Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF

Transkript

1 Tittel Innkalling til styremøte Møtedato Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett 09:30-15:00 Sted Park Inn, ardemoen Styremedlemmer Hilde Brit Christiansen, Thomas Bagley, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Paul undersen, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Toril Østvold (varamedlem) Observatører Inga Nordberg (E-helse), Håkon rimstad (NHN), Øistein Winje (Brukerutvalget) Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 88/16 B 1612 odkjenning av innkalling og 09:30-09:35 Hilde Brit Christiansen saksunderlag 89/16 B 1612 odkjenning av protokoll fra 09:35-09:40 Hilde Brit Christiansen styremøte /16 O 1612 Orientering fra administrerende 09:40-09:50 isle Fauskanger direktør 91/16 O 1612 Statusrapport for 09:50-10:10 Jan Eirik Olsen prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF 92/16 B 1612 Veien videre for prosjekt 45 10:10-10:40 Jan Eirik Olsen 'Statistisk logganalyse' 93/16 O LUKKET SAK Status Ny teknologi AMK 94/16 B 1602 Endringsanmodning 62 Robust Mobilt Helsenett 95/16 O LUKKET SAK - Orientering om tidsplan og budsjettbehov, Systemstøtte sykehusapotekene 10:40-11:10 Oddmund Aase og Ørjan Bye 11:10-11:15 Ørjan Bye 11:15-11:30 Jørn Hanssen 96/16 B 1612 Finansiering av forbedret 12:00-12:20 Jørn Hanssen legemiddelinformasjon i Statens Legemiddelverk 97/16 B Konsekvensutredning for 12:20-12:30 Jan Eirik Olsen elektronisk sykemelding - Sluttrapport 98/16 O 1612 Budsjett og prosjektportefølje :30-13:00 Fredrik C. Birkenfeldt og Jan Eirik Olsen 99/16 O 1612 Orientering om HL7-arbeidet i 13:00-13:20 Line Andreassen Sæle Norge 100/ Innmelding i openehr Foundation 13:20-13:25 isle Fauskanger 1 / 2

2 Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 101/16 O 1612 Læring og bruk av erfaring på tvers 13:25-13:40 Jan Eirik Olsen av prosjekter 102/16 B 1612 Drift og forvaltning av 13:40-14:00 Ørjan Bye interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten 103/16 B 1612 Måling av nøkkelindikatorer 104/16 O 1612 Status En innbygger en journal 105/16 O 1612 Status Helseplattformen 14:00-14:10 isle Fauskanger 14:10-14:20 Direktoratet for e-helse 14:20-14:40 Torbjørg Vanvik 106/16 O 1612 Tentativ agenda til styremøte 14:40-14:45 Hilde Brit Christiansen / Eventuelt 14:45-15:00 Hilde Brit Christiansen 2 / 2

3 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett 09:30 14:30 Sted ardemoen, Park Inn Deltakere: Forfall: Observatører: Hilde Brit Christiansen, Thomas Bagley, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Paul undersen Torbjørg Vanvik Inga Nordberg (Direktoratet for e-helse), Håkon rimstad (Norsk Helsenett), Øistein Winje (Brukerutvalget) Deltakere fra administrasjonen: isle Fauskanger, Fredrik C. Birkenfeldt, Jan Eirik Olsen Saksliste 66/16 B odkjenning av innkalling og saksunderlag 67/16 B odkjenning av protokoll fra styremøtet /16 O Orientering fra administrerende direktør 69/16 O Arbeidet med e-helsestyringsstruktur i helsesektoren 70/16 O Status En innbygger - en journal 71/16 O Statusrapport for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF 72/16 B 37 Felles forvaltning, drift og vedlikeholdssystem for MTU og BHM Sluttrapport 73/16 B 29.4 SAFEST planlegging - Sluttrapport og veien videre 74/16 B 47 Oppgjørsordning for H-resept - Økning i budsjettramme 75/16 B Beslutning om oppstart planleggingsfase Robust Mobilt Helsenett 76/16 B Midlertidig stans i prosjekt Prehospital EPJ 77/16 B LUKKET SAK - Status og prinsippavklaringer - Ny teknologi AMK 78/16 O Innføring og transisjon ny teknologi AMK 79/16 O Status Helseplattformen 80/16 O Status infrastrukturmodernisering i Helse Sør- Øst

4 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato /16 O Status avtaleverk og tjenestekjøp mot Direktorat for e-helse for å understøtte innbyggertjenester 82/16 O LUKKET SAK - Status ny kontrakt talegjenkjenning 83/16 O Tertialrapport inkludert regnskap og prognose /16 B Møteplan /16 O Tentativ agenda til styremøtet /16 O Eventuelt Sak 66/16 B Saksnavn odkjenning av innkalling og saksunderlag Presentert av Hilde Brit Christiansen Oppsummering: Det var én sak til eventuelt. Administrerende direktør ønsket å orientere om gjennomført møte med de regionale fagdirektørene vedrørende nøkkelindikatorene fra den nasjonale IKT- strategien. Det var ikke øvrige merknader til innkalling eller dagsorden. Vedtak: Sak 67/16 B Oppsummering: 1. Styret godkjente innkalling og saksunderlag. Saksnavn Presentert av odkjenning av protokoll fra styremøtet Hilde Brit Christiansen Det ble bedt om en justering på sak 64/16 O Eventuelt. Vedtak: 1. Styret godkjente protokollen fra styremøtet 24. juni Sak 68/16 O Saksnavn Orientering fra administrerende direktør Presentert av isle Fauskanger Saken gjelder: Administrerende direktør orienterte om følgende saker: 1. Direktørmøte felleseide selskaper 2. Kontraktsmalverk IKT 3. Arkitekturarbeid 4. Nye nettsider nasjonalikt.no 5. Budsjett 2017 Oppsummering: Vedrørende sak 1 ble det stilt spørsmål om det foreligger et mandat for direktørmøtet for felleseide selskaper. Administrasjonen vil undersøke

5 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato dette. Vedrørende sak 2 ble det kommentert at regionene, de regionale IKTselskapene, Norsk Helsenett og Nasjonal IKT bør være aktive og konstruktive bidragsytere på slike rammeverk. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 69/16 O Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Arbeidet med e-helsestyringsstruktur i helsesektoren Presentert av Christine Bergland Direktoratet for e-helse legger frem en orienteringssak på arbeidet med styringsstruktur. Berglands presentasjon er vedlagt protokollutkastet. Styret diskuterte ulike problemstillinger knyttet til styring, finansiering og ansvarsroller. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 70/16 O Saksnavn Status En innbygger - en journal Presentert av Inga Nordberg Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Direktoratet for e-helse gir en muntlig orientering om status for «En innbygger en journal». På spørsmål om ansvarsforhold knyttet til Helseplattformen ble det presisert at ansvaret ligger hos Helse Midt-Norge RHF. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 71/16 O Saksnavn Statusrapport for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF Presentert av Jan Eirik Olsen Saken gjelder: Oppsummering: Orientering om statusrapport for prosjektporteføljen. Det ble spilt inn at administrasjonen bør undersøke om det er mulig å skaffe ekstern finansiering for elektroniske sykemeldinger, jamfør EKHO- prosjektet.

6 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Overgang til gjennomføringsfase i prosjektet 'Statistisk logganalyse' bør vurderes som en del av ordinær behandling i masterplanprosessen for prosjektporteføljen Det ble i tillegg nevnt visning av logg for pasientene kan være et viktig virkemiddel. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 72/16 B Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn 37 Felles forvaltning, drift og vedlikeholdssystem for MTU og BHM Sluttrapport Presentert av Jan Eirik Olsen og eir-erlend M. Johansen Saken gjelder sluttrapport og avslutning av prosjekt 37 'Felles forvaltning, drift og vedlikeholdssystem for medisinsk-teknisk utstyr og behandlingshjelpemidler'. Prosjektets viktigste lærdommer var at piloten må gjennomføres fullt ut før man går videre med implementering. Videre burde felles arbeidsprosesser vært en del av prosjektets omfang. Styret påpekte viktigheten av å ta lærdom av gjennomførte prosjekter, og ba administrasjonen sørge for at det blir utarbeidet en «læringspakke» fra prosjektet som kan brukes av andre felles prosjekter. Vedtak: 1. Styret vedtok å avslutte prosjektet. 2. Styret ba om at erfaringer og læringspunkter fra prosjektet dokumenteres. Sak 73/16 B Saksnavn 29.4 SAFEST planlegging - Sluttrapport og veien videre Presentert av Jørn Hanssen og Asbjørn Elgen Saken gjelder: Oppsummering: jennomgang av sluttrapport, beslutning om avslutning av prosjektet. Orientering om dialogen med Statens Legemiddelverk. Fremlegging av forslag om oppstart av ny fase Tiltak 29.5 SAFEST realisering. Styret mener at det haster å komme med gode løsninger på dette feltet. De regionale helseforetakene bruker i dag betydelige ressurser på å kompensere for registre om legemiddelinformasjon med lav kvalitet.

7 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Dagens situasjon er heller ikke akseptabel i et pasientsikkerhetsperspektiv. Styret er av den oppfatning at Legemiddelverket har ansvaret for å videreutvikling av FEST, og følgelig de tilhørende kostnadene. Styret mener derfor primært at Legemiddelverket selv må finansiere dette. Sekundært bør Nasjonal IKT HF sikre finansiering, i en tidsbegrenset periode. Saken bør løftes til RHF AD- møtet for å bidra til avklaringer av rolle- og ansvarsforhold. Vedtak: 1. Styret vedtok at tiltak 29.4 SAFEST planlegging avsluttes. 2. Styret tok problemstillingen om finansiering av Legemiddelverkets aktiviteter for realisering av kravene til legemiddelinformasjon til orientering. 3. Styret vedtok oppstart av prosjektfase 29.5 SAFEST realisering med en budsjettramme på 1 MNOK, og i tillegg en toleransegrense på 0,1 MNOK som håndteres av administrasjonen. 4. Styret ba om at det arbeides videre med å få Legemiddelverket til å dekke kostnadene forbundet med utviklingsarbeidet. 5. Styret ba administrasjonen sørge for at Nasjonal IKT, som ledd i pasientsikkerhetsarbeidet, tar høyde for finansiering for Legemiddelverkets videreutvikling anslått til 6,4 MNOK i Styret ba administrasjonen sørge for at Nasjonal IKT tar høyde for finansiering for Legemiddelverkets aktiviteter for kartlegging og utvikling av HL7/FHIR-definisjoner for nye informasjons-elementer og meldingsutveksling, anslått til 1 MNOK. Sak 74/16 B Saksnavn 47 Oppgjørsordning for H-resept - Økning i budsjettramme Presentert av Jan Eirik Olsen Saken gjelder: Oppsummering: Økte utviklingskostnader fakturert fra Helfo og økte kostnader til prosjektledelse grunnet forsinkelser i leveranser fra apotekforeningen medfører behov for endring i budsjettrammen til prosjektet. Det var ikke kommentarer til saken. Vedtak: 1. Styret vedtok økning av prosjektbudsjett for tiltak 47 'Oppgjørsordning for H-resept' på 0,6 MNOK til 2,6 MNOK, og i tillegg en toleransegrense på 0,1 MNOK som håndteres av administrasjonen.

