Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF

Transkript

1 Tittel Innkalling til styremøte Møtedato Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett 09:00-15:00 Sted Park Inn, Gardermoen Styremedlemmer Hilde Brit Christiansen, Steinar Marthinsen, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg og Paul Gundersen Observatører Inga Nordberg (Direktoratet for e-helse), Håkon Grimstad (Norsk Helsenett) og Sebastian Blancaflor (Brukerutvalget) Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 24/18 B Godkjenning av innkalling og saksunderlag 09:00-09:05 Hilde Brit Christiansen 25/18 B Godkjenning av protokoll fra styremøte :05-09:10 Hilde Brit Christiansen 26/18 O Orientering fra administrerende direktør 09:10-09:20 Gisle Fauskanger 27/18 O PS - Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF 09:20-09:35 Jan Eirik Olsen 28/18 O PS - Samlesaker til porteføljestyret 09:35-09:50 Jan Eirik Olsen Herunder sak 28 O, sak 29 B og sak 30 B 31/18 B PS - Overgang til gjennomføringsfase for tiltak 61 'Digital patologi' 09:50-10:15 Lisbet Sviland, Inger Nina Farstad og Jørn Hanssen 32/18 O PS - Samlet gevinst- og kostnadsbilde for forbedret legemiddelinformasjon 10:15-10:35 Lars Ivar Mehlum 33/18 B PS - Modernisering av folkeregisteret - oppstart av planfase SPHT Konsument 10:35-11:00 Nina Bjørlykke 34/18 B PS - Oppstart av konseptfase for tiltak Felles klinisk kunnskapsgrunnlag 11:00-11:20 Ulf Sigurdsen (HSØ), Øyvind Nottveit 35/18 O SAFEST-oppdrag 11:20-11:40 Lars Ivar Mehlum LUNSJ 11:40-12:10 36/18 B Årlig melding :10-12:20 Gisle Fauskanger 37/18 B 38/18 O Årsregnskap og årsrapport Oppdragsdokument :20-12:30 Fredrik C. Birkenfeldt 12:30-12:40 Gisle Fauskanger 1 / 2

2 Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 39/18 O Regnskap per 28. februar 2018 og 12:40-12:50 Fredrik C. Birkenfeldt prognose /18 B Internkontroll 12:50-13:05 Fredrik C. Birkenfeldt 41/18 O Rapportering av nøkkelindikatorer 13:05-13:20 Siv Ingebrigtsen for felles IKT-strategi 42/18 O Verdier i Nasjonal IKT HF 13:20-13:30 Gisle Fauskanger 43/18 B Kommunikasjonsstrategi for 13:30-13:45 Fredrik C. Birkenfeldt Nasjonal IKT HF 44/18 O 1803 Strategiprosess Norsk Helsenett SF 13:45-14:15 Håkon Grimstad 45/18 D Oppfølging etter styreevaluering 14:15-14:45 Hilde Brit Christiansen 46/18 O Tentativ agenda til styremøte 14:45-14:50 Hilde Brit Christiansen /18 O Eventuelt 14:50-15:00 Hilde Brit Christiansen 2 / 2

3 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Siv Ingebrigtsen Dato Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett 09:00 15:30 Sted Park Inn, Gardermoen Deltakere: Forfall: Observatører: Hilde Brit Christiansen, Steinar Marthinsen, Erik M. Hansen, Torbjørg Vanvik, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Paul Gundersen Anita Schumacher, Håkon Grimstad Inga Nordberg (Direktoratet for e-helse), Øistein Winje (Brukerutvalget) Deltakere fra administrasjonen: Gisle Fauskanger, Siv Ingebrigtsen, Jan Eirik Olsen Saksliste 01/18 B Godkjenning av innkalling og saksunderlag 02/18 B Godkjenning av protokoll fra styremøtet /18 O Orientering fra administrerende direktør 04/18 O Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF 05/18 B Overgang til gjennomføringsfase for tiltak 62 'Robust mobilt helsenett' 06/18 B Endringsanmodning for tiltak 61 Digital patologi 07/18 O Status, samlet gevinst- og kostnadsbilde for forbedring av legemiddelinformasjon 08/18 B Innretning og finansiering for Nasjonal IKT sin deltagelse i Helsedataprogrammet 09/18 B DIS-2018 Prosjektmandat 10/18 O Leveranser fra Program for kodeverk og terminologi 11/18 B Bemanningsbehov 2018 for prosjektporteføljen, forumer og operasjonalisering av felles IKT-strategi

4 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Siv Ingebrigtsen Dato /18 O Oversikt og risiko for masterplan /18 O Prosess og tidsplan for masterplan /18 B Prinsipper og retningslinjer for prosjekteierstyring av Nasjonal IKT prosjekter 15/18 O Samspill mellom Nasjonal IKT prosjekter og helseregionene 16/18 B Innretning Nasjonal IKTs bidrag til 'En innbygger - en journal' 17/18 O Internkontroll og internrevisjon 18/18 B Gjennomgang av styrende dokumenter i Nasjonal IKT HF 19/17 B Endelig godkjenning av budsjett /18 D Evaluering av styrearbeid 21/18 D Evaluering av administrerende direktør 22/18 O Tentativ agenda til styremøte /18 O Eventuelt Sak 01/18 B Saksnavn Godkjenning av innkalling og saksunderlag Presentert av Hilde Brit Christiansen Oppsummering: Vedtak: Styret hadde ingen kommentarer til innkalling og saksunderlag. 1. Styret godkjente innkalling og saksunderlag. Sak 02/18 B Oppsummering: Saksnavn Godkjenning av protokoll fra styremøtet Styret hadde ingen kommentarer til protokollen. Presentert av Hilde Brit Christiansen Vedtak: 1. Styret godkjente protokoll fra styremøte Sak 03/18 O Saken gjelder: Saksnavn Presentert av Orientering fra administrerende direktør Gisle Fauskanger Orientering fra administrerende direktør om følgende saker: 1. Forummandatene 2. Årlig melding 2017

5 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Siv Ingebrigtsen Dato Kanalstrategi digitale brev Helse Sør-Øst 4. Reduksjon i øremerkede midler til Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre Oppsummering: Vedtak: Styret ønsket å få tilsendt årlig melding samtidig som den blir sendt til eierstyringsgruppen. Styret ba administrasjonen om å melde tilbake om fremdriften i dialogen med Helse Sør-Øst om kanalstrategi knyttet til digitale innbyggertjenester i tråd med protokoll fra sak 114/17 B Styret ba administrasjonen legge frem sak vedrørende medisinske kvalitetsregistre til neste styremøte og la vekt på innholdet i Riksrevisjonens rapport. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 04/18 O Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Statusrapport for prosjektporteføljen til Jan Eirik Olsen Nasjonal IKT HF Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF. Det er fortsatt utfordrende å få tilstrekkelig og de rette ressursene til flere av prosjektene/oppgavene. Når administrasjonen rapporterer rød prosjektstatus i statusrapporten, må det tydeliggjøres hvilke konsekvenser ressursmangelen gir og valg styret står overfor. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 05/18 B Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av Overgang til gjennomføringsfase for tiltak Ørjan Bye 62 'Robust mobilt helsenett' Orientering om avslutning av planfasen for tiltak 62 'Robust mobilt helsenett' og beslutning om oppstart av gjennomføringsfasen. Dette tiltaket er høyt ønsket i de prehospitale miljøene i spesialisthelsetjenesten. Når styret nå vedtar å starte gjennomføringsfasen må både helseregionene og Norsk helsenett forplikte seg til å prioritere prosjektet, også når det gjelder ressurser. Denne løsningen vil også være relevant for kommunehelsetjenesten på sikt. Selv om prosjektets omfang er avgrenset til spesialisthelsetjenesten, har porteføljeansvarlig vært i kontakt med Bergen kommune for å informere om løsningen og sondere muligheten for en egen pilot i regi av Norsk Helsenett SF og Bergen kommune. Det ble også kommentert at Trondheim kommune kan være aktuell for en tilsvarende pilot.

6 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Siv Ingebrigtsen Dato Vedtak: Sak 06/18 B Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: 1. Styret vedtar avslutning av planfasen for tiltak 62 'Robust Mobilt Helsenett'. 2. Styret vedtar vedlagt prosjektmandat for gjennomføringsfasen for tiltak 62 'Robust Mobilt Helsenett', samt prosjektfinansiering på totalt 3,2 MNOK for 2018 for det som tilhører spesialisthelsetjenesten. Prosjektfinansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 3. Styret gir sin tilslutning til at Norsk Helsenett SF tillegges rollen som tjenesteleverandør, og ber administrasjonen sørge for formelle avtaler og nødvendige avklaringer. Saksnavn Presentert av Endringsanmodning for tiltak 61 Digital Jørn Hanssen patologi Behandling av endringsanmodning for utvidelse av varigheten og tilhørende prosjektfinansiering for planleggingsfasen for tiltak 61 Digital patologi. For saker som omhandler prosjektfinansiering ønsker styret en bedre oversikt over den samlede konsekvensen av alle endringsanmodninger for prosjektfinansiering som legges frem i ett styremøte. 1. Styret vedtar prosjektfinansiering på 1,0 MNOK til planleggingsfasen for tiltak 61 Digital patologi. Prosjektfinansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 2. Styret ber administrasjonen om å oppdatere mandatet for planleggingsfasen. Sak 07/18 O Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av Status, samlet gevinst- og kostnadsbilde for Jørn Hanssen forbedring av legemiddelinformasjon Oppfølging fra behandlingen av styresak 101/17. Administrasjonen ble bedt om å utarbeide et samlet gevinst- og kostnadsbilde for forbedring av legemiddelinformasjon. Denne saken gir en status på dette arbeidet. Oppdragsdokumentene til helseregionene for 2018 signaliserer at helseregionene må prioritere dette feltet. Styreleder og administrerende direktør vil gå i dialog med helseregionene for nærmere avklaring om tilnærming oppgavene i oppdragsbrevene. De regionale helseforetakene skal, i samråd med Statens legemiddelverk og Direktoratet for e-helse, legge frem plan for gjennomføring, etablering og finansiering av SAFEST for departementet innen 1. april

7 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Siv Ingebrigtsen Dato En overordnet gevinst- og kostnadsanalyse bør derfor ferdigstilles til neste styremøte Styret ønsket at det skal frigjøres ressurser til å utarbeide samlet gevinst- og kostnadsbilde, som vil være grunnlaget for videre innretning. Administrasjonen ble bedt om å følge opp dette. Dette gevinstarbeidet vil bygge på grunnlaget fra de regionale programmene. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering, og ber administrasjonen følge opp i tråd med innspillene som kom fram i møtet. Sak 08/18 B Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Innretning og finansiering for Nasjonal IKT Jørn Hanssen sin deltagelse i Helsedataprogrammet Godkjennelse av finansiering av Nasjonal IKT HF sin deltagelse i Helsedataprogrammet. Denne type sak ønskes håndtert som en del av en samlet oppsummering om disponering av prosjektmidlene i Nasjonal IKT. Styret ber forøvrig om en orientering om Helsedataprogrammet på et egnet tidspunkt. 1. Styret vedtar finansiering på 0,2 MNOK til deltagelse i Helsedataprogrammet for Finansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. Sak Saksnavn 09/18 B DIS-2018 Prosjektmandat Saken gjelder: Vedtak prosjektmandat for DIS aktiviteter Presentert av Jan Eirik Olsen Oppsummering: Vedtak: Styret diskuterte forankringsprosessen av mandatet for DIS 2018 samt fordeling av ansvar mellom styret i Nasjonal IKT og prosjektstyret for DIS. Styret ønsker at det er prosjektstyret som skal styre prosessen med å prioritere leveranser i prosjektet, og regionenes representanter i prosjektstyret skal forankre og reise relevante problemstillinger i egen region. Styret etterlyste en grov aktivitetsplan, en fordeling av hvordan de finansielle midlene er tenkt fordelt samt eventuelle problemstillinger som prosjektstyret ønsker behandlet i styret. Helse Sør-Øst bør vurdere samordnet representasjon som i produktstyret for helsenorge.no, slik de andre regionene har implementert dette. 1. Styret slutter seg til mandat for tiltaket Digitale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten (DIS) som

8 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Siv Ingebrigtsen Dato beskrevet i «Prosjektmandat DIS-2018». 2. Styret ber prosjektstyret komme tilbake med overordnet plan for 2018 og eventuelle utfordringer. Sak 10/18 O Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Leveranser fra Program for kodeverk og Jan Eirik Olsen terminologi Styret etterspurte i møtet mer informasjon om finansiering og hvordan leveranser for Program for kodeverk og terminologi 2018 vil gi nytte for spesialisthelsetjenesten. Styret hadde ingen kommentarer til saken. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 11/18 B Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Bemanningsbehov 2018 for Siv Ingebrigtsen prosjektporteføljen, forumer og operasjonalisering av felles IKT-strategi Estimert bemanningsbehov 2018 for prosjektporteføljen, forumer og operasjonalisering av felles IKT-strategi. Det er viktig at administrasjonen har gode prosesser på dette området. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 12/18 O Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Oversikt og risiko for masterplan 2018 Jan Eirik Olsen Styret ba i sak 111/17 om at det fremlegges en oversikt som viser hvilke prosjekter som er besluttet og hva som er under planlegging for beslutning. Oversikten skal vise midler som er bundet opp og hva som er gjenværende handlingsrom. I tillegg beskrives tilhørende risiko. Manglende tilgang på prosjektressurser fra helseregionene er og vil være en sentral risikofaktor som gjør det krevende å gjennomføre interregionale prosjekter. Helseregionene har samlet seg om Felles plan som skal gjennomføres i Det ble kommentert at man må skille mellom risiko og avgrensninger i handlingsrom. 1. Styret tok saken til orientering.

9 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Siv Ingebrigtsen Dato Sak 13/18 O Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Prosess og tidsplan for masterplan 2019 Jan Eirik Olsen Helseregionene og Nasjonal IKT HF gjennomfører årlig en prosess for å velge ut og prioritere de riktige prosjektkandidatene som forslag til Nasjonal IKT HF sin masterplan for neste års prosjektportefølje. Porteføljeprosessen er en sentral del av porteføljestyringen, som er et samlebegrep for prosesser og beslutninger som til sammen sikrer en best mulig prosjektportefølje som tar hensyn til strategi og tilgjengelige ressurser. Denne saken gir en orientering om tilnærming og prosess for masterplan for Styret diskuterte behovet for tydelige målbilder i arbeidet med masterplanen for 2019 og muligheter for å knytte det opp mot veikartet for En innbygger en journal. Samtidig ble det kommentert at veikartet mangler tiltak som skal gi gevinster på kort og mellomlang sikt. Helseregionene avventer initiativ fra Direktoratet for e-helse for videre oppfølging av veikartet. 1. Styret tar saken til orientering. Sak 14/18 B Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Prinsipper og retningslinjer for Siv Ingebrigtsen prosjekteierstyring av Nasjonal IKT prosjekter Administrasjonen i Nasjonal IKT orienterte i styremøte om oppstart av aktivitet med mål om å tydeliggjøre og forbedre prosjekteierstyring for prosjektene i Nasjonal IKTs portefølje. Forslag til Prinsipper og retningslinjer for prosjekteierstyring i Nasjonal IKT ble presentert i styreseminaret Administrasjonen vil nå formalisere beslutningsmodell og overordnede prinsipper for prosjekteierstyring i Nasjonal IKT. De definerte prinsippene for prosjekteierstyring er knyttet til å gjennomføre prosjektene riktig, i mindre grad om å definere porteføljen rett. De overordnede prinsippene beskriver en pragmatisk måte å styre prosjektporteføljen på. Det er viktig å presisere at prinsippene ikke omfatter hvordan porteføljen defineres. 1. Styret vedtar beslutningsmodell og overordnede prinsipper for prosjekteierstyring i Nasjonal IKT HF. Sak 15/18 O Saksnavn Samspill mellom Nasjonal IKT prosjekter og helseregionene Presentert av Siv Ingebrigtsen

10 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Siv Ingebrigtsen Dato Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Som en del av forbedringsaktivitetene i forbindelse med prosjekteierstyring i Nasjonal IKT ble det gjennomført et halvdags styreseminar Siste del av det planlagte styreseminaret ble utsatt til dette møtet. Hovedalternativene for samspillsmodeller som ble vist i møtet er et godt utgangspunkt for å avklare når Nasjonal IKTs prosjekter skal overleveres til linjen i de fire helseregionene. Dette må avklares tidlig i prosjektarbeidet, og i god tid før en eventuell anskaffelse. Samarbeidet med Metier har gitt Nasjonal IKT gode verktøy for prosjekteierstyring. Det er nå viktig at de blir tatt i bruk og at administrasjonen sikrer tilstrekkelig opplæring. Administrerende direktør oppfordret helseregionene til å gjenbruke materialet som Nasjonal IKT har levert på dette området i tråd med Felles IKTstrategi. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 16/18 B Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Innretning Nasjonal IKTs bidrag til 'En Siv Ingebrigtsen innbygger - en journal' Prosjektfinansiering av Nasjonal IKT ressurser som deltar i prosjektene i Direktoratet for e-helse innen arbeidet i EIEJ for Orientering om prosjektet 'Målbilde og veikart for felles grunnmur' i e- helse. Det ble presisert i møtet at vedtakspunktet gjelder Nasjonal IKT ressurser og deres deltakelse i prosjektene styrt av Direktoratet for e- helse innen arbeidet i EIEJ for Direktoratet for e-helse presenterte prosjektet og ønsket i tillegg dekket behov for ressurser fra spesialisthelsetjenesten. Arkitektene som er ønsket inn i prosjektet må ha god kjennskap til helseregionenes behov og planer, spesielt innenfor samhandlingsområdet. Styret bad administrasjonen sikre en vurdering sammen med Direktoratet for e- helse om hvilke ressursbehov Nasjonal IKT kan svare for og hvilken kompetanse og kapasitet som det er ytterligere behov for fra helseregionenes side. Direktoratet bør sende en formell henvendelse til de fire helseregionene om ønsket ressursbehov fra hver av disse som kommer i tillegg til de ressursene som stilles til disposisjon for dette arbeidet fra Nasjonal IKT HF. Styret la også til grunn at eventuelle gevinster på kort- og mellomlange sikt må synliggjøres når en gir tilslutning til å avse ressurser til dette arbeidet fra Nasjonal IKT HF. 1. Styret vedtar prosjektfinansiering på 1,5 MNOK til Nasjonal IKT ressursers deltakelse i prosjektene i Direktoratet for e-helse innen arbeidet i EIEJ for Finansiering håndteres innenfor

11 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Siv Ingebrigtsen Dato Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 2. Styret tar for øvrig saken til orientering. Sak 17/18 O Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Internkontroll og internrevisjon Gisle Fauskanger Orientering om arbeid med internkontroll og internrevisjon Styret hadde ingen kommentarer til saken. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 18/18 B Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Gjennomgang av styrende dokumenter i Gisle Fauskanger Nasjonal IKT HF Gjennomgang av styrende dokumenter i Nasjonal IKT HF. Det er viktig med en bevisst holdning til prokura fullmakten som i dag er gitt administrerende direktør. Styret ba om at det legges frem en vurdering av dette slik at styret kan foreta en vurdering av fullmaktene slik de nå er tillagt administrerende direktør. Styret ønsker at de styrende dokumentene også omfatter temaet varsling slik at det blir utarbeidet rutiner for varsling. Helseregionene har gode beskrivelser som kan gjenbrukes. 1. Styret godkjente styrende dokumenter i Nasjonal IKT HF. Sak 19/18 B Saksnavn Endelig godkjenning av budsjett 2018 Presentert av Gisle Fauskanger Saken gjelder: Oppsummering: Fremlegging av endelig godkjenning av budsjett 2018 for Nasjonal IKT HF etter behandling i nasjonalt AD-møte. Administrasjonen har verifisert budsjettet som avtalt i styremøte Styret hadde ingen kommentarer til saken. Vedtak: 1. Styret godkjente budsjettet for Nasjonal IKT HF for 2018, med en kostnadsramme på 111,5 MNOK, i tråd med nasjonalt AD-møtes tilslutning.

12 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Siv Ingebrigtsen Dato Sak 20/18 D Saksnavn Evaluering av styrearbeid Presentert av Hilde Brit Christiansen Oppsummering: Vedtak: 1. Styret gjennomførte egenevaluering. Sak 21/18 D Saksnavn Evaluering av administrerende direktør Presentert av Hilde Brit Christiansen Oppsummering: Vedtak: 1. Styret evaluerte administrerende direktør. Sak 23/18 O Oppsummering: Saksnavn 1801 Eventuelt Ingen saker Presentert av Hilde Brit Christiansen Hilde Brit Christiansen Styreleder Steinar Marthinsen Nestleder Erik M. Hansen Medlem Anita Schumacher Medlem

13 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Siv Ingebrigtsen Dato Torbjørg Vanvik Medlem Paul Gundersen Medlem Hilde Rolandsen Medlem Bjørn Nilsen Medlem Lise K. Strømme Medlem Lasse B. Sølvberg Medlem

14 Vedlegg 26 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 26/18 O Orientering fra administrerende direktør 1. Styreverv Administrerende direktør er forespurt om kandidatur som varamedlem i styret i SpareBank 1 BV. Styrelederen har akseptert kandidaturet. 2. Etablering av avtaleverk for regulering av leveranser fra offentlige samarbeidspartnere Det er initiert dialog med Sykehusinnkjøp rundt temaet, og det planlegges innledende dialog med Direktoratet for e-helse for å avklare avtaleform, samt diskutere tematikk som ønskes regulert inn i avtaleverket fra spesialisthelsetjenesten. 3. Orientering om status kanalstrategi digitale brev Helse Sør-Øst Administrasjonen har gjennomført samtaler og møter med Helse Sør-Øst RHF om kanalstrategi for digitale brev, i lys av styrets vurdering om at det er viktig at regionene har en felles «kanalstrategi» i tråd med «felles plan». Status pr er at Helse Sør-Øst RHF ved Bård Seiersnes opplyser at Helse Sør-Øst RHF vil behandle innstilling rundt sakskomplekset Helseregisterfeltet Nasjonal IKT HF orienterte om pågående arbeid, utfordringer og planer fremover innen helseregisterfeltet i møte med Helse- og omsorgsdepartementet den Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre har gitt innspill i forbindelse med Helse Nords initiativ om et ønsket veikart for etablering av automatisert datafangst til medisinske kvalitetsregistre. Administrasjonen ble i styremøte bedt om å legge frem sak vedrørende medisinske kvalitetsregistre med vekt på innholdet i Riksrevisjonens rapport, denne saken vil bli fremlagt til kommende styremøte. 1

15 Vedlegg 26 Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 2

16 Vedlegg 27 Til: Porteføljestyret Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 27/18 O Statusrapport for prosjektporteføljen Bakgrunn Saken gjelder orientering om status for prosjektporteføljen. Vedlegg 2 viser statusrapporter pr fra det enkelte prosjekt som Nasjonal IKT HF er eier av. Forhold styret bør være kjent med Nytt i form på statusrapporteringen er at når administrasjonen vurderer rød status på et prosjekts risiko eller utfordring, så oppsummeres dette i kapittel 1. Rød status vil innebære tiltak som porteføljestyret skal behandle. I kapittel 2 så vises nå differansen mellom budsjettrammen og årsprognose som Ikke allokerte prosjektmidler. Kapittel 3 Risikoer og utfordringer i prosjektene inneholder nå både vurdering av risiko og status. For planlagte nye prosjekter beskrives nå status og risiko mer utdypende enn tidligere. Det antydes også når en antar at tidligst oppstart vil være. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. Vedlegg Vedlegg 1: Statusrapport for prosjektporteføljen Vedlegg 2: Statusrapport 1

17 Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Oppdatert: Røde risikoer og utfordringer for prosjekter i nåværende periode 1 2. Økonomistatus 2 3. Risikoer og utfordringer for prosjektene 3 4. Porteføljerisiko 6 5. Bemanningsoversikt 9 6. Avhengighetsoversikt Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter og programmer Korte prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde og Nasjonal e-helsestrategi Røde risikoer og utfordringer for prosjekter i nåværende periode Rød risiko indikerer vesentlig risiko for om tiltaket vil kunne gjennomføres som beskrevet i prosjektmandatet, og som dermed vil kreve tiltak. Tiltak 29 Forbedre legemiddelinformasjon og FEST er vurdert til rødt på avhengighet til Statens legemiddelverk og for totaløkonomi for spesialisthelsetjenesten. Pågående tiltak er sak om Samlet gevinst- og kostnadsbilde for forbedring av legemiddelinformasjon til porteføljestyret, og sak til de fire administrerende direktørene i de regionale helseforetakene om mulig tilnærming til felles plan for realisering av SAFEST.

18 2. Økonomistatus Hensikten med økonomistatusen er å vise årsprognose for prosjektfinansiering for porteføljen og det enkelte prosjekt og program som har en budsjettmessig konsekvens for Nasjonal IKT HF. Praksis er at Nasjonal IKT finansierer prosjektledelse og toppkostnader i prosjekter, samt kostnadene til leveranser fra Direktoratet for e-helse og samfinansiering sammen med andre for eksempelvis Felles infrastruktur og arkitektur og Program for kodeverk og terminologi. Prognosen styres for å være innenfor rammen. Mulige andre tiltak som kan startes opp er satt til 0. Prosjekt ID Prosjekt Prosjektfase Status.. Prosjektfinansiering 2018 Årsprognose 2018 P61 Digital patologi Planlegge Pågår kr kr P2005 Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenestengjennomføre Pågår kr kr P67 Én innbygger én journal Gjennomføre Pågår kr kr P2051 Program Felles Infrastruktur og Arkitektur (FIA) Gjennomføre Pågår kr kr P2061 Modernisert folkeregister - Helse SPHT Produsent Gjennomføre Pågår kr - kr - P2011 Program for Kodeverk og Terminologi (PKT) Gjennomføre Pågår kr kr P68 Rammeavtale publiseringsløsning metodebøker Konsept Pågår kr kr n/a Helsedataprogrammet Gjennomføre Pågår kr kr P70 Elektronisk datafangst pasientsikkerhetsprogrammetkonsept Pågår kr kr P62 Robust mobilt helsenett Gjennomføre Pågår kr kr n/a Modernisert folkeregister - Helse SPHT Konsument Planlegge Planlagt kr P61 Digital patologi Gjennomføre Planlagt kr K18 Felles klinisk kunnskapsgrunnlag Konsept Planlagt kr K18 Felles klinisk kunnskapsgrunnlag Planlegge Planlagt kr K13 Innregistrering og rapportering Konsept Planlagt kr K03 Antibiotikastyring - Beslutningsstøtte og rapporteringkonsept Planlagt kr P60 Konseptfase for en prehospital journal Konsept Pauset kr - P58 Program for samordning av neste generasjons EPJ Gjennomføre Pauset kr - K16 Referansearkitektur tjenestelag for integrasjon Konsept I bero kr - K01 Felles anvendelse av grunndata Konsept I bero kr - P29 Forbedre legemiddelinformasjon og FEST Gjennomføre I bero kr - P62 Robust mobilt helsenett Planlegge Ferdigstilt kr n/a Ikke allokerte prosjektmidler kr Sum kr kr Siste to måneders større prognoseendringer P61 Digital patologi er nedjustert fra 9,5 MNOK til 8,2 MNOK for gjennomføringsfasen grunnet oppdatering av prosjektestimat rapportert i forrige periode. Overordnet betraktning Årsprognose for 2018 er lik porteføljerammen på 74 MNOK, hvorav ikke allokerte prosjektmidler er 2,4 MNOK og vedtatt prosjektfinansiering er 58,6 MNOK.

19 3. Risikoer og utfordringer for prosjektene Porteføljeansvarlige i Nasjonal IKT vurderer om tiltaket vil kunne fullføres og dette vises i status for prosjektrisiko for forrige periode og nåværende periode. Røde statuser medfører at det vil legges opp til en beslutning om følgende: For pågående tiltak: 1) Fortsett, 2) Endre omfang, 3) Utsett / sett på pause 4) Avslutt. For nye tiltak: 1) Legg til nye tiltak, 2) Start prosjektet på et spesifikt tidspunkt, 3) Ferdigstill prosjektet innen en bestemt dato, 4) Endre omfang og innretning, 5) Ta ut av porteføljen. Porteføljeansvarlige vurderer og beskriver status for gjennomføringsutfordringer og status for forberedelser til realisering. Realiseringsutfordringer rapporteres fra og med planleggingsfasen. Fargebetydning: Grå: Grønn: Gul: Rød: Ikke relevant å rapportere mot områdene grunnet eksempelvis at prosjektet er satt i pause eller avventer behandling av ny fase. Status i henhold til vedtatt prosjektmandat og toleranse. Mindre avvik fra styrevedtak. Tiltak innenfor prosjektets fullmakter ansees tilstrekkelig til å levere i henhold til direktiv og toleranse. Vesentlig utfordringer eller avvik fra prosjektmandat, og vil kreve tiltak basert på anbefalinger fra prosjektstyret.

20 Risiko nåværende periode Risiko forrige periode Avgrensning og innhold Ressurser Eksterne avhengigheter Prosjektleveranser Fremdrift og økonomi Gevinster Realiseringsaktiviteter Totalfinansiering Status for Risikoutvikling gjennomføringsutfordringer Status for ID Tiltaksnavn (kortnavn) Prosjektfase forberedelser Kommentarer til realisering P50 Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten 3. Gjennomføre P61 Digital patologi 2. Planlegge P60 Konseptfase for en prehospital journal P62 Robust mobilt helsenett 3. Gjennomføre P70 P29 P58 P68 Elektronisk datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Forberedre legemiddelinformasjon og FEST Program for Samordning Av Neste Generasjons EPJ Rammeavtale publiseringsløsning metodebøker Konklusjon konseptfase for noen delprosjekt tar lengre tid enn estimert. Realiseringsaktiviteter krever pilotering, noe som er krevende å få til. Eksterne avhengigheter mot arkitekturavklaringer regionalt/nasjonalt. Avklaringsprosess for tiltak utnevnelse av "hovedsamarbeidspartner" pågår. Leveransene fra planlegingsfasen er godkjent i prosjektstyret. Sak om oppstart av gjennomføringsfasen er behandlet i Strategiråd , og fremlegges for porteføljestyret Pauset Vedtatt pauset i påvente av ressurser tilgjengelig i helseregionene. 1. Konsept 8. I bero Det gjentår enda avkleringer rundt alle regionenes deltakelse i pilot og etablering av mottaksorganisasjon. Grunnet tidkrevende prosess med å få allokert alle ressurser i sentral prosjektorganisasjon er 'fremdrift og økonomi' satt til gult for å synliggjøre en økt risiko forsinkelser. Prosjektet er bedt om å legge frem en helhetlig plan som hensyntar alle kjente avhengigheter i slutten av april. Realiseringsaktiviteter er mer eller mindre kommet i gang i alle helseregioner, 'gul' status opprettholdes da endelig beslutning om deltakelse og omfang av pilotering fremdeles er utestående. Prosjektet er kommet godt i gang. februar og mars vil gå med på å utarbeide et felles målbilde Det er ikke identifisert vesentlige risiko elementer. Det arbeides med å beskrive samlet kostnads- og gevinstbilde i helseregionene, ved å ta i bruk forbedret legemiddelinformasjon. Dette legges frem for porteføljestyret Administrasjonen i Nasjonal IKT har forberedt en sak til de fire AD'ene i de regionale helseforetakene om en mulig tilnærming til helseregionenes plan for realisering av SAFEST, som skal fremlegges Helse- og omsorgsdepartementet, ref oppdragsbrevene. 9. Pauset Vedtatt pauset inntil avklaringer rundt samordning av DIPS i helseregionene. 2. Planlegge Ressurser som har bidratt i utarbeidelse av konkurransegrunnlaget har fortsatt liten tilgjengelighet i ønskede perioder i henhold til planen fremover, men denne risikoen er tatt litt ned da prosjektstyret har godkjent å tilpasse planen til ressursenes tilgjengelighet. Prosjektet sikter nå mot ferdigstillelse i henhold til plan. K18 Etablere felles kunnskapsstøtte 0. Opprigging K01 Felles anvendelse av grunndata 0. Opprigging K16 Referansearkitektur tjenestelag for integrasjon 0. Opprigging K13 Innregistrering og rapportering 0. Opprigging K03 P2061 n/a Antibiotikastyring - Beslutningsstøtte og rapportering Modernisert folkeregister - Helse SPHT Produsent Modernisert folkeregister - Helse SPHT Konsument 0. Opprigging 3. Gjennomføre 0. Opprigging Arbeid med opprigging startet. Konseptfase i plan for behandling om oppstart i styremøte i mars Avgrensning og innhold er ok grunnet arbeidet i forkant av prioritering inn i masterplanen. Det jobbes med å få bekreftet kritisk masse med ressurser i forkant av styrebehandling. Uavklart omfang og innretning. Ingen prosjektleder tilgjengelig fra helseregionene. Planlagt tiltak er å sammenstille utfordringsbildet til helseregionene og anbefale veien videre for tiltaket. Uavklart omfang og innretning. Ingen prosjektleder tilgjengelig fra helseregionene. Planlagt tiltak er å sammenstille utfordringsbildet til helseregionene og anbefale veien videre for tiltaket. Det planlegges med at prosjektet rigges opp for oppstart i april Avgrensning og innhold er ok grunnet arbeidet i forkant av prioritering inn i masterplanen. Det planlegges med at prosjektet rigges opp for oppstart tidligst høsten Avgrensning og innhold er ok grunnet arbeidet i forkant av prioritering inn i masterplanen. Ressursituasjonen i helseregionene er anstrengt og ressurstilgang til prosjektet er derfor uavklart og risiko økes derfor til gul. Manglende ressurser fra spesialisthelsetjenesten har gått ut over fremdrift og kvalitet på prosjektleveranser. Ressurssituasjonen i prosjektet er nå bedret. Etablering av realiseringsprosjekter i regionene tar tid. Risikovurdering: sannsynlig dårligere kvalitet på prosjektleveranser, og sen involvering av leverandører. Tiltak: Iterative leveranser i prosjektet.

21 Status for oppstart av prioriterte nye prosjekter Hensikten er å kort orientere om status for oppstart av prioriterte nye prosjekter, og administrasjonen sin vurdering av risiko for manglende leveransekapasitet (eksempel: tilgjengelige nøkkelressurser fra helseregionene) og håndtering av avhengigheter, som er de viktigste porteføljerisikoene for gjennomføring. Fargebetydning: Grønn: Gul: Rød: Ingen betydelige risikoer kjent på nåværende tidspunkt. Risiko identifisert som kan medføre at tiltaket ikke kan startes opp i gjeldende masterplanperiode. Betydelig risiko for at tiltaket ikke kan startes i inneværende masterplanperiode. Vil kreve vedtak i porteføljestyret. Prosjektkandidat K01 Felles anvendelse av grunndata. Prosjektet skal undersøke gapet mellom behov for grunndata i lokale/regionale løsninger og det som tilbys i sentrale registre inklusive RESH, samt foreslå modeller for styring og forvaltning av grunndata, sentralt og i regional/lokal anvendelse. Gjennomføringsrisiko Leveransekapasitet Avhengigheter Status Uavklart omfang og innretning. Ingen prosjektleder tilgjengelig fra helseregionene. Planlagt tiltak er å sammenstille utfordringsbildet til helseregionene og anbefale veien videre for tiltaket. Administrasjonen vil kontakte helseregionene for å få kontaktpersoner som kan bidra til å avklare omfang og innretning. Tidligst oppstart er i løpet av høsten K03 Antibiotikastyring beslutningstøtte og rapportering. Kandidaten foreslår å utforme et forslag til felles kodeverk for arbeidsdiagnoser/tentativ diagnose, med infeksjonsdiagnoser som «case» fra virkeligheten. Det skal i tillegg gjennomføres analyser av hvordan en nasjonal standard for beslutningsstøtte i Kurve/EPJ kan etableres, og hvordan en nasjonal standard for rapportering av data for legemiddelbruk kan etableres. Ressurssituasjonen i helseregionene innenfor områdene prosjektledelse, klinisk og teknologi, spesielt rettet mot kurveløsninger er anstrengt. Det foreligger derfor en reell usikkerhet om ressurstilgjengelighet og gjennomførbarhet i Ressursforespørsel fremmet til helseregionene om prosjektleder som kan utforme beslutningsunderlag for oppstart av konseptfase, og deretter lede denne. Tidligst oppstart er i løpet av høsten 2018.

22 Prosjektkandidat K13 Forenklet innregistrering og innrapportering til nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Kandidaten foreslår å utrede hvordan innregistrering til registre kan forenkles for å redusere rapporteringspresset for helsepersonell. Utredningen vil drøfte overordnede målbilder og veikart. Gjennomføringsrisiko Leveransekapasitet Avhengigheter Status Pågående arbeid med å avklare hvilke aktiviteter som bør gjennomføres av prosjektet, og av hvem, og avhengighetene mellom de ulike aktivitetene i og utenom tiltaket. Tidligst oppstart av prosjektet er K16 Referansearkitektur tjenestelag for integrasjon. Utarbeide og anbefale referanse-arkitektur og styringsstruktur for et interregionalt tjenestelag for data-utveksling på tvers av regioner og eksterne aktører. I tillegg anbefale konsept for realisering av en slik interregional tjeneste. Uavklart omfang og innretning. Ingen prosjektleder tilgjengelig fra helseregionene. Planlagt tiltak er å sammenstille utfordringsbildet til helseregionene og anbefale veien videre for tiltaket. Administrasjonen vil kontakte helseregionene for å få kontaktpersoner som kan bidra til å avklare omfang og innretning. Tidligst oppstart er i løpet av høsten Porteføljerisiko Omfanget av endringsinitiativer i prosjektporteføljen til Nasjonal IKT er avgrenset til prosjekter helseregionene ønsker å gjennomføre i fellesskap og mandatene som gis prosjektene. Administrasjonen i Nasjonal IKT HF anbefaler derfor at omfanget for risikovurdering av Nasjonal IKT sin portefølje er begrenset til manglende leveransekapasitet og manglende håndtering av avhengigheter. Risikovurdering av endringskapasitet bør håndteres av helseregionene selv siden totaliteten av regionenes endringsporteføljer håndteres regionalt og lokalt. I tillegg vurderes risikoen for at en ikke gjennomfører de riktige prosjektene. Ingen statusendringer siden forrige rapportering, men porteføljerisikoen Manglende leveransekapasitet er på vei til å bli rødt grunnet mulig reduksjon i ressursbudsjettene i helseregionene for bruk til Nasjonal IKT prosjekter.

