Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF

Transkript

1 Tittel Innkalling til styremøte Møtedato Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett 09:30-15:00 Sted Park Inn, Gardemoen Styremedlemmer Hilde Brit Christiansen, Thomas Bagley, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Paul Gundersen Observatører Inga Nordberg (Direktoratet for e-helse), Håkon Grimstad (Norsk Helsenett), Øistein Winje (Brukerutvalget) Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 01/17 B 1701 Godkjenning av innkalling og 09:30-09:35 Hilde Brit Christiansen saksunderlag 02/16 B Godkjenning av protokoll fra 09:35-09:40 Hilde Brit Christiansen styremøte /17 O 1701 Orientering fra administrerende 09:40-09:45 Gisle Fauskanger direktør 04/17 O Statusrapport for 09:45-10:00 Jan Eirik Olsen prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF 05/17 B LUKKET SAK - 10:00-10:25 Ørjan Bye/ Oddmund Aase Endringsanmodning og orientering tiltak 53 Ny teknologi AMK 06/17 B Prosjektfinansiering DIS :25-10:30 Jan Eirik Olsen 07/17 B Prosjektfinanisering FIA i :30-10:35 Nina Bjørlykke 08/17 B Prosjektfinansiering PKT i :35-10:40 Nina Bjørlykke 09/17 B Prosjektfinansiering planfase 10:40-10:55 Nina Bjørlykke Felles Mottaksprosjekt Modernisering av Folkeregisteret 10/17 B Prosjektfinansiering :55-11:00 Nina Bjørlykke Automatisk tildeling av fødselsnummer for /17 B Digital patologi - 11:00-11:05 Jørn Hanssen Endringsanmodning om prosjektfinansiering 12/17 O 'Systemstøtte 11:05-11:20 Jørn Hanssen sykehusapotekene' - utsatt avslutning av prosjektfase 1 / 2

2 Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 13/17 D Føringer for IKT-samordning fra 11:20-11:40 Gisle Fauskanger regionale foretaksmøter for Lunsj 11:40-12:10 14/17 B Masterplan for prosjektporteføljen 12:10-12:35 Jan Eirik Olsen /17 B Oppdatert budsjett :35-12:45 Fredrik C. Birkenfeldt 16/17 B Årlig melding :45-13:00 Gisle Fauskanger 17/17 B 1701 Gjennomgang av styrende 13:00-13:15 Gisle Fauskanger dokumenter i Nasjonal IKT HF 18/17 O Styring og oppfølging av felles eide 13:15-13:20 Gisle Fauskanger selskaper - årshjul for /17 O Status En innbygger en journal 13:20-13:35 Direktoratet for e-helse 20/17 O Orientering e-helse ; Prosess 13:35-13:50 Inga Nordberg håndtering av felleskomponenter 21/17 O Læring og bruk av erfaring på 13:50-14:05 Jan Eirik Olsen tvers av prosjekter 22/17 D Evaluering av styrearbeid 14:05-14:30 Hilde Brit Christiansen 23/17 D Evaluering av administrerende 14:30-14:50 Hilde Brit Christiansen direktør 24/17 O Tentativ agenda til styremøte 14:50-14:55 Hilde Brit Christiansen /17 O Eventuelt 14:55-15:00 Hilde Brit Christiansen 2 / 2

3 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett 09:30 15:00 Sted Park Inn, Gardemoen Deltakere: Hilde Brit Christiansen, Thomas Bagley, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Paul Gundersen. Observatører: Inga Nordberg (Direktoratet for e-helse), Håkon Grimstad (Norsk Helsenett), Øistein Winje (Brukerutvalget). Deltakere fra administrasjonen: Gisle Fauskanger, Fredrik C. Birkenfeldt, Jan Eirik Olsen- Saksliste 88/16 B Godkjenning av innkalling og saksunderlag 89/16 B Godkjenning av protokoll fra styremøte /16 O Orientering fra administrerende direktør 91/16 O Statusrapport for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF 92/16 B Veien videre for prosjekt 45 'Statistisk logganalyse' 93/16 O LUKKET SAK - Status Ny teknologi AMK 94/16 B Endringsanmodning 62 Robust Mobilt Helsenett 95/16 O LUKKET SAK - Orientering om tidsplan og budsjettbehov, Systemstøtte sykehusapotekene 96/16 B Finansiering av forbedret legemiddelinformasjon i Statens Legemiddelverk 97/16 B 1004 Konsekvensutredning for elektronisk sykemelding - Sluttrapport 98/16 O Budsjett og prosjektportefølje 2017

4 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato /16 O Orientering om HL7-arbeidet i Norge 100/16 B Innmelding i openehr Foundation 101/16 O Læring og bruk av erfaring på tvers av prosjekter 102/16 B Drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten 103/16 B Nøkkelindikator 104/16 O Status En innbygger en journal 105/16 O Status Helseplattformen 106/16 O Tentativ agenda til styremøte /16 O Eventuelt Sak 88/16 B Saksnavn Godkjenning av innkalling og saksunderlag Presentert av Hilde Britt Christiansen Vedtak: 1. Styret godkjente innkalling og saksunderlag. Sak 89/16 B Saksnavn Godkjenning av protokoll fra styremøtet Presentert av Hilde Britt Christiansen Vedtak: 1. Styret godkjente protokoll fra styremøtet 30. september Sak 90/16 O Saksnavn Orientering fra administrerende direktør Presentert av Gisle Fauskanger Saken gjelder: Administrerende direktør orienterte om følgende saker: 1. Orientering om sluttforhandlinger i kontrakt talegjenkjenning. 2. Styreevaluering. 3. Revidering av deltakelse i Fagforum Klinisk IKT. 4. Orientering om hospiteringen. 5. Gartner Symposium/ITxpo Oppsummering:

5 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 91/16 O Saken gjelder: Saksnavn Statusrapport for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF Orientering om status for prosjektporteføljen. Presentert av Jan Eirik Olsen Oppsummering: Styret diskuterte tiltaket Henvisning mellom HF. Det ble kommentert at det er viktig å finne en løsning som er god nok. Rapporten fra piloten gir et godt grunnlag for å gå videre, og vurdere hva som skal til for å få en god nok minimumsløsning på plass. Leverandørens muligheter til implementering, samt revisjon av standarder, bør vurderes. Det ble kommentert at det er viktig med realisme i ressursforespørsler til regionene; prosjektene som prioriteres bør være dem som alle ønsker å gjennomføre. Administrasjonen arbeider videre med tiltak knyttet til nødvendig ressursallokering. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 92/16 B Saksnavn Veien videre for prosjekt 45 'Statistisk logganalyse' Presentert av Jan Eirik Olsen

6 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Saken gjelder: Oppsummering: Saken gjelder notat som besvarer det styret ba om i sak 49/16, status og veien videre for prosjektet, og brev fra Datatilsynet om redegjørelse for status. Det ble poengtert at kostnadene i saksfremlegget er de nasjonale felleskostnadene. Regionale kostnader kommer i tillegg. Helse Nord har satt av penger til innføring. Helse Midt vil ta beslutning i januar, dette prosjektet ligger inne som mulig kandidat. Helse Vest og Helse Sør- Øst har ikke satt av penger til prosjektet. Helse Vest gav uttrykk for at dersom de tre øvrige regionene prioriterer prosjektet vil Helse Vest gjøre det samme. Det blir vurdert som mest hensiktsmessig at Norsk Helsenett tar kostnaden som en investering, og fakturerer regionene for levert tjeneste, avskrivinger og rentekostnader. Norsk Helsenett ble oppfordret til å avklare en slik mulig løsning, men da på prinsipielt grunnlag. En nasjonal tjenesteyter bør være tilstrekkelig kapitalisert. Det ble uttrykt et ønske om å få vite antallet sanne positive funn som pilotprosjektet ved Oslo Universitetssykehus kan dokumentere å ha funnet gjennom løsningen. Det ble bedt om at Helse Sør-Øst utarbeider et notat som belyser dette og effekten av piloten. Dette vil kunne bidra til å beslutte løsningsvalg. Administrasjonen ble bedt om å ta en dialog med hver enkelt region for å avklare investeringsvilje, samt å avdekke eventuelle uavklarte spørsmål. Vedrørende det fremlagte brevet fra Datatilsynet påpekte styret at Nasjonal IKT HF ikke er riktig adressat, og ba om at administrasjonen informerer Datatilsynet om dette. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. 2. Styret ba administrasjonen avklare investeringsvilje med helseregionene. 3. Styret ba administrasjonen fremme ny sak når punkt to er avklart. Sak 93/16 O Saken gjelder: Saksnavn Presentert av LUKKET SAK - Status Ny teknologi AMK Oddmund Aase og Ørjan Bye Orientering om status i prosjektet «Ny teknologi AMK».

7 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Oppsummering: Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 94/16 B Saksnavn Endringsanmodning 62 Robust Mobilt Helsenett Presentert av Ørjan Bye Saken gjelder: Endringsanmodning for prosjekt 62 Robust Mobilt Helsenett Planfase. Oppsummering: Vedtak: Styret hadde ikke kommentarer til den fremlagte saken. 1. Styret vedtok økning av prosjektbudsjett for 62 'Robust Mobilt Helsenett' på 0,95 MNOK til totalt 3,35 MNOK for prosjektfasen, og i tillegg en toleransegrense på 0,2 MNOK som håndteres av administrasjonen. Økningen er innenfor foretakets totale budsjettramme. Sak 95/16 O Saksnavn LUKKET SAK - Orientering om tidsplan og budsjettbehov, Systemstøtte sykehusapotekene Presentert av Jørn Hanssen Saken gjelder: Orientering om tidsplan og budsjettbehov for kommende prosjektfaser i tiltak 59 'Systemstøtte sykehusapotekene'.

8 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Oppsummering: Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 96/16 B Saksnavn Finansiering av forbedret legemiddelinformasjon i Statens Legemiddelverk Presentert av Jørn Hanssen Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Sak om finansiering av aktiviteter i Statens Legemiddelinformasjon for forbedring av legemiddelinformasjon til bruk i spesialisthelsetjenesten. Prosjektet er viktig med tanke på legemiddelsikkerhet. Legemiddelverket synes imidlertid å være orientert mot at det bare er spesialisthelsetjenesten som har behov på området. Det er det ikke etter styrets oppfatning. Administrasjonen bes om å gå i dialog med Legemiddelverket for å fremme dette synspunktet, samt at det er styret sin oppfatning at finansieringsansvaret for dette arbeidet ligger hos Legemiddelverket. Om det er nødvendig for å sikre tilfredsstillende fremdrift, kan spesialisthelsetjenesten, gjennom Nasjonal IKT bidra med finansiering i Styret vedtok å beslutte gjennomføring av prosjektet innen Nasjonal IKT HFs rammer. 2. Styret forutsetter at administrasjonen etablerer en avtale med Legemiddelverket for å sikre god kvalitet i deres leveranser, og prosesser for budsjett og økonomi. 3. Styret ba de regionale helseforetakene om å følge opp fremtidige finansieringsbehov hos Legemiddelverket knyttet til videreutvikling og forvaltning av forbedret legemiddelinformasjon. Sak 97/16 B Saksnavn 1004 Konsekvensutredning for elektronisk Presentert av Jan Eirik Olsen

9 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato sykemelding - Sluttrapport Saken gjelder: Saken gjelder sluttrapport og avslutning av prosjekt 1004 'Konsekvensutredning for elektronisk sykemelding'. Oppsummering: Det ble stilt spørsmål ved om det kan være mulig å merke identifikatornøkkel på sykemeldinger med en identifikatornøkkel på som kan brukes for refusjoner. Prosjektet har ikke vurdert dette. Problemstillingen bør belyses i eventuelle nye faser. Vedtak: 1. Styret vedtok at tiltak 1004 Konsekvensutredning for elektronisk sykemelding avsluttes. Sak 98/16 B Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av Budsjett og prosjektportefølje 2017 Fredrik C Birkenfeldt og Jan Eirik Olsen Saken gjelder budsjett og prosjektportefølje 2017 for Nasjonal IKT HF. Det er nødvendig med en diskusjon om ambisjonsnivået. Ressursbehovet som er skissert hentet ut fra regionene er krevende, og det er nødvendig å prioritere. Prioriteringene bør tas ut fra hva som er nødvendig og/eller hensiktsmessig å løse i fellesskap. Prosjekter der man har kunnskap om at det vil bli krevende å fremskaffe ressurser bør nedprioriteres. Styret la budsjettnivået for 2016, med en økning tilsvarende deflator, til grunn for budsjettnivået for Administrasjonen vil gjennomføre en porteføljeprosess med de regionale helseforetakenes porteføljekontakter. Vedtak: 1. Styret vedtok det foreslåtte foretaksbudsjettet, med en planlagt finansieringsramme på 118,43 MNOK for 2017 for Nasjonal IKT HF. 2. Administrasjonen fremlegger ny sak med en liste over kandidater innenfor kostnads- og ressursramme. 3. Styret tok den fremlagte masterplanen for prosjektporteføljen til etterretning. 4. Styret ba om å få nye prosjekter fremlagt for beslutning om igangsettelse. Sak 99/16 B Saksnavn Orientering om HL7-arbeidet i Norge Presentert av Line Sæle

10 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Orientering om HL7-arbeidet i Norge. Det ble kommentert at arbeidet på dette området har vært meget bra, og at det er viktig at tempoet opprettholdes. Det er varierende mellom regionene hvor mye kapasitet som er avsatt til nasjonalt samarbeid og det er viktig med ledelsesprioritet for å få dette til å fungere. Nasjonal IKT kan med fordel gå i dialog med regionene. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 100/16 B Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Innmelding i openehr Foundation Saken gjelder innmelding i openehr Foundation. Styret hadde ikke kommentarer til saken. Presentert av Gisle Fauskanger Vedtak: 1. Styret ba administrasjonen melde inn Nasjonal IKT HF i openehr Foundation, gjeldende fra Sak 101/16 O Saksnavn Læring og bruk av erfaring på tvers av prosjekter Presentert av Jan Eirik Olsen Saken gjelder: I sak 66/15 ba styret om at erfaringer og læringspunkter fra prosjekt 37 'Felles forvaltning, drift og vedlikeholdssystem for MTU og BHM' dokumenteres. Denne saken viser hvordan dette er dokumentert, og hvordan administrasjonen legger til rette for og følger opp læring på tvers av prosjekter. Vedtak: 1. Styret vedtok å utsette saken til styremøtet i januar Sak 102/16 B Saksnavn Drift og forvaltning av interregionale IKTløsninger i spesialisthelsetjenesten Presentert av Ørjan Bye Saken gjelder: Gjennomgang og beslutning av interregional drifts- og forvaltningsmodell

11 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Oppsummering: Arbeidet som er gjort her er riktig og viktig. Eksisterende styringslinjer må brukes for at man skal lykkes med operasjonalisering av modellen. Modellen er viktig for at sektoren skal ha trygghet for en effektiv drift og forvaltning av interregionale løsninger. Modellen må skaleres og tilpasses etter størrelse og omfang på den enkelte løsning. Vedtak: 1. Styret legger modellen til grunn for drift og forvaltning og at den tilpasses til den enkelte applikasjon /systemområde. 2. Styret ba om at administrasjonen utarbeider et forslag til hvordan utfordringen rundt manglende felles begreps- og definisjonsoversikt kan adresseres. Sak 103/16 B Saken gjelder: Saksnavn Nøkkelindikator Bruk av EPJ-undersøkelse som nøkkelindikator. Presentert av Gisle Fauskanger/ Bente S. Nedrebø Oppsummering: Det ble uttalt at undersøkelsen er bra. Alle regioner har diskusjoner på dette området, der det kan være hensiktsmessig å vise til faktagrunnlag. Det er imidlertid viktig å avklare forventninger, og være bevisste på spørsmålsstillinger sett opp mot leveransemuligheter. Denne undersøkelsen har i så måte truffet godt. Styret ba om å få innsyn i hele undersøkelsen. Det ble påpekt at utsendelse av slik undersøkelse må avklares på riktig nivå i regionene. Vedtak: 1. Styret besluttet at en utvidet EPJ-undersøkelse brukes som grunnlag for måling og oppfølging. Sak 104/16 O Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Status En innbygger en journal Status En innbygger en journal. Inga Nordberg ga en kort orientering. 1. Styret tok saken til orientering. Presentert av Inga Nordberg

12 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Sak 105/16 O Saken gjelder: Saksnavn Status Helseplattformen Status Helseplattformen. Presentert av Torbjørg Vanvik Vedtak: 1. Styret vedtok å utsette saken. Sak 106/16 O Saken gjelder: Saksnavn Tentativ agenda til styremøte Foreløpig agenda til kommende styremøte. Presentert av Hilde Brit Christiansen Oppsummering: Vedtak: Styret ba om at status for Helseplattformen først kommer opp som sak når programmet / Helse Midt selv vurderer det som hensiktsmessig. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 107/16 O Saksnavn Eventuelt Presentert av Oppsummering: Det var ingen saker til eventuelt.

13 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Hilde Brit Christiansen Styreleder Thomas Bagley Nestleder Erik M. Hansen Medlem Anita Schumacher Medlem Torbjørg Vanvik Medlem Paul Gundersen Medlem Hilde Rolandsen Medlem Bjørn Nilsen Medlem Lise K. Strømme Medlem Lasse B. Sølvberg Medlem

14 Vedlegg 03 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 03/17 O Orientering fra administrerende direktør 1. Orientering fra felleseide selskaper Høstmøtet i november tok blant annet for seg erfaringer så langt med møtene med eierstyringsgruppen, mulige fellesløsninger der selskapene kan trekke på hverandre og gjennomgang av den nye organisasjonen Sykehusinnkjøp HF. 2. Orientering om status Talegjenkjenning Administrerende direktør vil gi en muntlig orientering om sluttforhandlinger. 3. Forvaltningsrevisjon av helseregistre Nasjonal IKTs ansvar og oppgaver Leder for Fagforum medisinske kvalitetsregistre gav en orientering til Riksrevisjonen om ansvar og oppgaver i fagforumet, og om samarbeidet med andre aktører på registerfeltet. 4. Videreutvikling av IKT avtalesett Administrerende direktør og styreleder har hatt noen innledende diskusjoner med Sykehusinnkjøp HF om hvordan vi i fellesskap kan videreutvikle avtalesett og malverk innen IKT. Administrasjonen har også innledet dialog med DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) om temaet. 5. Presentasjon av funn fra EPJ-undersøkelsen Nasjonal IKT gir fortløpende orienteringer om resultater i EPJ-undersøkelsen til relevante systemeiere. Styret i Nasjonal IKT vil få tilsendt artikkel om undersøkelsen når den er ferdigstilt. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

15 Vedlegg 04 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 04/17 O Statusrapport for prosjektporteføljen Bakgrunn Saken gjelder orientering om status for prosjektporteføljen. Vedlegg 1 er statusrapport for prosjektporteføljen. Vedlegg 2 viser statusrapporter pr fra det enkelte prosjekt og program som Nasjonal IKT er eier av. Forhold styret bør være kjent med Prosjekt 47 Oppgjørsordning for H-resept planlegger å presentere sluttrapport til Prosjektforum Sak om avslutning av prosjektet legges frem for styret for Nasjonal IKT Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

16 Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Oppdatert: Røde statuser 1 Økonomistatus 2 Overordnet usikkerhet 3 Bemanningsoversikt 5 Administrasjonens vurdering av status for prosjektene og programmene 6 Avhengighetsoversikt 8 Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter og programmer 11 Informasjon og prognose for tidslinje for andre relevante prosjekter og programmer 12 Prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde 14 Røde statuser Rød status indikerer vesentlige utfordringer og avvik i forhold til styrevedtak, og som vil kreve tiltak eller beslutning av prosjektstyret eller prosjekteier (styret i Nasjonal IKT HF). Statusene er basert på administrasjonens vurdering i samråd med prosjektene. 53 Ny teknologi AMK mangler tilstrekkelig med heltidsressurser for å kunne gjennomføre dialog 4 innenfor rimelig tid. I løpet av siste periode har prosjektet mistet 2 heltidsressurser, og andre ressurser har fått ytterligere redusert allokeringsprosent. Dette er spesielt utfordrende for arkitekturgruppen, som er en særdeles viktig ressursgruppe i prosjektet. Manglende avklaringer av kontraktsform og -parter kan føre til at leverandører faller fra, forsinkelse i tidspunkt kontraktsinngåelse eller i verste fall stopp av prosjekt.

17 Økonomistatus Hensikten med økonomistatusen er å vise årsprognose for kalenderåret 2016 for porteføljen og det enkelte prosjekt og program som har en budsjettmessig konsekvens for Nasjonal IKT HF. PID Kortnavn Status Prosjektfase Årsprognose SAFEST planleggingsfase Ferdigstilt Planlegge kr SAFEST realisering Pågående Gjennomføre kr FDV-system Ferdigstilt Gjennomføre kr Statistisk logganalyse Ferdigstilt Planlegge kr H-resept Pågående Gjennomføre kr AMK Pågående Gjennomføre kr SANG EPJ Pågående Gjennomføre kr Systemstøtte sykehusapotek konsept Pågående Konsept kr Systemstøtte sykehusapotek planlegging Planlagt Planlegge kr P-EPJ Stoppet Konsept kr Digital Patologi Pågående Konsept kr RMH Ferdigstilt Konsept kr RMH Pågående Planlegge kr Henvisning mellom HF Pågående Gjennomføre kr Fødselsnummer Pågående Gjennomføre kr DIS2016 Pågående Gjennomføre kr PKT Pågående Gjennomføre kr FIA Pågående Gjennomføre kr Porteføljeadministrasjon Pågående kr Sum kr Årsprognose 2016 Prognose pågående prosjekt i 2016 kr Prognose planlagte prosjekt og prosjektfaser med oppstart i 2016 kr - Sum prognose for prosjektporteføljen 2016 kr Økonomisk ramme for prosjektporteføljen 2016 kr Avvik mellom prognose og økonomisk ramme kr % avvik mellom prognose og ramme 6,6 % Siste to måneders større prognoseendringer for Ny teknologi AMK er nedjustert med i 2016, og har fått økt prognose for Prosjektet foretar for tiden en reestimering av estimater for Endringsanmodning forberedes for behandling Digital patologi er nedjustert med 0,4 MNOK i Prosjektstyret har innstilt en revidert plan, og endringsanmodning legges frem i styremøte SAFEST realisering er nedjustert med 0,25 MNOK i 2016, da prosjektet ikke kommer i gang før 'DIS 2016' har redusert prognose med 0,5 MNOK. Dette begrunnet i lavere timeforbruk enn estimert for konkrete aktiviteter. Prognose for 2016 er 60,9 MNOK, nedjustert fra 61,9 MNOK i november.

18 Overordnet usikkerhet Usikkerhet (risiko) til prosjektporteføljen er et aggregert usikkerhetsbilde på hele prosjektporteføljen. Usikkerhetene er gjengangere i mange av prosjektene, og i en del prosjekter er disse usikkerhetene gått over til å bli utfordringer som prosjektene håndterer. Usikkerhetselementene er også basert på erfaring om usikkerhet og utfordringer i tidligere utførte prosjekter. Konsekvensvurderingen er en totalvurdering hvor prosjekters vekting av tid, kost og kvalitet er hensyntatt. Aktivitet og endringer siste to måneder Flere prosjekter opplever at helseregionene inndrar prosjektressurser uten å tilby tilsvarende ressurs, og noen ganger uten å informere Nasjonal IKT eller prosjektleder. Styringsmodell for drift, forvaltning og eierskap er utarbeidet og vedtatt og medfører lavere sannsynlighet. Nytt tiltak er å avklare bruk og forvaltning. Vurdering av utfordringene til usikkerhetselementet utgår. Administrasjonen arbeider med å forbedre dokumentasjon og etterlevelse av prinsipper og prosess for ressursstyring sammen med helseregionene. Usikkerhetsmatrise Meget stor > 90 % Sannsynlighet Stor % Moderat % Liten % Meget liten < 10 % Marginal Liten Moderat Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens # Eksisterende usikkerhet Endring fra forrige rapportering # Lukket / akseptert usikkerhet # Ny usikkerhet siden forrige rapportering

19 Beskrivelse av usikkerheter og status på tiltak ID Beskrivelse av usikkerhet Viktige tiltak Status 1 Manglende tilgang på prosjektressurser for å gjennomføre vedtatte prosjektfaser fra helseregionene kan medføre forsinkelser, økte kostnader og dårlig kvalitet på prosjektleveranser. 3 Begrenset utviklingskapasitet hos leverandører kan gi forsinkelser for prosjekter. 4 Manglende tilrettelegging for gevinstrealisering kan medføre redusert gevinst i helseforetakene. 6 Uavklart ansvar for drift, forvaltning og eierskap kan medføre dårlig kvalitet, feil funksjonalitet over tid og manglende effekt. 7 Ikke tilgjengelige nøkkelressurser for å igangsette prosjektfaser, som for eksempel prosjektleder, nøkkelarkitekter og fagressurser, medfører redusert gjennomføringsevne (færre prosjekter som kan gjennomføres). (1) Utarbeide prognose for ressursbehov som helseregionene kan benytte til planlegging og prioritering av felles prosjekter. (2) Bedre prioritering av helseregionene for tildeling av ressurser til felles prosjekter. (3) Bedre planlegging i prosjekter for å kunne benytte nøkkelressurser i helseregionene, særskilt arkitekter. (4) Etablere ressursplanleggingsmøte med helseregionene. (1) Samordne føringer i program SANG EPJ som vil gi likere EPJ-løsninger og øke samkjøring/prioritering av utviklingsløp hos leverandører. (1) Innføre krav i alle prosjekter om å utarbeide plan for gevinstrealisering og identifisere gevinstansvarlige. (2) Øke kompetanse og fokus i prosjektstyrer om gevinstrealisering. (3) Sørge for at prosjekter fremlegger gevinst-realiseringsplaner og samler innspill fra relevante fora som for eksempel Klinisk IKT. (1) Utarbeide styringsmodell for drift, forvaltning og eierskap. Sees i sammenheng med ny styringsmodell for nasjonale ehelse-løsninger. (2) Vurdere utfordringene og synliggjøre konsekvens for relevante prosjekter. (3) Avklare bruk og forvaltning av styringsmodell for drift, forvaltning og eierskap. (1) Bedre bemanningsprognose for at helseregioner kan rekruttere og langtidsplanlegge. (2) Felles porteføljeoversikt for å optimalisere ressursbruken i felles prosjekter versus regionale prosjekter. (3) Optimalisere omfangsdeling mellom felles og regionale prosjekter slik at en unngår dobbeltarbeid. (4) Innfør praksis om å avklare nøkkelressurser før beslutning om oppstart eller faseovergang. (1) Fullført. (2) Pågående. (3) Pågående. (4) Pågående. (1) Pågående. (1) Pågående. (2) Planlagt. (3) Planlagt. (1) Fullført. (2) Utgår. (3) Planlagt. (1) Fullført. (2) Fullført. (3) Pågående. (4) Fullført.

