Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF

Transkript

1 Tittel Innkalling til styremøte Møtedato Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett 09:00-15:30 Sted Park Inn, Gardermoen Styremedlemmer Hilde Brit Christiansen, Steinar Marthinsen, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg og Paul Gundersen Observatører Inga Nordberg (Direktoratet for e-helse), Håkon Grimstad (Norsk Helsenett) og Øistein Winje (Brukerutvalget) Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 01/18 B Godkjenning av innkalling og 09:00-09:05 Hilde Brit Christiansen saksunderlag 02/18 B Godkjenning av protokoll fra 09:05-09:10 Hilde Brit Christiansen styremøtet /18 O Orientering fra administrerende 09:10-09:20 Gisle Fauskanger direktør 04/18 O Statusrapport for 09:20-09:40 Jan Eirik Olsen prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF 05/18 B Overgang til gjennomføringsfase 09:40-10:00 Ørjan Bye for tiltak 62 'Robust mobilt helsenett' 06/18 B Endringsanmodning for tiltak 61 10:00-10:10 Jørn Hanssen Digital patologi 07/18 O Status, samlet gevinst- og 10:10-10:25 Jørn Hanssen kostnadsbilde for forbedring av legemiddelinformasjon 08/18 B Innretning og finansiering for 10:25-10:35 Jørn Hanssen Nasjonal IKT sin deltagelse i Helsedataprogrammet 09/18 B DIS-2018 Prosjektmandat 10:35-10:45 Øyvind Nottveit 10/18 O Leveranser fra Program for 10:45-10:55 Jan Eirik Olsen kodeverk og terminologi 11/18 B Bemanningsbehov 2018 for 10:55-11:05 Siv Ingebrigtsen prosjektporteføljen, forumer og operasjonalisering av felles IKT-strategi 12/18 O Oversikt og risiko for masterplan 11:05-11:20 Jan Eirik Olsen / 2

2 Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 13/18 O Prosess og tidsplan for masterplan 11:20-11:35 Jan Eirik Olsen LUNSJ 11:35-12:05 14/18 B Prinsipper og retningslinjer for 12:05-12:25 Siv Ingebrigtsen prosjekteierstyring av Nasjonal IKT prosjekter 15/18 O Samspill mellom Nasjonal IKT 12:25-13:05 Siv Ingebrigtsen og Einar prosjekter og helseregionene Hubert (Metier) 16/18 B Innretning Nasjonal IKTs bidrag til 13:05-13:40 Siv Ingebrigtsen og 'En innbygger - en journal' Direktoratet for e-helse 17/18 O Internkontroll og internrevisjon 13:40-13:50 Gisle Fauskanger 18/18 B Gjennomgang av styrende 13:50-14:00 Gisle Fauskanger dokumenter i Nasjonal IKT HF 19/17 B Endelig godkjenning av budsjett 14:00-14:05 Gisle Fauskanger /18 D Evaluering av styrearbeid 14:05-14:45 Hilde Brit Christiansen 21/18 D Evaluering av administrerende 14:45-15:15 Hilde Brit Christiansen direktør 22/18 O Tentativ agenda til styremøte 15:15-15:20 Hilde Brit Christiansen /18 O Eventuelt 15:20-15:30 Hilde Brit Christiansen 2 / 2

3 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett 08:30 14:30 Sted Sola Strand hotell Deltakere: Forfall: Hilde Brit Christiansen, Steinar Marthinsen, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Hilde Rolandsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Bjørn Nilsen, Paul Gundersen, Torbjørg Vanvik, Inga Nordberg (observatør Direktoratet for e-helse), Håkon Grimstad (observatør Norsk Helsenett), Øistein Winje (observatør Brukerutvalget) Observatører: Deltakere fra administrasjonen: Gisle Fauskanger, Fredrik C. Birkenfeldt, Jan Eirik Olsen Saksliste 98/17 B Godkjenning av innkalling og saksunderlag 99/17 B Godkjenning av protokoll fra styremøtet /17 O Orientering fra administrerende direktør 101/17 O Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF 102/17 O Revidering av mandater for Prosjektforum og fagforumene i Nasjonal IKT 103/17 O Presentasjon av kvalitetsregisterfeltet, roller og ansvar 104/17 B Nasjonalt pasientsikkerhetsprogram 105/17 B Avslutning av 1005 'Automatisk tildeling av fødselsnummer' 106/17 O Robust mobilt helsenett realisering, drift og forvaltning 107/17 B Veien videre for statistisk logganalyse 108/17 O Status En innbygger - en journal 109/17 B Orientering om tilleggsoppdrag til Direktoratet for e-helse

4 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato /17 O Felles plan 111/17 B Masterplan 2018 for prosjektporteføljen 112/17 B Programfinansiering FIA i /17 B Programfinansiering PKT i /17 B Finansiering av DIS /17 B Utnevnelse leder prosjektstyret DIS /17 B Regnskap og prognose pr oktober 117/17 B Budsjett /17 O Tertialrapport - 2. tertial 119/17 B Møteplan /17 O Tentativagenda til styremøte 121/17 O Eventuelt Sak 98/17 B Saksnavn Godkjenning av innkalling og saksunderlag Presentert av Hilde Brit Christiansen Oppsummering: Vedtak: Det var en sak til eventuelt: orientering om AMK-prosjektet i Helse Vest. 1. Styret godkjente innkalling og saksunderlag. Sak 99/17 B Saksnavn Godkjenning av protokoll fra styremøtet Presentert av Hilde Brit Christiansen Oppsummering: Styret gav innspill til justeringer på to saker. Administrasjonen vil innarbeide disse. Vedtak: 1. Styret godkjente protokoll fra styremøte Sak 100/17 O Saksnavn Orientering fra administrerende direktør Presentert av Gisle Fauskanger Saken gjelder: Orientering fra administrerende direktør om følgende saker:

5 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Kilden. 2. Styreevaluering Rammeavtale for publiseringsløsning. Oppsummering: Vedtak: Styret hadde ikke kommentarer til saken. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 101/17 O Saken gjelder: Saksnavn Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Orientering om status for prosjektporteføljen. Presentert av Jan Eirik Olsen Oppsummering: Problemstillingene rundt mangelfull legemiddelinformasjon er krevende. Det er store utfordringer knyttet til dette området i helseforetakene, og forbedringspotensialet er betydelig. Det ligger store gevinster i å realisere dette potensialet. Spesialisthelsetjenesten må vurdere hvilket handlingsrom det er for å forsere ulike aktiviteter på området. Administrasjonen bes om å bidra til å få belyst hvilke reelle alternativer som foreligger, herunder et samlet bilde av kostnader og mulige gevinster. En slik utredning vil kunne være omfattende, men bør gjennomføres før videre tiltak iverksettes. I første omgang bes administrasjonen om å utarbeide et kort notat til kommende styremøte som underlag for diskusjon med de administrerende direktørene i RHF-ene. Deler av diskusjonen rundt ansvar og finansiering av forbedringer handler om prinsipper. Videre prosess og handlingsrom må avklares med de regionale helseforetakene. Fagforum for klinisk IKT bes om å uttale seg om nytteverdi av tiltak på området. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 102/17 O Saken gjelder: Saksnavn Presentert av Revidering av mandater for Prosjektforum og Siv Ingebrigtsen fagforumene i Nasjonal IKT Justert innretning av Prosjektforum har vært diskutert både i Prosjektforum og i styret i løpet av Prosjektforum sitt mandat er styrende for mandatene til de andre fagforumene. I dette møtet ble utkast til mandatene for prosjektforum samt fagforumene presentert.

6 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Oppsummering: Styret ba om at det foretas en gjennomgang, slik at det ikke er tvil om hvor ansvaret ligger og hvor beslutningene fattes. Dette innebærer en gjennomgang av bruk av begrep, en tydeliggjøring av at forumene er rådgivende for administrerende direktør. Dokumentasjon av forumarbeidet og arbeidsflyt mellom forumene, bør også beskrives bedre, slik at samspillet kommer tydeligere frem. Det bør tilstrebes å gjennomføre minst halvparten av forumenes møter virtuelt. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. 2. Styret ba om at innspill gitt i møtet følges opp. 3. Styret ba om at administrerende direktør følger opp at forumstrukturen leverer på oppgavene sine. Sak 103/17 O Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av Presentasjon av kvalitetsregisterfeltet, roller og Eva Stensland og Jørn ansvar Hanssen Oppfølging fra tidligere styresak om innretning og samhandling mellom Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre, og Interregional styringsgruppe. I behandlingen av denne saken ba styret om å få fremlagt en helhetlig sak om registerfeltet som tydeliggjør Nasjonal IKT og Interregional styringsgruppes roller og ansvar på området. Teknisk løsning for innrapportering av data fra pasienter er tatt i bruk av noen registre, blant annet Hjerteinfarktregisteret. Det arbeides kontinuerlig med å få inn flere registre, men vil ta noe tid da løsningen er nyutviklet. Det er mye arbeid knyttet til innregistrering i kvalitetsregistrene. Nøkkelen til forbedring på dette området er harmonisering av informasjonsmodellene i de elektroniske pasientjournalene og registrene. Disse må ikke nødvendigvis være 1:1, men de må harmonere. Automatisk datafangst fra DIPS forutsetter bruk av arketyper i DIPS Arena. Kvalitetsregisterfeltet er meget kompleks. Tilstanden blir bedre over tid, men det finnes ingen raske og enkle løsninger på feltet. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering.

7 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Sak 104/17 B Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av Nasjonalt pasientsikkerhetsprogram Synnøve Serigstad Etablering av prosjekt konseptfase for elektronisk datafangst for nasjonalt pasientsikkerhetsprogram. Prosjektet er initiert etter møte mellom de administrerende direktørene i de fire regionale helseforetakene og Nasjonalt pasientsikkerhetsprogram. Oppdragsformuleringen gjør at styret må være oppmerksomme på at det mulighetsrommet er avgrenset og at svaret kan bli at dette er uløselig, for kostbart, eller at det ikke lar seg løse på kort sikt. Det ble i møtet bedt om at Nasjonal IKT vurderer å utvide medvirkningen for konserntillitsvalgte/konsernhovedverneombud i prosjektstyret. Til dette ble det anført at dette er et forprosjekt som skal se på handlingsrommet, og ikke et endelig prosjekt for gjennomføring. Dette handler i stor grad om å gjennomgå mulighetene for å registrere og hente ut data. Vedtak: 1. Styret vedtar vedlagt mandat for konseptfase Elektronisk datafangst for Pasientsikkerhetsprogrammet. 2. Styret vedtar prosjektfinansiering på 1,3 MNOK til konseptfasen. Prosjektfinansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 3. Styret vedtar at Anita Schumacher blir leder av prosjektstyret for prosjekt 'Elektronisk datafangst for Pasientsikkerhetsprogrammet'. Sak 105/17 B Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Avslutning av 1005 'Automatisk tildeling av Jan Eirik Olsen fødselsnummer' Prosjektet 1005 ' Automatisk tildeling av fødselsnummer' er ferdigstilt. Det ble kommentert at dette prosjektet har vært bra, og at det er positivt at man har kommet så langt på dette området. 1. Styret vedtar at tiltak 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer avsluttes. Sak 106/17 O Saksnavn Robust mobilt helsenett realisering, drift og forvaltning Presentert av Ørjan Bye

8 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Saken gjelder: Oppsummering: Oppfølging av aksjoner fra styret vedrørende Robust mobilt helsenett. Diskusjon med styret om veien videre. Dette prosjektet handler om å etablere infrastruktur, og forlenge eksisterende nettverk i ambulansene. Norsk Helsenett bør håndtere den sentrale komponenten slik de gjør for all nettverksinfrastruktur. Det er viktig å skille mellom infrastruktur og applikasjoner. Det innebærer at applikasjoner ikke er en del av denne saken. Følgelig bør det bare være to aktører involvert for hver region; de respektive IKTselskapene og Norsk Helsenett. Prosjektet fremstår som godt, og kostnadene forbundet med anskaffelsene er marginale. Vedtak: 1. Styret ber administrasjonen sikre bestilling av grunnmurskomponent fra Norsk Helsenett. 2. Styret ber om sak til neste styremøte i tråd med tilbakemeldingene gitt i styremøtet. 3. Styret tar for øvrig saken til orientering. Sak 107/17 B Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av Veien videre for statistisk logganalyse Jan Eirik Olsen Styret ble orientert om plan som er etablert av Helse Sør-Øst om å realisere løsning for statistisk logganalyse. Administrasjonen anbefaler på bakgrunn av dette at tiltaket avsluttes i regi av Nasjonal IKT HF. Styret har uttrykt behov for å bli orientert om resultatene av den gjennomførte piloten i Helse Sør-Øst. Det ble kommentert at det er uheldig at styret ber om kompetent underlag underveis i en prosess uten at faktakunnskap blir gjort tilgjengelig. Videre arbeid med statistisk logganalyse håndteres av Helse Sør-Øst i tråd med orientering gitt i styret. Vedtak: 1. Styret tar fremlagt notat fra Helse Sør-Øst til orientering. 2. Styret vedtar å avslutte tiltaket i Nasjonal IKT HF om 'Statistisk logganalyse'. Sak 108/17 O Saksnavn Status En innbygger - en journal Presentert av Direktoratet for e-helse Saken gjelder: Inga Nordberg vil gi en muntlig orientering om status for 'En innbygger en journal'.

9 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Oppsummering: Vedtak: Styret takket for orienteringen. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 109/17 B Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Orientering om tilleggsoppdrag til Direktoratet for Direktoratet for e-helse e-helse Muntlig orientering om tilleggsoppdrag til Direktoratet for e-helse. Det ble kommentert at det er krevende med svært korte høringsfrister på omfattende saker. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 110/17 O Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Felles plan Orientering om Felles plan Det var ikke kommentarer til saken. 1. Styret tok saken til orientering. Presentert av Gisle Fauskanger Sak 111/17 B Saksnavn Masterplan 2018 for prosjektporteføljen Presentert av Jan Eirik Olsen Saken gjelder: Oppsummering: Denne saken legger grunnlaget for styrets behandling av fremlagt masterplan for 2018 for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT. Masterplanen er anbefalt av Strategiråd for Nasjonal IKT (tidligere Prosjektforum). Masterplanen er en indikasjon på kommende års prosjektportefølje, og innebærer ikke at man låser seg til noe. Hvert enkelt prosjekt vil behandles i styret før eventuell igangsettelse. Styret ber om at det fremlegges en oversikt som viser hva som er besluttet og hva som er under planlegging for beslutning. Dette for å få en oversikt over hva som er bundet opp, og hvilket gjenværende handlingsrom man har. Tilhørende risiko ønskes også beskrevet. Vedtak: 1. Styret tar den fremlagte innretningen på masterplan 2018 for prosjektporteføljen til orientering.

10 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Styret forutsetter at nye prosjekter fremlegges for styret i tråd med ordinære retningslinjer. Sak 112/17 B Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Programfinansiering FIA i 2018 Jan Eirik Olsen Beslutning om finansiering fra Nasjonal IKT HF til Program for Felles Infrastruktur og Arkitektur (FIA) for Programmet har vært samfinansiert fra Direktoratet for e-helse, Norsk Helsenett SF og Nasjonal IKT HF i flere år. Ved slik finansiering ønsker styret å gi retning for særlig prioriterte leveranser. Styret ønsker en oversikt over hva som blir levert innenfor finansieringen fra Nasjonal IKT HF. 1. Styret bevilger inntil 25 MNOK til program 'Felles Infrastruktur og Arkitektur' for Finansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT HFs budsjettrammer. 2. Styret ber om at Pasientens legemiddelliste blir særlig prioritert. Sak 113/17 B Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av Programfinansiering PKT i 2018 Jan Eirik Olsen Beslutning om finansiering fra Nasjonal IKT HF til Program for Kodeverk og Terminologi (PKT) for Programmet har vært samfinansiert fra Direktoratet for e-helse, Norsk Helsenett SF og Nasjonal IKT HF i flere år. Ved slik finansiering ønsker styret å gi retning for særlig prioriterte leveranser. Den konkrete oppfølgingen av milepælsplan og lignende forutsetter styret at programmets styringsgruppe håndterer. Vedtak: 1. Styret bevilger inntil 6 MNOK til 'Program for kodeverk og terminologi' for Finansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT HFs budsjettrammer. 2. Styret ber om oversikt over hva som blir levert av programmet og hva som blir finansiert av Nasjonal IKT HF. Sak 114/17 B Saksnavn Finansiering av DIS 2018 Presentert av Jan Eirik Olsen

11 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Beslutning om finansiering fra Nasjonal IKT HF til prosjekt Digitale Innbyggertjenester i Spesialisthelsetjenesten (DIS) for budsjettåret Det er viktig at regionene har en felles «kanalstrategi» i tråd med «felles plan». Det ble oppfordret til at Helse Sør-Øst gjør nødvendige avklaringer i sin region. Administrasjonen fremlegger en ny sak for styret. Styret legger til grunn at det er en felles tilnærming fra de fire regionale helseforetakene om en felles kanalstrategi. Nasjonal IKT HF håndterer denne saken. 1. Styret bevilget 20 MNOK til prosjekt DIS Finansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT HFs budsjettrammer. 2. Styret vil bli orientert i januar om hvilke leveranser som kan forventes for de bevilgede midlene. Sak 115/17 B Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Utnevnelse leder prosjektstyret DIS-2017 Jan Eirik Olsen Utnevnelse av prosjektstyreleder for prosjekt Digitale Innbyggertjenester i Spesialisthelsetjenesten (DIS) Erik M. Hansen utnevnes som prosjektstyreleder for DIS, men trer først inn i rollen i Styret vedtar at Erik M. Hansen, Helse Vest RHF, oppnevnes som prosjektstyreleder for DIS-2018 Sak 116/17 O Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Regnskap og prognose pr oktober Fredrik C. Birkenfeldt Administrasjonen legger frem regnskapsstatus og prognose på hvert styremøte. Det var ikke kommentarer til saken. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 117/17 B Saksnavn Budsjett 2018 Presentert av Fredrik C. Birkenfeldt Saken gjelder: Administrasjonen fremlegger forslag til endelig budsjett for Forslaget er i tråd med økonomisk langtidsplan.

12 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Oppsummering: Vedtak: Spesialisthelsetjenesten kan stå foran innstramminger og de grunnleggende forutsetningene kan dermed komme til å endre seg for budsjett Styret tar det foreslåtte foretaksbudsjettet, med en planlagt finansieringsramme på 111,5 MNOK for 2018 for Nasjonal IKT HF til orientering. 2. Styret tar endelig beslutning om budsjettet i januar 2018, etter endelig beslutning fra eierne. Sak 118/17 O Saken gjelder: Saksnavn Tertialrapport - 2. tertial Tertialrapport - 2. tertial. Presentert av Gisle Fauskanger Oppsummering: Vedtak: Det ble kommentert at rapporten var god, og at omfang og innhold var på riktig nivå. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 119/17 B Saksnavn Møteplan 2018 Presentert av Hilde Brit Christiansen Saken gjelder: Møteplan for Oppsummering: Vedtak: Møteplanen ble justert noe, og administrasjonen vil sende ut nye innkallinger i henhold til dette. 1. Styret vedtok fremlagte møteplan med de endringene som fremkom i møtet. Sak 120/17 O Saksnavn Tentativ agenda til styremøte i Nasjonal IKT HF Presentert av Hilde Brit Christiansen Oppsummering: Vedtak: Det ble bedt om at følgende saker ble lagt til i agendaen: Regionenes oppdragsdokument. Endelig godkjenning av budsjett for Nasjonal IKT HF for Styret tok saken til orientering.

13 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Sak 121/17 O Saksnavn Eventuelt Presentert av Hilde Brit Christiansen Oppsummering: Vedtak: Styreleder gav en kort status om arbeidet med AMK- prosjektet i Helse Vest. Det ble poengtert at Helse Vest skal forholde seg til konklusjonene fra de regionale administrerende direktørene. 1. Styret tok saken til orientering.

14 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Hilde Brit Christiansen Styreleder Steinar Marthinsen Nestleder Erik M. Hansen Medlem Anita Schumacher Medlem Torbjørg Vanvik Medlem Paul Gundersen Medlem Hilde Rolandsen Medlem Bjørn Nilsen Medlem Lise K. Strømme Medlem Lasse B. Sølvberg Medlem

15 Vedlegg 03 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 03/18 O Orientering fra administrerende direktør 1. Forummandatene Forummandatene det ble orientert om i styremøte har blitt oppdatert i etterkant av møtet, og innspill fra styret ble hensyntatt. Administrasjonen har nå sendt forespørsel om representasjon til forumene basert på de nye mandatene med svarfrist Årlig melding 2017 Den årlige meldingen er foretakets rapportering til eierne på oppdragsdokumentet. Meldingen vil bli oversendt til eierstyringsgruppen 1. februar 2018, og fremlagt for styret på styremøte 22. mars Den årlige meldingen vil videre, sammen med årsregnskap og årsrapport, behandles på foretaksmøtet 15. mai Kanalstrategi digitale brev Helse Sør-Øst I styremøtet ble det vedtatt oppfølging av tematikken knyttet til valg av distribusjonskanal for digitale brev i Helse Sør-Øst. Innledende dialog er nå gjennomført og med utgangspunkt i at Helse Sør-Øst klart signaliserer støtte til kanalstrategien hvor helsenorge.no er preferert innbyggerkanal. Det vil bli gjennomført en analyse med formål å avdekke mulighetsrommet for å oppnå ønsket nytteverdi i Helse Sør-Øst ved bruk av løsning for digitale brev etablert på helsenorge.no. 5. Reduksjon i øremerkede midler til Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre. I tildelingsbrevet for Direktoratet for e-helse fremkommer det at inntil 2 MNOK av de øremerkede midlene til videreutvikling av tekniske løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre, skal omfordeles til Helsedataprogrammet. I 2017 var de øremerkede 1

16 Vedlegg 03 midlene på 6,5 MNOK. Gitt samme nivå i 2018 vil omfordelingen bety en reduksjon i tildelte midler til Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre på 30%. I 2017 ble det innvilget søknader fra helseregionene på ca 9,3 MNOK, herunder bruk av ubenyttede midler fra tidligere år. Ubenyttede midler fra 2017 er nå ca 0,7 MNOK. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 2

17 Vedlegg 04 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 04/18 O Statusrapport for prosjektporteføljen Bakgrunn Saken gjelder orientering om status for prosjektporteføljen. Vedlegg 1 er statusrapport for prosjektporteføljen. Vedlegg 2 viser statusrapporter pr fra det enkelte prosjekt og program som Nasjonal IKT HF er eier av. Forhold Styret bør være kjent med 29.5 Forbedre legemiddelinformasjon og FEST (SAFEST realisering) har fortsatt rød status, da det fortsatt ikke er avklart om Statens Legemiddelverk får finansiering til å gjennomføre de ønskede forbedringene av legemiddelinformasjon. Statens Legemiddelverk og Nasjonal IKT har startet arbeidet med å utarbeide veikart for å ta i bruk europeiske datakilder på sikt. Nasjonal IKT har i samarbeid med helseregionene startet arbeidet med å utarbeide et samlet gevinst- og kostnadsbilde for å ta i bruk forbedret legemiddelinformasjon 'MF Helse SPHT Produsent (melding om fødsel og død) er et prosjekt tilhørende Felles samarbeidsprogram for modernisering av Folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren (MF Helse). Prosjektstyret skal bestå av representanter fra de regionale helseforetakene, fra programmet og fra Nasjonal IKT. Status for medlemmene er: Helse Midt-Norge: Bjørn Våga Helse Sør-Øst: Trine Storhaug Helse Vest:? Mangler avklaring fra Helse Vest Helse Nord:? Mangler avklaring fra Helse Nord MF Helse: Programleder Egil Årrestad MF Helse Utvikling (utviklingsprosjektet): Prosjektleder Ronny Holten Olsen Nasjonal IKT: Nina Bjørlykke (porteføljeansvarlig) Prosjektet Pasientens legemiddelliste under Program for felles infrastruktur og arkitektur vurderes av utsatt grunnet endret risikobilde. Programledelsen la dette frem som et alternativ i forbindelse med at programbudsjettet var høyere enn finansierings- 1

18 Vedlegg 04 mulighetene for Programledelsen skal legge frem beskrivelse av risiko og avhengigheter før beslutning i programstyret i februar. Prosjektkandidat for konseptfase for tiltak Felles klinisk kunnskapsgrunnlag vil legges frem for beslutning for i neste styremøte Nytt i denne statusrapporteringen er at kapittelet om Overordnet usikkerhet er erstattet med Prosjektrisiko og porteføljerisiko hvor risikoen beskrives både for enkeltprosjekter og for prosjektporteføljen. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 2

19 Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Oppdatert: Røde statuser 1 2. Økonomistatus 2 3. Prosjektrisiko og porteføljerisiko 3 4. Bemanningsoversikt 4 5. Administrasjonens vurdering av status for prosjektene og programmene 6 6. Avhengighetsoversikt 8 7. Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter og programmer Korte prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde og Nasjonal e-helsestrategi Røde statuser Rød status indikerer vesentlige utfordringer og avvik i forhold til styrevedtak, og som vil kreve tiltak eller beslutning av prosjektstyret eller prosjekteier (styret i Nasjonal IKT HF). Statusene er basert på administrasjonens vurdering i samråd med prosjektene Forbedre legemiddelinformasjon og FEST (SAFEST) har fortsatt rød status. Statens Legemiddelverk skal, i samarbeid med Nasjonal IKT, utarbeide veikart for å ta i bruk europeiske datakilder på sikt. Styret for Nasjonal IKT HF har bedt administrasjonen om å bidra til å få belyst hvilke reelle kortsiktige alternativer som foreligger, herunder et samlet bilde av kostnader relatert til nødvendige tilpasninger i regionale løsninger for kurve/medikasjon, og mulige kvalitative og kvantitative gevinster relatert til å ta i bruk forbedringene MF Helse SPHT Produsent mangler kritiske ressurser i form av leger i referansegruppen fra 3 regioner og innføringsressurs. Uten ressursene er det stor risiko for at utviklet løsning blir tungvint og vanskelig å bruke spesialisthelsetjenesten, og at den blir mer kostnadskrevende å innføre. Prosjektet mangler også prosjektstyremedlemmer fra to regioner. Det er også behov for å opprette regionale prosjekter som forbereder innføring av melding om dødsfall innen frist fra program for modernisering av Folkeregisteret hos Skatteetaten.

