Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF

Transkript

1 Tittel Innkalling til styremøte Møtedato Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett 09:00-15:00 Sted Sola Strand Hotel, Stavanger Styremedlemmer Hilde Brit Christiansen, Steinar Marthinsen, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg og Paul Gundersen Observatører Inga Nordberg (Direktoratet for e-helse), Håkon Grimstad (Norsk Helsenett) og Øistein Winje (Brukerutvalget) Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 98/17 B Godkjenning av innkalling og 08:30-08:35 Hilde Brit Christiansen saksunderlag 99/17 B Godkjenning av protokoll fra 08:35-08:40 Hilde Brit Christiansen styremøtet /17 O 101/17 O 102/17 O 103/17 O 104/17 B 105/17 B 106/17 O 107/17 B Orientering fra administrerende direktør Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Revidering av mandater for Prosjektforum og fagforumene i Nasjonal IKT Presentasjon av kvalitetsregisterfeltet, roller og ansvar Nasjonalt pasientsikkerhetsprogram Avslutning av 1005 'Automatisk tildeling av fødselsnummer' Robust mobilt helsenett realisering, drift og forvaltning Veien videre for statistisk logganalyse Lunsj 08:40-08:50 Gisle Fauskanger 08:50-09:05 Jan Eirik Olsen 09:05-09:35 Siv Ingebrigtsen 09:35-10:05 Olav Røise og Jørn Hanssen 10:05-10:35 Synnøve Serigstad 10:35-10:45 Jan Eirik Olsen 10:45-11:15 Ørjan Bye 11:15-11:25 Jan Eirik Olsen 11:25-12:00 108/ Status En innbygger - en journal 12:00-12:05 Direktoratet for e-helse 109/17 B Orientering om tillegsoppdrag til Direktoratet for e-helse 12:05-12:45 Direktoratet for e-helse 110/ Felles plan 12:45-13:00 Gisle Fauskanger 1 / 2

2 Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 111/17 B 112/17 113/17 114/17 115/17 B 116/17 B 117/17 118/17 119/17 120/17 O Masterplan 2018 for prosjektporteføljen Programfinansiering FIA i Programfinansiering PKT i Finansiering av DIS Utnevnelse leder prosjektstyret DIS Regnskap og prognose pr oktober Budsjett Tertialrapport - 2. tertial Møteplan Tentativagenda til styremøte :00-13:30 Jan Eirik Olsen 13:30-13:35 Jan Eirik Olsen 13:35-13:40 Jan Eirik Olsen 13:40-13:45 Jan Eirik Olsen 13:45-13:50 Gisle Fauskanger 13:50-13:55 Fredrik C. Birkenfeldt 13:55-14:05 Fredrik C. Birkenfeldt 14:05-14:15 Gisle Fauskanger 14:15-14:20 Hilde Brit Christiansen 14:20-14:25 Hilde Brit Christiansen 121/ Eventuelt 14:25-14:30 Hilde Brit Christiansen 2 / 2

3 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett 09:00 14:30 Sted Park Inn, Gardemoen Deltakere: Forfall: Observatører: Hilde Brit Christiansen, Steinar Marthinsen, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Paul Gundersen Inga Nordberg (observatør fra Direktoratet for e-helse) Håkon Grimstad (Norsk Helsenett), Øistein Winje (Brukerutvalget) Deltakere fra administrasjonen: Gisle Fauskanger, Fredrik C. Birkenfeldt, Jan Eirik Olsen Saksliste 82/17 B Godkjenning av innkalling og saksunderlag 83/17 B Godkjenning av protokoll fra de ekstraordinære styremøter i august 84/17 O Orientering fra administrerende direktør 85/17 O Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF 86/17 O Modernisering av folkeregisteret i Helse - orientering om Fødselsprosjektet 87/17 B Prosjektfinansiering av 'Anskaffe rammeavtale for av publisering av felles metodebøker' 88/17 B Prosjektfinansiering 61 'Digital patologi' planleggingsfase 89/17 O Statens Legemiddelverk og forbedret legemiddelinformasjon 90/17 B Godkjenning av oppdateringer i mandatet for FMK 91/17 B Endringsanmodning Robust mobilt helsenett

4 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato /17 O Forbedringsaktivitet for prosjekteierstyring 93/17 D Revidert mandat Prosjektforum 94/17 O Foreløpig budsjett 95/17 O Regnskap og prognose 96/17 O Status på arbeidet med internkontroll 97/17 O Eventuelt Sak 82/17 B Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Godkjenning av innkalling og saksunderlag Presentert av Det ble meldt fem saker til eventuelt: Fornyingsprogrammet til NAV. Tentativ agenda for styremøtet i november Informasjon vedrørende AMK- prosjektet. Statistisk logganalyse. Komparativ analyse utført av Direktoratet for e-helse. 1. Styret godkjente innkalling og saksunderlag Steinar Marthinsen Sak 83/17 B Saksnavn Godkjenning av protokoll fra de ekstraordinære styremøter i august Presentert av Steinar Marthinsen Oppsummering: Vedtak: Styret gav sine innspill til mindre justeringer, administrasjonen vil innarbeide disse. 1. Styret godkjente protokollene. Sak 84/17 O Saksnavn Orientering fra administrerende direktør Presentert av Gisle Fauskanger Oppsummering: Administrerende direktør redegjorde kort for følgende saker: 1. Endring i ledelse av produktråd helsenorge.no og for prosjekt DIS Rekruttering. 3. Enhetlig plan. 4. Internrevisjon. 5. Møtekalender 2018.

5 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 85/17 O Saken gjelder: Saksnavn Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Orientering om status for prosjektporteføljen. Presentert av Jan Eirik Olsen Oppsummering: Vedtak: Prosjektfinansiering viser bare vedtatte prosjekter og prognosen er innenfor rammen. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 86/17 O Saksnavn Modernisering av folkeregisteret i Helse - orientering om Fødselsprosjektet Presentert av Nina Bjørlykke Saken gjelder: Oppsummering: Informasjon om delprosjektet Fødsel innen Samarbeidsprosjekt for modernisering av Folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren. Det er viktig å se til at dette blir gjennomført på en god måte med tanke på videre utvikling. Helsedirektoratet har eksempelvis en del registre som foretakene er helt avhengige av, og det er ønskelig at direktoratet følger opp moderniseringen. Prosjektet vil ikke kreve store direkte kostnader i Fødselsmelding forblir i stor grad som i dag, men det vil muligens bli behov for mindre endringer i Natus-systemet for Helse Vest og Helse Midt. Det ble påpekt at, erfaringsmessig, kan kostnadene for slike prosjekter bli betydelige for foretakene da det ofte kreves en vesentlig innsats. Det må ikke undervurderes hvor mange områder dette kan komme til å få konsekvenser for, både faglig og administrativt. Det bør utføres en kartlegging over hvem som kommer til å bruke løsningen, og spesifikasjonene må bli tydelige nok. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 87/17 B Saksnavn Prosjektfinansiering av 'Anskaffe rammeavtale for av publisering av felles metodebøker' Presentert av Nina Bjørlykke

6 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Saken gjelder: Oppsummering: Beslutte oppstart av anskaffelsesprosjekt for publiseringstjenester for metodebøker. Arbeidet med å få opp forvaltning og redaksjon er ikke en del av prosjektet, det skal bare håndtere strukturene rundt. Det ble kommentert at fase 1, som beskrevet i saksfremlegget, fremstår som noe forstyrrende for hva som ønskes utført. Saken er derfor krevende å diskutere da det ut fra saksfremlegget er vanskelig å lese om dette er et svært omfattende arbeid, eller bare en enkel rammeavtaleinngåelse. Hvis sistnevnte bør det i utgangspunktet gjennomføres av Sykehusinnkjøp HF. Prosjektet ble oppfordret til å gå videre med anskaffelsen, som gjennomføres av Sykehusinnkjøp. Rammeavtalen for publiseringsløsningen må konstrueres slik at det er avrop uten kjøpsplikt. Styret ba om at det gis en oppdatering på prosjektet under administrerende direktørs orientering i kommende styremøte. Vedtak: 1. Styret godkjente prosjektets mandat, og vedtar prosjektfinansiering på 0,55 MNOK til prosjekt Rammeavtale for felles publisering av metodebøker. Prosjektfinansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 2. Den innkjøpsfaglige delen knyttet til rammeavtalen håndteres av Sykehusinnkjøp HF. Sak 88/17 B Saksnavn Prosjektfinansiering 61 'Digital patologi' planleggingsfase Presentert av Jørn Hanssen Saken gjelder: Oppsummering: Prosjektfinansiering og igangsetting av 61 'Digital patologi' planleggingsfase, godkjenning av mandat. Det er regionale prosjekter i alle regioner på dette feltet. Utviklingen innenfor digital patologi på mellomlang og lang sikt kan være annerledes enn det fagmiljøene ser for seg nå. Det er viktig at det ikke sementeres noe nå, men at det tilrettelegges for det langsiktige målet. Det er derfor viktig med forankring også utover det patologiske miljøet. Prosjektet bør derfor sørge for å finne riktige kontaktpunkter i regionene i tillegg til patologene. Administrasjonen ble bedt om å sende et brev til de regionale helseforetakene der det opplyses om hvem som sitter i prosjektstyret.

7 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Det skal videre vektlegges at man ønsker fokus på det brede og langsiktige målet, og at det derfor er viktig at prosjektet suppleres med riktig kompetanse. Det blir viktig å legge opp faser som gjør at det er tid til å forankre delprosjektene i regionene. Innretningen av mandatet ble omtalt som god, men gevinstbildet må være etablert før beslutning om anskaffelse foreligger. Vedtak: 1. Styret vedtok prosjektfinansiering på 2,0 MNOK til planleggingsfasen. Prosjektfinansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 2. Styret godkjente mandatet for prosjektet for planleggingsfasen. Sak 89/17 O Saksnavn Statens Legemiddelverk og forbedret legemiddelinformasjon Presentert av Jørn Hanssen Saken gjelder: Oppsummering: Status på samarbeidet med Statens Legemiddelverk om å gjennomføre forbedringer i legemiddelinformasjon. Det er usikkerhet om Legemiddelverket får dette inn i statsbudsjettet. Regionene må derfor påregne å diskutere dette seg imellom. Prosjektet er ikke stoppet da utredningsarbeidet til Legemiddelverket ikke er sluttført. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering og avventer utredning fra Legemiddelverket. Sak 90/17 B Saksnavn Godkjenning av oppdateringer i mandatet for FMK (Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre) Presentert av Jørn Hanssen Saken gjelder: Oppsummering: Godkjenning av oppdateringer av mandatet for FMK i henhold til innspill fra styret. Status på arbeidet med forbedring av innregistreringsløsninger. Status på bruk øremerkede midler. Styret diskuterte kort i hvilken grad fagforumet kan forplikte regionene. Fagforumet kan ikke forplikte dem, men kan ha en formening om, og anbefale, valg av løsninger.

8 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Styret understreket at er positivt at registerleverandørene har vært representerte. Siden det nå er foreslått at de ikke lenger skal ha fast observatørplass ble det drøftet mulighet for at de kan bli invitert til deltakelse når dette er relevant. Administrasjonen vil legge til rette for at de kan inviteres når nødvendig og relevant. Vedtak: 1. Styret vedtok det oppdaterte mandatet. 2. Styret tok forøvrig saken til orientering. Sak 91/17 B Saksnavn Endringsanmodning Robust mobilt helsenett Presentert av Hege Rob Moi Saken gjelder: Oppsummering: Anmodning om å utvide planfasen for Robust mobilt helsenett for å kvalitetssikre og ferdigstille leveranser basert på erfaringer fra AMKprosjektet. Innredningen i ambulanser er nøye gjennomtenkt, tilgjengelig plass er svært begrenset. Det foreligger en rapport fra anskaffelsen av nye ambulanser, prosjektet oppfordres til å kvalitetssikre tilgjengelig plass og plassering i ambulanser, gamle og nye. Vi må vite at det er fysisk plass til utstyret i ambulansene. Det er god 4G-dekning i hele landet, og spørsmålet om full nett dekning i hele landet og over alt bør ikke hindre bruk av 4G og 5G nett der dette er tilgjengelig. Tvert imot vil pågående utbygging av 4G og 5G styrke prosjektet ytterligere. Ulik dekning og sårbarhet må selvsagt adresseres. Styret gav i tillegg følgende innspill: For abonnementsdelen bør det innhentes vurdering om det er mulig å benytte eksisterende nasjonal telefoniavtale og benytte innkjøpsressursene som har kompetanse på telefoniområdet. Vedrørende utstyrsdelen bør det vurderes om det er mulig å koble seg til de lokale eller regionale feltarbeidene. Grensesnittet bør være likest mulig dagens ordning med HDO. Ta høyde for at regionene kan ha ulik tilnærming til drift og forvaltning. Grunnmuren legges til Norsk Helsenett SF. Kontrakts strategi bør legge til rette for at betaling til leverandører først skjer når leveranser er på plass og tatt i bruk Pilot bør vurderes.

9 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Innspillene fra styret legges inn som føringer til prosjektet i det videre arbeidet og inkluderes i prosjektmandat. Oppdatert prosjektmandat legges frem til orientering i neste styremøte. Vedtak: 1. Styret vedtar økt prosjektfinansiering for prosjekt 'Robust Mobilt Helsenett' på 3 MNOK til totalt 6,3 MNOK for planfasen. Prosjektfinansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 2. Styret ber administrasjonen legge til grunn innspillene som fremkom i møtet, og fremlegge revidert mandat i henhold til dette. Sak 92/17 O Saksnavn Forbedringsaktivitet for prosjekteierstyring Presentert av Gisle Fauskanger Saken gjelder: Det er et klart behov for å tydeliggjøre roller og ansvar for prosjekteierstyring i Nasjonal IKTs prosjektportefølje. Administrasjonen vil derfor starte et forbedringsarbeid på dette området. Den første leveransen i arbeidet er å utarbeide forslag til Prinsipper og retningslinjer for prosjekteierstyring i Nasjonal IKT, som også vil være et agendapunkt på styreseminaret i november. Denne aktiviteten vil adressere flere av forslagene til tiltak i 'Erfaringsrapport fra innkjøpsprosjekt for ny AMK-løsning'. Oppsummering: Vedtak: Det var ikke kommentarer til saken. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 93/17 D Saksnavn Revidert mandat Prosjektforum Presentert av Gisle Fauskanger Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Det er behov for revidering av mandat for Prosjektforum. Det ble kommentert at tilnærmingen er god. Det reviderte mandatet bør sørge for en god formalisering og avklaring av roller og ansvar. Vanlige prinsipper for hva som er styreansvar og hva som er saksforberedende følges. Det reviderte mandatet legges frem for styret i november Styret stiller seg i hovedsak bak revidert forslag til innretning av Prosjektforum med hensyn til Prosjektforums hovedformål, hovedoppgaver og sakstyper.

10 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Revidert mandat fremlegges for styret. Sak 94/17 O Saksnavn Foreløpig budsjett Presentert av Fredrik C. Birkenfeldt Saken gjelder: Presentasjon av foreløpig budsjett for Nasjonal IKT HF for Oppsummering: Vedtak: Det ble bedt om at sammenhengen med økonomisk langtidsplan tydeliggjøres når det endelige budsjettforslaget fremlegges i november Styret slutter seg til innspillet til budsjett for 2018, som baseres på økonomisk langtidsplan Sak 95/17 O Saksnavn Regnskap og prognose Presentert av Fredrik C. Birkenfeldt Saken gjelder: Regnskap per 31. juli 2017 og prognose for 2017 Oppsummering: Vedtak: Det var ikke kommentarer til saken. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 96/17 O Saksnavn Status på arbeidet med internkontroll Presentert av Gisle Fauskanger Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Orientering om status på arbeidet med internkontroll Det ble spilt inn at det kan være hensiktsmessig å vurdere om det er overføringsverdi fra arbeidet som de øvrige felleseide selskapene har gjort på området. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 97/17 O Saksnavn Eventuelt Presentert av Hilde Brit Christiansen Oppsummering: Fornyingsprogrammet til NAV. Sykemeldinger for medarbeidere i spesialisthelsetjenesten kunne blitt veldig krevende. Et dialogmøte med NAV, leverandører og spesialisthelsetjenesten var meget fruktbart, og førte til at man fikk gjort mange avklaringer. Spesialisthelsetjenesten får en gradvis overgang der leverandørene får utviklet nødvendig

11 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato funksjonalitet i eksisterende systemportefølje Dette fører til betydelige besparelser for de regionale helseforetakene. AMK. De regionale helseforetakene har uttrykt ønske om at Helse Vest skal gjennomføre en anskaffelsesprosess, med involvering fra de øvrige regionene. Det skal også være mulighet for avrop for disse. Helse Vest vil foreslå en prosjektorganisering som spisser dette, og nødvendige invitasjoner til regionene sendes. Statistisk logganalyse. Helse Vest har valgt å etablere visning av logg for alle pasientene på Vestlandet via vestlandspasienten.no. Det er viktig at de regioner som mener andre tiltak er nødvendig har et handlingsrom til egen anskaffelse. Helse Vest har vurdert det slik at full innsynslogg er det viktigste tiltaket. Helse Vest ønsker å bli informert. For de regioner som har behov og velger anskaffelse for støtte til statistisk logganalyse bør dette løses ved en installasjon hos Norsk Helsenett, som man kan tre inn på dersom resultatene er gode. Det ble også kommentert at det er krevende å kjøre prosesser uten at vesentlige dokumenter er fremlagt. Rapporten fra OUS som ligger til grunn for anbefalingen om anskaffelse fremlegges før styret kan beslutte endelig anskaffelsesprosjekt. Komparativ analyse. Direktoratet for e-helse bør inviteres til presentasjon av, og dialog rundt, denne rapporten. Tentativ agenda for styremøtet i november Denne ettersendes til styremedlemmene. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering.

12 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Hilde Brit Christiansen Styreleder Steinar Marthinsen Nestleder Erik M. Hansen Medlem Anita Schumacher Medlem Torbjørg Vanvik Medlem Paul Gundersen Medlem Hilde Rolandsen Medlem Bjørn Nilsen Medlem Lise K. Strømme Medlem Lasse B. Sølvberg Medlem

13 Vedlegg 100 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 100/17 O Orientering fra administrerende direktør 1. Kilden Nettstedet Kilden er etablert for deling av god praksis innen e-helse i spesialisthelsetjenesten. Redaksjonen er etablert og består av medlemmer for de ulike fagforumene i Nasjonal IKT. Kilden er videre oppdatert med temaområder relevant for aktører som arbeider med e-helse. Kilden er tilgjengelig på 2. Styreevaluering 2017 Evaluering av årlig styrearbeid vil bli gjennomført i uke 47 gjennom utsendt spørreundersøkelse. Administrasjonen vil legge frem styreevalueringsrapport for styret i møte Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

14 Vedlegg 101 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 101/17 O Statusrapport for prosjektporteføljen Bakgrunn Saken gjelder orientering om status for prosjektporteføljen. Vedlegg 1 er statusrapport for prosjektporteføljen. Vedlegg 2 viser statusrapporter pr fra det enkelte prosjekt og program som Nasjonal IKT HF er eier av. Forhold Styret bør være kjent med 29.5 SAFEST realisering har fortsatt rød status. Statens Legemiddelverk skal, i samarbeid med Nasjonal IKT, utarbeide veikart for å ta i bruk europeiske datakilder på sikt. Strategiråd i Nasjonal IKT (tidligere Prosjektforum) har også bedt om at det på nytt vurderes kortsiktige tiltak. Til orientering så ble det i tillegget til oppdragsdokument 2017 (datert ) til de regionale helseforetakene, skrevet at «De regionale helseforetakene skal: sørge for at det er tilgjengelig strukturert legemiddelinformasjon i spesialisthelsetjenesten for å understøtte bruk og forskrivning av legemidler i sykehus». Nytt i statusrapporten er at kapittel 9 Korte prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde og Nasjonal e-helsestrategi nå inneholder prosjekters knytning mot Nasjonal e-helsestrategi. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

15 Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Oppdatert: Røde statuser 1 2. Økonomistatus 1 3. Overordnet usikkerhet 3 4. Bemanningsoversikt 6 5. Administrasjonens vurdering av status for prosjektene og programmene 8 6. Avhengighetsoversikt Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter og programmer Informasjon og prognose for tidslinje for andre relevante prosjekter og programmer Korte prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde og Nasjonal e-helsestrategi Røde statuser Rød status indikerer vesentlige utfordringer og avvik i forhold til styrevedtak, og som vil kreve tiltak eller beslutning av prosjektstyret eller prosjekteier (styret i Nasjonal IKT HF). Statusene er basert på administrasjonens vurdering i samråd med prosjektene SAFEST realisering har fortsatt rød status. Statens Legemiddelverk skal, i samarbeid med Nasjonal IKT, utarbeide veikart for å ta i bruk europeiske datakilder på sikt. Prosjektforum har også bedt om at det på nytt vurderes kortsiktige tiltak. 2. Økonomistatus Hensikten med økonomistatusen er å vise årsprognose for prosjektfinansiering i kalenderåret 2017 for porteføljen og det enkelte prosjekt og program som har en budsjettmessig konsekvens for Nasjonal IKT HF. Praksis er at Nasjonal IKT finansierer prosjektledelse og toppkostnader i prosjekter, samt kostnadene til leveranser i Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten og samfinansiering sammen med andre for eksempelvis Felles infrastruktur og Program for kodeverk og terminologi. Prognosen styres for å være innenfor rammen. Mulige andre tiltak som kan startes opp er satt til 0.

16 Siste to måneders større prognoseendringer for Ny teknologi AMK nedjustert med 0,2 MNOK grunnet en mer presis oversikt over totalt forbruk.

17 62.1 Robust mobilt helsenett har etter gjennomgang av Nasjonal IKT sikret riktig håndtering av merverdiavgift i prosjektestimater og kostnadsoppfølging og nedjustert prognosen med 1 MNOK. Overordnet betraktning Porteføljerammen er 73,4 MNOK, hvorav årsprognose er 71,1 MNOK og vedtatt prosjektfinansiering er 75,3 MNOK. Vedtatt prosjektfinansiering er høyere enn rammen grunnet at Ny teknologi AMK hadde en høyre finansiering enn prognosen for 2017, og at dette ga rom for prosjektfinansiering av andre tiltak. Det er et mindre avvik på porteføljeprognose og foretaksprognose. Dette skyldes ulik tidsavgrensning. 3. Overordnet usikkerhet Usikkerhet (risiko) til prosjektporteføljen er et aggregert usikkerhetsbilde på hele prosjektporteføljen, og kan inkludere muligheter i tillegg til uønsket risiko. Usikkerhetene er gjengangere i mange av prosjektene, og i en del prosjekter er disse usikkerhetene gått over til å bli utfordringer (issues) som prosjektene håndterer. Usikkerhetselementene er også basert på erfaring om usikkerhet og utfordringer i tidligere utførte prosjekter. Konsekvensvurderingen er en totalvurdering hvor prosjekters vekting av tid, kost og kvalitet er hensyntatt. Aktivitet og endringer siste to måneder (1) Manglende tilgang på prosjektressurser for å gjennomføre vedtatte prosjektfaser. Lukket fullførte tiltak, og startet arbeidet med å vise felles prosjekter i helseregionenes porteføljeoversikter og ressursprioriteringer. Fagforum for porteføljestyring anbefaler at helseregionene gjennomfører dette tiltaket. Sannsynlighet reduseres derfor. (4) Manglende tilrettelegging for gevinstrealisering. Flere tiltak startet for å styrke prosjektstyrene og prosjektene, og hos prosjekteier. Sannsynlighet reduseres derfor. (6) Uavklart ansvar for drift, forvaltning og eierskap. Fjernet fullførte tiltak, og startet tiltak med å innføre krav i alle prosjekter at drift, forvaltning og eierskap skal avklares før gjennomføringsfase starter. Sannsynlighet reduseres derfor. (7) Ikke tilgjengelige nøkkelressurser for å igangsette prosjektfaser. Fjernet fullførte tiltak. Ingen nye tiltak planlagt. Sannsynlighet noe redusert grunnet innførte tiltak. Nye usikkerheter: (8) Uklare roller og ansvar for prosjekteierstyring kan medføre feile beslutninger for helseregionene, at prosjektet feiler, blir forsinket eller får økte kostnader.

18 Sannsynlighet (9) Uavklarte formelle beslutninger i helseregionene vedrørende finansiering, arkitektur, gjennomføringsstrategi kan medføre feile beslutninger for helseregionene, at prosjektet feiler, blir forsinket eller får økte kostnader. Betraktninger om usikkerhet fremover i 1-2 års perspektiv Det forventes høy aktivitet i alle fire helseregionene i 2018, og det er sannsynlig at dette vil kunne påvirke tilgangen til ressurser i interregionale prosjekter. Tiltak som er identifisert planlegges og iverksettes innenfor det mulighetsrommet som administrasjonen har. Usikkerhetsmatrise Meget stor > 90 % Stor % Moderat % Liten % Meget liten < 10 % Marginal Liten Moderat Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens # Eksisterende usikkerhet Endring fra forrige rapportering # Lukket / akseptert usikkerhet # Ny usikkerhet siden forrige rapportering

19 Beskrivelse av usikkerheter og status på tiltak ID Beskrivelse av usikkerhet Viktige tiltak Status 1 Manglende tilgang på prosjektressurser for å gjennomføre vedtatte prosjektfaser fra helseregionene kan medføre forsinkelser, økte kostnader og dårlig kvalitet på prosjektleveranser. 4 Manglende tilrettelegging for gevinstrealisering kan medføre redusert gevinst i helseforetakene og redusert samfunnsøkonomisk nytte. 6 Uavklart ansvar for drift, forvaltning og eierskap kan medføre dårlig kvalitet, feil funksjonalitet over tid og manglende effekt. 7 Ikke tilgjengelige nøkkelressurser for å igangsette prosjektfaser, som for eksempel prosjektleder, nøkkelarkitekter og fagressurser, medfører redusert gjennomføringsevne (færre prosjekter som kan gjennomføres). 8 Uklare roller og ansvar for prosjekteierstyring kan medføre feile beslutninger for helseregionene, at prosjektet feiler, blir forsinket eller får økte kostnader. 9 Uavklarte formelle beslutninger i helseregionene vedrørende finansiering, arkitektur, gjennomføringsstrategi kan medføre feile beslutninger for helseregionene, at prosjektet feiler, blir forsinket eller får økte kostnader. (1) Vise felles prosjekter i helseregionenes porteføljeoversikter og ressursprioriteringer. (1) Innføre krav i alle prosjekter om å utarbeide plan for gevinstrealisering og identifisere gevinstansvarlige. (2) Sørge for at prosjekter fremlegger planer for gevinstrealisering og samler innspill fra relevante fora som for eksempel Klinisk IKT. (3) Forbedre prosess, tydeliggjøre roller og øke kunnskapen i prosjektstyrer og hos prosjekteier, og legge til rette for at gevinster og prosjektbegrunnelser kan kartlegges og vises i totaløkonomi for prosjekter. (1) Innføre krav i alle prosjekter at drift, forvaltning og eierskap skal avklares før gjennomføringsfase starter. Ingen nye tiltak (1) Tydeliggjøre roller, ansvar, prosess og prinsipper for prosjekteierstyring. (2) Øke kompetansen til prosjektstyre, prosjekteier og styret i Nasjonal IKT om prosjekteierstyring. (1) Etabler omforent ansvarsmatrise og prosess for formelle beslutninger for finansiering, arkitektur og gjennomføringsstrategi. (1) Pågående. (1) Pågående. (2) Planlagt. (3) Pågående. (1) Pågående. (1) Pågående. (2) Planlagt. (1) Planlagt.

20 4. Bemanningsoversikt Hensikten med bemanningsprognosen er å vise utviklingen i ressurssituasjonen, belyse utfordringer og bidra til forutsigbarhet i ressursplanleggingen i helseregionene. Bekreftet Forespurt Formelt bekreftete ressurs og kapasitet. Er forespurte ressurser og kapasitet som ennå ikke er avklart. Dette er konkrete nye behov til prosjektene. Estimert fremtidig behov Indikerer grovt overordnet estimat på ressurser og kapasitet i fremtid. For eksempel på kommende prosjektfaser eller nye prosjekter som planlegges startet. Prognose totalt antall årsverk prosjektressurser Tabellene viser prognose for summen av bekreftet, forespurt og estimert fremtidig behov for bemanning i prosjekter. Radetiketter Jan 17 Feb 17 Mar 17 Apr 17 Mai 17 Jun 17 Jul 17 Aug 17 Sep 17 Okt 17 Nov 17 Des 17 Årssnitt Andel Helse Sør-Øst RHF 14,2 13,7 12,8 15,7 13,2 5,4 0,2 4,5 6,7 6,8 7,3 7,5 9,0 41 % Helse Vest RHF 7,5 7,3 8,5 10,9 8,8 2,9 0,3 2,4 3,9 4,0 3,4 3,5 5,3 24 % Helse Midt-Norge RHF 5,7 5,9 5,7 5,8 4,8 2,6 0,1 2,3 2,8 3,0 3,2 3,3 3,8 17 % Helse Nord RHF 6,1 6,1 6,2 6,7 5,6 2,9 0,0 2,1 2,5 2,9 2,9 2,9 3,9 18 % Uavklart hvilket RHF 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 4,3 0,0 4,3 4,3 4,3 3,8 4,4 3,0 100 % Totalsum 35,4 34,9 35,2 41,1 34,4 18,1 0,5 15,5 20,1 21,0 20,6 21,6 24,8 100 % Tabellen over er oppdatert etter at det største prosjektet i porteføljen Ny teknologi AMK ble stoppet. Det betyr at det samlede behovet etter ressurser fra helseregionene er mer enn halvert for de siste 7 månedene i På årsbasis utgjør reduksjonen cirka 14 årsverk. FIA/PKT har behov for cirka 7 årsverk i Det er kun mindre justeringer siden forrige rapportering av prognosen. Bekreftet antall årsverk prosjektressurser Radetiketter Jan 17 Feb 17 Mar 17 Apr 17 Mai 17 Jun 17 Jul 17 Aug 17 Sep 17 Okt 17 Nov 17 Des 17 Årssnitt Andel Helse Sør-Øst RHF 13,8 13,0 11,2 14,1 11,6 4,2 0,1 3,4 5,5 5,6 5,8 5,8 7,8 43 % Helse Vest RHF 6,9 6,9 7,7 10,1 8,0 2,1 0,2 1,7 2,7 2,7 2,2 2,2 4,4 25 % Helse Midt-Norge RHF 4,4 4,4 4,1 3,9 3,1 1,8 0,0 1,7 2,3 2,4 2,4 2,4 2,7 15 % Helse Nord RHF 5,3 5,3 5,1 5,6 4,6 2,2 0,0 1,5 1,7 2,0 1,9 1,9 3,1 17 % Totalsum 30,3 29,6 28,0 33,7 27,2 10,3 0,3 8,3 12,1 12,6 12,2 12,2 18,0 100 % Av det totale ressursbehovet på 24,8 årsverk er 4,6 årsverk knyttet til prosjekter der oppstart enda ikke har blitt vedtatt i Nasjonal IKTs styre.

21 Vurdering Når vi tar hensyn til at ikke alle prosjektene har startet opp enda, er gapet mellom etterspørsel og bekreftet antall årsverk for de siste månedene i året 4-5 årsverk. Hvilke prosjektet dette gjelder er utdypet i avsnittet under. Det er utfordringer med kapasiteten i helseforetakene til å gjennomføre endringene som prosjektene medfører. Dette fører til restriksjoner på tilgjengelig kapasitet til å arbeide i prosjekter. Viktige aktive ressursforespørsler Det er behov for en prosjektleder til 'Datafangst pasientsikkerhetsprogrammet'. Det er behov for deltakere i referansegrupper i prosjekt MF Helse SPHT Produsent (Fødsel og død) under Felles samarbeidsprogram for modernisering av Folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren. Arbeid med melding om dødsfall har ikke fremdrift grunnet manglende deltakere i referansegruppen fra regionene, mens referansegruppe for fødselsmelding mangler representant fra Helse Vest og Helse Nord. Det er behov for en prosjektleder til konseptutredning for 'Etablere felles kunnskapsstøtte' som kan drive prosessen i oppriggingsfasen frem mot behandling i styret i Nasjonal IKT for oppstart av prosjektet 18.jan 18. Prosjektleder skal i dialog med Nasjonal IKT utarbeide prosjektplaner og underlag for beslutning i styret.

22 Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi 5. Administrasjonens vurdering av status for prosjektene og programmene Fargebetydning: Blank: Ikke relevant for Nasjonal IKT HF. Eksempelvis økonomistatus for prosjekter som finansieres og utføres i en helseregion. Grå: Ikke relevant å rapportere mot områdene grunnet eksempelvis at prosjektet er satt i pause eller avventer behandling av ny fase. Grønn: Status i henhold til vedtatt styrevedtak og toleranse. Gul: Mindre avvik fra styrevedtak. Tiltak innenfor prosjektets fullmakter ansees tilstrekkelig til å levere i henhold til direktiv og toleranse. Rød: Større avvik fra styrevedtatt. Krever involvering av prosjektstyre og vil kunne medføre vedtak i prosjektstyret. Vil også ved behov fremmes for Prosjektforum for vurdering og for styret i Nasjonal IKT HF ved behov for vedtak eller endring i prosjektmandat. Tabellen viser administrasjonens vurdering av status, gjort i samråd med prosjektene, og gjenspeiler aktuell status i forhold til styret i Nasjonal IKT HF. PID Kortnavn Fase 29 SAFEST Gjennomføre Kommentar Ingen fremdrift på realisering av behovene. Statens Legemiddelverk skal, i samarbeid med Nasjonal IKT, utarbeide veikart for å ta i bruk europeiske datakilder på sikt. Prosjektforum har også bedt om at det på nytt vurderes kortsiktige tiltak. 45 Statistisk logganalyse Planlegge Helse Sør-Øst planlegger å realisere løsningen. Se egen sak i styremøte Prehospital EPJ Konsept Prosjektet er midlertidig pauset i påvente av ressurser. Antatt videreføring i Digital patologi Planlegging 62 Robust mobilt helsenett Planlegge 68 Rammeavtale publiseringsløsning Planlegge 2004 DIS2017 Gjennomføre Prosjektet er cirka 4 uker forsinket i henhold til plan. Årsaken er manglende kapasitet på arkitekturressurser og økonomikontroller, og at det tar tid å få etablert kontakt på riktig nivå i Direktoratet for e-helse og Helsedirektoratet. Tiltak på ressursutfordringene er iverksatt, forslag til ytterligere tiltak vil bli behandlet i prosjektstyret. Det forventes at det vil være nødvendig å utvide varigheten av planleggingsfasen, og det i den forbindelse vil bli lagt frem sak om prosjektfinansiering for utvidelsen, i neste møte i Strategirådet og styret for Nasjonal IKT. Det planlegges med godkjenning av planfasen og oppstart gjennomføringsfase i styremøtet Prosjektet har i perioden levert realiserings- og anskaffelsesstrategi og prosjektbegrunnelse. Det planlegges med godkjenning av leveransene i prosjektstyremøte Beslutningsunderlag for oppstart av gjennomføringsfasen vil behandles i prosjektstyret medio desember Prosjektet har fått godkjenning fra prosjektstyre for oppstart og aktiviteter for å nå neste milepæl i desember er godt i gang. Sentrale ressurser har meldt at de ikke har kapasitet som frigitt av helseregionen. Det arbeides med tiltak og konsekvensavklaringer. Prosjektet har i perioden hatt fokus på å sikre framdrift for besluttede prioriterte aktiviteter i Prosjektet introduserer nye tjenester som medfører behov for integrasjon og datautveksling. Integrasjonsarkitekturen som skal understøtte tjenestene er under avklaring men avklaringsprosessen er krevende å konkludere idet aktørene i helseog omsorgssektoren har ulikt syn på hvilken integrasjonsarkitektur som skal benyttes i sektoren. En justert

23 Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi PID Kortnavn 2061 Modernisert folkeregister - Helse SPHT Produsent (Fødsel og død) Programmer 58 Samordning av Neste Generasjon EPJ Fase Gjennomføre Presisere Kommentar styringsmodell for arkitektur i helsesektoren er under utarbeiding og prosjektet søker, i påvente av denne, å få gjort avklaringer basert på dagens de facto styringsmodell. Prosjektets leveranser generelt må, for å kunne levere mot den helhetlige verdikjeden som skal understøttes, suppleres med tekniske og funksjonelle leveranser i minimum en region. En pilotinstallasjon i en region vil sikre verifisering av at løsning(ene) kan understøtte aktuelle arbeidsprosess og at løsningen er skalerbar. Prosjektet har så langt ikke fått bekreftet samarbeidende region(er) i aktuelle delprosjekt. Prosjektet har i perioden jobbet med å identifisere aktuelle fokusområder for prosjektaktiviteter innen innbyggertjenester i 2018 Prosjektet er en del av Felles samarbeidsprogram for modernisering av Folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren. Prosjektet har lav fremdrift grunnet ressursmangel. Ressurser til referansegrupper for melding om dødsfall (og på noe mer sikt fødsel) trengs slik at løsningen som blir utviklet er tilpasset er tilpasset spesialisthelsetjenestens behov. Prosjektstyre må etableres. På pause inntil videre.

24 Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt-Norge Helse Nord Direktoratet for e-helse Norsk Helsenett SF Helsetjenestens driftsorganisasjon Andre aktører* Leverandører** Robust mobilt helsenett Felles infrastruktur Program for kodeverk og terminologi Én innbygger én journal 6. Avhengighetsoversikt Avhengighetsoversikt for prosjektporteføljen er en aggregert oversikt over avhengigheter som kan påvirke prosjektets evne til å oppfylle prosjektrammen, og porteføljeområdenes evne til å levere ønsket strategisk effekt. Porteføljeansvarlige i Nasjonal IKT følger opp avhengighetene slik at usikkerheten er på et akseptabelt nivå og at utfordringer håndteres. Porteføljeområdene viser hensiktsmessige inndeling av prosjekter i funksjons- og applikasjonsområder. Avhengighetene er kategorisert i fire avhengighetsområder. Leveranser: Avhengighet til leveranser fra aktør eller prosjekt som har stor påvirkning på prosjektets evne til å gjennomføres. Testmiljø: Avhengighet til kapasitet i testmiljø. Utviklingskapasitet: Avhengighet til utviklingskapasitet, eksempelvis hos en EPJ-leverandør eller leverandørdelen hos Direktoratet for e-helse. Bemanning av unike nøkkelressurser: Avhengighet til ressurser som eksempelvis er nøkkelressurser også i andre felles eller regionale prosjekter. Dette er ressurser som en ikke kan erstatte med andre eller leie inn eksternt. Overlevering: Avhengighet til mottakende aktør eller prosjekt for å kunne overlevere leveranse eller oppgave. Avhengigheter med områdeinndeling Aktører Områdeinndeling PID Prosjekter og programmer Legemiddelområdet 29.5 SAFEST realisering Prehospital 60 Prehospital EPJ 62 Robust mobilt helsenett Laboratorier 61 Digital patologi planleggingsfase Innbyggertjenester 2004 Digitale innbyggertjenester i spes.tj. 45 Statistisk logganalyse PAS-EPJ og Kurve 58 Program SANG EPJ Modernisert folkeregister Helse Produsent (Fødsel og død) Kunnskapsdeling 68 Rammeavtale Publiseringsløsning Leveranser Testmiljø Utviklingskapasitet Bemanning av unike nøkkelressurser Overlevering * HELFO, Helsedirektoratet, Apotekforeningen, Legemiddelverket, DIFI, Skattedirektoratet med flere. ** Leverandører som eksempelvis DIPS, med flere.