20 Bemanningsoversikt Prognose totalt antall årsverk prosjektressurser I påvente av avklaring av omfang på masterplan for prosjektporteføljen 2017, så rapporteres ikke prognosen denne gangen grunnet usikkerheten i omfanget på hvilke prosjekter som skal være med i prognosen. Viktige aktive ressursforespørsler 53 Ny teknologi AMK har forespurt en innkjøpsfaglig ressurs fra hver region i en gjennomsnittprosent på 38 %. Fra Helse Sør-Øst er det tilgjengeliggjort to ressurser, en i 38 %, og en rådgiver til denne ressursen med erfaring fra konkurransepreget dialog uten fast prosentandel. Det er i tillegg inngått en intensjonsavtale med Sykehusinnkjøp om bistand fra to ressurser, Forhandlingsleder og anskaffelsesfaglig ressurs fra innkjøpskategori prehospitalt. Detaljplanlegging av dialog fire i anskaffelsesprosjektet viser at det er behov for en større andel av heltidsressurser for å kunne gjennomføre dialogfasen innenfor rimelig tid. I etterkant av siste prosjektstyremøte har prosjektet mistet 2 heltidsressurser, og andre ressurser har fått ytterligere redusert allokeringsprosent. Prosess for justert prosjektbemanning er pågående og det er satt av tid til møter med helseregionenes og HDO sine representanter i prosjektstyret for endelige ressursavklaringer. 61 Digital patologi har forespurt helseregionene om å videreføre ressurser i 2017 i tilsvarende omfang som i Helse Sør-Øst har trukket tilbake en arkitekt med 20 % deltagelse, og har ikke svart på forespørselen om videreføring av øvrige ressurser.

21 Administrasjonens vurdering av status for prosjektene og programmene Fargebetydning: Blank: Grå: Grønn: Gul: Rød: Ikke relevant for Nasjonal IKT HF. Eksempelvis økonomistatus for prosjekter som finansieres og utføres i en helseregion. Ikke relevant å rapportere mot områdene grunnet eksempelvis at prosjektet er satt i pause eller avventer behandling av ny fase. Status i henhold til vedtatt styrevedtak og toleranse. Mindre avvik fra styrevedtak. Tiltak innenfor prosjektets fullmakter ansees tilstrekkelig til å levere i henhold til direktiv og toleranse. Større avvik fra styrevedtatt. Krever involvering av prosjektstyre og vil kunne medføre vedtak i prosjektstyret. Vil også ved behov fremmes for Prosjektforum for vurdering og for styret i Nasjonal IKT HF ved behov for vedtak eller endring i prosjektmandat. Tabellen viser administrasjonens vurdering av status, gjort i samråd med prosjektene, og gjenspeiler aktuell status i forhold til styret i Nasjonal IKT HF. PID Kortnavn Fase Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi Kommentar 29 SAFEST Planlegge/ Gjennomføre Prosjektet vil bli bemannet i løpet av første kvartal, slik at det kan støtte opp om Legemiddelverkets arbeid med å realisere forbedret legemiddelinformasjon. Administrasjonen arbeider sammen med prosjektstyret og helseregionene for å avklare finansiering og mulig tidspunkt for å fremme overgang til en realiseringsfase. Utrulling ferdigstilt i alle apotek pr Helfo leverer faktura og rapporter til alle HF og noen øvrige parter. Avtaler med apotek og Hdir er signert. Databehandleravtale mellom HF og Hdir ikke signert, så rapporter inkluderer foreløpig ikke sensitive persondata. Mindre økonomisk overskridelse som følge av forlenget behov for oppfølging/avslutning, men dette er innenfor toleransegrensen for prosjektet. Manglende avklaringer av kontraktsform og -parter kan føre til at leverandører faller fra, forsinkelse i tidspunkt kontraktsinngåelse eller i verste fall stopp av prosjekt. Detaljplanlegging av dialog 4 viser at det er behov for en større andel av heltidsressurser for å kunne gjennomføre dialog 4 innenfor rimelig tid. I løpet av siste periode har prosjektet mistet 2 heltidsressurser, og andre ressurser har fått ytterligere redusert allokeringsprosent. Dette er spesielt utfordrende for arkitekturgruppen, som er en særdeles viktig ressursgruppe i prosjektet. Arbeidet med kravspesifikasjon har ført til en langsommere oppstart av dialog 4, hvilket videre har forsinket prosjektplanen. Omfanget av dialog 4 er nå utredet og i henhold til ny revidert prosjektplan endres status fro fremdrift og økonomi til grønn forutsatt at NIKT styret godkjenner endringsanmodning i styremøtet Statistisk logganalyse Planlegge 47 H-resept Gjennomføre 53 AMK Gjennomføre 59 Systemstøtte sykehusapotek Konsept Prosjektstyret har vedtatt å undersøke mulighetene og konsekvensene dersom sykehusapotekene tar i bruk regionale ERP-løsninger. Som en konsekvens av dette vil prosjektets varighet bli forlenget. Dette får ingen konsekvens for Nasjonal IKTs prosjektporteføljebudsjett, da prosjektleder finansieres av sykehusapotekene.

22 PID Kortnavn Fase Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi Kommentar 60 Prehospital EPJ Konsept Prosjektet er midlertidig stanset i påvente av ressurser. Antatt videreføring høsten Digital patologi Konsept 62 Robust Mobilt Helsenett Planlegge 1001 Henvisning mellom HF Gjennomføre 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer Gjennomføre 2003 DIS2016 Gjennomføre Programmer Prosjektstyret har innstilt en revidert fremdriftsplan, som fremlegges i endringsanmodning Ressurssituasjonen er ikke tilfredsstillende, noe som har påvirket fremdriften. Prosjektet ønsker også å bruke mer tid på forankring, både innenfor og utenfor helseforetakene. Grønn status på fremdrift og økonomi er betinget av at endringsanmodningen godkjennes i styremøte Oppstart av planfase godkjent i styre NIKT Alle ressurser i den sentrale prosjektgruppen er på plass. Med unntak av Helse Sør-Øst er alle regionene representert med tre deltakere i den utvidede prosjektgruppen. Helse Sør-Øst har kun en representant, og den sentrale prosjektorganisasjonen vurderer dette som sårbart. Forslag til tiltak vil bli vurdert ved risikogjennomgang i januar. Det eksisterende regionale prosjektet i Helse Sør-Øst avsluttes før henvisningsmelding 2.0 er ferdigstilt. Helse Sør- Øst planlegger gjennomføring av restaktiviteter inkludert sending av meldinger på ny standard som en del av sitt interne regionale program. Prosjektet har gjort en gjennomgang med Direktoratet for ehelse om en endelig henvisningsmelding 2.0 som dekker behovene i spesialisthelsetjenesten. Direktoratet skal varsle når meldingen er planlagt klar til utprøving og prosjektet vil deretter anbefale videre prosess. Prosjektet er kontaktpunkt overfor Skattedirektoratet til Frittstående webløsning (trinn1) er ferdig utrullet (frem til mars 2017). 80 % av alle nyfødte barn i Norge får nå fødselsnummer tilbake i webløsningen i Norsk Helsenett. Frittstående webløsning er implementert i Helse Sør-Øst (unntatt ett helseforetak). Helse Vest rullet ut trinn 1 med Natusløsningen i desember. Planer for utrulling av resterende foretak er noe forsinket. Helse Midt-Norge forbereder implementering av trinn1 lik Helse Vest, med mål om verifisering i februar/mars Endelig plan er ikke besluttet. Planer for oppstart(inkl kompetanseoverføring fra prosjektet) i Helse Nord er ikke avklart. Prosjektet har p.t. ikke fått tilbakemelding om status i Helse Nord. Driftsavtaler for frittstående løsning må signeres. Pågående, ikke ferdigstilte aktiviteter i DIS-2016 vil nå videreføres i 2017 som en del av DIS Direktiv som beskriver fokusområder for DIS-2017 er under utarbeidelse og vil bli behandlet i prosjektstyremøte DIS Forventet finansieringsramme for DIS-2017 er 20 MNOK (10 MNOK under opprinnelig ramme 2016) Konkrete aktiviteter som det jobbes med i påvente av konkludert direktiv er konsept for Digital dialog med behandler, samhandlingsarena og avsluttende konklusjoner/gjennomføring av løsning for videreformidling til DPI/nasjonal varslingskomponent. De innbyggertjenester som er forventet å ha størst merverdi for spesialisthelsetjenesten påvirker i sterk grad arbeidsprosesser. En kritisk viktig aktivitet i prosjektet er å sikre innspill og forankring mot aktuelle kliniske fagmiljø. Tilgang til klinisk kompetanse er av denne grunn en forutsetning for å kunne beskrive og etablere optimale tjenester. DIS-2017 vil i direktiv adressere dette behovet. Prosjektet vil i 2017 også aktivt bruke prosjektets referansegruppe og fagforum Klinisk IKT for innspill/forankring av kliniske tema.

23 PID Kortnavn Fase Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi Kommentar 58 Samordning av Neste Generasjon EPJ Presisere Det har blitt arbeidet med innretning på arbeidet knyttet til samordning av de regionale EPJ-programmene. I ekstraordinært Prosjektforum m ble det tilslutning på å etablere EPJ Samordningsråd for regionale program som er et koordinert samarbeid om prosjektaktiviteter for overgang til DIPS ARENA og andre felles ITprodukt, der to eller flere regioner ser verdi av koordinert fremdrift og oppgavefordeling. I parallell pågår «kartlegging av god praksis for EPJ-området» som eget prosjekt. Avhengighetsoversikt Avhengighetsoversikt for prosjektporteføljen er en aggregert oversikt over avhengigheter som kan påvirke prosjektets evne til å oppfylle prosjektrammene, og porteføljeområdenes evne til å levere ønsket strategisk effekt. Porteføljeansvarlige i Nasjonal IKT følger opp avhengighetene slik at usikkerheten er på et akseptabelt nivå og at utfordringer håndteres. Porteføljeområdene viser hensiktsmessige inndeling av prosjekter i funksjons- og applikasjonsområder. Avhengighetene er kategorisert i fire avhengighetsområder. Leveranser: Avhengighet til leveranser fra aktør eller prosjekt som har stor påvirkning på prosjektets evne til å gjennomføres. Testmiljø: Avhengighet til kapasitet i testmiljø. Utviklingskapasitet: Avhengighet til utviklingskapasitet, eksempelvis hos en EPJ-leverandør eller leverandørdelen hos Direktoratet for e-helse. Bemanning av unike nøkkelressurser: Avhengighet til ressurser som eksempelvis er nøkkelressurser også i andre felles eller regionale prosjekter. Dette er ressurser som en ikke kan erstatte med andre eller leie inn eksternt. Overlevering: Avhengighet til mottakende aktør eller prosjekt for å kunne overlevere leveranse eller oppgave.

24 Avhengigheter med områdeinndeling Aktører Prosjekter Områdeinndeling PID Prosjekter og programmer 29.5 SAFEST realisering Legemiddelkjeden 59 Systemstøtte Sykehusapotekene 47 H-resept Prehospital Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt-Norge Helse Nord Direktoratet for e-helse Norsk Helsenett SF Helsetjenestens driftsorganisasjon Andre aktører* Leverandører** AMK Robust mobilt helsenett 53 AMK 60 Prehospital EPJ 62 Robust mobilt helsenett Laboratorier 61 Digital patologi konseptstudie Innbyggertjenester 2003 DIS 2016 PAS-EPJ og Kurve Felles infrastruktur Program for kodeverk og terminologi 45 Statistisk logganalyse 1001 Henvisning mellom HF 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer 58 Program SANG EPJ Én innbygger én journal Leveranser Testmiljø Utviklingskapasitet Bemanning av unike nøkkelressurser Overlevering Endring i avhengigheter siste to måneder 53 Ny teknologi AMK har en sterk avhengighet til overlevering til de regionale helseregionene. 59 Systemstøtte sykehusapotekene har nå en avhengighet til ressurser i helseregionene, for å undersøke mulighetene og konsekvensene dersom sykehusapotekene tar i bruk regionale ERP-løsninger. Avhengighetsbeskrivelser * HELFO, Apotekforeningen, Legemiddelverket, DIFI, med flere. ** Leverandører som eksempelvis DIPS, med flere SAFEST realisering vil ha en avhengighet til leveranser fra Statens Legemiddelverk (legemiddelinformasjon, informasjonsmodeller og tjenester for å gjøre legemiddelinformasjon tilgjengelig), og leveranser fra Direktoratet for e-helse (avklaringer rundt endring av meldingsstandarder, deltagelse i forbindelse med innføring av nye standarder for legemiddelinformasjon).

25 47 H-resept er avhengig av leveranser fra aktører som HELFO, Direktoratet for e-helse, apotekforeningen, med flere for å kunne levere en oppgjørsordning i henhold til tidsplanen. 53 Ny teknologi AMK vil ha en avhengighet til eventuelle endringer av Akuttmedisinforskriften av HDIR september 2016 som kan føre til nye krav med påfølgende forsinkelser. Per desember2016 er det enda ikke foretatt endringer i forskriften. 59 Systemstøtte Sykehusapotekene er avhengig av målbildet fra Apotekforeningens DIFA-prosjekt, som skal levere ny kjerneløsning som skal benyttes i alle landets apotek. 60 Prehospital EPJ vil i en gjennomføringsfase være avhengig av leveranser fra Robust mobilt helsenett, og er definert som en forutsetning for innføring av P-EPJ løsning. 62 Robust mobilt helsenett vil i en gjennomføringsfase være avhengig av leveranser fra Norsk Helsenett Henvisning mellom helseforetak avsluttet pilotering uten å kunne teste på endelig henvisningsmelding 2.0. En videreutvikling av løsning vil er avhengig av Direktoratet for e-helse sin ferdigstillelse av henvisningsmelding 2.0, og utvikling av tilpasninger i DIPS Automatisk tildeling av fødselsnummer prosjektet er avhengig av ressurser og testmiljøer fra Helse Sør-Øst da prosjektet går der. Prosjektet er avhengig av utvikling og leveranser fra DIPS og Norsk Helsenett som leverandører. Prosjektet baserer seg på Skattedirektoratets tjeneste for å få nye fødselsnummer. Ibruktakelse av løsning er også avhengig av kapasitet hos Skattedirektoratet DIS 2016 inneholder en rekke viktige avhengigheter. Utvikling av ny funksjonalitet betinger leveranseevne hos samarbeidende regioner. Bredding av ferdige løsninger nasjonalt betinger teknisk evne og strategisk forankring i den enkelte region. Total innsatsfaktor og koordinering av innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten forutsetter investeringsevne og vilje i helseregioner. En del tematikk betinger avklaringer utenfor spesialisthelsetjenesten. Utvalgt funksjonalitet og tjenester som leveres via DIS 2016 har potensiale til å gjenbrukes i tjenester som planlegges utviklet hos 3.part.

26 Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter og programmer Diagrammet viser tidsforløpet til pågående prosjekter og antatt videreføring og mulige nye prosjekter i henhold til masterplan 2016 som en er kjent med på nåværende tidspunkt Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten (DIS) Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Ny teknologi for AMK Gjennomføre: Avtale for ny felles teknologi for AMK Innføre i helseregionene Prehospital EPJ Forprosjekt Midlertidig stans Forprosjekt Konsept forts. Planlegge Robust mobilt helsenett Konsept: Forprosjekt Planlegge Gjennomføre Program for Samordning Av Neste Generasjons EPJ Planlegge Fase 1 Fase 2 Henvisning mellom helseforetak Automatisk tildeling av fødselsnummer Gjennomføre: Pilot Gjennomføre Gjennomføre i helseregionene Statistisk logganalyse i behandlingsrettede helseregistre Ny oppgjørsordning for H-resept Planlegge Gjennomføre: Konsept, pilot, bredde, ibrukta Gjennomføre: Realisere løsning Gjennomføre i helseregionene SAFEST Planlegge (29.4) Gjennomføre (29.5) Systemstøtte sykehusapotekene Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere: Fase ut, anskaffe, migrere Digital patologi konseptstudie Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere Pågående prosjektfase i Nasjonal IKT HF Prognose for neste prosjektfase Antatte gjennomføringsfaser i helseforetakene Antatt tidsperiode for å kunne starte å realisere gevinster i helseforetakene Andre relaterte prosjekter

27 Informasjon og prognose for tidslinje for andre relevante prosjekter og programmer Oppdatert: November 2016 Nasjonal IKT HF delfinansierer prosjekter og programmer sammen med andre aktører i helsesektoren. Disse rapporterer ikke status direkte til Nasjonal IKT HF men administrasjonen er representert i prosjekt- og programstyrer for å utøve eierinteresser inn i prosjektene og programmene. Planer for Program Felles Infrastruktur (FIA) og Program for Kodeverk og Terminologi i Direktoratet for ehelse for 2016: Navn Kort beskrivelse av oppgaver og leveranser Fase/ tidsplan Program 2051 Program FIA Felles Infrastruktur - Programmet har som mål i løpet av 2-4 år å bedre samhandlingen i helsesektoren Prosjekt Felles legemiddelliste Riktigere behandling og færre pasientskader, Bedre utnyttelse av kapasitet og ressurser. Mer komplett datagrunnlag for fremtidig rapportering til sekundærbruk. Delprosjekt Felles Legemiddelliste (Gjennomføring 1.kv -4.kv 2019) Prosjekt Samhandling Virksomheter benytter elektronisk meldingsutveksling i stedet for papir og doble rutiner. Helsepersonell og innbyggere opplever at meldingsutvekslingen er pålitelig. Helsepersonell og virksomheter har en mer effektiv oppfølging av feilsituasjoner ved meldingsutveksling. Delprosjekter: Enhetlig meldingsutveksling, Modernisering, Forvaltning Gjennomføring 1.kv kv 2019 Prosjekt Sikkerhetsinfrastruktur Understøtte rask, enkel og sikker deling av informasjon. Innføring av nye løsninger er enklere og mindre kostnadsdrivende enn i dag. Reduksjon i tidsbruk ved innlogging til nasjonale løsninger. Delprosjekt: Autentiseringstjenester (Gjennomføring 1.kv -4.kv 2017) Program 2052 Program PKT Program for Kodeverk og Terminologi - Programmet vil på nasjonalt nivå vil samordne, skape struktur og etablere rutiner for å sikre utvetydige og oppdaterte helsefaglige koder og terminologi av høy faglig kvalitet og relevans. Prosjekt Kodeverk delprosjekt NCP Samordning medisinske prosedyrer Utvikle helsefaglige prosedyrekodeverk for NCRP (radiologi og nukleærmedisin), NCSP (kirurgi) og NCMP (medisin) slik at de samlet sett vil gi en god og entydig oversikt over prosedyrer utført i spesialisthelsetjenesten. Mål for prosjektet er å innføre å innføre Norsk Laboratoriekodeverk som standard i kommunikasjonen av laboratorieanalyser for: 1) Medisinsk biokjemi 2) Medisinsk mikrobiologi 3) Immunologi og transfusjonsmedisin 4) Klinisk farmakologi 5) Medisinsk genetikk 6) Patologi Det overordnede mål for dette prosjektet er å utvikle en oppdatert versjon av norske SNOMED for patologi, som alle patologilaboratorier kan anvende som koder for svarrapportering for laboratorieanalyser. Prosjektet er avsluttet delprosjekt NLK Norsk laboratoriekodeverk Avslutningsfase delprosjekt PAT Patologikodeverket Gjennomføringsfase delprosjekt ICPC-2 Helsefaglig kodeverk tilpasset EPJ og samhandling Oppdatere kodeverket ICPC, slik at det er i tråd med de siste årenes teknologisk utvikling og medisinsk begrepsbruk. Dette innebærer å reviderere kodefil for utvidet termsett for å bedre søkefunksjonalitet i EPJ. Gjennomføringsfase

28 delprosjekt Prosjekt delprosjekt delprosjekt delprosjekt delprosjekt Prosjekt delprosjekt delprosjekt FOV Forvaltning og revisjon av kodeverk og terminologier Terminologi NRC Felles standardisert terminologi MÅL Målbilde kodeverk og terminologi KTH Pilot Tannhelse kodeverk PTERM Pilot SNOMED CT terminologi Kodingskvalitet OMK Opplæring medisinsk koding HIS Helhetlig IKT-støtte Gjennomføre endringer og tilrettelegge for vellykket langsiktig forvaltning av helsefaglige kodeverk. Forvaltning av helsefaglige kodeverk skal gjennomføres på mest effektiv måte, og med tilstrekkelig høy kvalitet for å møte sektorens forventninger og behov. Etablere et nasjonalt kompetansesenter og forvaltningsorgan som skal administrere og vedlikeholde SNOMED CT på nasjonalt nivå. Utarbeide målbilde for SNOMED CT terminologi i et fremtidig helhetlig terminologisk målbilde for strukturert journal, prosess og beslutningsstøtte Registrere data basert på SNOMED CT i ordinære tannhelsejournaler på en slik måte at data kan gjenbrukes til rapportering, statistikk, forskning og kvalitetsarbeid. Utprøving av SNOMED CT på utvalgte terminologiske områder. Første bruksscenario er å utprøve SNOMED CT som terminologibinding til arketype utvikling. for anatomisk lokasjon. Identifisere og innføre prioriterte opplæringstiltak for å sikre god kvalitet i medisinsk koding. Utrede, etablere og innføre en helhetlig og brukervennlig IKT løsning som bidrar til å effektivisere og understøtte relevante arbeidsprosesser knyttet til administrasjon, forvaltning og tilgjengeliggjøring av både helsefaglige og administrative kodeverk og terminologier. Gjennomføringsfase Planleggings-fase Planleggings-fase Planleggings-fase Konseptfase Planleggings-fase Konsept

29 Prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde Tabellen viser en kort beskrivelse for prosjektene og programmene, og hvordan deres antatte gevinstområder er knyttet mot målsetninger som beskrevet i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten. Publisert informasjon om prosjektene og programmene finnes på Primært mål og fremtidsbilde som understøttes: Sekundære mål og fremtidsbilder som understøttes: PID Kortnavn Kort beskrivelse av oppgaver og leveranser Gode digitale løsninger for pasienten Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet IKT-støtte for helhetlige standardiserte pasientforløp Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker 29.4 SAFEST planlegging Utarbeid krav til informasjon, informasjonsmodell og konseptuell tjenestebeskrivelse, utred overordnede forvaltningsmodeller, og lag forslag til beslutningsdokumenter for realiseringsfase SAFEST realisering Gjøre tilgjengelig forbedret legemiddelinformasjon 45 Statistisk logganalyse Etablere og rulle ut løsning for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre. 47 H-resept Spesifisere, utvikle og innføre elektronisk oppgjørsløsning for H-resepter ved gjenbruk av Helfos eksisterende løsning for elektroniske oppgjør. 53 AMK Anskaffe ny, felles IT løsning til landets AMK sentraler. 59 Systemstøtte Sykehusapotekene 60 Prehospital EPJ Digital patologi konseptstudie Robust mobilt helsenett Kartlegg og anbefal systemstøtte for legemiddelområdet, med fokus på sykehusapotekforetakenes behov, og utarbeid felles konseptuelt målbilde for de fire helseregionene i forbindelse med utfasing av FarmaPro. Vurder og anbefal konsepter for regional og felles nasjonale løsninger for elektronisk pasientjournal for den prehospital verdikjede. Kartlegg dagens situasjon, undersøk mulighetene som innføring av digital patologi gir, vurder hvilke områder som egner seg for felles nasjonalt konsept, og foreslå felles nasjonalt målbilde. Vurder og anbefal konsepter for regional og felles nasjonale løsninger for et robust mobilt helsenett 1001 Henvisning mellom HF Lage henvisningsmelding fra sykehus til sykehus og piloter i Helse Sør-Øst RHF Automatisk tildeling av fødselsnummer Lage løsning for innsending av nyfødtinfo via NHN og uthenting/oversendelse av fødselsnummer fra SKD innen 24 timer DIS2016 Kravstille og utvikle nasjonale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten. 58 Program SANG EPJ Samordne felles nasjonale føringer for EPJ med gode og likeverdige helsetjenester.