20 2. Økonomistatus Hensikten med økonomistatusen er å vise årsprognose for prosjektfinansiering for porteføljen og det enkelte prosjekt og program som har en budsjettmessig konsekvens for Nasjonal IKT HF. Praksis er at Nasjonal IKT finansierer prosjektledelse og toppkostnader i prosjekter, samt kostnadene til leveranser i Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten og samfinansiering sammen med andre for eksempelvis Felles infrastruktur og Program for kodeverk og terminologi. Prognosen styres for å være innenfor rammen. Mulige andre tiltak som kan startes opp er satt til 0. Prosjekt ID Prosjekt Prosjektfase Status Årsprognose Prosjektfinansiering 2018 Årsprognose Ny teknologi AMK Gjennomføre Stoppet kr P61 Digital patologi Planlegge Pågår kr kr kr P2005 Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Gjennomføre Pågår kr kr kr n/a Én innbygger én journal Gjennomføre Pågår kr kr P2051 Program Felles Infrastruktur og Arkitektur (FIA) Gjennomføre Pågår kr kr kr P2061 Modernisert folkeregister - Helse SPHT Produsent Gjennomføre Pågår kr kr - P2011 Program for Kodeverk og Terminologi (PKT) Gjennomføre Pågår kr kr kr P68 Rammeavtale publiseringsløsning metodebøker Konsept Pågår kr kr kr P62 Robust mobilt helsenett Planlegge Pågår kr kr n/a Helsedataprogrammet Gjennomføre Pågår kr K22 Elektronisk datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Konsept Pågår kr - kr kr n/a Modernisert folkeregister - Helse SPHT Konsument Planlegge Planlagt kr - kr P61 Digital patologi Gjennomføre Planlagt kr - kr K18 Felles klinisk kunnskapsgrunnlag Konsept Planlagt kr - kr K18 Felles klinisk kunnskapsgrunnlag Planlegge Planlagt kr - kr P62 Robust mobilt helsenett Gjennomføre Planlagt kr - kr K13 Innregistrering og rapportering Konsept Planlagt kr K03 Antibiotikastyring - Beslutningsstøtte og rapportering Konsept Planlagt kr P60 Konseptfase for en prehospital journal Konsept Pauset kr - kr - P58 Program for samordning av neste generasjons EPJ Gjennomføre Pauset kr kr - K16 Referansearkitektur tjenestelag for integrasjon Konsept I bero kr - kr - K01 Felles anvendelse av grunndata Konsept I bero kr - kr - P29 Forbedre legemiddelinformasjon og FEST Gjennomføre I bero kr kr Digital Patologi Konsept Ferdigstilt kr kr Fødselsnummer Avslutte Ferdigstilt kr kr - Siste to måneders større prognoseendringer for 2017 Ingen Sum kr kr kr Overordnet betraktning Porteføljerammen i 2017 er 73,4 MNOK, hvorav årsprognose er 70,7 MNOK. Differansen mellom porteføljerammen i budsjettet og årsprognose for 2017 skyldes i hovedsak lavere forbruk i 'Ny teknologi AMK' og korrigering i bruk av MVA i 'Robust mobilt helsenett'. I tillegg har en del prosjekter gjennom året fått forskyvninger i tid på planlagte leveranser grunnet manglende ressurser fra helseregionene. Porteføljerammen i 2018 er 74 MNOK, hvorav årsprognose er 72,9 MNOK og vedtatt prosjektfinansiering er 53 MNOK. Det er et mindre avvik på porteføljeprognose og foretaksprognose. Dette skyldes ulik tidsavgrensning.

21 3. Prosjektrisiko og porteføljerisiko Betraktninger om usikkerhet fremover i 1-2 års perspektiv Det forventes høy aktivitet i alle fire helseregionene i 2018, og det er sannsynlig at dette vil kunne påvirke tilgangen til ressurser i interregionale prosjekter. Tiltak som er identifisert planlegges og iverksettes innenfor det mulighetsrommet som administrasjonen har. Prosjektrisiko Prosjektene vurderes i forhold til gjennomføringsrisiko, som dekker standard risikoområder ved gjennomføring. Videre vurderes realiseringsrisiko som har hovedfokus på risikoområder for realisering av prosjektenes mål. Realiseringsrisiko vurderes når prosjekter er kommet i planleggingsfasen. Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift og økonomi Eksterne avhengigheter Gevinster Prosjektleveranser Realiseringsaktiviteter Totalfinansiering ID Tiltaksnavn (kortnavn) Prosjektfase Gjennomføringsrisiko Realiseringsrisiko Kommentarer P50 Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsestjenesten 3. Gjennomføre P61 Digital patologi 2. Planlegge Mangler tiltak til kliniske ressurser. Realiseringsaktiviteter krever pilotering, noe som er krevende å få til. Eksterne avhengigheter mot arkitekturavklaringer regionalt/nasjonalt. Prosjektstyret ber porteføljestyret om å forlenge planleggingsfasen til Prosjektet har fortsatt redusert arkitektkapasitet, og risikerer ytterligere forlengelse dersom nødvedig kapasitet ikke kommer på plass. P60 Konseptfase for en prehospital journal 9. Pauset Vedtatt pauset i påvente av ressurser tilgjengelig i helseregionene. P62 Robust mobilt helsenett 2. Planlegge Noe usikkerhet relatert til opprigging av mottaksprosjekter i helseregionene. P70 Elektronisk datafangst pasientsikkerhetsprogrammet 1. Konsept Uavklart tilgang til noen ressurser. P29 Forberedre Satt i bero i påvente av avklaring om finansiering av aktiviteter hos Statens legemiddelinformasjon og FEST 8. I bero Legemiddelverk. Det arbeides med å beskrive samlet kostnads- og gevinstbilde i helseregionene, ved å ta i bruk forbedret legemiddelinformasjon. P58 P68 Program for Samordning Av Neste Generasjons EPJ Rammeavtale publiseringsløsning metodebøker 9. Pauset Vedtatt pauset inntil avklaringer rundt samordning av DIPS i helseregionene. 2. Planlegge Mangler ressurser, men replanlegger i henhold til tilgjengelig kapasitet. K18 Etablere felles kunnskapsstøtte 0. Opprigging Konseptfase i plan for behandling om oppstart i styremøte i mars Avgrensning og innhold er ok grunnet arbeidet i forkant av prioritering inn i masterplanen. K01 Felles anvendelse av grunndata 8. I bero Uavklart omfang og innretning. Ingen prosjektleder tilgjengelig fra helseregionene K16 Referansearkitektur tjenestelag for integrasjon 8. I bero Uavklart omfang og innretning. Ingen prosjektleder tilgjengelig fra helseregionene K13 Innregistrering og rapportering 0. Opprigging Det planlegges med at prosjektet rigges opp for oppstart i april Avgrensning og innhold er ok grunnet arbeidet i forkant av prioritering inn i masterplanen. K03 Antibiotikastyring - Beslutningsstøtte og rapportering Modernisert folkeregister - P2061 Helse SPHT Produsent 0. Opprigging 3. Gjennomføre Det planlegges med at prosjektet rigges opp for oppstart i april Avgrensning og innhold er ok grunnet arbeidet i forkant av prioritering inn i masterplanen. Manglende ressurser fra spesialisthelsetjenesten går ut over fremdrift og kvalitet i løsning. n/a Modernisert folkeregister - Helse SPHT Konsument 0. Opprigging Ikke startet arbeid med opprigging ennå. Porteføljerisiko For prosjektporteføljen til Nasjonal IKT er omfanget av endringsinitiativer avgrenset til prosjekter regionene ønsker å gjennomføre i fellesskap og mandatene som gis prosjektene. Administrasjonen i Nasjonal IKT HF anbefaler derfor at omfanget for risikovurderinger av Nasjonal IKT sin portefølje vil være begrenset til manglende leveransekapasitet og manglende håndtering av avhengigheter. Risikovurdering av endringskapasitet bør håndteres av helseregionene selv siden totaliteten av regionenes endringsporteføljer håndteres regionalt og lokalt.

22 Porteføljerisiko Status Kommentar Konsekvenser for porteføljen Pågående og planlagte tiltak Gjennomføringsrisiko Manglende leveransekapasitet Manglende håndtering av avhengigheter Alle fire helseregioner har indikert at det i de kommende årene er høy aktivitet på regionale prosjektaktiviteter. Mindre kapasitet for å levere prosjekter i regi av Nasjonal IKT eller Direktoratet for e-helse. Det er mangelfull informasjonsdeling om regionale prosjekter. Det er Forsinkelser,forhøyde kostnader og mangelfull kapasitet hos regionene til unødig ressursbruk når planer ikke å vurdere inter-regionale muligheter henger sammen. og avhengigheter. Unngå ressurskrevende prosjekter. Identifisere ressursbesparende prosjekter. Fortsatt høy fokus på ressursstyring. God samhandling med regionale ressurskoordinatorer. Etablere god samhandling med regionale programmer i helseregionene for å håndtere avhengigheter og optimalisere ressursbruk. Etablere helhetlige planer og veikart som viser sammenheng og avhengigheter mellom felles og regionale aktiviteter. Fortsette god informasjonsdeling i Fagforum for porteføljestyring. Realiseringsrisiko Manglende endringskapasitet (for ibruktakelse i helseregionene) n/a Alle helseregionene har kommunisert at de i stor grad ønsker å håndtere dette selv. Mulig økt ressursbruk i prosjekter, usikkerhet og tidsbruk i konseptfase og planleggingsfase. Forbedre prosjekteierstyring og tydeliggjøre roller og ansvar til prosjektstyret og helseregionene. 4. Bemanningsoversikt Hensikten med bemanningsprognosen er å vise utviklingen i ressurssituasjonen, belyse utfordringer og bidra til forutsigbarhet i ressursplanleggingen i helseregionene. Bekreftet Forespurt Formelt bekreftete ressurs og kapasitet. Er forespurte ressurser og kapasitet som ennå ikke er avklart. Dette er konkrete nye behov til prosjektene. Estimert fremtidig behov Indikerer grovt overordnet estimat på ressurser og kapasitet i fremtid. For eksempel på kommende prosjektfaser eller nye prosjekter som planlegges startet. Prognose totalt antall årsverk prosjektressurser Tabellene viser prognose for summen av bekreftet, forespurt og estimert fremtidig behov for bemanning i prosjekter. Radetiketter Jan''18 Feb''18 Mar''18 Apr''18 Mai''18 Jun''18 Jul''18 Aug''18 Sep''18 Okt''18 Nov''18 Des''18 Årssnitt Andel Helse Midt-Norge RHF 3,5 4,2 4,3 3,5 2,8 2,8 0,1 2,7 2,7 2,7 2,7 2,7 2,9 22 % Helse Nord RHF 3,2 3,4 3,4 3,1 2,8 2,8 0,1 2,9 2,9 2,9 2,9 2,9 2,8 21 % Helse Sør-Øst RHF 5,6 6,1 6,2 5,4 4,8 4,8 0,6 4,9 4,9 4,9 4,9 4,9 4,8 37 % Helse Vest RHF 3,1 3,1 3,2 2,9 2,9 2,9 0,1 2,7 2,7 2,7 2,7 2,7 2,6 20 % Uavklart hvilket RHF 4,0 6,9 6,9 22,1 22,1 22,1 3,9 23,0 23,0 27,6 27,6 24,7 17,8 Totalsum 19,4 23,6 23,9 36,9 35,3 35,3 4,6 36,0 36,0 40,6 40,6 37,7 30,8 100 % Det samlede behovet etter ressurser fra helseregionene er på omtrent samme nivå som for 2017 før Ny teknologi AMK ble stoppet. De største prosjektene når det gjelder bemanningsbehov fra helseregionene er FIA/PKT og MF Helse har behov for cirka 12 årsverk og Digital patologi med 15 årsverk i Administrasjonen har analysert behovet med hensyn til en grov kompetanseinndeling og sendt den til de ressursansvarlige i helseregionene. Bekreftet antall årsverk prosjektressurser Radetiketter Jan''18 Feb''18 Mar''18 Apr''18 Mai''18 Jun''18 Jul''18 Aug''18 Sep''18 Okt''18 Nov''18 Des''18 Årssnitt Andel Helse Midt-Norge RHF 2,7 3,3 3,4 2,8 2,2 2,2 0,1 2,1 2,1 2,1 2,1 2,1 2,2 27 % Helse Nord RHF 1,8 2,0 2,0 2,0 1,7 1,7 0,0 1,7 1,7 1,7 1,7 1,7 1,6 19 % Helse Sør-Øst RHF 3,1 3,5 3,5 3,5 3,0 3,0 0,4 3,0 3,0 3,0 3,0 3,0 2,9 35 % Helse Vest RHF 1,7 1,7 1,7 1,7 1,7 1,7 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 1,6 19 % Uavklart hvilket RHF 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Totalsum 9,2 10,4 10,5 9,9 8,5 8,5 0,5 8,2 8,2 8,2 8,2 8,2 8,3 100 % Av det totale ressursbehovet på 30,8 årsverk er 8,3 bekreftet. Cirka halvparten av ressursbehovet (16,6 årsverk) er ikke forespurt enda.

23 Vurdering Det er ikke uvanlig å ha et gap mellom estimert og bekreftet på dette tidspunktet av året i denne størrelsesorden. Det er flere Nasjonal IKT prosjekter som har sendt ut ressursforespørsler den siste tiden. Beslutning om oppstart av ny fase blir for flere av prosjektene behandles på styremøte Styret vil ikke beslutte oppstart hvis ikke nøkkelressursene er på plass i forkant av møtet. Administrasjonen har derfor invitert til et eskaleringsmøte med de ressursansvarlige i forkant av styremøtet. Åpne forespørsler som ikke ble løst i eskaleringsmøte legges frem for styret som en del av statusrapporten for porteføljen. Det er utfordringer med kapasiteten i helseforetakene til å gjennomføre endringene som prosjektene medfører. Dette fører til restriksjoner på tilgjengelig kapasitet til å arbeide i prosjekter. Viktige aktive ressursforespørsler Det er fremdeles behov for prosjektdeltakere med IKT/arkitekturbakgrunn i for 'Elektronisk datafangst pasientsikkerhetsprogrammet' som kjenner de kliniske kjernesystemene, og det mangler i dag representant fra Helse Vest, Helse Nord og Helse Sør-Øst. Det er gjort avklaringer med EPJ Systemeierforum om å bidra med å identifisere tilgjengelig personell med god kjennskap til dagens kliniske kjernesystemer som kan delta på deler av konseptfasen hvor evaluering av potensielle løsninger i dagens systemportefølje kan identifiseres. Det er videre behov for deltakere med klinisk kompetanse innenfor legemiddel og psykiatri fra alle helseregionene til deltakelse i to heldagsmøter i mars måned. Det er behov for deltakere i referansegrupper i prosjekt MF Helse SPHT Produsent (fødsel og død) under Felles samarbeidsprogram for modernisering av Folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren. Arbeid med melding om dødsfall har ikke fremdrift grunnet manglende deltakere i referansegruppen fra regionene, mens referansegruppe for fødselsmelding mangler representant fra Helse Vest og Helse Nord. Digital patologi har fortsatt redusert arkitektkapasitet i planleggingsfasen. Dette medfører risiko for at det blir nødvendig å ytterligere forlenge planleggingsfasen. SAFEST planlegging har ikke fått formelt tildelt ressurser til arbeidet med å utarbeide samlet gevinst- og kostnadsbilde for å ta i bruk forbedret legemiddelinformasjon fra Statens Legemiddelverk. 62 'Robust Mobilt Helsenett' har behov for ressurser i gjennomføringsfasen som planlegges besluttet i styremøtet Per 10.1 mangler det regionale koordinatorer som representerer helseregionenes mottaksorganisasjoner fra Helse Nord, Helse Vest og Helse Sør-Øst. Ressursen, og tilhørende mottaksorganisasjon, er ansett som en nøkkelressurs og nødvendig om regionene ønsker å pilotere løsningen i regi og koordinert av fellesprosjektet. Det er også et uavklart behov for en 'testleder', ansett som nøkkelressurs relatert til den planlagte anskaffelses prosessen, og en 'prehospital rådgiver'.

24 Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi 5. Administrasjonens vurdering av status for prosjektene og programmene Fargebetydning: Blank: Ikke relevant for Nasjonal IKT HF. Eksempelvis økonomistatus for prosjekter som finansieres og utføres i en helseregion. Grå: Ikke relevant å rapportere mot områdene grunnet eksempelvis at prosjektet er satt i pause eller avventer behandling av ny fase. Grønn: Status i henhold til vedtatt styrevedtak og toleranse. Gul: Mindre avvik fra styrevedtak. Tiltak innenfor prosjektets fullmakter ansees tilstrekkelig til å levere i henhold til direktiv og toleranse. Rød: Større avvik fra styrevedtatt. Krever involvering av prosjektstyre og vil kunne medføre vedtak i prosjektstyret. Vil også ved behov fremmes for Prosjektforum for vurdering og for styret i Nasjonal IKT HF ved behov for vedtak eller endring i prosjektmandat. Tabellen viser administrasjonens vurdering av status, gjort i samråd med prosjektene, og gjenspeiler aktuell status i forhold til styret i Nasjonal IKT HF. PID Kortnavn Forbedre legemiddelinformasjon og FEST (SAFEST) Konseptfase for en prehospital journal Fase Gjennomføre 61 Digital patologi Planlegging 62 Robust mobilt helsenett Planlegge 68 Rammeavtale publiseringsløsning Kommentar Prosjektet er stilt i bero og har rød status, da det fortsatt ikke er avklart om Statens Legemiddelverk får finansiering til å gjennomføre de ønskede forbedringene av legemiddelinformasjon. Statens Legemiddelverk og Nasjonal IKT har startet arbeidet med å utarbeide veikart for å ta i bruk europeiske datakilder på sikt. Nasjonal IKT i samarbeid med helseregionene har startet arbeidet med å utarbeide et samlet gevinst- og kostnadsbilde for å ta i bruk forbedret legemiddelinformasjon. Konsept Prosjektet er midlertidig pauset i påvente av ressurser. Antatt videreføring i Planlegge Elektronisk datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Konsept Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Gjennomføre Prosjektet har behov for å forlenge planleggingsfasen frem til Årsaken er manglende kapasitet på arkitekturressurser, og at det har tatt tid å få etablert kontakt på riktig nivå i Direktoratet for e-helse og Helsedirektoratet. Prosjektleveransene er på vei til å bli ferdigstilt, og arbeidet med å forankre leveransene i helseregionene er godt i gang, Det planlegges med godkjenning av planfasen og oppstart gjennomføringsfase i styremøtet i Nasjonal IKT Alle leveranser fra planfasen er godkjent i prosjektstyret og anbefaling om oppstart av gjennomføringsfase foreligger. Ressurser for gjennomføringsfasen er under avklaring. Forespørsel om deltakelse er sendt regionene med frist til å gi tilbakemelding. Status gul, da omfanget av involvering fra regionene enda er uavklart. Utkast til rammeavtale for publiseringsløsning for metodebøker. skal godkjennes i prosjektstyret i januar før utlysning av anbudskonkurranse. Ressurser har ikke/lite tilgjengelighet fremover. Økonomisk prognose noe over budsjett, men dette utgjør små summer. Prosjektet er i tidlig mobiliseringsfase. Ressursavklaringer pågår enda. Kjerneressurser (prosjektleder og arkitekt) er avklart. Prosjektlederteamet er anskaffet eksternt. Prosjektet har i perioden hatt fokus på å sikre framdrift for besluttede prioriterte aktiviteter i 2017 og ferdigstillelse av planlagte leveranser i 2017.

25 Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi PID Kortnavn 2061 Modernisert folkeregister - Helse SPHT Produsent (Fødsel og død) Programmer 58 Samordning av Neste Generasjon EPJ Fase Gjennomføre Presisere Kommentar Prosjektet introduserer nye tjenester som medfører behov for integrasjon og datautveksling. Integrasjonsarkitekturen som skal understøtte tjenestene er under avklaring men avklaringsprosessen er krevende å konkludere idet aktørene i helse- og omsorgssektoren har ulikt syn på hvilken integrasjonsarkitektur som skal benyttes i sektoren. En justert styringsmodell for arkitektur i helsesektoren er under utarbeiding og prosjektet søker, i påvente av denne, å få gjort avklaringer basert på dagens de facto styringsmodell. Prosjektets leveranser generelt må, for å kunne levere mot den helhetlige verdikjeden som skal understøttes, suppleres med tekniske og funksjonelle leveranser i minimum en region. En pilotinstallasjon i en region vil sikre verifisering av at løsning(ene) kan understøtte aktuelle arbeidsprosess og at løsningen er skalerbar. Prosjektet har så langt ikke fått bekreftet samarbeidende region(er) i aktuelle delprosjekt. Prosjektet har i perioden fått konkludert anbefaling av prosjektaktiviteter for Anbefalte aktiviteter vil inngå i prosjektmandatet. Prosjektet er en del av Felles samarbeidsprogram for modernisering av Folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren. Kritisk mangel på ressurser medfører dårlig løsning: trenger leger til referansegrupper for melding om dødsfall slik at løsningen blir tilpasset spesialisthelsetjenestens behov. Prosjektstyre må etableres mangler deltakere. På pause inntil videre.

26 Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt-Norge Helse Nord Direktoratet for e-helse Norsk Helsenett SF Sykehusinnkjøp HF Andre aktører* Leverandører** Robust mobilt helsenett Felles infrastruktur Program for kodeverk og terminologi Én innbygger én journal 6. Avhengighetsoversikt Avhengighetsoversikt for prosjektporteføljen er en aggregert oversikt over avhengigheter som kan påvirke prosjektets evne til å oppfylle prosjektrammen, og porteføljeområdenes evne til å levere ønsket strategisk effekt. Porteføljeområdene viser hensiktsmessige inndeling av prosjekter i funksjons- og applikasjonsområder. Avhengighetene er kategorisert i hensiktsmessige områder. Leveranser: Avhengighet til leveranser fra aktør eller prosjekt som har stor påvirkning på prosjektets evne til å gjennomføres. Utviklingskapasitet: Avhengighet til utviklingskapasitet, eksempelvis hos en EPJ-leverandør eller leverandørdelen hos Direktoratet for e- helse. Bemanning av unike nøkkelressurser: Avhengighet til ressurser som eksempelvis er nøkkelressurser også i andre felles eller regionale prosjekter. Dette er ressurser som en ikke kan erstatte med andre eller leie inn eksternt. Overlevering: Avhengighet til mottakende aktør eller prosjekt for å kunne overlevere leveranse eller oppgave. Avhengigheter med områdeinndeling Aktører Områdeinndeling Prosjekt Legemiddelområdet Forbedre legemiddelinformasjon og FEST (SAFEST) Prehospital Laboratorier Konseptfase for en prehospital journal Robust mobilt helsenett Digital patologi Innbyggertjenester Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten PAS-EPJ og Kurve Kunnskapsdeling Program for samordning av neste generasjons EPJ Modernisert folkeregister Helse Produsent (Fødsel og død) Datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Rammeavtale publiseringsløsning Etablere felles kunnskapsstøtte Grunnmur Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre Referansearkitektur tjenestelag for integrasjon Leveranser Utviklingskapasitet Bemanning av unike nøkkelressurser * HELFO, Helsedirektoratet, Apotekforeningen, Legemiddelverket, DIFI, Skattedirektoratet med flere. ** Leverandører som eksempelvis DIPS, med flere. Overlevering Endring i avhengigheter siste to måneder 62 Robust mobilt helsenett vil i en gjennomføringsfase være avhengig av leveranser og nøkkelressurser/kompetanse fra Norsk Helsenett SF, Sykehusinnkjøp HF og mottaksorganisasjoner i helseregionene. Avhengighetsbeskrivelser 29.5 Forbedre legemiddelinformasjon og FEST (SAFEST) vil ha en avhengighet til leveranser fra Statens Legemiddelverk (legemiddelinformasjon, informasjonsmodeller og tjenester for å gjøre legemiddelinformasjon tilgjengelig), og leveranser fra Direktoratet for e-helse (avklaringer rundt endring av meldingsstandarder, deltagelse i forbindelse med innføring av nye standarder for legemiddelinformasjon). 60 Konseptfase for en prehospital journal vil i en eventuell gjennomføringsfase være avhengig av leveranser fra Robust mobilt helsenett, og er definert som en forutsetning for innføring av P-EPJ løsning.

27 61 Digital patologi har avhengigheter til Direktoratet for e-helse (avklaringer rundt bruk av standarder, og leveranse fra PKT PAT prosedyrekodeverk for patologi), og Helsedirektoratet (vurderinger av endringer i Biobankloven i forbindelse med Nasjonal plan for håndtering av blokker og glass). 68 Rammeavtale publiseringsløsning for metodebøker er avhengig av unike nøkkelressurser fra Helse Sør-Øst og Helse Nord Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten inneholder en rekke viktige avhengigheter. Utvikling av ny funksjonalitet betinger leveranseevne hos samarbeidende regioner. Bredding av ferdige løsninger nasjonalt betinger teknisk evne og strategisk forankring i den enkelte region. Total innsatsfaktor og koordinering av innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten forutsetter investeringsevne og vilje i helseregioner. En del tematikk betinger avklaringer utenfor spesialisthelsetjenesten. Utvalgt funksjonalitet og tjenester som leveres har potensiale til å gjenbrukes i tjenester som planlegges utviklet hos 3.part Modernisert folkeregister Helse SPHT Produsent (Fødsel og død) er avhengig av leveranser fra Norsk Helsenett og nøkkelressurser fra Helse Sør-Øst, samt deltakelse fra regionene i gjennomføringsfasen. Prosjektet er også avhengig av koordinering og samarbeid med moderprosjektet MF Helse og dets aktører Direktoratet for e-helse, Folkehelseinstituttet, Helsedirektoratet, Kommunenes Interesseorganisasjon og Norsk helsenett samt Skattedirektoratet.