8 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Sak 75/16 B Saksnavn Beslutning om oppstart planleggingsfase Robust Mobilt Helsenett Presentert av Ørjan Bye Saken gjelder: Oppsummering: Beslutning om oppstart planleggingsfase Robust Mobilt Helsenett. Planleggingsprosjektet vil ha som en av målsetningene å avklare omfanget av et eventuelt hovedprosjekt. Vedtak: 1. Styret vedtok oppstart av planleggingsfase for prosjektet 62.1 Robust Mobilt Helsenett. Sak 76/16 B Saksnavn Midlertidig stans i prosjekt Prehospital EPJ Presentert av Ørjan Bye Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Beslutning om midlertidig stans i prosjekt Prehospital EPJ grunnet manglende ressurstilgang. Det ble kommentert at prehospital EPJ tilsynelatende inngår i Helseplattformen. Dette kan potensielt gi fremtidige utfordringer med tanke på samordning. 1. Styret vedtok en midlertidig stans av konseptfase for Prehospital EPJ inntil ressurser er tilgjengelig. Sak 77/16 B Saksnavn LUKKET SAK - Status og prinsippavklaringer - Ny teknologi AMK Presentert av Ørjan Bye og Oddmund Aase Saken gjelder: Oppsummering:

9 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Vedtak: Sak 78/16 O Saksnavn Innføring og transisjon ny teknologi AMK Presentert av Ørjan Bye Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Orientering om forberedelser for innføring av ny teknologi AMK og transisjon fra eksisterende teknologi til ny teknologi. Styret uttalte at dette arbeidet må gjennomføres, men at det er for tidlig å iverksette arbeidet i de regionale helseforetakene. 1. Styret tok saken til orientering.

10 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Sak 79/16 O Saksnavn Status Helseplattformen Presentert av Paul undersen Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Helse Midt gir en orientering om status for Helseplattformen. Det var ikke kommentarer til saken. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 80/16 O Saksnavn Status infrastrukturmodernisering i Helse Sør- Øst Presentert av Thomas Bagley Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Helse Sør-Øst gir en orientering om infrastrukturmodernisering. Helse Sør-Øst vil invitere regionene og Nasjonal IKT til eget møte. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 81/16 O Saksnavn Status avtaleverk og tjenestekjøp mot Direktorat for e-helse for å understøtte innbyggertjenester Presentert av isle Fauskanger og Øyvind Nottveit Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Notatet oppsummerer totaloversikt forbrukte midler mot direktorat for e-helse for innbyggertjenester, tilgjengelige midler for utvikling og forvaltning i 2017 og kort status avtaleverk for innbyggertjenester. Det var ikke kommentarer til saken. 1. Styret tok saken til orientering. 2. Styret ønsket saken fremlagt for RHF AD-møte. Sak 82/16 O Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn LUKKET SAK - Status ny kontrakt talegjenkjenning Presentert av isle Fauskanger

11 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Vedtak: Sak 83/16 O Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Tertialrapport inkludert regnskap og prognose Tertialrapport for 2. tertial legges frem. Det var ikke kommentarer til tertialrapporten. 1. Styret tok saken til orientering. Presentert av isle Fauskanger Sak 84/16 B Saksnavn Møteplan 2017 Presentert av Hilde Brit Christiansen Saken gjelder: Møteplan for styremøtene i Nasjonal IKT HF i Vedtak: 1. Styret vedtok møteplan for Sak 85/16 O Saken gjelder: Vedtak: Saksnavn Tentativ agenda til styremøtet Foreløpig agenda til kommende styremøte. 1. Styret tok saken til orientering. Presentert av Hilde Brit Christiansen Sak Saksnavn Presentert av Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Eventuelt Administrasjonen vil utarbeide en sak om nøkkelindikatorer til styremøtet 2. desember etter innspill fra de regionale fagdirektørene. 1. Styret tok saken til orientering.

12 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Hilde Britt Christiansen Styreleder Thomas Bagley Nestleder Erik M. Hansen Medlem Anita Schumacher Medlem Torbjørg Vanvik Medlem Paul undersen Medlem (sett) Hilde Rolandsen Medlem Bjørn Nilsen Medlem Lise K. Strømme Medlem Lasse B. Sølvberg Medlem

13 Vedlegg 90 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 90/16 O Orientering fra administrerende direktør 1. Orientering om sluttforhandlinger i kontrakt talegjenkjenning Administrerende direktør vil gi en muntlig orientering om sluttforhandlingene. 2. Styreevaluering Evaluering av styrearbeidet ble forsøkt gjennomført gjennom utsendt spørreundersøkelse. Lav respons fra styremedlemmer gjør at rapporten ikke kan genereres enda. Administrasjonen utsetter derfor saken til styremøte Revidering av deltakelse i Fagforum Klinisk IKT Administrasjonen har hatt to konstruktive møter med de regionale fagdirektørene, og har mottatt revidert forslag til deltagelsen i Fagforum Klinisk IKT. 4. Orientering om hospiteringen Administrasjonen har deltatt på hospitering ved ulike helseforetak i de fire helseregionene. Dette har vært svært nyttig, og administrasjonen har i etterkant utvekslet erfaringer og delt læring internt mellom de ansatte. De beste hospiteringene var de som kombinerte virksomhetsgjennomganger og omvisninger i de kliniske miljøene. Administrasjonen vil rette en stor takk til de som har lagt ned mye arbeid i planlegging og gjennomføring. 5. artner Symposium/ITxpo 2016 Det vil bli gitt en kort muntlig orientering om hovedinntrykk fra årets artner Symposium/ITxpo. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

14 Vedlegg 91 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 91/16 O Statusrapport for prosjektporteføljen Bakgrunn Saken gjelder orientering om status for prosjektporteføljen. Vedlegg 1 er statusrapport for prosjektporteføljen. Vedlegg 2 viser statusrapporter pr fra det enkelte prosjekt og program som Nasjonal IKT er eier av. Status Prosjekt 47 Oppgjørsordning for H-resept planlegger å presentere sluttrapport til Prosjektforum Sak om avslutning av prosjektet legges frem for styret for Nasjonal IKT jennomføringsaktiviteter planlegges ferdigstilt innen Prosjekt 59 Systemstøtte Sykehusapotekene konseptstudie planlegger å utarbeide sluttrapport i desember. Sak om avslutning av prosjektet legges frem for styret for Nasjonal IKT Prosjekt 1001 Pilotering av Henvisning mellom HF planlegges avsluttet i Helse Sør-Øst før henvisningsmelding 2.0 er ferdigstilt. Prosjektet vil anbefale videre prosess, og planlegger å presentere sluttrapport til Prosjektforum Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

15 Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Oppdatert: Røde statuser 1 Økonomistatus 2 Overordnet usikkerhet 3 Bemanningsoversikt 5 Administrasjonens vurdering av status for prosjektene og programmene 7 Avhengighetsoversikt 9 Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter og programmer 12 Informasjon og prognose for tidslinje for andre relevante prosjekter og programmer 13 Prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde 15 Røde statuser Rød status indikerer vesentlige utfordringer og avvik i forhold til styrevedtak, og som vil kreve tiltak eller beslutning av prosjektstyret eller prosjekteier (styret i Nasjonal IKT HF). Statusene er basert på administrasjonens vurdering i samråd med prosjektene. Prosjekt 53 Ny teknologi AMK opplever for tiden utfordringer som må adresseres innenfor området ressurser og fremdrift. Detaljplanlegging av dialog 4 viser at det er behov for en større andel av heltidsressurser for å kunne gjennomføre dialog 4 innenfor rimelig tid. Sykemeldinger og nedjustering av kjerneressursers tilgjengelighet for prosjektet innenfor arkitekturområdet ansees som kritisk for fremdrift/tid og kvalitet. Arbeidet med kravspesifikasjon har ført til en langsommere oppstart av dialog 4, hvilket videre vil forsinke prosjektplanen. Omfanget av dialog 4 er under utredning. I tillegg medfører pågående usikkerhet rundt innføringsstrategi i helseregionene til en uttalt usikkerhet i prosjektgruppen noe som igjen fører til utfordringer rundt samarbeid og effektive arbeidsprosesser.

16 Økonomistatus Hensikten med økonomistatusen er å vise årsprognose for kalenderåret 2016 for porteføljen og det enkelte prosjekt og program som har en budsjettmessig konsekvens for Nasjonal IKT HF. PID Kortnavn Status Prosjektfase Årsprognose SAFEST planleggingsfase Ferdigstilt Planlegge kr SAFEST realisering Pågående jennomføre kr FDV-system Ferdigstilt jennomføre kr Statistisk logganalyse Ferdigstilt Planlegge kr H-resept Pågående jennomføre kr AMK Pågående jennomføre kr SAN EPJ Pågående jennomføre kr Systemstøtte sykehusapotek konsept Pågående Konsept kr P-EPJ Stoppet Konsept kr Digital Patologi Pågående Konsept kr RMH Ferdigstilt Konsept kr RMH Pågående Planlegge kr Henvisning mellom HF Pågående jennomføre kr Fødselsnummer Pågående jennomføre kr DIS2016 Pågående jennomføre kr PKT Pågående jennomføre kr FIA Pågående jennomføre kr Porteføljeadministrasjon Pågående kr Sum kr Årsprognose 2016 Prognose pågående prosjekt i 2016 kr Prognose planlagte prosjekt og prosjektfaser med oppstart i 2016 kr - Sum prognose for 2016 kr Økonomisk ramme for porteføljen 2016 kr Avvik mellom prognose og økonomisk ramme kr % avvik mellom prognose og ramme 5,0 % Siste to måneders større prognoseendringer for Ny teknologi AMK er nedjustert med i 2016, og har fått økt prognose for Prosjektet foretar for tiden en estimering av estimater for Endringsanmodning forberedes for behandling 'DIS 2016' har redusert prognose med 0,5 MNOK. Dette begrunnet i lavere timeforbruk enn estimert for konkrete aktiviteter. Prognose for 2016 er 61,9 MNOK, nedjustert fra 64,5 MNOK i september.