23 Porteføljerisiko Risiko for å ikke gjennomføre de riktige prosjektene Riktig porteføljesammensetning Forrige periode Status nå Kommentar Konsekvenser for porteføljen Pågående og planlagte tiltak Måles opp mot gjeldende felles IKTstrategi og oppdragsdokument til nasjonal IKT HF. I tillegg vurderes det Mindre penger og ressurser til å Sikre at prosjektene understøtter gjeldende strategi og opp mot signaler som kommer fra gjennomføre de riktige prosjektene. oppdrag. Vurdere om det finnes andre tiltak som bør helseregionene i Strategiråd for Unødig kost og ressursbruk. gjennomføres. Vurdere om strategi bør revideres. Nasjonal IKT og fra styret til Nasjonal IKT. Gjennomføringsrisiko Manglende leveransekapasitet Manglende håndtering av avhengigheter Alle fire helseregioner har indikert at det i de kommende årene er høy aktivitet på regionale prosjektaktiviteter. Mindre kapasitet for å levere prosjekter i regi av Nasjonal IKT eller Direktoratet for e-helse. Det er mangelfull informasjonsdeling om regionale prosjekter. Det er Forsinkelser,forhøyde kostnader og mangelfull kapasitet hos regionene til unødig ressursbruk når planer ikke å vurdere inter-regionale muligheter henger sammen. og avhengigheter. Unngå ressurskrevende prosjekter. Identifisere ressursbesparende prosjekter. Fortsatt høy fokus på ressursstyring. God samhandling med regionale ressurskoordinatorer. Etablere god samhandling med regionale programmer i helseregionene for å håndtere avhengigheter og optimalisere ressursbruk. Etablere helhetlige planer og veikart som viser sammenheng og avhengigheter mellom felles og regionale aktiviteter. Fortsette god informasjonsdeling i Fagforum for porteføljestyring. Realiseringsrisiko Manglende endringskapasitet (for ibruktakelse i helseregionene) n/a Alle helseregionene har kommunisert at de i stor grad ønsker å håndtere dette selv. Mulig økt ressursbruk i prosjekter, usikkerhet og tidsbruk i konseptfase og planleggingsfase. Forbedre prosjekteierstyring og tydeliggjøre roller og ansvar til prosjektstyret og helseregionene. Betraktninger på risikosituasjonen og mulige tiltak Rammebetingelsene, utfordringene og porteføljerisikoen for prosjekter i regi av Nasjonal IKT viser at det er krevende å gjennomføre interregionale prosjekter. I Felles plan for utvikling av nye tjenester og løsninger som helseregionene har utarbeidet er det skrevet om rammebetingelser og utfordringer: Det er høy grad av ulikhet i systemporteføljene til helseregionene. Helseregionene har ulike behov og mulighetsrom for felles tilnærminger på flere områder. Det gjennomføres store, nødvendige og prioriterte regionale prosjekter som må gjennomføres, i riktig rekkefølge før nasjonale tiltak.

24 Høy prosjektaktivitet i alle regioner begrenser mulighetene på noen områder til felles aktiviteter. Det er ulik grad av økonomisk handlingsrom for IKT-investeringer i helseregionene. Det er derfor viktig å finne de riktige tiltakene som to eller flere helseregioner ser nytten av å gjennomføre i fellesskap. Praksis og prosesser for porteføljedefinering, masterplan og porteføljestyring utvikles og forbedres med mål om å gjøre de riktige prosjektene sammen, og gjennomføre dem riktig. For masterplan 2018 er det prioritert å gjennomføre allerede oppstartete tiltak, samt prioritere prosjekter som understøtter målene i Én innbygger - én journal. Tiltak som det arbeides med for å ha en akseptabel risikosituasjon for prosjektporteføljen er blant annet: Unngå ressurskrevende prosjekter. Identifisere ressursbesparende prosjekter. Videreføre fokus på ressursstyring. God samhandling med regionale ressurskoordinatorer. Etablere god samhandling med regionale programmer i helseregionene for å håndtere avhengigheter og optimalisere ressursbruk. Etablere helhetlige planer og veikart som viser sammenheng og avhengigheter mellom felles og regionale aktiviteter. Fortsette god informasjonsdeling i Fagforum for porteføljestyring. Forbedre prosjekteierstyring og tydeliggjøre roller og ansvar til prosjektstyrer og helseregionene. Betraktninger om risiko for prosjektporteføljen fremover i 1-2 års perspektiv Det forventes høy aktivitet i alle fire helseregionene i 2018, og det er sannsynlig at dette vil kunne påvirke tilgangen til ressurser i interregionale prosjekter. Tiltak som er identifisert, planlegges og iverksettes innenfor det mulighetsrommet som administrasjonen har.

25 5. Bemanningsoversikt Hensikten med bemanningsprognosen er å vise utviklingen i ressurssituasjonen, belyse utfordringer og bidra til forutsigbarhet i ressursplanleggingen i helseregionene. Bekreftet Forespurt Formelt bekreftete ressurs og kapasitet. Er forespurte ressurser og kapasitet som ennå ikke er avklart. Dette er konkrete nye behov til prosjektene. Estimert fremtidig behov Indikerer grovt overordnet estimat på ressurser og kapasitet i fremtid. For eksempel på kommende prosjektfaser eller nye prosjekter som planlegges startet. Prognose totalt antall årsverk prosjektressurser Tabellene viser prognose for summen av bekreftet, forespurt og estimert fremtidig behov for bemanning i prosjekter. Radetiketter Jan''18 Feb''18 Mar''18 Apr''18 Mai''18 Jun''18 Jul''18 Aug''18 Sep''18 Okt''18 Nov''18 Des''18 Årssnitt Andel Helse Midt-Norge RHF 4,0 4,6 4,7 5,2 4,6 4,6 0,1 4,4 4,4 4,4 4,4 4,4 4,1 24 % Helse Nord RHF 3,2 3,5 3,5 3,2 2,8 2,8 0,1 2,9 2,9 4,2 4,2 4,2 3,1 18 % Helse Sør-Øst RHF 5,5 7,2 7,3 7,8 7,2 7,2 1,5 7,1 7,1 7,1 7,1 7,1 6,6 38 % Helse Vest RHF 2,9 2,9 3,0 4,2 4,2 4,2 0,1 4,2 4,2 4,2 4,2 4,2 3,5 20 % Uavklart hvilket RHF 2,9 5,8 6,2 17,4 17,4 17,6 3,0 18,4 18,4 19,7 21,2 18,3 13,8 Totalsum 18,5 23,9 24,6 37,7 36,1 36,3 4,6 36,8 36,8 39,4 40,9 38,0 31,1 100 % Det samlede behovet etter ressurser fra helseregionene er på omtrent samme nivå som for 2017 før Ny teknologi AMK ble stoppet. De største prosjektene når det gjelder bemanningsbehov fra helseregionene er FIA, PKT og MF Helse har behov for cirka 14 årsverk og Digital patologi med 16 årsverk i Administrasjonen har analysert behovet med hensyn til en grov kompetanseinndeling og sendt den til de ressursansvarlige i helseregionene. Planlegging av ressursbehov er også blitt et fast agendapunkt i møtene for Fagforum for porteføljestyring. Bekreftet antall årsverk prosjektressurser Radetiketter Jan''18 Feb''18 Mar''18 Apr''18 Mai''18 Jun''18 Jul''18 Aug''18 Sep''18 Okt''18 Nov''18 Des''18 Årssnitt Andel Helse Midt-Norge RHF 3,4 4,0 4,1 4,6 4,0 4,0 0,1 3,8 3,8 3,8 3,8 3,8 3,6 27 % Helse Nord RHF 2,0 2,2 2,3 2,0 1,7 1,7 0,0 1,7 1,7 3,0 3,0 3,0 2,0 15 % Helse Sør-Øst RHF 3,6 5,2 5,2 6,3 5,8 5,8 1,4 5,6 5,6 5,6 5,6 5,6 5,1 38 % Helse Vest RHF 2,1 2,1 2,1 3,4 3,4 3,4 0,1 3,4 3,4 3,4 3,4 3,4 2,8 21 % Uavklart hvilket RHF 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,0 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,8 Totalsum 11,9 14,3 14,5 17,1 15,7 15,7 1,5 15,3 15,3 16,6 16,6 16,6 14,2 100 % Av det totale ressursbehovet på 31,1 årsverk er 14,2 bekreftet. Vurdering Det er ikke uvanlig å ha et gap mellom estimert og bekreftet på dette tidspunktet av året i denne størrelsesorden. Antall bekreftede årsverk har steg med ca. 6 fra forrige rapportering. Cirka 5 årsverk av den totale årsprognosen er ikke forespurt enda, mens 11,2 årsverk er forespurt men ikke bekreftet / avvist enda. Etter et møte med de ressursansvarlige i helseregionene er det flere prosesser i gang for å tilgjengeliggjøre flere ressurser. Disse er beskrevet i avsnittet under. Det er utfordringer med kapasiteten i helseforetakene til å gjennomføre endringene som prosjektene medfører. Dette fører til restriksjoner på tilgjengelig kapasitet til å arbeide i prosjekter.

26 Viktige aktive ressursforespørsler 2061 MF Helse SPHT Produsent (fødsel og død) som tilhører Felles samarbeidsprogram for modernisering av Folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren har behov for en jurist fra spesialisthelsetjenesten. Svarfrist nyutsendt forespørsel For 61 Digital patologi er det i underkant av 2 årsverk kliniske ressurser som ikke er bekreftet, men tilgjengeligheten på kliniske ressurser forventes å øke etter en eventuell oppstart av første gjennomføringsfase. Det er i overkant av 2 årsverk arkitekter som ikke er bekreftet. Hovedprosjektleder er bekreftet tilgjengelig fra Sykehuspartner, og administrasjonen vil etter eventuelt vedtak om oppstart av gjennomføringsfasen sette i gang arbeidet med å rekruttere delprosjektledere eksternt. Ressurser fra Direktoratet for e-helse er ikke bekreftet, alternative tiltak vurderes. K03 Antibiotikastyring beslutningstøtte og rapportering har behov for en prosjektlederressurs som kan utforme beslutningsunderlag for oppstart av konseptfasen, og deretter lede denne. Frist for innmelding av ressurs er satt til 'Robust Mobilt Helsenett' har behov for ressurser i gjennomføringsfasen som ble besluttet i styremøtet Per mangler det regional koordinator som representerer helseregionens mottaksorganisasjon fra Helse Nord. Ressursen, og tilhørende mottaksorganisasjon, er ansett som en nøkkelressurs og nødvendig om regionen ønsker å pilotere løsningen i regi og koordinert av fellesprosjektet. Planlagt tiltak "Felles klinisk Kunnskapsgrunnlag" har behov for ressurser til konseptfasen. Sluttproduktet fra konseptfasen adresserer arbeidsprosesser i samtlige regioner og det oppfordres til å delta med regional fagressurs. Frist for innmelding av ressurser var satt til

27 Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt-Norge Helse Nord Direktoratet for e-helse Norsk Helsenett SF Sykehusinnkjøp HF Andre aktører* Leverandører** Robust mobilt helsenett Felles infrastruktur Program for kodeverk og terminologi Én innbygger én journal 6. Avhengighetsoversikt Avhengighetsoversikt for prosjektporteføljen er en aggregert oversikt over avhengigheter som kan påvirke prosjektets evne til å oppfylle prosjektrammen, og porteføljeområdenes evne til å levere ønsket strategisk effekt. Porteføljeområdene viser hensiktsmessige inndeling av prosjekter i funksjons- og applikasjonsområder. Avhengighetene er kategorisert i hensiktsmessige områder. Leveranser: Avhengighet til leveranser fra aktør eller prosjekt som har stor påvirkning på prosjektets evne til å gjennomføres. Utviklingskapasitet: Avhengighet til utviklingskapasitet, eksempelvis hos en EPJ-leverandør eller leverandørdelen hos Direktoratet for e- helse. Bemanning av unike nøkkelressurser: Avhengighet til ressurser som eksempelvis er nøkkelressurser også i andre felles eller regionale prosjekter. Dette er ressurser som en ikke kan erstatte med andre eller leie inn eksternt. Overlevering: Avhengighet til mottakende aktør eller prosjekt for å kunne overlevere leveranse eller oppgave. Avhengigheter med områdeinndeling Aktører Områdeinndeling Prosjekt Legemiddelområdet Forbedre legemiddelinformasjon og FEST (SAFEST) Prehospital Laboratorier Konseptfase for en prehospital journal Robust mobilt helsenett Digital patologi Innbyggertjenester Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten PAS-EPJ og Kurve Kunnskapsdeling Program for samordning av neste generasjons EPJ Modernisert folkeregister Helse Produsent (Fødsel og død) Datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Rammeavtale publiseringsløsning Etablere felles kunnskapsstøtte Grunnmur Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre Referansearkitektur tjenestelag for integrasjon Leveranser Utviklingskapasitet Bemanning av unike nøkkelressurser * HELFO, Helsedirektoratet, Apotekforeningen, Legemiddelverket, DIFI, Skattedirektoratet med flere. ** Leverandører som eksempelvis DIPS, med flere. Overlevering Endring i avhengigheter siste to måneder Avhengighetsbeskrivelser 29.5 Forbedre legemiddelinformasjon og FEST (SAFEST) vil ha en avhengighet til leveranser fra Statens Legemiddelverk (legemiddelinformasjon, informasjonsmodeller og tjenester for å gjøre legemiddelinformasjon tilgjengelig), og leveranser fra Direktoratet for e-helse (avklaringer rundt endring av meldingsstandarder, deltagelse i forbindelse med innføring av nye standarder for legemiddelinformasjon). 60 Konseptfase for en prehospital journal vil i en eventuell gjennomføringsfase være avhengig av leveranser fra Robust mobilt helsenett, og er definert som en forutsetning for innføring av P-EPJ løsning. 61 Digital patologi har avhengigheter til Direktoratet for e-helse (avklaringer rundt bruk av standarder, og leveranse fra PKT PAT prosedyrekodeverk for patologi), og Helsedirektoratet (vurderinger av endringer i Biobankloven i forbindelse med Nasjonal plan for håndtering av blokker og glass).

28 62 Robust mobilt helsenett vil i en gjennomføringsfase være avhengig av leveranser og nøkkelressurser/kompetanse fra Norsk Helsenett SF, Sykehusinnkjøp HF og mottaksorganisasjoner i helseregionene. 68 Rammeavtale publiseringsløsning for metodebøker er avhengig av unike nøkkelressurser fra Helse Sør-Øst og Helse Nord Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten inneholder en rekke viktige avhengigheter. Utvikling av ny funksjonalitet betinger leveranseevne hos samarbeidende regioner. Bredding av ferdige løsninger nasjonalt betinger teknisk evne og strategisk forankring i den enkelte region. Total innsatsfaktor og koordinering av innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten forutsetter investeringsevne og vilje i helseregioner. En del tematikk betinger avklaringer utenfor spesialisthelsetjenesten. Utvalgt funksjonalitet og tjenester som leveres har potensiale til å gjenbrukes i tjenester som planlegges utviklet hos 3.part Modernisert folkeregister Helse SPHT Produsent (Fødsel og død) er avhengig av leveranser fra Norsk Helsenett og nøkkelressurser fra Helse Sør-Øst, samt deltakelse fra regionene i gjennomføringsfasen. Prosjektet er også avhengig av koordinering og samarbeid med moderprosjektet MF Helse og dets aktører Direktoratet for e-helse, Folkehelseinstituttet, Helsedirektoratet, Kommunenes Interesseorganisasjon og Norsk helsenett samt Skattedirektoratet.

29 SAMMEN MED DIREKTORATET FOR E-HELSE NASJONAL IKT SAMMEN MED DIREKTORATET FOR E-HELSE NASJONAL IKT 7. Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter og programmer Diagrammet viser tidsforløpet til pågående prosjekter og antatt videreføring og mulige nye prosjekter i henhold til masterplanen som en er kjent med på nåværende tidspunkt. Overordnet tidslinjer for vedtatte prosjekter DIGITAL PATOLOGI KONSEPTFASE FOR EN PREHOSPITAL JOURNAL ROBUST MOBILT HELSENETT FORBEDRE LEGEMIDDELINFORMASJON OG FEST RAMMEAVTALE PUBLISERINGSLØSNING METODEBØKER ELEKTRONISK DATAFANGST PASIENTSIKKERHETSPROGRAMMET DIGITALE INNBYGGERTJENESTER I SPESIALISTHELSETJENESTEN MODERNISERT FOLKEREGISTER HELSE SPHT PRODUSENT ÉN INNBYGGER ÉN JOURNAL FELLES INFRASTRUKTUR OG ARKITEKTUR PROGRAM FOR KODEVERK OG TERMINOLOGI HELSEDATAPROGRAMMET Pågående prosjektfase Prognose for neste prosjektfaser eller finansieringsperiode Ved ikke angitt tidsperiode, så er dette ikke avklart Figur 1: Pågående prosjekter i masterplan for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF Planlagte nye prosjekter i Masterplan KONSEPTUTREDNING KUNNSKAPSGRUNNLAG ANTIBIOTIKASTYRING INDIKASJONSBASERT BESLUTNINGSSTØTTE OG RAPPORTERING FORENKLET INNREGISTRERING OG INNRAPPORTERING TIL NASJONALE MEDISINSKE KVALITETSREGISTRE FELLES ANVENDELSE AV GRUNNDATA I SENTRALE REGISTRE REFERANSEARKITEKTUR TJENESTELAG FOR INTEGRASJON MODERNISERT FOLKEREGISTER HELSE SPHT KONSUMENT Prognose for gjennomføring av konseptfase Ved ikke angitt tidsperiode, så er dette ikke avklart Figur 2: Planlagte nye prosjekter i Masterplan 2018

30 8. Korte prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde og Nasjonal e-helsestrategi Tabellen viser en kort beskrivelse for prosjektene og programmene, og hvordan deres antatte gevinstområder er knyttet mot målsetninger som beskrevet i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og Nasjonal e-helsestrategi. Tabell oppdatert januar 2018 etter ny gjennomgang med Direktoratet for e-helse og strategisk knytning mot Nasjonal e-helsestrategi. Publisert informasjon om prosjektene og programmene finnes på Primært mål som understøttes: Sekundære mål som understøttes: Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKTstrategi for spesialisthelsetjenesten Nasjonal e-helsestrategi Prosjekt Forbedre legemiddelinformasjon og FEST (SAFEST) Konseptfase for en prehospital journal Digital patologi Robust mobilt helsenett Program for samordning av neste generasjons EPJ Kort beskrivelse av leveranser og oppgaver Gode digitale løsninger for pasienten Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet IKT-støtte for helhetlige standardiser te pasientforløp Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker Digitalisering av arbeidsprosesser Bedre sammen-heng i pasientforløp Bedre bruk av helsedata Helsehjelp på nye måter Gjøre tilgjengelig forbedret legemiddelinformasjon. Vurder og anbefal konsepter for regional og felles nasjonale løsninger for elektronisk pasientjournal for den prehospital verdikjede. Planlegge foreslåtte prosjekter fra konseptfasen for å nå fremtidsbildet Digital Patologi, og utrede en nasjonal plan for blokker, glass og digitale snitt. Vurder gjennomførbarhet av anbefalt konsept og foreta planlegging av gjennomføringsfase for felles nasjonal løsning for et robust mobilt helsenett. Samordne felles nasjonale føringer for EPJ med gode og likeverdige helsetjenester. Felles grunnmur for digitale tjenester Nasjonal styring av e- helse og økt gjennomførin gsevne

31 Rammeavtale publiseringsløsning Datafangst pasientsikkerhetsprogrammet Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Modernisert folkeregister Helse SPHT Produsent (Fødsel og død) Felles infrastruktur og arkitektur (FIA) Program for kodeverk og terminologi (PKT) Helsedataprogrammet Én innbygger én journal Anskaffe rammeavtale for publiseringsløsning av metodebøker. Sikre elektronisk datafangst for alle innsatsområdene i pasientsikkerhetsprogrammet innen to år. Prosjektet vil først og fremst utnytte dagens IKT-plattformer. Målet er å kunne bruke data til forbedringsarbeid og følge implementering av innsatsområdene. Kravstille og utvikle nasjonale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten. Sikre god overgang til modernisert folkeregister, ved å utnytte nye muligheter som å digitalisere innsendelse til folkeregisteret og å kontrollere distribusjon av folkeregisteropplysninger i sektoren gjennom felles komponenter, og etablere koordinert forvaltning i sektoren. Vurdere, utrede og iverksette tiltak på kort og mellomlang sikt som bedrer samhandlingen i sektoren. Utvikle og tilrettelegge for standardiserte kodeverk og terminologier for øvrige aktører i sektoren. Bidra til bedre utnyttelse, bedre kvalitet, enklere innrapportering og sikrere håndtering av data i de nasjonale helseregistrene. Vurdere behov og realiseringsmuligheter av en felles nasjonal løsning for kommunal helseog omsorgstjeneste i tråd med anbefalingene i utredning av «Én innbygger én journal» og basert på

32 Prioriterte prosjektkandidater Etablere felles kunnskapsstøtte Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre Referansearkitektur for interregionalt tjenestelag for integrasjon erfaringer fra arbeidet med Helseplattformen. Utrede konsept for å tilby felles klinisk kunnskapsgrunnlag for helsepersonell. Kunnskapsgrunnlaget kan være veiledere, prosedyrer, retningslinjer og annen formalisert kunnskap som støtter helsepersonell i arbeidet. Prosjektet skal både utrede konsepter for teknisk systemstøtte og organisatorisk forvaltning av kunnskapen. Prosjektet bygger videre på arbeidet gjort i Tiltak 50 'Kunnskapsbasert pasientplanlegging'. Prosjektet skal undersøke gapet mellom behov for grunndata i lokale/regionale løsninger og det som tilbys i sentrale registre inklusive RESH, samt foreslå modeller for styring og forvaltning av grunndata, sentralt og i regional/lokal anvendelse. Utarbeide og anbefale referansearkitektur og styringsstruktur for et interregionalt tjenestelag for datautveksling på tvers av regioner og eksterne aktører. I tillegg anbefale konsept for realisering av en slik interregional tjeneste.

33 Porteføljestyret Nasjonal IKT STATUSRAPPORT TILTAK 29.5 Forbedre legemiddelinformasjon og FEST PROSJEKTEIER Nasjonal IKT HF SATSINGSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER N/A - STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FORRIGE Y Y NÅ Y Y Generell status: Det arbeides med å beskrive samlet kostnads- og gevinstbilde i helseregionene, ved å ta i bruk forbedret legemiddelinformasjon. Administrasjonen i Nasjonal IKT skal forberede en sak til RHF AD-møtet om mulig tilnærming til helseregionenes plan for realisering av SAFEST, som skal fremlegges Helse- og omsorgsdepartementet, ref oppdragsbrevene. FREMDRIFT Y Y EKSTERNE AVHENGIGHETER Y Y ØKONOMI Y Y RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE RISIKOREDUSERENDE GREP

34 Porteføljestyret Nasjonal IKT HF STATUSRAPPORT TILTAK 61.1 Digital patologi PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Line Rodahl Dokset, Sykehuspartner HF STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI FORRIGE G G G G G NÅ G G G G G RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Forsinket gevinstrealisering grunnet sen oppstart av regionale prosjekter/aktiviteter 2. Manglede tilslutning fra helseregionene som følge av manglende forankring. 3. Manglende forankring hos Helsedirektoratet og Direktoratet for e-helse RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Løpende dialog med aktuelle prosjekter og fagmiljø. Avgrensning. 2. Tett samarbeid med helseregionene 3. Tett dialog med direktoratene i tillegg til rapportering til NUIT MP1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 er ferdigstilt MP11 Business Case er oppdatert MP 12 og 13 utgår, MP14 Faseplan for første gjennomføringsfase (med org.)endelig versjon foreligger. Faseplan for gjenstående faser 0,7 versjon levert,mp15 Styrings- og arkitekturdokumentasjon, Erfaringslogg og Business Case - endelig versjon foreligger MP16 Leveranser avsluttet MP17 Prosjekt dokumentasjonen er godkjent av prosjektstyreleder ved BP3 MP18 Anmodning om oppstart av gjennomføringsfase er behandlet i porteføljestyret

35 Porteføljestyret Nasjonal IKT Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 62 Robust Mobilt Helsenett PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Rune Holger Andersen HF Sykehuspartner STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT FORRIGE G G G NÅ G G G Avgrensning og innhold: Ingen endringer siden forrige rapportering. Ressurser: Alle roller i sentral prosjektorganisasjon er på plass, med unntak av regional koordinator fra Helse Nord. Det er under avklaring. Fremdrift: En revidert totalplan vil bli fremmet til neste styremøte Prosjektet jobber med å avklare og utrede risikoer for forsinkelser Eksterne avhengigheter: Ingen endringer siden forrige rapport.. Økonomi: Ved utgangen av februar er det et underforbruk på 140 EKSTERNE AVHENGIGHETER G G ØKONOMI G G RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Alle regionene har ikke fått etablert rollen regional koordinator. 2. Risiko for forsinkelser RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Følges opp mot gjenstående regioner. 2. Er under utredning, følges opp mot styremøte i april. M3 Prosjekt etablert og Kick Off gjennomført M4 Grunnmur etablert

36 Styremøte Nasjonal IKT HF Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 68 Rammeavtale publiseringsløsning PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Odd Hilt Sykehusinnkjøp HF STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD FORRIGE G NÅ G Anbudskonkurransen er utlyst både i Norge (Doffin) og Europa (TED). Kvalifisering er gjennomført og 2 leverandører ble kvalifisert til å inngi tilbud som det skal forhandles om. Tilbudsfrist i uke 9. RESSURSER FREMDRIFT G Y Y G Ressurser som har bidratt i utarbeidelse av konkurransegrunnlaget har fortsatt liten tilgjengelighet i ønskede perioder i henhold til planen fremover, men denne risikoen er tatt litt ned da prosjektstyret har godkjent å tilpasse planen til ressursenes tilgjengelighet. Prosjektet sikter nå mot ferdigstillelse i henhold til plan. EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI G Y G G Prognosen på forbruk er justert til å være i henhold til budsjett basert på 2 leverandører i konkurransen. RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Ressurser for prosjektet kan ikke jobbe så mye som etterspurt RISIKOREDUSERENDE GREP 1a. Sørge for tilgjengelighet på eksisterende ressursene for hele prosjektperioden 1b. Tilpasse planen etter tilgjengelighet av ressurser M2.0 Prosjektstart M2.1 Når utkast til kontrakt er klar til kvalitetssikring i regionene M2.2 Når utkast til kontrakt er godkjent BP3 Når utlysning av anbud er besluttet M3.1 Når anbudet lyst ut M3.2 Når Tilbud er mottatt M3.4 Når leverandør er valgt M3.5 Når kontrakt er signert BP4 Beslutning oppstart av avslutningsfasen BP5 Beslutte avslutning av prosjektet

37 Porteføljestyret Nasjonal IKT Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 70 Elektronisk datafangst Pasientsikkerhetsprogrammet PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Jon Jensen NIKT (Ekstern) STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE FORRIGE NÅ Februar og mars vil gå med på å utarbeide et felles målbilde AVGRENSING OG INNHOLD G G Det er ikke identifisert vesentlige risiko elementer. RESSURSER G G FREMDRIFT G G EKSTERNE AVHENGIGHETER G G ØKONOMI G G RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE RISIKOREDUSERENDE GREP 31.01: Kontinuering av prosjektet 04.04: Konsept avstemning 04.05: Godkjenning av konseptrapport

38 Status pr STATUSRAPPORT TILTAK DIS 2018 (Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE Selvbetjening og samhandlingsløsninger PROSJEKTLEDER Line Ringheim, Direktoratet for e-helse STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER FORRIGE G G Y G NÅ G G Y G Styringsdokumenter DIS 2018 er godkjent 8. februar av prosjektstyret Styringsdokument for Digitale Skjema (DS) og Direktevarsling og Videreformidling (DV) godkjent av prosjektstyret 8. februar. Prosjektforslag for Digital dialog med behandlende enhet (DD) er levert til godkjenning. Viktigste utfordringer er: Utviklingsoppgaver for DS tar mer tid enn estimert Totalforbruk pr er 3,6 MNOK som er ihht forventet kostnadsutvikling ØKONOMI G G RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Tidkrevende forankringsprosesser på målbilde-, konsept- og planarbeid 2. Manglende pilotering av realiserte tjenester 3. Manglende enighet om integrasjonsarkitektur og teknologivalg RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Avklare hovedsamarbeidspartner for delprosjektene. God dialog med samtlige regioner for sikre konsensus. 2. Synliggjøring av tema inn mot prosj.st 3. Sikre at hovedsamarbeidspartner på Digital dialog m/behandlende enhet bidrar til forankring og enighet. Temaet adresseres i planleggingsfasen 8.2: Prosjektstyrets godkjenning av utdypning til mandat og styringsdokumenter for Digitale Skjema og Direktevarsel og videreformidling 15.2: Prosjektforslag for Digital Dialog men behandlende enhet klart til godkjenning 26.2: Februar release helsenorge.no med funksjonalitet for Digitale Skjema, Direktevarsel og videreformidling og Digital dialog med behandlende enhet 12.3: Hovedsamarbeidspartnere for DS, DV og DD avklart med RHFene 15.3: Prosjektforslag for DD godkjent 15.3: Gjennomføringsplan for formatvariasjoner på DS klar 22.3: Release med skjemafunksjonalitet 5.4: Målbilder og prosjektmandat for Personlig kunnskapsoversikt (PK) og Symptomkartlegging (SK) ferdig til godkjenning i prosjektstyret

39 Porteføljestyret Nasjonal IKT HF Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK MF Helse SPHT Produsent (Prosjekt i program MF Helse) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE Felles tjenester PROSJEKTLEDER Eivind Melvold STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI FORRIGE G Y Y Y G NÅ G Y R Y G Ressurser: Sentral innføringsressurs ble tilgjengelig 5. mars for å utføre endringsanalyse og forberede innføring. Dette lenge etter plan. Fremdrift: Etablering av innføringsprosjekter i RHF er forsinket. HSØ under avklaring og fortsatt usikker. Bestillingsunderlag til regionene for integrasjon med EPJ er forsinket grunnet lite kapasitet i februar. Tekniske avklaringer mellom edår og regionene gir uforutsett ekstra arbeid med bestillingsunderlag til EPJ-leverandører. Dette forsinker mulige bestillinger til EPJ-leverandører, og mulighet for oppstart av innføring i regionene. Eksterne avhengigheter: Usikkert når regionene og EPJ-leverandører kan levere HelseID og integrasjon for innføring. Tar tid å avklare hva som skal gjøres og når. Dette skaper høy usikkerhet for oppstart av innføring i Økonomi: Økonomiforbruk iht. plan RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE RISIKOREDUSERENDE GREP 1.10 Styringsdokument klar for godkjenning til styringsgruppe Prosjektet er klart til DP2 Felles akseptansetesting med SKD 1. Lang prosess for etablering av regionale samarbeidsprosjekt kan føre til forsinket oppstart av utprøving og innføring i regionene 2. Lang bestillingsprosess i regionene kan føre til forsinket bestilling til EPJ-leverandører 3. Leverandører er ikke klare med HelseID og integrasjon til 2019 kan føre til forsinket oppstart av innføring. 1. Lage innføringsmanual og preutfylt planverk for regionale prosjekt 2. Lage felles bestillingsunderlag med regionene og leverandørene samt forankre dette før regionene velger å bestille 3. Spesifisere løsning med leverandørene og avklare estimater ila. mars. Regionene bestiller leverandørutvikling tidlig i april Tilslutning til planlegging av prosjektet og videre arbeid med styringsdokument fra programstyret BP3: Prosjektet godkjennes for gjennomføring av programstyret 15.5 Etablert prosjekt i HV og HMN og plan for utprøving av ny løsning for melding om død 15.8 Prosjektet er klart til DP3 Oppstart utprøvingsperiode med SKD Prosjektet er klart til DP4 Oppstart innføringsperiode med SKD

40 Vedlegg 28 Til: Porteføljestyret Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 28/18 O, 29/18 B, 30/18 B Samlesaker til porteføljestyret sak 28/18 O, 29/18 B og 30/18 B Bakgrunn Denne saken inneholder flere ulike saker som ønskes behandlet av porteføljestyret. Administrasjonen vurderer sakene slik at de ikke krever egne saksunderlag, og derfor samles de i en egen samlesak. Hver sak har egne vedtakspunkter. Sak 28 - PS - Konsekvens av endringsanmodninger i porteføljestyremøte Følgende tiltak søker beslutning om prosjektfinansiering: Tiltak 'P61 Digital Patologi' gjennomføringsfase - MNOK 8,2. Kandidat 'K18 Felles klinisk kunnskapsgrunnlag' - konseptfase MNOK 2,0. Ved beslutning om oppstart av prosjektfasene vil vedtatt prosjektfinansiering for 2018 være MNOK 68,8 av en ramme på MNOK 74. Årsprognose for 2018 er lik porteføljerammen på 74 MNOK, hvorav ikke allokerte prosjektmidler er 2,4 MNOK. Forslag til vedtak 1. Porteføljestyret tar saken til orientering. Sak 29 - PS - Fortsatt pause av 60 'Prehospital EPJ' Strategirådet for Nasjonal IKT behandlet i møte den sak om status og alternativer for videre vurdering om videreføring av tiltak 60 'Prehospital EPJ'. Strategirådet var samstemte i sin anbefaling om å opprettholde midlertidig stans av prosjektet, og fattet vedtak om å anbefale at midlertidig stans videreføres, og at saken tas opp på nytt i siste strategirådsmøte i

41 Vedlegg 28 Forslag til vedtak 1. Porteføljestyret vedtar at tiltak 60 'Prehospital EPJ' opprettholder midlertidig stans inntil Porteføljestyret ber prosjektet om å fremme ny sak i møte med vurdering om prosjektet skal starte opp igjen. Sak 30 - PS - Avslutning av tiltak 58 'Samordning av neste generasjons EPJ' Strategirådet for Nasjonal IKT behandlet i møte den sak om status og alternativer for videreføring av tiltak 58 'Samordning av neste generasjons EPJ'. Strategirådet var samstemte i sin anbefaling om å avslutte programmet og ta det ut av Nasjonal IKTs portefølje. Hovedbegrunnelsen for anbefalingen er at det er mer hensiktsmessig å støtte opp under pågående aktiviteter som samordner neste generasjons EPJ enn å initiere nye. Nasjonal IKT ressurser vil bidra til EIEJ-prosjektene i Direktoratet for e-helse på en relevant måte til beste for helseregionene. Forslag til vedtak 1. Porteføljestyret vedtar avslutning av tiltak 58 'Samordning av neste generasjons EPJ'. 2

42 Vedlegg 31 Til: Porteføljestyret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 31/18 B Overgang til gjennomføringsfase for tiltak 61 Digital patologi Bakgrunn Formålet med Nasjonal IKTs prosjekt 61 Digital patologi er å oppnå lik, rask og riktig diagnostikk i alle landets patologiavdelinger, gjennom standardisering, strukturering og samhandling, fra rekvirering av prøven til svar foreligger. Prosjektet har i perioden fra februar 2016 til mars 2018 gjennomført en konseptfase og en planleggingsfase. Oppstart av fasene ble vedtatt i styret for Nasjonal IKT HF henholdsvis og Prosjektstyret har i møte godkjent leveransene og faserapport for planleggingsfasen. Prosjektstyret har i møte vurdert at det på bakgrunn av status på forankringsarbeidet som er gjennomført i helseregionene, er grunnlag for å legge frem sak til porteføljestyret om oppstart av første gjennomføringsfase. Det er lavere tilgjengelighet på ressurser enn det behovet som prosjektet har estimert, men prosjektstyrets oppfatning er at det er bekreftet tilstrekkelig omfang på nøkkelressurser til å kunne starte gjennomføringsfasen. Helseregionenes representanter i prosjektstyret har i møte gitt klare signaler om at tilgjengeligheten på kliniske ressurser forventes å øke etter oppstart av første gjennomføringsfase. Dette henger blant annet sammen med nåværende allokerte ressurser til pågående prosjekter om innføring av regionale løsninger for patologi. Det er også gitt signaler om at helseregionene i tillegg vil bidra med kliniske ressurser uten at disse kan gis en fast allokering til prosjektet. Dette gjelder både de store patologiavdelingene (St. Olavs hospital, Helse Bergen og Oslo Universitetssykehus), og de mindre avdelingene. Begrensningene i tilgjengelige ressurser gjelder også arkitekter og prosjektledere fra helseregionene. Prosjektet er derfor forberedt på at det vil bli nødvendig å innrette gjennomføringen i henhold til den faktiske tilgjengeligheten på ressurser, og at de fremlagte tidsplanene for første gjennomføringsfase sannsynligvis må justeres etter oppstart. Grunnlaget som er levert i planleggingsfasen bygger på leveransene utarbeidet i konseptfasen, som definerer blant annet Målbilde Digital patologi 2025 og visjonen «Lik, rask og riktig diagnostikk i alle landets patologiavdelinger». Målbilde og visjon er godkjent av prosjektstyret og har blitt presentert for styret for Nasjonal IKT HF i forbindelse med vedtak om avslutningen av konseptfasen. 1

43 Vedlegg 31 I løpet av konseptfasen og planleggingsfasen har prosjektets leveranser vært lagt frem for blant annet følgende forumer: Forum Dato Resultat Nasjonal IKTs Fagforum for klinisk IKT Nasjonal IKTs Fagforum for arkitektur Nasjonalt IKTs Fagforum for porteføljestyring Prosjektforum/ Strategirådet for Nasjonal IKT HF Nasjonalt utvalg for fag og arkitektur (NUFA) Interregionalt fagdirektørmøte Fagforum for klinisk IKT vurderer det presenterte målbildet, veikart og tiltak slik at de legger grunnlag for fremtidige patologiløsninger som helsetjenesten har bruk for, og funksjonelle løsninger og nytte som understøtter langsiktige kliniske IKT-mål og strategier og og og Fagforum for arkitektur støtter den funksjonelle og tekniske målarkitekturen som har blitt presentert. Fagforum for porteføljestyring støtter innretningen for gjennomføring av tiltak som har blitt presentert. Prosjektforum og Strategirådet anbefalte å legge frem sak om faseovergang til styret / porteføljestyret for Nasjonal IKT HF NUFA støtter målbildet og tiltakene, og ber prosjektet ta innspill fremkommet i møtet med i videre arbeid i planleggingsfasen Fagdirektørene gir sin tilslutning til formål og leveranser i beskrevet prosjekt. Denne saken handler om å vedta overgang til første gjennomføringsfase Forberede. I tillegg godkjenne prosjektmandat, prosjektfinansiering, prosjekteier og eierrepresentanter fra helseregionene. Første gjennomføringsfase Forberede omhandler forberedelse for gjennomføring av standardiseringsaktiviteter, samt forberedelse til en mulig anskaffelse av en samhandlingsløsning. Dette er nærmere beskrevet i saksunderlaget og i vedlagte mandat. Status Patologiområdet i spesialisthelsetjenesten står overfor en situasjon som i korte trekk handler om at det ikke vil være mulig å håndtere forventet økning i arbeidsmengde med dagens arbeidsmetoder. Patologiavdelingenes arbeid med å utføre diagnostikk for blant annet kreftpasienter, er essensielt for å kunne tilby god pasientbehandling. Flere av landets patologiavdelinger står overfor et generasjonsskifte, der erfarne patologer nærmer seg pensjonsalder, samtidig som det er vanskelig å rekruttere et tilstrekkelig antall nye patologer for å 2

