Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF

Transkript

1 Tittel Innkalling til styremøte Møtedato Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett Sted :00-14:30 Park Inn, Grademoen Styremedlemmer Hilde Brit Christiansen, Steinar Marthinsen, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg og Paul Gundersen Observatører Inga Nordberg (Direktoratet for e-helse), Håkon Grimstad (Norsk Helsenett) og Øistein Winje (Brukerutvalget) Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 82/ Godkjenning av innkalling og 09:00-09:05 Hilde Brit Christiansen saksunderlag 83/ Godkjenning av protokoll fra de 09:05-09:10 Hilde Brit Chritiansen ekstraordinære styremøter i august 84/ Orientering fra adminstrerende 09:10-09:30 Gisle Fauskanger driektør 85/ Statusrapport for 09:30-10:00 Jan Eirik Olsen prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF 86/17 Modernisering av folkeregisteret i Helse - 10:00-10:20 Nina Bjørlykke orientering om Fødselsprosjektet 87/ Prosjektfinansiering av 'Anskaffe 10:20-10:40 Nina Bjørlykke rammeavtale for av publisering av felles metodebøker' 88/ Prosjektfinansiering 61 'Digital 10:40-11:00 Jørn Hanssen patologi' planleggingsfase 89/ Statens Legemiddelverk og 11:00-11:25 Jørn Hanssen forbedret legemiddelinformasjon 90/ Godkjenning av oppdateringer i 12:00-12:20 Jørn Hanssen mandatet for FMK 91/ Endringsanmodning Robust mobilt 12:20-12:45 Hege Rob Moi helsenett 92/ Forbedringsaktivitet for 12:45-13:00 Gisle Fauskanger prosjekteierstyring 93/ Revidert mandat Prosjektforum 13:00-13:20 Gisle Fauskanger 94/ Foreløpig budsjett :20-13:30 Fredrik C. Birkenfeldt 95/ Regnskap og prognose 13:30-13:40 Fredrik C. Birkenfeldt 1 / 2

2 Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 96/ Status på arbeidet med 13:40-14:00 Gisle Fauskanger internkontroll 97/ Eventuelt 14:00-14:30 Hilde Brit Christiansen 2 / 2

3 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Hege Rob Moi Dato Protokoll fra ekstraordinært styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett Sted Video Deltakere: Forfall: Observatører: Hilde Brit Christiansen, Steinar Marthinsen, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg Paul Gundersen Inga Nordberg (Direktoratet for e-helse), Håkon Grimstad (Norsk Helsenett), Øistein Winje (Brukerutvalget) Deltakere fra administrasjonen: Gisle Fauskanger, Hege Rob Moi Saksliste 77/17 B Godkjenning av innkalling og saksunderlag 78/17 B Godkjenning av protokoll fra styremøte /17 B Godkjenning av erfaringsrapport fra Innkjøpsprosjektet for ny AMK-teknologi 80/17 O Eventuelt Sak 77/17 B Vedtak: Saksnavn Godkjenning av innkalling og saksunderlag 1. Styret godkjente innkalling og saksunderlag. Presentert av Hilde Brit Christiansen

4 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Hege Rob Moi Dato Sak 78/17 B Saksnavn Godkjenning av protokoll fra ekstraordinært styremøte Presentert av Hilde Brit Christiansen Vedtak: 1. Styret godkjente protokoll fra ekstraordinært styremøte Sak 79/17 B Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av Godkjenning av erfaringsrapport fra Innkjøpsprosjektet for ny AMK-teknologi De regionale helseforetakenes administrerende direktører har bedt Nasjonal IKT HF om å utarbeide en erfaringsrapport fra innkjøpsprosjektet for ny AMK-teknologi. Erfaringsrapporten skal oppsummere de mest sentrale læringspunktene fra innkjøpsprosjektet, anbefaling til forbedringer og hvordan Nasjonal IKT HF anbefaler at oppdraget med å få på plass ny teknologi til landets AMK-sentraler tas videre. Styreleder innledet med å gi en orientering om møte med prosjektdeltakerne i Innkjøpsprosjekt for ny AMK-teknologi som ble avholdt på Gardermoen Her ble rapport fra kvalitetssikringsarbeid fra Metier gjennomgått og betraktninger fra styrets vurdering for stans av den dialogbaserte anskaffelsen og innkjøpsprosjektet kommentert. I tillegg fikk prosjektdeltakerne anledning til å stille spørsmål og gi sine tilbakemeldinger. Administrerende direktør orienterte om prosess for utarbeidelse av erfaringsrapport fra innkjøpsprosjektet. Styret ga sin tilslutning til hovedtrekkene i erfaringsrapporten fra innkjøpsprosjekt for ny AMK-teknologi, og ba administrasjonen innarbeide endringer basert på diskusjon i styremøte. Oppdatert versjon skal distribueres til styrets medlemmer for endelig godkjenning. Styret mener at erfaringsrapporten fra innkjøpsprosjekt for ny AMKteknologi ikke skal unndras offentligheten, og at den tilgjengeliggjøres etter at den er godkjent av de regionale helseforetakenes administrerende direktører. Vedtak: 1. Styret ber administrasjonen innarbeide endringer i erfaringsrapport fra innkjøpsprosjekt for ny AMK-teknologi. Oppdatert versjon sendes på godkjenning til styret før endelig versjon foreligger. 2. Styret ber administrasjonen oversende godkjent erfaringsrapport fra innkjøpsprosjekt for ny AMK-teknologi til de regionale

5 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Hege Rob Moi Dato helseforetakenes administrerende direktørene innen Sak 80/17 O Oppsummering: Saksnavn Eventuelt Det var ingen saker til eventuelt. Presentert av Hilde Brit Christiansen Hilde Brit Christiansen Styreleder Steinar Marthinsen Nestleder Erik M. Hansen Medlem Anita Schumacher Medlem Torbjørg Vanvik Medlem Paul Gundersen Medlem Hilde Rolandsen Medlem Bjørn Nilsen Medlem Lise K. Strømme Medlem Lasse B. Sølvberg Medlem

6 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Hege Rob Moi Dato Protokoll fra ekstraordinært styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett Sted Pr e-post Deltakere: Hilde Brit Christiansen, Steinar Marthinsen, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Paul Gundersen, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg Forfall: Observatører: Inga Nordberg (Direktoratet for e-helse), Håkon Grimstad (Norsk Helsenett), Øistein Winje (Brukerutvalget) Deltakere fra administrasjonen: Gisle Fauskanger, Hege Rob Moi, Tanja Raijc Riise, Fredrik Birkenfeldt Saksliste 81/17 B Godkjenning av erfaringsrapport fra Innkjøpsprosjektet for ny AMK-teknologi Sak 81/17 B Saksnavn Godkjenning av erfaringsrapport fra Innkjøpsprosjektet for ny AMK-teknologi Presentert av Gisle Fauskanger Saken gjelder: Godkjenning av erfaringsrapport fra innkjøpsprosjekt for ny AMKteknologi med innarbeidede endringer fra styremøte Oppsummering: Vedtak: Styret behandlet saken per mail. 1. Styret godkjente erfaringsrapport fra innkjøpsprosjektet for ny AMK-teknologi.

7 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Hege Rob Moi Dato Hilde Brit Christiansen Styreleder Steinar Marthinsen Nestleder Erik M. Hansen Medlem Anita Schumacher Medlem Torbjørg Vanvik Medlem Paul Gundersen Medlem Hilde Rolandsen Medlem Bjørn Nilsen Medlem Lise K. Strømme Medlem Lasse B. Sølvberg Medlem

8 Vedlegg 84 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 84/17 O Orientering fra administrerende direktør 1. Endring i ledelse av produktråd helsenorge.no og for prosjekt DIS 2017 Administrerende direktør gir en muntlig orientering. 2. Rekruttering Administrasjonen viser til dialog i ekstraordinært styremøtet , og vil holde organisasjonen på samme nivå som ved inngangen til 2017 (18 årsverk). Dersom medarbeidere fratrer sin stilling forutsettes det at avgang erstattes. Eventuell økning i bemanningen vil bli lagt frem for styret. 3. Enhetlig plan De administrerende direktørene i de regionale helseforetakene ba Nasjonal IKT HF og Helse Vest RHF om å følge opp punkt fra foretaksprotokollen vedrørende «Informasjonsteknologi og digitale tjenester (e-helse)»: «Føretaksmøtet bad dei regionale helseføretaka om å utarbeide ein felles plan for utvikling av nye tenester og løysningar som har nasjonal tyding og som har overføringsverdi mellom dei regionale helseføretaka. Planen skal vere ferdig innan 1. oktober 2017.» Arbeidet er igangsatt av Nasjonal IKT HF/Helse Vest RHF, og de øvrige regionale helseforetakene vil nå involveres i det videre arbeidet. 4. Internrevisjon Administrasjonen har vært i dialog med internrevisor i Helse Vest RHF, som har stilt seg positiv til å påta seg oppdraget med internrevisjon for Nasjonal IKT HF. Administrasjonen og Helse Vest RHF vil sammen detaljere ut videre prosess høsten Møtekalender 2018 Administrasjonen vil i etterkant av styremøtet søke avklaring for møtedatoer for

9 Vedlegg 84 Forslag til vedtak 1. Styret tar sakene til orientering. 2

10 Vedlegg 85 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 85/17 O Statusrapport for prosjektporteføljen Bakgrunn Saken gjelder orientering om status for prosjektporteføljen. Vedlegg 1 er statusrapport for prosjektporteføljen. Vedlegg 2 viser statusrapporter pr fra det enkelte prosjekt og program som Nasjonal IKT HF er eier av. Forhold Styret bør være kjent med Forutsetningene for gjennomføring av tiltak 29.5 SAFEST realisering er endret fordi detaljeringsprosjektet fra Statens legemiddelverk viser høyere kostnader enn opprinnelig antatt. Statens legemiddelverk vurderer hva som er mulig å realisere på kort og lengre sikt, og gir innspill til Nasjonal IKT på dette. Det er derfor usikkert når gjennomføring av tiltak 29.5 SAFEST realisering kan starte, og med hvilket innhold. Administrerende direktører i de regionale helseforetakene har konkludert at det skal etableres et prosjekt med representanter fra de fire regionene og Nasjonal IKT HF, for å sikre elektronisk datafangst for alle innsatsområdene i pasientsikkerhetsprogrammet innen to år. Prosjektet vil først og fremst utnytte dagens IKT-plattformer. Målet er å kunne bruke data til forbedringsarbeid og følge implementering av innsatsområdene. Det er behov for en prosjektleder som skal drive prosessen i oppriggingsfasen frem mot behandling i styret for oppstart av prosjektet i møtet Det arbeides med å finne egnet prosjektleder fra en helseregion. Administrasjonen ble i styresak 72/17 Eventuelt den bedt om å legge frem oversikt over alle pågående anskaffelsesprosjekter som gjennomføres i regi av Nasjonal IKT HF. Nasjonal IKT HF har følgende prosjekter som har anskaffelser som en del av prosjektomfanget, tiltak 45 Statistisk logganalyse (avventer avklaringer) og tiltak 62 Robust mobilt helsenett, samt prosjektforslaget fra dagens saksunderlag Rammeavtale for publisering av felles metodebøker. I tillegg har tiltak 61 Digital patologi anskaffelser i sine veikart, men det er ikke vedtatt oppstart av disse. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

11 Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Oppdatert: Røde statuser 1 Økonomistatus 1 Overordnet usikkerhet 4 Bemanningsoversikt 6 Administrasjonens vurdering av status for prosjektene og programmene 8 Avhengighetsoversikt 10 Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter og programmer 12 Informasjon og prognose for tidslinje for andre relevante prosjekter og programmer 14 Prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde 17 Røde statuser Rød status indikerer vesentlige utfordringer og avvik i forhold til styrevedtak, og som vil kreve tiltak eller beslutning av prosjektstyret eller prosjekteier (styret i Nasjonal IKT HF). Statusene er basert på administrasjonens vurdering i samråd med prosjektene SAFEST realisering er i praksis satt på pause i påvente av en intern utredning i Statens Legemiddelverk, som berører et av de prioriterte områdene fra 29.4 SAFEST planlegging. Økonomistatus Hensikten med økonomistatusen er å vise årsprognose for prosjektfinansiering i kalenderåret 2017 for porteføljen og det enkelte prosjekt og program som har en budsjettmessig konsekvens for Nasjonal IKT HF. Praksis er at Nasjonal IKT finansierer prosjektledelse og toppkostnader i prosjekter, samt kostnadene til leveranser i Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten og delfinansiering sammen med andre for eksempelvis Felles infrastruktur og Program for kodeverk og terminologi. Nytt i denne rapporteringen er at prognosen styres for å være innenfor rammen. Mulige andre aktiviteter som kan startes opp er satt til 0.

12 Prosjekt ID Kortnavn Status Prosjektfase Prosjektfinansiering 2017 Årsprognose Ny teknologi AMK Stoppet Gjennomføre kr kr Statistisk logganalyse Pågår Planlegge kr - kr Fødselsnummer Pågår Gjennomføre kr kr DIS2017 Pågår Gjennomføre kr kr PKT Pågår Gjennomføre kr kr FIA Pågår Gjennomføre kr kr SAFEST realisering Pågår Gjennomføre kr kr Digital Patologi Pågår Konsept kr kr Robust mobilt helsenett Pågår Planlegge kr kr Modernisert folkeregister - Helse Pågår Planlegge kr kr n/a Én innbygger én journal Pågår Gjennomføre kr kr Digital patologi Planlagt Planlegge kr - kr Robust mobilt helsenett - Realisere Planlagt Gjennomføre kr - kr - K01 Felles anvendelse av grunndata Planlagt Konsept kr - kr - K16 Arkitektur interregionale integrasjoner Planlagt Konsept kr - kr - K18 Felles klinisk kunnskapsstøtte Planlagt Konsept kr - kr - Rammeavtale publiseringsløsning metodebøker Planlagt Konsept kr - kr - Datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Planlagt Konsept kr - kr Prehospital EPJ Pauset Konsept kr - kr SANG EPJ Pauset Gjennomføre kr - kr Systemstøtte sykehusapotek konsept Ferdigstilt Konsept kr - kr Henvisning mellom HF Ferdigstilt Gjennomføre kr - kr H-resept Ferdigstilt Realisere kr - kr Sum kr kr

13 Siste to måneders større prognoseendringer for 2017 Innkjøpsprosjektet for tiltak 53 Ny teknologi AMK er nå stanset. Oppdaterte påløpte kostnader for arbeid med prosjektaktiviteter er for hele prosjektperioden 18 MNOK, oppjustert fra 17,1 MNOK ved tidspunktet for vedtak om stans. 62 Robust mobilt helsenett søker nå om en utvidelse av planfasen for å sikre at en realisering har de nødvendige rammebetingelser som er nødvendige for å lykkes. Prognosene er oppdatert til 5 MNOK i Prognose for gjennomføringsfase er satt til 0 i 2017, siden den ikke er forventet å starte før i Prognose for Én innbygger én journal er satt til 1 MNOK. Overordnet betraktning Porteføljerammen er 73,4 MNOK, hvorav årsprognose er 73,3 MNOK og vedtatt prosjektfinansiering er 70,4 MNOK. Manglende ressurser fra helseregionene medfører at nye prosjektfaser og oppstart av nye prosjekter blir forsinket eller ikke kan gjennomføres. Det er et mindre avvik på porteføljeprognose og foretaksprognose. Dette skyldes ulik tidsavgrensning.