17 Overordnet usikkerhet Usikkerhet (risiko) til prosjektporteføljen er et aggregert usikkerhetsbilde på hele prosjektporteføljen. Usikkerhetene er gjengangere i mange av prosjektene, og i en del prosjekter er disse usikkerhetene gått over til å bli utfordringer som prosjektene håndterer. Usikkerhetselementene er også basert på erfaring om usikkerhet og utfordringer i tidligere utførte prosjekter. Konsekvensvurderingen er en totalvurdering hvor prosjekters vekting av tid, kost og kvalitet er hensyntatt. Aktivitet og endringer siste to måneder Administrasjonen arbeider med å forbedre dokumentasjon og etterlevelse av prinsipper og prosess for ressursstyring sammen med helseregionene. Ingen endringer i vurdering av usikkerheten for prosjektporteføljen. Usikkerhetsmatrise

18 Beskrivelse av usikkerheter og status på tiltak ID Beskrivelse av usikkerhet Viktige tiltak Status 1 Manglende tilgang på prosjektressurser for å gjennomføre vedtatte prosjektfaser fra helseregionene kan medføre forsinkelser, økte kostnader og dårlig kvalitet på prosjektleveranser. 3 Begrenset utviklingskapasitet hos leverandører kan gi forsinkelser for prosjekter. (1) Utarbeide prognose for ressursbehov som helseregionene kan benytte til planlegging og prioritering av felles prosjekter. (2) Bedre prioritering av helseregionene for tildeling av ressurser til felles prosjekter. (3) Bedre planlegging i prosjekter for å kunne benytte nøkkelressurser i helseregionene, særskilt arkitekter. (4) Etablere ressursplanleggingsmøte med helseregionene. (1) Samordne føringer i program SAN EPJ som vil gi likere EPJ-løsninger og øke samkjøring/prioritering av utviklingsløp hos leverandører. (1) Fullført. (2) Pågående. (3) Pågående. (4) Pågående. (1) Pågående.. 4 Manglende tilrettelegging for gevinstrealisering kan medføre redusert gevinst i helseforetakene. 6 Uavklart ansvar for drift, forvaltning og eierskap kan medføre dårlig kvalitet, feil funksjonalitet over tid og manglende effekt. 7 Ikke tilgjengelige nøkkelressurser for å igangsette prosjektfaser, som for eksempel prosjektleder, nøkkelarkitekter og fagressurser, medfører redusert gjennomføringsevne (færre prosjekter som kan gjennomføres). (1) Innføre krav i alle prosjekter om å utarbeide plan for gevinstrealisering og identifisere gevinstansvarlige. (2) Øke kompetanse og fokus i prosjektstyrer om gevinstrealisering. (3) Sørge for at prosjekter fremlegger gevinst-realiseringsplaner og samler innspill fra relevante fora som for eksempel Klinisk IKT. (1) Utarbeide styringsmodell for drift, forvaltning og eierskap. Sees i sammenheng med ny styringsmodell for nasjonale ehelse-løsninger. (2) Vurdere utfordringene og synliggjøre konsekvens for relevante prosjekter. (1) Bedre bemanningsprognose for at helseregioner kan rekruttere og langtidsplanlegge. (2) Felles porteføljeoversikt for å optimalisere ressursbruken i felles prosjekter versus regionale prosjekter. (3) Optimalisere omfangsdeling mellom felles og regionale prosjekter slik at en unngår dobbeltarbeid. (4) Innfør praksis om å avklare nøkkelressurser før beslutning om oppstart eller faseovergang. (1) Pågående. (2) Planlagt. (3) Planlagt. (1) Pågående. (2) Planlagt. (1) Fullført. (2) Fullført. (3) Pågående. (4) Fullført.

19 Bemanningsoversikt Hensikten med bemanningsprognosen er å vise utviklingen i ressurssituasjonen, belyse utfordringer og bidra til forutsigbarhet i ressursplanleggingen i helseregionene. Bekreftet Forespurt Formelt bekreftete ressurs og kapasitet. Er forespurte ressurser og kapasitet som ennå ikke er avklart. Dette er konkrete nye behov til prosjektene. Estimert fremtidig behov Indikerer grovt overordnet estimat på ressurser og kapasitet i fremtid. For eksempel på kommende prosjektfaser eller nye prosjekter som planlegges startet. Prognose totalt antall årsverk prosjektressurser Tabellene viser prognose for summen av bekreftet, forespurt og estimert fremtidig behov for bemanning i prosjekter. Radetiketter Nov'16 Des'16 Årssnitt Andel Helse Sør-Øst RHF 11,1 15,3 12,6 42 % Helse Vest RHF 4,9 6,6 5,8 19 % Helse Midt-Norge RHF 5,4 6,2 6,1 20 % Helse Nord RHF 3,7 6,9 5,6 19 % Uavklart hvilket RHF 0,4 0,4 0,3 Totalsum 25,4 35,3 30,3 100 % Bekreftet antall årsverk prosjektressurser Radetiketter Nov'16 Des'16 Årssnitt Andel Helse Sør-Øst RHF 8,9 11,8 9,8 52 % Helse Vest RHF 3,2 4,0 3,8 20 % Helse Midt-Norge RHF 3,7 3,3 3,6 19 % Helse Nord RHF 1,1 1,7 1,6 8 % Totalsum 16,8 20,8 18,8 100 % Bemerkninger Ny teknologi AMK utgjør omtrent halvparten av ressursprognosen. Vurdering Det er ingen endringer de siste to månedene når det gjelder etterspurt og bekreftet antall årsverk. Det er utfordringer med forandringskapasiteten i helseforetakene som medfører restriksjoner på tilgjengelig kapasitet til å arbeide i prosjekter. Viktige aktive ressursforespørsler 53 Ny teknologi AMK har forespurt en innkjøpsfaglig ressurs fra hver region i en gjennomsnittprosent på 38%. Fra Helse Sør-Øst er det tilgjengeliggjort to ressurser, en i 38 %, og en rådgiver til denne ressursen med erfaring fra konkurransepreget dialog uten fast prosentandel. Det er ingen av de andre regionene som har tilgjengeliggjort innkjøpskompetanse. Ressursen fra HSØ har i perioden mars september bidratt med 45 % i gjennomsnitt, basert på registrerte timer. Behovet vil være økende. Det er også signalisert et behov for innkjøpskompetanse i forhandlingsutvalget.

20 Bemanning vurderes som utfordrende så lenge den ene fagressursen fra HSØ ikke har noen form for backup. Bemanningen vurderes også som utilstrekkelig i forhold til gjennomføring av kontraktsforhandlinger i dialog 5 som planlegges Q1/Q Ny teknologi AMK har i tillegg en forespørsel på tre integrasjonsressurser som vil danne kjernekompetansen i arbeidet med å utrede og foreslå en løsning for den ønskede interregionale integrasjonen en felles løsning er avhengig av.. Det er per i dag ( ) ikke fremmet noen forslag til ressurser fra de forespurte helseregionene. Frist er satt til fredag Oppdatert status vil legges frem i styremøtet under sak 93/16O.

21 Administrasjonens vurdering av status for prosjektene og programmene Fargebetydning: Blank: rå: rønn: ul: Rød: Ikke relevant for Nasjonal IKT HF. Eksempelvis økonomistatus for prosjekter som finansieres og utføres i en helseregion. Ikke relevant å rapportere mot områdene grunnet eksempelvis at prosjektet er satt i pause eller avventer behandling av ny fase. Status i henhold til vedtatt styrevedtak og toleranse. Mindre avvik fra styrevedtak. Tiltak innenfor prosjektets fullmakter ansees tilstrekkelig til å levere i henhold til direktiv og toleranse. Større avvik fra styrevedtatt. Krever involvering av prosjektstyre og vil kunne medføre vedtak i prosjektstyret. Vil også ved behov fremmes for Prosjektforum for vurdering og for styret i Nasjonal IKT HF ved behov for vedtak eller endring i prosjektmandat. Tabellen viser administrasjonens vurdering av status, gjort i samråd med prosjektene, og gjenspeiler aktuell status i forhold til styret i Nasjonal IKT HF. PID Kortnavn Fase Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi Kommentar 29 SAFEST Planlegge/ jennomføre Styret har vedtatt at planleggingsfasen avsluttes. Oppstart av realiseringsfase er besluttet av styret, og forberedelser til oppstart pågår. Sak om finansiering av Statens legemiddelverk sine aktiviteter behandles i styremøte Statistisk logganalyse Planlegge Administrasjonen arbeider sammen med prosjektstyret og helseregionene om å kvalitetssikre leveransene fra planleggingsfasen og sammenstille tidligere redegjørelser for tiltenkt konsept og løsning. Ingen egen statusrapport fra prosjektet er vedlagt denne rapporteringsperioden. 47 H-resept jennomføre 53 AMK jennomføre Første faktura og rapport er sendt gjennom oppgjørsordningen. Alle helseforetak har mottatt fakturaer/rapporter. Omfanget øker gradvis til utrulling er ferdigstilt. Avtaler med apotek og Helsedirektoratet er signert. Manglene avklaringer av kontraktsform og -parter kan føre til at leverandører faller fra, forsinkelse i tidspunkt kontraktsinngåelse eller i verste fall stopp av prosjekt. Detaljplanlegging av dialog 4 viser at det er behov for en større andel av heltidsressurser for å kunne gjennomføre dialog 4 innenfor rimelig tid. Sykemeldinger og nedjustering av kjerneressursers tilgjengelighet for prosjektet innenfor arkitekturområdet ansees som kritisk for fremdrift/tid og kvalitet. Arbeidet med kravspesifikasjon har ført til en langsommere oppstart av dialog 4, hvilket videre vil forsinke prosjektplanen. Omfanget av dialog 4 er under utredning. I tillegg medfører pågående usikkerhet rundt innføringsstrategi i helseregionene til en uttalt usikkerhet i prosjektgruppen noe som igjen fører til utfordringer rundt samarbeid og effektive arbeidsprosesser. Prosjektet har ikke inngått avtale med eksterne parter i forhold til deres bidrag i videre arbeid i kommunikasjonsgruppen og tilhørende utredninger rundt kommunikasjonsløsning. På bakgrunn av forsinkelser i prosjektet, samt manglende ressurser fra helseregionene med innkjøpskompetanse vil det påløpe økte kostnader i 2017