44 Vedlegg 31 opprettholde nødvendig kapasitet. Dette gir et dystert fremtidsbilde med tanke på å fortsatt kunne tilby patologitjenester på dagens nivå. Gjennom prosjektets arbeid i konseptfasen og planleggingsfasen, er det beskrevet et fremtidsbilde og en rekke tiltak som vil være grunnlag for å løse disse utfordringene. Det er gjennomført et systematisk arbeid som har resultert i følgende: Beskrivelse av ønsket situasjon for fremtiden ( Målbilde Digital patologi 2025 ). Beskrivelse av effektmålene hvilke effekter ønsker vi å oppnå. Beskrivelse av leveransene som legger grunnlag for å oppnå de ønskede effektene. Beskrivelse av gevinstene ved å ta i bruk de oppnådde effektene. Beskrivelse av syv delprosjekter som skal levere grunnlaget for å oppnå de ønskede effektene. Overordnet tidsplan for hele gjennomføringsfasen. Faseplan for den første gjennomføringsfasen Forberede. Den overordnede hensikten med å gjennomføre tiltakene, er å: tilrettelegge for nasjonal samhandling mellom landets patologiavdelinger. effektivisere arbeidsoppgavene i patologiavdelingene. effektivisere arbeidet i grenseflaten mellom rekvirent og patolog. effektivisere innrapportering til sentrale helseregistre (Kreftregisteret og Folkehelseinstituttet). Tiltakene handler i stor grad om standardisering (rekvisisjoner, svarrapporter, rapportering, interne arbeidsprosesser i patologiavdelingene). Denne standardiseringen er en forutsetning for å oppnå en mer effektiv samhandling mellom landets patologiavdelinger, noe som igjen er en forutsetning for å oppnå Målbilde Digital patologi Prosjektet foreslår også at det etableres en samhandlingsløsning (epat) som gjør det mulig å gi alle landets patologer tilgang til prøvesvar og digitale snitt for alle landets pasienter. Dette er en viktig forutsetning for å kunne drive nasjonal samhandling på en effektiv måte. Den foreslåtte epat-løsningen vil gjøre tilgjengelig informasjon som finnes i regionale laboratorie- og bildelagringsløsninger, og skal ikke være et felles nasjonalt laboratoriesystem. epat vil være en felles nasjonal samhandlingsløsning. Det er i planleggingsfasen ikke tatt stilling til om løsningen bør utvikles internt i spesialisthelsetjenesten, eller om den skal anskaffes fra en kommersiell leverandør. Tiltakene vil også kunne ha betydning utenfor patologiavdelingen, eksempelvis ved Rimeligere pasientbehandling som følge av mer presis diagnostikk. Kortere sykehusopphold for pasienten. 3

45 Vedlegg 31 Overordnet inndeling, tidsplan og leveranser i gjennomføringsfasen Fasen Forberede er planlagt gjennomført i og legger grunnstrukturen for de etterfølgende to gjennomføringsfasene. Sentrale leveranser i denne fasen: Etablert nasjonale fagnettverk for utvalgte organområder. Etablert mottak av prosjektets leveranser i helseregionene. Nasjonal nummerserie for merking av prøver. Innføring av nasjonal plan for blokker, glass og digitale snitt. Strategi for etablering av samhandlingsløsning (anskaffe en kommersiell løsning eller utvikle en løsning i helseregionene). Forberedt arbeidet med standardiserte rekvisisjoner og svarrapporter. Fasen Standardisere er planlagt gjennomført i , og bygger videre på grunnstrukturen. Sentrale leveranser i denne fasen: Nasjonal samhandlingsløsning, epat. Standardiserte rekvisisjoner og svarrapporter. Pilotering av nasjonal samhandling på utvalgte organområder. Grensesnitt for overføring av informasjon til Kreftregistret. Fasen Samhandle er planlagt gjennomført i 2021, og fokuserer på å dele informasjon og opprette nasjonal undervisningsløsning. Sentrale leveranser i denne fasen: Etablert nasjonal undervisning for patologer. Grensesnitt for overføring av informasjon til undervisning. Grensesnitt for overføring av informasjon til forskning. Prosjektet foreslår syv delprosjekter. Diagrammet viser overordnet tidsplan for de tre gjennomføringsfasene og for de syv delprosjektene. 4

46 Vedlegg 31 Leveranser i første gjennomføringsfase Forberede Dette avsnittet beskriver konkret leveransene og aktivitetene i første gjennomføringsfase Forberede. Etablert nasjonale fagnettverk for utvalgte organområder: Et fagnettverk er en gruppe patologer som arbeider innenfor det aktuelle fagområdet. Det er tilsammen 15 fagområder, og det er planlagt opprettet 3 fagnettverk i regi av prosjektet; Nyrepatologi (ikke-neoplastisk), ben- og bløtdelssvulster og solide barnesvulster. Fagnettverkene skal i utgangspunktet baseres på faggruppene fra Den Norske Patologforeningen, og vil ha som hovedoppgave å utarbeide og forvalte standarder for rekvisisjoner og svarrapporter for det enkelte fagområdet. Etablert mottak av prosjektets leveranser i helseregionene: Prosjektet legger til grunn at det etableres mottakspunkter i helseregionene, som vil være en forutsetning for en god overlevering av leveransene til den enkelte helseregion. Det vil være helseregionene selv som sørger for å ta i bruk leveransene. Mottakspunktene kan inngå i de regionale prosjektene for innføring av digital patologi eller laboratorieløsninger (LIMS), men kan også etableres i linjen. Prosjektet vil foreslå og sørge for å etablere en interregional koordineringsfunksjon mellom prosjektet og de regionale mottakspunktene. Den interregionale koordineringsfunksjonen vil også være styringsgruppe for fagnettverkene. Innretningen er i tråd med den styrevedtatte modellen for drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger, utarbeidet av Nasjonal IKT HF. Nasjonal nummerserie for merking av prøver: Prosjektet skal definere en unik og enhetlig merking av prøvemateriale, omtalt som «nasjonal nummerserie», slik at den er klar for implementering i regionale laboratorieløsninger (LIMS) fra Nasjonal nummerserie er en forutsetning for sikker identifisering og effektiv samhandling mellom helseregionene. Innføring av nasjonal plan for blokker, glass og digitale snitt: Forslag til nasjonal plan for lagring av blokker, glass og digitale snitt er utarbeidet i planleggingsfasen. De regionale fagdirektørene har bestemt at forslaget skal formelt oversendes fra de fire regionale helseforetakene til Helsedirektoratet. Målet er at dette skal resultere i retningslinjer fra Helsedirektoratet som kan operasjonaliseres i patologiavdelingene fra Strategi for etablering av samhandlingsløsning: Prosjektet skal foreslå en strategi for etablering av epat (samhandlingsløsning), og dermed også vurdere anskaffelse av en kommersielt tilgjengelig løsning, i forhold til utvikling av en løsning i et av IKT-selskapene i helseregionene. Den foreslåtte strategien vil legges frem for blant annet Strategirådet for Nasjonal IKT HF, og vil også inngå som beslutningsunderlag til porteføljestyret, ved overgang til neste gjennomføringsfase. Forberedt arbeidet med standardiserte rekvisisjoner og svarrapporter: Prosjektet skal undersøke muligheter og begrensninger i eksisterende grensesnitt og standarder for overføring av rekvisisjoner og svarrapporter. Arbeidet er planlagt gjennomført i samarbeid med relevante aktører, blant annet Direktoratet for e-helse. Leveransen vil være en anbefaling om utvidet bruk av 5

47 Vedlegg 31 kodeverk, bruk og eventuelt utvidelse av eksisterende KIHT-meldinger, og eventuelt bruk av nye standarder for meldingsutveksling dersom det ikke er mulig eller hensiktsmessig å bygge videre på eksisterende meldingsformater og grensesnitt. Leveransen definerer en teknisk grunnstruktur for standardiseringsarbeidet innenfor de enkelte fagområdene. Pilotering av samhandling Patologifaget består av 15 fagområder/organområder. Prosjektet vil gjennom standardiseringsaktivitetene gjennomføre pilotering av først ett fagområde/ organområde og deretter gjennomføre for ytterligere to. Piloteringen er planlagt gjennomført i neste gjennomføringsfase Standardisere. Videreføring av standardiseringsaktivitetene for øvrige fagområder vil foregå som et samarbeid mellom helseregionene etter at prosjektet er avsluttet. Prosjektet skal sørge for at det blir etablert en styringsgruppe for dette arbeidet, og videre utrulling og igangsetting av samhandling på øvrige områder vil skje i regi av denne styringsgruppen. De tre utvalgte fagområdene er: Nyrepatologi (ikke-neoplastisk) Ben-/og bløtdelspatologi Solide barnesvulster Sammenheng og avgrensning mot regionale initiativer innenfor digital patologi Alle fire helseregioner har enten igangsatt eller har planlagt regionale prosjekter for innføring av digital patologi. En forutsetning for å kunne ta ut de ønskede effektene og gevinstene fra det nasjonale prosjektet, er at det innføres digital patologi i de enkelte helseregionene. Dette vil blant 6

48 Vedlegg 31 annet omfatte anskaffelse av digitale scannere, og tilpasninger av lokale arbeidsprosesser og IKT-løsninger for å ta i bruk nasjonale standarder og epat (samhandlingsløsning). Kostnader og gevinster knyttet til regionale prosjekter er ikke tatt med i kost/nytte-beregningene for det nasjonale prosjektet. Dersom de regionale prosjektene gjennomføres uten kobling til et nasjonalt prosjekt som skal legge til rette for nasjonal samhandling, vil det bli krevende å tilrettelegge for dette i etterkant. Gevinstene knyttet til nasjonal samhandling vil bortfalle, og det blir vanskelig å oppnå den ønskede situasjonen for fremtiden i henhold til Målbilde Digital patologi 2025 og visjonen «Lik, rask og riktig diagnostikk i alle landets patologiavdelinger». Avhengighetene mellom Nasjonal IKTs prosjekt og de regionale prosjektene er illustrert som følger: Plan for blokker, glass og digitale snitt Nasjonal nummerserie Standardiserte rekvisisjoner Standardiserte svarrapporter epat H H 1H H 1H H 1H H Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Regional Sympathy Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Regional Unilab Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Regional Sympathy Reginal LVMS Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Plan for blokker, glass og digitale snitt vil legge føringer for helseregionenes lagringsstrategier. Nasjonal nummerserie er nødvendig for effektiv samhandling, og legger føringer for oppbygging og konfigurering av nummerserie i regionale løsninger. Standardiserte rekvisisjoner, standardiserte svarrapporter og epat er nødvendig for effektiv samhandling, og legger føringer for definering av rekvisisjoner og svarrapporter, herunder bruk av kodeverk, i regionale løsninger. Prosjektet vil videreføre den etablerte samhandlingen med de regionale prosjektene for å sikre god håndtering av avhengighetene. 7

49 Vedlegg 31 Budsjettbehov og ressursbehov Gjennomføringen av tiltakene vil kreve betydelig innsats fra helseregionene, i tillegg til finansiering av prosjektledelse fra Nasjonal IKTs porteføljebudsjett. Budsjettbehov Nasjonal IKT Tabellen viser budsjettbehov Nasjonal IKT HF som er knyttet til prosjektledelse for alle delprosjektene, og for alle tre gjennomføringsfasene. Budsjettbehovet for første gjennomføringsfase Forberede, som er planlagt gjennomført i 2018, er 8,2 MNOK. Budsjettbehov i helseregionene Tabellen viser det samlede foreløpige budsjettbehovet for alle helseregionene for utvikling eller anskaffelse av epat (samhandlingsløsning) i andre gjennomføringsfase, inklusive drift og forvaltning, samt anslått ressursbehov for innføring av løsningen. Detaljert estimat og oppdatert budsjettbehov vil bli utarbeidet i første gjennomføringsfase Forberede. Kostnader knyttet til regionale prosjekter for innføring av digital patologi, herunder anskaffelse av digitale scannere vil komme i tillegg. Ressursbehov i helseregionene *) Gruppen «andre eksterne» ønskes bemannet av Kreftregisteret og Direktoratet for e-helse Tabellen viser behovet for ressurser fra helseregionene, som er lagt til grunn i planene for gjennomføring. 8

50 Vedlegg 31 Videreføring av standardiseringsarbeidet for øvrige fagområder/organområder utover det som leveres i gjennomføringsfasen, vil komme i tillegg. De høyest prioriterte påfølgende fagområdene er Gastrointestinal patologi og Hud. Utprøvd mal og metode, og ikke minst erfaringer fra de tre områdene som leveres av prosjektet, vil danne et godt grunnlag for det videre standardiseringsarbeidet. Dette er foreslått gjennomført i regi av fagnettverk som bygger på eksisterende faggrupper i Den Norske Patologforening, eller i linjen. Prosjektets oppfatning er at det vil være mulig å standardisere resterende fagområder innenfor en periode på 3-5 år, og innen Gevinster og kost-/nytteberegning Prosjektet har brukt Direktoratet for økonomistyring sin modell for kategorisering av gevinster, som omfatter følgende elementer: Effektiviseringsgevinster. Kvalitetsgevinster. Gevinster for øvrige aktører. Prosjektet har i prosjektbegrunnelsen beskrevet både effektiviseringsgevinster, kvalitetsgevinster og gevinster for øvrige aktører, i tillegg til samfunnsøkonomiske gevinster. Kost-/nytteberegningene viser en positiv nåverdi på 91,3 MNOK. I modellen for kost-/nytteberegningene er det lagt til grunn en timepris for ressurser fra helseregionene som varierer fra kr 740 til kr 1000, avhengig av ressurskategori. Det er videre lagt til grunn en periode på 5 år med gevinstuttak og kostnader relatert til drift og forvaltning av leveransene fra prosjektet. Hvilke gevinster er tatt med i kost-/nytteberegningene I beregningen er det utelukkende lagt til grunn beregnede effektiviseringsgevinster for patologiavdelingene og for Kreftregisteret. For disse gevinstene er det lagt til grunn at det er gjennomført standardiseringsaktiviteter og igangsatt samhandling for alle fagområder/organområder. Hvilke mulige gevinster er ikke tatt med i kost-/nytteberegningene De beregnede gevinstene er relatert til effektene av standardisering og nasjonal samhandling, og omfatter ikke gevinster knyttet til innføring av digital patologi i helseregionene som sådan. Heller ikke samfunnsøkonomiske gevinster inngår i beregningene. Det er foretatt gjennomganger av gevinstene med regionale prosjekter i Helse Midt- Norge, Helse Sør-Øst og Helse Vest, for å verifisere at fordelingen av gevinster mellom nasjonalt prosjekt og de regionale prosjektene er rimelig og konsistent. Besparelser knyttet til reduksjon i behovet for nye patologer, sammenlignet med en fremtidig situasjon der det ikke gjennomføres standardisering på nasjonalt nivå og ikke legges til rette for nasjonal samhandling, er ikke tatt med i beregningene. 9

51 Vedlegg 31 Effektmålene Effektmålene er nærmere beskrevet i prosjektbegrunnelsen og i mandatet for første gjennomføringsfase Forberede. Milepæler og beslutningspunkter etter oppstart av første gjennomføringsfase Oppstart av påfølgende gjennomføringsfaser Standardisere og Samhandle, vil forutsette nye beslutninger i Nasjonal IKTs porteføljestyre og eventuelt i den enkelte helseregion. Dette er i tråd med den styrevedtatte modellen for prosjekteierstyring som skal anvendes for prosjekter i Nasjonal IKT HF (se neste side). 10

52 Vedlegg 31 Forankring i helseregionene Det er i forkant av fremleggingen av denne saken i porteføljestyret for Nasjonal IKT gjennomført følgende arbeid med forankring i helseregionene: Helseregion/forum Dato Resultat Teknologirådet Helse Vest Oppstart av første gjennomføringsfase er forankret i Teknologirådet. Styringsgruppen e-helse, Helse Midt-Norge Helse Sør-Øst Helse Nord Oppstart av første gjennomføringsfase er forankret i styringsgruppen e-helse. Februar 2018 Februar 2018 Helse Sør-Øst RHF er positivt innstilt til å starte første gjennomføringsfase. Oppstart av første gjennomføringsfase er forankret i Helse Nord RHF. Helseregionenes representanter i prosjektstyret har i møte gitt klare signaler om at tilgjengeligheten på kliniske ressurser forventes å øke etter oppstart av første gjennomføringsfase. Dette henger blant annet sammen med nåværende allokerte ressurser til pågående prosjekter om innføringer av regionale løsninger for patologi. Det er også gitt signaler om at helseregionene i tillegg vil bidra med kliniske ressurser uten at disse kan gis en fast allokering til prosjektet. Dette gjelder både de store patologiavdelingene (St. Olav, Helse Bergen og Oslo Universitetssykehus), og de mindre avdelingene. Prosjekteierrepresentasjon i prosjektstyret Representantene fra helseregionene i prosjektstyret for planleggingsfasen videreføres til gjennomføringsfasen, og er som følger: 11

53 Vedlegg 31 Helse Vest: Lisbet Sviland, avdelingsleder Patologiavdelingen Helse Bergen (prosjektstyrets leder og prosjekteier). Helse Sør-Øst: Sigbjørn Smeland, avdelingsleder Kreftavdelingen Oslo Universitetssykehus. Helse Midt-Norge: Harald Aarset, avdelingsleder Patologiavdelingen St. Olavs hospital. Helse Nord: Kate Myreng, avdelingsleder Patologiavdelingen Universitetssykehuset Nord-Norge. Det er også ønskelig å videreføre en prosjekteierrepresentant for patologiavdelingen ved Oslo Universitetssykehus, og arbeidet med å avklare dette er i prosess. Informasjonssikkerhet og personvern Prosjektet vil i det forberedende arbeidet i første gjennomføringsfase sørge for at underlag for anskaffelse eller utvikling av epat (samhandlingsløsning) og tilhørende grensesnitt for utveksling av informasjon, ivaretar gjeldende krav til informasjonssikkerhet og personvern. Oppsummering Gjennomføring av den foreslåtte gjennomføringsfasen for tiltak 61 Digital patologi vil tilrettelegge for nasjonal samhandling mellom landets patologiavdelinger. effektivisere arbeidsoppgavene i patologiavdelingene. effektivisere arbeidet i grenseflaten mellom rekvirent og patolog. effektivisere innrapportering til sentrale helseregistre (Kreftregisteret og Folkehelseinstituttet). Dette vil samlet sett også bidra til forbedret pasientsikkerhet og reduksjon i uønsket variasjon i pasientbehandlingen. Ikke minst vil dette bidra til å kunne opprettholde kapasiteten i patologiavdelingene for å håndtere forventet fremtidig økning i prøvemengde. Alle fire helseregioner har gitt klart uttrykk for at leveransene fra prosjektet vil understøtte regional innføring av digital patologi, og at disse er en nødvendig forutsetning for å oppnå effektiv nasjonal samhandling på området. Administrerende direktørs vurdering Underlaget for oppstart av gjennomføringsfasen fremstår som velbegrunnet, og er godt forankret i helseregionene. Leveransene fra prosjektet vil bidra i tråd med Nasjonal IKTs felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og Nasjonal e-helsestrategi. Med tanke på at alle helseregionene planlegger å innføre digital patologi i de kommende årene, er det sterkt ønskelig med et nasjonalt tiltak som bidrar til nasjonal samhandling på området. 12

54 Vedlegg 31 Forslag til vedtak 1. Porteføljestyret vedtar vedlagt prosjektmandat for første gjennomføringsfase Forberede for tiltak 61 Digital patologi'. 2. Porteføljestyret vedtar overgang til gjennomføringsfase for tiltaket. 3. Porteføljestyret vedtar prosjektfinansiering på 8,2 MNOK til første gjennomføringsfase Forberede. Prosjektfinansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 4. Porteføljestyret vedtar at Lisbet Sviland blir prosjekteier og prosjektstyreleder for prosjektfasen. 5. Porteføljestyret vedtar fremlagt prosjekteierrepresentasjon fra helseregionene. Vedlegg Vedlegg 1: Mandat for første gjennomføringsfase Forberede 13

55 PROSJEKTMANDAT FOR 61.2 DIGITAL PATOLOGI GJENNOMFØRINGSFASE FORBEREDE Versjonsnummer: 0.9 Godkjent dato: Godkjent av virsomhetsleder: Utarbeidet av: [dato] [navn] Lisbet Sviland og Jørn Hanssen

56 1. BESKRIVELSE AV IDE OG BEHOV Bakgrunn Patologiområdet i spesialisthelsetjenesten står overfor en situasjon som i korte trekk handler om at det ikke vil være mulig å håndtere forventet økning i arbeidsmengde med dagens arbeidsmetoder. Patologiavdelingenes arbeid med å utføre diagnostikk for blant annet kreftpasienter, er essensielt for å kunne tilby god pasientbehandling. Flere av landets patologiavdelinger står overfor et generasjonsskifte, der erfarne patologer nærmer seg pensjonsalder, samtidig som det er vanskelig å rekruttere et tilstrekkelig antall nye patologer for å opprettholde nødvendig kapasitet. Dette gir et dystert fremtidsbilde med tanke på å fortsatt kunne tilby patologitjenester på dagens nivå. Gjennom prosjektets arbeid i konseptfasen og planleggingsfasen, er det beskrevet et fremtidsbilde ( Målbilde Digital patologi 2025 ) og en rekke tiltak som vil være grunnlag for å løse disse utfordringene. Tiltakene handler i stor grad om standardisering (rekvisisjoner, svarrapporter, rapportering, interne arbeidsprosesser i patologiavdelingene). Denne standardiseringen er en forutsetning for å oppnå en mer effektiv samhandling mellom landets patologiavdelinger, noe som igjen er en forutsetning for å oppnå Målbilde Digital patologi Dette mandatet gjelder den første av tre gjennomføringsfaser Forberede, som omhandler forberedelse for gjennomføring av standardiseringsaktiviteter, samt forberedelse til en mulig anskaffelse av epat (samhandlingsløsning). Forventede gevinster ved å gjennomføre prosjektet De overordnede gevinstene ved å innføre digital patologi nasjonalt er som følger: Pasientgevinster/økt pasientsikkerhet gjennom o Kortere tid til diagnose o Raskere og riktigere behandling o Færre feil og misforståelser som kan gi gale behandlingsvalg Bedre kapasitetsutnyttelse gjennom mer effektiv prosessering, som gjør det mulig å håndtere økt prøveomfang Bedre datakvalitet for registre, særlig Kreftregisteret og Folkehelseinstituttet Utdanning av patologer (inkludert etterutdanning) kan gjøres i nasjonal regi som interaktive virtuelle kurs og e-læringsprogrammer, som også støtter gruppeundervisning på hver enkelt avdeling Prosjektet har brukt Direktoratet for økonomistyring sin modell for kategorisering av gevinster, som omfatter følgende elementer: Effektiviseringsgevinster Kvalitetsgevinster Gevinster for øvrige aktører

57 Effektiviseringsgevinstene er nærmere beskrevet i oppdatert prosjektbegrunnelse som ble vedtatt av prosjektstyret , og er oppsummert som følger: Redusert omfang av postforsendelser Redusert produksjon av glass(-snitt) Redusert omfang av telefonhenvendelser Forenklet implementering av digital patologi ved patologiavdelingene Reduksjon i remerking av prøver Redusert omfang av feilproduksjoner Redusert behov for lokale planer og krav i forbindelse med lagring av blokker, glass og digitale snitt Reduserte kostnader relatert til fysisk lagring Raskere svarrapportering Reduksjon i tidsbruk ved mottak av prøver Redusert prosjekttid i helseregionene for å innføre elektronisk rekvisisjon og å ta i bruk standardiserte kodeverk Reduksjon i tidsbruk ved innrapportering til helseregistre, inklusive Kreftregisteret Reduksjon i postforsendelser til Folkehelseinstituttet Reduksjon i tidsbruk ved planlegging og innføring av e-læring Gjennomførte prosjektfaser Gjennom prosjektets arbeid i konseptfasen og planleggingsfasen, er det beskrevet et fremtidsbilde og en rekke tiltak som vil være grunnlag for å løse disse utfordringene. Det er gjennomført et systematisk arbeid som har resultert i følgende: Beskrivelse av ønsket situasjon for fremtiden ( Målbilde Digital patologi 2025 ) Beskrivelse av effektmålene hvilke effekter ønsker vi å oppnå Beskrivelse av leveransene som legger grunnlag for å oppnå de ønskede effektene Beskrivelse av gevinstene ved å ta i bruk de oppnådde effektene Beskrivelse av syv delprosjekter som skal levere grunnlaget for å oppnå de ønskede effektene Overordnet tidsplan for hele gjennomføringsfasen Faseplan for den første gjennomføringsfasen Forberede 2. KORT BESKRIVELSE AV MÅL Formålet med Nasjonal IKTs prosjekt 61 Digital patologi er å oppnå lik, rask og riktig diagnostikk i alle landets patologiavdelinger, gjennom standardisering, strukturering og samhandling, fra rekvirering av prøven til svar foreligger. Den overordnede hensikten med å gjennomføre prosjektet, er å: Tilrettelegge for nasjonal samhandling mellom landets patologiavdelinger Effektivisere arbeidsoppgavene i patologiavdelingene Effektivisere arbeidet i grenseflaten mellom rekvirent og patolog Effektivisere innrapportering til sentrale helseregistre (Kreftregisteret og Folkehelseinstituttet)

58 Effektmål Effektene som forventes å oppnås ved å gjennomføre prosjektet, er som følger: Effektmål 1 Forbedret pasientsikkerhet Pasientsikkerheten er forbedret gjennom redusert utredningstid, korrekte og komplette svar: Patologer diagnostiserer innenfor sitt fagområde Svarrapporter med strukturerte data benyttes for alle fagområder Digitale snitt er koblet til svarrapporter Historiske prøver er raskt og lett tilgjengelige Prøver til re-granskning er raskt og lett tilgjengelige Prøver (vev, blokker, glass, digitale snitt) og svarrapporter er entydig og unikt merket for å hindre forbytting Digitale snitt og prøvesvar er tilgjengelig for klinikere og pasienter Effektmål 2 Hevet kvalitet på patologitjenesten Kvaliteten på patologitjenesten er hevet gjennom at: Svarrapporter med strukturerte data benyttes for alle fagområder Gjennomsnittlig svartid er redusert på tvers av avdelinger og fagområder Digitale verktøy benyttes for å måle uttrykk av biomarkører på digitale snitt Effektmål 3 Effektiv bruk av ressurser i patologitjenesten Ressurser i patologiavdelingene blir utnyttet bedre: Patologiavdelinger samhandler via epat Patologer diagnostiserer innenfor sitt fagområde Ved konsultasjon og regranskning av tidligere prøver fra andre regioner benyttes digitale snitt via epat Lagringsbehov for glassnitt er redusert til et minimum basert på Nasjonal plan for lagring av blokker og glass Forsendelse og administrasjon av glassnitt skjer i liten grad Arbeidsprosessene er standardiserte

59 Effektmål 4 Hevet kvalitet på fremtidige helsetjenester Kvaliteten på fremtidige helsetjenester er bedre fordi: Alle avdelinger benytter epat for å levere rapporter til kreftregisteret, FHI og andre kvalitetsregistre elektronisk med strukturerte data Forskningsprosjekter kan benytte nasjonale datasett som tilgjengeliggjøres fra epat Effektmål 5 Styrket undervisning Utdanning av leger i spesialisering blir styrket gjennom: En samling av digitalt undervisningsmateriell er laget Digitalt undervisningsmateriell, inkludert digitale snitt, brukes på tvers av regionene En digital undervisningsplattform er etablert Nasjonale digitale kurs innen fagområder som har gjennomgått standardiseringsfasen er utviklet Planlagte leveranser fra første gjennomføringsfase Forberede Etablert nasjonale fagnettverk for utvalgte organområder: Et fagnettverk er en gruppe patologer som arbeider innenfor det aktuelle fagområdet. Det er tilsammen 15 fagområder, og det er planlagt opprettet 3 fagnettverk i regi av prosjektet; Nyrepatologi (ikke-neoplastisk), ben- og bløtdelssvulster og solide barnesvulster. Fagnettverkene skal i utgangspunktet baseres på faggruppene fra Den Norske Patologforeningen, og vil ha som hovedoppgave å utarbeide og forvalte standarder for rekvisisjoner og svarrapporter for det enkelte fagområdet. Etablert mottak av prosjektets leveranser i helseregionene: Prosjektet legger til grunn at det etableres mottakspunkter i helseregionene, som vil være en forutsetning for en god overlevering av leveransene til den enkelte helseregion. Det vil være helseregionene selv som sørger for å ta i bruk leveransene. Mottakspunktene kan inngå i de regionale prosjektene for innføring av digital patologi eller laboratorieløsninger (LIMS), men kan også etableres i linjen. Prosjektet vil foreslå og sørge for å etablere en interregional koordineringsfunksjon mellom prosjektet og de regionale mottakspunktene. Den interregionale koordineringsfunksjonen vil også være styringsgruppe for fagnettverkene. Innretningen er i tråd med den styrevedtatte modellen for drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger, utarbeidet av Nasjonal IKT HF. Nasjonal nummerserie for merking av prøver: Prosjektet skal definere en unik og enhetlig merking av prøvemateriale, omtalt som «nasjonal nummerserie», slik at den er klar for implementering i regionale laboratorieløsninger (LIMS) fra Nasjonal nummerserie er en forutsetning for sikker identifisering og effektiv samhandling mellom helseregionene. Innføring av nasjonal plan for blokker, glass og digitale snitt: Forslag til nasjonal plan for lagring av blokker, glass og digitale snitt er utarbeidet i planleggingsfasen. De regionale fagdirektørene har bestemt at forslaget skal formelt oversendes fra de fire regionale helseforetakene til Helsedirektoratet.

60 Målet er at dette skal resultere i retningslinjer fra Helsedirektoratet som kan operasjonaliseres i patologiavdelingene fra Strategi for etablering av samhandlingsløsning: Prosjektet skal foreslå en strategi for etablering av epat (samhandlingsløsning), og dermed også vurdere anskaffelse av en kommersielt tilgjengelig løsning, i forhold til utvikling av en løsning i et av IKT-selskapene i helseregionene. Den foreslåtte strategien vil legges frem for blant annet Strategirådet for Nasjonal IKT HF, og vil også inngå som beslutningsunderlag til porteføljestyret, ved overgang til neste gjennomføringsfase. Forberedt arbeidet med standardiserte rekvisisjoner og svarrapporter: Prosjektet skal undersøke muligheter og begrensninger i eksisterende grensesnitt og standarder for overføring av rekvisisjoner og svarrapporter. Arbeidet er planlagt gjennomført i samarbeid med relevante aktører, blant annet Direktoratet for e-helse. Leveransen vil være en anbefaling om utvidet bruk av kodeverk, bruk og eventuelt utvidelse av eksisterende KIHT-meldinger, og eventuelt bruk av nye standarder for meldingsutveksling dersom det ikke er mulig eller hensiktsmessig å bygge videre på eksisterende meldingsformater og grensesnitt. Leveransen definerer en teknisk grunnstruktur for standardiseringsarbeidet innenfor de enkelte fagområdene. 3. INTERESSENTER Interessent Patologiavdelingene Rekvirenter LIS-leger Helsedirektoratet Direktoratet for e-helse Kreftregisteret Folkehelseinstituttet Norsk Helsenett Begrunnelse Skal ta i bruk nasjonale standarder for å kunne samhandle nasjonalt, herunder standardiserte svarrapporter Skal ta i bruk standardiserte rekvisisjoner Samordnet nasjonal undervisning Forvalter Biobankloven, skal gi retningslinjer for lagring av blokker, glass og digitale snitt Forvalter kodeverk og standarder for meldingsutveksling, som skal anvendes i standardiserte rekvisisjoner og svarrapporter Ønsker strukturert innrapportering fra patologiavdelingene Mottar obduksjonsrapporter Fremtidig nasjonal tjenesteleverandør, sentral rolle i drift og forvaltning av epat (samhandlingsløsning)

61 4. ORGANISERING OG ANSVAR Tiltak 61 Digital patologi gjennomføres som et prosjekt i Nasjonal IKT. Prosjektet er foreslått organisert som et hovedprosjekt med én hovedprosjektleder, og syv delprosjekter. Prosjektet vil følge prinsipper og retningslinjer for prosjekteierstyring for Nasjonal IKT. Tabellen beskriver viktige roller for styring av prosjektet. Rolle Ansvar Navn Virksomhet Prosjekteier (leder for prosjektstyret) Prosjektstyre Prosjekteier er overordnet ansvarlig for å levere prosjektet i henhold til prosjektets mandat. Helseregionenes representanter i prosjektstyret skal ivareta det interregionale perspektivet i prosjektet og er samtidig ansvarlig for forankring og oppfølging av helseregionenes ansvar i prosjektet. Prosjektstyret er ansvarlig for at prosjektet har tilstrekkelige ressurser med kompetanse og kapasitet til å gjennomføre prosjektet. Lisbet Sviland Harald Aarset Kate Myreng Sigbjørn Smeland Helse Bergen St. Olavs hospital Universitetssykehuset Nord-Norge Oslo Universitetssykehus Diagrammet viser beslutningsmodellen for prosjekter i Nasjonal IKT HF:

62 5. TIDSPLAN, RESSURS- OG BUDSJETTBEHOV Faser og overordnet tidsplan Diagrammet viser overordnet tidsplan for de tre gjennomføringsfasene og for de syv delprosjektene. Ressursbehov i helseregionene *) Gruppen «andre eksterne» ønskes bemannet av Kreftregisteret og Direktoratet for e-helse Tabellen viser behovet for ressurser fra helseregionene, som er lagt til grunn i planene for gjennomføring. I tillegg vil prosjektet benytte fagforumene i Nasjonal IKT. Videreføring av standardiseringsarbeidet for øvrige fagområder/organområder utover det som leveres i gjennomføringsfasen, vil komme i tillegg. De høyest prioriterte påfølgende fagområdene er Gastrointestinal patologi og Hud. Utprøvd mal og metode, og ikke minst erfaringer fra de tre områdene som leveres av prosjektet, vil danne et godt grunnlag for det videre standardiseringsarbeidet. Dette er foreslått gjennomført i regi av fagnettverk som bygger på eksisterende faggrupper i Den Norske Patologforening, eller i linjen. Prosjektets oppfatning er at det vil være mulig å standardisere resterende fagområder innenfor en periode på 3-5 år, og innen Budsjettbehov

63 Budsjettbehov Nasjonal IKT Tabellen viser budsjettbehov Nasjonal IKT HF som er knyttet til prosjektledelse for alle delprosjektene, og for alle tre gjennomføringsfasene. Budsjettbehovet for første gjennomføringsfase Forberede, som er planlagt gjennomført i 2018, er 8,2 MNOK Budsjettbehov i helseregionene Tabellen viser det samlede foreløpige budsjettbehovet for alle helseregionene for utvikling eller anskaffelse av epat (samhandlingsløsning) i andre gjennomføringsfase, inklusive drift og forvaltning, samt anslått ressursbehov for innføring av løsningen. Detaljert estimat og oppdatert budsjettbehov vil bli utarbeidet i første gjennomføringsfase Forberede. Kostnader knyttet til regionale prosjekter for innføring av digital patologi, herunder anskaffelse av digitale scannere vil komme i tillegg. Milepæler og beslutningspunkter

64 Kost-/nytteberegning Kost-/nytteberegningene viser en positiv nåverdi på 91,3 MNOK. I modellen for kost-/nytteberegningene er det lagt til grunn en timepris for ressurser fra helseregionene som varierer fra kr 740 til kr 1000, avhengig av ressurskategori. Det er videre lagt til grunn en periode på 5 år med gevinstuttak og kostnader relatert til drift og forvaltning av leveransene fra prosjektet Hvilke gevinster er tatt med i kost-/nytteberegningene I beregningen er det utelukkende lagt til grunn beregnede effektiviseringsgevinster for patologiavdelingene og for Kreftregisteret. For disse gevinstene er det lagt til grunn at det er gjennomført standardiseringsaktiviteter og igangsatt samhandling for alle fagområder/organområder, ref kap Hvilke mulige gevinster er ikke tatt med i kost-/nytteberegningene De beregnede gevinstene er relatert til effektene av standardisering og nasjonal samhandling, og omfatter ikke gevinster knyttet til innføring av digital patologi i helseregionene som sådan. Heller ikke samfunnsøkonomiske gevinster inngår i beregningene. Det er foretatt gjennomganger av gevinstene med regionale prosjekter i Helse Midt- Norge, Helse Sør-Øst og Helse Vest, for å verifisere at fordelingen av gevinster mellom nasjonalt prosjekt og de regionale prosjektene er rimelig og konsistent. Besparelser knyttet til reduksjon i behovet for nye patologer, sammenlignet med en fremtidig situasjon der det ikke gjennomføres standardisering på nasjonalt nivå og ikke legges til rette for nasjonal samhandling, er ikke tatt med i beregningene. 6. FØRINGER OG RAMMEBETINGELSER Overordnede føringer Forhold og rammer som prosjektet må forholde seg til omfatter blant annet: Nasjonal e-helsestrategi Regjeringens styringsmål for spesialisthelsetjenesten 2018, og spesielt fokusområdet «Redusere unødig venting og variasjon i kapasitetsutnyttelsen» St. meld 9 ( ), «Én innbygger én journal» St. meld 11 ( ), «Nasjonal helse- og sykehusplan» Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Nasjonal IKTs arkitekturprinsipper Avgrensning for prosjektet Identifiserte avgrensninger for prosjektet omfatter følgende: Prosjektet omfatter ikke regional innføring av digital patologi, herunder anskaffelse av digitale scannere Standardiseringsaktivitetene i prosjektet omfatter 3 av 15 fagområder/ organområder

65 Prosjektets avhengigheter Alle fire helseregioner har enten igangsatt eller har planlagt regionale prosjekter for innføring av digital patologi. En forutsetning for å kunne ta ut de ønskede effektene og gevinstene fra det nasjonale prosjektet, er at det innføres digital patologi i de enkelte helseregionene. Dette vil blant annet omfatte anskaffelse av digitale scannere, og tilpasninger av lokale arbeidsprosesser og IKT-løsninger for å ta i bruk nasjonale standarder og epat (samhandlingsløsning). Kostnader og gevinster knyttet til regionale prosjekter er ikke tatt med i kost/nytte-beregningene for det nasjonale prosjektet. Dersom de regionale prosjektene gjennomføres uten kobling til et nasjonalt prosjekt som skal legge til rette for nasjonal samhandling, vil det bli krevende å tilrettelegge for dette i etterkant. Gevinstene knyttet til nasjonal samhandling vil bortfalle, og det blir vanskelig å oppnå den ønskede situasjonen for fremtiden i henhold til Målbilde Digital patologi 2025 og visjonen «Lik, rask og riktig diagnostikk i alle landets patologiavdelinger». Avhengighetene mellom Nasjonal IKTs prosjekt og de regionale prosjektene er illustrert som følger: Plan for blokker, glass og digitale snitt Nasjonal nummerserie Standardiserte rekvisisjoner Standardiserte svarrapporter epat H H 1H H 1H H 1H H Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Regional Sympathy Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Regional Unilab Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Regional Sympathy Reginal LVMS Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Plan for blokker, glass og digitale snitt vil legge føringer for helseregionenes lagringsstrategier. Nasjonal nummerserie er nødvendig for effektiv samhandling, og legger føringer for oppbygging og konfigurering av nummerserie i regionale løsninger. Standardiserte rekvisisjoner, standardiserte svarrapporter og epat er nødvendig for effektiv samhandling, og legger føringer for definering av rekvisisjoner og svarrapporter, herunder bruk av kodeverk, i regionale løsninger. Prosjektet vil videreføre den etablerte samhandlingen med de regionale prosjektene for å sikre god håndtering av avhengighetene.

