av data til Pasientsikkerhetsprogram gjøres uten dobbeltregistrering. 3.3 Kartlegging ved prosjektstart Elektronisk datafangst Overordnet kartlegging Alle helseforetak kartlegger pasientskader regelmessig med metoden Global Trigger Tool (GTT). Hensikten er å identifisere og måle forekomst av pasientskader i helsetjenesten for å skape et grunnlag for forbedring over tid. I tillegg rapporterer regional programleder utbredelsesgraden for innsatsområder til det nasjonale programmet. Dette er en måling som viser om det jobbes med et innsatsområde men sier ikke noe om effektene av innsatsen. Før oppstart av dette prosjektet for elektronisk datafangst, ble det sendt ut en forespørsel til alle helseregionene om dagens status for implementering av innsatsområdene, samt hvordan måleindikatorene registreres i dag. I forespørselen ble respondentene bedt om å svare på følgende spørsmål: 1. Rapporteres det videre til pasientsikkerhetsprogrammet på dette tiltaksområdet? 2. Registres de spesifikke variablene knyttet til dette tiltaksområdet i eksisterende klinisk kjernesystem? I så tilfelle hvilket? 3. Rapporteres data fra tiltaksområdet manuelt eller elektronisk til pasientsikkerhetsprogrammet? 4. Be om å få oversendt eventuelle skjemaer som benyttes i dag. Ev kort beskrivelse av teknisk løsning dersom dette finnes (prokom, andre?). I forespørselen ble det ikke klart definert hva som lå i begrepet elektronisk rapportering. Dette medførte at det var et stort spenn i de innrapporterte dataene. Ved kvalitetssikring av svarene med de regionale programlederne, viste det seg at de aller fleste tolket uttrykket elektronisk rapportering som elektronisk lagring, selv om innmating og uttrekk ble utført manuelt. Tilbakemeldingene gir ingen informasjon om hvilke verktøy som benyttes for visning av resultater og bearbeidelse av dataene fra elektronisk datafangst. Her spriker alternativene fra penn og papir, via manuell inntasting i Pasientsikkerhetsprogrammets Extranet, til regionale datavarehusløsninger. En visuell oversikt over grovkartleggingen som ble utført vises i figur 1 under. Fargene i figuren beskrives som følger: Ingen, eller kun få avdelinger på institusjonen har elektronisk datafangst hvor innsatsområdet er relevant. Elektronisk datafangst utføres på deler av institusjonen hvor innsatsområdet er relevant, ofte med dobbeltregistrering. Elektronisk datafangst utføres på over 50% av institusjonen hvor innsatsområdet er relevant. Planer for elektronisk måling for hele helseforetak eksisterer. Ikke relevant innsatsområde for aktuelt helseforetak. Innføring av innsatsområde er ikke obligatorisk. Side 13 av 48

60 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Helse Nord - Finnmarkssykehuset - Helgelandssykehuset - Nordlandssykehuset - Unniversitetssykehuset Nord-Norge Helse Midt - Helse Møre og Romsdal HF - Helse Nord-Trønderlag HF - St. Olav Hospital HF Helse Vest - Helse Bergen - Helse Fonna - Helse Førde - Helse Stavanger * Betanien Sykehus * Haraldsplass diakonale sykehus * Haugesund sanitetsforenings sevmatismesykehuset AS * NKH Olaviken alderspsykiatriske sykehus * NKS jæren distriktpsykiatriske senter AS * Solli Distriktpsykiatirske senter * Voss Distrisktpsykiatriske senter Helse Sør-Øst - Akershus universitstssykehus - Oslo Universitetssykehus - Sunnås sykehus - Sykehuset i Vestfold - Sykehuset Innlandet - Sykehuset Telemark - Sykehuset Østfold - Sørlandet sykehus - Vestre Viken * Betanien Hospotal * Diakonhjemmet sykehus * Lovisenberg Diakonale Sykehus * Martina Hansen Hospital * Revmatismesykehuset Samstemming av legemiddellister Forebygging av Forebygging av Forebygging av fall i urinveis-infeksjoner selvmord helseinstitusjoner Forebygging av trykksår Forebygging av Forebygging av underernæring infeksjon ved SVK Forebygging av overdosedødsfall Figur 1: Grovkartlegging per innsatsområde per helseforetak i januar 2018 Trygg kirurgi Behandling av hjerneslag Tidlig oppdagelse av sepsis Tidlig oppdagelse av forverret tilstand Trygg utskrivning For de områdene som ble rapportert som grønne og gule finnes det et mindre utvalg av systemer og løsninger for elektronisk datafangst som kan ha potensiale for gjenbruk på tvers av helseregioner. Følgende eksisterende løsninger er i konseptfasen vurdert som aktuelle for datafangst for innsatsområder på kort sikt: elektronisk pasientjournal, herunder DIPS, DocuLive og PAS o Prokom o DIPS veiledende behandlingsplan o brukerdefinerte skjema elektronisk kurve digitale visningssystemer Excel I tillegg til listen over kommer spesialløsninger som kun gir elektronisk datafangst for et innsatsområde, for eksempel operasjonsplanleggingssystemer. Innsatsområdet trygg kirurgi er ifølge denne grovkartlegging (figur 1) godt dekket elektronisk mange steder. Systemene og løsningene blir nærmere beskrevet i kapittel Dagens utfordringer Det er mange utfordringer relatert til å gjennomføre elektronisk datafangst. Det er i dag et veldig fragmentert bilde av systemer og løsninger. Mange registreringsrutiner er manuelle, ligger utenfor normal arbeidsflyt og medfører ofte mye dobbeltregistreringer og ekstraarbeid. Helsepersonell må i dag logge seg inn i flere ulike systemer og det er en del inkonsistente data i ulike system. De fleste data som er lagret i systemene i dag er ustrukturerte, noe som gjør det veldig krevende å trekke ut data for gjenbruk. I figuren under (figur 2) vises hvordan arbeids- og informasjonsflyten fungerer i dag. Venstre del av figuren illustrerer at det i dag er mange manuelle arbeidsprosesser for å hente ut data til bruk i forbedringsarbeidet og arbeid med pasientsikkerhet. I kun et fåtall systemer er det i dag mulig å gjøre elektronisk datafangst. I mange av systemene er det ikke mulig å gjøre elektronisk datafangst, eller det må gjøres manuelt (markert med STOP-skilt). Den viktigste grunnen til at datafangsten må utføres manuelt er som nevnt at tilgjengelige data er ustrukturerte. Side 14 av 48

61 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Datafangst Prokom (og tilsvarende skjemaer) Datasammenstilling Uttrekk i Excel Relevante systemer i spesialisthelsetjenesten c Datavarehus (LIS) Manuelle systemer Tavlemøter Rapportering og styring, HF/virksomhet Figur 2: Arbeidsflyt i dag versus fremtidig arbeidsflyt I et langsiktig målbilde hvor elektroniske kurver og nye systemer for PAS/EPJ er implementert og tatt i bruk er automatisk elektronisk datafangst mulig. Arbeids- og informasjonsflyten er da slik den er illustrert til høyre i figuren over (figur 2). I de fleste forbedringsprosjektene til Pasientsikkerhetsprogrammet lagres informasjonen elektronisk. Selv om det i normal arbeidsflyt benyttes papirbaserte skjema for utfylling, så overføres endelig versjon av skjemaet til elektronisk form. Dette blir eksempelvis gjort ved at en helsesekretær manuelt taster inn data fra papirskjema, eller at papirskjema skannes og lagres som vedlegg til elektroniske pasientjournalen. Arbeidet med å hente inn data er tungvint, og medfører merarbeid i form av blant annet dobbeltregistreringer og manuelle rutiner for uttrekk av data. I tillegg er det tidkrevende å registrere data i systemer for bearbeiding av måledataene. Dette har medført at det har blitt innført egne rutiner og løsninger for bearbeiding av informasjon og presentasjon av resultatene Samstemming av legemiddellister Samstemming av legemiddellister Uriktig forskriving, administrasjon av eller samhandling om legemidler regnes internasjonalt som en av de hyppigste årsakene til pasientskade hos eldre pasienter. Meldeordningens statistikk viser at over 1 av 4 meldinger er legemiddelrelaterte hendelser. Av alle innsatsområdene som Pasientsikkerhetsprogrammet omfatter per april 2018, er samstemming av legemiddellister det som av prosjektgruppen (for elektronisk datafangst til pasientsikkerhetsprogrammet) oppfattes som det mest utfordrende å forbedre. Data som er grunnlaget for samstemmingen kommer fra flere ulike system både i og utenfor sykehus. Det er manglende systemstøtte for å sikre god kvalitet i samstemmingen, og arbeidsprosessen for klinikere som skal samstemme legemidler er tungvint og tidkrevende. For innsatsområdet blir det i dag bare målt om det er gjennomført samstemming, men kvaliteten av samstemmingen blir ikke målt. For å få en bedre forståelse av utfordringen innen dette innsatsområde ble det gjennomført et eget arbeidsmøte. Det ble avdekket sprik i hvordan oppgaven med samstemming ble tolket og hvordan Side 15 av 48

62 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet samstemming ble målt i helseregionene. Blant de viktigste punktene fra arbeidsmøtet var at informasjon om samstemming av legemiddellister måtte følge pasienten. Det ble også påpekt at det var viktig å skille mellom samstemming av legemiddellister og gjennomgang av legemiddellister. Samstemming er å sikre at det i så stor grad som mulig er overensstemmelse mellom legemiddellistene i primær-/ spesialisthelsetjenesten og hvilke legemidler pasienten faktisk bruker. Det er utførelsen av dette som er måleindikatoren fra Pasientsikkerhetsprogrammet. Legemiddelgjennomgang er når en kliniker sammen med pasienten går grundig gjennom legemiddellisten for å vurdere om den medikamentelle behandlingen er indisert og korrekt. Legemiddelgjennomgang en systematisk vurdering av pasientens legemidler for å sikre hensiktsmessig behandling og forebygge pasientskader. Legemiddelgjennomganger skal baseres på en samstemt legemiddelliste fra aktuelt behandlingsnivå, samt relevante kliniske opplysninger. Legemiddelgjennomgangen kan gjøres av behandlende lege alene eller i tverrfaglige team med sykepleier og / eller farmasøyt. Legen er ansvarlig for den endelige beslutning om videre legemiddelbehandling. Fra prosjektgruppens side ble dette understreket ved å påpeke at hensikten med prosjektet er å sikre elektronisk datafangst for innsatsområdenes måleindikatorer. Det vil si at det skal sikres at IKT understøtter automatisk uttrekk/rapportering om at samstemming er utført. Å sikre kvaliteten i de data som ligger til grunn for målinger ligger ikke under prosjektets mandat. Vesentlig bedring av kvalitet i legemiddelsamstemming forutsetter færre manuelle dobbeltregistreringer (effektiv ressursbruk) og endringer i systemportefølje. Vurdering av Pasientens legemiddelliste som utvikles ved Direktoratet for e-helse er at den bare vil gi begrenset nytte (referer her også til Strategiråd Nasjonal IKT sak 27/18 møte den ). Informasjon om legemiddelbruk må lagres i færre system, heller enn separate system for både sykehuskurve og EPJ, hos fastleger, kommunale institusjoner og hjemmesykepleie. I Helse Vest har de i Pasientsikkerhetsprogrammet gjennomført et regionalt prosjekt for Legemiddelsikkerhet. Der er det besluttet at samstemming av legemiddellister skal gjøres i elektronisk kurve og det er utviklet en egen funksjonalitet for dette. Helse Nord har gjennomført et regionalt prosjekt for avklaring av regionale rutiner for legemiddelsamstemming. Ferdig medio vår Målet har vært å bedre legemiddelsamstemmingen, og ikke minst å bedre informasjonsflyten vedrørende pasientens legemiddelliste mellom de som er involvert i behandlingen av pasienten. Helse Vest arbeider også med sjekklister for Trygg legemiddelbruk. Sjekkliste ved innleggelse og Sjekkliste ved utskrivning planlegges pilotert høsten Konklusjon: Dagens dobbeltregistreringer av legemidler er ressurskrevende. Det er utfordrende å oppnå vesentlig bedring i kvalitet på legemiddelbehandling når en sprer informasjon om legemidler til en pasient i flere system som skal samstemmes. Registrering av samstemming bør inntil videre gjøres i regionens elektroniske kurver, subsidiært (eventuelt) i EPJ. Vesentlig bedring av kvalitet i legemiddelsamstemming forutsetter færre manuelle dobbeltregistreringer (effektiv ressursbruk) og endringer i systemportefølje, så det anbefales derfor ikke videre felles interregionale aktiviteter her. 3.4 Beskrivelse av relevante systemer og løsninger i spesialisthelsetjenesten Elektronisk pasientjournal/pasientadministrative systemer I spesialisthelsetjenesten benyttes to hovedsystemer for elektronisk pasientjournal (EPJ). Det er DIPS og DocuLive. DIPS Classic Side 16 av 48

63 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet DIPS Classic benyttes som EPJ i helseregionene Helse Vest, Helse Nord og Helse Sør-Øst. DIPS benyttes også som løsning for pasientadministrative system (PAS) i de tre helseregionene. I Helse Vest og Helse Sør-Øst benyttes også DIPS i de ideelle foretakene. En av de store utfordringene i DIPS Classic er at noen av de viktige opplysningene, som sykepleierdokumentasjonen og behandlingsplaner, lagres ustrukturert i felter for fritekst 2. Når informasjonen er lagret i fritekst blir det vanskeligere å hente ut enkelte variabler slik at de kan benyttes på andre områder, som evalueringer for pasientsikkerhet. DIPS Arena DIPS Arena er den neste generasjon av DIPS. Denne erstatter DIPS Classic. DIPS Arena er i dag i bruk med enkeltmoduler ved Helse Stavanger, Helse Nord, Lovisenberg, Olafia Klinikken og legevakten på Oslo Universitetssykehus. DIPS satset tidlig på arketyper og OpenEHR-rammeverket som grunnlag for strukturert journal i DIPS Arena. Ved å følge åpne standarder som OpenEHR-arketyper tilrettelegges det for semantisk interoperabilitet, som understøtter at dataene kan utveksles med andre systemer. Strukturering av data vil tilrettelegge for automatiske uttrekk av data, slik at data kan gjenbrukes for eksempel til målinger for pasientsikkerhet. Ved Helse Stavanger er det tatt i bruk DIPS Arena liste Trygg Pleie ved tre avdelinger. Listen dekker enkelte måleindikatorer for blant annet innsatsområdene: forebygging av fall i helseinstitusjoner forebygging av underernæring forebygging av trykksår Registering av dataene i modulen ligger som en naturlig del av normal arbeidsflyt. DIPS Arena har liten grad av beslutningsstøtte som en del av den nåværende installasjonen. Det blir oppfattet som en svakhet i løsningen i forhold til arbeidet for pasientsikkerhet. Prosjektet har ikke fått svar på når dette kan forventes som en del av Arena. Erfaring fra pilotbrukere viser at det er krevende å skifte mellom DIPS Classic og Arena for å løse arbeidsoppgavene. Selv om flere av modulene i Arena blir oppgitt å være klare, har helseregionene valgt å utsette innføringen av DIPS Arena. De vil vente til en så stor del av DIPS Arena er ferdig utviklet, at DIPS Arena fullt ut kan erstatte DIPS Classic. Det antas at arbeidet med å skifte ut DIPS Classic med Arena starter i løpet av DocuLive Helse Midt-Norge benytter DocuLive EPR som elektronisk pasientjournal, og systemet omtales i denne rapporten som DocuLive. Det finnes et utvalg med screeningskjemaer hvor det kan gjøres elektronisk datafangst via rapportgeneratoren i DocuLive. Disse skjemaene er til en viss grad innenfor normal arbeidsflyt, og det finnes noe beslutningsstøtte i skjemaløsningen. Skjemaene er regionale. En utfordring med disse skjemaene er at algoritmen for uttrekk av data fra skjemaene er spesiallaget for sykehus og tilpasset lokal arbeidsprosess. 2 Helse Nord RHF, Helse Sør-Øst RHF og Helse Vest RHF, Side 17 av 48

64 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet DocuLive er i dag et produkt som ikke blir videreutviklet av produsenten. DocuLive som produkt og plattform for EPJ er planlagt erstattet av Helseplattformen 3 i Helse Midt-Norge. Det er derfor vanskelig å få innført de endringer og tilpasninger i DocuLive/HIS90 som er nødvendige for å få på plass den ønskede elektroniske datafangsten. HIS90 HIS90 er systemet som Helse Midt-Norge benytter som PAS. De få muligheter som Helse Midt-Norge sitter på for endringer i PAS/EPJ er brukt opp i forhold til eksisterende myndighetskrav Prokom-skjema i DIPS Helse Vest har utviklet et Prokom-skjema 4 Trygg pleie for å imøtekomme noen måleindikatorer som er definert i Pasientsikkerhetsprogrammet. Skjemaet benyttes til screening av pasienter og dekker følgende tre innsatsområder: forebygging av underernæring forebygging av fall i helseinstitusjoner forebygging av trykksår Skjemaet for Trygg pleie er også tatt i bruk i deler av Helse Nord og enkelte helseforetak i Helse Sør- Øst. Skjemaet hentes opp fra verktøylinja i DIPS. Når skjemaet lukkes lagres dataene fra skjema tilbake i DIPS-databasen. Dataene fra Prokom-skjemaet blir lagret i et strukturert format, noe som muliggjør automatisk uttrekk av de data som lagres via skjemaet. En av de største utfordringene med Prokomskjemaet Trygg pleie, er at det har vist seg vanskelig å hente ut dataene igjen. Data fra ett skjema lagres binært i et databasefelt som et BLOB 5. Til nå er det kun Helse Vest som har klart å hente ut og sammenstille disse dataene. Data som lagres i Prokom-skjema i DIPS Classic kan ikke gjenbrukes eller kopieres til nye skjema. Det er også en svakhet at en del av registreringene som lagres i Prokom-skjemaet er duplikate opplysninger med det som skal skrives i pleieplanen (dobbeltregistrering). Det er ingen støtte for å følge opp pasienten i Prokom-skjemaet ut fra screeningen. Prokom-skjemaer kan utformes som oversiktlige og lettforståelige, slik at de oppfattes som nokså brukervennlige. Akershus Universitetssykehus har laget skjema med NEWS-score, der en kan registrere data med pasientstatus for flere ulike tidspunkt. Det er også mulig å få forhåndsutfylling av blant annet demografiske data som allerede ligger i DIPS i Prokom-skjemaet. Det er enkelt å gjøre endring av felter i Prokom-skjema, slik at man kan imøtekomme lokale ønsker og preferanser for utforming av skjema. Nye varianter av skjemaet lagres imidlertid som helt nye versjoner som det må lages oppdaterte, separate rapportuttrekk for Brukerdefinerte skjema i DIPS og DocuLive Brukerdefinerte skjema kan utvikles for å dekke et spesifikt behov for registreringsfelter inne i eksisterende elektronisk pasientjournal. De kan utvikles av helseforetaket selv eller det kan kjøpes som 3 Se for mer informasjon. 4 Prokom er ikke bare ett skjema, men en serie med skjema opprettet av Sem og Stenersen. For mer informasjon, se 5 Binary Large OBject (BLOB) er en samling binære data lagret som en enkelt enhet i et databasebehandlingssystem Side 18 av 48