22 PID Kortnavn Fase Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi Kommentar 59 Systemstøtte sykehusapotek Konsept Prosjektet er under avslutning, sluttrapport fremlegges prosjektstyret i desember. Endelig valg og beslutning om løsningskonsept og løsningsomfang skyves til realiseringsfasen, og vil bli sett i sammenheng med resultatet av utredningen om sammenslåing av sykehusapotekforetakene. Innstillingen fra utredningsprosjektet skal behandles i RHF AD-møtet og deretter i styrene i de fire RHF ene i januar Prehospital EPJ Konsept Prosjektet er midlertidig stanset i påvente av ressurser. Antatt videreføring høsten Digital patologi Konsept 62 Robust Mobilt Helsenett Planlegge 1001 Henvisning mellom HF jennomføre 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer jennomføre 2003 DIS2016 jennomføre Prosjektet er anslagsvis én måned forsinket, og har nylig fått tilført ekstra arkitektkapasitet. Kapasiteten for patologene er langt under det som er avtalt. Dette skyldes prioriteringskonflikter i avdelingene og vil sannsynligvis medføre ytterligere forsinkelser. Målbildet som er levert i en første versjon krever forankring på flere nivåer, noe som også peker i retning av forsinkelse. Oppstart av planfase godkjent i styre NIKT Oppstart av planfase satt til Alle ressurser i den sentrale prosjektgruppen er nå på plass. Det jobbes nå med å få på plass deltakere fra helseregionene, luftambulansetjenesten og HDO i den utvidede prosjektgruppen. Prosjektstyre er etablert og første styremøte vil bli avholdt 29 november. Det regionale prosjektet i Helse Sør-Øst avsluttes før henvisningsmelding 2.0 er ferdigstilt. Helse Sør-Øst planlegger gjennomføring av restaktiviteter inkludert sending av meldinger på ny standard som en del av sitt interne regionale program. Direktoratet for ehelse vil avklare tidspunkt for ferdigstilling av en endelig henvisningsmelding 2.0 som dekker behovene i spesialisthelsetjenesten. Prosjektet vil anbefale videre prosess. Prosjektet planlegger å presentere sluttrapport til Prosjektforum Prosjektet er kontaktpunkt overfor Skattedirektoratet til Frittstående webløsning (trinn1) er ferdig utrullet (planlagt til mars 2017). Plan for utrulling er under revisjon, og er avhengig av at løsning for Natus for Helse Vest må godkjennes av Skattedirektoratet, Helse Midt må rulle ut etter Helse Vest og at Helse Nord har satt i gang nødvendig opplæring. Pilot av tilbakeføring av fødselsnummer til DIPS (trinn2) er godkjent. Driftsavtale er snart ferdig utarbeidet. Utviklingsaktivitetene i prosjektet er i henhold til plan. Noen utviklingsaktiviteter har fått nedjustert prognose og forventet overskytende budsjettmidler er omdisponert internt i prosjektet for å sikre øvrige leveranser. Arbeidet med å beskrive nye konsepter holder ikke forventet framdrift (gul status). Tiltak for å kompensere forsinkelsen, herunder økt ressursbruk og intensivert oppfølging av prosjektets ressurser har hatt en positiv effekt, men prosjektet er ikke i mål. Det positive samarbeidet med Klinisk IKT har vært videreført i perioden og gir nyttige merverdi, spesielt relatert til masterplanprosess DIS Programmer 58 Samordning av Neste enerasjon EPJ Presisere Det har blitt arbeidet med innretning på arbeidet knyttet til Samordning av de regionale EPJ-programmene». Møter med de regionale programmene er holdt for å diskutere deres behov og felles nytte. Programmene uttrykker klar nytte av samordnings- og læringsarenaer. Deres behov er til dels dekket av eksisterende møteplasser. I møtene kom det frem en rekke områder som det ønskes samarbeid og koordinering rund. Endelig innretning på denne aktiviteten

23 PID Kortnavn Fase Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi Kommentar skal legges frem for Prosjektforum i et ekstraordinært møte i Avhengighetsoversikt Avhengighetsoversikt for prosjektporteføljen er en aggregert oversikt over avhengigheter som kan påvirke prosjektets evne til å oppfylle prosjektrammene, og porteføljeområdenes evne til å levere ønsket strategisk effekt. Porteføljeansvarlige i Nasjonal IKT følger opp avhengighetene slik at usikkerheten er på et akseptabelt nivå og at utfordringer håndteres. Porteføljeområdene viser hensiktsmessige inndeling av prosjekter i funksjons- og applikasjonsområder. Avhengighetene er kategorisert i fire avhengighetsområder. Leveranser: Avhengighet til leveranser fra aktør eller prosjekt som har stor påvirkning på prosjektets evne til å gjennomføres. Testmiljø: Avhengighet til kapasitet i testmiljø. Utviklingskapasitet: Avhengighet til utviklingskapasitet, eksempelvis hos en EPJ-leverandør eller leverandørdelen hos Direktoratet for e-helse. Bemanning av unike nøkkelressurser: Avhengighet til ressurser som eksempelvis er nøkkelressurser også i andre felles eller regionale prosjekter. Dette er ressurser som en ikke kan erstatte med andre eller leie inn eksternt.

24 Avhengigheter med områdeinndeling Aktører Prosjekter Områdeinndeling PID Prosjekter og programmer 29.5 SAFEST realisering Legemiddelkjeden 59 Systemstøtte Sykehusapotekene 47 H-resept Prehospital Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt-Norge Helse Nord Direktoratet for e-helse Norsk Helsenett SF Helsetjenestens driftsorganisasjon Andre aktører* Leverandører** AMK Robust mobilt helsenett 53 AMK 60 Prehospital EPJ 62 Robust mobilt helsenett Laboratorier 61 Digital patologi konseptstudie Innbyggertjenester 2003 DIS 2016 Felles infrastruktur Program for kodeverk og terminologi Én innbygger én journal PAS-EPJ og Kurve 45 Statistisk logganalyse 1001 Henvisning mellom HF 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer 58 Program SAN EPJ Leveranser Testmiljø Utviklingskapasitet Bemanning av unike nøkkelressurser Endring i avhengigheter siste to måneder Ingen. Avhengighetsbeskrivelser * HELFO, Apotekforeningen, Legemiddelverket, DIFI, med flere. ** Leverandører som eksempelvis DIPS, med flere SAFEST realisering vil ha en avhengighet til leveranser fra Statens Legemiddelverk (legemiddelinformasjon, informasjonsmodeller og tjenester for å gjøre legemiddelinformasjon tilgjengelig), og leveranser fra Direktoratet for e-helse (avklaringer rundt endring av meldingsstandarder, deltagelse i forbindelse med innføring av nye standarder for legemiddelinformasjon). 47 H-resept er avhengig av leveranser fra aktører som HELFO, Direktoratet for e-helse, apotekforeningen, med flere for å kunne levere en oppgjørsordning i henhold til tidsplanen.

25 53 Ny teknologi AMK vil ha en avhengighet til eventuelle endringer av Akuttmedisinforskriften av HDIR september 2016 som kan føre til nye krav med påfølgende forsinkelser. Per november er det enda ikke foretatt endringer i forskriften. 59 Systemstøtte Sykehusapotekene er avhengig av målbildet fra Apotekforeningens DIFA-prosjekt, som skal levere ny kjerneløsning som skal benyttes i alle landets apotek. 60 Prehospital EPJ vil i en gjennomføringsfase være avhengig av leveranser fra Robust mobilt helsenett, og er definert som en forutsetning for innføring av P-EPJ løsning. 62 Robust mobilt helsenett vil i en gjennomføringsfase være avhengig av leveranser fra Norsk Helsenett Henvisning mellom helseforetak avsluttet pilotering uten å kunne teste på endelig henvisningsmelding 2.0. Videreutvikling av løsning vil er avhengig av Direktoratet for e-helse sin ferdigstillelse av henvisningsmelding 2.0, og utvikling av tilpasninger i DIPS Automatisk tildeling av fødselsnummer prosjektet er avhengig av ressurser og testmiljøer fra Helse Sør-Øst da prosjektet går der. Prosjektet er avhengig av utvikling og leveranser fra DIPS og Norsk Helsenett som leverandører. Prosjektet baserer seg på Skattedirektoratets tjeneste for å få nye fødselsnummer. Ibruktakelse av løsning er også avhengig av kapasitet hos Skattedirektoratet DIS 2016 inneholder en rekke viktige avhengigheter. Utvikling av ny funksjonalitet betinger leveranseevne hos samarbeidende regioner. Bredding av ferdige løsninger nasjonalt betinger teknisk evne og strategisk forankring i den enkelte region. Total innsatsfaktor og koordinering av innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten forutsetter investeringsevne og vilje i helseregioner. En del tematikk betinger avklaringer utenfor spesialisthelsetjenesten. Utvalgt funksjonalitet og tjenester som leveres via DIS 2016 har potensiale til å gjenbrukes i tjenester som planlegges utviklet hos 3.part.

26 Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter og programmer Diagrammet viser tidsforløpet til pågående prosjekter og antatt videreføring og mulige nye prosjekter i henhold til masterplan 2016 som en er kjent med på nåværende tidspunkt Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten (DIS) jennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester jennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester jennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Ny teknologi for AMK jennomføre: Avtale for ny felles teknologi for AMK Innføre i helseregionene Prehospital EPJ Konsept: Forprosjekt Midlertidig stans Forprosjekt Konsept forts. Planlegge Robust mobilt helsenett Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere Program for Samordning Av Neste enerasjons EPJ Planlegge Fase 1 Fase 2 Henvisning mellom helseforetak Automatisk tildeling av fødselsnummer jennomføre: Pilot jennomføre jennomføre i helseregionene Statistisk logganalyse i behandlingsrettede helseregistre Planlegge jennomføre: Realisere løsning jennomføre i helseregionene Ny oppgjørsordning for H-resept jennomføre: Konsept, pilot, bredde, ibrukta SAFEST Planlegge (29.4) jennomføre (29.5) Systemstøtte sykehusapotekene Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere: Fase ut, anskaffe, migrere Digital patologi konseptstudie Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere Pågående prosjektfase i Nasjonal IKT HF Prognose for neste prosjektfase Antatte gjennomføringsfaser i helseforetakene Antatt tidsperiode for å kunne starte å realisere gevinster i helseforetakene Andre relaterte prosjekter

27 Informasjon og prognose for tidslinje for andre relevante prosjekter og programmer Oppdatert: November 2016 Nasjonal IKT HF delfinansierer prosjekter og programmer sammen med andre aktører i helsesektoren. Disse rapporterer ikke status direkte til Nasjonal IKT HF men administrasjonen er representert i prosjekt- og programstyrer for å utøve eierinteresser inn i prosjektene og programmene. Planer for Program Felles Infrastruktur (FIA) og Program for Kodeverk og Terminologi i Direktoratet for ehelse for 2016: Navn Kort beskrivelse av oppgaver og leveranser Fase/ tidsplan Program 2051 Program FIA Felles Infrastruktur - Programmet har som mål i løpet av 2-4 år å bedre samhandlingen i helsesektoren Prosjekt Felles legemiddelliste Riktigere behandling og færre pasientskader, Bedre utnyttelse av kapasitet og ressurser. Mer komplett datagrunnlag for fremtidig rapportering til sekundærbruk. Delprosjekt Felles Legemiddelliste (jennomføring 1.kv -4.kv 2019) Prosjekt Samhandling Virksomheter benytter elektronisk meldingsutveksling i stedet for papir og doble rutiner. Helsepersonell og innbyggere opplever at meldingsutvekslingen er pålitelig. Helsepersonell og virksomheter har en mer effektiv oppfølging av feilsituasjoner ved meldingsutveksling. Delprosjekter: Enhetlig meldingsutveksling, Modernisering, Forvaltning jennomføring 1.kv kv 2019 Prosjekt Sikkerhetsinfrastruktur Understøtte rask, enkel og sikker deling av informasjon. Innføring av nye løsninger er enklere og mindre kostnadsdrivende enn i dag. Reduksjon i tidsbruk ved innlogging til nasjonale løsninger. Delprosjekt: Autentiseringstjenester (jennomføring 1.kv -4.kv 2017) Program 2052 Program PKT Program for Kodeverk og Terminologi - Programmet vil på nasjonalt nivå vil samordne, skape struktur og etablere rutiner for å sikre utvetydige og oppdaterte helsefaglige koder og terminologi av høy faglig kvalitet og relevans. Prosjekt Kodeverk delprosjekt NCP Samordning medisinske prosedyrer Utvikle helsefaglige prosedyrekodeverk for NCRP (radiologi og nukleærmedisin), NCSP (kirurgi) og NCMP (medisin) slik at de samlet sett vil gi en god og entydig oversikt over prosedyrer utført i spesialisthelsetjenesten. Mål for prosjektet er å innføre å innføre Norsk Laboratoriekodeverk som standard i kommunikasjonen av laboratorieanalyser for: 1) Medisinsk biokjemi 2) Medisinsk mikrobiologi 3) Immunologi og transfusjonsmedisin 4) Klinisk farmakologi 5) Medisinsk genetikk 6) Patologi Det overordnede mål for dette prosjektet er å utvikle en oppdatert versjon av norske SNOMED for patologi, som alle patologilaboratorier kan anvende som koder for svarrapportering for laboratorieanalyser. Prosjektet er avsluttet delprosjekt NLK Norsk laboratoriekodeverk Avslutningsfase delprosjekt PAT Patologikodeverket jennomføringsfase delprosjekt ICPC-2 Helsefaglig kodeverk tilpasset EPJ og samhandling Oppdatere kodeverket ICPC, slik at det er i tråd med de siste årenes teknologisk utvikling og medisinsk begrepsbruk. Dette innebærer å reviderere kodefil for utvidet termsett for å bedre søkefunksjonalitet i EPJ. jennomføringsfase