66 Realiseringsstrategi Patologifaget består av 15 fagområder/organområder. Prosjektet vil gjennom standardiseringsaktivitetene gjennomføre pilotering av først ett fagområde/ organområde og deretter gjennomføre for ytterligere to. Piloteringen er planlagt gjennomført i neste gjennomføringsfase Standardisere. Videreføring av standardiseringsaktivitetene for øvrige fagområder vil foregå som et samarbeid mellom helseregionene etter at prosjektet er avsluttet. Prosjektet skal sørge for at det blir etablert en styringsgruppe for dette arbeidet, og videre utrulling og igangsetting av samhandling på øvrige områder vil skje i regi av denne styringsgruppen. De tre utvalgte fagområdene er: Nyrepatologi (ikke-neoplastisk) Ben-/og bløtdelspatologi Solide barnesvulster Overordnede økonomiske føringer for første gjennomføringsfase Forberede Estimert budsjettbehov for første gjennomføringsfase Forberede er 8,2 MNOK, og dekker hovedsakelig deltakelse av prosjektledelse, samt reiseaktivitet og møterom for deltagere i prosjektet og et risikopåslag. Toleransegrenser Prosjektets toleransegrenser før behandling i prosjektstyret skal bestemmes av prosjektstyret. Vekting av tid, kost og kvalitet Prosjektet får lagt til grunn følgende vekting av tid, kost og kvalitet: Faktor Vekting Tid 2 Kost 3 Kvalitet 5

67 Dette innebærer at kvalitet er vektet høyest, foran kost, som igjen er vektet høyere enn tid, som er vektet lavest. Begrunnelsen for dette er at kvaliteten på leveransene vil være en suksessfaktor for å ta i bruk leveransene, og er derfor vektet høyest. Identifiserte usikkerhetselementer På overordnet nivå presenterer prosjektet to typer risiko for gjennomføringsfasen; gjennomføringsrisiko og gevinstrisiko. 7. KONSEKVENS HVIS PROSJEKTET IKKE BLIR GJENNOMFØRT På lengre sikt er de overordnede kosenkvensene ved å ikke innføre digital patologi som følger: Ikke mulig å ta unna arbeidsmengden med dagens bemanning, som følge av økt mengde og kompleksitet/mer omfattende oppfølging av prøver (i hovedsak relatert til kreftdiagnoser og mistanke om kreftdiagnoser)

68 Får ikke brukt muligheten for å bedre utnyttelse av kapasitet på tvers av helseregioner Stadig lengre svartider, lengre ventetider for pasienten Kan fremtvinge en outsourcing av patologidiagnostikken Patologene mister ståsted i forhold til pasientomsorgen Patologifaget blir mindre attraktivt, og rekruttering blir vanskelig Dersom regional innføring av digital patologi gjennomføres uten kobling til et nasjonalt prosjekt som skal legge til rette for nasjonal samhandling, vil det bli krevende å tilrettelegge for dette i etterkant. Gevinstene knyttet til nasjonal samhandling vil bortfalle, og det blir vanskelig å oppnå den ønskede situasjonen for fremtiden i henhold til Målbilde Digital patologi 2025 og visjonen «Lik, rask og riktig diagnostikk i alle landets patologi-avdelinger».

69 Vedlegg 32 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 32/18 O Samlet gevinst- og kostnadsbilde for forbedring av legemiddelinformasjon Bakgrunn Hensikten med denne saken er, i henhold til behandlingen av sak 101/17 i styret og sak 07/18 i styret , å presentere et samlet gevinst- og kostnadsbilde for forbedring av legemiddelinformasjon fra Statens Legemiddelverk, avgrenset til de fire høyest prioriterte kravområdene fra prosjektet SAFEST planlegging, og med hovedfokus på bruk av forbedringene i kurve. Status Kostnader hos Statens Legemiddelverk Nasjonal IKT HF gjennomførte i 2015/2016 prosjektet 29.4 SAFEST planlegging, som definerte 22 kravområder for forbedringer av legemiddelinformasjon fra Statens Legemiddelverk. Statens Legemiddelverk har estimert tidsomfanget for å realisere de 4 høyest prioriterte kravområdene til 2-2 ½ år, og kostnadsomfanget er estimert til 21,8 MNOK. Legemiddelverket har også anslått en økning av årlige driftskostnader på 2,4 MNOK per år. Gevinster og kostnader i helseregionene Regionenes gevinster og kostnader ved gjennomføring av SAFEST er i stor grad knyttet til de regionale kurveprosjektene. Administrasjonen har derfor samarbeidet med representanter fra Regional Klinisk Løsning (RKL) i Helse Sør-Øst, Helse Vests prosjekt for etablering av Kurve- og medikasjon (KULE), og Helseplattformen i Helse Midt, samt prosjektleder for Felles medikasjons- og kurveløsning (EK) i Helse Nord for å få utarbeidet en samlet kost-/nyttevurdering. I Helse Vest og Helse Sør-Øst, hvor arbeidet med kurveinnføring er kommet lengst, har regionene allokert ressurser til arbeidsgrupper som har gjennomført vurderingen for sin region, mens Helse Midt og Helse Nord har kommet med overordnede betraktninger. 1

70 Vedlegg 32 Tilbakemeldingen fra regionene er at tilgang til komplett, relevant, oppdatert og kvalitetssikret legemiddelinformasjon er en av forutsetningene for å kunne ta ut gevinstene som ønskes realisert gjennom kurveprosjektene i framtiden. Disse gevinstene kan inndeles i følgende to hovedgrupper: Effektivisering av arbeidsprosesser internt i sykehusene. Økt pasientsikkerhet og forbedret pasientbehandling. Regionene har innen disse gruppene i liten grad kunnet kvantifisere gevinster eller foreslå indikatorer som kan knyttes entydig til etablering av SAFEST. Eksempler på gevinster som har SAFEST som muliggjørende eller avgjørende faktor, relatert til ett eller flere av de fire høyest prioriterte kravene i SAFEST: Færre feil i legemiddelbehandlingen (datakvalitet) Spart tid for kliniker ved å slippe å gå til sekundærkilder for informasjonshenting (datakvalitet, ernæring, virkestoffordinering) Bedre kvalitet på beslutningsstøtte (datakvalitet, ernæring) Mer effektiv lokal/regional forvaltning av beslutningsstøtte (datakvalitet, katalog virkestoffordinering). Bedre tilrettelegging for logistikk og lagerstyringsløsninger (datakvalitet, katalog virkestoffordinering). Tilrettelegge for lukket legemiddelsløyfe (strekkode). Bedre utnyttelse av LIS-avtaler og generiske legemidler (katalog virkestoffordinering). Bortfall av dobbeltkontroll ved tillaging og utdeling av legemidler (strekkode). Bedre og mer effektiv ernæringsbehandling (ernæring). Enklere uttrekk av data til forskning og kvalitetsregistre (katalog virkestoffordinering). De mest konkrete og målbare gevinstene i helseregionene ved etablering av SAFEST, er unngåelse av den manuelle tilpasningen og datavasken som må gjøres for å kompensere for manglene i dagens FEST-register. Det gjøres allerede i dag et arbeid i regionene for å heve legemiddelregisteret opp på et minimumsnivå nødvendig for bruk i kurvesystemene, men denne tilpasningen er ikke tilsvarende den innholdsmessige og kvalitetsmessige hevingen som ligger i de fire høyest prioriterte kravene for SAFEST. Helseregionene har estimert kostnadene ved på egenhånd å etablere og vedlikeholde et legemiddelregister som holder en kvalitet på høyde med de fire høyest prioriterte kravene for SAFEST slik: 2

71 Vedlegg 32 Region Årlig vedlikeholdskostnad **, dagens tilpasningsnivå Kostnad etablering **, SAFEST-nivå Årlig vedlikeholdskostnad **, SAFEST-nivå Helse Nord 1 årsverk (ikke estimert) 1,25 årsverk Helse Vest 0,5 årsverk 2 årsverk 1,75 2,25 årsverk Helse Sør- Øst Helse Midt- Norge * 1 2 årsverk 2-4 årsverk 1 2 årsverk (ingen tilpasninger på nåværende tidspunkt) 2 årsverk 1,5 årsverk * Helse Midt-Norge har antatt at kostnader for etablering og vedlikehold av et legemiddelregister for bruk i Helseplattformen kommer til å være lik de andre regionenes kostnader for bruk i kurvesystemene. Tallene er derfor utledet fra hva de andre regionene har rapportert. ** Farmasøytårsverk. Årsverkskostnaden er angitt til 1,2 MNOK i Helse Nord og Sør-Øst, Helse Vest angir årsverkskostnaden til 1 MNOK. Representantene fra helseregionene har bekreftet at dette er arbeid som må gjøres i den enkelte region, og at arbeidsomfanget er uavhengig av regionens størrelse. Regionene må også forvente enkelte kostnader ved etablering av SAFEST på nasjonalt nivå. Det vil fremdeles være behov for noen regionale tilpasnings- og kvalitetssikringsoppgaver. Regionene har løselig anslått dette til å utgjøre 0,25 årsverk/år. Videre forventes det at det må gjøres justeringer i IKT-løsningene i spesialisthelsetjenesten som inneholder legemiddelinformasjon, eksempelvis utvidete grensesnitt for import av data til kurve/medikasjon. På grunn av manglende spesifikasjoner for den endelige SAFEST-løsningen, har ikke regionene gjort noe overslag over kostnadene for dette, men de oppgir at de antas å være små så lenge SAFEST vil bygge på strukturene i FEST-registeret. Hvis SAFEST etableres som en nasjonal tjeneste, vil det være behov for bidrag fra helseforetakene i enkelte nasjonale innholdsredaksjoner. Mye av dette redaksjonsarbeidet gjøres allerede lokalt eller regionalt i forbindelse med utarbeidelse av prosedyrer, kvalitetshåndbøker og lignende, slik at dette trolig ikke vil utgjøre noen økte kostnader for helseforetakene totalt sett. I regionene er det, eller det vil det komme, andre systemer som også har behov for strukturert legemiddelinformasjon. Arbeidsgruppene i Helse Sør-Øst og Helse Vest har spesielt pekt på kjemoterapisystemer (eks. CMS i Helse Sør-Øst) og systemer innen innkjøp og logistikk (eks. LIBRA-programmet i Helse Vest). Her er gevinster og kostnader ved etablering av SAFEST som nasjonal tjeneste anslått som små (CMS) eller ukjente (LIBRA). 3

72 Vedlegg 32 Oppsummering Komplett, relevant, oppdatert og kvalitetssikret legemiddelinformasjon er en av forutsetningene for fullt å kunne ta ut flere av gevinstene som ønskes realisert gjennom kurveprosjektene. De mest konkrete og målbare gevinstene i helseregionene ved etablering av SAFEST, er unngåelse av den manuelle tilpasningen og datavasken som må gjøres for å kompensere for manglene i dagens FEST-register. Den samlede kostnaden i regionene ved regional etablering av legemiddelregistre med kvalitet på høyde med de fire høyest prioriterte kravene for SAFEST, er anslått til å være 6,4 8,6 MNOK. Deretter tilkommer 6 7,8 MNOK årlig i vedlikeholdskostnader. Det vil tilkomme noen nye kostnader i regionene ved etablering av SAFEST på nasjonalt nivå. Det har ikke vært mulig å få etablert noe konkret overslag over disse kostnadene, men regionene anslår at de vil være begrenset. Administrerende direktørs vurdering Ved manglende etablering av SAFEST, må tilpasning og datavask av FEST gjøres i hver enkelt region. Det er administrerende direktørs vurdering at det vil være hensiktsmessig å etablere en felles nasjonal tjeneste for strukturert legemiddelinformasjon av tilstrekkelig innhold og kvalitet. Utvidet legemiddelinformasjon bør være en kilde som andre helseaktørene også benytter. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 4

73 Vedlegg 33 Til: Porteføljestyret Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 33/ B Modernisering av folkeregisteret - oppstart av planleggingsfase MF Helse SPHT Konsument Bakgrunn Skatteetatens prosjekt Modernisering av folkeregisteret sin plan medfører at spesialisthelsetjenesten må benytte modernisert folkeregister fullt innen Spesialisthelsetjenesten deltar i programmet Felles samarbeidsprogram for modernisering av Folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren (MF Helse) hos Direktoratet for e-helse gjennom Nasjonal IKTs deltakelse i programstyret og gjennom ressurser fra regionale helseforetak i programmets prosjekter. I tillegg jobbes det med oppstart av regionale tiltak for overgang til modernisert folkeregister. Nasjonal IKT HF har i dag ansvar for å lede prosjektet MF Helse SPHT Produsent (tidligere MF Fødsel ), som har ansvar for å koordinere innføring av løsninger for melding om fødsel og dødsfall. Informasjon fra programmet var sist i styret med orientering om delprosjekt 'Fødsel' (sak 86/17 O) og vedrørende samfinansiering av delprosjekt 'Fødsel for 2017' (sak 09/17 B). Formålet med styresaken er å orientere om status og beslutninger fra programstyret, om involvering fra spesialisthelsetjenesten i programmet, samt beslutning om oppstart av et nytt prosjekt MF Helse SPHT Konsument som en del av programmet. Dette prosjektet vil være en del av Nasjonal IKT sin portefølje. Status Programorganisering Program 'MF Helse' består av flere prosjekter. Det pågående prosjektet MF Helse SPHT Produsent tilhører programmet i tillegg til å være en del av Nasjonal IKTs prosjektportefølje. 1

74 Vedlegg 33 Involvering av regionene med overgang til modernisert Folkeregister Involvering av de regionale helseforetakene er essensielt for suksess med overgang til modernisert folkeregister. Alle helseregioner har utpekt regionale kontakter for MF Helse og det pågår arbeid med å opprette regionale prosjekter for overgang til modernisert folkeregister. Prosjektene vil i første omgang planlegge innføring av løsning for melding om dødsfall og å kartlegge dagens bruk av personregisterdata. Senere fokus vil være planlegging av innføring av konsument-tjenester i alle systemer som benytter persongrunndata samt innføring av melding om fødsel. Oppstart av de regionale prosjektene har tatt tid, og det er nå kritisk at arbeidet i regionene prioriteres for å rekke nødvendig forberedelse før dagens folkeregister slås helt av Fordeling av programmets midler for 2018 MF Helse fikk 20 MNOK av de 50 MNOK det ble søkt om gjennom satsningsforslag i statsbudsjettet for Programstyret besluttet å utsette arbeid med oppgradering av fødselsmelding til modernisert folkeregister til 2019, og å prioritere arbeid med melding om dødsfall og konsumering av persondata fra folkeregisteret. Programstyret bevilget 2 MNOK for 1. halvår til spesialisthelsetjenestens prosjekt MF Helse SPHT Produsent og planla bruk av 1,9 MNOK for 2. halvår i prosjektet for forberedelse av innføring av melding om dødsfall i spesialisthelsetjenesten. Status for digitalisering av melding om dødsfall og melding om dødsårsak i prosjekt MF Helse SPHT Produsent. MF Helse utvikler både API (som kan implementeres i EPJ) og webløsning for innsending av melding om dødsfall til Skatteetaten. Samtidig utvikler Folkehelseinstituttet løsning for innsending av dødsårsaksmelding. Løsningene tilbys 2

75 Vedlegg 33 samlet slik at leger som rapporterer dødsfall skal oppleve sømløs overgang mellom melding av dødsfall og dødsårsak. Prosjektet utarbeider sammen med koordinatorer og arkitekter fra regionene en plan for stegvis testing og utvikling av løsning. Første leveranse medfører en lett integrasjon der skatteetatens milepæler nås uten at det medfører ekstraarbeid for leger. Deretter kan effektivisering av arbeidsprosesser oppnås ved mer tilpasning i EPJ-løsningene og basert på erfaringer fra bruk. Oppstart av prosjekt MF Helse SPHT Konsument - til beslutning Program MF Helse etablerer nå et nytt prosjekt MF Helse Konsument med formål å forberede bruk (konsumering) av persongrunndata i hele helse- og omsorgssektoren. Prosjektet samler kartlegging av dagens bruk av persongrunndata, utarbeider funksjonell løsning for bruk av modernisert folkeregister, og har i tillegg ansvar for utarbeidelse av avtaler og tillatelser, forvaltningsmodell og finansieringsmodell for bruk av persongrunndata for det moderniserte folkeregisteret. Prosjektet er avhengig av samarbeid med aktører i helse- og omsorgsektoren, og vil få informasjonsgrunnlag fra kommunesektoren gjennom prosjektet MF Helse Kommune. Tilsvarende bør informasjon fra og samarbeid med spesialisthelsetjenesten gjøres gjennom et nytt prosjekt i MF Helse programmet. Det foreslås derfor å opprette prosjekt MF Helse SPHT Konsument med ansvar for å: Samle inn og strukturere kartlegging av dagens bruk av folkeregisterinformasjon fra regionene. Bidra til funksjonell løsningsbeskrivelse for konsument-tjenester for helsesektoren. Tilrettelegge for en god innføring av konsument-tjenester gjennom informasjon og dokumentasjon. Bidra til å koordinere innføring av konsument-tjenester i regionene. Prosjektet er avhengig av tett samarbeid med de regionale prosjektene for overgang til modernisert folkeregister, som skal gjennomføre kartlegging og behov i sin region. Prosjektet vil tilhøre program MF Helse, og samtidig være en del av Nasjonal IKTs prosjektportefølje. Leveranser fra planleggingsfasen er: Strukturering kartleggingsarbeid for dagens bruk av folkeregisterdata. Styringsdokument basert på kartlegging med blant annet: Plan for innføring av første iterasjon av bruk av konsument-tjenester fra modernisert folkeregister i helsesektoren. Beskrivelse av samarbeid og ansvarsfordeling med de regionale prosjektene for overgang til modernisert folkeregister, og samarbeid med det sentrale MF Helse Konsument prosjektet. Realiseringsstrategi. Oppdatert mandat. 3

76 Vedlegg 33 Tidsplan for prosjekt MF Helse SPHT Konsument : Planfase med kartlegging: april - desember 2018 Gjennomføringsfase: januar 2018 desember 2021 Budsjett og ressursbehov for prosjektet MF Helse SPHT Konsument Kostnader Prosjektkostnader Nasjonal IKT HF 1,5 MNOK 3 MNOK 3 MNOK 3 MNOK Tabellen viser det prosjektets budsjettbehov fra Nasjonal IKT HF. For 2018 vil prosjektet i tillegg få dekket 40% prosjektledelse fra program 'MF Helse'. Midler direkte gjennom program 'MF Helse' er usikre for kommende år, og er avhengig av midler gjennom statsbudsjettet. For å effektivisere arbeidet ønsker man å bruke samme prosjektleder som for Nasjonal IKTs andre prosjekt MF Helse SPHT Produsent, men at det leies inn en prosjektlederressurs for prosjektstøtte til administrativ koordinering av planfasen inkludert kartlegging. Budsjettbehovet fra Nasjonal IKT HF i 2018 er 1,5 MNOK. Forankring Mandatet for oppstart av prosjektets planleggingsfase har blitt ferdigstilt sent grunnet sykdom, og har derfor ikke vært sendt til Strategirådets medlemmer tidligere. Det ble imidlertid informert kort om saken på Strategirådet Det har jevnlig blitt orientert om fremdrift i program MF Helse i Nasjonal IKT sine forumer. Oppsummering Den er ikke lenger dagens folkeregister tilgjengelig, og helse- og omsorgssektoren må benytte informasjonsplattform og persondata-tjenester utviklet i program MF Helse. Prosjekt MF Helse SPHT Konsument vil medføre bedre kartlegging av behov for tjenester for bruk av persongrunndata mot det moderniserte folkeregisteret, samt bedre planlegging av innføring av tjenestene. Kartleggingen må foreligge for at program MF Helse kan beskrive og utvikle funksjonell løsning, og det er derfor viktig å komme raskt i gang med å koordinere kartleggingen i regionene. Kartleggingen vil også avdekke hvilke områder og løsninger som må oppgraderes for å kunne benytte modernisert folkeregister. Deretter kan prosjektet utarbeide planer for stegvis innføring av modernisert folkeregister i regionene. 4

77 Vedlegg 33 Administrerende direktørs vurdering Administrasjonen anbefaler at prosjektet startes opp i april med innleid prosjektlederressurs. En eventuell utsettelse vil medføre forsinkelser av kartlegging av dagens bruk av folkeregisterdata, samt forsinket innføring og bruk av det moderniserte folkeregisteret. For å effektivisere styringen av prosjektet foreslår administrasjonen å benytte samme prosjektstyre som for Nasjonal IKTs andre prosjekt MF Helse SPH Produsent. Forslag til vedtak 1. Porteføljestyret godkjenner vedlagt prosjektmandat for planleggingsfasen for tiltak MF Helse SPHT Konsument'. 2. Porteføljestyret vedtar oppstart av planleggingsfasen for tiltak MF Helse SPHT Konsument'. 3. Porteføljestyret vedtar prosjektfinansiering på 1,5 MNOK til planleggingsfasen. Prosjektfinansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 4. Porteføljestyret vedtar prosjekteier og prosjektstyreleder for prosjektfasen. 5. Porteføljestyret vedtar foreslått prosjektstyredeltakelse fra helseregionene. 6. Porteføljestyret ber prosjektstyret sørge for nødvendig forankring og involvering i regionene, for å forbedre overgang til modernisert folkeregister. Vedlegg Vedlegg 1: Mandat for planleggingsfasen for prosjekt MF Helse SPHT Konsument 5

78 PROSJEKTMANDAT FOR <PROSJEKTID +> MF HELSE SPHT KONSUMENT Versjonsnummer: Godkjent dato: Godkjent av virksomhetsleder: Utarbeidet av: [dato] [navn] [navn]

79 ENDRINGSHISTORIKK Versjon Dato Endring Produsent Godkjent Sendt til godkjenning i Nasjonal IKT porteføljestyre Nina Bjørlykke DISTRIBUSJONSLISTE Enheter/virksomheter Nasjonal IKT porteføljestyre Nasjonal IKT Strategiråd MF Helse programstyre MF Helse programkontor MF Helse prosjektledere

80 1. BESKRIVELSE AV IDÉ OG BEHOV Mandatet gjelder planleggingsfasen for spesialisthelsetjenestens koordineringsprosjekt for å forberede og ta i bruk av persondata fra det moderniserte Folkeregisteret Bakgrunn Skattedirektoratet (SKD) startet i 2016 et prosjekt for å modernisere Folkeregisteret på oppdrag fra Finansdepartementet (FIN). Helse- og omsorgsektoren (sektoren) er en stor konsument av folkeregisteropplysninger som er en forutsetning for pasientenes personopplysninger. Direktoratet for e-helse har fått i oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) å koordinere arbeid med modernisering av Folkeregisteret i helsesektoren. For å ivareta dette oppdraget er det etablert ett felles samarbeidsprogram for modernisering av Folkeregisteret helse- og omsorgssektoren (MF Helse), med deltagere fra spesialisthelsetjenesten (Nasjonal IKT), primærhelsetjenesten (KS), Helsedirektoratet (Hdir), Folkehelseinstituttet (FHI) og Direktoratet for e-helse (E-helse). Det ble i perioden gjennomført en konseptfase for MF Helse. Planfasen ble gjennomført i perioden og leverte dokumenter som ligger til grunn for videre arbeid i prosjektet. Herunder teknisk løsningsbeskrivelse, funksjonell løsningsbeskrivelse for melding fødsel og dødsfall, teststrategi, innføringsstrategi for produsent og konsument, gevinstdokument og juridiske problemstillinger, tjeneste og migreringsstrategi. Programmet MF Helse har satt i gang et nytt prosjekt MF Helse Konsument med overordnet ansvar for å kartlegge og detaljere behovet knyttet til konsumering av folkeregisteropplysninger i helse- og omsorgssektoren. Prosjektet vil også arbeide med avtaler og tillatelser for bruk av folkeregisteropplysninger, samt modell for finansiering og forvaltning av tjenester for bruk av folkeregisterdata i helsesektoren. I forbindelse med konsument-arbeidet er det behov for å opprette et nytt prosjekt for spesialisthelsetjenesten som samler kartlegging av behov fra spesialisthelsetjenesten, bidrar til funksjonell løsningsbeskrivelse og som koordinerer mot regionenes prosjekter som gjennomfører kartlegging og innføring. Dette prosjektet MF Helse SPHT Konsument vil både være en del av program MF Helse og tilhøre Nasjonal IKT sin portefølje. Prosjektet er planlagt som en del av Nasjonal IKT Masterplan Foreløpige forventede gevinster Gevinster fra prosjekt MF Helse SPHT Konsument er en mer samkjørt funksjonell løsning som gir enklere gjenbruk av persongrunndata og som dekker spesialisthelsetjenestens behov, samt en mer kostnadseffektiv innføring av tjenester for ibruktakelse av den moderniserte Folkeregisteret. De regionale prosjektene som innfører de nye konsumenttjenestene vil kunne trinnvis realisere gevinster ved innføring av helsesektorens konsument-tjenester for modernisert Folkeregister: pasientsikkerheten ivaretatt ved at oppdatert folkeregisterinformasjon forblir tilgjengelig etter at Skatteetaten lukker dagens folkeregister. effektivitet opprettholdt ved at persongrunndata er enkelt tilgjengelig effektivitet økt gjennom mindre dobbeltregistreringer og forbedrede arbeidsprosesser ved en ytterligere forbedret løsning for bruk av konsument-tjenester. Lik samtidig tilgang på persongrunndata i ulike systemer og regioner øker kvalitet på pasientbehandlingen og datakvalitet til sekundærbruk, som forskning.

81 1.3. Gjennomførte prosjektfaser MF Helse har gjennomført konseptutredning og planfase for programmet. Prosjekt MF Helse SPHT Konsument starter med planfase, ettersom prosjektet tar utgangspunkt i konseptutredningen samt mål og planer for MF Helse Konsument. 2. KORT BESKRIVELSE AV MÅL 2.1. Fremtidig målbilde for modernisert Folkeregister For å kunne ta i bruk og utnytte potensialet i modernisert folkeregister er det behov for tilpasninger og endringer i helse- og omsorgssektoren. Det er viktig at det legges til rette for at helsesektoren kan ta i bruk modernisert Folkeregister med ny informasjonsmodell og tjenester på en samordnet og effektiv måte. Programmet har utarbeidet en felles visjon for helse- og omsorgssektoren for konsumering av folkeregisteropplysninger. 1 Sektoren skal til enhver tid ha sikre og korrekte folkeregisteropplysninger som kan identifisere helsepersonell og pasienter. Sektoren skal ha en enhetlig tjenestestrategi for tilgjengeliggjøring og konsumering av persongrunndata gjennom bruk av en sektor informasjonsplattform og en omforent styringsmodell Overordnet mål for konsumering av persongrunndata MF Helse programmets overordnede mål for konsument-området er i hovedsak 2 : Helsesektoren skal på sikt ha ett felles informasjonsgrunnlag med tilgang til nødvendig, korrekt og ajourholdt folkeregisteropplysninger. Helsesektoren skal ha felles konsumenttjenester for personinformasjon fra de felles informasjonsgrunnlagene. Helsesektoren skal ha ett felles knutepunkt for både produsent og konsument tjenester. Helsesektoren skal ha god felles styring og forvaltning av felles informasjonsgrunnlag med tilhørende tjenester for produksjon og bruk av personinformasjon. Håndtering av tillatelser for tilgang til nødvendige personopplysninger forenkles og sentraliseres. Helsesektoren skal ha rettslig grunnlag for tiltakene. Dette innebærer å få på plass nødvendige avtaler, tilstrekkelig tillatelse til å få folkeregisteropplysninger som dekker sektorens samlede behov, rettslig grunnlag for felles knutepunkt i sektoren, nødvendige endringer i regelverk knyttet til produksjonsrolle (melding om fødsel og dødsfall). Det nyetablerte prosjektet MF Helse konsument har som mål å levere oversikt og planer for konsum av persongrunndata for hele helse- og omsorgssektoren, og er avhengig av bistand og dialog med spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten gjennom deres konsumentprosjekter Mål for prosjekt MF Helse SPHT Konsument Prosjektet skal bidra til at spesialisthelsetjenestens behov for konsumering av persongrunndata og innføring av løsning blir ivaretatt i program MF Helse. Prosjektet vil være bindeledd mellom de regionale prosjektene for overgang til modernisert Folkeregister og prosjekt MF Helse Konsument som kartlegger behov i hele helse- og omsorgssektoren. 1 Fra Konseptutredning MF Helse 2 Fra styringsdokumentasjon MF Helse konsument

82 Samarbeidet mellom aktørene dekker flere områder, blant annet: Ansvar for område Regionalt prosjekt MF Helse SPHT Konsument MF Helse Konsument Kartlegge dagens bruk Kartlegge bruk i Samle og strukturere og følge Samle inn kartlegging fra av og behov for persongrunndata regionen opp kartlegging i regionene spesialisthelsetjenesten og kommunesektoren Utarbeide Melde behov til løsningsbeskrivelse for løsningsbeskrivelse. konsument av Kvalitetssikre modernisert løsningsbeskrivelse. Folkeregister Etablere målbilde og strategi for migrering Innføre løsninger Etablere regionalt målbilde og strategi i tråd med nasjonale føringer Planlegge og innføre bruk av konsumenttjenester i løsninger i egen region. Sammenstille behov til løsningsbeskrivelse fra spesialisthelsetjeneste. Kvalitetssikre løsningsbeskrivelse. Bidra til felles målbilde og strategi for spesialisthelsetjenesten Lede og fasilitere utarbeidelse av løsningsbeskrivelse. Utarbeide programmets målbilde og strategi for migrering Overordnet intereregional Oppfølging og rapporting av innføringsplan. Utarbeide fremdrift nasjonalt. felles planverk og informasjon og opplæringsmateriell. Oppfølging og rapporting av fremdrift. I tillegg er MF Helse SPHT Konsument kontaktpunkt for konsument-spørsmål mellom MF Helse og de regionale prosjektene Nærmere detaljering vil komme ila planfasen Leveranser fra kommende fase Leveranser fra planleggingsfasen er Utarbeidet detaljert kartleggingsrapport fra spesialisthelsetjenesten som grunnlag for å utarbeide funksjonell løsningsbeskrivelse for konsum av persongrunndata. styringsdokument med blant annet mer detaljerte resultatmål plan for gjennomføring av prosjektet, inkludert overordnet innføringsplan for ibruktakelse av konsument-tjenester fra modernisert Folkeregister i helsesektoren. Beskrivelse av samarbeid og ansvarsfordeling med de regionale prosjektene for overgang til modernisert Folkeregister og samarbeid med det sentrale MF Helse Konsument prosjektet. Oppdatert mandat Oppdatert realiseringsstrategi 2.5. Anskaffelser involvert Det er ingen anskaffelser involvert i dette prosjektet.

83 3. INTERESSENTER Liste over identifiserte interessenter Interessent Finansdepartementet (FIN) Skattedirektoratet (SKD) Samfunnet Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) Helsedirektoratet Direktoratet for e-helse Norsk Helsenett SF (NHN) Begrunnelse Har gitt oppdrag til SKD med å modernisere Folkeregisteret. Vil bidra til at det lykkes, og vil følge opp moderniseringsarbeidet. Har fått i oppdrag fra FIN å modernisere Folkeregisteret og samordne de ulike sektorers bidrag SKD er også eier av Det sentrale Folkeregister (DSF) og prosjektet Modernisert Folkeregister (MF) som jobber med å erstatte DSF med nytt modernisert folkeregister FREG. Virksomheten er derfor også opptatt av at deres nye moderniserte folkeregister blir tatt i bruk. Samfunnet vil ha stor nytte av at sektoren er en benytter oppdaterte folkeregisteropplysninger. Har gitt oppdrag til Direktoratet for e-helse å koordinere arbeidet i sektoren og med SKD, ref. tildelingsbrev for 2016, 2017 og Helsedirektratet bruker folkeregisteropplysninger til vasking av informasjon ifm. registre, kvalitetsindikatorer. Bruk av folkeregisterinformasjon ifm. Helsepersonell (identitet og tilgangsstyring - IAM). Utvikler kvalitetsindikatorer, og benytter folkeregisterinformasjon i dette arbeidet. Flyktning-/asylhåndtering. Helsedirektoratet vil bli berørt av Nye og endrede opplysninger i folkeregisteret og ny informasjonsmodell Nye tjenester for å konsumere folkeregisteropplysninger. Direktoratet for e-helse bruker folkeregisteropplysninger i ulike prosjekter og ulike miljøer (som FIA-programmet med administrative registre og Nasjonal Sikkerhetsinfrastruktur, Kjernejournal, E-resept, Helsenorge) og v/ulike løsninger. Vasking av informasjon ifm. registre, kvalitetsindikatorer. Bruk av folkeregisterinformasjon ifm. Helsepersonell (identitet og tilgangsstyring - IAM). Direktoratet for e-helse blir berørt av nye og endrede opplysninger i folkeregisteret og ny informasjonsmodell til nasjonale e- helseløsninger av nye tjenester for å konsumere folkeregisteropplysninger gjennom å koordinere arbeidet med modernisering av Folkeregisteret med SKD og med sektoren NHN drifter og forvalter en kopi av Folkeregisteret (PREG) i dag, og har bygget personregistertjenester knyttet til denne. NHN vil være en samarbeidspart primært gjennom det sentrale prosjektet MF Helse Konsument, der Norsk Helsenett vil bidra til utarbeidelse av tjenestestrategi og migreringsstrategi for helse- og omsorgssektoren, ny

84 Nasjonal IKT Spesialisthelsetjenesten/De regionale helseforetakene Helse Sør-Øst RHF Helse Vest RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHFLokale helseforetak IT-virksomheter i spesialisthelsetjenesten Sykehuspartner Helse Vest IKT HEMIT Helse Nord IKT Strategiråd for Nasjonal IKT Nasjonale og regionale arkitekturfora NIKT EPJ Systemeierforum Prosjekt Modernisert Folkeregister (MF SKD) informasjonsplattform for tilgang på nye og endrede i folkeregisteret og ny informasjonsmodell. Nasjonal IKT er spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Formålet med helseforetaket Nasjonal IKT HF er å gi retning for IKT-utvikling i spesialisthelsetjenesten gjennom felles strategi (vedtatt av styrene i de regionale helseforetakene), samarbeid og samordning. I tillegg skal Nasjonal IKT HF bidra til spesialisthelsetjenestens gjennomføring av nasjonale prosjekter og til dialog og samarbeid med relevante interessenter. Prosjektet MF Helse SPHT Konsument er en del av prosjektporteføljen til Nasjonal IKT. Helseforetakene (HF) er både store konsumenter mht. folkeregisteropplysninger, og regionene har i dag egne kopier av Folkeregisteret. (enten som egen kopi eller som epj som master) Regionene og helseforetakene vil bl berørt: av nye og endrede opplysninger i Folkeregisteret og ny informasjonsmodell av nye tjenester for å konsumere folkeregisteropplysninger. nye avtaler og tillatelsesregime for tilgang til folkeregisteropplysninger nytt forvaltningsregime for folkeregisteropplysninger (sett i lys av persongrunndata) finansieringsmodell for tilgang til folkeregisteropplysninger (sett i lys av persongrunndata) De regionale IT-virksomhetene i spesialisthelsetjenesten har ansvar for drift og forvaltning av IT-tjenestene i resepektive regioner og må involveres når MF Helse skal etablere en nasjonal forvaltningsmodell, både for den nye informasjonsplattformen og for å benytte folkeregisterdata. Strategiråd for Nasjonal IKT skal bidra til bedre samordning, gjenbruk og høyere grad av standardisering innen e-helse mellom de fire helseregionene for å bidra til å oppnå gode og likeverdige helsetjenester. Rådet er en arena for strategisk koordinering, innspill til prioritering og forankring for interregional prosjektportefølje. Strategirådet vil ha interesse av prosjektets fremdrift. NIKT Fagforum for Arkitektur og regionale arkitekturfora har interesse av å involveres i innspill til funksjonell løsningsbeskrivelse fra regionene til MF Helse. NIKT EPJ Systemeierforum trenger å være informert om endringer i konsum av persongrunndata som berører EPJløsninger i regionene. Prosjekt Modernisert Folkeregister er eid av Skatteetaten og har ansvar for å levere nytt modernisert folkeregister (FREG) og for å tilby en teknisk migrering fra DSF til FREG. Prosjektet har interesse av at prosjektet MF Helse SPHT produsent lykkes med å innføre løsninger i spesialisthelsetjensten som konsumerer data fra FREG.

85 Program MF Helse MF Helse programkontor MF Helse arkitekturstyre Prosjekt MF Helse utvikling Prosjekt MF Helse Konsument Primærhelsetjenesten gjennom prosjekt MF Helse Konsument og død De regionale prosjektene med ansvar for overgang til modernisert Folkeregister Programmet MF Helse skal realisere flere av sine overordnede mål og visjoner gjennom prosjektet MF Helse SPHT Konsument og vellykket ibruktakelse av folkeregisterdata. Programstyret, programleder og programkontor i MF Helse har derfor en stor interesse av at prosjektet lykkes. Programkontoret i MF Helse består blant annet av ressurser med faglig ansvar for arkitektur, innføring, gevinstrealisering og juridiske avklaringer i programmet. MF Helse arkitekturstyre har ansvar for å vurdere problemstillinger knyttet til informasjonsplattformens løsningsarkitektur, informasjonsarkitektur mm. samt anbefale tekniske veivalg for MF Helse programstyre. MF Helse utvikling utvikler ny informasjonsplattform for konsum av persongrunndata fra modernisert folkeregister. MF Helse Konsument har ansvar for konsumentområdet for hele helse og omsorgssektoren. På samme måte som spesialisthelsetjenesten, berøres primærhelsetjenesten av overgang til bruk av persongrunndata fra modernisert Folkeregister. De regionale prosjektene kartlegger dagens bruk og behov for persongrunndatatjenester. 4. ORGANISERING OG ANSVAR MF Helse SPHT Konsument gjennomføres som et prosjekt i Nasjonal IKT, samtidig som prosjektet tilhørere MF Helse. Prosjektet vil følge prinsipper og retningslinjer for prosjekteierstyring for Nasjonal IKT. Tabellen under beskriver viktige roller for styring av prosjektet. Rolle Ansvar Navn Virksomhet/ Tittel Prosjekteier (leder for prosjektstyret) Prosjekteier er overordnet ansvarlig for å levere prosjektet i henhold til prosjektets mandat.