14 Overordnet usikkerhet Usikkerhet (risiko) til prosjektporteføljen er et aggregert usikkerhetsbilde på hele prosjektporteføljen. Usikkerhetene er gjengangere i mange av prosjektene, og i en del prosjekter er disse usikkerhetene gått over til å bli utfordringer som prosjektene håndterer. Usikkerhetselementene er også basert på erfaring om usikkerhet og utfordringer i tidligere utførte prosjekter. Konsekvensvurderingen er en totalvurdering hvor prosjekters vekting av tid, kost og kvalitet er hensyntatt. Aktivitet og endringer siste to måneder Ingen endringer. Oppsummert usikkerhet Den største usikkerheten for prosjektporteføljen er at helseregionene ikke gjør tilgjengelig prosjektressurser når de vedtar prosjekter, og dette gir fortløpende utfordringer for oppstart og gjennomføring av prosjektene og kvalitet på leveransene. Det er usikkerhet relatert til tilrettelegging for gevinstrealisering og prosjekters ramme og mulighet for dette, og det kan medføre redusert gevinst i helseforetakene. I tillegg er det noe usikkerhet grunnet uavklart ansvar for drift, forvaltning og eierskap som kan medføre dårlig kvalitet, feil funksjonalitet over tid og manglende effekt. Administrasjonen arbeider med tiltak på alle områdene sammen med helseregionene. Usikkerhetsmatrise Meget stor > 90 % Sannsynlighet Stor % Moderat % Liten % Meget liten < 10 % Marginal Liten Moderat Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens # Eksisterende usikkerhet Endring fra forrige rapportering # Lukket / akseptert usikkerhet # Ny us i kkerhet siden forrige rapportering

15 Beskrivelse av usikkerheter og status på tiltak ID Beskrivelse av usikkerhet Viktige tiltak Status 1 Manglende tilgang på prosjektressurser for å gjennomføre vedtatte prosjektfaser fra helseregionene kan medføre forsinkelser, økte kostnader og dårlig kvalitet på prosjektleveranser. 4 Manglende tilrettelegging for gevinstrealisering kan medføre redusert gevinst i helseforetakene. 6 Uavklart ansvar for drift, forvaltning og eierskap kan medføre dårlig kvalitet, feil funksjonalitet over tid og manglende effekt. 7 Ikke tilgjengelige nøkkelressurser for å igangsette prosjektfaser, som for eksempel prosjektleder, nøkkelarkitekter og fagressurser, medfører redusert gjennomføringsevne (færre prosjekter som kan gjennomføres). (1) Utarbeide prognose for ressursbehov som helseregionene kan benytte til planlegging og prioritering av felles prosjekter. (2) Bedre prioritering av helseregionene for tildeling av ressurser til felles prosjekter. (3) Bedre planlegging i prosjekter for å kunne benytte nøkkelressurser i helseregionene, særskilt arkitekter. (4) Etablere ressursplanleggingsmøte med helseregionene. (1) Innføre krav i alle prosjekter om å utarbeide plan for gevinstrealisering og identifisere gevinstansvarlige. (2) Øke kompetanse og fokus i prosjektstyrer om gevinstrealisering. (3) Sørge for at prosjekter fremlegger planer for gevinstrealisering og samler innspill fra relevante fora som for eksempel Klinisk IKT. (4) Øke kunnskapen i prosjektstyrer og hos prosjekteier, og legge til rette for at gevinster og prosjektbegrunnelser kan kartlegges og vises i totaløkonomi for prosjekter. (1) Utarbeide styringsmodell for drift, forvaltning og eierskap. Sees i sammenheng med ny styringsmodell for nasjonale ehelse-løsninger. (2) Vurdere utfordringene og synliggjøre konsekvens for relevante prosjekter. (3) Avklare bruk og forvaltning av styringsmodell for drift, forvaltning og eierskap. (1) Bedre bemanningsprognose for at helseregioner kan rekruttere og langtidsplanlegge. (2) Felles porteføljeoversikt for å optimalisere ressursbruken i felles prosjekter versus regionale prosjekter. (3) Optimalisere omfangsdeling mellom felles og regionale prosjekter slik at en unngår dobbeltarbeid. (4) Innfør praksis om å avklare nøkkelressurser før beslutning om oppstart eller faseovergang. (1) Fullført. (2) Pågående. (3) Pågående. (4) Fullført. (1) Pågående. (2) Planlagt. (3) Planlagt. (4) Planlagt. (1) Fullført. (2) Utgår. (3) Pågående. (1) Fullført. (2) Fullført. (3) Pågående. (4) Fullført.

16 Bemanningsoversikt Hensikten med bemanningsprognosen er å vise utviklingen i ressurssituasjonen, belyse utfordringer og bidra til forutsigbarhet i ressursplanleggingen i helseregionene. Bekreftet Forespurt Formelt bekreftete ressurs og kapasitet. Er forespurte ressurser og kapasitet som ennå ikke er avklart. Dette er konkrete nye behov til prosjektene. Estimert fremtidig behov Indikerer grovt overordnet estimat på ressurser og kapasitet i fremtid. For eksempel på kommende prosjektfaser eller nye prosjekter som planlegges startet. Prognose totalt antall årsverk prosjektressurser Tabellene viser prognose for summen av bekreftet, forespurt og estimert fremtidig behov for bemanning i prosjekter. Radetiketter Jan 17 Feb 17 Mar 17 Apr 17 Mai 17 Jun 17 Jul 17 Aug 17 Sep 17 Okt 17 Nov 17 Des 17 Årssnitt Andel Helse Sør-Øst RHF 14,2 13,7 12,8 15,7 13,2 5,4 0,2 4,5 6,6 6,1 6,1 6,1 8,7 41 % Helse Vest RHF 7,5 7,3 8,5 10,9 8,8 2,9 0,3 2,4 3,6 3,6 3,6 3,6 5,2 24 % Helse Midt-Norge RHF 5,7 5,9 5,7 5,8 4,8 2,6 0,1 2,3 2,8 2,8 2,8 2,8 3,7 17 % Helse Nord RHF 6,1 6,1 6,2 6,7 5,6 2,9 0,0 2,1 2,5 2,5 2,5 2,4 3,8 18 % Totalsum 35,4 34,9 35,2 41,1 34,4 18,1 0,5 15,4 19,7 19,2 18,6 19,5 21,3 100 % Tabellen over er oppdatert etter at det største prosjektet i porteføljen Ny teknologi AMK ble stoppet. Det betyr at det samlede behovet etter ressurser fra helseregionene er mer enn halvert for de siste 7 månedene i På årsbasis utgjør reduksjonen cirka 14 årsverk. FIA/PKT har behov for cirka 7 årsverk i Disse er flatt fordelt utover hele året. Bekreftet antall årsverk prosjektressurser Radetiketter Jan 17 Feb 17 Mar 17 Apr 17 Mai 17 Jun 17 Jul 17 Aug 17 Sep 17 Okt 17 Nov 17 Des 17 Årssnitt Andel Helse Sør-Øst RHF 13,8 12,8 10,8 13,7 11,2 3,8 0,1 2,9 5,1 4,5 4,5 4,6 7,3 42 % Helse Vest RHF 6,9 6,9 7,7 10,1 8,0 2,1 0,2 1,7 2,7 2,7 2,7 2,7 4,5 26 % Helse Midt-Norge RHF 4,4 4,4 4,1 3,9 3,1 1,8 0,0 1,7 2,2 2,2 2,2 2,2 2,7 15 % Helse Nord RHF 5,3 5,3 5,1 5,6 4,6 2,2 0,0 1,5 1,6 1,6 1,6 1,6 3,0 17 % Totalsum 30,3 29,4 27,6 33,3 26,8 9,9 0,3 7,8 11,6 11,0 11,0 11,1 17,5 100 %

17 Av totalt behov for ressurser til FIA / PKT på 7,0 årsverk er 6,0 bekreftet. Av det totale ressursbehovet på 21,3 årsverk er 3,3 årsverk knyttet til prosjekter der oppstart enda ikke har blitt vedtatt i Nasjonal IKTs styre. Vurdering Gapet mellom behov og bekreftet har gått ned med cirka 2 årsverk siden forrige rapportering i starten av juni, men gapet er fortsatt stort. Det er utfordringer med kapasiteten i helseforetakene til å gjennomføre endringene som prosjektene medfører. Dette fører til restriksjoner på tilgjengelig kapasitet til å arbeide i prosjekter. Viktige aktive ressursforespørsler Det er behov for en prosjektleder til 'Digital rapportering i pasientsikkerhetsprogrammet' som skal drive prosessen i oppriggingsfasen frem mot behandling i styret i Nasjonal IKT for oppstart av prosjektet i styremøte Prosjektleder skal sammen med pasientsikkerhetsprogrammet og helseregionene utarbeide relevant styringsdokumentasjon som Prosjektforslag og Prosjektbegrunnelse, og saksunderlag. 3 av helseregionene har svart at de ikke har prosjektleder, og 1 har ennå ikke svart.

18 Administrasjonens vurdering av status for prosjektene og programmene Fargebetydning: Blank: Grå: Grønn: Gul: Rød: Ikke relevant for Nasjonal IKT HF. Eksempelvis økonomistatus for prosjekter som finansieres og utføres i en helseregion. Ikke relevant å rapportere mot områdene grunnet eksempelvis at prosjektet er satt i pause eller avventer behandling av ny fase. Status i henhold til vedtatt styrevedtak og toleranse. Mindre avvik fra styrevedtak. Tiltak innenfor prosjektets fullmakter ansees tilstrekkelig til å levere i henhold til direktiv og toleranse. Større avvik fra styrevedtatt. Krever involvering av prosjektstyre og vil kunne medføre vedtak i prosjektstyret. Vil også ved behov fremmes for Prosjektforum for vurdering og for styret i Nasjonal IKT HF ved behov for vedtak eller endring i prosjektmandat. Tabellen viser administrasjonens vurdering av status, gjort i samråd med prosjektene, og gjenspeiler aktuell status i forhold til styret i Nasjonal IKT HF. PID Kortnavn Fase Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi Kommentar 29 SAFEST Gjennomføre 29.5 SAFEST realisering er i praksis satt på pause i påvente av en intern utredning i Statens Legemiddelverk, som berører et av de prioriterte områdene fra 29.4 SAFEST planlegging. Statens Legemiddelverk anbefaler ikke en begrenset gjennomføring innenfor de 3,2 MNOK som er satt av i porteføljebudsjettet i Administrasjonen arbeider sammen med prosjektstyret og helseregionene for å avklare finansiering og mulig tidspunkt for å fremme overgang til en realiseringsfase. 45 Statistisk logganalyse Planlegge 60 Prehospital EPJ Konsept Prosjektet er midlertidig stanset i påvente av ressurser. Antatt videreføring i Digital patologi Konsept 62 Robust mobilt helsenett Planlegge 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer Avslutte 2004 DIS2017 Gjennomføre Helseregionene har bekreftet deltagelse av nøkkelressurser i planleggingsfasen kan starte. Sak om finansiering og oppstart av planleggingsfasen fremlegges styret 28.august Prosjektstyret har anbefalt at planfasen for prosjektet forlenges for å få gjort nødvendige avklaringer og forankring i regionene i forhold til drift- og forvaltning, anskaffelsesstrategi og gjennomføringsstrategi. Det anbefales også at erfaringer fra Innkjøpsprosjekt ny AMK-teknologi hensyntas. Endringsanmodning er oversendt styret. Prosjektets mål ble ferdigstilt i henhold til plan før Alle helseforetak sender nå elektronisk., for å sikre en planlagt og sikker implementering i Helse Midt-Norge. Alle regionale helseforetak utarbeider gevinstrealiseringsplaner og signerer drifts- og databehandleravtale. Utkast til Sluttrapport skal til godkjenning i prosjektstyret, og vil behandles deretter i Prosjektforum og Nasjonal IKT HFs styre. Prosjektet har i perioden hatt fokus på å sikre framdrift for besluttede prioriterte aktiviteter i Prosjektets leveranser generelt må, for å kunne levere mot den helhetlige verdikjeden som skal understøttes, suppleres med tekniske og funksjonelle leveranser i minimum en region. En pilotinstallasjon i en region vil sikre verifisering av at løsning(ene) kan understøtte aktuelle arbeidsprosess og at løsningen er skalerbar.

19 PID Kortnavn Fase Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi Kommentar Prosjektet har så langt ikke fått bekreftet samarbeidende region(er) mot samtlige delprosjekt, men er i samtaler med interessenter som har ønske om å ta løsninger i bruk Modernisert folkeregister - Fødsel Programmer Planlegge Prosjektet er et delområde i samarbeidsprosjekt for modernisert folkeregister i helse- og omsorgssektoren. Prosjektets omfang er under definisjon, men fremdriften i dette arbeidet har vært lavere enn ønsket grunnet lavere tilgang på ressurser enn forventet. 58 Samordning av Neste Generasjon EPJ Presisere På pause inntil videre.

20 Avhengighetsoversikt Avhengighetsoversikt for prosjektporteføljen er en aggregert oversikt over avhengigheter som kan påvirke prosjektets evne til å oppfylle prosjektrammen, og porteføljeområdenes evne til å levere ønsket strategisk effekt. Porteføljeansvarlige i Nasjonal IKT følger opp avhengighetene slik at usikkerheten er på et akseptabelt nivå og at utfordringer håndteres. Porteføljeområdene viser hensiktsmessige inndeling av prosjekter i funksjons- og applikasjonsområder. Avhengighetene er kategorisert i fire avhengighetsområder. Leveranser: Avhengighet til leveranser fra aktør eller prosjekt som har stor påvirkning på prosjektets evne til å gjennomføres. Testmiljø: Avhengighet til kapasitet i testmiljø. Utviklingskapasitet: Avhengighet til utviklingskapasitet, eksempelvis hos en EPJ-leverandør eller leverandørdelen hos Direktoratet for e-helse. Bemanning av unike nøkkelressurser: Avhengighet til ressurser som eksempelvis er nøkkelressurser også i andre felles eller regionale prosjekter. Dette er ressurser som en ikke kan erstatte med andre eller leie inn eksternt. Overlevering: Avhengighet til mottakende aktør eller prosjekt for å kunne overlevere leveranse eller oppgave. Avhengigheter med områdeinndeling Aktører Områdeinndeling PID Prosjekter og programmer Legemiddelområdet 29.5 SAFEST realisering Prehospital Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt-Norge Helse Nord Direktoratet for e-helse Norsk Helsenett SF Helsetjenestens driftsorganisasjon Andre aktører* Leverandører** Robust mobilt helsenett 60 Prehospital EPJ 62 Robust mobilt helsenett Felles infrastruktur Program for kodeverk og terminologi Én innbygger én journal Laboratorier 61 Digital patologi konseptstudie Innbyggertjenester 2004 Digitale innbyggertjenester i spes.tj. PAS-EPJ og Kurve 45 Statistisk logganalyse 58 Program SANG EPJ Modernisert folkeregister - Fødsel Leveranser Testmiljø Utviklingskapasitet Bemanning av unike nøkkelressurser Overlevering * HELFO, Apotekforeningen, Legemiddelverket, DIFI, Skattedirektoratet med flere. ** Leverandører som eksempelvis DIPS, med flere.

21 Endring i avhengigheter siste to måneder Modernisert folkeregister Fødsel er lagt til Automatisk tildeling av fødselsnummer er fjernet da løsningen er tatt i bruk. Avhengighetsbeskrivelser 29.5 SAFEST realisering vil ha en avhengighet til leveranser fra Statens Legemiddelverk (legemiddelinformasjon, informasjonsmodeller og tjenester for å gjøre legemiddelinformasjon tilgjengelig), og leveranser fra Direktoratet for e-helse (avklaringer rundt endring av meldingsstandarder, deltagelse i forbindelse med innføring av nye standarder for legemiddelinformasjon). 60 Prehospital EPJ vil i en eventuell gjennomføringsfase være avhengig av leveranser fra Robust mobilt helsenett, og er definert som en forutsetning for innføring av P-EPJ løsning. 62 Robust mobilt helsenett vil i en gjennomføringsfase være avhengig av leveranser fra Norsk Helsenett DIS 2017 inneholder en rekke viktige avhengigheter. Utvikling av ny funksjonalitet betinger leveranseevne hos samarbeidende regioner. Bredding av ferdige løsninger nasjonalt betinger teknisk evne og strategisk forankring i den enkelte region. Total innsatsfaktor og koordinering av innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten forutsetter investeringsevne og vilje i helseregioner. En del tematikk betinger avklaringer utenfor spesialisthelsetjenesten. Utvalgt funksjonalitet og tjenester som leveres via DIS 2017 har potensiale til å gjenbrukes i tjenester som planlegges utviklet hos 3.part Modernisert folkeregister Fødsel er avhengig av leveranser fra Norsk Helsenett og nøkkelressurser fra Helse Sør-Øst, samt deltakelse fra regionene i gjennomføringsfasen. Prosjektet er også avhengig av koordinering og samarbeid med moderprosjektet MF Helse og dets aktører Direktoratet for e-helse, Folkehelseinstituttet, Helsedirektoratet, Kommunenes Interesseorganisasjon og Norsk helsenett samt Skattedirektoratet.

22 Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter og programmer Diagrammet viser tidsforløpet til pågående prosjekter og antatt videreføring og mulige nye prosjekter i henhold til masterplan 2017 som en er kjent med på nåværende tidspunkt Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester 61 Digital patologi Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere 60 Prehospital EPJ Forprosjekt Midlertidig stans Forprosjekt Konsept forts. Planlegge 62 Robust mobilt helsenett Konsept: Forprosjekt Planlegge Gjennomføre 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer Gjennomføre Bredde og ibrukta: Gjennomføre Koordinere i helseregionene utrulling i helseforetak 45 Statistisk logganalyse i behandlingsrettede helseregistre Planlegge Gjennomføre: Realisere løsning Gjennomføre i helseregionene 29 Forbedre legemiddelinformasjon og FEST Planlegge (29.4) Gjennomføre (29.5) 58 Program for Samordning Av Neste Generasjons EPJ Planlegge Fase 1: Kartlegge og forvalte god praksis Midlertidig stans Kunnskapsstøtte Konsept Planlegge Gjennomføre Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre Konsept Planlegge Gjennomføre Arkitektur interregionale integrasjoner Konsept Planlegge Gjennomføre Pågående prosjektfase i Nasjonal IKT HF Prognose for neste prosjektfase Antatte gjennomføringsfaser i helseforetakene Antatt tidsperiode for å kunne starte å realisere gevinster i helseforetakene Andre relaterte prosjekter

23 Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten (DIS) Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Varsling og videresending til digitale postkasser Konsept Planlegge Gjennomføre Digital dialog Konseptfase Planlegge Gjennomføre Digitale skjema Konsept Planlegge Gjennomføre Samhandlingsarena Konsept Planlegge Gjennomføre Modernisering av folkeregister Prosjekt / tiltak Felles samarbeidsprosjekt for modernisering av folkeregister i helse- og omsorgssektoren(mf Helse) Eier Direktoratet for e-helse Konseptutredning Planlegge Gjennomføre Innføre i helseregionene Delprosjekt MF Fødsel (under MF Helse) Gjennomføre Innføre i helseregionene

24 Informasjon og prognose for tidslinje for andre relevante prosjekter og programmer Nasjonal IKT HF delfinansierer prosjekter og programmer sammen med andre aktører i helsesektoren. Disse rapporterer ikke status direkte til Nasjonal IKT HF men administrasjonen er representert i prosjekt- og programstyrer for å utøve eierinteresser inn i prosjektene og programmene. Program Felles Infrastruktur (FIA) og Program for Kodeverk og Terminologi Planer for Program Felles Infrastruktur (FIA) og Program for Kodeverk og Terminologi i Direktoratet for e-helse for 2017: Navn Kort beskrivelse av oppgaver og leveranser Fase/ tidsplan Program 2051 Program FIA Felles Infrastruktur - Programmet har som mål i løpet av 2-4 år å bedre samhandlingen i helsesektoren Prosjekt Felles Legemiddelliste Riktigere behandling og færre pasientskader, Bedre utnyttelse av kapasitet og ressurser. Mer komplett datagrunnlag for fremtidig rapportering til sekundærbruk. Delprosjekt Felles Legemiddelliste (Gjennomføring 1.kv -4.kv 2019) Prosjekt Samhandling Virksomheter benytter elektronisk meldingsutveksling i stedet for papir og doble rutiner. Helsepersonell og innbyggere opplever at meldingsutvekslingen er pålitelig. Helsepersonell og virksomheter har en mer effektiv oppfølging av feilsituasjoner ved meldingsutveksling. Delprosjekter: Enhetlig meldingsutveksling, Modernisering, Forvaltning Gjennomføring 1.kv kv 2019 Prosjekt Sikkerhetsinfrastruktur Understøtte rask, enkel og sikker deling av informasjon. Innføring av nye løsninger er enklere og mindre kostnadsdrivende enn i dag. Reduksjon i tidsbruk ved innlogging til nasjonale løsninger. Delprosjekt: Autentiseringstjenester (Gjennomføring 1.kv -4.kv 2017) 2017: Gjennomføringsfase Program 2052 Program PKT Program for Kodeverk og Terminologi - Programmet vil på nasjonalt nivå vil samordne, skape struktur og etablere rutiner for å sikre utvetydige og oppdaterte helsefaglige koder og terminologi av høy faglig kvalitet og relevans. Prosjekt Kodeverk delprosjekt NCP Samordning medisinske prosedyrer Utvikle helsefaglige prosedyrekodeverk for NCRP (radiologi og nukleærmedisin), NCSP (kirurgi) og NCMP (medisin) slik at de samlet sett vil gi en god og entydig oversikt over prosedyrer utført i spesialisthelsetjenesten. Mål for prosjektet er å innføre å innføre Norsk Laboratoriekodeverk som standard i kommunikasjonen av laboratorieanalyser for: 1) Medisinsk biokjemi 2) Medisinsk mikrobiologi 3) Immunologi og transfusjonsmedisin 4) Klinisk farmakologi 5) Medisinsk genetikk 6) Patologi Det overordnede mål for dette prosjektet er å utvikle en oppdatert versjon av norske SNOMED for patologi, som alle patologilaboratorier kan anvende som koder for svarrapportering for laboratorieanalyser. Prosjektet er avsluttet delprosjekt NLK Norsk laboratoriekodeverk Gjennomføringsfase delprosjekt PAT Patologikodeverket Gjennomføringsfase delprosjekt ICPC-2 Helsefaglig kodeverk tilpasset EPJ og samhandling Oppdatere kodeverket ICPC, slik at det er i tråd med de siste års teknologisk utvikling og medisinsk begrepsbruk. Dette innebærer å revidere kodefil for utvidet termsett for å bedre søkefunksjonalitet i EPJ. Gjennomføringsfase

25 delprosjekt Prosjekt delprosjekt delprosjekt delprosjekt delprosjekt Prosjekt delprosjekt Prosjekt delprosjekt FOV Forvaltning og revisjon av kodeverk og terminologier Gjennomføre endringer og tilrettelegge for vellykket langsiktig forvaltning av helsefaglige kodeverk. Forvaltning av helsefaglige kodeverk skal gjennomføres på mest effektiv måte, og med tilstrekkelig høy kvalitet for å møte sektorens forventninger og behov. Gjennomføringsfase ICD11 Vurdere oppgradering av ICD10 til ICD 11 Konseptutredning Terminologi NRC Felles standardisert terminologi MÅL Målbilde kodeverk og terminologi KTH Pilot Tannhelse kodeverk PTERM Pilot SNOMED CT terminologi Kodingskvalitet OMK Opplæring medisinsk koding Etablere et nasjonalt kompetansesenter og forvaltningsorgan som skal administrere og vedlikeholde SNOMED CT på nasjonalt nivå. Utarbeide målbilde for SNOMED CT terminologi i et fremtidig helhetlig terminologisk målbilde for strukturert journal, prosess og beslutningsstøtte Registrere data basert på SNOMED CT i ordinære tannhelsejournaler på en slik måte at data kan gjenbrukes til rapportering, statistikk, forskning og kvalitetsarbeid. Utprøving av SNOMED CT på utvalgte terminologiske områder. Første bruksscenario er å utprøve SNOMED CT som terminologibinding til arketype utvikling. for anatomisk lokasjon. Identifisere og innføre prioriterte opplæringstiltak for å sikre god kvalitet i medisinsk koding. IKT Støtte for kodeverk og terminologi Utrede, etablere og innføre en helhetlig og brukervennlig IKT løsning som bidrar til å effektivisere og HIS Helhetlig IKT-støtte understøtte relevante arbeidsprosesser knyttet til administrasjon, forvaltning og tilgjengeliggjøring av både helsefaglige og administrative kodeverk og terminologier. Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase Konseptfase

26

27 Prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde Tabellen viser en kort beskrivelse for prosjektene og programmene, og hvordan deres antatte gevinstområder er knyttet mot målsetninger som beskrevet i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten. Tabell oppdatert: Mai 2017 med prosjekter og programmer som Nasjonal IKT HF finansierer sammen med andre. Publisert informasjon om prosjektene og programmene finnes på Primært mål og fremtidsbilde som understøttes: Sekundære mål og fremtidsbilder som understøttes: PID Kortnavn Kort beskrivelse av oppgaver og leveranser Gode digitale løsninger for pasienten Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet IKT-støtte for helhetlige standardiserte pasientforløp 29.5 SAFEST realisering Gjøre tilgjengelig forbedret legemiddelinformasjon. 45 Statistisk logganalyse Etablere og rulle ut løsning for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre. 60 Prehospital EPJ Vurder og anbefal konsepter for regional og felles nasjonale løsninger for elektronisk pasientjournal for den prehospital verdikjede. 61 Digital patologi konseptstudie 62 Robust mobilt helsenett 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer Kartlegg dagens situasjon, undersøk mulighetene som innføring av digital patologi gir, vurder hvilke områder som egner seg for felles nasjonalt konsept, og foreslå felles nasjonalt målbilde. Vurder gjennomførbarhet av anbefalt konsept og foreta planlegging av gjennomføringsfase for felles nasjonal løsning for et robust mobilt helsenett Lage løsning for innsending av nyfødtinfo via Norsk helsenett og uthenting/oversendelse av fødselsnummer innen 24 timer. Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker Digitale innbyggertjenester 2003 i spesialisthelsetjenesten Kravstille og utvikle nasjonale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten. 58 Program SANG EPJ Samordne felles nasjonale føringer for EPJ med gode og likeverdige helsetjenester. Prosjekter og programmer som Nasjonal IKT HF finansierer sammen med andre Program Felles Infrastruktur skal vurdere, utrede og iverksette tiltak på kort og mellomlang sikt som Felles infrastruktur bedrer samhandlingen i sektoren. Program for kodeverk og terminologi Modernisert folkeregister - Fødsel Program for kodeverk og terminologi en nasjonal satsing som utvikler og tilrettelegger for standardiserte kodeverk og terminologier for øvrige aktører i sektoren. Felles samarbeidsprosjekt for modernisering av Folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren.

28 Styremøte Nasjonal IKT HF STATUSRAPPORT PROSJEKTEIER TILTAK 29.5 SAFEST realisering Nasjonal IKT HF SATSINGSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Gro - Ung STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FORRIGE Y Y NÅ Y Y Generell status: Statens Legemiddelverk anbefaler ikke en «begrenset» gjennomføring innenfor de 3,2 MNOK som er satt av i porteføljebudsjettet for De har startet en intern utredningsaktivitet om forbedring av virkestofforskrivning, og i den forbindelse vil de også se på mulige synergier med virkestofforordning, som inngår i kravene fra 29.4 SAFEST planlegging. Resultatet vil foreligge FREMDRIFT Y Y Etter at resultatet fra utredningen foreligger, vil det bli vurdert om det er aktuelt med videre aktiviteter i 29.5 SAFEST realisering. Frem til da er prosjektet i praksis satt på pause. EKSTERNE AVHENGIGHETER Y Y ØKONOMI Y Y RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE RISIKOREDUSERENDE GREP

29 Styremøte i Nasjonal IKT STATUSRAPPORT TILTAK 61 Digital patologi konseptstudie PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Line Rodahl Dokset, Sykehuspartner HF STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD FORRIGE G NÅ G Prosjektgruppen har av prosjektstyret fått godkjent foranalyserapport, prosjektforslag, BC, og sluttrapport. RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI G G G G G G G G Leveransene fra konseptstudien ble presentert for styret i Nasjonal IKT, og godkjent 19. mai Styret er positive til oppstart av planleggingsfasen, og ønsker et mandat for planleggingsfasen, i tillegg til at ressursene skal være bekreftet. Det er nå utarbeidet et mandat, og ressursene til planleggingsfasen er på plass. Saken om oppstart av planleggingsfasen behandles av styret til Nasjonal IKT den 28. august. RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Komplekse problemstillinger med avhengigheter til andre prosjekter og fagmiljø. 2. Stor arbeidsbelastning i avdelingene og regionene. RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Løpende dialog med aktuelle prosjekter og fagmiljø. Avgrensning. 2. Kommunikasjon med regionene om flere ressurser. MP1, 2 og 3 etablering av prosjektet MP4, 5, 6, 7og 8 Kartlegging og analyse MP9 Konseptuell to be beskrivelse 1. versjon MP10 Gap analyse MP11 Konseptuell to-be beskrivelse 2. versjon MP12 Grunnlagsdokumenter for neste fase MP13 Oppsummering/presentasjon. MP14 Avslutning. Anmodning om oppstart av planleggingsfasen 28. august 2017

30 Prosjektforum Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 62 Robust Mobilt Helsenett PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Rune Holger Andersen HF Sykehuspartner STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER FORRIGE G G G G NÅ G G G G Avgrensning og innhold: Begrunnelse for utvidelse av fase behandlet i NIKTprosjektforum Endringsanmodning vil bli behandlet i NIKT styremøte Ressurser: Forespørsel om videre deltakelse vil bli sendt ut etter NIKT styremøte Prosjektleder har orientert involverte organisasjoner i forkant. Fremdrift: Plan for ferdigstilling av planfase blir saksbehandlet på prosjektstyremøte Eksterne avhengigheter: Forespørsel om videre involvering fra regionene vil bli sendt ut etter NIKT styremøte Økonomi: Det er utarbeidet forslag til budsjett som avventer godkjenning i NIKTs styremøte ØKONOMI G G RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Organisering av driftsmodeller 2. Løsning kan bli for kostbar 3. Kan avtaler inngått av regioner/foretak komme i konflikt med anskaffelser som følger prosjektet? 4. Ressurser i forlengelse av planfase ikke avklart RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Følges opp i planlagt workshop med regionene. 2. Fleksible modeller og regionale tilpasninger må vurderes 3. Prosjektleder følger opp mot regionene og luftambulanse 4. Vil bli fulgt opp etter NIKT styremøte (forutsetter M17 Kravspesifikasjoner ferdigstilt og godkjent av prosjektstyre. * Revidert plan for ferdigstilling av planfase godkjent. * Revidert budsjett for ferdigstilling av planfase godkjent. * Overordnet plan for gjennomføringsfase godkjent. * Reviderte versjoner av leveransene: Business Case, Anskaffelsesstrategi, Driftsog Forvaltningsmodell er godkjent.

31 Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINGSOMRÅDE OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER STATUS 1005 Automatisk melding om fødsel Mål 3 Være RHFenes samarbeidspart overfor myndighetene i nasjonale tiltak FORRIGE NÅ PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Anne- Britt H. Thuestad, Sykehuspartner Innhold Trinn1: Løsningen er implementert ved alle fødeavdelinger og fødestuer i Norge. Siste region ble satt i produksjon den Trinn2: Implementering av trinn2 er et regionalt ansvar. Helse Vest har satt løsningen i produksjon og melder at % av nyfødte barn får fødselsnummer mens de er på sykehuset. De øvrige helseforetakene planlegger implementering. Fremdrift: Prosjektet er ferdigstilt, og har levert utkast til sluttrapport. Økonomi: Det er bevilget inntil eks. mva. til innleie av prosjektleder i Pr er det påløpt kroner eks. mva. Avhengigheter: Det er viktig at fødselsnummeret sendes tilbake til spesialisthelsetjenesten i løpet av sekunder mht. gevinstuthenting. Det er derfor avhengigheter til løsningen i Modernisert folkeregister FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER Y Y ØKONOMI BESKRIVELSE Det er en risiko i forbindelse med uthenting av gevinster. Dette fordi fødselsnummer ikke tildeles raskt nok til at spesialisthelsetjenesten slipper å dobbeltmerke barna. Dette er en manuell rutine som krever ekstra ressurser. RISIKO RISIKOREDUSERENDE GREP Uthenting av gevinster må planlegges sammen med mottaksprosjektet for modernisert folkeregister i Direktoratet for e-helse. Det er viktig at alle regioner utarbeider gevinstrealiseringsplaner for Trinn2. FERDIGSTILTE MILEPÆLER M1: Prosjektet klart for oppstart M2: Pilot for frittstående løsning er opprettet og gjennomført ved Rikshospitalet M3: Maler for driftsavtale og databehandleravtale er godkjent M4:Nasjonal utrullingsplan er ferdigstilt M5: Behovsdokumentet er ferdigstilt. M6:Frittst.løsning er utarbeidet og dokumentert. M7: Revidert plan for integrert løsning er ferdigstilt M8:Løsningsdesign for integrert løsning ferdigstilt M9/M10:Integrert løsning mottak av fødselsnummer er ferdig utviklet. M11:Pilot integrert løsning er godkjent NESTE MILEPÆLER M12: Sluttdokumenter er levert. (Det er levert en versjon 0.8 til styringsgruppen).

32 Prosjektforum Vedlegg 3 STATUSRAPPORT TILTAK MF Fødsel (Delprosjekt i MF Helse) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE Felles tjenester PROSJEKTLEDER Eivind Melvold STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD FORRIGE NÅ G Avgrensning og innhold Prosjektets omfang for første delleveranse nærmer seg en endelig definisjon. Påfølgende delleveranser er kartlagt og vil detaljeres i gjennomføringsfasen. RESSURSER G Ressurser Faktisk tilgang på ressurser i planleggingsfasen er lavere enn allokert. FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER Y G Fremdrift Sen allokering av prosjektleder har gitt mindre fremdrift enn ønsket. ØKONOMI G RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Liten tilgang på ressurser i planfasen 2. Beslutninger tar tid 3. Etablering av styringsmodell i prosjektet tar tid RISIKOREDUSERENDE GREP 1.Avklare tilgang løsningsarkitekt Sikre tilstrekkelig tilgang prosjektleder 2/3.Lage plan for forankring og beslutninger 1.9 Funksjonell løsningsbeskrivelse for MF Fødsel klar for godkjenning i MF Helse Styringsdokument klar for godkjenning til styringsgruppe.

33 Status pr STATUSRAPPORT TILTAK DIS 2017 (Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE Selvbetjening og samhandlingsløsninger PROSJEKTLEDER Line Ringheim, Direktoratet for e-helse STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI FORRIGE G G Y Y G NÅ G G Y Y G Fremdrift og økonomi Prosjektet jobber med utvikling av felleskomponenter som er besluttet levert i 2017 på helsenorge. Prosjektforslag for digital dialog med behandlende enhet er forsinket ifht opprinnelig plan da utarbeidelse av overordnet løsningsbeskrivelse krever mer tid til ferdigstillelse. Prosjektet jobber med konseptleveranse for personlig kunnskapsoversikt og har planlagt to workshops i september. Det er ulikt syn på valg av integrasjonsarkitektur i regionene, noe som kan påvirke endelig løsning. Prosjektet jobber med å få avklart endelig arkitekturvalg i tett samarbeid med regionene (arbeidsgruppen DIS). Prosjekt DIS-2017 leverer avtalte leveranser forberedt for pilotering. Pilotering gjennomføres mot aktuelle region(er) etter avtale Prosjektet har startet arbeid med å identifisere mulige leveranser for leveranseåret 2018 (DIS 2018) Totalforbruk pr er kr som er ihht forventet kostnadsutvikling RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER * BESKRIVELSE Regionene er ikke samstemte i sitt syn på om løsningsarkitekturen (asynkron integrasjon) og meldingsformat som prosjektet baserer dialogtjenester på, er optimale. Dette kan påvirke regionenes innføringstakt av løsning. RISIKOREDUSERENDE GREP Prosjektet identifiserer alternative integrasjonsmetoder, vurderer pro/kontra og får frem alternativt kostnadsbilde. Analysen legges frem for prosjektstyret DIS. Pilot for PROM-skjema avsluttes medio mai Ultimo mai: Konseptleveranse for Samhandlingsarena 21.05: Mai release helsenorge.no i produksjon 15.09: Ferdigstilt prosjektforslag for digital dialog med behandlende enhet 24.09: September release helsenorge.no går i produksjon 28.09: Ferdigstilt konseptretning for personlig kunnskapsoversikt * Detaljerte prosjektplaner inneholder delmål for delprosjekt

34 Vedlegg 86 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 86/17 O Orientering om delprosjekt Fødsel innen Samarbeidsprosjekt for modernisering av folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren Bakgrunn I forbindelse med Skattedirektoratets modernisering av folkeregisteret har Direktoratet for e-helse blitt tildelt et overordnet ansvar for Samarbeidsprosjekt for Modernisert folkeregister for helse og omsorgssektoren (MF Helse). Prosjektet er et samarbeidsprosjekt med deltakere fra Helsedirektoratet, Folkehelseinstituttet, Norsk Helsenett, representanter fra kommunene samt Nasjonal IKT HF. Nasjonal IKT HF har fått ansvar for å lede tiltak for delområde fødsel. Bistand til prosjektet i form av ressurser fra de regionale helseforetakene og delfinansiering fra Nasjonal IKT til prosjektet ble besluttet i styremøte (sak 09/17 B). Status Prosjekt MF Helse er nå i avslutningen av planfasen. Funksjonelle og tekniske beskrivelser skal være ferdige 1.september 2017, mens plan- og styringsdokumenter for gjennomføringsfasen skal være ferdige 1.oktober Det planlegges et delprosjekt, MF Fødsel, under MF Helse for å ivareta spesialisthelsetjenestens ansvarsområder, med hovedvekt på fødselsområdet. Totalomfang for dette delprosjektet er under utarbeidelse, foreløpig liste er: Oppgradering av dagens løsning: Oppdaterte fødselsmeldinger mot det moderniserte folkeregister med bruk av informasjonsplattformen for persongrunndata. Utvidede helsedata vedrørende gravide: Bruk av innhentede data om gravide for å automatisk fylle ut felt i fødselsmeldinger. Felles hjelpenummer: Bruk av felles hjelpenummer i forbindelse med fødsler. I tillegg er det behov for å koordinere andre delprosjekter innen MF Helse inn mot spesialisthelsetjenesten. Dette gjelder blant annet: 1

35 Vedlegg 86 Koordinere innspill fra spesialisthelsetjenesten til utvikling av meldinger om dødsfall som MF Helse og Folkehelseinstituttet har ansvar for. Koordinere innføring av meldinger om dødsfall i spesialisthelsetjenesten. Koordinere innføring av ny funksjonalitet mot Skattedirektoratet innen området fødsel. Bidra til etablering av forvaltning av funksjonaliteten området fødsel. Bidrag gevinstrealisering i MF Helse. Styring av prosjektet Administrasjonen ønsker å opprette et prosjektstyre for delprosjekt MF Fødsel, med representanter fra MF Helse og fra spesialisthelsetjenesten. Innspill til deltakere i styringsgruppen er: Prosjekteier (Regionalt helseforetak). Prosjektleder MF Helse (Direktoratet for E-helse). Systemeier Persongrunndata (Direktoratet for E-helse). Senior leverandør (MF Helse/Norsk Helsenett). Klinisk fagressurs fødsel (1 representant fra hvert regionalt helseforetak). Prosesser for forankring Løsningsbeskrivelse skal utarbeides basert på behov i prosjekt MF Helse og brukerbehov i spesialisthelsetjenesten (jordmødre, leger). Beskrevet løsning ønskes forankret i Nasjonal IKTs arkitektur- og fagforumer. Tilnærming til prosjektets leveranser Det har vært kort tid til å beskrive MF Fødsel sine leveranser. Dette har sammenheng med lav tilgjengelighet av ressurser og sen allokering av prosjektleder for delprosjektet, men også kompleksiteten i MF Helse prosjektets leveranser. Samtidig er det en tydelig frist for å oppdatere dagens løsning for fødselsmeldinger til å støtte det moderniserte folkeregisteret. Vi vurderer det som fordelaktig å utføre prosjektets gjennomføringsfase iterativt, med flere delleveranser. Første delleveranse, som beskrives detaljert i løsningsbeskrivelsen, vil være en minimumsløsning som er nødvendig for å sikre at alle fødselsmeldinger vil sendes til det moderniserte folkeregisteret innen tidsfrister gitt av Skattedirektoratet. Denne løsningen bygger i stor grad på samme prinsipper som fra dagens elektroniske fødselsmeldinger. Detaljering og planlegging av påfølgende delleveranser vil deretter utføres i parallell med leveransen av prosjektets minimumsløsning. En slik iterativ utvikling med en 2

36 Vedlegg 86 delleveranse om gangen, vil gi delprosjektet mer tid til å designe løsning basert på brukeres behov, men ikke minst å forankre disse løsningene i fagforumer i spesialisthelsetjenesten. Oppsummering Delprosjekt MF Fødsel under hovedprosjekt Samarbeidsprosjekt for modernisering av Folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren, utarbeider beskrivelse av minimumsløsning for modernisert folkeregister til Prosjektet vil deretter ha en tettere involvering av Nasjonal IKT fagforumer for påfølgende delleveranser. Administrerende direktørs vurdering Administrasjonen anbefaler en iterativ utvikling, og at Nasjonal IKTs fagforumer involveres i anbefalinger knyttet til omfang utover minimumsløsning. Administrasjonen anbefaler at representanter fra regionale helseforetak deltar i styringsgruppe for prosjekt MF Fødsel. Delprosjektet bør følge ordinære prosjektrapporteringsrutiner i Nasjonal IKT i tillegg til rapportering som delprosjekt til MF Helse. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 3

37 Vedlegg 87 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 87/17 B Finansiering av prosjekt 'Rammeavtale for publisering av felles metodebøker' Bakgrunn Det ble i styremøtet (14/17 B) vedtatt en masterplan for prosjektporteføljen Herunder ble det anbefalt videreføring av tiltak 50 Kunnskapsbasert pasientplanlegging. Prosjektkandidat for videreføring het da K18 Etablere grensesnitt for å hente kunnskapsgrunnlag til prosess og beslutningsstøtte. Prosjektkandidaten har deretter blitt videreutviklet med innspill fra regionene og fagforumene i Nasjonal IKT. Det har blitt avdekket et behov for et tilleggsprosjekt for anskaffelse av publiseringsløsning for metodebøker. Det arbeides derfor med forslag til to prosjekter som bidrar til klinisk kunnskapsstøtte: 1) Etablere felles klinisk kunnskapsstøtte 2) Rammeavtale for felles publisering av metodebøker Prosjekt Etablere felles klinisk kunnskapsstøtte favner bredere og inkluderer struktur for styring og forvaltning av felles klinisk kunnskapsstøtte, også på andre områder enn metodebøker. Prosjektet vil også ha utsjekk med relevante aktører for å vurdere samhandling med andre plattformer, som Felles Nettløsning og Kunnskapssenterets portal. Prosjekt Etablere felles klinisk kunnskapsstøtte planlegges lagt frem for godkjenning styre i november Denne saken gjelder godkjenning og finansiering av prosjekt 2, som kun dekker selve anskaffelsen av en rammeavtale løsning for metodebøker. Dette prosjektforslaget har blitt presentert i Prosjektforum , og i møte med helseregionenes representanter fra Prosjektforum Status Prosjektforslag 2 Rammeavtale for felles publisering av metodebøker er et taktisk initiativ, foreslått av Helse Sør-Øst RHF. Prosjektets mål er å inngå en rammeavtale for en tjeneste for publisering av metodebøker. Med publiseringstjenesten på plass vil det være mulig å dele metodebøker på tvers av helseregioner, helseforetak og faggrupper. Tiltaket bidrar også til samordning og standardisering av IKT-støtteverktøy. 1

38 Vedlegg 87 Flere helseforetak har et ønske om å gjøre metodebøkene sine lettere tilgjengelige og delbare, og vurderer alternative løsninger for dette. Ved rask anskaffelse publiseringsverktøy reduseres risiko for fragmentering av format og innhold i metodebøker. Gjennomføring av prosjektforslag 2 vil gi et felles tilbud til alle helseregioner våren Mål Prosjektets resultatmål er: 1) Det foreligger en rammeavtale for en publiseringstjeneste for metodebøker. 2) Det foreligger en anbefaling om organisering av avtaleforvaltning. 3) Informasjon om avtalen er distribuert til helseregionene. Effektmålet for prosjektet er at oppdaterte metodebøker som produseres i helseregionene og helseforetakene blir tilgjengelig for alle. Gevinstmål er å forbedre situasjonen innenfor de utfordringene vi har i dag: Klinikerne vil bruke mindre tid på å finne fram og lete etter oppdatert kunnskapsgrunnlag. Klinikerne vil bruke mindre tid på å produsere metodebøker. Det vil bli mindre uønsket variasjon i praksis. Tidsplan Prosjektoppstart er planlagt , med varighet til Det er planlagt en interregional kvalitetssikring av avtaleutkast med krav, finansieringsmodell og tildelingskriterier før anbud legges ut. Tidsplanen forutsetter et prosjektstyre med mandat til å godkjenne faseoverganger i prosjektet. Prosjektplanen følger prosjektveiviseren (i tråd med erfaringer fra Innkjøpsprosjektet for ny AMK-teknologi). For prosjektforslag 2 anses det at det ikke er behov for en egen konseptutredningsfase. Helse Sør-Øst har uansett planer om å anskaffe et publiseringsverktøy, og hadde startet kravspesifikasjonsarbeide for en slik løsning. Prosjektet er avgrenset til et lite anskaffelsesprosjekt på rammeavtale med frivillig bruk. Ressurser Ressursbidrag fra helseregionene er estimert til en 50% ressurs for funksjonell kravspesifikasjon, samt en 20% ressurs for teknisk kravspesifikasjon. I perioder vil behovet for disse ressursene være lavere. I tillegg vil det være behov for deltakelse i noen workshoper fra fagrepresentanter som brukere av en løsning for metodebøker. Prosjektkostnader Rammen for Nasjonal IKT HF er totalt på 0,55 MNOK inkl. mva, og inkluderer finansiering av ressurser fra Sykehusinnkjøp HF i form av prosjektleder, innkjøpsrådgiver og jurist. Ressursforespørsler til regionene er sendt i tråd med standard prosess. Kostnader ved bruk av løsningen 2

39 Vedlegg 87 Rammeavtalen vil være frivillig å benytte for publikasjon av metodebøker. Dette reduserer risiko for divergerende interesser (i tråd med erfaringer fra Innkjøpsprosjektet for ny AMK-teknologi). Metodebøkene vil være tilgjengelig for alle og det kan være aktuelt at en mindre vedlikeholdskostnad fordeles på de regionale helseforetakene. Finansieringsmodell med fordeling av kostnader for vedlikehold og publisering besluttes i planfasen, før utsending av anbud til leverandører. Dette reduserer risiko for manglende interne avklaring før dialog med eksterne leverandører (i tråd med erfaringer fra Innkjøpsprosjektet for ny AMK-teknologi). Annet Under utvikling av prosjektkandidaten har vært Sykehusinnkjøp HF vært involvert i forbindelse med tidsplaner, ressursbehov og estimater. Etter en godkjenning i styret vil en endelig avtale om allokering av prosjektleder kunne gjøres med Sykehusinnkjøp HF. Kost-nytte vurdering En interregional anskaffelse av publiseringsløsning for spesialisthelsetjenesten vil være mer kostnadseffektiv enn flere tilsvarende regionale anskaffelser. Det forventes at hvert foretak, som skal utgi en metodebok, vil gjøre en egen kost-nytte analyse før avrop på denne rammeavtalen. Risiko vurdering Det er gjort en risikovurdering for prosjektet der også erfaringer fra Innkjøpsprosjektet for ny AMK-teknologi er hensyntatt. De viktigste risikoelementene er knyttet til enighet om avtaleutforming, kostnadsmodell og finansieringsmodell som fremmer bruk av avtalen. Det er derfor viktig å gjøre avklaringer på disse områder før utlysning av anskaffelse. Administrerende direktørs vurdering Nasjonal IKT HF ønsker å støtte arbeid som bidrar til å nå det langsiktige målet om felles prosess- og beslutningsstøtte i EPJ 1. Administrasjonens vurdering er at begge de nevnte prosjektene for klinisk kunnskapsstøtte er viktige bidrag i dette arbeidet. Hensikten er å etablere et felles sted for publisering av metodebøker. Det er et mindre prosjekt, men det vil kunne gi gode gevinster, og legge grunnlaget for å standardisere, samle og dele dagens metodebøker. Prosjekt 1 Etablere felles klinisk kunnskapsstøtte er mer omfattende, og vil kunne gi systemstøtte til et bredt utvalg av klinisk kunnskapsgrunnlag. Prosjektet vil utarbeide prosesser for å støtte utvikling og forvaltning av kunnskapsgrunnlaget, slik at det tilrettelegges for en større grad av samordning av kliniske anbefalinger. Det er større usikkerhet rundt hvordan dette skal realiseres, og det planlegges derfor å begynne med 1 Kapittel 3.3 i Meld. St. 9 ( ) «Én innbygger én journal» 3

40 Vedlegg 87 en konseptfase. I dette arbeidet vil det være verdifullt å ha med erfaringene med felles publisering av metodebøker. Administrasjonen anbefaler oppstart av prosjekt 2 Rammeavtale for felles publisering av metodebøker. Forslag til vedtak 1. Styret godkjenner prosjektets mandat, og vedtar prosjektfinansiering på 0,55 MNOK til prosjekt Rammeavtale for felles publisering av metodebøker. Prosjektfinansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 4

41 PROSJEKTMANDAT FOR <PROSJEKTID> Anskaffe rammeavtale for felles publisering av metodebøker Versjonsnummer: 0.81 Godkjent dato: Godkjent av virsomhetsleder: Utarbeidet av: [dato] [navn] Nina Bjørlykke, Bente Nedrebø og Elin Høyvik Kindingstad

42 1. BESKRIVELSE AV IDÉ En god helse- og omsorgstjeneste er avhengig av at tjenesten utnytter tilgjengelig kunnskap og erfaring, at de tar i bruk ny kunnskap samtidig som utdatert praksis opphører. 1 Dette blir stadig mer utfordrende i helsevesenet da mengden av ny kunnskap øker betraktelig fra år til år. 2 For å imøtekomme utfordringene utarbeider fagmiljøer i helseforetakene kliniske anbefalinger slik at fagfeller lettere får tilgang til oppdatert kunnskap. Disse anbefalingene utformes gjerne som metodebøker. I rapporten fra tiltak 50 Kunnskapsbasert pasientplanlegging 3 fra Nasjonal IKT, diskuteres og beskrives hvordan kunnskap i form av kliniske anbefalinger utvikles, publiseres, brukes, revideres og forvaltes i klinisk praksis. Denne prosessen beskriver også livsløpet for metodebøker. Figur 1 Prosess for kunnskapsforvaltning (fra Tiltak 50) I dette prosjektet er det ønskelig å gi bedre støtte til det å publisere og bruke metodebøker ved å anskaffe en rammeavtale for publiseringstjeneste. Effektmålet for prosjektet er at oppdaterte metodebøker som produseres i helseregionene og helseforetakene blir tilgjengelig for alle. Resultatmålet for prosjektet er: Det foreligger en rammeavtale for en publiseringstjeneste for metodebøker. Det foreligger en anbefaling om organisering av avtaleforvaltning. Informasjon om avtalen er distribuert til helseregionene. 1 Veileder for utvikling av kunnskapsbaserte retningslinjer. Helsedirektoratet 10/ og %20Kunnskapsbasert%20pasientplanlegging%20-%20sluttrapport.pdf

43 2. KORT BESKRIVELSE AV BEHOV OG MÅL SOM MULIGENS KAN REALISERES HELT ELLER DELVIS SOM EN ANSKAFFELSE AV VARER OG TJENESTER. Det skal anskaffes en interregional rammeavtale for helsefaglige metodebøker. Metodebøkene skal benyttes på datamaskin og mobile enheter. De skal videre være mulig å dele på tvers av helseregioner, foretak og faggrupper. Helseforetakene vil kunne benytte løsningen som en skytjeneste, og det forutsettes at vi kan kjøpe et publiseringsverktøy som ikke krever utviklingsarbeid. Når publiseringsløsning anskaffes vil klinikere ha oppdaterte metodebøker tilgjengelig både på mobile enheter og i nettlesere på en datamaskin, og alle vil få tilgang til de publiserte metodebøkene. Blant andre funksjonelle krav som ønskes tilfredsstilt, er bedre søkemuligheter, og mulighet for varsling når en del av en metodebok er oppdatert. Klinikere som utarbeider metodebøker får lettere oversikt over hvilke andre metodebøker som allerede eksisterer. Ved publisering av metodebøkene kan klinikerne legge inn bilder og video, samt stikkord for raskere søk. Dette prosjektet vil ikke løse alle utfordringene vi har med kunnskapsforvaltning i helsesektoren, men det vil bidra til å forbedre situasjonen innenfor de utfordringene vi har i dag: Klinikerne vil bruke mindre tid på å finne fram og lete etter oppdatert kunnskapsgrunnlag. Klinikerne vil bruke mindre tid på å produsere metodebøker. Det vil bli mindre uønsket variasjon i praksis. 3. INTERESSENTER Prosjektets interessenter er: Interessent Klinikere som lager metodebøker Klinikere som bruker metodebøker Pasienter RHF- og sykehusledelse, inkl fagdirektører Kvalitetssjefer (regionale og lokale) Helsedirektoratet Kunnskapssenteret ved FHI Helseregionenes IKT-organisasjoner Direktoratet for e-helse Pågående regionale og lokale prosjekter eller arbeidsgrupper som arbeider med utvikling av helsefaglige metoder Begrunnelse Klinikere som lager metodebøker har behov for et sted å legge inn metodeboken slik at innholdet kan forvaltes og boken kan publiseres. Klinikere som bruker metodebøker har behov for å få lett tilgang på disse, og at de er enkle i bruk. Pasienter som mottagere av helsetjenester og pasienter som søker informasjon om tjenesten. Hovedansvarlige for metodebøker og kliniske retningslinjer. Ansvarlige for oppfølging av metodebøker og kliniske retningslinjer på overordnet nivå. Samarbeid for publisering av metoder og retningslinjer. Samarbeid for publisering av metoder og retningslinjer. Prinsipper for teknisk forvaltning og eventuell integrasjon. Informasjonsbehov som koordinator innen ehelseområdet og forvalter av nasjonal nettløsning helsenorge.no. Helse Sør-Øst arbeider med utredning av fremtidig arbeid med fagprosedyrer, og lignende vurderinger pågår i flere regioner.

44 Nasjonal IKT HF Koordinere anskaffelse, sikre standardisering og samarbeid i helseregionene. 4. ORGANISERING OG ANSVAR 4.1. Prosjektorganisering Det etableres en interregional styringsgruppe og interregional prosjektgruppe: For å kunne følge prosjektets tidsplan forutsettes det at prosjektstyret er bemyndiget, innen toleransegrenser, til å gjøre beslutninger i forbindelse med statusoppfølging av prosjektet og beslutte overgang til neste prosjektfase basert på utførte leveranser og planer for kommende fase Prosjektgruppe Prosjektgruppen skal bestå av ressurser som fyller følgende roller: Prosjektleder Innkjøpsrådgiver/assisterende prosjektleder Prosjektdeltager på funksjonell kravspesifikasjon Prosjektdeltager på teknisk kravspesifikasjon Prosjektdeltagere fagrepresentanter Juridisk bistand Følgende grupper vil bistå prosjektet som referansegrupper: Fagforum for arkitektur Klinisk IKT Folkehelseinstituttet/Kunnskapssenteret Nettverk for kunnskapsbasert praksis Helsedirektoratet Legeforeningen 4.3. Om prosjekteier Prosjektet vil tilhøre Nasjonal IKT s portefølje. Oppstart besluttes av Nasjonal IKT styre.

45 5. TIDSPLAN OG RESSURSBEHOV 5.1. Tidsplan Prosjektet følger overordnede fremdriftsplan for anskaffelsesprosjekter som i figuren under. Figur 2 fra Veiledning i systemanskaffelser 4 Basert på åpen anbudskonkurranse som anskaffelsesstrategi vil prosjektet ha følgende tidsplan: ID Beskrivelse av milepæler og beslutningspunkter Planlagt ferdig innen dato BP2 Beslutte prosjektplanlegging M2.0 Prosjektstart M2.1 Når utkast til kontrakt (med kravspesifikasjon og finansieringsmodell) og tildelingskriterier er klar til kvalitetssikring i regionene M2.2 Når utkast til kontrakt (med kravspesifikasjon og finansieringsmodell) og tildelingskriterier er godkjent (før anbudet legges ut) BP3 Når utlysning av anbud er besluttet M3.1 Når anbudet er lagt ut M3.2 Når tilbudene er mottatt ved anbudsfrist M3.3 Når tilbudene er gjennomgått og rangert M3.5 Når leverandør er valgt, og melding om tildeling sendt M3.6 Når kontrakt er kvalitetssikret og signert BP4 Beslutte oppstart av avslutningsfasen M4.1 Når ansvar for gevinstrealiseringsplaner er overlevert regionene M4.2 Når informasjonsmateriell om avtalen er utarbeidet, distribuert i regionene og forvaltning av avtalen er startet Se

46 BP5 Beslutte avslutning av prosjektet Ressursbehov Rolle Kompetanse Allokering Prosjekteier Prosjektstyre Prosjektleder Innkjøpsrådgiver, assisterende prosjektleder Prosjektdeltager funksjonell kravspesifikasjon Prosjektdeltager teknisk kravspesifikasjon Prosjektdeltagere fagrepresentanter (klinikere som benytter/kjenner bruk av metodebøker som forfattere og sluttbrukere) Prosjektdeltager jurist i SI Erfaring som prosjektleder for offentlige anskaffelser og helsesektoren Erfaring med offentlige anskaffelser Erfaring med å utarbeide funksjonell kravspesifikasjon og tildelingskriterier. God kjennskap til helsesektoren Erfaring med å utarbeide teknisk kravspesifikasjon og tildelingskriterier God innsikt i helseregionenes eksisterende applikasjonsportefølje og målsetning innenfor IKTteknologi Erfaring med å lage og bruke helsefaglige metodebøker samt prosedyreutvikling Juridisk kompetanse på anskaffelsesreglemetentet 200 timer 40 timer 50% 20% Deltakelse Workshoper 5-7 dager 30 timer 6. FØRINGER OG RAMMEBETINGELSER Helse Sør-Øst RHF la frem forslag om å gjennomføre et anskaffelsesprosjekt for rammeavtale for publisering av metodebøker. Forslaget ble tatt inn som en av prosjektkandidatene som følger opp tiltak 50 Kunnskapsbasert pasientbehandling. I sak 038/17 stilte Prosjektforum seg bak oppstart av dette prosjektet. Forhold og rammer som prosjektet må forholde seg til omfatter følgende:

47 Helsepersonells plikt til faglig forsvarlighet, derunder å holde seg faglig oppdatert 5 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Nasjonal e-helsestrategi 6 Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten 7 Nasjonal IKTs arkitekturprinsipper 8 Gjeldende modeller for drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten Overordnet økonomisk ramme for prosjektet er NOK ,- inkl. moms. 7. KONSEKVENS HVIS IDEEN IKKE BLIR UTREDET Ulike fagmiljøer anskaffer forskjellige lokale løsninger som gir spredning i helsefaglig metode, variasjon i verktøy og tidkrevende juridiske innkjøpsprosesser med tilhørende kostnader. I ytterste konsekvens vil situasjonen kunne gi unødige pasientskader og lavere medisinsk behandlingskvalitet. 5 Helsepersonelloven 4 og %20-% pdf 8

48 Vedlegg 88 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 88/17 B Prosjektfinansiering av tiltak 61 'Digital patologi' planleggingsfase Bakgrunn Saken gjelder prosjektfinansiering og igangsetting av planleggingsfasen for tiltak 61 'Digital patologi'. I behandlingen av sak 53/ fikk styret presentert behovet og begrunnelsen for innføring av Digital patologi i spesialisthelsetjenesten, i tillegg til en oppsummering av leveransene og anbefalingene fra konseptfasen. Styret vedtok å avslutte konseptfasen, og ga samtidig uttrykk for at det er viktig at arbeidet blir videreført. Styret ba administrasjonen om å utarbeide et mandat for planleggingsfasen og sørge for at helseregionene bekrefter tilgjengelighet for nøkkelressurser. Tidligere behandling av saker relatert til dette prosjektet: Styret vedtok i sak 7/16, den , å igangsette et forprosjekt (konseptfase) for å beskrive behov og foreslå tiltak innenfor området digital patologi. Videre besluttet styret i sak 11/17 å vedta forlengelse av prosjektets varighet til , med en økning av prosjektets budsjett på 0,5 MNOK i forhold til opprinnelig prosjektbudsjett. Status Helseregionene har bekreftet tilgjengelighet for nøkkelressurser i henhold til forespørslene fra administrasjonen. Prosjektet har utarbeidet et mandat som sammenfatter behov og begrunnelse for oppstart, styring og organisering av aktiviteter, tidsplan, finansieringsbehov og ressursbehov for planleggingsfasen, samt overordnede betraktninger om en påfølgende gjennomføringsfase. Mandatet er vedlegg til saksunderlaget. Prosjektet legger til grunn følgende overordnede milepæler: Milepæl Dato Finansiering og oppstart er besluttet Prosjektproduktene for planleggingsfasen er definert Leveranser/prosjektprodukter i planleggingsfasen er ferdigstilt og godkjent September 2017 Januar 2018 Sak om finansiering av gjennomføringsfase Januar/februar

49 Vedlegg 88 behandlet i styret Ressursbehovet for planleggingsfasen er estimert som følger: Ressurstype Omfang Tidsperiode Patolog/bioingeniør 3 x 20% IKT-arkitekt 2 x 50% Prosjektleder 100% Prosjektstøtte 100% Økonomikontroller 2 x 30% Jurist 2 x 10% Estimert omfang på prosjektledelse medfører et finansieringsbehov for Nasjonal IKT oppad begrenset til 2,0 MNOK i Prosjektleder får lagt til grunn følgende vekting av tid, kost og kvalitet: Faktor Tid 2 Kost 3 Kvalitet 5 Vekting Dette innebærer at kvalitet er vektet høyest, foran kost, som igjen er vektet høyere enn tid, som er vektet lavest. Begrunnelsen for dette er at kvaliteten på leveransene vil være en suksessfaktor for påfølgende gjennomføring, og er derfor vektet høyest. Oppsummering Helseregionene har bekreftet at prosjektet får tilgang til de forespurte nøkkelressursene, som er en vesentlig forutsetning for oppstart og gjennomføring. Finansieringsbehovet er dekket innenfor rammene av Nasjonal IKT HFs porteføljebudsjett for Administrerende direktørs vurdering Initiativet rundt digital patologi er godt forankret i fagmiljøene i regionene, og det er felles enighet om mål og retning på det videre arbeidet. Grunnlaget som er lagt gjennom konseptfasen fremstår grundig og godt utredet. De foreslåtte tiltakene fra konseptfasen legger grunnlag for nasjonal samordning på et område hvor helseregionene planlegger store investeringer i de kommende årene. Det er derfor viktig å gjennomføre en planleggingsfase som vil gi grunnlag for en overordnet koordinering mellom helseregionenes prosjekter og de foreslåtte prosjektene fra konseptfasen. Det vil også gi grunnlag for å hente ut gevinster i helseforetakene som følge av samarbeid mellom helseregionene. 2

50 Vedlegg 88 Forslag til vedtak 1. Styret vedtar prosjektfinansiering på 2,0 MNOK til planleggingsfasen. Prosjektfinansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 2. Styret godkjenner mandatet for prosjektet. 3

51 PROSJEKTMANDAT FOR 61.1 DIGITAL PATOLOGI PLANLEGGINGSFASE Versjonsnummer: 0.9 Godkjent dato: Godkjent av virsomhetsleder: Utarbeidet av: Jørn Hanssen og Line Rodahl Dokset

52 1. BESKRIVELSE AV IDÉ Digital patologi innebærer et paradigmeskift, der innføring av ny teknologi er et av flere aspekter. Driverne for å utforske og bruke mulighetene som den nye teknologien gir, er knyttet til følgende: økt behov for patologer, vanskelig rekruttering og opprettholdelse av fagmiljøer både sentralt og perifert, overholdelse av tidsfrister for prøvesvar og pakkeforløp, samt en forventet økning i mengden og kompleksiteten av undersøkelser, og dermed også behov for å utnytte ekspertisen og kapasiteten bedre. Standardisering av prøvehåndtering og svarrapporter i tråd med at strukturert journal blir innført etterspørres, i tillegg til økt behov for digital kommunikasjon med klinikere og pasienter. Samtlige av driverne vil til sist komme pasienten til gode. Patologi er en av de få store fagområdene der informasjon, i dette tilfellet patologiske snitt ennå ikke er lagret digitalt. De overordnede gevinstene ved å innføre digital patologi er som følger: Pasientgevinster: Kortere tid til diagnose (kortere sykmelding og mindre engstelse). Raskere og riktigere behandling (persontilpasset, biomarkører). Færre feil og misforståelser som kan gi gale behandlingsvalg. Riktigere ressursbruk og bedre datakvalitet for registre, særlig Kreftregisteret og Folkehelseinstituttet som behandler dødsmeldinger og obduksjonsrapporter. Undervisning (videre- og etterutdanning av patologer) kan gjøres i nasjonal regi som interaktive virtuelle kurs og e-læringsprogrammer, heller enn nasjonale kurs med fysisk tilstedeværelse. Nasjonale kurs og e-læringsprogrammer vil støtte gruppeundervisning på hvert enkelt sykehus/avdeling. Mer effektiv prosessering gir bedre utnyttelse av kapasitet og gjør det mulig å håndtere fremtidig økning i prøvemengde. Redusert behov for fysisk arkivplass Gjennomført konseptfase Det er i perioden januar 2016 mai 2017 gjennomført en konseptfase som har utarbeidet et nasjonalt målbilde og veikart for «Digital patologi 2025». I tillegg til dette er det utarbeidet forslag til fremtidige prosjekter inklusive gevinstvurderinger, som vil gjøre det mulig å oppnå de nevnte overordnede gevinstene. Målbilder, veikart, prosjektforslag og andre leveranser fra konseptfasen er tilgjengelig på Sammenheng med regionale initiativer innenfor området Det er planlagt regionale prosjekter innenfor digital patologi i alle helseregionene. For at disse prosjektene skal kunne hente ut gevinster knyttet til samhandling på tvers av helseregionene, er det en klar forutsetning at de foreslåtte nasjonale prosjektene fra konseptfasen blir gjennomført. Alternativet er at helseregionene løser de samme oppgavene hver for seg, og ender opp med regionale løsninger som ikke er tilrettelagt for nasjonal samhandling. Gevinstbetraktningene fra

53 konseptfasen forutsetter på samme måte at anskaffelse og innføring av scannere og programvare blir gjennomført i helseregionene. Med andre ord, de foreslåtte tiltakene fra konseptfasen og de planlagte prosjektene i helseregionene er kompletterende Begrunnelse for å kjøre en planleggingsfase For å utarbeide et tilstrekkelig grunnlag for å vurdere oppstart av de foreslåtte prosjektene fra konseptfasen, vil det være nødvendig å gjennomføre en planleggingsfase. Arbeidet med å se de regionale prosjektene i sammenheng med veikartet fra konseptfasen er påbegynt, og viser tydelige sammenhenger og gjensidige avhengigheter. Eksempelvis vil prosjektet i Helse Midt-Norge forutsette at det defineres en nummerserie for prøver/snitt, fortrinnsvis på et nasjonalt nivå slik at det blir tilrettelagt for fremtidig samhandling mellom helseregionene. Gjennomføring av regionale prosjekter, uten tilstrekkelig samordning for å kunne samhandle på tvers av helseregionene, vil medføre betydelig merkostnad ved samordning i etterkant. Arbeidet i planleggingsfasen vil sørge for en overordnet koordinering av tidsplaner og leveranser mellom de foreslåtte prosjektene fra konseptfasen og de regionale prosjektene, med tanke på avhengigheter med hensyn til ressurser og leveranser. Det forventes at riktig bemanning i planleggingsfasen vil gi synergier opp mot planleggingsarbeidet i de regionale prosjektene, i tillegg til økt kvalitet i de regionale planene. 2. LEVERANSER I PLANLEGGINGSFASEN De sentrale leveransene fra planleggingsfasen er som følger: Samordnede planer for interregionale og regionale prosjekter på et overordnet nivå Videreutviklede og mer detaljerte tidsplaner, gevinstvurderinger, ressursbehov og finansieringsbehov for de interregionale prosjektene Kommunikasjonsstrategi/kommunikasjonsplan Gjennomføringsstrategi Forslag til organisering av gjennomføringsfasen Nasjonal plan for håndtering av blokker og glass De foreslåtte prosjektene vil forsøke å koordinere seg med andre initiativer. Et eksempel på dette er regjeringens bevilgning av 5,2 MNOK til ny IKT-løsning som skal forbedre registrering hos Kreftregisteret av celleprøver fra cervix (livmorhalsen), og ikke minst gjenfinning av resultater fra gamle prøver. Dette tiltaket utgjør en «delmengde» av et foreslått prosjekt fra konseptfasen, som handler om en nasjonal database for utveksling av prøvesvar. Planleggingsfasen vil omfatte utarbeidelse av en nasjonal plan for håndtering av blokker og glass, da denne er sterkt etterspurt fra flere av helseregionene.

54 3. INTERESSENTER I konseptfasen er det gjennomført en interessentanalyse. I planleggingsfasen vil interessentanalysen danne grunnlag for kommunikasjonsplan og plan for nærmere involvering av interessentene.

55 4. ORGANISERING OG ANSVAR Styret for Nasjonal IKT HF er prosjekteier. Prosjektstyret videreføres fra konseptfasen. Prosjektstyre og prosjektgruppe fremgår av diagrammet: 5. TIDSPLAN OG RESSURSBEHOV Ressursbehovet for planleggingsfasen er som følger: Ressurstype Omfang Tidsperiode Patolog/bioingeniør 3 x 20% IKT-arkitekt 2 x 50% Prosjektleder 100% Prosjektstøtte 100% Økonomikontroller 2 x 30% Jurist 2 x 10% Planleggingsfasen forventes å være avsluttet innen utgangen av januar Estimert omfang på prosjektledelse medfører et finansieringsbehov for Nasjonal IKT oppad begrenset til 2,0 MNOK i 2017.

56 6. FØRINGER OG RAMMEBETINGELSER 6.1. Føringer I Stortingsmelding 9, beskriver regjeringen derfor alternative løsninger med hovedmålet «En innbygger én journal». Meldingen understreker også at gode IKT systemer er nødvendig for pasientsikkerhet og kvalitet, hvor kvalitet også betyr tilgjengelighet og service. I Nasjonal Helse og Sykehusplan (Stortingsmelding 11, ) følges dette opp helsetjenesten skal oppleves som pasientens helsetjeneste - pasienten skal ikke bidra til å holde helsetjenesten sammen ved å være en informasjonsbærer mellom ulike helsevirksomheter. Alle innbyggere har en lovfestet rett til lik tilgang til tjenester av god kvalitet (Pasientrettighetsloven, 1999). Denne loven gir pasienten nye rettigheter i forhold til helsetjeneste, bl.a. innsynrett i egen journal. Konsekvensen av «lik tilgang til tjenester» gjøres tydelig i Nasjonal helse- og sykehusplan, kapittel 12, avsnitt III) det skal ytes likeverdige spesialisthelsetjenester, uavhengig av alder, kjønn, bosted, økonomi og etnisk bakgrunn. Dette understøttes også av helseminister Bent Høie i sykehustalen 2017: «For absolutt ingen sykehus har krav på å få holde på med sitt eller gjøre ting på sin måte dersom det kan gjøres på en annen måte som gir et bedre tilbud til pasientene.» Digital patologi vil være et viktig bidrag til å oppfylle disse målene. Felles nasjonale løsninger både innenfor teknologi, dokumentasjon og arbeidsprosesser vil sikre samhandling ikke bare internt men også mellom laboratorier og helseregioner. Kvaliteten i norsk kreftomsorg er god, men det er fortsatt mange store utfordringer når det gjelder overlevelse av kreft. Regjeringen la derfor i 2013 frem nasjonal kreftstrategi ( ), «Sammen mot kreft». I planen er det to strategipunkter hvor digitalisering av patologilaboratoriene direkte kan bidra til bedre resultat: ved at kreftpakkeforløpstiden reduseres og ved at diagnosen blir mer korrekt og komplett.

57 6.2. Tidsramme for påfølgende gjennomføring Diagrammet viser at overordnet tidsplan for gjennmføring, som har fremkommet i konseptfasen, er , Forberede Standardisere Samhandle Delprosjekt H1-17 H2-17 H1-18 H2-18 H1-19 H2-19 H1-20 H Samhandlingsløsning A2 Etablere samandlingsplattform på tvers av regionene A3 Etablere database for alle patologisvar 2 Definering av standarder for rapporter og arbeidsprosesser B2 Utvikle standarder for prosessering av prøver B3 Utvikle nasjonal nummerserie for prøvemerking C1 Nasjonal teknisk standard for patologisvar 2.1 Definering av standarder for rapporter og arbeidsprosesser, del 2 B4 Utarbeide kvalitetskrav for validering og kontroll B6 Utvikle/definere «Patologens arbeidsplass» 3 Glass og snitthåndtering D1 Nasjonal plan for lagring av blokker og glass D2 Nasjonale krav til lagring av digitaliserte snitt D3 Krav til standarder og formater på digitaliserte snitt 4 Organisasjonsutvikling E1 Etablere nasjonale fagnettverk F1 Etablere organ for samarbeid, organisering og rapportering F3 Finansieringsordning som understøtter samhandling 5 Standardisering av kodeverk og rekvisisjoner B1 Utvikle nasjonal standard for rekvirering av prøver B5 Standardisert bruk av NORPAT evt SNOMED-CT-koder C2 Nasjonale strukturerte patologisvar 6 Avgiving av informasjon A1a Etablere innsyn for pasient til bilder og svarrapport A1b Etablere innsyn for kliniker til bilder og svarrapport A4 Avgi data til forskning og undervisning C3 Elektronisk overføring av data til kreft- og andre kvalitetsregistre C4 Elektronisk overføring av data til FHI 7 Nasjonal digital patologiløssning A5 Etablere nasjonal digital patologiløsning 8 Undervisnings- og metodeutvikling E2 Etablere nasjonal undervisningsplan via digital patologi E3 Standardisert bruk av bildeanalyseassistert diagnostikk F2 Etablere rapporteringsstruktur på alle nivåer 6.3. Økonomisk ramme for påfølgende gjennomføring Tabellen viser overordne betraktninger om kostnader og potensielle gevinster ved en påfølgende gjennomføring av de foreslåtte delprosjektene, som har fremkommet i konseptfasen. Beløpene i tabellen er i MNOK. Kostnadstallene omfatter også interne ressurser. Forberede Standardisere Samhandle Realisere gevinst Kostnad (MNOK) Delprosjekt Delprosjekt 1 Samhandlingsløsning 16,4 16,4 8,2 41,1 Drift og forvaltning 0,6 1,5 2,5 3,7 5,6 6,2 6,2 6,2 6,2 6,2 6,2 6,2 Gevinster 1,4 3,4 5,4 8,1 12,2 13,5 13,5 13,5 13,5 13,5 Årlig nettogevinst -16,4-17,1-9,8-1,1-0,3-0,2 1,9 6,0 7,3 7,3 7,3 7,3 7,3 2 Definering av standarder for rapporter og arbeidsprosesser 17,5 8,8 26,3 Drift og forvaltning Gevinster 3,6 8,9 14,2 21,3 32,0 44,0 35,5 35,5 35,5 35,5 35,5 Årlig nettogevinst -17,5-8,8 3,6 8,9 14,2 21,3 32,0 44,0 35,5 35,5 35,5 35,5 35,5 2.1 Definering av standarder for rapporter og arbeidsprosesser, del 2 4,0 4,0 8,1 Drift og forvaltning Gevinster , Årlig nettogevinst -4,0-4, , Glass og snitthåndtering 2,9 2,9 Drift og forvaltning Gevinster , Årlig nettogevinst -2, , Organisasjonsutvikling 12,5 6,2 18,7 Drift og forvaltning Gevinster Årlig nettogevinst -12,5-6, Standardisering av kodeverk og rekvisisjoner 6,7 13,4 6,7 26,8 Drift og forvaltning Gevinster 1,8 4,4 7,1 10,7 16,0 17,8 17,8 17,8 17,8 17,8 Årlig nettogevinst -6,7-13,4-6,7 1,8 4,4 7,1 10,7 16,0 17,8 17,8 17,8 17,8 17,8 6 Avgiving av informasjon 3,9 7,7 11,6 Drift og forvaltning 0,1 0,3 0,5 0,7 1,0 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 Gevinster 1,7 4,3 6,9 10,4 15,6 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 Årlig nettogevinst -3,9-7,9 1,4 3,9 6,2 9,3 14,4 16,1 16,1 16,1 16,1 16,1 7 Nasjonal digital patologiløssning Drift og forvaltning Gevinster Årlig nettogevinst 8 Undervisnings- og metodeutvikling 4,2 4,2 8,3 Drift og forvaltning 0,2 0,5 0,7 1,1 1,6 1,8 1,8 1,8 1,8 1,8 Gevinster 0,5 1,1 1,8 2,7 4,1 4,5 4,5 4,5 4,5 Årlig nettogevinst -4,2-4,3-0,0 0,4 0,7 1,1 2,2 2,7 2,7 2,7 2,7

58 6.4. Periodisert verdiskapning ved påfølgende gjennomføring Grafen viser periodisert verdiskapning, basert på overordnede betraktninger av kostnader og verdien av potensielle gevinster, som har fremkommet i konseptfasen (tallene er i MNOK). 500,0 Gevinster digital patologi - periodisert 400,0 300,0 200,0 MNOK Årlig nettogevinst Akkumulert gevinst 100, ,0-200,0 7. KONSEKVENS VED Å IKKE VIDEREFØRE ARBEIDET MED DIGITAL PATOLOGI På lengre sikt er de overordnede kosenkvensene ved å ikke innføre Digital patologi som følger: Ikke mulig å ta unna arbeidsmengden med dagens bemanning, som følge av økt mengde og kompleksitet/mer omfattende oppfølging av prøver (i hovedsak relatert til kreftdiagnoser og mistanke om kreftdiagnoser) Får ikke brukt muligheten for å bedre utnyttelse av kapasitet på tvers av helseregioner Stadig lengre svartider, lengre ventetider for pasienten Kan fremtvinge en outsourcing av patologidiagnostikken Patologene mister ståsted i forhold til pasientomsorgen Patologifaget blir mindre attraktivt, og rekruttering blir vanskelig Dersom planleggingsfasen i 61.1 Digital patologi ikke gjennomføres, vil det bli betydelig vanskeligere å oppnå effekt av interregional samhandling innenfor området på et senere tidspunkt.

59 Vedlegg 89 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 89/17 O Statens Legemiddelverk og forbedret legemiddelinformasjon Bakgrunn I behandlingen av sak 54/17 i styremøtet den ble Statens Legemiddelverks estimater for realisering av de høyest prioriterte kravene til forbedret legemiddelinformasjon fremlagt. Omfanget i tid og kost var betydelig høyere enn det som ble indikert i tiltak 29.4 'SAFEST planlegging'. Statens Legemiddelverk understreket at en igangsetting av arbeidet i 2017 også ville forutsette at spesialisthelsetjenesten finansierer tilhørende forvaltningsoppgaver og videre utviklingsarbeid i 2018 og Styret ba om å få fremlagt et alternativt forslag til gjennomføring, med omfang i henhold til de 3,2 MNOK som Nasjonal IKT HF har budsjettert for 2017, samt forslag om hvordan fremtidige forvaltningsoppgaver skal finansieres. Status Alternativ gjennomføring Statens Legemiddelverk har antydet at det er mulig å gjøre begrensede forbedringer av informasjon om virkestoffordinering innenfor de 3,2 MNOK som Nasjonal IKT HF har budsjettert i 2017, basert på utvidelse av eksisterende informasjonsstrukturer i FESTregisteret. Statens Legemiddelverk anbefaler ikke at dette gjennomføres, og ønsker derfor ikke å utarbeide detaljerte estimater. Begrunnelsen for anbefalingen er at en slik videreutvikling ikke vil oppfylle kravene fullt ut, og at den heller ikke vil være fremtidsrettet. Statens Legemiddelverk har igangsatt et internt prosjekt for å vurdere muligheter for å optimalisere virkestofforskrivningsinformasjonen i FEST-registeret. Prosjektet skal i tillegg vurdere hvilken sammenheng det er mellom virkestofforskrivning og behovet for virkestoffordineringsdata til sykehusene. Arbeidet er planlagt avsluttet Vurdering av behov som er relevante også utenfor spesialisthelsetjenesten Statens Legemiddelverk vurderer at spesialisthelsetjenesten og primærhelsetjenesten i liten grad har felles behov for forbedring av legemiddelinformasjon, unntatt mulig 1

60 Vedlegg 89 synergi mellom virkestofforskrivning og -ordinering. Et annet unntak er behov for "multiple administrasjonsveier" som vil bli vurdert i et kvalitetsforbedringsprosjekt i løpet av Prosjektdeltagerne i tiltak 29.5 'SAFEST realisering' vurderer at behovene som gjelder generelle forbedringer av datakvalitet i FEST-registeret også er relevante for primærhelsetjenesten. Det samme gjelder informasjon om ernæringsprodukter. Finansiering av fremtidige forvaltningskostnader knyttet til forbedringer På bakgrunn av at det ikke foreligger planer for realisering av forbedringer som lar seg realisere innenfor de 3,2 MNOK som er satt av i porteføljebudsjettet i 2017, er det ikke utredet mulige modeller for finansiering av tilhørende forvaltningsoppgaver. Veien videre Analysen som skal ferdigstilles innen vil vise om Statens Legemiddelverk ser muligheter for å realisere forbedringer på virkestoffordinering, som er ett av de fire høyest prioriterte kravene fra 29.4 SAFEST planlegging. Resultatet av behandlingen av Statens Legemiddelverks satsningsforslag overfor Helseog omsorgsdepartementet forventes å fremgå av statsbudsjettet for 2018, som skal fremlegges Dersom det viser seg at de finansielle forutsetningene for å realisere forbedringer av legemiddelinformasjon i henhold til behovene i spesialisthelsetjenesten ikke er tilstede, kan det vurderes om det er mulig å utnytte europeiske datakilder direkte, når disse har blitt gjort tilgjengelige fra SPOR-prosjektet og EMA (European Medicines Agency). Det er planlagt en sak i Prosjektforum der Statens Legemiddelverk deltar for å diskutere veien videre for å realisere de ønskede forbedringene. Oppsummering Statens Legemiddelverk ser det ikke hensiktsmessig å levere begrensede forbedringer av legemiddelinformasjon innenfor de 3,2 MNOK som Nasjonal IKT HF har budsjettert i Prosjekt 29.5 SAFEST realisering settes i praksis på pause inntil analysen fra Statens Legemiddelverk foreligger. Administrerende direktørs vurdering Statens Legemiddelverks anbefaler å ikke implementere begrensede forbedringer innenfor den økonomiske rammen som er tilgjengelig. Ansvaret for finansiering av forbedringer av legemiddelinformasjon er også uavklart. Administrasjonen vurderer det slik at det inntil videre ikke er grunnlag for aktiviteter i tiltak 29.5 SAFEST realisering. Det vil være naturlig å vurdere om realisering av de ønskede forbedringene og utnyttelse av europeiske datakilder fra EMA kan inngå i realiseringen av nasjonal e- 2

61 Vedlegg 89 helse strategi, og dermed sees i sammenheng med andre nasjonale aktiviteter på legemiddelområdet. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 3

62 Vedlegg 90 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 90/17 B Godkjenning av mandat for FMK samt orientering om prosjektregnskap og innregistreringsløsninger Bakgrunn I behandlingen av sak 56/17 vedtok styret nytt mandat for Nasjonal IKTs Fagforum for medisinske kvalitetsregistre (FMK) med de innspillene som styret ga. Administrasjonen ber om at styret bekrefter at endringene i det oppdaterte mandatet er i henhold til innspillene. Styret ba om å få fremlagt et prosjektregnskap som viser hvordan de øremerkede midlene til videreutvikling av tekniske løsninger har blitt disponert, og dette fremgår av vedlegg i denne saken. Styret ba også om å få en helhetlig sak om registerfeltet som tydeliggjør Nasjonal IKT og Interregional styringsgruppes roller og ansvar på området. Administrasjonen kommer tilbake med en egen sak om dette på styremøte i november, men vil i denne saken gi en status på arbeidet med å effektivisere innregistreringsløsningene. Status Oppdatering av mandatet Mandatet har blitt oppdatert med innspill fra styret, og det innebærer også en navneendring for forumet. Nytt navn er «Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre». Av praktiske hensyn videreføres forkortelsen «FMK». Utnevnelse av nye medlemmer i fagforumet I tråd med vedtaket i sak 56/17, har administrasjonen bedt Interregional styringsgruppe om å foreslå medlemmer til fagforumet overfor helseregionene. Interregional styringsgruppe forventes å ferdigstille forslaget i møte

63 Vedlegg 90 Prosjektregnskap I perioden er det bevilget 18,5 MNOK til etablering og videreutvikling av tekniske løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistrene. I tillegg til forbedring av felles innregistreringsløsninger, omfatter videreutviklingen også felles resultatløsninger (analyse og rapportering for ulike målgrupper) og felles påloggingsløsninger (autentisering/autorisasjon). Status på effektivisering av innregistreringsløsningene Det eksisterer i dag 54 nasjonale medisinske kvalitetsregistre. De tekniske løsningene som benyttes for innregistrering, er som følger: Teknisk løsning Forvaltes av Driftes av Antall registre MRS HEMIT Norsk Helsenett OpenQreg Helse Nord IKT **) 12 ereg Oslo Universitetssykehus **) 4 KREMT Kreftregisteret Kreftregisteret 8 Andre *) *) Per i dag foreligger det konkrete planer for etablering på standard teknisk løsning for 6 av de 11 registrene **) Flytting til Norsk Helsenett er planlagt i løpet av 2017 Det pågår kontinuerlige forbedringer på alle de tekniske løsningene. Blant annet kan det nevnes mellomlagring av registrerte data, for å unngå tap av data ved registrering som foregår over lengre tid. Dette er allerede er implementert på MRS, og er planlagt implementert på OpenQreg. For ett av registrene (Gastronet) foreligger det et forslag om å ta i bruk eksisterende arketyper og utvikle manglende arketyper som tilsammen dekker registerets behov for informasjonsinnsamling, og deretter implementere disse i DIPS Arena. Effekten ved å gjennomføre dette er blant annet å unngå dobbeltregistrering. Forslaget vil bli sett i sammenheng med utviklingen av prosjektkandidaten «Forenklet innregistrering og innrapportering» i regi av Nasjonalt IKT, som blant annet dreier seg om å redusere rapporteringspresset på klinikere, og å tilrettelegge for å enklere kunne samordne og anvende informasjon fra ulike registre til kvalitetsforbedring, forskning, styring og beslutningsstøtte. 2

64 Vedlegg 90 Planer for søknader om øremerkede midler i 2017 og 2018 FMK har sammenstilt en oversikt over helseregionenes planlagte søknader for annet halvår 2017 og 2018 om bruk av øremerkede midler til etablering og videreutvikling av tekniske løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. De planlagte søknadene fordeler seg på følgende områder: Tiltak Etablering av teknisk løsning for registre som per i dag ikke kjører på standard teknisk løsning Budsjettbehov (MNOK) Andre registerspesifikke tiltak 1,5 Autentisering/autorisasjon (forenklet pålogging) 1,1 PROM (innsamling av pasientrapporterte data) 2,0 Resultattjenester 1,7 Tekniske forbedringer på felleskomponenter 1,9 Uttrekk fra journal (felles komponent) 0,5 Harmonisering av informasjonsmodeller 1,0 Integrasjoner 0,1 Støtte for randomisering/forskning 0,4 TOTAL 11, 7 1,5 I samarbeid med Senter for klinisk dokumentasjon og evaluering (SKDE), som er sekretariat for Interregional styringsgruppe, arbeides det med å ytterligere forbedre prosesser, rutiner og kriterier for utarbeidelse og behandling av søknader. Begrunnelsen for dette er at det er nødvendig for å sikre at de øremerkede midlene benyttes til å gjennomføre de tiltakene som gir størst nytte. Oppsummering Mandatet for fagforumet er ferdigstilt i henhold til innspill fra styret, og arbeidet med å foreslå nye medlemmer er i prosess. Fagforumet har god oversikt over helseregionenes planlagte søknader om bruk av øremerkede midler. Nasjonal IKT ønsker å se arbeidet med å effektivisere innregistreringsløsningene i sammenheng med øvrige behov for samordning og harmonisering av informasjonsmodeller. Administrerende direktørs vurdering Mandatet er oppdatert med innspill fra styret, og er dermed ferdigstilt i ny versjon. 3

65 Vedlegg 90 De aller fleste nasjonale medisinske kvalitetsregistrene har etablert eller er i ferd med å etablere en standard teknisk løsning for innregistrering. Det er viktig at videre arbeid med effektivisering av innregistreringsløsningene sees i sammenheng med andre behov for samordning og harmonisering av informasjonsmodeller som brukes i kliniske IKTløsninger. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar det oppdaterte mandatet. 2. Styret tar forøvrig saken til orientering. 4

66 Mandat for TeknologiFagforum for medisinske kvalitetsregistre (FMK) Dato: Versjonsnr: 0.9 Godkjenning Organisasjon Navn Dato Versjonsnr. Nasjonal IKT HF Gisle Fauskanger

67 Innhold 1 Innledning og bakgrunn Formål Ansvar og oppgaver Forumets ansvar Sammendrag Ansvarsområder Deltakernes ansvar Sekretariatets ansvar Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger Organisering og sammensetning Nasjonal IKT forumer Rapportering Organisering Sammensetning Møtefrekvens Finansiering og drift Evaluering og videreutvikling Dokumentstyring Endringshistorikk... 7 Referanser til andre dokumenter Nr. Dokumentnavn Versjon Dato Link 1 Felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten v Link 2 Nasjonal strategi for det regionale arbeidet med 2016 Link medisinske kvalitetsregistre 3 Handlingsplan for Nasjonalt servicemiljø 2016 Mandat for TeknologiFagforum for medisinske kvalitetsregistre v 0.9 2

68 1 Innledning og bakgrunn Nasjonal IKT ble opprettet etter initiativ fra Helsedepartementet i 2003, og er spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Nasjonal IKT HF ble opprettet i 2014 og skal understøtte de mål som spesialisthelsetjenesten setter seg innenfor IKT. Samhandling gjennomføres i forumer sammensatt av representanter fra de fire regionale helseforetakene. Målsetningen for forumene er å følge opp felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og prioriterte behov fra helseregionene. Det ble i 2013 etter forslag fra RHF AD-møtet anmodet overfor Helse- og omsorgsdepartementet om å endre system og ansvarsforhold vedrørende teknologisk utvikling for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Dette førte til at ansvaret for forvaltning av øremerkede midler til dette formålet ble flyttet fra HEMIT til Nasjonal IKT, og tildelt et Nasjonal IKT fagforum som har fikk navnet Fagforum for medisinske kvalitetsregistre. I forbindelse med revidering av mandatet i 2017 ble navnet endret til Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre, og forkortelsen FMK er videreført. 2 Formål Hovedformålet er å bidra til bedre samordning og høyere grad av standardisering mellom de fire helseregionene for å oppnå gode og likeverdige helsetjenester. TeknologiFagforum for medisinske kvalitetsregistre skal bidra til at nasjonale medisinske kvalitetsregistre understøttes av standardiserte tekniske løsninger for innregistrering og rapportering, som driftes gjennom et felles nasjonalt driftsmiljø. Fagforumet er en teknisk faggruppe som skal understøtte strategien for det regionale arbeidet med medisinske kvalitetsregistre, herunder bidra aktivt til å gjennomføre tilhørende handlingsplan gjennom riktig bruk av øremerkede midler (2017: 6,5 MNOK). 3 Ansvar og oppgaver 3.1 Forumets ansvar Sammendrag Fagforumet skal ha et IKT-faglig koordinerende og rådgivende ansvar for videreutvikling av felles teknologiske løsninger innenfor nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Fagforumet forvalter til dette formålet øremerkede midler som stilles til rådighet fra Helse- og omsorgsdepartementet til videreutvikling av teknologiske løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Mandat for TeknologiFagforum for medisinske kvalitetsregistre v 0.9 3

69 3.1.2 Ansvarsområder TeknologiFagforum for medisinske kvalitetsregistre skal: Foreslå veikart og tiltak utledet fra strategi og handlingsplan for Nasjonalt servicemiljø. Årlig utarbeide/oppdatere fagforumets handlingsplan og foreslå hvor store andeler av tilgjengelige midler som skal anvendes til henholdsvis tiltak som gjelder enkeltregistre og tiltak som gjelder felleskomponenter. Forslaget legges fram og behandles i Interregional styringsgruppe. Være et rådgivende forum for Interregional styringsgruppe i saker som berører IKT-området. Fordele midler, etter søknad fra Nasjonalt servicemiljø i helseregionene, til etablering av tekniske løsninger for de enkelte registrene. Fordele midler, til leverandører av tekniske løsninger og driftstjenester, for videreutvikling og etablering av ny funksjonalitet som kommer flere registre til gode. Sørge for at Interregional styringsgruppe rådføres om tiltaksforslag som ikke inngår i årlig handlingsplan eller som er av et betydelig økonomisk omfang, før behandling av søknad om midler i forumet. Bidra til at det finnes et velfungerende felles nasjonalt driftsmiljø for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Vurdere og anbefale aktuelle IKT-løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre, som godkjennes av Interregional styringsgruppe. Følge opp leverandørenes veikart for videreutvikling av tekniske løsninger, herunder leveranseevne. Bidra til at godkjente tekniske løsninger for innregistrering, lagring og rapportering videreutvikles i tråd med strategi og handlingsplan for Nasjonalt servicemiljø, herunder standardisering av løsningskomponenter. Bidra til fokus på brukervennlighet i løsningene, herunder enkel og effektiv dataregistrering. Gi råd til databehandlingsansvarlige vedrørende valg av tekniske løsninger for de nasjonale medisinske kvalitetsregistrene. Etter avtale gi råd til relevante nasjonale råd og utvalg i spørsmål som berører tekniske løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Opprette og avslutte arbeidsgrupper der dette er formålstjenlig. 3.2 Deltakernes ansvar Deltagere kommer fra Nasjonal IKT HF, Nasjonalt servicemiljø SKDE og de regionale helseforetakene. I tillegg til det nasjonale fokuset, skal deltagerne representere sitt fagområde. Forumets medlemmer har følgende ansvar: Mandat for TeknologiFagforum for medisinske kvalitetsregistre v 0.9 4

70 Medlemmene skal i saker der det er relevant, sørge for å være kjent med anbefaling og innstilling i egen region eller virksomhet. Medlemmene tilstreber å stille på alle møter. Ved fravær stiller stedfortreder. Medlemmene skal stille godt forberedt. Medlemmene er ansvarlige for å formidle innhold og beslutninger fra møtene til egen region eller virksomhet. 3.3 Sekretariatets ansvar Sekretariatet skal innkalle til møter i henhold til årsplan. Sekretariatet skal publisere agenda og saksunderlag til møter minst en uke i forveien. Sekretariatet er ansvarlig for at det skrives referat som tilgjengeliggjøres. 4 Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger Fagforumet er et rådgivende organ, og kan ikke gjøre vedtak for en helseregion. Fagforumet kan anbefale og konkludere på temaer som kan ha konsekvens for en helseregion og de enkelte registrene. Gjennomføring av tiltak som fagforumet har konkludert med forutsetter tilgjengelige ressurser fra de aktuelle helseregionene. Det er en forutsetning for oppfyllelse av fagforumets formål at ansvaret definert i punkt 3.1 utføres, og at helseregionene samler og strukturerer informasjon som er relevant for fagforumets formål, og gjør informasjonen tilgjengelig i et felles bibliotek. Arbeidet i fagforumet skal ha sin basis i arkitekturprinsipper utarbeidet av Nasjonal IKT. Fagforumet samhandler med andre aktører i henhold til denne ansvarsmatrisen: IRS = Interregional styringsgruppe, NSMS = Nasjonalt servicemiljø SKDE, NSMR = Nasjonalt servicemiljø i helseregionene FR=Fagråd for resultattjenester FMK = TeknologiFagforum for medisinske kvalitetsregistre NIKT FA = Fagforum for arkitektur, Klinisk IKT = Klinisk IKT fagforum LEV = Leverandør av tekniske løsninger for registre NHN = Norsk Helsenett Mandat for TeknologiFagforum for medisinske kvalitetsregistre v 0.9 5

71 5 Organisering og sammensetning 5.1 Nasjonal IKT forumer Nasjonal IKT HF eier seks forumer som benyttes som virkemiddel for å levere på oppdragsdokument og realisere felles IKT-strategi. Samhandlingsorganer som fungerer som rådgivende organ: EPJ Systemeierforum Fagforum for arkitektur Klinisk IKT fagforum Fagforum for porteføljestyring TeknologiFagforum for medisinske kvalitetsregistre 5.2 Rapportering Forumet rapporterer til administrerende direktør for Nasjonal IKT HF som er eier av forumet. Forumet skal årlig utarbeide en årsrapport innen utgangen av januar. Leder av forum rapporterer regelmessig forumets aktivitet til Interregional styringsgruppe. Forumet skal utarbeide årlig melding som skal godkjennes av Interregional styringsgruppe. Forumet skal videre sørge for rapportering av status for IKT-feltet i statusrapport for kvalitetsregisterfeltet som utarbeides av Nasjonalt servicemiljø. 5.3 Organisering Styret i Nasjonalt IKT HF tildeler administrerende direktør i Nasjonal IKT HF ansvaret for gjennomføring i tråd med mandatet. Leder for forumet utnevnes av administrerende direktør i Nasjonal IKT HF. Sekretariat for forumet utøves av Nasjonal IKT HF. 5.4 Sammensetning Forumet skal besitte kompetanse innenfor etablering, forvaltning og videreutvikling av medisinske kvalitetsregistre, virksomhetsarkitektur (herunder kobling mellom kvalitetsregisterfeltet og EPJ) og porteføljestyring. Interregional styringsgruppe utnevner to deltakere fra Nasjonalt servicemiljø SKDE (leder i Nasjonalt servicemiljø SKDE og én deltaker med juridisk kompetanse)., og Hver av helseregionene utnevner én representant, og fra Nasjonalt servicemiljø i hver av de fire helseregionene, som har ansvar for koordinering av IKT-aktivitet innenfor kvalitetsregisterfeltet i regionen. Interregional styringsgruppe kan komme med forslag overfor helseregionene. Mandat for TeknologiFagforum for medisinske kvalitetsregistre v 0.9 6

72 Administrasjonen i Nasjonal IKT HF utnevner to deltakere i tillegg til sekretariat. Leverandører av utvikling, forvaltning og drift for nasjonale medisinske kvalitetsregistre deltar på sak etter innkalling. 6 Møtefrekvens TeknologiFagforum for medisinske kvalitetsregistre møtes i utgangspunktet 6 ganger årlig og i tillegg ekstraordinært ved behov. 7 Finansiering og drift Nasjonal IKT HF besørger bemanning og tilhørende finansiering av forumets ledelse- og sekretariatsfunksjon. Øremerkede midler til tiltak bevilges av Helse- og omsorgsdepartementet over statsbudsjettet, og inngår i årlig tildelte midler til Helse Vest RHF. 8 Evaluering og videreutvikling Forumet skal evaluere sitt virke årlig, og utarbeide forslag til forbedringer av forumet. 9 Dokumentstyring Leder av forumet har gjennomføringsansvar i henhold til mandatet. Mandatet anbefales av Interregional styringsgruppe og godkjennes av styret for Nasjonal IKT HF. 9.1 Endringshistorikk Versjon Endring Dato Forfatter 0.8 Mandatet revidert og klargjort for behandling i styret for Nasjonal IKT HF 0.9 Mandatet justert i henhold til innspill fra etter behandling i styret for Nasjonal IKT HF Jørn Hanssen Jørn Hanssen Mandat for TeknologiFagforum for medisinske kvalitetsregistre v 0.9 7

73 Mandat for Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre (FMK) Dato: Versjonsnr: 0.9 Godkjenning Organisasjon Navn Dato Versjonsnr. Nasjonal IKT HF Gisle Fauskanger

74 Innhold 1 Innledning og bakgrunn Formål Ansvar og oppgaver Forumets ansvar Sammendrag Ansvarsområder Deltakernes ansvar Sekretariatets ansvar Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger Organisering og sammensetning Nasjonal IKT forumer Rapportering Organisering Sammensetning Møtefrekvens Finansiering og drift Evaluering og videreutvikling Dokumentstyring Endringshistorikk... 7 Referanser til andre dokumenter Nr. Dokumentnavn Versjon Dato Link 1 Felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten v Link 2 Nasjonal strategi for det regionale arbeidet med 2016 Link medisinske kvalitetsregistre 3 Handlingsplan for Nasjonalt servicemiljø 2016 Mandat for Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre v 0.9 2

75 1 Innledning og bakgrunn Nasjonal IKT ble opprettet etter initiativ fra Helsedepartementet i 2003, og er spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Nasjonal IKT HF ble opprettet i 2014 og skal understøtte de mål som spesialisthelsetjenesten setter seg innenfor IKT. Samhandling gjennomføres i forumer sammensatt av representanter fra de fire regionale helseforetakene. Målsetningen for forumene er å følge opp felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og prioriterte behov fra helseregionene. Det ble i 2013 etter forslag fra RHF AD-møtet anmodet overfor Helse- og omsorgsdepartementet om å endre system og ansvarsforhold vedrørende teknologisk utvikling for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Dette førte til at ansvaret for forvaltning av øremerkede midler til dette formålet ble flyttet fra HEMIT til Nasjonal IKT, og tildelt et Nasjonal IKT fagforum som fikk navnet Fagforum for medisinske kvalitetsregistre. I forbindelse med revidering av mandatet i 2017 ble navnet endret til Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre, og forkortelsen FMK er videreført. 2 Formål Hovedformålet er å bidra til bedre samordning og høyere grad av standardisering mellom de fire helseregionene for å oppnå gode og likeverdige helsetjenester. Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre skal bidra til at nasjonale medisinske kvalitetsregistre understøttes av standardiserte tekniske løsninger for innregistrering og rapportering, som driftes gjennom et felles nasjonalt driftsmiljø. Fagforumet er en teknisk faggruppe som skal understøtte strategien for det regionale arbeidet med medisinske kvalitetsregistre, herunder bidra aktivt til å gjennomføre tilhørende handlingsplan gjennom riktig bruk av øremerkede midler (2017: 6,5 MNOK). 3 Ansvar og oppgaver 3.1 Forumets ansvar Sammendrag Fagforumet skal ha et IKT-faglig koordinerende og rådgivende ansvar for videreutvikling av felles teknologiske løsninger innenfor nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Fagforumet forvalter til dette formålet øremerkede midler som stilles til rådighet fra Helse- og omsorgsdepartementet til videreutvikling av teknologiske løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Mandat for Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre v 0.9 3

76 3.1.2 Ansvarsområder Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre skal: Foreslå veikart og tiltak utledet fra strategi og handlingsplan for Nasjonalt servicemiljø. Årlig utarbeide/oppdatere fagforumets handlingsplan og foreslå hvor store andeler av tilgjengelige midler som skal anvendes til henholdsvis tiltak som gjelder enkeltregistre og tiltak som gjelder felleskomponenter. Forslaget legges fram og behandles i Interregional styringsgruppe. Være et rådgivende forum for Interregional styringsgruppe i saker som berører IKT-området. Fordele midler, etter søknad fra Nasjonalt servicemiljø i helseregionene, til etablering av tekniske løsninger for de enkelte registrene. Fordele midler, til leverandører av tekniske løsninger og driftstjenester, for videreutvikling og etablering av ny funksjonalitet som kommer flere registre til gode. Sørge for at Interregional styringsgruppe rådføres om tiltaksforslag som ikke inngår i årlig handlingsplan eller som er av et betydelig økonomisk omfang, før behandling av søknad om midler i forumet. Bidra til at det finnes et velfungerende felles nasjonalt driftsmiljø for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Vurdere og anbefale aktuelle IKT-løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre, som godkjennes av Interregional styringsgruppe. Følge opp leverandørenes veikart for videreutvikling av tekniske løsninger, herunder leveranseevne. Bidra til at godkjente tekniske løsninger for innregistrering, lagring og rapportering videreutvikles i tråd med strategi og handlingsplan for Nasjonalt servicemiljø, herunder standardisering av løsningskomponenter. Bidra til fokus på brukervennlighet i løsningene, herunder enkel og effektiv dataregistrering. Gi råd til databehandlingsansvarlige vedrørende valg av tekniske løsninger for de nasjonale medisinske kvalitetsregistrene. Etter avtale gi råd til relevante nasjonale råd og utvalg i spørsmål som berører tekniske løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Opprette og avslutte arbeidsgrupper der dette er formålstjenlig. 3.2 Deltakernes ansvar Deltagere kommer fra Nasjonal IKT HF, Nasjonalt servicemiljø SKDE og de regionale helseforetakene. I tillegg til det nasjonale fokuset, skal deltagerne representere sitt fagområde. Forumets medlemmer har følgende ansvar: Mandat for Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre v 0.9 4

77 Medlemmene skal i saker der det er relevant, sørge for å være kjent med anbefaling og innstilling i egen region eller virksomhet. Medlemmene tilstreber å stille på alle møter. Ved fravær stiller stedfortreder. Medlemmene skal stille godt forberedt. Medlemmene er ansvarlige for å formidle innhold og beslutninger fra møtene til egen region eller virksomhet. 3.3 Sekretariatets ansvar Sekretariatet skal innkalle til møter i henhold til årsplan. Sekretariatet skal publisere agenda og saksunderlag til møter minst en uke i forveien. Sekretariatet er ansvarlig for at det skrives referat som tilgjengeliggjøres. 4 Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger Fagforumet er et rådgivende organ, og kan ikke gjøre vedtak for en helseregion. Fagforumet kan anbefale og konkludere på temaer som kan ha konsekvens for en helseregion og de enkelte registrene. Gjennomføring av tiltak som fagforumet har konkludert med forutsetter tilgjengelige ressurser fra de aktuelle helseregionene. Det er en forutsetning for oppfyllelse av fagforumets formål at ansvaret definert i punkt 3.1 utføres, og at helseregionene samler og strukturerer informasjon som er relevant for fagforumets formål, og gjør informasjonen tilgjengelig i et felles bibliotek. Arbeidet i fagforumet skal ha sin basis i arkitekturprinsipper utarbeidet av Nasjonal IKT. Fagforumet samhandler med andre aktører i henhold til denne ansvarsmatrisen: IRS = Interregional styringsgruppe, NSMS = Nasjonalt servicemiljø SKDE, NSMR = Nasjonalt servicemiljø i helseregionene FR=Fagråd for resultattjenester FMK = Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre NIKT FA = Fagforum for arkitektur, Klinisk IKT = Klinisk IKT fagforum LEV = Leverandør av tekniske løsninger for registre NHN = Norsk Helsenett Mandat for Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre v 0.9 5

78 5 Organisering og sammensetning 5.1 Nasjonal IKT forumer Nasjonal IKT HF eier seks forumer som benyttes som virkemiddel for å levere på oppdragsdokument og realisere felles IKT-strategi. Samhandlingsorganer som fungerer som rådgivende organ: EPJ Systemeierforum Fagforum for arkitektur Klinisk IKT fagforum Fagforum for porteføljestyring Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre 5.2 Rapportering Forumet rapporterer til administrerende direktør for Nasjonal IKT HF som er eier av forumet. Forumet skal årlig utarbeide en årsrapport innen utgangen av januar. Leder av forum rapporterer regelmessig forumets aktivitet til Interregional styringsgruppe. Forumet skal utarbeide årlig melding som skal godkjennes av Interregional styringsgruppe. Forumet skal videre sørge for rapportering av status for IKT-feltet i statusrapport for kvalitetsregisterfeltet som utarbeides av Nasjonalt servicemiljø. 5.3 Organisering Styret i Nasjonalt IKT HF tildeler administrerende direktør i Nasjonal IKT HF ansvaret for gjennomføring i tråd med mandatet. Leder for forumet utnevnes av administrerende direktør i Nasjonal IKT HF. Sekretariat for forumet utøves av Nasjonal IKT HF. 5.4 Sammensetning Forumet skal besitte kompetanse innenfor etablering, forvaltning og videreutvikling av medisinske kvalitetsregistre, virksomhetsarkitektur (herunder kobling mellom kvalitetsregisterfeltet og EPJ) og porteføljestyring. Interregional styringsgruppe utnevner to deltakere fra Nasjonalt servicemiljø SKDE (leder i Nasjonalt servicemiljø SKDE og én deltaker med juridisk kompetanse). Hver av helseregionene utnevner én representant, og Interregional styringsgruppe kan komme med forslag overfor helseregionene. Administrasjonen i Nasjonal IKT HF utnevner to deltakere i tillegg til sekretariat. Mandat for Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre v 0.9 6

79 Leverandører av utvikling, forvaltning og drift for nasjonale medisinske kvalitetsregistre deltar på sak etter innkalling. 6 Møtefrekvens Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre møtes i utgangspunktet 6 ganger årlig og i tillegg ekstraordinært ved behov. 7 Finansiering og drift Nasjonal IKT HF besørger bemanning og tilhørende finansiering av forumets ledelse- og sekretariatsfunksjon. Øremerkede midler til tiltak bevilges av Helse- og omsorgsdepartementet over statsbudsjettet, og inngår i årlig tildelte midler til Helse Vest RHF. 8 Evaluering og videreutvikling Forumet skal evaluere sitt virke årlig, og utarbeide forslag til forbedringer av forumet. 9 Dokumentstyring Leder av forumet har gjennomføringsansvar i henhold til mandatet. Mandatet anbefales av Interregional styringsgruppe og godkjennes av styret for Nasjonal IKT HF. 9.1 Endringshistorikk Versjon Endring Dato Forfatter 0.8 Mandatet revidert og klargjort for behandling i styret for Nasjonal IKT HF 0.9 Mandatet justert i henhold til innspill fra styret for Nasjonal IKT HF Jørn Hanssen Jørn Hanssen Mandat for Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre v 0.9 7

80 Oversikt over bruk av øremerkede midler fra Fagforum for medisinske kvalitetsregistre til videreutvikling av tekniske løsninger 2014 august 2017 Navn på tiltak Område/kvalitetsregister År Søker Utbetalt beløp Utvikling av ny komponent for autentisering/autorisasjon for adgang til innregistrering (integrert mot ny komponent fra Direktoratet for e-helse/fia) Tilgangskontroll 2017 Helse Midt kr ,00 Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Norsk kvalitetsregister for leppe-kjeve-ganespalte Norsk kvalitetsregister for leppe-kjeveganespalte 2017 Helse Vest kr ,00 Oppfølging av registre som tar i bruk komponent for elektronisk innrapportering av pasientrapporterte data PROMS-løsning (Felleskomponent) 2017 Helse Midt kr ,00 MRS-Resultat fase 2 videreutvikling av rapporteringsløsning for sensitivt nivå Resultattjenester (Felleskomponent) 2017 Helse Midt kr ,00 Oppfølging av registre som tar i bruk MRS-R (resultattjeneste) Resultattjenester (Felleskomponent) 2017 Helse Midt kr ,00 Registerbasert RCT - OpenQReg (komponent som forenkler bruk av registerdata til forskningsformål) Forskning (Felleskomponent) 2017 Helse Vest kr ,00 Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Norsk kvalitetsregister for fedmekirurgi Norsk kvalitetsregister for fedmekirurgi 2017 Helse Vest kr ,00 Fleksible skjema MRS Innregistreringsløsning (Felleskomponent) 2017 Helse Midt kr ,00 Ekstratildeling, utvikling av PROMS-løsning PROMS-løsning (Felleskomponent) 2016 Helse Midt kr ,00 Utvikling, variabelregisteret i OpenQReg Innregistreringsløsning (Felleskomponent) 2016 Helse Nord kr ,00 Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Norsk Kvalitetsregister Norsk Kvalitetsregister Øre-Nese-Hals Øre-Nese-Hals Tonsilleregisteret Tonsilleregisteret 2016 Helse Midt kr ,00 Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Norsk vaskulittregister & biobank (NorVas) Norsk vaskulittregister & biobank (NorVas) 2016 Helse Nord kr ,00 1

81 Navn på tiltak Område/kvalitetsregister År Søker Utbetalt beløp Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Nasjonalt Register for Leddproteser (hofte) Nasjonalt Register for Leddproteser 2016 Helse Vest kr ,00 Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Norsk Pacemaker- og ICD-register Norsk pacemaker- og ICD- register 2016 Helse Sør- Øst kr ,00 Ekstratildeling, utvikling av PROMS-løsning PROMS-løsning (Felleskomponent) 2016 Helse Midt kr ,00 Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Norsk Porfyriregister Norsk porfyriregister 2016 Helse Vest kr ,00 Videreutvikling, Rapporteket, OpenQReg og MRS Innregistreringsløsning og resultatløsning (Felleskomponent) Rapporteket, Norsk Hjerneslagregister, 2016 Helse Nord kr ,00 Oppgradering til ny versjon av MRS (MRS4) for flere registre Norsk Intensivregister, Norsk Ryggmargskaderegister 2016 Helse Nord kr ,00 Videreutvikling Rapporteket Resultattjenester (Felleskomponent) 2016 Helse Nord kr ,00 Utvikling av grensesnitt OpenQreg mot felles PROMS-løsning PROMS-løsning (Felleskomponent) 2016 Helse Nord kr ,00 Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Nasjonalt Kvalitetsregister for Smertebehandling Nasjonalt Kvalitetsregister for Smertebehandling 2016 Helse Vest kr ,00 Integrasjon, PROMS-løsning mot ereg PROMS-løsning (Felleskomponent) 2016 Helse Sør- Øst kr ,00 Videreutvikling MRS, endring i styring av rettigheter og relasjon til organisasjonastuktur Innregistreringsløsning (Felleskomponent) 2016 Helse Midt kr ,00 Integrasjon, PROMS-løsning mot MRS PROMS-løsning (Felleskomponent) 2016 Helse Midt kr ,00 Utvikling av MRS-R resultatløsning Resultattjenester (Felleskomponent) 2016 Helse Midt kr ,00 Innregistreringsløsning for Kreftregisteret på MRS platform i NHN - Helse Sør- "proof of concept" Innregistreringsløsning (Felleskomponent) 2016 Øst kr ,00 2

82 Navn på tiltak Område/kvalitetsregister År Søker Utbetalt beløp Videreutvikling Rapporteket Resultattjenester (Felleskomponent) 2016 Helse Nord kr ,00 Videreutvikling, OpenQReg Innregistreringsløsning (Felleskomponent) 2016 Helse Nord kr ,00 Utvikling av PROMS-løsning PROMS-løsning (Felleskomponent) 2015 Helse Midt kr ,00 Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Norsk kvalitetsregister Norsk kvalitetsregister for behandling av for behandling av spiseforstyrrelser (NorSpis) spiseforstyrrelser (NorSpis) 2015 Helse Nord kr ,00 Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Nasjonalt korsbåndregister Nasjonalt korsbåndregister 2015 Helse Vest kr ,00 Integrasjon Rapporteket og MRS Resultattjenester (Felleskomponent) 2015 Norsk Helsenett kr ,00 Nasjonalt traumeregister, vedlikehold og uttrekk av data Resultattjenester (Felleskomponent) 2015 Helse Sør- Øst kr ,00 Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Norsk Hjertestansregister Norsk Hjertestansregister, Inhospital 2015 Helse Sør- Øst kr ,00 Automatisering av installasjon i NHN driftsmiljø Innregistreringsløsning (Felleskomponent) 2015 Helse Midt kr ,00 Avidentifisering av nasjonale data i NTR Resultattjenester (Felleskomponent) 2015 Helse Sør- Øst kr ,00 Etablering av Infrastruktur PROM hos NHN PROMS-løsning (Felleskomponent) 2015 Norsk Helsenett kr ,00 Optimalisering av Database og dataaksesslag for rapportering og fil uttrekk Resultattjenester (Felleskomponent) 2015 Helse Midt kr ,00 Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Norsk kvalitetsregister Norsk kvalitetsregister for for artrittsykdommer (NorArtritt) artrittsykdommer (NorArtritt) 2015 Helse Vest kr ,00 3

83 Navn på tiltak Område/kvalitetsregister År Søker Utbetalt beløp Visualisering av kvalitetsindikatorer i MRS Resultattjenester (Felleskomponent) 2015 Helse Midt kr ,00 Samhandling kvalitetsregister Helsenorge PROMS-løsning (Felleskomponent) 2015 Helse Midt kr ,00 Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Norsk nakke- og ryggregister Norsk nakke- og ryggregister 2015 Helse Nord kr ,00 Utvikling, OpenQreg, Conan - the librarian Innregistreringsløsning (Felleskomponent) 2015 Helse Nord kr ,00 Flytting av MRS-registre til NHN-plattform Innregistreringsløsning (Felleskomponent) 2014 Helse Midt kr ,00 Flytting av MRS-registre på NHN-plattform - pilot Innregistreringsløsning (Felleskomponent) 2014 Helse Midt kr ,00 Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Norsk hjerteinfarktregister Norsk hjerteinfarktregister 2014 Helse Midt kr ,00 Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Norsk MS-register og biobank MS-register og biobank 2014 Helse Vest kr ,00 Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Norsk register for invasiv kardiologi (NORIC) Norsk register for invasiv kardiologi (NORIC) 2014 Helse Vest kr ,00 Etablering/utvidelse av teknisk løsning for Norsk hjertekirurgiregister Norsk hjertekirurgiregister 2014 Helse Sør- Øst kr ,00 Mottak av data i MRS "proof of conecept" Innregistreringsløsning (Felleskomponent) 2014 Helse Midt kr ,00 Videreutvikling MRS Innregistreringsløsning (Felleskomponent) 2014 Helse Midt kr ,00 TOTAL ( august 2017) kr ,00 4

84 Vedlegg 91 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 91/17 B Endringsanmodning 62 Robust mobilt helsenett Bakgrunn Styret besluttet å starte planfasen av prosjekt Robust Mobilt Helsenett (RHM). Arbeidet var planlagt gjennomført i perioden med følgende leveranser: Gjennomføring av leverandørkonferanse. En løsningsarkitektur og kravspesifikasjon for alle deler av løsningen. En strategi for gjennomføring av anskaffelsene som følger av prosjektet. En strategi for drift- og forvaltning av utstyret og systemene som følger av prosjektet. En business case som synliggjør kvalitetsmessige og økonomiske gevinster ved å gjennomføre prosjektet. Prosjektet fikk etter godkjenning av endringsanmodning i styremøtet prosjektfinansiering på 3,3 MNOK. Administrasjonen ønsker å hensynta erfaringene fra Innkjøpsprosjektet for ny AMKteknologi slik at læringspunktene blir ivaretatt i prosjekt «Robust mobilt helsenett». Status Prosjektet har utredet og anbefalt et helhetlig konsept for å få etablert et robust mobilt helsenett som i første omgang skal støtte ambulansevirksomheten til helseforetakene. Konseptet omfatter følgende hovedelementer: 1

85 Vedlegg 91 Prosjektet har anbefalt hvordan de 3 komponentene bør driftes og forvaltes. Første versjon av prosjektleveransene var til behandling i prosjektstyremøte og I forbindelse med fremlegging og godkjenning kom det merknader til leveransens omfang og anbefaling. Det vil være naturlig at «grunnmur» driftes og forvaltes av Norsk Helsenett SF (NHN). Regionene har imidlertid ulikt ståsted til anbefalt konsept for drift og forvaltning av utstyr og abonnement. Det er også gjenstående avklaringer knyttet til gjennomføringsstrategi, anskaffelsesstrategi og business case, og prosjektstyret anbefalte derfor at planfasen blir utvidet. Det ble fremmet sak for Prosjektforum hvor prosjektet la frem begrunnelse for utvidelse av planfasen, samt ba om tilbakemelding på hvilke avklaringer Prosjektforum anså som sentrale før denne fasen kunne ferdigstilles. Prosjektforum støtter forslag om utvidet planfase. I diskusjonen med Prosjektforum ble det presisert at «Kompleksitet, anskaffelsesform, driftsleverandør, eksterne avhengigheter, risikoer og konsekvenser må tydeliggjøres», og at «det er viktig å trekke lærdommer fra AMKprosjektet, og sørge for at omfanget ikke øker utover det nødvendige». Nasjonal IKT HF har høstet erfaringer fra det stansede Innkjøpsprosjektet for ny AMKteknologi, og anbefaler at prosjektleveransene for Robust mobilt helsenett kvalitetssikres mot disse før endelig anbefaling legges frem for styret i Nasjonal IKT HF. Prosjektleder har gjort en reestimering av prosjektets økonomiske behov basert på utestående avklaringer. Følgende forhold og estimater ligger til grunn for endringsanmodning i forhold til de opprinnelige estimatene gjort i prosjektforslaget: Prosjektets tidsmessige omfang utvides med forventet leveranse i slutten av 2017, med behandling i første styremøte Prosjektets kjerneressurser forlenges tilsvarende, men med noen endringer i sammensetning og omfang av deltakelse. Prosjektteamet styrkes med innkjøpsfaglig kompetanse fra Sykehusinnkjøp HF i 30%. 2