28 SAMMEN MED DIREKTORATET FOR E-HELSE NASJONAL IKT SAMMEN MED DIREKTORATET FOR E-HELSE NASJONAL IKT 7. Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter og programmer Diagrammet viser tidsforløpet til pågående prosjekter og antatt videreføring og mulige nye prosjekter i henhold til masterplanen som en er kjent med på nåværende tidspunkt. Overordnet tidslinjer for vedtatte prosjekter DIGITAL PATOLOGI KONSEPTFASE FOR EN PREHOSPITAL JOURNAL ROBUST MOBILT HELSENETT FORBEDRE LEGEMIDDELINFORMASJON OG FEST RAMMEAVTALE PUBLISERINGSLØSNING METODEBØKER ELEKTRONISK DATAFANGST PASIENTSIKKERHETSPROGRAMMET DIGITALE INNBYGGERTJENESTER I SPESIALISTHELSETJENESTEN MODERNISERT FOLKEREGISTER HELSE SPHT PRODUSENT ÉN INNBYGGER ÉN JOURNAL FELLES INFRASTRUKTUR OG ARKITEKTUR PROGRAM FOR KODEVERK OG TERMINOLOGI HELSEDATAPROGRAMMET Pågående prosjektfase Prognose for neste prosjektfaser eller finansieringsperiode Ved ikke angitt tidsperiode, så er dette ikke avklart Figur 1: Pågående prosjekter i masterplan for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF Planlagte nye prosjekter i Masterplan FELLES KLINISK KUNNSKAPSGRUNNLAG ANTIBIOTIKASTYRING INDIKASJONSBASERT BESLUTNINGSSTØTTE OG RAPPORTERING FORENKLET INNREGISTRERING OG INNRAPPORTERING TIL NASJONALE MEDISINSKE KVALITETSREGISTRE FELLES ANVENDELSE AV GRUNNDATA I SENTRALE REGISTRE REFERANSEARKITEKTUR TJENESTELAG FOR INTEGRASJON MODERNISERT FOLKEREGISTER HELSE SPHT KONSUMENT Prognose for gjennomføring av konseptfase Ved ikke angitt tidsperiode, så er dette ikke avklart Figur 2: Planlagte nye prosjekter i Masterplan 2018

29 8. Korte prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde og Nasjonal e-helsestrategi Tabellen viser en kort beskrivelse for prosjektene og programmene, og hvordan deres antatte gevinstområder er knyttet mot målsetninger som beskrevet i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og Nasjonal e-helsestrategi. Tabell oppdatert november 2017: Lagt til strategisk knytning mot Nasjonal e-helsestrategi. Publisert informasjon om prosjektene og programmene finnes på Primært mål som understøttes: Sekundære mål som understøttes: Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKTstrategi for spesialisthelsetjenesten Nasjonal e-helsestrategi Prosjekt Forbedre legemiddelinformasjon og FEST (SAFEST) Konseptfase for en prehospital journal Digital patologi Robust mobilt helsenett Program for samordning av neste generasjons EPJ Rammeavtale publiseringsløsning Datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Kort beskrivelse av leveranser og oppgaver Gode digitale løsninger for pasienten Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet IKT-støtte for helhetlige standardiser te pasientforløp Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker Digitalisering av arbeidsprosesser Bedre sammen-heng i pasientforløp Bedre bruk av helsedata Helsehjelp på nye måter Gjøre tilgjengelig forbedret legemiddelinformasjon. Vurder og anbefal konsepter for regional og felles nasjonale løsninger for elektronisk pasientjournal for den prehospital verdikjede. Planlegge foreslåtte prosjekter fra konseptfasen for å nå fremtidsbildet Digital Patologi, og utrede en nasjonal plan for blokker, glass og digitale snitt. Vurder gjennomførbarhet av anbefalt konsept og foreta planlegging av gjennomføringsfase for felles nasjonal løsning for et robust mobilt helsenett. Samordne felles nasjonale føringer for EPJ med gode og likeverdige helsetjenester. Anskaffe rammeavtale for publiseringsløsning av metodebøker. Sikre elektronisk datafangst for alle innsatsområdene i pasientsikkerhetsprogrammet innen to år. Felles grunnmur for digitale tjenester Nasjonal styring av e- helse og økt gjennomførin gsevne

30 Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Modernisert folkeregister Helse SPHT Produsent (Fødsel og død) Felles infrastruktur og arkitektur (FIA) Program for kodeverk og terminologi (PKT) Helsedataprogrammet Én innbygger én journal Prioriterte prosjektkandidater Etablere felles kunnskapsstøtte Prosjektet vil først og fremst utnytte dagens IKT-plattformer. Målet er å kunne bruke data til forbedringsarbeid og følge implementering av innsatsområdene. Kravstille og utvikle nasjonale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten. Sikre god overgang til modernisert folkeregister, ved å utnytte nye muligheter som å digitalisere innsendelse til folkeregisteret og å kontrollere distribusjon av folkeregisteropplysninger i sektoren gjennom felles komponenter, og etablere koordinert forvaltning i sektoren. Vurdere, utrede og iverksette tiltak på kort og mellomlang sikt som bedrer samhandlingen i sektoren. Utvikle og tilrettelegge for standardiserte kodeverk og terminologier for øvrige aktører i sektoren. Bidra til bedre utnyttelse, bedre kvalitet, enklere innrapportering og sikrere håndtering av data i de nasjonale helseregistrene. Vurdere behov og realiseringsmuligheter av en felles nasjonal løsning for kommunal helseog omsorgstjeneste i tråd med anbefalingene i utredning av «Én innbygger én journal» og basert på erfaringer fra arbeidet med Helseplattformen. Utrede konsept for å tilby felles klinisk kunnskapsgrunnlag for helsepersonell. Kunnskapsgrunnlaget kan være veiledere, prosedyrer, retningslinjer og annen formalisert kunnskap som støtter helsepersonell i arbeidet. Prosjektet skal både utrede

31 Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre Referansearkitektur for interregionalt tjenestelag for integrasjon konsepter for teknisk systemstøtte og organisatorisk forvaltning av kunnskapen. Prosjektet bygger videre på arbeidet gjort i Tiltak 50 'Kunnskapsbasert pasientplanlegging'. Prosjektet skal undersøke gapet mellom behov for grunndata i lokale/regionale løsninger og det som tilbys i sentrale registre inklusive RESH, samt foreslå modeller for styring og forvaltning av grunndata, sentralt og i regional/lokal anvendelse. Utarbeide og anbefale referansearkitektur og styringsstruktur for et interregionalt tjenestelag for datautveksling på tvers av regioner og eksterne aktører. I tillegg anbefale konsept for realisering av en slik interregional tjeneste.

32 Styremøte STATUSRAPPORT TILTAK 29.5 SAFEST realisering PROSJEKTEIER Nasjonal IKT HF SATSINGSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Gro - Ung STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD FORRIGE Y NÅ Y Generell status: Statens Legemiddelverks og Nasjonal IKT arbeider med å utarbeide et langsiktig målbilde og veikart for å utnytte europeiske datakilder for legemiddelinformasjon til bruk i spesialisthelsetjenesten. RESSURSER FREMDRIFT Y Y Y Y Nasjonal IKT har i samarbeid med helseregionene igangsatt arbeidet med å utarbeide et samlet gevinst- og kostnadsbilde for å ta i bruk forbedret legemiddelinformasjon fra Statens Legemiddelverk, ref de fire høyest prioriterte kravområdene fra planleggingsfasen. EKSTERNE AVHENGIGHETER Y Y ØKONOMI Y Y RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE RISIKOREDUSERENDE GREP

33 Styremøte i Nasjonal IKT HF STATUSRAPPORT TILTAK 61.1 Digital patologi PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Line Rodahl Dokset, Sykehuspartner HF STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT FORRIGE G Y Y NÅ G Y Y Prosjektet mangler en arkitekt på 50 % i prosjektet. Prosjektet venter tilbakemeldinger på ressursforespørselen. Fremdriften er i tillegg blitt påvirket av at det tar mer tid enn forventet å få opprettet kontakt med eksterne interessenter for forankring og planlegging. Anmodning om utvidelse av planleggingsfasen legges frem for styret 18. januar EKSTERNE AVHENGIGHETER Y Y Leveranser er under ferdigstillelse, og involvering med regionene er i god prosess. ØKONOMI G Y RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Forsinket gevinstrealisering grunnet sen oppstart av regionale prosjekter/aktiviteter 2. Manglede tilslutning fra helseregionene som følge av manglende forankring. 3. Manglende forankring hos Helsedirektoratet og Direktoratet for e-helse RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Løpende dialog med aktuelle prosjekter og fagmiljø. Avgrensning. 2. Tett samarbeid med helseregionene 3. Tett dialog med direktoratene i tillegg til rapportering til NUIT MP1 Finansiering og oppstart besluttet MP2 Første prosjektsamling gjennomført MP3 Prosjektproduktene for gjennomføringsfasen er detaljert MP4 Utredning nasjonal plan for blokker, glass og digitale snitt 0,7 versjon levert på høring MP5 Arkitekturprinsipper og målbilde 0,7 versjon leveres uke 40 MP6, 7, 8 faseplan 0,7 versjon for 1. 2 og 3 gjennomføringsfase er levert MP9 gevinstplan 0,7 versjon levert MP14 Faseplan for første gjennomføringsfase (med organisering) - endelig versjon foreligger. Faseplan for gjenstående faser 0,7 versjon levert MP15 Styringsdokumentasjon, Arkitekturdokumentasjon, Erfaringslogg og Business Case - endelig versjon foreligger MP16 Leveranser avsluttet MP17 Prosjekt dokumentasjonen er godkjent av prosjekteier ved BP3 MP18 Sak om finansiering av gjennomføringsfase er behandlet i styret

34 Styremøte Nasjonal IKT Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 62 Robust Mobilt Helsenett PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Rune Holger Andersen HF Sykehuspartner STATUS OMRÅDE FORRIGE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI RISIKO G G G G G NÅ G G G G G KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER Avgrensning og innhold: Avgrensninger og innhold for plan Oppstart av Gjennomføringsfasen ble behandlet i prosjektstyremøte Ressurser: Ressurser for gjennomføringsfasen er under avklaring. Forespørsel om deltakelse er sendt regionene med frist til å gi tilbakemelding. Status gul, da omfanget av involvering fra regionene er uavklart. Fremdrift: Alle leveranser fra planfasen er godkjent. Leveranser for oppstart av Gjennomføringsfasen ble godkjent, med mindre korrigeringer, i prosjektstyremøte Eksterne avhengigheter: Kjente avhengigheter ved oppstart av Gjennomføringsfase er involvering fra Sykehusinnkjøp HF og Norsk Helsenett. De er avklarte avhengigheter. Økonomi: Underforbruk ved avslutning av planfasen er estimert 380. Budsjett for oppstart av Gjennomføringsfasen ble godkjent i prosjektstyremøte FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Kan avtaler inngått av regioner/foretak komme i konflikt med anskaffelser som følger prosjektet? RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Avklaringer ift HSØs avtale søkes avklart i møte mellom partene 03.01,2018. NB! Milepælsnummeringen er revidert og vil ikke henge sammen med tidligere rapporter: M24- Prosjektstyremøte for godkjenning av avslutning av planfasen M25 Leveranser for oppstart av Gjennomføringsfase ferdigstilt. M26 - Leveranser for oppstart av Gjennomføringsfase godkjent i prosjektstyremøte. Behandling av avslutning Planfase og oppstart av Gjennomføringsfase i NIKT-styremøte

35 Styremøte Nasjonal IKT HF Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 68 Rammeavtale publiseringsløsning PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Odd Hilt Sykehusinnkjøp HF STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FORRIGE G G NÅ G R Prosjektet er i sluttfasen av å lage konkurransegrunnlag og kontraktutkast for rammeavtale for publiseringsløsning for metodebøker. Kontraktutkastet skal godkjennes i prosjektstyret før utlysning av anbudskonkurranse. Ressurser som har bidratt i utarbeidelse av konkurransegrunnlaget har liten tilgjengelighet i ønskede perioder i henhold til planen fremover. Prognosen på forbruk er noe over budsjett. FREMDRIFT G Y EKSTERNE AVHENGIGHETER G G ØKONOMI G Y RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Ressurser for prosjektet kan ikke jobbe så mye som etterspurt RISIKOREDUSERENDE GREP 1a. Sørge for tilgjengelighet på eksisterende ressursene for hele prosjektperioden 1b. Tilpasse planen etter tilgjengelighet av ressurser M2.0 Prosjektstart M2.1 Når utkast til kontrakt er klar til kvalitetssikring i regionene M2.2 Når utkast til kontrakt er godkjent BP3 Når utlysning av anbud er besluttet M3.1 Når anbudet lyst ut M3.2 Når Tilbud er mottatt M3.4 Når leverandør er valgt M3.5 Når kontrakt er signert BP4 Beslutning oppstart av avslutningsfasen BP5 Beslutte avslutning av prosjektet

36 Status pr STATUSRAPPORT TILTAK DIS 2017 (Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE Selvbetjening og samhandlingsløsninger PROSJEKTLEDER Line Ringheim, Direktoratet for e-helse OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI BESKRIVELSE 1. Helseregionenes Involvering og forankring blir mer tidkrevende og koster mer enn forutsatt 2. Utviklingsoppgavene på Helsenorge blir mer komplekse, tidkrevende og kostbare enn forutsatt STATUS RISIKO FORRIGE G G Y Y G NÅ RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Etablere hovedsamarbeidspartnere (helseregion) per delprosjekt/ leveranse med ansvar for involvering og forankring 2. Forankring av forutsetninger og prinsipper fra mandat hos involverte 3. Forbedring av estimeringsmodell og økonomioppfølging G G Y G G KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER Prosjektforslag for digital dialog med behandlende enhet er forsinket ifht opprinnelig plan da avklaring av både funksjonalitet og teknisk arkitektur har tatt mer tid enn forutsatt. Prosjektet har gjennomført prioritering av fokusområder for leveranseåret 2018 (DIS 2018). Dette ble godkjent av prosjektstyret Prioriteringer er beskrevet i prosjektmandat for DIS 2018 som behandles av NIKT sitt styre Ved neste rapportering vil fremdrift vurderes ut fra nytt mandat. Prosjektet har en avhengighet til kommende nasjonale anbefalinger for integrasjonsarkitektur og standardisering av meldingsinnhold, men vil i 2018 basere seg på Helsenorge sin integrasjonsarkitektur og meldingsstandarder, jf. prosjektstyrets prioriteringer Eksterne avhengigheter er på bakgrunn av denne avklaringen endret fra gul til grønn status. Totalforbruk pr er 20,0 MNOK som er ihht forventet kostnadsutvikling FERDIGSTILTE MILEPÆLER 27.11: November-release helsenorge.no i produksjon (Funksjonalitet for Digital Skjema og Direktevarsel og videreformidling) 4/12: Prioriteringer for 2018 avklart med prosektstyret NESTE MILEPÆLER 31.1: Styringsdokumenter for Digitale Skjema og Direktevarsel og videreformidling klare til godkjenning 15.2: Prosjektforslag for Digital Dialog men behandlende enhet klart til godkjenning 26.2: Februar-release helsenorge.no med funksjonalitet for Digitale Skjema, Direktevarsel og videreformidling og Digital Dialog 30.3: Målbilder og delprosjektmandater for Symptomavklaring og Personlig kunnskapsoversikt klare til godkjenning

37 Styremøte Nasjonal IKT Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK MF Helse SPHT Produsent (i program Modern Folkereg Helse) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE Felles tjenester PROSJEKTLEDER Eivind Melvold STATUS OMRÅDE FORRIGE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI RISIKO G Y Y G G NÅ G YR Y G G KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER Ressurser Mangler deltakere til prosjektstyret fra RHFene, leger til referansegruppe død og sentral innføringsressurs. Forespørsler er sendt flere ganger. Konsekvens er mangel på styring og tilstrekkelig forankring fra RHFene, noe som hindrer en god løsning og god innføring av melding om dødsfall i spesialisthelsetjenesten. Fremdrift Styringsdokument ble godkjent av programstyret i BP3 den Forankring og etablering av regionale samarbeidsprosjekt for alle RHF er under arbeid, men tar lang tid (ref. risiko nr. 2). Endringsanalyse for melding om dødsfall er under arbeid og iht. plan. Vurdering av integrasjonsmuligheter med EPJ er påbegynt med regionene. Eksterne avhengigheter Plan for implementering av HelseID er under avklaring med RHFene. Status på implementering av HelseID ser pt. lovende ut. FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1.Prosjektet får ikke tilstrekkelig prioritet eller tildelt kapasitet fra spesialisthelsetjenesten (SPHT) 2. Etablering av regionale samarbeidsprosjekter tar tid 3.Manglende eierskap og styring i SPHT 4.Helse ID er ikke innført i alle HF RISIKOREDUSERENDE GREP 1.Purre på bestilte ressurser fra SPHT 2.Etablere regionale kontaktpersoner så tidlig som mulig 3.Etablere prosjektforslag og forankre prosjekt og planverk i regionene 4.Kartlegge nødvendige innføringstiltak for å ta i bruk HelseID 1.10 Styringsdokument klar for godkjenning til styringsgruppe Tilslutning til planlegging av prosjektet og videre arbeid med styringsdokument fra programstyret BP3: Prosjektet godkjennes for gjennomføring av programstyret Første regionale samarbeidsprosjekt er etablert og detaljert planlegging av innføringsarbeid er startet. Flyttet til Bestilling til EPJ-leverandører er sendt 2.4 Klar til akseptansetest av ny løsning for melding om død 15.5 Første region klar til utprøving av ny løsning for melding om død

38 Vedlegg 5 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 05/18 B Overgang til gjennomføringsfase for tiltak 62 Robust mobilt helsenett Bakgrunn Styret besluttet å starte planfasen av prosjekt Robust Mobilt Helsenett (RHM). Prosjektperioden ble etter endringsanmodning i styremøte utvidet med leveransetidspunkt til prosjektstyret mot slutten av 2017 og styrebehandling av faseovergang til gjennomføringsfasen i januar Administrasjonen vil i denne saken gi en status ved avslutning av planfasen. Det vil legges frem en anbefaling til justeringer og sammensetning av prosjektstyret for gjennomføringsfasen. Basert på anbefaling fra prosjektstyret søkes det vedtak om oppstart av gjennomføringsfasen, og om tilslutning til anbefaling om tjenesteleverandør for tjenesten som etableres i regi av prosjektet. Status Anbefaling om oppstart av gjennomføringsfasen I prosjektstyremøtet ble prosjektets utestående leveranser fra planfasen godkjent, og det ble vedtatt en anbefaling om oppstart av gjennomføringsfasen. Mandat for gjennomføringsfasen er vedlagt som saksunderlag. Finansiering Nasjonal IKT vil ha et ansvar for finansiering av gjennomføringsprosjektet etter gjeldende finansieringsprinsipper fra «Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKTstrategi for spesialisthelsetjenesten». Nasjonal IKT dekker kostnader relatert til prosjektledelse og eventuelle faglig rådgivning i fellesprosjektet. Kostnader relatert til leveranser fra Norsk Helsenett SF og den interregionale tjenesteleverandøren dekkes gjennom fremtidig drift og betaling for bruk av tjenesten. Det er gjennom samtaler med Sykehusinnkjøp HF (SI) avklart at det arbeides med ny, fremtidig finansieringsmodell. I den eksisterende organiseringen betjener ikke SI de felleseide selskapene på lik linje som helseregionene, og det arbeides med å etablere et felles rammeverk og finansieringsmodell mot de felleseide selskapene. Dette kan 1

39 Vedlegg 5 påvirke hvordan anskaffelser og innkjøp finansieres i fremtidige prosjekter der Nasjonal IKT HF er prosjekteier. Gjeldende praksis er at avrop og minikonkurranse på eksisterende nasjonale avtaler gjennomføres av avtaleforvalter på oppdrag fra helseregionene. Finansiering av videre avtaleforvaltning etter overlevering til de interregionale aktørene vil være en sak mellom helseregionene som avtaleeiere og SI som avtaleforvalter av de interregionale/nasjonale avtalene, og følger nåværende praksis for kompensasjon for avtaleforvaltning som er 1% av anskaffelsesverdi. For anskaffelser som skal gjennomføres som følge av prosjektet Robust Mobilt Helsenett er det avklart at bistand fra SI til prosjektet kompenseres med en fastpris på 0,2 MNOK. Fastpris omfatter bistand, reise- og oppholdskostnader for ressurser fra SI. Bistanden dekker følgende anskaffelsesområder som beskrevet i vedtatt anskaffelsesstrategi: Mobile dataabonnementer (Nye avtaler med mobiloperatørene Telia og Ice). Multirutere for mobil kommunikasjon, primært for bruk i ambulanser. Antenner og annet utstyr for å få multiruter montert og tilkoblet helsenettet. Administrasjons og driftsverktøy. Monteringsarbeid (opsjon). En vil søke å gjenbruke etablerte nasjonale og regionale avtaler der dette ansees formålstjenlig. Prosjektstyrets sammensetning For å sikre kontinuitet anbefales det å videreføre prosjektstyrets sammensetning i størst mulig grad. Dette er også avklart med prosjektstyrets medlemmer. Prosjektstyrets sammensetning tilfredsstiller også de relevante prinsipper for ny prosjekteierstyring i Nasjonal IKT HF. Grunnet gjennomføring av nødvendige anskaffelser i gjennomføringsfasen vil prosjektstyret styrkes med en representant fra SI for å sikre både anskaffelsesmessig kompetanse i prosjektstyret og avhengigheter mot leveranser fra SI gjennom fasen. Da Helsetjenestens Driftsorganisasjon for Nødnett HF (HDO) og Luftambulansetjenesten HF ikke vil være direkte involvert i gjennomføringsfasen vil ikke disse organisasjonene representeres i prosjektstyret i neste fase. Prosjektstyrets anbefalte sammensetning fremkommer i det vedlagte mandatet. Anbefaling om interregional tjenesteleverandør Det er gjennomført en vurdering av interregional tjenesteleverandør for tjenesten som leveres av prosjektet. Basert på Nasjonal IKTs vurdering og de regionale helseforetakenes egne vurderinger er det ikke identifisert vesentlige forhold som tilsier at andre aktører enn Norsk Helsenett SF skal inneha rolle som interregional/nasjonal tjenesteleverandør. 2

40 Vedlegg 5 Prosjektstyret besluttet i prosjektstyremøtet å anbefale å tildele rollen som interregional/nasjonal tjenesteleverandør til Norsk Helsenett SF. Oppsummering Administrasjonen ønsker vedtak om oppstart av gjennomføringsfase (BP3) for tiltak 62 Robust Mobilt Helsenett. Total varighet og kostnadsestimat for gjennomføringsfasen er estimert til 12 måneder og 3,2 MNOK i Se vedlagt prosjektmandat for ytterligere detaljer. Administrerende direktørs vurdering En robust mobil oppkobling mot helsenettet er en forutsetning for enkelte nasjonale initiativ i den prehospitale porteføljen og har en direkte strategisk forankring mot «Innsatsområde #5.4 Tilrettelegging for høy tilgjengelighet ved bruk av mobile tjenester og -enheter» i nasjonal e-helsestrategi. Løsningen vurderes som riktig og viktig for spesialisthelsetjenesten, og grunnmurskomponenter er tilrettelagt for gjenbruk i primærhelsetjenesten. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar avslutning av planfasen for tiltak 62 'Robust Mobilt Helsenett'. 2. Styret vedtar vedlagt prosjektmandat for gjennomføringsfasen for tiltak 62 'Robust Mobilt Helsenett', samt prosjektfinansiering på totalt 3,2 MNOK for Prosjektfinansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 3. Styret gir sin tilslutning til at Norsk Helsenett SF skal inneha rollen som tjenesteleverandør, og ber administrasjonen følge opp dette. 3

41 Vedlegg til sak 5/18 B PROSJEKTMANDAT FOR 60.2 ROBUST MOBILT HELSENETT GJENNOMFØRINGSFASE Versjonsnummer: 1.0 Godkjent dato: Til godkjenning i styremøte Nasjonal IKT HF Godkjent av styret i Nasjonal IKT HF ved: Hilde Christiansen, Styreleder Nasjonal IKT HF Utarbeidet av: Ørjan Bye, Porteføljeansvarlig Nasjonal IKT HF 1

42 Vedlegg til sak 5/18 B Innhold 1. Beskrivelse av prosjektet Gjennomført konsept- og planleggingsfase Realiseringsstrategi for gjennomføring, og avhengigheter mot regionale og andre aktiviteter Finansieringsprinsipper for gjennomføringsfasen Leveranser fra gjennomføringsfasen Anskaffelser av varer og tjenester Aktuelle føringer for anskaffelsene Andre leveranser Interessenter Organisering og ansvar Prosjektstyret Tidsplan og ressursbehov Strategisk forankring IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Nasjonal e-helsestrategi Konsekvens hvis prosjektet ikke blir gjennomført

43 1. BESKRIVELSE AV PROSJEKTET Vedlegg til sak 5/18 B En mer robust mobil tilgang til helsenettet vil forbedre tilgangen til dagens og fremtidige mobile tjenester som er avhengig av oppkobling mot helsenettet. Ved å etablere tjenesten Robust Mobil Datakommunikasjon 1 vil primært ambulansene, men også andre kjøretøy som kan ha behov for mer robust dataoppkobling få en sikrere og mer robust tilgang til helsenettet. Dette både for å kunne tilby bedre robusthet for dagens mobile løsninger, og for å forberede for kommende løsninger som video, lyd/bilde overføring med mere. Det er tjenester som vil kreve større datatrafikk og tilnærmet kontinuerlig oppkobling. Dette gir mulighet for kontinuitet i diagnostikk, overvåking, behandling og dokumentasjon langs pasientforløp, fra nødmeldingsfase til sykehus. Gevinstene knyttet til prosjektet er primært relatert til kvalitetsmessige forbedringer og samfunnsøkonomiske gevinster. De bedriftsøkonomiske gevinstene er vurdert som marginale, og hovedtyngden av investeringer er relatert til leie av kommunikasjonsløsninger i ambulansene. Prosjektet er primært rettet mot de prehospitale tjenestene, men vil søke løsninger som kan anvendes av andre helsetjenester som kan/vil ha behov for robust mobil datakommunikasjon. Ved å innføre tjenesten Robust Mobil Datakommunikasjon vil ambulansene i regionen ha en sikrere og mer robust tilgang til helsenettet via mobil oppkobling, og kan sende og motta data, lyd, bilder og video. Dette gir mulighet for: Kontinuitet i diagnostikk, overvåking, behandling og dokumentasjon langs pasientforløp, fra nødmeldingsfase til sykehus. Bedre forberedelser for leger, som vil kunne benytte tiden pasienten er i ambulansen til å oppdatere seg om skade/sykdom og pasient. Samme tilgang til informasjon for ambulansearbeidere, som for annet helsepersonell i pasient-/behandlingsforløpet. Bedre beslutningsstøtte for ambulansearbeidere. Felles situasjonsforståelse ved at aktørene i pasientforløpet har tilgang til samme informasjon. Bedre pasientsikkerhet i den prehospitale tjenesten Gjennomført konsept- og planleggingsfase Det er i perioden januar mai 2016 gjennomført en konseptfase som evaluerte og utredet alternative modeller og utarbeidet deretter et forslag til konsept for en mer robust mobil oppkobling mot helsenettet. Planfasen er gjennomført i perioden oktober 2016 til desember Prosjektet planlegger med en pilotering og etablering for bruk i ambulansebil/båt for den prehospitale tjenesten. 1 Foreløpig arbeidsnavn på tjenesten 3

44 Vedlegg til sak 5/18 B Konsept Beskrivelse Small Det laveste niva et av løsningen vil være definert som ett eller flere abonnementer (simkort) tilknyttet avtaler og arkitektur utarbeidet gjennom prosjektet. Abonnementene kan være anskaffet fra de tre mobiloperatørene Telenor, Telia og/eller ICE Medium Multiruter for bruk i fartøy som kan nyttiggjøre seg av to mobile nettverk og teknologier for a utnytte dette. Multiruter skal støtte Wi-Fi ba de som aksesspunkt og klient. Antenner og utstyr, som følger av montering, etter behov. WAN bør tilbys som opsjon. Benytter abonnement (simkort) fra Small-konseptet. Large Multiruter for bruk i fartøy som kan nyttiggjøre seg av minst tre mobile nettverk og teknologier for a utnytte dette. Ruteren skal støtte Wi-Fi ba de som aksesspunkt og klient. Ruteren skal støtte LAN/WAN kommunikasjon. Antenner og utstyr, som følger av montering, etter behov. Benytter abonnement (simkort) fra Small-konseptet. Dokumentasjon fra konsept- og planleggingsfasen er publisert på Nasjonal IKT sine nettsider ( Realiseringsstrategi for gjennomføring, og avhengigheter mot regionale og andre aktiviteter Prosjektstyret har i møtet vurdert og vedtatt en realiseringsstrategi for prosjektet som anbefaler overlevering til drift og forvaltning hos de regionale og interregionale aktører etter gjennomført pilot i to eller flere helseregioner, alternativ 3 i skissen under. 4