86 Prosjektstyre Prosjektstyret er ansvarlig for godkjennelse av mandat for prosjektleder, inkludert spesifikasjon av toleranser. Representanter fra regionale helseforetak i prosjektstyre må sørge for forankring og oppfølging av prosjektets planer i egen region. 5. TIDSPLAN, RESSURS- OG BUDSJETTBEHOV 5.1. Tidsplan Planfase med kartlegging: april - desember 2018 Gjennomføringsfase: januar 2018 desember Ressurs og budsjettbehov Ressurs Ansvar Allokering Prosjektleder Prosjektleder er ansvarlig for å gjennomføring av 40% prosjektarbeidet iht mandat Prosjektkoordinator kartlegging Prosjektadm støtte til å er ansvarlig for å koordinere og strukturere kartleggingsarbeidet og ha dialogen med regionene. 80% Hovedarbeidet i kartleggingen gjøres i de regionale prosjektene, derfor er det ikke behov for ytterligere ressurser fra regionene i prosjektet. I tillegg vil prosjektet benytte fagforumene i Nasjonal IKT og sentrale interessenter i arbeidsmøter. Prosjektets ressurser dekkes av Nasjonal IKT og program MF Helse. For å effektivisere arbeidet ønsker man å dele prosjektleder med Nasjonal IKTs andre prosjekt MF Helse SPHT Produsent, men at det leies inn en prosjektlederressurs for prosjektstøtte til administrativ koordinering av planfasen inkludert kartlegging. Kostnader Prosjektkostnader 1,5 MNOK 3 MNOK 3 MNOK 3 MNOK Nasjonal IKT HF Prosjektkostnader MF Helse Prosjektledelse (40%) X X X Tabellen viser det foreløpige budsjettbehovet knyttet til prosjektet. Midler direkte gjennom program MF Helse er usikre for kommende år og er avhengig av midler gjennom statsbudsjettet. 6. FØRINGER OG RAMMEBETINGELSER [Gi en kort oversikt over premissene som førte til at prosjektet ble opprettet. Henvis til styrende dokumenter, handlingsplaner mv Overordnede føringer Forhold og rammer som prosjektet må forholde seg til omfatter: Nasjonal e-helsestrategi 3 - spesielt om ansvar for å ta i bruk nasjonale felleskomponenter. 3

87 Strategi for Nasjonal IKT En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten 4 Nasjonal IKTs arkitekturprinsipper 5 Tildelingsbrev for Direktoratet for e-helse Det er bevilget 20 MNOK for gjennomføring av program MF Helse i Rettslige reguleringer o Eksisterende folkeregisterlov o Ny folkeregisterlov (trådte i kraft ) o Høringssvar fra Helsedirektoratet 2015 o Eksisterende folkeregisterforskrift o Ny Folkeregisterforskrift (trådte i kraft ) Se også juridiske problemstillinger 6 identifisert i MF Helses planfase 6.2. Avgrensning for prosjektet Identifiserte avgrensninger for prosjektet omfatter følgende: Prosjektet skal sammenstille kartlegging fra regionale helseforetak, men de regionale prosjekter gjennomfører kartlegging i sin region. Prosjektet skal koordinere arbeid med innføring av konsument-tjenester overfor regionene, men de regionale prosjektene har ansvar for innføring. Prosjektet skal formidle behov for konsument-tjenester fra spesialisthelsetjenesten, men det er Program MF Helse som har ansvar for utvikling av informasjonsplattform med tjenester for bruk av persongrunndata. De regionale prosjektene har ansvar for bestilling hos sine leverandører for å gjøre tilpasninger for å kunne ta i bruk modernisert Folkeregister og informasjonsplattformen Prosjektets avhengigheter Identifiserte avhengigheter for prosjektet er: Prosjektet er avhengig av at kartlegging blir gjort av regionene Regionale avklaringer gjort i henhold til omforente planer for konsumentområdet. MF Helse prosjektet tilgjengeliggjør informasjonsplattform og tjenester mot informasjonsplattform Regionene sørger for at egne systemer oppdateres og migreres slik at de kan benytte modernisert Folkeregister. Regionene sørger for at brukere kan benytte persongrunndata fra modernisert Folkeregisteret. HelseID er innført i regionene. Systemleverandører må implementere bruk av modernisert Folkeregister Realiseringsstrategi MF Helse programmet har ansvar for at det utvikles felleskomponenter. De regionale helseforetakene er ansvarlige for å planlegge realisering av ibruktakelse av konsumenttjenester fra MF Helse inn i sine løsninger. Regionene har ansvar for å bestille tilpasninger til MF Helse felleskomponenter fra sine leverandører %20-% pdf Dokument «MF Helse juridiske avklaringer versjon 1.0»

88 6.5. Overordnede økonomiske føringer for prosjektfasen Budsjettbehovet fra Nasjonal IKT HF i 2018 er 1,5 MNOK og dekker innleid prosjektstøtte i planleggingsfasen. MF Helse programmet dekker prosjektledelse 40% for Toleransegrenser Tabellen nedenfor beskriver hvilke toleransegrenser prosjektleder kan bevege seg innenfor i planleggingsfasen uten å måtte kalle inn prosjektstyret for å behandle avvik. Toleranse Tid Kostnad Kvalitet Usikkerhet Gevinster Tillatt avvik i positiv og negativ retning Faseavslutning forsinket med mer enn to uker skal behandles i Prosjektstyret. Prognose som innebærer at prosjektet vil få et overforbruk på mer enn 10 % av prosjektets estimat før risikopåslag skal behandles av Prosjektstyret. Prognose på mer enn budsjett for planleggingsfasen behandles i Nasjonal IKT porteføljestyre for Nasjonal IKT midler og i programstyremøte for midler fra MF Helse. Prosjektstyret skal godkjenne følgende styrende dokumenter i prosjektet: Prosjektplan Prosjektbegrunnelse Interessentanalyse og kommunikasjonsplan Faserapporter og faseplaner Sluttrapport Forøvrig har prosjektleder ansvar for kvaliteten i prosjektet. Usikkerhetssituasjonen behandles på hvert møte i Prosjektstyret. Dersom det mellom to prosjektstyremøter dukker opp vesentlige usikkerheter, som i stor grad truer gjennomføring av prosjektet, skal prosjektleder ta dette opp med Prosjekteier. Forøvrig har prosjektleder ansvar for usikkerhetsstyringen i prosjektet. Dersom kostnaden ved å ta ut en gevinst har økt betydelig Identifiserte risikoelementer Identifiserte risikoelementer for gjennomføring av planleggingsfasen inkluderer: Kartlegging i regionale helseforetak blir forsinket. Regional forankring og godkjenning av løsningsbeskrivelse tar tid. Leverandører rekker ikke utvikle løsninger grunnet sen involvering Leverandører har ikke tid og ressurser til å bistå i kartlegging og innføring. Innføring av HelseID er forsinket Manglende finansiering av prosjektet, ved at regionene ikke har midler til kartlegging og innføringsarbeid eller at MF Helse ikke får midler over statsbudsjettet over kommende år. Omfang på kartleggingsarbeidet, løsningsbeskrivelse og innføring er ikke endelig avklart med regionene ved oppstart. Risikoelementene kan medføre lavere kvalitet på løsningsbeskrivelse og kortere tid til innføring, og dermed kan det bli vanskelig å holde tidsplan fra Skatteetaten. 7. KONSEKVENS HVIS IDEEN IKKE BLIR UTREDET MF Helse SPHT Konsument etableres for å bidra samle til at det utarbeides et godt grunnlag for å kunne etablere, utvikle og ta i bruk tjenester for persongrunndata (folkeregisteropplysninger) som dekker spesialisthelsetjenestens behov og for å samkjøre innføring av tjenestene i regionene.

89 Dersom prosjektet ikke gjennomføres vil det være en risiko for at tjenestene som utvikles og tilrettelegges ikke dekker spesialisthelsetjenestens behov. Når SKD erstatter dagens Folkeregister (DSF) med modernisert Folkeregister (FREG) vil nåværende folkeregisterkopi i helsesektoren (PREG) ikke lenger være oppdatert. Når Folkeregisterets informasjonsmodell endres, vil systemer som ikke er tilrettelagt for modernisert Folkeregister ikke fungere mht. persongrunndata. Dersom ikke prosjekt MF Helse SPHT Konsument gjennomføres må: Må prosjekt MF Helse Konsument koordinere alle innspill med kartlegging, behovsanalyse og innføring direkte med regionene. Dette medfører merarbeid for regionene og for MF Helse Konsument. Dersom ikke konsumentkartlegging og løsningsbeskrivelse utarbeides kan dette i ytterste konsekvens medføre at: Spesialisthelsetjenesten vil ikke nødvendigvis ha tilgang til folkeregisteropplysninger når dagens Folkeregister (DSF) fases ut. Ikke entydig identifisering av pasienter fører til redusert pasientsikkerhet. Ikke oppdatert pasientinformasjon kan også medføre merarbeid. Spesialisthelsetjenesten vil ikke kunne nyttiggjøre seg nytt innhold fra modernisert Folkeregister (nye informasjonsfelter). Spesialisthelsetjenesten ikke får tilstrekkelig gode og sikre tjenester for konsumering av folkeregisteropplysninger Spesialisthelsetjenesten ikke får en effektiv bruk av persongrunndata som sådan Spesialisthelsetjenesten aktører velger selv hvor de skal hente opplysninger (fra for eksempel private aktører) og lager egne forvaltningsrutiner, noe som bla forsterker dagens situasjon: at sektoren ikke har samme grunnlag for hvem en pasient er. Felles informasjonsgrunnlag i helse- og omsorgsektoren er også en grunnleggende forutsetning for flere store nasjonale prosjekter og programmer i tiden som kommer, som «Én innbygger - én journal», Helseplattformen og Helsedataprogrammet.

90 Vedlegg 34 Til: Porteføljestyret Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 34/18 B Oppstart av konseptfase for tiltak Felles klinisk kunnskapsgrunnlag Bakgrunn Denne prosjektkandidaten er en videreføring av tiltak 50 Kunnskapsbasert pasientplanlegging og har blitt videreutviklet med innspill fra regionene og fagforumene i Nasjonal IKT HF. Det ble sist orientert om prosjektkandidaten i styremøtet (sak 87/17), i forbindelse med oppstart av et spesifikt innkjøpsprosjekt, Rammeavtale for publisering av felles metodebøker. I denne saken ønskes oppstart av en generell konseptutredning for etablering og forvaltning av felles klinisk kunnskapsgrunnlag. I styremøtet ble forslag til masterplan for 2018 lagt frem for styret (Sak 111/17 B). Denne kandidaten var en del av den foreslåtte planen, med budsjett på 2 MNOK for konseptfasen. Status Prosjektet starter med en konseptfase (BP1). Denne fasen vil resultere i en utredning med anbefalt konseptvalg og forslag til en plan for eventuelt videre arbeid. I konseptutredningen vil man synliggjøre tilnærminger for en mulig planleggingsfase (BP2), vurdere usikkerhet og gevinster som en eventuell gjennomføringsfase (BP3) vil innebære. Konseptutredningen skal gi en anbefaling for hvordan klinisk kunnskapsgrunnlag bør produseres, publiseres, brukes, revideres og faglig forvaltes i spesialisthelsetjenesten. Felles kunnskapsgrunnlag innebærer en større samordning av kliniske anbefalinger enn det vi har i dag. Det er usikkert hvordan dette bør realiseres, og vi ser det som viktig å identifisere en felles forvaltningsmodell av det helsefaglige innholdet i samarbeid med interregionalt fagdirektørmøte. Mens tiltak 50 omhandlet både kunnskapsstøtte, beslutningsstøtte og prosesstøtte, har vi sett behov for å avgrense denne prosjektkandidaten til kun å omhandle kunnskapsstøtte. Utredningen vil avsluttes med en anbefaling for prioritering av innhold i felles kunnskapsgrunnlag. Kunnskapsgrunnlag kan for eksempel knyttes mot læringsmål for leger i spesialisering eller mer tverrfaglige områder som oppfølging av vanlige kronikergrupper. Videre er det viktig at utredningen gir anbefaling for teknisk 1

91 Vedlegg 34 tilrettelegging, brukervennlige løsninger, samt organisatorisk forvaltning av faglig innhold. Involvering av interessenter og samarbeidsparter i forkant av prosjektoppstart Dato Aktør Behandling Styret for Nasjonal IKT HF Styrebehandlet masterplan Oppstart av aktivitet utsatt til Direktoratet for e-helse Kun overordnet diskusjon, Direktoratet for e-helse orienterte om at fremdriftsansvar for beslutningsstøtte er gitt Helsedirektoratet Helsedirektoratet Helsedirektoratet orienterte om sitt arbeid. Arbeidet er et godt tillegg til arbeid planlagt i tiltak 50. Helsedirektoratet støtter prosjektforslaget og vil bidra i prosjektarbeidet Felles fagforummøte Overordnet diskusjon i plenum, deretter innspill i detaljert gjennomgang i Fagforum for klinisk IKT Helsebiblioteket, Folkehelseinstituttet Helsebiblioteket er svært interesserte i et fremtidig samarbeid og vil delta i et konseptstudie for gode langsiktig løsninger Prosjektforum Kunnskapsstøtte til orientering sammen med beslutning om igangsettelse av prosjekt Anskaffe rammeavtale for felles publiseringsløsning for metodebøker sak Interregionalt fagdirektørmøte Orientering om prosjektkandidaten og prosjekt Anskaffe rammeavtale for felles publiseringsløsning for metodebøker Fagforum for klinisk IKT Fagforumet gav innspill til prosjektkandidaten og anbefalte oppstart av konseptfasen Fagforum for arkitektur Fagforumet gav innspill til prosjektkandidaten som ble anbefalt hensyntatt i konseptfasen. Diverse møter Q4.17 og Q1.18 Norsk senter for e- helseforskning Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten. Leverer forskning til planlagt konseptutredning. Gjennomfører litteraturstudie og intervjuer om erfaringer fra bruk og forvaltning av kunnskapsgrunnlag. Diskusjoner om synergier vedrørende Personlig kunnskapsoversikt og Felles kunnskapsgrunnlag. Overlappende tematikk identifisert Strategiråd for Nasjonal IKT Strategirådet anbefaler oppstart av Konseptutredning for felles klinisk kunnskapsgrunnlag. 2

92 Vedlegg Interregionalt fagdirektørmøte Fagdirektørmøtet ser at tematikken har høy grad av kompleksitet og anbefaler gjennomført en konseptfase for å få utredet alternative veivalg etter behandling i styret Nasjonal IKT. Oppsummering Konseptfasen skal beskrive følgende tema: Vurdere og anbefale konseptretning for etablering og forvaltning av helsefaglig innhold. Behovsanalyse for overordnet valg av teknisk løsning. Realiseringsstrategi og prioritering av faglig innhold i felles kunnskapsgrunnlag. Gevinst- og kostnadsbetraktninger. Konseptutredningen vil involvere de som utarbeider kunnskapsgrunnlag og brukere av felles kunnskapsgrunnlag (klinikere) i spesialisthelsetjenesten. Tidsplan, økonomi og ressurser Foreslått tidsplan for konseptfasen er mai 2018 til februar Prosjektkostnader er hovedsakelig knyttet til bruk av arbeidstid for prosjektleder, samt reise- og møteutgifter i prosjektet. Estimert kostnad for konseptutredning er 2 MNOK, som er i tråd med masterplan for Ressursbidrag fra regionale helseforetak er estimert til 1,4 årsverk. Ressurssetting prosjektstyre Fagdirektør og leder for interregionalt fagdirektørmøte Geir Tollåli fra Helse Nord RHF foreslås som prosjekteier og prosjektstyreleder. Fra Helse Vest deltar kvalitetssjef Stig Harthug i prosjektstyret. Fra Helse Sør-Øst deltar leder for e-helse Ulf Sigurdsen i prosjektstyret. Prosjektstyret ønskes komplettert med representant fra Helse Midt-Norge RHF, samt porteføljeansvarlig fra Nasjonal IKT. Ressurssetting prosjektgruppen Regionene er forespurt om ressurser til prosjektgruppen. Det er forpliktet tilstrekkelig med ressurser til at prosjektfasen kan påbegynnes. 3

93 Vedlegg 34 Nasjonalt senter for e-helseforskning har besluttet å støtte arbeidet ved å bidra med forskningsresultater i konseptutredning. Administrerende direktørs vurdering Felles klinisk kunnskapsgrunnlag forventes å kunne gi betydelige gevinster for spesialisthelsetjenesten. Det er mange interessenter, eksisterende løsninger, ulike behov og måter å organisere styring og forvaltning av et felles klinisk kunnskapsgrunnlag. Administrasjonen anser det derfor som spesielt viktig å gjennomføre en konseptfase for å vurdere om, og hvordan en bør arbeide videre med dette temaet. Administrerende direktør anbefaler at det startes en utredning for å identifisere riktig konsept for prioritering, etablering og forvaltning av felles klinisk kunnskapsgrunnlag. Forslag til vedtak 1. Porteføljestyret vedtar vedlagt prosjektmandat for konseptfase til tiltak Felles klinisk kunnskapsgrunnlag. 2. Porteføljestyret vedtar prosjektfinansiering på 2 MNOK til konseptfasen. Prosjektfinansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 3. Porteføljestyret vedtar at fagdirektør Geir Tollåli fra Helse Nord RHF blir prosjekteier og prosjektstyreleder for prosjekt Felles klinisk kunnskapsgrunnlag'. 4

94 PROSJEKTMANDAT FOR FELLES KLINISK KUNNSKAPSGRUNNLAG KONSEPTFASE Versjonsnummer: 0.95 Godkjent dato: Godkjent av: Utarbeidet av: Planlagt Porteføljestyre Nasjonal IKT Bente S. Nedrebø, Siv Ingebrigtsen, Elin Høyvik Kindingstad, Nina Bjørlykke og Øyvind Nottveit

95 1. BESKRIVELSE AV IDE OG BEHOV 1.1. Bakgrunn Prosjektmandatet gjelder en konseptutredning for å identifisere en anbefalt måte å gi klinikere et oppdatert og felles kunnskapsgrunnlag 1 slik at de effektivt kan yte likeverdig helsehjelp til sine pasienter. En god helse- og omsorgstjeneste er avhengig av at tjenesten utnytter tilgjengelig kunnskap og erfaring, og at de tar i bruk ny kunnskap samtidig som utdatert praksis opphører. 2 Dette blir stadig mer utfordrende i helsevesenet da mengden av ny kunnskap øker betraktelig fra år til år. 3 For å imøtekomme dagens utfordringer utarbeider blant annet helseforetakene, Helsedirektoratet og spesialistforeningene kliniske kunnskapsgrunnlag som fagprosedyrer, kliniske anbefalinger, retningslinjer og metodebøker, slik at helsepersonell lettere får tilgang til oppdatert kunnskap. Det er krevende å holde disse oppdatert og det utføres parallelt arbeid ved at det lages dupliserte kunnskapsgrunnlag i de forskjellige foretakene. For klinikerne som leter etter oppdaterte kunnskapsgrunnlag er det utfordrende med mange ulike kilder å forholde seg til. Det er vanskelig å vite hvilket kunnskapsgrunnlag som er sist oppdatert, gyldig, relevant og har tilstrekkelig kvalitet, samt dokumentere hvilke versjoner av ulike prosedyrer som er benyttet. Klinikerne savner også brukervennlige grenseflater og gode søkemuligheter i mange av kunnskapskildene som benyttes. Dagens situasjon gjør det utfordrende å redusere uønsket variasjon i helsefaglig praksis 4, og sikre at helsehjelpen som ytes er i henhold til oppdaterte retningslinjer. Prosjektet Felles klinisk kunnskapsgrunnlag har bakgrunn i rapporten fra Nasjonal IKT tiltak 50 Kunnskapsbasert pasientplanlegging. Tiltak 50 omhandlet både kunnskapsstøtte, beslutningsstøtte og prosesstøtte. I dette prosjektet har vi avgrenset omfanget til kun å omhandle kunnskapsstøtte, som senere kan bli et grunnlag for prosess- og beslutningsstøtte Foreløpig forventede gevinster Felles klinisk kunnskapsgrunnlag vil kunne gi betydelige gevinster for spesialisthelsetjenesten, samt fordeler for pasienter og primærhelsetjenesten. Foreløpige identifiserte gevinstområder er: Reduksjon i variasjon Ved å dele et oppdatert kunnskapsgrunnlag vil klinikere få støtte til yte likeverdig helsehjelp. Dette vil medvirke til bedre kvalitet i behandlingen og reduksjon i uønsket variasjon 5. Faglig oppdateringer Et felles oppdatert kunnskapsgrunnlag bedrer forutsetningene for helsepersonell å overholde sin plikt om å holde seg faglig oppdatert ved stadig økende mengde nye metoder, prosedyrer og retningslinjer. Pasientmedvirkning Et tilgjengelig kunnskapsgrunnlag kan gi sterkere pasientmedvirkning ved at pasienten får innsyn og oversikt over ulike typer behandling. Prosjekt for Digitale Innbyggertjenester (DIS) utreder konsepter for personlig kunnskapsstøtte til innbyggere og pasienter. Det er stort potensiale for å spare ressurser dersom kunnskapsstøtten for pasienter og 1 Kunnskapsgrunnlag = En sekkebetegnelse for retningslinjer, veiledere, prosedyrer, anbefalinger og annen beskrivelse av kunnskap som legges til grunn for helsehjelp 2 Veileder for utvikling av kunnskapsbaserte retningslinjer. Helsedirektoratet 10/ og 4 Oppdragsdokument 2018 til helseregionene fra regjeringen 5 Helse og omsorgsminister Bent Høie sykehustaler, styringsmål 2016 og -2017

96 helsepersonell kan baseres på samme kunnskapsgrunnlag. Felles kunnskapsgrunnlag kan støtte samarbeid med pasienter og primærhelsetjeneste. for å spare ressurser dersom kunnskapsstøtten for pasienter og helsepersonell kan baseres på samme kunnskapsgrunnlag. Felles kunnskapsgrunnlag kan støtte samarbeid med pasienter og primærhelsetjeneste. Reduksjon i parallelt arbeid Felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten 6 peker på økt effektivitet ved hjelp av samordning. Et tilgjengeliggjort kunnskapsgrunnlag vil medføre mindre dobbeltarbeid ved utarbeiding av retningslinjer. Det vil også være enklere å søke etter og distribuere oppdaterte retningslinjer på tvers av ulike helseforetak og regioner. Grunnlag for beslutningsstøtte Både Meld.St. 9 «Én innbygger én journal» og Felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten har formulert beslutningsstøtte som et mål. Felles klinisk kunnskapsgrunnlag kan være et godt grunnlag for felles beslutningsstøtte. Tidsbruk for helsepersonell som skal bruke kunnskapsgrunnlag Et samlet, brukervennlig og oppdatert kunnskapsgrunnlag kan være effektiv støtte for helsepersonell. Det er mindre tidkrevende for klinisk personell å søke i en kilde enn å søke i flere kilder. Et felles kunnskapsgrunnlag kan presenteres på mobile løsninger og kunnskapsgrunnlag kan enkelt gjenbrukes for eksempel ved dokumentasjon i EPJ. Tidsbruk for helsepersonell som skal dokumentere utført helsehjelp Et samlet kunnskapsgrunnlag med effektiv versjonshåndtering vil redusere tidsforbruket knyttet til dokumentasjon av utført behandling. 2. BESKRIVELSE AV MÅL (KONSEPTFASEN) Konseptfasen vil resultere i en konseptutredning med anbefalt konsept og plan for videre arbeid. I konseptutredningen vil man synliggjøre tilnærminger for et mulig hovedprosjekt, vurdere usikkerhet og gevinster som et hovedprosjekt vil innebære Konseptutredningen skal gi en anbefaling for hvordan klinisk kunnskapsgrunnlag bør lages, publiseres, brukes, revideres og faglig forvaltes i spesialisthelsetjenesten. Konseptutredningen må adressere følgende spørsmål: Hvordan bør kunnskapsgrunnlaget helsefaglig forvaltes? Hvilke områder gir det størst gevinst å etablere felles kunnskapsgrunnlag på? Hva er de viktige funksjonelle kravene til systemstøtte? (f.eks. søk og brukervennlighet) Hva er behovet for strukturert format på kunnskapsgrunnlaget? Hvordan sikre at resultatet av hovedprosjektet blir klinikernes hovedkilde til klinisk kunnskapgrunnlag? Hvordan kan kunnskapsgrunnlaget være et bidrag til senere innføring av prosess- og beslutningsstøtte 7? Det er en forutsetning at antall kunnskapsskilder blir redusert dersom en skal gå videre med planleggings- og gjennomføringsprosjekt. Kvalitet og brukervennlighet i felles kunnskapsgrunnlag må være så høy at helsepersonell foretrekker å benytte dette felles kliniske kunnskapsgrunnlaget i stedet for de mange eksisterende kunnskapsskildene. 6 %20-% pdf 7 Mld. St. 9 ( ) Én innbygger én journal

97 3. INTERESSENTER Ved inngangen til konseptfasen er det avdekket følgende interessenter: Interessent Begrunnelse Klinikere som lager Klinikere som utarbeider rutiner, retningslinjer, kunnskapsgrunnlag prosedyrer og metodebøker har behov for et sted å lagre, forvalte og publisere kunnskapsgrunnlaget. Klinikere som bruker kunnskapsgrunnlag Pasienter og pårørende Helseregionene og sykehusledelse, inkludert fagdirektører Kvalitetssjefer (regionale og lokale) Helsedirektoratet Kunnskapssenteret ved Folkehelseinstituttet Helseregionenes IKT-organisasjoner Klinikere som bruker kunnskapsgrunnlag har behov for å få lett tilgang på disse ved hjelp av god funksjonalitet (gode søk, intuitive og brukervennlige grensesnitt). Pasienter som mottagere av helsetjenester og pårørende som søker informasjon om tjenesten. Hovedansvarlige for behandling basert på tilgjengelig kunnskapsgrunnlag. Ansvarlige for etablering og forvaltning av metodebøker, prosedyrer og kliniske retningslinjer på overordnet nivå. Utarbeider og publiserer nasjonale retningslinjer. Samarbeid for publisering av kunnskapsgrunnlag. Prinsipper for teknisk forvaltning og eventuell integrasjon mellom kliniske systemer og kunnskapsgrunnlag. Direktoratet for e-helse Informasjonsbehov som koordinator innen e- helseområdet og forvalter av nasjonal nettløsning helsenorge.no. Pågående regionale og lokale Samler, utarbeider og publiserer kunnskapsgrunnlag. prosjekter eller arbeidsgrupper som arbeider med kunnskapsgrunnlag Prosjekt Digitale innbyggertjenester Delprosjekt Personlig kunnskapsoversikt tilbyr for spesialisthelsetjenesten kunnskapsgrunnlag for pasienter. Nasjonalt senter for e-helseforskning Vil levere forskning til konseptutredningen. Gjennomfører litteraturstudie og intervjuer om erfaringer fra bruk og forvaltning av kunnskapsgrunnlag. Primærhelsetjenesten Behovet for kunnskapsgrunnlaget i spesialist- og primærhelsetjenesten er overlappende.

98 4. ORGANISERING OG ANSVAR Felles klinisk kunnskapgrunnlag konseptfasen gjennomføres som et prosjekt i Nasjonal IKT. Prosjektet vil følge prinsipper og retningslinjer for prosjekteierstyring for Nasjonal IKT. Tabellen under beskriver viktige roller for styring av prosjektet. Rolle Ansvar Navn Virksomhet/ Tittel Prosjekteier (leder for prosjektstyret) Ulf Sigurdsen Prosjektstyre Prosjekteier er overordnet ansvarlig for å levere prosjektet i henhold til prosjektets mandat. Prosjektstyret er ansvarlig for godkjennelse av mandat for prosjektleder, inkludert spesifikasjon av toleranser. Stig Hartug Leder e-helse Helse Sør-Øst RHF Kvalitetssjef Helse Vest RHF Prosjektleder Prosjektleder avrapporterer til prosjekteier og porteføljeansvarlig og sikrer framdrift ihht prosjektplan Frikjøpes 5. TIDSPLAN OG RESSURSBEHOV Tidsramme for konseptfasen er satt mai 2018 til februar Planen avhenger av prosjektdeltagernes muligheter til å delta på møter og involvering av deltagere utenfor spesialisthelstetjenesten. Ressursbehov i prosjektet fra regionale helseforetak er estimert til 1,4 årsverk.

99 Det vil i perioden april til desember 2018 være behov for følgende ressurser fra regionene: Ressurs Ansvar Allokering Avklart ressurs Prosjektleder Prosjektleder er ansvarlig for å gjennomføre 95% Virksomhetsarkitekt /funksjonell arkitekt Teknisk arkitekt Fagressurs med hovedansvar Fagressurs Fagressurs konseptfasen. Virksomhetsarkitekt er ansvarlig for å beskrive arbeidsprosesser og informasjonsbehov i nåsituasjon og konsepter for fremtidig situasjon, og er ansvarlig for å utarbeide en funksjonell behovsbeskrivelse. Teknisk arkitekt er ansvarlig for å beskrive relevant systemstøtte i dag, teknologisk utvikling og teknisk side av konsepter for fremtidig situasjon, og er ansvarlig for å utarbeide en teknisk behovsbeskrivelse. Klinisk ressurs som er overordnet ansvarlig for å få frem dagens utfordringsbilde, prioritering av krav, og å bidra til utforming av konsepter. Klinisk ressurs som bistår hovedansvarlig fagressurs i arbeidet. Klinisk ressurs som bistår hovedansvarlig fagressurs i arbeidet I tillegg vil prosjektet benytte fagforumene i Nasjonal IKT og sentrale interessenter i arbeidsmøter. 50% 50% 50% 20% 20% 6. FØRINGER OG RAMMEBETINGELSER 6.1. Overordnede føringer Forhold og rammer som prosjektet må forholde seg til omfatter: Helsepersonells plikt til faglig forsvarlighet, herunder å holde seg faglig oppdatert og dokumentere helsehjelp 8 Nasjonal e-helsestrategi 9 Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten 10 Nasjonal IKTs arkitekturprinsipper 11 Eksisterende fellesløsninger som for eksempel Felles nettløsning for pasienter (Helsenorge.no) 6.2. Avgrensning for prosjektet Identifiserte avgrensninger for prosjektet omfatter følgende: Prosjektet omfatter ikke beslutningsstøtte. Helsedirektoratet er overordnet ansvarlige for tiltak på det området. Det er kun relevant for prosjektet å vurdere hvordan det ferdige kunnskapsgrunnlag fra Helsedirektoratet kan sameksistere med kunnskapsgrunnlag i ny løsning. Hovedprosjektet skal ikke lage et fullstendig klinisk kunnskapsgrunnlag, men fasilitere en begrenset pilot. 8 Helsepersonelloven 4 og %20-% pdf 11

100 6.3. Prosjektets avhengigheter Identifiserte avhengigheter for prosjektet er: Nasjonale særtema. Nasjonale særtema utarbeides av Direktoratet for e-helse i samarbeid med Én innbygger - én journal, Helsedirektoratet og Helseplattformen. Helsebiblioteket. Helsebiblioteket publiserer i dag faglige prosedyrer, og har en eksisterende løsning som dekker noe av de samme behovene som dette prosjektet. Personlig kunnskapsoversikt (Helsenorge). I Digitale Innbyggertjenester i Spesialisthelsetjenesten (DIS-prosjektet) utarbeides det i disse dager en konseptrapport for Personlig kunnskapsoversikt for pasienter og pårørende. Prosjektet har mange sammenfallende behov med prosjekt Felles kunnskapsgrunnlag Overordnede økonomiske føringer for prosjektet (konseptfasen) Estimert kostnad for konseptfasen er 2 MNOK, og dekker hovedsakelig deltakelse av prosjektleder samt reiseaktivitet og møterom for deltagere i prosjektet samt risikopåslag. Konseptfasens toleransegrenser før behandling i prosjektstyret er forsinkelse på mer enn en måned, prognose på overforbruk på mer enn 10% samt vesentlige utfordringer knyttet til gevinstrealisering Identifiserte usikkerhetselementer Identifiserte usikkerhetselementer for gjennomføring av konseptfasen inkluderer at det kan være utfordrende å identifisere og analysere konsekvenser ved valg av de ulike konseptene, at det kan være krevende å komme til enighet om konseptalternativer og anbefalt konsept, og å finne en velfungerende styringsmodell for felles kunnskapsgrunnlag. Vellykket gevinstuttak har følgende vesentlige usikkerhetselementer: Løsningen er ikke brukervennlig nok eller har ikke tilstrekkelig relevant innhold. Dette fører til at kunnskapsgrunnlaget ikke blir brukt. Et annet usikkerhetselement er at forvaltningsmodellen ikke følges eller virker etter hensikten slik at oppdatert kunnskapsgrunnlaget ikke er tilgjengelig på ett sted. 7. KONSEKVENS HVIS IDEEN IKKE BLIR UTREDET Dersom konseptfasen ikke gjennomføres har man ikke beslutningsgrunnlag for å velge konsept for å få etablert et felles kunnskapsgrunnlag innen spesialisthelsetjenesten. Hvis prosjektet ikke gjennomføres vil de nåværende utfordringene bli forsterket som følge av økende kunnskapsmengde. Det vil utvikles flere nasjonale, regionale og lokale «portaler» med kunnskapsgrunnlag, og kunnskapsgrunnlaget vil ha varierende format og kvalitet. I tillegg benyttes mange av de internasjonale portalene. Dette fører til at klinikere fortsatt må bruke unødvendig lang tid på å finne fram til relevant oppdatert kunnskapsgrunnlag. Det er risiko for uønsket variasjon i pasientbehandling og risiko for redusert kvalitet i behandling ved at de ulike kunnskapsgrunnlagene i sektoren har ulik oppdatering, kvalitet og tilgjengelighet. Det vil fortsatt pågå mye parallelt arbeid med utvikling av duplisert kunnskapsgrunnlag. I 2009 var 4700 ansatte i norske helseforetak involvert i å lage fagprosedyrer og det totale antallet fagprosedyrer var Eiring Ø, Pedersen MS, Borgen K, Jamtvedt G. Prosedyrearbeid meningsløst mangfold? Notat ISBN

101 Det vil være et økende behov for deling av kunnskapsgrunnlag på tvers av helseforetak og helseregioner i forbindelse med faglig samarbeid, spesialisering og funksjonsdeling mellom ulike sykehus. Ressurssterke pasienter vil i økende grad etterspørre kunnskapsgrunnlaget som ligger til grunn for pasientbehandlingen. Det vil være mer utfordrende å etablere prosess- og beslutningsstøtte, og da det ikke vil finnes et felles kunnskapsgrunnlag som prosess- og beslutningsstøtten kan ta utgangspunkt i.