30 Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 47 Innføring av elektronisk oppgjørsordning for H-resepter PROSJEKTEIER Nasjonal IKT Sykehusapotekene SATSINGSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Ole-Morten Holmøy, PwC STATUS OMRÅDE FORRIGE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI RISIKO G G G Y G NÅ G G G G Y KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER Innhold: Løsningetablert ihht til spesifikasjon. Noe kompletterende utvikling planlagt i neste versjon av apoteksystemet (5.18 planlagt utrullet våren 2017). Ressurssituasjonen: OK. Fremdrift: Utrulling ferdigstilt i alle apotek pr Helfo leverer faktura og rapporter til alle HF og noen øvrige parter. Avtaler med apotek og Hdir er signert. Databehandleravtale mellom HF og Hdir ikke signert, så rapporter inkluderer foreløpig ikke sensitive persondata Avhengigheter: Ingen gjenstående avhengigheter for ferdigstillelse av løsning. Videre oppfølging: Innføring av oppdaterte versjoner av DIPS/FM i HFene for støtte til h-resept forskrivning. Etablering av forvaltningsregime for hele kjeden. Videreutvikling i apoteksystem (neste versjon). Tilrettelegging av forbedret mulighet for etterlevelse av prioriteringer/retningslinjer i forskrivningen. Økonomi: Mindre overskridelse som følge av forlenget behov for oppfølging/avslutning. FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE System- eller datafeil som avdekkes i FEST, apoteksystem eller Helfos løsning Manglende data i rapporter til HF pga manglende implementering av DIPS/FM Begrenset mulighet for oppfølging av inntekter pga manglende NPRdata RISIKOREDUSERENDE GREP Etablering av forvaltningsregime for videre oppfølging Godkjenning utrulling apotekløsning Ordinær produksjon av faktura og rapporter fra Helfo Signering av avtaler Aksept av løsning for rapportutsendelse og signering av databehandleravtaler Overlevering til HF Lukking av prosjektet (Sluttrapport)

31 Styremøte Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 53 Ny teknologi AMK PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE STATUS PROSJEKTLEDER Oddmund Aase, prosjektleder KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE FORRIGE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI RISIKO R NÅ R G G Avgrensing og innhold: Manglene avklaringer av kontraktsform og parter fører til at leverandører faller fra eller forsinkelse i kontraktsinngåelse, eller i verste fall stopp av prosjekt Ressurser: Detaljplanlegging av dialog 4 viser at vi trenger en større andel av heltidsressurser for å kunne gjennomføre dialog 4 innenfor rimelig tid. I etterkant av siste prosjektstyremøte har prosjektet mistet 2 heltidsressurser, og andre ressurser har fått ytterligere redusert allokeringsprosent. Dette er spesielt utfordrende for arkitekturgruppen og innkjøpsfaglige ressurser. Fremdrift: I henhold til ny revidert prosjektplan endres status til grønn forutsatt at NIKT styre godkjenner denne i møte Eksterne avhengigheter: Prosjektet arbeider med avtaler med eksterne parter (DNK, HDIR) i forhold til deres bidrag i videre arbeid i kommunikasjonsgruppen. Økonomi: Prosjektkostnaden økes blant annet gjennom forlenging av prosjektperiode. Status grønn betinger at styret i NIKT godkjenner revidert prosjektbudsjett i møte FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE U4: Manglende eller forsinket finansiering av resultatet av prosjektet U29: Ressursmangel fører til at man må legge prosjektet ut i tid, med påfølgende konsekvenser for regionenes virksomhet RISIKOREDUSERENDE GREP U4: Oppdatere prosjektbegrunnelse (BC) med kostnader knyttet til «3+1» samt planlegge for styrebehandling i hver region U29: *Dialog knyttet til HSØ ressurs * Gjennomført: Onboarding av junior ressurs fra NIKT * Gjennomført: Dialog om HM ressurs * Innkjøpsressurs * Driver LVS M8: Når løsningsbeskrivelser er evaluert og antall løsninger er redusert til 3-5. M9: Når prinsipper for finansieringsplan er akseptert i AD RHF møte M10: Når Prosjektstyret godkjenner å gå inn i siste dialogrunde for kontraktsavklaringer og forhandlinger

32 Styremøte Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK Program for samordning av neste generasjons EPJ (SANG EPJ) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE 1-5 PROGRAMLEDER Siv Ingebrigtsen STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FORRIGE Y Y NÅ G Y Det har blitt arbeidet med innretning på arbeidet knyttet til Samordning av de regionale EPJ-programmene». I ekstraordinært Prosjektforum ble det tilslutning på å etablere EPJ Samordningsråd for regionale program som er et koordinert samarbeid om prosjektaktiviteter for overgang til DIPS ARENA og andre felles IT-produkt, der to eller flere regioner ser verdi av koordinert fremdrift og oppgavefordeling. FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER Y G Y G I parallell er kartlegging av regional god praksis i gang og kontaktpersoner fra regionene utpekt. Programstyre skal etableres når innretning av «Samordning av innføring av DIPS Arena» er konkludert. ØKONOMI G G RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Mangel på programstyre reduserer fremdrift på beslutninger 2. Programmet gir ikke forventet merverdi til de regionale programmene 3. «Helseplattformen» kan redusere motivasjon for å investere i DISP Arena RISIKOREDUSERENDE GREP a. Ny innretning på programmet med 3 regioner og fokus på konkrete gevinster på kort sikt b. Bemanne programmet riktig fra regionenes side c. Ny innretning gir bedre forutsetning for sammensetning av programstyre Vedtatt etablering av EPJ Samordningsråd for regionale program. Utarbeidet prosjektideer til Masterplan 2017 Kommende aktivitet: Etablering av programstyre Første leveranser av prosjektet «Kartlegging av god praksis» Utarbeide prosjektforslag for «Problemliste» og «kritisk informasjon»

33 Styremøte Nasjonal IKT HF STATUSRAPPORT TILTAK Felles forprosjekt for systemstøtte for legemiddelkjeden og sykehusapotekene PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet PROSJEKTLEDER Jon Gausdal, Hemit STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT FORRIGE G G Y NÅ G G R Prosjektet har levert dokumenter i henhold til faseplan for siste fase, inkl. milepælene M9 M12. Leveransene er ikke endelig godkjent av prosjektstyret. Prosjektstyret ber prosjektet om å avvente avslutning til etter at regionene har fått avklart regionale ERP-prosjekter, slik at konklusjonene på dette kan tas inn i sluttrapporten. Godkjenning av milepælene M9 M12 har ikke vært realitetsbehandlet i prosjektstyret. Sannsynlig avslutningsdato for prosjektet er ultimo mars EKSTERNE AVHENGIGHETER G G ØKONOMI G G RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Det er en risiko for at prosjektets omfang utvides til å omfatte en viss prosjektplanlegging for regionale prosjekter. Opprinnelig scope var at fase 3 kun skal fokusere på områder for nasjonalt samarbeid. RISIKOREDUSERENDE GREP Prosjektstyret må tydelig skille mellom prosjektets oppgaver og mer generelle lederoppgaver i sykehusapotekenes linjeorganisasjon. M : Vedtak om oppstart M : Planlegging M : Kick-Off M : Gap FarmaPro M : Beskrivelse av dagens arbeidsprosesser M : Beskrivelse av målbilde M : Gapanalyse M : Konsept Faseovergang fra fase 2 Analyse til fase 3 Konsept og anbefalinger M : Virksomhetsarkitektur M : Underlag hovedprosjekt M : Sluttleveranse M : Avslutning

34 Styremøte Nasjonal IKT HF STATUSRAPPORT TILTAK 61 Digital patologi konseptstudie PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Line Rodahl Dokset, Sykehuspartner HF STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD FORRIGE G NÅ G Ressursene har stor arbeidsbelastning i avdelingene og regionene. Konsekvenser av dette er at prosjektet er forsinket med prosjektleveransene. Vi ber derfor om en forlengelse av konseptstudien. RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI G Y G G Y R G Y Vi har fått ressurs fra Helse Midt-Norge som arbeider med prosesser til fremtidig målbilde. Ressursen leverer allerede god kvalitet til prosjektet. Hovedproduktene 7 og 8 presenteres for prosjektstyret , sammen med endelig versjon av scenarioanalysen. I tillegg leveres en tiltaksliste med tilhørende drøfting av ulike målbilder og veikart. RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Komplekse problemstillinger med avhengigheter til andre prosjekter og fagmiljø. 2. Stor arbeidsbelastning i avdelingene og regionene. RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Løpende dialog med aktuelle prosjekter og fagmiljø. Avgrensning. 2. Kommunikasjon med regionene om flere ressurser. MP1, 2 og 3 etablering av prosjektet MP4, 5, 6, 7og 8 Kartlegging og analyse MP9 Konseptuell to be beskrivelse 1. versjon MP10 Gap analyse MP11 Konseptuell to-be beskrivelse 2. versjon MP12 Grunnlagsdokumenter for neste fase MP13 Oppsummering/presentasjon. MP14 Avslutning.

35 Styremøte Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 62 Robust Mobilt Helsenett PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Rune Holger Andersen HF Sykehuspartner STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI FORRIGE G G G G G NÅ G Y G G G Avgrensning og innhold: Styringsdokument inklusive plan og økonomi er behandlet av prosjektstyret. Avsnitt rundt risiko vil bli gjennomgått i neste styremøte. Frist for godkjenning av referat er og formell godkjenning er neste styremøte Ressurser: Med unntak av Helse Sør-Øst er alle regionene representert med tre deltakere i den utvidede prosjektgruppen. Helse Sør-Øst har kun en representant, og den sentrale prosjektorganisasjonen vurderer dette som sårbart. Forslag til tiltak vil bli vurdert ved risikogjennomgang i januar. Fremdrift: Alle milepæler er levert iht plan Eksterne avhengigheter: Det vil bli gjennomført et møte med prosjekt «Ny teknologi AMK» i løpet av januar for å avklare eventuelle avhengigheter. Økonomi: Ved utgangen er desember er det brukt 324 mindre enn budsjettert. RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Ressurskonflikt med andre prosjekter 2. Er løsning basert på arkitektur konsept tilgjengelig i markedet? 3. Investeringskostnader for utrulling av løsning 4. Lar løsningen seg drifte? RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Avklare omfang av deltakelse i andre prosjekter med berørte ressurser 2. Avklares i dialog med leverandører 3. Vurdere finansieringsmodeller som reduserer investeringskost 4. Avklare driftsmodeller med NHN/HDO og leverandører M3 Sentral prosjektorganisasjon etablert M4 Informasjonsmøte med utvidet prosjektgruppe gjennomført M5 Utvidet prosjektgruppe etablert M6 Første styremøte gjennomført M7 Invitasjon markedsdialog (leverandørkonferanse) sendt ut M8 Fagsamling utvidet prosjektgruppe gjennomført M9 Leverandørkonferanse gjennomført M 10 Prosjektstyremøte etter leverandørkonferanse

36 Styremøte STATUSRAPPORT TILTAK Henvisning mellom HF PROSJEKTEIER Nasjonal IKT Helse Sør-Øst RHF SATSINGSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Mona Syversen, Sykehuspartner STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER FORRIGE G G Y Y NÅ G G Y Y Direktoratet for e-helse bekreftet i et felles møte 9. januar at meldingsstandarden blir ytterligere oppdatert med de viktigste endringene i tråd med innspill fra prosjektet Tilhørende funksjonalitet må deretter implementeres i DIPS før videre test og pilotering kan gjennomføres. Prosjektet anbefaler i den forbindelse alle regioner som benytter DIPS om å gjennomføre test av aktuell release, for på denne måten å sikre at løsningen fungerer også i konsoliderte DIPS-databaser Det vil i samarbeid med NIKT utarbeides forslag til videre organisering av gjenstående aktiviteter ØKONOMI RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Manglende forpliktelse fra leverandør DIPS om videre utvikling av viderehenvisningsløsningen kan medføre ytterligere forsinkelser knyttet til pilotering og utbredelse av endelig løsning for revidert henvisningsmelding ved HF RISIKOREDUSERENDE GREP Ferdigstille meldingsstandarden og deretter avgrense hvilke elementer som må inngå i DIPS før videre pilotering og utbredelse anses som aktuelt M1 Prosjektet klart for oppstart M2 Prosjektgruppe etablert M5 Revidert meldingsstandard for henvisning klar for test i DIPS, runde 1 i M6 Henvisning mellom HF pilotert ved utvalgte HF i HSØ, i 2016 Det må med utgangspunkt i følgende leveranser gjøres en vurdering av det videre arbeidet knyttet til test og pilotering av henvisning mellom HF: Ytterligere oppdatert meldingsstandard fra Direktoratet for e-helse Release fra DIPS ASA med tilhørende funksjonalitet

37 Styremøte STATUSRAPPORT TILTAK SATSINGSOMRÅDE OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI BESKRIVELSE Det er en risiko for at driftsavtalen ikke undertegnes av alle regionene og NHN innen Dette vil i så fall også forsinke overføring til drift og forvaltning utover 01. o Det er en risiko for at videre implementering av Trinn 1 i nye regioner kan bli forsinket utover 1. kvartal STATUS 1005 Automatisk melding om fødsel Mål 3 Være RHFenes samarbeidspart overfor myndighetene i nasjonale tiltak FORRIGE Y NÅ RISIKO RISIKOREDUSERENDE GREP Overlevering til forvaltning i HSØ er påbegynt og følges tett. Det er viktig at løsningen godkjennes av NIKT, slik at HSØRHF i sin tur kan underskrive driftsavtale. Felles nasjonal implementeringsplan må følges og tas på alvor. PAS må være master for pasientdemografiske data, og fagsystemene må være integrert med PAS/EPJ på HL7 Connector for at løsningen skal fungere. HL7 Connector må anskaffes. (Gjelder Trinn2. Implementering av Trinn2 er utenfor prosjektets mandat.) PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Anne- Britt H. Thuestad, Sykehuspartner Innhold Trinn1: Ca. 80 % av alle nyfødte barn i Norge får nå fødselsnummer tilbake i webløsningen i Norsk Helsenett. Frittstående webløsning er implementert i HSØ, bortsett fra ved Sykehuset i Vestfold. Helse Vest ble verifisert og satt i produksjon 16. desember Helse Midt-Norge arbeider med å forberede implementering av Trinn1, og anslår mulig oppstart av verifisering til februar/mars Prosjektet har p.t. ikke fått tilbakemelding om status i Helse Nord. Trinn2: Pilot på Rikshospitalet-trinn2, er godkjent ved OUS. Prosjektet venter på tilbakemelding fra ledermøte i OUS angående klarering av videre produksjonssetting av Trinn 2 ved helseforetaket. Piloten må videre godkjennes av NIKT. Trinn3: Prosjektet har beskrevet en prosjektide og denne er diskutert i styringsgruppen og sendt NIKT. Fremdrift: : Det gjenstår å implementere trinn 1/-Natusløsningen hos hhv. Helse Nord og Helse Midt-Norge. Trinn 2 er pilotert ved OUS. Prosjektet er i sluttfase og det arbeides med dokumentasjon og overføring til drift og forvaltning. Økonomi: I desember 2016 var forbruket noe høyere enn prognose, men totalt er forbruket innenfor budsjett. Totalt forbruk i 2016 var kroner, mot et budsjett på kroner. Beløpene er inkl. mva. Avhengigheter: Det er avhengigheter knyttet til at Helse Nord og Helse Midt-Norge lager og følger utrullingsplaner som bygger på nasjonal utrullingsplan. Når det gjelder implementering av mottak av fødselsnummer, er prosjektets ansvar å sørge for at fødselsnummeret kommer inn i PAS. Prosjektet ser at videre distribusjon av fødselsnummer fra PAS til fagsystem har avhengigheter til at PAS er master for fødselsnummer og at fagsystemene er integrert med PAS på HL7 connector. Prosjektet ser at utbredelse av Trinn 2 vil kreve utbredelse av standardisert integrasjonsgrensesnitt for logistikkmeldinger der dette ikke finnes i dag, samt gjennomgang av rutiner for alle fagmiljøer, både der fagsystemet har integrasjoner/ikke har integrasjoner mot PAS. FERDIGSTILTE MILEPÆLER M1: Prosjektet klart for oppstart M2: Pilot for frittstående løsning er opprettet ved Rikshospitalet M4:Nasjonal utrullingsplan er ferdigstilt M5: Behovsdokumentet er ferdigstilt. M6:Frittst.løsning er utarbeidet og dokumentert. M7: Revidert plan for integrert løsning er ferdigstilt M8:Løsningsdesign for integrert løsning ferdigstilt M9:Integrert løsning mottak av fødselsnummer er ferdig utviklet. M10: Løsning for sending av datasett fra DIPS er tatt ut av prosjektet. M11:Pilot integrert løsning er godkjent NESTE MILEPÆLER M3:Det er opprettet avtaler for, frittstående løsning i henhold til overordnet avtalestruktur. (Den totale løsningen må godkjennes av NIKT, slik at avtaler kan signeres) M12: Sluttdokumenter er levert.

38 Status pr STATUSRAPPORT TILTAK DIS 2016 (Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE Selvbetjening og samhandlingsløsninger PROSJEKTLEDER Line Ringheim, Direktoratet for e-helse STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI FORRIGE G Y G G G NÅ G Y G G G Fremdrift og økonomi Prioriterte utviklingsområder for felleskomponenter i DIS-2016 ble levert i produksjon og overlevert forvaltning pr november (28.11) Prosjektaktivitet pilot for PROM-skjema startet i samarbeid med kvalitetsregistrene/ Hemit og er planlagt ferdigstilt i mars Det er gjennomført workshop med HN og HV mht. behov og gj.gang av løsningen med tanke på å ta den i bruk, men ingen konkrete prosjektplaner foreløpig. Det er påbegynt aktivitet for å utteste dokumentutveksling via IHE XDS. Testmiljø er etablert og testløp påbegynt. Besluttede konseptleveranser DIS 2016 er levert i desember med unntak av 2 som er planlagt levert i januar. Aktivitetsnivået i DIS-2016 har i perioden vært høyt da flere leveranser skulle ferdigstilles innen desember. Totalforbruk er pr kr under budsjett. Det er begrunnet i lavere uttak av utviklingstimer i 2016 enn estimert. RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Regionale ressurser som skal bistå i konseptarbeidet har varierende tid til å delta. Det har i perioden vært utfordrende å få tilgang til klinikere. Dette medfører risiko for at sluttproduktet ikke inneholder nødvendig kvalitet og forankring i regionene. Status i dag: Medium RISIKOREDUSERENDE GREP Direktoratet for e-helse øker ressursinnsatsen for å bidra til framdrift. Økt samarbeid med klinisk IKT er initiert : Innspill på prioritering aktivitetsplan DIS 2017 med DIS referansegruppe 27.11: November release helsenorge 12.12: Pilot PROM-skjema kvalitetsreg./hemit startet 13.01: Prosjektstyremøte i DIS med pres. Forslag til leveranser 2017 Medio februar: Prosjektdirektiv 2017 presenteres for prosjektstyre i DIS 19.02: Februar release helsenorge

39 Vedlegg 06 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 06/17 B Prosjektfinansiering tiltak 2004 Digitale Innbyggertjenester Spesialisthelsetjenesten (DIS-2017) Bakgrunn DIS-2017 er en foreslått videreføring av spesialisthelsetjenestens felles satsing på etablering av tjenester for å understøtte utvikling av innbyggertjenester. De regionale helseforetakene fullfinansierer DIS-2017 gjennom Nasjonal IKT. Prioriterte fokusområder 2017 Nasjonal IKT har i masterplanprosessen 2017 hensyntatt prioriteringskriterier gitt av styret (Sak 06/16 O): Tiltak som understøtter strategiretning «Én innbygger én journal» skal prioriteres. Prosjektfaser som er påbegynt i 2016 skal prioriteres for videreføring og ferdigstilling. DIS-2017 er under detaljplanlegging, og endelig direktiv planlegges behandlet i nyutnevnt prosjektstyremøte. Foreløpig innretning til prioritering av fokusområder er følgende: Delprosjekt Digitale skjema. Delprosjekt Varsel og videresending. Delprosjekt Behandlingsrettet dialog. Delprosjekt Samhandling og m-helse. Prosjektets direktiv er under utarbeidelse og vil konkludere endelige fokusområder og disponering av økonomiske ramme. 1

40 Vedlegg 06 Budsjett 2017 Fokusområder for DIS-2017 foreslås preliminært fordelt slik mot total ramme (tall i hele MNOK): Aktivitet Tentativ budsjettfordeling 2017 Delprosjekt Digitale skjema 7 Delprosjekt Varsel og videresending Delprosjekt Behandlingsrettet dialog Delprosjekt Samhandling og m- helse Totalsum Fordeling av bevilget totalramme mot delprosjekt kan bli endret via endelig behandling av direktiv i prosjektstyremøte DIS Sammensetning av prosjektstyre DIS-2017 For å sikre kontinuitet mellom produktstyret for helsenorge.no og prosjektstyret for DIS-2017 anbefales det at de regionale helseforetakene samordner sin representasjon i disse to beslutningsorganene. Administrerende direktørs vurdering Nasjonal IKT anbefaler å videreføre finansiering til digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten i 2017 i tråd med at dette er et flaggskipområde utpekt av styret. Foreslått finansiering er i tråd med anbefalinger gitt av RHF AD-møte, Nasjonal IKT HF sitt styre og Nasjonalt e-helse styre. Sammensetning av prosjektstyre foreslås innrettet som beskrevet. Forslag til vedtak 1. Styret bevilger inntil 20 MNOK til Prosjekt Digitale Innbyggertjenester spesialisthelsetjenesten (DIS-2017) for budsjettåret Finansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 2. Styret ber de regionale helseforetakene samordne sin representasjon i prosjektstyret for DIS-2017 med representasjon i produktstyret for helsenorge.no 2

41 Vedlegg 07 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 07/17 B Programfinansiering Felles Infrastruktur (FIA) for 2017 Bakgrunn FIA er en foreslått videreføring av helsetjenestens felles satsing på å utrede og gjennomføre tiltak knyttet til felles infrastruktur. De regionale helseforetakene delfinansierer FIA gjennom Nasjonal IKT. Status og planer for 2017 FIA ble igangsatt i 2015 med mål om å utrede og gjennomføre tiltak knyttet til felles infrastruktur som ga gevinst på kort til mellomlang sikt. Det er nå tre prosjekter i program FIA: Samhandling, Sikkerhetsinfrastruktur og Felles legemiddelliste: Prosjekt Samhandling har i 2016 fokusert på presisering av standarder og utvikling. Fokuset i 2017 blir i stor grad implementering. Målet er å få avsluttet aktivitetene i 2017 for å svare ut identifiserte utfordringer i Riksrevisjonens rapport fra 2014 vedrørende meldingsutveksling i helse- og omsorgssektoren. Prosjekt Felles legemiddelliste har i 2016 ferdigstilt konsept- og planleggingsfasen og starter gjennomføring av fase 1 i Prosjekt Sikkerhetsinfrastruktur har i 2016 verifisert løsningskonseptet gjennom praktisk utprøving og har utarbeidet målbilde, gjennomføringsstrategi og gevinstkartlegging. I 2017 blir fokuset i hovedsak å etablere en nasjonal autentiseringstjeneste for helse- og omsorgssektoren. Prosjektenes aktiviteter og leveranser i 2017 er beskrevet og formalisert i de respektive prosjekters styringsdokumenter. Disse ble godkjent av FIAs styringsgruppe 9. desember 2016, sammen med FIAs programmandat for Prosjektenes forventede gevinster, kort oppsummert under, er avstemt mot ambisjonsnivået og budsjettet for Samhandling Virksomheter benytter elektronisk meldingsutveksling i stedet for papir og i stedet for doble rutiner der elektronisk melding ledsages av papirforsendelse. Helsepersonell og innbyggere opplever at meldingsutvekslingen er pålitelig. 1