65 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet en tjeneste fra journalleverandør. Data fra brukerdefinerte skjema lagres i databasen til elektronisk pasientjournal i et strukturert format. Det er derfor mulig å gjøre uttrekk av informasjonen i brukerdefinerte skjema så lenge strukturen i dataformatet er kjent. Et ferdig utarbeidet skjema er i stor grad selvforklarende og krever lite opplæring Det er mulig å få forhåndsutfylt informasjon i skjemaet med data som allerede ligger i elektronisk pasientjournal. Et skjema utviklet ved et foretak kan fritt benyttes ved andre foretak uten ekstra kostnader. Brukerdefinerte skjema har vært forsøkt benyttet ved flere helseforetak, men per april 2018 er det kun Lovisenberg diakonale sykehus som benytter slike skjema i særlig grad. En utfordring med brukerdefinerte skjema er at disse er vanskelig å utvikle. Brukergrensesnittet er lite intuitivt, og i de fleste tilfeller er utviklingen av skjemaene kjøpt som en tjeneste fra EPJ-leverandør. Endringer av brukerdefinerte skjema er også en utfordring, da revisjonene blir nye versjoner av skjemaet, og rapportene fra skjemaene må oppdateres Det har vist seg vanskelig å få produsentene til å prioritere utvikling av disse skjemaene. DIPS ønsker å benytte ressursene til utvikling av funksjonalitet i DIPS Arena, fremfor midlertidige løsninger som brukerdefinerte skjema. Cerner har stanset all videreutvikling av DocuLive, og produktet er ikke lenger i salg til nye kunder. Det er ingen overordnet kontroll på hvordan skjemaene utformes, slik at det er fullt ut mulig å lagre inkonsistent informasjon i brukerdefinerte skjema. Som for Prokom-skjemaet ligger heller ikke brukerdefinerte skjema innenfor normal arbeidsflyt Veiledende behandlingsplaner i DIPS Veiledende behandlingsplan i DIPS Classic, er en oversikt over sannsynlige sykepleiediagnoser/ problemer, mål og relevante sykepleietiltak/forordninger for en pasient. Dette er en av grunnstrukturene i dokumentasjon av sykepleie i pasientjournalen, og et hjelpemiddel for å kvalitetssikre sykepleien og forenkle dokumentasjonsarbeidet. Veiledende behandlingsplaner skal være kunnskapsbaserte, de skal inneholde forskningsbasert eller dokumentert erfaringsbasert kunnskap, samt perspektiv for brukermedvirkning. Akershus Universitetssykehus Ortopedisk klinikk har tilpasset veiledende behandlingsplan til å omhandle relevante tiltak definert i innsatsområder fra Pasientsikkerhetsprogrammet 6. Akershus Universitetssykehus har utviklet en løsning med automatisert uttrekk, analyse og fremstilling av data fra veiledende behandlingsplan. Løsningen dekker inn målingene i følgende av tiltakspakkene i Pasientsikkerhetsprogrammet: forebygging av trykksår forebygging av fall i helseinstitusjoner forebygging av underernæring forebygging av urinveisinfeksjoner I DIPS veiledende behandlingsplan ligger forhåndsdefinerte standardtekster. Denne typen data kan kalles semistrukturert, og gjør det enklere å gjøre uttrekk av data fordi det kan søkes etter og filtreres på forhåndsdefinerte tekster og fraser. Det har blitt utviklet gode analyser og visninger i Akershus Universitetssykehus datavarehusløsning ved hjelp av QlikLis. Analysene oppdateres daglig, og benyttes direkte tilbake i det kontinuerlige forbedringsarbeidet på avdelingene. 6 Akershus Universitetssykehus, Side 19 av 48

66 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet En av fordelene med DIPS veiledende behandlingsplan er at all registrering inngår i brukerens normale arbeidsflyt. Skjemaene kan konfigureres lokalt, noe som medfører en fleksibilitet med tanke på utvikling og endringer. En generell tilbakemelding fra brukere av DIPS veiledende behandlingsplan er at brukervennligheten i løsningen bør videreutvikles av DIPS ASA Elektroniske kurveløsninger Begrepet kurve brukes om strukturert dokumentasjon for å støtte planlegging, observasjon og målinger av behandlingen av enkeltpasienter. Kurveløsninger og PAS/EPJ er de viktigste systemene for dokumentasjon av pasientbehandling. Innføring av elektroniske kurver som regionale installasjoner 7 er i gang i de tre helseregionene Helse Vest, Helse Nord og Helse Sør-Øst. Mens Helse Nord og Helse Sør- Øst har valgt å innføre MetaVision, har Helse Vest valgt Meona som løsning. For Helse Midt-Norge vil kurve være en del av Helseplattformen. Datafangst fra elektronisk kurve vurderes relevant å vurdere for enkelte av måleindikatorene for følgende innsatsområder: samstemming av legemiddellister tidlig oppdagelse av forverret tilstand tidlig oppdagelse av sepsis forebygging av underernæring forebygging av infeksjon ved SVK forebygging av trykksår forebygging av urinveisinfeksjoner trygg kirurgi Meona er i bruk i alle helseforetak i Helse Vest første halvår 2018, og påfølgende innføring av spesialkurver planlegges ferdigstilt i løpet av I Helse Nord vil de første avdelingene ved Nordlandssykehuset og ved Universitetssykehuset Nord-Norge etter planen ta i bruk elektronisk kurve i løpet av første halvår Helse Sør-Øst har innført MetaVision ved Sykehuset i Østfold, Oslo Universitetssykehus og Akershus universitetssykehus 8. Det er forventet at alle helseforetak i Helse Sør- Øst har tatt i bruk MetaVision i løpet av våren Ved Sykehuset i Vestfold har de implementert en løsning for elektronisk kurve, men dette er en lokal installasjon. Det har vært noen utfordringer med å integrere de valgte løsninger for elektronisk kurve med eksisterende PAS/EPJ. Dette medfører at data som er felles for både elektronisk kurve og PAS/EPJ ikke har noen definert master, og det er fare for avvik i data. Det meldes også om at det er vanskelig å få tilgang til nødvendige ressurser for tilpasninger i de regionale kurveløsningene for å understøtte elektronisk datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Elektroniske tavler og andre visningssystemer Elektroniske visningssystemer skal hente sine data fra eksisterende PAS/ EPJ, sammenstille disse i et skjermbilde tilpasset brukeren og de oppgavene som skal utføres. Eksempler på slike løsninger er Imatis tavler og Nimble-appen. DIPS leverer også en tavleløsning, samt en mobilapp som begge er tilknyttet DIPS Arena. 7 Helse Nord RHF, Helse Sør-Øst RHF og Helse Vest RHF, Helse Sør-Øst, %20og%20medikasjonsl%C3%B8sning%20-%20status%20og%20videre%20planer.pdf Side 20 av 48

67 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet En av de store utfordringene med de frittstående visningsverktøyene er integrasjonen mot bakenforliggende systemer. Det har vist seg utfordrende å få uttrekk av data fra PAS/EPJ for å utnytte disse. I tillegg har det vært svært vanskelig å overføre de endringer som utføres i de frittstående visningsverktøyene tilbake til PAS/EPJ. Dette har medført dobbeltregistreringer for å få informasjonen tilbake i PAS/EPJ, i tillegg til at det har ført til avvikende informasjon i de forskjellige løsningene Operasjonsplanleggingssystemer Det innsatsområdet som har kommet lengst innen digitalisering og mulighet til elektronisk datafangst, er trygg kirurgi. Her finnes i dag et sett med spesialistsystemer som fungerer tilfredsstillende og innenfor arbeidsflyt. Det er fire operasjonsplanleggingssystemer i bruk i sektoren. Dette er: DIPS Operasjonsplanlegger DIPS Operasjonsplanlegger er en integrert modul i DIPS. Systemet benyttes i dag av Helse Nord, Helse Sør-Øst og deler av Helse Vest (Helse Fonna og Helse Førde). Orbit Orbit er et operasjonsplanleggingssystem levert av EVRY, og benyttes ved Haukeland Universitetssjukehus og Haraldsplass Diakonale Sykehus. ORPlan ORPlan er et egenutviklet operasjonsplanleggingssystem av Helse Stavanger. OPPlan OPPlan er et egenutviklet operasjonsplanleggingssystem som benyttes av Helse Midt-Norge. De nevnte operasjonssystemener dekker i varierende grad behovet for elektronisk datafangst av måleindikatorene innenfor trygg kirurgi. Registrering av variabler i disse systemene fungerer forholdsvis tilfredsstillende ved at arbeidsprosessene ligger innenfor normal arbeidsflyt Excel-modellen I sitt forbedringsarbeid har Sykehuset i Vestfold utviklet en lokal databaseløsning med visning i Excel for oppfølging av pasienter. Løsningen dekker flere av måleindikatorene i innsatsområdene definert i Pasientsikkerhetsprogrammet: forebygging av urinveisinfeksjoner samstemming av legemiddellister forebygging av fall i helseinstitusjoner forebygging av trykksår forebygging av underernæring forebygging av infeksjon ved SVK tidlig oppdagelse av forverret tilstand Excel-modellen benyttes i daglige, tverrfaglige risikomøter hvor det oppdateres informasjon per pasient for alle relevante måleindikatorer som er med i modellen. Det kan gjøres uttrekk fra Excel-modellen som kan benyttes til drill-down for å få opp bilde for hver sengepost eller enkelt team. Excel-modellen er enkel å forholde seg til for brukere og dekker mange innsatsområder som er relevante. Men det også ulemper knyttet til løsningen. Den største ulempen er sannsynligvis knyttet til sikkerhet. Excel-modellen benyttes for å visualisere resultater fra en frittstående database. Data legges manuelt inn i Excel, for så å bli lagret i den frittstående databasen. Det er ingen integrasjon mot eksisterende elektroniske pasientjournaler. Excel-modellen ligger også utenfor normal arbeidsflyt. Side 21 av 48

68 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Datavarehus, ledelsesinformasjonssystem og automasjon Extranet er en webbasert database der deltagere i Pasientsikkerhetsprogrammet kan registrere og følge resultater av forbedringstiltak. Databasen er kun tilgjengelig for registrerte brukere. Alle helseforetak har i dag et datavarehus og et system for visning av styringsinformasjon for ledelsen (ledelsesinformasjonssystem). Noen regioner har felles datavarehus for ledelsesinformasjon og klinisk informasjon, mens andre helseforetak har delt dette i to datavarehus. I dette dokumentet omtales datavarehus og ledelsesinformasjonssystem som én løsning, og skiller ikke på om klinisk informasjon ligger i et eget klinisk datavarehus eller ikke. Selv om forskjellige leverandører benyttes til ledelsesinformasjonssystem i forskjellige regioner og helseforetak/sykehus er mye av funksjonaliteten og mulighetene som ligger i dem den samme. Ved å hente ut informasjon fra spesialistsystemene til et datavarehus kan denne komme bedre til nytte. Ved å benytte et kjent grensesnitt for mottak av informasjon, kan dette enklere implementeres for nye spesialistsystemer. I forbedringsarbeidet benyttes funksjonalitet for statistisk prosesskontroll (SPC). Ved å definere visninger som kan brukes i daglige rutiner, på post/avdeling i et helseforetak, kan informasjonen benyttes direkte i forbedringsarbeidet. Ledelsesinformasjonssystemene har mulighet for SPC men det er ikke ensbetydende med at alle de indentifiserte systemene har støtte for SPC. Det forventes likevel at en på minste enhet kan analysere data på samme måte som i dag utføres i Pasientsikkerhetsprogrammets Extranet. Det er da en forutsetning at dette kan gjøres i ledelsesinformasjonssystemene. Extranet er etter hvert blitt gammelt og er i ferd med å fases ut. Det er også frivillig å gjøre registreringer i Extranet, samt at dette er manuelt arbeid. En utfordring ved bruken av datavarehus som verktøy for analyse og presentasjon, ligger i den informasjonen det er mulig å mate et slikt system med. Det er i dag begrenset med strukturerte data i EPJ. For å øke mengden strukturerte data, kan verktøy for tekstgjenkjenning benyttes. I dag omtales ofte slik teknologi som Robotics Process Automation (RPA)/regelbasert prosessautomatisering. Dette er spesialtilpassede systemer som bidrar til å omgjøre ustrukturerte til strukturerte data, og som på den måten øker den datamengden som kan overføres og utnyttes i et datavarehus. En enklere utgave av regelbasert prosessautomatisering er tekstanalyse. Tekstanalyse er som navnet tilsier enkel analyse av definert tekst. Ved å utvide ordforrådet til tekstanalyseverktøyet, kan dette benyttes til å gjøre kontinuerlige vurderinger av journaler i stedet for stikkprøvene som den mest benyttes til i dag. En slik løsning kan dermed øke datamengden og -kvaliteten som danner grunnlaget for målinger i forbindelse med pasientsikkerhet. Prosjektet anser foreløpig dette som umoden teknologi og det er usikkert når en kan planlegge med slike løsninger. Det er også en utfordring ved dagens datavarehusverktøy og styringssystemer at de ikke er en integrert del av PAS/EPJ. Det betyr vanskelig tilgang for klinikere som skal ha et tett forhold til disse målingene. Disse verktøyene er tradisjonelt mest brukt til oppfølging av aktivitet og økonomi, i mindre grad forhold knyttet til kvalitet og pasientsikkerhet. Vi må ikke bare bli god til å fange data, men vi må også bli god til å bringe målinger og konklusjoner fra de data vi fanger tilbake til de som skal forbedre pasientsikkerheten i tråd med metodikk for kontinuerlig forbedring og kvalitetstenking. Side 22 av 48

69 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Sammenstilling av systemer og løsninger mot innsatsområder I tabellen under har prosjektet grovt oppsummert hvordan dagens systemer og løsninger dekker de forskjellige innsatsområder i Pasientsikkerhetsprogrammet. Det er også sett på noen fordeler og ulemper ved disse systemene og løsningene, samt utbredelse for disse. Denne foreløpige vurderingen er ikke fullstendig og bør lages mer konsistent i videre prosjektfaser. Prosjektgruppen anbefaler at prioriteringskriteriene suppleres og struktureres i prosjektets planfase. Det er for eksempel ikke vurdert i hvor stor grad de ulike løsningene understøtter tverrfaglig samarbeid. Løsning Innsatsområde (eksempel) Fordel Ulempe Forutsetninger Risiko innføring Utbredelse DIPS Classic Ustrukturerte data Skal fases ut, blir ikke Ikke aktuelt Kun enkelte måleindikatorer vedlikeholdt av leverandør Systemet er erstattet av nytt fremover produkt (DIPS Arena) DIPS Arena DocuLive Elektronisk kurve Meona Forebygging av fall i helseinstitusjoner Forebygging av trykksår Forebygging av urinveisinfeksjoner Forebygging av infeksjon ved SVK Forebygging av underernæring Tidlig oppdagelse av forverret tilstand Samstemming av legemiddellister Tidlig oppdagelse av sepsis Forebygging av underernæring Forebygging av infeksjon ved SVK Forebygging av trykksår Forebygging av urinveisinfeksjoner Trygg kirurgi Strukturert datalagring basert på OpenEHR Modulær oppbygging Uttrekk via rapportgenerator I normal arbeidsflyt Kan vise utvikling over tid i brukerdefinerte skjema Strukturerte data I arbeidsflyt Under implementering i Helse Vest Ikke ferdig utviklet Kun noen få frittstående installasjoner Ikke besluttet innført i Helse Sør- Øst Ustrukturerte data Kun enkelte måleindikatorer Systemet er avviklet hos leverandør Utfordring med uttrekk av data. Ikke ferdig utviklet Problemer med tilgang til ressurser Kompetanse for datahenting må være tilstede. Leverandør må forstå og prioritere utvikling av funksjonalitet Kompetanse for å trekke ut eksisterende data Mulighet for å utvikle nye innsatsområder Ressurser for utvikling av visninger og andre tilpasninger Ikke besluttet innført i Helse Sør-Øst. Tilgjengelige funksjoner, uklare utviklings- og leveranseplaner fra leverandør Mangler integrasjoner mot de øvrige systemer med legemiddelinformasjon Manglende kompetanse for rapport generator Uavklart ressursbehov. Ikke tilgang til nødvendig kompetanse Uavklart innføringsplan per helse region Ikke aktuelt. Skal fases ut. Kun Helse Vest Side 23 av 48

70 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Løsning Innsatsområde (eksempel) Fordel Ulempe Forutsetninger Risiko innføring Utbredelse Elektronisk kurve Utfordring med risikovurderinger Uavklart tilgang til nødvendig MetaVision Brukergrensesnittet for løsning kompetanse Prokom-skjema (DIPS Classic) Veiledende behandlingsplaner (DIPS Classic) Brukerdefinerte skjema Legemiddel, forverret tilstand, sepsis, ernæring SVK, trykksår, UVI, trygg kirurgi Forebygging av underernæring Forebygging av trykksår Forebygging av fall i helseinstitusjoner Forebygging av underernæring Forebygging av fall i helseinstitusjoner Forebygging av trykksår Forebygging av urinveisinfeksjoner Forebygging av underernæring Forebygging av trykksår Forebygging av fall i helseinstitusjoner Strukturerte data I arbeidsflyt Nær pasienten Strukturert data Integrert i DIPS Kan fortløpende videreutvikles I bruk i dag, potensiale for nye innsatsområder Brukervennlig Støtte for beslutning/beregning Semistrukturerte data Innenfor normal arbeidsflyt Strukturert data Integrert i DIPS Kan fortløpende videreutvikles I bruk i dag, potensiale for nye innsatsområder Brukervennlig Støtte for beslutning/beregning Visningsverktøy Ikke aktuelt Svært konfigurerbare Kan lage nye datafelter Excel-modellen Figur 3: System og løsningsoversikt Enkelt brukergrensesnitt Dekker mange innsatsområder Enkel å lage visning av resultater Utfordring med uttrekk av data Ny versjon endrer datastrukturen Kun for prosessmål Noe duplisering av data Ikke innenfor normal arbeidsflyt Ikke gjenbruk av skjema Lite brukervennlig/intuitiv Ikke mulighet for endring Forutsetter bestemt arbeidsflyt for sykepleierdokumentasjonen Forutsetter gitt arbeidsrutine Vanskelig å sammenstille data. Noe duplisering av data. Vesentlige utfordringer med DIPS skjemaene Utfordring med integrasjon til PAS/EPJ og kurve Noe duplisering av data Ikke innenfor normal arbeidsflyt Dobbeltregistreringer Uavklart sikkerhetsbilde Ressurser for utvikling av visninger og andre tilpasninger Kompetanse for datauttrekk Kompetanse på bygging av skjema Forutsetter aktivt bruk av veiledende behandlingsplan Kompetanse for datauttrekk Kompetanse på bygging av skjema Integrasjon mot PAS/EPJ og kurve Kun Helse Vest har klart elektronisk datafangst Tilgang til historiske data ved endringer i skjema Kompetanse i regionene Endring av kultur og arbeidsprosess. Uklare utviklingsplaner hos leverandør, usikkert hva som leveres og når i neste generasjon DIPS Arena Uklare utviklingsplaner hos leverandør, usikkert hva som leveres og når i neste generasjon DIPS Arena Mangler integrasjon mot PAS/EPJ og kurve Sikkerhetsutfordringer og manglende støtte for skalering. Helse Sør-Øst: Under innføring på Oslo Universitetssykehus, Sykehuset i Østfold og Akershus universitetssykehus. Helse Nord: under innføring Uttrekk kan etableres i alle helseregioner med DIPS Løsning for å hente ut og sammenstille data må utvides, utarbeides og overføres til flere regioner Innføring hos andre helseforetak vil kreve vesentlige endringer i lokale arbeidsprosesser, kulturendring og opplæring Varierende erfaring tilsier at utforming av denne løsningen er komplisert. Etablering av løsninger for å lagre data tilbake til master for gjenbruk ikke planlagt tilstrekkelig. Innføring hos andre helseforetak lite aktuelt på grunn av sikkerhetsutfordringer og dobbeltregistrering Side 24 av 48