28 delprosjekt Prosjekt delprosjekt delprosjekt delprosjekt delprosjekt Prosjekt delprosjekt delprosjekt FOV Forvaltning og revisjon av kodeverk og terminologier Terminologi NRC Felles standardisert terminologi MÅL Målbilde kodeverk og terminologi KTH Pilot Tannhelse kodeverk PTERM Pilot SNOMED CT terminologi Kodingskvalitet OMK Opplæring medisinsk koding HIS Helhetlig IKT-støtte jennomføre endringer og tilrettelegge for vellykket langsiktig forvaltning av helsefaglige kodeverk. Forvaltning av helsefaglige kodeverk skal gjennomføres på mest effektiv måte, og med tilstrekkelig høy kvalitet for å møte sektorens forventninger og behov. Etablere et nasjonalt kompetansesenter og forvaltningsorgan som skal administrere og vedlikeholde SNOMED CT på nasjonalt nivå. Utarbeide målbilde for SNOMED CT terminologi i et fremtidig helhetlig terminologisk målbilde for strukturert journal, prosess og beslutningsstøtte Registrere data basert på SNOMED CT i ordinære tannhelsejournaler på en slik måte at data kan gjenbrukes til rapportering, statistikk, forskning og kvalitetsarbeid. Utprøving av SNOMED CT på utvalgte terminologiske områder. Første bruksscenario er å utprøve SNOMED CT som terminologibinding til arketype utvikling. for anatomisk lokasjon. Identifisere og innføre prioriterte opplæringstiltak for å sikre god kvalitet i medisinsk koding. Utrede, etablere og innføre en helhetlig og brukervennlig IKT løsning som bidrar til å effektivisere og understøtte relevante arbeidsprosesser knyttet til administrasjon, forvaltning og tilgjengeliggjøring av både helsefaglige og administrative kodeverk og terminologier. jennomføringsfase Planleggings-fase Planleggings-fase Planleggings-fase Konseptfase Planleggings-fase Konsept

29 Prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde Tabellen viser en kort beskrivelse for prosjektene og programmene, og hvordan deres antatte gevinstområder er knyttet mot målsetninger som beskrevet i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten. Publisert informasjon om prosjektene og programmene finnes på Primært mål og fremtidsbilde som understøttes: Sekundære mål og fremtidsbilder som understøttes: PID Kortnavn Kort beskrivelse av oppgaver og leveranser ode digitale løsninger for pasienten Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet IKT-støtte for helhetlige standardiserte pasientforløp Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker 29.4 SAFEST planlegging Utarbeid krav til informasjon, informasjonsmodell og konseptuell tjenestebeskrivelse, utred overordnede forvaltningsmodeller, og lag forslag til beslutningsdokumenter for realiseringsfase SAFEST realisering jøre tilgjengelig forbedret legemiddelinformasjon 45 Statistisk logganalyse Etablere og rulle ut løsning for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre. 47 H-resept Spesifisere, utvikle og innføre elektronisk oppgjørsløsning for H-resepter ved gjenbruk av Helfos eksisterende løsning for elektroniske oppgjør. 53 AMK Anskaffe ny, felles IT løsning til landets AMK sentraler. 59 Systemstøtte Sykehusapotekene 60 Prehospital EPJ Digital patologi konseptstudie Robust mobilt helsenett Kartlegg og anbefal systemstøtte for legemiddelområdet, med fokus på sykehusapotekforetakenes behov, og utarbeid felles konseptuelt målbilde for de fire helseregionene i forbindelse med utfasing av FarmaPro. Vurder og anbefal konsepter for regional og felles nasjonale løsninger for elektronisk pasientjournal for den prehospital verdikjede. Kartlegg dagens situasjon, undersøk mulighetene som innføring av digital patologi gir, vurder hvilke områder som egner seg for felles nasjonalt konsept, og foreslå felles nasjonalt målbilde. Vurder og anbefal konsepter for regional og felles nasjonale løsninger for et robust mobilt helsenett 1001 Henvisning mellom HF Lage henvisningsmelding fra sykehus til sykehus og piloter i Helse Sør-Øst RHF Automatisk tildeling av fødselsnummer Lage løsning for innsending av nyfødtinfo via NHN og uthenting/oversendelse av fødselsnummer fra SKD innen 24 timer DIS2016 Kravstille og utvikle nasjonale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten. 58 Program SAN EPJ Samordne felles nasjonale føringer for EPJ med gode og likeverdige helsetjenester.

30 Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 47 Innføring av elektronisk oppgjørsordning for H-resepter PROSJEKTEIER Nasjonal IKT Sykehusapotekene SATSINSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Ole-Morten Holmøy, PwC STATUS OMRÅDE FORRIE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO Y R NÅ Y KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER Innhold: Alle systemleveranser er ferdigstilt og levert ihht til spesifikasjon. Noe kompletterende utvikling planlagt i neste versjon av apoteksystemet (5.18 planlagt utrullet våren 2017). Utvikling er bekreftet utført av Apotekforeningen/Espire. Ressurssituasjonen: OK. Fremdrift: Utrulling i apotek pågår (ca 550 av 830 pt). Apotekforeningen har bekreftet at alle apotek oppgraderes i Alle HF har mottatt fakturaer/rapporter. Omfanget øker gradvis til utrulling er ferdigstilt. Avtaler med apotek og Hdir er signert. Avhengigheter: odkjenning/signering av databehandleravtale fra HFene og utsendelse av rapporter med sensitive personoplysninger. Innføring av oppdaterte versjoner av DIPS/FM i HFene for støtte til h-resept forskrivning. Etablering av forvaltningsregime for hele kjeden. Videreutvikling i apoteksystem (neste versjon). Tilrettelegging av forbedret mulighet for etterlevelse av prioriteringer/retningslinjer i forskrivningen. Økonomi: OK ihht meldt overskridelse. FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE System- eller datafeil som avdekkes i FEST, apoteksystem eller Helfos løsning Manglende data i rapporter til HF pga manglende implementering av DIPS/FM Etablering av forvaltningsregime for videre oppfølging RISIKOREDUSERENDE REP Tett oppfølging mot Helfo for tidlig avdekking av feil. Løpende analyse av mottatte krav. Oppfølging mot HFene for avklaring av implementeringsplaner (e-resept og DIPS/FM) Avklaringer mot prosjekteier og fremlegging for prosjektstyret. odkjenning utrulling apotekløsning Ordinær produksjon av faktura og rapporter fra Helfo Signering av avtaler Aksept av løsning for rapportutsendelse (for h-resept og Fritt behandlingsvalg) Signering av databehandleravtaler Ferdigstilt innføring av DIPS/FM i HFene med støtte til forskrivning av h-resept Etablering av prosess for SLV/LIS for bruk av vilkår i FEST Overlevering til HF Lukking av prosjektet (Sluttrapport)

31 Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK Program for samordning av neste generasjons EPJ (SAN EPJ) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE 1-5 PRORAMLEDER Siv Ingebrigtsen STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER FORRIE Y Y Y NÅ Y Y Y Det har blitt arbeidet med innretning på arbeidet knyttet til Samordning av de regionale EPJ-programmene». Møter med de regionale programmene er holdt for å diskutere deres behov og felles nytte. Programmene uttrykker klar nytte av samordnings- og læringsarenaer. Deres behov er til dels dekket av eksisterende møteplasser. I møtene kom det frem en rekke områder som det ønskes samarbeid og koordinering rund. Endelig innretning på denne aktiviteten skal legges frem for Prosjektforum i et ekstraordinært møte i I parallell er kartlegging av regional god praksis i gang og kontaktpersoner fra regionene utpekt. Programstyre skal etableres når innretning av «Samordning av innføring av DIPS Arena» er konkludert. ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Mangel på programstyre reduserer fremdrift på beslutninger 2. Programmet gir ikke forventet merverdi til de regionale programmene 3. «Helseplattformen» kan redusere motivasjon for å investere i DISP Arena RISIKOREDUSERENDE REP a. Ny innretning på programmet med 3 regioner og fokus på konkrete gevinster på kort sikt b. Bemanne programmet riktig fra regionenes side c. Ny innretning gir bedre forutsetning for sammensetning av programstyre Avholde møter med de tre regionene om innretning på «Samordning av innføring av DIPS Arena» Starte arbeidet med analyse av regional god praksis Kommende aktivitet: Endelig avklaring på innretning av «Samordning av innføring av DIPS Arena» Etablering av programstyre

32 STATUSRAPPORT TILTAK Felles forprosjekt for systemstøtte for legemiddelkjeden og sykehusapotekene PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet PROSJEKTLEDER Jon ausdal, Hemit STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT FORRIE NÅ Y Milepæl M9 har blitt noe nedprioritert til fordel for M10, og det gjenstår fortsatt et par dagers arbeid. Underlag for milepæl M10 er ute på nye høringsrunder til prosjektstyret. Milepæl M9, M10 og M11 var i faseplanen lagt opp til å bli godkjent den , dvs. mellom to møter i prosjektstyret. Nå legges det opp til at dette godkjennes på møte i prosjektstyret den 7.12, som antageligvis blir det siste. EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Siste møte i prosjektstyret blir 7.12, alle prosjektleveranser inkl. sluttrapport må derfor fullføres innen Prosjektet er i rute mhp. dette, forutsatt at det ikke er behov for flere kommentarrunder på resultatene for M9 og M10. RISIKOREDUSERENDE REP Det legges opp til et noe lenger møte med AD-ene i sykehusapotekene i forkant av siste møte i prosjektstyret. Erfaringsmessig har det blitt for lite tid til å diskutere prosjektresultatene i prosjektstyremøtene. M : Vedtak om oppstart M : Planlegging M : Kick-Off M : ap FarmaPro M : Beskrivelse av dagens arbeidsprosesser M : Beskrivelse av målbilde M : apanalyse M : Konsept Faseovergang fra fase 2 Analyse til fase 3 Konsept og anbefalinger M : Virksomhetsarkitektur M : Underlag hovedprosjekt M : Sluttleveranse M : Avslutning