25 Endring i avhengigheter siste to måneder Ingen. Avhengighetsbeskrivelser 29.5 SAFEST realisering vil ha en avhengighet til leveranser fra Statens Legemiddelverk (legemiddelinformasjon, informasjonsmodeller og tjenester for å gjøre legemiddelinformasjon tilgjengelig), og leveranser fra Direktoratet for e-helse (avklaringer rundt endring av meldingsstandarder, deltagelse i forbindelse med innføring av nye standarder for legemiddelinformasjon). 60 Prehospital EPJ vil i en eventuell gjennomføringsfase være avhengig av leveranser fra Robust mobilt helsenett, og er definert som en forutsetning for innføring av P-EPJ løsning Digital patologi planleggingsfase har avhengigheter til Direktoratet for e-helse (avklaringer rundt bruk av standarder), og Helsedirektoratet (vurderinger av endringer i Biobankloven i forbindelse med Nasjonal plan for håndtering av blokker og glass). 62 Robust mobilt helsenett vil i en gjennomføringsfase være avhengig av leveranser fra Norsk Helsenett. 68 Rammeavtale publiseringsløsning for metodebøker er avhengig av unike nøkkelressurser fra Helse Sør-Øst og Helse Nord DIS 2017 inneholder en rekke viktige avhengigheter. Utvikling av ny funksjonalitet betinger leveranseevne hos samarbeidende regioner. Bredding av ferdige løsninger nasjonalt betinger teknisk evne og strategisk forankring i den enkelte region. Total innsatsfaktor og koordinering av innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten forutsetter investeringsevne og vilje i helseregioner. En del tematikk betinger avklaringer utenfor spesialisthelsetjenesten. Utvalgt funksjonalitet og tjenester som leveres via DIS 2017 har potensiale til å gjenbrukes i tjenester som planlegges utviklet hos 3.part Modernisert folkeregister Helse SPHT Produsent (Fødsel og død) er avhengig av leveranser fra Norsk Helsenett og nøkkelressurser fra Helse Sør-Øst, samt deltakelse fra regionene i gjennomføringsfasen. Prosjektet er også avhengig av koordinering og samarbeid med moderprosjektet MF Helse og dets aktører Direktoratet for e-helse, Folkehelseinstituttet, Helsedirektoratet, Kommunenes Interesseorganisasjon og Norsk helsenett samt Skattedirektoratet.

26 SAMMEN MED DIREKTORATET FOR E-HELSE NASJONAL IKT 7. Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter og programmer Diagrammet viser tidsforløpet til pågående prosjekter og antatt videreføring og mulige nye prosjekter i henhold til masterplan 2017 som en er kjent med på nåværende tidspunkt. Overordnet tidslinjer for vedtatte prosjekter DIGITAL PATOLOGI PREHOSPITAL EPJ ROBUST MOBILT HELSENETT AUTOMATISK TILDELING AV FØDSELSNUMMER FORBEDRE LEGEMIDDELINFORMASJON OG FEST STATISTISK LOGGANALYSE I BEHANDLINGSRETTEDE HELSEREGISTRE RAMMEAVTALE FOR PUBLISERINGSLØSNING FOR METODEBØKER DIGITALE INNBYGGERTJENESTER I SPESIALISTHELSETJENESTEN MODERNISERE FOLKEREGISTERET - HELSE ÉN INNBYGGER ÉN JOURNAL FELLES INFRASTRUKTUR OG ARKITEKTUR PROGRAM FOR KODEVERK OG TERMINOLOGI HELSEDATAPROGRAMMET Pågående prosjektfase Prognose for neste prosjektfaser eller finansieringsperiode Ved ikke angitt tidsperiode, så er dette ikke avklart Figur 1: Pågående prosjekter i masterplan for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF

27 Tidslinjer for pågående og planlagte prosjekter og faser Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester 61 Digital patologi Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere 60 Prehospital EPJ Forprosjekt Pauset Konsept forts. 62 Robust mobilt helsenett Konsept: Forprosjekt Planlegge Gjennomføre 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer Gjennomføre Bredde og ibrukta: Koordinere utrulling i helseforetak Gjennomføre i helseregionene 45 Statistisk logganalyse i behandlingsrettede helseregistre Planlegge Gjennomføre i helseregionene 29 Forbedre legemiddelinformasjon og FEST Planlegge (29.4) Gjennomføre (29.5) 58 Program for Samordning Av Neste Generasjons EPJ Planlegge Fase 1: Kartlegge og forvalte god praksis Pauset 68 Rammeavtale Publiseringsløsning Plan, gjennomføring og avslutning K18 Etablere felles kunnskapsstøtte Konsept Planlegge K01 Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre K16 Referansearkitektur for interregionalt integrasjon' K22 Datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Konsept Planlegge Gjennomføre Fullført eller pågående prosjektfase Prognose for neste prosjektfase Antatte gjennomføringsfaser i helseforetakene Antatt tidsperiode for å kunne starte å realisere gevinster i helseforetakene Andre relaterte prosjekter

28 Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten (DIS) Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Varsling og videresending til digitale postkasser Konsept Planlegge Gjennomføre Behandlingsrettet dialog Konseptfase Planlegge Gjennomføre Digitale skjema Konsept Planlegge Gjennomføre Samhandlingsarena Konsept Planlegge Gjennomføre Prøvesvar Konsept Planlegge Gjennomføre *) tidslinjer angir prosjektets leveranser. Ibruktakelse i regioner vil kunne foregå parallelt/i etterkant av prosjektets leveranser Pågående prosjektfase i Nasjonal IKT HF Prognose for neste prosjektfase Antatte gjennomføringsfaser i helseforetakene Antatt tidsperiode for å kunne starte å realisere gevinster i helseforetakene Andre relaterte prosjekter Felles samarbeidsprogram for modernisering av folkeregister i helse- og omsorgssektoren (MF Helse) Prosjekt / tiltak Felles samarbeidsprosjekt for modernisering av folkeregister i helse- og omsorgssektoren(mf Helse) Eier Direktoratet for e-helse Konseptutredning Planlegge Gjennomføre Innføre i helseregionene Delprosjekt MF Fødsel (inkl død) (under MF Helse) Gjennomføre Innføre i helseregionene Tiltak Kandidat Antatte gjennomføringsfaser i helseforetakene Antatt tidsperiode for å kunne starte å realisere gevinster i helseforetakene

29 8. Informasjon og prognose for tidslinje for andre relevante prosjekter og programmer Nasjonal IKT HF delfinansierer prosjekter og programmer sammen med andre aktører i helsesektoren. Disse rapporterer ikke status direkte til Nasjonal IKT HF men administrasjonen er representert i prosjekt- og programstyrer for å utøve eierinteresser inn i prosjektene og programmene. Program Felles Infrastruktur (FIA) Planer for Program Felles Infrastruktur (FIA i Direktoratet for e-helse for 2017: Navn Kort beskrivelse av oppgaver og leveranser Fase/ tidsplan Program 2051 Program FIA Felles Infrastruktur - Programmet har som mål i løpet av 2-4 år å bedre samhandlingen i helsesektoren Prosjekt Felles Legemiddelliste Riktigere behandling og færre pasientskader, Bedre utnyttelse av kapasitet og ressurser. Mer komplett datagrunnlag for fremtidig rapportering til sekundærbruk. Delprosjekt Felles Legemiddelliste (Gjennomføring 1.kv -4.kv 2019) Prosjekt Samhandling Virksomheter benytter elektronisk meldingsutveksling i stedet for papir og doble rutiner. Helsepersonell og innbyggere opplever at meldingsutvekslingen er pålitelig. Helsepersonell og virksomheter har en mer effektiv oppfølging av feilsituasjoner ved meldingsutveksling. Delprosjekter: Enhetlig meldingsutveksling, Modernisering, Forvaltning Gjennomføring 1.kv kv 2019 Prosjekt Sikkerhetsinfrastruktur Understøtte rask, enkel og sikker deling av informasjon. Innføring av nye løsninger er enklere og mindre kostnadsdrivende enn i dag. Reduksjon i tidsbruk ved innlogging til nasjonale løsninger. Delprosjekt: Autentiseringstjenester (Gjennomføring 1.kv -4.kv 2017) 2017: Gjennomføringsfase Status pr september 2017: Alle prosjektene har overordnet produsert i henhold til plan i perioden. Prosjekt Samhandling har generelt god fremdrift. Avhengighet til virksomheter og leverandører i sektoren er gul og følges opp på prosjektnivå. Prosjekt Sikkerhetsinfrastruktur har tilfredsstillende fremdrift. Enkelte områder har hatt lav fremdrift, men dette er nå under kontroll. Status for avhengigheter er endret fra gul til grønn. Prosjekt Pasientens legemiddelliste har endret status fra rød til gul på avhengigheter, primært på grunn av som følge av beslutning om planfase for Nasjonal Forskrivningskomponent (NFK). Dette innebærer at avhengigheten mot leverandørene blir noe mindre, mens avhengighet til NFKprosjektet øker. Prosjekt Arkitekturstyring rapporterer gul status overordnet grunnet delprosjekt A (Prosjekt og metode) er forsinket grunnet budsjettkutt og krevende konseptfase, samt grunnet generell risiko knyttet til knapphet på ressurser.

30 Program for Kodeverk og Terminologi(PKT) Planer for Program for Kodeverk og Terminologi i Direktoratet for e-helse for 2017: Program 2052 Prosjekt delprosjekt delprosjekt delprosjekt delprosjekt Prosjekt delprosjekt delprosjekt Program PKT Kodeverk NCP Samordning medisinske prosedyrer NLK Norsk laboratoriekodeverk PAT Patologikodeverket Utvikle helsefaglige prosedyrekodeverk for NCRP (radiologi og nukleærmedisin), NCSP (kirurgi) og NCMP (medisin) slik at de samlet sett vil gi en god og entydig oversikt over prosedyrer utført i spesialisthelsetjenesten. Mål for prosjektet er å innføre å innføre Norsk Laboratoriekodeverk som standard i kommunikasjonen av laboratorieanalyser for: 1) Medisinsk biokjemi 2) Medisinsk mikrobiologi 3) Immunologi og transfusjonsmedisin 4) Klinisk farmakologi 5) Medisinsk genetikk 6) Patologi Det overordnede mål for dette prosjektet er å utvikle en oppdatert versjon av norske SNOMED for patologi, som alle patologilaboratorier kan anvende som koder for svarrapportering for laboratorieanalyser. ICPC-2 Helsefaglig Oppdatere kodeverket ICPC, slik at det er i tråd med de siste års teknologisk utvikling og medisinsk kodeverk tilpasset EPJ og begrepsbruk. Dette innebærer å revidere kodefil for utvidet termsett for å bedre søkefunksjonalitet i EPJ. samhandling Prosjektet er avsluttet Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase ICD11 Vurdere oppgradering av ICD10 til ICD 11 Konseptutredning Terminologi NRC Terminologisenter MÅL Målbilde kodeverk og terminologi Etablere og organisere et nasjonalt terminologisenter (national release center) med ansvar for utvikling og forvaltning av SNOMED CT på norsk. Utvikle et dokument som beskriver målbilde og behov innenfor kodeverk og terminologi. Gi innspill til kravspesifikasjon hos EIEJ og Helse Midt prosjektet «Helseplattformen» Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase delprosjekt PTANN Pilot tannhelse Gjennomføre en pilot for tannhelsen der en norsk SNOMED CT terminologi utprøves på en tannklinikk. Gjennomføringsfase delprosjekt Prosjekt delprosjekt Prosjekt delprosjekt delprosjekt PTERM Pilot terminologi Kodingskvalitet OMK Opplæring medisinsk koding IKT Støtte for kodeverk og terminologi HIS Helhetlig IKT-støtte FOV Forbedring av forvaltning kodeverk Delprosjektet er etablert for å kunne gjennomføre praktisk utprøving av SNOMED CT på ulike områder som etterspør denne type terminologi. I første omgang gjennomføres en systemtest av EPJ med klinikere involvert for uttesting av SNOMED CT som utfyllende terminologi for anatomisk lokalisasjon i arketyper. Identifisere og innføre prioriterte opplæringstiltak for å sikre god kvalitet i medisinsk koding Etablere en løsning for sentral lagring, forvaltning og publisering av alle relevante kodeverk og terminologier. Gjennomføre endringer og tilrettelegge for vellykket langsiktig forvaltning av helsefaglige kodeverk. Forvaltning av helsefaglige kodeverk skal gjennomføres på mest effektiv måte, og med tilstrekkelig høy kvalitet for å møte sektorens forventninger og behov. Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase

31 Status pr september 2017: 3 av 4 prosjekter har status» grønn for fremdrift. Ressurssituasjon er bedret, tross noen ressursutfordringer i prosjekt Kodeverk: Det er noen mindre alvorlige forsinkelser i prosjekt Terminologi.

32 Prosjekt Kodeverk: Delprosjektene Norsk laboratoriekodeverk og Patologikodeverk har status fremdrift gul, mens Optimalisering av ICPC-2 og Prosedyrekodeverk for patologi har status grønn. Prosjekt Terminologi: Delprosjekt NRC Terminologisenter og Pilot terminologi har grønn status på fremdrift, mens Pilot tannhelse og Referanseterminologi har gul status. Prosjekt Kodingskvalitet: Alle delprosjekt; Opplæring medisinsk koding, Målbilde terminologi og kodeverk og Terminologi for sykepleiepraksis har grønn status på fremdrift. Prosjekt IKT-støtte: Begge delprosjekter har grønn status på fremdrift (IKT-løsning for kodeverk og terminologi, Forbedring av forvaltning kodeverk).

33 9. Korte prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde og Nasjonal e-helsestrategi Tabellen viser en kort beskrivelse for prosjektene og programmene, og hvordan deres antatte gevinstområder er knyttet mot målsetninger som beskrevet i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og Nasjonal e-helsestrategi. Tabell oppdatert november 2017: Lagt til strategisk knytning mot Nasjonal e-helsestrategi. Publisert informasjon om prosjektene og programmene finnes på Primært mål som understøttes: Sekundære mål som understøttes: Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKTstrategi for spesialisthelsetjenesten Nasjonal e-helsestrategi Kortnavn SAFEST realisering Statistisk logganalyse Prehospital EPJ Digital patologi Robust mobilt helsenett Program SANG EPJ Rammeavtale publiseringsløsning Kort beskrivelse av leveranser og oppgaver Gjøre tilgjengelig forbedret legemiddelinformasjon. Etablere og rulle ut løsning for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre. Vurder og anbefal konsepter for regional og felles nasjonale løsninger for elektronisk pasientjournal for den prehospital verdikjede. Planlegge foreslåtte prosjekter fra konseptfasen for å nå fremtidsbildet Digital Patologi, og utrede en nasjonal plan for blokker, glass og digitale snitt. Vurder gjennomførbarhet av anbefalt konsept og foreta planlegging av gjennomføringsfase for felles nasjonal løsning for et robust mobilt helsenett. Samordne felles nasjonale føringer for EPJ med gode og likeverdige helsetjenester. Anskaffe rammeavtale for publiseringsløsning av metodebøker. Gode digitale løsninger for pasienten Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet IKT-støtte for helhetlige standardiser te pasientforløp Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker Digitalisering av arbeidsprosesser Bedre sammen-heng i pasientforløp Bedre bruk av helsedata Helsehjelp på nye måter Felles grunnmur for digitale tjenester Nasjonal styring av e- helse og økt gjennomførin gsevne

34 Modernisert folkeregister Helse SPHT Produsent (Fødsel og død) Felles infrastruktur og arkitektur (FIA) Program for kodeverk og terminologi (PKT) Digitale Kravstille og utvikle nasjonale innbyggertjenester i innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten spesialisthelsetjenesten. Helsedataprogrammet Én innbygger én journal Prioriterte prosjektkandidater Etablere felles kunnskapsstøtte Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre Sikre god overgang til modernisert folkeregister, ved å utnytte nye muligheter som å digitalisere innsendelse til folkeregisteret og å kontrollere distribusjon av folkeregisteropplysninger i sektoren gjennom felles komponenter, og etablere koordinert forvaltning i sektoren. Vurdere, utrede og iverksette tiltak på kort og mellomlang sikt som bedrer samhandlingen i sektoren. Utvikle og tilrettelegge for standardiserte kodeverk og terminologier for øvrige aktører i sektoren. Bidra til bedre utnyttelse, bedre kvalitet, enklere innrapportering og sikrere håndtering av data i de nasjonale helseregistrene. Vurdere behov og realiseringsmuligheter av en felles nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste i tråd med anbefalingene i utredning av «Én innbygger én journal» og basert på erfaringer fra arbeidet med Helseplattformen. Utrede konsept for å tilby felles klinisk kunnskapsgrunnlag for helsepersonell. Kunnskapsgrunnlaget kan være veiledere, prosedyrer, retningslinjer og annen formalisert kunnskap som støtter helsepersonell i arbeidet. Prosjektet skal både utrede konsepter for teknisk systemstøtte og organisatorisk forvaltning av kunnskapen. Prosjektet bygger videre på arbeidet gjort i Tiltak 50 'Kunnskapsbasert pasient-planlegging'. Prosjektet skal undersøke gapet mellom behov for grunndata i lokale/regionale løsninger og det som tilbys i sentrale registre inklusive RESH, samt foreslå

35 Referansearkitektur for interregionalt tjenestelag for integrasjon Elektronisk datafangst pasientsikkerhetsprogrammet modeller for styring og forvaltning av grunndata, sentralt og i regional/lokal anvendelse. Utarbeide og anbefale referansearkitektur og styringsstruktur for et interregionalt tjenestelag for datautveksling på tvers av regioner og eksterne aktører. I tillegg anbefale konsept for realisering av en slik interregional tjeneste. Sikre elektronisk datafangst for alle innsatsområdene i pasientsikkerhetsprogrammet innen to år. Prosjektet vil først og fremst utnytte dagens IKT-plattformer. Målet er å kunne bruke data til forbedringsarbeid og følge implementering av innsatsområdene.

36 Styremøte i Nasjonal IKT HF STATUSRAPPORT TILTAK 29.5 SAFEST realisering PROSJEKTEIER Nasjonal IKT HF SATSINGSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Gro - Ung STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FORRIGE Y Y NÅ Y Y Generell status: Statens Legemiddelverk anbefaler ikke en «begrenset» gjennomføring innenfor de 3,2 MNOK som er satt av i porteføljebudsjettet for De har startet en intern utredningsaktivitet om forbedring av virkestofforskrivning, og i den forbindelse vil de også se på mulige synergier med virkestofforordning, som inngår i kravene fra 29.4 SAFEST planlegging. Resultatet var planlagt å foreligge , men er noe forsinket. FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER Y Y Y Y Strategiråd (tidligere Prosjektforum) har fått presentert Statens Legemiddelverks tilnærming til arbeidet med å utnytte europeiske datakilder, og har bedt om at det utarbeides målbilde og veikart for dette arbeidet. Strategirådet har også understreket at fortsatt er ønskelig at det blir vurdert mulige kortsiktige tiltak for forbedring av legemiddelinformasjon. ØKONOMI Y Y RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE RISIKOREDUSERENDE GREP

37 Styremøte i Nasjonal IKT HF STATUSRAPPORT TILTAK 61.1 Digital patologi PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Line Rodahl Dokset, Sykehuspartner HF OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI BESKRIVELSE 1. Forsinket gevinstrealisering grunnet sen oppstart av regionale prosjekter/aktiviteter 2. Manglede tilslutning fra helseregionene som følge av manglende forankring. 3. Manglende forankring hos Helsedirektoratet og Direktoratet for e-helse STATUS RISIKO FORRIGE G Y G G G NÅ RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Løpende dialog med aktuelle prosjekter og fagmiljø. Avgrensning. 2. Tett samarbeid med helseregionene 3. Tett dialog med direktoratene i tillegg til rapportering til NUIT G Y Y Y G KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER Noe lavere leveransekapasitet enn forventet fra enkelte ressurser. Det avventes tilbakemeldinger på aksjoner. Fremdriften er blitt påvirket av at det tar mer tid enn forventet, å få opprettet kontakt med eksterne interessenter, for forankring og planlegging. FERDIGSTILTE MILEPÆLER MP1 Finansiering og oppstart besluttet MP2 Første prosjektsamling gjennomført MP3 Prosjektproduktene for gjennomføringsfasen er detaljert MP4 Utredning nasjonal plan for blokker, glass og digitale snitt 0,7 versjon levert på høring MP5 Arkitekturprinsipper og målbilde 0,7 versjon leveres uke 40 MP6, 7, 8 faseplan 0,7 vesrjonfor 1. 2 og 3 gjennomføringsfase er levert MP9 gevinstplan 0,7 versjon levert MP10 gevinstplan endelig versjon levert MP11 Business Case er oppdatert MP12 Oversending av utredning og brev til Helsedirektoratet MP13 Resultat fra Helsedirektoratet behandles og kommuniseres MP14 Faseplan for første gjennomføringsfase NESTE MILEPÆLER (med organisering) - endelig versjon foreligger. Faseplan for gjenstående faser 0,7 versjon levert MP15 Styringsdokumentasjon, Arkitekturdokumentasjon, Erfaringslogg og Business Case - endelig versjon foreligger MP16 Leveranser avsluttet MP17 Prosjekt dokumentasjonen er godkjent av prosjekteier ved BP3 MP18 Sak om finansiering av gjennomføringsfase er behandlet i styret

38 Styremøte Nasjonal IKT Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 62 Robust Mobilt Helsenett PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Rune Holger Andersen HF Sykehuspartner STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI FORRIGE G G G G G NÅ G G G G G Avgrensning og innhold: Innhold av konsepter for videre planlegging og avgrensning i forhold til luftambulansetjeneste godkjent i prosjektstyremøte Ressurser: Alle ressurser er med videre i den utvidede planfasen. Ressurser for gjennomføringsfasen er under planlegging. Fremdrift: Prosjektstyremøte vil behandle avslutning av planfasen. Prosjektstyremøte (dato er under avklaring) vil behandle leveransene knyttet til oppstart av gjennomføringsfasen. Oppstart av gjennomføringsfase er planlagt behandlet i NIKT-prosjektstyremøte Eksterne avhengigheter: Ingen eksterne avhengigheter avdekket i denne perioden. Økonomi: Budsjett for forlengelse av planfasen ble godkjent i NIKT styremøte Ved utgangen av oktober er prosjektet innenfor godkjent budsjett. RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Kan avtaler inngått av regioner/foretak komme i konflikt med anskaffelser som følger prosjektet? 2. Avklaring mot Akuttmedisinforskriften 3. Kan vekt og størrelse være en begrensende faktor for å få installert løsning? RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Avklaringer ift HSØs avtale med DXC følges opp av prosjektleder. 2. NIKT avklarer mot HDIR. 3. Prosjektet følger opp mot regionene og Sykehusinnkjøp HF. Vil bli redegjort for i prosjektstyremøte M 13 (revidert) Drifts- og Forvaltningsmodell godkjent i prosjektstyremøte Avslutning av planfase Prosjektstyremøte Godkjenning av underlag for oppstart av gjennomføringsfase Prosjektstyremøte Behandling av avslutning Planfase og oppstart av Gjennomføringsfase i NIKT-styremøte

39 Nasjonal IKT Styre Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 68 Rammeavtale publiseringsløsning PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Odd Hilt Sykehusinnkjøp HF STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD FORRIGE G NÅ G Prosjektet har fått godkjenning fra prosjektstyre for oppstart og aktiviteter for å nå neste milepæl i desember er godt i gang RESSURSER G Y FREMDRIFT G G EKSTERNE AVHENGIGHETER G G ØKONOMI G G RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Ressurser for prosjektet kan ikke jobbe så mye som etterspurt 2. Helseregionene blir ikke enige om finansieringsmodell som fremmer bruk av felles metodebøker RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Sørge for tilgjengelighet på eksisterende ressursene for hele prosjektperioden 2. Krav til finansieringsmodell er å legge til rette for bruk av felles metodebøker M2.0 Prosjektstart M2.1 Når utkast til kontrakt er klar til kvalitetssikring i regionene M2.2 Når utkast til kontrakt er godkjent

40 Status pr STATUSRAPPORT TILTAK DIS 2017 (Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE Selvbetjening og samhandlingsløsninger PROSJEKTLEDER Line Ringheim, Direktoratet for e-helse STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI FORRIGE G G Y Y G NÅ G G Y Y G Fremdrift og økonomi Prosjektet jobber med utvikling av felleskomponenter som er besluttet levert i 2017 på helsenorge. Prosjektforslag for digital dialog med behandlende enhet er forsinket ifht opprinnelig plan da utarbeidelse av overordnet løsningsbeskrivelse krever mer tid til ferdigstillelse. Prosjektet jobber med å ferdigstille konseptretning for personlig kunnskapsoversikt som skal til forankring i midten av november. Det er ulikt syn på valg av integrasjonsarkitektur i regionene, noe som kan påvirke løsningsvalg for digital dialog. Prosjekt DIS-2017 leverer avtalte leveranser forberedt for pilotering. Pilotering gjennomføres mot aktuelle region(er) etter avtale Prosjektet vil presentere anbefalte fokusområder for leveranseåret 2018 (DIS 2018) i prosjektstyremøte Totalforbruk pr er 17,7 MNOK som er ihht forventet kostnadsutvikling RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER * BESKRIVELSE Manglende prioritering av pilotering av nasjonale innbyggertjenester som forsinker erfaringsinnhenting RISIKOREDUSERENDE GREP Tettere samarbeid med regionene, samt at det tas mer hensyn til tekniske og organisatoriske forutsetninger for pilotering og bredding i konseptarbeidet : September release helsenorge.no i produksjon 27.11: November-release på helsenorge.no i produksjon 31.12: Ferdigstilt prosjektforslag for digital dialog med behandlende enhet 31.12: Ferdigstilt konseptretning for personlig kunnskapsoversikt

41 Nasjonal IKT Styre Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK MF Helse SPHT Produsent (tidl prosjekt MF Fødsel) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE Felles tjenester PROSJEKTLEDER Eivind Melvold STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI FORRIGE G Y G G G NÅ G Y Y G G Ressurser Virksomhetsarkitekt ikke tilgjengelig før Følgende ressurser er forespurt via NIKT men er ikke blitt tildelt prosjektet: Prosjektstyreleder fra RHFene, leger til referansegruppe død, kontaktperson fra Helse Nord og jordmor fra Helse Vest og Helse Nord til referansegruppe fødsel. Fremdrift Styringsdokument v.0.9 er under arbeid og skal være klart til programstyret for BP3 den Forankring og etablering av regionale samarbeidsprosjekt for HMN og HV er under arbeid og i hht. plan. Kartlegging av endringstiltak ifm. ny løsning for melding om dødsfall er startet. Koordinering med edår etablert. Etablering av samarbeidsprosjekt for HSØ og HN og kartlegging av arbeidsprosesser og innføringstiltak tar tid pga mangel på ressurser fra regionene. RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1.Prosjektet får ikke tilstrekkelig prioritet eller tildelt kapasitet fra spesialisthelsetjenesten (SPHT) 2. Etablering av regionale samarbeidsprosjekter tar tid 3.Manglende eierskap og styring i SPHT 4.Helse ID er ikke innført i alle HF RISIKOREDUSERENDE GREP 1.Purre på bestilte ressurser fra SPHT 2.Etablere regionale kontaktpersoner så tidlig som mulig 3.Etablere prosjektforslag og forankre prosjekt og planverk i regionene 4.Kartlegge nødvendige innføringstiltak for å ta i bruk HelseID 1.9 Funksjonell løsningsbeskrivelse for MF Fødsel klar for godkjenning i MF Helse Styringsdokument klar for godkjenning til styringsgruppe Tilslutning til planlegging av prosjektet og videre arbeid med styringsdokument fra programstyret BP3: Prosjektet godkjennes for gjennomføring av programstyret Regionale samarbeidsprosjekt er etablert og planlegging av innføringsarbeid er startet

42 Vedlegg 102 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 102/17 O Revidering av mandater for Prosjektforum og fagforumene i Nasjonal IKT HF Bakgrunn Revidering av innretningen av Prosjektforum har blitt behandlet både i Prosjektforum (Sak 53/17) og styret (Sak 93/17 D). Behov for endringer er fremkommet i forbindelse med arbeidet med operalisering av felles IKT-strategi og erfaringer fra innkjøpsprosjektet for ny AMK-teknologi. Nasjonal IKT HFs erfaringsrapport fra prosjektet anbefaler at regionene og Nasjonal IKT etablerer en felles funksjon som gir forpliktende råd på arkitekturavklaringer i interregionale prosjekter. Dagens Prosjektforum i Nasjonal IKT-samarbeidet kan vurderes å gis et utvidet mandat som et slikt «teknologiråd». Dagens mandat for Prosjektforum er utdatert. Mandatet for Prosjektforum vil være førende for øvrige mandater. Det er derfor ønskelig å se de øvrige mandatene i sammenheng med Prosjektforum og revidere de samtidig. Status Styret stilte seg bak revidert forslag til innretning av Prosjektforum med hensyn til Prosjektforums hovedformålet, hovedoppgaver og sakstyper (Sak 93/17 D) i møtet i august. Basert på dette samt innspill da saken ble behandlet i Prosjektforum er mandat for Prosjektforum vedlagt denne saken. Mandat for Prosjektforum er førende for mandatene til de andre fagforumene i Nasjonal IKT HF. Ny mandater for Systemeierforum, Fagforum for klinisk IKT, Fagforum for arkitektur og Fagforum for porteføljestyring er også vedlagt denne saken. Mandatet for Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre ble nylig revidert og forankret i styret (Sak 90/17) og blir derfor ikke behandlet her. Denne saken er omfattende og har mange vedlegg. De viktigste momentene er oppsummert i dette saksdokumentet under overskriften «Oppsummering». Oppsummering 1. Forslag til nytt navn på Prosjektforum 1

43 Vedlegg 102 Under behandlingen av innretning av Prosjektforum har det blitt stilt spørsmål om navnet Prosjektforum er dekkende. Alternative navn har blitt diskutert. Under diskusjonen av saken i Prosjektforum kom forslaget om nytt navn Strategiforum for Nasjonal IKT opp. Administrasjonen støtter dette forslaget og benytter det nye navnet i tilhørende vedlegg. 2. Hovedoppgaver, formål og saksgang mellom forumene Under prosessen med å revidere mandatene for forumene har vi sett behov for å tydeliggjøre formål og hovedoppgavene til forumene samt saksgang og sammenheng mellom dem. Det har blitt utarbeidet en oversikt over forumenes hovedoppgaver og formål som er oppsummert i tabellen under. Hovedformålet med forumene er å bidra til bedre samordning, gjenbruk og høyere grad av standardisering mellom de fire helseregionene for å oppnå gode og likeverdige helsetjenester. I tillegg har hvert forum et eller flere spesifikke formål som er listet i tabellen. Forum Hovedoppgave Formål Strategiråd Nasjonal IKT Fagforum for klinisk IKT Fagforum for arkitektur Fagforum for porteføljestyring Systemeierforum Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre Gir råd og forankrer interregional arkitektur, samt innstiller Nasjonal IKT prosjektportefølje. Utarbeide beskrivelser av behov, målbinder og nytte for nye kliniske systemer. Utarbeide arkitekturprinsipper, anbefalinger og felles referansemodeller. Samordne prosjektporteføljen og felles veikart. Samordne god praksis og metode. Samordner god praksis for implementering, bruk og forvaltning av dagens kliniske informasjonssystemer. Definere og gjennomføre tiltak for standardisering av tekniske løsninger for medisinske kvalitetsregistre. Tildeler midler til formålet. Oppnår strategisk koordinering, prioritering samt forankring av en felles tilnærming til viktige spørsmål innen e-helse. Sikrer at IKT-løsninger utvikles i henhold til forbedring av klinisk virksomhet. Oppnår mer samordnet virksomhetsarkitektur og felles praksis. Oppnår mer samordnede prosjektporteføljer og felles praksis. Oppnår mer samordning av dagens kliniske informasjonssystemer. Oppnår standardiserte tekniske løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Figuren under viser en skisse over saksgangen mellom fagforumene, Strategiråd Nasjonal IKT og styret. 2

44 Vedlegg Felles retningslinjer og bemanning av forumene For å samordne og standardisere forumene på områder der det er formålstjenlig har administrasjonen utarbeidet felles retningslinjer for forumene som også er vedlagt denne saken (vedlegg 8). De reviderte mandatene er basert på disse retningslinjene. Under prosessen med å revidere mandatene for forumene har vi også sett behov for å vurdere riktig ressursbruk til forumene, både for helseregionene og for Nasjonal IKT HF. En oversikt over deltakelse i forumene inkludert nivå på belastning deltakelsen medfører er vedlagt denne saken (vedlegg 7). Tallene er basert på dialog med forumslederne. Årlig bemanningsbehov fra helseregionene etter revisjonen av mandatene er redusert med cirka 3,5 årsverk. Årsakene til reduksjonen er nedgang i antall møter for noen av forumene, økt fokus på hovedoppgaver og mer realistisk estimering av behovet. Administrerende direktørs vurdering Prosessen med revidering av mandatene har vært nyttig, både for å tydeliggjøre forumenes hovedoppgaver og formål, samt saksflyten mellom dem og samordning av forumene der det er formålstjenlig. Etter behandlingen i styret vil forumslederne være ansvarlig for å gjøre justeringer i forhold til reviderte mandater, inkludert vurdering av rett bemanning og etablering av årshjul for Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 3

45 Vedlegg 102 Vedlegg 1. Vedlegg 1: Mandat for Strategiråd Nasjonal IKT 2. Vedlegg 2: Mandat for Fagforum for klinisk IKT 3. Vedlegg 3: Mandat for Fagforum for arkitektur 4. Vedlegg 4: Mandat for Fagforum for porteføljestyring 5. Vedlegg 5: Mandat for Systemeierforum 6. Vedlegg 6: Ansvarsmatrise 7. Vedlegg 7: Medlemmer og ressursbehov 8. Vedlegg 8: Felles retningslinjer for forumene 4

46 Mandat for Strategiråd for Nasjonal IKT Dato: Versjonsnr.: 1.0 Godkjenning Organisasjon Navn Dato Versjonsnr. Nasjonal IKT HF Gisle Fauskanger

47 Innhold 1 Innledning og bakgrunn Formål Ansvar og oppgaver Forumets ansvar Saker som behandles av Strategiråd for Nasjonal IKT Vedtakskategorier Deltakernes ansvar Sekretariatets ansvar Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger Organisering og sammensetning Organisering Sammensetning Møtefrekvens Finansiering og drift Evaluering og videreutvikling Dokumentstyring Endringshistorikk... 6 Referanser til andre dokumenter Nr. Dokumentnavn Versjon Dato Link 1 Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten (Felles IKT-strategi) v Link Mandat for Prosjektforum 2

48 1 Innledning og bakgrunn Nasjonal IKT ble opprettet etter initiativ fra Helsedepartementet i 2003, og er spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Nasjonal IKT HF ble opprettet i 2014 og skal understøtte de mål som spesialisthelsetjenesten setter seg innenfor IKT. Samhandling gjennomføres i forumer sammensatt av representanter fra de fire regionale helseforetakene. Målsetningen for forumene er å følge opp felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og prioriterte behov fra helseregionene. 2 Formål Hovedformålet med Strategiråd for Nasjonal IKT er å bidra til bedre samordning, gjenbruk og høyere grad av standardisering innen e-helse mellom de fire helseregionene for å bidra til å oppnå gode og likeverdige helsetjenester. Strategiråd for Nasjonal IKT skal være en arena for strategisk koordinering, innstilling til prioritering samt forankring av en felles tilnærming til viktige spørsmål innen e-helse på interregionale og nasjonale områder. Strategiråd for Nasjonal IKT skal være en arena for å drøfte helseregionenes ulike synspunkter og perspektiv på interregionale og nasjonale områder. 3 Ansvar og oppgaver 3.1 Forumets ansvar Forumet er en arena for strategisk koordinering, innspill til prioritering og forankring for interregional prosjektportefølje. Forumet er helseregionenes felles funksjon som gir råd, på vegne av de regionale helseforetakene, i interregionale prosjekter. Strategiråd for Nasjonal IKT har ansvar for arkitekturstyring av interregionale prosjekter og tiltak. Forumet er rådgivende om god praksis for interregional e-helse og har en rådgivende rolle for felles prinsipper, standarder, modeller og metodikk på strategisk nivå. Forumet er et virkemiddel for sikre samarbeid og å gjøre relevante avklaringer innen e-helse på tvers av spesialisthelsetjenesten. Dette inkluderer også å diskutere og belyse områder hvor de regionale helseforetakene har ulike synspunkter. Mandat for Prosjektforum 3

49 3.2 Saker som behandles av Strategiråd for Nasjonal IKT Forumet skal behandle saker som understøtter forumets formål. Noen saker skal til videre behandling i styret i Nasjonal IKT HF. Eksempler på saker som anbefales av Strategiråd for Nasjonal IKT og besluttes i Nasjonal IKT HFs styre er definering av prosjektporteføljen og tiltak i forbindelse med brudd på toleransegrenser for pågående interregionale prosjekter. Det vil også være andre saker av strategisk interregional betydning som anbefales i Strategiråd for Nasjonal IKT før det behandles i Nasjonal IKTs styre. Strategiråd for Nasjonal IKT behandler også saker som ikke skal videre til Nasjonal IKTs styre men som likevel Strategiråd for Nasjonal IKT gir råd og forankring om. Strategiråd for Nasjonal IKT er også en sentral arena for å drøfte helseregionenes ulike synspunkter og perspektiv på interregionale og nasjonale områder. Strategiråd for Nasjonal IKT skal saksbehandle eventuelle uenigheter slik at disse kan eskaleres til rett nivå for raskes mulig avklaring. I tillegg vil det være saker på Strategiråd for Nasjonal IKTs agenda om prosjekter og aktiviteter utenfor Nasjonal IKT-porteføljen som har interesse for fellesskapet. Anbefalinger til helseregionene følges opp i den enkelte helseregion. 3.3 Vedtakskategorier Forumet skal behandle saker med følgende vedtakskategorier: Orientering: Saker med informasjon som forumets deltakere skal bli informert om. Drøfting: Beslutning: Saker som forumets deltakere skal drøfte og gi sine betraktninger på. Saker hvor forumet skal vedta, tilslutte eller anbefale. 3.4 Deltakernes ansvar Medlemmenes utnevnes av og representerer sine respektive helseregioner. Observatører utnevnes og representerer sine virksomheter. Deltaker skal sørge for nødvendig saksbehandling i egen helseregion eller virksomhet. Deltakere skal formidle innhold og vedtak til egen region eller virksomhet. Faste møtende observatører deltar på møtene. 3.5 Sekretariatets ansvar Sekretariatet har følgende ansvar for gjennomføring av møter: Mandat for Prosjektforum 4

50 Innkalle til møter i henhold til årsplan, og sende ut saksunderlag til møter minst en uke i forveien. Håndtere praktisk tilrettelegging og fasilitere møter. Skrive og tilgjengeliggjøre referat, inkludert tydeliggjøre ansvar for oppfølgingspunkter. Sekretariatet skal bistå forumleder etter avtalt omfang. 4 Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger Fagforumet er et rådgivende organ, og kan ikke gjøre vedtak for en helseregion. Fagforumet kan gi råd og anbefalinger innen temaer som kan ha konsekvens for en helseregion. 5 Organisering og sammensetning 5.1 Organisering Leder for forumet er administrerende direktør i Nasjonal IKT HF. Sekretariat for forumet utøves av Nasjonal IKT HF. 5.2 Sammensetning Helseregionene utpeker inntil to representanter hver, hvorav en av disse utpekes som hovedkontakt. Helseregionenes representanter skal i sum inneha kompetanse innen arkitekturstyring, porteføljestyring og helsefag. Direktoratet for e-helse og Norsk Helsenett SF kan stille med en observatør hver. Ledere fra Fagforum for arkitektur, Fagforum for klinisk IKT, Fagforum for porteføljestyring og EPJ Systemeierforum stiller som observatører for de respektive forumene. 6 Møtefrekvens Strategiråd for Nasjonal IKT skal ha skal ha en årlig plan for aktiviteter og møtefrekvens. Det skal gjennomføres møter i forkant av de 5 årlige møtene i Nasjonal IKTs styre. Ytterligere møter kan gjennomføres ved behov. 7 Finansiering og drift Deltakelse finansieres av egen virksomhet. Møtekostnader finansieres av Nasjonal IKT HF. Mandat for Prosjektforum 5

51 8 Evaluering og videreutvikling Forumet skal evaluere sitt virke årlig og utarbeide forslag til forbedringer av forumet. 9 Dokumentstyring Forumet innstiller til endringer i mandatet. Mandatet godkjennes av administrerende direktør for Nasjonal IKT HF. 9.1 Endringshistorikk Versjon Endring Dato Forfatter 1.0 Etter behandling i Prosjektforum Siv Ingebrigtsen Mandat for Prosjektforum 6

52 Mandat for Fagforum for klinisk IKT Dato: Versjonsnr: Godkjenning

53 Organisasjon Navn Dato Versjonsnr. Nasjonal IKT HF Gisle Fauskanger Navn på dokumentet med versjonsnummer 2

54 Innhold 1 Innledning og bakgrunn Formål Ansvar og oppgaver Forumets ansvar Sammendrag av ansvaret til forumet Ansvarsområder... Feil! Bokmerke er ikke definert. 3.2 Sakstyper Vedtakskategorier Deltakernes ansvar Sekretariatets ansvar Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger Ansvarsmatrise for forumet Organisering og sammensetning Rapportering... Feil! Bokmerke er ikke definert. 5.2 Organisering Sammensetning Møtefrekvens Finansiering og drift Evaluering og videreutvikling Dokumentstyring Endringshistorikk... 7 Referanser til andre dokumenter Nr. Dokumentnavn Versjon Dato Link 1 Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten (Felles IKT-strategi) v Link Navn på dokumentet med versjonsnummer 3

55 1 Innledning og bakgrunn Nasjonal IKT ble opprettet etter initiativ fra Helsedepartementet i 2003, og er spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Nasjonal IKT HF ble opprettet i 2014 og skal understøtte de mål som spesialisthelsetjenesten setter seg innenfor IKT. Samhandling gjennomføres i forumer sammensatt av representanter fra de fire regionale helseforetakene. Målsetningen for forumene er å følge opp felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og prioriterte behov fra helseregionene. Felles IKT-strategi har definert et felles fremtidsbilde for IKT innen spesialisthelsetjenesten. Fremtidsbildet beskriver hvordan helseregionene og Nasjonal IKT HF skal bidra til at det langsiktige målbildet realiseres. Spesifisering av dette målbildet fordrer tett samarbeid med helsepersonell med IKT-kompetanse. Fagforum for klinisk IKT skal sikre samhandling for slike innspill. 2 Formål Hovedformålet er å bidra til bedre samordning, gjenbruk og høyere grad av standardisering mellom de fire helseregionene for å oppnå gode og likeverdige helsetjenester. Fagforum for klinisk IKT skal sikre at IKT-løsninger utvikles i henhold til forbedring av klinisk virksomhet. Fagforumet skal utarbeide beskrivelser av behov, målbilder og nytte av nye kliniske system. 3 Ansvar og oppgaver 3.1 Forumets ansvar Fagforum for klinisk IKT sine viktigste arbeidsoppgaver: Etablere og vedlikeholde et langsiktig målbilde for funksjonalitet, kunnskaps- og informasjonsstruktur i kliniske IKT-systemer. Målbildet skal baseres på norsk og internasjonal forskning, evaluering, teknologiutvikling og erfaring, samt sørge for at IKT-teknologi utnyttes optimalt og får høy nytteverdi- og brukskvalitet for utøvende klinikere. Gi innspill til årlig prioritering av nye prosjekt og program ut i fra mulige gevinster, samt bidra i utarbeiding av mer langsiktige prosjektplanlegging og veikart. Berike prosjektforslag og innspill til strategier ut fra klinisk perspektiv, politiske føringer og tilpasset Nasjonal IKT sin gjeldende strategi og tiltaksplan. Sikre relevant dialog med interregionale fagdirektører for å sørge for helsefaglig forankring i Nasjonal IKT sitt virke. Navn på dokumentet med versjonsnummer 4

56 Opprette og avslutte arbeidsgrupper der dette er formålstjenlig. 3.2 Saker som behandles av Fagforum for klinisk IKT Forumet skal behandle saker som understøtter forumets formål. Noen saker skal til videre behandling i Strategiråd for Nasjonal IKT eller i styret i Nasjonal IKT HF. Anbefalinger til helseregionene følges opp i den enkelte helseregion. Sakstype Prosjektforslag Pågående prosjekt Masterplan Erfaringsutveksling, samordning og kompetanseutvikling Ønsket resultat av saksbehandling Drøftet og gitt innspill prosjektforslag. Drøftet og gitt innspill på pågående prosjekt. Gitt innspill på mulige gevinster for ulike prosjektkandidater, og risiko knyttet til gevinstrealisering. Utvekslet erfaringer, kompetanseutvikling og foreslå samordningsaktiviteter for felles behov. 3.3 Vedtakskategorier Forumet skal behandle saker med følgende vedtakskategorier: Orientering: Saker med informasjon som forumets deltakere skal bli informert om. Drøfting: Beslutning: Saker som forumets deltakere skal drøfte og gi sine betraktninger på. Saker hvor forumet skal vedta eller anbefale. 3.4 Deltakernes ansvar Medlemmer representerer sine respektive helseregioner. Observatører representerer sine virksomheter. Deltaker skal sørge for nødvendig saksbehandling i egen helseregion eller virksomhet før møtet. Deltakere skal stille på alle møter, eventuelt sørge for stedfortreder. Deltakere skal formidle innhold og vedtak til egen region eller virksomhet. Faste møtende observatører deltar på møtene, mens observatører utover dette deltar på møtene ved behov. 3.5 Sekretariatets ansvar Sekretariatet har følgende ansvar for gjennomføring av møter: Innkalle til møter i henhold til årshjul, og sende ut saksunderlag til møter minst en uke i forveien. Håndtere praktisk tilrettelegging og fasilitere møter. Navn på dokumentet med versjonsnummer 5

57 Skrive og tilgjengeliggjøre referat, inkludert å tydeliggjøre ansvar for oppfølgingspunkter. Bistå forumleder etter avtalt omfang. 4 Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger Fagforumet er et rådgivende organ, og kan ikke gjøre vedtak for en helseregion. Fagforumet kan gi råd og anbefalinger innen temaer som kan ha konsekvens for en helseregion. En forutsetning er at ressurser er tilgjengelig i helseregionene for å gjennomføre de tiltak som felles IKT-strategi legger opp til, og de tiltak som fagforumet anbefaler. Det er en forutsetning for oppfyllelse av fagforumets formål at ansvaret definert i punkt 3.1 utføres, og at helseregionene samler, strukturer og tilgjengeliggjør informasjonen i et felles bibliotek. 4.1 Ansvarsmatrise for forumet Ansvarsmatrise som viser sammenhengen mellom fagforumene, Strategiråd for Nasjonal IKT og andre relevante aktører, gjelder også for dette fagforumet. 5 Organisering og sammensetning 5.1 Organisering Forumet eies av administrerende direktør i Nasjonal IKT HF. Leder for forumet utnevnes av eier av forumet. Sekretariat for forumet utøves av Nasjonal IKT HF. 5.2 Sammensetning Deltakerne har kompetanse innenfor bruk av IKT-løsninger i klinisk virksomhet. Medlemmer skal selv ha arbeidet som helsepersonell ved norske helseforetak. De skal i tillegg ha erfaring med implementering av kliniske IKT-systemer, ha erfaring med å utarbeide IKT-strategier eller ha drevet forskning innen helseinformatikk. Majoriteten av medlemmene skal arbeide ved et helseforetak, og det skal være minst to klinisk aktive medlemmer til enhver tid. Helseregionene utpeker inntil to representanter hver, hvorav en av disse utpekes som hovedkontakt. Nasjonal IKT HF anbefaler at de regionale fagdirektørene kommer med forslag til representasjon. Fagforum for klinisk IKT skal være tverrfaglig sammensatt. Navn på dokumentet med versjonsnummer 6

58 Virksomhetene kan stille med stedfortreder og ytterligere personer på sak etter behov. Administrasjonen i Nasjonal IKT HF stiller med leder og sekretær. Direktoratet for e-helse kan stille med inntil to observatører. 5.3 Rapportering Forumet skal årlig utarbeide en oppsummering av forumets arbeid og årshjul for påfølgende år. 6 Møtefrekvens Fagforum for klinisk IKT skal ha en årlig plan for aktiviteter og møtefrekvens. Det skal gjennomføres møter i forkant av de fem årlige møtene i Strategiråd for Nasjonal IKT og styret i Nasjonal IKT HF. Ytterligere møter kan gjennomføres ved behov. I tillegg kan det arrangeres arbeidsgrupper og arbeidsmøter innenfor prioriterte temaer. Elektroniske møter skal tilstrebes der det er hensiktsmessig. 7 Finansiering og drift Deltakelse finansieres av egen virksomhet. Møtekostnader finansieres av Nasjonal IKT HF. Administrasjonen i Nasjonal IKT sammenstiller handlingsplanens ressursbehov. Ressursbehovet behandles i styret i Nasjonal IKT HF. 8 Evaluering og videreutvikling Forumet skal evaluere sitt virke årlig og utarbeide forslag til forbedringer av forumet. 9 Dokumentstyring Forumet innstiller endringer i mandatet. Leder av forumet er utførende ansvarlig for mandatet. Mandatet godkjennes av administrerende direktør for Nasjonal IKT HF. 9.1 Endringshistorikk Versjon Endring Dato Forfatter Navn på dokumentet med versjonsnummer 7

59 Mandat for Fagforum for arkitektur Dato: Versjonsnummer: 2.00 Godkjenning Organisasjon Navn Dato Versjonsnr. Nasjonal IKT Gisle Fauskanger

60 Innhold 1 Innledning og bakgrunn Formål Ansvar og oppgaver Forumets ansvar Saker som behandles av Fagforum for arkitektur Vedtakskategorier Deltagernes ansvar Sekretariatets ansvar Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger Ansvarsmatrise for forumet Organisering og sammensetning Organisering Sammensetning Rapportering Møtefrekvens Finansiering og drift Evaluering og videreutvikling Dokumentstyring Endringshistorikk... 7 Referanser til andre dokumenter Nr. Dokumentnavn Versjon Dato Link 1 Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten (Felles IKT-strategi) v Link Mandat for Nasjonal IKT Fagforum for arkitektur versjon 2.0 2

61 1 Innledning og bakgrunn Nasjonal IKT ble opprettet etter initiativ fra Helsedepartementet i 2003, og er spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Nasjonal IKT HF ble opprettet som helseforetak i 2014 og skal understøtte de mål som spesialisthelsetjenesten setter seg innenfor IKT. Samhandling gjennomføres i forumer sammensatt av representanter for de fire regionale helseforetakene. Målsetningen for forumene er å følge opp Felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og prioriterte behov fra helseregionene. Nasjonal IKT Fagforum for arkitektur ble opprettet på bakgrunn av Nasjonal IKT strategi og tiltaksplan for 2006 og I revidert strategi for Nasjonal IKT for ble forumets ansvarsområder angitt som retningsgivende innenfor IKT-arkitektur, forvaltning av målbilder og et kvalitetssikrende organ. Strategien for Nasjonal IKT HF for bekrefter viktigheten av arbeidet som utføres i Nasjonal IKT Fagforum for Arkitektur og utdyper videre hvilket ansvar som hviler på forumet. Det overordnede målet i strategien er bedre samordning og høyere grad av standardisering innen IKT mellom de fire helseregionene. Det presiseres at dette gjelder både foretaksarkitektur, informasjonsarkitektur, teknologiarkitektur og applikasjonsarkitektur. 2 Formål Hovedformålet er å bidra til bedre samordning, gjenbruk og høyere grad av standardisering mellom de fire helseregionene for å oppnå gode og likeverdige helsetjenester. Fagforum for arkitektur er helseregionenes samarbeidsarena for å oppnå mer samordnet interregional virksomhetsarkitektur. Fagforumet skal bidra til at god praksis innen interregional virksomhetsarkitektur kan gjenbrukes av helseregionene. 3 Ansvar og oppgaver 3.1 Forumets ansvar Fagforum for arkitektur skal: Utarbeide og forvalte arkitekturprinsipper, anbefalinger og felles referansemodeller. Forvalte en felles metodikk for arbeid med virksomhetsarkitektur der det er formålstjening for regionene. Mandat for Nasjonal IKT Fagforum for arkitektur versjon 2.0 3

62 Bidra til at de rette interregionale prosjektene iverksettes og gjennomføres, og at de har en rett tilnærming, ut fra felles prinsipper og gjeldende anbefalinger og målbilder. Være en arena for informasjons- og erfaringsutveksling mellom helseregionene og mellom spesialisthelsetjenesten og andre aktører innen virksomhetsarkitektur. 3.2 Saker som behandles av Fagforum for arkitektur Forumet skal behandle saker som understøtter forumets formål. Noen saker skal til videre behandling i Strategiråd for Nasjonal IKT eller i styret i Nasjonal IKT HF. Anbefalinger til helseregionene følges opp i den enkelte helseregion. 3.3 Vedtakskategorier Forumet skal behandle saker med følgende vedtakskategorier: Orientering: Saker med informasjon som forumets deltakere skal bli informert om. Drøfting: Beslutning: Saker som forumets deltakere skal drøfte og gi sine betraktninger på. Saker hvor forumet skal vedta eller anbefale. 3.4 Deltagernes ansvar Medlemmene representerer sine respektive helseregioner. Observatørene representerer sine virksomheter. Deltaker skal sørge for nødvendig saksbehandling i egen helseregion eller virksomhet før møtet. Deltakere skal stille på alle møter, eventuelt sørge for stedfortreder. Deltakere skal formidle innhold og vedtak til egen region eller virksomhet, og aktivt dele erfaringer og resultater fra arkitekturpraksis i egen region. Faste møtende observatører deltar på møtene, mens observatører utover dette deltar på møtene ved behov. 3.5 Sekretariatets ansvar Sekretariatet har følgende ansvar for gjennomføring av møter: Innkalle til møter i henhold til årshjul, og sende ut saksunderlag til møter minst en uke i forveien. Håndtere praktisk tilrettelegging og fasilitere møter. Skrive og tilgjengeliggjøre referat, inkludert å tydeliggjøre ansvar for oppfølgingspunkter. Bistå forumleder etter avtalt omfang. Mandat for Nasjonal IKT Fagforum for arkitektur versjon 2.0 4

63 4 Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger Fagforumet er et rådgivende organ, og kan ikke gjøre vedtak for en helseregion. Fagforumet kan gi råd og anbefalinger innen temaer som kan ha konsekvens for en helseregion. En forutsetning er at ressurser er tilgjengelig i helseregionene for å gjennomføre de tiltak som fagforumet anbefaler. Det er en forutsetning for oppfyllelse av fagforumets formål at ansvaret definert i punkt 3.1 utføres, og at helseregionene samler, strukturerer og tilgjengeliggjør informasjon som er relevant for fagforumets formål. Fagforum for arkitektur samarbeider med de andre fagforumene i Nasjonal IKT og Direktoratet for e-helse. Forumene skal holde hverandre oppdatert. Det tilstrebes å avholde noen felles møter i året med relevante fagforum. Saker av prinsipiell betydning kan løftes til Strategiråd for Nasjonal IKT for videre behandling. 4.1 Ansvarsmatrise for forumet Ansvarsmatrise som viser sammenhengen mellom fagforumene, Strategiråd for Nasjonal IKT og andre relevante aktører, gjelder også for dette fagforumet. 5 Organisering og sammensetning 5.1 Organisering Forumet eies av administrerende direktør i Nasjonal IKT HF. Leder for forumet utnevnes av eier av forumet. Sekretariat utøves av Nasjonal IKT HF. Fagforum for arkitektur kan opprette under-forum, fagnettverk eller arbeidsgrupper etter behov, og med den sammensetning som det anser nødvendig, og invitere ressurspersoner inn i arbeidet. 5.2 Sammensetning Fagforumet skal være sammensatt av personer med kompetanse områdene definert i 3.1 og inneha en sentral rolle i forhold til disse områdene i egen region. Det kan innhentes ytterligere kompetanse etter behov. Helseregionene utpeker inntil to representanter hver, hvorav en av disse utpekes som hovedkontakt. Virksomhetene kan stille med stedfortreder og ytterligere personer på sak etter behov. Administrasjonen i Nasjonal IKT HF stiller med leder og sekretær. Mandat for Nasjonal IKT Fagforum for arkitektur versjon 2.0 5

64 Direktoratet for e-helse og Norsk Helsenett deltar med hver sin fast møtende observatør. Felleseide selskaper av de regionale helseforetakene deltar som observatører ved behov. 5.3 Rapportering Forumet skal årlig utarbeide en oppsummering av forumets arbeid og årshjul for påfølgende år. 6 Møtefrekvens Fagforum for arkitektur skal ha en årlig plan for aktiviteter og møtefrekvens. Det skal gjennomføres møter i forkant av de fem årlige møtene i Strategiråd for Nasjonal IKT og styret i Nasjonal IKT HF. Ytterligere møter kan gjennomføres ved behov. I tillegg kan det arrangeres arbeidsgrupper og arbeidsmøter innenfor prioriterte temaer. Elektroniske møter skal tilstrebes der det er hensiktsmessig. 7 Finansiering og drift Det settes opp et årlig budsjett som omhandler reise, møtefasiliteter og noe ekstern innleie som dekkes av Nasjonal IKT HF. Deltakelse finansieres av egen virksomhet. Møtekostnader finansieres av Nasjonal IKT HF. 8 Evaluering og videreutvikling Forumet skal evaluere sitt virke årlig og utarbeide forslag til forbedringer av forumet. Leder av forumet er ansvarlig for å følge opp forbedringsforslag 9 Dokumentstyring Forumet innstiller endringer i mandatet. Leder av forumet er utførende ansvarlig for mandatet. Mandatet godkjennes av administrerende direktør for Nasjonal IKT HF. Mandat for Nasjonal IKT Fagforum for arkitektur versjon 2.0 6

65 9.1 Endringshistorikk Versjon Endring Dato Forfatter 1.0 Mandat Fagforum for arkitektur Mandat Fagforum for arkitektur etter ny organisering 2.0 Mandat behandlet i Fagforum for arkitektur og Prosjektforum Eivind Kristiansen Mandat for Nasjonal IKT Fagforum for arkitektur versjon 2.0 7

66 Mandat for Fagforum for porteføljestyring Dato: Versjonsnr.: 1.0 Godkjenning Organisasjon Navn Dato Versjonsnr. Nasjonal IKT HF Gisle Fauskanger v1.0

67 Innhold 1 Innledning og bakgrunn Formål Ansvar og oppgaver Forumets ansvar Saker som behandles av Fagforum for porteføljestyring Vedtakskategorier Deltakernes ansvar Sekretariatets ansvar Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger Ansvarsmatrise for forumet Organisering og sammensetning Organisering Sammensetning Rapportering Møtefrekvens Finansiering og drift Evaluering og videreutvikling Dokumentstyring... 7 Referanser til andre dokumenter Nr. Dokumentnavn Versjon Dato Link 1 Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi v Link for spesialisthelsetjenesten (Felles IKT-strategi) Mandat for Fagforum for porteføljestyring 2

68 1 Innledning og bakgrunn Nasjonal IKT ble opprettet etter initiativ fra Helsedepartementet i 2003, og er spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Nasjonal IKT HF ble opprettet i 2014 og skal understøtte de mål som spesialisthelsetjenesten setter seg innenfor IKT. Samhandling gjennomføres i forumer sammensatt av representanter fra de fire regionale helseforetakene. Målsetningen for forumene er å følge opp felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og prioriterte behov fra helseregionene. Felles IKT-strategi sier «Nasjonal IKT HF skal etablere en samarbeidsarena for å sikre innsyn og skaffe en helhetlig oversikt over pågående og planlagte prosjekter/programmer, herunder nye prosjektideer/kandidater.». Denne samarbeidsarenaen er etablert som et Nasjonal IKT forum, og har navnet Fagforum for porteføljestyring. 2 Formål Hovedformålet er å bidra til bedre samordning, gjenbruk og høyere grad av standardisering mellom de fire helseregionene for å oppnå gode og likeverdige helsetjenester. Fagforum for porteføljestyring er helseregionenes samarbeidsarena innen IKT for å oppnå mer samordnede prosjektporteføljer og felles praksis. 3 Ansvar og oppgaver 3.1 Forumets ansvar Fagforum for porteføljestyring skal: Følge opp og bidra til å operasjonalisere og gjennomføre porteføljestyringstiltak i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten. Behandle og anbefale på områder relatert til metode, verktøy og praksis innenfor porteføljestyring, programstyring og prosjektstyring. Legge til rette for prosess for definering av felles masterplan for prosjektporteføljen. Gi innspill til og vurdere at innretning på gjennomføring og metodebruk i prosjektkandidater og ved prosjektfaseovergang er tilfredsstillende. Gi innspill på balansering av felles masterplan for prosjektporteføljen og vurdere dette mot helseregionenes ressurser. Samordne, oppdatere og publisere oversikt over felles IKT-prosjektportefølje. Samordne felles veikart der det er formålstjenlig. Mandat for Fagforum for porteføljestyring 3

69 Legge til rette for erfaringsutveksling mellom helseregionene og andre aktører som for eksempel Direktoratet for e-helse. Utvikle kompetanse innenfor porteføljestyring, programstyring og prosjektstyring, og bidra til etterlevelse av felles god praksis. Opprette og avslutte arbeidsgrupper der dette er formålstjenlig. 3.2 Saker som behandles av Fagforum for porteføljestyring Forumet skal behandle saker som understøtter forumets formål. Noen saker skal til videre behandling i Strategiråd (SR) eller i styret i Nasjonal IKT HF. Anbefalinger til helseregionene (RHF) følges opp i den enkelte helseregion. Videre behandling er markert med X, og (X) for der det i noen tilfeller skal være videre behandling. Sakstype Ønsket resultat av saksbehandling RHF SR Styret Tiltak i felles IKTstrategi God praksis Masterplanprosess Anbefalt gjennomføring for tiltak. Lagt til rette for ressursbidrag og gjennomføring i helseregionene. Anbefalt felles god praksis for spesialisthelsetjenesten. Anbefalt prosess for masterplanprosessen i Nasjonal IKT. Prosjektkandidat Drøftet og gitt innspill på Nasjonal IKT kandidat. X X Pågående prosjekt Drøftet og gitt innspill på Nasjonal IKT prosjekt. (X) (X) Masterplan Samordnete IKTprosjektporteføljer Felles veikart Felles oversikt over IKT-prosjektporteføljene Erfaringsutveksling Kompetanseutvikling Andre saker Gitt innspill på balansering (tid, ressurser, med mer) på masterplan til Nasjonal IKT. Anbefalt samordning av helseregionenes porteføljer der dette er formålstjenlig. Utarbeidet og forvaltet felles veikart på formålstjenlige områder. Samordnet, oppdatert og publisert oversikt. Utvekslet erfaringer. Anbefalt tiltak for kompetanseutvikling innenfor porteføljemetodikk, programmetodikk og prosjektmetodikk helseregionene. Andre saker. Tabell 1: Tabell som viser sakstyper, ønsket resultat og mulig videre behandling 3.3 Vedtakskategorier Forumet skal behandle saker med følgende vedtakskategorier: Mandat for Fagforum for porteføljestyring 4 X X X X X X (X) (X) X (X) (X) X

70 Orientering: Saker med informasjon som forumets deltakere skal bli informert om. Drøfting: Beslutning: Saker som forumets deltakere skal drøfte og gi sine betraktninger på. Saker hvor forumet skal vedta eller anbefale. 3.4 Deltakernes ansvar Medlemmer representerer sine respektive helseregioner. Observatører representerer sine virksomheter. Deltaker skal sørge for nødvendig saksbehandling i egen helseregion eller virksomhet før møtet. Deltakere skal stille på alle møter, eventuelt sørge for stedfortreder. Deltakere skal formidle innhold og vedtak til egen region eller virksomhet. Faste møtende observatører deltar på møtene, mens observatører utover dette deltar på møtene ved behov. 3.5 Sekretariatets ansvar Sekretariatet har følgende ansvar for gjennomføring av møter: Innkalle til møter i henhold til årshjul, og sende ut saksunderlag til møter minst en uke i forveien. Håndtere praktisk tilrettelegging og fasilitere møter. Skrive og tilgjengeliggjøre referat. Bistå forumleder etter avtalt omfang. 4 Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger Fagforumet er et rådgivende organ, og kan ikke gjøre vedtak for en helseregion. Fagforumet kan gi råd og anbefalinger innen temaer som kan ha konsekvens for en helseregion. En forutsetning er at ressurser er tilgjengelig i helseregionene for å gjennomføre de tiltak som felles IKT-strategi legger opp til, og de tiltak som fagforumet anbefaler. Det er en forutsetning for oppfyllelse av fagforumets formål at ansvaret definert i punkt 3.1 utføres, og at helseregionene samler og strukturerer informasjon som er relevant for fagforumets formål og gjør den tilgjengelig i et felles bibliotek. Fagforum for porteføljestyring fasiliterer prosess for definering av masterplan. Strategiråd innstiller prioritering av innholdet i masterplanen. 4.1 Ansvarsmatrise for forumet Ansvarsmatrise som viser sammenhengen mellom fagforumene, Strategiråd og andre relevante aktører, gjelder også for dette fagforumet. Mandat for Fagforum for porteføljestyring 5

71 5 Organisering og sammensetning 5.1 Organisering Forumet eies av administrerende direktør i Nasjonal IKT HF. Leder for forumet utnevnes av eier av forumet. Sekretariat for forumet utøves av Nasjonal IKT HF. 5.2 Sammensetning Deltakerne har kompetanse innenfor porteføljestyring. Helseregionene utpeker inntil to representanter hver, hvorav en av disse utpekes som hovedkontakt. Virksomhetene kan stille med stedfortreder og ytterligere personer på sak etter behov. Administrasjonen i Nasjonal IKT HF stiller med to deltakere. Direktoratet for e-helse kan stille med inntil to observatører. 5.3 Rapportering Forumet skal årlig utarbeide en oppsummering av forumets arbeid og årshjul for påfølgende år. 6 Møtefrekvens Det skal gjennomføres møter i forkant av de fem årlige møtene i Strategiråd og styret i Nasjonal IKT HF. Ytterligere møter kan gjennomføres ved behov. I tillegg kan det arrangeres arbeidsgrupper og arbeidsmøter innenfor prioriterte temaer. Elektroniske møter skal tilstrebes der det er hensiktsmessig. 7 Finansiering og drift Deltakelse finansieres av egen virksomhet. Forumet estimerer ressursbehov for handlingsplan, som definerer aktiviteter forumet skal arbeide med påfølgende periode. Administrasjonen i Nasjonal IKT sammenstiller handlingsplanens ressursbehov. Ressursbehovet behandles i styret i Nasjonal IKT HF. 8 Evaluering og videreutvikling Forumet skal evaluere sitt virke årlig og utarbeide forslag til forbedringer av forumet. Mandat for Fagforum for porteføljestyring 6

72 9 Dokumentstyring Forumet innstiller endringer i mandatet. Leder av forumet er utførende ansvarlig for mandatet. Mandatet godkjennes av administrerende direktør for Nasjonal IKT HF. Mandat for Fagforum for porteføljestyring 7

73 Mandat for Systemeierforum (SEF) Dato: Versjonsnr: 2,99 Godkjenning

74 Organisasjon Navn Dato Versjonsnr. Nasjonal IKT HF Gisle Fauskanger Navn på dokumentet med versjonsnummer 2

75 Innhold 1 Innledning og bakgrunn Formål Ansvar og oppgaver Forumets ansvar Saker som behandles av Systemeierforum Vedtakskategorier Deltakernes ansvar Sekretariatets ansvar Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger Ansvarsmatrise for forumet Organisering og sammensetning Organisering Sammensetning Rapportering Møtefrekvens Finansiering og drift Evaluering og videreutvikling Dokumentstyring Endringshistorikk... 8 Referanser til andre dokumenter Nr. Dokumentnavn Versjon Dato Link 1 Felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten v Link Navn på dokumentet med versjonsnummer 3

76 1 Innledning og bakgrunn Nasjonal IKT ble opprettet etter initiativ fra Helsedepartementet i 2003, og er spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Nasjonal IKT HF ble opprettet i 2014 og skal understøtte de mål som spesialisthelsetjenesten setter seg innenfor IKT. Samhandling gjennomføres i forumer sammensatt av representanter fra de fire regionale helseforetakene. Målsetningen for forumene er å følge opp felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og prioriterte behov fra helseregionene. EPJ Systemeierforum ble etablert i 2011 for å samarbeide om bruk og forvaltning av dagens EPJ, samt å samordne løsninger for og implementering av myndighetskrav. I 2017 endres navnet til «Systemeierforum» for å bedre å kunne romme helseregionenes helhetlige tilnærming til systemforvaltning. 2 Formål Hovedformålet er å bidra til bedre samordning, gjenbruk og høyere grad av standardisering mellom de fire helseregionene for å oppnå gode og likeverdige helsetjenester. Systemeierforum er helseregionenes arena for å oppnå mer samordning av dagens kliniske informasjonssystemer. 3 Ansvar og oppgaver 3.1 Forumets ansvar Systemeierforums hovedoppgave er å samordne god praksis for implementering, bruk og forvaltning av dagens kliniske informasjonssystemer. Systemeierforum har to fokusområder med følgende oppgaver: 1. Samhandling med leverandører og interessentgrupper: a. Sørge for en arena for forankret samhandling med leverandører. b. Peke på felles behov, foreslå endringer, og samordne krav til løsning som kan hjelpe RHF ved bestilling til leverandør. c. Der det er ønskelig kan forumet på vegne av RHF- ene presentere tilbakemelding/holdninger vedrørende myndighetsbelagte krav og offentlig rapportering. Skriftlige svar på høring og utredninger sendes til Nasjonal IKT HF for samordning. d. Bidra til tidlig intervensjon ved nye behov basert på endring i offentlige krav e. Bidra til mer effektiv applikasjonsforvaltning og generelt ryddigere prosesser Navn på dokumentet med versjonsnummer 4

77 f. Gi tilbakemelding til prosjekter i konseptfase på målformuleringer, og på gevinstrealiseringsplaner før prosjekters avslutningsfase. 2. Erfaringsdeling og samordning mellom regionene: a. Medvirke til kunnskapsutveksling og erfaringsutveksling omkring systemeierskapet for EPJ og klinisk IKT i RHF-ene b. Samle, strukturere og tilgjengeliggjøre god praksis informasjon om bruk av dagens systemportefølje innenfor klinisk IKT. Synliggjøre områder hvor en felles nasjonal tilnærming, eventuelt nasjonale føringer, kan være hensiktsmessig c. Samordne arbeid som er relatert til systemeierskap på regionalt plan og løfte problemstillinger som best behandles nasjonalt. Fokuset vil være på funksjoner og ikke på spesifikke system d. Arbeide for å samordne effektiv elektronisk samhandling mellom virksomhetene, med pasienten, og med kommuner og andre eksterne aktører. e. Bistå i vurderinger og prioriteringer knyttet til utviklingsoppgaver, oppgraderinger og utrulling, samt gi innspill til mest hensiktsmessig systemutnyttelse og drift Systemeierforum kan nedsette undergrupper etter behov og med den sammensetning som anses nødvendig, og invitere ressurspersoner inn i arbeidet etter behov. Ad-hoc arbeidsgrupper kan nedsettes for å løse et avgrenset problem innenfor en begrenset tidsperiode. Varige forvaltningsforum kan nedsettes for å ivareta nasjonal forvaltning innenfor et spesifikt kompetanseområde som ligger under Systemeierforums ansvarsområde. Etablering av varige forvaltningsforum må godkjennes av Styret. 3.2 Saker som behandles av Systemeierforum Forumet skal behandle saker som understøtter forumets formål. Noen saker skal til videre behandling i Prosjektforum (PF) eller i styret i Nasjonal IKT HF. Anbefalinger til helseregionene følges opp i den enkelte helseregion. 3.3 Vedtakskategorier Forumet skal behandle saker med følgende vedtakskategorier: Orientering: Saker med informasjon som forumets deltakere skal bli informert om. Drøfting: Beslutning: Saker som forumets deltakere skal drøfte og gi sine betraktninger på. Saker hvor forumet skal vedta eller anbefale. Navn på dokumentet med versjonsnummer 5

78 3.4 Deltakernes ansvar Medlemmer representerer sine respektive helseregioner. Observatører utnevnes og representerer sine virksomheter. Deltaker skal sørge for nødvendig saksbehandling i egen helseregion eller virksomhet før møtet. Deltakere skal stille på alle møter, eventuelt sørge for stedfortreder. Deltakere skal formidle innhold og vedtak til egen region eller virksomhet. Faste møtende observatører deltar på møtene, mens observatører utover dette deltar på møtene ved behov. 3.5 Sekretariatets ansvar Sekretariatet har følgende ansvar for gjennomføring av møter: Innkalle til møter i henhold til årsplan, og sende ut saksunderlag til møter minst en uke i forveien. Håndtere praktisk tilrettelegging og fasilitere møter. Skrive og tilgjengeliggjøre referat, inkludert å tydeliggjøre ansvar for oppfølgingspunkter. Bistå forumleder etter avtalt omfang. 4 Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger Systemeierforum er et rådgivende organ, og kan ikke gjøre vedtak for en helseregion. Systemeierforum kan gi råd og anbefalinger innen temaer som kan ha konsekvens for en helseregion. En forutsetning er at ressurser er tilgjengelig i helseregionene for å gjennomføre de tiltak som forumet anbefaler. Helseregionene skal i strategiperioden samle, strukturere og tilgjengeliggjøre informasjon om god praksis for arkitektur og bruk av kliniske IKT-systemer, herunder rutiner og prosesser. Systemeierforum er ikke ansvarlig for gjennomføring av denne aktiviteten innad i den enkelte helseregion. 4.1 Ansvarsmatrise for forumet Ansvarsmatrise som viser sammenhengen mellom fagforumene, strategiråd og andre relevante aktører, gjelder for Systemeierforum. 5 Organisering og sammensetning 5.1 Organisering Forumet eies av administrerende direktør i Nasjonal IKT HF. Leder for forumet utnevnes av eier av forumet. Sekretariat for forumet utøves av Nasjonal IKT HF. Navn på dokumentet med versjonsnummer 6

79 5.2 Sammensetning Deltakerne har kompetanse innenfor både teknisk og funksjonell forvaltning av dagens regionale EPJ og kliniske IKT-system. Helseregionene utpeker inntil to representanter hver, hvorav en av disse utpekes som hovedkontakt. Hovedkontakten skal besitte en sentral rolle i regional forvaltningsmodell. Administrasjonen i Nasjonal IKT HF stiller med leder og sekretær. Virksomhetene kan stille med stedfortreder og ytterligere personer på sak etter behov. Direktoratet for e-helse kan stille med inntil to observatører. 5.3 Rapportering Forumet skal årlig utarbeide en oppsummering av forumets arbeid og årshjul for påfølgende år. 6 Møtefrekvens Systemeierforum skal ha en årlig plan for aktiviteter og møtefrekvens. Det skal gjennomføres møter i forkant av de fem årlige møtene i Strategiråd og styret i Nasjonal IKT HF. Ytterligere møter kan gjennomføres ved behov. I tillegg kan det arrangeres arbeidsgrupper og arbeidsmøter innenfor prioriterte temaer. Elektroniske møter skal tilstrebes der det er hensiktsmessig. 7 Finansiering og drift Deltakelse finansieres av egen virksomhet. Møtekostnader finansieres av Nasjonal IKT HF. Nasjonal IKT HF finansierer ved behov frikjøp av nødvendige ressurser til underordnede forvaltningsgrupper, basert på godkjenning i henhold til Nasjonal IKT HFs fullmaktsmatrise. Administrasjonen i Nasjonal IKT sammenstiller handlingsplanens ressursbehov. Ressursbehovet behandles i styret i Nasjonal IKT HF. 8 Evaluering og videreutvikling Forumet skal evaluere sitt virke årlig og utarbeide forslag til forbedringer av forumet. 9 Dokumentstyring Forumet innstiller endringer i mandatet. Leder av forumet er utførende ansvarlig for mandatet. Navn på dokumentet med versjonsnummer 7

80 Mandatet godkjennes av administrerende direktør for Nasjonal IKT HF. 9.1 Endringshistorikk Versjon Endring Dato Godkjenning 0,1 Førsteutkast fra Programkontoret 1.0 Innstilling etter forankring i alle NIKT-forum og i Interregionalt fagdirektørmøte 2.0 Innstilling fra EPJ Systemeierforum: Etablering av forvaltningsgrupper og presisering av mandatoppgaver 2,99 Revidert til felles mandatmal under Nasjonal IKT HF Styringsgruppen Nasjonal IKT Nasjonal IKT HF v/ konst. adm. dir.?? Nasjonal IKT HF v/adm. dir. Navn på dokumentet med versjonsnummer 8

81 Forum Administrasjonen i NIKT Prosjektforum Interregionale prosjekter Fagforum for arkitektur Fagforum for klinisk IKT Fagforum for porteføljestyring Systemeierforum FMK Gjennomføre tiltak i felles IKT-strategi Administrasjonen H/U U U U U U Helseregionene Leverandør Interregional styringsgruppe Interregionalt fagdir møte Anbefale interregional god praksis på strategisk nivå Gi innspill på definering av prosjektporteføljen til Nasjonal IKT Prosjektforum H U U U U U Prosjektforum U H/U K K K K K Gir råd og oppfølging av interregionale prosjekter Prosjektforum K H/U K K K K Utøve arkitekturstyring av interregionale prosjekter Samordne god praksis, bruk, implementering og forvaltning av dagens kliniske systemportefølje. Utarbeide beskrivelser av behov, målbilder og nytte for nye kliniske systemer. Sikre klinisk forankring og innspill til NIKT prosjektportefølje, prosjekter og prosjektforslag Samordne prosjektporteføljen og felles veikart. Samordne god praksis og metode innenfor porteføljestyring, programstyring og prosjektstyring Definere og gjennomføre tiltak for standardisering av tekniske løsninger for medisinske kvalitetsregistre. Tildeler midler til formålet. Utarbeide målarkitektur og gi inspill til arkitektur i interregionale prosjekter Utarbeide og forvalte arkitekturprinsipper, referansemodeller og metodikk. Prosjektforum K H/U K K Systemeierforum K U H/U K K Fagforum for klinisk IKT K K K H/U K K Fagforum for klinisk IKT H/U K K Fagforum for porteføljestyring K H K K U U Fagforum for porteføljestyring K U H/U Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre Fagforum for I K K K H/U I U K arkitektur K H U U K Fagforum for arkitektur K H/U K

82 Forum Medlem Rolle Funksjon Virksomhet / region Fagforum for porteføljestyring Jan Eirik Olsen Forumleder Porteføljeansvarlig Nasjonal IKT HF Fagforum for porteføljestyring Jørn Hanssen Sekretariat Porteføljeansvarlig Nasjonal IKT HF Fagforum for porteføljestyring Steinar Gjøvik Deltaker Porteføljeansvarlig Helse Sør-Øst RHF Fagforum for porteføljestyring NN Deltaker Porteføljeansvarlig Helse Sør-Øst RHF Fagforum for porteføljestyring Johnny Heggestad Deltaker Porteføljeansvarlig Helse Vest RHF Fagforum for porteføljestyring Terje Marthinussen Deltaker Porteføljeansvarlig Helse Vest RHF Fagforum for porteføljestyring Siri Berg Deltaker Porteføljeansvarlig Helse Midt-Norge RHF Fagforum for porteføljestyring Marianne Nymoen Deltaker Porteføljeansvarlig Helse Midt-Norge RHF Fagforum for porteføljestyring Bjørn Nilsen Deltaker Porteføljeansvarlig Helse Nord RHF Fagforum for porteføljestyring NN Deltaker Porteføljeansvarlig Helse Nord RHF Fagforum for porteføljestyring Siv Ingebrigtsen Observatør Porteføljeansvarlig Nasjonal IKT HF Fagforum for porteføljestyring Nina Bjørlykke Observatør Porteføljeansvarlig Nasjonal IKT HF Fagforum for porteføljestyring Kristin Bang Observatør Porteføljeansvarlig Direktoratet for e-helse Fagforum for klinisk IKT Hallvard Lærum Observatør Seniorrådgiver Direktoratet for e-helse Fagforum for klinisk IKT Silje Bakke Observatør Seniorrådgiver Nasjonal IKT HF Fagforum for klinisk IKT Tanja Riise Seniorrådgiver Nasjonal IKT HF Fagforum for klinisk IKT Eivind Kristiansen Repr Fagforum for arkitektnasjonal IKT HF Fagforum for klinisk IKT Arild Faxvaag Deltaker Professor Helse Midt-Norge RHF Fagforum for klinisk IKT Johan Skomsvoll Deltaker Leder helsetjenesteutviklinhelse Midt-Norge RHF Fagforum for klinisk IKT Jomar Stavlokk Observatør Helseplattformen represenhelse Midt-Norge RHF Fagforum for klinisk IKT Ulf Sigurdsen Deltaker Leder e-helse (konst) Helse Sør-Øst RHF Fagforum for klinisk IKT Arnt Ole Ree Deltaker Helse Sør-Øst RHF Fagforum for klinisk IKT Micaela Thierley Deltaker Klinikkoverlege Helse Vest RHF Fagforum for klinisk IKT Susanne Kroon Deltaker Reg. DMA program Helse Vest RHF Fagforum for klinisk IKT Rune Pedersen Deltaker Avd.leder nasjonalt senterhelse Nord RHF Fagforum for klinisk IKT Line Silsand Deltaker Regional forvaltning for EPHelse Nord RHF Fagforum for klinisk IKT Bente Nedrebø Forumleder Forumleder Nasjonal IKT HF Fagforum for arkitektur Eivind Kristiansen Forumleder Virksomhetsarkitekt Nasjonal IKT HF Fagforum for arkitektur Nils-Harald Holsen Deltaker / sekretariat Virksomhetsarkitekt Nasjonal IKT HF Fagforum for arkitektur Randi Sønderland Deltaker Virksomhetsarkitekt Helse Midt-Norge RHF Fagforum for arkitektur Torill Kristiansen Deltaker Virksomhetsarkitekt Helse Midt-Norge RHF Fagforum for arkitektur Tim Papas Deltaker Virksomhetsarkitekt Helse Sør-Øst RHF Fagforum for arkitektur Sevald Cirkov Deltaker Virksomhetsarkitekt Helse Sør-Øst RHF Fagforum for arkitektur Terje Bremnes Deltaker Virksomhetsarkitekt Helse Vest RHF Fagforum for arkitektur <ikke bemannet> Deltaker Virksomhetsarkitekt Helse Vest RHF Fagforum for arkitektur Kristian Andersen Deltaker Informasjonsarkitekt Helse Nord RHF Fagforum for arkitektur Niklas Falk-Andersen Deltager Virksomhetsarkitekt Helse Nord RHF Fagforum for arkitektur Hans Jørgen Varfjell Observatør Virksomhetsarkitekt Norsk Helsenett Fagforum for arkitektur Espen Møller Observatør Virksomhetsarkitekt Direktoratet for e-helse EPJ Systemeierforum (SEF) Tone M. Selnes Lorentzen Medlem HMN RHF EPJ Systemeierforum (SEF) Geir Vikestrand Medlem HMN RHF EPJ Systemeierforum (SEF) Rut Naversen Medlem HMN RHF (vara) EPJ Systemeierforum (SEF) Hilde Brå Vardehaug Medlem HMN RHF (vara) EPJ Systemeierforum (SEF) Rita-Kristin Hansen Medlem HN RHF EPJ Systemeierforum (SEF) Bjørn-Even Schulz Medlem HN RHF EPJ Systemeierforum (SEF) Tore Schei Medlem HN RHF (vara) EPJ Systemeierforum (SEF) Hanne-Therese Ridderseth Medlem HN RHF (vara) EPJ Systemeierforum (SEF) Andy Hyde Medlem HSØ RHF EPJ Systemeierforum (SEF) Ulf Sigurdsen Medlem HSØ RHF EPJ Systemeierforum (SEF) Vidar Råheim Medlem HV RHF EPJ Systemeierforum (SEF) Ørjan Andersen Medlem HV RHF EPJ Systemeierforum (SEF) Gunnar Jårvik Leder NIKT HF EPJ Systemeierforum (SEF) Siv Ingebrigtsen Sekretariat NIKT HF SEF Forvaltningsgruppe for Journalstruktur og tilgaanne Gunn Haugland Medlem Helse Vest SEF Forvaltningsgruppe for Journalstruktur og tilgahilde Myhren Medlem Helse Sør-Øst SEF Forvaltningsgruppe for Journalstruktur og tilgajon Gausdal Leder Nasjonal IKT (frikjøpt) fra SEF Forvaltningsgruppe for Journalstruktur og tilgajon Inge Vinjevoll Medlem Helse Midt-Norge SEF Forvaltningsgruppe for Journalstruktur og tilgakari Fagermo Wold Medlem Helse Nord SEF Forvaltningsgruppe for kontinuerlig forbedringrut Naversen Medlem Helse Midt-Norge SEF Forvaltningsgruppe for kontinuerlig forbedringtom Dahlberg Medlem Helse Nord SEF Forvaltningsgruppe for kontinuerlig forbedringtoril Karin Orrestad Medlem Helse Sør-øst SEF Forvaltningsgruppe for kontinuerlig forbedringlinda Hov Sunde Medlem Helse Vest SEF Forvaltningsgruppe for kontinuerlig forbedringberit Trøgstad Bungum Leder Nasjonal IKT (frikjøpt) SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) Anne-Kathrine Kvam Medlem HMN RHF SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) Tone M. Selnes Lorentzen Medlem HMN RHF SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) Dan Sølvfester Andersen Medlem HN RHF SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) Elin Marie Berild Medlem HN RHF SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) Hanne-Therese Ridderseth Medlem HN RHF SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) Andy Hyde Medlem HSØ RHF

83 SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) Jorun-Iren Ulvund Medlem HSØ RHF SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) Kari Sæterøy Medlem HSØ RHF SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) Olle Anners Narvesen Medlem HSØ RHF SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) Sun Hao Medlem HV RHF SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) Ørjan Andersen Leder Nasjonal IKT (frikjøpt) SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) Gunnar Jårvik Sekretariat Nasjonal IKT HF SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) Hanne Bentsen Medlem Sykehusinnkjøp HF SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) Oskar Aanonsen Medlem Sykehusinnkjøp HF SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) Harald Johnsen Medlem Sykehusinnkjøp HF SEF Arketypeforvaltning Silje L. Bakke Leder Nasjonal IKT HF SEF Arketypeforvaltning John Tore Valand Medlem Nasjonal IKT (frikjøpt) SEF Arketypeforvaltning Vebjørn Arntzen Medlem Nasjonal IKT (frikjøpt) SEF Arketype redaksjonsutvalg NRUA Lisbeth Dahlhaug Medlem Helse Midt-Norge RHF SEF Arketype redaksjonsutvalg NRUA Terje Bless Medlem Helse Nord RHF SEF Arketype redaksjonsutvalg NRUA Anne Pauline Anderssen Medlem Helse Nord RHF SEF Arketype redaksjonsutvalg NRUA Kristian Berg Medlem Helse Nord RHF SEF Arketype redaksjonsutvalg NRUA Ingrid Heitmann Medlem Helse Sør-Øst RHF SEF Arketype redaksjonsutvalg NRUA Stephan Alexander Bruland Medlem Helse Vest RHF SEF Arketype redaksjonsutvalg NRUA Lars Ivar Mehlum Medlem Helse Vest RHF SEF Arketype redaksjonsutvalg NRUA Micaela Thierley Medlem Helse Vest RHF SEF Arketype redaksjonsutvalg NRUA Bjørn Christensen Medlem Helse Vest RHF SEF Arketype redaksjonsutvalg NRUA Stig Erik Hegrestad Medlem Helse Vest RHF SEF Arketype redaksjonsutvalg NRUA Hallvard Lærum Leder Direktoratet for e-helse Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre Jørn Hanssen Forumleder Porteføljeansvarlig Nasjonal IKT HF Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre NN (utnevnes ) Medlem Registerfaglig Helse Vest RHF Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre NN (utnevnes ) Medlem Registerfaglig Helse Midt-Norge RHF Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre NN (utnevnes ) Medlem Registerfaglig Helse Sør-Øst RHF Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre NN (utnevnes ) Medlem Registerfaglig Helse Nord RHF Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre Philip Andre Skau Medlem Nestleder, SKDE Helse Nord RHF Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre Tanja Rajic Riise Sekretariat Seniorrågiver Nasjonal IKT HF Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre Heidi Talsethagen Medlem Juridisk Helse Nord RHF Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre Gunnar Jårvik Medlem Arkitektur Nasjonal IKT HF

84 Antatt årlig behov 0,2 0,2 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0, ,1 0,05 0,05 0,1 0,05 0,1 0,1 0,1 0,1 0,4 0,4 0,2 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0, ,1 0, ,1 0,1 0,1 0,1 0,5 0,1 0,05 0,05 0,1 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,1 0,03 0,03 0,03 0,03 0,03 0,03

85 0,03 0,03 0,03 0,03 0,1 0,1 0,05 0,05 0,05 0,85 0,85 0,5 0,025 0,025 0,025 0,025 0,025 0,025 0,025 0,025 0,025 0,025 0,5 0,2 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 11,05

86 Radetiketter EPJ Systemeierforum (SEF) HMN RHF HMN RHF (vara) HN RHF HN RHF (vara) HSØ RHF HV RHF NIKT HF EPJ Systemeierforum (SEF) Totalt Fagforum for arkitektur Direktoratet for e-helse Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Helse Sør-Øst RHF Helse Vest RHF Nasjonal IKT HF Norsk Helsenett Fagforum for arkitektur Totalt Fagforum for klinisk IKT Direktoratet for e-helse Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Helse Sør-Øst RHF Helse Vest RHF Nasjonal IKT HF Fagforum for klinisk IKT Totalt Fagforum for porteføljestyring Direktoratet for e-helse Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Helse Sør-Øst RHF Helse Vest RHF Nasjonal IKT HF Fagforum for porteføljestyring Totalt SEF Arketype redaksjonsutvalg NRUA Direktoratet for e-helse Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Helse Sør-Øst RHF Helse Vest RHF SEF Arketype redaksjonsutvalg NRUA Totalt SEF Arketypeforvaltning Nasjonal IKT (frikjøpt) Nasjonal IKT HF SEF Arketypeforvaltning Totalt SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) HMN RHF HN RHF HSØ RHF

87 HV RHF Nasjonal IKT (frikjøpt) Nasjonal IKT HF Sykehusinnkjøp HF SEF Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) Totalt SEF Forvaltningsgruppe for Journalstruktur og tilgangsstyring Helse Midt-Norge Helse Nord Helse Sør-Øst Helse Vest Nasjonal IKT (frikjøpt) fra HMN SEF Forvaltningsgruppe for Journalstruktur og tilgangsstyring Totalt SEF Forvaltningsgruppe for kontinuerlig forbedring av pasient administrati Helse Midt-Norge Helse Nord Helse Sør-Øst Helse Vest Nasjonal IKT (frikjøpt) SEF Forvaltningsgruppe for kontinuerlig forbedring av pasient administrative Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Helse Sør-Øst RHF Helse Vest RHF Nasjonal IKT HF Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre Totalt (tom) (tom) (tom) Totalt Totalsum

88 Summer av Antatt årlig behov 0,2 0 0,2 0 0,2 0,2 0,6 1,4 0,1 0,2 0,2 0,2 0,2 0,6 0,1 1,6 0,1 0,2 0,2 0,15 0,2 0,5 1,35 0,1 0,2 0,1 0,1 0,2 0,6 1,3 0,5 0,025 0,075 0,025 0,125 0,75 1,35 0,85 2,2 0,06 0,09 0,12

89 0,03 0,1 0,1 0,15 0,65 0,05 0,05 0,05 0,05 0,1 0,3 ive rutiner og forebygging av PAS/EPJ-systemsvikt 0,05 0,05 0,05 0,05 0,1 0,3 0,1 0,3 0,1 0,1 0,4 1 10,85 10,85 21,7

90

91 Felles retningslinjer for forumene i Nasjonal IKT For å samordne og standardisere forumene på områder der det er formålstjenlig har administrasjonen utarbeidet retningslinjer som gjelder alle forum. Felles retningslinjer for forumene Alle forumer har samme hovedformål. I tillegg har hvert forum et eller flere spesifikke formål. Forumer skal ikke være overlappende. Helseregionene skal være representert i forummøtene og deltaker skal representere sin helseregion. Nasjonal IKT HF deltar med leder og sekretær i fagforaene som medlemmer. Øvrige ansatte kan delta som observatører eller på sak. Forumene skal invitere observatører fra Direktoratet for e-helse. Det skal gjennomføres møter i forkant av de 5 årlige møtene i Strategiråd for Nasjonal IKT og Nasjonal IKTs styre. Ytterligere møter kan gjennomføres ved behov. I tillegg kan det nedsettes arbeidsgrupper og arbeidsmøter innenfor prioriterte temaer. Saksdokumentasjon skal tilgjengeliggjøres senest 1 uke før møtet. Mandatene skal være basert på felles mal og skal som utgangspunkt ha tilnærmet samme detaljeringsnivå. Skissen over saksflyt mellom de ulike forumene i Nasjonal IKT angir hvilke saker som skal behandles i fagforumene før de behandles i Strategiråd for Nasjonal IKT og styret. I saksunderlaget til Strategiråd / styret skal det tydelig fremgå utfallet av behandlingen av saken i fagforumene.

92 Vedlegg 103 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 103/17 O Presentasjon av kvalitetsregisterfeltet, roller og ansvar Bakgrunn Medisinske kvalitetsregistre samler strukturert informasjon fra behandlingsforløp for pasienter innenfor definerte sykdomsgrupper. Informasjon om utredning, behandling, oppfølging og resultat av behandlingen gir kunnskapsgrunnlag om uberettiget variasjon i helsetilbudet og kvalitet i helsetjenesten. Hovedformålet med de medisinske kvalitetsregistrene er å bidra til bedre kvalitet i pasientbehandling, og redusere uberettiget variasjon i helsetilbud og behandlingskvalitet. Det er i medisinske kvalitetsregistre som har nasjonal status. Styret har i 2016 og 2017 behandlet følgende saker som omhandler kvalitetsregisterfeltet og Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre: Sak 12/16, : Orientering om «Strategi for det regionale arbeidet med medisinske kvalitetsregistre» Sak 55/16, : Orientering om registerfeltet og Nasjonal IKT HFs involvering Sak 39/17, : Godkjenning av mandat for Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre (daværende Fagforum medisinske kvalitetsregistre) Sak 56/17, : Orientering om innretning og samhandling mellom Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre og Interregional styringsgruppe Sak 90/17, : Godkjenning av oppdateringer i mandatet for Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre I behandlingen av sak 56/17 ba styret om å få fremlagt en ny sak om kvalitetsregisterfeltet i full bredde, herunder roller og ansvar for Interregional styringsgruppe og Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre. I fremleggingen av saken i styremøtet vil leder for Interregional styringsgruppe for medisinske kvalitetsregistre Olav Røise, gi en slik orientering. Saksunderlaget gir en kort beskrivelse av historikken på området, i tillegg til en overordnet beskrivelse av blant annet Interregional styringsgruppe, Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre, og Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre. 1

93 Vedlegg 103 Historikk Nasjonale kvalitetsregistre har en forholdsvis lang historie i Norge. De første ble på initiativ fra Legeforeningens faglige foreninger etablert allerede på 1980-tallet. Leddregisteret som Ortopedisk forening etablerte i 1987, oppnådde raskt full dekningsgrad gjennom at medlemmene, de opererende kirurgene, raskt sluttet opp om registreringen, og registeret har bidratt med kunnskap som har vært kritisk viktig for de store forbedringene man gjennom de siste 30 årene har oppnådd på overlevelse av leddproteser (holdbarheten av protesene). I 2004/2005 fikk de regionale helseforetakene i oppdrag fra Helsedepartementet å etablere ett nytt nasjonalt register årlig. I 2009 ble det fra Helse- og omsorgsdepartementet bevilget midler til å etablere et nasjonalt apparat for å lede utviklingen og styre arbeidet med de nasjonale kvalitetsregistrene. Oppdraget ble gitt til Helse Nord og Helse Midt-Norge, der Helse Midt-Norge fikk i oppdrag å etablere tekniske løsninger for de nasjonale kvalitets-registrene, og Helse Nord fikk i oppdrag å etablere et nasjonalt kompetansemiljø «Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre» som skulle bidra til blant annet å etablere struktur for arbeidet, samt drive samordning av feltet. «Interregional styringsgruppe for arbeidet med medisinske kvalitetsregistre» ble som ledd i denne satsningen, etablert for å styre arbeidet på vegne av de regionale helseforetakene. I forbindelse med at Helse Midt-Norge fikk oppdraget med å etablere IKT-løsninger for de nasjonale kvalitetsregistrene, fikk HEMIT tildelt et årlig budsjett til dette arbeidet. HEMIT rapporterte direkte til Interregional styringsgruppe på denne oppgaven, men det ble tidlig klart at Interregional styringsgruppe ikke hadde kapasitet til å avklare alle tekniske aspekter ved IKT-løsningene, og det ble i 2010 etablert en teknisk rådgivende gruppe for å etterkomme dette behovet. Denne besto av representanter fra Nasjonalt servicemiljø og de regionale helseforetakene, inkludert IKT-virksomhetene som leverte tekniske løsninger for de medisinske kvalitetsregistrene. Da det etterhvert viste seg at HEMIT ikke hadde kapasitet til å dekke behovene for å få etablert tekniske løsninger for registrene, ble det behov for å endre organiseringen. Interregional styringsgruppe anbefalte i 2013 å overføre budsjettmidlene fra HEMIT til en restrukturert teknisk gruppe (midlene ble teknisk sett lagt til Helse Vest som sto for regnskapet), og «Fagforum medisinske kvalitetsregistre» ble opprettet. HEMIT fikk dermed en utførerrolle som en av tre godkjente leverandører av tekniske løsninger for medisinske kvalitetsregistre. Fagforumet var rådgivende til Interregional styringsgruppe, og hadde delegert myndighet til å ta beslutninger av teknisk karakter og med begrensede økonomiske konsekvenser. I 2014 ble fagforumet overført til Nasjonal IKT HF, og navnet ble i 2017 endret til «Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre». Status Diagrammet viser den overordnede organiseringen av kvalitetsregisterfeltet. 2

94 Vedlegg 103 Helse- og omsorgsdepartementet gir bestilling til de regionale helseforetakene om ansvar for drift og funksjon av nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Helse- og omsorgsdepartementet godkjenner også fordeling mellom de regionale helseforetakene av øremerkede infrastrukturmidler til nasjonale kvalitetsregistre, etter forslag fra Interregional styringsgruppe. Helsedirektoratet godkjenner på vegne av Helse- og omsorgsdepartementet opprettelse av nye nasjonale kvalitetsregistre etter forslag fra de regionale helseforetakene. Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre Nasjonalt servicemiljø har som hovedoppgave å sikre drift og god utnyttelse av de medisinske kvalitetsregistrene, og har kompetanse på opprettelse og drift av kvalitetsregistre, jus, personvern, finansiering, anvendelse av IKT, kvalitetsforbedring, statistikk, analyse og rapportering. Interregional styringsgruppe er styringsgruppe for servicemiljøet, som er organisert under Helse Nords Senter for klinisk dokumentasjon og evaluering (SKDE). I hver helseregion er det en tilsvarende serviceenhet som støtter det regionale arbeidet. Disse serviceenhetene finansieres av de felles nasjonale midlene fra Helse- og omsorgsdepartementet, og er organisert under de regionale helseforetakene. For mer informasjon, se De regionale helseforetakene har vedtatt en nasjonal strategi for det regionale arbeidet med nasjonale medisinske kvalitetsregistre for perioden Strategien skal svare på forventninger til fremtidig funksjon og bruk av registrene, og legger til grunn at de nasjonale medisinske kvalitetsregistrene skal være et viktig virkemiddel for å nå sentrale helsepolitiske mål. Strategien har mål på 11 områder: Mål 1. Høy datakvalitet og dekningsgrad Mål 2. Kvalitetsforbedring og ledelse økt bruk av resultater 3

95 Vedlegg 103 Mål 3. Utvikling av nasjonale kvalitetsindikatorer Mål 4. Økt pasientsikkerhet Mål 5. Økt pasient- og brukermedvirkning Mål 6. Økt bruk av kvalitetsregistre Mål 7. Hensiktsmessige registerstrukturer Mål 8. Formålstjenlig hjemmelsgrunnlag for medisinske kvalitetsregistre Mål 9. Effektive og robuste IKT løsninger Mål 10. Tilstrekkelige økonomiske rammevilkår Mål 11. Tydelig og effektiv organisering av arbeidet med medisinske kvalitetsregistre For å følge opp strategien har Nasjonalt servicemiljø utarbeidet en handlingsplan med delmål og tiltak som skal gjennomføres frem mot For mer informasjon, se Interregional styringsgruppe Interregional styringsgruppe består av to representanter fra hver helseregion - én representant fra ledelse og én registerkyndig fagperson. Styringsgruppen har observatører fra blant annet Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet, Direktoratet for e-helse og Folkehelseinstituttet. Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre v/leder og nestleder er sekretariat for styringsgruppen, med bistand fra Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre v/leder i IKT-relaterte saker. Hovedoppgavene til Interregional styringsgruppe er som følger: Styringsgruppen skal sørge for samordning og god utnyttelse av tildelte ressurser til medisinske kvalitetsregistre Koordinere samhandling med sentrale myndigheter Utvikle hensiktsmessig faglig, teknisk og organisatorisk infrastruktur på kvalitetsregisterområdet Anbefale nye nasjonale kvalitetsregistre etter råd fra Ekspertgruppen Utforme felles krav og standarder til nasjonale medisinske kvalitetsregistre Legge til rette for god utnyttelse av data fra registrene Utvikle Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre, og bidra til god forankring og koordinering mot de regionale helseforetakene og registre som er lokalisert der For mer informasjon, se Mandatet for Interregional styringsgruppe ble sist revidert Det pågår diskusjoner på ledelsesnivå mellom de regionale helseforetakene om fremtidig 4

96 Vedlegg 103 organisering og styring av arbeidet med medisinske kvalitetsregistre, og i den forbindelse forventes det at mandatet vil bli revidert. Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre er et rådgivende organ til Interregional styringsgruppe for IKT-faglige spørsmål, og har et nært samarbeid med Nasjonalt servicemiljø om gjennomføring av IKT-relaterte tiltak definert i servicemiljøets handlingsplan. Teknologiforumet består av representanter for de regionale helseforetakene, Nasjonalt servicemiljø og Nasjonal IKT HF. Teknologiforumet forvalter øremerkede midler som tildeles av Helse- og omsorgsdepartementet til videreutvikling av tekniske løsninger for kvalitetsregistrene (6,5 MNOK i 2017). Teknologiforumet tildeler midlene videre til leverandørene av godkjente tekniske løsningskomponenter (HEMIT, Helse Nord IKT og Oslo Universitetssykehus) for videreutvikling av disse, og til enkeltregistre som skal ta disse i bruk. Teknologiforumet har et særskilt ansvar for følgende: Sørge for at midlene som tildeles leverandørene av de godkjente løsningskomponentene brukes til videreutvikling av felleskomponenter som kommer alle eller flest mulig av registrene til gode Sørge for at midlene som tildeles enkeltregistre bidrar til enklere datafangst og god utnyttelse av innsamlede data, og generelt til å dekke registrenes behov for nødvendig funksjonalitet Sørge for at tildelte midler brukes slik at behovet for sentralisert IKT-drift blir ivaretatt Andre sentrale oppgaver for Teknologiforumet: Avstemme prinsipper for prioritering av de øremerkede midlene med Interregional styringsgruppe, og fremlegge forslag om større tiltak for innspill og tilslutning Identifisere enkeltregistre som har tekniske løsninger som ikke fungerer tilfredsstillende, og foreslå tiltak for forbedring Bidra til at registre som ikke benytter godkjente løsningskomponenter migreres over til godkjent plattform Følge opp at leverandørene av de godkjente løsningskomponentene har veikart og leveranseevne for å understøtte tiltak i strategi og handlingsplan utarbeidet av Nasjonalt servicemiljø Legge til rette for å gi råd til nye og eksisterende registre om valg av tekniske løsningskomponenter For mer informasjon, se 5

97 Vedlegg 103 Verdiskapning som følge av velfungerende og standardiserte tekniske løsninger Hensiktsmessige og velfungerende tekniske løsninger er en forutsetning for at de nasjonale medisinske kvalitetsregistrene skal kunne oppnå effektiv drift. Norsk register for invasiv kardiologi (NORIC) er eksempel på et register som registrerer data som en del av prosedyren for behandling av pasienten, og som har en effektiv og velfungerende løsning for analyse og rapportering. Nasjonalt register for leddproteser er eksempel på et register som samler data på papir og har høy dekningsgrad, men som bruker relativt mye ressurser til påfølgende innregistrering, analyse og rapportering. Bruk av funksjonelle og robuste tekniske løsninger for registrene medfører: Mindre ressursbruk i registrenes sekretariat for innregistrering, utsending av skjema og innregistrering av pasientrapporterte data Mindre ressursbruk i forbindelse med kvartalsvis og årlig rapportering Effektiv tilgang til registrenes egne data for analyseformål og mindre ressursbruk til utarbeidelse av analyser som gir grunnlag for kvalitetsforbedring Standardisering og samordning av tekniske løsninger for registrene medfører: Lavere kostnader til etablering, forvaltning og IKT-drift av de tekniske løsningene Kostnader til videreutvikling av tekniske løsningskomponenter fordeles på flere registre Enklere å etablere og dele god praksis for hvordan registrene arbeider Oppsummering Organiseringen av kvalitetsregisterfeltet er kompleks. Interregional styringsgruppe er av den oppfatning at det er nødvendig å få på plass klarere styringslinjer mellom de regionale helseforetakene, Interregional styringsgruppe, Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre og Nasjonal IKT HF. Interregional styringsgruppe er opptatt av at Nasjonal IKT HFs eierskap til Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre og den manglende formelle styringslinjen fra Interregional styringsgruppe, ikke skal føre til mindre innflytelse på forumets arbeid og hvordan de øremerkede midlene brukes til å understøtte styringsgruppens arbeid. Interregional styringsgruppe forventer en avklaring av organisering og styringslinjer i forbindelse med planlagt revidering av styringsgruppens mandat i Som følge av at mandatet til Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre har blitt revidert, er det en felles oppfatning at grenseflaten mot Nasjonalt servicemiljø og Interregional styringsgruppe er godt definert. 6

98 Vedlegg 103 Administrerende direktørs vurdering Det er viktig at registerfeltets problemstillinger, herunder også de IKT-relaterte, blir håndtert i et nasjonalt perspektiv. For IKT-feltet vil det være fokus på samordning, standardisering og sentralisert IKT-drift, og at tiltak knyttet til dette skjer i overenstemmelse med Nasjonal e-helsestrategi og handlingsplan , og felles IKT-strategi vedtatt av de regionale helseforetakene. Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre utøver en viktig funksjon for å ivareta dette behovet, i samhandlingen med Nasjonalt servicemiljø og Interregional styringsgruppe. For å svare opp Internasjonal styringsgruppes bekymring om kompleks og fragmentert organisering av registerfeltet, kan Nasjonal IKTs styregodkjente modell for «Drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten» være et godt utgangspunkt for en eventuell restrukturering av forumer og organer, og å sikre godt samspill mellom disse. Videre vil også registerfeltet kunne støtte seg på Nasjonal IKTs forumer (med reviderte mandater), som beskrevet i det godkjente mandatet for Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. Vedlegg Vedlegg 1: Ansvarsmatrise for fagforumene i Nasjonal IKT HF Vedlegg 2: Overordnet beskrivelse av modell for «Drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten» 7

99 Forum Administrasjonen i NIKT Prosjektforum Interregionale prosjekter Fagforum for arkitektur Fagforum for klinisk IKT Fagforum for porteføljestyring Systemeierforum FMK Gjennomføre tiltak i felles IKT-strategi Administrasjonen H/U U U U U U Helseregionene Leverandør Interregional styringsgruppe Interregionalt fagdir møte Anbefale interregional god praksis på strategisk nivå Gi innspill på definering av prosjektporteføljen til Nasjonal IKT Prosjektforum H U U U U U Prosjektforum U H/U K K K K K Gir råd og oppfølging av interregionale prosjekter Prosjektforum K H/U K Utøve arkitekturstyring av interregionale prosjekter Samordne god praksis, bruk, implementering og forvaltning av dagens kliniske systemportefølje. Utarbeide beskrivelser av behov, målbilder og nytte for nye kliniske systemer. Sikre klinisk forankring og innspill til NIKT prosjektportefølje, prosjekter og prosjektforslag Samordne prosjektporteføljen og felles veikart. Samordne god praksis og metode innenfor porteføljestyring, programstyring og prosjektstyring Definere og gjennomføre tiltak for standardisering av tekniske løsninger for medisinske kvalitetsregistre. Tildeler midler til formålet. Utarbeide målarkitektur og gi inspill til arkitektur i interregionale prosjekter Utarbeide og forvalte arkitekturprinsipper, referansemodeller og metodikk. Prosjektforum K H/U K K Systemeierforum K U H/U K K Fagforum for klinisk IKT K K H/U K K Fagforum for klinisk IKT H/U K K Fagforum for porteføljestyring K H U U Fagforum for porteføljestyring K U H/U Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre Fagforum for I K K K H/U I U K arkitektur K H U U K Fagforum for arkitektur K H/U K

100 Drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten Presentasjon til EPJ-Systemeierforum 1.01

101 Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell* Fagsidens arbeidsprosesser IKT-tjeneste Personell Produksjon-/arbeidsprosesser Begrep IKT-tjeneste** IKT-løsning** IKT-system Definisjon En IKT-tjeneste er en IKT-løsning inkludert tilhørende drift og forvaltning av IKT-løsningen. En IKT-tjeneste er basert på informasjonsteknologi og støtter fagsidens arbeidsprosesser. Tjenesten inneholder personellressurser, produksjonsprosesser, teknologi, samt drift og forvaltning av tjenesten Ett eller flere tekniske IKT-system som til sammen støtter virksomheten En enkeltstående applikasjon eller en applikasjon med flere integrasjoner inkludert tilhørende infrastruktur. Et IKT-system behandler, lagrer og overfører data og kan sees på som den tekniske delen av en IKT-løsning. IKT-system IKT-system IKT-system Drift Summen av alle styrings- og arbeidsprosesser som er nødvendige for å sikre brukerne tilgang til et IKT-system med avtalt kvalitet. Det være seg basis drift (nettverk, datasenter, servere overvåking, databaser, OS, lisenser m.m uten noen form for forretningslogikk), samt applikasjonsdrift (tilgjengeliggjøring av programvare for sluttbrukere med tilhørende overvåking, kapasitetsplanlegging, proaktiv drift, vedlikehold, patching og oppgradering av applikasjonen) Drift og forvaltning Drift og forvaltning Drift og forvaltning Forvaltning Summen av alle styrings- og arbeidsprosesser som er nødvendige for å opprettholde krav til kvalitet i en IKT-tjeneste (IKT-løsning, metode, prosess etc) over tid. Forvaltning kan deles inn i Funksjonell forvaltning, Applikasjonsforvaltning og Teknisk forvaltning. Se også Systemforvaltning * I mangel av et felles begrepsapparat internt i spesialisthelsetjenesten er begrepene delvis basert på ITIL, IKT begreper i politiet og tilbakemeldinger fra helseregionene ** «IKT begreper i Politiet» ( 2

102 Presisering av foreslått interregional drifts- og forvaltningsmodell Modellen skal understøtte interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten, der det forvaltnings- og driftsmessige hovedansvaret for eierskap til den enkelte IKT-løsningen forutsettes å ligge hos de regionale helseforetakene (RHF). Dette kan være IKT-løsninger med et nasjonalt bruksområde for spesialisthelsetjenesten (fire regionale helseforetak) eller deler av spesialisthelsetjenesten (to eller tre regionale helseforetak) Modellen introduserer rollen «Interregional Tjenesteleverandør» som skal kjøpes som en tjeneste av aktuelle leverandører*. Rollen skal på vegne av «Interregionalt Forvaltningsråd» (hovedansvarlig) ha ansvar for (utøvende og på vegne av), og sikre, koordinering mellom alle aktører i den tekniske leveransekjeden i IKT-løsningen, ved alle endrings- og hendelsesrelaterte aktiviteter. Ansvaret manifesteres gjennom kontrakter og avtaleverk. Drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger krever representasjon og involvering i «Interregional Systemeiergruppe» og «Interregionalt Forvaltningsråd» fra de (regionale) helseforetak som er interessenter av IKT-løsningen. Modellen skisserer roller som er nødvendig for å sikre en god og sikker drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger. En drifts- eller løsningsleverandør kan ivareta flere roller. * Viser til ordlyd i vedtatt interregional IKT-strategi. «Drift, forvaltning og videreutvikling av felles anskaffede tjenester og løsninger og fellesregionale innbyggertjenester skal fortrinnsvis og etter konkrete vurderinger, samt innenfor gjeldende regelverk, samordnes på juridiske enheter der ingen eller alle helseregionene har eierandeler» 3

103 Leverandør RHF/HF RHF Strategisk dialog («Strategisk endring») Avtale (SLA) Interregionalt Styringsstruktur for drift og forvaltning av interregional IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten «Strategisk endring» Hovedansvarlig Driftsavtale(r)* «Daglig drift» Forvaltningsråd RHF/HF** Operativ Dialog («Daglig drift») Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre Interregional Systemeiergruppe Interregional Tjenesteleverandør Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Interregionalt Forvaltningsråd Forvaltningsråd RHF/HF** Forvaltningsråd RHF/HF** Operasjonelt ansvarlig Drifts- og vedlikeholdsavtale(r) Forvaltningsråd RHF/HF** 5 Løsningsleverandør(er) Hovedansvarlig Vedlikeholdsavtale(r)* Operativ Dialog («Daglig drift») 6 Strategisk dialog («Strategisk endring») Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre Fungerer som styre for drift og forvaltning av interregionale løsninger Fungerer som eskaleringspunkt for Interregional Systemeiergruppe(r) Interregional Systemeiergruppe Prioritere endringsbehov, sikre finansiering og beslutte andre strategiske valg relatert til endringer i arbeidsprosesser, rutiner, prosedyrer og opplæringsmateriell Sikre at IKT-løsning er ihht vedtatt IKT-strategi og målarkitektur Strategisk dialog med leverandører Interregionalt Forvaltningsråd Ivareta og forbedre aktuelle arbeidsprosesser Definere rutiner, prosedyrer og opplæringsmateriell Synkroniserte utviklings, vedlikeholds- og masterplaner («roadmap») med RHFene og Interregional Tjenesteleverandør Tilrettelegge for og utarbeide beslutningsgrunnlag for interregional systemeiergruppes ansvarsområder Forvalte oppgaver i et utviklingsperspektiv Forvaltningsråd RHF Operativt nivå for lokale og regionale innspill, erfaringer og involvering i helseregionen rundt beslutninger på prioritering av endrings- og feilrettingsønsker Interregional Tjenesteleverandør Gjennomføring av prioriterte tiltak ihht definerte prosesser for feil- og endringshåndtering Operativ leverandørstyring og operativ avtalehåndtering Ved «ekstern» leverandør er dette RHFs kontaktpunkt for operativ forvaltning av interregionalt IKT-system Drifts- og Løsningsleverandører Drift og forvaltning av løsninger i henhold til kontrakt og avtaleverk * Juridisk avtalepart på RHF nivå. Samarbeidsavtale mellom RHF **Organiseres og bemannes regionalt RHF (Hovedansvarlig) Leverandører (Kan inkludere de regionale IKT driftsleverandørene) 4

104 Leverandør Overordnet styringsstruktur for interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten Eksemplifisert betjeningsmodell for brukerstøtte Hovedansvarlig Driftsavtale(r) Interregional Systemeiergruppe Hovedansvarlig Vedlikeholdsavtale(r) Inngangskanal Løsningsleverandør(er) Driftsleverandør(er) Operativ Dialog («Daglig drift») Regional* Brukerstøtte 1-Linje Operasjonelt ansvarlig Driftsavtale(r) Interregionalt Forvaltningsråd Interregional Tjenesteleverandør Operativ Dialog Operasjonelt ansvarlig («Daglig drift») Vedlikeholdsavtale(r) Interregional Tjenesteleverandør 2/X-linje Leverandører Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Løsningsleverandør(er) Prinsipper for betjeningsmodell for brukerstøtte Brukerne av interregionale IKT-løsninger skal ha 1.-linje brukerstøtte hos leverandør av den aktuelle arbeidsflaten/plattformen. Interregionale IKT-løsninger har en koordinert, «Single-point-of-contact» (2/X-linje) brukerstøtte gjennom «Interregional Tjenesteleverandør», med ansvar for koordinering på tvers av alle «Drifts-» og «Løsningsleverandør(er)» i den tekniske leveransekjeden Melding om funksjonelle og tekniske avvik sendes til «Interregional Tjenesteleverandør» og koordineres ved behov mot driftsleverandør(er) (arbeidsflate, integrasjoner m.m) og løsningsleverandør(er) Eksemplifisert betjeningskanal for brukerstøtte for interregionale IKT-løsninger * I prinsippet de regionale IKT driftsleverandørene RHF (Hovedansvarlig) Leverandører (Kan inkludere de regionale IKT driftsleverandørene) 5

105 Vedlegg: Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell 6

106 Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell Begrep Definisjon Begrep Definisjon Applikasjonsdrift Applikasjonsforvaltning*** Tilgjengeliggjøring av programvare for sluttbrukere med tilhørende overvåking, kapasitetsplanlegging, proaktiv drift, vedlikehold, patching og oppgradering av applikasjonen Vedlikeholde en forvaltningsplan for applikasjonen, samt holde dialog med kunden og leverandøren rundt endringsønsker og endringer i funksjonalitet Drift Summen av alle styrings- og arbeidsprosesser som er nødvendige for å sikre brukerne tilgang til et IKT-system med avtalt kvalitet. Det være seg basis drift (nettverk, datasenter, servere overvåking, databaser, OS, lisenser m.m uten noen form for forretningslogikk), samt applikasjonsdrift (tilgjengeliggjøring av programvare for sluttbrukere med tilhørende overvåking, kapasitetsplanlegging, proaktiv drift, vedlikehold, patching og oppgradering av applikasjonen) Arbeidsflateleverandør Leverandør av den aktuelle arbeidsflaten applikasjonen tilgjengeliggjøres i. Driftsansvarlig* Rolle hos leverandøren som er ansvarlig for driften, og i mange tilfeller også vedlikeholdet, av infrastruktur og applikasjoner/løsninger Basis drift Vedlikehold og patching av det tekniske utstyret og teknisk programvare (nettverk, datasenter, servere overvåking, databaser, OS, lisenser m.m uten noen form for forretningslogikk) Driftsleverandør En eller flere aktører som i sum håndterer den tekniske leveransekjede som en IKT-løsning (applikasjon(er)) består av. Besitter ekspertkompetanse om teknisk drift av IKT-løsningen. Driftsleverandøren utfører utvikling- og vedlikeholdsarbeid på den tekniske infrastrukturen IKT-løsningen kjører på. (Basis drift og Teknisk forvaltning) Betjeningsmodell Beskrivelse av henvendelsesmønsteret fra brukeren og hvordan disse henvendelsene betjenes hos leverandør(er). Endringsråd («Change Advisory Board»)** En gruppe som gir endringsansvarlig råd ved vurdering, prioritering og tidfesting av endringer. CAB kan utgjøres av relevante representanter fra alle områder hos IT-tjenesteleverandøren, virksomhet og tredjepart, som for eksempel leverandører. * «IKT begreper i Politiet» ( ** ITIL Terminologiliste, Norwegian translation Version 2.0 mars 2012 *** Helse Nord 7

107 Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell Begrep Definisjon Begrep Definisjon Funksjonell Forvaltning Forvaltning Leveransekjede** Integrasjonsleverandør Interregional IKT-løsning* IKT-system* Endringer i funksjonalitet. Dette inneholder konfigurasjonsendringer, enkelt systemoppsett, organisasjonsoppsett, brukerrolleendringer, maler, rapporter, m.m Summen av alle styrings- og arbeidsprosesser som er nødvendige for å opprettholde krav til kvalitet i en IKT-tjeneste (IKT-løsning, metode, prosess etc) over tid. Forvaltning kan deles inn i Funksjonell forvaltning, Applikasjonsforvaltning og Teknisk forvaltning. Se også Systemforvaltning Leverandør av integrasjonstjenester i den aktuelle leveransekjeden To eller flere Regionale Helseforetak (RHF) i Spesialisthelsetjenesten Ett eller flere tekniske IKT-system som til sammen støtter virksomheten En enkeltstående applikasjon eller en applikasjon med flere integrasjoner inkludert tilhørende infrastruktur. Et IKT-system behandler, lagrer og overfører data og kan sees på som den tekniske delen av en IKT-løsning. Interregionale IKT-systemer IKT-tjeneste* Interregional Tjenesteleverandør Porteføljen av kliniske systemer, administrative systemer, og felleskomponenter, som enten er installert, eller det er planlagt installert, i flere helseforetak i interregional regi. I tillegg kommer tilstøtende systemer med stor grad av grensesnitt mot de regionale systemene En IKT-tjeneste er en IKT-løsning inkludert tilhørende drift og forvaltning av løsningen. En IKT-tjeneste er basert på informasjonsteknologi og støtter fagsidens arbeidsprosesser. Tjenesten inneholder personellressurser, produksjonsprosesser, teknologi, samt drift og forvaltning av tjenesten. Koordinerende enhet som har ansvaret for oppfølging og koordinering av alle Driftsleverandør(er) (arbeidsflate, integrasjon m.m) og Løsningsleverandør(er) i leveransekjeden IKT-systemet inngår som en del av. Tjenesteleverandørfunksjonen består gjerne også av tjenesteansvarlig og/eller driftsansvarlig fra leverandøren(e) knyttet til det enkelte interregionale IKT-system, og fungerer som Interregionalt Forvaltningsråds kontaktpunkt for operativ drift og forvaltning av det interregionale IKT-systemet. Aktiviteter i en verdikjede utført av leverandørene. En leverandørkjede omfatter ofte flere leverandører der hver enkelt leverandør bidrar til produktets eller tjenestens verdi. * «IKT begreper i Politiet» ( ** ITIL Terminologiliste, Norwegian translation Version 2.0 mars

108 Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell Begrep Definisjon Begrep Definisjon Løsningsleverandør En eller flere aktører som i sum leverer den IKT-løsningen som understøtter aktuelle arbeidsprosess Teknisk forvaltning*** Vedlikehold av forvaltningsplan knyttet til de tekniske tjenestene, herunder behov for modernisering og kapasitetsendringer Systemeier* Systemforvaltning* Rolle som er premissgiver og skal påse at utforming av systemeiers del av IKT-porteføljen/IKT-system skjer i henhold til strategier og handlingsplaner for helse og krav fra eksterne interessenter. Systemforvaltning utøves fra et IKT-system overføres til IKT-drift og linjeorganisasjonen for ordinær produksjon. Gjennomføres for å bevare eller forbedre et IKT-system. Det skilles ofte mellom applikasjonsforvaltning og applikasjonsdrift. Tjenesteansvarlig** En leder som er ansvarlig for å styre livssyklusen til en eller flere IKTtjenester fra begynnelse til slutt. Betegnelsen brukes også med betydningen av enhver leder innad hos IKT-tjenesteleverandøren. Service Manager brukes ofte når en refererer til en ansvarlig for forretningsforbindelser, prosessansvarlig, regnskapsansvarlig eller en senior leder med det overordnede ansvaret for IKT-tjenester. Systemforvalter* Ansvarlig for vedlikehold og nødvendige arbeidsoppgaver for å opprettholde tjenestekvaliteten som er spesifisert for IT-systemet. Har ansvaret for å utføre, koordinere og kvalitetssikre bestillinger og behov fra systemeier og tjenesteeier. Utarbeider årlige forvaltningsplaner inkludert budsjett. Foreslår endringskø og produktkø overfor Systemeier i samråd med Produktleder eller Tjenesteansvarlig. Systemforvalter besitter ofte den tekniske kompetansen som utfyller fagkompetansen til tjenesteeier og systemeier (Funksjonell forvaltning) Tjenesteeier** Tjenesteleverandør** En rolle som står til ansvar for leveransen av en bestemt IT-tjeneste En organisasjon som tilfører tjenester til en eller fler interne eller eksterne kunder. Tjenesteleverandør brukes ofte som kortform for IKT-tjenesteleverandør * «IKT begreper i Politiet» ( ** ITIL Terminologiliste, Norwegian translation Version 2.0 mars 2012 *** Helse Nord 9

109 Finansieringsprinsipper 10

110 Finansiering av felles kostnader relatert til interregional drifts- og forvaltningsmodell Fordeling av kostnader som er direkte relatert til foreslått styringsmodell dekkes etter prinsipper som definert i Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Kostnader relatert til realisering av drifts- og forvaltningsorganisasjon for den enkelte IKT-løsning må estimeres som en del av de konkrete vurderingene som gjennomføres for IKT-løsningen. Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten inneholder følgende prinsipper: Felles prosjekter/tiltak skal helhetlig samfinansieres fra start, og som hovedregel skal finansieringen deles mellom helseregionene etter basisrammen. I tilfeller der basisrammen ikke er en god indikasjon på fordeling av bruk mellom regionene skal finansieringen deles etter antall brukere per region. Samme prinsipp gjelder felles drift og forvaltning. Nasjonal IKT HF skal ikke bygge opp en balanse for aktivering av prosjekter. Eierskap og balanseføring skal enten være i de regionale helseforetakene eller i selskaper for felles drift og forvaltning. 11

111 Vedlegg 104 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 104/17 B Prosjektfinansiering av konseptfase Elektronisk datafangst for pasientsikkerhetsprogram Bakgrunn Nasjonal IKT HF har mottatt en henvendelse fra nasjonalt pasientsikkerhetsprogram (vedlegg 1). Programmet har hatt møte med de regionale helseforetakenes administrerende direktører, og ber om et felles prosjekt for elektronisk datafangst knyttet til tiltak i pasientsikkerhetsprogrammet. Denne saken gjelder godkjenning av prosjektfinansiering og mandat for konseptfasen av prosjekt 'Elektronisk datafangst for pasientsikkerhetsprogrammet', i henhold til bestilling fra de fire administrerende direktørene i de regionale helseforetakene. Status Pasientsikkerhetsprogrammet finner det krevende å gjennomføre målinger av ulike forbedringer uten elektroniske løsninger. Lokale programledere har ikke kapasitet til å systematisk følge opp team som arbeider med tiltakspakkene innen innsatsområdene, og som i dag benytter manuelle løsninger. I referat fra møte mellom pasientsikkerhetsprogrammet og de fire regionale helseforetakenes administrerende direktører konkluderes det med: "Det etableres et prosjekt med representanter fra de fire RHF-ene og Nasjonal IKT for å sikre elektronisk datafangst for alle innsatsområdene innen to år. Prosjektet vil først og fremst utnytte dagens IKT-plattformer. Målet er å kunne bruke data til forbedringsarbeid og følge implementering av innsatsområdene. Flere helseforetak har i dag mulighet til å rapportere graden av implementering ved å bruke det nye implementeringskartet. Oppdraget til prosjektgruppen inkluderer å kartlegge hvilke områder det enkelte foretak kan rapportere på." Administrasjonen foreslår på bakgrunn av dette å igangsette en konseptfase for elektronisk datafangst for pasientsikkerhetsprogrammet. Det er utarbeidet forslag til prosjektmandat for konseptfase i Elektronisk datafangst for Pasientsikkerhetsprogrammet (vedlegg 2). 1

112 Vedlegg 104 I konseptfasen vil det bli gitt anbefalinger på veivalg knyttet til konsept og realisering av anbefalt konsept. Administrasjonen ønsker derfor å involvere representanter fra styret i Nasjonal IKT i prosjektstyret for konseptfasen. Følgende er forespurt om å delta i prosjektstyret, og har takket ja: Anita Schumacher, Helse Sør-Øst Erik M. Hansen, Helse Vest Bjørn Nilsen, Helse Nord. Per Olav Skjesol, Helse Midt-Norge Anne Grete Skjellanger, Helsedirektoratet/ Pasientsikkerhetsprogrammet Hege Rob Moi, Nasjonal IKT HF Administrasjonen anbefaler at Anita Schumacher leder prosjektstyret. Eventuell øvrig deltakelse, herunder konserntillitsvalgte, må avklares. Administrasjonen har tatt initiativ overfor regionene for å få på plass deltakere i prosjektgruppen samt prosjektleder og arkitekt, og bedt om tilbakemelding på ressursforespørslene innen 17. November Det er lagt til grunn at konseptfasen vil ha en varighet på tre måneder. Konseptfasen vil kunne starte januar 2018, forutsatt at helseregionene avgir ressurser til prosjektet. Estimert omfang på prosjektledelse, møtekostnader og reisekostnader for konseptfasen medfører et finansieringsbehov for Nasjonal IKT tilsvarende 1,3 MNOK i Dersom en av helseregionene kan frigi prosjektleder vil estimert finansieringsbehov for konseptfasen være 0,8 MNOK. Estimatene bygger på forutsetning om at eventuell prosjektleder tildelt fra helseregionene har en timepris på NOK 1.000,- uten moms, mens ekstern prosjektleder har en forventet timepris uten moms på NOK 1.500,-. Oppsummering Nasjonalt pasientsikkerhetsprogram og direktørene for de regionale helseforetakene har besluttet et felles prosjekt for elektronisk datafangst. Elektronisk datafangst til pasientsikkerhetsprogrammet skal fortrinnsvis skje via eksisterende systemer. Det er sendt ut ressursforespørsler til helseregionene. Finansieringsbehovet er dekket innenfor rammene av Nasjonal IKT HF sitt porteføljebudsjett for Administrerende direktørs vurdering Administrerende direktør vurderer at prosjekt Elektronisk datafangst for Pasientsikkerhetsprogrammet må inkluderes i porteføljen til Nasjonal IKT HF, og anbefaler derfor at konseptfasen starter så raskt som mulig. Det bør vurderes hvordan 2

113 Vedlegg 104 elektronisk datafangst til pasientsikkerhetsprogrammet kan realiseres innenfor eksisterende systemportefølje. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar vedlagt mandat for konseptfase Elektronisk datafangst for Pasientsikkerhetsprogrammet. 2. Styret vedtar prosjektfinansiering på 1,3 MNOK til konseptfasen. Prosjektfinansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 3. Styret vedtar at Anita Schumacher blir leder av prosjektstyret for prosjekt 'Elektronisk datafangst for Pasientsikkerhetsprogrammet'. Vedlegg: Vedlegg 1: "Referat fra ekstraordinært telefonmøte om nytt implementeringskart i spesialisthelsetjenesten", Pasientsikkerhetsprogrammet. Vedlegg 2: Mandat konseptfase 'Elektronisk datafangst for Pasientsikkerhetsprogrammet'. 3

114 Referat Deres ref.: Vår ref.: 17/14372 Saksbehandler: Carol Perez Dato: Referat fra ekstraordinært telefonmøte om nytt implementeringskart i spesialisthelsetjenesten Bakgrunn Et nytt kart over implementering av pasientsikkerhetsprogrammets innsatsområder har blitt diskutert i pasientsikkerhetsprogrammets styringsgruppe gjentatte ganger de siste årene. Behovet bunner i at det i følge oppdragsdokumentene er obligatorisk å implementere innsatsområdene, men dagens «fargekart» ikke viser graden av implementering. På styringsgruppemøtet la sekretariatet frem forslag til nytt implementeringskart, og styringsgruppen vedtok det skulle innføres så raskt det lar seg gjøre. Status I etterkant av styringsgruppemøtet fikk sekretariatet tilbakemelding fra regionale programledere i RHFene. Tilbakemeldingene handlet om at forbedringsteamene finner det krevende å gjennomføre målinger uten en elektronisk løsning, og at lokale programledere ikke har kapasitet til å systematisk følge opp teamene som jobber med tiltakspakkene innen innsatsområdene. På bakgrunn av tilbakemeldinger fra helseforetakene, anbefalte sekretariatet å redusere ambisjonsnivået for bruken av det nye implementeringskartet. Saken ble diskutert på et ekstraordinært telefonmøte mellom helsedirektør Bjørn Guldvog og de administrerende direktører (ADer) i de fire RHFene Målet for møtet var å finne et alternativ som ga mindre belastning for lokale programledere og foretakenes enheter. Oppsummering av møtet : Enighet om at det viktigste for pasientene er at tiltakene i tiltakspakkene er en del av den behandlingen de får. Intensjon om å gradvis gå fra fargekartet som kun viser aktivitet, til et implementeringskart som viser hvorvidt tiltakene er implementert. Det ble påpekt at dagens fargekart ikke har blitt brukt etter intensjonen. Enhetene har rapportert grønn uten nødvendigvis å kunne dokumentere målinger. Konklusjon: 1) Helseforetakene skal begynne å rapportere graden av implementering på innsatsområdene trygg kirurgi og hjerneslag. Disse innsatsområdene ble valgt fordi det er gode muligheter for datainnsamling. 2) Det etableres et prosjekt med representanter fra de fire RHF-ene og Nasjonal IKT for å sikre elektronisk datafangst for alle innsatsområdene innen to år. Prosjektet vil først og fremst utnytte dagens IKT-plattformer. Målet er å kunne bruke data til forbedringsarbeid og følge implementering av innsatsområdene. Flere helseforetak har 1/2

115 2/2 i dag mulighet til å rapportere graden av implementering ved å bruke det nye implementeringskartet. Oppdraget til prosjektgruppen inkluderer å kartlegge hvilke områder det enkelte foretak kan rapportere på.

116 PROSJEKTMANDAT FOR ELEKTRONISK DATAFANGST PASIENTSIKKERHETSPROGRAMMET KONSEPTFASE Versjonsnummer: 0.9 Godkjent dato: Godkjent av virsomhetsleder: Utarbeidet av: Maria Tveten, Carol Romay, Hege Rob Moi, Bente S. Nedrebø

117 1. BESKRIVELSE AV IDÉ Nasjonalt pasientsikkerhetsprogram er et femårig tiltak for å redusere pasientskader. Programmet blir koordinert av Helsedirektoratet, og har tre overordnede målsettinger: Redusere pasientskader, bygge varige strukturer for pasientsikkerhet og forbedre pasientsikkerhetskulturen i helsetjenesten. Pasientsikkerhetsprogrammet innfører konkrete forbedringstiltak på utvalgte innsatsområder i alle deler av helsetjenesten. Det fremgår av oppdragsdokumentene til de regionale helseforetakene og helseforetakene at det er obligatorisk å implementere relevante innsatsområder. Mange forbedringsteam arbeider med å implementere tiltak fra Nasjonalt pasientsikkerhetsprogram på sykehus i Norge. Det er i dag krevende for mange forbedringsteamene å gjennomføre evalueringer uten elektroniske løsninger. Lokale programledere har heller ikke kapasitet til å systematisk følge opp de teamene som arbeider med mange manuelle løsning. Et nytt kart over implementering av pasientsikkerhetsprogrammets innsatsområder har blitt diskutert i pasientsikkerhetsprogrammets styringsgruppe gjentatte ganger de siste årene. Det eksisterende «fargekartet» til pasientsikkerhetsprogrammet viser idag ikke riktig grad av implementering. I et møte mellom helsedirektør Bjørn Guldvog og de administrerende direktørene i de fire regionale helseforetakene var det enighet om at «Det etableres et prosjekt med representanter fra de fire RHF-ene og Nasjonal IKT for å sikre elektronisk datafangst for alle innsatsområdene innen to år. Prosjektet vil først og fremst utnytte dagens IKT-plattformer. Målet er å kunne bruke data til forbedringsarbeid og følge implementering av innsatsområdene. Flere helseforetak har i dag mulighet til å rapportere graden av implementering ved å bruke det nye implementeringskartet. Oppdraget til prosjektgruppen inkluderer å kartlegge hvilke områder det enkelte foretak kan rapportere på.» 1.1. Hvilke behov skal dekkes av prosjektet Det fremgår av oppdragsdokumentene at det er obligatorisk for helseforetakene å implementere relevante innsatsområder i pasientsikkerhetsprogrammet. Helseforetakene rapporterer at arbeidet med målinger og registreringer stjeler tid som ellers kunne blitt brukt på praktisk pasientsikkerhets- og forbedringsarbeid. I dag gjennomføres og rapporteres målinger av tiltak innen de definerte innsatsområdene i pasientsikkerhetsprogrammet hovedsakelig manuelt. Dette er tidkrevende for det kliniske personellet, og sikrer ikke tilstrekkelig datakvalitet for presise målinger og gjenbruk av data til forbedringsarbeid lokalt. Styringsgruppen for Pasientsikkerhetsprogrammet har over lengre tid etterlyst bedre og mer valid rapportering av implementering av de ulike innsatsområdene. På styringsgruppemøtet ble det lagt frem et forslag til nytt implementeringskart. Dette kartet baserte seg fortsatt på manuelle målinger, og tilbakemeldingene fra forbedringsteamene og de lokale programlederne var at det nye verktøyet var for ressurskrevende. Fargekartet som helseforetakene fyller ut for å rapportere på grad av implementering av pasientsikkerhetsprogrammets innsatsområder blir ikke brukt etter intensjonen Hvilke endringer skal prosjektet skape Prosjektets overordnede mål er å etablere løsning for elektronisk datafangst for alle innsatsområdene i pasientsikkerhetsprogrammet innen to år, fra og med prosjektets oppstart. Løsning for datafangst skal bygge på dagens IKT-plattformer og gjenbruk av strukturerte data. Det vil si at en må vurdere ulike konsept basert på dagens løsninger med bl.a. DIPS, Imatis og elektroniske kurver som ulike alternativer. Valgt konsept skal bidra til at: Innrapportering av tiltak fra klinikkene til pasientsikkerhetsprogrammet skal forenkles Data som innrapporteres skal kunne gjenbrukes til lokalt forbedringsarbeid

118 Data som innrapporteres skal kunne gjenbrukes til ledelsesinformasjon som viser status på grad av implementering av tiltak i pasientsikkerhetsprogrammet Gevinsten av prosjektet vil være enklere, mer korrekte og tidsbesparende målinger som frigjør tid til andre viktige oppgaver i helsetjenesten. En naturlig konsekvens av elektronisk datafangst og enklere rapportering er at helseforetakene kan gå i gang med flere innsatsområder, og med det utvide sitt arbeid med pasientsikkerhet og forbedringsarbeid Forslag til tilnærming Oppdragsgiver ønsker at ny datafangst skal bygge på dagens IKT-plattformer. Det vil si at en fortrinnsvis skal vurdere ulike konsept basert på eksisterende system. Det er foreløpig ikke gjort en kartlegging av dagens relevante applikasjoner. Ved planlegging av konseptfase ser vi DIPS, Imatis, eksisterende kurve- og datavarehussystem som de mest relevante alternativer for ny datafangst. Det vil også være relevant å avklare hvilke nye muligheter som kommer i Helseplattformen i Helse Midt-Norge. Konseptstudiet skal vurdere både tekniske løsninger for innrapportering, arbeidsprosesser for helsepersonell, tilgang til styringsdata for ledere for lokalt forbedringsarbeid og styringsdata for overordnet ledelse. Målet med konseptstudiet er å gi godt grunnlag for videre planleggings- og implementeringsprosjekt for Pasientsikkerhetsprogrammet. Alternative konsepter må vurderes i forhold til hva som er mulig å få til innenfor gitte tidsrammer for prosjektet Er anskaffelse av varer og tjenester aktuelt? I oppdraget er det presisert at konseptet først og fremt skal utnytte dagens IKT-plattformer. Konseptutredningen vil avdekke om anskaffelse av ny teknologi og/eller tilpasninger av eksisterende IKT-plattform eventuelt vil være nødvendig for å dekke behovet for elektronisk innrapportering. 2. LEVERANSER I KONSEPTFASEN I konseptfasen skal de sentrale spørsmålene i utredningsinstruksen besvares, og resultere i følgende leveranser: Anbefaling av konsept for realisering av prosjektets mål Interessentanalyse Prosjektbegrunnelse inkludert oversikt over forventet endring hos ulike interessenter Prosjektforslag inkludert forslag til organisering av planfasen Realiseringsstrategi som viser alternativer for realisering av prosjektet i et interregionalt samarbeid Plan og finansieringsbehov for planleggingsfasen Forslag til organisering av gjennomføringsfasen 3. INTERESSENTER Følgende interessenter er identifisert i forkant av konseptfasen: Klinisk personell i sykehusene direkte involvert i behandling av pasienter i målgruppen for tiltaksområdene i pasientsikkerhetsprogrammet

119 Medarbeidere i helseforetakene og de regionale helseforetakene som arbeider med forbedringsarbeid knyttet til pasientsikkerhetsprogrammet Fagdirektører og kvalitetsansvarlige i de regionale helseforetakene og i helseforetakene Regionale programledere for pasientsikkerhetsprogrammet IKT-personell med ansvar for kliniske systemer (DIPS, Cerner, IMATIS, operasjonsplanleggingssystemer, Helseplattformen, kurver, etc) Ledelse og medarbeidere i Nasjonal pasientsikkerhetsprogram Styringsgruppen for Pasientsikkerhetsprogrammet De administrerende direktørene for de fire regionale helseforetakene Det skal gjennomføres en grundigere interessentanalyse i konseptfasen til bruk i det videre arbeidet i prosjektet. 4. ORGANISERING OG ANSVAR Styret for Nasjonal IKT HF er prosjekteier. Prosjektstyret for konseptfasen består av følgende: Prosjektstyremedlem Helse Sør-Øst og prosjektstyrets leder: Anita Schumacher Prosjektstyremedlem Helse Vest: Erik M. Hansen Prosjektstyremedlem Helse Nord: Bjørn Nilsen Prosjektstyremedlem Helse Midt-Norge: Per Olav Skjesol Prosjektstyremedlem Nasjonalt Pasientsikkerhetsprogram: Anne Grete Skjellanger Prosjektstyremedlem Tillitsvalgte: Prosjektstyremedle m: Prosjektstyremedlem Nasjonal IKT HF: Hege Rob Moi 5. TIDSPLAN OG RESSURSBEHOV Ressursbehovet for konseptfasen er som følger: Ressurstype Omfang Tidsperiode Klinisk personell 4 x 20% 3 måneder fra oppstart IKT-arkitekt 1 x 50% 3 måneder fra oppstart Prosjektleder 100% 4 måneder NIKT arkitekt 20% 3 måneder fra oppstart IKT personell kliniske systemer 4 x 20% 3 måneder fra oppstart Nasjonal IKT HF har sendt ressursforespørsler for å få på plass deltagere i prosjektgruppen, og har bedt om tilbakemelding fra helseregionene innen styremøte i Nasjonal IKT HF. Det er estimert at konseptfasen vil ha en varighet på tre måneder. Konseptfase kan starte januar 2018, forutsatt at helseregionene melder inn ressurser til prosjektet. Estimert omfang på prosjektledelse, møtekostnader og reisekostnader for konseptfasen medfører et finansieringsbehov for Nasjonal IKT tilsvarende 1,3 MNOK i Estimatene tar høyde for at det må benyttes ekstern prosjektleder. Dersom prosjektleder kan frigis fra en av helseregionene vil prosjektfinansieringsbehov være tilnærmet 0,8 MNOK.

120 6. FØRINGER OG RAMMEBETINGELSER 6.1. Føringer Regjeringen la frem den tredje årlige meldingen om kvalitet og pasientsikkerhet i Meld. St. 13 ( ) etter at Stortinget ga bred tilslutning til framleggelse av tidligere årlige meldinger. De forutgående var Meld. St. 11 ( ) Kvalitet og pasientsikkerhet 2013, og Meld. St. 12 ( ) Kvalitet og pasientsikkerhet Det femårige nasjonale pasientsikkerhetsprogrammet ( ) skal redusere pasientskader ved hjelp av målrettede tiltak i helse- og omsorgstjenesten. Programmet er et oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet, og viderefører arbeidet som ble startet under pasientsikkerhetskampanjen ved samme navn ( ). Programmets styringsgruppe vedtar alle sentrale beslutninger i programmet. Styringsgruppen er bredt sammensatt av ledere i helseog omsorgstjenesten, og ledes av helsedirektør Bjørn Guldvog. De fire administrerende direktørene i de regionale helseforetakene deltar i styringsgruppen. Arbeidet med pasientsikkerhet er også forankret i Meld. St. 9 Én innbygger én journal ( ). Det er står i stortingsmeldingen 9 at det er «..en rekke berøringspunkter mellom disse stortingsmeldingene. Gode IKT-systemer er et viktig verktøy for å oppnå bedre kvalitet og pasientsikkerhet.» Nasjonal e-helse strategi og handlingsplan har også fokus på pasientsikkerhet. Det er innledningsvis (kap.1.0) beskrevet at «for å nå helsepolitiske mål om bedre kvalitet, økt pasientsikkerhet, mer effektivitet og bedre ressursbruk, er det nødvendig å utnytte mulighetene som ligger i digital teknologi på en bedre måte». Og «e-helseløsningene skal bidra til å avlaste helsevesenet. Helsepersonell skal på sin side få bedre hjelp og støtte til å utføre arbeidet sitt på en trygg og effektiv måte.» 6.2. Tidsramme for påfølgende gjennomføring Det er en forventning om at elektronisk løsning for datafangst fra alle innsatsområder til Pasientsikkerhetsprogrammet er ferdigstilt innen våren KONSEKVENS VED Å IKKE VIDEREFØRE ARBEIDET MED ELEKTRONISK DATAFANGST FOR PASIENTSIKKERHETSPROGRAMMET På lengre sikt er de overordnede konsekvensene ved å ikke innføre elektronisk datafangst for pasientsikkerhetsprogrammet: Forsinket innføring av forbedringstiltak for pasientsikkerhet Mangelfullt datagrunnlag for prioritering av forbedringstiltak i pasientsikkerhetsprogrammet.

121 Vedlegg 105 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 105/17 B Avslutning av 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer Bakgrunn Prosjektet «Automatisk tildeling av fødselsnummer» ble prioritert av Prioriteringsutvalget (NUIT) Nasjonal IKT har vært tiltakseier, og Helse Sør-Øst har hatt gjennomføringsansvaret. Prosjektet ble godkjent for oppstart i styremøtet (Sak 60/14 B). Revidering av løsningsdesign har vært nødvendig, og siste endring av prosjektets omfang ble behandlet i styret (Sak 47/16 B). Det ble besluttet at prosjektet skulle være kontaktpunkt for Skattedirektoratet i nasjonal utrulling av trinn 1. Det regionale prosjektet i Helse Sør-Øst har inngått i program for Regional klinisk løsning, som er ett av flere programmer innunder Digital fornying. Digital fornying er Helse Sør-Øst sitt regionale program for fornying og standardisering av arbeidsprosesser og teknologi. Status Det er etablert en løsning som omfatter utvikling og implementering i to trinn, benevnet videre som trinn 1 og trinn 2. Trinn 1 Innsending av fødselsmelding og tildelt fødselsnummer tilgjengelig i Norsk Helsenetts webløsning innen 12 timer Trinn 1 er utviklet, testet og pilotert av prosjektet Automatisk tildeling av fødselsnummer for nyfødte. Videre har prosjektet koordinert implementeringen nasjonalt. Trinn1 er i stabil produksjon ved alle de fire helseregionene. Figur 1: Beskriver trinn 1 på overordnet nivå. For mer informasjon se sluttrapport 1

122 Vedlegg 105 Figur 2 Oversikt over utvikling og nasjonal utrulling av trinn1 (Frittstående løsning). Trinn 2 automatisk overføring av tildelt fødselsnummer Trinn 2 henter automatisk opp fødselsnummeret hos Norsk Helsenett og sørger for at dette kommer inn i pasient administrative system (PAS). Derfra kan fagsystemene abonnere på fødselsnummeret. Prosjektet har hatt ansvar for å designe, utvikle, teste og pilotere trinn 2 med Rikshospitalet som pilotinstans. Figur 3: Beskriver trinn2 på overordnet nivå. For mer informasjon se sluttrapport. Klinikere henter per i dag ikke fødselsnummeret i Norsk Helsenetts løsning, og legger dette inn i interne systemer. Forventede gevinster i prosjektet vil ikke realiseres før overføring av tildelt nummer skjer automatisk. Den videre implementering av trinn 2 er et regionalt ansvar. Kontrakter Prosjektet har utviklet mal for driftsavtale mellom Norsk Helsenett SF og hver av de regionale helseforetakene, samt mal for databehandleravtale mellom Norsk Helsenett SF og hvert enkelt helseforetak. Endelige forhandlinger og signering av avtaler gjøres mellom de enkelte partene. 2

123 Vedlegg 105 Status driftsavtale Driftsavtalen er signert av Helse Vest IKT AS, Sykehuspartner HF og Helse Nord RHF. Helse Midt-Norge RHF har ikke signert avtalen, men prosess for dette pågår. Status databehandleravtaler Helse Midt-Norge: Alle 3 helseforetak har signert. Helse Nord: 3 helseforetak har signert. 1 er utestående men er i prosess. Helse Sør-Øst: 5 helseforetak har signert. 3 er utestående men er i prosess. Helse Vest: 3 helseforetak har signert. 1 er utestående men er i prosess. Helseforetak som ikke har signert databehandleravtalen følges opp fra Norsk Helsenett SF. Oppnåelse av prosjektets mål For å kunne vurdere måloppnåelse er det viktig å forholde seg til prosjektets avgrensninger, som er følgende: «Prosjektet skal kun etablere løsning for spesialisthelsetjenesten, men kan tilrettelegge for videre arbeid mot primærhelsetjenesten. Prosjektet skal ikke etablere integrasjoner mellom PAS og ulike fagsystemer i anledning mottak av fødselsnummer, men det forutsettes at det legges til rette for dette, slik at det kan utføres av forvaltningen eller andre prosjekt. Når nasjonal tjeneste er etablert, er implementeringen av denne det enkelte regionale helseforetak sitt ansvar. Regionene må forholde seg til felles utrullingsplan, som er laget i regi av prosjektet og Skattedirektoratet.» (Referanse: Prosjektdirektiv versjon 3.0). Resultatmål i henhold til direktivet vurderes som oppfylte. Prosjektets kostnader Nasjonal IKT Helse Sør- Øst Helse Nord Samlet Budsjett Budsjett Budsjett Samlet budsjett

124 Vedlegg 105 Samlede kostnader Prognose kostnader for Nasjonal IKT HF for 2017 er noe forhøyet grunnet erfaringsoverføring til Felles samarbeidsprogram for modernisering av Folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren i Direktoratet for e-helse. Veien videre Trinn 2 Så langt har Helse Vest og Helse Midt-Norge implementert trinn 2. Helse Sør Øst planlegger implementering av trinn 2 i perioden Endelig avgjørelse tas i løpet av januar Helse Nord vil vurdere trinn 2 i forhold til kapasitet og øvrige prosjekter. Forvaltning og eierstyring Det er opprettet en forvaltningsgruppe som består av representanter fra de fire helseregionene, Skattedirektoratet samt Norsk Helsenett. På møtet i den nasjonale styringsgruppen den ble det besluttet at prosjektet skal levere en noe fyldigere beskrivelse av eierstyring og forvaltning, enn det som hittil er beskrevet i mal for driftsavtale. Beskrivelsen vil ta utgangspunkt i den forvaltningen som allerede er etablert og er planlagt levert i løpet av november Modernisering av folkeregisteret Prosjektet for planlegging av trinn 2 i Helse Sør-Øst, vil samarbeide tett med Felles samarbeidsprogram for modernisering av Folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren slik at det oppnås en løsning som i størst mulig grad ivaretar fremtidige endringer som måtte komme som et resultat fra utvikling og implementering av Modernisert folkeregister. Administrerende direktørs vurdering Prosjektet Automatisk tildeling av fødselsnummer har gitt et viktig bidrag til at nyfødte får tildelt fødselsnummer raskt og effektivt, som igjen gir økt pasientsikkerhet. Resultatmål er oppfylt, og prosjektet anbefales avsluttet, noe som også er i tråd med Prosjektforums anbefaling. Videre arbeid forventes fulgt opp i den enkelte helseregion. 4

125 Vedlegg 105 Forslag til vedtak 1. Styret vedtar at tiltak 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer avsluttes. 5

126 Vedlegg 106 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 106/17 O Robust mobilt helsenett realisering, drift og forvaltning Bakgrunn Styret besluttet å starte planfasen av prosjekt Robust Mobilt Helsenett (RHM). Prosjektperioden ble etter endringsanmodning i styremøte utvidet med leveransetidspunkt til prosjektstyret mot slutten av 2017 og styrebehandling av faseovergang til gjennomføringsfasen i januar Prosjektstyret har den siste perioden behandlet og godkjent følgende leveranser: - Oppdatert styringsdokument for planfasen - Beskrivelse av drifts- og forvaltningsmodell - Anskaffelsesstrategi - Realiseringsstrategi Administrasjonen vil i denne saken svare opp de innspill som er protokollført fra styremøtet og legge frem de viktigste konklusjonene og anbefalingene fra prosjektstyret relatert til de godkjente leveransene i perioden. Innspillene fra styremøtet vil også inkluderes i oppdatert prosjektmandat som legges frem til beslutning ved faseovergang til gjennomføringsfasen. Status Kvalitetssikring av tilgjengelig plass og plassering av utstyr i ambulanser Prosjektet har som del av risikovurderingen utredet og kvalitetssikret om det er tilgjengelig plass i eksisterende og nye ambulanser. Konklusjonen er at det basert på informasjonen innhentet fra helseregionene og Sykehusinnkjøp HF, vil være uproblematisk å anskaffe multirutere som tilfredsstiller krav til størrelse og vekt. For de minste kjøretøyene, under 3,5 tonn, er vekt/vektreserver og plass i sykekupéen for øvrig noe presset. 1

127 Vedlegg 106 Oppdatert mandat og styringsdokument for plan- og gjennomføringsfasen Prosjektstyret har i prosjektstyremøtet godkjent oppdatert styringsdokument for planfasen. Styringsdokumentet er gjort tilgjengelig på Nasjonal IKT (NIKT) sine nettsider. En viktig endring i omfanget av prosjektet er at utstyr tiltenkt luftbårne enheter ikke lengre er en del av anskaffelsen. Endringen er gjort med bakgrunn i innspill fra og i overenstemmelse med administrerende direktør i Luftambulansetjenesten HF. Det presiseres at avgrensningen kun gjelder luftbårne enheter og at løsningen tilbys Luftambulansetjenestens kjøretøy. Styringsdokumentet sammen med godkjent anskaffelsesstrategi søker å legge til grunn styrets tidligere føringer relatert til betalingsplan for anskaffelsene. Det vil videre utarbeides et prosjektmandat for gjennomføringsfasen som planlegges behandlet av styret ved faseovergangen. Gjenbruk av eksisterende telefoniavtale for løsningen Det ble i prosjektstyremøte avklart med Sykehusinnkjøp HF at det ikke ligger noen hindringer i veien for å gjenbruke den eksisterende nasjonale telefoniavtalen med Telenor. Prosjektet har fått bekreftet at de relevante innkjøpsressursene i Sykehusinnkjøp HF vil delta ved etablering av avtaler for datakommunikasjon i prosjektet. Realisering av «grunnmuren» Styret har gitt føring om at «grunnmuren» for tjenesten Robust mobil datakommunikasjon mot helsenettet skal legges til Norsk Helsenett SF (NHN). Det er avklart med NHN at dette utføres som et eget prosjekt på bestilling fra helseregionene. NHN er fleksibel i forhold til finansiering av anskaffelse og etablering. To alternativer er diskutert: Modell 1: Norsk Helsenett SF finansierer investering og etablering av «grunnmur» på bestilling fra helseregionene ved Nasjonal IKT og dekker kostnadene gjennom drift og betaling for bruk av tjenesten. Kostnadsfordeling mellom helseregionene avklares i henhold til vedtatt strategi. Modell 2: Norsk Helsenett SF leverer «grunnmuren» på bestilling fra helseregionene ved Nasjonal IKT gjennom prosjektet, og fakturerer helseregionene direkte i henhold til en etablert avtale og regional fordelingsnøkkel. Begge modellene er avklart gjennomførbare for Norsk Helsenett SF. Det vil være opp til helseregionene å velge tilnærming. 2

128 Vedlegg 106 Realiseringsstrategi Prosjektstyret har i møtet vurdert og vedtatt en realiseringsstrategi for prosjektet som anbefaler overlevering til drift og forvaltning hos de regionale og interregionale aktører etter gjennomført pilot i to eller flere helseregioner. Pilotstrategi skal detaljeres ytterligere som del av gjennomføringsfasen og i tett samarbeid med helseregionene. Helseregionene vil deretter bredde løsningen regionalt etter eget behov og i samarbeid med den da etablerte interregionale tjenesteleverandøren. Finansieringsprinsippene for anskaffelse og gjennomføringsfase følger finansieringsprinsipper fra «Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten», der vi i dette tilfelle finner antall brukere (ambulanser) per region mest hensiktsmessig som fordelingsnøkkel. Realiseringsstrategien ble presenterte og drøftet med «Fagforum for Porteføljestyring» i møte den Fagforumet besluttet å tilslutte seg prosjektets tilnærming til organisering og realiseringsstrategi, og anbefaler helseregionene å forberede realiseringsaktiviteter i egen helseregion. Drifts- og forvaltningsmodell Prosjektstyret anbefalte i møte en drifts- og forvaltningsmodell for tjenesten som anbefaler følgende: - SIM-kort fra mobiloperatørene håndteres gjennom eksisterende nasjonal avtale og regionale rutiner og prosesser for Telenor og nye nasjonale avtaler og regionale rutiner og prosesser for Telia og Ice. - Administrasjonsverktøy for tjenesten installeres og driftes som én felles interregional løsning, hvor multirutere fra ulike helseregioner grupperes og administreres hver for seg i administrasjonsverktøyet. Helseregionene gis tilgang til multirutere for sin region i administrasjonsverktøyet. - Interregional tjenesteleverandør vil få ansvaret for drift og forvaltning av administrasjonsverktøyet, og vil også ta seg av konfigurasjon og operasjonell forvaltning av ruterne på oppdrag fra helseregionene. - Den interregionale tjenesteleverandøren får ansvaret for å gjøre avrop på innkjøpsavtalen for administrasjonsverktøy, multirutere og tilhørende utstyr som etableres av prosjektet, og vil være eier av utstyret i livsløpet. - Det ligger føringer om å fortrinnsvis benytte eksisterende avtaler og rutiner for feltarbeid knyttet til ambulanser. Regionalt lagerhold av nødvendig utstyr avklares etter behov. - Driftsleverandør for «grunnmurstjenesten» er Norsk Helsenett SF. - 1.linje brukerstøtte ved feilhåndtering av løsningen legges til eksisterende regional brukerstøtte. Dette for å bidra til et minimum antall grensesnitt 3

129 Vedlegg 106 ambulansearbeideren må forholde seg til. Ved behov for tyngre teknisk kompetanse rutes henvendelse videre til 2.linje som ligger hos den interregionale tjenesteleverandøren. Da prosjektstyret vedtok drifts- og forvaltningsmodell den , var det følgende dissens i prosjektstyret: «Prosjektstyret godkjenner prosjektleveransen Drift og Forvaltning. Helsetjenestens Driftsorganisasjon for Nødnett (HDO)... ønsker protokollført at HDO støtter den anbefalte løsning med unntak av det skisserte forslaget for førstelinje support. HDOs anbefaling er at første linje håndteres av den interregionale aktøren og ikke av den enkelte region.» Drifts- og forvaltningsmodell er presentert og drøftet med Prosjektforum i møtet den og med EPJ Systemeierforum den Begge forumene tok modellen til orientering. Anskaffelsesstrategi Prosjektstyret har i møtet godkjent anskaffelsesstrategien for prosjektet. Alle anskaffelser i prosjektet vil gjørs i tett samarbeid med Sykehusinnkjøp HF. Felles for avtalene er: Avtaleparter - Kunde vil være det enkelte regionale helseforetak, enten gjennom direkte avtaler eller at den interregionale tjenesteleverandøren inngår avtalene på vegne av regionene. - Leverandør vil i avtalene for abonnement vil være mobiloperatørene Telenor, Telia og Ice. For Telenor sin del vil eksisterende avtale bli lagt til grunn. Leverandør(-er) for de resterende avtalene vil bli fremforhandlet i løpet av gjennomføringsfasen for prosjektet. Signering og avtaletid - Signeringsansvarlig vil være regionens administrerende direktør, eventuelt den som er gitt signeringsansvar på vegne av regionen. - Sykehusinnkjøp HF opplyser om at avtaletid for anskaffelser som følger av å etablere tjenesten «Robust mobil datakommunikasjon» i utgangspunktet er fire år. Omfang av avtalene - Såfremt ikke annet er spesifisert gjelder avtalene for spesialisthelsetjenesten og Norsk Helsenett SF. Service Level Agreement-avtaler (SLA-avtaler) 4

130 Vedlegg Det vil bli utformet SLA-avtaler mellom den enkelte region og den interregionale tjenesteleverandøren. I tillegg til å omfatte selve tjenesten inklusive prising, vil også SLA-avtalene regulere regionspesifikke tilpasninger. Fremforhandling og forvaltning av avtalene - Avtalene vil bli fremforhandlet av Sykehusinnkjøp HF etter avtale med prosjektet. Prosjektet vil ha en koordinerende funksjon og vil bidra med fagekspertise ved behov og etter nærmere avtale. Forvaltning av avtalene må avklares mellom den interregionale tjenesteleverandøren og Sykehusinnkjøp HF. Avgrensninger - De besluttede konseptene «Small», «Medium» og «Large» definerer basisen i tjenestene som skal leveres. I tillegg vil tjenestene ha et drifts- og forvaltningsperspektiv. Se eget kapittel om «Drifts- og forvaltningsmodell». - Anskaffelser som følger etableringen av «grunnmuren» vil ikke bli håndtert av prosjektet, men gjøres på bestilling fra Norsk Helsenett SF. Anbefaling fra prosjektstyret vedrørende interregional tjenesteleverandør Den interregionale tjenesteleverandøren er forutsatt å kunne bidra i anskaffelsesprosessene og vil ha et ansvar for å etablere nye eller justere eksisterende prosesser og rutiner internt i egen organisasjon, og i samarbeid med prosjektet og andre virksomheter som inngår tjenestens verdikjede. Aktøren vil være en sentral bidragsyter i pilotering av den helhetlige verdikjeden, inkludert prosesser og teknologi. Det er på bakgrunn av dette viktig for den videre fremdriften i prosjektet å få avklart hvilken virksomhet som skal inneha rollen som interregional tjenesteleverandør og at denne involveres ved oppstart av gjennomføringsfasen. Det ble i møte mellom Nasjonal IKT HF og helseregionene diskutert og forslått en tilnærming for å fremme en anbefaling om hvem som skal besette rollen som interregional tjenesteleverandør. Tilnærmingen er at prosjektet utarbeider forslag til evalueringskriterier som helseregionenes representanter i prosjektstyret besvarer. Tidsfristene gjenspeiler planen som er lagt for oppstart av gjennomføringsfasen for Robust mobilt helsenett. Anbefaling besluttes i prosjektstyremøte og legges frem for styret Oppsummering Robust Mobilt Helsenett er i avslutning av planfasen. Før oppstart av gjennomføringsfasen er det viktig at omfanget av fasen er avklart og avhengigheter til leveranser fra andre virksomheter er tydeliggjort gjennom vedtatt realiserings- og anskaffelsesstrategi, samt drifts- og forvaltningsmodell. Dette vil legge føringer for 5

131 Vedlegg 106 ressursinnsatsen i prosjektet, i helseregionene, i Norsk Helsenett SF og hos interregional tjenesteleverandør. For å kunne gjennomføre test og pilotering i gjennomføringsfasen er det viktig å få etablert «grunnmurskomponenten» som skal leveres av Norsk Helsenett SF i forkant. Det er i faseplanen som legges til grunn for gjennomføringsfasen, estimert at komponenten må være klar våren Administrasjonen ber styret om mandat for å kunne iverksette en bestilling av «grunnmurstjenesten» i tråd med modell 1 som anbefalt av prosjektstyret. Det er også viktig for prosjektets planlagte fremdrift å få avklart hvilken virksomhet som skal besette rollen som Interregional tjenesteleverandør. Prosjektet er avhengig av å få fattet et vedtak om etablering av den interregionale tjenesteleverandøren fortrinnsvis før oppstart av gjennomføringsfasen. En utsettelse av beslutningen vil kunne medføre forsinkelse i prosjektet. Administrerende direktørs vurdering For å sikre en tilfredsstillende fremdrift i prosjektet med etterfølgende realisering i helseregionene, anser administrasjonen det som viktig å få gjort avklaringer tidligst mulig. Dette vil også bidra til tydeligere og bedre rammebetingelser for prosjektets videre arbeid. Forslag til vedtak 1. Styret ber administrasjonen sikre bestilling av grunnmurskomponent fra Norsk Helsenett. 2. Styret tar forøvrig saken til orientering. 6

132 Vedlegg 107 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 107/17 B Veien videre for statistisk logganalyse Bakgrunn Prosjektet skal realisere statistisk logganalyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre. Formålet med prosjektet er å redusere uautorisert innsyn i behandlingsrettede helseregistre, effektivisere arbeidsprosessen med logganalyse og å tilfredsstille myndighetskrav. Relevant tidligere behandling: Sak 06/ : Vedtak i styringsgruppen for Nasjonal IKT om å etablere prosjektet "Etablering av en nasjonal standard for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre". Sak 66/15: Vedtak i styret i Nasjonal IKT HF om å gjennomføre planleggingsfase for å realisere statistisk logganalyse. Sak 97/16: Behandling av notat som beskrev fem års kostnadsoverslag, og en beskrivelse av en minimumsløsning som belyser funksjonalitet, kostnader og strategisk nytte. Styret ba administrasjonen om å avklare investeringsvilje med helseregionene, og fremme ny sak når investeringsviljen er avklart. Status Denne saken omhandler at Helse Sør-Øst nå har et gjennomføringsprosjekt under oppstart, og at Helse Nord og Helse Midt-Norge har bekreftet ønske om et samarbeid. De tre helseregionene vil nå innlede dialog og planlegge det videre prosjektløpet. Helse Vest vil eventuelt på et senere tidspunkt vurdere å tiltre løsningen, dersom effektene og resultatene av løsningen gir merverdi utover egne tiltak. Administrasjonen anbefaler derfor avslutning av tiltaket Statistisk logganalyse i regi av Nasjonal IKT HF. Vedlegg Notat fra Helse Sør-Øst om deres vei videre for statistisk logganalyse. 1

133 Vedlegg 107 Administrerende direktørs vurdering Administrasjonen finner det naturlig at statistisk logganalyse blir videreført regionalt og at tiltaket avsluttes i Nasjonal IKT HFs regi. Forslag til vedtak 1. Styret tar notatet fra Helse Sør-Øst til orientering. 2. Styret vedtar å avslutte tiltaket 45 'Statistisk logganalyse' i regi av Nasjonal IKT HF. 2

134 Adresse Helse Sør-Øst RHF Pb Hamar Telefon: e-post: Notat Til: Styret for Nasjonal IKT HF Fra: Helse Sør-Øst RHF Kopi: Dato: Sak: Statistisk logganalyse Saknr.: Saksbeh.: Veien videre for Statistisk logganalyse Bakgrunn Helse Sør-Øst RHF har lenge jobbet aktivt med vurderinger og utprøvinger av systematisk kontroll av oppslagslogger i EPJ, også kalt statistisk logganalyse eller mønstergjenkjenning. I 2012 ble forprosjekt «Mønstergjenkjenning som metode for å oppdage taushetspliktsbrudd ved bruk av pasientjournal» gjennomført i regi av Oslo universitetssykehus HF og Innomed, med finansiering fra Helsedirektoratet og Innovasjon Norge. Forprosjektets mandat og målsetting var å evaluere om mønstergjenkjenning er en egnet metode for å identifisere brudd på taushetsplikt ved oppslag i elektronisk pasientjournal, og gi videre anbefalinger. Forprosjektet anbefalte å igangsette et implementeringsprosjekt med målsetting om å innføre metoden som fast kontrolltiltak. Et overlappende forprosjekt ble like etterpå, delvis i parallell, startet i regi av Nasjonal IKT. Resultater og anbefalinger fra forprosjektet i Helse Sør-Øst RHF ble tatt inn i forprosjektet i Nasjonal IKT HF. I 2015 ble det såkalte metodeprosjektet sluttført: Nasjonal IKT tiltak 45.1 «Etablering av nasjonal metode og rammeverk for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre». Prosjekt ble gjennomført med kjerneressurser fra Helse Sør-Øst RHF, og med ressurser fra øvrige helseregioner. Prosjektet utviklet en metode basert på mønstergjenkjenning og statistisk analyse, i tråd med anbefalingene gitt i tidligere forprosjekt i Nasjonal IKT HF. I tillegg til de veiledende prosedyrene, ble det utarbeidet to informasjonshefter og en informasjonspresentasjon. Det ble også utarbeidet krav til den tekniske løsningen og krav til nødvendig og ønsket funksjonalitet i analyseverktøyet, som utgangspunkt for en eventuell fremtidig anskaffelse av teknisk løsning for et analyseverktøy. Riksrevisjonens kontroll av helseforetakene påpekte mangelfull innfrielse av lovkravet om systematisk kontroll av oppslagslogger i behandlingsrettede helseregistre. Datatilsynet har også påpekt det samme avviket. Departementsråden innkalte til møte, hvor Helse- og omsorgsdepartementet hadde behov for å få status knyttet til håndtering av tilgangsstyring og kontroll i regionenes journalsystemer. Første agendapunkt for møtet var de regionale helseforetakenes oppfølging av Riksrevisjonssaken om helseforetakenes styring og kontroll av tilgang til de elektroniske pasientjournalene, herunder status for felles prosjekt knyttet til statistisk logganalyse /mønstergjenkjenning. Helse Sør-Øst er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i ett morselskap, Helse Sør-Øst RHF, og 11 datterselskap. I tillegg leveres sykehustjenester i regionen av privateide sykehus, etter avtale med Helse Sør-Øst RHF.

135 Status Helse Sør-Øst RHF jobber aktivt med oppfølging av vedtak fra Nasjonal IKT HF styresak 92/16 ( ): «Styret ba administrasjonen avklare investeringsvilje med helseregionene. Styret ba administrasjonen fremme ny sak når punkt to er avklart.» Det var ønske om en gjennomføring i regional regi og Nasjonal IKT HF satte sitt prosjekt i bero. Regionalt prosjekt for anskaffelse for analyseverktøy og påfølgende realisering av statistisk logganalyse er nå under oppstart i Helse Sør-Øst RHF. Forut for igangsettelsen ba Helse Sør-Øst RHF i juli 2017 om en avklaring fra de andre helseregionene; om det finnes tilsvarende planer i flere regioner. Helse Nord RHF og Helse Midt RHF har bekreftet ønsker om et samarbeid for å sikre etablering av felles løsning og gjennomføringsprosjekt. De tre helseregionene vil nå innlede dialog og planlegge det videre prosjektløpet. Oppsummering Systematisk kontroll av oppslagslogger i behandlingsrettede helseregistre er en lovpålagt oppgave. Lukking av dette avviket, som påpekt av Riksrevisjonen, er derfor en sentral forutsetning for at regional pasientjournal skal kunne realiseres, samtidig som kravet også gjelder EPJ i de enkelte helseforetak. Som ledd i arbeidet med tilgangsstyring og kontroll med bruken av regionenes journalsystemer har Helse Sør-Øst RHF, Helse Nord RHF og Helse Midt RHF et felles ønske om å prioritere en rask innføring av automatisert, statistisk logganalyse basert på mønstergjenkjenning. Målet er å etablere regionale løsninger med funksjonalitet tilsvarende Nasjonal IKT HF tiltak 45 «Statistisk logganalyse», som presentert i Nasjonal IKT HF styremøte Det må også besluttes driftsleverandør for det regionale prosjektet. Det anbefales at Nasjonal IKT HF tiltak 45 avsluttes og videre oppfølging skjer i regi av helseregionene. Side 2 av 2

136 Vedlegg 108 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 108/17 O Status for 'En innbygger en journal' Inga Nordberg vil gi en muntlig orientering om status for 'En innbygger en journal'. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

137 Vedlegg 109 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 109/17 O Orientering om tilleggsoppdrag til Direktoratet for e- helse Direktoratet for e-helse orienterer om Komparativ analyse av de regionale helseforetakene på IKT-området, og presenterer status og leveranser knyttet til øvrige tilleggsoppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

138 Vedlegg 110 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 110/17 O Felles plan Bakgrunn I protokoll fra foretaksmøte med den enkelte helseregion den , står det i punkt Informasjonsteknologi og digitale tjenester (e-helse) at «Føretaksmøtet bad dei regionale helseføretaka om å:... utarbeide ein felles plan for utvikling av nye tenester og løysningar som har nasjonal tyding og som har overføringsverdi mellom dei regionale helseføretaka.». De administrerende direktørene i de regionale helseforetakene ba Nasjonal IKT HF og Helse Vest RHF om å følge opp punktet om utarbeidelse av felles plan. Utarbeidelse av felles plan ble iverksatt av de nevnte aktører. De tre øvrige regionale helseforetakene ble deretter involvert i arbeidet og en omforent plan ble ferdigstilt. Status Felles plan er konkret og realistisk, og omhandler pågående prosjekter per i regi av Nasjonal IKT HF og det som gjennomføres sammen med Direktoratet for e-helse, samt utvalgte samordningsaktiviteter. Planen ble fremlagt på de administrerende direktørenes felles kontordag den , og de sluttet seg til «Felles plan for utvikling av nye tjenester og løsninger - informasjonsteknologi og digitale tjenester (e-helse)» med en presisering. I punkt i setningen som startet med Pasientens innsyn i logg: ble «Helse Vest RHF» flyttet til slutten av setningen. Endelig plan ble deretter oversendt Helse- og Omsorgsdepartementet. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

139 Vedlegg 111 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 111/17 B Masterplan 2018 for prosjektporteføljen Bakgrunn Helseregionene og Nasjonal IKT HF gjennomfører årlig en prosess for porteføljedefinering for å velge ut og prioritere de riktige prosjektkandidatene til Nasjonal IKT HFs masterplan for neste års prosjektportefølje. Porteføljedefinering er en del av porteføljestyring, som er et samlebegrep for prosesser og beslutninger som til sammen sikrer en best mulig prosjektportefølje i henhold til strategi og tilgjengelige ressurser. Tidligere behandling: Sak 14/ : Masterplan for prosjektporteføljen 2017 Sak 34/ : Prosess for behandling av masterplan 2018 Denne saken gjelder at styret skal behandle fremlagt masterplan for prosjektporteføljen 2018 i Nasjonal IKT. Masterplanen er anbefalt av Prosjektforum. Status Økonomisk ramme I økonomisk langtidsplan (ØLP) for perioden er det lagt til grunn at samlet finansiering for foretaket skal ligge på 2016-nivå, justert for inflasjon. Eierstyringsgruppen har i 2018 lagt til grunn at inflasjonen skal ligge på 2,7 %. Til fratrekk kommer forventet avbyråkratisering på 0,5 %. Dette gir en samlet deflator på 2,2 %. Foreslått budsjettramme for prosjektporteføljen i 2018 er 74 MNOK. Denne summen benyttes til toppkostnader i prosjekter slik som frikjøp av prosjektledere, kostnader til leveranser i 'Digitale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten' (DIS) og samfinansiering med Direktoratet for e-helse. Øvrige ressurser fra helseregionene finansieres av helseregionene. Alle andre kostnader finansieres av helseregionene etter finansieringsprinsippene som beskrevet i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten. Noen påstartede prosjekter er stilt i bero i påvente av avklaringer, og er dermed satt til 0 i antatt budsjettmessig konsekvens for Nasjonal IKT HF i Eventuell behandling av gjenopptakelse og prosjektfinansiering vil skje etter vanlig praksis med styrebehandling. 1

140 Vedlegg 111 Prioriteringskriterier, felles plan og tilnærming til masterplanen Oppdragsdokument 2017 for Nasjonal IKT HF beskriver følgende prioriteringskriterie: «Nasjonal IKT HF skal prioritere gjennomføring av igangsatte aktiviteter fremfor igangsetting av nye. Aktiviteter som understøtter realisering av målene for én innbygger én journal skal prioriteres». I protokoll fra foretaksmøtene med de regionale helseforetakene den , står det i punkt Informasjonsteknologi og digitale tjenester (e-helse) at «Føretaksmøtet bad dei regionale helseføretaka om å:... utarbeide ein felles plan for utvikling av nye tenester og løysningar som har nasjonal tyding og som har overføringsverdi mellom dei regionale helseføretaka.». Felles plan er konkret og realistisk, og omhandler pågående prosjekter per i regi av Nasjonal IKT HF og det som gjennomføres sammen med Direktoratet for e-helse, samt utvalgte samordningsaktiviteter. Nasjonal IKT HFs prosjektportefølje i felles plan tilsvarer videreføring av pågående prosjekter i masterplanen, og oppfyller prioriteringskriteriet om å gjennomføre igangsatte aktiviteter fremfor igangsetting av nye. I foreslått masterplan er det i tillegg to prosjektkandidater som støttes av en eller flere helseregioner for prioritering. Prosjektkandidater som prioriteres inn i masterplan 2018 vil videreutvikles med prosjektmandat sammen med de som har meldt inn forslaget og relevante interessenter. Alle prosjekter som ønskes gjennomført fremlegges enkeltvis for behandling i styret før igangsetting av det enkelte prosjekt. Prosess og involvering Arbeidet med masterplanen har vært basert på oppdraget gitt Nasjonal IKT HF i oppdragsdokumentet, samt masterplanprosessen og tidslinje behandlet i Prosjektforum og Fagforum for porteføljestyring. Arbeidet med felles plan medførte noe justering av tidslinjene og hvordan forumene og helseregionene ble involvert i samlet vurdering. Innretning på masterplanen Innretningen for masterplanen 2018 er å videreføre pågående prosjekter og tidligere prioriterte prosjektforslag, samt inkludere de to nye prosjektkandidatene. Noen av de pågående prosjektene er stilt i bero, og vil fortsatt være med i masterplanen, men med null i innretning på prosjektfinansieringen i Masterplan 2018 for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF Masterplanen viser hver prosjektfase med budsjettmessig konsekvens for Nasjonal IKT HF og antatt ressursbehov fra helseregionene. 2

141 Vedlegg 111 Tabell 1: Masterplan 2018 for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF Antatt budsjettmessig konsekvens for Nasjonal IKT HF er 73,9 MNOK. Nye behov eller endret prioritering vil kunne medføre omdisponering av prosjektmidler innenfor rammen, eksempelvis oppstart av prosjekter i bero. Tildeling av prosjektfinansiering skjer gjennom etablert praksis med styrebehandling. Antatt budsjettmessig konsekvens av prosjektene for helseregionene kommuniseres to ganger i året til porteføljekontaktene i helseregionene, slik at de kan benyttes som innspill til planlegging i helseregionene. Ressursbehov Totalt ressursbehov er tilnærmet 34 årsverk for innretningen til foreslått masterplan. Antatt ressursbehov for prosjekter i regi av Nasjonal IKT er 21 årsverk, hvorav Digital patologi realiser antar et behov på 12 årsverk og Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten antar 4 årsverk. Program for Kodeverk og Terminologi og Program Felles Infrastruktur og Arkitektur antar et behov på henholdsvis 2 og 8 årsverk fra helseregionene. Felles mottaksprosjekt for modernisering av folkeregister i helse- og omsorgsektoren antar et behov på 3,2 årsverk. Ressursbehov fra helseregionene for Helsedataprogrammet og Én innbygger én journal er ikke tatt med i denne oversikten, da disse styres fra Direktoratet for e-helse. Strategisk knytning mot felles IKT-strategi og Nasjonal e-helsestrategi Antatt budsjettmessig konsekvens for Nasjonal IKT HF Antatt ressursbehov fra de fire helseregionene (periodisert i årsverk) ID Prosjektnavn Prosjektfase Kategori Prosjektstatus per P2005 Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten (DIS) 3. Gjennomføre 1. Videreføre Pågår kr ,0 P61 Digital patologi Planlegge 2. Planlegge 1. Videreføre Pågår kr ,1 P68 Anskaffe rammeavtale publiseringsløsning metodebøker 3. Gjennomføre 1. Videreføre Pågår kr ,4 P2061 Modernisert folkeregister Helse SPHT Produsent 3. Gjennomføre 1. Videreføre Pågår kr 0 3,2 n/a Én innbygger én journal 1. Konsept 1. Videreføre Pågår kr ,0 n/a Helsedataprogrammet 1. Konsept 1. Videreføre Pågår kr ,0 P2011 Program for Kodeverk og Terminologi (PKT) 3. Gjennomføre 1. Videreføre Pågår kr ,0 P2051 Program Felles Infrastruktur og Arkitektur (FIA) 3. Gjennomføre 1. Videreføre Pågår kr ,0 P58 Program for samordning av neste generasjons EPJ 3. Gjennomføre 1. Videreføre I bero kr 0 0,0 SAFEST - Realisere forbedringer og etablere felles 1. Videreføre I bero kr 0 0,0 P29 3. Gjennomføre forvaltningsfunksjon for legemiddelinformasjon P60 Konseptfase for en prehospital journal 1. Konsept 1. Videreføre Pauset kr 0 0,0 P61 Digital patologi Realisere 3. Gjennomføre 2. Videreføre, ny fase Planlagt kr ,0 P62 Robust mobilt helsenett - Realisere 3. Gjennomføre 2. Videreføre, ny fase Planlagt kr ,0 P47 Statistisk logganalyse - Realisere 3. Gjennomføre 2. Videreføre, ny fase I bero kr 0 0,0 P2061 Modernisert folkeregister Helse SPHT Konsument 1. Konsept 3. Rigge opp til start Planlagt kr ,0 K18 Felles klinisk kunnskapsstøtte - Konsept 1. Konsept 3. Rigge opp til start Planlagt kr ,8 K18 Felles klinisk kunnskapsstøtte - Planlegge 2. Planlegge 3. Rigge opp til start Planlagt kr ,8 K22 Datafangst pasientsikkerhetsprogrammet 1. Konsept 3. Rigge opp til start Planlagt kr ,7 K01 Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre 1. Konsept 3. Rigge opp til start I bero kr 0 0,0 K16 Referansearkitektur interregionalt tjenestelag integrasjon 1. Konsept 3. Rigge opp til start I bero kr 0 0,0 Antibiotikastyring - Indikasjonsbasert 4. Ny kandidat Ikke startet kr ,6 K03 1. Konsept beslutningsstøtte og rapportering Forenklet innregistrering og innrapportering 4. Ny kandidat Ikke startet kr ,3 K13 1. Konsept til nasjonale medisinske kvalitetsregistre Sum kr ,9 Tabellen viser hvordan prosjekters antatte effekter og gevinstområder er knyttet mot Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og Nasjonal e-helsestrategi. 3

142 Vedlegg 111 Primært mål som understøttes: Sekundære mål som understøttes: Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKTstrategi for spesialisthelsetjenesten Nasjonal e-helsestrategi Kortnavn Gode digitale løsninger for pasienten Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet IKT-støtte for helhetlige standardiser te pasientforløp Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker Digitalisering av arbeidsprosesser Bedre sammen-heng i pasientforløp Bedre bruk av helsedata Helsehjelp på nye måter SAFEST realisering Statistisk logganalyse Prehospital EPJ Digital patologi Robust mobilt helsenett Felles grunnmur for digitale tjenester Program SANG EPJ Rammeavtale publiseringsløsning Modernisert folkeregister Helse SPHT Produsent (Fødsel og død) Felles infrastruktur og arkitektur (FIA) Program for kodeverk og terminologi (PKT) Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Helsedataprogrammet Én innbygger én journal Tidligere prioriterte prosjektkandidater Modernisert folkeregister Helse SPHT Konsument Etablere felles kunnskapsstøtte Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre Referansearkitektur for interregionalt tjenestelag for integrasjon Elektronisk datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Nye prosjektkandidater Antibiotikastyring - Beslutningsstøtte og rapportering Innregistrering og innrapportering Status for prosjekter i bero Tabell 2: Strategisk knytning mot strategier Nasjonal styring av e- helse og økt gjennomførin gsevne Opprigging av prosjektkandidatene Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre og Referansearkitektur for interregionalt tjenestelag for integrasjon er stilt i bero i påvente av avklaringer med Direktoratet for e-helse. 4

143 Vedlegg 111 Program for samordning av neste generasjons EPJ og Statistisk logganalyse av oppslag i behandlingsrettede helseregistre er stilt i bero i påvente av avklaringer med helseregionene. Konseptfase for en prehospital journal er pauset inntil nøkkelressurser kan være tilgjengelig fra helseregionene. SAFEST - Realisere forbedringer og etablere felles forvaltningsfunksjon for legemiddelinformasjon er i bero. Det arbeides med å gjøre avklaringer om finansiering, omfang og ansvarsforhold. Finansiering av prosjekter sammen med Direktoratet for e-helse Masterplanen legger opp til en finansiering som har en ramme tilsvarende foregående år, justert for inflasjon. Prosjekt Type finansiering Ramme Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Kjøp utviklingstjenester 20 MNOK Modernisert folkeregister Helse Finansieres over 0 MNOK spesialisthelsetjenesten produsent (fødsel og død) statsbudsjett til Direktoratet for e-helse Modernisert folkeregister Helse Finansiering av 1,5 MNOK spesialisthelsetjenesten konsument prosjektleder Felles infrastruktur og arkitektur (FIA) Samfinansiering 25 MNOK Program for kodeverk og terminologi (PKT) Samfinansiering 6 MNOK Helsedataprogrammet Finansieringsramme for 0,3 MNOK* ressursbidrag Én innbygger én journal Finansieringsramme for 2 MNOK* ressursbidrag Sum øvre ramme 54,8 MNOK Tabell 3: Finansiering av prosjekter sammen med Direktoratet for e-helse Finansiering av prosjekter som samfinansieres (FIA og PKT) med Direktoratet for e- helse tildeles årlig, og behandles i styret i Nasjonal IKT HF. Program for mottak av modernisert folkeregister i helse- og omsorgssektoren, er for 2018 innstilt til finansiering av 35 MNOK via statsbudsjettet. Midlene går til gjennomføring av programmet, inkludert prosjekt Modernisert folkeregister Helse spesialisthelsetjenesten produsent (fødsel og død). Nasjonal IKT planlegger å finansiere prosjektleder til Modernisert folkeregister Helse spesialisthelsetjenesten konsument i 2018 for å starte arbeidet med å sammenstille situasjonen og konsekvensen for helseregionene. Prosjektfinansiering av Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten styrebehandles årlig. Nasjonal IKT sine ressursbidrag til Helsedataprogrammet og Én innbygger én journal behandles i henhold til gjeldende praksis for prosjektfinansiering. 5

144 SAMMEN MED DIREKTORATET FOR E-HELSE NASJONAL IKT Vedlegg 111 Tidslinjer og informasjon om pågående prosjekter DIGITAL PATOLOGI PREHOSPITAL EPJ ROBUST MOBILT HELSENETT AUTOMATISK TILDELING AV FØDSELSNUMMER FORBEDRE LEGEMIDDELINFORMASJON OG FEST STATISTISK LOGGANALYSE I BEHANDLINGSRETTEDE HELSEREGISTRE RAMMEAVTALE FOR PUBLISERINGSLØSNING FOR METODEBØKER DIGITALE INNBYGGERTJENESTER I SPESIALISTHELSETJENESTEN MODERNISERE FOLKEREGISTERET - HELSE ÉN INNBYGGER ÉN JOURNAL FELLES INFRASTRUKTUR OG ARKITEKTUR PROGRAM FOR KODEVERK OG TERMINOLOGI HELSEDATAPROGRAMMET Pågående prosjektfase Prognose for neste prosjektfaser eller finansieringsperiode Ved ikke angitt tidsperiode, så er dette ikke avklart Figur 1: Pågående prosjekter i masterplan for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF For ytterligere informasjon om pågående prosjekter, så henvises det til kapittel 3.2 i Felles plan i egen styresak i styremøte den Informasjon om allerede prioriterte prosjektkandidater Dette er prosjekter som allerede er prioritert inn i masterplanen, og som er under opprigging eller i bero, men ikke behandlet for vedtak om oppstart. Modernisert folkeregister Helse SPHT Konsument Prosjektet skal koordinere og tilrettelegge for innføring av bruk av persongrunndata fra det moderniserte folkeregister i spesialisthelsetjenesten. Prosjektet skal i første omgang koordinere kartleggingsarbeidet av dagens bruk av persongrunndata, og deretter koordinere med regionale innføringsprosjekter. Dette er det andre prosjektet Nasjonal IKT skal gjennomføre for og sammen med helseregionene som tilhører programmet Felles samarbeidsprogram for modernisering av Folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren i regi av Direktoratet for e-helse. K18 'Etablere felles kunnskapsstøtte' Prosjektet skal utrede konsept for å tilby felles klinisk kunnskapsgrunnlag for helsepersonell. Kunnskapsgrunnlaget kan være veiledere, prosedyrer, retningslinjer og annen formalisert kunnskap som støtter helsepersonell i arbeidet. Prosjektet skal både utrede konsepter for teknisk systemstøtte og organisatorisk forvaltning av kunnskapen. Prosjektet bygger videre på arbeidet gjort i Tiltak 50 'Kunnskapsbasert pasientplanlegging'. K01 'Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre' Prosjektet skal undersøke gapet mellom behov for grunndata i lokale/regionale løsninger og det som tilbys i sentrale registre inklusive RESH, samt foreslå modeller for styring og forvaltning av grunndata, sentralt og i regional/lokal anvendelse. 6

145 Vedlegg 111 K16 'Referansearkitektur for interregionalt tjenestelag for integrasjon' Prosjektet skal utarbeide og anbefale referansearkitektur og styringsstruktur for et interregionalt tjenestelag for datautveksling på tvers av regioner og eksterne aktører. I tillegg anbefale konsept for realisering av en slik interregional tjeneste. K22 Datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Prosjektet skal sikre elektronisk datafangst for alle innsatsområdene i pasientsikkerhetsprogrammet innen to år. Prosjektet vil først og fremst utnytte dagens IKT-plattformer. Målet er å kunne bruke data til forbedringsarbeid og følge implementering av innsatsområdene. Informasjon om nye prosjektkandidater Prosjektkandidater er prosjektidéer som er støttet av en eller flere helseregioner, og som er utviklet med beslutningsunderlag for å prioritere og vurdere om de skal inn i masterplanen. For masterplan 2018 anbefales det at følgende to kandidatene prioriteres inn. K03 Antibiotikastyring - Indikasjonsbasert beslutningsstøtte og rapportering Kandidaten er avgrenset til en konseptfase, og aktivitetene i denne fasen går ut på å analysere hva som trengs for å implementere myndighetenes retningslinjer for antibiotikabruk i sykehusenes IKT-løsninger, og å anbefale en felles tilnærming. Se vedlegg 1 for beslutningsunderlag. K13 Forenklet innregistrering og innrapportering til nasjonale medisinske kvalitetsregistre Kandidaten foreslår å utrede hvordan innregistrering til registre kan forenkles for å redusere rapporteringspresset for helsepersonell. Utredningen vil drøfte overordnede målbilder og veikart. Se vedlegg 2 for beslutningsunderlag. Veien videre Rammen og innretning for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT vedtas av styret i Nasjonal IKT HF. Prosjekter i regi av Nasjonal IKT HF vises i nasjonal e-helseportefølje, og vil derfor også være med i behandlingen i Prioriteringsutvalget (NUIT) og Nasjonalt e-helsestyret. Dato Organ Behandling Styret i Nasjonal IKT HF Behandle foretaksbudsjett og forslag til masterplan for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Prioriteringsutvalget (NUIT) Innstille nasjonal e-helseportefølje Nasjonalt e-helsestyre Konkludere nasjonal e-helseportefølje. Prioriterte prosjektkandidater i masterplanen utvikles til å ha et forslag til prosjektmandat som fremlegges porteføljestyret (styret i Nasjonal IKT HF) for behandling om oppstart. Prosjektmandatet inneholder prosjektrammer for mål, behov, prosjektfinansiering, toleransegrenser og prioritert balansering mellom tid, kost og kvalitet. Mandatet vil oppdateres ved hver faseovergang. Gjennom konseptfasen vil det 7

146 Vedlegg 111 utvikles prosjektbegrunnelse og prosjektforslag, som vil gi et godt beslutningsunderlag for valg om å gå videre med gjennomføring av prosjektet. Administrerende direktørs vurdering Innretning på prosjektporteføljen i 2018 er prioritert for å videreføre og ferdigstille allerede vedtatte prosjekter, og å understøtte realisering av målene for én innbygger én journal, i tillegg til å understøtte Nasjonal e-helsestrategi. Prosessen har vært gjennomført i henhold til oppdragsdokumentet og gjeldende masterplanprosess. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar den fremlagte innretningen på masterplan 2018 for prosjektporteføljen. Vedlegg Vedlegg 1: Prosjektkandidat: K03 Antibiotikastyring - Indikasjonsbasert beslutningsstøtte og rapportering. Vedlegg 2: Prosjektkandidat: K13 Forenklet innregistrering og innrapportering til nasjonale medisinske kvalitetsregistre. 8

147 Kandidatnavn: Beskrivelse: K03 Strukturert EPJ Antibiotikastyring indikasjonsbasert beslutningsstøtte og rapportering Utrede hvordan beslutningsstøtte for bruk av antibiotika kan implementeres i kurveløsningene Driver Krav om å redusere bruken av bredspektrede antibiotika med 30 % innen utgangen av 2020 Strategisk satsningsområde Digitalisering av arbeidsprosesser, Bedre bruk av helsedata Målgruppe Helsepersonell og virksomhetsledelse Prosjektfase Konsept Faseperiode 2018 Antatt budsjettkonsekvens av prosjektfase i 2018 NIKT Sør-Øst Vest Midt-Norge Nord Sum MNOK 0,4 0,4 MNOK Årsverk 0,6 ÅV Begrunnelse og drivere for at det skal etableres et inter-regionalt prosjekt: Kravet om å redusere bruken av bredspektrede antibiotika med 30% innen utgangen av 2020 er felles for alle norske sykehus/ref Nasjonal handlingsplan mot antibiotikaresistens i helsetjenesten Felles tilnærming til reduksjon av ubegrunnet variasjon i behandling av infeksjonsdiagnoser Prosjektfaseprodukter (leveranser, resultat): Forslag til felles kodeverk for arbeidsdiagnoser/tentativ diagnose, med infeksjonsdiagnoser som «case» fra virkeligheten Analyse av hvordan en nasjonal standard for beslutningsstøtte i Kurve/EPJ kan etableres Analyse av hvordan en nasjonal standard for rapportering av data for legemiddelbruk kan etableres Ønskede effekter for hele prosjektet : Bedre pasientbehandling og raskere læring Økt bruk av retningslinjer for antibiotikabruk og mer valid rapportering Bedre oversikt over behandlingsforløpet og tettere kobling mellom diagnose og legemiddelforskrivning Bedre datakvalitet i kurve og pasientjournal Gevinster og nyttebetraktninger: Vi begrenser utviklingen av antibiotikaresistens slik at vi fortsatt har mulighet til å behandle alvorlige infeksjoner Økt pasientsikkerhet Redusert liggetid Tidsbesparelse for leger, sykepleiere og merkantilt personell Komplett og korrekt rapportering til styringsformål, kvalitetsarbeid og forskning Viktige forutsetninger, avhengigheter og usikkerhet: Deltagelse fra Helsedirektoratet, Direktoratet for e-helse, Statens Legemiddelverk, Folkehelseinstituttet, Helseplattformen i Helse Midt-Norge og regionale initiativer på klinisk beslutningsstøtte og elektronisk kurve 1

148 Sammendrag av kandidaten Kandidaten er avgrenset til en konseptfase, og aktivitetene i denne fasen går ut på å analysere hva som trengs for å implementere myndighetenes retningslinjer for antibiotikabruk i sykehusenes IKT-løsninger, og å anbefale en felles tilnærming. Hovedfokus i konseptfasen vil være følgende: Vurdering av felles kodeverk for arbeidsdiagnoser/tentativ diagnose, med infeksjonsdiagnoser som «case» fra virkeligheten Analyse av hvordan en nasjonal standard for beslutningsstøtte i Kurve/EPJ kan etableres i de ulike helseregionene Analyse av hvordan en nasjonal standard for rapportering av data for legemiddelbruk kan etableres I konseptfasen vil det være nødvendig med et godt samarbeid med sentrale myndigheter på området. 2

149 Sammendrag av behovet for å gjennomføre kandidaten I henhold til Nasjonal handlingsplan mot antibiotikaresistens i helsetjenesten skal helseforetakene redusere bruken av bredspektrede antibiotika med 30 % innen utgangen av For å nå dette målet er det nødvendig med en bred tilnærming, og bruk av elektronisk kurve er et sentralt virkemiddel i arbeidet. Følgende funksjoner i elektronisk kurve er viktig for antibiotikastyring; Diagnose (indikasjon), basert på felles kodeverk, må knyttes til forskrivning av antibiotika for bedre pasientoppfølging, styring og kvalitetsforbedring Indikasjonsbasert beslutningsstøtte, basert på nasjonale retningslinjer, må være integrert i elektronisk kurve for effektive arbeidsprosesser Rapporter over forskrevne antibiotika, med diagnose, må være tilgjengelig i standardisert, nasjonalt format. I henhold til internasjonal litteratur er audit med feedback det tiltaket som har vist seg å være mest effektivt for å optimalisere forskrivning av antibiotika. I elektronisk kurve må det tilrettelegges for rapportering på standardisert format. Et felles rapportformat vil legge til rette for at ledere, antibiotikateamet og enhetene selv kan få oversikt over sin forskrivning av antibiotika, samtidig som standardiserte rapporter kan gjenbrukes til rapportering til nasjonale registre, som f.eks NOIS-PIAH og fremtidig felles legemiddelregister. 3

150 Prosess og involvering for utvikling av prosjektkandidaten Prosessen med utarbeidelsen av kandidaten var i 2016 som følger: Kandidaten til Nasjonal IKT HFs masterplan bygger på en prosjektkandidat fra Helse Bergen, utviklet av Nasjonal kompetansetjeneste for antibiotikabruk i spesialisthelsetjenesten, Seksjon for pasientsikkerhet. Sykehusfarmasøyt/stipendiat Jannicke Slettli Wathne og overlege/1. amanuensis Ingrid Smith har utarbeidet kandidaten. Kandidaten har vært presentert for Nasjonal IKT Fagforum for arkitektur. Medlemmene har avstemt kandidaten opp mot planer og behov i sine respektive helseregioner. Tilbakemeldingen fra Helse Nord er at dette samsvarer med deres EKprosjekt, og at de støtter forslaget. Tilsvarende tilbakemelding er kommet fra Helse Vest. Helse Midt-Norge har presisert betydningen av at resultatene kan anvendes på nasjonalt nivå. Kandidaten har også vært presentert i Fagforum for Klinisk IKT. Der har den blitt scoret høyt; 5 på både strategisk viktighet, kvantitative gevinster og kvalitative gevinster. Gjennomføringsrisikoen vurderes som middels. 4

151 Prosess og involvering for utvikling av prosjektkandidaten, forts. Prosessen med utarbeidelsen av kandidaten har i 2017 vært som følger: Antibiotika-teamene i Helse Vest støtter prosjektkandidaten Prosjektkandidaten fremmes av Helse Vest til Nasjonal IKT HFs masterplan for Styringsgruppen for Nasjonal handlingsplan mot antibiotikaresistens i helsetjenesten, ledet av Svein Lie (Helsedirektoratet), støtter prosjektkandidaten. Øvrige medlemmer er Per Espen Akselsen (Helse Bergen), Eirik Rødseth Bakka (Helsedirektoratet), Hilde Lyngstad (Direktoratet for e-helse), Sigurd Hortemo (Statens Legemiddelverk), Geir Bukholm (Folkehelseinstituttet), Petter Brelin (Den norske legeforening) og Øyvind Asmyhr (Den norske tannlegeforening). Hilde Lyngstad, som er avdelingsdirektør Produkt og Plan i Divisjon Utvikling i Direktoratet for e-helse, har involvert Avdeling Standardisering i sin tilbakemelding til styringsgruppen. Prosjektkandidaten er oversendt Direktoratet for e-helse v/ola Jøsendal for å avstemme innholdet opp mot særtemaene i «Èn innbygger én journal» og opp mot tiltaksområdene i handlingsplanen for Nasjonal e-helsestrategi

152 Drivere og problem som skal adresseres Krav om å redusere bruken av bredspektrede antibiotika med 30 % innen utgangen av 2020 Begrunnelse for en nasjonal tilnærming: Målet er felles for alle norske sykehus/ref Nasjonal handlingsplan mot antibiotikaresistens i helsetjenesten Dette gjelder en stor gruppe pasienter i norske sykehus (pasienter med infeksjoner utgjør ca 30% av innleggelser i norske sykehus). Pr i dag finnes det ikke noe nasjonalt kodeverk for arbeidsdiagnose. Innsamling av data til kvalitetssikring, styring og forskning samt rapportering til helseregistre vil bli betydelig forenklet ved en nasjonal standard. Behovet er felles for alle HF. Det er ikke behov for individuelle tilnærminger, men ved en påfølgende implementering i kurveløsningene må det tas hensyn til regionale forskjeller der det er nødvendig Begrunnelse for valg av innsatsområder: Riktig antibiotikabruk motvirker utvikling av resistens. Diagnosebasert beslutningsstøtte i elektronisk kurve vil være et viktig bidrag i arbeidet for mer nøktern antibiotikaforskrivning. Audit med feedback har vist seg å være den mest effektive måten å endre forskrivningspraksis på. Det er derfor viktig med rapporter som viser reell forskrivning (diagnose og behandling). Et standardisert kodeverk for arbeidsdiagnoser er en betingelse for begge disse funksjonene. Godt implementert beslutningsstøtte og gode rapporter skal bidra til reduksjon av ubegrunnet variasjon i behandling av infeksjonsdiagnoser

153 Gevinstbetraktninger Opprettholde muligheten til behandle alvorlige infeksjoner Høyt forbruk av antibiotika øker utvikling av antibiotikaresistens, særlig bruken av bredspektrede midler. Virksomme antibiotika er en forutsetning for pasientbehandling eks transplantasjonskirurgi, intensivmedisin og kreftbehandling. Økt pasientsikkerhet Bedre pasientbehandling ved at retningslinjene følges. Tidsbesparelse for leger, merkantilt personell og sykepleiere innleggelser per år bare for infeksjonsdiagnoser, tilsvarer en tidsbesparelse nasjonalt knyttet til manuelle oppgaver på 7 merkantile årsverk, 19 legeårsverk og 9 sykepleierårsverk. Tidsbesparelse knyttet til rapportering på antibiotikabruk er beregnet til 3 sykepleierårsverk. Komplett og korrekt rapportering til styringsformål, kvalitetsarbeid og forskning Korrekt og komplett datagrunnlag om bruk av legemidler gir grunnlag for bedre beslutninger og bedre læring på ulike områder Redusert liggetid På grunnlag av studier forventes det at for 30% av alle innleggelser med infeksjonsdiagnose, vil det være et potensial for å redusere liggetiden mellom 0,6 og 2 døgn pr innleggelse. Med utgangspunkt i innleggelser pr år nasjonalt tilsvarer dette en årlig reduksjon på mellom og liggedøgn. Tilleggsgevinst dersom konseptet utvides til andre diagnoser og andre legemidler Bedre tilrettelegging for bruk av retningslinjene, forventes å resultere i mindre feilbruk av nye og dyre legemidler og å sikre lik behandling til alle pasienter nasjonalt. 8

154 Effektivitet Kvalitet/Pasient/Helsepersonell Gevinstkart Resultatmål Endringstiltak Effektmål Gevinst Indikator Forslag til felles kodeverk for arbeidsdiagnoser/tentativ diagnose, med infeksjonsdiagnoser som «case» fra virkeligheten Analyse av hvordan en nasjonal standard for beslutningsstøtte i Kurve/EPJ kan etableres Analyse av hvordan en nasjonal standard for rapportering av data for legemiddelbruk kan etableres Vurdering av tilgjengelige kodeverk som kan oppfylle målet Analyse av nåværende innhold og fremtidig behov for innhold i nasjonale digitale retningslinjer. Analyse av tilgjengelige plattformer for beslutningsstøtte. Analyse av muligheter for enhetlig beslutningsstøtte, levert i eksisterende og fremtidige kurvesystemer/epj Analyse av tilgjengelige standarder for rapportering av data for legemiddelbruk Analyse av behov for rapportering og uttrekk av legemiddeldata til bruk i sykehus og rapportering til helseregistre Diagnosebasert beslutningsstøtte muliggjøres Bedre oversikt over diagnoser i behandlingsforløpet Diagnosebasert beslutningsstøtte, lett tilgang til sentrale informasjonskilder. Beslutningsstøtte som begrenser bruken av bredspektrede antibiotika Redusert liggetid, reinnleggelser og dødelighet Effektiv sammenstilling av informasjon Standardiserte, automatiserte rapporter over forbruk knyttet opp mot indikasjon Forbedrede arbeidsprosesser Mindre bruk av tid til koding ved utreise Tilrettelagt for kobling av diagnose og behandling Retningslinjen er lett tilgjengelig og det er tilrettelagt for gode arbeidsprosesser Trygghet for at antibiotikabehandlingen er i henhold til nasjonale- og internasjonale standarder Fremtidens pasienter har også tilgang til effektive antibiotika Automatisert datafangst gir komplett rapportering med mindre ressursbruk Standardiserte rapporter med høy kvalitet Uttrekk av data til styring og kvalitetsforbedring, helseregistre og forskning Bruk av tid til diagnosekoding Bruk av tid til oppslag i retningslinjer Behandling i henhold til retningslinjen pr diagnose Endring i bruken av bredspektrede antibiotika Antall målrettede og tilgjengelige rapporter til styring-, kvalitetsforbedring og aktuelle helseregistre Endring i tid til registrering av data 9

155 Kobling til foranliggende prosjekter, strategier og handlingsplaner mm Referanse Versjon Dato Hvorfor relevant? Link Helse- og omsorgsdepartementet Oppdragsdokument Mai 2017 S 6: Det samla forbruket av breispektra antibiotika ved norske sjukehus skal vere redusert med 30 prosent i 2020 samanlikna med (Målt som desse fem breispektra midla: Karbapenem, 2. og 3. generasjons cefalosporin, penicillin med enzymhemmar og kinolon). Regjeringen.no - Oppdragsdokumenter for helseregionene Stortingsmelding 10 - God kvalitet trygge tjenester. Kvalitet og pasientsikkerhet i helse- og omsorgstjenesten Nasjonal handlingsplan for e-helse Regionale initiativer for innføring av kurve/medikasjon Nasjonal handlingsplan mot antibiotikaresistens i helsetjenesten Legemiddelbruk og helsetjenesteassosierte infeksjoner s. 34: Problemene skyldes for høyt volum av antibiotikabruk i den kommunale helse- og omsorgstjenesten og unødvendig bruk av bredspektrede antibiotika i spesialisthelsetjenesten. s 35. Manglende standardiserte IT systemer innebærer en betydelig flaskehals i overvåking av antibiotikabruk og helsetjenesteassosierte infeksjoner. Kap 3. Helsepersonelltjenester: Målsetting: For å sikre best mulig behandling må helsepersonell ha rask, enkel og sikker tilgang til nødvendige opplysninger. Dette gjelder gjennom hele behandlingsforløpet, uavhengig av hvor i landet pasienten blir syk eller får behandling. Beslutningsstøtte til helsepersonell skal inngå i journalsystemet. Dette vil hjelpe helsepersonell til å ta riktige beslutninger ved behandling og oppfølging av pasienten.» Må samhandle for analyse av- og implementering av løsninger for alle tre leveranser Innføring av antibiotikastyringsprogram i sykehus Et antibiotikastyringsprogram er en organisasjonsstruktur i helseinstitusjonen som skal sikre optimal antibiotikabehandling til den enkelte pasient slik at seleksjonen av resistente bakterier begrenses. Pasienter skal få rett medikament i rett dose til rett tid i rett administrasjonsform og i rett behandlingslengde. Stortingsmelding 10 ( ) - God kvalitet trygge tjenester. Kvalitet og pasientsikkerhet i helse- og omsorgstjenesten prosjekter/nasjonal handlingsplan for e- helse.pdf FIKS - Helse Nord KULE Helse Vest Helseplattformen Regional kurve- og medikasjon Helse Sør- Øst Handlingsplan mot antibiotikaresistens i helsetjenesten ( ) 10

156 Kobling til foranliggende prosjekter, strategier og handlingsplaner mm Referanse Versjon Dato Hvorfor relevant? Link Stortingsmelding 9 ( ) - En innbygger en journal digitale tjenester i helse- og omsorgssektoren 1.1: Regjeringens overordnede mål for IKT-utviklingen i helse- og omsorgstjenesten er: Data skal være tilgjengelig for kvalitetsforbedring, helseovervåking, styring og forskning Regjeringen har som mål at innrapportering til registre skal skje mest mulig automatisk, uten dobbeltregistrering, og være en integrert del av de faste arbeidsprosessene. Sammenstilling av oppdaterte data med høy kvalitet skal gjøre det mulig å følge utviklingen i helsetilstanden til befolkningen, gjøre systematiske vurderinger av tjenestetilbudet, og være grunnlag for styring, kvalitetsforbedring og forskning. 3.3: Integrerte beslutnings- og prosesstøttefunksjoner Moderne IKT-verktøy i helse- og omsorgssektoren bør tilby funksjonalitet for beslutnings- og prosesstøtte. Dette støtter helsepersonells arbeidsprosesser basert på retningslinjer, veiledere, prosedyrer og forskningsbasert kunnskap. Slik funksjonalitet bør være tilgjengelig for helsepersonell via den elektroniske pasientjournalen. Eksempler på situasjoner hvor støtte kan være nyttig er henvisning, behandlingsplanlegging, diagnostisering, forskrivning av legemidler og tolkning av røntgenbilder. Stortingsmelding 9 ( ) - En innbygger en journal digitale tjenester i helse- og omsorgssektoren 11

157 Egenvurdering av måloppnåelse av vurderingskriterier Strategisk viktighet - Oppnå mål i Nasjonal handlingsplan mot antibiotikaresistens - Oppfylle Nasjonal e-helse strategi, Legemiddelmeldingen, En innbygger en journal Kvantitativ nytte - Sparer ressurser i regionale prosjekter ved nasjonal tilnærming - Sparte liggedøgn - Tidsbesparelse pga færre oppslag i retningslinjen og mindre bruk av tid til rapportering. Gjennomføringsusikkerhet - Mange aktører som er avhengige av hverandre - Ulike teknologiske løsninger i HFene samt hos mottakere av rapporter - Store datamengder - Uttak av personalressurser fra regionene Kvalitativ nytte - Bedre kvalitet i antibiotikabehandlingen til den enkelte pasient - Bedre datakvalitet til pasientbehandling, styring, forskning og helseregistre - Bedre oversikt i det kliniske forløpet 12

158 Hva er konsekvensen av å ikke gjennomføre prosjektet? Overordnet konsekvens Vanskeligere å nå målet om 30% reduksjon i bruken av bredspektrede antibiotika i sykehus. Risikerer at hver region/hvert HF starter egne prosjekter for å løse problemstillingen f.eks ulikt kodeverk i hver region og ulike maler for rapportering av legemiddelopplysninger. Risikerer at retningslinjen ikke blir implementert i de tekniske løsningene. Risikerer dårligere kvalitet og større variasjon i antibiotikabehandlingen. Hva vil det å ikke gjennomføre prosjektet medføre for regionale programmer De regionale kurveprosjektene må løse utfordringen med beslutningsstøtte og rapportering individuelt. Det vil være unødig ressurskrevende, være ukoordinert og legger ikke til rette for standardiserte nasjonale prosesser. Annet Løsningen vil ikke kunne være tilgjengelig for beslutningsstøtte og rapporter for andre legemiddelgrupper. 13

159 Kandidatnavn: Beskrivelse: K13 Strukturert EPJ Forenklet innregistrering og innrapportering til nasjonale medisinske kvalitetsregistre Utrede hvordan innregistrering av klinisk informasjon kan forenkles for å redusere rapporteringspresset på klinikerne Driver Økt behov for samordnet struktur i klinisk informasjon. Anskaffelse og videreutvikling av IKT-løsninger for EPJ-området. Strategisk satsningsområde Digitalisering av arbeidsprosesser og bedre bruk av helsedata Målgruppe Helsepersonell og brukere av kvalitets- og styringsdata Prosjektfase Konsept Faseperiode 2018 Antatt budsjettkonsekvens av prosjektfase i 2018 NIKT Sør-Øst Vest Midt-Norge Nord Sum MNOK 0,3 0,3 MNOK Årsverk 0,2 ÅV Begrunnelse og drivere for at det skal etableres et inter-regionalt prosjekt: Alle de fire helseregionene har de samme utfordringene med tidsbruk: Stadig økende registreringskrav for innrapportering til ulike registre og økende dobbeltregistrering Ønske om å finne en felles overordnet tilnærming fremfor separat gjennomføring i Helseplattformen, i nasjonalt prosjekt «Én innbygger én journal» og i tre RHF med DIPS Arena Erfaringer fra Danmark viser at utfordringene vil ikke forsvinne med innføringen av nye IKT-plattformer Prosjektfaseprodukter (leveranser, resultat): En gjennomført «case-studie» fra virkeligheten: Identifisere informasjonsvariabler som i dag registreres særskilt i medisinske kvalitetsregistre, som kan registreres som en del av ordinær arbeidsprosess Forslag til endrede arbeidsprosesser og endrede spørsmål ved innregistrering for å unngå dobbeltregistrering av samme informasjon Forslag til styringsmodell og prinsipper Metode for nye, fremtidige registre som sikrer at nye prosjekter ikke innfører nye, overlappende variable Metode for rydding/sanering av eksisterende informasjon Alternative målbilder og veikart Oppdatert prosjektbegrunnelse og prosjektforslag Ønskede effekter for hele prosjektet : Redusert tidsbruk for helsepersonell ved innregistrering Enklere å samordne og anvende informasjon fra ulike registre uavhengig av formål Informasjon blir lettere tilgjengelig gjennom standardiserte tjenester, og medfører mindre behov for å duplisere data Gevinster og nyttebetraktninger: Redusert tidsbruk frigjør kapasitet Forbedret pasientbehandling gjennom raskere anvendelse av informasjon til kvalitetsforbedring, beslutningsstøtte, forskning og styringsformål Bedre datakvalitet ved enklere registrering Redusert risiko for stans i innrapportering ved utskifting av IKT-applikasjoner Gjennomført samordning/harmonisering av informasjonsmodeller gir reduserte forvaltningskostnader (både IKT og klinisk) Utnyttelse av samordningsinnsatsen i variabelbiblioteket og nasjonalt arketypebibliotek Viktige forutsetninger, avhengigheter og usikkerhet: Samarbeid mellom kvalitetsregistermiljøene, kliniske miljøer og eiere av andre medisinske registre Samarbeid med pågående initiativer i regi av Direktoratet for e-helse, for standardisering/samordning av kodeverk, terminologier og informasjonsmodeller og Helseanalyseplattformen Samarbeid med Helseplattformen (Helse Midt-Norge) og andre regionale initiativer knyttet til innføring av strukturert journal 1

160 Sammendrag av kandidaten og foregående prosess med utarbeidelse av kandidaten Sammendrag av kandidaten: Kandidaten foreslår å utrede hvordan innregistrering til registre kan forenkles for å redusere rapporteringspresset for helsepersonell. Utredningen vil drøfte overordnede målbilder og veikart. Prosessen med utarbeidelsen av kandidaten, historikk frem til 2017: : Nasjonal IKT utredninger Tiltak 10: Prosesstøttende EPJ, tiltak 27: Kliniske varibaler i EPJ, tiltak 41: Terminologibinding av arketyper, tiltak 48: klinisk dokumentasjon for oversikt og læring 2013: Problemstilling reist fra RHF/NIKT til NUFA i 2013: «Det er en utfordring for helsepersonells effektive bruk av EPJ, at omfattende og delvis overlappende kodeverk krever at samme informasjon må registreres flere ganger for ekstern rapportering». 2014: Etablert nasjonal arketypeforvaltning har ikke mandat/kapasitet til å samordne kodeverk for rapportering i felles informasjonsmodeller. 2015: Dialog med Direktoratet for ehelse om innhold i Program kodeverk og terminologi resulterte ikke i at prosjektideen ble tatt inn i nasjonale prosjekt. RHF-enes forvaltningsgruppe for samordning av rapporteringskrav ble lagt på is. 2016: Høringsrundeinnspill fører ikke til at målsettingene er formuleres med tiltak i nasjonal Ehelsestrategi- og handlingsplan. 2016: Prosjektidéen «Strukturert EPJ - Pilotere strukturert journal i DIPS ARENA» foreslås inn på masterplan for

161 Prosess og involvering for utvikling av prosjektkandidaten, forts. Involvering i helseregioner og fagmiljø: Prosjektforum : «Fagforumene ønsker å bearbeide prosjektforslaget og levere oppdatert kandidat for masterplan Dette for å justere eller fremme flere kandidater til å inkludere målbilde for felles standarder/grensesnitt for kvalitetsregistre» Overordnet presentasjon av prosjektidéen i Klinisk IKT fagforum , som bekrefter at kandidaten dekker et sentralt behov sett fra klinikerne og deres arbeidssituasjon Overordnet presentasjon av prosjektidéen i møte med assisterende fagdirektør Pål Iden i Helse Vest, som sier «Faglig sett virker dette som et nyttig prosjekt, som faller godt inn under viktige nasjonale prioriteringer på registerfeltet» Fremlegging av prosjektkandidaten i Fagforum medisinske kvalitetsregistre , som bekrefter at kandidaten dekker et reelt behov sett fra registermiljøet (se egen side med referat fra behandlingen av saken) Helse Midt-Norge v/per Olav Skjesol bekrefter at Helseplattformen har som ambisjon å automatisere datafangst fra nytt PAS/EPJ til de medisinske kvalitetsregistrene. Men det stilles spørsmål om vi er tilstrekkelig samkjørt nasjonalt, på valg av standarder og terminologier. Helse Midt-Norge mener at problemstillingen hører hjemme i Helsedataprogrammet. 3

162 Prosess og involvering for utvikling av prosjektkandidaten, forts. Direktoratet for e-helse: Innregistrering og sammenstilling/anvendelse henger sammen, og denne prosjektkandidaten fokuserer på innregistrering. Nasjonal IKT har i utarbeidelsen av kandidaten hatt dialog med programleder i Helsedataprogrammet, som har gitt følgende tilbakemelding: «Tiltakets overordnede mål er i tråd med målsettingene i blant annet nasjonal e-helsestrategi, nasjonal helseregisterstrategi og Helsedataprogrammet. Vi ser at det er områder i dette tiltaket der det er viktig med gjensidige avgrensninger og samarbeid. Dette gjelder særlig innenfor det som berører nasjonale fellestjenester, standardisering, metadata, organisering/forvaltning og analysefunksjonalitet.» 4

163 Prosess og involvering for utvikling av prosjektkandidaten, forts. Referat fra møte i Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre (FMK) «Gunnar Jårvik presenterte prosjektkandidat K13 - forenklet innregistrering og innrapportering. Prosjektidéen har vært presentert for Pål Iden, assisterende fagdirektør i Helse Vest og medlem i Interregional styringsgruppe, som støtter idéen. FMK ga uttrykk for at dette er svært aktuelt og sterkt ønsket fra registrene selv og fra helsepersonell som registrerer. FMK ba om å bli involvert i videreutviklingen av prosjektkandidaten. Helse Sør-Øst har planlagt å søke midler om implementering av arketyper i DIPS Arena for automatisert datafangst til Gastronet, som kan være et mulig register som kan brukes i forbindelse med K13. Det ble også nevnt andre mulige kandidater: NORKAR og Tonsille, som begge har en "prosedyrestyrt" innregistrering. Det ble generelt anbefalt å se på nye registre fremfor gamle. Det ble videre diskutert hvordan skape motivasjon hos de som blir "rammet" av arbeid i forbindelse med etablering av automatisert datafangst. Helse Sør-Øst anbefalte å tydeliggjøre gevinstene for kliniske ressurser. Det er også viktig å sette krav til registrene om å være kritisk til hvilke variabler som er viktige/nødvendige å registrere, og også krav om "rydding" i registrene.» 5

164 Drivere og problem som skal adresseres Det er flere drivere som går i retning av å se på rapportering fra ansattes perspektiv: Bekymring om datakvalitet på rapporterte data (hovedårsak kan være ansattes dårlige registrering) Bekymring om økende rapporteringskrav for helsepersonell Økte behov for sammenstilling og anvendelse av innrapporterte data Innføring av nye IKT-applikasjoner med forventning om beslutningsstøtte (og dermed et presserende behov for å definere en felles tilnærming for «sømløs» datafangst til og fra nye PAS/EPJ til medisinske kvalitetsregistre) 6

165 7

166 Illustrasjon på driver og problem som skal adresseres Sundhedsplatformens programdirektør:»udfordringerne for samspillet med de kliniske databaser har ikke noget at gøre med leverandøren. Data kan sagtens sendes til databaserne og overførslen til alle de LPRbaserede databaser fungerer, hvis data indtastes korrekt,«skriver Gitte Fangel i en mail, hvori hun dog også erkender, at man i begyndelsen havde ambitioner om at sikre automatiseret overførsel til langt flere databaser.»allerede i januar 2015 stod det dog klart, at dette var mere vanskeligt end forventet, og styregruppen blev informeret herom,«siger hun og forklarer, at en af hovedudfordringerne var, at databaserne kræver forskellige data på ens områder, som f.eks. rygerstatus som cigaretter pr. dag for én database, og pakker pr. uge for en anden database.»opgaven med at arbejdsgangsunderstøtte databaserne altså indarbejde et felt til at aflevere de krævede koder eller data på logiske steder i klinikerens arbejdsgang i Sundhedsplatformen, så det er nemt at dokumentere koderne/data har været sværere end som så.»det skyldes, at disse koder afleveres på mange forskellige steder i arbejdsgangen og nogle gange med flere måneders mellemrum,«skriver hun. 8

167 Effektivitet Kvalitet Pasient Eksempel på mulig gevinstkart (ved gjennomføring etter konseptfase) Resultatmål Endringstiltak Effektmål Gevinst Indikator Gode og standardiserte/gjenkjennbare spørsmålsstillinger i PREM/PROM skjema Standardisering/ harmonisering av informasjonsstrukturer Enklere å lage gode PREM/PROM skjema Pasienten unngår å bruke tid til å svare på standardspørsmål i møte med helsepersonell Score brukertilfredshet (pasient) Involvere pasienten i oppfølging av behandling Utnytte pasientens tilbakemeldinger i systematisk forbedringsarbeid Standardiserte informasjonsmodeller og standardisert bruk av terminologi og kodeverk implementert i medisinske kvalitetsregistre og i EPJ-system Standardisering/ harmonisering av informasjonsstrukturer Enklere å sammenstille informasjon, og anvende innsamlede data til kvalitetsarbeid og andre formål Raskere forbedring av kvaliteten i pasientbehandlingen Økt innrapportering i kvalitetsregistrene Kvalitetsregistre har "ryddet" i hvilke variabler som er ønskelige å registrere Kortere tid fra behandling til innregistrering i registrene Forbedrede arbeidsprosesser (datafangst skjer på "naturlige" steder i arbeidsprosessene) Registrere informasjon andre steder i arbeidsprosessene Mindre tidsbruk Mer tid til andre oppgaver Informasjon til kvalitetsregisteret hentes fra journal, og trengs ikke registreres særskilt 9

168 Antatte totalkostnader for prosjektet Denne prosjektkandidaten er en konseptfase. Resultatet av «casen» som foreslås gjennomført i konseptfasen (se forsiden) og drøftingen av overordnede målbilder og veikart for gjennomføring, vil danne grunnlag for å vurdere fremtidige kostnader. Forberedelser til en eventuelt videreføring etter konseptfasen må skje i nært samarbeid med helseregionene og Direktoratet for e-helse. 10

169 Egenvurdering av måloppnåelse av vurderingskriterier Strategisk viktighet E-helse strategien: Digitalisering av arbeidsprosesser Bedre bruk av helsedata Kvantitativ nytte Bortfall av dobbeltregistrering frigjør tid til andre oppgaver Reduserte kostnader på IKT-forvaltning Mer effektiv forvaltning av kvalitetsregistrene Gjennomføringsusikkerhet Lav usikkerhet for gjennomføring av konseptfasen Høy usikkerhet for gjennomføring etter konseptfasen (realisering og ibruktagelse av resultat) Kvalitativ nytte Økt datakvalitet og større dekningsgrad i kvalitetsregistrene Bedre pasientbehandling Bedre miljø for klinisk arbeid 11

170 Hva er konsekvensen av å ikke gjennomføre prosjektet? Dersom arbeidet med å undersøke felles tilnærminger for helseregionene ikke kommer i gang, vil konsekvensen kunne være at initiativer om fremtidige PAS/EPJ-løsninger i spesialisthelsetjenesten ikke fanger opp problemstillingene i tilstrekkelig grad, og dermed ikke kan planlegge for å løse utfordringene. 12

171 Kobling til foranliggende prosjekter og annet Referanse Versjon Dato Hvorfor relevant? Link Program for kodeverk og terminologi, Prosjekt Terminologi, delprosjekt «Referanseterminologi helseregistre» Helsedataprogrammet Helseplattformen (Helse Midt- Norge) Delprosjektet «Referanseterminologi» mapper SNOMED CT mot variablene i NPR og to nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Erfaring og funn fra dette arbeidet er relevant for denne prosjektkandidaten. Helsedataprogrammet og denne prosjektkandidaten er begge opptatt av utveksling og anvendelse av informasjon, og tilhørende felles tjenester. Helsedataprogrammet har ikke «forenklet innregistrering» som effektmål men legger vekt på enklere sammenstilling av informasjon til kvalitetsforbedring, forskning, styring og beslutningsstøtte. Helseplattformen er også opptatt av at datafangst i pasientjournalen skal være dekkende for informasjonsbehovet i kvalitetsregistrene. Direktoratet for e-helses utredning/forprosjekt «Én innbygger én journal» Regionale prosjekter for implementering av DIPS Arena og kurveløsninger I arbeidet med å etablere «Én innbygger én journal» i regi av Direktoratet for e-helse må det også tas hensyn til at datafangst i pasientjournalen skal være dekkende for informasjonsbehovet i kvalitetsregistrene. Implementering av harmoniserte informasjonsmodeller vil kreve kapasitet fra leverandøren 13

172 AKTUELLE «CASE» SOM KAN INKLUDERES I PROSJEKTKANDIDATEN 14

173 Mulig «case» Gastronet Gastronet er et kvalitetssikringsprogram for gastrointestinal endoskopi. Registeret er i dag på papir (2 skjemaer - et for klinikere/et for pasienter), men har siden 2013/2014 samarbeidet med DIPS ASA for å få definert arketyper for DIPS Arena for området. Arketypene er nå på høring og registeret har rekruttert fagpersoner til denne jobben. Prosjektet vil ferdigstille arketypene, kvalitetssikre at disse er dekkende for klinisk dokumentasjon. I tillegg vil prosjektet samarbeide med Kreftregisteret som jobber med å etablere arketyper for Nasjonalt kvalitetsregister for tykk- og endetarmskreft (se neste side) Prosjektet vil deretter etablere uttrekksmekanismer for arketyper og etablere kvalitetsregistre som kan ta i mot arketypene og matche disse mot kvalitetsregisterets behov. 15

174 Mulig «case» Nasjonalt kvalitetsregister for tykk- og endetarmskreft / Kolorektalkreft i Kreftregisteret Kreftregisteret har siden november 2015 samarbeidet med Esito, DIPS og Nasjonal IKT om utvikling av arketyper, templater og funksjonalitet for rapportering av tykk- og endetarmskreft direkte fra DIPS Arena. Tentativ plan var pilot ved UNN i januar 2017, men prosjektet er noe forsinket. Esito har laget en prototyp på rapporteringsskjema for utredning av tykk- og endetarmskreft, og Kreftregisteret og Esito samarbeider med DIPS om å få dette ut i en pilot ved OUS før sommeren Nasjonal IKT har for tre av skjemaene utviklet templater som er tilgjengelige på arketyper.no. 16

175 Mulig «case» Nasjonalt Kvalitetsregister for ryggkirurgi Registeret samler i dag data på papirskjema, som registreres inn i en egen database. Registeret planlegger å være i drift fra basert på eksisterende skjema, men ønsker å ta i bruk arketyper for å oppnå forenklet innregistrering i EPJ og overføring av informasjon til kvalitetsregisteret. 17

176 Vedlegg 112 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 112/17 B Programfinansiering 'Felles Infrastruktur og Arkitektur' (FIA) for 2018 Bakgrunn Program 'Felles Infrastruktur og Arkitektur' (FIA) er en videreføring av helsetjenestens felles satsing på å utrede og gjennomføre tiltak knyttet til felles infrastruktur. FIA ble igangsatt i Direktoratet for e-helse i 2015 med mål om å utrede og gjennomføre tiltak knyttet til felles infrastruktur som ga gevinst på kort til mellomlang sikt. Det er nå fire prosjekter i program FIA: Samhandling, Sikkerhetsinfrastruktur, Pasientens legemiddelliste og Arkitektur. Programmet har siden oppstarten vært samfinansiert av Direktoratet for e-helse, Norsk Helsenett SF og Nasjonal IKT HF. Planer og samfinansiering for 2018 FIA programmets foreslåtte ambisjonsnivå basert på leveranser med høyest prioritet som samlet er estimert til 100 MNOK. Programmet etterspør bidrag til samfinansiering på 50 MNOK fra Nasjonal IKT HF i tillegg til ressursbidrag fra Nasjonal IKT HF og de regionale helseforetakene. Vedlegg Finansiering av FIA 2018 notat fra Direktoratet for e-helse viser begrunnelse, planer for 2018 og hvordan leveransene fra prosjektene i FIA vil gi nytte for spesialisthelsetjenesten. Administrerende direktørs vurdering Administrasjonen anbefaler å videreføre finansiering til programmet i 2018 på samme nivå som Dette er i tråd med masterplan for 2018 for prosjektporteføljen, noe også Nasjonal IKT HF har signalisert i programstyret for FIA. Masterplan for prosjektporteføljen 2018 behandles som egen sak i styremøtet. Forslag til vedtak 1. Styret bevilger inntil 25 MNOK til program 'Felles Infrastruktur og Arkitektur' for Finansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT HFs budsjettrammer. 1

177 Samfinansiering av Program Felles Infrastruktur og Arkitektur (FIA) fra Nasjonal IKT (NIKT) i Bakgrunn Det slås fast i Nasjonal e-helsestrategi at helseopplysninger skal kunne følge pasienten gjennom hele pasientforløpet. IKT-systemene som helsepersonell bruker i dag støtter i for liten grad opp under dette. På lang sikt er hovedmålet for e-helseutviklingen å modernisere IKT-plattformen og arbeide for en felles løsning for hele helse- og omsorgssektoren. Direktoratet for e-helse skal etablere standarder og forvalte og realisere digitale, nasjonale e-helseløsninger som bidrar til en effektiv helsetjeneste med høy kvalitet på vegne av sektoren. Dagens informasjonsdeling er i hovedsak basert på elektronisk meldingsutveksling. Denne formen for deling av informasjon er optimalisert for dagens behov, men gir ikke nødvendig funksjonalitet for å understøtte visjonen om «Én innbygger én journal». En felles grunnmur for digitale tjenester vil understøtte felles utviklingsretning mot én journal. Videre vil en felles grunnmur legge til rette for samhandling mellom forvaltningsnivåene, og bidra til en mer enhetlig og kostnadseffektiv e-helseutvikling samt til næringsutvikling og innovasjon. Grunnmuren omfatter arkitektur, standarder, helsefaglig terminologi, kodeverk, kritisk IKTinfrastruktur som Helsenettet og felles byggeklosser innenfor områdene samhandling, informasjonssikkerhet og personvern. Byggeklosser i den felles grunnmuren vil både videreutvikles fra eksisterende og det vil også etableres nye. En rekke nasjonale og regionale satsninger setter krav til en felles nasjonal grunnmur for digitale tjenester. Program Felles Infrastruktur og Arkitektur (FIA) omfatter flere prosjekt som dekker deler av denne grunnmuren. Prosjektene i programmet koordineres slik at de blir et naturlig steg mot det langsiktige målet beskrevet i Meld. St 9. ( ) «Én innbygger - én journal» og øvrige nasjonale og regionale satsninger på e-helseområdet. Programmet har som formål å sikre en effektiv struktur som kan vurdere, utrede og iverksette tiltak samt legge til rette for realisering av gevinster knyttet til programmets effektmål. 2 Status og planer for 2018 Programmet foreslår leveranser som er godt forankret i sektorens behov. Programmet inngår i Direktoratet for e-helse sin satsning på en Felles grunnmur for digitale tjenester. Prosjektenes aktiviteter og leveranser for 2018 er beskrevet i program- og prosjektbegrunnelser (se vedlegg). 2.1 Forslåtte leveranser for 2018 I tabellen følger en oversikt over mulige leveranser for Leveransene er gitt prioritet 1, 2 eller 3 som underlag for prioritering. ID PROSJEKT LEVERANSE / AKTIVITET PRIORITET 2018

178 Samhandling Videreføre innføring av tjenestebasert adressering 1 4 Samhandling Pilotering av CPP/CPA - kommunikasjonsparametre 2 10 Samhandling Ferdigstille utvalgt meldingstyper (Henv. 2.0) 1 5 Samhandling Utvikle verktøy for overvåking av meldingsversjoner i bruk 1 5 Samhandling Utrede: Modernisering av meldingsstandarder 3 5 Samhandling Evaluering av referansekatalogen og IKT -forskriften 1 4 Samhandling Utrede: Strategisk innretning for e-helsestandardisering i Norge. Vurdere ulike modeller internasjonalt 1 5 Samhandling Utrede: Data-/dokumentdeling Samhandling Sikkerhetsinfrastruktur Sikkerhetsinfrastruktur Sikkerhetsinfrastruktur Sikkerhetsinfrastruktur Pasientens legemiddelliste Utrede: Nasjonal virksomhetsstruktur for aktører i sektoren (RESH) Utrede: Felles modell for tilgangskontroll og tillit på tvers av virksomhetsgrenser Bistand til innføring av HelseID (Felles autentiseringstjeneste for helse- og omsorgssektoren) Utrede: Behov for endringer i regelverk Informasjonssikkerhetsstrategi for helse- og omsorgssektoren IKT-tiltak for å understøtte verdikjeden - Regelverksendringer - Nasjonale fellesløsninger tilpasset til PLL - Pasientjournaler tilpasset til PLL Pasientens legemiddelliste Innføring og oppfølging for å sikre riktig bruk - Nasjonale faglige råd for PLL - Utprøving PLL - Nasjonal innføring PLL SUM Arkitektur Operasjonalisere nasjonal arkitekturstyring 1 5 Arkitektur Arkitektur 1 10 Program Felleskostnader programledelse, inkl. kommunikasjon og gevinstarbeid 1 7 Program Utredningsaktiviteter Tabell 1 Forslag til leveranser for 2018 med prioritering 1, 2 og 3. Tall er oppgitt i MNOK. 2.2 Foreslåtte ambisjonsnivå for 2018 Basert på gitt prioritering har programmet presentert tre ambisjonsnivå for 2018, der leveranser med prioritering 1 omfattes av nivå C Lavt. Dette ambisjonsnivået er estimert til 100 MNOK i 2018 og er foreslått for budsjettåret 2018.

179 AMBISJONSNIVÅ OMRÅDE KOSTNAD A - Komplett Totalt 133 Prioritet 1, 2, 3 Samhandling 56 Sikkerhetsinfrastruktur 25 Pasientens legemiddelliste 23 Arkitektur 15 Annet 14 B - Moderat Totalt 128 Prioritet 1, 2 Samhandling 51 Sikkerhetsinfrastruktur 25 Pasientens legemiddelliste 23 Arkitektur 15 Annet 14 C - Lavt Totalt 100 Prioritet 1 Samhandling 33 Sikkerhetsinfrastruktur 15 Pasientens legemiddelliste 23 Arkitektur 15 Annet 14 Tabell 2 Forslag til ambisjonsnivå for programmet i 2018 (Komplett, Moderat og Lavt). Tall er oppgitt i MNOK. 2.3 Foreslåtte leveranser basert på foreslått ambisjonsnivå for 2018 Basert på foreslått ambisjonsnivå som omfatter leveranser med prioritet 1, er følgende leveranser foreslått for ID PROSJEKT LEVERANSE / AKTIVITET PRIORITET KOSTNAD 1 4 Samhandling Videreføre innføring av tjenestebasert adressering Samhandling Ferdigstille utvalgt meldingstyper (Henv. 2.0) 1 Samhandling Utvikle verktøy for overvåking av meldingsversjoner i bruk 1 Samhandling Evaluering av referansekatalogen og IKT -forskriften 1 Samhandling Utrede: Strategisk innretning for e-helsestandardisering i Norge. Vurdere ulike modeller internasjonalt Samhandling Utrede: Data-/dokumentdeling

180 10 15 Utrede: Felles modell for tilgangskontroll og tillit på tvers av Sikkerhetsinfrastruktur virksomhetsgrenser Sikkerhetsinfrastruktur Utrede: Behov for endringer i regelverk Pasientens legemiddelliste IKT-tiltak for å understøtte verdikjeden - Regelverksendringer - Nasjonale fellesløsninger tilpasset til PLL - Pasientjournaler tilpasset til PLL Pasientens legemiddelliste Innføring og oppfølging for å sikre riktig bruk - Nasjonale faglige råd for PLL - Utprøving PLL - Nasjonal innføring PLL SUM Arkitektur Operasjonalisere nasjonal arkitekturstyring 1 Arkitektur Arkitektur 1 Program Felleskostnader programledelse, inkl. kommunikasjon og gevinstarbeid Program Utredningsaktiviteter Tabell 3 Programmets forslag til portefølje for Forventede gevinster Identifisering av gevinster skal utføres i konseptfasen av det enkelte prosjekt og vil gjennomføres til ulik tid for hvert av prosjektene. For forslag til nye leveranser i 2018 er det foreløpig gjort en overordnet vurdering av nytteverdi, denne verdien er ikke tallfestet p.t. For mer informasjon, se prosjektbegrunnelsene. Prosjekt Samhandling har gjort en overordnet vurdering av den nytteverdi som følger av leveransene i prosjektet for For mer informasjon, se prosjektbegrunnelsen. Styrke dagens samhandling o Investeringene vil bidra til å øke tilliten til meldingsutvekslingen, og gjennom det redusere kostnadene for vedlikehold og oppfølging av dagens meldingsutveksling. Investeringene vil også sørge for at nye funksjoner som har vært etterspurt av sektoren blir implementert ved koordinerte prosesser, samt at utprøvingen av nye samhandlingsformer som skal dekke nye behov kommer i gang med nasjonal styring for at det blir implementert på en enhetlig måte. o Videre vil investeringene styrke nasjonale myndigheters mulighet til styring og kontroll over dagens samhandling ved bruk av etablerte verktøy (som ble utviklet 2016/2017) og innarbeidet forvaltningsmodell (fra 2017), med formål om å få sektoren til å gå i takt. Overvåkingen av at aktørene har støtte for de korrekte meldingsversjonene øker. Dette vil ha stor verdi i planleggingen av hvilke nye meldinger som bør innføres/fases ut. Oversikt over hvilke aktører som støtter hvilke meldingsversjoner vil redusere ressurskrevende prosesser mellom samhandlingsaktørene i dagens forvaltning. Nye samhandlingsformer o Det er mange ulike initiativ i sektoren knyttet til etablering av nye samhandlingsformer. Flere virksomheter prøver ut data/dokumentdeling for utveksling av pasientinformasjon mellom virksomheter. Erfaringene de siste årene med å etablere en enhetlig

181 meldingsutveksling viser at det er uheldig dersom en ny samhandlingsform som data/dokumentdeling implementeres på ulike måter i sektoren. Følgelig vil det være en stor nytteeffekt å etablere nasjonale standarder og retningslinjer for nye samhandlingsformer så tidlig som mulig når sektoren har behov for å ta dem i bruk. Felleskomponenter o Det administrative organisasjonskartet for den statlig finansierte spesialisthelsetjenesten i Norge (RESH) benyttes ikke i dag slik formålet var ved etableringen. Det er stadig flere virksomheter som tar i bruk dagens RESH, og som utarbeider beskrivelser for hvordan RESH skal fungere for deres organisasjon. I tillegg tas registeret i bruk av aktørgrupper som ikke er definert i formålet for registeret. Med sentrale føringer for bruk av RESH unngår man lokale tolkninger, det legges grunnlag for økt datakvalitet samt at innføring av nye nasjonale/regionale løsninger (f.eks. Velferdsteknologiprogrammet, Helsedataprogrammet, Helseplattformen) etablerer omforent bruk av RESH. Prosjekt Sikkerhetsinfrastruktur har foretatt en samlet gevinstoversikt for foreslåtte leveranser. For mer informasjon om forventet nytte knyttet til den enkelte leveranse, se prosjektbegrunnelsen. Gevinstoversikt samlet Forbedret brukeropplevelse for helsepersonell Lavere kostnader og redusert kompleksitet ved innføring av løsninger Økt samordning rundt bruken av sikkerhetsinfrastruktur Helsepersonell og annet personell med tjenstlig behov skal oppleve at tilgang på nødvendige pasient- og brukeropplysninger er enkelt og sikkert. Det forventes at behovet for opplæring og antall feilsituasjoner skal synke, og medvirke til redusert tidsbruk og mindre frustrasjon. Det er en forventning om at forbedret brukeropplevelse for helsepersonell også vil medvirke til at IKT-systemene i mindre grad blir til hinder for registrering av informasjon. Journalopplysningene får høyere datakvalitet gjennom økt bruk. Mer informasjon fra ulike kilder vil være en kvalitativ forbedring i pasientbehandlingen, man kan også håndtere mer komplekse pasientforløp. Helsepersonell får bedre kunnskap om pasienten, bedre behandlingsgrunnlag, bruke mindre tid på å finne frem informasjon. Pasienten får bedre helsehjelp og mer tid med klinikerne til å diskutere egen helse, ikke legge inn kjent informasjon på nytt i nytt fagsystem. Man får bedre mulighet til å styre tilgang til sensitiv informasjon og bedre muligheter for å spore slik tilgang Redusert antall timer forbundet med innkjøpsprosessen Høyere kvalitet og presisjonsnivå på markedshenvendelser Ved innkjøpet - lavere pris totalt sett ved at det blir færre tilpasninger i ettertid, feilkjøp/nyanskaffelser, mindre skreddersøm mm. Økt teknisk interoperabilitet på tvers av systemer og virksomheter. Reduserte driftskostnader Forvaltning Redusert feil/vedlikehold/nedetid Forvaltning Redusert opplærings-behov Forvaltning Applikasjonsforvaltning, API-management og dataforvaltning kan separeres Overførings-verdi Økt sikkerhet og kvalitet på IKT-systemer i markedet Økt harmonisering av system-porteføljen gjennom felleskravstillelse til for eksempel API, støtte for føderert tilgang o.l. Gir også bedre

182 Økt forutsigbarhet for videre utvikling av sikkerhetsløsninger mulighet for å få gode grensesnitt mellom spesialisthelse-tjenesten og primærhelse-tjenesten. Unngå work-around og suboptimale tilpasninger. Standardisering av avtaler mellom virksomheter og mot leverandører - Kundemakt større kunde = viktigere kunde. Økt organisatorisk interoperabilitet på tvers av virksomheter Hente rett informasjon i beste datakilde heller enn å legge denne inn mange ulike steder. Det er mye dobbelt/trippelt etc. Gevinster for virksomhetene: Lettere for virksomhetenes ledelse å budsjettere for innføring av nye løsninger og planlegge innføring av slike. Redusert prosjektrisiko for både lokale, regionale og nasjonale prosjekter. Det er lettere å bygge nytt når man har en felles etablert grunnmur å bygge på og mål i sikte. Kan sette krav til videre utvikling og forvaltning av løsninger som er anskaffet. Gode krav og standarder gir bedre forutsigbarhet for kunde og leverandør. Mindre teknisk gjeld. Økt informasjonssikkerhet Bedre personvern Økt pasientsikkerhet Gevinster for leverandørene: Mindre varians i leveransene til kundene. Det er mer forutsigbart for nye aktører å kunne tre inn i et marked på leverandørsiden. Gode krav og standarder gir bedre forutsigbarhet for kunde og leverandør Enklere å tilby nye funksjoner til ulike behandlingsområder Ved helhetlig tilnærming til informasjonssikkerhet i sektoren, å felles sikkerhetsarkitektur. Økt informasjonssikkerhet vil kunne bidra til økt tillit til helsevesenet, forenkle deling av helse- og personopplysninger og gjøre sektoren bedre i stand til å handtere eksterne trusler. Ved bedre styring av tilgang til sensitiv informasjon og bedre mulighet for å spore slik tilgang ved robust og sikker autentisering og logging. Det fremkommer tydelig hvem som har fått tilgang til pasientens sine data og når. Ved at journalopplysningene får høyere kvalitet og blir mer brukt. Økt mobilitet av pasientens data til det stedet hvor pasienten ønsker å bli behandlet. Dette gir også gevinst for helsepersonell og foretak. Mer informasjon fra ulike kilder vil være en kvalitativ forbedring i pasientbehandlingen, man kan også håndtere mer komplekse pasientforløp. Helsepersonell får bedre kunnskap om pasienten, bedre behandlingsgrunnlag, bruke mindre tid på å finne frem informasjon. Pasienten får bedre helsehjelp og mer tid med klinikerne til å diskutere egen helse, ikke legge inn kjent informasjon på nytt i nytt fagsystem. Samfunnsøkonomisk gevinst Ved økt bruk av felleskomponenter som kan redusere kostnad ved å utvikle og forvalte mange forskjellige løsninger innen helsesektoren, både for helsevirksomheter og deres leverandører. Enklere tilgang til helseopplysninger og øvrige felles løsninger, ved færre pålogginger, vil kunne redusere tidsbruk hos ansatte i helsesektoren. Tabell 4 Samlet gevinstoversikt for foreslåtte leveranser for prosjekt Sikkerhetsinfrastruktur Prosjekt Pasientens legemiddelliste beregnet i konseptfasen potensiell årlig gevinst til 216 mill. ved ferdigstilling av både fase 1og fase 2 av prosjektet. For mer informasjon, se prosjektbegrunnelsen. Det viktigste budskapet for Pasientens legemiddelliste er at det er gevinster innenfor pasientsikkerhet og kvalitet. Dette vil resultere i følgende overordnede effekter

183 Riktigere ordinering av legemidler Tidsbesparende for helsepersonell Færre legemiddelskader Bedre etterlevelse av ordinert legemiddelbehandling Bedre helse og økt livskvalitet Prosjekt Arkitekturstyring har gjort en overordnet vurdering av den nytteverdi som følger av de enkelte leveransene i prosjektet for For mer informasjon, se prosjektbegrunnelse (8). Forventet resultat av prosjektets leveranser i 2018 er en robust linjefunksjon for nasjonal arkitekturstyring i Direktoratet for e-helse. Linjefunksjonen vil ha flere styringsdokumenter å basere sin arkitekturstyring på, og vil utøve prosesser for arkitekturstyring på flere nivåer. Dette vil bidra til mer koordinert e-helseutvikling i politikkutforming, innen strategi- og porteføljestyring, og i utvikling og forvaltning av felles løsninger. I sum vil dette bidra til mer helhetlig e-helseutvikling og bedre utnyttelse av ressurser på tvers i sektoren. Riktige arkitekturvalg vil styrke gjennomføringsevnen og bidra til bedre samlet måloppnåelse i helse- og omsorgstjenesten. 4 Hvordan påvirker dette spesialisthelsetjenesten og pasientforløpet på tvers av forvaltningsnivåene Aktørbildet i helse- og omsorgssektoren er komplekst, med om lag aktører som benytter IKT til å realisere sine mål. Dagens IKT-systemer er i hovedsak begrenset til én enkelt virksomhet og understøtter ikke pasientforløp på tvers av virksomheter og omsorgs-/tjenestenivå. I tilfeller hvor pasienten er innom flere virksomheter eksisterer det ingen fullstendig oversikt over pasientens planlagte og gjennomførte behandlinger, og ingen løsning for å utveksle en felles behandlingsplan. Det er behov for at korrekt, nødvendig og relevant informasjon gjøres lettere tilgjengelig for helsepersonell med tjenstlig behov, uavhengig av hvor pasienten har fått helsehjelp tidligere. Det er behov for at data registreres én gang og innhentes automatisk der det er mulig. Den nasjonale e-helsestrategien er godt forankret på tvers av spesialist- og kommunehelsetjenesten og peker på fire funksjonelle områder som skal styrkes; Digitalisering av arbeidsprosesser, Bedre sammenheng i pasientforløp, Bedre bruk av helsedata og Helsehjelp på nye måter. Videre er områdene Felles grunnmur for digitale tjenester og Nasjonal styring av e-helse og økt gjennomføringsevne grunnleggende forutsetninger for å realisere de funksjonelle områdene. Grunnmuren må videreutvikles for å muliggjøre fremtidens løsninger, og programmet er sentral aktør i dette arbeidet. Grunnmuren er en forutsetning for de funksjonelle områdene som også påvirker spesialisthelsetjenesten. Digitalisering av arbeidsprosesser: IKT-landskapet i helse- og omsorgssektoren skal utvikles i retning av én gjennomgående journalløsning for hele helsetjenesten. Digitaliseringen av legemiddelhåndteringen innenfor virksomheter skal fortsette med høy prioritet. Bedre sammenheng i pasientforløp: Behov for bedre samhandling må løses på kort- og mellomlang sikt. Behovene skal prioriteres og dekkes med utgangspunkt i eksisterende IKTinfrastrukturer og løsninger. Den digitale legemiddelkjeden på tvers av helseaktører skal

184 styrkes og digitale innbyggertjenester skal bidra til styrket implementering av pasientrettighetene. Viktige helseopplysninger skal være tilgjengelige ved tjenstlig behov i den akuttmedisinske kjeden. Bedre bruk av helsedata: Innrapportering, uthenting og sammenstilling av helsedata fra helseregistre skal forenkles. Helsehjelp på nye måter: Det skal legges til rette for raskere spredning og innovasjon i form av velferdsteknologi i helse- og omsorgstjenesten. 5 Finansiering av programmet for 2018 Totalsummen på 100 MNOK foreslås samfinansiert på følgende måte: Direktoratet for e-helse 25,0 MNOK Norsk Helsenett 25,0 MNOK NIKT 50,0 MNOK 6 Ressursbehov fra spesialisthelsetjenesten Når det gjelder spørsmålet om ressursbehov (oppgitt i årsverk) fra spesialisthelsetjenesten for 2018 kan ikke programmet gi et endelig svar på dette p.t. Prosjektene i programmet jobber med å detaljere ut blant annet estimater for ressursbehov. Som en indikasjon kan vi anslå at behovet vil være basert på tall fra 2017 med 20 % økning. 7 Forankring i spesialisthelsetjenesten (NIKT og RHFene) Forslag til leveranser og budsjettet for FIA 2018 har vært behandlet i følgende fora der representanter fra NIKT og/eller RHFene har deltatt: Beskrivelse Dato Kommentar Styringsgruppemøte FIA Programmet orienterte om status for arbeidet med planlegging av FIA for perioden samt forankringsprosessen mot sentrale aktører og sentrale/nasjonale satsinger. Styringsgruppen tok presentasjonen til orientering. Roadshow NIKT Programmet presenterte programmets foreløpige bruttoliste samt inviterte til drøfting av spesialisthelsetjenestens behov for felleskomponenter samt forventninger til programmet NIKT oversendte innspill og kommentarer til foreslått leveranser. Roadshow RHFene Helse Sør-Øst Presentasjon av FIA, foreløpig bruttoliste

185 Beskrivelse Dato Kommentar Helse Vest Helse Midt Helse Nord Drøfting av spesialisthelsetjenestens behov for felleskomponenter samt forventninger til programmet Oppslutning fra RHFene om foreslåtte leveranser for Styringsgruppemøte FIA Programmet orienterte om status for budsjett og prioritering for 2018 samt forankringsprosessen mot sentrale aktører og sentrale/nasjonale satsinger. Programmet har spilt inn budsjettforslag på 100 MNOK for 2018 basert på ambisjonsnivå C Lavt. Forslag om samfinansieringsmodell som i 2017 men med forslag om at bidraget fra NIKT øker fra 25 til 50 MNOK for NIKT kommenterte at programmet ikke kan vente seg en økning utover det som ble finansiert fra NIKT i Styringsgruppemøte FIA Programmet orienterte om status for budsjett og prioritering for (ingen endringer på foreslått prioritering fra møtet ). Styringsgruppen tok saken til orientering.

186 Vedlegg 113 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 113/17 B Programfinansiering 'Program for Kodeverk og Terminologi' for 2018 Bakgrunn 'Program for kodeverk og terminologi' (PKT) er en videreføring av helsetjenestens felles satsing på å videreutvikle, modernisere og utvikle produkter og tjenester innenfor innsatsområdene kodeverk, terminologi, opplæring, kodingskvalitet og IKT-støtte. PKT inngår i Direktoratet for e-helse sin satsning på en Felles grunnmur for digitale tjenester. Det er nå fire prosjekter i program PKT: Terminologi, Kodeverk, Kodingskvalitet og IKT-støtte. Programmet ble igangsatt i Direktoratet for e-helse i Programmet har siden oppstarten vært samfinansiert fra flere aktører, inkludert Direktoratet for e-helse og Nasjonal IKT HF. Status 'Program for kodeverk og terminologi' sitt foreslåtte ambisjonsnivå er basert på «moderat løsning» som er estimert til 50 MNOK, og inneholder oppgaver med høyest eller nest høyest prioritet. Programmet etterspør bidrag til samfinansiering på 15 MNOK fra Nasjonal IKT HF, i tillegg til ressursbidrag fra Nasjonal IKT HF og de regionale helseforetakene. Vedlegg Finansiering av PKT notat fra Direktoratet for e-helse viser begrunnelse, planer for 2018 og hvordan leveransene fra prosjektene i PKT vil gi nytte for spesialisthelsetjenesten. Administrerende direktørs vurdering Administrasjonen anbefaler å videreføre finansiering til programmet i 2018 på samme nivå som Dette er i tråd med masterplan for 2018 for prosjektporteføljen, noe også Nasjonal IKT HF har signalisert i programstyret for PKT. Masterplan for prosjektporteføljen 2018 behandles som egen sak i styremøtet. Forslag til vedtak 1. Styret bevilger inntil 6 MNOK til 'Program for kodeverk og terminologi' for Finansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT HFs budsjettrammer. 1

187 Direktoratet for e-helse NOTAT NIKT FINANSIERING AV PROGRAM FOR KODEVERK OG TERMINOLOGI (PKT) Bakgrunn De regionale helseforetakene støtter PKT gjennom Nasjonal IKT. Nasjonal IKT støttet PKT med 4,6 MNOK i 2015, 6,2 MNOK i 2016 og 6,0 MNOK i Status og planer for 2018 Program for Kodeverk og terminologi ble igangsatt i 2015 med mål om å forbedre helsetjenesten igjennom å videreutvikle eksisterende produkter og tjenester, og modernisere området ved å tilføre nye produkter og tjenester innenfor innsatsområdene kodeverk, terminologi, opplæring / kodingskvalitet og IKT-støtte. Program for Kodeverk og terminologi inngår i Direktoratet fort e-helse sin satsning på en Felles grunnmur for digitale tjenester. Programmet vil i 2018 fokusere aktiviteter og leveranser som understøtter de nasjonale initiativene en innbygger én journal (EIEJ) og Helsedataprogrammet (HDP). Prosjektenes aktiviteter og leveranser i 2018 er beskrevet og formalisert i programmets styringsdokumentasjon: Prosjekt Terminologi - Etablere nasjonalt kompetansesenter for SNOMED-CT terminologi - Etablere SNOMED-CT som referanseterminologi for helseregistre - Pilotere SNOMED-CT som felles standardisert helsefaglig terminologi - Tannhelsedata til helseregistre (SNOMED CT) Prosjekt Kodeverk - Etablere prosedyrekodeverk for Patologi - Utrede og evt. beslutte overgang fra ICD10 til ICD-11 i Norge - Utrede ICHI prosedyrekodeverk - Vurdering av Norsk Laboratoriekodeverk opp mot internasjonale kodeverk - Revisjon av kap I NCMP Prosjekt Kodingskvalitet - Etablere målbilde, strategi og plan for helsefaglige kodeverk og terminologi - Forbedre kodingskvalitet - e-lærings-moduler og utredning videre tiltak - Innføring av terminologi og/eller kodeverk for sykepleiepraksis - Optimalisering av Kodingsregelverk Prosjekt IKT-støtte - Innføre IKT-støtte for kodeverk - Utrede og planlegge anskaffelse av neste-generasjons terminologiserver

188 Direktoratet for e-helse Programmets forventede gevinster kort oppsummert under: Effektivisere og forbedre pasientforløpet ved etablering av tverrfaglige behandlingsplaner og strukturert journal med felles standardisert terminologi som informasjonsbærer og nav for dokumentasjon av klinisk aktivitet Automatisere medisinsk koding med bruk av felles standardisert terminologi mappet til medisinske koder gir redusert tidsbruk i forbindelse med koding, innrapportering samt ved mottak og kvalitetssikring av helsedata Bedre kvalitet på helsedata ved felles standardisert terminologi og automatisert medisinsk koding Mer treffsikker finansiering ved bedre kvalitet og dekningsgrad på medisinsk koding i helsedata Hvordan påvirker dette spesialisthelsetjenesten? Dagens IKT-systemer er i hovedsak begrenset til én enkelt virksomhet og understøtter ikke pasientforløp på tvers av virksomheter og omsorgs-/tjenestenivå. I tilfeller hvor pasienten er innom flere virksomheter eksisterer det ingen fullstendig oversikt over pasientens planlagte og gjennomførte behandlinger, og ingen løsning for å utveksle en felles behandlingsplan. Det er behov for at korrekt, nødvendig og relevant informasjon gjøres lettere tilgjengelig for helsepersonell med tjenstlig behov, uavhengig av hvor pasienten har fått helsehjelp tidligere. Det er behov for at data registreres én gang og innhentes automatisk der det er mulig. Innføring av en felles standardisert terminologi (SNOMED CT) som informasjonsbærer gjennom hele pasientforløpet vil understøtte dette behov og bidra til effektivisering av arbeidsprosesser og bedre kvalitet på dokumentasjon og informasjonstilgjengelighet i alle ledd. SNOMED CT er internasjonal terminologi som kobler ulike medisinske kodeverk med hverandre, og som gjør det mulig å ta i bruk avansert prosess- og beslutningsstøtte i helse- og omsorgstjenestene. Vi har i dag svært mange kilder til helsedata. Den ustrukturerte informasjonen er derimot svært krevende å samle inn og bearbeide, og er lite tilgjengelig som beslutningsunderlag. Det er behov for at virksomheter får tilgjengeliggjort oppdaterte data og løsninger som understøtter god ledelse, kvalitetsforbedring og ivaretagelse av pasientsikkerhet. Det er behov for felles IKTløsninger som forenkler tilgjengeliggjøring og bruk av helsedata, styrker forskningssamarbeid på tvers av helse- og omsorgssektoren og tilrettelegger for økt formidling og bruk av forskningsresultat. Helseregistre og andre relevante datakilder skal bli enklere å dele og anvende gjennom standardisering av metadata, kodeverk og terminologi, og gjennom å tilby et sett med standardisert tjenester for kommunikasjon med omverdenen. Standardisering av metadata, kodeverk og terminologi vil samtidig bidra til økt datakvalitet i registrene og mer effektiv registerforvaltning. Dette kan gjøres gjennom spesifisering av standardiserte tjenester i helseregistrene, etablering av referanseterminologi for datakildene (SNOMED CT) og etablering av tjenester og løsninger for publisering av kodeverk, terminologi og metadata.

189 Direktoratet for e-helse Finansieringsbehov 2018 PKT-programmet planlegger med følgende budsjett for 2018 (tall i hele MNOK) basert på indikert finansiering: Prosjekt Budsjett Prosjekt Kodeverk 7,50 Prosjekt Terminologi 14,25 Prosjekt Kodingskvalitet 7,25 Prosjekt IKT-støtte 21,00 Totalt 50,00 Totalsummen på 50,0 MNOK samfinansieres slik: Direktoratet for e-helse Én innbygger-én journal Helsedataprogrammet NIKT 5,0 MNOK 15,0 MNOK 15,0 MNOK 15,0 MNOK Budsjettet for PKT i 2018 har vært behandlet i flere fora der representanter fra NIKT har deltatt: Beskrivelse Dato Kommentar Styringsgruppemøte PKT Budsjett for 2017 (scenario B Moderat) på 50 MNOK ble overordnet presentert og vedtatt anbefalt Styringsgruppemøte PKT Budsjett for 2017 ble konkretisert mht ambisjonsnivå og prioriteringer 2017 og styringsgruppen stilte seg bak dette Styringsgruppemøte PKT Budsjett for 2017 ble drøftet og Styringsgruppen bekreftet at presenterte tiltak for 2018 var fornuftige og kommer tilbake med nærmere prioriteringer når budsjettene er klare

190 Vedlegg 114 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 114/17 B Finansieringsramme DIS-2018 Bakgrunn Nasjonal IKT HF har over flere år fasilitert interregional satsing på digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten (DIS). I 2014 utformet Nasjonal IKT HF tiltak 2001: «Forprosjekt DIS» - et felles nasjonalt målbilde og veikart for digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten. I perioden har målbildet blitt videreutviklet og nye tjenester har blitt implementert. Tiltak 'DIS-2018' skal videreføre arbeidet med nasjonale digitale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten. Tjenester som tilbys via helsenorge.no understøtter mål beskrevet i stortingsmeldingen «Én innbygger én journal», og Nasjonal e-helse strategi og handlingsplan ( ). Status og planer for 2018 Fokusområder og leveranser i 2018 er under avklaring, og vil bli konkludert som en del av behandlingen av direktiv for prosjekt DIS Direktiv, hvor disponering av finansieringsramme mot prosjektaktiviteter foreslås, planlegges styrebehandlet tidlig Administrerende direktørs vurdering Administrasjonen anbefaler å videreføre finansiering til programmet i 2018 på samme nivå som Dette er i tråd med masterplan for 2018 for prosjektporteføljen, noe også Nasjonal IKT HF har signalisert i prosjektstyret for DIS Masterplan for prosjektporteføljen 2018 behandles som egen sak i styremøtet. Forslag til vedtak 1. Styret bevilger 20 MNOK til prosjekt DIS Finansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT HFs budsjettrammer. 1

191 Vedlegg 115 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 115/17 B Utnevning av leder prosjektstyret DIS Bakgrunn Begrunnet i at utnevnte leder av prosjektstyret DIS-2017, Thomas Bagley, har fratrådt sin stilling i Helse Sør Øst, er det behov for å oppnevne ny leder av prosjektstyret DIS. Administrasjonen har anbefalt kontinuitet i representasjon for produktstyret Helsenorge.no og prosjektstyret DIS. Erik M Hansen er i e-helsestyret formelt utnevnt som leder av produktstyret Helsenorge.no. For å understøtte ønsket kontinuitetsprinsipp innstilles Erik M Hansen som leder av prosjektstyret DIS. Administrerende direktørs vurdering Tiltaket DIS forventes videreført over flere leveranseperioder og det anbefales at prosjektstyreleder som nå utnevnes også fungerer i rollen over flere perioder. Helseregionene har hovedsakelig fått til dett men vil også være gunstig at dette blir gjennomført konsekvent. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar at Erik M. Hansen, Helse Vest RHF, oppnevnes som prosjektstyreleder for DIS. 1

192 Vedlegg 116 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 116/17 O Regnskap per 31. oktober og prognose 2017 Bakgrunn Administrasjonen legger frem regnskapsstatus og prognose på hvert styremøte. Justering av resultatkrav for 2017 Foretaksmøtet behandlet Nasjonal IKT HF sitt resultatkrav i møte 23.oktober Foranledningen var at foretaket har bygget opp mye egenkapital, og det er ønskelig å tilbakeføre dette til eierne. Følgende ble protokollført: Administrasjonen løser dette praktisk ved at det utstedes en kreditnota til de regionale helseforetakene som de kan avregne årets to siste fakturaer mot. Regionene vil samlet bli kreditert 13 MNOK. 1

193 Vedlegg 116 Status per koststed Per 31. okt 2017 Faktisk Budsjett Hele 2017 Løpende prognose (100T) Administrasjon (150T) Styret (160T) Prosjektforum (210T) Medisinske kvalitetsregistre (211T) Øremerkede midler HOD (230T) Klinisk IKT (240T) Arkitektur (250T) EPJ Systemeierforum (251T) Arketypeforvaltning (252T) Samordningsforum DIPS arena (253T) Journalstruktur og tilgangsstyring (254T) Systemsvikt (255T) Rapporteringskodeverk (300T) PPS og prosjektportefølje (301T) Porteføljestyring Totalsum Vesentlige prognoseendringer: Administrasjon: Inntektsprognosen er redusert med 13 MNOK på grunn av tilsvarende reduksjon i finansiering fra regionene. 300 Prosjektportefølje: Reduserte prognoser for flere prosjekter. Nærmere detaljer gis i statusrapport for porteføljen. 301 Porteføljestyring: Kostnader er økt med 0,4 MNOK grunnet forbedringsaktiviteter knyttet til prosjekteierstyring Status foretak samlet Per 31. oktober 2017 Hele 2017 Faktisk Budsjett Løpende prognose (3) Salgs- og driftsinntekter (4) Varekostnad (5) Lønnskostnad (6) Annen driftskostnad, av- og nedskrivning (7) Annen driftskostnad av-og nedskrivning, forsettel (8) Finansinntekt- og kostnad, ekstraordinær inntekter Totalsum

194 Vedlegg 116 Administrerende direktørs vurdering Årsregnskapet forventes å vise et underskudd på 9,2 MNOK. Dette vil salderes mot egenkapital, og dermed redusere denne i tråd med intensjonene. Den underliggende driften er sunn. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 3

195 Vedlegg 117 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 117/17 B Budsjett 2018 for Nasjonal IKT HF Bakgrunn Tidligere behandling Foreløpig budsjett ble behandlet i styremøtet Styret sluttet seg til det fremlagte forslaget, men ba samtidig om at sammenhengen med økonomisk langtidsplan for perioden tydeliggjøres. De regionale økonomidirektørene har behandlet budsjettinnspillet fra foretaket og gitt følgende anbefaling til nasjonalt AD-møte som skal behandle de felleseide helseforetakenes forslag til budsjett 21. november: «Nasjonalt AD-møte skal i møte den 21. november 2017 behandle de felleseide helseforetaks forslag til budsjett, med hensyn til den delen av aktiviteten som innebærer tilskudd fra de regionale helseforetakene. Med forbehold om endelig vedtak i AD-møtet samt endelig vedtatt Statsbudsjett oversendes foreløpig tilbakemelding på årsbudsjett/inntektsrammer fra RHF for [..]Anbefaling: Budsjettforslaget anbefales godkjent. Nasjonal IKT HF skal budsjettere med et nullresultat i 2018, og eventuelt opparbeidet overskudd i løpet av 2018 skal avregnes i tilskuddet for året.» Status Deflator I etterkant av behandlingen av foreløpig budsjett har deflator for 2018 blitt oppdatert. Administrasjonen mottok følgende informasjon fra eierstyringsgruppen : «Det vises til den pågående behandlingen av budsjettforslag 2018 for felleseide selskaper. Forslaget til Statsbudsjett er nå kjent, og vi minner om at budsjettene må justere for pris-/lønnsvekst på relevante poster. Vi ber om at justert budsjett 2018 oversendes oss senest ved utgangen av Det skal legges til grunn en faktor på 2,2 prosent (deflator minus avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen = 2,7 % - 0,5 % =2,2 %).» I foreløpig budsjett var det lagt til grunn en deflator på 1,7 %. Fremlegg til endelig budsjett er oppdatert i henhold til innspill fra eierstyringsgruppen. 1

196 Vedlegg 117 Budsjett 2018 sammenlignet med økonomisk langtidsplan Det fremlagte budsjettforslaget er i tråd med økonomisk langtidsplan , og deflator er i henhold til innspill fra eierstyringsgruppen (2,2 %). Øvrige forutsetninger Det legges til grunn en videreføring av nåværende aktivitetsnivå. Detaljer om prosjektporteføljen gis under sak 11/17 B Masterplan 2018 for prosjektporteføljen. Budsjett 2018 oppsummert Budsjett Budsjett Løpende prognose (31) Salgsinntekt, avgiftsfri (33) Pasient-/behandlingsrelaterte tilskudd/ refusjoner Sum inntekter (4) Varekostnad (5) Lønnskostnad (6) Annen driftskostnad, av- og nedskrivning (7) Annen driftskostnad av-og nedskrivning, forsettel (8) Finansinntekt- og kostnad, ekstraordinær inntekter Sum kostnader Totalsum Budsjettet gjøres opp med forventning om et tilnærmet 0-resultat. 2

197 Vedlegg 117 Kostnader per avdeling* 2018 Budsjett Budsjett 2017 Løpende prognose (100T) Administrasjon (150T) Styret (160T) Prosjektforum (210T) Medisinske kvalitetsregistre (230T) Klinisk IKT (240T) Arkitektur (250T) EPJ Systemeierforum (251T) Arketypeforvaltning (253T) Journalstruktur og tilgangsstyring (254T) Systemsvikt (255T) Rapporteringskodeverk (256T) TGK koordineringsorgan (300T) PPS og prosjektportefølje (301T) Porteføljestyring Totalsum *Kostnader for tildelinger til medisinske kvalitetsregistre er ikke tatt med her, da kostnadene tilsvarer inntektene (øremerkede midler i statsbudsjettet). Regionenes finansiering Finansiering prosjektportefølje Finansiering øvrige kostnader Samlet finansiering Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt-Norge Helse Nord Samlet finansiering Finansieringen av prosjektporteføljen er fordelt forholdsmessig etter regionenes basisfinansiering (jfr forslag til statsbudsjett for 2018). Finansiering av øvrige kostnader er fordelt forholdsmessig etter eierbrøk. Administrerende direktørs vurdering Det fremlagte budsjettforslaget er i tråd med økonomisk langtidsplan, og baseres på en videreføring av dagens aktivitetsnivå. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar det foreslåtte foretaksbudsjettet, med en planlagt finansieringsramme på 111,5 MNOK for 2018 for Nasjonal IKT HF. 3

198 Vedlegg 118 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 118/17 O Tertialrapport Nasjonal IKT HF Bakgrunn Styret har bedt administrasjonen utarbeide tertialrapporter. Status Den fremlagte tertialrapporten rapporterer på måloppnåelse / status på oppdragsdokumentet for Eierstyringsgruppen i de regionale helseforetakene har behandlet tertialrapporten og gitt følgende tilbakemeldinger: «Det ble levert en tilfredsstillende tertialvis rapport, som viser status for økonomisk utvikling og virksomhetsspesifikke KPI-er knyttet til oppdragsdokument 2017 HR/bemanning. Nasjonal IKT har per nå ikke definert KPI-er for kundetilfredshet. Det jobbes med å estimere KPI-er for 2017 for felles IKT-strategi nyttet til andel tjenester på helsenorge.no, andel porteføljevolum til utvikling av felles regionale og interregionale løsninger og tjenester, og på utvalgte resultater fra årlig EPJ-undersøkelse til helsepersonell.» Forslag til vedtak 1. Styret tar tertialrapporten for 2. tertial 2017 til orientering. Vedlegg: Vedlegg 1: Tertialrapporten for andre tertial

199 Mal for tertialvis rapportering for Nasjonal IKT HF per 2. tertial Rapportering på økonomi per 2. tertial 2017 Fyll inn tabeller for resultat og kontantstrømprognose i vedlagte Excel-mal. Kommentarer knyttet til økonomisk utvikling/risiko fylles inn i tabell under. Kommentar økonomisk utvikling/risiko Hjelpetekst: Gjør kort rede for risiko og risikodempende tiltak Tekst/beskrivelse Foretaket har en oversiktlig og forutsigbar økonomi, og styrer per nå mot et overskudd for 2017 på 2,8 MNOK. Dette skyldes i all hovedsak utsatt rekruttering, samt mer effektiv drift. 2. Rapportering på virksomhetsspesifikke KPI-er. I denne delen skal dere fylle inn rapportering på virksomhetsspesifikk informasjon, som gir et godt innblikk i driftsstatusen til helseforetaket. Dere skal ta utgangspunkt i virksomhetsrapporteringen dere har til eget styre. Rapportering på oppdragsdokument 2017 m) Innføring av nøytral merverdiavgift Nøytral merverdiavgift innføres i helseforetakene fra 1. januar Nasjonal IKT HF skal budsjettere, registrere og sende inn krav vedrørende merverdiavgift i henhold til rutiner etablert av Helse Vest RHF. Det legges til grunn at helseforetaket ikke gjør tilpasninger som vil være i strid med intensjonene med innføring av nøytral merverdiavgift. n) Utvikling av porteføljestyring Nasjonal IKT skal porteføljestyre prosjektporteføljen besluttet i Nasjonal IKT HFs styret. Porteføljestyringsaktivitetene og prioritering av prosjektkandidater skal være avstemt med de regionale helseforetakene og med arbeidet i Direktoratet for e-helse. Tekst/beskrivelse Nasjonal IKT HF følger fullt ut intensjonene med innføring av nøytral merverdiavgift. Foretaket har noe lavere takt på merverdiavgiftskompenasjon enn det som ble forutsatt ved budsjettering. Dette skyldes primært tidsforskyvningsproblematikk, i tillegg til foretakets kostnadsstruktur (en stor del av prosjektmidlene går til Direktoratet for e-helse som ikke legger merverdiavgift på sine tjenester). Styret i Nasjonal IKT HF beslutter start av prosjekter, og porteføljeansvarlige i Nasjonal IKT styrer prosjektporteføljen med formål om at prosjektene gjennomføres riktig og innenfor prosjektrammer gitt av styret. Porteføljestyringsaktivitetene og prioritering av prosjektkandidater skjer gjennom prosess og tidsplan, som behandlet i Prosjektforum og i styret Tidsplanen kan oppsummeres med at helseregionene melder inn behov eller idéer og gjør prioritering av

200 kandidater, mens Nasjonal IKT og tilhørende forumer utvikler gode beslutningsunderlag for styrets behandling av masterplanen for Kandidater avstemmes med de regionale helseforetakene ved at kun idéer og behov som støttes av minst en helseregion utvikles videre til en prosjektkandidat. Helseregionene gir sin innstilling på prioritering gjennom behandling av kandidatene i Prosjektforum. Nasjonal IKT HF skal prioritere gjennomføring av igangsatte aktiviteter fremfor igangsetting av nye. Aktiviteter som understøtter realisering av målene for én innbygger én journal skal prioriteres. Nasjonal IKT HF skal gjennom årlig masterplanprosess sørge for at det utarbeides et godt beslutningsunderlag som legger grunnlag for beslutning om årlig prosjektportefølje. Det er en forventning at eksisterende fagfora og de regionale porteføljeansvarlige benyttes i forarbeid, vurdering og utvikling av et godt beslutningsunderlag før porteføljen legges frem til beslutning i styret. Masterplanprosessen i Nasjonal IKT HF må tilpasses regionale prosesser for økonomisk langtidsplan for å sikre en sammenheng mellom vedtatte prosjekter og gjennomføringsevne. Totaløkonomien for prosjektporteføljen, inkludert ressursbidrag fra regionene, skal synliggjøres i beslutningsprosesser og i rapporteringen. o) Felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Helseforetaket skal følge opp felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten. Alle idéer, behov og kandidater avstemmes med Direktoratet for e-helse for å avklare innretning og tilnærming til mulig gjennomføring. Prioritering i masterplanen for 2018 vil baseres på gjennomføring av igangsatte aktiviteter og de som understøtter realisering av målene for én innbygger én journal. Malen for prosjektkandidater har en innretning som vil kunne gi «et godt beslutningsunderlag som legger grunnlag for beslutning om årlig prosjektportefølje». Malen er behandlet i Fagforum for porteføljestyring som består av porteføljeansvarlige fra de fire helseregionene. Forumene involveres i forarbeid, vurdering og utvikling av et godt beslutningsunderlag før porteføljen legges frem til beslutning i styret. Administrasjonen har sammen med Fagforum for porteføljestyring etablert en praksis hvor prosjekters budsjettinnspill til langtidsplanlegging i helseregionene kommuniseres innen medio april og oktober. I månedlig statusrapport rapporteres totaløkonomi gjennom prognose for prosjektfinansiering og ressurspådrag. To ganger årlig kommuniseres antatt ressursbidrag for kommende år til helseregionene. Antatt totaløkonomi for prosjektkandidater inkluderes i beslutningsunderlaget før prioritering og behandling om oppstart. Felles IKT-strategien følges opp i et internt prosjekt i Nasjonal IKT. Strategiens overordnete målsetning er bedre samordning og høyere grad av standardisering innen IKT mellom de fire helseregionene. Strategien beskriver syv områder for å nå den overordnede målsetningen.

201 1. Tilrettelegge for økt samordning av felles tjenester og løsninger i fremtiden. 2. Tilrettelegge for koordinerte IKT-porteføljer på tvers av regionene. 3. Tilrettelegge for flere felles IKT-anskaffelser. 4. Tilrettelegge for økt samordning og standardisering innen IKT arkitektur. 5. Tilrettelegge for økt kompetansedeling og læring innen IKT mellom Nasjonal IKT HF og helseregionene. 6. Etablere IKT-styringsprinsipper som tilrettelegger for helhetlig prioritering, styring og gjennomføring. 7. Etablere finansieringsprinsipper som bidrar til flere felles prosjekter/tiltak. Relevante aktiviteter og resultater for å nå målsetningen fra perioden er: Prosjektporteføljen til Nasjonal IKT Masterplan for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF viser pågående prosjekter. Dette er prosjekter som eies av Nasjonal IKT og som gjennomføres sammen med Direktoratet for e-helse. Status for noen utvalgte prosjekter Digital patologi skal gi kortere tid til diagnose, færre feil og misforståelser, raskere og riktigere behandling, og bedre utnyttelse av kapasitet gjennom samhandling for å håndtere fremtidig økning i prøvemengde. Status: Konsept utarbeidet, og planleggingsfase under oppstart. Felles interregionale aktiviteter knyttet til terminologi, kodeverk og utvekslingsformater. Anskaffelser gjennomføres regionalt. Prehospital EPJ omhandler konseptfase for prehospital journal. Status: Stilt i bero. Vurderer ulike tilnærminger. Må sees i sammenheng med status for AMK-området, og regionale EPJ og kurve/legemiddelprosjekter. Robust mobilt helsenett omhandler kobling mot helsenettet for mobile enheter, som bedrer muligheten for å samhandle elektronisk. Status: Konsept utarbeidet, og planleggingsfasen pågår