71 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet 4 TEKNISKE MÅLBILDER 4.1 Innledning Dette kapittelet skisserer to målbilder for automatisk datafangst av måleindikatorer for Pasientsikkerhetsprogrammet, et kortsiktig og et langsiktig målbilde. Det kortsiktige ser frem til 2020, mens det langsiktige målbilde ser frem til Hovedfokus i konseptutredningen er på det kortsiktige målbilde. 4.2 Kortsiktig målbilde Innledning I arbeidet med kartleggingen av eksisterende løsninger har prosjektet innhentet en oversikt over de viktigste løsningene som inngår i det kliniske arbeidet med pasienter. Det er kun overordnet kartlagt i hvilken grad data som lagres i systemene er strukturerte, og i hvilken grad det i dag benyttes elektronisk datafangst av de data som lagres. Prosjektet anbefaler tiltak og organisering (figur 9 side 39) som kan gi gevinst for flest mulig innsatsområder for flest mulig helseforetak, med minst mulig ressurser. Hovedmål for prosjektet er å bedre pasientsikkerhet ved å gi støtte til arbeidet med pasientsikkerhet. Dersom man ikke fokuserer på å løse de utfordringene som eksisterer med dagens systemer og løsninger, er det lite som tyder på at målsetningen om mer og bedre målinger i forbindelse med pasientsikkerhet vil bedre seg. Det er mange gode intensjoner og prosesser som er innført, men det mangler systemstøtte for elektronisk datafangst og visning av resultater. Prosjektet vil videre i dette kapittelet se på hvilke kortsiktige muligheter som finnes for å utvide bruken av disse utover de helseforetak hvor de i dag er i bruk. I tillegg vurdere om løsningene kan utvides til å inkludere andre innsatsområder. I kapittel 3 er det identifisert løsninger hvor det i dag er elektronisk datafangst. Prosjektet vurderer noen av løsningene som aktuelle innenfor det kortsiktige tekniske målbilde. De øvrige systemer og løsninger som beskrives i kapittel 3 har ikke potensiale for videre vurdering eller utbredelse. Sammenstilling av data og presentasjon av resultatet gjøres i dag hovedsakelig på to måter. Det gjøres noen steder direkte i løsningen, som ved nevnte bruk av Excel-modellen ved Sykehuset i Vestfold. Andre steder blir data overført til datavarehus. Her bearbeides dataene, og presenteres. Dette gjelder for eksempel Prokom-skjema i Helse Vest, veiledende behandlingsplaner og brukerdefinerte skjema i Helse Sør-Øst Prokom-skjema Prokom-skjema er i dag i bruk i alle regioner som benytter DIPS. Siden det er opplevd som vanskelig å gjøre uttrekk av disse dataene, har Helse Bergen kompetanse som kan være ønskelig å få nytte av flere steder. Foretak i Helse Sør-Øst har også manglet rettigheter til å ta ut lignende rapporter. Det er enkelt å gjøre endringer i og lage nye Prokom-skjemaer. Ved Akershus Universitetssykehus har de også laget et Prokom-skjema som inkluderer NEWS-score for pasienter, der det er mulig å gjøre flere registreringer/målinger for en pasient på ett parameter i samme skjema. Med bakgrunn i ovenstående, ser prosjektet på Prokom-skjema som et verktøy som er egnet til videre utbredelse på kort sikt. Prosjektet har gjort en grovkartlegging av hvilke andre innsatsområder hvor Side 25 av 48

72 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Prokom-skjemaet på kort sikt kan benyttes for å få kartlagt flere måleindikatorer men dette anbefales kvalitetssikret i planleggingsfasen. De innsatsområdene prosjektet foreløpig har identifisert: forebygging av selvmord (sjekklister) forebygging av overdosedødsfall (sjekklister) forebygging av urinveisinfeksjoner tidlig oppdagelse av sepsis tidlig oppdagelse av forverret tilstand trygg utskrivning Prosjektet anbefaler å gjøre en felles videre vurdering av bruk av Prokom-skjema i DIPS Classic og DIPS Arena, og eventuelt hvilke variabler som bør registreres Veiledende behandlingsplan DIPS veiledende behandlingsplan er en løsning utviklet ved Akershus universitetssykehus (Ahus) for uttrekk av data fra DIPS, bearbeidelse av dataene og presentering av resultatene. Hovedårsaken til at denne fungerer så bra, er at blant andre Ahus tok i bruk DIPS veiledende behandlingsplaner funksjonen allerede ved innføringen av DIPS. Dette har medført at arbeidsprosessene er tilpasset arbeidet med denne DIPS funksjonaliteten. Ettersom denne utnytter en standardfunksjonalitet i DIPS, er den i utgangspunktet godt egnet for utbredelse til alle andre DIPS enheter. Utfordringen er at ikke alle regioner benytter den semistrukturerte modulen i DIPS for veiledende behandlingsplan. De steder hvor denne funksjonaliteten ikke benyttes må arbeidsprosessene for sykepleiedokumentasjonen legges om, noe som kan være en tung prosess i seg selv. I tillegg har funksjonaliteten i DIPS noe lav brukervennlighet, brukere kan oppfatte funksjonene som noe tungvinte å benytte og det er behov for å innarbeide terminologi for sykepleiepraksis 9. Prosjektet anbefaler å gjøre en felles videre vurdering av bruk av veiledende behandlingsplaner i EPJ, og eventuelt hvilke variabler som bør registreres Brukerdefinerte skjema Det er i dag kun begrenset bruk av brukerdefinerte skjema. De har vist seg vanskelig å utvikle og revidere og er foreløpig ikke tilgjengelig i DIPS Arena. Ettersom utviklingen av brukerdefinerte skjema utføres i DIPS Classic eller i DocuLive, har det vært utfordrende å få leverandøren til å videreutvikle løsningen. Data fra skjemaet som lagres tilbake i databasen til henholdsvis DIPS og DocuLive er i et strukturert format. Dette har muliggjort automatisk uttrekk av måledata for bruk i arbeid med pasientsikkerhet og til styring for ledelsen. Med bakgrunn i ovenstående, ser ikke prosjektet på brukerdefinerte skjema som et verktøy som er egnet til videre utbredelse til andre helseforetak på kort sikt, som et alternativ til Prokom-skjemaet. Prosjektet har ikke gjort en vurdering av hvilke innsatsområder hvor brukerdefinerte skjema på kort sikt kan benyttes for å få kartlagt flere måleindikatorer. 9 Direktoratet for e-helse, Side 26 av 48

73 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Prosjektet anbefaler ikke å gjøre en videre vurdering av bruk av brukerdefinerte skjema i DIPS Classic, DocuLive eller DIPS Arena Excel-modellen Excel-modellen utviklet ved Sykehuset i Vestfold er omfattende sett ut fra arbeidet med pasientsikkerhet og omfatter flere måleindikatorer for mange av innsatsområdene som er relevante for Sykehuset i Vestfold. Modellen er enkel å tilpasse, men ligger helt utenfor normal arbeidsflyt. At den i tillegg benytter en frittstående database til lagring av data blir av prosjektet ansett som en sikkerhetsrisiko, selv om dataene som lagres i stor grad er anonymiserte. Som nevnt tidligere, er det heller ikke mulig å overføre data fra Excel-modellen til bakenforliggende PAS/EPJ. Med bakgrunn i dette, oppfatter prosjektgruppen løsningen som et avlastende tiltak og ikke som en fremtidsrettet løsning, selv om den i seg selv vil være enkel å innføre på andre helseforetak både i og utenfor regionen. Prosjektet anbefaler ikke å gjøre noen videre vurderinger rundt bruk av Excel Elektroniske kurver Elektroniske kurver (MetaVision, Meona, Helseplattformen) kan konfigureres regionalt og vurderes som gode verktøy for registrering av strukturerte data. De blir et sentralt arbeidsverktøy for klinikere og vurderes slik som en del av normal arbeidsflyt. Prosjektet anbefaler å gjøre felles vurderinger rundt bruk av elektronisk kurve, inkludert hvilke variabler som bør registreres Trygg pleie modul i DIPS Arena Det er ikke avklart om alle helseregionene som bruker DIPS Classic skal konvertere til DIPS Arena. Siden denne forutsetningen er lagt i noen regioner, og enkelte helseforetak piloterer DIPS Arena moduler parallelt med bruk av DIPS Classic blir nok en slik kombinasjon vurdert for flere. Det er utviklet en egen modul for Pasientsikkerhetsprogrammet i DIPS Arena, men det er uavklart hvordan denne skal fungere i parallell med veiledende behandlingsplaner og øvrig journaldokumentasjon. Prosjektet anbefaler å gjøre felles vurderinger rundt bruk av Trygg pleie modul i DIPS Arena, og eventuelt hvilke variabler som bør registreres Separate visningssystem ('tavleløsninger') Prosjektgruppen ser at eksisterende visningssystem som Imatis mangler integrasjon mot PAS/EPJ og bruk av disse systemene innebærer dobbeltregistrering av helseopplysninger. Regionene har ikke oppgitt noen tidsplan for når eventuelle integrasjoner vil foreligge og hvilke data som eventuelt skal overføres. Integrasjonsressurser er allerede allokert til oppgaver som er høyere prioritert. Side 27 av 48

74 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Prosjektet anbefaler ikke å gjøre noen videre vurderinger rundt bruk av visningssystem som ikke har integrasjon mot EPJ eller kurve Analyse og presentasjon av data Prosjektgruppen anbefaler at alle helseregioner og helseforetak vurderer muligheten til å lagre data fra elektronisk datafangst i sin datavarehusløsning. Ved å lagre data fra elektronisk datafangst i datavarehuset, kan det gjøres nytte av eksisterende informasjon av blant organisasjonsstruktur og tilganger. Prosjektet har behov for at det er lokal kunnskap om utvikling, tilpassing og bruk av datavarehusene i helseregionene og helseforetakene som kan utnyttes for å lage analyser og visninger av de måledata som lagres. I tillegg er kunnskapen om statistisk prosesskontroll og bruk av denne metoden i forbedringsarbeid helt nødvendig. Da kan det i samarbeid med klinikere defineres visninger som disse kan bruke i sin daglige arbeidsflyt og i arbeidet med pasientsikkerhet. I arbeidet med pasientsikkerhet er det etterspurt rapporter som klinikere og ledere nær pasientene kan benytte, og dette bør derfor sikres i videre prosjektarbeid. Prosjektet anbefaler at data fra elektronisk datafangst lagres og presenteres i lokale eller regionale datavarehusløsninger. Det bør sikres rapporter som helsepersonell og ledere nær pasienten kan benytte i forbedringsarbeidet i klinikken Systemer for tekstanalyse Noen få systemer for tekstanalyse er i bruk i helseregionene. Prosjektet har i begrenset grad vurdert bruken og sett på mulighetene for at dette kunne utvides til å hente ut parametere vedrørende pasientsikkerhet. Arbeidet med å sette opp og hente ut teksten sett i rett kontekst, sees i denne sammenhengen på som til dels kompleks, og ikke aktuell innenfor kortsiktig målbilde. Prosjektet anbefaler ikke å arbeide videre med tekstanalyse i elektronisk datafangst for pasientsikkerhet. 4.3 Langsiktig målbilde Innledning Det langsiktige målbilde tar for seg arbeidet med pasientsikkerhet i perioden fra 2020 til Vi forutsetter at arbeidet med de store prosjektene i helseregionene gjennomføres. Disse er innføringen av DIPS Arena med strukturert journal, innføringen av elektroniske kurver, samt innføringen av Helseplattformen i Helse Midt-Norge. Side 28 av 48

75 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet DIPS Arena og system for elektroniske kurver DIPS Arena blir oppgitt å være tredje generasjon Gartners modell elektronisk pasientjournal 10. DIPS Arena skal avløse DIPS Classic, som er en andre generasjon elektronisk pasientjournal. Leveranse av DIPS Arena er forsinket. DIPS Arena er i første rekke en ny klient som bygger på og kan benytte samme database som DIPS Classic. Arena har en modulbasert arkitektur. Dette gjør at DIPS Arena kan erstatte DIPS Classic stegvis etter hvert som moduler i Arena blir ferdig utviklet. DIPS Arena benytter OpenEHR for arketyper og strukturering av data. Prosjektet har ikke fått tilgang til DIPS ASA sine utviklingsplaner. Det er uavklart hvor stor del av journalinnhold som blir strukturert, hvilke funksjoner som leveres (for eksempel beslutningsstøtte) og hvordan for eksempel brukerdefinerte skjema eller veiledende behandlingsplaner blir støttet i DIPS Arena. Det er ikke gjort beslutning om oppgradering av DIPS Classic til DIPS Arena i alle regioner. Helse Nord, Helse Vest og Helse Sør-Øst arbeider alle med innføring av elektroniske medikamentkurver Helseplattformen Helseplattformen skal implementeres i Helse Midt-Norge. Dette er et regionalt utprøvingsprogram for det nasjonale målbilde om en nasjonal løsning for klinisk dokumentasjon, prosesstøtte og pasient- og brukeradministrasjon (beskrevet i Én innbygger én journal 11 ). Helseplattformen vil derfor være en regional løsning for både primærhelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Helseopplysninger skal følge pasienten, slik at helsepersonell har tilgang til opplysninger uavhengig av hvor pasienten tidligere har fått helsehjelp. Det er definert ni mål for Helseplattformen: 1. Høyere behandlingskvalitet og færre pasientskader 2. Tilgang til kontinuerlig oppdatert klinisk kunnskap basert på beste praksis (beslutningsstøtte) 3. Innbyggerne i Midt-Norge får enkel tilgang til egen journal og større mulighet til å påvirke eget behandlingsforløp 4. Bedre samhandling i og mellom primær- og spesialisthelsetjenesten 5. Bedre data- og informasjonsgrunnlag for forskning og innovasjon 6. Økt effektivitet og bedre ressursbruk 7. Bedre styringsinformasjon som grunnlag for kvalitets- og forbedringsarbeid i daglig drift 8. Redusert tidsbruk på dokumentasjon og leting etter helseopplysninger 9. Tilfredsstille nasjonale krav og standarder 10. Mulighet til å bo lengre i egen bolig 11. Helhetlig vurdering av pasientens behov og funksjonsevne skal redusere den enkeltes behov for offentlig tjenesteyting Videre er det ventet at Helseplattformen skal hjelpe innbyggerne til å leve selvstendig i sine egne hjem, og dermed redusere behovet for kommunale og statlige institusjoner. Dette innebærer å utvikle generiske behandlingsforløp som er basert på innbyggerens funksjonsnivå, tidlig innsats og hverdagsmestring. 10 Gartner, wegian_market.pdf 11 Direktoratet for e-helse, %A5lbildet%20%C3%89n%20innbygger%20-%20%C3%A9n%20journal.pdf Side 29 av 48

76 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Oppsummering langsiktig målbilde De regionale IKT-selskapene forventer at innføringen av DIPS Arena, Helseplattformen og elektroniske kurver løser utfordringene med registrering og uthenting av strukturerte kliniske data. Prosjektgruppen har ikke fått tilgang til tidfestede planer for leveranse av strukturert journal med bruk av SNOMED CT. Regionene har ikke noen konkrete planer knyttet til samordning av variabler med terminologiene SNOMED CT eller ICNP, men deltar i arbeid som Direktoratet for e-helse leder. Prosjektet har behov for mer struktur som det arbeides med i prosjektene EIEJ og NKL (Én innbygger én journal og Nasjonal Kommunal Løsning) og standardisert begrepsbruk i EPJ slik som det arbeides med i PKT (Program kodeverk og terminologi) og FIA (Felles infrastruktur), men her er foreløpig ikke etablert planer som påvirker de variablene som Pasientsikkerhetsprogrammet trenger. HDP (Helsedataprogrammet) har også behov for strukturerte data, men de prioriterer nok data vedrørende behandlingseffekter mens Pasientsikkerhetsprogrammet arbeider med forebygging av skader. Videre anbefaler prosjektet å lagre data som hentes ut via elektronisk datafangst i regionale datavarehus. 4.4 Oppsummering tekniske målbilder Prosjektet har i det kortsiktige målbilde vurdert hva som er realistisk å få til gitt prosjektets rammer, tilgangen til ressurser og potensiale i eksisterende løsninger. Det er tatt høyde for at det ikke skal gripes inn i eksisterende arbeidsprosesser, samt å utvide bruk av løsninger som ligger så tett opp til normal arbeidsflyt som mulig. Figur 4 viser anbefalingene som foreligger i det kortsiktige målbildet. Løsninger DIPS Prokom-skjema Veiledende behandlingsplan Brukerdefinerte skjema Analyse og presentasjon av data Anbefalinger Prosjektet anbefaler å gjøre en felles videre vurdering av bruk av Prokom-skjema i DIPS Classic og DIPS Arena, og eventuelle variabler som bør registreres. Prosjektet anbefaler å gjøre en felles videre vurdering av bruk av veiledende behandlingsplaner i EPJ, eventuelle variabler som bør registreres og eventuelt Helseplattformen etter nærmere avklaring med Helse Midt-Norge. Prosjektet anbefaler ikke å gjøre en felles videre vurdering av bruk av brukerdefinerte skjema i EPJ. Prosjektet anbefaler at data fra elektronisk datafangst lagres og presenteres i lokale eller regionale datavarehusløsninger. Det bør sikres rapporter som helsepersonell og ledere nær pasienten kan benytte i forbedringsarbeidet i klinikken. Side 30 av 48

77 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Systemer for tekstanalyse Elektronisk kurve Excel DIPS Arena modul Trygg pleie Separate visningssystem Prosjektet anbefaler ikke å arbeide videre med tekstanalyse i elektronisk datafangst for pasientsikkerhet. Prosjektet anbefaler å gjøre en felles vurdering rundt bruk av elektronisk kurve, inkludert hvilke variabler som bør registreres. Prosjektet anbefaler ikke å gjøre noen videre vurderinger rundt bruk av Excel. Prosjektet anbefaler å gjøre en felles vurdering av DIPS Arena modulen, og eventuelle variabler som bør registreres. Prosjektet anbefaler ikke å gjøre noen videre vurderinger rundt bruk av visningssystem som ikke har integrasjon mot EPJ eller kurve. Figur 4: Oppsummering av anbefalinger for kortsiktig teknisk målbilde Når prosjektet ser på dagens utvikling innen de regionale IKT-plattformene observeres mange viktige aktiviteter. Hovedaktivitetene i de regionale kliniske programmene er: innføring av Helseplattformen innføring av elektroniske kurver oppgradering av DIPS Classic til DIPS Arena Dette er store prosjekter som er ventet å ta flere år å sluttføre. I det langsiktige målbildet har prosjektet satt som premiss at de tre viktige aktivitetene i de regionale kliniske programmene blir gjennomført i henhold til plan. Det foreligger imidlertid ingen avklarte planer for implementering av kodeverk. 5 DEFINISJON AV VARIABLER, BRUK AV KODEVERK OG TERMINOLOGI For å sikre innsamling av kvalitativt gode nok indikatorer er det nødvendig å etablere mer spesifikke definisjoner av disse. Dette gjelder beskrivelser av hvilke situasjoner og prosesser det skal gjøres registreringer for, definering av selve variablene inkludert bruk av informasjonsstandarder, kodeverk og terminologier. Dette arbeidet bør gjøres av Helsedirektoratet, Direktoratet for e-helse og de regionale helseforetakene i tett samarbeid. Helse Midt-Norge RHF presiser også viktigheten av å komme tidlig i gang med dette arbeidet for planlegging av konfigurasjon av Helseplattformen. Variablene må uansett oppdateres i forbindelse med konfigurering av Helseplattformen og nødvendig samordning kan utføres i forbindelse med gjennomføring av planfasen for elektronisk datafangst for Pasientsikkerhetsprogrammet. Nasjonalt e-helse styre har gjort en delbeslutning for å ta i bruk SNOMED CT som felles, nasjonal terminologi. Det vil si at variablene sannsynligvis må bygges opp med utgangspunkt i koder i SNOMED CT. Helseplattformen får en sentral rolle i oversetting av SNOMED CT til norsk og det blir derfor viktig å samordne videre arbeid med variabler for Pasientsikkerhetsprogram med dette Side 31 av 48