42 Vedlegg 07 Helsepersonell og virksomheter har en mer effektiv oppfølging av feilsituasjoner ved meldingsutveksling. Felles legemiddelliste Riktigere behandling og færre pasientskader. Bedre utnyttelse av kapasitet og ressurser. Mer komplett datagrunnlag for fremtidig rapportering til sekundærbruk. Sikkerhetsinfrastruktur Forbedret brukeropplevelse for helsepersonell. Lavere kostnader og redusert kompleksitet ved innføring av løsninger. Økt samordning rundt bruken av sikkerhetsinfrastruktur. Økt forutsigbarhet for videre utvikling av sikkerhetsløsninger. Budsjett 2017 FIA-programmet planlegger med følgende budsjett for 2017 (tall i hele MNOK): Aktivitet Budsjett 2017 Prosjekt Samhandling 40 Prosjekt Sikkerhetsinfrastruktur 20 Prosjekt Felles legemiddelliste 12 Felleskostnader 3 Totalsum 75 Totalsummen på 75 MNOK samfinansieres slik: Direktoratet for e-helse 25 MNOK Norsk Helsenett 25 MNOK Nasjonal IKT 25 MNOK Budsjettet for FIA i 2017 har vært behandlet i flere forumer der representanter fra Nasjonal IKT/de regionale helseforetak har deltatt: Beskrivelse Dato Kommentar Styringsgruppemøte FIA Budsjett for 2017 (scenario B høyt) på 150 MNOK ble presentert og diskutert Styringsgruppemøte FIA Revidert budsjett for 2017 (scenario D realistisk) på 75 MNOK ble presentert 2

43 Vedlegg 07 Beskrivelse Dato Kommentar Styringsgruppemøte FIA Budsjett for 2017 (75 MNOK) ble godkjent, Nasjonal IKT sin andel med forbehold om godkjenning i styremøte i januar Prioriteringsutvalget (NUIT) Nasjonalt e-helsestyre (NEHS) Administrerende direktørs vurdering NUIT påpeker at konsekvensene av uendret samfinansiering i 2017 til Program for felles infrastruktur (FIA), Program for kodeverk og terminologi (PKT) og Digitale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten (DIS) er uheldige Nasjonalt e-helsestyre tar til orientering informasjon om konsekvenser av uendret nivå for samfinansiering av nasjonal e- helseportefølje for Nasjonal IKT anbefaler å videreføre finansiering til programmet i Dette er i tråd med anbefalinger gitt av RHF AD-møte, Nasjonal IKT HF sitt styre og Nasjonalt e-helse styre. Forslag til vedtak 1. Styret bevilger inntil 25 MNOK til Program for Felles Infrastruktur for Finansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT HFs budsjettrammer. 3

44 Vedlegg 08 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 08/17 B Programfinansiering Kodeverk og Terminologi (PKT) for 2017 Bakgrunn PKT er en foreslått videreføring av helsetjenestens felles satsing på å videreutvikle, modernisere og utvikle produkter og tjenester innenfor innsatsområdene kodeverk, terminologi, opplæring, kodingskvalitet og IKT-støtte. De regionale helseforetakene delfinansierer prosjektet gjennom Nasjonal IKT. Status og planer for 2017 PKT ble igangsatt i 2015 med mål om å forbedre helsetjenesten igjennom å videreutvikle eksisterende produkter og tjenester, og modernisere området ved å tilføre nye produkter og tjenester innenfor innsatsområdene kodeverk, terminologi, opplæring,kodingskvalitet og IKT-støtte. Prosjektenes aktiviteter og leveranser i 2017 er beskrevet og formalisert i programmets styringsdokumentasjon: Prosjekt Kodeverk - Norsk Laboratoriekodeverk (NLK) bistand til teknisk innføring i sektoren - Revisjon av Norsk patologikodeverk (PAT) - Optimalisering av ICPC-2 primærhelsekodeverk (ICPC-2) - Forbedring av forvaltning av kodeverk (FOV) - Utredning av oppgradering fra ICD-10 til ICD-11 (ICD-11) Prosjekt Terminologi - Etablere Terminologisenter (NRC) - Etablere Målbilde for kodeverk og terminologi (MÅL) - Pilot tannhelse kodeverk (PTANN) basert på SNOMED-CT - Pilot SNOMED CT terminologi på utvalgte terminologiske områder Prosjekt Kodingskvalitet - Opplæring i medisinsk koding utvikling, innføring og ibruktakelse av 10 e- læringsmoduler Prosjekt IKT-støtte - IKT-løsning for kodeverk og terminologi (konsept- og planleggingsfase) 1

45 Vedlegg 08 Programmets forventede gevinster kort oppsummert under (forutsetter at IKT-støtte prosjektet gjennomføres): 1. Bedre helse, økt pasientsikkerhet og kvalitet 1.1 Innbyggermedvirkning. Brukere får bedre mulighet for egenvurdering og etterprøvbarhet i egne journaldata. 1.2 Bedre kvalitet i helsehjelp og forebygging Standardisert terminologi og kodeverk (som felles begrepskilde) bidrar til bedre kvalitet i helsehjelp og forebygging. 1.3 Bedre grunnlag for styring og kunnskapsutvikling Bedre kodingskvalitet bidrar til økt verdi på data til styring og kunnskapsutvikling. 2. Bedre utnyttelse av kapasitet og ressurser 2.2 Forbedret effektivitet i informasjonshåndtering Beslutningsstøtte kodeverk frigjør administrativ tid hos helsearbeidere som anvender kodeverket. 2.3 Forbedret effektivitet i bruk av kompetanse og infrastruktur Kodeverk og terminologi med tilhørende IKT-støtte gir forbedret effektivitet i bruk av kompetanse og ressurser i helsesektoren. 2.4 Effektivitet og stabilitet i IT-drift, vedlikehold og utvikling Sentral lagring, forvaltning og distribusjon av kodeverk og terminologi gir forbedret stabilitet og robusthet i drift og utvikling av IKT- løsningene. Program for Kodeverk og Terminologi er en viktig bidragsyter for å nå nasjonale visjoner innen: 1. Helseplattformen og Én innbygger én journal. 2. Referansearkitektur for Helseregister feltet. SNOMED-CT terminilogien vil kunne sikre at de ulike helsefaglige kodeverkene får en felles referanse-/informasjonsmodell som muliggjør statistikk og forskning på tvers av kodeverk. SNOMED-CT, i kom kombinasjon med ICD-11 og ICHI kodeverk, vil kunne bidra til en reduksjon av antall medisinske kodeverk og felles kodeverk på tvers av forvaltningsnivåene (primær / spesialist) SNOMED-CT, i kombinasjon med ICD-11 og ICHI kodeverk, vil videre kunne legge grunnlag for beslutningsstøtte i fagsystemer og helt eller delvis automatisering av medisinsk koding med tilhørende tidsbesparelse hos helsepersonell og kvalitets økning i datagrunnlaget til helseregisterfeltet. 2

46 Vedlegg 08 Budsjett 2017 PKT-programmet planlegger med følgende budsjett for 2017 (tall i hele MNOK): Prosjekt Budsjett Prosjekt Kodeverk 8,7 Prosjekt Terminologi 6,9 Prosjekt Kodingskvalitet 1,0 Prosjekt IKT-støtte 0,5 Totalsum 17,1 Totalsummen på 17,1 MNOK samfinansieres slik: Direktoratet for e-helse 6,6 MNOK Nasjonal IKT 6,0 MNOK HOD (tannhelse) 3,5 MNOK EPJ-løftet 1,0 MNOK Budsjettet for PKT i 2017 har vært behandlet i flere fora der representanter fra Nasjonal IKT har deltatt: Beskrivelse Dato Kommentar Styringsgruppemøte PKT Styringsgruppemøte PKT Styringsgruppemøte PKT Prioriteringsutvalget (NUIT) Nasjonalt Ehelsestyre (NEHS) Budsjett for 2017 (scenario B Moderat) på 32 MNOK ble overordnet presentert og vedtatt anbefalt Budsjett for 2017 (scenario B Moderat) på 32 MNOK ble konkretisert mht ambisjonsnivå og prioriteringer 2017 og styringsgruppen stilte seg bak dette Revidert budsjett for 2017 (17,1 MNOK) og konsekvenser ble gjennomgått. Nasjonal IKT sin andel på 6 MNOK med forbehold om godkjenning i styremøte i januar NUIT påpeker at konsekvensene av uendret samfinansiering i 2017 til Program for felles infrastruktur (FIA), Program for kodeverk og terminologi (PKT) og Digitale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten (DIS) er uheldige Nasjonalt e-helsestyre tar til orientering informasjon om konsekvenser av uendret nivå for samfinansiering av nasjonal e-helseportefølje for

47 Vedlegg 08 Administrerende direktørs vurdering Nasjonal IKT anbefaler å videreføre finansiering til programmet i Dette er i tråd med anbefalinger gitt av RHF AD-møte, Nasjonal IKT HF sitt styre og Nasjonalt e-helse styre. Forslag til vedtak 1. Styret bevilger 6 MNOK til Program for Kodeverk og Terminologi for Finansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 4

48 Vedlegg 09 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 09/17 B Prosjektfinansiering Felles mottaksprosjekt for modernisering av folkeregisteret for 2017 Bakgrunn Skattedirektoratet har fått i oppdrag fra Finansdepartementet å starte sitt hovedprosjekt med modernisering av Folkeregisteret. Direktoratet for e-helse fikk i sitt tildelingsbrev 2016 oppdrag med å koordinere dette arbeidet mot helse- og omsorgssektoren, og det ble startet opp et felles mottaksprosjekt i Direktoratet for e- helse med deltakelse fra følgende aktører i helsesektoren: Helsedirektoratet, Folkehelseinstituttet, Norsk Helsenett, representanter fra kommunene samt Nasjonal IKT. Prosjektets mål er å sikre at sektorens behov og krav blir ivaretatt i forbindelse med modernisering av folkeregisteret, herunder sikre at det parallelt utarbeides et felles målbilde for helsesektoren for persongrunndata. Arbeidet skal koordineres med pågående initiativ som Automatisk tildeling av fødselsnummer, Elektronisk dødsårsakregister (edår) Det ble orientert om status i prosjektet i Nasjonal IKT sitt prosjektforum (sak og sak ). Status Prosjektet har i 2016 vurdert ulike konsepter, og leverer i januar 2017 en konseptrapport som beskriver hva som bør gjennomføres i helse- og omsorgssektoren for å ta i bruk et modernisert folkeregister. Planleggingsfasen vil etter godkjenning starte i februar 2017, og omfatte 10 ulike tiltak for å forberede og ta i bruk modernisert folkeregister. Tiltak 1-3 omfatter Helsesektoren som digital produsent til Modernisert Folkeregister da det der sendes meldinger som endrer persondata i folkeregisteret. Følgende tiltak er foreslått:: Tiltak 1 Fødsler: Helsesektoren som digital produsent av nyfødte til Modernisert Folkeregister. Tiltak 2 - Død: Helsesektoren som digital produsent av døde til Modernisert Folkeregister. Tiltak 3 - Rekvirering av D-nummer. 1

49 Vedlegg 09 Tiltak 4 - Felles tjenester for personinformasjon i helsesektoren. Tiltak 5 Ett digitalt knutepunkt mot Skatt og etablering av felles sektorkomponenter. Tiltak 6 Rettslig grunnlag i helsesektoren. Tiltak 7 Organisering og styring og forvaltning av personinformasjon i sektoren. Tiltak 8 Koordinering i sektoren og mellom Skattedirektoratet og sektoren. Tiltak 9 Tilrettelegging av nasjonale felles e-helse løsninger og sikre at de fungerer mot Modernisert Folkeregister. Tiltak 10 Pådriver for innføring i sektoren. Konseptutredningen anbefaler fordeling av fremdriftsansvar for tiltakene mellom de respektive deltakerne. Nasjonal IKT, på vegne av spesialisthelsetjenesten, er tiltenkt å lede tiltak 1 Fødsel med å oppgradere innhenting av data og sending av fødselsmelding til modernisert folkeregister. Nasjonal IKT/spesialisthelsetjenesten må også bidra med ressurser til andre tiltak. Oppsummering Deltakelse i prosjektet er nødvendig for å kunne få en smidig overgang til modernisert folkeregister, og samtidig effektivisere og standardisere tilgang til personinformasjon i helsesektoren. Det er beregnet et behov på 2,0 MNOK til Tiltak 1 Fødsel for å dekke prosjektleder på 50% for å lede tiltaket og for utvikling av tjenester i Norsk Helsenett. I tillegg vil det være behov for noe ressursbistand fra Nasjonal IKT HF. Direktoratet for ehelse bidrar med 1,9 MNOK med midler mottatt fra Skattedirektoratet. Fra Nasjonal IKT HF budsjett er det behov for 0,1 MNOK for I tillegg er det behov for 1,45 årsverk som ressursbidrag fra spesialisthelsetjenesten til tiltakene i prosjektet. Administrerende direktørs vurdering Administrasjonen anbefaler videre deltakelse i prosjektet. Det er nødvendig å forberede overgang til et modernisert folkeregister for å kunne håndtere personinformasjon i helsesektoren. 2

50 Vedlegg 09 Forslag til vedtak 1. Styret bevilger inntil 0,1 MNOK til prosjekt Felles mottaksprosjekt for modernisering av folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren for Prosjektfinansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 2. Styret anmoder de regionale helseforetakene om å bidra med nødvendig ressursinnsats i 2017, totalt estimert til 1,45 årsverk. 3

51 Vedlegg 10 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 10/17 B Prosjektfinansiering 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer for 2017 Bakgrunn Saken gjelder tildeling av midler for å ferdigstille koordinering av regionenes utrulling av løsning for innsending av fødselsmelding på web. Prosjektet «Automatisk tildeling av fødselsnummer» ble prioritert av Prioriteringsutvalget (NUIT) Nasjonal IKT er tiltakseier, og Helse Sør-Øst har gjennomføringsansvaret. Prosjektet ble godkjent for oppstart i styret til Nasjonal IKT HF (Sak 60/6.6.14). Revidering av løsningsdesign har vært nødvendig, og siste endring av prosjektets omfang ble behandlet i Nasjonal IKT HF sitt styre (Sak 47/16 B). Det ble da besluttet at prosjektet skulle være kontaktpunkt for Skattedirektoratet i nasjonal utrulling av trinn 1. Status Prosjektet er i tråd med planen i sluttfasen og har ferdigstilt løsningene. Prosjektet har levert design, utviklet løsning og pilotering av: Trinn 1 Etablere frittstående web-basert løsning for innsending av fødselsnummer Trinn 2 Automatisert mottak av fødselsnummer fra Skattedirektoratet via en integrert løsning i DIPS Trinn 1 og 2 har medført utvikling av fellestjenester i Norsk Helsenett for integrasjon med Skatteetaten. Samtidig har Helse Vest og Helse Midt-Norge gjort tilpasninger i fødesystemet Natus slik at Natus-løsningen sender fødselsmeldinger og mottar fødselsnummer automatisk gjennom å benytte fellestjenestene. Prosjektet har bistått helseforetak som skal ta i bruk løsningene med kompetanseoverføring og med dialog med Skattedirektoratet om testing og oppstart. Pr hadde prosjektet koordinert oppstart av innsending av fødselsmelding for alle helseforetak i Helse Sør-Øst (med ett unntak) og hele Helse Vest. 1

52 Vedlegg 10 I løpet av første kvartal 2017 skal Helse Midt-Norge, Helse Nord og det siste helseforetaket i Helse Sør-Øst starte opp innsending av fødselsmeldinger. Prosjektet må bidra i å koordinere de resterende implementasjonene før sluttrapport leveres. Administrerende direktørs vurdering Administrasjonen støtter gjennomføring av restaktivitetene, og at det bevilges 0,3 MNOK i 2017 til dette formålet. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar prosjektfinansiering på inntil 0,3 MNOK i Prosjektfinansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT sine budsjettrammer. 2

53 Vedlegg 11 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 11/17 B Digital patologi - endringsanmodning om prosjektfinansiering Bakgrunn Oppstart av tiltak 61 Digital patologi (konseptfase)ble besluttet i styresak 7/16 i februar, og prosjektet var opprinnelig planlagt å kjøre frem til årsskiftet. Det tok tid før prosjektet kom i gang for fullt, og prosjektleder var på plass 100% fra 1. juni. Prosjektet har hatt ressursutfordringer hele veien, spesielt på arkitektsiden, noe som har påvirket fremdriften. Patologene i prosjektet har tidvis også hatt begrenset mulighet til å levere i henhold til avtalt omfang. Status Prosjektet er forsinket i henhold til tidsplan. Utkast til målbilder og veikart ble levert i desember 2016, og det jobbes med å utdype de foreslåtte tiltakene. Prosjektet har erfart at det tar tid å skape felles forståelse for hva de ulike veikartene og de tilhørende endringene innebærer. I lys av dette ønsker prosjektet også å bruke mer tid på forankring, både i og utenfor helseregionene. Helse Sør-Øst har utsatt videreføringen av regionalt tiltak innenfor digital patologi til etter Helse Vest planlegger å videreføre regionalt tiltak fra høsten Begge helseregionene melder at de avventer resultatene fra det nasjonale prosjektet. Tidsplan Prosjektstyret har fått fremlagt og har innstilt et forslag til revidert tidsplan. Tidsplanen innebærer en forlengelse av prosjektets varighet frem til Økonomi Revidert tidsplan får følgende budsjettmessige konsekvens for 2017: NOK inkl mva Prosjektleder 80%, måneder Møteutgifter Ekstern bistand til utforming av kommunikasjonsmateriell Totalsum

54 Vedlegg 11 Faktisk forbruk i 2016 var 0,7 MNOK lavere enn budsjettert. Ressurser Revidert tidsplan innebærer behov for å videreføre deltagelsen fra helseregionene i tilsvarende omfang som i Helseregionene har langt på vei bekreftet dette, men det er utfordringer med kapasitet fra Helse Sør-Øst generelt, og på arkitektursiden spesielt. Oppsummering Prosjektet trenger mer tid til å beskrive og forankre de foreslåtte tiltakene i målbildene som grunnlag for å prioritere felles interregionale tiltak. Budsjettmessig konsekvens er en netto økning i prosjektets budsjett på 0,5 MNOK, og som gir en budsjettmessig effekt for 2017 på 1,2 MNOK. Administrerende direktørs vurdering Målsetningen med konseptstudien er å foreslå felles interregionale tiltak for å utnytte kapasiteten blant patologene bedre, gi kortere ventetid for pasienten, og gi økt kvalitet i diagnostikken. Det er ønskelig fra helseregionenes side å fullføre prosjektet, og endringsanmodningen er hensyntatt i Nasjonal IKT HFs masterplan for Forslag til vedtak 1. Styret vedtar endringsanmodningen på 0,5 MNOK, og bevilger inntil 1,2 MNOK i 2017 til dette formålet. Prosjektfinansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 2

55 Vedlegg 12 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 12/17 O 'Systemstøtte sykehusapotekene' utsatt avslutning av prosjektfase Bakgrunn I styresak 95/16 ble det orientert om tidsplan og budsjettbehov for anskaffelse og innføring av ny IKT-støtte for legemiddelkjeden og sykehusapotekene. Basert på tilbakemeldingene fra styret, ser administrasjonen det som naturlig å følge opp med en ny orientering. Status I behandlingen av styresak 95/16 ble det stilt spørsmål om sykehusapotekenes mulighet til å påvirke beslutningen om utfasing av eksisterende bransjeløsning (FarmaPro). Etter flere år med driftstekniske utfordringer har Apotekforeningen vedtatt at FarmaPro skal fases ut og erstattes av en ny bransjeløsning "DIFA", som ikke leverer nødvendig støtte til legemiddelkjeden og sykehusapotekene. Det har medført at sykehusapotekene, i tillegg til den nye bransjeløsningen må anskaffe ny funksjonalitet for økonomi-, logistikk- og butikkdataløsninger som i dag dekkes av FarmaPro. Når FarmaPro fases ut (forventet i løpet av 2020) må DIFA og ny funksjonalitet være implementert for å kunne opprettholde legemiddelforsyningen til sykehusene. Sykehusapotekene har som medlem i Apotekforeningen støttet utfasing av FarmaPro, men sykehusapotekene har uansett liten innflytelse på Apotekforeningens disposisjoner, ettersom de kun representerer 32 av 802 stemmer (4,0 %) i foreningen. Apotekforeningen betaler leverandøren Espire omkring 100 MNOK årlig for å forvalte FarmaPro. Etter hvert som de private apotekkjedene slutter å bruke FarmaPro og går over til nye løsninger, forventes det at de gjenværende apotekene må dekke kostnadene. Selv om årlig sum kan reduseres noe som følge av mindre grad av videreutvikling, vil risikoen for betydelige økte kostnader for "etternølere" være stor. I tillegg vil nøkkelpersonell fra Espire bli virksomhetsoverdratt til leverandør av den nye bransjeløsningen. I praksis vil det derfor ikke finnes noe null-alternativ. Prosjektstyret har besluttet at sykehusapotekforetakene går i dialog med ERPprosjektene i helseregionene, for å undersøke muligheter og konsekvenser dersom de regionale ERP-løsningene skal dekke behovet som oppstår når FarmaPro fases ut. Bakgrunnen er at prosjektstyret ønsker et bedre grunnlag for å foreslå et endelig konseptvalg, fellesløsning kontra regionale løsninger, inkludert en oppdatert kostnadsvurdering, før prosjektet avsluttes. 1

56 Vedlegg 12 I tillegg har prosjektet fått i oppgave av prosjektstyret å utrede muligheter og konsekvenser dersom felles kasse/pos løsning skal leveres av en legemiddelgrossist. Dette har vært belyst tidligere i prosjektet, men prosjektstyret har bedt om en nærmere vurdering. Resultatene fra sonderingene om mulighetene og konsekvensene ved å bruke regionale ERP-løsninger, forventes å foreligge i løpet av februar. På dette tidspunktet vil det også være mer avklart hva som bør dekkes av en felles nasjonal anskaffelse og inngå i et nasjonalt gjennomføringsprosjekt. Et felles nasjonalt gjennomføringsprosjekt vil også kunne dekke felles mottak og implementering av leveransen fra Apotekforeningens DIFA-prosjekt. Prosjektstyret har brukt tid på å diskutere Nasjonal IKT sin rolle i neste fase i prosjektet (anskaffelse og realisering), og det er ulike oppfatninger om hva som er ønskelig. Prosjektet ble etablert i regi av Nasjonalt IKT for å sikre et nasjonalt helhetsbilde og se etter mulige synergier i anskaffelsen. For den delen av anskaffelsen som eventuelt ikke kan dekkes av de regionale ERP prosjektene, ønsker sykehusapotekene bidrag fra Nasjonal IKT til å gjennomføre et nasjonalt prosjekt for felles anskaffelse. Omfanget av dette vil mest sannsynlig være knyttet til kassesystemer (POS), brukergrensesnitt og integrasjon av leveransen fra Apotekforeningens DIFA-prosjekt. Oppsummering Sykehusapotekene er i dialog med helseregionene for å undersøke muligheter og konsekvenser ved at det enkelte sykehusapotekforetak inngår i regional ERP-løsning. Resultatet fra undersøkelsen vil inngå i prosjektets sluttrapport, og gi underlag for konseptvalg. Målsetningen er å fremlegge sluttrapporten i Prosjektforum 20. april 2017 og i styremøte 19. mai Administrerende direktørs vurdering Det er viktig at det gjøres avklaringer med helseregionene om bruk av regionale ERPløsninger relatert til konseptvalg. Forlengelsen av inneværende fase i prosjektet gir ikke budsjettkonsekvens for Nasjonal IKT i RHF AD-møte bør konkludere om ønsket organisering og eierskap til det videre prosjektarbeidet, basert på anbefalinger fra Sykehusapotekene og eventuelle innspill fra styret i Nasjonal IKT HF. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 2

57 Vedlegg 13 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 13/17 D Føringer for IKT-samordning fra regionale foretaksmøter for 2017 Bakgrunn Foreløpig protokoll fra foretaksmøtene med de regionale helseforetakene gir flere føringer for nasjonalt/interregionalt IKT-samarbeid. Uttrekk fra protokoll pkt : «Det er etablert flere felleseide nasjonale foretak de senere årene for å sikre felles løsninger for hele spesialisthelsetjenesten. Nasjonal IKT HF skal sikre strategisk samarbeid på IKT-området og koordinere tiltak med andre aktører i helsetjenesten, og har lagt en strategi frem mot 2019 for samhandling og standardisering på tvers av de fire regionale helseforetakene.» Status Foretaksmøtet ba de regionale helseforetakene om å: Sikre at de felleseide nasjonale foretakene har rammebetingelser som sikrer en utvikling i tråd med fastlagte mål og strategier. Rapportere ved behov på status for felleseide foretak i oppfølgingsmøter med departementet. Dette gjelder blant annet når det fattes beslutninger som har betydning for nasjonal samordning og nasjonale målsetninger, og ved eventuelle uenigheter av betydning for gjennomføring av samordnende tiltak. Uttrekk fra protokoll pkt : «Foretaksmøtet ba de regionale helseforetakene om å: Delta i styringsgruppen for program for utvikling av fellesløsninger for helseregistrene og på registerområdet i den nasjonale styringsmodellen for e- helse. Sikre en styringsmodell på tvers av de regionale helseforetakene som gir fremdrift i kvalitetsregisterarbeidet og utvikling av medisinske kvalitetsregistre i tråd med nasjonale føringer. 1