33 STATUSRAPPORT TILTAK 61 Digital patologi konseptstudie PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Line Rodahl Dokset, Sykehuspartner HF STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD FORRIE NÅ Ressursene har stor arbeidsbelastning i avdelingene og regionene. Konsekvenser av dette er at prosjektet er noe forsinket med to be beskrivelsene i tillegg til kvalitetssikring av produsert materiale. RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER Y Y Y Vi har fått ressurs fra Helse Midt-Norge som arbeider med prosesser til fremtidig målbilde. Ressursen leverer allerede god kvalitet til prosjektet. Hovedproduktene 5 og 6 presenteres i første versjon til prosjektstyret , sammen med scenarioanalysen. ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Komplekse problemstillinger med avhengigheter til andre prosjekter og fagmiljø. 2. Stor arbeidsbelastning i avdelingene og regionene. RISIKOREDUSERENDE REP 1. Løpende dialog med aktuelle prosjekter og fagmiljø. Avgrensning. 2. Kommunikasjon med regionene om flere ressurser. MP1 Beslutning om å etablere prosjektet. MP2 Kick Off med prosjektgruppen MP3 Planlegging. Når prosjektstyret er opprettet og dokumenter godkjent MP4 Kartlegging as is MP5 Erfaringsinnsamling i Norge MP6 Erfaringsinnsamling i utlandet MP7 Prioritering MP8 Innstilling, hvordan utnytte erfaringer. MP9 Konseptuell to be beskrivelse 1. versjon MP10 ap analyse MP11 Konseptuell to-be beskrivelse 2. versjon MP12 runnlagsdokumenter for neste fase MP13 Oppsummering/presentasjon. MP14 Avslutning.

34 STATUSRAPPORT TILTAK Henvisning mellom HF PROSJEKTEIER Nasjonal IKT Helse Sør-Øst RHF SATSINSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Mona Syversen, Sykehuspartner STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER FORRIE Y Y NÅ Y Y Test av feilrettinger i DIPS knyttet til viderehenvisning fra HF planlegges gjennomført ved Vestre Viken med utgangspunkt i DIPS Arena 16.2 I Prosjektforum 2.nov ble det oppfordret til å søke videre muligheter for å kunne bredde en foreløpig versjon av henvisningsstandarden i kombinasjon med manuelle rutiner. NIKT har gjort en henvendelse til Direktoratet for e-helse for å få konkret leveransetidspunkt på gjenstående endringer i meldingsstandarden som anses som nødvendige for å komme videre. Det gjennomføres i tillegg et møte mellom NIKT og HSØ for å diskutere videre organisering av prosjektet ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Manglende forpliktelse fra leverandør DIPS om videre utvikling av viderehenvisningsløsningen kan medføre ytterligere forsinkelser knyttet til pilotering og utbredelse av endelig løsning for revidert henvisningsmelding ved HF RISIKOREDUSERENDE REP Ferdigstille meldingsstandarden og deretter avgrense hvilke elementer som må inngå i DIPS før videre pilotering og utbredelse anses som aktuelt M1 Prosjektet klart for oppstart M2 Prosjektgruppe etablert M5 Revidert meldingsstandard for henvisning klar for test i DIPS, runde 1 i M6 Henvisning mellom HF pilotert ved utvalgte HF i HSØ, i 2016 M4 Ytterligere revidert meldingsstandard for henvisning mellom HF definert og godkjent for implementering M5 Revidert meldingsstandard for henvisning klar for test i DIPS hvis ny funksjonalitet kreves, runde 2 i 2016

35 STATUSRAPPORT TILTAK DIS 2016 (Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE Selvbetjening og samhandlingsløsninger PROSJEKTLEDER Line Ringheim, Direktoratet for e-helse STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI FORRIE Y NÅ Y Fremdrift og økonomi Utv. og videreutv. av generiske komponenter leveres i november (28.11) Pilot for PROM-skjema igangsettes i samarbeid med kvalitetsregistrene/ Hemit, og det er planlagt workshop med HN og HV mht. behov og gj.gang av løsningen med tanke på å ta den i bruk. I prosjektleveranse «Dialog med behandler» er analysearbeidet gjennomført. Spesifikasjon og utvikling er under arbeid, og estimert levering er mai Demo av PoC dokumentutveksling (IHE XDS) demonstreres på EHiN Besluttede konseptleveranser DIS 2016 leveres i desember. Aktivitetsnivået i DIS-2016 er høyt da flere lev. skal ferdigstilles innen desember. Årsprognosen tilsier totalforbruk kr under budsjett. Det er begrunnet i lavere uttak av utviklingstimer i 2016 enn estimert. Manglende uttak forventes balansert ved økt uttak RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Regionale ressurser som skal bistå i konseptarbeidet har varierende tid til å delta. Utfordrende å få tilgang til klinikere. Risiko for ikke forankret kvalitet hos regionene. Status i dag: Medium RISIKOREDUSERENDE REP Direktoratet for e-helse øker ressursinnsatsen for å bidra til framdrift. Økt samarbeid med klinisk IKT er initiert. Utvikling og test av funksjonalitet i nov. release er ferdigstilt 13.10: Dialog kliniske IKT initiert Arbeid mot februar release er i full gang : Innspill på prioritering aktivitetsplan DIS 2017 med DIS referansegruppe 28.11: November release Nov. rel. Inkluderer løsning for PROM-skjema er levert og tas i bruk i piloten hos kvalitetsregistrene/ Hemit

36 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINSOMRÅDE OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI BESKRIVELSE Det er en risiko for at prosjektet blir sittende med forvaltningsansvar og oppgaver. Det er en risiko for at videre implementering av nye regioner kan bli forsinket grunnet dårlige testmuligheter hos Norsk Helsenett. STATUS 1005 Automatisk melding om fødsel Mål 3 Være RHFenes samarbeidspart overfor myndighetene i nasjonale tiltak FORRIE Y NÅ RISIKO RISIKOREDUSERENDE REP Overlevering til forvaltning i HSØ er påbegynt og følges tett. PAS må være master for pasientdemografiske data, og fagsystemene må være integrert med PAS/EPJ på HL7 Connector for at løsningen skal fungere. HL7 Connector må anskaffes. Det blir vanskelig å lage en felles beskrivelse for implementering av Trinn2 da helseforetakene er svært ulike. Dette gjelder både integrasjoner og rutiner. Det arbeides med forbedring av testmuligheter i et samarbeid mellom NHN, HV og HSØ) PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Anne- Britt H. Thuestad, Sykehuspartner Innhold Trinn1: Frittstående webløsning er implementert i HSØ, bortsett fra ved Sykehuset i Vestfold. Nasjonal utrullingsplan er under revisjon. Rettsavdelingen i Skattedirektoratet godkjente ikke produksjonssetting av Helse Vest grunnet for lav kvalitet på data fra Natusløsningen. Helse Vest arbeider med utbedring av løsningen. Helse Midt-Norge arbeider med å forberede implementering av Trinn1. HSØ tilbyr work-shop til Helse Nord for erfaringsoverføring og støtte til planlegging. Dato er enda ikke fastsatt. Trinn2: Pilot på Rikshospitalet-trinn2, er godkjent. Videre drift av løsning med tilhørende rutiner skal diskuteres på ledermøte OUS den Trinn3: Prosjektet har beskrevet en prosjektide og denne er diskutert i styringsgruppen og sendt NIKT. Fremdrift: : Implementering av frittstående løsning er nå gjennomført i Helse Sør-Øst, bortsett fra ved Sykehuset i Vestfold. Helse Vest arbeider videre med forbedring av Natusløsningen. Det arbeides med revisjon av nasjonal utrullingsplan. Nasjonal pilot på Trinn 2 er godkjent. Det er laget en mal for driftsavtale og denne skal kvalitetssikres før godkjenning. Økonomi: Prosjektets forbruk er i henhold til prognose. Egen oversikt sendes NIKT. Avhengigheter: Det er avhengigheter til at de ulike regionene lager og følger utrullingsplaner som bygger på nasjonal utrullingsplan. Når det gjelder implementering av mottak av fødselsnummer, er prosjektets ansvar å sørge for at fødselsnummeret kommer inn i PAS. Prosjektet ser at videre distribusjon av fødselsnummer fra PAS til fagsystem har avhengigheter til at PAS er master for fødselsnummer og at fagsystemene er integrert med PAS på HL7 connector. Prosjektet ser at utbredelse av Trinn 2 vil kreve utbredelse av standardisert integrasjonsgrensesnitt for logistikkmeldinger der dette ikke finnes i dag, samt gjennomgang av rutiner for alle fagmiljøer, både der fagsystemet har integrasjoner/ikke har integrasjoner mot PAS. FERDISTILTE MILEPÆLER M1: Prosjektet klart for oppstart M2: Pilot for frittstående løsning er opprettet ved Rikshospitalet M4:Nasjonal utrullingsplan er ferdigstilt M5: Behovsdokumentet er ferdigstilt. M6:Frittst.løsning er utarbeidet og dokumentert. M7: Revidert plan for integrert løsning er ferdigstilt M8:Løsningsdesign for integrert løsning ferdigstilt M9:Integrert løsning mottak av fødselsnummer er ferdig utviklet. M10: Løsning for sending av datasett fra DIPS er tatt ut av prosjektet. M11:Pilot integrert løsning er godkjent NESTE MILEPÆLER M3:Det er opprettet avtaler for, frittstående løsning i henhold til overordnet avtalestruktur. (Mal skal kvalitetssikres før godkjenning) M12: Sluttdokumenter er levert.

37 STATUSRAPPORT TILTAK 62 Robust Mobilt Helsenett PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Rune Holger Andersen HF Sykehuspartner STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT FORRIE NÅ Oppstart av planfase godkjent i styre NIKT Oppstart av planfase satt til Alle ressurser i den sentrale prosjektgruppen er nå på plass. Det jobbes nå med å få på plass deltakere fra helseregionene, luftambulansetjenesten og HDO i den utvidede prosjektgruppen. Prosjektstyre er etablert og første styremøte vil bli avholdt i løpet av november. Prosjektet levert et økonomisk resultat på 65 under budsjett for oktober. EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE RISIKOREDUSERENDE REP Ny prosjektleder operativ fra Alle roller i sentral prosjektorganisasjon på plass pr Presentasjonsmøte med regioner, luftambulansetjeneste og HDO Frist for regionene, luftambulansetjenesten og HDO til å bekrefte deltakelse i utvidet prosjektgruppe Prosjektstyremøte

38 R Prosjektet går etter planen Mindre avvik fra plan, ikke kritisk Store avvik fra plan, kritisk STATUSRAPPORT TILTAK 53 Ny teknologi AMK PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE STATUS PROSJEKTLEDER Oddmund Aase, prosjektleder KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE FORRIE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO NÅ R Avgrensing og innehold: Manglene avklaringer av kontraktsform og parter fører til at leverandører faller fra eller forsinkelse i kontraktsinngåelse, eller i verste fall stopp av prosjekt Ressurser: Detaljplanlegging av dialog 4 viser at vi trenger en større andel av heltidsressurser for å kunne gjennomføre dialog 4 innenfor rimelig tid Fremdrift: Kravspekk-arbeid har ført til en langsommere oppstart av dialog 4, hvilket videre vil forsinke prosjektplanen. Omfanget av dialog 4 er under utredning. I tillegg medfører pågående usikkerhet rundt innføringsstrategi hos prosjekteierne til en uttalt usikkerhet i prosjektgruppen noe som igjen fører til utfordringer rundt samarbeid og effektive arbeidsprosesser. Eksterne avhengigheter: Prosjektet har ikke inngått avtale med eksterne parter i forhold til deres bidrag i videre arbeid i kommunikasjonsgruppen Økonomi: Prosjektkostnaden økes gjennom forlenging av prosjektperiode. FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE U4: Manglende eller forsinket finansiering av resultatet av prosjektet U27: Manglene avklaringer av kontraktsform og parter fører til at leverandører faller fra eller forsinkelse i kontraktsinngåelse, eller i verste fall stopp av prosjekt RISIKOREDUSERENDE REP U4: Utredningsarbeider av HSØs alternative modell, kartlegging av hvordan de 3 andre regionene forholder seg, planlegge for styrebehandling i hver region, prosjektstyrets medlemmer bidrar i prosessen i egen region U27: Det vil bli innhentet nye prisestimater fra leverandørene i oktober og november, deretter gjøres utredninger og avklaringer opp mot RHFene M8: Når løsningsbeskrivelser er evaluert og antall løsninger er redusert til 3-5. M9: 12/12 - Når prinsipper for finansieringsplan er akseptert i AD RHF møte M10: Når Prosjektstyret godkjenner å gå inn i siste dialogrunde for kontraktsavklaringer og forhandlinger

39 Vedlegg 92 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 92/16 B Veien videre for prosjekt 45 'Statistisk logganalyse' Bakgrunn Prosjektet skal realisere statistisk logganalyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre. Formålet med prosjektet er å redusere uautorisert innsyn i behandlingsrettede helseregistre, effektivisere arbeidsprosessen med logganalyse og å tilfredsstille myndighetskrav. Relevant tidligere behandling: Sak 06/ : Vedtak i styringsgruppen for Nasjonal IKT om å etablere prosjektet "Etablering av en nasjonal standard for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre". Sak 66/15: Vedtak i styret i Nasjonal IKT HF om å gjennomføre planleggingsfase for å realisere statistisk logganalyse. Sak 49/16: Styret ba om at det utarbeides et fem års kostnadsoverslag, og en beskrivelse av en minimumsløsning som belyser funksjonalitet, kostnader og strategisk nytte. Saken gjelder notat som besvarer det styret ba om i sak 49/16, status og veien videre for prosjektet, og brev fra Datatilsynet om redegjørelse for status. Notat om kvalitetssikring av løsningen Det er utarbeidet et notat om kvalitetssikring av anbefalt felles løsning for statistisk logganalyse, som oppsummerer følgende: En maskinell løsning for logganalyse er et nødvendig tiltak, og kan ikke erstattes av pasientens mulighet for innsyn i egen journal. Sammen med forbedringer i IKT-løsningene for behandlingsrettede registre, så vil disse tre sammen bidra til å unngå og avdekke uautoriserte oppslag. Anbefalt løsning fra planleggingsfasen er en god nok minimumsløsning. Den dekker omforente funksjonalitetsbehov og er et av tre strategiske tiltak for å styrke området for kontroll av tilgang til helseopplysninger. Kostnadsvurdering for å realisere felles løsning er 31,3 MNOK inkl. MVA. Årlig drift og vedlikehold, inkludert fornyelse av lisenser er 6 MNOK inkl. MVA. Over 5 år gir dette en sum på 55,3 MNOK inkl. MVA, forutsatt at drift og vedlikehold starter i år 2. 1

40 Vedlegg 92 Det anbefales at konsulentbistand fra løsningsleverandør bør være målpris i stedet for fastpris, da dette fastprispåslag koster 1,75 MNOK inkl. MVA. Notatet er behandlet av helseregionenes representanter i prosjektstyret, og det var konsensus om at notatet besvarer det styret har bedt om i styremøte , og det anbefales fremlagt for styret i styremøte Status for avklaring av økonomiske rammer hos helseregionene Prosjektstyret med representanter fra helseregionene er enige om at det bør etableres en felles løsning. Status i helseregionene for avklaring av økonomiske rammer er: Helseregion Status Helse Sør-Øst Behandling av investeringsvedtak skjer Helse Nord Investeringsmidler er satt av i langtids investeringsplan. Helse Midt-Norge Behandling av investeringsvedtak skjer Helse Vest Behandling av investeringsvedtak skjer Brev fra Datatilsynet I vedlagte brev fra Datatilsynet av med deres referanse 16/ /HVE, ber de Nasjonal IKT HF om redegjørelse for status i arbeidet med nasjonalt prosjekt for innføring av god loggkontroll i sektoren. Utgangspunktet for forespørselen er Datatilsynets oppfølging av sektorens arbeid med logganalyse, og de ønsker en redegjørelse som kan legges til grunn for deres videre arbeide. Administrasjonen vil utarbeide en redegjørelse som svar til Datatilsynet. Administrasjonen anbefaler at redegjørelsen behandles i prosjektstyret innen 14. desember, og deretter sendes til Datatilsynet Oppsummering og veien videre Administrasjonen mener det er mest hensiktsmessig å få avklart helseregionenes økonomiske rammer før styret behandler overgang til gjennomføringsfase for å realisere løsningen. Det planlegges å fremme sak om dette i styremøte Vedlegg 1. Brev fra Datatilsynet ( Status i arbeidet med logganalyse i spesialisthelsetjenesten). 2. Notat om kvalitetssikring av anbefalt felles løsning for statistisk logganalyse. Administrerende direktørs vurdering Administrerende direktør vurderer det som hensiktsmessig at økonomiske avklaringer sikres før prosjektet går over til gjennomføringsfase. 2

41 Vedlegg 92 Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 2. Styret ber helseregionene avklare økonomiske rammer. 3. Styret ber administrasjonen fremme sak for overgang til gjennomføringsfase i styremøte Styret ber administrasjonen svare på Datatilsynets henvendelse i henhold til foreslått prosess. 3

42 Nasjonal IKT HF Møllendalsveien 68A 5009 BEREN Deres referanse Vår referanse Dato 16/ /HVE Status i arbeidet med logganalyse i spesialisthelsetjenesten Som kjent har Datatilsynet over tid gitt uttrykk for det er svært viktig at det tas i bruk gode løsninger for logganalyse ved landets helseforetak. Dette for å oppnå tilfredsstillende konfidensialitetssikring i spesialisthelsesektoren. Derfor har vi blant annet engasjert oss i pilotprosjektet med mønstergjenkjenning som ble gjennomført ved Oslo Universitetssykehus HF. Vi ser også at Riksrevisjonen har kommet med tilsvarende synspunkter om manglende loggkontroll i sektoren. Datatilsynet forstår at pilotprosjektet ga gode erfaringer og grunnlag for å følge opp arbeidet med mønsterbasert logganalyse. Videre forstår vi at den faktiske logganalysen som var aktiv i pilotprosjektet nå er avsluttet. Etter vår forståelse har sektoren generelt ønsket at arbeidet med logganalyse gjennomføres som nasjonale prosjekt gjennom Nasjonal IKT HF. Dette har blant annet kommet frem ved besvarelser på Datatilsynets kontroller, og i øvrig dialog med sektoren. Vi har sluttet oss til at det er hensiktsmessig med nasjonale prosjekter for innføring av god loggkontroll i sektoren, og lagt til grunn at sektoren arbeidet seriøst i denne retningen. Vi har derfor prioritert dialog med sektoren om å gjennomføre nasjonale tiltak, fremfor å vurdere om de enkelte helseforetak skulle pålegges å etablere løsninger for logganalyse. Datatilsynet er nå spørrende til om sektoren har forsvarlig fremdrift i dette viktige arbeidet. Så vidt vi er kjent med er det ikke fattet beslutninger som danner grunnlag for faktisk fremdrift etter at rapporten fra pilotprosjektet forelå i At arbeidet synes å ha stanset understøttes av Helse Vest RHF i sin besvarelse i kontrollsak om felles journal i helseregion vest, hvor de skiver at «det er klart at verken Nasjonal IKT, eller de regionale helseforetakene har midler til en slik investering i 2016 eller Av den grunn er det per i dag usikkerhet knyttet til når prosjektet vil bli gjennomført.» 1 Som et ledd i vår oppfølging av sektorens arbeid med logganalyse, ser vi det som hensiktsmessig at Nasjonal IKT HF redegjør for status i arbeidet. En slik redegjørelse må vi ha innen 15/ dersom vi skal legge den til grunn i vårt videre arbeide. 1 Helse Vest RHF 2015/ /2016 av (Datatilsynets referanse 15/ ) Postadresse: Kontoradresse: Telefon: Telefaks: Org.nr: Hjemmeside: Postboks 8177 Dep Tollbugt OSLO

43 Til slutt finner vi det det ryddig å understreke, særlig for kopimottakernes del, at dersom sektoren ikke evner å få på plass forsvarlige løsninger for logganalyse i fellesskap, vil vi vurdere om vi kan benytte vår påleggskompetanse overfor de enkelte databehandlingsansvarlige (helseforetak). Med vennlig hilsen Helge Veum avdelingsdirektør Kopi til: Helse Vest RHF, Postboks 303 Forus, 4066 STAVANER Helse Midt-Norge RHF, Postboks 464, 7501 STJØRDAL Helse Sør-Øst RHF, Postboks 404, 2303 HAMAR Helse Nord RHF, Postboks 1445, 8038 BODØ 2

44 Kvalitetssikring av anbefalt felles løsning for statistisk logganalyse Dato: Versjonsnr: 1.0 odkjenning Organisasjon Navn Dato Versjonsnr. Prosjektstyre Prosjektstyre Statistisk logganalyse

45 Innhold 1 Oppsummering Innledning og bakgrunn for dette dokumentet Tilnærming til å begrunne behov og beskrive en minimumsløsning Begrunnelse for statistisk logganalyse Foretakenes plikt til systematisk loggkontroll Verktøy for systematisk loggkontroll Pasientens rett til innsyn og bruk av Helsenorge.no Helseregionenes tilnærming til kontroll av tilgang til helseopplysninger Beskrivelse av minimumsløsning Planleggingsfasen utarbeidet en omforent minimumsløsning Nye konkretiserte krav ble identifisert i planleggingsfasen Kostnadseffektiv og fleksibel arkitektur Oppsummering av løsningsdesign anbefalt fra planleggingsfasen Kostnadsdrivende elementer Vurdering merkostnad ved fastprisavtale (1,75 MNOK inkl. MVA) Avidentifisering av personopplysninger mulig kostnadsreduksjon Vurdering av Datamottak (2,3 MNOK inkl. MVA) Vurdering arbeidspakke 3 maskinell analyse (1,9 MNOK inkl. MVA) Fem års kostnadsoverslag Kostnad for å realisere felles løsning Kostnad for drift og forvaltning årlig kostnadsoverslag fordelt på helseregionen Alternativ finansieringsmodell Betraktninger om kostnad og nytteverdi Regional eller inter-regional realisering Kostnadsvurdering av alternative tilnærminger for å oppfylle lovpålegg om loggkontroll Endringshistorikk for dokumentet