78 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet oversettelsesarbeidet. Prosjektet anbefaler å starte med oversetting av innsatsområder behandling av hjerneslag og trygg kirurgi, siden disse ansees til å være mest modne. Sykepleieprosessen støttes av ICNP som kan brukes sammen med SNOMED CT. ICNP og SNOMED CT samarbeider om utvikling av felles mappingtabeller mellom sykepleiepraksis og SNOMED CT. Prosjektet har også fått uformell informasjon om at Direktoratet for e-helse (prosjekt Helseanalyseplattformen) også arbeider med et sentralt innrapporteringsnav som bør knyttes inn mot videre rapporteringsløsninger for Pasientsikkerhetsprogrammet. Dette arbeidet er i en tidlig planleggingsfase og behov for koordinering med videre prosjektfaser i Elektronisk datafangst fra Pasientsikkerhetsprogrammet bør vurderes i planfasen. 6 ANBEFALTE LEVERANSER FRA PLANFASEN Planfase for IKT-prosjektet Elektronisk datafangst Pasientsikkerhetsprogrammet bør følgelig som minimum arbeide med følgende leveranser: Prosjektet bør i neste fase samarbeide tett med Direktoratet for e-helse, Helsedirektoratet og Helse Midt-Norge ved Helseplattformen for å oppdatere variablene som brukes i arbeid med pasientsikkerhet. Variablene bør bygges opp med utgangspunkt i koder i SNOMED CT. Prosjektet bør utarbeide en vurdering av bruk av Prokom-skjema i EPJ, og eventuelle variabler som bør registreres. Prosjektet bør utarbeide en vurdering av bruk av veiledende behandlingsplaner i EPJ, og eventuelle variabler som bør registreres. Prosjektet bør utarbeide en vurdering rundt bruk av elektronisk kurve, inkludert hvilke variabler som bør registreres. Prosjektet bør utarbeide en felles vurdering av DIPS Arena modulen Trygg pleie, og eventuelle variabler som bør registreres. Prosjektet bør utarbeide gjenbrukbare templates /prototyper for rapporter fra løsninger som det skal etableres elektronisk datafangst fra. Dette for å sikre rapporter til lokale helsearbeidere og ledere som arbeider med forbedringer i kliniske avdelinger. Prosjektet må utarbeide en plan for videre prosjektarbeid i gjennomføringsfasen. 7 GJENNOMFØRINGSKONSEPTER 7.1 Innledning Det er identifisert tre konkrete gjennomføringskonsepter utover 0-alternativet. Konseptene som er utarbeidet vurderes som relevante for alle helseregionene. Men de regionale ulikhetene som finnes vedrørende innføring av Helseplattform, tidsplan for innføring av kurver og DIPS Arena vil påvirke regional måloppnåelse. Side 32 av 48

79 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Konseptene som beskrives her har varierende grad av ansvar for standardisering og regionalisering av teknisk målbilde (beskrevet i kapittel 4). Men det blir viktig å etablere samarbeid mellom ulike aktører for å oppnå målbilde. De regionale deltakerne fra Pasientsikkerhetsprogrammet og Helsedirektoratet har ansvaret for det pasientsikkerhetsfaglige, setter premissene for dataelementene som hentes ut og bistår til at løsningene tas i bruk. I mandatet for konseptfasen og i arbeidene med gjennomføringskonseptene er det identifisert seks behov som må dekkes i plan- og gjennomføringsfasene. Disse behovene benyttes til å beskrive fordeler og ulemper ved de ulike gjennomføringskonseptene og til evaluering av disse. De seks identifiserte behov er: Erfarings-/løsningsoverføring i helseregionen: Behov for å videreutvikle tekniske løsninger som kan gjenbrukes av flere helseregioner og helseforetak/sykehus på en strukturert og planlagt måte. I tillegg til utveksling av informasjon om hvilke dataelementer som kan benyttes som måleindikatorer og dermed sikre enhetlig/sammenlignbare data. Erfarings-/løsningsoverføring mellom helseregionene: Behov for strukturer å utveksle informasjon om tekniske løsninger på tvers av helseregionene i tillegg til utveksling av informasjon om hvilke dataelementer som kan benyttes som måleindikatorer og dermed sikre enhetlig/sammenlignbare data. Styrt kortsiktig måloppnåelse: Helhetlig plan for kortsiktig måloppnåelse, oppdatering av variabler ved hjelp av SNOMED CT, videreutvikling av dagens tekniske løsninger og gjennomføring av utrulling av disse tekniske løsningene. Styrt langsiktig måloppnåelse: En plan for langsiktig måloppnåelse og forankring av dette med relevante regionale IKT-programmer/fora for utvikling av relevant løsninger. Tilføring av IT kompetanse: Behov for å tilføre dedikert teknisk kompetanse til arbeid med pasientsikkerhet som sparringspartner for å kunne identifisere de kortsiktige og langsiktige løsninger. Organisering: Redusere uønsket variasjon mellom helseforetak for å sikre riktig tilbud og hindre overforbruk, underforbruk og unødig ressursbruk 12. Dette er også en forutsetning for at resultatdataen kan aggregeres og sammenlignes på et nasjonalt nivå. 7.2 Alternativ 0: Dagens leveransemodell Beskrivelse av gjennomføringskonseptet I dette konseptet gjøres det ingen endringer i dagens leveransemodell. Det vil si at alle helseforetak/helseregioner selv må gjennomføre tiltak beskrevet i kapitel 6. De tekniske behov identifiseres av lokale ressurser/ initiativtaker og endringene bestilles fortløpende. Det er i utgangspunktet ingen regional eller nasjonal koordinert plan for realisering av de tekniske målbildene for arbeid med pasientsikkerhet. For lokale applikasjoner bestiller lokal programleder/initiativtaker endringer og har ansvar for oppfølging av bestillingene. For regionale applikasjoner koordineres bestillingene på tvers av relevante helseforetak. Den regional IKT-leverandør og lokale tekniske ressurser bistår i varierende grad med systemkompetanse. Oppgaver i planfase Det etableres ikke noe nytt prosjekt for IT leveranser og gjennomføringskonseptet inneholder derfor ingen planfase. Oppgaver i gjennomføringsfase 12 Meld. St. 34 ( ) Side 33 av 48

80 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Det etableres ikke noe nytt prosjekt for IT leveranser og gjennomføringskonseptet inneholder derfor ingen gjennomføringsfase. Figur 5: Alternativ 0 Dagens leveransemodell Erfaringsoverføring internt i helseregionene Arbeidet utføres som i dag og det må forventes liten grad av gjenbruk av løsninger, som i dag. På samme måte må kompetanseoverføringen om tekniske løsninger mellom helseregioner og helseforetak forventes på samme nivå som i dag. Det er ingen planlagt/strukturert overføring av oppsett og erfaringer med gjennomføring på tvers av helseforetak utover de gode historiene som presenteres i enkeltfora eller ved konkret forespørsel. Dagens organisering gir mulighet for korte beslutningsveier og utvikling av lokale spesialtilpassinger. Dette kan virke mot sin hensikt ved at de tekniske løsningene er mindre egnet for overføring til andre helseregioner eller sykehus. I tillegg kan dette vanskeliggjøre en standardisering av måleindikatorene. Helseforetakene er lite forberedt på et fremtidig krav om sammenlignbarhet på tvers av organisatoriske enheter. Helseforetak kan ta i bruk SNOMED CT på ulike måter ved strukturering av journal og rapportering vedrørende pasientsikkerhet. Erfaringsoverføring mellom helseregionene I begrenset grad formidles erfaringer og tekniske løsninger på tvers av helseregionene. Dette forutsetter at informasjon etterspørres. Medlemmer i Pasientsikkerhetsprogrammet har regelmessige møter men det er ingen møtested for å diskutere tilpasninger av IKT-løsninger og tekniske behov. Helseforetak kan ta i bruk SNOMED CT på ulike måter ved strukturering av journal og rapportering vedrørende pasientsikkerhet. Styrt kortsiktig måloppnåelse Det finnes ingen overordnet regional plan eller aktiviteter for videreutvikling og utrulling av tekniske løsninger til helseforetak for å oppnå et felles kortsiktig målbilde. Ansvaret ligger på hvert sykehus og har ingen overordnet styring. Dette kan bety at flere aktører kan jobbe med å innføre SNOMED CT og videreutvikle løsninger for de samme innsatsområder uten at dette er kjent for de andre aktørene. Styrt langsiktig måloppnåelse Det finnes ingen enhetlig, langsiktig plan for måloppnåelse i Pasientsikkerhetsprogrammet. Innspill til utvikling av de kliniske løsningene kommer via enkelt innspill og aktiviteter, og det er ingen styrt oppfølging og strukturert aktivitet for å forankre innspillene igjennom de ulike prosjekters prioriteringsprosesser. Dette gir en usikkerhet rundt hvilke innspill som blir prioritert og utviklet, samt når funksjonaliteten forventes å være tilgjengelig i de fremtidige kliniske plattformene. Tilføring av IT kompetanse Side 34 av 48

81 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Teknisk kompetanse er i liten grad tilgjengelig for å bistå med løsninger for elektronisk datafangst, identifisere nye muligheter eller andre IKT-tiltak som støtter pasientsikkerhet. I dagens leveransemodell benyttes det teknisk kompetanse kun for å (videre)utvikle pasientsikkerhetsrelaterte løsninger etter bestilling. Organisering Dagens leveransemodell gir ingen støtte for å redusere variasjon mellom helseforetak eller for aggregering av resultatene fra måleindikatorene til et nasjonalt nivå. 7.3 Alternativ 1: Regional leveransemodell Beskrivelse av gjennomføringskonseptet Som et supplement til regionale pasientsikkerhetsprogram (eller organisasjoner som erstatter program) etableres det et regionalt IKT-prosjekt per helseregion. Prosjektene har hver for seg ansvar for å gjennomføre de identifiserte tiltak og oppgaver identifisert i kapittel 6 Anbefalte leveranser fra planfasen. Prosjektene skal også utarbeide en regional plan for realiseringen av tiltakene. Prosjektene må derfor samarbeide tett med regionale og lokale pasientsikkerhetsressurser og vil være en sparringspartner ved tekniske spørsmål. For å sikre kompetanseoverføring internt i og på tvers av helseregionene bør IKT-prosjektene involveres i etablerte pasientsikkerhetsfora. Det bør vurderes om de regionale IKT-prosjektene skal organiseres under de eksisterende kliniske programmene eller om de skal være frittstående. Ved organisering under de regionale kliniske programmene (RKL/HELIKS/FIKS/Helseplattformen) vil en via programstrukturen ha tilgang til virksomhets- og løsningsarkitekter, samt være omfattet av samme beslutningsstruktur. Ved å være organisert som frittstående prosjekt vil tilgangen til ressurser være vanskeligere. Ved et frittstående prosjekt er det en økt risiko for at beslutninger tatt utenfor programmets linje blir avvikende fra programmets beslutninger, og dermed vanskeligere realiserbart for det frittstående prosjektet. Oppgaver i planfase Hvert av de regionale IKT-prosjektene har ansvar for å vurdere de identifiserte tiltak og oppgaver identifisert i kapittel 6 Anbefalte leveranser fra planfasen. Prosjektene skal også utarbeide en regional plan for realiseringen av tiltakene. Oppgaver i gjennomføringsfase IKT-prosjektene har ansvar for å planlegge og gjennomføre leveransene av de identifiserte tiltak i den overnevnte regionale planen. Side 35 av 48

82 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Figur 6: Alternativ 1 Regional leveranse Erfaringsoverføring internt i helseregionene Konseptet muliggjør dedikerte ressurser for kompetansebygging på tvers av helseforetak og overføring av teknisk kunnskap på tvers av organisatoriske enheter internt i helseregionen. Erfaringsoverføring mellom helseregionene I tillegg til dagens fora for erfaringsoverføring vil det være mulig å få til en lik IKT-prosjektorganisering på tvers av helseregionene. Det vil forenkle overføring av teknisk kunnskap og øke erfaringsutveksling på tvers av helseregionene via de kliniske programmene og Pasientsikkerhetsprogrammets allerede etablerte regionale strukturer. Erfaringsmessig har det vært utfordrende med et slikt samarbeid for gjenbruk av løsninger vedrørende pasientsikkerhet på tvers av helseregionene. Helseregioner kan ta i bruk SNOMED CT på ulike måter ved strukturering av journal og rapportering vedrørende pasientsikkerhet. Styrt kortsiktig måloppnåelse Leveranseansvaret for den tekniske planen og tiltakene for målbildeoppnåelse er i dette konseptet plassert på de regionale IKT-prosjektene. Et regionalt ansvar vil kunne gi en bedre regional måloppnåelse enn 0-alternativet der hvert enkelt helseforetak selv finner sine lokale løsninger. De ulike regionene kan likevel for eksempel ta i bruk SNOMED CT på ulike måter. Styrt langsiktig måloppnåelse De regionale IKT-prosjektene bemannes med teknisk og klinisk kompetanse som kan følge opp virksomhets- og løsningsarkitekter i de regionale kliniske programmene, men ingen av helseregionene ser muligheter for å prioritere en slik ressursallokering nå. Tilføring av IT kompetanse De regionale IKT-prosjektene bemannes med teknisk kompetanse som kan følge opp virksomhets- og løsningsarkitekter i de regionale kliniske programmene, men ingen av helseregionene ser muligheter for å prioritere en slik ressursallokering nå. Organisering Gjennomføringskonseptet etablerer ikke et formalisert samarbeid mellom helseregionene. Det har derfor begrensninger for å understøtte redusert variasjon mellom helseforetak. Parallelt/ duplisert arbeid vil Side 36 av 48

83 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet fortsette. Det vil også kunne være til hinder for sammenligning og aggregering av resultatene fra måleindikatorene på et nasjonalt nivå. 7.4 Alternativ 2: Interregional koordinering Beskrivelse av gjennomføringskonseptet For å styrke dagens arbeid med pasientsikkerhet (eller organisasjonen som erstatter programmet) videreføres et interregionalt IKT-prosjekt. Prosjektet har ansvar for å gjennomføre de identifiserte tiltak og oppgaver i kapittel 6 Anbefalte leveranser fra planfasen for å understøtte det regionale arbeidet med pasientsikkerhet. Gjennom dette arbeidet vil det legges grunnlag for å dele kompetanse som mangler i flere helseregioner, spare ressurser ved samarbeid, redusere variasjon i resultatdata mellom helseforetak og klargjøre aggregering til nasjonalt nivå. IKT-prosjektet har en koordineringsrolle og ansvaret for utarbeidelse av anbefalinger og god praksis for å tilrettelegge for elektronisk datafangst vedrørende pasientsikkerhet i helseregionene. Prosjektet har ikke ansvar for realisering og innføring av IKT-funksjoner. Planfase Det interregionale IKT-prosjektet vil ha ansvaret for å utarbeide leveranser beskrevet i kapittel 6 Anbefalte leveranser fra planfasen. Gjennomføringsfase Prosjektet vil koordinere og bistå regionale aktiviteter med kompetanse for å etterleve anbefalingene utarbeidet av det interregionale prosjektet, og realisering av identifiserte tiltak for å dekke lokale og regionale behov. Det må vurderes om IKT-prosjektet skal rapportere på fremdrift og innføring av anbefalte tiltak i helseregionene. Figur 7: Alternativ 2 Interregional koordinering Erfaringsoverføring i helseregionene IKT-prosjektet samarbeider med de regionale kliniske program. De regionale programmene arbeider for samordning av løsninger i egen region. Erfaringsoverføring mellom helseregionene Det interregionale IKT-prosjektet vil forbedre og forenkle erfaringsutveksling på tvers av helseregionene. Dette kan blant annet gjøres ved å gjenbruke kompetanse på tvers av regioner, noe som ikke er gjort i dagens leveransemodell. Basert på historiske erfaringer opplever regionale programledere det Side 37 av 48

84 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet utfordrende å få prioritert elektronisk datafangst for Pasientsikkerhetsprogrammet i regionale IKTprogram. Styrt kortsiktig måloppnåelse Ansvar for leveranser beskrevet i kapitel 6 er i dette konseptet plassert på det interregionale IKTprosjektene. Et interregionalt ansvar vil kunne gi en bedre måloppnåelse enn alternativ 1 regional leveransemodell, der hver enkelt helseregion selv finner sine løsninger og koblinger til kodeverket SNOMED CT. Ansvaret for defineringen av tiltak for måloppnåelse vil fortsatt være regional/per helseforetak. Dette konseptet sikrer ikke etableringen av regionale/lokale plan- og gjennomføringsprosjekter, noe som gir usikkerhet rundt måloppnåelse. Styrt langsiktig måloppnåelse Det interregionale IKT-prosjektet bemannes med kompetanse som kan koordinere virksomhets- og løsningsarkitekter i de ulike regionale kliniske programmene. Tilføring av IT kompetanse Teknisk kompetanse tilføres interregionalt. Dette er kompetanse som de regionale og lokale pasientsikkerhetsressurser kan benytte for erfarings- og kompetansebygging. Dette gjennomføringskonseptet muliggjør gjenbruk av spesialkompetanse på tvers av flere helseregioner. Organisering Gjennomføringskonseptet har mulighet til å formalisere samarbeid mellom helseregionene og dermed understøtte redusert variasjon mellom helseforetak. Organiseringen tilrettelegger også for reduksjon av duplisert arbeid. Det blir mulig å aggregere resultatene fra måleindikatorene til et nasjonalt nivå. Utfordring med gjennomføringskonseptet er at det er usikkerhet rundt planlegging og gjennomføring av tiltakene regionalt da dette ligger utenfor prosjektets ansvarsområde. 7.5 Alternativ 3: Interregional oppfølging Beskrivelse av gjennomføringskonseptet For å styrke arbeidet med pasientsikkerhet videreføres et interregionalt IKT-prosjekt. Prosjektet har ansvar for å utføre de identifiserte tiltak og oppgaver beskrevet i kapittel 6 Anbefalte leveranser fra planfasen. Det innebærer ansvar for utarbeidelse av anbefalinger, god praksis for elektronisk datafangst, og etablering av samarbeid for å oppdatere variablene som brukes for å dokumentere pasientsikkerhet. Gjennom dette arbeidet vil det legges grunnlag for å dele kompetanse som mangler i flere helseregioner, spare ressurser ved samarbeid, redusere parallelt arbeid og variasjon i resultatdata mellom helseforetak, samt klargjøre aggregering til nasjonalt nivå. IKT-prosjektet har en koordineringsrolle. Prosjektet vil i samarbeid med regionale kliniske program ha ansvaret for å utarbeide interregionalt planverk for realiseringen av tiltak i hvert helseforetak, samt oppfølging/rapportering vedrørende implementering. Planfase Det interregionale IKT-prosjektet vil ha ansvaret for å utarbeide leveranser som beskrevet i kapittel 6 Anbefalte leveranser fra planfasen. Prosjektet vil i samarbeid med regionale kliniske program ha ansvaret for å utarbeide interregionalt planverk for realiseringen av tiltak i hvert helseforetak, samt oppfølging/rapportering vedrørende implementering. Side 38 av 48

85 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Gjennomføringsfase Det interregionale IKT-prosjektet har ansvar for å koordinere og følge opp planer og leveranser. Innføringsprosjekter og -aktiviteter må detaljplanlegges og styres i regional regi. IKT-prosjektet vil parallelt ha en sentral rolle med å sikre overføring av erfaringer og løsninger for elektronisk datafangst, samt visning av resultater på tvers av helseregionene. Figur 8: Alternativ 3 Interregional oppfølging Erfaringsoverføring i helseregionene Det interregionale IKT-prosjektet samarbeider med de regionale IKT-programmene. De regionale programmene arbeider for samordning av løsninger i egen region. Erfaringsoverføring mellom helseregionene Det interregionale IKT-prosjektet vil forbedre og forenkle erfaringsutveksling på tvers av helseregionene. Dette kan blant annet gjøres ved å gjenbruke kompetanse på tvers av regioner, noe som ikke er gjort i dagens leveransemodell. Styrt kortsiktig måloppnåelse Ansvar for leveranser beskrevet i kapitel 6 er i dette konseptet plassert på det interregionale IKTprosjektet. Et interregionalt ansvar vil kunne gi en bedre måloppnåelse enn alternativ 1 regional leveransemodell, der hver enkelt helseregion selv finner sine løsninger. Ansvaret for implementeringstiltak vil fortsatt være regional/per helseforetak. Dette konseptet støtter etableringen av regionale/lokale plan- og gjennomføringsprosjekter, noe som reduserer usikkerhet rundt måloppnåelse. Styrt langsiktig måloppnåelse Det interregionale IKT-prosjektet bemannes med kompetanse som kan følge opp virksomhets- og løsningsarkitekter i de ulike regionale kliniske programmene. Tilføring av IT kompetanse Teknisk kompetanse tilføres interregionalt. Dette er kompetanse som de regionale og lokale pasientsikkerhetsressurser kan benytte for erfarings- og kompetansebygging. Dette gjennomføringskonseptet muliggjør gjenbruk av spesialkompetanse på tvers av flere helseregioner. Organisering Gjennomføringskonseptet har mulighet til å formalisere samarbeid mellom helseregionene og dermed understøtte redusert variasjon mellom helseforetak. Organiseringen tilrettelegger også for reduksjon av duplisert arbeid. Det blir mulig å aggregere resultatene fra måleindikatorene til et nasjonalt nivå. Utfordring med gjennomføringskonseptet er at det er usikkerhet rundt planlegging og gjennomføring av Side 39 av 48

86 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet tiltakene regionalt da dette ligger utenfor prosjektets ansvarsområde. Det er lavere usikkerhet rundt faktisk realisering og innføring av tiltakene regionalt/lokalt da det blir tettere oppfølging. 7.6 Oppsummering og anbefalt gjennomføringskonsept De alternative gjennomføringskonseptene er alle vurdert og beskrevet ut fra de samme kriterier. Under er en oppsummering av denne vurderingen. Høyest positiv oppnåelse av kriteriet Noe oppnåelse av kriteriet Liten eller ingen oppnåelse av kriteriet Konsepter Vurderingskriterier Erfarings-/løsnings overføring i helseregionen 13 Erfarings-/løsnings overføring mellom helseregionene Styrt kortsiktig måloppnåelse 14 Styrt langsiktig måloppnåelse Tilføring av IT kompetanse Organisering Alternativ 0: Dagens leveransemodell Alternativ 1: Regional leveransemodell Alternativ 2: Interregional koordinering Alternativ 3: Interregional oppfølging Figur 9: Vurdering av alternative gjennomføringskonsepter 13 For alternativ 0 forventes det ulik erfaringsoverføring på tvers av helseregionene grunnet ulik grad løsningsstandardisering i helseregionene. 14 For alternativ 1 er forventes det ulik kortsiktig måloppnåelse på tvers av regionene grunnet ulik grad av løsningsstandardisering i regionene. Side 40 av 48

87 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Med utgangspunkt i figuren over velger prosjektgruppen å forkaste tre alternativer med følgende hovedbegrunnelser: Konsepter Begrunnelse Alternativ 0: Dagens leveransemodell Til nå har ikke Pasientsikkerhetsprogrammet og regionene/helseforetakene klart å etablere nødvendige tekniske løsninger for automatisk datafangst og visning. Dette alternativet har ingen nye tiltak for å oppnå de nødvendige tekniske målbilder, kun mer av samme. Alternativet gir ingen enhetlig felles styring og plan for å identifisere nye og fremtidige løsninger, noe som gjør det vanskelig å jobbe aktivt med å følge opp identifiserte utviklingsbehov og prioritering av behovene i de regionale kliniske løsningene. Det tilføres ikke mer teknisk eller klinisk kompetanse og dermed ingen avlastning for dette identifiserte problemet. Parallelt arbeid fortsetter Alternativet legger ikke til rette for redusert ressursbruk Lite standardisering eller aggregering/sammenlignbare data. En del helseforetak og regioner kan ta i bruk SNOMED CT på ulike måter for rapportering vedrørende pasientsikkerhet. Alternativ 1: Regional leveransemodell Ved å organisere prosjektene regionalt vil parallelt arbeid fortsette. Bruker ikke begrensede tekniske ressurser på beste måte. Ulike helseregioner kan ta i bruk SNOMED CT på ulik måte. Konseptet legger kun i begrenset grad til rette for aggregering av resultater regionalt eller nasjonalt. Flere helseregioner mangler idag kompetanse for å ta i bruk ulike funksjoner og uforme spørringer og rapporter. Det er derfor usikkerhet rundt måloppnåelse. Helseregioner kan ta i bruk SNOMED CT på ulike måter ved strukturering av journal og rapportering vedrørende pasientsikkerhet. Alternativ 2: Nasjonal koordinering Ansvaret for å implementere lokale tiltak ligger utenfor prosjektet. Det interregionale IKT-prosjektet har ikke noe ansvar for oppfølging av gjennomføring og implementering i helseregionene. Det er derfor usikkerhet rundt måloppnåelse. Basert på historiske erfaringer opplever regionale programledere det utfordrende å få prioritert elektronisk datafangst for Pasientsikkerhetsprogrammet i regionale IKT-program. Figur 10: Oppsummering av forkastede gjennomføringskonsepter Side 41 av 48

88 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Anbefalt alternativ En videreføring av interregionalt prosjekt for Elektronisk datafangst for Pasientsikkerhetsprogrammet bør prioriteters, fordi helseregionene trenger elektronisk datafangst for å understøtte pasientsikkerhet og trygge tjenester. Alternativ 3: Interregional oppfølging anbefales da dette konseptet vurderes å gi størst sannsynlighet for oppnåelse av kortsiktig og langsiktig målbilde gjennom å ta ansvaret for interregionale leveranser av god praksis, standardisert bruk av kodeverk og anbefalinger som beskrevet i kapittel 6. Deretter vil det interregionale prosjektet sikre en koordinert interregional plan for implementering av de identifiserte tiltakene, og en tett oppfølging av implementering og realisering av disse. Figur 11: Anbefalt gjennomføringskonsept Konseptet gjør det mulig å sammenligne resultater regionalt og interregionalt, og det støtter målet om redusert uønsket variasjon. Det sikrer effektiv ressursbruk, reduksjon i parallelt arbeid, deling av kompetanse, gjenbruk av eksisterende og nye løsninger. Samordning av teknisk kompetanse gjøres best ved at kompetansen er samlet i ett prosjekt, og kan gjenbrukes på tvers av regioner og løsninger. En reduserer mye pågående parallelt arbeid med å finne ulike løsninger (beskrevet i kapitel 3). Prosjektet inneholder også dedikert teknisk kompetanse som flere regioner har manglet for å sikre at arbeid med pasientsikkerhet blir ivaretatt. Det er også stort potensial for ressursbesparelser og kompetanseoverføring ved utarbeidelse av felles gjenbrukbare databasespørringer, rapporter på tvers av helseregionene, samt rapporter for klinikere og ledere nær pasienten. Ved å samle leveransene i et prosjekt oppnås også en styrt måloppnåelse, standardisering og økt mulighet for at samme dataelementer blir målt og presentert på tvers av organisatoriske enheter. Side 42 av 48

89 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet 8 LITTERATURLISTE Akershus Universitetssykehus. Nå får vi til noe som mange sykehus strever med Tilgjengelig fra: Direktoratet for e-helse. Kodeverk tilgjengelig p.t fra: Direktoratet for e-helse. Konseptbeskrivelse. Terminologi i EPJ. Mai Program for kodeverk og terminologi. Direktoratet for e-helse. Terminologi for sykepleiepraksis. Oslo, Tilgjengelig fra: Direktoratet for e-helse. Veikart for realiseringen av målbildet for Én innbygger én journal Tilgjengelig fra: %A5lbildet%20%C3%89n%20innbygger%20-%20%C3%A9n%20journal.pdf Gartner survey of EHR suppliers and systems in the Norwegian market Tilgjengelig fra: ppliers_systems_norwegian_market.pdf Helse- og omsorgsdepartementet. Meld. St. 34 ( ) Verdier i pasientens helsetjeneste Tilgjengelig fra: Helse Nord RHF, Helse Sør-Øst RHF og Helse Vest RHF. FELLES PLAN Neste generasjon PAS/EPJ Tilgjengelig fra Helse Sør-Øst RHF. Innføring av elektronisk kurve- og medikasjonsløsning status og videre planer Tilgjengelig fra: %20og%20medikasjonsl%C3%B8sning%20-%20status%20og%20videre%20planer.pdf Helsedirektoratet. Beslutningsstøtte. Oslo, Tilgjengelig fra: f Nasjonal IKT tiltak 48. Klinisk dokumentasjon for oversikt og læring Tilgjengelig fra: Klinisk%20dokumentasjon%20for%20oversikt%20og%20læring.pdf Nasjonal IKT tiltak 50. Kunnskapsbasert pasientplanlegging Tilgjengelig fra: %20Kunnskapsbasert%20pasientplanlegging%20-%20sluttrapport.pdf Side 43 av 48

90 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Pasientsikkerhetsprogrammet. Om oss. Tilgjengelig fra: Pasientsikkerhetsprogrammet. Strategi Tilgjengelig fra: 9 VEDLEGG Målbilde oversikt Gitt disse forutsetningene er det utformet en oversikt per region for målbildene på kort og lang sikt med en fargekode per måleindikator. Det er ikke synliggjort behov for sammenlignbare data mellom helseregionene. Fargekodene beskrives som: Ingen, eller kun få helseforetak/sykehus i helseregionen har elektronisk datafangst hvor innsatsområdet er relevant. Elektronisk datafangst utføres på flere helseforetak/sykehus i helseregionen hvor innsatsområdet er relevant. Elektronisk datafangst utføres på over 50% av helseforetak/sykehus i helseregionen hvor innsatsområdet er relevant. Planer for elektronisk måling for alle helseforetak/sykehus eksisterer. Disse gjengir i hvilken grad det gjøres elektronisk datafangst for hver av måleindikatorene innen hver helseregion. Side 44 av 48

91 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Helse Sør-Øst Tiltakspakke Måleindikator Kort sikt (<2020) Lang sikt (<2025) Andel nye pasienter hvor det er dokumentert utført samstemming av legemiddelliste Samstemming av legemiddellister Forebygging av urinveis-infeksjoner Forebygging av selvmord Forebygging av fall i helseinstitusjoner Forebygging av trykksår Forebygging av underernæring Forebygging av infeksjon ved SVK Forebygging av overdosedødsfall Tidlig oppdagelse av sepsis Tidlig oppdagelse av forverret tilstand Trygg utskrivning Trygg kirurgi Behandling av hjerneslag Andel pasienter hvor det er dokumentert utført samstemming av legemiddelliste ved utskrivelse Evaluering av legemiddelsamstemming og kvalitet på legemiddelavsnittet i epikrise ved utskrivelse 05.01a Andel pasienter med aktuelt og relevant behov for blærekateter 05.01b Antall dager mellom hver urinveisinfeksjon Etterlevelse av tiltakspakken per pasient 06.01a Antall dager mellom hvert fall (med og uten skade) 06.01b Antall dager mellom hvert fall med skade 06.02a Andel pasienter som er vurdert for fallrisiko 06.03a Andel pasienter med forhøyet fallrisiko hvor en legemiddelgjennomgang er gjennomført 06.04a Andel pasienter med forhøyet fallrisiko hvor tverrfaglig utredning er vurdert Antall dager mellom hvert trykksår Andel pasienter som vurderes for trykksårsrisiko ved innleggelse Andel risikopasienter som får undersøkt huden morgen og kveld Andel risikopasienter som har fått individuell behandlingsplan 14.01a Andel pasienter som har hatt stabil vekt 14.02a Andel pasienter som er risikovurdert 14.03a Andel pasienter som har fått opprettet og iverksatt en ernæringsplan Andel SVK-innleggelser hvor samtlige sjekklistepunkter er fulgt 07.02a Andel pasienter med aktuelt og relevant behov/indikasjon for SVK Etterlevelse av tiltakspakken per pasient 13.01b Tid fra ankomst til antibiotika er gitt - per pasient Tid fra A til B - minutter per pasient Utrykning av hjertestanseteamet Pasienter med fullstendig utfylt NEWS Pasienter med fullstendig utfylt NEWS og hvor overvåkningsfrekvens og respons er i henhold til NEWS-anbefaling Responstid for MIG/MIT (mobil intensivgruppe/team) 15.01a Pasientenes opplevelse av utskrivning 15.02a Bruk av sjekkliste Bruk av sjekklisten for Trygg kirurgi og postoperative sårinfeksjoner Riktig hårfjerning Forhindre hypotermi Antibiotikaprofylakse Etterlevelse av tiltakspakken per pasient Antall pasienter med akutt hjerneslag behandlet i slagenhet under oppholdet Antall pasienter med akutt hjerneslag innlat på sykehus innen 4 timer fra symptomdebut Figur 12: Forventet måloppnåelse Helse Sør-Øst RHF Side 45 av 48

92 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Helse Vest Tiltakspakke Måleindikator Kort sikt (<2020) Lang sikt (<2025) Andel nye pasienter hvor det er dokumentert utført samstemming av legemiddelliste Samstemming av legemiddellister Forebygging av urinveis-infeksjoner Forebygging av selvmord Forebygging av fall i helseinstitusjoner Forebygging av trykksår Forebygging av underernæring Forebygging av infeksjon ved SVK Forebygging av overdosedødsfall Tidlig oppdagelse av sepsis Tidlig oppdagelse av forverret tilstand Trygg utskrivning Trygg kirurgi Behandling av hjerneslag Figur 13: Forventet måloppnåelse Helse Vest RHF Andel pasienter hvor det er dokumentert utført samstemming av legemiddelliste ved utskrivelse Evaluering av legemiddelsamstemming og kvalitet på legemiddelavsnittet i epikrise ved utskrivelse 05.01a Andel pasienter med aktuelt og relevant behov for blærekateter 05.01b Antall dager mellom hver urinveisinfeksjon Etterlevelse av tiltakspakken per pasient 06.01a Antall dager mellom hvert fall (med og uten skade) 06.01b Antall dager mellom hvert fall med skade 06.02a Andel pasienter som er vurdert for fallrisiko 06.03a Andel pasienter med forhøyet fallrisiko hvor en legemiddelgjennomgang er gjennomført 06.04a Andel pasienter med forhøyet fallrisiko hvor tverrfaglig utredning er vurdert Antall dager mellom hvert trykksår Andel pasienter som vurderes for trykksårsrisiko ved innleggelse Andel risikopasienter som får undersøkt huden morgen og kveld Andel risikopasienter som har fått individuell behandlingsplan 14.01a Andel pasienter som har hatt stabil vekt 14.02a Andel pasienter som er risikovurdert 14.03a Andel pasienter som har fått opprettet og iverksatt en ernæringsplan Andel SVK-innleggelser hvor samtlige sjekklistepunkter er fulgt 07.02a Andel pasienter med aktuelt og relevant behov/indikasjon for SVK Etterlevelse av tiltakspakken per pasient 13.01b Tid fra ankomst til antibiotika er gitt - per pasient Tid fra A til B - minutter per pasient Utrykning av hjertestanseteamet Pasienter med fullstendig utfylt NEWS Pasienter med fullstendig utfylt NEWS og hvor overvåkningsfrekvens og respons er i henhold til NEWS-anbefaling Responstid for MIG/MIT (mobil intensivgruppe/team) 15.01a Pasientenes opplevelse av utskrivning 15.02a Bruk av sjekkliste Bruk av sjekklisten for Trygg kirurgi og postoperative sårinfeksjoner Riktig hårfjerning Forhindre hypotermi Antibiotikaprofylakse Etterlevelse av tiltakspakken per pasient Antall pasienter med akutt hjerneslag behandlet i slagenhet under oppholdet Antall pasienter med akutt hjerneslag innlat på sykehus innen 4 timer fra symptomdebut Side 46 av 48

93 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Helse Nord Tiltakspakke Måleindikator Kort sikt (<2020) Lang sikt (<2025) Andel nye pasienter hvor det er dokumentert utført samstemming av legemiddelliste Samstemming av legemiddellister Forebygging av urinveis-infeksjoner Forebygging av selvmord Forebygging av fall i helseinstitusjoner Forebygging av trykksår Forebygging av underernæring Forebygging av infeksjon ved SVK Forebygging av overdosedødsfall Tidlig oppdagelse av sepsis Tidlig oppdagelse av forverret tilstand Trygg utskrivning Trygg kirurgi Behandling av hjerneslag Figur 14: Forventet måloppnåelse Helse Nord RHF Andel pasienter hvor det er dokumentert utført samstemming av legemiddelliste ved utskrivelse Evaluering av legemiddelsamstemming og kvalitet på legemiddelavsnittet i epikrise ved utskrivelse 05.01a Andel pasienter med aktuelt og relevant behov for blærekateter 05.01b Antall dager mellom hver urinveisinfeksjon Etterlevelse av tiltakspakken per pasient 06.01a Antall dager mellom hvert fall (med og uten skade) 06.01b Antall dager mellom hvert fall med skade 06.02a Andel pasienter som er vurdert for fallrisiko 06.03a Andel pasienter med forhøyet fallrisiko hvor en legemiddelgjennomgang er gjennomført 06.04a Andel pasienter med forhøyet fallrisiko hvor tverrfaglig utredning er vurdert Antall dager mellom hvert trykksår Andel pasienter som vurderes for trykksårsrisiko ved innleggelse Andel risikopasienter som får undersøkt huden morgen og kveld Andel risikopasienter som har fått individuell behandlingsplan 14.01a Andel pasienter som har hatt stabil vekt 14.02a Andel pasienter som er risikovurdert 14.03a Andel pasienter som har fått opprettet og iverksatt en ernæringsplan Andel SVK-innleggelser hvor samtlige sjekklistepunkter er fulgt 07.02a Andel pasienter med aktuelt og relevant behov/indikasjon for SVK Etterlevelse av tiltakspakken per pasient 13.01b Tid fra ankomst til antibiotika er gitt - per pasient Tid fra A til B - minutter per pasient Utrykning av hjertestanseteamet Pasienter med fullstendig utfylt NEWS Pasienter med fullstendig utfylt NEWS og hvor overvåkningsfrekvens og respons er i henhold til NEWS-anbefaling Responstid for MIG/MIT (mobil intensivgruppe/team) 15.01a Pasientenes opplevelse av utskrivning 15.02a Bruk av sjekkliste Bruk av sjekklisten for Trygg kirurgi og postoperative sårinfeksjoner Riktig hårfjerning Forhindre hypotermi Antibiotikaprofylakse Etterlevelse av tiltakspakken per pasient Antall pasienter med akutt hjerneslag behandlet i slagenhet under oppholdet Antall pasienter med akutt hjerneslag innlat på sykehus innen 4 timer fra symptomdebut Side 47 av 48