58 Vedlegg 13 Sikre at utviklingen av medisinske kvalitetsregistre knyttes tettere opp mot journalsystemene gjennom IKT-strategiene i de regionale helseforetakene. Legge til rette for en samlet drift av de medisinske kvalitetsregistrene hos Norsk Helsenett SF.» Uttrekk fra protokoll pkt : «Foretaksmøtet ba de regionale helseforetakene om å: Delta i det nasjonale arbeidet med én innbygger en journal i regi av Direktoratet for e- helse, bistå Helse Midt-Norge RHF i arbeidet med Helseplattformen, samt delta i arbeidet med nasjonal porteføljestyring som forvaltes av Direktoratet for e-helse. Bidra i arbeidet med å utvikle samordnet og kvalitetssikret informasjon til innbyggerne og etablere digitale innbyggertjenester på den nasjonale helseportalen Rapportere innen 1. mai 2017 på status for innføring og bruk av eksisterende tekniske løsninger for meldingsutveksling og samhandling. Rapporteringen skal omfatte løsninger mellom helseforetak i og utenfor egen region, de kommunale helse- og omsorgstjenestene og for kjernejournal og e-resept. Rapporteringen skal inkludere en oversikt over områder hvor det fortsatt brukes papirbaserte rutiner. Bidra i arbeidet med program for felles infrastruktur, sektorens mottaksprosjekt for modernisert Folkeregister og program for kodeverk og terminologi som ledes av Direktoratet for e-helse. Utarbeide en felles plan for utvikling av nye tjenester og løsninger som er av nasjonal betydning og som har overføringsverdi mellom de regionale helseforetakene. Planen skal ferdigstilles innen 1. oktober Foretaksmøtet ba Helse Sør-Øst RHF, Helse Vest RHF og Helse Nord RHF om å: Sørge for en felles plan og koordinert utvikling av elektronisk pasientjournal (EPJ) og pasientadministrative system (PAS), blant annet for å danne grunnlag for felles realisering av én innbygger én journal. Planen skal ferdigstilles innen 1. oktober Foretaksmøtet ba Helse Midt-Norge RHF om å: Sikre kommunal deltakelse i anskaffelsesdialogen til Helseplattformen.» 2

59 Vedlegg 13 Administrerende direktørs vurdering Administrerende direktør vurderer føringer fra foretaksmøtene til å sette ytterligere retning og forventninger til spesialisthelsetjenesten. Dette gjelder både interregional og nasjonal samordning innen IKT, samt å unngå unødvendig variasjon i arbeidsprosesser. Nasjonal IKT HF ønsker å være en bidragsyter og koordinerende part i arbeidet med ytterligere samordning interregionalt i tråd med protokoller fra de regionale helseforetakenes foretaksmøter. Programmet SANG EPJ (samordning av neste generasjons elektronisk pasient journal) kan, med rett fokus og uavhengig av strategivalg, bidra innen utvikling og samordning på EPJ-området som har blitt viet mye oppmerksomhet i foretaksprotokollene. Forslag til vedtak 1. Styret tok føringer fra de regionale foretaksmøtene til orientering. 3

60 Vedlegg 14 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 14/17 B Masterplan for prosjektporteføljen 2017 Bakgrunn Masterplan for prosjektporteføljen 2017 gir budsjettramme og innretning for felles prosjektportefølje i spesialisthelsetjenesten. Prosjektkandidater som prioriteres inn i masterplan 2017 vil videreutvikles med prosjektbegrunnelser og styringsdokumentasjon sammen med de som har meldt inn forslaget og relevante interessenter. Alle prosjekter som ønskes gjennomført fremlegges enkeltvis for behandling i styret før iverksettelse av det enkelte prosjekt. Tidligere behandling i styret er: Sak 06/16: Prosess for masterplan 2017 hvor styret kommenterte at det må være en tydelig prioritering av å ferdigstille det som er påbegynt, og som underbygger «Èn innbygger èn journal». Sak 98/16: Budsjett og prosjektportefølje 2017 hvor styret ba om at det fremlegges ny sak med en liste over kandidater innenfor kostnads- og ressursramme. Status Administrasjonen har gjennom 2016 sammen med helseregionene og fagforumene samlet inn idéer til temaer og områder som kunne være relevant å utvikle til prosjektkandidater. Relevante idéer er utviklet til prosjektkandidater gjennom innspill fra helseregionene og fagforumene. Føringene for hva som er spilt inn som idéer og kandidater er felles IKT-strategi og målene i Én innbygger én journal, herunder prioritering av prosjekter som støtter behov i Helseplattformen. Prosjektporteføljen er balansert opp imot regionale porteføljeansvarlige sin vurdering av porteføljer og helseregionenes prioriteringer. Det har siden styremøte vært gjennomført en porteføljeprosess med de regionale helseforetakenes porteføljekontakter. Det er gjennomført en vurdering av ambisjonsnivået, ressurssituasjonen, og hva som er nødvendig eller hensiktsmessig å løse i fellesskap. Dette har resultert i noen justeringer i innretningen til masterplan for prosjektporteføljen Økonomi for prosjektporteføljen 2017 I budsjett for 2017 legges det opp til en ramme på 73,4 MNOK. Rammen er basert på foretaksbudsjettet til Nasjonal IKT HF, og korrigert for effekten av merverdiavgiftskompensasjon og avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen. 1

61 Vedlegg 14 Det planlegges for et aktivitetsnivå høyere enn budsjettrammen fordi det erfaringsmessig vil være utsettelser eller ressursmangler fra helseregionene, som vil medføre lavere aktivitet enn opprinnelig planlagt. Administrasjonen vil drive aktiv prognosestyring for å best mulig å treffe budsjettrammen ved årsslutt. Nye kandidater fremmes bare for behandling om igangsettelse når det er økonomisk forsvarlig. Masterplan for prosjektporteføljen 2017 Masterplanen inneholder pågående prosjekter og nye prosjektkandidater. De er delt inn i 3 prioriteringsgrupper hvor det er prioritert å ferdigstille det som er påbegynt: Prioritet 1: Pågående prosjekter som går inn i 2017 hvor vedtatt prosjektfase er godkjent i Prioritet 2: Pågående prosjekter, men hvor ny prosjektfase vil behandles i Prioritet 3: Innstilte nye prosjektkandidater som administrasjonen sammen med helseregionene vil videreutvikle med prosjektbegrunnelse og prosjektforslag. ID Prosjektkandidat Kategori Område Justert innstilling Akkumulert sum P1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer 1. Videreføre Kliniske løsninger kr kr SAFEST - Realisere forbedringer og etablere felles 1. Videreføre Legemiddelområdet kr kr P29 forvaltningsfunksjon for legemiddelinformasjon P53 Ny teknologi AMK 1. Videreføre Prehospital kr kr P58 Program for samordning av neste generasjons EPJ 1. Videreføre Kliniske løsninger kr kr Robust mobilt helsenett - Planlegge og vise 1. Videreføre Prehospital kr kr P62 gjennomførbarhet P61 Digital patologi konseptfase 1. Videreføre Kliniske løsninger kr kr P59 Systemstøtte sykehusapotekene Konseptfase 1. Videreføre Legemiddelområdet kr - kr P2004 Digitale innbyggertjenester (DIS 2017) 2. Videreføre, ny fase Innbyggertjenester kr kr P2011 Program for kodeverk og terminologi (PKT) 2. Videreføre, ny fase Grunndata og infrastruktur kr kr P2051 Program for felles infrastruktur (FIA) 2. Videreføre, ny fase Grunndata og infrastruktur kr kr Statistisk logganalyse av oppslag i behandlingsrettede 2. Videreføre, ny fase Kliniske løsninger kr kr P47 helseregistre - Realisere Systemstøtte sykehusapotekene Anskaffe og innføre 2. Videreføre, ny fase Legemiddelområdet kr - kr P59 felleskomponenter P61 Digital patologi Videreføre etter konseptfase 2. Videreføre, ny fase Kliniske løsninger kr kr P62 Robust mobilt helsenett - Realisere 2. Videreføre, ny fase Prehospital kr kr Videreføre NIKT tiltak 50, etablere grensesnitt for 2. Videreføre, ny fase Kliniske løsninger kr kr K18 kunnskapsgrunnlag Felles mottaksprosjekt for modernisering 2. Videreføre, ny fase Grunndata og infrastruktur kr kr K04 av folkeregister i helse- og omsorgsektoren Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre inklusive 3. Ny kandidat Grunndata og infrastruktur kr kr K01 RESH Anbefale referansearkitektur for et interregionalt 3. Ny kandidat Grunndata og infrastruktur kr kr K16 tjenestelag for integrasjoner og konsept for realisering K08 Innføring av elektronisk oppgjørsordning for LAR-resepter 3. Ny kandidat Legemiddelområdet kr kr Oppsummering av justeringer etter gjennomgang med helseregionene I møte med helseregionenes porteføljekontakter mandag kom det innspill til justeringer på masterplanen og ressurssituasjonen ble diskutert. Innspillene er hensyntatt som følger: ID Prosjekt / Beskrivelse av prosjekt Justering etter 2

62 Vedlegg 14 P 1005 P29 kandidatnavn Automatisk tildeling av fødselsnummer SAFEST - Realisere forbedringer og etablere felles forvaltningsfunksjon for legemiddelinformasjon Lage løsning for innsending av nyfødtinfo via NHN og uthenting/oversendelse av fødselsnummer fra SKD innen 24 timer. Realisere forbedringer og etablere felles forvaltningsfunksjon for legemiddelinformasjon. P53 Ny teknologi AMK Anskaffe ny, felles IT løsning til landets AMK sentraler. P58 Samordning av neste generasjons EPJ P62 Robust mobilt helsenett - Planlegge og vise gjennomførbarhet P61 Digital patologi konseptfase P59 P 2004 Systemstøtte sykehusapotekene Konseptfase Digitale innbyggertjenester (DIS Samordne felles nasjonale føringer for EPJ med gode og likeverdige helsetjenester. Vurder og anbefal konsepter for regional og felles nasjonale løsninger for et robust mobilt helsenett. Kartlegg dagens situasjon, undersøk mulighetene som innføring av digital patologi gir, vurder hvilke områder som egner seg for felles nasjonalt konsept, og foreslå felles nasjonalt målbilde. Kartlegg og anbefal systemstøtte for legemiddelområdet, med fokus på sykehusapotekforetakenes behov, og utarbeid felles konseptuelt målbilde for de fire helseregionene i forbindelse med utfasing av FarmaPro. Kravstille og utvikle nasjonale innbyggertjenester for gjennomgang med helseregionene Prioritert. Prioritert. Prioritert 'flaggskip' prosjekt. Det har vært innspill fra porteføljefunksjonene i Helseregionene om å ytterligere redusere budsjettet. Administrasjonen innstiller å opprettholde revidert budsjett siden det i protokoll fra foretaksmøte til helseregionene beskriver oppgaver som 'SANG EPJ' er tiltenkt å bistå å gjennomføre. Innretning vil kunne justeres for å samsvare med helseregionenes behov. Prioritert. Prioritert. Prioritert. Finansiering må fortsatt gjøres av sykehusapotekene. Prioritert 'flaggskip' prosjekt. 3

63 Vedlegg 14 P 2011 P ) spesialisthelsetjenesten. Program for kodeverk og terminologi (PKT) Program for felles infrastruktur (FIA) P47 Statistisk logganalyse av oppslag i behandlingsrettede helseregistre - Realisere P59 Systemstøtte sykehusapotekene Anskaffe og innføre felleskomponenter P61 Digital patologi Videreføre etter konseptfase P62 Robust mobilt helsenett - Realisere K01 K02 K03 Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre inklusive RESH Felles målarkitektur for digitale mediearkiv Konsept for klinisk beslutningsstøtte - Infeksjonsdiagnoser og antibiotika Programmet vil på nasjonalt nivå vil samordne, skape struktur og etablere rutiner for å sikre utvetydige og oppdaterte helsefaglige koder og terminologi av høy faglig kvalitet og relevanse. Programmet har som mål i løpet av 2-4 år å bedre samhandlingen i helsesektoren. Etablere og rulle ut løsning for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre. Realiser anbefalt konsept. Realiser anbefalt konsept. Realiser anbefalt konsept. Undersøke gapet mellom behov for grunndata i lokale/regionale løsninger og det som tilbys i sentrale registre inklusive RESH, samt foreslå modeller for styring og forvaltning av grunndata, sentralt og i regional/lokal anvendelse. Undersøke forhold som er av betydning for et felles målbilde for Digitale mediearkiv i spesialisthelsetjenesten, og definere en målarkitektur som ivaretar behovene, spesielt med tanke på utveksling av informasjon mellom helseforetak. Foreslå konsept for kodeverk for tentative diagnoser, konsept for bruk av retningslinjer gjennom beslutningsstøtte i journal- og Prioritert. Prioritert. Nedjustert økonomisk innstilling da trolig sen oppstart i Følgefase av prioritert prosjekt. Finansiering må fortsatt gjøres av sykehusapotekene. Følgefase av prioritert prosjekt. Kan medføre overlevering av noe omfang til nasjonalt prosjekt, som for eksempel 'FIA', for realisering. Følgefase av prioritert prosjekt. Kan medføre overlevering til nasjonalt prosjekt, som for eksempel FIA, for realisering. Viktigst av de nye kandidatene. Kan medføre overlevering av noe omfang til nasjonalt prosjekt, som for eksempel 'FIA', for realisering. Ikke prioritert som eget prosjekt. Vil vurderes om noe gjøres som en del av Digital patologi eller FIA. Ikke prioritert i

64 Vedlegg 14 K04 K08 K09 K16 K18 Felles mottaksprosjekt for modernisering av folkeregister i helse- og omsorgsektoren Innføre elektronisk oppgjørsordning for LARresepter Produksjonsstøtte i sykehusapotekforetakene Anbefale referansearkitektur for et felles tjenestelag for integrasjoner og konsept for realisering Etablere grensesnitt for å hente kunnskapsgrunnlag til prosess og beslutningsstøtte kurvesystemer samt foreslå standard arbeidsprosess for bruk av kodeverk og beslutningsstøtte, slik at informasjon om diagnose og legemiddelbruk kan brukes til pasientbehandling, virksomhetsstyring og forskning. Området er infeksjonsdiagnoser og antibiotika. Kartlegge og koordinere krav til modernisering av folkeregisteret og samordne dette med Skatt. Utarbeide felles målbilde for produksjon og bruk av folkeregisterinformasjon i helse og omsorgssektoren, med anbefaling av tiltak for å realisere målbildet og forankre dette i nasjonale arenaer. Legge til rette for å realisere en elektronisk oppgjørsordning for LAR-legemidler som utleveres fra apotek direkte til bruker og som faktureres direkte fra apotek til helseforetak. En elektronisk oppgjørsordning vil sikre bedre kontroll av oppgjørskravene og et korrekt faktureringsgrunnlag til helseforetakene. Utrede grunnlag og felles målbilde for produksjonsstøtte i sykehusapotek-foretakene. En vesentlig avklaring i målbildet vil handle om integrasjon mellom kurveløsningene/pasientjournal og løsningene for produksjonsstøtte. Utarbeide og anbefale en referansearkitektur og styringsstruktur for et felles tjenestelag for integrasjoner til og fra en helseregion. Anbefale konsept og realiseringsplan for en interregional tjenestemotor. Praktisk oppfølging av anbefalinger i Nasjonal IKT tiltak 50 (kunnskapsbasert pasientplanlegging). Kartlegge og avklare hvilke standard grensesnitt Prioritert. Prioritert. Omfang justert til konseptfase for å bedre avklare omfang og kostnader for gjennomføringsfase. Ikke prioritert i Viktig at dette gjennomføres, men selve prosjektforslaget må ha avklart samhandling og grenseflater mot 'Velferdsprogrammet', 'FIA', 'DIS' og andre relevante initiativ. Viktig forutsetning for å oppnå målene i Én innbygger én journal. 5

65 Vedlegg 14 som bør prioriteres. Etablere og beskrive relevante standard grensesnitt for å hente kunnskapsgrunnlag til prosess og beslutningsstøtte, herunder standard grensesnitt for informasjon brukt til prosess-/beslutningsstøtte. Budsjettmessig informasjon om pågående prosjekter styret bør kjenne til For de prioriterte flaggskipsprosjektene Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten og Ny teknologi AMK, legges det opp til en budsjettramme på henholdsvis 20 MNOK og 11,7 MNOK, som gir en sum på 31,7 MNOK. Spesialisthelsetjenesten delfinansierer Program for felles infrastruktur (FIA) og Program for kodeverk og terminologi (PKT). Sammen med finansiering av leveranser i Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten utgjør dette en sum på 51 MNOK som betales til Direktoratet for e-helse. Alle prosjektene har justert budsjettene sine for å bidra til avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen. Tildeling av midler til 'FIA', 'PKT' og 'DIS' står uendret og er skjermet fra budsjettreduksjon. Områdeinndeling av prosjektene Prosjektene er delt inn i områder for å kunne se økonomisk andel en prioriterer for disse. Oversikten viser også hvilke kandidater helseregionene ikke ønsker prioritert. Totalt Totalt 6

66 Vedlegg 14 Administrerende direktørs vurdering Innretning på prosjektporteføljen i 2017 er prioritert for å videreføre og ferdigstille allerede vedtatte prosjekter, og å understøtte fremtidsbildet i felles IKT-strategi. Fagforumene og helseregionene har vært involvert i vurdering av nye kandidater, og helseregionenes porteføljefunksjoner har vært med å gitt innspill på balansering. Dette har gitt innretningen på fremlagt prosjektportefølje for Budsjett på flere 7

67 Vedlegg 14 enkeltprosjekter er nedjustert i henhold til innspill fra helseregionene, mens budsjett til DIS, FIA og PKT er skjermet for kutt for å opprettholde ønsket aktivitet. Helse Sør-Øst har sendt skriftlig tilbakemelding som er hensyntatt, utenom deres forslag om å sette 'SANG EPJ' på pause. Administrasjonen vurdering er at programmets tiltenkte aktiviteter bør fortsette, og involveres i arbeidet med å utarbeide felles plan og koordinert utvikling av elektronisk pasientjournal slik tre av helseregionene har fått i oppdrag. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar den fremlagte innretning på masterplan for prosjektporteføljen

68 Vedlegg 15 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 15/17 B Oppdatert budsjett 2017 Bakgrunn Styret i Nasjonal IKT HF behandlet og vedtok budsjett og finansiering for Nasjonal IKT HF ba Helse Vest RHF, på vegne av eierstyringsgruppen, om oppdatert budsjett, justert for å synliggjøre avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen, samt korrigering for merverdiavgiftskompensasjon. Status Administrasjonen leverte oppdatert budsjett, med forbehold om behandling i styret i Nasjonal IKT HF, til de regionale regnskapssjefene Det oppdaterte budsjettet følger samme innretning og hovedlinjer som det som ble vedtatt av styret i Nasjonal IKT HF , med følgende presiseringer: - Rammen er justert ned med 0,8 % for å synliggjøre avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen. - Den estimerte kompensasjonen for merverdiavgift er tatt inn. Oppdatert budsjett, etter mal for felleseide selskaper, justert for overnevnte faktorer følger under: 1

69 Vedlegg 15 Budsjett 2017 Rapporteringsmal nasjonale felleseide selskaper Selskapsnavn: Nasjonal IKT HF Resultat Tall i 1000 NOK B2017 (i kroner) B2017 (justert med faktor 1,8%) Uttrekk MVA (legges inn med minus-tall) B2017 oppdatert (justert med faktor 1,8% og MVA-komp.) Driftsinntekter Andre inntekter - Øremerket tilskudd kvalitetsregistre fra HOD Sum driftsinntekter Øremerket tilskudd kvalitetsregistre fra HOD Lønnskostnad Ordinære avskrivninger - - Nedskrivning - - Andre driftskostnader Prosjektportefølje Ekstra linje - Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekt (+) - Finanskostnad (-) - Ekstra linje - Sum finansposter Resultat Videre har administrasjonen beregnet finansiering for 2017 fordelt på de fire helseregionene, og tilhørende effekt av MVA-kompensasjon, som følger: 2

70 Vedlegg 15 B2017 justert for 0,8% avbyråkratisering- og effektiviseringsreform Finansiering prosjektportefølje Finansiering øvrige kostnader Samlet finansiering Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt-Norge Helse Nord Samlet finansiering Effekt MVA- kompensasjon Prosjektportefølje Øvrige kostnader Samlet Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt-Norge Helse Nord Samlet B2017 justert for MVA- kompensasjon. Regionenes finansiering 2017 Finansiering prosjektportefølje Finansiering øvrige kostnader Samlet finansiering Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt-Norge Helse Nord Samlet finansiering Oppsummering Med unntak for nedjusteringen på 0,8 % for å synliggjøre avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen er det oppdaterte budsjettet tilsvarende det som ble fremlagt for styret i reelle termer. Administrerende direktørs vurdering Det er for kommende år ønskelig at Nasjonal IKT HF involveres i budsjettprosesser, med tilhørende premissavklaringer, på et tidligere tidspunkt. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar det oppdaterte budsjettet og finansiering for

71 Vedlegg 16 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 16/17 B Årlig melding 2016 Bakgrunn Den årlige meldingen er foretakets rapportering til eierne på oppdragsdokumentet. Meldingen blir oversendt til eierstyringsgruppen 1. februar 2017, med forbehold om styrets godkjenning. Den vil, sammen med årsregnskap og årsrapport, behandles på foretaksmøtet 22. mai Forslag til vedtak 1. Styret godkjenner det fremlagte forslaget til årlig melding, med de innspill til endringer som fremkommer i styremøtet. 1

72 Nasjonal IKT HF Årlig melding 2016 Bergen, 18. januar 2016

73 Innhold DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG 3 1. INNLEDNING Nasjonal IKT HFs oppgaver og organisering Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Mål for Nasjonal IKT HF i Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Medvirkning fra brukere og ansatte 5 2. SAMMENDRAG Positive resultater og uløste utfordringer Evaluering av egen virksomhet og organisering 7 DEL II: RAPPORTERINGER 8 3. RAPPORTERING FOR STYRINGSBUDSKAP Overordnede styringsbudskap Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for Aktivitet i Økonomiske krav og rammer 15 DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT UTVIKLINGSTRENDER OG RAMMEBETINGELSER Faglig utvikling Forventet økonomisk utvikling Personell- og kompetansebehov Status og utfordringer for investeringsområder PLANER FOR UTVIKLINGEN 18 2

74 DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG 1. INNLEDNING 1.1. Nasjonal IKT HFs oppgaver og organisering Nasjonal IKT HF ble etablert som eget helseforetak 1. januar I henhold til vedtektene er helseforetakets primære og prioriterte oppgaver følgende: Operasjonalisere gjeldende strategiplan for Nasjonal IKT vedtatt av styrene for de regionale helseforetakene. Nasjonal IKT HF skal ikke selv vedta strategien, men bidra til å utvikle strategien og sørge for gjennomføring av den. Nasjonal IKT HF skal være en pådriver for å sikre bred deltagelse fra de ulike delene og nivåene av spesialisthelsetjenesten. Den brede deltagelsen skal sikres gjennom prosjektarbeid, og ved videreutvikling av relevante fagforum og systemeierforum. Videreutvikle Nasjonal IKT HF som spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Dette gjelder både samhandling innad i spesialisthelsetjenesten (mellom de ulike helseforetakene og de regionale helseforetakene) og samhandling med andre sentrale aktører som kommunehelsetjenesten, Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet og Norsk Helsenett. Nasjonal IKT HF hadde 18 ansatte pr. 31. desember av disse har kontorsted i Bergen, 1 i Stavanger og 3 i Oslo. Nasjonal IKT HFs hovedkontor er i Bergen. Organisasjonskart Nasjonal IKT HF: Foretaksmøtet Nasjonal IKT HF Styret i Nasjonal IKT HF Prosjektforum Administrerende direktør Administrasjon Klinisk IKT Arkitektur EPJ Prosjekt og portefølje Medisinske kvalitetsregistre 3

75 Nasjonal IKT har samarbeidsforumer knyttet til hver fagdisiplin. Disse ledes av ansatte fra Nasjonal IKT HF og er rådgivende organ til administrerende direktør i Nasjonal IKT HF. Samtlige forumer har representanter fra alle de regionale helseforetakene. Forumer i 2016 har vært: EPJ systemeierforum, Fagforum arkitektur, Klinisk IKT fagforum, Fagforum for porteføljestyring og Fagforum medisinske kvalitetsregistre Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag I følge stiftelsesprotokollen er Nasjonal IKT HFs formål følgende: «Nasjonal IKT skal gi retningslinjer for IKT- utvikling i spesialisthelsetjenesten gjennom felles strategi, samarbeid og samordning» Som en del av strategiarbeidet har helseregionene og Nasjonal IKT HF definert et felles fremtidsbilde for IKT innen spesialisthelsetjenesten. Fremtidsbildet beskriver hvordan helseregionene og Nasjonal IKT HF skal bidra til at det langsiktige målbildet realiseres. Det definerte fremtidsbildet er: 1. Gode digitale løsninger for pasienten. 2. Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet. 3. IKT-støtte for helhetlige standardiserte pasientforløp. 4. Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker Mål for Nasjonal IKT HF i 2016 Nasjonal IKT HF er inne i en strategiperiode som gjelder for perioden For å i større grad og raskere kunne realisere fremtidsbildet for IKT innen spesialisthelsetjenesten, er det nødvendig med bedre samordning og høyere grad av standardisering innen IKT mellom de fire helseregionene. Dette er strategiens overordnede målsetning. Strategiene for å nå den overordnede målsetningen er: 1. Tilrettelegge for økt samordning av felles tjenester og løsninger i fremtiden. 2. Tilrettelegge for koordinerte IKT-porteføljer på tvers av regionene. 3. Tilrettelegge for flere felles IKT-anskaffelser. 4. Tilrettelegge for økt samordning og standardisering innen IKT arkitektur. 5. Tilrettelegge for økt kompetansedeling og læring innen IKT mellom Nasjonal IKT HF og helseregionene. 6. Etablere IKT-styringsprinsipper som tilrettelegger for helhetlig prioritering, styring og gjennomføring. 7. Etablere finansieringsprinsipper som bidrar til flere felles prosjekter/tiltak Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Internkontroll og risikostyring i prosjektene ivaretas først og fremst av god prosjekt- og programstyringsmetodikk. Nasjonal IKT følger Prosjektveiviseren, som er Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT) sin anbefalte prosjektmodell for gjennomføring i offentlige virksomheter. Nasjonal IKT har en egen prosjektpraksis, med tilhørende maler, beslutningsstruktur, struktur for styring og oppfølging, samt rapportering. 4