46 Referanser til andre dokumenter Nr. Dokumentnavn Versjon Dato Link 1 Felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten v Link 3 Sluttrapport fra Mønstergjenkjenning som metode for å oppdage taushetspliktsbrudd ved bruk av pasientjournal ( Mønstergjenkjenningsprosjektet ) 4 Sluttrapport og leveranser fra prosjekt 45.1 Etablering av nasjonal metode og V rammeverk for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre 5 Sluttrapport og leveranser fra prosjekt 45.2 Statistisk logganalyse av logger fra V oppslag i behandlingsrettede helseregistre Planleggingsfase 6 Manuell kontroll som metode for å finne uautoriserte oppslag i pasientjournaler, vurdering av SAS Institute V1.0 Oktober

47 1 Oppsummering En maskinell løsning for logganalyse er et nødvendig tiltak, og kan ikke erstattes av pasientens mulighet for innsyn i egen journal. Sammen med forbedringer i IKTløsningene for behandlingsrettede registre, så vil disse tre sammen bidra til å unngå og avdekke uautoriserte oppslag. Anbefalt løsning fra planleggingsfasen er en god nok minimumsløsning. Den dekker omforente funksjonalitetsbehov og er et av tre strategiske tiltak for å styrke området for kontroll av tilgang til helseopplysninger. Kostnad for å realisere felles løsning er 31,3 MNOK inkl. MVA. Årlig drift og vedlikehold, inkludert fornyelse av lisenser er 6 MNOK inkl. MVA. Over 5 år gir dette en sum på 55,3 MNOK inkl. MVA., forutsatt at drift og vedlikehold starter i år 2. Det anbefales at konsulentbistand fra løsningsleverandør bør være målpris i stedet for fastpris, da dette påslaget koster 1,75 MNOK inkl. MVA. Det bør vurderes alternativ finansieringsmodell hvor en fordeler kostnadene over 5 eller 10 år. 2 Innledning og bakgrunn for dette dokumentet I sak 49/16: Statistisk logganalyse - Finansieringsalternativer for løsningen i styremøte , ble prosjektet bedt om å utarbeide et fem års kostnadsoverslag, og en beskrivelse av en minimumsløsning som belyser funksjonalitet, kostnader og strategisk nytte. Prosjektet Statistisk logganalyse skal realisere statistisk logganalyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre. Formålet med prosjektet er å redusere uautorisert innsyn i behandlings-rettede helseregistre, effektivisere arbeidsprosessen med logganalyse og å tilfredsstille myndighetskrav. 3 Tilnærming til å begrunne behov og beskrive en minimumsløsning For å beskrive en minimumsløsning, så er bakgrunn og behov for prosjektet gjennomgått, og det er gjennomført kvalitetssikring av anbefalt løsning fra planleggingsfasen. jennomgang av bakgrunn og behov er basert på innspill fra Helge rimnes i Oslo Universitetssykehus HF, og gjennomgang av tidligere prosjektrapporter. Kvalitetssikringen av løsningen er gjennomført av en arbeidsgruppe bestående av nøkkelressurser fra planleggingsfasen: Jan Eirik Olsen, Porteføljeansvarlig for Nasjonal IKT prosjekt Statistisk logganalyse Bjørn Ravnestad, Integrasjonsfabrikken Sykehuspartner, arkitekt i Statistisk logganalyse 4

48 Tore Andre Mikalsen, Norsk Helsenett, arkitekt i Statistisk logganalyse Frode Langseth, Data Science Lead i Capgemini Dag Inge Undheim, Professional Services direktør i SAS Institute Inge rini, SAS Institute Oppgaven til arbeidsgruppen var å gå i gjennom alle deler av den anbefalte felles løsningen for å identifisere kostnadsdrivende elementer, redegjøre for rasjonale for anbefalt design, og hvis formålstjenlig vurdere alternativer med mål om å beskrive en godt nok minimumsløsning. 4 Begrunnelse for statistisk logganalyse 4.1 Foretakenes plikt til systematisk loggkontroll I pasient Pasientjournalloven 22 står det: «Den databehandlingsansvarlige og databehandleren skal gjennom planlagte og systematiske tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet [ ]. Dette omfatter blant annet å sørge for tilgangsstyring, logging og etterfølgende kontroll.». Dette betyr at kontrollen skal være planlagt og systematisk, og at det er den databehandlingsansvarlige som skal utføre kontrollen. Databehandleransvarlig er behandlingsrettede helseregistre er det enkelte helseforetak. Veilederen som ble utarbeidet i Nasjonal IKT sitt metodeprosjekt og konseptfase: 45.1 Etablering av nasjonal metode og rammeverk for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre, har i kapittel 2 redegjort utfyllende om lovlig grunnlag for metoden. 4.2 Verktøy for systematisk loggkontroll Volumet av oppslag gjør at stikkprøvekontroll ikke kan sies å være systematisk. Dette har vært påpekt fra både Helsetilsynet og Datatilsynet i Sist i 2014 påpekte Riksrevisjonen at foretakene ikke oppfyller kravene til systematisk loggkontroll, og det ble henvist til mønstergjenkjenningsprosjektet som løsningen. Fra Riksrevisjonens rapport punkt 2.2.1, side 144: «Alle helseforetakene oppgir at dagens løsninger for loggkontroll ikke er egnet til å avdekke snoking. Omfanget av pasientjournaler og antallet oppslag er så stort at manuelle loggkontroller er lite effektivt for å avdekke ureglementerte oppslag, og at sannsynligheten for å avdekke snoking er liten. St. Olavs Hospital HF oppgir blant annet at de tilfellene der det er avdekket snoking, har vært basert på konkrete mistanker og tips fra pasienter. Alle de fire helseforetakene viser til et pågående prosjekt som etter planen skal levere en sluttrapport i mars Prosjektet kalles "Mønstergjenkjenningsprosjektet" og går ut på å etablere en statistisk metode for kontroll av logger basert på gjenkjenning av avvik. 5

49 Departementet kommenterer i sitt svar at tilgangsstyring alene ikke kan sikre at helsepersonell bare får tilgang til nødvendig informasjon, og at det er nødvendig med et samspill av virkemidler. Departementet poengterer at det er en forutsetning ved vide tilgangsrettigheter at det følges opp med god logging og et velfungerende kontrollregime som sikrer at helsepersonellet ikke misbruker mulighetene.» I sluttrapporten fra metodeprosjektet i 2015, anbefales det at mønstergjenkjenning som metode etableres som en nasjonal tjeneste (side 4 første avsnitt): «Prosjektet har vurdert ulike modeller for å realisere metoden og anbefaler at den tilbys helseforetakene som en nasjonal tjeneste. En nasjonal tjeneste vil styrke den nasjonale utviklingen og håndteringen av metoden og kostnadsanslag som er gjort antyder at en nasjonal tjeneste vil gi bedre kostnadseffektivitet i nasjonal sammenheng. Det vil gi et felles og enhetlig tilbud til alle helseforetak og gir størst mulighet for å samordne initiativ og sikre at metoden utvikles på et nasjonalt nivå. Videre vil det bidra til så lik kontroll og behandling som mulig for samme forseelse, uavhengig av hvor ansatte er tilknyttet. Regionale løsninger vil stille store krav til den nasjonale forvaltningen av metoden for å sikre at det ikke utvikler seg regionale metodevarianter.» 4.3 Pasientens rett til innsyn og bruk av Helsenorge.no Pasientjournalloven 18 gir pasienten eller brukeren rett til innsyn i «hvem som har hatt tilgang til eller fått utlevert helseopplysninger som er knyttet til pasientens eller brukerens navn eller fødselsnummer.» At loggen gjøres tilgjengelig for pasienten gjennom Helsenorge.no og eventuelt andre løsninger, er et positivt tiltak som kan bidra preventivt mot «snoking». Det er imidlertid ikke det samme som loggkontroll. Loggkontroll er helseforetakets plikt og den skal utføres systematisk, og ikke noe som kan overlates pasienten. Innsyn kan bidra i et «samspill av virkemidler» for kontroll av logger (jf. departementets svar til Riksrevisjonen), men vil ha begrenset effekt: a) For mange vil loggen bestå av tusenvis av enkeltoppslag gjort av flere titalls involverte ansatte. b) Pasienten kan ikke forventes å ha oversikt over arbeidsprosessene i klinikk og hva som derav er nødvendige oppslag. c) Innsyn erfaringsmessig noe den ressurssterke delen av befolkningen er i stand til å utføre. Hensynet til den ressurssvake delen av befolkningen er ikke ivaretatt. 6

50 4.4 Helseregionenes tilnærming til kontroll av tilgang til helseopplysninger Styrking av området for kontroll av tilgang til helseopplysninger er for helseregionene en tredelt strategi. Basert på innspill fra helseregionenes representanter i prosjektstyret, kan denne beskrives som følgende: 1. Pasientens innsyn i egne helseopplysninger, herunder også innsynslogger på sykehusene. 2. Sykehusenes eget forbedringsarbeid rundt tilgang til elektroniske pasientjournaler. 3. Etablering av maskinelle analyser for identifisering av unormal bruk av pasientjournaler (mønstergjenkjenning). Etablering av en felles løsning for statistisk logganalyse er tiltaket som bidrar til å oppfylle punkt 3. 5 Beskrivelse av minimumsløsning 5.1 Planleggingsfasen utarbeidet en omforent minimumsløsning I planleggingsfasen var formålet å sikre at spesialisthelsetjenesten har en god forståelse for arbeidet som kreves for å gjennomføre prosjektet, før en forplikter seg ytterligere økonomisk. Dette inkluderer å detaljere valg fra konseptfasens metodeprosjekt innenfor funksjonell og teknisk design, samt organisering. Prosjektet har i planleggingsfasen arbeidet med mål om å utarbeide tilstrekkelig grunnlag til å beslutte oppstart av gjennomføringsfasen. Leveransene i planleggingsfasen har hatt fokus på å utarbeide og forankre en minimumsløsning i henhold til helseregionenes behov for statistisk logganalyse. Funksjonell og teknisk løsningsbeskrivelse er utarbeidet og omforent med helseregionene. 5.2 Nye konkretiserte krav ble identifisert i planleggingsfasen jennom planleggingsfasen ble løsningen oppdatert med nye og konkretiserte krav for å tilfredsstille minimumsbehovet for en felles løsning. 7

51 Figur 1: Nye funksjonell behov og deres påvirkning på kostnader Figur 2: Røde sirkler indikerer nye løsningskomponenter identifisert i planleggingsfasen Figuren viser at det i planleggingsfasen ble identifisert nye nødvendige komponenter for å kunne realisere løsningen. 8