94 #70 Elektronisk Datafangst til Pasientsikkerhetsprogrammet Helse Midt-Norge Tiltakspakke Måleindikator Kort sikt (<2020) Lang sikt (<2025) Andel nye pasienter hvor det er dokumentert utført samstemming av legemiddelliste Samstemming av legemiddellister Forebygging av urinveis-infeksjoner Forebygging av selvmord Forebygging av fall i helseinstitusjoner Forebygging av trykksår Forebygging av underernæring Forebygging av infeksjon ved SVK Forebygging av overdosedødsfall Tidlig oppdagelse av sepsis Tidlig oppdagelse av forverret tilstand Trygg utskrivning Trygg kirurgi Behandling av hjerneslag Andel pasienter hvor det er dokumentert utført samstemming av legemiddelliste ved utskrivelse Evaluering av legemiddelsamstemming og kvalitet på legemiddelavsnittet i epikrise ved utskrivelse 05.01a Andel pasienter med aktuelt og relevant behov for blærekateter 05.01b Antall dager mellom hver urinveisinfeksjon Etterlevelse av tiltakspakken per pasient 06.01a Antall dager mellom hvert fall (med og uten skade) 06.01b Antall dager mellom hvert fall med skade 06.02a Andel pasienter som er vurdert for fallrisiko 06.03a Andel pasienter med forhøyet fallrisiko hvor en legemiddelgjennomgang er gjennomført 06.04a Andel pasienter med forhøyet fallrisiko hvor tverrfaglig utredning er vurdert Antall dager mellom hvert trykksår Andel pasienter som vurderes for trykksårsrisiko ved innleggelse Andel risikopasienter som får undersøkt huden morgen og kveld Andel risikopasienter som har fått individuell behandlingsplan 14.01a Andel pasienter som har hatt stabil vekt 14.02a Andel pasienter som er risikovurdert 14.03a Andel pasienter som har fått opprettet og iverksatt en ernæringsplan Andel SVK-innleggelser hvor samtlige sjekklistepunkter er fulgt 07.02a Andel pasienter med aktuelt og relevant behov/indikasjon for SVK Etterlevelse av tiltakspakken per pasient 13.01b Tid fra ankomst til antibiotika er gitt - per pasient Tid fra A til B - minutter per pasient Utrykning av hjertestanseteamet Pasienter med fullstendig utfylt NEWS Pasienter med fullstendig utfylt NEWS og hvor overvåkningsfrekvens og respons er i henhold til NEWS-anbefaling Responstid for MIG/MIT (mobil intensivgruppe/team) 15.01a Pasientenes opplevelse av utskrivning 15.02a Bruk av sjekkliste Bruk av sjekklisten for Trygg kirurgi og postoperative sårinfeksjoner Riktig hårfjerning Forhindre hypotermi Antibiotikaprofylakse Etterlevelse av tiltakspakken per pasient Antall pasienter med akutt hjerneslag behandlet i slagenhet under oppholdet Antall pasienter med akutt hjerneslag innlat på sykehus innen 4 timer fra symptomdebut Figur 15: Forventet måloppnåelse Helse Midt-Norge RHF Side 48 av 48

95 Vedlegg 95 Til: Kopi: Fra: Dato: Saksnr.: Porteføljestyret i Nasjonal IKT HF Administrasjonen /18 B Prosjektfinansiering utvidelse av første gjennomføringsfase tiltak 61 Digital patologi Bakgrunn Hensikt med saken er å vedta utvidelse av tidsperioden for første gjennomføringsfase Forberede, og vedta tilhørende prosjektfinansiering og oppdatert prosjektmandat. Formålet med Nasjonal IKTs prosjekt 61 Digital patologi er å oppnå lik, rask og riktig diagnostikk i alle landets patologiavdelinger, gjennom standardisering, strukturering og samhandling, fra rekvirering av prøven til svar foreligger. Prosjektet har i perioden fra februar 2016 til mars 2018 gjennomført en konseptfase og en planleggingsfase. Oppstart av fasene ble vedtatt i styret for Nasjonal IKT HF henholdsvis sak 7/16, og sak 53/17. Porteføljestyret vedtok i sak 31/ å starte første gjennomføringsfase Forberede. Før saken ble lagt frem for porteføljestyret, hadde helseregionene bekreftet lavere bemanning enn det estimerte behovet, men det var likevel bekreftet tilstrekkelig omfang av nøkkelressurser til å kunne starte prosjektfasen. Det ble påpekt at prosjektet måtte være forberedt på at de fremlagte tidsplanene for første gjennomføringsfase sannsynligvis måtte justeres etter oppstart. Status I mandatet for første gjennomføringsfase er kvalitet vektet foran tid og økonomi. Prosjektet har levert med god kvalitet, men i mindre omfang enn planlagt. Dette er årsaken til at det er nødvendig å utvide tidsplanen. Prosjektstyret har behandlet saker om utvidelse av tidsplanen i møter og , og har bedt om at det legges frem forslag til porteføljestyret om å endre sluttdato for første gjennomføringsfase, fra til Utvidelsen av første gjennomføringsfase Forberede frem til vil medføre et tilhørende budsjettbehov på 3,5 MNOK. Oppstart av påfølgende gjennomføringsfase Standardisere vil bli tilsvarende forskjøvet i tid, og budsjettbehovet for denne fasen i 2019 vil bli tilsvarende redusert. Det samlede budsjettbehovet for prosjektet i 2019 vil være uendret. 1

96 Vedlegg 95 Helseregionene har i all hovedsak bekreftet videreføring av eksisterende prosjektbemanning fra 2018 til For den resterende delen av første gjennomføringsfase er det i tillegg bedt spesifikt om økt deltagelse fra Helse Sør-Øst, fordi det er ønskelig å bedre koblingen mellom Nasjonal IKTs prosjekt Digital patologi og Helse Sør-Østs regionale prosjekt for innføring av Lab/patologi. Gjeldende bemanning fra helseregionene er fordelt som følger: Helse Nord Helse Midt- Norge Helse Vest Helse Sør- Øst 0,8 0,8 2,4 0,8 Tallene er i FTE (fulltidsekvivalenter) / årsverk. Gjennomførte og planlagte leveranser i inneværende prosjektfase: Leveranser behandlet av prosjektstyret Mandat for fagnettverk (fagområder patologi) Mandat for Nasjonalt forum for digital patologi Utredning og anbefaling for nasjonal prøvemerking Modell for drift, utvikling og forvaltning Kommende leveranser Etablerte fagnettverk Etablert Nasjonalt forum for digital patologi Løsningsforslag epat Konkurransestrategi epat Teknisk implementasjonsguide, nasjonal prøvemerking Utredning og anbefaling, standardisert bruk av kodeverk Overordnet tidsplan for prosjektet (med utvidelse av inneværende prosjektfase): De beregnede gevinstene knyttet til interregional samhandling forutsetter at helseregionene tar i bruk leveransene fra det nasjonale prosjektet. Disse leveransene vil 2

97 Vedlegg 95 forenkle, forbedre og tilrettelegge for kompetansedeling, standardisering og effektivisering også innad i helseregionene. Alternativt må den enkelte helseregion bruke tid på å utarbeide egne standarder. Selv om forsinkelsen i innværende fase Forberede isolert sett ikke har betydning for helseregionene på kort sikt, vil forsinkelser generelt kunne påvirke tidspunktene for gevinstuttak, både regionalt og nasjonalt. De viktigste områdene for standardisering er som følger: Maler for rekvisisjoner og svarrapporter Nasjonale retningslinjer for merking av prøver Ensartet innføring av aktivitetsbasert kodeverk for patologi Retningslinjer for håndtering av blokker, glass og digitale snitt Tekniske krav til regionale løsninger for å kunne inngå i nasjonal løsning for data- og dokumentdeling Overordnet status på regionale prosjekter relatert til digital patologi er som følger: Helse Sør-Øst er i gang med å implementere Lab-system for patologi Helse Midt-Norge har anskaffet regionalt system for digital patologi, og skal implementere dette i Helse Nord og Helse Vest planlegger å starte opp regionale prosjekter for digital patologi i For å oppnå nasjonal samhandling, må regionale løsninger for lab/patologi, digital patologi og lagring av digitale snitt, tilrettelegges for data- og dokumentdeling mellom helseregionene. Oppsummering Prosjektet har levert i henhold til vektingen mellom tid, kost og kvalitet som er beskrevet i mandatet. Som følge av lavere bemanning enn opprinnelig estimert, er prosjektet forsinket. Prosjektstyret ber om å utvide varigheten for inneværende prosjektfase frem til Bemanning fra helseregionene er i hovedsak bekreftet. Økt budsjettbehov som følge av utvidelsen er 3,5 MNOK i Utvidelsen av første gjennomføringsfase Forberede frem til vil samlet sett ikke medføre et økt budsjettbehov for tiltak 61 Digital patologi i Administrerende direktørs vurdering Leveransene fra prosjektet er fortsatt ønsket av helseregionene. Med tanke på at alle helseregionene planlegger å innføre digital patologi i de kommende årene, er det sterkt ønskelig med et nasjonalt tiltak som bidrar til nasjonal samhandling på området. Det er viktig at prosjektet fortsetter arbeidet med å synliggjøre forutsetninger i 3

98 Vedlegg 95 helseregionenes IKT-løsninger som er nødvendige for å ta i bruk den planlagte samhandlingsløsningen epat, og at dette tas hensyn til i helseregionenes langtidsplaner. Forslag til vedtak 1. Porteføljestyret vedtar vedlagt oppdatert prosjektmandat for første gjennomføringsfase Forberede for tiltak 61 Digital patologi'. 2. Porteføljestyret vedtar utvidelse av tidsperioden for første gjennomføringsfase Forberede til Porteføljestyret vedtar prosjektfinansiering på 3,5 MNOK til utvidelsen av første gjennomføringsfase Forberede i Prosjektfinansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. Vedlegg Vedlegg 1: Oppdatert mandat for første gjennomføringsfase Forberede 4

99 PROSJEKTMANDAT FOR 61.2 DIGITAL PATOLOGI GJENNOMFØRINGSFASE FORBEREDE OPPDATERT VERSJON Til godkjenning i møte i porteføljestyret Versjonsnummer: 1.1 Godkjent dato: Godkjent av virsomhetsleder: Utarbeidet av: Porteføljestyret for Nasjonal IKT Lisbet Sviland og Jørn Hanssen HF

100 1. BESKRIVELSE AV IDE OG BEHOV Bakgrunn Patologiområdet i spesialisthelsetjenesten står overfor en situasjon som i korte trekk handler om at det ikke vil være mulig å håndtere forventet økning i arbeidsmengde med dagens arbeidsmetoder. Patologiavdelingenes arbeid med å utføre diagnostikk for blant annet kreftpasienter, er essensielt for å kunne tilby god pasientbehandling. Flere av landets patologiavdelinger står overfor et generasjonsskifte, der erfarne patologer nærmer seg pensjonsalder, samtidig som det er vanskelig å rekruttere et tilstrekkelig antall nye patologer for å opprettholde nødvendig kapasitet. Dette gir et dystert fremtidsbilde med tanke på å fortsatt kunne tilby patologitjenester på dagens nivå. Gjennom prosjektets arbeid i konseptfasen og planleggingsfasen, er det beskrevet et fremtidsbilde ( Målbilde Digital patologi 2025 ) og en rekke tiltak som vil være grunnlag for å løse disse utfordringene. Tiltakene handler i stor grad om standardisering (rekvisisjoner, svarrapporter, rapportering, interne arbeidsprosesser i patologiavdelingene). Denne standardiseringen er en forutsetning for å oppnå en mer effektiv samhandling mellom landets patologiavdelinger, noe som igjen er en forutsetning for å oppnå Målbilde Digital patologi Dette mandatet gjelder den første av tre gjennomføringsfaser Forberede, som omhandler forberedelse for gjennomføring av standardiseringsaktiviteter, samt forberedelse til en mulig anskaffelse av epat (samhandlingsløsning). Mandatet ble opprinnelig godkjent av porteføljestyret , og er oppdatert i forbindelse med at prosjektstyret har bedt om å utvide varigheten av første gjennomførings-fase Forberede, til Forventede gevinster ved å gjennomføre prosjektet De overordnede gevinstene ved å innføre digital patologi nasjonalt er som følger: Pasientgevinster/økt pasientsikkerhet gjennom o Kortere tid til diagnose o Raskere og riktigere behandling o Færre feil og misforståelser som kan gi gale behandlingsvalg Bedre kapasitetsutnyttelse gjennom mer effektiv prosessering, som gjør det mulig å håndtere økt prøveomfang Bedre datakvalitet for registre, særlig Kreftregisteret og Folkehelseinstituttet Utdanning av patologer (inkludert etterutdanning) kan gjøres i nasjonal regi som interaktive virtuelle kurs og e-læringsprogrammer, som også støtter gruppeundervisning på hver enkelt avdeling Prosjektet har brukt Direktoratet for økonomistyring sin modell for kategorisering av gevinster, som omfatter følgende elementer: Effektiviseringsgevinster Kvalitetsgevinster

101 Gevinster for øvrige aktører Effektiviseringsgevinstene er nærmere beskrevet i oppdatert prosjektbegrunnelse som ble vedtatt av prosjektstyret , og er oppsummert som følger: Redusert omfang av postforsendelser Redusert produksjon av glass(-snitt) Redusert omfang av telefonhenvendelser Forenklet implementering av digital patologi ved patologiavdelingene Reduksjon i remerking av prøver Redusert omfang av feilproduksjoner Redusert behov for lokale planer og krav i forbindelse med lagring av blokker, glass og digitale snitt Reduserte kostnader relatert til fysisk lagring Raskere svarrapportering Reduksjon i tidsbruk ved mottak av prøver Redusert prosjekttid i helseregionene for å innføre elektronisk rekvisisjon og å ta i bruk standardiserte kodeverk Reduksjon i tidsbruk ved innrapportering til helseregistre, inklusive Kreftregisteret Reduksjon i postforsendelser til Folkehelseinstituttet Reduksjon i tidsbruk ved planlegging og innføring av e-læring Gjennomførte prosjektfaser Gjennom prosjektets arbeid i konseptfasen og planleggingsfasen, er det beskrevet et fremtidsbilde og en rekke tiltak som vil være grunnlag for å løse disse utfordringene. Det er gjennomført et systematisk arbeid som har resultert i følgende: Beskrivelse av ønsket situasjon for fremtiden ( Målbilde Digital patologi 2025 ) Beskrivelse av effektmålene hvilke effekter ønsker vi å oppnå Beskrivelse av leveransene som legger grunnlag for å oppnå de ønskede effektene Beskrivelse av gevinstene ved å ta i bruk de oppnådde effektene Beskrivelse av syv delprosjekter som skal levere grunnlaget for å oppnå de ønskede effektene Overordnet tidsplan for hele gjennomføringsfasen Faseplan for den første gjennomføringsfasen Forberede 2. KORT BESKRIVELSE AV MÅL Formålet med Nasjonal IKTs prosjekt 61 Digital patologi er å oppnå lik, rask og riktig diagnostikk i alle landets patologiavdelinger, gjennom standardisering, strukturering og samhandling, fra rekvirering av prøven til svar foreligger. Den overordnede hensikten med å gjennomføre prosjektet, er å: Tilrettelegge for nasjonal samhandling mellom landets patologiavdelinger Effektivisere arbeidsoppgavene i patologiavdelingene Effektivisere arbeidet i grenseflaten mellom rekvirent og patolog

102 Effektivisere innrapportering til sentrale helseregistre (Kreftregisteret og Folkehelseinstituttet) Effektmål Effektene som forventes å oppnås ved å gjennomføre prosjektet, er som følger: Effektmål 1 Forbedret pasientsikkerhet Pasientsikkerheten er forbedret gjennom redusert utredningstid, korrekte og komplette svar: Patologer diagnostiserer innenfor sitt fagområde Svarrapporter med strukturerte data benyttes for alle fagområder Digitale snitt er koblet til svarrapporter Historiske prøver er raskt og lett tilgjengelige Prøver til re-granskning er raskt og lett tilgjengelige Prøver (vev, blokker, glass, digitale snitt) og svarrapporter er entydig og unikt merket for å hindre forbytting Digitale snitt og prøvesvar er tilgjengelig for klinikere og pasienter Effektmål 2 Hevet kvalitet på patologitjenesten Kvaliteten på patologitjenesten er hevet gjennom at: Svarrapporter med strukturerte data benyttes for alle fagområder Gjennomsnittlig svartid er redusert på tvers av avdelinger og fagområder Digitale verktøy benyttes for å måle uttrykk av biomarkører på digitale snitt Effektmål 3 Effektiv bruk av ressurser i patologitjenesten Ressurser i patologiavdelingene blir utnyttet bedre: Patologiavdelinger samhandler via epat Patologer diagnostiserer innenfor sitt fagområde Ved konsultasjon og regranskning av tidligere prøver fra andre regioner benyttes digitale snitt via epat Lagringsbehov for glassnitt er redusert til et minimum basert på Nasjonal plan for lagring av blokker og glass Forsendelse og administrasjon av glassnitt skjer i liten grad Arbeidsprosessene er standardiserte

103 Effektmål 4 Hevet kvalitet på fremtidige helsetjenester Kvaliteten på fremtidige helsetjenester er bedre fordi: Alle avdelinger benytter epat for å levere rapporter til kreftregisteret, FHI og andre kvalitetsregistre elektronisk med strukturerte data Forskningsprosjekter kan benytte nasjonale datasett som tilgjengeliggjøres fra epat Effektmål 5 Styrket undervisning Utdanning av leger i spesialisering blir styrket gjennom: En samling av digitalt undervisningsmateriell er laget Digitalt undervisningsmateriell, inkludert digitale snitt, brukes på tvers av regionene En digital undervisningsplattform er etablert Nasjonale digitale kurs innen fagområder som har gjennomgått standardiseringsfasen er utviklet Planlagte leveranser fra første gjennomføringsfase Forberede Etablert nasjonale fagnettverk for utvalgte organområder: Et fagnettverk er en gruppe patologer som arbeider innenfor det aktuelle fagområdet. Det er tilsammen 15 fagområder, og det er planlagt opprettet 3 fagnettverk i regi av prosjektet; Nyrepatologi (ikke-neoplastisk), ben- og bløtdelssvulster og solide barnesvulster. Fagnettverkene skal i utgangspunktet baseres på faggruppene fra Den Norske Patologforeningen, og vil ha som hovedoppgave å utarbeide og forvalte standarder for rekvisisjoner og svarrapporter for det enkelte fagområdet. Etablert mottak av prosjektets leveranser i helseregionene: Prosjektet legger til grunn at det etableres mottakspunkter i helseregionene, som vil være en forutsetning for en god overlevering av leveransene til den enkelte helseregion. Det vil være helseregionene selv som sørger for å ta i bruk leveransene. Mottakspunktene kan inngå i de regionale prosjektene for innføring av digital patologi eller laboratorieløsninger (LIMS), men kan også etableres i linjen. Prosjektet vil foreslå og sørge for å etablere en interregional koordineringsfunksjon mellom prosjektet og de regionale mottakspunktene. Den interregionale koordineringsfunksjonen vil også være styringsgruppe for fagnettverkene. Innretningen er i tråd med den styrevedtatte modellen for drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger, utarbeidet av Nasjonal IKT HF. Nasjonal nummerserie for merking av prøver: Prosjektet skal definere en unik og enhetlig merking av prøvemateriale, omtalt som «nasjonal nummerserie», slik at den er klar for implementering i regionale laboratorieløsninger (LIMS) fra Nasjonal nummerserie er en forutsetning for sikker identifisering og effektiv samhandling mellom helseregionene. Innføring av nasjonal plan for blokker, glass og digitale snitt: Forslag til nasjonal plan for lagring av blokker, glass og digitale snitt er utarbeidet i planleggingsfasen. De regionale fagdirektørene har bestemt at forslaget skal formelt oversendes fra de fire regionale helseforetakene til Helsedirektoratet.

104 Målet er at dette skal resultere i retningslinjer fra Helsedirektoratet som kan operasjonaliseres i patologiavdelingene fra Strategi for etablering av samhandlingsløsning: Prosjektet skal foreslå en strategi for etablering av epat (samhandlingsløsning), og dermed også vurdere anskaffelse av en kommersielt tilgjengelig løsning, i forhold til utvikling av en løsning i et av IKT-selskapene i helseregionene. Den foreslåtte strategien vil legges frem for blant annet Strategirådet for Nasjonal IKT HF, og vil også inngå som beslutningsunderlag til porteføljestyret, ved overgang til neste gjennomføringsfase. Forberedt arbeidet med standardiserte rekvisisjoner og svarrapporter: Prosjektet skal undersøke muligheter og begrensninger i eksisterende grensesnitt og standarder for overføring av rekvisisjoner og svarrapporter. Arbeidet er planlagt gjennomført i samarbeid med relevante aktører, blant annet Direktoratet for e-helse. Leveransen vil være en anbefaling om utvidet bruk av kodeverk, bruk og eventuelt utvidelse av eksisterende KIHT-meldinger, og eventuelt bruk av nye standarder for meldingsutveksling dersom det ikke er mulig eller hensiktsmessig å bygge videre på eksisterende meldingsformater og grensesnitt. Leveransen definerer en teknisk grunnstruktur for standardiseringsarbeidet innenfor de enkelte fagområdene. 3. INTERESSENTER Interessent Patologiavdelingene Rekvirenter LIS-leger Helsedirektoratet Direktoratet for e-helse Kreftregisteret Folkehelseinstituttet Norsk Helsenett Begrunnelse Skal ta i bruk nasjonale standarder for å kunne samhandle nasjonalt, herunder standardiserte svarrapporter Skal ta i bruk standardiserte rekvisisjoner Samordnet nasjonal undervisning Forvalter Biobankloven, skal gi retningslinjer for lagring av blokker, glass og digitale snitt Forvalter kodeverk og standarder for meldingsutveksling, som skal anvendes i standardiserte rekvisisjoner og svarrapporter Ønsker strukturert innrapportering fra patologiavdelingene Mottar obduksjonsrapporter Fremtidig nasjonal tjenesteleverandør, sentral rolle i drift og forvaltning av epat (samhandlingsløsning)

105 4. ORGANISERING OG ANSVAR Tiltak 61 Digital patologi gjennomføres som et prosjekt i Nasjonal IKT. Prosjektet er foreslått organisert som et hovedprosjekt med én hovedprosjektleder, og syv delprosjekter. Prosjektet vil følge prinsipper og retningslinjer for prosjekteierstyring for Nasjonal IKT. Tabellen beskriver viktige roller for styring av prosjektet. Rolle Ansvar Navn Virksomhet Prosjekteier (leder for prosjektstyret) Prosjektstyre Prosjekteier er overordnet ansvarlig for å levere prosjektet i henhold til prosjektets mandat. Helseregionenes representanter i prosjektstyret skal ivareta det interregionale perspektivet i prosjektet og er samtidig ansvarlig for forankring og oppfølging av helseregionenes ansvar i prosjektet. Prosjektstyret er ansvarlig for at prosjektet har tilstrekkelige ressurser med kompetanse og kapasitet til å gjennomføre prosjektet. Lisbet Sviland Harald Aarset Vidar Isaksen Sigbjørn Smeland Helse Bergen St. Olavs hospital Universitetssykehuset Nord-Norge Oslo Universitetssykehus Diagrammet viser beslutningsmodellen for prosjekter i Nasjonal IKT HF:

106 5. TIDSPLAN, RESSURS- OG BUDSJETTBEHOV Faser og overordnet tidsplan Diagrammet viser overordnet tidsplan for de tre gjennomføringsfasene og for de seks delprosjektene. Ressursbehov i helseregionene *) Gruppen «andre eksterne» ønskes bemannet av Kreftregisteret og Direktoratet for e-helse Tabellen viser behovet for ressurser fra helseregionene, som er lagt til grunn i planene for gjennomføring. I tillegg vil prosjektet benytte fagforumene i Nasjonal IKT. Tallene for 2018 og 2019 er oppdatert etter oppstart av første gjennomføringsfase. Videreføring av standardiseringsarbeidet for øvrige fagområder/organområder utover det som leveres i gjennomføringsfasen, vil komme i tillegg. De høyest prioriterte påfølgende fagområdene er Gastrointestinal patologi og Hud. Utprøvd mal og metode, og ikke minst erfaringer fra de tre områdene som leveres av prosjektet, vil danne et godt grunnlag for det videre standardiseringsarbeidet. Dette er foreslått gjennomført i regi av fagnettverk som bygger på eksisterende faggrupper i Den Norske Patologforening, eller i

107 linjen. Prosjektets oppfatning er at det vil være mulig å standardisere resterende fagområder innenfor en periode på 3-5 år, og innen Budsjettbehov Budsjettbehov Nasjonal IKT Tabellen viser budsjettbehov Nasjonal IKT HF som er knyttet til prosjektledelse for alle delprosjektene, og for alle tre gjennomføringsfasene. Første gjennomføringsfase Forberede, som var opprinnelig planlagt avsluttet ved utgangen av 2018, hadde opprinnelig et budsjett på 8,2 MNOK. Utvidelsen av varigheten for denne fasen til , medfører en økning av budsjettbehovet med 3,5 MNOK, til sammen 11,7 MNOK Budsjettbehov i helseregionene Tabellen viser det samlede foreløpige budsjettbehovet for alle helseregionene for utvikling eller anskaffelse av epat (samhandlingsløsning) i andre gjennomføringsfase, inklusive drift og forvaltning, samt anslått ressursbehov for innføring av løsningen. Detaljert estimat og oppdatert budsjettbehov vil bli utarbeidet i første gjennomføringsfase Forberede. Kostnader knyttet til regionale prosjekter for innføring av digital patologi, herunder anskaffelse av digitale scannere vil komme i tillegg. Milepæler og beslutningspunkter ID Milepæler og beslutningspunkter Dato Kommentar BP3 Beslutte gjennomføring BP3.1 Oppstart gjennomføringsfase Forberede Beslutning ved BP3 M1 Oppstart delprosjekt Beslutning ved BP3 M2 Oppstart delprosjekt Beslutning ved BP3 M3 Oppstart delprosjekt Beslutning ved BP3 M4 Avslutte delprosjekt Avventer BP3.2 Avslutte fase Forberede Faseovergang BP3.3 Oppstart gjennomføringsfase Standardisere Faseovergang M6 Oppstart delprosjekt

108 ID Milepæler og beslutningspunkter Dato Kommentar M7 Oppstart delprosjekt M8 Avslutte delprosjekt M10 Avslutte delprosjekt BP3.4 Avslutte fase Standardisere Faseovergang BP3.5 Oppstart gjennomføringsfase Samhandle Faseovergang M11 Avslutte delprosjekt M12 Avslutte delprosjekt M13 Avslutte delprosjekt BP4 Beslutte oppstart av avslutningsfasen Faseovergang BP4.1 Avslutte fase Samhandle BP5 Beslutte avslutning av avslutningsfasen og prosjektet Faseovergang BP6 Beslutte videre tiltak for gevinstrealisering Kost-/nytteberegning Kost-/nytteberegningene viser en positiv nåverdi på 91,3 MNOK. I modellen for kost-/nytteberegningene er det lagt til grunn en timepris for ressurser fra helseregionene som varierer fra kr 740 til kr 1000, avhengig av ressurskategori. Det er videre lagt til grunn en periode på 5 år med gevinstuttak og kostnader relatert til drift og forvaltning av leveransene fra prosjektet Hvilke gevinster er tatt med i kost-/nytteberegningene I beregningen er det utelukkende lagt til grunn beregnede effektiviseringsgevinster for patologiavdelingene og for Kreftregisteret. For disse gevinstene er det lagt til grunn at det er gjennomført standardiseringsaktiviteter og igangsatt samhandling for alle fagområder/organområder, ref kap Hvilke mulige gevinster er ikke tatt med i kost-/nytteberegningene De beregnede gevinstene er relatert til effektene av standardisering og nasjonal samhandling, og omfatter ikke gevinster knyttet til innføring av digital patologi i helseregionene som sådan. Heller ikke samfunnsøkonomiske gevinster inngår i beregningene. Det er foretatt gjennomganger av gevinstene med regionale prosjekter i Helse Midt- Norge, Helse Sør-Øst og Helse Vest, for å verifisere at fordelingen av gevinster mellom nasjonalt prosjekt og de regionale prosjektene er rimelig og konsistent. Besparelser knyttet til reduksjon i behovet for nye patologer, sammenlignet med en fremtidig situasjon der det ikke gjennomføres standardisering på nasjonalt nivå og ikke legges til rette for nasjonal samhandling, er ikke tatt med i beregningene.

109 6. FØRINGER OG RAMMEBETINGELSER Overordnede føringer Forhold og rammer som prosjektet må forholde seg til omfatter blant annet: Nasjonal e-helsestrategi Regjeringens styringsmål for spesialisthelsetjenesten 2018, og spesielt fokusområdet «Redusere unødig venting og variasjon i kapasitetsutnyttelsen» St. meld 9 ( ), «Én innbygger én journal» St. meld 11 ( ), «Nasjonal helse- og sykehusplan» Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Nasjonal IKTs arkitekturprinsipper Avgrensning for prosjektet Identifiserte avgrensninger for prosjektet omfatter følgende: Prosjektet omfatter ikke regional innføring av digital patologi, herunder anskaffelse av digitale scannere Standardiseringsaktivitetene i prosjektet omfatter 3 av 15 fagområder/ organområder Prosjektets avhengigheter Alle fire helseregioner har enten igangsatt eller har planlagt regionale prosjekter for innføring av digital patologi. En forutsetning for å kunne ta ut de ønskede effektene og gevinstene fra det nasjonale prosjektet, er at det innføres digital patologi i de enkelte helseregionene. Dette vil blant annet omfatte anskaffelse av digitale scannere, og tilpasninger av lokale arbeidsprosesser og IKT-løsninger for å ta i bruk nasjonale standarder og epat (samhandlingsløsning). Kostnader og gevinster knyttet til regionale prosjekter er ikke tatt med i kost/nytte-beregningene for det nasjonale prosjektet. Dersom de regionale prosjektene gjennomføres uten kobling til et nasjonalt prosjekt som skal legge til rette for nasjonal samhandling, vil det bli krevende å tilrettelegge for dette i etterkant. Gevinstene knyttet til nasjonal samhandling vil bortfalle, og det blir vanskelig å oppnå den ønskede situasjonen for fremtiden i henhold til Målbilde Digital patologi 2025 og visjonen «Lik, rask og riktig diagnostikk i alle landets patologiavdelinger». De beregnede gevinstene knyttet til interregional samhandling forutsetter at helseregionene tar i bruk leveransene fra det nasjonale prosjektet. Disse leveransene vil forenkle, forbedre og tilrettelegge for kompetansedeling, standardisering og effektivisering også innad i helseregionene. Alternativt må den enkelte helseregion bruke tid på å utarbeide egne standarder. Prosjektet vil videreføre den etablerte samhandlingen med de regionale prosjektene for å sikre god håndtering av avhengighetene. Avhengighetene mellom Nasjonal IKTs prosjekt og de regionale prosjektene er illustrert som følger:

110 Plan for blokker, glass og digitale snitt Nasjonal nummerserie Standardiserte rekvisisjoner Standardiserte svarrapporter epat H H 1H H 1H H 1H H Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Regional Sympathy Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Regional Unilab Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Regional Sympathy Reginal LVMS Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Plan for blokker, glass og digitale snitt vil legge føringer for helseregionenes lagringsstrategier. Nasjonal nummerserie er nødvendig for effektiv samhandling, og legger føringer for oppbygging og konfigurering av nummerserie i regionale løsninger. Standardiserte rekvisisjoner, standardiserte svarrapporter og epat er nødvendig for effektiv samhandling, og legger føringer for definering av rekvisisjoner og svarrapporter, herunder bruk av kodeverk, i regionale løsninger. Realiseringsstrategi Patologifaget består av 15 fagområder/organområder. Prosjektet vil gjennom standardiseringsaktivitetene gjennomføre pilotering av først ett fagområde/ organområde og deretter gjennomføre for ytterligere to. Piloteringen er planlagt gjennomført i neste gjennomføringsfase Standardisere.

111 Videreføring av standardiseringsaktivitetene for øvrige fagområder vil foregå som et samarbeid mellom helseregionene etter at prosjektet er avsluttet. Prosjektet skal sørge for at det blir etablert en styringsgruppe for dette arbeidet, og videre utrulling og igangsetting av samhandling på øvrige områder vil skje i regi av denne styringsgruppen. De tre utvalgte fagområdene er: Nyrepatologi (ikke-neoplastisk) Ben-/og bløtdelspatologi Solide barnesvulster Overordnede økonomiske føringer for første gjennomføringsfase Forberede Estimert budsjettbehov for første gjennomføringsfase Forberede er 11,7 MNOK, og dekker hovedsakelig deltakelse av prosjektledelse, samt reiseaktivitet og møterom for deltagere i prosjektet og et risikopåslag. Toleransegrenser Prosjektets toleransegrenser før behandling i prosjektstyret skal bestemmes av prosjektstyret. Vekting av tid, kost og kvalitet Prosjektet får lagt til grunn følgende vekting av tid, kost og kvalitet: Faktor Vekting Tid 2 Kost 3 Kvalitet 5 Dette innebærer at kvalitet er vektet høyest, foran kost, som igjen er vektet høyere enn tid, som er vektet lavest. Begrunnelsen for dette er at kvaliteten på leveransene vil være en suksessfaktor for å ta i bruk leveransene, og er derfor vektet høyest. Identifiserte usikkerhetselementer På overordnet nivå presenterer prosjektet to typer risiko for gjennomføringsfasen; gjennomføringsrisiko og gevinstrisiko. Diagrammene viser initiell risikovurdering ved oppstart av første planleggingsfase.

112 7. KONSEKVENS HVIS PROSJEKTET IKKE BLIR GJENNOMFØRT På lengre sikt er de overordnede kosenkvensene ved å ikke innføre digital patologi som følger: Ikke mulig å ta unna arbeidsmengden med dagens bemanning, som følge av økt mengde og kompleksitet/mer omfattende oppfølging av prøver (i hovedsak relatert til kreftdiagnoser og mistanke om kreftdiagnoser) Får ikke brukt muligheten for å bedre utnyttelse av kapasitet på tvers av helseregioner Stadig lengre svartider, lengre ventetider for pasienten Kan fremtvinge en outsourcing av patologidiagnostikken Patologene mister ståsted i forhold til pasientomsorgen Patologifaget blir mindre attraktivt, og rekruttering blir vanskelig

113 Dersom regional innføring av digital patologi gjennomføres uten kobling til et nasjonalt prosjekt som skal legge til rette for nasjonal samhandling, vil det bli krevende å tilrettelegge for dette i etterkant. Gevinstene knyttet til nasjonal samhandling vil bortfalle, og det blir vanskelig å oppnå den ønskede situasjonen for fremtiden i henhold til Målbilde Digital patologi 2025 og visjonen «Lik, rask og riktig diagnostikk i alle landets patologi-avdelinger».

114 Vedlegg 96 Til: Kopi: Fra: Dato: Saksnr.: Porteføljestyret i Nasjonal IKT Administrasjonen /18 B Prosjektavslutning tiltak 68 Anskaffelse av felles rammeavtale for publisering av metodebøker Bakgrunn Hensikten med saken er å vedta avslutning av tiltak 68 Anskaffelse av felles rammeavtale for publisering av metodebøker. I Nasjonal IKT styremøte (sak 87/17-B) ble prosjekt Anskaffelse av felles rammeavtale for publisering av metodebøker besluttet. Prosjektets overordnede mål har vært å anskaffe en rammeavtale for en tjeneste for publisering av metodebøker. Publiseringsløsningen som anbefales vil gi bedre støtte til det å publisere og bruke metodebøker. Sentrale behov som dekkes av tjenesten er: Behov for å tilby metodebøker på mobile enheter Behov for deling av metodebøker på tvers av helseforetak og helseregioner Behov for å få metodebøkene tilgjengelige i samme løsning Prosjektet har forhandlet fram rammeavtale for regional signering. Signering av rammeavtalen innebærer ingen forpliktelser for regionene, men gir en mulighet for å kunne kjøpe tjenestene gjennom å gjøre avrop på rammeavtalen. Med denne tjenesten på plass i flere regioner vil det være mulig å dele metodebøker på tvers av helseregioner, helseforetak og faggrupper og gjennom det oppnå en gradvis reduksjon i variasjon i helsetjenester, redusert dobbelt arbeid ved utarbeidelse og oppdatering av metodebøker, samt øke kvaliteten på metodebøkene. 1

115 Vedlegg 96 Status på leveranser Produkter Rammeavtale for publiseringtjenester Finansieringsmodell Forslag til organisering av avtaleforvaltning Informasjon om avtalen og publiseringstjenester Status Avtale med leverandør av en publiseringsløsning som kan benyttes av alle helseregionene er utarbeidet og klar for signering. Leverandør tilbyr vedlikehold slik at publiserte metodebøker er tilgjengelige og innholdet kan oppdateres. Inkludert i avtalen er også opplæringsmuligheter i form av kurs, e-læring etc. Avtalens innretning gjør at det ikke vil være behov for en egen finansieringsmodell da hver helseregion vil gjøre avrop og gjennom det etablere en egen regional avtale med betalingforpliktelser mellom regionen og leverandøren. Sykehusinnkjøp HF vil forvalte både rammeavtalen og avropsavtalene på lik linje med andre nasjonale avtaler. Informasjonsmateriell som kan distribueres i de regionale helseforetakene er utarbeidet og overlevert regionene Prosjektkostnader Porteføljestyret i Nasjonal IKT besluttet oppstart av prosjektet med en tildelt ramme på 0,55 MNOK. Forbruk pr prosjektavslutning er 0,432 MNOK. Forbrukte midler er benyttet for å finansiere fakturerbare kostnader for ressurser fra Sykehusinnkjøp HF i form av prosjektleder, innkjøpsrådgiver, jurist og administrative utgifter. Status på signering Regionene har fått oversendt fremforhandlet rammeavtalen samt kontraktsigneringspakke som beskriver prosess for signering. Per er rammeavtalen signert av 2 regioner. Oppsummering Prosjektet har gjennom anskaffelsesprosedyren konkurranse med forhandling anskaffet en «rammeavtale for publisering av felles metodebøker». Leverandøren Sunnsoft Publishing AS er innstilt som vinner av konkurransen og kontrakten er, etter juridisk kvalitetssikring, klar til signering i de fire regionene. Prosjektet har også produsert informasjonsmateriell om avtalen og Sykehusinnkjøp HF vil forvalte avtalene på vegne av regionene. For de 2 regionene som ikke har signert avtalen pr forventes det avklaring knyttet til signering i

116 Vedlegg 96 Administrerende direktørs vurdering Nasjonal IKT HF ønsker å understøtte arbeid som bidrar til å nå det langsiktige målbildet om felles prosess- og beslutningsstøtte i EPJ. Administrasjonens vurdering er at den framforhandlede avtalen er et bidrag i dette arbeidet. Forslag til vedtak 1. Porteføljestyret vedtar å avslutte tiltak 68 Anskaffelse av felles rammeavtale for publisering av metodebøker. 3

117 Vedlegg 97 Til: Kopi: Fra: Dato: Saksnr.: Porteføljestyret i Nasjonal IKT HF Administrasjonen /18 B Behandle masterplan 2019 for prosjektporteføljen Bakgrunn Hensikten med saken er å vedta masterplan 2019 for prosjektporteføljen. Masterplanen gir en innretning på neste års prosjektportefølje for hvilke prosjekter som skal gjennomføres i regi av Nasjonal IKT HF, og samfinansiering av nasjonale programmer i regi av Direktoratet for e-helse. Styret ble i sak 13/18 orientert om prosess og tidsplan for masterplan I sak 62/18 ble porteføljestyret orientert om estimert bemanningsbehov fra helseregionene i 2019 for prosjektporteføljen. Status Økonomisk ramme Porteføljerammen for 2019 er 74 MNOK i utkast til foretaksbudsjett for Nasjonal IKT HF. De felleseide selskapenes budsjetter behandles av eierne Endelig budsjettvedtak i styret foreligger i januar Prosess Utvelgelse og prioritering av prosjekter og samfinansiering av nasjonale programmer i masterplanen har fulgt omforent prosess. Det ble gjennomført dialogmøter med helseregionene på forsommeren der innspill på deres behov for felles prosjekter fremkom. Ingen nye prosjektkandidater ble støttet av helseregionene. Utkast til masterplanen har vært behandlet Fagforum for klinisk IKT, Fagforum for arkitektur, Fagforum for porteføljestyring og Systemeierforum som alle har kommet med innspill og anbefalinger. Strategiråd for Nasjonal IKT anbefalte en innretning om å fortsette med oppstartede prosjekter. Tilnærming til innretning på masterplanen I masterplanen som fremlegges for porteføljestyret, er det benyttet følgende tilnærming: Fortsette med igangsatte prosjekter. 1

118 Vedlegg 97 Prosjekter som er pauset beholdes i masterplanen. Beholde Antibiotikastyring beslutningstøtte og rapportering og avklare mulig oppstart i Digital patologi og SAFEST er prioritert av helseregionene. Fortsette samfinansiering av programmer hos Direktoratet for e-helse med et nivå tilsvarende tidligere år, som har hatt en ramme på 31 MNOK, for program for Felles infrastruktur og arkitektur (FIA, inkludert Pasientens legemiddelliste) og Program for kodeverk og terminologi (PKT, inkludert SNOMED CT). Ved finansieringsbehov som går utover porteføljeramme eller prognose vil en rebalansere masterplanen og vurdere omfordeling av prosjektfinansiering. Vurdering av pågående tiltak P29 SAFEST - Realisere forbedringer og etablere felles forvaltningsfunksjon for legemiddelinformasjon Prioritert prosjekt fra helseregionene. Beløpet på 0,5 MNOK i masterplanen gjelder for koordineringsarbeidet ovenfor Statens legemiddelverk i regi av Nasjonal IKT. Helseregionenes må finansiere gjennomføringsprosjektet i Statens legemiddelverk, estimert til 18,3 MNOK for Helse Sør-Øst, Helse Vest, Helse Midt-Norge og Helse Nord i Det er også estimert å påløpe kostnader i 2020 for helseregionene. P61 Digital patologi Prioritert prosjekt fra helseregionene som bør gjennomføres i det omfang som er indikert. Replanlegging og optimalisering av ressursbruk har medført vesentlig lavere ressursbehov fra helseregionene i 2019 enn tidligere estimert. P62 Robust mobilt helsenett Prioritert prosjekt. Nytteverdi kommer først når dette tas i bruk i helseforetakene, og krever finansiering i den enkelte helseregion. P2005 Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Videreføres med samme nivå som i Leveranse av komplette verdikjeder krever IKT og organisasjonsutvikling i helseregionene. Leveranser skjer i tråd med modell for hovedsamarbeidspartner. 2

119 Vedlegg 97 P2011 Program for Kodeverk og Terminologi (PKT), inkludert SNOMED CT Ingen prosjekter i masterplanen er avhengig av leveranser fra PKT i Helseplattformen vil kunne nyttiggjøre seg av SNOMED CT hvis en finansierer PKT sitt ambisjonsalternativ 2, som krever finansiering på totalt 50 MNOK. Administrasjonen har i dialog med Program for kodeverk og terminologi avklart at 6 MNOK er behovet for deres ambisjonsalternativ 1. For å nå ambisjonsalternativ 2 kreves det ytterligere 15 MNOK fra spesialisthelsetjenesten, totalt 21 MNOK Med utgangspunkt om at porteføljerammen til Nasjonal IKT HF er den samme som i 2018, anbefaler administrasjonen å videreføre samfinansiering fra Nasjonal IKT HF med samme nivå som i 2018 (6 MNOK). P2051 Program Felles Infrastruktur og Arkitektur (FIA), inkludert Pasientens legemiddelliste Digital Patologi prosjektet i Nasjonal IKT ønsker å benytte fellesløsning for data- og dokumentdeling, men det er ingen forutsetning. Pasientens legemiddelliste er avhengig av leveranser fra Sentral Forskrivningsmodul. Administrasjonen er kjent med at Direktoratet for e-helse vurderer å skille ut Pasientens legemiddelliste i et planlagt nyopprettet program. Pasientens legemiddelliste vurderes fremdeles som et prioritert område. Administrasjonen anbefaler å videreføre samfinansiering fra Nasjonal IKT HF med samme nivå som i 2018 (25 MNOK), og at fordeling mellom FIA og Pasientens legemiddelliste avklares i dialog med Direktoratet for e-helse. P20611 Modernisert folkeregister Helse SPHT Produsent I forslag til statsbudsjett dekkes midler gjennom Direktoratet for e-helse. Budsjettmessig konsekvens for Nasjonal IKT HF er derfor satt til 0 i masterplanen. P20612 Modernisert folkeregister Helse SPHT Konsument Det er kritisk at prosjektet videreføres for å kunne benytte data fra modernisert folkeregister innen fristen I forslag til statsbudsjett dekkes midler gjennom Direktoratet for e-helse. Budsjettmessig konsekvens for Nasjonal IKT HF er derfor satt til 0 i masterplanen. 3

120 Vedlegg 97 Vurdering av tiltak som er pauset eller til avklaring om ny prosjektfase P60 Konseptfase for en prehospital journal Strategirådet skal gi anbefaling på om denne bør gjenoppstartes. Settes foreløpig til 0 i masterplanen. Helseregionene vil ha nytte av en felles konseptfase for å avklare videre regionale aktiviteter. P70 Datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Konsept må velges som vil gi føring på om og hva som bør gjøres i fellesskap i P72 Felles klinisk kunnskapsgrunnlag Fremmes for gjenoppstart hvis helseregionene får prioritert nødvendige navngitte ressurser mot prosjektinitiativet. Vurdering av prosjektkandidater K01 Felles grunndata i sentrale registre Viktig område men ikke prioritert for oppstart i Beholdes som kandidat hvis helseregionene ønsker å prioritere oppstart av denne i fremtiden. K03 Antibiotikastyring beslutningstøtte og rapportering Nøkkelressurser på kurve og legemiddelområdet er i dag ikke tilgjengelig i helseregionene. Viktig område som det bør arbeides videre med for å avklare mulige tilnærming med to eller flere helseregioner. Anbefalt masterplan for prosjektporteføljen 2019 Administrasjonen anbefaler en innretning om å fortsette med pågående prosjekter, vurdere gjenopptakelse av prosjekter som er pauset hvis alle forutsetninger er på plass og vurdere oppstart av Antibiotikastyring beslutningstøtte og rapportering. Masterplanen vil da bestå av prosjekter som arbeider med grunnmur, felleskomponenter, samhandling og digitalisering. Vedlegg 1 er masterplandokumentet som inneholder og beskriver masterplanen 2019 for prosjektporteføljen. Dokumentet inneholder en vurdering av prosjektenes kostnader, nytte og risiko, samt rammebetingelser, prioritering, prosess og tilnærming. 4

121 Vedlegg 97 Veien videre Samtlige prosjekter i regi av Nasjonal IKT HF vises i nasjonal e-helseportefølje, og vil derfor også være med i behandlingen i Prioriteringsutvalget (NUIT) og Nasjonalt e- helsestyre (NEHS). Disse vil kunne gi anbefalinger til innretningen på masterplanen. Alle igangsatte prosjekter i masterplanen vil ved prosjektfaseoverganger behandles i porteføljestyret for vedtak om videre prosjektforløp og prosjektfinansiering. Alle prosjektkandidater i masterplanen utvikles til å ha et forslag til prosjektmandat som fremlegges porteføljestyret for behandling om oppstart. Gjennom konseptfaser vil det utvikles styringsdokumentasjon som inneholder prosjektbegrunnelse og prosjektforslag, og som vil gi et godt beslutningsunderlag for valg om å gå videre med gjennomføring av et prosjekt. Det planlegges å gjøre en rebalansering av masterplanen i porteføljestyremøte En vil da kunne justere innretning og prosjektfinansiering på prosjektene i masterplanen. Administrerende direktørs vurdering Innretning på masterplanen 2019 for prosjektporteføljen er å fortsette med igangsatte prosjekter. Dette er i tråd med anbefalingene fra helseregionene og oppdragsdokumentet til Nasjonal IKT HF. Prosessen har vært gjennomført i henhold til oppdragsdokumentet og gjeldende masterplanprosess. Fagforumene og strategirådet har behandlet og gitt anbefalinger til masterplanen, og fremlagt masterplan er basert på disse anbefalingene. Vedlagte masterplandokument beskriver masterplanen, innretning på fordeling av porteføljerammen mellom prosjektene og nasjonale programmer, og kost, nytte og risiko for disse. En vedtatt masterplan vil gi tydelighet og forutsigbarhet for prosjektene og programmene i porteføljen. Hvert prosjekt eller program vil separat fremmes for vedtak om prosjektfinansiering eller samfinansiering av nye faser eller oppstart. Forslag til vedtak 1. Porteføljestyret vedtar fremlagt masterplan 2019 for prosjektporteføljen. Vedlegg Vedlegg 1 Masterplan 2019 for prosjektporteføljen 5

122 Masterplan 2019 for prosjektporteføljen Status: Til godkjenning Versjon: 0.99 Oppdatert: Oppsummering av masterplan 2019 for prosjektporteføljen 1 2. Dokumenthensikt og målgrupper 2 3. Rammebetingelser og utfordringer for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT 2 4. Prioritering, prosess og tilnærming til masterplanen 2 5. Nye prosjektkandidater 4 6. Endring fra masterplan Masterplan 2019 for prosjektporteføljen 4 8. Korte prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde og Nasjonal e-helsestrategi Endringshistorikk Oppsummering av masterplan 2019 for prosjektporteføljen Masterplan for 2019 for prosjektporteføljen inneholder videreføring av igangsatte prosjekter, som omhandler arbeid med grunnmur, felleskomponenter, samhandling og digitalisering. Masterplanen gir en innretning på neste års prosjektportefølje for hvilke prosjekter som skal gjennomføres i regi av Nasjonal IKT HF og samfinansiering av nasjonale programmer i regi av Direktoratet for e-helse. Ingen nye prosjektkandidater ble støttet av helseregionene for vurdering til masterplan Høyt nivå på regionale aktiviteter begrenser mulighetsrommet for å gjennomføre felles aktiviteter. Porteføljerammen er 74 MNOK. Gevinstpotensialet er betydelig, både kvantitativt og kvalitativt. Gjennomføringsrisikoen er noe over middels da det både er og vil være store utfordringer for helseregionene å fremskaffe nødvendig bemanning med riktig kapasitet og kompetanse som skal arbeide i prosjektene. Helseregionene og Nasjonal IKT HF gjennomfører årlig en prosess for å for å velge ut og prioritere de riktige prosjektene. Prioritering baseres på føringer som gis i oppdragsdokumentet for Nasjonal IKT HF. Gjeldende overordnede prioriteringskriterier er å først å gjennomføre igangsatte aktiviteter og de som understøtter realisering av målene for én innbygger én journal. I tillegg skal Nasjonal IKT HF bistå i øvrige samordningsaktiviteter på forespørsel fra de regionale helseforetakene og følge opp felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten. Prioriterte prosjektkandidater i masterplanen utvikles til å ha et forslag til prosjektmandat som fremlegges porteføljestyret (styret i Nasjonal IKT HF) for behandling om oppstart. Gjennom konseptfaser vil det utvikles styringsdokumentasjon som inneholder prosjektbegrunnelse og prosjektforslag, og som vil gi et godt beslutningsunderlag for valg om å gå videre med gjennomføring av et prosjekt. Side 1

123 2. Dokumenthensikt og målgrupper Hensikten med dokumentet er å beskrive gjeldende masterplan for prosjektporteføljen. Målgruppe Styret i Nasjonal IKT HF Porteføljestyre i Nasjonal IKT Strategiråd for Nasjonal IKT Helse Sør-Øst, Helse Vest, Helse Midt-Norge og Helse Nord Fagforum i Nasjonal IKT Beslutningstakere for prosjektporteføljer i helseregionene Porteføljeansvarlige i Nasjonal IKT Prosjekter Bruksområde Vedta budsjettramme for prosjektporteføljen. Være informert om leveranser og nytte. Vedta innretning på masterplan for prosjektporteføljen. Vedta start, pause, stopp eller endring av prosjekter. Vedta eierrepresentanter fra helseregionene. Behandle og anbefale innretning på masterplan for prosjektporteføljen. Anbefale prioritering, rekkefølge og innretning på prosjektporteføljen. Bidra med ressurser i det omfang helseregionenes representanter i porteføljestyret vedtar. Behandle og gi råd på innretning på masterplan for prosjektporteføljen, med utgangspunkt i sitt fagområde. Planlegge og legge til rette for å motta og ta i bruk leveranser fra fellesprosjekter. Følge opp og sikre at porteføljen leveres. Forutsigbar innretning slik at de kan planlegge neste års aktiviteter basert på forutsigbar inndeling av midler. 3. Rammebetingelser og utfordringer for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT I Felles plan for utvikling av nye tjenester og løsninger som helseregionene utarbeidet i 2017 er det skrevet om rammebetingelser og utfordringer, og disse er fortsatt gjeldende: I tillegg er det begrenset tilgang til de riktige menneskelige ressursene i sektoren med rett kompetanse og erfaring. Det vil ikke være hensiktsmessig å engasjere eksterne leverandører for å bøte på dette. Det krever inngående kjennskap og involvering som ikke er tilgjengelig gjennom leverandører. I sum utfordrer og påvirker dette hva som kan tas opp i prosjektporteføljen, både til å identifisere de riktige prosjektene og å få dem gjennomført rett: Det er høy grad av ulikhet i systemporteføljene til helseregionene. Helseregionene har ulike behov og mulighetsrom for felles tilnærminger på flere områder. Det gjennomføres store, nødvendige og prioriterte regionale prosjekter som må gjennomføres, i riktig rekkefølge før nasjonale tiltak. Høy prosjektaktivitet i alle regioner begrenser mulighetene på noen områder til felles aktiviteter. Det er ulik grad av økonomisk handlingsrom for IKT-investeringer i helseregionene. 4. Prioritering, prosess og tilnærming til masterplanen Prioritering Oppdragsdokument 2018 for Nasjonal IKT HF beskriver: «Nasjonal IKT HF skal prioritere gjennomføring av igangsatte aktiviteter fremfor igangsetting av nye. Aktiviteter som understøtter realisering av målene for én innbygger én journal skal prioriteres». Prioriteringskriterier er tilsvarende som i Nasjonal e-helseportefølje og Helse Vest: 1. Strategisk tilknytning (40 %) 2. Gevinstpotensial (20 %) 3. Risiko (20 %) 4. Kvalitativ nytte (20 %) Side 2

124 Andre føringer er: Styret i Nasjonal IKT HF har tidligere gitt føring om at en skal tilstrebe å unngå nedprioritering av fellesaktiviteter, for deretter i stedet å gjøre dem regionalt. Aktiviteter som har akseptabel risiko og ressursbehov er å foretrekke. Prosess og involvering Arbeidet med masterplanen har vært basert på oppdraget gitt Nasjonal IKT HF i oppdragsdokumentet og prosess som er behandlet i fagforum for porteføljestyring, strategirådet og porteføljestyret Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des INNMELDER AV IDÉ HELSEREGIONENE Melde inn behov og idéer Vurdere og støtte prosjektidéer Videreutvikle idéer til prosjektkandidater Prioritere kandidater NASJONAL IKT Validere prosjektidéer Fasilitere og bistå til å videreutvikle idé til prosjektkandidat Innstille masterplan FAGFORUMER Vurdere og berike prosjektkandidater Validert hvilke idéer helseregionene støtter for å videreutvikle til kandidat Masterplan anbefalt av Strategiråd for Nasjonal IKT Masterplan behandlet i porteføljestyret i Nasjonal IKT HF Figur 1: Overordnet prosess, tidsfrister og årshjul 2018 for porteføljedefinering i Nasjonal IKT Det er gjennomført porteføljedefineringsmøter med helseregionene i april og mai 2018, hvor formålet med møtene var å diskutere behov for felles interregionale eller nasjonale tiltak og samordningsaktiviteter, og hvordan disse kan realiseres. Herunder helseregionens innspill, behov og prosjektidéer til masterplan for prosjektporteføljen Innretning på masterplanen Masterplanen består av felles prosjekter for de fire helseregionene og prosjekter som samfinansieres med Direktoratet for e-helse. Prosjektene i regi av Nasjonal IKT består vanligvis av fellesaktiviteter, samordningsaktiviteter og konseptutredninger. Helseregionene tar selv i bruk og innfører gjennom egne prosjekter i egen helseregion. Innenfor budsjettrammen til Nasjonal IKT HF finansieres toppkostnader i prosjekter slik som frikjøp av prosjektledere, kostnader til leveranser i 'Digitale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten' (DIS) og samfinansiering med Direktoratet for e-helse. Helseregionene finansierer egne ressurser. Øvrige kostnader finansieres av helseregionene etter finansieringsprinsippene som beskrevet i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten. Oppstart, endringer i mandat eller avslutning av prosjekter skjer i henhold til praksis med behandling i porteføljestyret. Beslutningsunderlag inneholder prosjektbegrunnelse som omhandler kost/nyttevurdering, null- Side 3

125 alternativ og en konsekvensanalyse. Detaljgrad og kvalitet på underlaget vil øke underveis i prosjektforløpet og er avhengig av gode underlag fra helseregionene som skal ta i bruk resultatene fra fellesprosjektene. 5. Nye prosjektkandidater Ingen prosjektkandidater ble støttet av en eller flere helseregioner for vurdering til masterplan Endring fra masterplan 2018 Prosjektkandidatene K13 Forenklet innregistrering og innrapportering til nasjonale medisinske kvalitetsregistret og K16 Målarkitektur interregionalt tjenestelag integrasjon er tatt ut av masterplanen da sammenfallende aktiviteter allerede gjennomføres andre steder. Prosjektet Rammeavtale publiseringsløsning er ferdigstilt og avsluttet. 7. Masterplan 2019 for prosjektporteføljen Prognose for tidsplan for pågående og prioriterte prosjekter Følgende tre prognoser for tidsplaner viser antatt tidslinjer for pågående og allerede prioriterte planlagte prosjekter i prosjektporteføljen. Figur 2: Pågående prosjekter i masterplan for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF Side 4