76 På overordnet nivå danner vedtatt strategi og gjeldende oppdragsdokument rammeverket. Som en del av strategien har foretaket utviklet og vedtatt et sett med nøkkelindikatorer. Det er i tillegg et pågående arbeid med å operasjonalisere strategien, hvilket danner grunnlaget for en helhetlig virksomhetsplan Medvirkning fra brukere og ansatte Nasjonal IKT HF har to tillitsvalgtrepresentanter, samt varamedlem, fra sektoren i styret. Ansatte i Nasjonal IKT HF gis anledning til å oppnevne styremedlem jf. foretakets vedtekter 7 og Helseforetaksloven 23. Dette har ikke vært aktuelt i Brukerutvalget er representert med en observatør i Nasjonal IKT HFs styre. Både tillitsvalgte og brukerrepresentanter inviteres til å delta i styrings- og/eller referansegrupper for prosjekter der dette er naturlig, og ønskelig fra deres side. 2. SAMMENDRAG 2.1. Positive resultater og uløste utfordringer Arbeidet med operasjonalisering av felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten har hatt høyt fokus i Nasjonal IKT i 2016, og det er blitt startet opp arbeid innenfor alle tiltaksområdene i strategien. En modell for drift og forvaltning av interregionale IKTløsninger er forankret og vedtatt, og felles prosjektportefølje innen spesialisthelsetjenesten er blitt publisert for første gang. Det er også blitt vedtatt nøkkelindikatorer for felles IKT-strategi, slik at gjennomføring og effekt på fremtidsbilde for spesialisthelsetjenesten kan følges opp og måles. Nasjonal IKT har sammen med helseregionene definert en felles prosjektportefølje for 2016, og fulgt opp gjennomføringen av prosjektene. Prosjektene er delt inn i områder og understøtter felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og Meld. St. 9 ( ) Én innbygger én journal. Noen utvalgte positive resultater er: Innbyggertjenester - Helsenorge.no har i 2016 befestet sin posisjon som kanal for offentlige digitale helsetjenester innen spesialisthelsetjenesten. I 2016 har helsenorge.no hatt 12,5 millioner besøk. Via Nasjonal IKT samarbeidet er det etablert en rekke nye funksjoner som øker pasientenes innsikt i egen situasjon, og styrker muligheten for pasientmedvirkning. Prehospital Det er etablert et samarbeid mellom helseregionene for å anskaffe en ny felles IKT-løsning, som vil legge til rette for effektiv håndtering av nødhenvendelser, med rett respons. I tillegg arbeides det med robust kobling mot helsenettet for mobile enheter, som bedrer muligheten for å samhandle elektronisk både internt innenfor spesialisthelsetjenesten, med kommunehelsetjenesten og øvrige nødetater. 5

77 EPJ-området - Løsning for automatisk melding om fødsel er etablert, slik at fødselsnummer kan hentes innen 12 timer i stedet for å måtte vente i ukesvis. Det er sammen med NAV etablert et omforent løsningsforslag for bruk av elektronisk sykemelding i spesialisthelsetjenesten. Programmet Samordning av neste generasjon EPJ er etablert. Det skal være en effektiv programstruktur som sørger for vurdering, utvikling og iverksetting av fellestiltak for neste generasjons EPJ i spesialisthelsetjenesten. Økt grad av samordning og standardiseringen innenfor EPJområdet understøtter visjonen om En innbygger en journal og vil forenkle innføring av prosess- og beslutningsstøtte i helsearbeidet. Legemiddelkjeden - Sammen med helseregionene og Statens Legemiddelverk, er det levert grunnlag for forbedring av legemiddelinformasjon og gjennomføring forventes å starte i Det er innført en elektronisk oppgjørsordning for H-resepter, som har resultert i redusert tidsbruk og økt kvalitet i hele verdikjeden for oppgjørsordningen. Annet- Det er etablert en felles nasjonal løsning for forvaltning, drift og vedlikehold av medisinsk-teknisk utstyr og behandlingshjelpemidler. Løsningen gir reduserte kostnader innen drift og forvaltning, den muliggjør lavere feilrate på utstyr, og gir bedre styringsinformasjon. Innenfor arkitekturområdet har Nasjonal IKT bidratt til samordning mellom de fire helseregionene og Direktoratet for e-helse. Nasjonal IKT har bidratt sammen med helseregionene i nasjonale og internasjonale utvalg. Det er utarbeidet ulike referansemodeller for arkitektur. Funksjonalitetsmodellen har eksempelvis blitt tatt i bruk i arbeidet med spesifikasjon av helseplattformen i Helse Midt-Norge. I samarbeid med HL7 Norge har Nasjonal IKT jobbet med den nye standarden HL7 FHIR (Fast Healthcare Interoperability Resources) som er en metode for utveksling av helseinformasjon. Nasjonal IKT jobber også sammen med regionene, norske og internasjonale leverandører, openehr Foundation og andre interessenter om forvaltning og utvikling av detaljerte kliniske informasjonsmodeller (arketyper). Disse kan gjenbrukes på tvers av kliniske løsninger, kvalitetsregistre og innbyggertjenester. En EPJ-undersøkelse er sendt ut til leger i tre helseforetak. Resultater fra undersøkelsen er analysert og deler av innspillene er benyttet i utarbeiding av nye prosjektforslag. EPJundersøkelsen er nå under videreutvikling slik at den også kan sendes til sykepleiere, og slik at resultatene også kan benyttes til måling av oppnåelse av felles IKT-strategi. Innenfor registerområdet har Nasjonal IKT HF arbeidet med strukturering og samordning på tvers av sektoren. Nasjonal IKT HF har vært representert i Nasjonal helseregisterprosjekt (NHRP) og Interregional styringsgruppe for medisinske kvalitetsregistre (IRS). Det har vært arbeidet aktivt med å etablere flere felles løsninger. Innregistrering av pasientrapporterte data via Helsenorge.no er etablert som fellesløsning, og gir muligheter til å motta elektronisk innrapportering fra pasienter før, under og etter behandling direkte til medisinske kvalitetsregistre. Nasjonal IKT HF har også deltatt i prosjektet "Referansearkitektur og fellestjenester for helseregistre" som er et viktig grunnarbeid for videreutvikling av registerfeltet. En stor utfordring knyttet til gjennomføring av prosjektporteføljen til Nasjonal IKT er å få tilgang på riktig kapasitet og kompetanse fra regionene. I følge styringsprinsippene 6

78 helseregionene er blitt enige om er det den enkelte helseregions ansvar å bidra med og å dekke kostnader for egne ressurser som arbeider med felles prosjekter og tiltak. Mangel på tilstrekkelig med ressurser og forutsigbarhet medfører forsinkelser i prosjekter som helseregionene har prioritert og vedtatt. En standardisering og samordning av IKT-området på tvers av helseregionene innebærer langsiktige planer og målsetninger. Ved å ytterligere tilstrebe en samordning av arbeidet med porteføljestyring og arkitektur innenfor spesialisthelsetjenesten, vil helseregionene og Nasjonal IKT identifisere flere områder som er egnet for felles gjennomføring. Dette vil kunne gi økt tempo i samarbeidet, og samlet sett gi grunnlag for å hente ut større gevinster som følge av felles løsninger. Helseregionene har ulike arbeidsprosesser, prosedyrer og applikasjonsporteføljer. Dette medfører at felles anskaffelser er en utfordring. Nasjonal IKT og helseregionene bør arbeide mer sammen for identifisere de riktige områdene for felles anskaffelser. I 2017 skal Nasjonal IKT arbeide videre med å tydeliggjøre satsingsområder, samt forbedre prosessen med å identifisere og velge ut prosjekter som skal inngå i Nasjonal IKTs masterplan. Dette innebærer at helseregionene i enda større grad bør foreslå felles prosjekter, og at helseregionene aktivt forankrer prosjektene i virksomheten og prioriterer ressurser til gjennomføring Evaluering av egen virksomhet og organisering Nasjonal IKT HF tilstreber en liten administrasjon, slik at foretaket kan fokusere på kjerneoppgavene. Dette søkes løst ved tjenestekjøp og bruk av eksisterende kompetanse og kapasitet, primært fra aktører i spesialisthelsetjenesten. Eksempelvis kjøper foretaket lønns- og regnskapstjenester fra Helse Vest RHF og utstyr og drift fra Helse Vest IKT. Prosjekter gjennomføres primært med ressurser fra helseregionene. Foretaket har en flat organisering, og gitt arbeidsform, størrelse og kompetanse anses dette som den mest hensiktsmessige strukturen på det nåværende tidspunktet. Ordningen med forumer er et positivt bidrag for å få belyst problemstillinger på tvers av regioner og ulike fagdisipliner. Det har imidlertid vært et behov for å tydeliggjøre oppgaver, forventninger og handlingsrom for forumene, og administrasjonen har derfor revidert og harmonisert de respektive forumenes mandater. 7

79 DEL II: RAPPORTERINGER 3. RAPPORTERING FOR STYRINGSBUDSKAP 3.1. Overordnede styringsbudskap Nasjonal IKT følger opp felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten, og bidrar til å oppfylle de overordnede målene for de regionale helseforetakene. Mye av Nasjonal IKT sitt arbeid legger grunnlag for fremtidige, mer spesifikke tiltak i henhold til overnevnte mål. Det gjennomføres årlig en prosess sammen med helseregionene for å identifisere hvilke prosjekter som bør gjennomføres felles mellom to eller flere helseregioner. I 2016 ble de overordnede målene i oppdragsdokumentene og fremtidsbildet i felles IKT-strategi inkludert i prosessen med å identifisere og prioritere de riktige prosjektene. Samordnet porteføljestyring av prosjekter sammen med helseregionene og Direktoratet for e-helse bidrar til felles og mer helhetlig prioritering, slik at en får bedre IKTløsninger og god digital kommunikasjon med borgere, samt bedret samhandling med øvrig helsetjeneste. Samordning og standardisering av arkitekturtiltak skjer på flere arenaer, og er styrket gjennom samling av lederne for arkitektur i regionene. Nasjonal IKT har etablerte samhandlingsarenaer sammen med helseregionene, og Direktoratet for e-helse. Disse fagforumene har som hovedformål å bidra til bedre samordning og høyere grad av standardisering mellom de fire helseregionene for å oppnå gode og likeverdige helsetjenester. Alle mandatene for fagforumene er revidert i 2016 og avstemt mot felles IKT-strategi. Prosjektet 'Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten' er et eksempel på hvordan innretningen resulterer i arbeid med tverrfaglig samhandlingsarena, skjemastøtte og digital dialog som alle vil kunne understøtte pasientoppfølging herunder psykisk helsevern, tverrfaglig spesialisert rusbehandling og bidra til å redusere venting og opplevd variasjon på tvers av helseregioner/-foretak. Det er også pågående prosjekter som bidrar til måloppnåelse innen kvalitet og pasientsikkerhet. Et av disse er 'Automatisk melding om fødsel' som har levert en løsning som medfører økt pasientsikkerhet for nyfødte. Nytt fødselsnummer kan hentes ut og tildeles nyfødte barn innen 12 timer, i stedet for å vente i flere uker. Et annet eksempel er prosjektet 'Digital patologi' som foreslår tiltak som bidrar til bedre utnyttelse av kapasitet, kortere ventetid for pasienten, og økt kvalitet i diagnostikken. Nasjonal IKT HFs styrende dokumentasjon, strategi og oppdragsdokument danner grunnlaget for at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Fullmaktsmatrisen beskriver de respektive beslutningsnivåenes handlingsrom. 8

80 1.2. Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for 2016 Internkontroll og risikostyring Styret skal sikre at driften skjer innenfor rammen av vedtektene, foretaksavtalen, helseforetaksloven og annen lovgivning. Styret skal føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne. Styret skal sikre at Nasjonal IKT HF har god internkontroll og systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesforankring i organisasjonen. Det forutsettes at styret har en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetaket minimum én gang per år med hensyn til risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det forutsettes at det ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for kunder og brukere i nødmeldetjenesten. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. Det forutsettes at Nasjonal IKT HF har en systematisk oppfølging av rapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn. Det forutsettes at forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter følges opp og besvares innenfor de fristene som er satt. Styrende dokumentasjon, herunder fullmaktsmatrise, styreinstruks og instruks for administrerende direktør er utarbeidet og vil jevnlig oppdateres og styrebehandles. Administrativt følger Nasjonal IKT HF systematikk og rutiner fra Helse Vest RHF og Helse Vest IKT. Retningslinjer for internkontroll ble behandlet og godkjent av styret i april 2016 (styresak 37/16). Prosjekter følger Direktoratet for forvaltning og IKT sin anbefalte metodikk for prosjektgjennomføring ( Porteføljeansvarlige kvalitetssikrer prosjekter. Styret gis orientering om tilstanden i styremøter. Administrasjonen vil fortløpende arbeide med å raffinere rapportering på dette området. Risikovurdering gjennomføres for nye eller større endringer for Nasjonal IKT HF, som for eksempel etablering av samhandlingsløsning i «skyen» basert på Microsoft Office 365 og Confluenceløsning for biblioteker. Omstilling har ikke vært aktuelt i Rapporter og forespørsler fra tilsynsmyndigheter vil som oftest vedrøre de regionale helseforetakene. Nasjonal IKT HF bidrar i slike tilfeller på forespørsel fra helseregionene. Innsyn og internrevisjon Ved behov - foreta internrevisjon av virksomheten i Nasjonal IKT HF. 9

81 I avtaler/kontrakter med leverandører/samarbeidspartnere skal, der dette er nødvendig, krav om revisjoner av systemer, rutiner, regnskaper og aktiviteter forbundet med tjenesten inngå. Dersom internrevisjon skal Nasjonal IKT HF bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig. Nasjonal IKT HF skal styrebehandle alle internrevisjonsrapporter som beslutningssaker og etablere handlingsplaner som angir tiltak, ansvar og frister. Handlingsplanene skal også behandles som beslutningssaker, og fremdrift og virkning av tiltakene skal følges opp av styret. Internrevisjon har ikke vært aktuelt for foretaket i Nasjonal IKT HF følger god praksis i sektoren når det gjelder merkantile forhold, og oppfølging av leverandører. De regionale helseforetakenes styring av felles eide selskaper Det vises til sak om styring av de regionale helseforetakenes felles eide selskaper, fremmet for de fire RHF-styrene i november/desember Saken stadfester dagens styringsmodell der eierstyring og oppfølging av virksomheten i de felles eide selskapene ivaretas av de regionale helseforetakenes administrerende direktører. Videre avklarer saken prinsipper for styresammensetning, oppnevning av observatører i selskapenes styrer, utarbeidelse og behandling av selskapenes strategier, samt samordning og oppfølging av selskapene. Det legges til grunn at rapportering og planer for virksomheten i de felles eide selskapene innarbeides i økonomisk langtidsplan og behandles av RHF-styrene. De regionale helseforetakene vil i 2016 videreutvikle og konkretisere prosesser for strategiarbeid og oppfølging av selskapene. Nasjonal IKT HF skal delta i dette arbeidet etter nærmere anvisning. Nasjonal IKT HF forholder seg til enhver tid gjeldende styringsmodell og retningslinjer gitt av foretaksmøtet. Nasjonal IKT bidrar i arbeidet på forespørsel. Foretaket hadde møte med eierstyringsgruppen i august 2016 som et ledd i denne prosessen. Regjeringens eierskapspolitikk Nasjonal IKT HF skal forholde seg til krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk (jf. Meld. St. 27 ( ) Et mangfoldig og verdiskapende eierskap). Nasjonal IKT HF skal føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk som også bidrar til å sikre tilgang på helsepersonell i framtiden og forsikre seg om at ansatte hos leverandører, også i andre land, har forsvarlige vilkår. Nasjonal IKT skal være i fremste rekke når det gjelder arbeidet med klima- og miljøtiltak. Nasjonal IKT HF vil følge arbeidsgiverpolitikken til sektoren for øvrig, og sørge for at arbeidsforhold og betingelser er harmonisert med denne. Foretaket er innmeldt i arbeidsgiverforeningen Spekter. I den grad leverandører benyttes vil foretaket benytte spesialisthelsetjenestens rutiner for anskaffelser, og følge leverandørene opp i henhold til disse. Foretaket har svært begrenset negativ effekt på klima og miljø. Følgende tiltak er gjennomført i 2016: 10

82 Avvikling av posthenting. Foretaket er nå fullelektronisk når det gjelder utgående post. Innføring om absolutt krav om EHF- fakturaer fra leverandører. Dette er først og fremst et effektiviseringstiltak, men det reduserer samtidig post- og papirmengden vesentlig. Kontinuerlig arbeid med å bevisstgjøre medarbeidere på å bruke videokonferanse der dette er mulig. «Grønt kontor»; kildesortering, kontorlokaler med fjernvarme som oppvarmingskilde og bevegelsessensorer for å minimere strømforbruk, samt underdekning av kontorplasser i Bergen for å redusere arealbehovet. Nasjonal helse- og sykehusplan Styrene i de felleseide selskapene må gjøre seg kjent med innholdet i Meld. St. 11 ( ) Nasjonal helse- og sykehusplan ( ) som vil få stor innvirkning på virksomheten i de regionale helseforetakene og underliggende virksomheter. Nasjonal helse- og sykehusplan ble lagt frem for styret som orienteringssak (sak 62/16) i møtet Deltakelse i utviklingsarbeid Styrene i de regionale helseforetakene skal bidra i utviklingsarbeid i spesialisthelsetjenesten som er gitt i oppdrag til Helsedirektoratet, Direktoratet for e- helse og Folkehelseinstituttet. Det forutsettes at Nasjonal IKT deltar i denne typen arbeider etter nærmere anvisning fra de regionale helseforetakene. Nasjonal IKT arbeider sammen med helseregionene for å gjennomføre de prioriterte ITprosjektene for digitale tjenester, og å videreutvikle IKT-systemene i tråd med målene i Meld. St. 9 ( ) Én innbygger én journal. Det er etablert arenaer for samhandling med Direktoratet for e-helse, Helsedirektoratet og andre aktører for å øke gjennomføringsevnen innenfor IKT-området. Pasientsikkerhet Styrene skal ha en aktiv rolle for å sikre at foretakenes samlede virksomhetsstyring omfatter bedre etterlevelse av faglige retningslinjer, standardisering på flere områder og erfaringsoverføring basert på beste praksis. Pasientsikkerhet og kvalitet er et ansvar for ledere på alle nivåer. Nasjonal IKT HF har fokusert på pasientsikkerhetsperspektivet ved å aktivt arbeide for erfaringsoverføring av god praksis for bruk av kliniske IKT systemer. Dette skjer blant annet gjennom egen forvaltningsgruppe for forbedring av pasientadministrativt arbeid og forebygging av systemsvikt knyttet til EPJ. Videre arbeides det med å sikre mest mulig like konfigureringer og rutiner i eksisterende EPJ, samt i nye nasjonale kliniske løsninger som anskaffes. Via prosjektarbeid i 'Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten' arbeides det for pasientsikkerhet ved å gi pasienter bedre oversikt over status på sine henvisninger, journalopplysninger og behov for oppfølging. Det arbeides med pasientsikkerhet i flere 11

83 initiativer knyttet til bedret legemiddelbruk, det prehospitale området og kvalitetsregisterfeltet. Lærings- og forbedringstiltak Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid er viktig både av hensyn til pasienter og ansatte. De regionale helseforetakene vil understreke betydningen av å arbeide med lærings- og forbedringstiltak og tiltak på systemnivå for å bedre pasientsikkerheten, og se dette i sammenheng med helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Nasjonal IKT HF arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Foretakets internkontrollsystemer er implementerte, og blir fortløpende videreutviklet. Nytt verneombud er valgt i Kompetansen innen helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid er styrket ved: Et 40-timers kurs for verneombud. HMS-opplæring for leder. Helse-, miljø- og sikkerhetssystem ble ferdigstilt i slutten av Implementering av HMS-prosedyrene kommer til å skje i løpet av 2017 blant annet gjennom informasjon i ansattsamlinger, synlig verneombud og ferdigstillelse av opplæringsplan HMS. Nasjonal IKT HF er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Rekruttering og utvikling av kvinnelige ledere Virksomheter innen spesialisthelsetjenesten bør ha et særlig ansvar for å bidra til å rekruttere og utvikle kvinnelige ledere, spesielt på toppledernivå. Nasjonal IKT HF rekrutterer den til enhver tid best kvalifiserte kandidaten. Alt annet likt vil foretaket tilstrebe god kjønnsbalanse. Foretakets styre har ved utløpet av 2. tertial en kvinneandel på 50 %, og kvinnelig styreleder. Administrasjonens kvinneandel ved utløpet av 2016 var på 44 %. Strategi for Nasjonal IKT HF Nasjonal IKT HF skal operasjonalisere ny vedtatt strategi og forankre denne i de regionale helseforetak og Direktoratet for e-helse. Dette er en felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten som peker på at realisering av fremtidsbildet for IKT innen spesialisthelsetjenesten krever bedre samordning og høyere grad av IKT-standardisering mellom de fire helseregionene. Administrasjonen i Nasjonal IKT har gjennomgått tiltakene i strategien og arbeid med prioriterte tiltak er blitt startet opp i løpet av året. Følgende tiltak ble ferdigstilt i 2016 og er nå i forvaltningsfasen: Modell for Drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten ble vedtatt i Nasjonal IKTs styre Nasjonal IKT HF og helseregionene har utarbeidet en felles applikasjonsmodell (domenemodell) som benyttes for standardisering av applikasjonsportefølje og andre relevante arkitekturelementer. Det har blitt etablert rutiner for å samle informasjon og publisere felles prosjektportefølje som omfatter både regionale og interregionale prosjekter. 12

84 Det har blitt etablert en samarbeidsarena for å sikre innsyn og skaffe en helhetlig oversikt over pågående og planlagte prosjekter/programmer (Fagforum for Porteføljestyring). Samling av informasjon om god praksis er påbegynt, og fellesprinsipper om bruk av klinisk IKT er satt under endringshåndtering under EPJ Systemeierforum. En plattform for deling av god praksis i et felles bibliotek er etablert. Den har fått navnet Kilden. Utvikling av porteføljestyring Nasjonal IKT skal utvikle porteføljestyring i spesialisthelsetjenesten, i samarbeid med Direktoratet for e-helse, basert på felles prioriteringer og avhengigheter. Porteføljestyring, ansvar og finansieringsansvar skal være avklart i budsjett 201 for Nasjonal IKT HF. Nasjonal IKT skal innen 1. juni og 1. desember hvert år legge frem oversikt over kommende aktiviteter som berører personell i regionale og lokale helseforetak, slik at avrop av ressurser kommer inn i langtidsplanleggingen. Nasjonal IKT styrer spesialisthelsetjenestens felles IKT-prosjekter, koordinerer helseregionenes prosjektporteføljer og er spesialisthelsetjenestens felles grensesnitt mot andre aktører. Nasjonalt porteføljekontor i Direktoratet for e-helse porteføljestyrer den nasjonale porteføljen og koordinerer nasjonale e-helseprosjekter. Sammen utfyller de hverandre og gir riktig styring på riktig nivå og etterlever gjeldende styringsstruktur i helsesektoren. Nasjonal IKT har etablert en samarbeidsarena for porteføljestyring sammen med helseregionene og Direktoratet for e-helse med formål om å oppnå mer samordnede prosjektporteføljer i spesialisthelsetjenesten. Samordnet porteføljestyring bidrar til felles og mer helhetlig prioritering, slik at en får bedre IKT-løsninger og god digital kommunikasjon med borgere, samt bedret samhandling med øvrig helsetjeneste. Porteføljestyringen er innrettet etter nasjonal styringsmodell slik at en får en helhetlig prioritering og styring for e-helse for å styrke gjennomføringsevnen av IKT-utviklingen i helse- og omsorgstjenesten. Nasjonal styringsmodell for e-helse består av Nasjonalt e- helsestyre (NEHS), NUIT (Prioriteringsutvalget) og NUFA (Fagutvalget). Prosess for definering av den felles prosjektporteføljen videreutvikles sammen med helseregionene og Direktoratet for e-helse slik at de riktige prosjektene gjennomføres basert på felles prioriteringer og avhengigheter. Direktoratet for e-helse vil sammen med Nasjonal IKT gjennomføre et metodeprosjekt for hele helsesektoren. Effekten er enda bedre samordnet porteføljestyring og arkitekturstyring. Porteføljestyring, ansvar og finansieringsansvar er avklart som en del av ny felles IKTstrategi for spesialisthelsetjenesten. For felles interregionale IKT-prosjekter er Nasjonal IKT prosjekteier og finansierer kostnader som prosjektleder. Helseregionene bistår med ressurser og direktekostnader i henhold til styrevedtak om gjennomføring av det enkelte prosjekt. 13