45 Vedlegg til sak 5/18 B Figur 1 Alternative tilnærminger for omfang av prosjekt For at prosjektet skal lykkes i å etablere og realisere tjenesten er det en rekke avhengigheter til leveranser fra eksterne parter, deriblant Norsk Helsenett, den interregionale tjenesteleverandøren, helseregionene og utstyrsleverandør(er). Detaljering av omfanget av leveransene må avklares som del av gjennomføringsfasen. Figur 2 Avhengigheter mot andre prosjekter/organisasjoner Realiseringsstrategien ble presenterte og drøftet med «Fagforum for Porteføljestyring» i møte den Fagforumet besluttet å tilslutte seg prosjektets tilnærming til organisering og realiseringsstrategi, og anbefaler helseregionene å forberede realiseringsaktiviteter i egen helseregion Finansieringsprinsipper for gjennomføringsfasen Nasjonal IKT vil ha et ansvar for finansiering av gjennomføringsprosjektet og relaterte anskaffelser i regi av «Robust mobilt helsenett» etter gjeldende finansieringsprinsipper fra 5

46 Vedlegg til sak 5/18 B «Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten». Nasjonal IKT dekker kostnader relatert til prosjektledelse og eventuelle faglig rådgivning i fellesprosjektet. Avrop på eksisterende nasjonale avtaler gjennomføres i regi av avtaleforvalter Sykehusinnkjøp HF. Kostnader relatert til leveranser fra Norsk Helsenett SF og den interregionale tjenesteleverandøren dekkes gjennom fremtidig drift og betaling for bruk av tjenesten. I henhold til finansieringsprinsippene dekker helseregionene kostnader for egne ressurser som arbeider i fellesprosjektet og i egen mottaksorganisasjon. 2. LEVERANSER FRA GJENNOMFØRINGSFASEN 2.1. Anskaffelser av varer og tjenester For anskaffelser som skal gjennomføres som følge av prosjektet Robust Mobilt Helsenett er det avklart at bistand fra SI til prosjektet kompenseres med en fastpris på MNOK 0,2. Fastpris omfatter bistand, reise- og oppholdskostnader for ressurser fra SI. Bistanden dekker følgende anskaffelsesområder som beskrevet i vedtatt anskaffelsesstrategi: Mobile dataabonnementer (Telia og Ice i tillegg til eksisterende avtale med Telenor). Multirutere for mobil kommunikasjon, primært for bruk i ambulanser. Antenner og annet utstyr for å få multiruter montert og tilkoblet helsenettet. Administrasjons og driftsverktøy. Monteringsarbeid (opsjon) Anskaffelser av komponenter relatert til etableringen av Grunnmuren vil ikke bli håndtert av prosjektet. Det er i Nasjonal IKTs styre anbefalt at dette skal legges til Norsk Helsenett SF (NHN). Det er avklart at prosjektets ansvar vil være å sørge for at bestillingen av grunnmuren blir effektuert og å koordinere avhengighetene prosjektets aktiviteter vil ha mot NHN Aktuelle føringer for anskaffelsene Den overordnede føringen fra styret i Nasjonal IKT er at det bør legges til rette for at betaling til leverandører først skjer når leveranser er på plass og tatt i bruk. Prosjektet tilnærming til dette vil være å benytte seg av en modell hvor betaling først utløses når milepæler i prosjektet er oppnådd, og at det søkes å legge betalingsmilepælene så langt ut i prosjektforløpet som praktisk mulig. Når prosjektet har overlevert til interregional tjenesteleverandør vil finansiering av avrop på tjenesten gjøres over den enkelte helseregions driftsbudsjett Andre leveranser Som definert i innføringsstratgien skal prosjektet avsluttes etter at løsningen er overlevert interegionale/nasjonale leverandører. Dette fordrer at en drifts og forvaltningsorganisasjon med regionale tjenesteansvarlig inkludert SLA/avtaleverk er etablert. Prosjektet skal sikre etablering av en slik organisering med tilhørende avtaleverk. 6

47 Vedlegg til sak 5/18 B 3. INTERESSENTER Følgende viktige grupperinger av interessenter er identifisert: Interessent Pasienten Helsepersonell Helsedirektoratet og Direktoratet for e-helse Helseregionene Kommunene Norsk Helsenett Tillitsvalgte Er opptatt av Bedre diagnostikk. Tidligere, bedre og mer riktig behandling. Bedre pasientbehandling gjennom muligheter for bedre beslutningsstøtte. Brukervennlighet inkludert enkelhet, intuitivt, effektivt. Realiseirng av nasjoanl e-helsestrategi. Gjennom prosjektet søke: Felles løsninger. Øke standardisering. Øke samhandling og utnyttelse av ekspertise på tvers av helseregioner, helseforetak og avdelinger. Gjenbruk av tekniske grensesnitt mot helsenettet Drift og etablering av Grunnmur. Interegional tjenesteleverandør og avtaleforvaltning. Endringer i arbeidsoppgaver. 4. ORGANISERING OG ANSVAR Prosjekteier for prosjektet er styret i Nasjonal IKT HF. Prosjekteier har ansvaret for å utnevne et prosjektstyre og prosjektstyrets leder. Prosjektstyret skal bestå av representanter for prosjekteier, alle de regionale helseforetaken, tillitsvalgtapparatet, og Norks Helsenett SF og Sykehusinnkjøp HF som representerer leverandører. For å motta leveransene fra den prosjektorganisasjonen i Nasjonal IKT skal det etableres en regional mottaksorganisasjon i de involverte helseregionene. Mottaksorganisasjonene er ansvarlig for de nødvendige regionale endringer som er nødvendig. Leder av den regionale mottaksorganisasjonen deltar i den sentrale prosjektorganisasjonen og er bindeleddet mellom den sentrale prosjektorganisasjonen og helseregionen Prosjektstyret Prosjektstyrets sammensetning i gjennomføringsfasen er: Navn Rolle i prosjektstyret Virksomhet Jon Mathisen, Klinikksjef, Akuttmedisinsk Klinikk UNN Ola Borstad, Ambulanseleder Per Christian Juvkam, Medisinsk fagsjef Ambulansetjenesten Prosjektstyreleder Prosjekteier/ Eierrepresentant helseregion Prosjektstyremedlem - Eierrepresentant helseregion Prosjektstyremedlem Eierrepresentant helseregion Helse Nord-Norge RHF Helse Sør-Øst RHF Helse Midt-Norge RHF 7

48 Vedlegg til sak 5/18 B Harald Flaten, Avdelingsleder Tjenesteproduksjon Ørjan Bye, Porteføljeansvarlig NIKT Grete Enge Garshol, Tillitsvalgt Ann Mari Jenssen, Tillitsvalgt Frode Johansen, Direktør kunde- og tjenesteforvaltning Trond Skorstad Innkjøpsdirektør Prosjektstyremedlem Eierrepresentant helseregion Prosjektstyremedlem Nasjonal IKT representant Prosjektstyremedlem - Tillitsvalgt Prosjektstyremedlem - Tillitsvalgt Prosjektstyremedlem Leverandør/Interregional tjenesteleverandør Prosjektstyremedlem Leverandør anskaffelser Helse Vest RHF Nasjonal IKT HF SAN YS Norsk Helsenett SF Sykehusinnkjøp HF 5. TIDSPLAN OG RESSURSBEHOV Dette mandatet gjelder for perioden fra 1. januar 2018 til 31. desember Den overordnede tidslinjen for prosjektet er som følger: Konseptfase: Gjennomført januar 2016 mai 2016 Planleggingsfase: Gjennomført oktober 2016 desember 2017 Gjennomføringsfase: Planlagt januar 2018 desember 2018 Avslutningsfase: Tentativt januar 2019 mars 2019 Prosjektfinansiering: Estimert behov for prosjektfinansiering av den sentrale prosjektorganisasjasjonen for gjennomføringsfasen og påfølgende avslutningsfase, som dekkes av Nasjonal IKT i henhold til finansieringsprinsippene, er estimert til totalt MNOK 4,1 fordelt på MNOK 3,2 i 2018 og MNOK 0,9 i 2019: 8

49 Vedlegg til sak 5/18 B Estimert behov for prosjektfinansiering av den sentrale prosjektorganisasjasjonen for gjennomføringsfasen og påfølgende avslutningsfase, som dekkes av de regionale helseforetakene i henhold til finansieringsprinsippene for Nasjonal IKT, er estimert til totalt 4600 timer og MNOK 0,45 fordelt på 3600 timer og MNOK 0,35 i kostnader i 2018 og 1000 timer og MNOK 0,1 i kostnader i 2019: Estimert ressursomfang i timer og kostnader som dekkes av de regionale helseforetakene: Testleder 990 timer 292,5 timer Reisekostnader testleder kr kr Prehospital rådgiver 660 timer 195 timer Reisekostnader prehospital rådgiver kr kr Regional koordinator HSØ 495 timer 146,25 timer Reisekostnader regional koordinator HSØ kr kr Regional koordinator Helse Vest 495 timer 146,25 timer Reisekostnader regional koordinator Helse Vest kr kr Regional koordinator Helse Midt 495 timer 146,25 timer Reisekostnader regional koordinator Helse Midt kr kr Regional koordinator Nord 495 timer 146,25 timer Reisekostnader regional koordinator Helse Nord kr kr Investeringer og driftskostnader: Prosjektet har estimert følgende omfang og fordeling av investeringer og driftskostnader: 9

50 Vedlegg til sak 5/18 B Antall ambulanser Investering år 1 Drift år 1 Total år 1 Drift og forvalt år 2-> Helse Sør-Øst RHF 350 kr kr kr kr Helse Vest RHF 93 kr kr kr kr Helse Nord RHF 186 kr kr kr kr Helse Midt-Norge RHF 140 kr kr kr kr Sum 769 kr kr kr kr Investeringsomfanget er for etablering av tjenesten i det totale antallet ambulanser. Investeringskostnaden består av montasje av utstyr i ambulansen og investering relatert til managementløsning. Driftskostnadene består av drift av grunnmurs relaterte lisens og driftskostnader, leie av multirutere og mobilabonnement. Dersom helseregionen velger og bredde løsningen til et mindre antall ambulanser enn forutsatt i modellen vil investerings- og driftskostnadene reduseres tilsvarende. 6. STRATEGISK FORANKRING Nasjonal e-helsestrategi og handlingsplan identifiserer i «Innsatsområde #5.4 Tilrettelegging for høy tilgjengelighet ved bruk av mobile tjenester og -enheter» behovet for en robust tilkobling til helsenettet. På bakgrunn av gjeldende strategier med tilhørende føringer har prosjektet identifisert å understøtte følgende strategiske mål i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og Nasjonal e-helsestrategi: 6.1. IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og standardisering (primær) IKT-støtte for helhetlig standardisert pasientforløp (sekundær) Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker (sekundær) 6.2. Nasjonal e-helsestrategi Felles grunnmur for digitale tjenester (primær) Digitalisering av arbeidsprosesser (sekundær) Helsehjelp på nye måter (sekundær) 7. KONSEKVENS HVIS PROSJEKTET IKKE BLIR GJENNOMFØRT Dersom prosjektet ikke går videre til en gjennomføringsfase vil en står i fare for å ikke få realisert en mer robust mobil oppkobling mot helsenettet og dagens situasjon som beskrevet i den nasjonale e-helsestrategien under innsatsområde #5.4 vil videreføres. Dette vil innebære en situasjon der det fortsatt «oppleves mangel på mobildekning, at mobilnettene tidvis ikke fungerer (f.eks. senere års nedetid forårsaket av ekstremvær og feil i sentrale komponenter i mobilnettene) og mangelfull beredskap når mobilnettene er helt eller delvis nede». Dette vil kunne vanskeliggjøre oppnåelse av deler av den nasjonale e-helsestrategien. Realisering av en robust mobil oppkobling mot helsenettet vil legge tilrette for, og etablere en felles plattform på tvers av helsesektoren og en enhetlig integrering mot helsenettet. Rent faktisk vil ulempene kunne være: 10

51 Vedlegg til sak 5/18 B Ingen felles oppkobling (grunnmur) for mobile løsninger, uavhengig av mobiloperatør, mot helsenettet (stamnettet). Ingen forbedring av oppetid mot mobilnettet for dagens og fremtidige kliniske og administrative mobile løsninger. Den videre satsingen på mobil kommunikasjon vil være avhengig av lokale/regionale initiativ og ikke være interregionalt/nasjonalt koordinert. Det vil fortsatt være differanser mellom regionene på utstyr og løsninger innen mobil datakommunikasjon istedenfor at alt utstyr på sikt blir generisk og anskaffet via nasjonale avtaler. Det vil være sprik i versjoner av programvare både mellom regionene og innen den enkelte region. I følge programvareleverandørene for multirutere og konfigurasjonsverktøy kan dette gi utfordringer ved oppgradering av programvare. Ved en sentral drift av løsning bør dette problemet være løst. Det kan bli en større utfordring å implementere kommende nasjonale løsninger som har en avhengighet av mobil datakommunikasjon mot helsenettet på grunn av forskjellige teknologier og løsninger regionsvis, og til dels foretakene i mellom. 11

52 Vedlegg 06 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 06/18 B Endringsanmodning for tiltak 61 'Digital patologi' Bakgrunn I behandlingen av sak 88/ , vedtok styret mandat for planleggingsfasen for tiltak 61 'Digital patologi', og tilhørende prosjektfinansiering. Prosjektstyret har vedtatt å be om å utvide varigheten av planleggingsfasen. Arbeidet med å ferdigstille leveransene har tatt lengre tid enn planlagt. Årsaken til dette er i hovedsak redusert arkitektkapasitet, og at det har tatt lengre tid enn forventet å etablere dialog på riktig nivå i Helsedirektoratet og Direktoratet for e-helse. Status Prosjektets leveranser er under ferdigstillelse. Arbeidet med å forankre leveransene i helseregionene er godt i gang, og planen er å fremlegge sak om avslutning av planleggingsfasen og oppstart av gjennomføringsfasen for styret Planleggingsfasen fikk i 2017 tildelt en budsjettramme på 2,0 MNOK, og faktisk forbruk i 2017 er 1,45 MNOK. Budsjettbehovet for å ferdigstille planleggingsfasen i 2018 er på 1,0 MNOK, altså en økning på 0,55 MNOK i forhold til opprinnelig budsjettramme. Økningen i budsjettbehov dekker kostnader til prosjektledelse og møteutgifter. Oppsummering Administrasjonen ber om å forlenge varigheten av planleggingsfasen til , med et tilhørende budsjettbehov for 2018 på 1,0 MNOK. Administrerende direktørs vurdering Innføring av digital patologi er etterspurt av helseregionene, og det er viktig å få ferdigstilt og forankret leveransene fra planleggingsfasen, som grunnlag for å vurdere igangsetting av gjennomføringsfasen. 1

53 Vedlegg 06 Forslag til vedtak 1. Styret vedtar prosjektfinansiering på 1,0 MNOK til planleggingsfasen for tiltak 61 'Digital patologi'. Prosjektfinansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 2. Styret ber administrasjonen om å oppdatere mandatet for planleggingsfasen i henhold til vedtaket. 2

54 Vedlegg 07 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 07/18 O Status, samlet gevinst- og kostnadsbilde for forbedring av legemiddelinformasjon Bakgrunn Hensikten med denne saken er å gi en status på arbeidet med å utarbeide et samlet gevinst- og kostnadsbilde for forbedring av legemiddelinformasjon, i henhold til behandlingen av sak 101/17 i styret Kostnader hos Statens Legemiddelverk Nasjonal IKT HF gjennomførte i 2015/2016 prosjektet 29.4 SAFEST planlegging, som definerte 22 kravområder for forbedringer av legemiddelinformasjon fra Statens Legemiddelverk. Statens Legemiddelverk har estimert tidsomfanget for å realisere de 4 høyest prioriterte kravområdene til 2-2 ½ år, og kostnadsomfanget er estimert til 21,8 MNOK. Statens Legemiddelverk har ikke rom for å realisere disse forbedringene innenfor ordinære rammer, og forutsetter derfor at arbeidet finansieres av de regionale helseforetakene. Finansiering innenfor de rammene som Nasjonal IKT HF har i dag, vil ikke være mulig, og tilførsel av midler må skje fra de regionale helseforetakene. Gevinster og kostnader i helseregionene For sykehusene vil tilgang til relevant, oppdatert og kvalitetssikret informasjon fra én nasjonal kilde, gi stor nytteverdi, inndelt i følgende hovedgrupper: Bortfall av manuelt arbeid som delvis kompenserer for de største manglene i dagens informasjonsgrunnlag fra FEST-registeret. Effektivisering av arbeidsprosesser internt i sykehuset. Økt pasientsikkerhet og forbedret pasientbehandling. Det forventes at det må gjøres justeringer i IKT-løsningene i spesialisthelsetjenesten som inneholder legemiddelinformasjon, eksempelvis utvidete grensesnitt for import av data til kurve/medikasjon. Status Administrasjonen er av den oppfatning at regionenes gevinster og kostnader ved gjennomføring av SAFEST i stor grad vil være knyttet til de regionale kurveprosjektene. Det er derfor gjennomført innledende møter med representanter fra Regional Klinisk Løsning (RKL) i Helse Sør-Øst, og med Helse Vests prosjekt for etablering av Kurve- og 1

55 Vedlegg 07 medikasjon (KULE), om hvordan det i fellesskap kan utarbeides en samlet kost-/nytte vurdering. I denne forbindelse er det også sendt formelle ressursforespørsler til Helse Vest, Helse Sør-Øst og Helse Midt-Norge om å tildele ressurser til dette arbeidet. Med forutsetning av at helseregionene prioriterer denne oppgaven, forventes det at resultatet kan foreligge innen I forbindelse med dette arbeidet, vil sammenheng og avgrensning mot andre initiativer relatert til legemiddelinformasjon, bli beskrevet. Helse Midt-Norge har i tillegg dialog med Statens Legemiddelverk om mulige planer for å forbedre legemiddelinformasjon til beslutningsstøtte i Helseplattformen. Oppsummering Basert på dialog med helseregionene så langt forventes det at regionene vil tildele nødvendig kapasitet for å utarbeide et samlet gevinst- og kostnadsbilde for forbedring av legemiddelinformasjon. Administrerende direktørs vurdering Forberedelsene til arbeidet med forbedring av legemiddelinformasjon har i 2017 kommet et steg videre, gjennom Statens Legemiddelverks arbeid med å estimere omfanget av å realisere de fire høyest prioriterte kravområdene. Det er viktig at helseregionene prioriterer arbeidet med å utarbeide et samlet gevinst- og kostnadsbilde, som underlag for en eventuell beslutning om videre realisering. Helseregionene må også avklare kostnadsdekning for eventuell videre realisering både til Statens legemiddelverk og egne kostnader. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 2

56 Vedlegg 08 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 08/18 B Innretning og finansiering for Nasjonal IKT HF sin deltagelse i Helsedataprogrammet Bakgrunn Hensikten med denne saken er å beslutte ressursinnsats fra Nasjonal IKT HF i Helsedataprogrammet, som styres av Direktoratet for e-helse. Nasjonal IKT HF ble i 2017 invitert til å delta i arbeidsgruppene i Helsedataprogrammet, og Gunnar Jårvik fra Nasjonal IKT HF har siden september 2017 deltatt i den ene av tre arbeidsgrupper. Helsedataprogrammet har flere tangeringspunkter mot områder som Nasjonal IKT arbeider med, blant annet standardiserte kliniske informasjonsmodeller. Status Nasjonal IKTs deltagelse i Helsedataprogrammet inngår i Nasjonal IKTs masterplan for Deltagelsen er estimert til 0,2 årsverk, tilsvarende et budsjettbehov på 0,2 MNOK. Oppsummering Administrasjonen ber om at styret vedtar bruk av 0,2 årsverk, tilsvarende 0,2 MNOK til deltagelse i Helsedataprogrammet. Administrerende direktørs vurdering Helsedataprogrammet har ifølge Direktoratet for e-helses tildelingsbrev for 2018, også fått i oppgave å arbeide med harmonisering av informasjonsmodeller. Det gjør at begrunnelsen og motivasjonen for Nasjonal IKT HF å delta er ytterligere forsterket i forhold til tidligere. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar finansiering på 0,2 MNOK til deltagelse i Helsedataprogrammet for Finansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 1

57 Vedlegg 09 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 09/18 B Prosjektmandat prosjekt DIS-2018 Bakgrunn De regionale helseforetakene har via Nasjonal IKT HF over flere år prioritert felles satsing på digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten via felles prosjektinitiativ Digitale Innbyggertjenester for Spesialisthelsetjenesten (DIS). Tiltaket ønskes videreført også i Styret i nasjonal IKT besluttet økonomisk ramme for prosjektfinansiering. Prosjektmandat for prosjekt DIS-2018 er utarbeidet og er vedlagt dette saksunderlaget. Administrerende direktørs vurdering Administrerende direktør anbefaler videreføring av Prosjektet for digitale innbyggertjenester innen spesialisthelsetjenesten (DIS) som beskrevet i dokument "Prosjektmandat DIS-2018". Forslag til vedtak 1. Styret vedtar oppstart av neste gjennomføringsfase for tiltaket Digitale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten (DIS) som beskrevet i "Prosjektmandat DIS-2018". 1

58 PROSJEKTMANDAT FOR TILTAK NR 2005 DIS 2018 Versjonsnummer: 0.95 Godkjent dato: Godkjent av virksomhetsleder: Utarbeidet av: [dato] Gisle Fauskanger Øyvind Nottveit

59 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. BESKRIVELSE AV PROSJEKTET KORT BESKRIVELSE AV BEHOV OG MÅL SOM MULIGENS KAN REALISERES INTERESSENTER ORGANISERING OG ANSVAR TIDSPLAN OG RESSURSBEHOV FØRINGER OG RAMMEBETINGELSER KONSEKVENS HVIS PROSJEKTET IKKE BLIR GJENNOMFØRT... 6 Side 2 av 6

60 1. BESKRIVELSE AV PROSJEKTET De regionale helseforetakene har via Nasjonal IKT HF (NIKT) over flere år hatt en felles satsing på digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten (DIS). I 2014 utformet «NIKT Tiltak 2001, Forprosjekt DIS» et felles nasjonalt målbilde og veikart for digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten. Forprosjektrapporten fra dette arbeidet ble godkjent i 10. april Etter det har det gjennom årlige prosjekter blitt utformet og utviklet tjenester for spesialisthelsetjenesten på helsenorge.no i henhold til vedtatt målbilde og veikart. Målet med DIS 2018 er å videreføre arbeidet med å utvikle nasjonale tjenester for spesialisthelsetjenesten på helsenorge.no og dermed bidra til realiseringen av målbildet for én felles digital kanal for både primær- og spesialisthelsetjenesten. Resultatmål som skal søkes oppnådd i 2018 er som følger (Listen inneholder sluttleveranser i 2018 innenfor hvert delprosjekt, dvs. delleveranser er ikke inkludert i oversikten. Med begrepet realisert menes at funksjonalitet på helsenorge.no er ferdig utviklet og dermed tilgjengelig for å tas i bruk av helseregionene) DIREKTEVARSLING OG VIDEREFORMIDLING o Realisert videreformidling av enkle brev til digital postkasse/utskriftstjeneste o Realisert videreformidling med dokumentreferanser o Realisert videreformidling av digitale skjema ("formatvariasjoner") DIGITALE SKJEMA o Realisert pilotløsning for skjemakatalog og standardiserte informasjonsmodeller o Realisert skjemaløsning med mekanismer som "fyller ut" skjema fra eksterne enheter (mobil, nettbrett, smartklokke, m.m.) o Videreutviklet skjemaløsning for å understøtte symptomkartlegging DIGITAL DIALOG MED BEHANDLENDE ENHET o Forbedring av brukergrensesnitt for dialog på Helsenorge o Realisert løsning for tekstlig digital dialog med behandlende enhet (kontaktpunkt) PERSONLIG KUNNSKAPSOVERSIKT o Utarbeidet målbilde for personlig kunnskapsoversikt o Utarbeidet konsept for prioriterte deler av målbildet for personlig kunnskapsoversikt SYMPTOMKARTLEGGING o Utarbeidet målbilde for symptomkartlegging o Utarbeidet konsept for prioriterte deler av målbildet for symptomkartlegging o Utarbeidet plan for realisering av prioriterte deler av målbildet for symptomkartlegging MEDISINSKE PRØVESVAR o Utarbeidet målbilde for medisinske prøvesvar o Utarbeidet konsept for prioriterte deler av målbildet for medisinske prøvesvar Med realisert menes produksjonssatte tjenester. Før produksjonssatte tjenester kan breddes, må det gjennomføres en pilot. Side 3 av 6

61 Utarbeidelse av målbilder i de enkelte delprosjektene innebærer å utdype besluttet målbildet for DIS, slik det er dokumentert i Forprosjektrapporten fra 10. april 2015, og beskrive hvilke prioriterte deler av målbildet som anbefales fokusert på i leveranseperioden. 2. KORT BESKRIVELSE AV BEHOV OG MÅL SOM MULIGENS KAN REALISERES Helsenorge.no er valgt som nasjonal portal for innbyggertjenester. Innbyggerne skal også ha enkel tilgang til kvalitetssikret informasjon om helse, livsstil, sykdom, behandling og rettigheter. Dette skal gjøre pasienter og brukere mer delaktige. Innbyggerne skal i større grad være med å utforme egne tjenestetilbud, jf. Nasjonal e-helsestrategi , s. 10. Tjenestene som utvikles skal forenkle og effektivisere pasientens helsehverdag og gi grunnlag for bedre mestring og deltagelse i behandling og forebygging, samt gi tids- og kostnadsmessige gevinster for helsepersonell og helseforetak, eksemplifisert ved redusert tidsbruk og redusere antall ikke møtt. De regionale helseforetakene har ansvaret for gevinstrealisering i egne helseforetakene og har dermed også ansvaret for sine regionale kost-/nytte-beregninger og sine egne gevinstrealiseringsplaner. 3. INTERESSENTER Prosjektet leverer funksjonalitet til innbygger på helsenorge.no som inngår i arbeidsprosesser som spesialisthelsetjenesten primært har ansvar for. Direktoratet for e-helse er produkteier for helsenorge.no og står for utvikling og forvaltning av tjenestene som prosjektet leverer. Utviklet funksjonaliteten vil dermed også kunne gjenbrukes av øvrige samfunnsaktører, som f.eks. primærhelsetjenesten, ideelle organisasjoner og statlige etater innenfor helsesektoren. Funksjonaliteten som utvikles på helsenorge.no vil i mange tilfeller kreve IKT-utvikling og endrede arbeidsprosesser i spesialisthelsetjenesten. De regionale helseforetakene har ansvar for sin egen IKT-utvikling og sitt eget endringsarbeid. Gjennom dette vil spesialisthelsetjenestens IKTleverandører og de enkelte helseforetak også bli berørt av prosjektet. Endrede arbeidsprosesser vil påvirke helsearbeidernes arbeidssituasjon og de er dermed i seg selv en interessent til prosjektet. 4. ORGANISERING OG ANSVAR Prosjekteier for prosjektet er styret i Nasjonal IKT HF. Prosjekteier har ansvaret for å utnevne et prosjektstyre og prosjektstyrets leder. Prosjektstyret skal bestå av representanter for prosjekteier, alle de regionale helseforetakene og Direktoratet for e-helse. Direktoratet for e-helse skal representere både direktoratets leverandør og myndighetsrolle. Tillitsvalgte og brukerrepresentanter skal tilbys plass i prosjektstyret. Prosjektstyret har myndighet til å prioritere prosjektets aktiviteter innenfor prosjektets tids- og kostnadsrammer. Side 4 av 6