102 Vedlegg 35 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 35/18 O SAFEST-oppdrag Bakgrunn Styreleder informerte i begynnelsen av mars administrerende direktør om at Nasjonal IKT HF vil få oppgaven med å utarbeide plan for etablering av SAFEST, jamfør de regionale helseforetakenes oppdragsbrev: «Vi ber derfor dei regionale helseføretaka, i samråd med Statens legemiddelverk og Direktoratet for e-helse, om å sette i gang eit arbeid knytt til etablering av SAFEST. Plan for gjennomføring, etablering og finansiering av SAFEST skal leggast fram for departementet innan 1. april 2018.». Status Administrasjonen vil legge fram for styret en innretning for planen som vil bli presentert i styremøtet. Administrerende direktørs vurdering Administrasjonen vil ferdigstille dokumentasjon med de innspill som kommer fra styret, som kan sendes til de fire administrerende direktørene for godkjenning, og deretter oversendelse til Helse- og omsorgsdepartementet. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

103 Vedlegg 36 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 36/18 B Årlig melding 2017 Bakgrunn Den årlige meldingen er foretakets rapportering til eierne på oppdragsdokumentet. Meldingen ble oversendt til eierstyringsgruppen 1. februar 2018, med forbehold om styrets godkjenning. Den vil, sammen med årsregnskap og årsrapport, behandles på foretaksmøtet ultimo april Forslag til vedtak 1. Styret godkjenner det fremlagte forslaget til årlig melding. Vedlegg Vedlegg 1: Årlig melding

104 Nasjonal IKT HF Årlig melding 2017 Bergen, 1. februar 2018

105 Innhold DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG 3 1. INNLEDNING Nasjonal IKT HF sine oppgaver og organisering Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Mål for Nasjonal IKT HF i Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Medvirkning fra brukere og ansatte 5 2. SAMMENDRAG Positive resultater og uløste utfordringer Evaluering av egen virksomhet og organisering 8 DEL II: RAPPORTERINGER RAPPORTERING FOR STYRINGSBUDSKAP Overordnede styringsbudskap Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for Aktivitet i Økonomiske krav og rammer 14 DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT UTVIKLINGSTRENDER OG RAMMEBETINGELSER Faglig utvikling Forventet økonomisk utvikling Personell- og kompetansebehov Status og utfordringer for investeringsområder PLANER FOR UTVIKLINGEN 17 2

106 DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG 1. INNLEDNING 1.1. Nasjonal IKT HF sine oppgaver og organisering Nasjonal IKT HF ble etablert som eget helseforetak 1. januar I henhold til vedtektene er helseforetakets primære og prioriterte oppgaver følgende: Operasjonalisere gjeldende strategiplan for Nasjonal IKT vedtatt av styrene for de regionale helseforetakene. Nasjonal IKT HF skal ikke selv vedta strategien, men bidra til å utvikle strategien og sørge for gjennomføring av den. Nasjonal IKT HF skal være en pådriver for å sikre bred deltagelse fra de ulike delene og nivåene av spesialisthelsetjenesten. Den brede deltagelsen skal sikres gjennom prosjektarbeid, og ved videreutvikling av relevante fagforum og systemeierforum. Videreutvikle Nasjonal IKT HF som spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Dette gjelder både samhandling innad i spesialisthelsetjenesten (mellom de ulike helseforetakene og de regionale helseforetakene) og samhandling med andre sentrale aktører som kommunehelsetjenesten, Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet og Norsk Helsenett. Nasjonal IKT HF hadde 17 ansatte pr. 31. desember av disse har kontorsted i Bergen, 1 i Stavanger og 3 i Oslo. Nasjonal IKT HFs hovedkontor er i Bergen. Organisasjonskart Nasjonal IKT HF: Nasjonal IKT HF er en liten enhet, som skal jobbe på strategisk nivå. Det anses som ønskelig å ha en flatest mulig struktur. 3

107 Nasjonal IKT har samarbeidsforumer knyttet til hver fagdisiplin. Disse ledes av ansatte fra Nasjonal IKT HF og er rådgivende organ til administrerende direktør i Nasjonal IKT HF. Samtlige forumer har representanter fra alle de regionale helseforetakene. Forumer ved utgangen av 2017 var: Strategirådet for Nasjonal IKT, Fagforum for klinisk IKT, Fagforum for arkitektur, Systemeierforum, Fagforum for porteføljestyring og Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag I følge stiftelsesprotokollen er Nasjonal IKT HFs formål følgende: «Nasjonal IKT skal gi retningslinjer for IKT- utvikling i spesialisthelsetjenesten gjennom felles strategi, samarbeid og samordning» Som en del av strategiarbeidet har helseregionene og Nasjonal IKT HF definert et felles fremtidsbilde for IKT innen spesialisthelsetjenesten. Fremtidsbildet beskriver hvordan helseregionene og Nasjonal IKT HF skal bidra til at det langsiktige målbildet realiseres. Det definerte fremtidsbildet er: 1. Gode digitale løsninger for pasienten. 2. Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet. 3. IKT-støtte for helhetlige standardiserte pasientforløp. 4. Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker Mål for Nasjonal IKT HF i 2017 Nasjonal IKT HF er inne i en strategiperiode som gjelder for perioden For å i større grad og raskere kunne realisere fremtidsbildet for IKT innen spesialisthelsetjenesten, er det nødvendig med bedre samordning og høyere grad av standardisering innen IKT mellom de fire helseregionene. Dette er strategiens overordnede målsetning. Strategiene for å nå den overordnede målsetningen er: 1. Tilrettelegge for økt samordning av felles tjenester og løsninger i fremtiden. 2. Tilrettelegge for koordinerte IKT-porteføljer på tvers av regionene. 3. Tilrettelegge for flere felles IKT-anskaffelser. 4. Tilrettelegge for økt samordning og standardisering innen IKT arkitektur. 5. Tilrettelegge for økt kompetansedeling og læring innen IKT mellom Nasjonal IKT HF og helseregionene. 6. Etablere IKT-styringsprinsipper som tilrettelegger for helhetlig prioritering, styring og gjennomføring. 7. Etablere finansieringsprinsipper som bidrar til flere felles prosjekter/tiltak Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Internkontroll og risikostyring i prosjektene ivaretas først og fremst av god prosjekt- og programstyringsmetodikk. Nasjonal IKT følger Prosjektveiviseren, som er Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT) sin anbefalte prosjektmodell for gjennomføring i offentlige virksomheter. Nasjonal IKT har en egen prosjektpraksis, med tilhørende maler, beslutningsstruktur, struktur for styring og oppfølging, samt rapportering. 4

108 På overordnet nivå danner lovverk, vedtatt strategi og gjeldende oppdragsdokument rammeverket. Som en del av strategien har foretaket utviklet og vedtatt et sett med nøkkelindikatorer. Det er i tillegg et pågående arbeid med å operasjonalisere strategien, hvilket danner grunnlaget for en helhetlig virksomhetsplan. Foretaket har gjennom 2017 arbeidet med å tydeliggjøre internkontrollen med tanke på selskapets størrelse, kompleksitet og risikoprofil. Administrasjonen har kartlagt plikter og rammebetingelser, samt gjennomført en overordnet risikovurdering av virksomheten. Det er også gjennomført risikovurdering av utvalgte kjerneoppgaver som for eksempel porteføljestyring, forumer og utvalgte interne støtteprosesser Medvirkning fra brukere og ansatte Nasjonal IKT HF har to tillitsvalgtrepresentanter, samt varamedlem, fra sektoren i styret. Ansatte i Nasjonal IKT HF gis anledning til å oppnevne styremedlem jf. foretakets vedtekter 7 og Helseforetaksloven 23. Dette har ikke vært aktuelt i Brukerutvalget er representert med en observatør i Nasjonal IKT HFs styre. Både tillitsvalgte og brukerrepresentanter inviteres til å delta i styrings- og/eller referansegrupper for prosjekter der dette er naturlig, og ønskelig fra deres side. 2. SAMMENDRAG 2.1. Positive resultater og uløste utfordringer Nasjonal IKT leverer resultater gjennom å følge opp felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten, identifisere de riktige prosjektene og gjennomføre dem, fasilitere og lede gode samarbeidsarenaer og forumer, og gjennom utvalgte samordningsaktiviteter. Felles IKT-strategi Kapittel 3.2 beskriver IKT-strategi resultater. Prosjektporteføljen Masterplan for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF viser pågående prosjekter. Dette er prosjekter som eies av Nasjonal IKT eller som gjennomføres sammen med Direktoratet for e-helse. 5

109 Status for noen utvalgte prosjekter Digital patologi skal gi kortere tid til diagnose, færre feil og misforståelser, raskere og riktigere behandling, og bedre utnyttelse av kapasitet gjennom samhandling for å håndtere fremtidig økning i prøvemengde. Status: Planleggingsfasen er under avslutning. Felles interregionale aktiviteter knyttet til terminologi, kodeverk og utvekslingsformater. Anskaffelser gjennomføres regionalt. Robust mobilt helsenett omhandler kobling mot helsenettet for mobile enheter, som bedrer muligheten for å samhandle elektronisk. Status: Konsept utarbeidet, og planleggingsfasen pågår. Automatisk melding om fødsel har etablert løsning slik at fødselsnummer kan hentes innen 12 timer. Status: 100 % bruk av løsningen. Avsluttet i Digitale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten (DIS) har i 2017 fokus på å etablere felleskomponenter og funksjonalitet fra målbildet for innbyggertjenester vedtatt av styret i Nasjonal IKT HF i Konkrete prosjektaktiviteter i 2017 var: digitale skjema, direktevarsling og videreformidling, behandlingsrettet dialog og samhandling og mobile helsetjenester. Samarbeidsarenaer og forumer Hovedformålet med forumene er å bidra til bedre samordning og høyere grad av standardisering mellom de fire helseregionene. Nasjonal IKT HF har i perioden videreført arbeidet med å styrke og tydeliggjøre samhandlingsarenaene. Det er gjort grep som bidrar til å øke forumenes relevans for helseregionene, noe som er sentralt for å få til økt samhandling og økt grad av standardisering. Noen eksempler på dette er: Anbefalt felles god praksis og gitt råd om realiseringsstrategier og organisering av prosjekter. Styrket involvering av de regionale arkitekturlederne i prioritering av satsningsområder og felles tiltak innen arkitektur. Fasilitert opprettelse av fagnettverk innen arkitektur for helseregionene. 6

110 Opprettet forvaltningsnettverk for talegjenkjenning slik at helseregionenes innføring og bruk av talegjenkjenning mest mulig samordnes. I tillegg til prosjekter og forumer, arbeides det med en rekke samordningsaktiviteter for helseregionene. Noen utvalgte av disse er: Digitale prosesser for mottak og håndtering av sykemeldinger for medarbeidere i helseregioner NAV sitt prosjekt DigiSYFO arbeider med å utvikle digital løsning for sykemeldinger og oppfølging av disse. Løsningen skal sikres bedre samhandling mellom de fire hovedaktørene: den sykemeldte, legen, arbeidsgiver og NAV. Nasjonal IKT HF etablerte en arena for samordning av helseregionene ovenfor NAV, slik at viktige problemstillinger ble avklart og som medførte at helseregionene unngikk betydelige økte kostnader til manuelt ekstra arbeid i påvente av systemstøtte i IKT-løsningene. Felles plan for utvikling av nye tjenester og løsninger De administrerende direktørene i de regionale helseforetakene ba Nasjonal IKT HF og Helse Vest RHF om å følge opp punkt fra foretaksprotokollen vedrørende Informasjonsteknologi og digitale tjenester (e-helse) : «Føretaksmøtet bad dei regionale helseføretaka om å utarbeide ein felles plan for utvikling av nye tenester og løysningar som har nasjonal tyding og som har overføringsverdi mellom dei regionale helseføretaka. Planen skal vere ferdig innan 1. oktober 2017.». Arbeidet ble igangsatt av Nasjonal IKT HF og Helse Vest RHF, og sammen med de øvrige regionale helseforetakene ble planen ferdigstilt. Kilden Kilden ( er etablert som spesialisthelsetjenestens verktøy for deling av god praksis innenfor e-helse. Innhold og bruk har økt jevnt gjennom Kilden benyttes også til dokumentasjon av felles forvaltningsløsning for medisinskteknisk utstyr og behandlingshjelpemidler (MEDUSA). Vurdering av rammeverk for felles informasjonsmodeller Direktoratet for e-helse og Nasjonal IKT HF har satt i gang aktiviteter for å se på hvordan vi kan forbedre semantisk interoperabilitet gjennom riktig bruk av internasjonale standarder og felles informasjonsmodeller. Prosjektet 'Internasjonale standarder Vurdering av rammeverk for felles informasjonsmodeller' ble påbegynt i 2016, og videreført i Standardisert utveksling av klinisk og administrativ informasjon (HL7) Nasjonal IKT HF bidrar sammen med helseregionene til å øke standardiseringen på integrasjonsområdet med satsing på HL7. Det utvikles HL7 FHIR (Fast Healthcare Interoperability Resources) tjenester og profiler i helseregionene. Det er utarbeidet en norsk oversettelse av HL7 EHR (Electronic Health Record) System Functional Model, som blant annet benyttes i spesifikasjonsarbeidet på Helseplattformen i Helse Midt- Norge. 7

111 Medisinske kvalitetsregistre Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre (FMK) har i 2017 tildelt midler til blant annet følgende formål: Videreutvikling av felles løsning for pasientrapporterte data til bruk på helsenorge.no. Videreutvikling av felles resultattjeneste for analyse og presentasjon av sensitive data. Etablering av felles autentiserings-/autorisasjonstjeneste integrert med HelseId. Forumet har i 2017 arbeidet med å finne en tilnærming til automatisert datafangst fra pasientjournal, for å redusere dobbeltregistrering og dermed også forenkle innrapporteringen. Dette arbeidet videreføres i en konseptfase som inngår i prosjektporteføljen for Nasjonal IKT i Forumet har etablert dialog med Helsedataprogrammet (Direktoratet for e-helse) om automatisert datafangst fra pasientjournal, og deltar i arbeidet med utprøving av dette i to registre. Rammebetingelser Det er påpekt i "Felles plan for utvikling av nye tjenester og løsninger" at rammebetingelser påvirker hva som kan tas opp i prosjektporteføljen: Det er høy grad av ulikhet i systemporteføljene til helseregionene. Helseregionene har ulike behov og mulighetsrom for felles tilnærminger på flere områder. Det gjennomføres store, nødvendige og prioriterte regionale prosjekter som må gjennomføres, i riktig rekkefølge før nasjonale tiltak. Høy prosjektaktivitet i alle regioner begrenser mulighetene på noen områder til felles aktiviteter. Det er ulik grad av økonomisk handlingsrom for IKT-investeringer i helseregionene. Uløste utfordringer Helseregionene har ulike arbeidsprosesser og applikasjonsporteføljer. Dette gjør felles anskaffelser komplekst. I tillegg er enhetlig drift og forvaltning av felles løsninger utfordrende grunnet ulike IKT-porteføljer i de fire helseregionene. Begrenset tilgang til de riktige ressursene i sektoren med rett kompetanse og erfaring har vært en utfordring i Innkjøpsprosjektet Ny teknologi AMK ble stoppet grunnet høy organisatorisk og teknisk kompleksitet med påfølgende høy risiko. Prosjektet var et samarbeid mellom helseregionene for å anskaffe en ny felles IKT-løsning. De regionale helseforetakene har i ettertid uttrykt ønske om at Helse Vest gjennomfører en anskaffelsesprosess, med involvering fra de øvrige regionene Evaluering av egen virksomhet og organisering Nasjonal IKT HF tilstreber en liten administrasjon, slik at foretaket kan fokusere på kjerneoppgavene. Dette søkes løst ved tjenestekjøp og bruk av eksisterende kompetanse 8

112 og kapasitet, primært fra aktører i spesialisthelsetjenesten. Eksempelvis kjøper foretaket lønns- og regnskapstjenester fra Helse Vest RHF, og utstyr og drift fra Helse Vest IKT. Prosjekter gjennomføres primært med ressurser fra helseregionene. Foretaket har en flat organisering, og gitt arbeidsform, størrelse og kompetanse anses dette som den mest hensiktsmessige strukturen på det nåværende tidspunktet. Ordningen med forumer er et positivt bidrag for å få belyst problemstillinger på tvers av regioner og ulike fagdisipliner. Det har imidlertid vært et behov for å tydeliggjøre oppgaver, forventninger og handlingsrom for forumene, og administrasjonen har derfor revidert og harmonisert de respektive forumenes mandater. Administrasjonen har også gjennomført en forbedringsaktivitet knyttet til prosjekteierstyring for prosjektene i Nasjonal IKT HF, med overordnede prinsipper for styring av prosjektporteføljen. 9

113 DEL II: RAPPORTERINGER 3. RAPPORTERING FOR STYRINGSBUDSKAP 3.1. Overordnede styringsbudskap Nasjonal IKT HF følger opp felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten, og bidrar til å oppfylle de overordnede målene for de regionale helseforetakene. Mye av Nasjonal IKT sitt arbeid legger grunnlag for fremtidige, mer spesifikke tiltak i henhold til overnevnte mål. Det gjennomføres årlig en prosess sammen med helseregionene for å identifisere hvilke prosjekter som bør gjennomføres felles mellom to eller flere helseregioner. I 2017 ble de overordnede målene i oppdragsdokumentene og fremtidsbildet i felles IKT-strategi inkludert i prosessen med å identifisere og prioritere de riktige prosjektene. Samordnet porteføljestyring av prosjekter sammen med helseregionene og Direktoratet for e-helse bidrar til felles og mer helhetlig prioritering, slik at en får bedre IKTløsninger og god digital kommunikasjon med borgere, samt bedret samhandling med øvrig helsetjeneste. Samordning og standardisering av arkitekturtiltak skjer på flere arenaer, og er styrket gjennom samling av lederne for arkitektur i regionene. Nasjonal IKT HF har etablerte samhandlingsarenaer sammen med helseregionene og Direktoratet for e-helse. Disse fagforumene har som hovedformål å bidra til bedre samordning og høyere grad av standardisering mellom de fire helseregionene for å oppnå gode og likeverdige helsetjenester. Alle mandatene for fagforumene er revidert i 2017 og avstemt mot felles IKT-strategi. Prosjektet 'Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten' er et eksempel på hvordan innretningen resulterer i arbeid med tverrfaglig samhandlingsarena, skjemastøtte og digital dialog som alle vil kunne understøtte pasientoppfølging herunder psykisk helsevern, tverrfaglig spesialisert rusbehandling og bidra til å redusere venting og opplevd variasjon på tvers av helseregioner/-foretak. Det er også pågående prosjekter som bidrar til måloppnåelse innen kvalitet og pasientsikkerhet. Et av disse er 'Automatisk melding om fødsel' som har levert en løsning som medfører økt pasientsikkerhet for nyfødte. Nytt fødselsnummer kan hentes ut og tildeles nyfødte barn innen 12 timer, i stedet for å vente i flere uker. Et annet eksempel er prosjektet 'Digital patologi' som foreslår tiltak som vil bidra til bedre utnyttelse av kapasitet, kortere ventetid for pasienten, og økt kvalitet i diagnostikken. Nasjonal IKT HFs styrende dokumentasjon, strategi og oppdragsdokument danner grunnlaget for at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. 10

114 3.2 Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for 2017 Internkontroll og risikostyring Foretaket har gjennom 2017 arbeidet med å tydeliggjøre internkontrollen med hensyn til selskapets størrelse, kompleksitet og risikoprofil. Administrasjonen har kartlagt plikter og rammebetingelser, samt gjennomført en overordnet risikovurdering av virksomheten. Det er også gjennomført risikovurdering av utvalgte kjerneoppgaver som for eksempel porteføljestyring, forumer og utvalgte interne støtteprosesser. Gjennomgangen har gitt en bedre oversikt over risikoområder. Vurderingen viser at det foreligger forbedringer i enkeltprosesser og at det er noen avvik knyttet til dokumentasjon av internkontrollkravene. Det er nå bedre oversikt og kontroll over risikoer og tiltak som bør iverksettes for å imøtekomme krav og redusere risiko. Internkontrollen som nå etableres, vil bli en integrert del av Nasjonal IKT HF sin virksomhetsstyring. Overordnete retningslinjer og rammeverk for internkontroll er utarbeidet, og vil fremlegges for styret i mars Det arbeides nå med å ferdigstille operasjonell dokumentasjon. Det er også utarbeidet et årshjul som skal sikre at foretaket gjennomfører og følger opp nødvendige aktiviteter. Innsyn og internrevisjon Foretaket har arbeidet med internrevisjon i 2017 og styret ba administrasjonen iverksatte en dialog med internrevisjonen i Helse Vest RHF for å undersøke om de kunne påta seg rollen som internrevisor for Nasjonal IKT HF. Administrasjonen har vært i dialog med leder for Internrevisjonen i Helse Vest RHF. Helse Vest har gitt positive signaler om at de kan påta seg en slik rolle, noe som også er avklart i revisjonsutvalget. I etterkant har internrevisjonen i Helse Vest informert om at det pågår et arbeid i eierstyringsgruppen om hvordan internrevisjon for de felleseide selskapene bør organiseres. I samråd med leder for internrevisjonen i Helse Vest RHF avventes videre arbeid, og endelig konklusjon, frem til eierstyringsgruppen har fullført sitt arbeid. De regionale helseforetakenes styring og oppfølging av felleseide helseforetak Helseforetaket har fulgt opp aktivitetene og milepælene som årshjulet for styring og oppfølging av de regionale helseforetakenes felleseide selskaper legger opp til, og integrert dette årshjulet i egen virksomhetsstyring. Foretaket oppfatter samarbeid og dialog med representantene for eierstyring, og den nyetablerte controllergruppen, som godt. Medvirkning fra tillitsvalgte Foretaket hadde ved utgangen av ansatte, og Helseforetakslovens 23, 1. ledd kommer derfor ikke til anvendelse når det gjelder ansatterepresentasjon i styret. Det har heller ikke kommet ønske fra ansatte om representasjon. Vernetjenesten deltok på de møtearenaer der dette er aktuelt. 11

115 Synliggjøring av totale kostnader ved deltakelse i prosjekter og prosesser I månedlig statusrapport for prosjektporteføljen rapporteres prognose for prosjektbemanning. To ganger årlig kommuniseres antatt bemanningsbehov for prosjektporteføljen kommende år til helseregionene. Bemanningsbehovet er fordelt på helseregion og kategorisert etter type ressurs. Bemanningsprognosen er fortløpende tilgjengelig for porteføljeansvarlige i helseregionene. I planer og prosjektbeskrivelser fremkommer antatt bemanningsbehov. Ved oppstart av nye prosjekter og ved overgang til nye prosjektfaser estimeres ressursbehovet og kostnadene synliggjøres i beslutningsunderlaget. Bemanningsbehovet for prosjektporteføljen i 2017 var på cirka 31 årsverk med ressurser fra helseregionene. Dette inkluderer bidrag inn i prosjekter i regi av Nasjonal IKT HF, og de som samfinansieres med Direktoratet for e-helse. Bemanningsbehovet fra helseregionene for deltakelse i fagforumene var cirka 7 årsverk i 2017, mens bemanning fra helseregionene til realisering av felles IKT-strategi var cirka 4 årsverk. Samfunnsansvar Det fremgår av Meld. St. 27 ( ) Et mangfoldig og verdiskapende eierskap at regjeringen forventer at selskaper med statlig eierandel arbeider systematisk med sitt samfunnsansvar, og er ledende på sine områder. Regjeringen har både generelle og mer spesifikke forventninger til selskapene på samfunnsansvarsområdet. De spesifikke forventningene er knyttet til fire tematiske kjerneområder: klima og miljø, menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og antikorrupsjon. Nasjonal IKT HF følger arbeidsgiverpolitikken til sektoren forøvrig, og sørger for at arbeidsforhold og betingelser er harmonisert med denne. Foretaket er innmeldt i arbeidsgiverforeningen Spekter. I den grad leverandører benyttes vil foretaket benytte spesialisthelsetjenestens rutiner for anskaffelser, og følge leverandørene opp i henhold til disse. Foretaket har svært begrenset negativ effekt på klima og miljø. Følgende tiltak er videreført i 2017: Foretaket er fortsatt heldigitalt når det gjelder utgående post. Innlevering av reiseregninger, utarbeidelse og utsendelse av saksdokumenter, og arkivering er også digitalisert. Innføring om absolutt krav om EHF- fakturaer fra leverandører. Dette er først og fremst et effektiviseringstiltak, men det reduserer samtidig post- og papirmengden vesentlig. Nasjonal IKT HF har i 2017 i gjennomsnitt mottatt anslagsvis 99% av den totale fakturamengden som EHF- faktura. Kontinuerlig arbeid med å bevisstgjøre medarbeidere på å bruke videokonferanse der dette er mulig. Retningslinjer er innført for å sikre økt bruk av Skype og videokonferanser. «Grønt kontor»; kildesortering, kontorlokaler med fjernvarme som oppvarmingskilde og bevegelsessensorer for å minimere strømforbruk, samt underdekning av kontorplasser på hovedkontoret i Bergen for å redusere arealbehovet. 12

116 Åpenhet og dialog i helseforetakene Virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Foretakets internkontrollsystemer er implementerte, og blir fortløpende videreutviklet. Utvikling av heltidskultur Virksomheten har 16 ansatte i 100 % stillinger, og 1 ansatt i 90% stilling. Som utgangspunkt ansettes alle i 100% stillinger. Lærlinger Nasjonal IKT HF har ikke drift som gjør det naturlig å ta inn lærlinger. Beredskap Nasjonal IKT HF har ingen rolle i det generelle beredskapsarbeidet. Virksomheten ønsket likevel, som interessent, å holde seg oppdatert på beredskapsarbeid i de fire helseregionene, og av den grunn var representert ved møtet om beredskap og beredskapsmessig samordning i spesialisthelsetjenesten i februar Nasjonal IKT HF har i slutten av 2017 påbegynt arbeid med etablering av sikkerhetsorganisasjon for å kunne ivareta sitt ansvar i tråd med Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste (Sikkerhetsloven). Dette arbeidet skal videreføres i 2018, og sluttføres senest innen Instruks for lån til felles eide nasjonale helseforetak Nasjonal IKT HF forholder seg til gjeldende instruks for lån til felles eide nasjonale selskaper. Det anses dog som lite sannsynlig at foretaket, på kort eller mellomlang sikt, vil be om lån. Nasjonal IKT HF har ikke investeringer på egne bøker. Foretaket legger imidlertid opp til å følge prosedyrene for prosjekter som kan medføre større investeringsbehov i helseregionene. Spesifikke oppdrag til Nasjonal IKT HF Utvikling av porteføljestyring Nasjonal IKT gjennomfører felles IKT-prosjekter for spesialisthelsetjenesten, koordinerer helseregionenes prosjektporteføljer og er spesialisthelsetjenestens felles grensesnitt mot andre aktører. Porteføljestyringen er innrettet etter nasjonal styringsmodell for å bidra til en helhetlig prioritering og styring av IKT-utviklingen i helse- og omsorgstjenesten. Styret i Nasjonal IKT HF har i 2017 besluttet oppstart av prosjekter, og porteføljeansvarlige i Nasjonal IKT fulgte opp prosjektporteføljen for å sikre at prosjektene ble gjennomført riktig og innenfor prosjektrammer gitt av styret. Porteføljestyringsaktivitetene og prioritering av prosjektkandidater ble gjort gjennom en koordinert prosess og årshjul. Helseregionene meldte inn behov og idéer, samt prioriterte prosjektkandidater. Nasjonal IKT, med tilhørende forumer, utviklet deretter beslutningsunderlag for styrets behandling av masterplanen for Estimert 13

117 totaløkonomi for prosjektkandidater ble inkludert i beslutningsunderlagene før prioritering og behandling om oppstart. Administrasjonen rapporterte månedlig porteføljens totaløkonomi som også inkluderte prognose for prosjektfinansiering og ressurspådrag. De regionale helseforetakene informeres to ganger årlig om deres antatte ressursbidrag. Felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Felles IKT-strategiens overordnete målsetning er bedre samordning og høyere grad av standardisering innen IKT mellom de fire helseregionene. Strategien følges opp i et internt prosjekt i Nasjonal IKT HF. Administrasjonen påser at pågående tiltak leveres som forventet. I tillegg har nye prioriterte tiltak blitt startet opp. Følgende tiltak har blitt ferdigstilt i 2017: Nasjonal IKT HF og helseregionene har etablert en masterplan med prioriterte initiativer for realisering av det overordnede langsiktige målbildet. Beskrivelse av interregional arkitekturfunksjon i spesialisthelsetjenesten med tilhørende roller, ansvar og oppgaver. Alle forumsmandatene i Nasjonal IKT HF samarbeidet har blitt revidert. Det ble etablert forvaltningsregime for vedtatt god interregional praksis innen e-helse. Referansemodeller for arkitekturpraksis ble ferdigstilt. En plattform for deling av god praksis i et felles bibliotek ble etablert i Den har fått navnet Kilden. Kilden skal være et levende, samlende og brukervennlig verktøy for deling av informasjon om god praksis for e- helse i spesialisthelsetjenesten. I løpet av 2017 har Kilden blitt oppdatert med innhold, spesielt innen virksomhetsarkitektur Aktivitet i 2017 Nasjonal IKT HF har gjennomført planlagt prosjektaktivitet i tråd med vedtektene og vedtatt strategi. Kapittel 2.1 beskriver prosjektaktiviteter Økonomiske krav og rammer Økonomisk resultat Grunnet akkumulerte overskudd fra årene har foretaket opparbeidet høy egenkapital. Administrasjonen foreslo derfor å redusere regionenes finansiering med 13 MNOK for 2017, for å redusere denne egenkapitalen. Foretaksmøtet gav på bakgrunn av dette foretaket anledning med å gå med inntil 13 MNOK i underskudd for På nåværende tidspunkt er underskuddet for året estimert til 5 MNOK. Innføring av nøytral merverdiavgift Nasjonal IKT HF håndterer merverdiavgift i henhold til rutiner etablert av Helse Vest RHF. Foretaket etterlever intensjonene bak innføringen av nøytral merverdiavgift. Økonomisk langtidsplan Nasjonal IKT HF har gitt sine innspill til økonomisk langtidsplan i henhold til de gjeldende fristene, samt føringer fra eierstyringsgruppen og de regionale 14

118 økonomidirektørene. Kostnadsrammen for den økonomiske langtidsplanen for ligger på 2016-nivå for hvert av årene. Foretakets drift, og planlegging av denne, er preget av streng prioritering av ressursbruk og tydelig økonomistyring. Utarbeidelse av regnskap Nasjonal IKT HF sendte inn foreløpig regnskap 20. januar. Dette viser et underskudd på 4,98 MNOK. Dette er innenfor underskuddrammen på 13 MNOK som foretaksmøtet vedtok Endelig regnskap og årsrapport vil foreligge innen 24. februar. 15

119 DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT 4. UTVIKLINGSTRENDER OG RAMMEBETINGELSER 4.1. Faglig utvikling Helsesektorens organisering gjør at det må tas hensyn til datadeling mellom ulike forvaltningsnivåer og juridiske enheter. Dette medfører juridiske problemstillinger, i tillegg til organisatoriske og teknologiske utfordringer. Det bør etableres felles informasjonsmodeller og felles terminologi for å kunne samhandle, utvikle standardiserte arbeidsprosesser og sikre relevant informasjonsdeling. Befolkningen er mer tilgjengelig i sosiale medier og på digitale plattformer. Det er økende forventing om helhetlige, selvbetjente, sikre og lett tilgjengelige helsetjenester. Samtykke til bruk av data, rett til innsyn i bruk av data, retten til å korrigere data og rett til å komme med innsigelser mot at opplysninger om den enkelte som blir behandlet, må tas hensyn til i framtidig utvikling. Retten til å kreve begrenset behandling, og til dataportabilitet må også håndteres. Økte forventninger fra pasienter, tilgang på dyrere behandlingsmetoder, oppgaveforskyvning i sektoren og strammere budsjettrammer gjør økt samhandling viktig. Politiske føringer tilsier økt brukermedvirkning, redusert variasjon i behandlingstilbud, økt prioritering av rusmedisin og psykiatri, forebygging av antibiotikaresistens, støtte for ytterligere pakkeforløp, bedret kvalitet, økt samhandling og god pasientsikkerhet. Digitaliseringsrundskrivet gir føringer for effektivisering av arbeidsprosesser ved bedret prosess-støtte i kjernesystemene, fjerning av hinder som dobbeltregistreringer og tilgjengeliggjøring av relevant pasientinformasjon på tvers av primær- og spesialisthelsetjenesten. Antall eldre i Norge er økende, og legger press på helsetjenesten. Velferdsteknologi blir derfor et særskilt viktig satsingsområde. Det forventes en økt mengde pasienter med sammensatte og ressurskrevende sykdommer i spesialisthelsetjenesten. Disse faktorene gir innbyggere og pasienter økt ansvar for egen helse, og digital samhandling med pasienter blir viktigere. Muligheter for samhandling med pasienter bedres ved at størstedelen av befolkningen nå er digitalt tilgjengelig. Dette øker behovet for gode digitale løsninger for samhandling mellom pasienter og behandler, og kvalitetssikret kunnskapsstøtte for pasienter. Stadig flere innbyggere kan logge seg på sikre løsninger for å lese journal og benytte digitale løsninger som blir tilbudt av ulike helseaktører. Det er i så måte viktig at spesialisthelsetjenesten fortsetter utbredelse av allerede utviklete tjenester. Medisinsk kunnskap er økende og i stadig utvikling. Det er derfor viktig at helsepersonell har lett tilgjengelig, relevant og autorativ informasjon. Helsefaglig utvikling fører til økt spesialisering og funksjonsdeling. Dette innebærer en oppgaveforskyvning fra døgnbehandling på sykehus i retning mot poliklinikk, dagbehandling av kronikere desentralt og økt hjemmebehandling. Endret funksjonsdeling vil gi økt behov for digital samhandling via felles behandlingsplaner, 16

120 deling av laboratoriesvar, bilder og resultat fra medisinskteknisk utstyr på tvers av primær- og spesialisthelsetjenesten. Samhandling forutsetter felles «grunnmur» som en kan bygge informasjonsveksling på. Felles informasjonsmodeller og standarder for å dele data og samhandle er spesielt viktig med tanke på implementering av kvalitetsregister i EPJ for å redusere dobbeltregistrering av pasientopplysninger. Etablering av felles «grunnmur», informasjonsmodeller og standarder for samhandling vil også kunne gi regionene økt mulighet for å levere lettvekts-ikt og forbedringsprosjekter. St.meld. 9 ( ) Én innbygger én journal beskriver målbildet og trender for utvikling av kliniske systemer. Modernisering av EPJ med prosess- og beslutningsstøtte står sentralt i alle regioner. Deling av relevante pasientopplysninger og behandlingsplaner er også prioritert. Direktoratet for e-helse arbeider med et overordnet veikart for realisering av dette målbildet. Helseplattformen vil i nærmeste femårsperiode kunne gi noen evalueringer av regional utprøving av nasjonalt målbilde. Helsedirektoratet og Nasjonalt pasientsikkerhetsprogram peker på reduksjon i legemiddelfeil som spesielt viktig. Innføring av elektroniske medikamentkurver, med kvalitetssikrete og tilstrekkelige data, er derfor et viktig IKT-tiltak de nærmeste årene Forventet økonomisk utvikling Føringer fra de regionale økonomidirektørene tilsier at Nasjonal IKT HF vil ligge på 2016-nivå for perioden Personell- og kompetansebehov Nasjonal IKT HF har frem til nå primært rekruttert på bakgrunn av spesifikk fagkompetanse, spesielt innenfor strategisk IKT, virksomhetsarkitektur, porteføljestyring og klinisk IKT. Foretaket hadde per ansatte. Siden Nasjonal IKT HF skal være en liten strategisk enhet, er det styrets vurdering at man på mellomlang sikt bør ha omkring 20 årsverk. Strategien for perioden har en tydelig satsing på porteføljestyring og virksomhetsarkitektur Status og utfordringer for investeringsområder Nasjonal IKT HF har på nåværende tidspunkt ingen investeringsportefølje. Det er ingen planer, hverken på kort eller mellomlang sikt, som endrer på dette forholdet. 5. PLANER FOR UTVIKLINGEN Samfunnet har store forventninger til utviklingen av spesialisthelsetjenesten. Denne forventningen kommer også tydelig frem gjennom politiske styringssignaler for sektoren hvor det legges stor vekt på å ivareta pasientenes behov og preferanser. Pasienter skal trekkes aktivt inn i utviklingen av egen behandling, og deres erfaringer skal vektlegges i utformingen av tjenestetilbudet. Riktig teknologistøtte er et viktig virkemiddel for å realisere sektorens langsiktige målsetninger. For å sikre dette er langsiktige nasjonale mål for IKT-området formulert i utredningen «Én innbygger én journal» - Meld. St. 9 ( ): 17

121 Helsepersonell skal ha enkel og sikker tilgang til pasient- og brukeropplysninger. Innbyggerne skal ha tilgang på enkle og sikre digitale tjenester. Data skal være tilgjengelig for kvalitetsforbedring, helseovervåkning, styring og forskning. Spesialisthelsetjenestens felles IKT-strategien beskriver et fremtidsbilde hvordan en skal bidra til at det langsiktige målbildet realiseres. Gode digitale løsninger for pasientene. Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet. IKT-støtte for helhetlige standardiserte pasientforløp. Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker. Strategien definerer syv områder som Nasjonal IKT HF i 2018 vil fortsette å arbeide med. 1. Tilrettelegge for økt samordning av felles tjenester og løsninger i fremtiden. 2. Tilrettelegge for koordinerte IKT-porteføljer på tvers av regionene. 3. Tilrettelegge for flere felles IKT-anskaffelser. 4. Tilrettelegge for økt samordning og standardisering innen IKT arkitektur. 5. Tilrettelegge for økt kompetansedeling og læring innen IKT mellom Nasjonal IKT HF og helseregionene. 6. Etablere IKT-styringsprinsipper som tilrettelegger for helhetlig prioritering, styring og gjennomføring. 7. Etablere finansieringsprinsipper som bidrar til flere felles prosjekter/tiltak. Direktoratet for e-helse la i 2017 frem ny nasjonal e-helsestrategi med tilhørende handlingsplan. Det langsiktige målbildet i felles IKT-strategi stemmer godt overens med den nye nasjonale e-helsestrategien. Foretaksmøtet ba de regionale helseforetakene om å utarbeide en felles plan for utvikling av nye tjenester og løsninger som har nasjonal betydning og har overføringsverdi mellom de regionale helseforetakene. Denne ble utviklet høsten 2017, er konkret og realistisk, og omhandler pågående prosjekter per i regi av Nasjonal IKT HF og det som gjennomføres sammen med Direktoratet for e-helse. «Felles plan for utvikling av nye tjenester og løsninger informasjonsteknologi og digitale tjenester (e-helse)» inneholder også utvalgte samordningsaktiviteter og omfatter dermed hovedaktivitetene som Nasjonal IKT skal gjennomføre i Felles plan dannet grunnlaget for Nasjonal IKTs masterplan for Masterplanen innbefatter også noen nye tiltak. 18

122 Vedlegg 37 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 37/18 B Årsregnskap og årsberetning 2017 Bakgrunn Helseforetakene er pliktige til å følge regnskapsloven i henhold til helseforetaksloven. Jf. 3-1 i regnskapsloven skal regnskapspliktige utarbeide årsregnskap og årsberetning i samsvar med reglene i samme lov. Status Resultatet for Nasjonal IKT HF viser et underskudd på ,36 kr. Foretaksmøtet gav foretaket anledning til å gå med inntil 13 MNOK i underskudd i 2017 for å tilbakeføre kapital til eierne (se note 2). Erklæring om fastsetting av ansettelsesvilkår for administrerende direktør og andre ledende ansatte fremkommer i note 3 i årsregnskapet. Regnskapet er revidert og revisors oppsummering følger i vedlegg 2. Forslag til vedtak 1. Styret godkjenner årsberetning og årsregnskap. Årets underskudd i Nasjonal IKT HF, ,36 kroner, blir ført mot annen egenkapital. 2. Styret innstiller for foretaksmøtet at det gis tilslutning til styrets retningslinjer for lederlønnsfastsettelse. 3. Styret legger vedlagte årsregnskap, med kontantstrømsoppstilling og noter, frem for foretaksmøtet for godkjenning. Vedlegg Vedlegg 1: Årsregnskap og årsberetning Vedlegg 2: Oppsummering fra revisjon 1

123 Årsrapport 2017

124 Innhold VISJON OG MÅL... 3 STYRINGSBUDSKAP... 4 ORGANISASJONSKART... 5 ÅRSBERETNING... 6 RESULTATREGNSKAP BALANSEREGNSKAP KONTANTSTRØMOPPSTILLING NOTER MELDING FRA REVISOR Nasjonal IKT HF / Årsrapport

125 VISJON OG MÅL OVERORDNET MÅLSETTING: Bedre samordning og høyere grad av samordning innen IKT Nasjonal IKTs målsettinger For å i større grad og raskere kunne realisere fremtidsbildet for IKT innen spesialisthelsetjenesten, er det nødvendig med bedre samordning og høyere grad av standardisering innen IKT mellom de fire helseregionene. Bedre samordning og høyere grad av standardisering innen IKT er strategiens overordnede målsetning. Strategiene for å nå den overordnede målsetningen er: 1. Tilrettelegge for økt samordning av felles tjenester og løsninger i fremtiden. 2. Tilrettelegge for koordinerte IKT-porteføljer på tvers av regionene. 3. Tilrettelegge for flere felles IKT-anskaffelser. 4. Tilrettelegge for økt samordning og standardisering innen IKT arkitektur. 5. Tilrettelegge for økt kompetansedeling og læring innen IKT mellom Nasjonal IKT HF og helseregionene. 6. Etablere IKT-styringsprinsipper som tilrettelegger for helhetlig prioritering, styring og gjennomføring. 7. Etablere finansieringsprinsipper som bidrar til flere felles prosjekter/tiltak. OM OSS Nasjonal IKT ble etablert etter initiativ fra Helsedepartementet i Bakgrunnen for initiativet var at Nasjonal IKT skulle være en arena for strategisk koordinering, prioritering og forankring av en felles tilnærming til viktige IKT-spørsma l ble Nasjonal IKT stiftet som eget helseforetak. De fire regionale helseforetakene eier Nasjonal IKT HF med 25 % hver. Foretaket har hovedkontor i Bergen og avdelingskontor i Oslo og Stavanger. Nasjonal IKT HF Møllendalsveien 68A 5009 Bergen E-post: post@nasjonalikt.no Web: Org.nr: Nasjonal IKT HF / Årsrapport

126 STYRINGSBUDSKAP De regionale helseforetakenes oppdrag og bestilling til Nasjonal IKT HF, med utgangspunkt i overordnede rammer samt økonomiske og faglige prioriteringer, sammenstilles i oppdragsdokumentet. Overordnede styringsbudskap Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. De regionale helseforetakenes virksomhet er basert pa lover og forskrifter, med særlig vekt pa helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasient- og brukerrettighetsloven. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til de regionale helseforetakene konkretiseres og utdypes i Nasjonal helse- og sykehusplan, oppdragsdokumenter og foretaksmøter i de regionale helseforetakene. I oppdragsdokumentet for 2017 framga r det at de regionale helseforetakene i 2017 skal innrette sin virksomhet med sikte pa a na følgende overordnede ma l: 1. Redusere unødvendig venting og variasjon i kapasitetsutnyttelsen. 2. Prioritere psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling. 3. Bedre kvalitet og pasientsikkerhet. Dette danner ogsa grunnlaget for virksomheten i helseforetaket. Det forutsettes at helseforetaket setter seg inn i kravene Helse- og omsorgsdepartementet har gitt til de fire regionale helseforetakene i oppdragsdokumenter for 2017 og i foretaksmøte 10. januar 2017 og innretter seg etter disse. De fire regionale helseforetakene mottar mange styringsma l og krav som blir videreført til egne helseforetak eller operasjonalisert pa andre ma ter. Nasjonal IKT HF skal utøve sin rolle koordinert og samstemt med de regionale helseforetakene for a understøtte de krav og forventninger som stilles. Helseforetaket skal ha dokumenterte systemer som sikrer at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

127 ORGANISASJONSKART Om organiseringen Nasjonal IKT HF er en liten enhet, som skal jobbe pa strategisk niva. Det anses som ønskelig a ha en flatest mulig struktur. I tillegg til foretakets ansatte spiller Nasjonal IKTs fagforumer en viktig rolle. Disse forumene er sammensatt av representanter fra de regionale helseforetakene og Nasjonal IKT HF. Administrerende direktør Nasjonal IKT Gisle Fauskanger Utdannelse innen IT (Høgskolen i Bergen) og økonomi/administrasjon (NHH og BI). 25 a rs erfaring fra DNB i ulike lederposisjoner, primært innen IT, samt 4 a r i konsulentbransjen. Foto: Marianne Wennesland / DnB Nasjonal IKT HF / Årsrapport

128 ÅRSBERETNING I følge stiftelsesprotokollen er Nasjonal IKT HFs formål følgende: «Nasjonal IKT skal gi retningslinjer for IKT- utvikling i spesialisthelsetjenesten gjennom felles strategi, samarbeid og samordning» De primære og prioriterte oppgavene for helseforetaket er å: Operasjonalisere gjeldende strategiplan for Nasjonal IKT, tilsluttet av styrene for de regionale helseforetakene. Videreutvikle Nasjonal IKT HF som spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Felles IKT-strategi Felles IKT-strategiens overordnete målsetning er bedre samordning og høyere grad av standardisering innen IKT mellom de fire helseregionene. Strategien følges opp i et internt prosjekt i Nasjonal IKT HF. Administrasjonen påser at pågående tiltak leveres som forventet. I tillegg har nye prioriterte tiltak blitt startet opp. Følgende tiltak har blitt ferdigstilt i 2017: Nasjonal IKT HF og helseregionene har etablert en masterplan med prioriterte initiativer for realisering av det overordnede langsiktige målbildet. Beskrivelse av interregional arkitekturfunksjon i spesialisthelsetjenesten med tilhørende roller, ansvar og oppgaver. Det ble etablert forvaltningsregime for vedtatt god interregional praksis innen e-helse. Referansemodeller for arkitekturpraksis ble ferdigstilt. Status for noen utvalgte prosjekter i 2017 Digital patologi skal gi kortere tid til diagnose, færre feil og misforståelser, raskere og riktigere behandling, og bedre utnyttelse av kapasitet gjennom samhandling for å håndtere fremtidig økning i prøvemengde. I 2017 ble konsept utarbeidet og planleggingsfase startet for felles interregionale aktiviteter knyttet til terminologi, kodeverk og utvekslingsformater. Robust mobilt helsenett omhandler kobling mot helsenettet for mobile enheter, som Nasjonal IKT HF / Årsrapport

129 bedrer muligheten for å samhandle elektronisk. Konsept er utarbeidet og planleggingsfasen pågår. Automatisk melding om fødsel har etablert løsning slik at fødselsnummer kan hentes innen 12 timer. Løsningen er i bruk og prosjektet er avsluttet. Digitale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten (DIS) har i 2017 hatt fokus på å etablere felleskomponenter og funksjonalitet fra målbildet for innbyggertjenester vedtatt av styret i Nasjonal IKT HF i Konkrete prosjektaktiviteter i 2017 var: Digitale skjema, direktevarsling og videreformidling, behandlingsrettet dialog og samhandling og mobile helsetjenester. Innkjøpsprosjektet Ny teknologi AMK ble stoppet grunnet høy organisatorisk og teknisk kompleksitet med påfølgende høy risiko. Prosjektet var et samarbeid mellom helseregionene for å anskaffe en ny felles IKT-løsning. De regionale helseforetakene har i ettertid uttrykt ønske om at Helse Vest gjennomfører en anskaffelsesprosess, med involvering fra de øvrige regionene. Samarbeidsarenaer og forumer Hovedformålet med Nasjonal IKT HF sine forumer er å bidra til bedre samordning og høyere grad av standardisering mellom de fire helseregionene. Ordningen med forumer er et positivt bidrag for å få belyst problemstillinger på tvers av regioner og ulike fagdisipliner. Det har imidlertid vært et behov for å tydeliggjøre oppgaver, forventninger og handlingsrom for forumene, og administrasjonen har derfor revidert og harmonisert de respektive forumenes mandater. Det er også blitt gjort grep som bidrar til å øke forumenes relevans for helseregionene, noe som er sentralt for å få til økt samhandling og økt grad av standardisering. Noen eksempler på dette er: Anbefalt felles god praksis og gitt råd om realiseringsstrategier og organisering av prosjekter. Styrket involvering av de regionale arkitekturlederne i prioritering av satsningsområder og felles tiltak innen arkitektur. Fasilitert opprettelse av fagnettverk innen arkitektur for helseregionene. Opprettet forvaltningsnettverk for talegjenkjenning slik at helseregionenes innføring og bruk av talegjenkjenning mest mulig samordnes. Etablert og publisert Kilden ( som er spesialisthelsetjenestens verktøy for deling av god praksis innenfor e- helse. Kilden benyttes også til dokumentasjon av felles forvaltningsløsning for medisinskteknisk utstyr og behandlingshjelpemidler (MEDUSA). Nasjonal IKT HF / Årsrapport

130 Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre Teknologiforum for medisinske kvalitetsregistre (FMK) har i 2017 tildelt midler til blant annet videreutvikling av felles løsning for pasientrapporterte data til bruk på helsenorge.no, videreutvikling av felles resultattjeneste for analyse og presentasjon av sensitive data, og etablering av felles autentiserings-/autorisasjonstjeneste integrert med HelseId. Forumet har i 2017 arbeidet med å finne en tilnærming til automatisert datafangst fra pasientjournal, for å redusere dobbeltregistrering og dermed også forenkle innrapporteringen. Forumet har etablert dialog med Helsedataprogrammet (Direktoratet for e-helse) om automatisert datafangst fra pasientjournal. Fagforum for klinisk IKT Fagforum for klinisk IKT har, i 2017, gitt innspill til interregionale aktiviteter fra et helsefaglig ståsted, samt deltatt i arbeidet rundt prioritering av prosjekter til masterplan 2018 for Nasjonal IKT HF. Innspill fra forumet ble basert på den årlige EPJ - (elektronisk pasient journal) spørreundersøkelsen til helsepersonell. Formålet med denne undersøkelsen er å frambringe ny kunnskap og styrke beslutningsgrunnlaget for hvordan EPJ kan videreutvikles i tråd med behov og ønsker fra klinikere. Fagforum for arkitektur Viktige leveranser i 2017: Beskrivelse av interregional arkitekturfunksjon i spesialisthelsetjenesten med tilhørende roller, ansvar og oppgaver. Flere interregionale referansemodeller. Felles arkitekturbibliotek etablert på Kilden. Fagforum for porteføljestyring I 2017 har forumet blant annet gitt råd om realiseringsstrategier og organisering av prosjekter i regi av Nasjonal IKT, gitt innspill på balansering av felles masterplan for prosjektporteføljen, anbefalt felles god praksis relatert til metode, verktøy og praksis innenfor porteføljestyring, programstyring og prosjektstyring, og sammenstilt og publisert oversikt over felles IKT-prosjektportefølje. Fagforumet har fulgt opp porteføljetiltak i felles IKT-strategi, koordinert felles masterplan og vurdert samordning med utgangspunkt i prosjektporteføljene. Forumet har også arbeidet metodikk, verktøy og praksis, samt lagt til rette for erfaringsutveksling mellom helseregionene. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

131 Systemeierforum Systemeierforum har i 2017 arbeidet med samordning av god praksis for implementering, bruk og forvaltning av dagens kliniske informasjonssystemer. Forumet har samarbeidet med Direktoratet for e-helse om felles leverandørmøter, og koordinert ulike grupper og nettverk som blant annet leverer: felles journalstruktur, rollebenevnelser og tilgangsprinsipper. felles kliniske informasjonsmodeller i et nasjonalt arketypebibliotek. felles tiltak og god praksis mot systemsvikt knyttet til bruk av PAS/EPJ-system. felles forvaltning av talegjenkjenning gjennom rammeavtalen som regionene har sammen overfor leverandøren. felles spesifikasjon av endringer i system og i bruk for myndighetskrav. Nye grupper som forumet opprettet i 2017 er Forvaltningsforum for talegjenkjenning (TGK) og en arbeidsgruppe for felles registrering og rapportering av kontaktlege. TGK har startet oppfølging av regionale forpliktelser i henhold til felles tolkning av avtale med leverandør. Arbeidsgruppen for felles registrering og rapportering av kontaktlege har spesifisert og testet rapportuttrekk fra DIPS, og opprettet felles rutinebeskrivelse for rapportering av myndighetspålagte roller. I tillegg til prosjekter og forumer, arbeides det med en rekke samordningsaktiviteter for helseregionene. Noen utvalgte av disse er: Digitale prosesser for mottak og håndtering av sykemeldinger for medarbeidere i helseregioner NAV sitt prosjekt DigiSYFO arbeider med å utvikle digital løsning for sykemeldinger og oppfølging av disse. Løsningen skal sikres bedre samhandling mellom de fire hovedaktørene: den sykemeldte, legen, arbeidsgiver og NAV. Nasjonal IKT HF etablerte en arena for samordning av helseregionene ovenfor NAV, slik at viktige problemstillinger ble avklart og som medførte at helseregionene unngikk betydelige økte kostnader til manuelt ekstra arbeid i påvente av systemstøtte i IKT-løsningene. Felles plan for utvikling av nye tjenester og løsninger De administrerende direktørene i de regionale helseforetakene ba Nasjonal IKT HF og Helse Vest RHF om å utarbeide en felles plan for utvikling av nye tjenester og løsninger som har nasjonal betydning og overføringsverdi mellom de regionale helseforetakene. Arbeidet ble ferdigstilt oktober Vurdering av rammeverk for felles informasjonsmodeller Direktoratet for e-helse og Nasjonal IKT HF har satt i gang aktiviteter for å se på hvordan vi kan forbedre semantisk interoperabilitet gjennom riktig bruk av internasjonale standarder og felles informasjonsmodeller. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

132 Standardisert utveksling av klinisk og administrativ informasjon (HL7) Nasjonal IKT HF har bidratt sammen med helseregionene til å øke standardiseringen på integrasjonsområdet med satsing på HL7. Det utvikles HL7 FHIR (Fast Healthcare Interoperability Resources) tjenester og profiler i helseregionene. Det ble utarbeidet en norsk oversettelse av HL7 EHR (Electronic Health Record) System Functional Model, som blant annet benyttes i spesifikasjonsarbeidet på Helseplattformen i Helse Midt-Norge. ÅRSBERETNING Regnskapsresultatet Regnskapsmessig resultat for 2017 var et underskudd på 5,6 MNOK. De totale inntektene var 105,7 MNOK. Av disse var 96,1 MNOK finansiering fra de regionale helseforetakene som eier foretaket. 9,6 MNOK var øremerkede midler fra Helse og omsorgsdepartementet for videreutvikling av tekniske løsninger for medisinske kvalitetsregistre. Totale driftskostnader var 111,9 MNOK, med hovedgruppene øremerkede tilskudd 9,6 MNOK, personalkostnader 21,8 MNOK og andre driftskostnader 80,5 MNOK. Med netto finansposter på 0,6 MNOK gir dette et årsresultat på 5,6 MNOK. Balanse Totalkapitalen per var 32,7 MNOK. Omløpsmidler utgjorde 100 % av totalkapitalen. Balanseført egenkapital var 22,9 MNOK og utgjorde dermed 70 %. Finansiell stilling Likviditetsbeholdning var per ,7 MNOK og dermed tilfredsstillende. Forutsetning om videre drift er lagt til grunn for selskapet sitt årsregnskap for Om miljø Per hadde foretaket sytten ansatte. Sykefraværet i 2017 (egenmeldt og med sykemelding) var på 1,57 %. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

133 Foretaket har vernetjeneste, og har tydelige mål for helse, miljø og sikkerhet (HMS). HMS skal være en integrert del av det daglige arbeidet. Ingen vesentlige hendelser er meldt i Ytre miljø Nasjonal IKT HF sin virksomhet forurenser i utgangspunktet ikke det ytre miljø. Foretaket fokuserer på bruk av video- og telefonmøter for å redusere reiseaktivitet. Det er innført et absolutt krav om EHF- fakturaer fra leverandører. Dette er først og fremst et effektiviseringstiltak, men det reduserer samtidig post- og papirmengden vesentlig. Nasjonal IKT HF har i 2017 i gjennomsnitt mottatt anslagsvis 99% av den totale fakturamengden som EHF- faktura. Nasjonal IKT HF har «grønt kontor»; kildesortering, kontorlokaler med fjernvarme som oppvarmingskilde og bevegelsessensorer for å minimere strømforbruk, samt underdekning av kontorplasser på hovedkontoret i Bergen for å redusere arealbehovet. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

134 ÅRSBERETNING Eierforhold Nasjonal IKT HF er eid med 25 % hver av de fire regionale helseforetakene. Styret i Nasjonal IKT HF Hilde Brit Christiansen (styrets leder) Steinar Marthinsen (nestleder) Erik M. Hansen (medlem) Anita Schumacher (medlem) Torbjørg Vanvik (medlem) Paul Gundersen (medlem) Bjørn Nilsen (medlem) Hilde Rolandsen (medlem) Lise Karin Strømme (medlem) Lasse B. Sølvberg (medlem) Toril Østvold (varamedlem) Inga Nordberg (observatør) Håkon Grimstad (observatør) Øistein Winje (observatør) Helse Vest RHF Helse Sør-Øst RHF Helse Vest RHF Helse Sør-Øst RHF Helse Midt Norge RHF Helse Midt Norge RHF Helse Nord RHF Helse Nord RHF Konserntillitsvalgt, Helse Vest RHF Konserntillitsvalgt, Helse Sør-Øst RHF Konserntillitsvalgt, Helse Vest RHF Direktoratet for e-helse Norsk Helsenett SF Repr. for brukerutvalgene Likestilling 50 % av styrerepresentantene er kvinner. Per hadde foretaket sytten ansatte, åtte kvinner og 9 menn. Nasjonal IKT HF ansetter den best kvalifiserte søkeren til stillinger uavhengig av kjønn. Selskapet vurderer det som viktig å ha bredde i arbeidsstyrken og vil foretrekke kvinner i stillinger innenfor mannsdominerte områder og menn innenfor kvinnedominerte områder når andre kvalifikasjoner ellers er like. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

135 ÅRSBERETNING Gardermoen, Hilde Brit Christiansen Steinar Marthinsen Anita Schumacher Styreleder Styrets nestleder Styremedlem Erik M. Hansen Torbjørg Vanvik Paul Gundersen Styremedlem Styremedlem Styremedlem Hilde Rolandsen Bjørn Nilsen Lise Karin Strømme Styremedlem Styremedlem Styremedlem Lasse B. Sølvberg Gisle Fauskanger Nasjonal IKT HF / Årsrapport

136 RESULTATREGNSKAP 2017 Nasjonal IKT HF / Årsrapport

137 BALANSEREGNSKAP 2017 Nasjonal IKT HF / Årsrapport

138 BALANSEREGNSKAP 2017 Nasjonal IKT HF / Årsrapport

139 BALANSEREGNSKAP 2017 Gardemoen, Hilde Brit Christiansen Steinar Marthinsen Anita Schumacher Styreleder Styrets nestleder Styremedlem Erik M. Hansen Torbjørg Vanvik Paul Gundersen Styremedlem Styremedlem Styremedlem Hilde Rolandsen Bjørn Nilsen Lise Karin Strømme Styremedlem Styremedlem Styremedlem Lasse B. Sølvberg Styremedlem Gisle Fauskanger Administrerende direktør Nasjonal IKT HF / Årsrapport

140 KONTANTSTRØMOPPSTILLING 2017 Nasjonal IKT HF / Årsrapport

141 NOTER Note 1 Regnskapsprinsipp Generelt om regnskapet Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven og NRS 8 - God regnskapsskikk for små foretak. Klassifisering og vurdering av balanseposter Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen et år etter innkjøpstidspunktet. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på opptakstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdifall som ikke forventes å være forbigående. Prinsipp for inntektsføring Rammefinansiering Rammefinansiering fra Helse Vest RHF, Helse Midt Norge RHF, Helse Sør-Øst RHF og Helse Nord RHF blir inntektsført i det året finansieringen er gitt for. Øremerkede tilskudd Tilskudd inntektsføres i henhold til sammenstillingsprinsippet. Pensjoner Pensjonskostnader og pensjonsinntekter beregnes etter lineær opptjening basert på forventet sluttlønn. Beregning er basert på en rekke forutsetninger herunder diskonteringsrente, fremtidig regulering av lønn, pensjoner og ytelser fra folketrygden, fremtidig avkastning på pensjonsmidler samt aktuarmessige forutsetninger om dødelighet og Nasjonal IKT HF / Årsrapport

142 frivillig avgang. Pensjonsmidler er vurdert til virkelig verdi og fratrukket i netto pensjonsforpliktelser i balansen. Endringer i forpliktelsen som skyldes endringer i pensjonsplaner fordeles over antatt gjenværende opptjeningstid. Endringer i forpliktelsen og pensjonsmidlene som skyldes endring i og avvik i beregningsforutsetningene (estimatendringer) fordeles over antatt gjennomsnittlig gjenværende opptjeningstid hvis avviket ved årets begynnelse overstiger 10% av det største av brutto pensjonsforpliktelser og pensjonsmidler. Kontantstrømoppstillingen Kontantstrømoppstillingen er basert på den indirekte metoden. Dette innebærer at en i analysen tar utgangspunkt i årsresultatet for foretaket for å kunne presentere kontantstrømmer tilført fra henholdsvis ordinær drift, investeringsaktivitet og finansieringsaktivitet. Nøytral merverdiavgift ny finansieringsordning for helseforetak Etter forslag i Prop. 1 S ( ) for Helse- og omsorgsdepartementet ble det innført en ordning med nøytral merverdiavgift for helseforetakene fra 1. januar Innføringen innebærer at helseforetakene får kompensert merverdiavgift på varer og tjenester som inngår i driften av virksomheten, og i regnskapene skal kostnader som inngår i grunnlaget for merverdiavgiftskompensasjon nettoføres. Innføring av nøytral merverdiavgift for helseforetakene medfører ikke noen prinsippendring eller omklassifisering. Regnskapsføringen skjer etter samme prinsipp og med lik klassifisering, men den underliggende realitet/regelverket har endret seg i form av innføring av nytt regelverk for merverdiavgift, som i realiteten er en endring i finansieringen av helseforetakene. Med bakgrunn i dette er sammenligningstallene ikke omarbeidet som følge av omleggingen. Virkningen er imidlertid omtalt i en egen note til regnskapet. Note 2 Driftsinntekter Vedrørende Rammefinansiering fra de regionale helseforetakene vedtok foretaksmøtet i oktober 2017 å redusere foretakets rammefinansiering fra regionene med 13 MNOK sammenlignet med budsjett. Dette medfører at foretaket går mot et styrt underskudd og således tilbakefører kapital til sine eiere. Øremerket tilskudd er tilskudd fra Helse og omsorgsdepartementet for å sikre at de nasjonale medisinske kvalitetsregistrene får tatt i bruk tekniske fellesløsninger. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

143 Note 3 Lønn og andre personalkostnader Det er ikke utbetalt styrehonorar eller annen godtgjørelse til styrets medlemmer i regnskapsåret. Det er ikke gitt lån eller sikkerhetsstillelse til administrerende direktør, styreleder eller andre nærstående parter. Det er ikke inngått avtale om sluttvederlag for administrerende direktør. Lønnskostnader: Ytelser til ledende personer (administrerende direktør): Erklæring om ledernes ansettelsesvilkår Nasjonal IKT HF definerer administrerende direktør som ledende ansatt. Nasjonal IKT HF følger retningslinjer for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper (fastsatt av Regjeringen ) hvor hovedprinsippet er at lederlønningene i foretaket skal være konkurransedyktige, men ikke lønnsledende sammenlignet med tilsvarende selskaper/foretak. Foretaket skal bidra til moderasjon i lederlønningene. Lønn og godtgjørelse til administrerende direktør i 2017 Lønn til administrerende direktør er økt fra kr til kr i Dette utgjør en økning på 2,4 %. Administrerende direktør har ordinære pensjonsbetingelser gjennom KLP og forsikringsordninger som for foretakets øvrige ansatte. I tillegg kommer dekning av mobiltelefon, bredbånd samt én fri avis. Godtgjørelse til revisor Nasjonal IKT HF / Årsrapport

144 Honorar i 2017 er oppgitt eksklusiv merverdiavgift som følge av innføring av nøytral merverdiavgift for helseforetak fra Honorar i 2016 er oppgitt inklusiv merverdiavgift. Note 4 Andre driftskostnader Note 5 Bundne bankinnskudd Note 6 Egenkapital og eierforhold Nasjonal IKT HF / Årsrapport

145 NOTER Note 7 Pensjonsforpliktelser Ytelsesbasert pensjonsordning Foretaket har en offentlig kollektiv pensjonsordning i KLP for sine medarbeidere, som gir en bestemt, framtidig pensjonsytelse basert på opptjeningsår og lønnsnivået ved pensjonsalder. Pensjonsytelsene er samordnet med ytelser fra folketrygden. Pensjonsordningen dekker alderspensjon, uførepensjon og barnepensjon. Pensjonsordningen tilfredsstiller kravene i Lov om offentlig tjenestepensjon. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

146 NOTER Note 8 Leverandørgjeld Note 9 Nøytral merverdiavgift ny finansieringsordning for helseforetakene Nasjonal IKT har som følge av innføring av nøytral merverdiavgift reduserte kostnader på totalt 5,8 millioner kroner i 2017, hvor av 5,7 millioner kroner gjelder andre driftskostnader og 0,1 millioner kroner millioner gjelder andre personalkostnader. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

147 MELDING FRA REVISOR Nasjonal IKT HF / Årsrapport

148 NASJONAL IKT HF OPPSUMMERING AV REVISJONEN FOR 2017 STAVANGER, Alt innhold, inkludert, men ikke begrenset til metoder og analyser i denne presentasjonen tilhører BDO AS eller BDO Advokater AS, og skal ikke kopieres eller videredistribueres uten vårt skriftlige samtykke.

149 BDO AS Luramyrveien SANDNES Foretaksregisteret: NO Tlf: Medlem av Den norske Revisorforening Til styret i Nasjonal IKT HF Stavanger, Bakgrunnen for rapporten Revisjonen for 2017 er gjennomført på grunnlag av vår vurdering av vesentlighet og områder med iboende risiko for feil knyttet til den løpende rapporteringen samt utarbeidelsen av finansregnskapet. Områdene for revisjon er gjennomgått i planleggingsmøte med selskapets daglige ledelse. Formålet med rapporten Hovedhensikten med rapporten er å belyse forhold av betydning som er avdekket gjennom den løpende revisjonen, slik at vi er i stand til å på en forsvarlig måte uttale oss om: I hvilken grad årsregnskapet utarbeides uten vesentlig feilinformasjon enten det skyldes misligheter eller feil, I hvilken grad selskapets intern kontroll muliggjør utarbeidelse av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil, I hvilken grad anvendte regnskapsprinsipper er hensiktsmessige, I hvilken grad regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen, er rimelige, I hvilken grad styret har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av selskapets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Forutsetninger og begrensninger Vi har i revisjonen gjennomgått selskapets interne kontrollstruktur og utført kontroller på testbasis, for å verifisere i hvilken grad selskapets interne kontroll fanger opp vesentlige mangler som følge av feil eller misligheter. I den grad vi ikke har funnet det hensiktsmessig å bygge på den interne kontrollen er testing på detaljnivå samt analytiske revisjonshandlinger gjennomført. I tillegg har vi i tilknytning til årsavslutningen vurdert selskapets avstemminger og dokumentasjon av vesentlige balanseposter for vurdering av postenes eksistens, fullstendighet, tilhørighet, nøyaktighet og verdsettelse. Anbefalinger Alle vesentlige forhold er oppsummert og omtalt i rapporten. Eventuelle tiltak eller forslag til forbedringer som er foreslått i rapporten, er ment som konstruktive innspill til foretaket og ledelsen. Side 2

150 Innhold Side Finansiell rapportering: Fokusområder i revisjonen 4 Internkontroll 6 Øvrige forhold 9 Side 3

151 Finansiell rapportering: Fokusområder i revisjonen

152 Finansiell rapportering: Fokusområder i revisjonen Regnskapspost Inntekter Kostnader Lønn Avsetninger/periodiseringer Pensjon BDOs revisjon og vurdering Vi har avstemt inntekter mot oppdragsdokument 2017 for Nasjonal IKT HF og etterfølgende styrevedtak om reduserte innbetalinger knyttet til prinsipp om tilbakeføring av overskytende kapital til eierne Ingen vesentlige avvik avdekket Vi har gjennomgått foretakets rutiner knyttet til kostnader Vi har kontrollert kostnader mot inngående faktura Vi har utført analyser uten å avdekke uvanlige forhold Ingen vesentlige avvik avdekket Vi har gjennomgått foretakets rutiner og testet foretakets kontroller Årets regnskapsførte forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift er avstemt mot grunnlag fra lønnssystemet Alle lønnsrelaterte konti er avstemt pr Ingen vesentlige avvik avdekket Vi har gjennomgått avsetninger per og avstemt mot regnskapet Ingen vesentlige avvik avdekket Vi har avstemt aktuarberegning mot regnskapet og kontrollert at riktige forutsetninger blir benyttet Vi har gjennomgått rutiner knyttet til bestandkontroll Ingen vesentlige avvik avdekket Side 5

153 Internkontroll

154 Vår overordnede vurdering av internkontroll Forklaring: Område Vurdering Kommentar Grønn: - Tilfredsstillende rutiner Inntekter Foretaket har tilfredsstillende rutiner Gul: - Rutiner kan forbedres Lønn Foretaket har tilfredsstillende rutiner Retning: - Utvikling fra tidligere år Innkjøp Foretaket har tilfredsstillende rutiner Side 7

155 Vår overordnede vurdering av internkontroll Forklaring: Område Vurdering Kommentar Grønn: - Tilfredsstillende rutiner Likvider Foretaket har tilfredsstillende rutiner Gul: - Rutiner kan forbedres Pensjoner Foretaket har tilfredsstillende rutiner Retning: - Utvikling fra tidligere år Regnskapsavslutning Foretaket har tilfredsstillende rutiner Generelt god kvalitet på dokumentasjon av regnskapsposter Det er etablert tilfredsstillende rutiner i regnskaps- og økonomiavdelingen knyttet til løpende regnskapsføring og rapportering Side 8

156 Øvrige forhold

157 Øvrige forhold Område IT-revisjon Kommentarer BDO har utført IT-revisjon på alle vesentlige systemer IT-revisjon er gjennomført med formål å støtte opp under den øvrige revisjonen og sikre datakvalitet Det er ikke avdekket vesentlige svakheter med betydning for revisjonen Side 10

158 Øvrige forhold Område Uenighet med ledelsen Vi plikter å informere om ev. uenighet med ledelsen om forhold som vesentlig kan påvirke regnskapet. Kommentarer Vi har ingen områder hvor vi er uenige med ledelsen i deres vurderinger. Vi har heller ikke hatt vanskeligheter i samarbeidet med ledelsen i gjennomføringen av revisjonen. Avdekkede feil Vi skal informere styret om avdekkede feil, korrigerte eller ikke, som har eller kunne hatt vesentlig effekt på regnskapet. Vi har ikke avdekket vesentlige feil under vår revisjon. Nummererte brev Etter revisorloven er vi pliktig å sende nummerert brev når vi avdekker forhold som er nærmere listet i revisorloven 5-2 Ingen nummererte brev er sendt. Revisjonsberetning Bekreftelse på uavhengighet Vi planlegger å utstede en ren revisjonsberetning uten forbehold eller presiseringer så snart årsberetningen og endelig årsregnskap foreligger i undertegnet stand. Vi bekrefter at BDO er uavhengig av Nasjonal IKT HF og at revisorlovens regler i tilknytning til uavhengighet er etterlevd. Vi mener det ikke foreligger forhold som er egnet til å svekke tilliten til oss som revisor for Nasjonal IKT HF. Side 11

159 Vedlegg 38 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 38/18 O Oppdragsdokument 2018 Bakgrunn Nasjonal IKT HFs oppdragsdokument for 2018 ble gjort gjeldende på foretaksmøtet Oppdragsdokumentet er vedlagt denne saken. Forslag til vedtak 1. Styret tar Nasjonal IKT HFs oppdragsdokument for 2018 til etterretning. Vedlegg Vedlegg 1: Oppdragsdokument 2018 Nasjonal IKT HF 1

160 OPPDRAGSDOKUMENT 2018 TIL NASJONAL IKT HF Foretaksmøte 26. februar 2018

161 INNHOLD 1. INNLEDNING OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR KRAV TIL AKTIVITET I FINANSIERING EIERNES BEVILGNING FOR RAPPORTERING TIL EIERNE

162 1. INNLEDNING Dette dokumentet sammenstiller de regionale helseforetakenes oppdrag og bestilling til Nasjonal IKT HF for 2018 med utgangspunkt i overordnede føringer, samt økonomiske rammer og faglige prioriteringer. Helseforetakets formål og hovedoppgaver fremgår av helseforetakets vedtekter og andre styrende dokumenter. Helseforetaket er en felles enhet for de fire regionale helseforetakene hvor formålet er å bidra til å realisere helsetjenestens samlede målsettinger. De overordnede politiske mål for helsetjenesten gjelder for virksomheten. Helseforetaket skal utføre sine oppgaver og gjennomføre styringskravene innenfor de rammer og mål som er gitt og de ressurser som blir stilt til rådighet. Helseforetaket skal styre mot et resultat i balanse det enkelte budsjett- og regnskapsår. Det avholdes ordinært to foretaksmøter årlig. Eiernes oppdragsdokument behandles i foretaksmøte i februar. Foretakets årsberetning, regnskap og årlig melding behandles i foretaksmøte innen utgangen av juni. 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. De regionale helseforetakenes virksomhet er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasient- og brukerrettighetsloven. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til de regionale helseforetakene konkretiseres og utdypes i Nasjonal helse- og sykehusplan, oppdragsdokumenter og foretaksmøter i de regionale helseforetakene. I oppdragsdokumentet for 2018 framgår det at de regionale helseforetakene i 2018 skal innrette sin virksomhet med sikte på å nå følgende overordnede mål: 1. Redusere unødvendig venting og variasjon i kapasitetsutnyttelsen 2. Prioritere psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling 3. Bedre kvalitet og pasientsikkerhet Dette danner også grunnlaget for virksomheten i helseforetaket. Det forutsettes at helseforetaket setter seg inn i kravene Helse- og omsorgsdepartementet har gitt til de fire regionale helseforetakene i oppdragsdokumenter for 2018 og i foretaksmøte 16. januar 2018 og innretter seg etter disse. De fire regionale helseforetakene mottar mange styringsmål og krav som blir videreført til egne helseforetak eller operasjonalisert på andre måter. Nasjonal IKT HF skal utøve sin rolle koordinert og samstemt med de regionale helseforetakene for å understøtte de krav og forventninger som stilles. Styret må være bevisst sitt ansvar for å sikre bærekraftig utvikling og godt omdømme. Styret har ansvar for at en bredt anlagt forståelse av samfunnsansvar blir ivaretatt. 3

163 Helseforetaket ved (dets) styre er ansvarlig for en delmengde av den totale leveransen som de fire helseregionene skal levere, ihht. bestilling fra Helse- og omsorgsdepartementet. Ressursene som står til rådighet er avgrenset og budsjettene blir strammere. Det er derfor viktig at helseforetaket optimaliserer sin ressursinnsats i forhold til de tjenester som skal leveres. Det er positivt om helseforetaket kan sette ned priser eller redusere behovet for tilskudd i løpet av året som følge av mer effektiv drift enn forutsatt i budsjettet. Dersom aktivitet ikke blir gjennomført i løpet av året så skal finansiering normalt tilbakebetales til oppdragsgiver, slik at det ikke skal oppstå overskudd. Dette er viktige virkemidler for at mest mulig midler går direkte til behandling av pasienter. De felleseide helseforetakene sine tjenester skal bidra til å understøtte pasientbehandlingen i sykehusforetakene. Det er sykehusforetakene som til slutt bærer kostnadene, og de skal derfor kunne forvente et samarbeid preget av lydhørhet fra de felleseide helseforetakene slik at det blir god sammenheng i tjenestene. På denne måten økes sykehusforetakenes muligheter for å realisere både kvalitative og økonomiske gevinster av tjenestene som leveres fra de felleseide helseforetakene. Det vil derfor bli tatt initiativ til gjennomgang, og eventuell etablering, av relevante kundefora i de felleseide helseforetakene. Tiltaket skal sikre at utviklingen av tjenestetilbudet i stor grad skal preges av pasient- og kundedrevne behov, der en legger til rette for standardisering der det er ønskelig og kundetilpasning der det er ønskelig. 3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2018 Dette kapitlet omhandler overordnede styringsbudskap fra de regionale helseforetakene som ikke omfattes av SLA-avtaler inngått mellom Nasjonal IKT HF og helseforetak eller regionale helseforetak. Mange av styringsbudskapene fra tidligere års oppdragsdokumenter vil kreve fortsatt oppfølging uten at de er spesielt nevnt i årets dokument. Dette gjelder styringsbudskap som må betraktes som systemkrav og som forventes å inngå i virksomhetsstyringen, samt krav/oppdrag som ikke er gjennomført som forutsatt. Selv om det ikke stilles krav om rapportering for disse områdene vil status for arbeidet kunne etterspørres av de regionale helseforetakene i den faste oppfølgingen av helseforetaket. a) Styring og oppfølging av felleseide helseforetak De administrerende direktørene i de regionale helseforetakene har vedtatt årshjul for styring og oppfølging av de regionale helseforetakenes felleseide helseforetak for 2018, jf. også e-post om dette datert Det forutsettes at helseforetaket følger opp de aktiviteter og milepæler som årshjulet legger opp til. Det er de regionale helseforetakene som har det overordnede ansvaret for å utvikle strategien for helseforetaket. Strategi og mål formidles fra eierne til de felleseide helseforetakene i det årlige oppdragsdokumentet. Helseforetakenes bidrag vil være et viktig fundament for strategien. Det er helseforetakenes ansvar å utvikle handlings- og gjennomføringsplaner for å realisere strategier og mål fastlagt i oppdragsdokumentet. 4

164 Helseforetakets ansvar og oppgaver er forankret i helseforetaksloven kapittel 7. Styret har det overordnede ansvar for helseforetakets forvaltning. Under styrets kontroll og ansvar ligger også oppfølging av helseforetakets økonomiske utvikling. Det vises for øvrig til Helse- og omsorgsdepartementets veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene 1. Veilederen er en sammenfatning av gjeldende rettsregler og styringskrav. Den inneholder også en omtale av styrearbeid av mer veiledende karakter. Styret skal legge veilederen til grunn så langt den passer. b) Innsyn og internrevisjon Det er styrets ansvar å vurdere behovet for gjennomføring av interne revisjoner. Ved behov kan helseforetaket henvende seg til internrevisjonen i det regionale helseforetaket der HF-et har sitt hovedkontor. Nærmere regulering av et slikt oppdrag gjøres gjennom egen avtale mellom det enkelte helseforetak og den aktuelle internrevisjon. I avtaler/kontrakter med leverandører/samarbeidspartnere skal, der dette er nødvendig, krav om revisjoner av systemer, rutiner, regnskaper og aktiviteter forbundet med tjenesten inngå. Helseforetakets styre skal behandle alle internrevisjonsrapporter. De regionale helseforetakene kan ved behov foreta internrevisjon av helseforetakets virksomhet. Helseforetaket skal bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig. c) Medvirkning fra konserntillitsvalgte og konsernverneombudene Formelle rammer for ansattes styrerepresentasjon er regulert i helseforetaksloven 23. Medvirkning fra tillitsvalgte og vernetjeneste relatert til de regionale helseforetakenes løpende styring og oppfølging av de felles eide helseforetakene ivaretas av de regionale helseforetakenes etablerte samarbeidsfora. Dersom det etableres interregionale arbeids-, prosjekt- og styringsgrupper, skal de konserntillitsvalgte og konsernverneombudene være sikret minst en representant fra de konserntillitsvalgte, og en representant fra vernetjenesten dersom de ber om det. De konserntillitsvalgte og konsernverneombudene oppnevner selv sin(e) representant(er). d) Synliggjøring av totale kostnader ved deltakelse i prosjekter og prosesser Helseforetakets aktivitet omfatter i visse sammenhenger oppstart og gjennomføring av prosjekter som involverer ansatte i helseforetakene eller de regionale helseforetakene. Ved fremlegg av planer og prosjektbeskrivelser skal kostnader ved bruk av slike ressurser synliggjøres i beslutningsunderlaget på lik linje med bruk av eksterne konsulenter. Frikjøp, eller bruk av personellressurser i andre helseforetak, skal avtales med arbeidsgiver i det enkelte tilfelle. e) Læreplasser 1 5

165 Helseforetaket skal legge til rette for læreplasser i tråd med føringer gitt til de regionale helseforetakene, jf. regjeringens strategi for å øke antall lærlinger i staten. f) Beredskap, sikkerhet og sivil-militært samarbeid Det vises til revidert Nasjonal helseberedskapsplan, Helsedirektoratets rapport Overordnede risiko- og sårbarhetsvurderinger i helse- og omsorgssektoren 2017, forslag til ny lov om nasjonal sikkerhet jf. Prop. 153 L ( ), som er til behandling i Stortinget, samt tidligere oppdragsdokumenter vedr. krav om beredskap. Helseforetaket skal i 2018: - Delta i de regionale helseforetakenes beredskapsarbeid der det er aktuelt. - Gjennomføre nødvendige oppdateringer i egne beredskapsplaner og rutiner i tråd med revidert Nasjonal helseberedskapsplan. - Vurdere behov for nye tiltak for å kunne møte langvarig bortfall av kritisk infrastruktur som strøm, vann, IKT og legemidler. - Delta i de regionale helseforetakenes arbeid for å implementere ny sikkerhetslov når den trer i kraft. g) Etablering av sikkerhetsorganisasjon I brev fra Helse- og omsorgsdepartementet datert 19. desember 2014 fremgår det at de regionale helseforetakene, helseforetakene og Norsk Helsenett SF omfattes av sikkerhetsloven, jf. sikkerhetsloven 2 første ledd. Dette innebærer at de regionale helseforetakene og underliggende helseforetak må forholde seg til sikkerhetsloven med tilhørende forskrifter. Helseforetaket skal innen utgangen av 2018 etablere sikkerhetsorganisasjon i henhold til Sikkerhetslovens bestemmelser. Helse Nord RHF/de regionale helseforetakene vil kunne gi nærmere veiledning i denne forbindelse. h) Informasjonssikkerhet og personvern Personvern og informasjonssikkerhet skal være en integrert del av helseforetakets virksomhet. Helseforetaket skal sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med utgangspunkt i vurdering av risiko og sårbarhet, og oppfølging gjennom internkontroll, og styrke kompetansen om digital sårbarhet blant egne medarbeidere og brukere av IKT-system. EUs nye personvernforordning gir innbyggere sterkere rettigheter og virksomhetene nye plikter. Personvernforordningen, General Data Protection Regulation (GDPR), vil være gjeldende fra 25. mai 2018 i hele EU, og erstatte EUs personverndirektiv fra Helseforetaket skal holde seg orientert om arbeidet med personvernforordningen, og gjøre nødvendige forberedelser for å implementere nytt regelverk. Det vises i tillegg til rapport fra Direktoratet for e-helse Informasjonssikkerhet ved bruk av private leverandører i helse- og omsorgstjenesten. Helseforetaket skal følge opp rapportens anbefalinger og samarbeide med de regionale helseforetakene om tiltak for forbedring av informasjonssikkerheten. 6

166 i) Instruks for lån til felles eide nasjonale helseforetak Investeringer skal bidra til netto verdiskaping i helsesektoren. Investeringer som ikke har positiv nåverdi skal ikke gjennomføres, med mindre det kan sannsynliggjøres andre positive effekter for helsesektoren som kan rettferdiggjøre ressursbruken. Det stilles derfor konkrete krav til utredning av alle investeringer som ønskes gjennomført før de behandles i selskapets styre. Utredningen skal beskrive formålet med investeringen, og hva den skal resultere i. Alternative måter å løse oppgaven på skal være belyst. Større prosjekter (over 50 mill.) skal ha gjennomgått konsept- og forstudie. Utredningen skal inneholde analyser av total investering, fremdrift i tid, finansiering, lønnsomhet, (nåverdi og konsekvens for resultat) samt tiltak og ansvar for gevinstrealisering. Instruksen gjøres gjeldende for lån gitt fra de regionale helseforetakene til felles eide selskaper. Lån godkjennes av de administrerende direktørene i de fire regionale helseforetakene. Følgende prosedyre skal følges: 1. Alle investeringer som søkes lånefinansiert, skal være utredet i henhold til generelle krav til utredning og oppfølging av investeringer. 2. De regionale helseforetakene kan primært 2 ganger årlig, normalt i forbindelse med behandling av budsjett eller økonomisk langtidsplan, innvilge lån til et felleseid foretak. Lån kan innvilges basert på søknad fra foretak, til prosjekter (som skal aktiveres), utstyr eller IKT. 3. De regionale helseforetakene yter lån i henhold til sin eierandel under forutsetning av at de øvrige RHF yter tilsvarende lån til samme investering. 4. Den tildelte lånerammen gjøres tilgjengelig for utbetalinger til foretakets driftskonto etter anmodning fra det enkelte foretak og når det foreligger en signert låneavtale. 5. For store prosjekter med låneuttak over ett år, kan det opprettes særskilte lån hvor det ikke belastes avdrag i perioden frem til hele lånet er utbetalt. 6. Det ytes kun lån med flytende rente. Rentesatsen settes lik den RHF-ene til enhver tid betaler til Helse- og omsorgsdepartementet. j) Økonomisk langtidsplan og synliggjøring av gevinster/nytteverdier Helseforetaket skal levere kostnadseffektive tjenester, og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og riktig prioritering av ressursbruk. Helseforetaket skal utarbeide innspill til økonomisk langtidsplan for perioden som grunnlag for de regionale helseforetakenes arbeid med økonomisk langtidsplan og budsjett. Det er nødvendig at innspill til vesentlige endringer i helseforetakets virksomhet, investeringer og drift leveres primo februar. Ordinært innspill til økonomisk langtidsplan skal leveres 3. april Helseforetaket skal benytte tilsendt malverk, og innspillet leveres til de regionale helseforetakene. Helseforetaket skal påvise forbedret produktivitet og effektivitet på samme måte som ordinære helseforetak. Helseforetaket skal dokumentere gevinster og gevinstrealisering som oppnås: internt i helseforetaket. i de fire helseforetaksgruppene som følge av aktiviteten i helseforetaket. 7

167 k) ForBedring De regionale helseforetakene skal i 2018 gjennomføre felles kartlegging av arbeidsmiljø og pasientsikkerhetskultur (ForBedring). Det skal benyttes metodikk som gjør det mulig å sammenlikne resultatene mellom sykehus og helseregioner. Det skal gjennomføres forbedringstiltak på identifiserte forbedringsområder når undersøkelsen er gjennomført. Det vil bli tilrettelagt for at de felleseide helseforetakene blir en del av kartleggingen fra og med l) Arbeidslivskriminalitet Offentlige oppdragsgivere har som innkjøpere av varer og tjenester et særskilt ansvar for å motvirke arbeidslivskriminalitet. Det forventes at offentlige virksomheter går foran i arbeidet med å fremme et seriøst arbeidsliv. Ved tildeling av oppdrag og i oppfølging av inngåtte kontrakter, skal helseforetaket sikre at deres leverandører følger lover og regler. Helseforetaket skal i årlig melding redegjøre for resultater fra oppfølging av inngåtte kontrakter, og hvordan virksomhetens anskaffelser er innrettet for å gjennomføre dette hensynet. m) Bruk av spesialnumre Markedsføringsloven forbyr næringsdrivende å henvise kundene sine til kostbare spesialnumre når de skal kontakte kundeservice. Dette har blitt stadfestet i en avgjørelse i EU-domstolen. Norske næringsdrivende fikk frist til 15. oktober 2017 på å rette seg etter denne avgjørelsen. Flere helseforetak benytter spesialnummer av hensyn til enkel kommunikasjon for publikum. Helse- og omsorgsdepartementet har bedt om at denne praksisen må gjennomgås med sikte på å utfase løsninger som er kostbare for brukere av spesialisthelsetjenesten. Helseforetaket skal gjennomgå eventuell bruk av kostbare spesialnumre med sikte på avvikling. 8

168 SPESIFIKKE OPPDRAG TIL NASJONAL IKT HF FOR 2018 n) Utvikling av porteføljestyring Nasjonal IKT skal porteføljestyre prosjektporteføljen besluttet i Nasjonal IKT HFs styre. Porteføljestyringsaktivitetene og priorietering av prosjektkandidater skal være avstemt med de regionale helseforetakene og med arbeidet i Direktoratet for e-helse. Nasjonal IKT HF skal prioritere gjennomføring av igangsatte aktiviteter fremfor igangsetting av nye. Aktiviteter som understøtter realisering av målene for én innbygger én journal skal prioriteres. Nasjonal IKT HF skal gjennom årlig masterplanprosess sørge for at det utarbeides et godt beslutningsunderlag som legger grunnlag for beslutning om årlig prosjektportefølje. Det er en forventning at eksisterende fagfora og de regionale proteføljeansvarlige benyttes i forarbeid, vurdering og utvikling av et godt beslutningsunderlag før porteføljen legges frem til beslutning i styret. Masterplanprosessen i Nasjonal IKT HF må tilpasses regionale prosesser for økonomisk langtidsplan for å sikre en sammenheng mellom vedtatte prosjekter og gjennomføringsevne. Totaløkonomien for prosjektporteføljen, inkludert ressursbidrag fra regionene, skal synliggjøres i beslutningsprosesser og i rapporteringen. Nasjonal IKT HF skal bistå i øvrige samordningsaktiviteter på forespørsel fra de regionale helseforetakene. o) Felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Helseforetaket skal følge opp felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten vedtatt av styrene i de regionale helseforetakene. p) Medisinske kvalitetsregistre Data fra medisinske kvalitetsregister er en viktig kilde når det gjelder å styrke det systematiske arbeidet for bedre kvalitet og pasientsikkerhet. Arbeidet med medisinske kvalitetsregister skal følges opp i tråd med helseregisterstrategien og prioriteringer i kap. 701 i statsbudsjettet for Helse Vest RHF er blitt tildelt 6,645 mill. kroner til Nasjonal IKT HF for å utvikle tekniske fellesløsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Nasjonal IKT HF/Fagforum Medisinske Kvalitetsregistre (FMK) skal i samarbeid med Direktoratet for e-helse bidra til at inntil 2 mill. kroner av disse midlene gjøres tilgjengelig for Helsedataprogrammet til realisering av fellestjenester for registrene. Helsedataprogrammet De regionale helseforetakene skal utarbeide en plan for hvordan medisinske kvalitetsregistre (inkludert kvalitetsregistrene til kreftregisteret) skal ta i bruk nasjonale fellestjenester. Planen skal utarbeides i samarbeid med Direktoratet for e-helse. Nasjonal IKT HF skal bidra i dette arbeidet etter nærmere avtale. 9

169 q) E-helse Helseforetaket skal bidra i Direktoratet for e-helse sitt arbeid med å ferdigstille og ta i bruk nødvendige standarder for elektronisk samhandling, jf. forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgssektoren. 10

170 4. KRAV TIL AKTIVITET I 2018 NASJONAL IKT HF Det forventes at Nasjonal IKT HF gjennomfører planlagt prosjektaktivitet i tråd med vedtektene og vedtatt strategi. 5. FINANSIERING EIERNES BEVILGNING FOR 2018 NASJONAL IKT HF Det vises til vedtatt finansieringsmodell, som ble godkjent av de administrerende direktørene i RHFene den 17. november Helseforetaket må ikke øke kostnadene i 2018 slik at det gir behov for økt ramme i 2019 eller senere, uten at dette er godkjent av eierne. De regionale helseforetakene bevilger for ,5 millioner kroner, som fordeles slik: Helse Nord Helse Midt-Norge Helse Vest Helse Sør-Øst ,8 19,9 23,4 49,5 Det forutsettes at virksomheten gir et resultat i balanse. Eventuelt opparbeidet overskudd i løpet av 2018 skal avregnes i tilskuddet for året. Negativt resultat innebærer en ekstraordinær situasjon, og forutsettes forelagt eierne til beslutning. 11

171 6. RAPPORTERING TIL EIERNE Helseforetaket skal rapportere på kravene i oppdragsdokumentet for 2018 i årlig melding innen 1. februar Foreløpig regnskap for 2018 skal oversendes innen 19. januar Endelig regnskap og årsrapport skal foreligge 23. februar Det bes om at regnskapshåndbok for regionale helseforetak benyttes. Det vises også til dette dokumentets punkt 3 a) vedrørende oppfølging av Årshjul for styring og oppfølging av de regionale helseforetakenes felles eide selskaper. Avvik fra gitte oppgaver og styringsparametere skal meldes til eierne når slike avvik blir kjent. 12

172 Vedlegg 39 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 39/18 O Regnskap per 28. februar 2018 og prognose 2018 Bakgrunn Administrasjonen legger frem regnskapsstatus og prognose på hvert styremøte. Status per koststed Det er mindre justeringer på de ulike kostnadsstedene. Administrasjonen følger løpende opp kostnadsutviklingen. 1

173 Vedlegg 39 Status foretak samlet Administrerende direktørs vurdering Prognosen for året er innenfor budsjettrammene, og foretaket har god oversikt over økonomisk utvikling. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 2

174 Vedlegg 40 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 40/18 B Internkontroll Bakgrunn Det vises til oppdragsdokumentet for 2017, og styresak 62/17 O der administrasjonen informerte styret om påbegynt arbeid med tydeliggjøringen av internkontroll i virksomheten. Internkontrollen skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i, eller i tråd med, aktuell lovgivning. Det skal gjennomføres en systematisk gjennomgang av internkontrollen for å påse at den fungerer som forutsatt, og bidrar til kontinuerlig forbedring av virksomheten. Status Administrasjonen har gjennomført et arbeid med å tydeliggjøre internkontrollen i forhold til selskapets størrelse, kompleksitet og risikoprofil. Administrasjonen har kartlagt plikter og rammebetingelser, samt gjennomført en overordnet risikovurdering av virksomheten. Det er også gjennomført risikovurdering av utvalgte kjerneoppgaver som for porteføljestyring, forumer og utvalgte interne støtteprosesser. På bakgrunn av denne gjennomgangen har administrasjonen utarbeidet et internkontrollsystem bestående av følgende styrende dokumenter: 1. Styringsprinsipper for Nasjonal IKT HF "Styringsprinsipper for Nasjonal IKT HF" er et styrende dokument som beskriver hovedprinsippene for ledelse, styring og kontroll i Nasjonal IKT HF. Styringsprinsippene er førende for all aktivitet i Nasjonal IKT HF og alle ansatte skal være kjent med prinsippene og forholde seg til disse. Formålet med dokumentet er å beskrive hvordan Nasjonal IKT HF sin virksomhet og aktiviteter styres og kontrolleres. 2. Policy for internkontroll Formålet med Nasjonal IKT HF sin policy for internkontroll er å gi overordnede føringer og prinsipper for arbeidet med å etablere, gjennomføre, forbedre og følge opp internkontrollen, samt tydeliggjøre roller og ansvar knyttet til dette arbeidet. 3. Prosedyre for internkontroll 1

175 Vedlegg 40 Formålet med denne prosedyren er å sette leder og den enkelte fagansvarlige i Nasjonal IKT HF i stand til å ivareta sitt internkontrollansvar gjennom å gjennomføre, forbedre og følge opp internkontrollen som en del av ordinær drift. På dette nivået er det utarbeidet flere områdespesifikke rutiner som for eksempel: a. Prosedyre for risikovurdering. b. Prosedyre for avvikshåndtering. c. Prosedyre for innkjøp. d. Prosedyre for IKT. e. Prosedyre for prosjekt og porteføljeplaner. f. Prosedyre for forumer. g. Retningslinjer for informasjon og kommunikasjon. h. Retningslinjer for HMS. 4. Andre dokumenter a. Årshjul for internkontrollaktiviteter. b. Tiltaksplan. Administrerende direktørs vurdering Styringsprinsipper for Nasjonal IKT og Policy for internkontroll skal gjennomgås og godkjennes av styret. Disse vil fremlegges styret årlig sammen med øvrige styrende dokumenter. Øvrige dokumenter ligger innenfor administrasjonens myndighetsområde og trenger ikke styrebehandling i tråd med fullmaktsmatrisen. Forslag til vedtak 1. Styret godkjenner rammeverket for internkontroll i Nasjonal IKT HF. Vedlegg Vedlegg 1: Styringsprinsipper for Nasjonal IKT Vedlegg 2: Policy for internkontroll 2

176 Styringsprinsipper for Nasjonal IKT HF

177 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Styringsprinsipper for Nasjonal IKT HF Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: 1.0 Innhold Formål... 3 Gyldig for... 3 Organisering av Nasjonal IKT HF... 3 Målsetting for Nasjonal IKT HF... 4 Roller og ansvar... 4 Internkontroll og risikostyring... 8 Styring og oppfølging av Nasjonal IKT HF... 8 Styrende føringer for Nasjonal IKT HF Beskrivelse av sentrale styrende føringer Implementering av styringsprinsippene og varighet

178 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Styringsprinsipper for Nasjonal IKT HF Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: 1.0 Formål Styringsprinsipper for Nasjonal IKT HF er et styrende dokument som beskriver hovedprinsippene for ledelse, styring og kontroll i Nasjonal IKT HF. Styringsprinsippene er førende for all aktivitet i Nasjonal IKT HF og alle ansatte skal være kjent med prinsippene og forholde seg til disse. Formålet med dokumentet er å beskrive hvordan Nasjonal IKT HF sin virksomhet og aktiviteter styres og kontrolleres. Gyldig for Dokumentet gjelder for alle virksomhetsområder, og er gjeldene for alle medarbeidere og ledere i Nasjonal IKT HF. Organisering av Nasjonal IKT HF Nasjonal IKT HF ble opprettet 1. januar 2014 og er spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi, både mellom helseforetakene og med andre sentrale aktører i helse- og omsorgssektoren. 3

179 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Styringsprinsipper for Nasjonal IKT HF Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: Organisasjonskart Figur 1: Organisasjonskart pr Målsetting for Nasjonal IKT HF Nasjonal IKT HF skal jobbe strategisk med å realisere helse- og omsorgssektoren sine målsetninger, gjennom bedre samordning og høyere grad av standardisering innen IKT. Internkontroll og risikostyring organiseres slik at Nasjonal IKT HF ivaretar sitt samfunnsansvar og sine oppgaver på best mulig måte. Roller og ansvar Virksomheten i Nasjonal IKT HF er regulert av Lov om helseforetak m.m. (helseforetaksloven) i tillegg til gjeldende lover og forskrifter som regulerer helseforetakene. 4

180 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Styringsprinsipper for Nasjonal IKT HF Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: 1.0 Nasjonal IKT HF eies av de fire regionale helseforetakene hvor de administrerende direktørene har ansvar for eierstyring og oppfølging. Eierne utøver eierrollen gjennom foretaksmøter med styret og administrerende direktør i Nasjonal IKT HF. Årlig avholdes det to ordinære foretaksmøter. Foretaksmøtet er omtalt i helseforetaksloven kapittel 5 og i vedtektene. Foretaksmøtet er helseforetakets øverste organ. I det første møtet fastsettes foretakets oppdrag og rammer, og i det andre møtet gjennomgås og godkjennes resultater, årsrapport og årlig melding. Før vedtak treffes, skal styret oversende alle saker som i henhold til lov eller vedtekter skal forelegges foretaksmøtet til Helse Sør-Øst RHF, Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Vest RHF. Dette står beskrevet i vedtektenes 10. Styring av Nasjonal IKT HF skal kun skje i foretaksmøter. Øvrige aktiviteter som er foreslått av eierne skal understøtte helseforetakets arbeid med oppdraget gjennom oppfølging og rapportering. Praktisk tilrettelegging av oppfølgingsmøter ivaretas av Helse Vest RHF ved eierdirektør og økonomi- og finansdirektør (RHF-sekretariatet), som har tilsynsansvar. Det avholdes årlig to ordinære møter mellom Nasjonal IKT HF og Helse Vest RHF. 5.1 Styret I kapittel 7 i helseforetaksloven, i "Foretaksavtalen for Nasjonal IKT HF" og i vedtektene er styrets oppgaver, kompetanse og sammensetning beskrevet. Styret skal behandle alle saker som etter lov og vedtekter er styret sitt ansvar. Styret kan behandle andre saker når styreleder eller andre medlemmer av styret finner det nødvendig. Administrerende direktør kan i tillegg kreve at enkeltsaker blir styrebehandlet. Det vises for øvrig til veilederen fra Helse- og omsorgsdepartementet, "Styrearbeid i regionale helseforetak" Lederroller i Nasjonal IKT HF Nasjonal IKT HF er en prosjektdrevet organisasjon med flat struktur. Foretaket har egne ansatte i tillegg til fagforumer. Fagforumene er sammensatt av representanter fra de regionale helseforetakene og Nasjonal IKT HF

181 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Styringsprinsipper for Nasjonal IKT HF Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: Administrerende direktør Administrerende direktør er daglig leder av Nasjonal IKT HF, og har det overordnede ansvaret for måloppnåelse innenfor de rammene og føringene som er satt. I tillegg har administrerende direktør et strategisk ansvar for å foreslå mål og strategi, i tillegg til å legge fram en økonomisk langtidsplan, budsjett og handlingsplaner. Organisatorisk har administrerende direktør ansvar for å følge og iverksette eiernes krav og styrets føringer for organiseringen av helseforetaket. Administrerende direktør har i tillegg kontroll- og rapporteringsansvar. Ansvaret utøves ved å følge opp og rapportere til styret angående internkontroll og risiko. Generelt har administrerende direktør et overordnet ansvar for å følge opp alle aktiviteter Administrasjon- og økonomisjef Administrasjon- og økonomisjef koordinerer utvikling, vedlikehold, arkivering og tilgjengeliggjøring av styringsdokumenter i Nasjonal IKT HF. I tillegg har Administrasjonog økonomisjef ansvar for styringsdokumenter innen sine ansvarsområder, herunder økonomi, personal, anskaffelser og administrative retningslinjer for foretaket. Det er den enkelte fagleder sitt ansvar å sikre tilstrekkelige og hensiktsmessige styringsdokumenter innen eget ansvarsområde, mens administrasjon- og økonomisjef bistår med kvalitetssikring og generell veiledning på basis av eksternt regelverk. Administrasjon- og økonomisjef rapporterer til administrerende direktør Fagkoordinatorer For porteføljeområdet, arkitekturområdet og helseinformatikkområdet skal det være etablert egne fagansvarlige som har et koordinerende fagansvar for det aktuelle området. Fagansvarlig for de tre områdene har ikke personalansvar eller ansvar for administrative rutiner. Fagansvarlig skal: Være faglig ansvarlig for området og være pådriver for å utvikle metode, modeller, standarder og annet på fagområdet. 6

182 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Styringsprinsipper for Nasjonal IKT HF Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: 1.0 Ha oppdatert oversikt over samtlige tiltak (prosjekter, samordningsaktiviteter og annet arbeid) som berører det aktuelle området. Koordinere, anbefale og føre oversikt over hvem som er involvert i hvilke tiltak, og i samarbeid med administrerende direktør sikre riktige og tilstrekkelige ressurser til tiltakene. Koordinere, anbefale og utvikle virksomhetens kompetanse og kompetansebehov på området. Samhandle med andre fagområder, herunder administrasjonen for å sikre god og helhetlig utvikling. Den enkelte fagansvarlige har ansvar for at det er etablert nødvendige styringsdokumenter, rutiner og annet for å sikre god kontroll innenfor fagområdet. Fagansvarlig rapporterer til administrerende direktør, og skal ha faste oppfølgingsmøter med vedkommende. Fagansvarlig deltar på utvidet administrasjonsmøte for å avklare oppgaver og ressursbehov innenfor fagområdet, samt bistår ved å melde inn og behandle relevante saker. Administrerende direktør kan ved behov opprette fagansvarlig på andre områder Kommunikasjonsansvarlig Kommunikasjonsansvarlig er rådgiver, tilrettelegger og støttespiller for foretakets leder, ansatte og ellers øvrige deltakere i de ulike forumer eller prosjekter. Kommunikasjonsansvarlig er redaktør på foretakets nettsider, ansvarlig for utarbeidelse og revidering av retningslinjer, og ansvarlig for utarbeidelse og vedlikehold av foretakets maler. Kommunikasjonsansvarlig skal årlig utvikle og revidere handlingsplaner i forbindelse med arbeid med internkontroll. Kommunikasjonsansvarlig skal også påse at til enhver tid gjeldende kommunikasjonsstrategi og planer eksisterer, og at de etterleves. Kommunikasjonsansvarlig rapporterer til administrerende direktør. 7

183 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Styringsprinsipper for Nasjonal IKT HF Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: 1.0 Internkontroll og risikostyring Styret har overordnet ansvar for internkontroll og risikostyring, mens administrerende direktør er ansvarlig for at internkontroll og risikostyring etableres, gjennomføres og følges opp. Administrerende direktør beslutter i samråd med styret hvordan dette arbeidet skal organiseres og hvilket ambisjonsnivå som skal gjelde for Nasjonal IKT HF. Det henvises for øvrig til følgende dokumenter for nærmere beskrivelse av internkontroll og risikostyring: Policy for internkontroll. Prosedyre for internkontroll. Prosedyre for risikostyring. Prosedyre for avvikshåndtering. Prosedyre for prosjekt- og porteføljeplaner. Prosedyre for forum. Retningslinjer for informasjon og kommunikasjon. Retningslinjer for HMS. 6.1 Internrevisjon sin rolle i Nasjonal IKT HF Internrevisjon er en uavhengig kontroll av etterlevelse av lover, regler og interne rutiner. Hensikten er å forbedre virksomhetens drift, skape verdier gjennom bedre ledelsesinformasjon og kvalitetssikring av ulike prosesser. Helse Vest RHF har ansvar for internrevisjon i Nasjonal IKT HF. Helse Vest RHF Internrevisjon bestemmer hvilke porteføljer som skal revideres årlig. Styring og oppfølging av Nasjonal IKT HF For å sikre økonomisk kontroll og forutsigbarhet skal det utføres ulike styringsaktiviteter i helseforetaket. Styring og oppfølging skjer primært i foretaksmøtene. Selskapenes oppdrag og rammer fastsettes i tillegg til at årsresultater og årlig melding gjennomgås og godkjennes. Øvrige aktiviteter understøtter dette, herunder en formalisert oppfølging og rapportering bland annet overfor Styrene i de regionale helseforetakene. Eierstyringen foregår i møtene mellom de regionale helseforetakene og Nasjonal IKT HF og i AD-møtet der eierdirektørene/økonomidirektørene fra de regionale helseforetakene stiller. I tillegg gjennomføres det internkontrollaktiviteter. 8

184 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Styringsprinsipper for Nasjonal IKT HF Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: Årshjul For nærmere beskrivelse av aktivitetene henvises det til "Årshjul Nasjonal IKT HF" og "Årshjul for styring og oppfølging av de regionale helseforetakenes felles eide selskaper". Jan Des Feb Nov AD-møte AD-møte Tertialrapport Foretaksmøte AD-møte Årlig melding Årsrapport Årsregnskap Mar Okt Møte RHF og NIKT Gjennomgang internkontroll Tertialrapport Årsbudsjett Årshjul Nasjonal IKT HF Overordnet Risikoanalyse Årsplan Handlingsplan Møte RHF og NIKT AD-møte Områdespesifikk Risikoanalyse Økonomisk langtidsplan Apr Sep Foretaksmøte AD-møte Tiltaksplan ut fra ROS Tertialrapport Mai AD-møte Aug Jun Jul Figur 2: Årshjul for aktiviteter knyttet til styring og oppfølging av Nasjonal IKT HF. NIKT=Nasjonal IKT HF RHF=Regionalt helseforetak AD-møte=Felles kontordag for Administrerende direktør i de regionale helseforetakene Styrende føringer for Nasjonal IKT HF Styringsdokumentene har som formål å sikre tydelige roller, ansvar og fremgangsmåter for hvordan Nasjonal IKT HF skal styres, og hvordan aktiviteter skal gjennomføres og 9

185 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Styringsprinsipper for Nasjonal IKT HF Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: 1.0 kontrolleres. Dette bidrar til forutsigbarhet, effektivitet og god kvalitet av Nasjonal IKT HF sine aktiviteter. Styringsdokumentene danner sammen med styringsprosessene en strukturert plan for hvordan virksomheten styres og kontrolleres. Generelt fastsettes styringsdokumenter på ulike nivå i virksomheten. Styret fastsetter derfor overordnede føringer som regulerer prinsipper, roller og kontrollregime. Styrets kontroll av at Nasjonal IKT HF drives i tråd med styringsdokumentene skjer gjennom detaljert rapportering fra ledelsen og resultatet av kontroller som gjennomføres jevnlig. Administrerende direktør og øvrige ledere utarbeider detaljerte styringsdokumenter innenfor sine ansvarsområder, og følger opp at disse blir fulgt. De er samtidig ansvarlig for at operative styringsdokumenter ivaretar gjeldende regelverk og overordnede føringer. 8.1 Forvaltning av styrende føringer For å sikre kvalitet, relevans og tilgjengelighet i de styrende dokumentene, må de regelmessig vedlikeholdes og gjøres tilgjengelige i henhold til Nasjonal IKT HFs rutiner. 8.2 Typer styrende føringer Tabell 1 viser nivåene på styringsdokumentene og tilhørende godkjenningshierarki. 10

186 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Styringsprinsipper for Nasjonal IKT HF Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: 1.0 Tabell 1: Styrende føringer - hierarki Eksternt Internt Nivå Dokumentasjonstype Ansvar Hovedinnhold Styrende Lover Myndigheter og HVA skal gjøres Forskrifter eiere Foretaksmøteprotokoller Oppdragsdokument Overordnet Styringsprinsipper for Nasjonal IKT Styret i Nasjonal HVA skal gjøres av styrende HF med organisasjonskart og IKT HF HVEM årshjul Policy for internkontroll Strategi Handlingsplan Nasjonal IKT HF Etiske retningslinjer for Nasjonal IKT HF Budsjett Operasjonelt styrende (gjennomførende) Prosedyre for internkontroll Prosedyre for risikovurdering Prosedyre for avvikshåndtering Prosedyre for innkjøp Prosedyre for IKT Prosjekt- og porteføljeplaner Prinsippbeskrivelse for forum Funksjons-/stillingsbeskrivelser Delegasjonsreglement (ansvarsog myndighetsforhold) Tiltaksplaner Samarbeidsavtaler Opplæringsplaner Personalhåndbok Ledelsen i Nasjonal IKT HF Økonomihåndbok Kontrollerende Referat Alle ansatte ut Rapporter fra ansvar Revisjoner Regnskap Årsberetning Årlig melding HVORDAN og NÅR skal noe gjøres HVA er utført ihht. overnevnte 11

187 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Styringsprinsipper for Nasjonal IKT HF Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: Beskrivelse av sentrale styrende føringer Aktuelle lover og forskrifter Lov om spesialisthelsetjenesten m.m. (spesialisthelsetjenesteloven) Lov om helseforetak m.m. (helseforetaksloven) Lov om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven) Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten Oppdragsdokument Oppdragsdokumentet sammenstiller eiernes, de regionale helseforetakene, sitt årlige oppdrag og bestilling til Nasjonal IKT HF. Dokumentet tar utgangspunkt i overordnede føringer, samt økonomiske rammer og faglige prioriteringer. Eiernes oppdragsdokument behandles i foretaksmøte i februar Strategi for Nasjonal IKT HF Det skal foreligge en Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten, Nasjonal IKTs strategiplan, er en felles strategi for samhandling og standardisering på tvers av de fire regionale helseforetakene i Norge med heleide og felleseide selskaper. Strategien bygger på allerede vedtatte felles strategier og initiativer for spesialisthelsetjenesten, og skal støtte opp under det langsiktige målbildet for IKT for helse- og omsorgssektoren som utarbeides av prosjektet «Én innbygger én journal». Den skal understøtte et målbilde der IKT gir positive effekter for pasienter, pårørende og helsepersonell, og bidra til bedre ledelse og styring Policy for internkontroll Dokumentet gir en overordnet beskrivelse av Nasjonal IKT HF sitt internkontrollsystem. Formålet med policyen er å gi overordnede føringer og prinsipper for arbeidet med å etablere, gjennomføre, forbedre og følge opp internkontrollen, samt tydeliggjøre roller og ansvar knyttet til dette arbeidet. 12

188 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Styringsprinsipper for Nasjonal IKT HF Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: 1.0 Implementering av styringsprinsippene og varighet Styringsprinsippene for Nasjonal IKT HF er gyldig fra den datoen de er godkjent av styret. Alle ansatte skal gjøres kjent med innholdet i dokumentet og hva de etablerte prinsippene betyr for hver enkelt medarbeider. Dokumentet skal revideres minimum en gang i året. 13

189 Policy for internkontroll

190 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Policy for internkontroll Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: 1.0 Innhold Formål... 3 Gyldig for... 3 Definisjoner... 3 Overordnede føringer og prinsipper Prinsipper internkontroll Prinsipper risikostyring... 7 Roller og ansvar for internkontroll og risikostyring... 9 Eierskap og implementering av policy

191 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Policy for internkontroll Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: 1.0 Formål Formålet med Nasjonal IKT HF sin policy for internkontroll er å gi overordnede føringer og prinsipper for arbeidet med å etablere, gjennomføre, forbedre og følge opp internkontrollen, samt tydeliggjøre roller og ansvar knyttet til dette arbeidet. Dette dokumentet gir en overordnet beskrivelse av Nasjonal IKT HFs internkontrollsystem. Retningslinjene er baserte på Direktoratet for økonomistyring sin veiledning for internkontroll. Virksomhetens internkontrollsystem er utformet for å ivareta krav til internkontroll, herunder å understøtte målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse av lover og regler. Gyldig for Policyen gjelder for alle virksomhetsområder, og er gjeldene for alle medarbeidere og ledere i Nasjonal IKT HF. Definisjoner COSO-rammeverket 1 er et rammeverk utgitt av COSO i den hensikt å hjelpe virksomheter med å evaluere og forbedre sine systemer for internkontroll. Internkontroll er en dynamisk og integrert prosess, utført av virksomhetens styre, ledelse og øvrige ansatte. COSOrammeverket viser hvilke fem komponenter internkontrollsystemet bør være bygget på for at systemet skal understøtte virksomhetens mål om målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse av lover og regler. Denne definisjonen reflekterer noen grunnleggende konsepter, nemlig at internkontroll: er rettet mot oppnåelsen av målsettinger i en eller flere kategorier, drift, rapportering og etterlevelse. er en prosess som består av løpende oppgaver og aktiviteter. Et middel for å nå et mål, ikke et mål i seg selv. 1 Hentet fra Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, jf. COSOrapport 1992 «Intern kontroll et integrert rammeverk». Begrepet internkontroll benyttes synonymt med COSOs og Økonomiregelverkets begrep intern kontroll. 3

192 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Policy for internkontroll Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: 1.0 igangsettes og gjennomføres av mennesker og omfatter ikke bare håndbøker, systemer og skjemaer, men også mennesker og de handlingene de utfører på alle nivå i organisasjonen for å ivareta internkontrollen. kan gi rimelig, men ikke absolutt, sikkerhet til virksomhetens toppledelse og styre. kan tilpasses virksomhetens struktur, altså at den kan anvendes på hele virksomheten eller en divisjon, en driftsenhet eller en forretningsprosess Oppbygging av internkontroll og risikostyring i Nasjonal IKT HF tar utgangspunkt i COSOrammeverket. Det er illustrert i figur 1. Figur 1: Illustrasjon COSO-rammeverket for internkontroll Internkontrollrammeverket består av 5 komponenter og 17 internkontrollprinsipper og underliggende fokusområder, og gjelder alle nivåer i foretaket for målsettingene innenfor drift, rapportering og etterlevelse. Internkontrollprinsippene utvikles i samsvar med prinsippene for helhetlig risikostyring. Dette skal bidra til oppnåelse av et effektivt og hensiktsmessig styrings-, risiko- og internkontrollsystem (styringssystem) som understøtter arbeidet med foretakets samfunnsoppdrag, mål og verdier. Risikostyring 2 defineres som systematiske, koordinerte og foregripende aktiviteter som er rettet mot identifisering, vurdering og håndtering av usikkerhet og hendelser, slik at 2 Hentet fra The Institute of Internal Auditors (IIA) 2017 «Veileder for Risikostyringsfunksjonen» fra

193 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Policy for internkontroll Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: 1.0 risikoen er i samsvar med virksomhetens risikoholdning og samtidig gir rimelig grad av sikkerhet for virksomhetenes måloppnåelse. Dette omfatter blant annet virksomhetens evne til å: påvirke sannsynligheten og/eller den positive eller negative konsekvensen av hendelser forstå/utnytte korrelasjoner mellom ulike typer risikoer følge med utvikling av risikobildet over tid initiere og følge opp tiltak som endrer utviklingen i ønsket retning bygge opp en kultur som sikrer implementering av tiltak og bidrar til god risikostyring Helhetlig risikostyring som omfatter alle deler av Nasjonal IKT HF, fra operasjonell risiko innenfor virksomheten (jobbes det riktig?), til strategisk risiko forbundet med ønskede effekter for brukernes og oppfyllelse av samfunnsansvaret (virker leveransene slik vi tror?). Risikovurdering handler om å identifisere risikoer som kan true oppfyllelsen av virksomhetens mål og krav, herunder de tre internkontrollmålsettingene; målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse av lover og regler. Det er i tillegg et begrep i risikostyringen som dekker de tre stegene risikoidentifisering, risikoanalyse og risikoevaluering. Risikovurdering består av to hovedelementer: Å vurdere sannsynligheten for at noe uønsket skal skje Å vurdere konsekvensene dersom det skjer noe uønsket I Nasjonal IKT skal ledelsens overordnede risikovurdering legge grunnlag for den områdespesifikke risikovurderingen. Internkontrollsystem er en virksomhets internkontroll satt i system. Nasjonal IKT HF sitt internkontrollsystem består av et fundament som omfatter styringsprinsipper i tillegg til en strukturert beskrevet metode for arbeidet med utøvelse av internkontrollen. Internkontrollprosess er en strukturert tilnærming til arbeidet med etablering og forbedring av internkontroll, og består av en kontinuerlig prosess i seks steg: planlegging, risikovurdering, utforming, implementering, oppfølging og rapportering. 5

194 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Policy for internkontroll Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: 1.0 Policy er et dokument som beskriver overordnede føringer og prinsipper, samt tydeliggjør roller og ansvar gjennom å definere hvem som har ansvaret for hva innenfor det området policyen gjelder for. Overordnede føringer og prinsipper Oppdragsdokumentet stiller krav og gir viktige føringer for Nasjonal IKT HFs internkontroll, og foretakets arbeid med internkontroll skal innrettes slik at disse føringene etterleves. Nasjonal IKT HFs internkontrollsystem Basert på oppdragsdokumentet og COSO-rammeverket har Nasjonal IKT HF etablert et internkontrollsystem. Dette innebærer at Nasjonal IKT HF skal: 1. Etablere, utvikle og vedlikeholde et fundament for effektiv internkontroll som understøtter virksomhetens ambisjoner. Nasjonal IKT HFs styrings- og kontrollmiljø, samt informasjon og kommunikasjon inngår i dette fundamentet. 2. Etablere og etterleve et strukturert metodeverk for arbeidet med internkontroll som legger til rette for kontinuerlig forbedring og tilpasning til endrede forutsetninger og risikoer overholdelse av lover og regler. 4.1 Prinsipper internkontroll Styrings- og kontrollmiljø: Det skal etableres et hierarki av styrende dokumenter i Nasjonal IKT HF. Dokumentasjonen skal være strukturert, tydelig og tilgjengelig slik at virksomhetens ansatte kan benytte den aktivt for å sikre kvalitet i gjennomføringen, dokumentasjon og etterprøvbarhet. Dokumenthierarkiet skal bestå av to nivåer, henholdsvis policyer og prosedyrer. Policyene skal gi overordnede føringer og prinsipper for Nasjonal IKT HFs sentrale områder, prosesser og aktiviteter, og beskrive hvem som har ansvaret for hva innenfor det aktuelle området policyen gjelder for. Prosedyrene skal sikre implementering og etterlevelse og beskrive hvordan aktiviteter, kontroller og rapportering for sentrale områder og funksjoner skal gjennomføres. Figur 2 beskriver hierarkiet av styrende dokumenter for Nasjonal IKT HF. 6

195 Dokumentnivå: Overordnet styrende Dokumenteier: Adm. Dir. Nasjonal IKT HF Policy for internkontroll Gyldig fra: dd.mm.åå Sist revidert: dd.mm.åå Godkjent av: Styret i Nasjonal IKT Versjonsnummer: 1.0 Figur 2: Nasjonal IKT HFs hierarki av styrende dokumenter. Informasjon og kommunikasjon: Informasjonen som kommuniseres skal til enhver tid være relevant, pålitelig, rettidig og tilstrekkelig. Informasjon fra internkontrollarbeidet skal i den grad den er relevant for styring, læring og forbedring kommuniseres internt. Nasjonal IKT HFs informasjons- og kommunikasjonsflyt, informasjonskanaler og - systemer skal til enhver tid være tilpasset virksomhetens behov for styring og kontroll, og skal i størst mulig grad være integrert i virksomhetens øvrige styring og drift. 4.2 Prinsipper risikostyring Internkontroll danner grunnlaget for en risikostyring som igjen dimensjonerer internkontrollen. Slik sikres det at selskapets til enhver tid gjeldene strategi Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten, samstemmes med målene i samfunnsoppdraget, at det unngås å velges feil strategi, og at risiko knyttet til 7