85 Administrasjonen rapporterer regelmessig prognose for ressursbehov til helseregionene slik at avrop på ressurser kan planlegges. Ressursbehovet er basert på vedtatte prosjekter og masterplan for prosjektporteføljen som indikerer kommende aktivitetsnivå. Arkitektur for spesialisthelsetjenesten Nasjonal IKT skal sammen med de regionale arkitekturfunksjonene og nasjonale organ under Direktoratet for e-helse arbeide med standardisering av IKTarkitekturen gjennom gradvis utvikling. Tiltak 42.2, jf. Praksis for virksomhetsarkitektur i Nasjonal IKT, skal være styrende for omfang og fremdrift. Arkitekturforum skal brukes aktivt i aktuelle prosjekter/tiltak for å gi råd, samle og utvikle god arkitekturpraksis. Nasjonal IKT har i perioden arbeidet med å ferdigstille ny publiseringsplattform benyttet blant annet til arkitekturinnhold. Det er i perioden arbeidet med avklaringer med regionene for prioritering av oppgaver i realiseringen av tiltak Arkitekturlederne i regionene har deltatt i arbeidet med å evaluere målbildet og prioritere videre arbeid. I samarbeid med porteføljefunksjonen i Nasjonal IKT arbeides det med å gi råd til prosjektinitiativ og masterplan for påfølgende år. Det har også vært høy deltagelse av arkitekter i Nasjonal IKT HF til fellesprosjekter for akuttmedisinsk tjeneste, prehospitale tjenester, legemiddelområder og digitale innbyggertjenester. Dette er gjort for å oppnå god fellesarkitektur på tvers av regionene. Erfaringene fra disse prosjektene skal publiseres på den nye arkitekturplattformen. Det har også vært arbeidet med felles referansemodeller sammen med regionene. I samarbeid med Direktoratet for e-helse har det blitt utarbeidet vurdering for bruk av internasjonale standarder og rapporten «referansearkitektur og fellestjenester for helseregistre». Instruks for lån til felles eide nasjonale selskaper Investeringer i felles eide selskaper skal bidra til netto verdiskaping i helsesektoren. Investeringer som ikke har positiv nåverdi skal ikke gjennomføres, med mindre det kan sannsynliggjøres andre positive effekter for helsesektoren som kan rettferdiggjøre ressursbruken. Det stilles derfor konkrete krav til utredning av alle investeringer som ønskes gjennomfør før de behandles i selskapets styre. Utredningen skal beskrive formålet med investeringen, og hva den skal resultere i. Alternative måter å løse oppgaven på skal være belyst. Større prosjekter (over 50 mill) skal ha gjennomgått konsept- og forstudie. Utredningen skal inneholde økonomiske analyser, herunder, total investering, og fremdrift i tid, finansiering av den samlede investering, lønnsomhet, (nåverdi og konsekvens for resultat) samt tiltak og ansvar for gevinstrealisering. Nasjonal IKT HF forholder seg til gjeldende instruks for lån til felles eide nasjonale selskaper. Det anses dog som lite sannsynlig at foretaket, på kort eller mellomlang sikt, vil be om lån Aktivitet i 2016 Det forventes at Nasjonal IKT HF gjennomfører planlagt prosjektaktivitet i tråd med vedtektene og vedtatt strategi. 14

86 Nasjonal IKT HF har fulgt opp prosjektene i masterplanen for 2016, som er vedtatt av styret. Samtlige prosjekter i masterplanen understøtter vedtatt strategi og er gjennomført i henhold til vedtektene. Publisert informasjon om prosjektene og programmene finnes på Primært mål og fremtidsbilde som understøttes: Sekundære mål og fremtidsbilder som understøttes: Navn SAFEST planlegging SAFEST realisering Statistisk logganalyse H-resept Kort beskrivelse av oppgaver og leveranser Utarbeid krav til informasjon, informasjonsmodell og konseptuell tjenestebeskrivelse, utred overordnede forvaltningsmodeller, og lag forslag til beslutningsdokumenter for realiseringsfase. Gode digitale løsninger for pasienten Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet IKT-støtte for helhetlige standardiserte pasientforløp Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker Gjøre tilgjengelig forbedret legemiddelinformasjon Etablere og rulle ut løsning for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre. Spesifisere, utvikle og innføre elektronisk oppgjørsløsning for H- resepter ved gjenbruk av Helfos eksisterende løsning for elektroniske oppgjør. AMK Anskaffe ny, felles IT løsning til landets AMK sentraler. Systemstøtte Sykehusapoteken e Prehospital EPJ Digital patologi konseptstudie Robust mobilt helsenett Henvisning mellom HF Automatisk tildeling av fødselsnummer DIS2016 Program SANG EPJ Kartlegg og anbefal systemstøtte for legemiddelområdet, med fokus på sykehusapotekforetakenes behov, og utarbeid felles konseptuelt målbilde for de fire helseregionene i forbindelse med utfasing av FarmaPro. Vurder og anbefal konsepter for regional og felles nasjonale løsninger for elektronisk pasientjournal for den prehospital verdikjede. Kartlegg dagens situasjon, undersøk mulighetene som innføring av digital patologi gir, vurder hvilke områder som egner seg for felles nasjonalt konsept, og foreslå felles nasjonalt målbilde. Vurder og anbefal konsepter for regional og felles nasjonale løsninger for et robust mobilt helsenett Lage henvisningsmelding fra sykehus til sykehus og piloter i Helse Sør-Øst RHF. Lage løsning for innsending av nyfødtinfo via NHN og uthenting/oversendelse av fødselsnummer fra SKD innen 24 timer. Kravstille og utvikle nasjonale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten. Samordne felles nasjonale føringer for EPJ med gode og likeverdige helsetjenester Økonomiske krav og rammer Økonomisk resultat Basert på nåværende status i arbeidet med årsregnskapet ses det som sannsynlig at foretaket vil oppnå overskudd for

87 Innføring av nøytral merverdiavgift Nasjonal IKT skal ikke gjøre tilpasninger som vil være i strid med intensjonene med innføring av nøytral merverdiavgift i helseforetakene fra 1. januar Nasjonal IKT HF har gjort de nødvendige tilpasningene for å kunne håndtere nøytral merverdiavgift fra 1. januar Økonomisk langtidsplan Nasjonal IKT HF skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Selskapet skal utarbeide innspill til økonomisk langtidsplan for perioden som grunnlag for de regionale helseforetakenes arbeid med økonomisk langtidsplan og budsjett. I 2016 er det nødvendig at innspill til vesentlige endringer i selskapets virksomhet, investeringer og drift, må leveres i løpet av februar. Ordinært innspill til økonomisk langtidsplan skal leveres 14. april. Selskapet skal benytte tilsendt malverk og innspillet leveres til de regionale helseforetakene. Det vil bli stilt krav om, og selskapet skal påvise, forbedret produktivitet og effektivitet på samme måte som ordinære helseforetak. Nasjonal IKT HF jobber kontinuerlig med å ha en lavest mulig administrativ andel, for å kunne fokusere på sine kjerneoppgaver. Alle støttetjenester kjøpes inn fra Helse Vest RHF, Helse Bergen HF og Helse Vest IKT. I den grad det er mulig, leies prosjektledere inn fra øvrige helseforetak og sektoren forøvrig. Dette gjøres for å optimalisere ressursbruk, samt bevare og bygge kompetanse i sektoren. Foretaket vil levere innspill om eventuelle vesentlige endringer, og økonomisk langtidsplan i henhold til de oppgitte fristene. Utarbeidelse av regnskap Nasjonal IKT skal levere foreløpig regnskap for 2016 innen 20. januar Endelig regnskap skal foreligge 24. februar Det bes om at selskapet benytter regnskapshåndbok for regionale helseforetak. Nasjonal IKT HF vil levere foreløpig regnskap og endelig regnskap innen de oppgitte fristene. 16

88 DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT 5. UTVIKLINGSTRENDER OG RAMMEBETINGELSER 5.1. Faglig utvikling Å utvikle fellesløsninger, digitalisere tjenester og prosesser og å gå over fra analoge til digitale kommunikasjonskanaler er sentrale virkemiddel for å effektivisere helsesektoren. Spesialisthelsetjenesten må holde seg oppdatert, drive innovasjon og ta i bruk ny eller forbedret teknologi til riktig tid. For eksempel vil «Disruptiv innovasjon» utfordre det eksisterende markedet. Denne type innovasjon forbedrer eller endrer produkter ut over det forventede og muliggjør helt nye måter å levere og motta helsetjenester på. Digitalisering muliggjør økt prosessog beslutningsstøtte for helsearbeidere både til diagnostisering og vurdering av behandlingsalternativer. Digitalisering er også et viktig virkemiddel for at innbyggere og pasienter i økende grad kan bidra og delta i egen behandling. Digitalisering muliggjør også økt grad av automatisering av standardiserte oppgaver. I fremtiden vil vi også se større grad av «Robotifisering» av slike standardiserte prosesser. Dette vil gi bedre kvalitet og høyere effektivitet innenfor sektoren. Spesialisthelsetjenesten må fremover være i stand til å reagere på trender som gir nytte. Samtidig må man forvalte eksisterende løsninger på en effektiv måte. Dette vil kreve høy fokus på kompetanseutvikling både for arbeidsgiver og ansatte. Gevinstrealisering handler om å sørge for at de gevinstene som var forventet av et prosjekt faktisk blir realisert. Gevinstrealisering krever et helhetlig og systematisk arbeid som involverer både prosjekt og linjeorganisasjon. For å bedre legge til rette for gevinstrealisering, er det behov for å utvikle kompetansen til prosjekteiere og linjeledere, slik at en kan øke effekten og gevinsten av de endringene en legger opp til i prosjekter og programmer Forventet økonomisk utvikling Føringer fra de regionale økonomidirektørene tilsier at Nasjonal IKT HF vil ligge på 2016-nivå for perioden For å sikre økt gjennomføring av interregionale og nasjonale initiativer, bør det drøftes hvordan finansiering av slike tiltak kan optimaliseres Personell- og kompetansebehov Nasjonal IKT HF har frem til nå primært rekruttert på bakgrunn av spesifikk fagkompetanse, spesielt innenfor strategisk IKT, virksomhetsarkitektur og porteføljestyring. Foretaket har nå 18 ansatte. Siden Nasjonal IKT HF skal være en liten strategisk enhet, er det styrets vurdering at man på mellomlang sikt bør ha omkring 20 årsverk. Det tas sikte på å rekruttere anslagsvis to personer i Strategien for perioden har en tydelig satsing på porteføljestyring og virksomhetsarkitektur. 17

89 5.4. Status og utfordringer for investeringsområder Nasjonal IKT HF har på nåværende tidspunkt ingen investeringsportefølje. Det er ingen planer, hverken på kort eller mellomlang sikt, som endrer på dette forholdet. 6. PLANER FOR UTVIKLINGEN Samfunnet har store forventninger til utviklingen av spesialisthelsetjenesten. Denne forventningen kommer også tydelig frem gjennom politiske styringssignaler for sektoren hvor det legges stor vekt på å ivareta pasientenes behov og preferanser. Pasienter skal trekkes aktivt inn i utviklingen av egen behandling, og deres erfaringer skal vektlegges i utformingen av tjenestetilbudet. Riktig teknologistøtte er et viktig virkemiddel for å realisere sektorens langsiktige målsetninger. For å sikre dette er langsiktige nasjonale mål for IKT-området formulert i utredningen «Én innbygger én journal» - Meld. St. 9 ( ): Helsepersonell skal ha enkel og sikker tilgang til pasient- og brukeropplysninger. Innbyggerne skal ha tilgang på enkle og sikre digitale tjenester. Data skal være tilgjengelig for kvalitetsforbedring, helseovervåkning, styring og forskning. Den nye felles IKT-strategien for spesialisthelsetjenesten beskriver et fremtidsbilde hvordan en skal bidra til at det langsiktige målbildet realiseres. Gode digitale løsninger for pasientene. Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet. IKT-støtte for helhetlige standardiserte pasientforløp. Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker. Strategien definerer syv områder som Nasjonal IKT HF i 2017 vil fortsette å arbeide med. 1. Tilrettelegge for økt samordning av felles tjenester og løsninger i fremtiden. 2. Tilrettelegge for koordinerte IKT-porteføljer på tvers av regionene. 3. Tilrettelegge for flere felles IKT-anskaffelser. 4. Tilrettelegge for økt samordning og standardisering innen IKT arkitektur. 5. Tilrettelegge for økt kompetansedeling og læring innen IKT mellom Nasjonal IKT HF og helseregionene. 6. Etablere IKT-styringsprinsipper som tilrettelegger for helhetlig prioritering, styring og gjennomføring. 7. Etablere finansieringsprinsipper som bidrar til flere felles prosjekter/tiltak. Direktoratet for e-helse arbeider med ny nasjonal strategi og plan for e-helse som definerer overordnede mål for IKT-utviklingen i helse- og omsorgssektoren. Nasjonal IKT HF vil bidra til realisering. 18

90 Vedlegg 17 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 17/17 B Gjennomgang av styrende dokumenter Bakgrunn Helseforetaksloven slår fast at styret som del av sitt tilsynsansvar må: Føre tilsyn med den daglige ledelse. Føre tilsyn med foretakets virksomhet, og at det drives i samsvar med målene, vedtektene, styringskrav og vedtatte planer og budsjetter. Følgende dokumenter er derfor vedlagt for årlig gjennomgang: 1. Styreinstruks. 2. Instruks for administrerende direktør. 3. Etiske retningslinjer. 4. Fullmaktmatrisen. Forslag til vedtak 1. Styret er kjent med og tar til etterretning vedlagte dokumenter. 1

91 Styreinstruks Nasjonal IKT HF

92 Instruks for styret Innhold 1 Innledning Hovedmål for styrearbeidet Styremedlemmenes rettigheter og plikter Styrets oppgaver Hovedoppgaver Strategioppgaver Organisering og ledelse Tilsyns- og kontrolloppgaver Begrensninger i styrets myndighet Vedtak som skal treffes av foretaksmøtet Lån og garantier Disponering av foretakets midler Rapportering til eierne Struktur for styrearbeidet Innkalling til styremøte Styremøter Protokoller Informasjon fra styremøtene Endringer i styreinstruksen

93 Instruks for styret 1 Innledning Formålet med styreinstruksen er å sikre at styret og administrasjonen er samstemt med hensyn til styrearbeidets form, innhold og gjennomføring, samt forståelse av de ulike roller og det ansvaret som er knyttet til dette. I tillegg til styreinstruksen er styret bundet av de reglene som følger av lov, vedtekter eller instruks fra eier. Det vises spesielt til Lov om helseforetak av 15. juni 2001 nr. 93 (Helseforetaksloven) og vedtekter for Nasjonal IKT HF. Nasjonal IKT HF eies av Helse Sør-Øst RHF, Helse Vest RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Nord RHF som utøver den øverste myndighet i helseforetaket i foretaksmøte. 2 Hovedmål for styrearbeidet Styret og dets medlemmer skal ivareta de interessene som tjener Nasjonal IKT HF best. Styret er et kollegium og utfører sine oppgaver som et kollegium. Styremedlemmer representerer ingen interessegruppe, men møter som individuelle personer med ansvar for alle saker med de begrensninger som er fastsatt i vedtektene for Nasjonal IKT HF. 3 Styremedlemmenes rettigheter og plikter Bortsett fra det som er særskilt angitt for styrets leder, styrets nestleder, og eventuell annen møteleder, har alle styremedlemmene de samme rettigheter og plikter. Hvert enkelt styremedlem og administrerende direktør har plikt til å legge frem all informasjon som er av betydning for styrets behandling av en sak, herunder ens egen vurdering. Har et styremedlem, enten selv eller via en av dennes nærstående, en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i en sak, har vedkommende plikt til å erklære seg inhabil. Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen av, eller avgjørelse i, saker hvor vedkommende er inhabil, jf. også forvaltningslovens kap. II. Styrets leder uttaler seg på vegne av styret om ikke annet er særlig avtalt. Styrets medlemmer plikter å ta del på styremøter. Et styremedlem som ikke kan møte i styremøte, skal varsle om dette så tidlig som mulig. 4 Styrets oppgaver 4.1 Hovedoppgaver Styrets oppgaver, herunder begrensninger i styrets kompetanse og myndighet, reguleres i helseforetaksloven kapittel 7 og i foretakets vedtekter. Styrets hovedoppgaver er knyttet til: 3

94 Instruks for styret Strategi og mål. Organisasjon og ledelse. Tilsyn med foretakets virksomhet og drift. Styret har i tillegg ansvar for evaluering av eget arbeid og arbeidsform. Styret ansetter administrerende direktør og fastsetter dennes lønn. Styret beslutter oppsigelse eller avskjedigelse av administrerende direktør. Styret har ansvar for å føre tilsyn med administrerende direktør og evaluere dennes arbeid og utførelsen av rollen som daglig leder for helseforetaket Strategioppgaver Styrets ansvar for foretakets strategiske utvikling omfatter blant annet: Utvikle og vedta målsetninger, samt oppfølging av disse. Utvikle og vedta strategiske planer, samt oppfølging av disse. Fastsette styringsfilosofi. Evaluere økonomisk stilling. Fastsette budsjetter. Godkjenne avtaler av vesentlig strategisk betydning med andre samarbeidspartnere Organisering og ledelse Styret har et løpende ansvar for tilfredsstillende organisering og ledelse av foretakets samlede virksomhet. Dette inkluderer blant annet: Sikre riktig lederskap og kompetanseutvikling for å ivareta Nasjonal IKT HF sine oppgaver. Definere ansvars- og myndighetsfordeling. Etablere og vedlikeholde instruks for administrerende direktør. Gjennomføring årlig evalueringssamtale med administrerende direktør. Definere hensiktsmessige rapporteringslinjer og -former mellom både styret og administrerende direktør og eksterne parter, herunder eierne Tilsyns- og kontrolloppgaver Styret skal føre tilsyn med at virksomheten drives i samsvar med målene som er nedfelt i helseforetaksloven 1, foretakets vedtekter, vedtak truffet av foretaksmøtet og vedtatte planer og budsjetter, jf. helseforetaksloven 28, 3. ledd. Styret skal gjennom administrerende direktørs rapportering holde seg orientert om foretakets økonomiske utvikling og plikter, samt påse at virksomheten, regnskap og formuesforvaltning er godt kontrollert. Styret skal påse at foretaket har en egenkapital som står i forsvarlig forhold til foretakets virksomhet. Styret skal varsle og foreslå tiltak ovenfor eier dersom egenkapitalen ikke er forsvarlig, jf. helseforetaksloven 14. 4

95 Instruks for styret Styret skal påse at foretaket etablerer og gjennomfører internkontroll som gir rimelig sikkerhet for: Målrettet og effektiv drift. Etterlevelse av lover, forskrifter og retningslinjer (herunder spesielt etiske retningslinjer). God risikohåndtering. Korrekt rapportering av økonomisk og annen informasjon. Oppfølging av beslutninger. Styret har plikt til å iverksette undersøkelser der de finner det nødvendig. Iverksettelse av slike undersøkelser skal vedtas av styret og det enkelte styremedlem kan ikke iverksette egne undersøkelser. 4.2 Begrensninger i styrets myndighet Vedtak som skal treffes av foretaksmøtet Foretaksmøtet skal treffe vedtak i alle saker som antas å være av vesentlig eller prinsipiell betydning helsepolitisk, forskningspolitisk, utdanningspolitisk eller samfunnsmessig, jf. helseforetaksloven 30, samt foretakets vedtekter 10. Vedtak om salg og pantsettelse av fast eiendom skal treffes av foretaksmøtet, jf. helseforetaksloven 31, samt foretakets vedtekter 11. Styret skal oversende saker som nevnt i dette punktet til eierne, både gjennom de regionale helseforetakenes felles eierstyringsgruppe med kopi direkte til RHF-administrasjonene Lån og garantier Styrets anledning til å oppta lån reguleres i vedtektenes 12. Foretaket kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser, jf. helseforetaksloven 33. Styret er ansvarlig for at disse bestemmelsene til enhver tid overholdes, jf. helseforetaksloven Disponering av foretakets midler Disponering av foretakets midler besluttes av foretaksmøtet etter forslag fra styret, eller med styrets samtykke, jf. helseforetaksloven Rapportering til eierne Styret er ansvarlig for at foretaket utarbeider en årlig melding om foretaket og foretakets virksomhet i henhold til foretakets vedtekter 13. Årlig melding skal inneholde en rapporteringsdel og en plandel. Meldingen skal oversendes eierne (Helse Sør-Øst RHF, Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Vest RHF) i henhold til angitt frist. 5

96 Instruks for styret 5 Struktur for styrearbeidet Det skal settes opp en årsplan for styrearbeidet. Planen angir en oversikt over hovedoppgaver og møtetidspunkter. I tillegg skal planen vise hvilke temasaker som skal presenteres for styret i løpet av året. Oppdragsdokument og foretaksmøteprotokoll skal legges til grunn for planen. Det skal årlig foretas en egenevaluering av styrets arbeid og arbeidsform. Styret gjennomfører normalt 5-7 styremøter per år i henhold til fastlagt årsplan. Ut over dette møtes styret når styreleder, administrerende direktør og/eller et flertall av styrets medlemmer krever det. 6 Innkalling til styremøte Styrets leder er ansvarlig for at styret kalles inn til møte og setter opp saksliste i samråd med administrerende direktør. Innkallingen til ordinære styremøter sendes ut av administrerende direktør senest fem virkedager før styrebehandlingen skal finne sted. For andre styremøter skal, så vidt mulig, innkallingen sendes senest to virkedager før behandlingen finner sted. Til innkallingen skal det følge en dagsorden, og det skal følge med dokumentasjon som gir et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag for den enkelte sak på dagsorden, herunder administrerende direktørs forslag til vedtak. Saker skal være påført nummer og årstall. Dersom styrelederen finner det forsvarlig, kan saker behandles uten å holde møte ved at saken(e) forelegges styremedlemmene skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Dersom et styremedlem eller administrerende direktør krever behandling i møte, skal likevel behandlingen skje i møte. Foretakets årsberetning, årsregnskap, strategisk plan og budsjett skal alltid behandles i møte. Straks et styremedlem blir oppmerksom på at han/hun ikke har anledning til å delta i behandlingen skal administrasjonen varsles. 7 Styremøter Ordinær styrebehandling skal gjennomføres i møte. Styrets leder skal så langt som mulig sørge for at samtlige styremedlemmer gis mulighet til å delta i en samlet behandling av saker som behandles utenfor møte. Styremøter ledes av styreleder, eller i dennes fravær, av nestlederen. Er ingen av disse til stede, velger styret selv en møteleder. Styret er vedtaksdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Styrets beslutninger fattes med alminnelig flertall av de tilstedeværende stemmeberettigede styremedlemmene. Minst en tredjedel av styrets medlemmer må stemme for et forslag for at det skal anses vedtatt. I tilfelle stemmelikhet har møteleder dobbeltstemme. Bestemmelser om styrets vedtaksførhet og flertallskrav følger av helseforetaksloven 27. 6

97 Instruks for styret Saker som ikke er ført opp på sakslisten kan styrebehandles, med mindre møteleder eller en tredjedel av de tilstedeværende styremedlemmer motsetter seg behandling. Administrerende direktør deltar i styremøtene, med mindre spesielle grunner tilsier noe annet. Styrets møter skjer som hovedregel for åpne dører, men kan lukkes når styret finner at det foreligger et reelt og saklig behov, og lukking er forenlig med offentlighetslovens prinsipper. Styrets møter skal alltid lukkes ved behandling av saker som er undergitt taushetsplikt. Helsedirektoratet, Norsk Helsenett og brukerutvalgene gis observasjonsplass. Observatørene har tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett. Dersom styret har besluttet å lukke styremøtet avgjør styrets flertall også om, og eventuelt hvilke, andre deltakere som skal gis adgang til møtet. Styrets medlemmer og andre som deltar i styrets behandling har taushetsplikt om de forhold som etter forvaltningslovens bestemmelser er taushetsbelagte. Styret kan pålegge styrets medlemmer og andre som deltar i styrets behandling, at dokumenter og informasjon fra saker som behandles i lukket møte skal behandles som fortrolig og intern informasjon. 8 Protokoller Protokollen føres av styresekretær utpekt av administrerende direktør. Det skal føres protokoll som undertegnes av samtlige tilstedeværendestyremedlemmer, jf. helseforetaksloven 26, 4. ledd. Styremedlemmer som ikke har deltatt på styremøtet skal ved påtegning på styreprotokollen bekrefte at de har gjort seg kjent med protokollens innhold. Foreløpig protokoll skal foreligge senest 5 virkedager etter at møtet er avholdt og publiseres på internett når den er godkjent av styrets leder. Protokollen blir endelig godkjent i påfølgende styremøte. Protokollen skal angi tid og sted for styrebehandlingen, deltagere og styrets beslutninger. Dersom en beslutning ikke er enstemmig skal det angis hvem som har stemt for og i mot. Styremedlem og administrerende direktør som ikke er enig i en beslutning kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. 9 Informasjon fra styremøtene Virksomheten i Nasjonal IKT HF er omfattet av bestemmelsene i offentlighetsloven. Informasjonen i styredokumenter kan kun benyttes på en måte som ikke skader styrets arbeid og dermed Nasjonal IKT HF sine interesser. Dersom det anses svært viktig at kunnskap om saker ikke tilflyter andre enn de som har krav på informasjon, skal disse behandles konfidensielt. Dette skal i så fall påføres sakspapirene og betyr at styremedlemmene har taushetsplikt om disse sakene. Informasjonsoppgavene knyttet til styresaker ligger hos administrerende direktør. Styret kan også vedta en særskilt informasjonsprosedyre i enkeltsaker. De ansatte skal informeres om styrevedtak av 7