62 Prosjektet gjennomføres av Direktoratet for e-helse ved Divisjon utvikling på oppdrag fra prosjekteier. Direktoratet for e-helse har ansvar for prosjektledelse, prosjektmetodikk, utviklingsmiljø og tjenesteutvikling på helsenorge.no, samt overlevering til forvaltning. Basert på besluttet prosjektmandat, vil det bli etablert en utviklingsavtale (SSA-S) mellom Prosjekteier og Direktoratet for e-helse. Prosjektgjennomføring forutsetter at de regionale helseforetakene bidrar med nødvendige ressurser inn i prosjektet. Delprosjektene søkes gjennomført som et interregionalt samarbeid, der en region er hovedsamarbeidspartner med et koordineringsansvar mot øvrige regioner. I samtlige regioner utnevnes en regional koordinator. Denne skal bidra til koordinering mellom prosjektets aktiviteter og aktiviteter i egen helseregionen. Samtlige regioner skal bidra til nødvendig forankring av vedtatte fellesløsninger i egen helseregion gjennom deltakelse i referansegruppe og prosjektstyret. Detaljert organisering av delprosjektene behandles og besluttes i prosjektstyret. Prosjektstyre DIS 2018 Navn Funksjon i egen organisasjon Virksomhet Erik M. Hansen Helse Vest RHF IKT direktør -Prosjektstyreleder Bjørn Nilsen IT-sjef Helse Nord RHF Finn Olav Mjærum Spesialrådgiver/ Programleder Alle møter Helse Vest RHF Siri Berg Assisterende direktør Stab Helse Midt RHF Eli Stokke Rondeel Prosjektleder Regional klinisk løsning Helse Sør-Øst RHF Bodil Rabben Divisjonsdirektør utvikling Direktoratet for e-helse Nina Ulstein Produktansvarlig Helsenorge.no Direktoratet for e-helse Gisle Fauskanger Administrerende direktør Nasjonal IKT Deltakelse fra tillitsvalgte og brukerrepresentant er under avklaring Prosjektstyret sikrer etablering av øvrige nødvendige prosjektroller (referansegruppe, regionale koordinatorer) 5. TIDSPLAN OG RESSURSBEHOV Dette mandatet gjelder for perioden fra 1. januar 2018 til 31. desember Prosjektet planlegger å ferdigstille i 2018 pågående leveranser fra Nye leveranser som ikke er planlagt fullført i 2018, forutsettes videreført i Direktoratet for e-helse må påregne en ressursinnsats på ca timer til gjennomføring av prosjektet. Side 5 av 6

63 De regionale helseforetakene må påregne en ressursinnsats som er grovestimert til 400 timer per region for prosjektkoordinering og 800 timer per region for å bidra med faglige innspill og forankringsarbeid, referansegruppe og prosjektstyret. Effektuering av prinsipp for hovedsamarbeidspartner vil kunne redusere den regionale innsatsfaktoren. Detaljerte ressursavklaringer pr delprosjekt vil bli foretatt i forkant av realitetsbehandling av prosjektaktiviteten i prosjektstyret. NIKT må i prosjektperioden påregne en ressursinnsats på ca. 800 timer til administrasjon av prosjektet og prosjektstyret. 6. FØRINGER OG RAMMEBETINGELSER Prosjektets aktiviteter er forankret i Nasjonal e-helsestrategi , «målbilde og veikart for innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten» som konkludert i forprosjektrapport godkjent 10. april 2015, samt historiske beslutninger i prosjektstyrer. Prosjektet skal planlegges innenfor en økonomisk ramme på 20 millioner hvor Direktoratet for e- helse ved Divisjon utvikling kan fakturere inntil 19,2 millioner for medgåtte timer og direkte kostnader. Resterende kostnadsandel på 0,8 millioner skal dekke Nasjonal IKT HF sin administrasjon av prosjekt og prosjektstyret. Prosjektet skal periodisk rapportere time- og kostnadsforbruk til prosjektstyret. Det forutsettes at kostnadene forbundet med helseregionenes ressursinnsats dekkes av helseregionene selv. Ved enkelte fellessamlinger vil imidlertid prosjektet kunne dekke deltakernes reisekostnader. Prosjektet omfatter ikke utvikling og konfigurering av tekniske løsninger i de regionale helseforetakene, ei heller pilotering av de utviklede løsningene. Det forutsettes derfor at utvikling, konfigurering og pilotering skjer i regionale prosjekter som eies og finansieres av den enkelte helseregion. Prosjektet består av flere delprosjekter som igjen kan ha en eller flere leveranser som følger sine egne leveranseløp med faseinndeling og beslutningspunkter. Hvert delprosjekt skal ha sine egne styrende dokumenter med egne budsjetter. Prosjektstyret har myndighet til å omfordele budsjettmidler mellom delprosjektene. 7. KONSEKVENS HVIS PROSJEKTET IKKE BLIR GJENNOMFØRT Spesialisthelsetjenesten vil ikke kunne realisere vedtatte målbilde om felles digitale innbyggertjenester. Side 6 av 6

64 Vedlegg xx Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 10/18 O Leveranser fra Program for kodeverk og terminologi hos Direktoratet for e-helse Bakgrunn Finansiering av Program for kodeverk og terminologi ble behandlet i Nasjonal IKT styre I møtet ble det bevilget inntil 6 MNOK for programmet for Samtidig etterspurte styret oversikt over hva som blir levert av programmet og hva som blir finansiert av Nasjonal IKT HF. Status Programleder for kodeverk og terminologi Alfhild Stokke i Direktoratet for e-helse har utarbeidet et svar på styrets forespørsel, se Vedlegg Notat fra e-helse-nikt finansiering av PKT. Administrerende direktørs vurdering Notatet fra Program for kodeverk og terminologi gir en oversikt over planer for 2018 med leveranser tilpasset justert budsjett for Administrasjonen vil fortsette dialogen med programmet for å følge opp leveransene fremover. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. Vedlegg Vedlegg 1: Notat fra e-helse-nikt finansiering av PKT. 1

65 NOTAT Nasjonal IKT FINANSIERING AV PROGRAM FOR KODEVERK OG TERMINOLOGI Bakgrunn De regionale helseforetakene bidrar til samfinansiering av Program for kodeverk og teknologi(pkt) gjennom Nasjonal IKT. Nasjonal IKT har samfinansiert PKT med 4,6 MNOK i 2015, 6,2 MNOK i 2016 og 6,0 MNOK i Status og planer for 2018 Program for kodeverk og terminologi ble igangsatt i 2015 med mål om å forbedre helsetjenesten igjennom å videreutvikle eksisterende produkter og tjenester, og modernisere området ved å tilføre nye produkter og tjenester innenfor innsatsområdene kodeverk, terminologi, opplæring / kodingskvalitet og IKT-støtte. Program for kodeverk og terminologi inngår i Direktoratet for e-helse sin satsning på en Felles grunnmur for digitale tjenester. Programmet vil i 2018 fokusere aktiviteter og leveranser som understøtter de nasjonale initiativene en innbygger én journal (EIEJ) og Helsedataprogrammet (HDP). Prosjektenes aktiviteter og leveranser i 2018 er beskrevet og formalisert i programmets styringsdokumentasjon: Prosjekt Terminologi i EPJ - SNOMED CT som felles standardisert helsefaglig terminolog i PAS/EPJ o Diagnose o Prosedyrer Prosjekt Helsedata - Tannhelse data til helseregister (SNOMED CT) - Prosedyrekodeverk for patologi (SNOMED CT) Prosjekt Forvaltning - IKT-løsning for kodeverk - Forbedring av kodeverksforvaltning - Opplæring i medisinsk koding Programmets forventede gevinster kort oppsummert under: Effektivisere og forbedre pasientforløpet ved etablering av tverrfaglige behandlingsplaner og strukturert journal med felles standardisert terminologi som informasjonsbærer og nav for dokumentasjon av klinisk aktivitet. Automatisere medisinsk koding med bruk av felles standardisert terminologi mappet til medisinske koder gir redusert tidsbruk i forbindelse med koding, innrapportering samt ved mottak og kvalitetssikring av helsedata. Bedre kvalitet på helsedata ved felles standardisert terminologi og automatisert medisinsk koding.

66 Mer treffsikker finansiering ved bedre kvalitet og dekningsgrad på medisinsk koding i helsedata. Hvordan påvirker dette spesialisthelsetjenesten? Dagens IKT-systemer er i hovedsak begrenset til én enkelt virksomhet, eller regional virksomhet, og understøtter ikke pasientforløp på tvers av virksomheter og omsorgs- /tjenestenivå. I tilfeller hvor pasienten er innom flere virksomheter eksisterer det ingen fullstendig oversikt over pasientens planlagte og gjennomførte behandlinger, og ingen løsning for å utveksle en felles behandlingsplan. Det er behov for at korrekt, nødvendig og relevant informasjon gjøres lettere tilgjengelig for helsepersonell med tjenstlig behov, uavhengig av hvor pasienten har fått helsehjelp tidligere. Det er behov for at data registreres én gang og innhentes automatisk der det er mulig. Innføring av en felles standardisert terminologi (SNOMED CT) som informasjonsbærer gjennom hele pasientforløpet vil understøtte dette behov og bidra til effektivisering av arbeidsprosesser og bedre kvalitet på dokumentasjon og informasjonstilgjengelighet i alle ledd. SNOMED CT er internasjonal terminologi som kobler ulike medisinske kodeverk med hverandre, og som gjør det mulig å ta i bruk avansert prosessog beslutningsstøtte i helse- og omsorgstjenestene. Vi har i dag svært mange kilder til helsedata. Den ustrukturerte informasjonen er derimot svært krevende å samle inn og bearbeide, og er lite tilgjengelig som beslutningsunderlag. Det er behov for at virksomheter får tilgjengeliggjort oppdaterte data og løsninger som understøtter god ledelse, kvalitetsforbedring og ivaretagelse av pasientsikkerhet. Det er behov for felles IKTløsninger som forenkler tilgjengeliggjøring og bruk av helsedata, styrker forskningssamarbeid på tvers av helse- og omsorgssektoren og tilrettelegger for økt formidling og bruk av forskningsresultat. Helseregistre og andre relevante datakilder skal bli enklere å dele og anvende gjennom standardisering av metadata, kodeverk og terminologi, og gjennom å tilby et sett med standardisert tjenester for kommunikasjon med omverdenen. Standardisering av metadata, kodeverk og terminologi vil samtidig bidra til økt datakvalitet i registrene og mer effektiv registerforvaltning. Dette kan gjøres gjennom spesifisering av standardiserte tjenester i helseregistrene, etablering av referanseterminologi for datakildene (SNOMED CT) og etablering av tjenester og løsninger for publisering av kodeverk, terminologi og metadata. Riksrevisjonen leverte våren 2017 en rapport: Riksrevisjonens undersøkelse av medisinsk kodepraksis i helseforetakene. Denne rapporten slår fast at det er svak kvalitet på den medisinske kodingen og at Helseforetakene ikke følger godt nok opp kodekvaliteten for å sikre god pasientstatistikk. Program for kodeverk og terminologi bistår sektoren i å bedre dette bildet. Blant annet gjennom å tilgjengeliggjøre bedre verktøy for å publisere og veilede om kodeverk. Samt utvikling av e-læringsprogram som Helseforetakene fritt kan benytte.

67 Under følger en oversikt over når leveransene forventes å være tilgjengelige for foretakene: PKT leveranser Prosjekt Terminologi i EPJ - SNOMED CT som felles standardisert helsefaglig terminolog i PAS/EPJ o Diagnose o Prosedyrer Prosjekt Helsedata - Tannhelse data til helseregister (SNOMED CT) - Prosedyrekodeverk for patologi (SNOMED CT) Prosjekt Forvaltning - IKT-løsning for kodeverk - Forbedring av kodeverksforvaltning - Opplæring i medisinsk koding Forventet tilgjengelig for foretakene Dette er en målbilde og behovs-/kravspesifikasjonsarbeid som vil være input til Helseplattformen (HP) og Én innbygger-én journal (EIEJ), samt eventuelt innføring DIPS Arena dersom RHF ene velger det. HP og EIEJ ser på 2021 og senere som innføringstidspunkt. Planlegges ferdigstilt i 2018 og klar til bruk i Planlegges ferdigstilt i 2018 og klar til bruk i PKT har ikke gjort noen gjort betraktninger på hva som kreves for å benytte leveransene. Finansieringsbehov 2018 PKT-programmet planlegger med et budsjett for 2018 på 24,0 MNOK som samfinansieres slik: Direktoratet for e-helse HOD (øremerkede midler) Én innbygger-én journal Helsedataprogrammet Nasjonal IKT HF 5,0 MNOK 3,0 MNOK 5,0 MNOK 5,0 MNOK 6,0 MNOK

68 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 11/18 O Bemanningsbehov 2018 for prosjektporteføljen, forumer og operasjonalisering av felles IKTstrategi Bakgrunn Prosess for allokering av ressurser fra helseregionene til aktiviteter i regi av Nasjonal IKT HF ble behandlet i Prosjektforum En sentral del av prosessen Ressursplanlegging er at estimat for samlet ressursbehov for påfølgende år skal legges frem for Strategiråd for Nasjonal IKT og styret to ganger årlig. Administrasjonen har estimert samlet ressursbehov for 2018 basert på pågående aktiviteter og planer, tidligere års aktivitet samt dialog med forumledere. Dette omfatter både aktivitetene knyttet til prosjektporteføljen, forumene samt operasjonalisering av Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten (Felles IKT-strategi). Oversikten vil gi helseregionene underlag for å planlegge og å budsjettere for riktig nivå på antall ressurser med tilhørende kompetanseprofiler, slik at felles aktiviteter i regi av Nasjonal IKT kan gjennomføres i henhold til helseregionenes behov. Bemanningsbehov for prosjektporteføljen Bemanningsbehovet for porteføljen var både i 2016 og 2017 cirka 31 årsverk. Den foreslåtte masterplanen for 2018 har estimert ressursbehov fra helseregionene til totalt 34 årsverk, som er noe høyere enn tidligere år grunnet at en nå inkluderer ressursbehov til samfinansieringsprosjekter med Direktoratet for e-helse. Av dette er antatt ressursbehov for prosjekter i regi av Nasjonal IKT HF 21 årsverk, hvorav Digital patologi realiser antar et behov på 12 årsverk og Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten antar 4 årsverk. Program for Kodeverk og Terminologi og Program Felles Infrastruktur og Arkitektur antar et behov på henholdsvis 2 og 8 årsverk fra helseregionene. Felles mottaksprosjekt for modernisering av folkeregister i helse- og omsorgsektoren antar et behov på 3,2 årsverk. Fordeling mellom helseregionene for å dekke behovet tar utgangspunkt i basisfordelingen. 1

69 Bemanningsbehov i 2018 for forumer I løpet av 2017 er det gjort noen justeringer i forumenes sammensetninger. Tabellen under viser prognose på årlig bemanningsbehov for helseregionene etter revisjon av mandatene. Fagforum HSØ HV HM HN NIKT Andre Sum Fagforum for klinisk IKT 0,1 0,2 0,2 0,2 0,5 0,1 1,3 Fagforum for arkitektur 0,2 0,2 0,2 0,2 0,5 0,1 1,4 Fagforum for 0,1 0,2 0,2 0,1 porteføljestyring 0,6 0,2 1,4 Systemeierforum 0,2 0,2 0,2 0,2 0,6 1,4 Teknologiforum for 0,1 0,1 0,1 0,3 0,4 1,0 medisinske kvalitetsregistre Sum 0,7 0,9 0,9 1,0 2,6 0,4 6,5 Sammenliknet med 2017 er bemanningsbehovet fra helseregionene til forumarbeid i 2018 cirka halvert. Årsakene til reduksjonen er nedgang i antall møter for noen av forumene, økt fokus på hovedoppgaver og mer realistisk estimering av behovet. Bemanningsbehov i 2018 for operasjonalisering av felles IKT-strategi Arbeidet med operasjonalisering av felles IKT-strategi vil pågå med samme aktivitetsnivå i 2018 som i 2016 og 2017, det vil si cirka 4 årsverk. Hovedaktivitetene er knyttet til samordning innen porteføljestyring, arkitektur og samle og strukturere god praksis i felles bibliotek. Eksempler på leveranser i er etablering av og publisering på Kilden, arkitekturleveranser fra Samordning av arkitekturpraksis (SAMARK) og etablering av Drift og forvaltningsmodell av interregionale løsninger. Fordeling mellom helseregionene tar utgangspunkt i basisfordelingen for Oppsummering Tabellen under viser samlet ressursbehov for 2018 fra helseregionene til prosjekter og aktiviteter i regi av Nasjonal IKT. Helseregion Prosjektporteføljen Fagforum Felles IKTstrategi Totalt Helse Sør-Øst 18,2 0,7 2,2 21,2 Helse Vest 6,5 0,9 0,8 8,2 Helse Midt 4,9 0,9 0,5 6,3 Helse Nord 4,4 1,0 0,5 5,9 2

70 Totalt 34,0 3,5 4 41,5 Administrerende direktørs vurdering Denne saken har vært behandlet i Strategirådet for Nasjonal IKT. Forumet ønsket at bemanningsoversikten skulle brytes ned på kompetanseområder. Dette ble gjort og sendt ressurskoordinatorene i helseregionene Administrasjonen har, gjennom Strategirådet for Nasjonal IKT, bedt helseregionene om å følge opp at aktivitetsomfanget tas inn i regionale planleggingsprosesser. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 3

71 SAMMEN MED DIREKTORATET FOR E-HELSE NASJONAL IKT Vedlegg 12 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 12/18 O Oversikt og risiko for masterplan 2018 Bakgrunn Styret ba i sak 111/17 om at det fremlegges en oversikt som viser hvilke prosjekter som er besluttet og hva som er under planlegging for beslutning. Oversikten skal vise hva som er bundet opp og hvilket gjenværende handlingsrom en har. I tillegg beskrives tilhørende risiko. I denne saken fremlegges en slik oversikt. Oversikt over besluttete prosjekter DIGITAL PATOLOGI KONSEPTFASE FOR EN PREHOSPITAL JOURNAL ROBUST MOBILT HELSENETT FORBEDRE LEGEMIDDELINFORMASJON OG FEST RAMMEAVTALE PUBLISERINGSLØSNING METODEBØKER ELEKTRONISK DATAFANGST PASIENTSIKKERHETSPROGRAMMET DIGITALE INNBYGGERTJENESTER I SPESIALISTHELSETJENESTEN MODERNISERT FOLKEREGISTER HELSE SPHT PRODUSENT ÉN INNBYGGER ÉN JOURNAL FELLES INFRASTRUKTUR OG ARKITEKTUR PROGRAM FOR KODEVERK OG TERMINOLOGI HELSEDATAPROGRAMMET Pågående prosjektfase Prognose for neste prosjektfaser eller finansieringsperiode Ved ikke angitt tidsperiode, så er dette ikke avklart Figur 1: Tidslinjer for besluttete prosjekter 1

72 SAMMEN MED DIREKTORATET FOR E-HELSE NASJONAL IKT Vedlegg 12 Oversikt over prosjekter under planlegging FELLES KLINISK KUNNSKAPSGRUNNLAG ANTIBIOTIKASTYRING INDIKASJONSBASERT BESLUTNINGSSTØTTE OG RAPPORTERING FORENKLET INNREGISTRERING OG INNRAPPORTERING TIL NASJONALE MEDISINSKE KVALITETSREGISTRE FELLES ANVENDELSE AV GRUNNDATA I SENTRALE REGISTRE REFERANSEARKITEKTUR TJENESTELAG FOR INTEGRASJON MODERNISERT FOLKEREGISTER HELSE SPHT KONSUMENT Prognose for gjennomføring av konseptfase Ved ikke angitt tidsperiode, så er dette ikke avklart Figur 2: Tidslinjer for planlagte nye prosjekter Økonomi Prosjekt ID Prosjekt Tag Vise2018 Prosjektfase Status Prosjektfinansiering 2018 Årsprognose 2018 P61 Digital patologi Spes.tj.intern Ja Planlegge Pågår kr kr P2005 Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Ehelse; Helse; NUIT Ja Gjennomføre Pågår kr kr n/a Én innbygger én journal Ja Gjennomføre Pågår kr P2051 Program Felles Infrastruktur og Arkitektur (FIA) Ehelse; NUIT Ja Gjennomføre Pågår kr kr P2061 Modernisert folkeregister - Helse SPHT Produsent Ehelse; NUIT Ja Gjennomføre Pågår kr - P2011 Program for Kodeverk og Terminologi (PKT) NUIT; Helse; Ehelse Ja Gjennomføre Pågår kr kr P68 Rammeavtale publiseringsløsning metodebøker Ja Konsept Pågår kr kr P62 Robust mobilt helsenett NUIT; Helse Ja Planlegge Pågår kr n/a Helsedataprogrammet Ja Gjennomføre Pågår kr K22 Elektronisk datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Ja Konsept Pågår kr kr n/a Modernisert folkeregister - Helse SPHT Konsument Ehelse; NUIT Ja Planlegge Planlagt kr - kr P61 Digital patologi Spes.tj.intern Ja Gjennomføre Planlagt kr K18 Felles klinisk kunnskapsgrunnlag Ja Konsept Planlagt kr K18 Felles klinisk kunnskapsgrunnlag Ja Planlegge Planlagt kr P62 Robust mobilt helsenett NUIT; Helse Ja Gjennomføre Planlagt kr K13 Innregistrering og rapportering Ja Konsept Planlagt kr K03 Antibiotikastyring - Beslutningsstøtte og rapportering Ja Konsept Planlagt kr P60 Konseptfase for en prehospital journal NUIT; Helse Ja Konsept Pauset kr - P58 Program for samordning av neste generasjons EPJ Spes.tj.intern Ja Gjennomføre Pauset kr - K16 Referansearkitektur tjenestelag for integrasjon Ja Konsept I bero kr - K01 Felles anvendelse av grunndata Ja Konsept I bero kr - P29 Forbedre legemiddelinformasjon og FEST Spes.tj.intern Ja Gjennomføre I bero kr - Sum kr kr Figur 3: Prosjektfinansiering og årsprognose 2018 Styrebehandlet og vedtatt prosjektfinansiering er 53 MNOK av en budsjettramme på 74 MNOK. Prognosen i 2018 pr er 72,9 MNOK. Handlingsrom for styrebehandling av videreføring av prosjekter inn i nye prosjektfaser og oppstart av nye prosjekter er 19,9 MNOK. 2

73 Vedlegg 12 Risikovurdering av masterplan 2018 for prosjektporteføljen Hensikten med risikohåndtering i et porteføljeperspektiv er å sikre konsistent og effektiv forvaltning av porteføljens eksponering til risiko, både for det enkelte prosjekt og for porteføljen som helhet. Metoden er basert på metode og praksis i Helse Sør-Øst og anbefalt god praksis i Axelos veiledninger i Management of Portfolios og Management of Risk. Rammebetingelse og utfordringer for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT I Felles plan for utvikling av nye tjenester og løsninger som helseregionene har utarbeidet er det skrevet om rammebetingelser og utfordringer: Nasjonal IKT HF har gjennom styringssignaler fra eierne lagt til grunn de økonomiske rammene for Disse legges også til grunn i økonomisk langtidsplan ( ). I tillegg er det begrenset tilgang til de riktige menneskelige ressursene i sektoren med rett kompetanse og erfaring. Det vil ikke være hensiktsmessig å engasjere eksterne leverandører for å bøte på dette. Det krever inngående kjennskap og involvering som ikke er tilgjengelig gjennom leverandører. I sum utfordrer og påvirker dette hva som kan tas opp i prosjektporteføljen, både til å identifisere de riktige prosjektene og å få dem gjennomført rett: Det er høy grad av ulikhet i systemporteføljene til helseregionene. Helseregionene har ulike behov og mulighetsrom for felles tilnærminger på flere områder. Det gjennomføres store, nødvendige og prioriterte regionale prosjekter som må gjennomføres, i riktig rekkefølge før nasjonale tiltak. Høy prosjektaktivitet i alle regioner begrenser mulighetene på noen områder til felles aktiviteter. Det er ulik grad av økonomisk handlingsrom for IKT-investeringer i helseregionene. Vurdering av prosjektrisiko i Nasjonal IKTs portefølje Porteføljeansvarlige i Nasjonal IKT vurderer risikobildet i prosjektene regelmessig, og oppdaterte vurderinger og anbefalte risikoreduserende aksjoner rapporteres i den regelmessig statusrapporteringen til prosjektporteføljen. Prosjektene vurderes i forhold til gjennomføringsrisiko, som dekker standard risikoområder ved gjennomføring. Videre vurderes realiseringsrisiko som har hovedfokus på risikoområder for realisering av prosjektenes mål. Realiseringsrisiko vurderes når prosjekter er kommet i planleggingsfasen. 3

74 Vedlegg 12 Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift og økonomi Eksterne avhengigheter Prosjektleveranser Gevinster Realiseringsaktiviteter Totalfinansiering ID Tiltaksnavn (kortnavn) Prosjektfase Gjennomføringsrisiko Realiseringsrisiko Kommentarer P50 Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsestjenesten 3. Gjennomføre P61 Digital patologi 2. Planlegge Mangler tiltak til kliniske ressurser. Realiseringsaktiviteter krever pilotering, noe som er krevende å få til. Eksterne avhengigheter mot arkitekturavklaringer regionalt/nasjonalt. Prosjektstyret ber porteføljestyret om å forlenge planleggingsfasen til Prosjektet har fortsatt redusert arkitektkapasitet, og risikerer ytterligere forlengelse dersom nødvedig kapasitet ikke kommer på plass. P60 Konseptfase for en prehospital journal 9. Pauset Vedtatt pauset i påvente av ressurser tilgjengelig i helseregionene. P62 Robust mobilt helsenett 2. Planlegge Noe usikkerhet relatert til opprigging av mottaksprosjekter i helseregionene. P70 Elektronisk datafangst pasientsikkerhetsprogrammet 1. Konsept Uavklart tilgang til noen ressurser. P29 Forberedre legemiddelinformasjon og FEST 8. I bero Legemiddelverk. Det arbeides med å beskrive samlet kostnads- og gevinstbilde i Satt i bero i påvente av avklaring om finansiering av aktiviteter hos Statens helseregionene, ved å ta i bruk forbedret legemiddelinformasjon. P58 P68 Program for Samordning Av Neste Generasjons EPJ Rammeavtale publiseringsløsning metodebøker 9. Pauset Vedtatt pauset inntil avklaringer rundt samordning av DIPS i helseregionene. 2. Planlegge Mangler ressurser, men replanlegger i henhold til tilgjengelig kapasitet. K18 Etablere felles kunnskapsstøtte 0. Opprigging Konseptfase i plan for behandling om oppstart i styremøte i mars Avgrensning og innhold er ok grunnet arbeidet i forkant av prioritering inn i masterplanen. K01 Felles anvendelse av grunndata 8. I bero Uavklart omfang og innretning. Ingen prosjektleder tilgjengelig fra helseregionene K16 Referansearkitektur tjenestelag 8. I bero Uavklart omfang og innretning. Ingen prosjektleder tilgjengelig fra helseregionene for integrasjon K13 Innregistrering og rapportering 0. Opprigging Det planlegges med at prosjektet rigges opp for oppstart i april Avgrensning og innhold er ok grunnet arbeidet i forkant av prioritering inn i masterplanen. K03 Antibiotikastyring - Beslutningsstøtte og rapportering Modernisert folkeregister - P2061 Helse SPHT Produsent 0. Opprigging 3. Gjennomføre Det planlegges med at prosjektet rigges opp for oppstart i april Avgrensning og innhold er ok grunnet arbeidet i forkant av prioritering inn i masterplanen. Manglende ressurser fra spesialisthelsetjenesten går ut over fremdrift og kvalitet i løsning. n/a Modernisert folkeregister - Helse SPHT Konsument 0. Opprigging Ikke startet arbeid med opprigging ennå. Figur 4: Prosjektrisiko for prosjekter i regi av Nasjonal IKT Vurdering av overordnet porteføljerisiko i Nasjonal IKT Anbefalt praksis for risikovurdering av prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF er å vurdere risikoen for å ikke oppnå de strategiske målene for e-helseutvikling/iktutvikling i spesialisthelsetjenesten, slik disse er skissert i felles IKT-strategi. En prosjektportefølje vil normalt gi oversikt over alle endringsinitiativer i en organisasjon som i sum bidrar til at man når de strategiske målene som er satt. For prosjektporteføljen til Nasjonal IKT er omfanget av endringsinitiativer avgrenset til prosjekter regionene ønsker å gjennomføre i fellesskap og mandatene som gis prosjektene. Administrasjonen i Nasjonal IKT HF anbefaler derfor at omfanget for risikovurderinger av Nasjonal IKT sin portefølje vil være begrenset til manglende leveransekapasitet og manglende håndtering av avhengigheter. Risikovurdering av endringskapasitet bør håndteres av helseregionene selv siden totaliteten av regionenes endringsporteføljer håndteres regionalt og lokalt. 4

75 Vedlegg 12 Porteføljerisiko Gjennomføringsrisiko Manglende leveransekapasitet Manglende håndtering av avhengigheter Status Kommentar Konsekvenser for porteføljen Pågående og planlagte tiltak Alle fire helseregioner har indikert at det i de kommende årene er høy aktivitet på regionale prosjektaktiviteter. Mindre kapasitet for å levere prosjekter i regi av Nasjonal IKT eller Direktoratet for e-helse. Det er mangelfull informasjonsdeling om regionale prosjekter. Det er Forsinkelser,forhøyde kostnader og mangelfull kapasitet hos regionene til unødig ressursbruk når planer ikke å vurdere inter-regionale muligheter henger sammen. og avhengigheter. Unngå ressurskrevende prosjekter. Identifisere ressursbesparende prosjekter. Fortsatt høy fokus på ressursstyring. God samhandling med regionale ressurskoordinatorer. Etablere god samhandling med regionale programmer i helseregionene for å håndtere avhengigheter og optimalisere ressursbruk. Etablere helhetlige planer og veikart som viser sammenheng og avhengigheter mellom felles og regionale aktiviteter. Fortsette god informasjonsdeling i Fagforum for porteføljestyring. Realiseringsrisiko Manglende endringskapasitet (for ibruktakelse i helseregionene) n/a Alle helseregionene har kommunisert at de i stor grad ønsker å håndtere dette selv. Mulig økt ressursbruk i prosjekter, usikkerhet og tidsbruk i konseptfase og planleggingsfase. Forbedre prosjekteierstyring og tydeliggjøre roller og ansvar til prosjektstyret og helseregionene. Figur 5: Overordnet porteføljerisiko for prosjekter i regi av Nasjonal IKT Betraktninger på risikosituasjonen og mulige tiltak Rammebetingelsene, utfordringene og porteføljerisikoen for prosjekter i regi av Nasjonal IKT viser at det er krevende å gjennomføre interregionale prosjekter. Det er derfor viktig å finne de riktige tiltakene som to eller flere helseregioner ser nytten av å gjennomføre i fellesskap. Praksis og prosesser for porteføljedefinering, masterplan og porteføljestyring utvikles og forbedres med mål om å gjøre de riktige prosjektene sammen, og gjennomføre dem riktig. For masterplan 2018 er det prioritert å gjennomføre allerede oppstartete tiltak, samt prioritere prosjekter som understøtter målene i Én innbygger - én journal. Tiltak som det arbeides med for å ha en akseptabel risikosituasjon for prosjektporteføljen er blant annet: Unngå ressurskrevende prosjekter. Identifisere ressursbesparende prosjekter. Videreføre fokus på ressursstyring. God samhandling med regionale ressurskoordinatorer. Etablere god samhandling med regionale programmer i helseregionene for å håndtere avhengigheter og optimalisere ressursbruk. Etablere helhetlige planer og veikart som viser sammenheng og avhengigheter mellom felles og regionale aktiviteter. Fortsette god informasjonsdeling i Fagforum for porteføljestyring. Forbedre prosjekteierstyring og tydeliggjøre roller og ansvar til prosjektstyrer og helseregionene. Veien videre Det arbeides kontinuerlig med å forbedre metode og praksis for porteføljestyring i Nasjonal IKT. Håndtering av risiko på prosjektnivå og porteføljenivå er under utvikling, og praksis utarbeidet for denne styresaken vil innarbeides i fremtidige statusrapporter på projektporteføljen. I Fagforum for porteføljestyring, hvor porteføljeansvarlige og porteføljeplanleggere fra helseregionene deltar, så vil håndtering av porteføljerisiko være tema fremover. 5

76 Vedlegg 12 Administrerende direktørs vurdering Oversikten over prosjektporteføljen viser vedtatt prosjektfinansiering og tilgjengelige midler for bruk til videreføring av pågående prosjekter i nye prosjektfaser og til oppstart av nye prosjekter. Tilnærmingen som er benyttet for å vurdere risiko i prosjekter og prosjektporteføljen vil videreutvikles og benyttes regelmessig fremover for å ha oversikt og kontroll på risikoen, og identifisere og gjennomføre de riktige tiltakene for at risikoen skal være akseptabel. Det vil i 2018 fortsatt være en krevende situasjon for tilgang til ressurser til prosjekter i regi av Nasjonal IKT. Prosess og metode gir et godt grunnlag for å gjennomføre de riktige prosjektene på riktige måte. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 6

77 Vedlegg 13 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 13/18 O Prosess og tidsplan for masterplan 2019 Bakgrunn Helseregionene og Nasjonal IKT HF gjennomfører årlig en prosess for å velge ut og prioritere de riktige prosjektkandidatene til Nasjonal IKT HF sin masterplan for neste års prosjektportefølje. Denne saken gjelder at styret skal bli orientert om tilnærming og prosess for masterplan Prosess og tidsplan har vært behandlet i Fagforum for porteføljestyring og i Strategiråd for Nasjonal IKT Dette for å sikre samsvar med helseregionenes egne prosesser og tidsplaner, og at det legges til rette for å identifisere de riktige prosjektene. Prosess og tidsplan for masterplan 2019 og prosess for porteføljedefinering Masterplanprosess Porteføljestyring er et samlebegrep for prosesser og beslutninger som til sammen skal sikre en best mulig prosjektportefølje i henhold til strategi og tilgjengelige ressurser. Hensikten med porteføljestyring og masterplanprosessen er å velge de beste initiativene, gitt også begrensede ressurser. Masterplanprosessen kan illustreres med følgende figur som viser kobling mellom strategi, prosjektidéer, porteføljedefinering, og prosjektgjennomføring med gevinstrealisering. MASTERPLANPROSESS: FRA STRATEGI TIL GEVINSTREALISERING Figur 1: Masterplanprosess: Fra strategi til gevinstrealisering 1

78 Vedlegg 13 Prosess for porteføljedefinering er en del av masterplanprosessen og starter med at idé eller behov blir meldt inn til Nasjonal IKT, og slutter med at masterplan er vedtatt av styret i Nasjonal IKT HF. Figur 1 viser dette som fasen for å velge prosjekt i porteføljen. Prosjektidéer meldes inn og utvikles sammen med helseregionene, Strategiråd for Nasjonal IKT, øvrige forumer og gjennom dialog med ulike aktører. Figur 1 viser dette som fasen for å utvikle prosjektidéer. Følgende figur viser hvordan dette samspillet skjer i Nasjonal IKT. Strategiråd for Nasjonal IKT vil ha en viktig rolle for å strategisk diskutere hva en bør gjennomføre som prosjekter eller samordningsaktiviteter i regi av Nasjonal IKT HF Strategier, fokusområder og veikart gir innspill til prosjektidéer. Mottak behov og prosjektidéer 2 3 Helseregionene fremmer behov og prosjektidéer. Helseregionene og Nasjonal IKT identifiserer og vurderer om planlagte prosjekt eller initiativ bør gjøres i fellesskap. 4 Fagforumene fremmer behov og prosjektidéer NUFA og NUIT innstiller prosjektidéer. Figur 2: Helseregionene og Nasjonal IKT arbeider sammen med prosjektidéer Ansvar, prinsipper og retningslinjer Administrasjonen i Nasjonal IKT HF er eier av prosess for porteføljedefinering. Fagforum for porteføljestyring skal legge til rette for en god prosess for porteføljedefinering og samsvarende grenseflater mot helseregionenes prosesser. Strategiråd for Nasjonal IKT behandler og gir tilslutning til overordnet prosess og tidsplan for porteføljedefinering. Strategiråd for Nasjonal IKT kan bestille avklaringer, i form av målbilder, veikart, toppnotater og tilsvarende, som kan brukes til å identifisere idéer og behov. Idéer og behov som støttes av minst en helseregion utvikles videre til en prosjektkandidat for prioritering i masterplanen. Prosjektkandidater bør avstemmes med Direktoratet for e-helse for å avklare innretning og tilnærming til mulig gjennomføring. Styret i Nasjonal IKT HF er porteføljestyre og behandler masterplanen. Porteføljestyret vedtar start av prosjekter prioritert i masterplanen, og vedtar prosjektmandat for prosjektet. Styret blir orientert årlig om overordnet prosess og tidsplan for kommende års masterplan og prosess for porteføljedefinering. 2

79 Vedlegg 13 Overordnet prosess for porteføljedefinering i 2018 frem mot en masterplan for Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des INNMELDER AV IDÉ HELSEREGIONENE Melde inn behov og idéer Vurdere og støtte prosjektidéer Videreutvikle idéer til prosjektkandidater Prioritere kandidater NASJONAL IKT Validere prosjektidéer Fasilitere og bistå til å videreutvikle idé til prosjektkandidat Innstille masterplan FAGFORUMER Vurdere og berike prosjektkandidater Validert hvilke idéer helseregionene støtter for å videreutvikle til kandidat Masterplan anbefalt av Strategiråd for Nasjonal IKT Masterplan behandlet i styret i Nasjonal IKT HF Figur 3: Overordnet prosess, tidsfrister og årshjul 2018 for porteføljedefinering i Nasjonal IKT Tidsplanen kan oppsummeres med at innmelder melder inn behov eller idéer, helseregionene støtter og gjør prioritering av kandidater, innmelder og helseregioner utvikler prosjektkandidater, og Nasjonal IKT og forumer bistår med å berike kandidatene. I sum gir dette et godt beslutningsunderlag for behandling av masterplanen. Kandidater avstemmes med de regionale helseforetakene ved at kun idéer og behov som støttes av minst en helseregion utvikles videre til en prosjektkandidat. Helseregionene bistår med å utvikle prosjektkandidatene, og helseregionene gir sin innstilling på prioritering gjennom behandling av kandidatene og masterplanen i Strategiråd for Nasjonal IKT. Prioriteringskriterier Prioritering i masterplanen for 2019 vil baseres på føringer som gis i oppdragsdokumentet for Nasjonal IKT HF. Gjeldende overordnede prioriteringskriterier er å først å gjennomføre igangsatte aktiviteter og de som understøtter realisering av målene for én innbygger én journal. Oppdragsdokument 2018 og vedtak i styret vil kunne gi endringer på dette. Detaljerte prioriteringskriterier for Nasjonal IKT sin prosjektportefølje er basert på tilsvarende tilnærming som i Nasjonal e-helseportefølje (tilsluttet av Nasjonal e- helsestyre i sak 33/17 den ) og Helse Vest. Vurdering av den enkelte prosjektkandidat vil gjøres med følgende prioriteringskriterier: 1. Strategisk tilknytning (40 %) 2. Gevinstpotensial (20 %) 3. Risiko (20 %) 4. Kvalitativ nytte (20 %) 3

80 Vedlegg 13 Fra prioritert prosjektkandidat i masterplanen til startet prosjekt Prioriterte prosjektkandidater i masterplanen utvikles til å ha et forslag til prosjektmandat som fremlegges porteføljestyret (styret i Nasjonal IKT HF) for behandling om oppstart. Gjennom konseptfasen vil det utvikles styringsdokumentasjon som inneholder prosjektbegrunnelse og prosjektforslag, og som vil gi et godt beslutningsunderlag for valg om å gå videre med gjennomføring av prosjektet. Årshjul for nasjonal styringsmodell for e-helse Årshjul for nasjonal styringsmodell for e-helse Endelig prioritering av nasjonal portefølje for 2019 vedtas av Nasjonalt e-helsestyre i desember 2018 Nasjonal e-helseportefølje Prosess St. prp. 1 Oppdrags- og tildelingsbrev fra HOD Frist innspill store satsninger 2019, St. prp. 1 for 2019 Endelig prioritering for 2018 Statsbudsjett fremlegges NEHS 12.9 NUIT NEHS 6.12 NUFA NUFA NUFA Årshjul NUFA NUIT 30.5 NUIT 14.2 NEHS Innspill til St. prp. 1 for 2018 NEHS 22.6 Bruttoversikt finansieringsbehov 2018 fokus på samfinansiering Side 2 Figur 4: Årshjul 2018 for nasjonal styringsmodell Alle prosjekter i regi av Nasjonal IKT HF synliggjøres i nasjonal e-helseportefølje. Masterplan 2019 fremlegges for behandles i styret i Nasjonal IKT HF den , og vil dermed være med i nasjonal e-helseportefølje som behandles av Nasjonalt e- helsestyre Innspill fra Nasjonalt e-helsestyre bør tas hensyn til i revideringer av prosjektporteføljen. Administrerende direktørs vurdering Fremlagt prosess og tidsplan for masterplan for prosjektporteføljen 2019 er basert på praksis og gjennomføring i 2017 med de forbedringer som er identifisert i løpet av året. Prosessen er samstemt med føringer i oppdragsdokument 2017, innspill fra Strategirådet og Fagforum for porteføljestyring, og er tilpasset nasjonal styringsmodell. Prosessen gir dermed et godt utgangspunkt for å identifisere de riktige prosjektene å gjennomføre sammen. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 4

81 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 14/18 B Prinsipper og beslutningsmodell for prosjekteierstyring i Nasjonal IKT HF Bakgrunn Administrasjonen orienterte i styremøte (sak 92/17) at det vil starte opp en aktivitet med mål om å tydeliggjøre og forbedre prosjekteierstyring for prosjektene i Nasjonal IKTs portefølje. Dette arbeidet har blant annet resultert i overordnede prinsipper for prosjekteierstyring for Nasjonal IKT med en tilhørende beslutningsmodell. Prinsippene er av strategisk betydning og definerer styret i Nasjonal IKT HF sin rolle i forhold til prosjektporteføljen. Prinsippene bør derfor vedtas av styret. I Difi sin Prosjektveiviser er prosjekteierstyring definert som «de deler av styring på virksomhetsnivå som er relatert til prosjektaktiviteter». Difi presiserer at effektiv prosjekteierstyring på prosjektnivå sikrer at prosjektporteføljen er knyttet til strategiske mål. Organiseringen av spesialisthelsetjenesten, med Nasjonal IKT HF som et eget helseforetak eid av de fire regionale helseforetakene, stiller særegne krav til utøvelse av prosjekteierstyring for prosjekter i regi av Nasjonal IKT HF. Erfaringene med AMKprosjektet synliggjør behovet for å tydeliggjøre roller og ansvar for prosjekteierstyring. Prosjekteierstyring og porteføljestyring handler både om å velge de riktige prosjektene og å gjennomføre prosjektene riktig. De definerte prinsippene for prosjekteierstyring er knyttet til å gjennomføre prosjektene riktig. Status Metier ble valgt som ekstern rådgiver til å delta i forbedringsaktivitetene. De har også vært rådgiver på å utvikle Helse Sør-Øst sitt rammeverk for prosjekteierstyring. Arbeidsmetodikken har vært å identifisere områdene innenfor prosjekteierstyring som er særegent for Nasjonal IKT HF sine prosjekter. På andre områder vil en gjenbruke rammeverk og materiale som er utviklet i Helse Sør-Øst. Tabellen under viser hvor denne saken har vært behandlet og resultatet av behandlingen. 1

82 Forum Tidspunkt - sak Innretning og utfall Styret i Nasjonal IKT HF Prosjektforum (nå Strategiråd for Nasjonal IKT) Fagforum for porteføljestyring Fagforum for arkitektur /17 Orientering om oppstart av forbedringsaktivitet /17 Innspill til spørsmål om innretning, forhold mellom prosjektstyret og Nasjonal IKTs styre, prosjekteierrollen /17 Innspill til videre bearbeidet beslutningsmodell, prinsipper, retningslinjer, roller og samarbeidsmodell /17 Innspill til videre bearbeidet beslutningsmodell, prinsipper og samarbeidsmodell. Styreseminar Innspill til beslutningsmodell og prinsipper. Strategiråd for Nasjonal IKT /17 Innspill til videre bearbeidet beslutningsmodell, prinsipper og samarbeidsmodell. Oppsummering Beslutningsmodell for prosjekter i Nasjonal IKT Den direkte styringslinjen i prosjekter er at prosjektleder rapporterer til et prosjektstyre som ledes av en prosjekteier som rapporterer til et porteføljestyre. Spesielt for Nasjonal IKT prosjekter er at det for alle prosjekter er tilknyttet en navngitt porteføljeansvarlig som representerer administrasjonen i Nasjonal IKT i prosjektstyret. Styringslinjen er fremstilt i figur 1: Figur 1: Roller og styring i Nasjonal IKT prosjekter 2

83 Beslutningsmodellen for Nasjonal IKT prosjekter følger i utgangspunktet Difi s Prosjektveiviser. Figur 2 illustrerer beslutningsmodellen. Figur 2: Beslutningsmodell Viktige presiseringer knyttet til Nasjonal IKT prosjekter er: Hvis ikke annet er oppgitt i mandatet, organiseres konseptfasen som prosjekt. Porteføljestyret skal godkjenne oppstart av konseptfase (beslutningspunkt 1), overgang fra konseptfase til planleggingsfase (beslutningspunkt 2), overgang fra planleggingsfase til gjennomføringsfase (beslutningspunkt 3) og avslutning av prosjektet (beslutningspunkt 5). Prosjektstyret godkjenner prosjektforslag, prosjektbegrunnelse og realiseringsstrategi i beslutningspunkt 2. En oppsummering av denne dokumentasjonen i form av et oppdatert prosjektmandat er underlag for beslutning om faseovergang i porteføljestyre. Prosjektstyret godkjenner styringsdokumentasjonen i beslutningspunkt 3. En oppsummering av denne dokumentasjonen i form av et oppdatert prosjektmandat er underlag for beslutning om faseovergang i porteføljestyre. Prosjektstyret godkjenner sluttrapporten i beslutningspunkt 5. Porteføljestyret beslutter avslutning av prosjektet basert på et sammendrag av sluttrapporten. Når regionale fullmaktsmatriser tilsier det, må det også gjøres formelle beslutninger ved prosjektets faseoverganger i helseregionene. Beslutningsorgan og underlag vil variere fra prosjekt til prosjekt. Overordnede prinsipper for prosjekteierstyring i Nasjonal IKT 1. Styret i Nasjonal IKT er porteføljestyre for prosjektene i Nasjonal IKT. 3

84 2. Det skal etableres et prosjektstyre for hvert prosjekt. Prosjektstyret skal opprettes ved vedtak om prosjektoppstart. 3. Porteføljestyret er ansvarlig for å beslutte prosjekteier og sammensetning av prosjektstyret. Porteføljestyret gir mandat til prosjektstyrene. 4. Prosjektstyret skal være bredt sammensatt med nødvendige kompetanseområder, representanter for involverte regioner, Nasjonal IKT og eventuelt andre relevante aktører. Tillitsvalgte gis mulighet til å delta. 5. Prosjekteier leder prosjektstyret. Prosjekteier bør ha en relevant lederfunksjon i en av helseregionene. Prosjekteier er overordnet ansvarlig for å levere prosjektet i henhold til prosjektets mandat. 6. Helseregionenes representanter i prosjektstyret skal ivareta det interregionale perspektivet i prosjektet og er samtidig ansvarlig for forankring og oppfølging av helseregionenes ansvar i prosjektet. 7. Prosjektstyret er ansvarlig for at prosjektet har tilstrekkelige ressurser med kompetanse og kapasitet til å gjennomføre prosjektet. 8. I konseptfasen skal det utarbeides en overordnet realiseringsstrategi som tydeliggjør ansvarsdelingen mellom Nasjonal IKT prosjektet og linjen / mottaksprosjektene i helseregionene. Administrerende direktørs vurdering Beslutningsmodell og overordnede prinsipper for prosjekteierstyring som er oppsummert over, bør vedtas av styret. Når det gjelder virkemidler i prosjekteierstyringen forøvrig, som retningslinjer og rollebeskrivelser, er disse diskutert og forankret i fagforum for porteføljestyring og overordnet i Strategiråd for Nasjonal IKT. Det samlede underlaget vil være en del av Nasjonal IKTs prosjekthåndbok. Nasjonal IKTs prinsipper og retningslinjer for prosjekteierstyring vil gjelde for nye prosjekter. Det kan også være aktuelt å implementere de for pågående langvarige prosjekter ved neste faseovergang. Administrasjonen vil vurdere dette i hvert enkelt tilfelle. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar beslutningsmodell og overordnede prinsipper for prosjekteierstyring i Nasjonal IKT HF. 4

85 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 15/18 O Samspill mellom Nasjonal IKT-prosjektene og helseregionene Bakgrunn Administrasjonen orienterte i styremøte (sak 92/17) at det vil starte opp en aktivitet med mål om å tydeliggjøre og forbedre prosjekteierstyring for prosjektene i Nasjonal IKTs portefølje. Dette arbeidet har blant annet resultert i overordnede prinsipper for prosjekteierstyring for Nasjonal IKT med en tilhørende beslutningsmodell (sak 13/18 B). Prosjekteierstyring og porteføljestyring handler både om å velge de riktige prosjektene og å gjennomføre prosjektene riktig. Denne forbedringsaktiviteten dekker hovedsakelig å gjennomføre prosjektene riktig. Som en del av forbedringsaktivitetene i forbindelse med prosjekteierstyring i Nasjonal IKT ble det gjennomført et halvdags styreseminar Siste del av det planlagte styreseminaret ble ikke gjennomført da, og det ble i etterkant avtalt at dette skulle følges opp på styremøte Status Beslutningsmodell og overordnede prinsipper for prosjekteierstyring er av strategisk betydning og skal besluttes av styret i Nasjonal IKT. Disse temaene ble diskutert på styreseminaret og blir behandlet som en separat beslutningssak i styremøte (sak 13/18 B). Administrasjonen ønsker også innspill fra styret på retningslinjer for samspill mellom Nasjonal IKT prosjekter og linjen eller mottaksprosjekter i regionene som behandles i denne orienteringssaken. Når det gjelder virkemidler i prosjekteierstyringen for øvrig, som retningslinjer for prosjektstyrer samt de ulike rollebeskrivelsene, er disse diskutert og forankret i Fagforum for porteføljestyring og overordnet i Strategirådet for Nasjonal IKT. 1

86 Oppsummering Tidlig bevissthet og forankring av hvordan Nasjonal IKT-prosjektene skal spille sammen med mottaksprosjekter eller linjeorganisasjoner i helseregionene er viktig for å lykkes med innføring og realisering av prosjektene. I forbedringsaktiviteten knyttet til prosjekteierstyring er det derfor etablert noen enkle retningslinjer for dette samspillet: Overordnede prinsipper for samarbeidsmodell og rammer for regionenes forpliktelser må avklares i konseptfasen. Prinsippene skal utdypes og detaljeres i planleggingsfasen. Basert på hvilket samarbeidsalternativ som velges skal det lages en realiseringsstrategi som tydeliggjør ansvarsdelingen mellom Nasjonal IKT prosjektet og helseregionene. Samarbeidsmodellen vil variere og må defineres for hvert prosjekt. Omfang av felles prosjekt avhenger av behov for samordning/standardisering på tvers, felles interregionale gevinster og modenhet for felles realisering. All formell dialog og forankring mellom prosjektet og linjen i regionene skal hovedsakelig skje gjennom helseregionenes representanter i prosjektstyret. Figuren under viser hovedalternativer for samspillsmodeller etter at konseptfasen er gjennomført, det vil si i beslutningspunkt 2: I alternativ 0 gjennomføres og realiseres prosjektet i en region med opsjon og intensjon om at de andre regionene realiserer tilsvarende prosjekter i etterkant. Et relevant spørsmål er da hvordan man kan sikre tilstrekkelig informasjon om omfang, strategi og fremdrift på prosjektet til de øvrige regionene. Dette er viktig avklaring for å kunne legge til rette for standardisering på tvers. 2

87 Administrerende direktørs vurdering Basert på erfaringer fra flere prosjekter i Nasjonal IKT, er tidlig avklaring av samspillsmodell mellom Nasjonal IKT sitt prosjekt og linjen / mottaksprosjekt i helseregionene viktig. Derfor er kravet om å utarbeide en overordnet realiseringsstrategi i konseptfasen et viktig prinsipp i Nasjonal IKTs modell for prosjekteierstyring. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 3

88 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 16/18 B Innretning Nasjonal IKTs bidrag til En innbygger en journal (EIEJ) Bakgrunn Direktoratet for e-helse skal i løpet av 2018 utarbeide beslutningsgrunnlag for en nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste, inkludert løsninger for samhandling som understøtter og styrker evnen til å samarbeide med spesialisthelsetjenesten, andre kommunale tjenesteområder og innbyggeren selv. Arbeidet i 2018 skal omfatte vurdering av alternative løsningskonsepter for en nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste og samhandling. Arbeidet skal skje i tett samarbeid med kommunesektoren og spesialisthelsetjenesten. Dette arbeidet ble startet i Nasjonal IKT HF har bidratt i arbeidet ved å delta på enkelte arbeidsmøter og to ressurser har vært allokert til prosjektet 20% hver for høsten Det ble også avholdt et arbeidsmøte om temaet 'Integrasjon og samhandling med spesialisthelsetjenesten' i forbindelse med Fagforum for arkitektur sitt møte i desember I Nasjonal IKTs masterplan er det satt av midler til EIEJ-prosjektet for å dekke ressursbistand fra Nasjonal IKT. Det ble ikke indikert ressursbehov fra helseregionene til prosjektet i masterplanen ettersom det ikke forelå estimater når masterplanen ble behandlet i styret Status Direktoratet for e-helse har organisert leveransene som er knyttet til integrasjon og samhandling som et eget prosjekt 'Målbilde og veikart for felles grunnmur'. Utkast til mandat for prosjektet er vedlagt denne saken. Bidrag fra spesialisthelsetjenesten til dette prosjektet er helt nødvendig i vurdering av alternative løsninger for integrasjon og samhandling mellom kommunene og spesialisthelsetjenestens løsninger. Direktoratet for e-helse vil orientere om prosjektet i styremøtet og ønsker en diskusjon og forankring av behovet for ressurser fra spesialisthelsetjenesten sin side. Ressursbehov er estimert til sammen 50% bistand fra integrasjonsarkitekter fra henholdsvis Helse Vest, Helse Nord og Helse Sør-Øst i perioden januar til mai. Direktoratet ønsker også å involvere Fagforum for arkitektur i arbeidet samt en gruppe bestående av helsepersonell fra spesialisthelsetjenesten som kan være med å definere kliniske behov knyttet til samhandling. 1

89 Administrerende direktørs vurdering Strategirådet har i flere møter i 2017 diskutert EIEJ-prosjektet og hvordan helseregionene og Nasjonal IKT kan bidra (sak 31/17, 51/17, 66/17). Direktoratet ønsker at Nasjonal IKT HF skal bidra til arbeidet med EIEJ-prosjektet i Administrasjonen foreslår derfor å sette av kostnader til egen ressursbruk for 2018 inntil 1,5 MNOK av prosjektporteføljen, i henhold til posten, i masterplanen for 2018, Bidrag EIEJ. Bidraget vil bestå av både arkitekturkompetanse, klinisk kompetanse og utredningskapasitet. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar prosjektfinansiering på 1,5 MNOK til deltakelse i prosjektene i Direktoratet for e-helse innen arbeidet i EIEJ for Finansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 2. Styret tar for øvrig saken til orientering. Vedlegg Vedlegg 1: Prosjektmandat for Målbilde og veikart for felles grunnmur. 2

90 MANDAT FOR MÅLBILDE OG VEIKART FOR FELLES GRUNNMUR Saksnummer i 360: Versjonsnummer: Godkjent dato: Godkjent av virsomhetsleder: Utarbeidet av: [dato] [navn] [navn] Mandat for målbilde og veikart for felles grunnmur

91 Innhold 1. Beskrivelse av idé og behov Bakgrunn Behov for målbilde og veikart for felles grunnmur Beskrivelse av mål Interessenter Organisering og ansvar Tidsplan og ressursbehov Overordnet tilnærming Ressursbehov Føringer og rammebetingelser Overordnede føringer Overordnet økonomisk ramme for hele prosjektet Konsekvens hvis ideen ikke blir utredet Relevante erfaringer fra tidligere prosjekt... 8 Mandat for målbilde og veikart for felles grunnmur

92 1. BESKRIVELSE AV IDÉ OG BEHOV 1.1. Bakgrunn Veikart for realisering av målbilde for én innbygger én journal ferdigstilles i Det vil være behov for å utarbeide målbilde og veikart for felles grunnmur som følge av dette. Dette er viktig som styringsgrunnlag for sektoren og som input til beslutningsunderlaget for nasjonal kommunal EPJ (slik at beslutningsunderlaget ivaretar samhandlingsbehovene i deres kost/nytte-analyser). Denne leveransen vil derfor ha en tett avhengighet til arbeidet i prosjekt én innbygger én journal Behov for målbilde og veikart for felles grunnmur Veikartet for realisering av målbilde for én innbygger én journal skisserer utviklingen i tre faser: Fase 1 (ca ): Dagens situasjon, men start innføring av Helseplattformen mot slutten av perioden, modernisering og regional konsolidering i spesialistregionene, samt realisering av behov prioritert gjennom nasjonal e-helsestrategi. Fase 2 (ca ): Videre innføring av Helseplattformen, innføring av nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste, samt videre modernisering og regional konsolidering i spesialistregionene i Nord, Sør-Øst og Vest. Fase 3 (etter 2027): Helseplattformen og nasjonal kommunal EPJ ferdig innført, moderniserte løsninger i spesialistregionene. Direktoratet for e-helse utarbeider i 2018 beslutningsgrunnlag for en nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste, inkludert løsninger for samhandling som understøtter og styrker evnen til å samarbeide med spesialisthelsetjenesten, andre kommunale tjenesteområder og innbyggeren selv. Arbeidet i 2018 bør omfatte vurdering av alternative løsningskonsepter for en nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste og samhandling. Vurderingene bør utarbeides slik at de kan gjennomgå en ekstern kvalitetssikring i KS-ordningen. Arbeidet skal skje i tett samarbeid med kommunesektoren og spesialisthelsetjenesten. Føreløpig plan for dette arbeidet setter tidsrammene for arbeidet med målbilde og veikart for felles grunnmur: Milepæl Dato Beskrivelse M Samfunnsøkonomisk analyse for nasjonal løsning for kommunal helseog omsorgstjeneste klar for intern behandling M Samfunnsøkonomisk analyse for nasjonal løsning for kommunal helseog omsorgstjeneste klar for ekstern kvalitetssikring (EKS) og KS1 M Satsingsforslag 2020 overlevert til Helse- og omsorgsdepartementet M Sentralt styringsdokument (SSD) klar for ekstern kvalitetssikring (EKS) og KS2 M Oppstart gjennomføring i 2020 Resultatet fra arbeidet med målbilde og veikart for felles grunnmur vil være en sentral del av leveransene i milepæl M1 og milepæl M4. Mandat for målbilde og veikart for felles grunnmur

93 2. BESKRIVELSE AV MÅL Prosjektet har følgende resultatmål: Milepæl Dato Resultatmål M Konseptbeskrivelse av felles grunnmur for å understøtte samfunnsøkonomisk analyse for nasjonal løsning for kommunal helseog omsorgstjeneste. Denne leveransen vil inneholde følgende: Beskrivelse av anbefalte løsningskonsept(er) for hver fase (1-3) for følgende områder: o Integrasjon og samhandling mellom nasjonal kommunal EPJ, Helseplattformen og spesialisthelsetjenesten (inkl. avtalespesialister) o Sikkerhet (autorisasjon, autentisering) o Forvaltning av grunndata (hva håndteres nasjonalt) o Infrastruktur (TBC) Beskrivelse av tilstanden for hvert område i fase 2 (og fase 1) Kostnadsberegning for hvert område i fase 2 (og fase 1) Løsningskonsepter for integrasjon og samhandling, og tilhørende kostnadsberegninger, er det som haster mest for prosjekt én innbygger én journal med tanke på frister knyttet til beslutningsunderlaget som skal utarbeides der. Arbeidet bør derfor starte med integrasjon og samhandling. M Overordnet løsningsbeskrivelse for å understøtte sentralt styringsdokument (SSD) for nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste. Leveransen vil inneholde følgende delleveranser: Gjennomføringsstrategi for realisering av målbilde og veikart, herunder styring, organisering og finansiering Prosjektstyringsbasis med konkrete mål, tids- og kostnadsestimat Kontraktstrategi for realisering 3. INTERESSENTER De viktigste interessentene som blir berørt av utredningsarbeidet er: Interessent Hvordan de blir berørt Nasjonal løsning for Resultatet fra prosjektet er en sentral del av valgt konsept for kommunal helse- og realisering av nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste omsorgstjenesten. Samhandling mellom spesialisthelsetjenesten og kommunal helse- og omsorgstjeneste vil bestemmes av skalerbarheten og kvaliteten i felles grunnmur, herunder plattform for integrasjon og samhandling. Helseplattformen Samhandling mellom spesialisthelsetjenesten og kommunal helse- og omsorgstjeneste i region Midt-Norge vil håndteres gjennom en felles løsning. Helseplattformen har behov for føringer for hvordan samhandling skal ivaretas med aktører utenfor regionen. Spesialisthelseregionene i Vest, Nord og Sør-Øst Mandat for målbilde og veikart for felles grunnmur Tilsvarende som over har spesialisthelseregionene behov for føringer for hvordan samhandling skal ivaretas mellom RHF et og nasjonal kommunal løsning.

94 Nasjonal arkitekturfunksjon i Direktoratet for e-hese Målbilde og veikart for felles grunnmur blir et sentralt styringsgrunnlag for arkitekturfunksjonen. Styringsgrunnlaget vil legge føringer for arbeidet med å etablere felles grunnmur og her har E-helse en sentral pådriverrolle. Det vil også legge føringer for veiledning, råd og krav til aktørene i sektoren når det gjelder samhandlingsmodeller. 4. ORGANISERING OG ANSVAR Konseptfasen gjennomføres som del av Prosjekt arkitektur som er en del av Program for felles infrastruktur og arkitektur (FIA). [Beskriv hvem som er ansvarlig for å gjennomføre konseptfasen, hvem som fatter beslutninger om prosjektets fremdrift og leveranser, hvordan utrednings-/prosjektarbeidet skal organiseres. Beskriv rollen som prosjekteier] 5. TIDSPLAN OG RESSURSBEHOV 5.1. Overordnet tilnærming Følgende tabell gir en beskrivelse av overordnet plan for utarbeidelse av målbilde og veikart for felles grunnmur. Arbeidet bør starte med integrasjon og samhandling. Når Fase Hovedaktiviteter Januar 2018 Beskrive mål og Utarbeide problembeskrivelse krav for integrasjon Formulere tydelige mål og samhandling Formulere tydelige rammebetingelser for samhandlingskonsept (antall aktører, beslutningsmodell for skalering, etc) Formulere og prioritere tydelige krav til konseptet. Kravene skal være både funksjonelle, ikke-funksjonelle Identifisere mulighetsdimensjoner (samhandlingsdimensjoner) Februar 2018 Mars 2018 April 2018 Beskrive konsepter for integrasjon og samhandling Vurdere og anbefale konsept for integrasjon og samhandling, inkl. standardisering, informasjonssikkerhet og grunndata Utarbeide beslutningsunderlag Identifisere potensielle konsepter med utgangspunkt i mulighetsdimensjoner Beskrive dagens konsept (null-alternativ) Teste potensielle konsepter opp mot mål og krav Løsningsbeskrivelse av prioriterte konsepter (inkludert nullalternativ) Beskrivelse av konsekvenser for standardisering, informasjonssikkerhet, grunndata Kostnadsvurdering av prioriterte konsepter Beskrivelse av prinsipielle spørsmål: Styring, finansiering, organisering av leverandøransvar Vurdering og anbefaling av konsept Beskrivelse av forutsetninger for en vellykket gjennomføring Utarbeide endelig konseptbeskrivelse Mandat for målbilde og veikart for felles grunnmur

95 For å sikre forankring både i Direktoratet for e-helse og i spesialisthelsetjenesten vil det gjennomføres arbeidsmøter knyttet til følgende: Arbeidsmøte Januar Februar Mars 1 Mars 2 April Hovedformål Formulere og prioritere tydelige krav til konseptet. Kravene skal være både funksjonelle, ikke-funksjonelle Identifisere mulighetsdimensjoner (samhandlingsdimensjoner) Identifisere potensielle konsepter med utgangspunkt i mulighetsdimensjoner Beskrive dagens konsept (null-alternativ) Teste potensielle konsepter opp mot mål og krav Beskrivelse av konsekvenser for standardisering, informasjonssikkerhet, grunndata Kostnadsvurdering av prioriterte konsepter Beskrivelse av prinsipielle spørsmål: Styring, finansiering, organisering av leverandøransvar Vurdering og anbefaling av konsept Beskrivelse av forutsetninger for en vellykket gjennomføring 5.2. Ressursbehov Følgende tabell oppgir ressursbehov. Rolle Ressurser Oppgave Kjerneteam n.n Prosessleder (100 %) n.n - Integrasjon og samhandling (200 %) n.n - Informasjonssikkerhet (100 %) n.n Kostnadsanalyse (100 %) n.n - Dokumentasjon Styringsgrunnlag (100 %) Hovedansvarlig for å drive prosessen Gjennomfører nødvendig analyser Utarbeider dokumentasjon Arbeidsmøtedesign og -gjennomføring n.n Design og fasilitering av arbeidsmøter (40 %) Forbereder og gjennomfører arbeidsmøter Intern arbeidsgruppe Deltar i arbeidsmøter Kjerneteam kommuner Kjerneteam spesialisthelsetjenesten Behovsteam spesialisthelsetjenesten n.n Integrasjonsarkitekt (50 %) n.n Integrasjonsarkitekt (50 %) N.n - Integrasjonsarkitekt Helse Nord RHF (50%) N.n - Integrasjonsarkitekt Helse Sør-Øst RHF (50%) N.n - Integrasjonsarkitekt Helse Vest RHF (50%) NIKT FA Gjennomfører nødvendig analyser Utarbeider dokumentasjon Gjennomfører nødvendig analyser Utarbeider dokumentasjon Beskriver samhandlingsbehov fra spesialisthelsetjenesten 6. FØRINGER OG RAMMEBETINGELSER 6.1. Overordnede føringer De sentrale føringene for prosjektet er beskrevet i nasjonal e-helsestrategi , samt veikart for realisering av målbilde om én innbygger én journal. Mandat for målbilde og veikart for felles grunnmur

96 Nasjonal e-helsestrategi Dagens informasjonsdeling er i stor grad basert på elektroniske meldingsutveksling som skal videreføres. Denne formen for deling av informasjon gir imidlertid ikke tilstrekkelig tilgang til oppdatert informasjon eller nødvendig funksjonalitet for å nå målbildet Én innbygger én journal. Bruk av digitale tjenester i helse- og omsorgssektoren stiller høye krav til tilgjengelighet, kapasitet, responstid, personvern og informasjonssikkerhet. Disse kravene har ført til at helsenettet er en kritisk IKT-infrastruktur i helse- og omsorgssektoren. Den økte deling av informasjon blir mulig gjennom neste generasjons kjernenett som er et høytilgjengelig helsenett. Videre vil den økte bruken av mobile enheter i helse- og omsorgstjenestene kreve tilknytning til helsenettet gjennom høytilgjengelig mobilnett på en sikker og pålitelig måte. Dette vil igjen innebære endringer i trusselbildet for helse- og omsorgssektorens infrastrukturer og informasjonssystemer. I Nasjonal e-helsestrategi er følgende innsatsområder identifisert: Innsatsområde #5.1 Innsatsområde #5.2 Innsatsområde #5.3 Innsatsområde #5.4 Innsatsområde #5.5 Bedre styring, tilrettelegging og oppfølgning av meldingsutveksling Tilrettelegge for identitets- og tilgangsstyring for personell og innbygger Tilrettelegge for å gjøre data og funksjoner tilgjengelig for andre applikasjoner og tjenester Tilrettelegge for høy tilgjengelighet ved bruk av mobile tjenester og enheter Tilrettelegge for moderne IKT-løsninger ved å forberede innføring av nye helsefaglige kodeverk og standarder Mandat for målbilde og veikart for felles grunnmur

97 Veikart for realisering av målbilde om én innbygger én journal En vellykket realisering av de strategiske tiltakene og god oppfyllelse av det nasjonale målbildet stiller krav til videreutvikling av nasjonale løsninger for samhandling. Bedre samhandlingsløsninger skal sikre at sentrale aktører og helsepersonell kan samarbeide om god pasientbehandling og sikre god samhandling med andre viktige tjenesteområder som skole, barnevern og sosiale tjenester, og med innbyggeren selv. Dette er for å ivareta innbyggers behov for en samordnet offentlig sektor, og er samtidig viktig for å kunne understøtte de nasjonale føringene som er gitt gjennom «Digitalt førstevalg» og «Digital Agenda». Arkitekturstyring Nasjonal arkitekturstyring etableres i 2017 og En viktig forutsetning for å utøve arkitekturstyring er å ha styringsgrunnlag som er godt forankret i sektoren. Målbilde og veikart for realisering av én innbygger én journal er et slikt styringsgrunnlag, og det er pekt på (blant annet i rapporten IKTorganisering, november 2017) at det er tilsvarende behov for et målbilde og veikart for felles grunnmur. Referansearkitektur for samhandling Referansearkitekturer for elektronisk samhandling er utarbeidet i 2017, og kan legge føringer for samhandlingskonsepter i målbilde og veikart for felles grunnmur Overordnet økonomisk ramme for hele prosjektet Prosjekt Arkitektur har en (foreløpig) økonomisk ramme på 15 MNOK for Omtrent 10 MNOK er tenkt brukt på denne delen av prosjektet. Budsjett for 2018 er ikke avklart per 20.desember KONSEKVENS HVIS IDEEN IKKE BLIR UTREDET Konsekvensen hvis ikke prosjektet gjennomføres er: Forsinket beslutning knyttet til realisering av nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste. 8. RELEVANTE ERFARINGER FRA TIDLIGERE PROSJEKT Prosjekt Etablering av nasjonal arkitekturstyring som er gjennomført i 2017 har gjort seg noen erfaringer som kan være nyttige. Disse er oppsummert under. Ressursallokering: Ressursallokering i kjerneteam bør være minst 50% Interne ressurser som har sentral rolle i linjeaktiviteter bør ikke allokeres mer enn 50-60% til prosjekt Forankring: Det er høye forventninger til involvering og forankring hos eksterne aktører, som for eksempel de regionale helseforetakene og kommuner. Dette tar tid og må planlegges godt. Involvering via de nasjonale utvalgene NUFA og NUIT oppleves ikke som tilstrekkelig. Det ble avholdt et E-helse internt arbeidsgruppemøte 6.desember 2017 med omtrent 25 deltagere. Det er skapt en forventning til at denne arbeidsgruppen involveres jevnlig i prosjektet. Mandat for målbilde og veikart for felles grunnmur

98 Vedlegg 17 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 17/18 O Internkontroll og internrevisjon Bakgrunn Administrasjonen har iverksatt i mai 2017 et arbeid med å tydeliggjøre internkontrollen. Internkontroll skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i, eller i medhold av, aktuell lovgivning. Nasjonal IKT HF skal etablere internrevisjon, og behov for avklaring av organiseringen av internrevisjon i Nasjonal IKT HF kom opp i forbindelse med Nasjonal IKTs internkontrollprosjekt. I styremøte fikk administrasjonen i oppgave om undersøke muligheten for å benytte internrevisjon i Helse Vest RHF. Status Internkontroll Administrasjonen har utarbeidet utkast til rammeverk for internkontroll i selskapet og arbeider i nå med å sluttføre dokumentene. Arbeidet med å ta i bruk internkontrollen er allerede iverksatt og planlagt å være fult innført i løpet av første kvartal Internrevisjon Internrevisjonen i Helse Vest RHF stiller seg positive til å også påta seg rollen som internrevisor for Nasjonal IKT HF. Internrevisor i Helse Vest RHF har avklart dette med foretaksgruppens revisjonsutvalg. Administrasjonen har derimot blitt informert om at det pågår arbeid i eierstyringsgruppen om organisering av internrevisjon for de felleseide selskapene. I samråd med leder for internrevisjonen i Helse Vest RHF, er administrasjonen enige om å avvente videre arbeid med internrevisjon inntil eierstyringsgruppen har avklart organiseringen av denne for de felleseide selskapene. 1

99 Vedlegg 17 Administrerende direktørs vurdering Arbeidet med internkontroll er en kontinuerlig prosess og et område som det må jobbes systematisk med over tid. Administrasjonen fremlegger ferdigstilt rammeverk for internkontroll for styret 22.mars Administrasjonen avventer videre arbeid med etablering av internrevisjon inntil det pågående arbeidet i eierstyringsgruppen, om organisering av internrevisjon for de felleseide selskapene, er ferdig. Administrasjonen ønsker å etablere framtidig organisering rundt internrevisjon i foretaket, i tråd de med føringer og prinsipper som eierstyringsgruppen legger til grunn. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 2

100 Vedlegg 18 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 18/18 B Gjennomgang av styrende dokumenter Helseforetaksloven slår fast at styret som del av sitt tilsynsansvar må: Føre tilsyn med den daglige ledelse. Føre tilsyn med foretakets virksomhet, og at det drives i samsvar med målene, vedtektene, styringskrav og vedtatte planer og budsjetter. Følgende dokumenter er derfor vedlagt for årlig gjennomgang: 1. Styreinstruks. 2. Instruks for administrerende direktør. 3. Etiske retningslinjer. 4. Fullmaktmatrisen. Administrasjonen foreslår følgende tillegg i fullmaktmatrisen under punktet Prosjektporteføljebudsjett Nasjonal IKT HF: «Administrerende direktør har fullmakt til å igangsette prosjektforberedende aktiviteter.» Forslag til vedtak 1. Styret godkjenner endringen i fullmaktmatrisen. 2. Styret er forøvrig kjent med og tar til etterretning vedlagte dokumenter. 1

101 Etiske retningslinjer

102 1. Generelt Nasjonal IKT HF har som oppdrag å gi retning for IKT-utvikling i spesialisthelsetjenesten og å bidra til spesialisthelsetjenestens gjennomføring av nasjonale prosjekter og til dialog og samarbeid med relevante interessenter. Nasjonal IKT HF eies av de regionale helseforetakene. Dokumentet beskriver etiske retningslinjer for Nasjonal IKT HF. De etiske retningslinjene tar utgangspunkt i gjeldende lov- og regelverk. Virksomheten vår skal være kjennetegnet av høy etisk standard. Etikk er et av de grunnleggende elementene i bedriftens kultur. De etiske retningslinjene skal ligge til grunn for foretakets virke. Det er et lederansvar å sørge for at alle ansatte gjøres kjent med de etiske retningslinjene. Den enkelte ansatte er selvstendig ansvarlig for å sette seg inn i, forstå, og til en hver tid etterleve retningslinjene. Hvis det oppstår tvil om tolkning skal spørsmålet tas opp med ledelsen uten opphold. Våre etiske retningslinjer skal fremme ønsket opptreden fra Nasjonal IKT HFs medarbeidere. Retningslinjene forteller den enkelte medarbeider hvilke forventninger foretaket har til opptreden i ulike situasjoner og sammenhenger. Retningslinjene forteller hva vi står for og hvordan vi skal opptre overfor hverandre og omverdenen. De etiske retningslinjene gjelder for alle ansatte i Nasjonal IKT HF. Dette omfatter også midlertidig ansatte, frikjøpte ressurser og styremedlemmer. Styret skal påse at Nasjonal IKT HF har etiske retningslinjer i samsvar med eierkrav. Administrerende direktør har ansvaret for at virksomheten følger de etiske retningslinjene. 2. For ansatte Vi skal kjenne verdiene til Nasjonal IKT HF og legge de til grunn for arbeidet vårt. Vi opptrer profesjonelt og med respekt, og vi er høflige og åpne. Vi avstår fra handlinger som kan svekke tilliten til Nasjonal IKT HF. Det er vårt ansvar som leder, medarbeider og kollega å medvirke til å holde en høy etisk standard, også i relasjonen med våre samarbeidspartnere. Som ansatte i Nasjonal IKT HF har vi lovpålagt taushetsplikt og skal signere taushetsplikten til foretaket. Taushetsplikten gjelder også ved all bruk av IKT-systemer.

103 Vi behandler sensitiv informasjon med varsomhet og lojalitet, også i situasjoner der vi ikke har taushetsplikt. Vi følger IKT-sikkerhetsinstruksen for Nasjonal IKT HF. I Nasjonal IKT HF melder vi fra om uønskede hendelser og avvik til ledelsen. Taushetsplikten er ikke et hinder for å melde fra om forsømmelser og andre kritikkverdige eller lovstridige forhold. 2.1 Arbeidsfellesskap Som ansatte i Nasjonal IKT HF skal vi bidra til et godt arbeidsmiljø og behandle kollegaene våre med respekt og omtanke. Vi ønsker å skape et åpent og inkluderende arbeidsmiljø hvor det ikke diskrimineres på basis av kjønn, religion, hudfarge, seksuell orientering, alder, nasjonalitet, nedsatt arbeidsevne eller annet. Vi aksepterer ikke oppførsel som kan oppfattes som nedverdigende eller truende. Vi lytter aktivt til hverandre og til omverdenen, og søker å gi og motta konstruktive tilbakemeldinger. 2.2 Stolthet og lojalitet Nasjonal IKT HF ønsker å fremme en kultur med stolte og lojale medarbeidere. Lojalitet betyr at vi opptrer etisk, lovlig og i tråd med verdiene våre. Vi skal opptre slik at vi bidrar til å ivareta foretakets interesser og omdømme. I lojaliteten ligger også at vi melder fra om kritikkverdige forhold til rette instanser. 2.3 Rapporterings- og varslingsplikt Vi plikter å melde fra til administrerende direktør om forhold vi blir kjent med som kan påføre ansatte, virksomheten eller omgivelsene tap eller skade, slik at det kan settes i gang tiltak for å unngå eller avgrense tapet eller skaden. Mobbing eller trakassering av kollegaer skal ikke skje. Vi plikter å melde fra til leder eller verneombud om kollegaer blir utsatt for trakassering eller diskriminering. 2.4 Bierverv Vi plikter å informere administrerende direktør dersom vi har lønnet eller ulønnet arbeid utenfor Nasjonal IKT, har styreverv eller eierskap i en annen virksomhet eller har oppdrag for andre/en annen virksomhet. Vi plikter å holde opplysninger om rollene vi har utenfor helseforetaket, oppdaterte i foretakets system for registrering av bierverv. Administrerende direktør skal godkjenne eventuelle bierverv innenfor foretakets retningslinjer. 2.4 Kurs, konferanser og faglige møter

104 Vi skal ikke ta imot støtte fra leverandører eller andre kommersielle aktører som kan påvirke vår habilitet i forbindelse med kurs, konferanser og kongresser. Det er positivt om du som fagperson deltar eller bidrar faglig i kurs, kongresser og faglige møter. Invitasjonen skal gå til foretaket og det skal fremgå av invitasjonen hvem som arrangerer og betaler en aktivitet. Du som ansatt har ansvar for klarering, foretaket må godkjenne aktiviteten og skal kunne dokumentere godkjente aktiviteter. Reise- og oppholdsutgifter ved deltagelse på kurs og kongresser skal dekkes av Nasjonal IKT. Forutsetningen for eventuelle unntak er blant annet at arrangementet er vesentlig for faglig oppdatering og for selskapets samlede kompetanseutvikling og strategi. Unntak skal godkjennes av administrerende direktør. 2.5 Gaver og oppmerksomhet Hovedregelen er at du ikke skal motta gaver, verken for deg selv eller andre. Dette omfatter også mottak av, eller legge til rette for å motta, reiser, hotellopphold, rabatter, lån eller andre ytelser eller fordeler som er egnet til å påvirke dine tjenestehandlinger. Dette gjelder ikke gaver av symbolsk verdi. 2.6 Ytringsfrihet Alle har en grunnleggende rett til å ta del i den offentlige debatt. Det er viktig at du med din fagkunnskap bidrar i samfunnsdebatten. Når du deltar i det offentlige ordskiftet, må dette gjøres innenfor selskapets kommunikasjonsstrategi. Som ansatt må du vurdere grensegangen mellom ytringsfrihet og lojalitetsplikt. Når du ytrer deg offentlig i egenskap av å være ansatt i Nasjonal IKT skal du presisere at uttalelsen står for egen regning hvis personlige synspunkter fremmes.

105 Instruks for administrerende direktør Nasjonal IKT HF

106 Instruks for administrerende direktør Innhold 1 Formål med instruksen Overordnet rolleavklaring Administrerende direktørs myndighet Administrerende direktørs oppgaver Kontroll og regnskap Rapportering Informasjon til styret Årlig melding til eierne Årsberetning og årsregnskap Saksforberedelse styremøter Foretaksmøtet Organisasjon Samarbeid med andre Informasjon og samfunnskontakt Helse, miljø og sikkerhet Organisering og personalansvar Fullmakter Resultatkrav og evaluering av administrerende direktør

107 Instruks for administrerende direktør 1 Formål med instruksen Denne instruksen gir rammer for administrerende direktørs arbeid og beskriver ansvar, oppgaver, plikter og rettigheter. Instruksen bygger på bestemmelsene i Lov om helseforetak av 15. juni 2001 nr. 93 (helseforetaksloven) og vedtektene for Nasjonal IKT HF. 2 Overordnet rolleavklaring Styret fastsetter strategier, rammer og retningslinjer for Nasjonal IKT HF. Administrerende direktørs rolle er å utvikle og iverksette strategier og handlingsplaner i samsvar med styrets beslutninger og instrukser, samt å følge opp disse, jf. helseforetaksloven 37. Administrerende direktør tilsettes av styret som også fastsetter administrerende direktørs lønn og andre ansettelsesvilkår. Styret skal gi instrukser og føre tilsyn med administrerende direktørs arbeid. Styret treffer vedtak om å si opp eller avskjedige administrerende direktør, jf. helseforetaksloven 36. Administrerende direktør møter i styret med tale- og forslagsrett og kan kreve at styret sammenkalles jf. helseforetaksloven Administrerende direktørs myndighet Administrerende direktør forestår den daglige ledelsen av Nasjonal IKT HF og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt, og påse at virksomheten er i samsvar med Nasjonal IKT HF sine vedtekter og vedtak truffet av foretaksmøtet og styret, jf. helseforetaksloven 37, 1. og 2. ledd. Administrerende direktør tildeles prokura. Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning, jf. helseforetaksloven 37, 3. ledd. Administrerende direktør plikter å forelegge saker av slik natur for styret. Det vises for øvrig til bestemmelser i vedtektene og i fullmaktsmatrisen. 4 Administrerende direktørs oppgaver Administrerende direktør sine hovedoppgaver følger naturlig av rollen som daglig leder av Nasjonal IKT HF, jf. helseforetaksloven 37. Administrerende direktør skal arbeide for at Nasjonal IKT HF utfører sine hovedoppgaver i samsvar med foretakets vedtekter og andre styrende dokumenter, samt innenfor de vedtatte budsjetter. Administrerende direktør skal bidra aktivt til å sikre videreutvikling av faglig innhold og kvalitet i Nasjonal IKT HF. Administrerende direktør har ansvar for foretakets daglige drift og virksomhet, og skal utføre de oppgaver som kreves i den forbindelse. Nedenfor følger en nærmere beskrivelse av hovedoppgaver som inngår i ansvaret til administrerende direktør. 3

108 Instruks for administrerende direktør 4.1 Kontroll og regnskap Administrerende direktør skal sørge for at foretakets registrering og dokumentasjon av regskapsopplysninger er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte, jf. helseforetakslovens 37, siste ledd. Med dette menes også at administrerende direktør for å etablere og følge opp at det foreligger et internt kontroll-rammeverk som sikrer at: Alle inntekter tilfaller rettmessig og rettidig foretaket. Kun relevante utgifter og kostnader belastes og betales av foretaket. Budsjettmidler prioriteres og vurderes opp mot foretakets mål. Foretakets finansielle og likviditetsmessige styring søkes optimalisert. I dette ligger at administrerende direktør må etablere økonomirutiner og systemprosedyrer som gjenspeiler disse målene og er gjenstand for løpende evaluering. 4.2 Rapportering Informasjon til styret Administrerende direktør har plikt til å informere styret om foretakets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Til hvert styremøte skal administrerende direktør gi styret skriftlig rapport om situasjonen i Nasjonal IKT HF. Rapporten skal inneholde både økonomiske og ikke-økonomiske forhold, herunder spesielt fokus på kvalitet, innhold og aktivitet. Det skal særlig redegjøres for foretakets stilling og utvikling i forhold til vedtatte planer og budsjetter. Styret har til enhver tid rett til å kreve at administrerende direktør gir styret en redegjørelse både av generelt art og i saker av særskilt interesse. Administrerende direktør har ansvar for å holde styret informert om vesentlige forhold internt og eksternt Årlig melding til eierne Administrerende direktør skal utarbeide et forslag til årlig melding til eierne som styret i Nasjonal IKT HF hvert år skal levere til Helse Sør-Øst RHF, Helse Vest RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Nord RHF som eiere i henhold til Nasjonal IKT HF sine vedtekter Årsberetning og årsregnskap Administrerende direktør skal utarbeide forslag til årsberetning og årsregnskap til styret. Administrerende direktør har ansvaret for at årsberetning og årsregnskap innsendes til foretaksregisteret. Administrerende direktør skal underskrive årsberetningen og årsregnskapet. 4.3 Saksforberedelse styremøter Styrets leder har det formelle ansvaret for styrebehandling av styresaker. Administrerende direktør forestår saksforberedelser til styremøtene i samråd med styrets leder. Administrerende direktør forestår innkalling til styremøter i samråd med styreleder. 4

109 Instruks for administrerende direktør Styreprotokollen skal føres i tråd med offentlighetsloven og kravene til meroffentlighet. 4.4 Foretaksmøtet Administrerende direktør plikter å være tilstede i foretaksmøtet og har rett til å uttale seg i foretaksmøtet, jf. helseforetakslovens 17. Administrerende direktør har ansvar for Nasjonal IKT HFs saksforberedelse til foretaksmøtet. 4.5 Organisasjon Administrerende direktør har ansvar for at det etableres en mest mulig optimal struktur for samarbeid og utvikling innen helseforetaket. Administrerende direktør har et overordnet ansvar for at det drives gode utviklingsprosesser innen helseforetaket. 4.6 Samarbeid med andre Administrerende direktør skal aktivt tilrettelegge for samarbeid og samhandling innen informasjonsog kommunikasjonsteknologi. Dette gjelder både samhandling innad i spesialisthelsetjenesten (mellom de ulike helseforetakene og de regionale helseforetakene) og samhandling med andre sentrale aktører som kommunehelsetjenesten, Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet, Direktoratet for e-helse, og Norsk Helsenett, men kun når dette ikke kommer i konflikt med regionenes formelle styringsdialog. Administrerende direktør skal følge opp de plikter Nasjonal IKT HF har til private aktører, gjennom lovverk, instrukser og andre styringsdokumenter samt særskilte avtaler. 4.7 Informasjon og samfunnskontakt Administrerende direktør representerer foretaket utad i saker som inngår i den daglige ledelse. Administrerende direktør har ansvar for at det utvikles systemer, rutiner og holdninger som legger til rette for åpenhet og innsyn og som er egnet til å bygge tillit og å styrke virksomhetens omdømme. Offentlighetsloven og prinsipp om meroffentlighet skal legges til grunn. Mediesaker av uvanlig art eller stor betydning skal løftes til styrets leder for å avklare respons. 4.8 Helse, miljø og sikkerhet Administrerende direktør har ansvar for at det utvikles systemer, rutiner og holdninger som ivaretar helse, miljø og sikkerhet i foretaket. 4.9 Organisering og personalansvar Administrerende direktør har ansvaret for at Nasjonal IKT HF er riktig organisert og har en kompetanse som gjør at de samlede oppgaver kan ivaretas på en god måte. Administrerende direktør har personalansvaret for de ansatte i Nasjonal IKT HF. Dette kan delegeres til lavere nivåer i henhold til fullmaktsmatrisen. 5

110 Instruks for administrerende direktør 4.10 Fullmakter Administrerende direktør har ansvar for at det utvikles systemer, rutiner og holdninger som sikrer at utøvelse av fullmakter, herunder delegering av disse, ikke overtredes. Administrerende direktør er den eneste som kan gi fullmakter, men dette kan også delegeres av administrerende direktør til ansatte etter avtale eller i henhold til fullmaktsmatrisen. 5 Resultatkrav og evaluering av administrerende direktør Styret i Nasjonal IKT HF etablerer årlige resultatkrav til administrerendedirektør. Administrerende direktør vil bli evaluert i forhold til disse ved utløpet av hver periode. 6

111 Fullmaktsmatrise Fullmaktsmatrisen har som formål å klargjøre myndighets-, ansvars- og oppgavefordeling mellom foretaksmøtet, styret og administrerende direktør. Disposisjoner Foretaksmøtet Styret Administrerende direktør Grunnlaget for fullmakten Økonomi Låneopptak Eventuelle låneopptak skal godkjennes av styrene i de fire regionale helseforetakene. Nasjonal IKT HF kan ikke ta opp lån fra andre enn sine eiere. Driftsbudsjett Nasjonal IKT HF Styret vedtar Administrerende direktør kan omdisponere midlene innenfor budsjettrammen. Prosjektporteføljebudsjett Nasjonal IKT HF Styret vedtar Administrerende direktør har fullmakt til å igangsette prosjektforberedende aktiviteter. Helseforetaksloven 33, jf. vedtektene 12. Helseforetaksloven 28. Styret vedtar at administrerende direktør kan omdisponere mellom poster innenfor budsjettramma Helseforetaksloven 28. Årsregnskap, årsberetning og årlig melding Foretaksmøtet godkjenner Helseforetaksloven 43 og vedtektene 6 Revisjon Valg av revisor og fastsettelse av revisors honorar gjøres av foretaksmøtet. Helseforetaksloven 44 Saker av vesentlig eller prinsipiell betydning Treffe vedtak i alle saker som antas å være av vesentlig eller prinsipiell betydning helsepolitisk, forskningspolitisk, utdanningspolitisk eller samfunnsmessig. Foretaksmøtet i de regionale helseforetakene Helseforetaksloven 30 og vedtektene 10 Godkjent av: Styret Sist godkjent: Policyeier: Administrerende direktør

112 Disposisjoner Foretaksmøtet Styret Administrerende direktør Grunnlaget for fullmakten Andre saker der behandlingsmåten er lov- eller vedtektsbestemt Salg eller pantsettelse av fast eiendom Foretaksmøtet vedtar Etter forslag fra styret Styret i Nasjonal IKT HF kan beslutte salg av fast eiendom som helseforetaket eier når eiendommen er verdsatt til under 10 millioner kroner, med mindre lov, andre bestemmelser eller rettigheter er til hinder for det. Endring av vedtektene Foretaksmøtet. Styret vurderer og tar eventuelt opp endringer i vedtektene dersom dette er nødvendig for å ivareta helseforetakets formål og hovedoppgaver. Valg av styremedlemmer, styreleder og nestleder (gjelder ikke ansatterepresentantene). Helseforetaksloven 31, jf. 10 og vedtektene 11 Helseforetaksloven 12 og vedtektene 15 Foretaksmøtet Helseforetaksloven 21 Avsetting av styremedlemmer Godtgjørelse til styremedlemmene Foretaksmøtet Helseforetaksloven 21 Årlig bestilling til Nasjonal IKT HF (oppdragsdokument) Foretaksmøtet Helseforetaksloven 16 Disponering av midlene i foretaket (overføring av verdier) Foretaksmøtet vedtar Styret foreslår Helseforetaksloven 15 Signaturrett (tegne firmaet) Styreleder alene Administrerende direktør alene Helseforetaksloven 39 Personal og organisasjon Overordnet organisasjonsstruktur for Styret godkjenner Helseforetaksloven 28. Godkjent av: Styret Sist godkjent: Policyeier: Administrerende direktør

113 Disposisjoner Foretaksmøtet Styret Administrerende direktør Grunnlaget for fullmakten foretaket, arbeidsgiverpolitikken og overordnede retningslinjer for utøving av personalpolitikken. Styreinstruks Instruks for administrerende direktør Ansettelser, oppsigelser og lønnsfastsettelse Andre personalfunksjoner Avtaler Avtaler av stor betydning eller av uvanlig art Styret fastsetter Styret fastsetter Styret ansetter administrerende direktør. Styret fatter beslutning om oppsigelse, eventuelt avskjed av administrerende direktør. Styret godkjenner Administrerende direktør ansetter personell i administrasjonen. Administrerende direktør utøver disse personalfunksjonene. Etablert praksis innen selskaps- og foretaksretten Helseforetaksloven 29 Helseforetaksloven 36 og 37 og vedtektene 8 Helseforetaksloven 37 Helseforetaksloven 37 Andre avtaler Administrerende direktør Myndighetsfordeling mellom styret og administrerende direktør i øvrige saker / oppgaver Etablering av mål for virksomheten. Strategiske planer knytt til drift og utvikling av virksomheten. Etablering av prosjekt Retningslinjer vedrørende drift innen kjernefunksjoner og støttefunksjoner Styringssystem Endringer i tjenestetilbudet Foretaksmøtet må godkjenne alle endringer som har vesentlig eller prinsipiell interesse Styret utarbeider / godkjenner Styret godkjenner etablering av prosjekt i prosjektporteføljen Styret godkjenner i saker som har stor betydning Styret godkjenner i saker som har stor betydning Styret godkjenner andre endringer i tjenestetilbudet Administrerende direktør godkjenner prosjekter knyttet til egen drift / administrasjon Administrerende direktør beslutter i øvrige saker Helseforetaksloven 37 Helseforetaksloven 28 Helseforetaksloven 37 Helseforetaksloven 37 Helseforetaksloven 37 Helseforetaksloven 30 og vedtektene 10 Fullmakt for administrerende direktør til å avgjøre saker som normalt hører under styret sitt myndighetsområde Godkjent av: Styret Sist godkjent: Policyeier: Administrerende direktør

114 Disposisjoner Foretaksmøtet Styret Administrerende direktør Grunnlaget for fullmakten Omfatter i prinsippet alle typer saker som hører til styret sitt myndighetsområde Administrerende direktør kan avgjøre slike saker dersom saken ikke kan avvente styrets behandling uten vesentlig ulempe for foretakets drift. Styret må informeres snarest mulig. Helseforetaksloven 37 Godkjent av: Styret Sist godkjent: Policyeier: Administrerende direktør

115 Styreinstruks Nasjonal IKT HF

116 Instruks for styret Innhold 1 Innledning Hovedmål for styrearbeidet Styremedlemmenes rettigheter og plikter Styrets oppgaver Hovedoppgaver Strategioppgaver Organisering og ledelse Tilsyns- og kontrolloppgaver Begrensninger i styrets myndighet Vedtak som skal treffes av foretaksmøtet Lån og garantier Disponering av foretakets midler Rapportering til eierne Struktur for styrearbeidet Innkalling til styremøte Styremøter Protokoller Informasjon fra styremøtene Endringer i styreinstruksen

117 Instruks for styret 1 Innledning Formålet med styreinstruksen er å sikre at styret og administrasjonen er samstemt med hensyn til styrearbeidets form, innhold og gjennomføring, samt forståelse av de ulike roller og det ansvaret som er knyttet til dette. I tillegg til styreinstruksen er styret bundet av de reglene som følger av lov, vedtekter eller instruks fra eier. Det vises spesielt til Lov om helseforetak av 15. juni 2001 nr. 93 (Helseforetaksloven) og vedtekter for Nasjonal IKT HF. Nasjonal IKT HF eies av Helse Sør-Øst RHF, Helse Vest RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Nord RHF som utøver den øverste myndighet i helseforetaket i foretaksmøte. 2 Hovedmål for styrearbeidet Styret og dets medlemmer skal ivareta de interessene som tjener Nasjonal IKT HF best. Styret er et kollegium og utfører sine oppgaver som et kollegium. Styremedlemmer representerer ingen interessegruppe, men møter som individuelle personer med ansvar for alle saker med de begrensninger som er fastsatt i vedtektene for Nasjonal IKT HF. 3 Styremedlemmenes rettigheter og plikter Bortsett fra det som er særskilt angitt for styrets leder, styrets nestleder, og eventuell annen møteleder, har alle styremedlemmene de samme rettigheter og plikter. Hvert enkelt styremedlem og administrerende direktør har plikt til å legge frem all informasjon som er av betydning for styrets behandling av en sak, herunder ens egen vurdering. Har et styremedlem, enten selv eller via en av dennes nærstående, en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i en sak, har vedkommende plikt til å erklære seg inhabil. Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen av, eller avgjørelse i, saker hvor vedkommende er inhabil, jf. også forvaltningslovens kap. II. Styrets leder uttaler seg på vegne av styret om ikke annet er særlig avtalt. Styrets medlemmer plikter å ta del på styremøter. Et styremedlem som ikke kan møte i styremøte, skal varsle om dette så tidlig som mulig. 4 Styrets oppgaver 4.1 Hovedoppgaver Styrets oppgaver, herunder begrensninger i styrets kompetanse og myndighet, reguleres i helseforetaksloven kapittel 7 og i foretakets vedtekter. Styrets hovedoppgaver er knyttet til: 3

118 Instruks for styret Strategi og mål. Organisasjon og ledelse. Tilsyn med foretakets virksomhet og drift. Styret har i tillegg ansvar for evaluering av eget arbeid og arbeidsform. Styret ansetter administrerende direktør og fastsetter dennes lønn. Styret beslutter oppsigelse eller avskjedigelse av administrerende direktør. Styret har ansvar for å føre tilsyn med administrerende direktør og evaluere dennes arbeid og utførelsen av rollen som daglig leder for helseforetaket Strategioppgaver Styrets ansvar for foretakets strategiske utvikling omfatter blant annet: Utvikle og vedta målsetninger, samt oppfølging av disse. Utvikle og vedta strategiske planer, samt oppfølging av disse. Fastsette styringsfilosofi. Evaluere økonomisk stilling. Fastsette budsjetter. Godkjenne avtaler av vesentlig strategisk betydning med andre samarbeidspartnere Organisering og ledelse Styret har et løpende ansvar for tilfredsstillende organisering og ledelse av foretakets samlede virksomhet. Dette inkluderer blant annet: Sikre riktig lederskap og kompetanseutvikling for å ivareta Nasjonal IKT HF sine oppgaver. Definere ansvars- og myndighetsfordeling. Etablere og vedlikeholde instruks for administrerende direktør. Gjennomføring årlig evalueringssamtale med administrerende direktør. Definere hensiktsmessige rapporteringslinjer og -former mellom både styret og administrerende direktør og eksterne parter, herunder eierne Tilsyns- og kontrolloppgaver Styret skal føre tilsyn med at virksomheten drives i samsvar med målene som er nedfelt i helseforetaksloven 1, foretakets vedtekter, vedtak truffet av foretaksmøtet og vedtatte planer og budsjetter, jf. helseforetaksloven 28, 3. ledd. Styret skal gjennom administrerende direktørs rapportering holde seg orientert om foretakets økonomiske utvikling og plikter, samt påse at virksomheten, regnskap og formuesforvaltning er godt kontrollert. Styret skal påse at foretaket har en egenkapital som står i forsvarlig forhold til foretakets virksomhet. Styret skal varsle og foreslå tiltak ovenfor eier dersom egenkapitalen ikke er forsvarlig, jf. helseforetaksloven 14. 4

119 Instruks for styret Styret skal påse at foretaket etablerer og gjennomfører internkontroll som gir rimelig sikkerhet for: Målrettet og effektiv drift. Etterlevelse av lover, forskrifter og retningslinjer (herunder spesielt etiske retningslinjer). God risikohåndtering. Korrekt rapportering av økonomisk og annen informasjon. Oppfølging av beslutninger. Styret har plikt til å iverksette undersøkelser der de finner det nødvendig. Iverksettelse av slike undersøkelser skal vedtas av styret og det enkelte styremedlem kan ikke iverksette egne undersøkelser. 4.2 Begrensninger i styrets myndighet Vedtak som skal treffes av foretaksmøtet Foretaksmøtet skal treffe vedtak i alle saker som antas å være av vesentlig eller prinsipiell betydning helsepolitisk, forskningspolitisk, utdanningspolitisk eller samfunnsmessig, jf. helseforetaksloven 30, samt foretakets vedtekter 10. Vedtak om salg og pantsettelse av fast eiendom skal treffes av foretaksmøtet, jf. helseforetaksloven 31, samt foretakets vedtekter 11. Styret skal oversende saker som nevnt i dette punktet til eierne, både gjennom de regionale helseforetakenes felles eierstyringsgruppe med kopi direkte til RHF-administrasjonene Lån og garantier Styrets anledning til å oppta lån reguleres i vedtektenes 12. Foretaket kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser, jf. helseforetaksloven 33. Styret er ansvarlig for at disse bestemmelsene til enhver tid overholdes, jf. helseforetaksloven Disponering av foretakets midler Disponering av foretakets midler besluttes av foretaksmøtet etter forslag fra styret, eller med styrets samtykke, jf. helseforetaksloven Rapportering til eierne Styret er ansvarlig for at foretaket utarbeider en årlig melding om foretaket og foretakets virksomhet i henhold til foretakets vedtekter 13. Årlig melding skal inneholde en rapporteringsdel og en plandel. Meldingen skal oversendes eierne (Helse Sør-Øst RHF, Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Vest RHF) i henhold til angitt frist. 5

120 Instruks for styret 5 Struktur for styrearbeidet Det skal settes opp en årsplan for styrearbeidet. Planen angir en oversikt over hovedoppgaver og møtetidspunkter. I tillegg skal planen vise hvilke temasaker som skal presenteres for styret i løpet av året. Oppdragsdokument og foretaksmøteprotokoll skal legges til grunn for planen. Det skal årlig foretas en egenevaluering av styrets arbeid og arbeidsform. Styret gjennomfører normalt 5-7 styremøter per år i henhold til fastlagt årsplan. Ut over dette møtes styret når styreleder, administrerende direktør og/eller et flertall av styrets medlemmer krever det. 6 Innkalling til styremøte Styrets leder er ansvarlig for at styret kalles inn til møte og setter opp saksliste i samråd med administrerende direktør. Innkallingen til ordinære styremøter sendes ut av administrerende direktør senest fem virkedager før styrebehandlingen skal finne sted. For andre styremøter skal, så vidt mulig, innkallingen sendes senest to virkedager før behandlingen finner sted. Til innkallingen skal det følge en dagsorden, og det skal følge med dokumentasjon som gir et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag for den enkelte sak på dagsorden, herunder administrerende direktørs forslag til vedtak. Saker skal være påført nummer og årstall. Dersom styrelederen finner det forsvarlig, kan saker behandles uten å holde møte ved at saken(e) forelegges styremedlemmene skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Dersom et styremedlem eller administrerende direktør krever behandling i møte, skal likevel behandlingen skje i møte. Foretakets årsberetning, årsregnskap, strategisk plan og budsjett skal alltid behandles i møte. Straks et styremedlem blir oppmerksom på at han/hun ikke har anledning til å delta i behandlingen skal administrasjonen varsles. 7 Styremøter Ordinær styrebehandling skal gjennomføres i møte. Styrets leder skal så langt som mulig sørge for at samtlige styremedlemmer gis mulighet til å delta i en samlet behandling av saker som behandles utenfor møte. Styremøter ledes av styreleder, eller i dennes fravær, av nestlederen. Er ingen av disse til stede, velger styret selv en møteleder. Styret er vedtaksdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Styrets beslutninger fattes med alminnelig flertall av de tilstedeværende stemmeberettigede styremedlemmene. Minst en tredjedel av styrets medlemmer må stemme for et forslag for at det skal anses vedtatt. I tilfelle stemmelikhet har møteleder dobbeltstemme. Bestemmelser om styrets vedtaksførhet og flertallskrav følger av helseforetaksloven 27. 6

121 Instruks for styret Saker som ikke er ført opp på sakslisten kan styrebehandles, med mindre møteleder eller en tredjedel av de tilstedeværende styremedlemmer motsetter seg behandling. Administrerende direktør deltar i styremøtene, med mindre spesielle grunner tilsier noe annet. Styrets møter skjer som hovedregel for åpne dører, men kan lukkes når styret finner at det foreligger et reelt og saklig behov, og lukking er forenlig med offentlighetslovens prinsipper. Styrets møter skal alltid lukkes ved behandling av saker som er undergitt taushetsplikt. Helsedirektoratet, Norsk Helsenett og brukerutvalgene gis observasjonsplass. Observatørene har tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett. Dersom styret har besluttet å lukke styremøtet avgjør styrets flertall også om, og eventuelt hvilke, andre deltakere som skal gis adgang til møtet. Styrets medlemmer og andre som deltar i styrets behandling har taushetsplikt om de forhold som etter forvaltningslovens bestemmelser er taushetsbelagte. Styret kan pålegge styrets medlemmer og andre som deltar i styrets behandling, at dokumenter og informasjon fra saker som behandles i lukket møte skal behandles som fortrolig og intern informasjon. 8 Protokoller Protokollen føres av styresekretær utpekt av administrerende direktør. Det skal føres protokoll som undertegnes av samtlige tilstedeværendestyremedlemmer, jf. helseforetaksloven 26, 4. ledd. Styremedlemmer som ikke har deltatt på styremøtet skal ved påtegning på styreprotokollen bekrefte at de har gjort seg kjent med protokollens innhold. Foreløpig protokoll skal foreligge senest 5 virkedager etter at møtet er avholdt og publiseres på internett når den er godkjent av styrets leder. Protokollen blir endelig godkjent i påfølgende styremøte. Protokollen skal angi tid og sted for styrebehandlingen, deltagere og styrets beslutninger. Dersom en beslutning ikke er enstemmig skal det angis hvem som har stemt for og i mot. Styremedlem og administrerende direktør som ikke er enig i en beslutning kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. 9 Informasjon fra styremøtene Virksomheten i Nasjonal IKT HF er omfattet av bestemmelsene i offentlighetsloven. Informasjonen i styredokumenter kan kun benyttes på en måte som ikke skader styrets arbeid og dermed Nasjonal IKT HF sine interesser. Dersom det anses svært viktig at kunnskap om saker ikke tilflyter andre enn de som har krav på informasjon, skal disse behandles konfidensielt. Dette skal i så fall påføres sakspapirene og betyr at styremedlemmene har taushetsplikt om disse sakene. Informasjonsoppgavene knyttet til styresaker ligger hos administrerende direktør. Styret kan også vedta en særskilt informasjonsprosedyre i enkeltsaker. De ansatte skal informeres om styrevedtak av 7

122 Instruks for styret betydning eller interesse for de ansatte på hensiktsmessig måte så snart som mulig etter at styremøtet er avholdt. Styrets leder og administrerende direktør, eller den disse utpeker i enkeltsaker, uttaler seg offisielt på vegne av Nasjonal IKT HF. 10 Endringer i styreinstruksen Styreinstruksen kan endres av styret ved vanlig flertallsbeslutning. 8

123 Vedlegg 19 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 19/18 B Endelig godkjenning av budsjett 2018 Bakgrunn Styret vedtok følgende 1 vedrørende budsjett for 2018 på styremøtet : 1. Styret tar det foreslåtte foretaksbudsjettet, med en planlagt finansieringsramme på 111,5 MNOK for 2018 for Nasjonal IKT HF til orientering. 2. Styret tar endelig beslutning om budsjettet i januar 2018, etter endelig beslutning fra eierne. Status Følgende sak ble fremlagt for nasjonalt AD- møte 21. november: Nasjonal IKT HF mottok følgende tilbakemelding fra økonomidirektøren i Helse Vest: «Budsjettforslag fra de felleseide helseforetakene ble behandlet i AD-møtet den 21. november 2017 i sak AD-ene i RHF-ene sluttet seg til budsjettforslaget iht. anbefalingen gitt av økonomidirektørene jf. den foreløpige inntektsrammen gitt i e-posten under» 1 Med forbehold om godkjennelse av protokoll 1