98 Instruks for styret betydning eller interesse for de ansatte på hensiktsmessig måte så snart som mulig etter at styremøtet er avholdt. Styrets leder og administrerende direktør, eller den disse utpeker i enkeltsaker, uttaler seg offisielt på vegne av Nasjonal IKT HF. 10 Endringer i styreinstruksen Styreinstruksen kan endres av styret ved vanlig flertallsbeslutning. 8

99 Instruks for administrerende direktør Nasjonal IKT HF

100 Instruks for administrerende direktør Innhold 1 Formål med instruksen Overordnet rolleavklaring Administrerende direktørs myndighet Administrerende direktørs oppgaver Kontroll og regnskap Rapportering Informasjon til styret Årlig melding til eierne Årsberetning og årsregnskap Saksforberedelse styremøter Foretaksmøtet Organisasjon Samarbeid med andre Informasjon og samfunnskontakt Helse, miljø og sikkerhet Organisering og personalansvar Fullmakter Resultatkrav og evaluering av administrerende direktør

101 Instruks for administrerende direktør 1 Formål med instruksen Denne instruksen gir rammer for administrerende direktørs arbeid og beskriver ansvar, oppgaver, plikter og rettigheter. Instruksen bygger på bestemmelsene i Lov om helseforetak av 15. juni 2001 nr. 93 (helseforetaksloven) og vedtektene for Nasjonal IKT HF. 2 Overordnet rolleavklaring Styret fastsetter strategier, rammer og retningslinjer for Nasjonal IKT HF. Administrerende direktørs rolle er å utvikle og iverksette strategier og handlingsplaner i samsvar med styrets beslutninger og instrukser, samt å følge opp disse, jf. helseforetaksloven 37. Administrerende direktør tilsettes av styret som også fastsetter administrerende direktørs lønn og andre ansettelsesvilkår. Styret skal gi instrukser og føre tilsyn med administrerende direktørs arbeid. Styret treffer vedtak om å si opp eller avskjedige administrerende direktør, jf. helseforetaksloven 36. Administrerende direktør møter i styret med tale- og forslagsrett og kan kreve at styret sammenkalles jf. helseforetaksloven Administrerende direktørs myndighet Administrerende direktør forestår den daglige ledelsen av Nasjonal IKT HF og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt, og påse at virksomheten er i samsvar med Nasjonal IKT HF sine vedtekter og vedtak truffet av foretaksmøtet og styret, jf. helseforetaksloven 37, 1. og 2. ledd. Administrerende direktør tildeles prokura. Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning, jf. helseforetaksloven 37, 3. ledd. Administrerende direktør plikter å forelegge saker av slik natur for styret. Det vises for øvrig til bestemmelser i vedtektene og i fullmaktsmatrisen. 4 Administrerende direktørs oppgaver Administrerende direktør sine hovedoppgaver følger naturlig av rollen som daglig leder av Nasjonal IKT HF, jf. helseforetaksloven 37. Administrerende direktør skal arbeide for at Nasjonal IKT HF utfører sine hovedoppgaver i samsvar med foretakets vedtekter og andre styrende dokumenter, samt innenfor de vedtatte budsjetter. Administrerende direktør skal bidra aktivt til å sikre videreutvikling av faglig innhold og kvalitet i Nasjonal IKT HF. Administrerende direktør har ansvar for foretakets daglige drift og virksomhet, og skal utføre de oppgaver som kreves i den forbindelse. Nedenfor følger en nærmere beskrivelse av hovedoppgaver som inngår i ansvaret til administrerende direktør. 3

102 Instruks for administrerende direktør 4.1 Kontroll og regnskap Administrerende direktør skal sørge for at foretakets registrering og dokumentasjon av regskapsopplysninger er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte, jf. helseforetakslovens 37, siste ledd. Med dette menes også at administrerende direktør for å etablere og følge opp at det foreligger et internt kontroll-rammeverk som sikrer at: Alle inntekter tilfaller rettmessig og rettidig foretaket. Kun relevante utgifter og kostnader belastes og betales av foretaket. Budsjettmidler prioriteres og vurderes opp mot foretakets mål. Foretakets finansielle og likviditetsmessige styring søkes optimalisert. I dette ligger at administrerende direktør må etablere økonomirutiner og systemprosedyrer som gjenspeiler disse målene og er gjenstand for løpende evaluering. 4.2 Rapportering Informasjon til styret Administrerende direktør har plikt til å informere styret om foretakets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Til hvert styremøte skal administrerende direktør gi styret skriftlig rapport om situasjonen i Nasjonal IKT HF. Rapporten skal inneholde både økonomiske og ikke-økonomiske forhold, herunder spesielt fokus på kvalitet, innhold og aktivitet. Det skal særlig redegjøres for foretakets stilling og utvikling i forhold til vedtatte planer og budsjetter. Styret har til enhver tid rett til å kreve at administrerende direktør gir styret en redegjørelse både av generelt art og i saker av særskilt interesse. Administrerende direktør har ansvar for å holde styret informert om vesentlige forhold internt og eksternt Årlig melding til eierne Administrerende direktør skal utarbeide et forslag til årlig melding til eierne som styret i Nasjonal IKT HF hvert år skal levere til Helse Sør-Øst RHF, Helse Vest RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Nord RHF som eiere i henhold til Nasjonal IKT HF sine vedtekter Årsberetning og årsregnskap Administrerende direktør skal utarbeide forslag til årsberetning og årsregnskap til styret. Administrerende direktør har ansvaret for at årsberetning og årsregnskap innsendes til foretaksregisteret. Administrerende direktør skal underskrive årsberetningen og årsregnskapet. 4.3 Saksforberedelse styremøter Styrets leder har det formelle ansvaret for styrebehandling av styresaker. Administrerende direktør forestår saksforberedelser til styremøtene i samråd med styrets leder. Administrerende direktør forestår innkalling til styremøter i samråd med styreleder. 4

103 Instruks for administrerende direktør Styreprotokollen skal føres i tråd med offentlighetsloven og kravene til meroffentlighet. 4.4 Foretaksmøtet Administrerende direktør plikter å være tilstede i foretaksmøtet og har rett til å uttale seg i foretaksmøtet, jf. helseforetakslovens 17. Administrerende direktør har ansvar for Nasjonal IKT HFs saksforberedelse til foretaksmøtet. 4.5 Organisasjon Administrerende direktør har ansvar for at det etableres en mest mulig optimal struktur for samarbeid og utvikling innen helseforetaket. Administrerende direktør har et overordnet ansvar for at det drives gode utviklingsprosesser innen helseforetaket. 4.6 Samarbeid med andre Administrerende direktør skal aktivt tilrettelegge for samarbeid og samhandling innen informasjonsog kommunikasjonsteknologi. Dette gjelder både samhandling innad i spesialisthelsetjenesten (mellom de ulike helseforetakene og de regionale helseforetakene) og samhandling med andre sentrale aktører som kommunehelsetjenesten, Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet, Direktoratet for e-helse, og Norsk Helsenett, men kun når dette ikke kommer i konflikt med regionenes formelle styringsdialog. Administrerende direktør skal følge opp de plikter Nasjonal IKT HF har til private aktører, gjennom lovverk, instrukser og andre styringsdokumenter samt særskilte avtaler. 4.7 Informasjon og samfunnskontakt Administrerende direktør representerer foretaket utad i saker som inngår i den daglige ledelse. Administrerende direktør har ansvar for at det utvikles systemer, rutiner og holdninger som legger til rette for åpenhet og innsyn og som er egnet til å bygge tillit og å styrke virksomhetens omdømme. Offentlighetsloven og prinsipp om meroffentlighet skal legges til grunn. Mediesaker av uvanlig art eller stor betydning skal løftes til styrets leder for å avklare respons. 4.8 Helse, miljø og sikkerhet Administrerende direktør har ansvar for at det utvikles systemer, rutiner og holdninger som ivaretar helse, miljø og sikkerhet i foretaket. 4.9 Organisering og personalansvar Administrerende direktør har ansvaret for at Nasjonal IKT HF er riktig organisert og har en kompetanse som gjør at de samlede oppgaver kan ivaretas på en god måte. Administrerende direktør har personalansvaret for de ansatte i Nasjonal IKT HF. Dette kan delegeres til lavere nivåer i henhold til fullmaktsmatrisen. 5

104 Instruks for administrerende direktør 4.10 Fullmakter Administrerende direktør har ansvar for at det utvikles systemer, rutiner og holdninger som sikrer at utøvelse av fullmakter, herunder delegering av disse, ikke overtredes. Administrerende direktør er den eneste som kan gi fullmakter, men dette kan også delegeres av administrerende direktør til ansatte etter avtale eller i henhold til fullmaktsmatrisen. 5 Resultatkrav og evaluering av administrerende direktør Styret i Nasjonal IKT HF etablerer årlige resultatkrav til administrerendedirektør. Administrerende direktør vil bli evaluert i forhold til disse ved utløpet av hver periode. 6

105 Etiske retningslinjer

106 1. Generelt Nasjonal IKT HF har som oppdrag å gi retning for IKT-utvikling i spesialisthelsetjenesten og å bidra til spesialisthelsetjenestens gjennomføring av nasjonale prosjekter og til dialog og samarbeid med relevante interessenter. Nasjonal IKT HF eies av de regionale helseforetakene. Dokumentet beskriver etiske retningslinjer for Nasjonal IKT HF. De etiske retningslinjene tar utgangspunkt i gjeldende lov- og regelverk. Virksomheten vår skal være kjennetegnet av høy etisk standard. Etikk er et av de grunnleggende elementene i bedriftens kultur. De etiske retningslinjene skal ligge til grunn for foretakets virke. Det er et lederansvar å sørge for at alle ansatte gjøres kjent med de etiske retningslinjene. Den enkelte ansatte er selvstendig ansvarlig for å sette seg inn i, forstå, og til en hver tid etterleve retningslinjene. Hvis det oppstår tvil om tolkning skal spørsmålet tas opp med ledelsen uten opphold. Våre etiske retningslinjer skal fremme ønsket opptreden fra Nasjonal IKT HFs medarbeidere. Retningslinjene forteller den enkelte medarbeider hvilke forventninger foretaket har til opptreden i ulike situasjoner og sammenhenger. Retningslinjene forteller hva vi står for og hvordan vi skal opptre overfor hverandre og omverdenen. De etiske retningslinjene gjelder for alle ansatte i Nasjonal IKT HF. Dette omfatter også midlertidig ansatte, frikjøpte ressurser og styremedlemmer. Styret skal påse at Nasjonal IKT HF har etiske retningslinjer i samsvar med eierkrav. Administrerende direktør har ansvaret for at virksomheten følger de etiske retningslinjene. 2. For ansatte Vi skal kjenne verdiene til Nasjonal IKT HF og legge de til grunn for arbeidet vårt. Vi opptrer profesjonelt og med respekt, og vi er høflige og åpne. Vi avstår fra handlinger som kan svekke tilliten til Nasjonal IKT HF. Det er vårt ansvar som leder, medarbeider og kollega å medvirke til å holde en høy etisk standard, også i relasjonen med våre samarbeidspartnere. Som ansatte i Nasjonal IKT HF har vi lovpålagt taushetsplikt og skal signere taushetsplikten til foretaket. Taushetsplikten gjelder også ved all bruk av IKT-systemer.

107 Vi behandler sensitiv informasjon med varsomhet og lojalitet, også i situasjoner der vi ikke har taushetsplikt. Vi følger IKT-sikkerhetsinstruksen for Nasjonal IKT HF. I Nasjonal IKT HF melder vi fra om uønskede hendelser og avvik til ledelsen. Taushetsplikten er ikke et hinder for å melde fra om forsømmelser og andre kritikkverdige eller lovstridige forhold. 2.1 Arbeidsfellesskap Som ansatte i Nasjonal IKT HF skal vi bidra til et godt arbeidsmiljø og behandle kollegaene våre med respekt og omtanke. Vi ønsker å skape et åpent og inkluderende arbeidsmiljø hvor det ikke diskrimineres på basis av kjønn, religion, hudfarge, seksuell orientering, alder, nasjonalitet, nedsatt arbeidsevne eller annet. Vi aksepterer ikke oppførsel som kan oppfattes som nedverdigende eller truende. Vi lytter aktivt til hverandre og til omverdenen, og søker å gi og motta konstruktive tilbakemeldinger. 2.2 Stolthet og lojalitet Nasjonal IKT HF ønsker å fremme en kultur med stolte og lojale medarbeidere. Lojalitet betyr at vi opptrer etisk, lovlig og i tråd med verdiene våre. Vi skal opptre slik at vi bidrar til å ivareta foretakets interesser og omdømme. I lojaliteten ligger også at vi melder fra om kritikkverdige forhold til rette instanser. 2.3 Rapporterings- og varslingsplikt Vi plikter å melde fra til administrerende direktør om forhold vi blir kjent med som kan påføre ansatte, virksomheten eller omgivelsene tap eller skade, slik at det kan settes i gang tiltak for å unngå eller avgrense tapet eller skaden. Mobbing eller trakassering av kollegaer skal ikke skje. Vi plikter å melde fra til leder eller verneombud om kollegaer blir utsatt for trakassering eller diskriminering. 2.4 Bierverv Vi plikter å informere administrerende direktør dersom vi har lønnet eller ulønnet arbeid utenfor Nasjonal IKT, har styreverv eller eierskap i en annen virksomhet eller har oppdrag for andre/en annen virksomhet. Vi plikter å holde opplysninger om rollene vi har utenfor helseforetaket, oppdaterte i foretakets system for registrering av bierverv. Administrerende direktør skal godkjenne eventuelle bierverv innenfor foretakets retningslinjer. 2.4 Kurs, konferanser og faglige møter

108 Vi skal ikke ta imot støtte fra leverandører eller andre kommersielle aktører som kan påvirke vår habilitet i forbindelse med kurs, konferanser og kongresser. Det er positivt om du som fagperson deltar eller bidrar faglig i kurs, kongresser og faglige møter. Invitasjonen skal gå til foretaket og det skal fremgå av invitasjonen hvem som arrangerer og betaler en aktivitet. Du som ansatt har ansvar for klarering, foretaket må godkjenne aktiviteten og skal kunne dokumentere godkjente aktiviteter. Reise- og oppholdsutgifter ved deltagelse på kurs og kongresser skal dekkes av Nasjonal IKT. Forutsetningen for eventuelle unntak er blant annet at arrangementet er vesentlig for faglig oppdatering og for selskapets samlede kompetanseutvikling og strategi. Unntak skal godkjennes av administrerende direktør. 2.5 Gaver og oppmerksomhet Hovedregelen er at du ikke skal motta gaver, verken for deg selv eller andre. Dette omfatter også mottak av, eller legge til rette for å motta, reiser, hotellopphold, rabatter, lån eller andre ytelser eller fordeler som er egnet til å påvirke dine tjenestehandlinger. Dette gjelder ikke gaver av symbolsk verdi. 2.6 Ytringsfrihet Alle har en grunnleggende rett til å ta del i den offentlige debatt. Det er viktig at du med din fagkunnskap bidrar i samfunnsdebatten. Når du deltar i det offentlige ordskiftet, må dette gjøres innenfor selskapets kommunikasjonsstrategi. Som ansatt må du vurdere grensegangen mellom ytringsfrihet og lojalitetsplikt. Når du ytrer deg offentlig i egenskap av å være ansatt i Nasjonal IKT skal du presisere at uttalelsen står for egen regning hvis personlige synspunkter fremmes.

109 Fullmaktsmatrise Fullmaktsmatrisen har som formål å klargjøre myndighets-, ansvars- og oppgavefordeling mellom foretaksmøtet, styret og administrerende direktør. Disposisjoner Foretaksmøtet Styret Administrerende direktør Grunnlaget for fullmakten Økonomi Låneopptak Eventuelle låneopptak skal godkjennes av styrene i de fire regionale helseforetakene. Nasjonal IKT HF kan ikke ta opp lån fra andre enn sine eiere. Driftsbudsjett Nasjonal IKT HF Styret vedtar Administrerende direktør kan omdisponere midlene innenfor budsjettrammen. Helseforetaksloven 33, jf. vedtektene 12. Helseforetaksloven 28. Styret vedtar at administrerende direktør kan omdisponere mellom poster innenfor budsjettramma Prosjektportefølje-budsjett Nasjonal IKT HF Styret vedtar. Helseforetaksloven 28. Årsregnskap, årsberetning og årlig melding Foretaksmøtet godkjenner Helseforetaksloven 43 og vedtektene 6 Revisjon Valg av revisor og fastsettelse av revisors honorar gjøres av foretaksmøtet. Helseforetaksloven 44 Saker av vesentlig eller prinsipiell betydning Treffe vedtak i alle saker som antas å være av vesentlig eller prinsipiell betydning helsepolitisk, forskningspolitisk, utdanningspolitisk eller samfunnsmessig. Foretaksmøtet i de regionale helseforetakene Helseforetaksloven 30 og vedtektene 10 Godkjent av: Styret Sist godkjent: Policyeier: Administrerende direktør

110 Disposisjoner Foretaksmøtet Styret Administrerende direktør Grunnlaget for fullmakten Andre saker der behandlingsmåten er lov- eller vedtektsbestemt Salg eller pantsettelse av fast eiendom Foretaksmøtet vedtar Etter forslag fra styret Styret i Nasjonal IKT HF kan beslutte salg av fast eiendom som helseforetaket eier når eiendommen er verdsatt til under 10 millioner kroner, med mindre lov, andre bestemmelser eller rettigheter er til hinder for det. Endring av vedtektene Foretaksmøtet. Styret vurderer og tar eventuelt opp endringer i vedtektene dersom dette er nødvendig for å ivareta helseforetakets formål og hovedoppgaver. Valg av styremedlemmer, styreleder og nestleder (gjelder ikke ansatterepresentantene). Helseforetaksloven 31, jf. 10 og vedtektene 11 Helseforetaksloven 12 og vedtektene 15 Foretaksmøtet Helseforetaksloven 21 Avsetting av styremedlemmer Godtgjørelse til styremedlemmene Foretaksmøtet Helseforetaksloven 21 Årlig bestilling til Nasjonal IKT HF (oppdragsdokument) Foretaksmøtet Helseforetaksloven 16 Disponering av midlene i foretaket (overføring av verdier) Foretaksmøtet vedtar Styret foreslår Helseforetaksloven 15 Signaturrett (tegne firmaet) Styreleder alene Administrerende direktør alene Helseforetaksloven 39 Personal og organisasjon Overordnet organisasjonsstruktur for Styret godkjenner Helseforetaksloven 28. Godkjent av: Styret Sist godkjent: Policyeier: Administrerende direktør

111 Disposisjoner Foretaksmøtet Styret Administrerende direktør Grunnlaget for fullmakten foretaket, arbeidsgiverpolitikken og overordnede retningslinjer for utøving av personalpolitikken. Styreinstruks Instruks for administrerende direktør Ansettelser, oppsigelser og lønnsfastsettelse Andre personalfunksjoner Avtaler Avtaler av stor betydning eller av uvanlig art Styret fastsetter Styret fastsetter Styret ansetter administrerende direktør. Styret fatter beslutning om oppsigelse, eventuelt avskjed av administrerende direktør. Styret godkjenner Administrerende direktør ansetter personell i administrasjonen. Administrerende direktør utøver disse personalfunksjonene. Etablert praksis innen selskaps- og foretaksretten Helseforetaksloven 29 Helseforetaksloven 36 og 37 og vedtektene 8 Helseforetaksloven 37 Helseforetaksloven 37 Andre avtaler Administrerende direktør Myndighetsfordeling mellom styret og administrerende direktør i øvrige saker / oppgaver Etablering av mål for virksomheten. Strategiske planer knytt til drift og utvikling av virksomheten. Etablering av prosjekt Retningslinjer vedrørende drift innen kjernefunksjoner og støttefunksjoner Styringssystem Endringer i tjenestetilbudet Foretaksmøtet må godkjenne alle endringer som har vesentlig eller prinsipiell interesse Styret utarbeider / godkjenner Styret godkjenner etablering av prosjekt i prosjektporteføljen Styret godkjenner i saker som har stor betydning Styret godkjenner i saker som har stor betydning Styret godkjenner andre endringer i tjenestetilbudet Administrerende direktør godkjenner prosjekter knyttet til egen drift / administrasjon Administrerende direktør beslutter i øvrige saker Helseforetaksloven 37 Helseforetaksloven 28 Helseforetaksloven 37 Helseforetaksloven 37 Helseforetaksloven 37 Helseforetaksloven 30 og vedtektene 10 Fullmakt for administrerende direktør til å avgjøre saker som normalt hører under styret sitt myndighetsområde Godkjent av: Styret Sist godkjent: Policyeier: Administrerende direktør

112 Disposisjoner Foretaksmøtet Styret Administrerende direktør Grunnlaget for fullmakten Omfatter i prinsippet alle typer saker som hører til styret sitt myndighetsområde Administrerende direktør kan avgjøre slike saker dersom saken ikke kan avvente styrets behandling uten vesentlig ulempe for foretakets drift. Styret må informeres snarest mulig. Helseforetaksloven 37 Godkjent av: Styret Sist godkjent: Policyeier: Administrerende direktør

113 Vedlegg 18 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 18/17 O Styring og oppfølging av felleseide selskaper - årshjul for 2017 Det vedlagte årshjulet for de regionale helseforetakenes styring og oppfølging av felleseide selskaper ble presentert i RHF AD-møte 2. november 2016 (sak ). Årshjulet er en konkretisering og systematisering av etablerte eierstyringsaktiviteter knyttet til de felleseide selskapene, og skal underbygge den formelle styringen som de administrerende direktørene ivaretar i selskapenes foretaksmøter/selskapsmøter. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

114 Nasjonal IKT Møllendalsveien 68A 5009 Bergen Deres ref: Vår ref: 2016/ /2017 Saksbehandler: Kristin O. Lexow Dato: Styring og oppfølging av felles eide selskaper - årshjul for 2017 Vedlagte årshjul for de regionale helseforetakenes styring og oppfølging av felles eide selskaper ble presentert i AD-møte 2. november 2016 (sak ). Årshjulet er en konkretisering og systematisering av etablerte eierstyringsaktiviteter i forhold til de felles eide selskapene og skal underbygge den formelle styringen som de administrerende direktørene ivaretar i selskapenes foretaksmøter/selskapsmøter. Det er administrerende direktør som har ansvar for eierstyring og oppfølging av de felles eide selskapene. Dette skjer primært i foretaksmøter der selskapenes oppdrag og rammer fastsettes, og hvor årsresultater og årlig melding gjennomgås og godkjennes. Øvrige aktiviteter understøtter dette, herunder en formalisert oppfølging og rapportering bl.a. overfor RHF-styrene. Målet er større gjensidig innsikt i og kunnskap om selskapenes virksomhet og RHF-enes samlede aktiviteter. Praktisk tilrettelegging ivaretas av de regionale helseforetakenes økonomidirektører og eierdirektører. Gjennomføring av styringsaktivitetene forventes å medføre bedre kontroll og forutsigbarhet mht. selskapenes økonomi og aktiviteter, bl.a. sett inn mot arbeidet med de regionale helseforetakenes økonomiske langtidsplaner og årlige budsjetter. De regionale helseforetakene vil, som i dag og i likhet med hva som gjøres overfor ordinære helseforetak, stille nødvendige ressurser/kompetanse tilgjengelig for gjennomføring av styringsaktivitetene. Økt systematikk i oppfølgingsarbeidet forventes å kunne effektivisere denne ressursbruken. Det legges til grunn at de felles eide selskapene følger opp de aktiviteter årshjulet legger opp til, i nært samarbeid med de regionale helseforetakene. Dette tas også inn i selskapenes oppdragsdokumenter for Fremstillingen nedenfor forutsettes å være generisk, men de konkrete milepælene tar utgangspunkt i kalenderen og møteplanene for (Frister knyttet til de forskjellige aktivitetene fremgår av vedlegget): Postadresse: Helse Vest RHF Postboks 303 Forus 4066 Stavanger Elektronisk adresse: post@helse-vest.no Besøksadresse: Nådlandskroken Forus Generell informasjon: Sentralbord: Org.nr: