Kom i gang som administrator

Transkript

1 Kom i gang som administrator Symetri Collaboration AS Hoffsveien 1 C N-0275 OSLO Telefon firmapost@symetricollaboration.com Org. nr NO

2 INNHOLD 1 INTRODUKSJON OPPRETTE NYE ROM I INTERAXO HVA BØR ENDRES I ROM OPPRETTET FRA EN MAL Mapper og mappenavn Maler Veiledningstekster Metadata og arbeidsflyt i aktive mapper Flere innstillinger Mobilapp INTERAXO OnSite Nummergenerator BIM-viser Kopibestilling Revidering og publisering (tegningshåndtering) Arkivering Automatisk filnavngiving TILGANGSKONTROLL Generelt om tilgangskontroll i Interaxo Tilgangsnivåer Matrise for tilgangskontroll Roller Grupper TA I BRUK INTERAXO Gjør dine tilpasninger tilgjengelige som et nytt malrom Endre firmalogo Opprette rom fra nye maler INVITERE MEDLEMMER VIKTIGE ROM I INTERAXO UTOVER MALENE Fakturaunderlagsrom... 15

3 1 INTRODUKSJON Velkommen til Interaxo Dette dokumentet gir en kort innføring til deg som er ny administrator i Interaxo. Du får her bl.a. vite hvordan man oppretter et nytt rom, hvordan opprette og inviterer medlemmer, hvordan struktur og mapper opprettet fra mal kan tilpasses konkrete samhandlingsbehov. Vær obs på at dette ikke er en uttømmende liste over hva som må vurderes og endres når et nytt rom etableres, men en hurtigguide for å komme i gang. Der det er hensiktsmessig har vi lenket til vårt hjelpesenter. Her får du mer utførlig informasjon om tema/funksjonalitet. Dersom du ønsker bistand med oppsett, tilpasning av struktur, tilgangskontroll, spesifikke prosesser etc. anbefaler vi deg å ta kontakt med vår rådgivningsavdeling. Du vil da bli kontaktet av våre erfarne rådgivere. De kan bl.a. bistå i en konkret problemstilling, bistå med løpende veiledning og hjelp underveis i prosjektet eller avholde en workshop. I en workshop er ofte hensikten å avdekke behov for mal-tilpasning, men tema kan også være en kontraktspesifikk prosess. Uavhengig av formålet med workshopen vil en rådgiver alltid ha fokus på at tilgangsstyring og sikkerhet blir i henhold til samhandlingsbehovet. En rådgiver kan også bistå med å utføre konkrete ønskede tilpasninger, opprette hensiktsmessige roller og generell medlemshåndtering m.m. Rådgivningsavdelingen tilbyr også løpende veiledning og evaluering underveis i prosjektet. Rådgiverne i Symetri Collaboration holder også jevnlig administrator- og brukerkurs. Nyttige lenker og kontaktinfo Hjelpesenter Hurtigguide Brukerstøtte Vårt hjelpesenter finner du her Hurtig-guide for INTERAXO finner du her Har du enklere funksjonelle spørsmål eller trenger hjelp med å f.eks. invitere inn mange medlemmer til rommet kan du kontakte vår INTERAXO brukerstøtte: Telefon: ( ), Online chat: Chat Mail: support@symetricollaboration.no Rådgivning Ved behov for mer dyptgående bistand, rådgivning og kurs kan du kontakte vår rådgivningsavdeling: Telefon: , Mail: raadgivning@symetricollaboration.no Her beskriver vi noen av de ordene og uttrykkene vi bruker i Interaxo: Begrep Community Rom Mal Aktiv mappe Metadata Roller Grupper Medlem Definisjon/beskrivelse Prosjektområde eller kundeområde. Kan inneholde et eller flere rom F.eks. et prosjekt, delprosjekt eller annet samhandlingsrom (firma, styrerom mm.) Et rom som nye rom opprettes fra (ferdig mappestruktur, innstillinger etc.) En utvidet mappe med oppføringer som inneholder mer informasjon (metadata) om filen enn det man får i en enkel mappe (filnavn, dato og størrelse på filen) Utvidet informasjon i en oppføring i en aktiv mappe. F.eks. info om et møtereferat (referent, dato opprettet, tittel, type referat etc.) eller en tegning (Tegn.nr., revisjon, type tegning, målestokk etc.) Administrator, deltaker eller observatør i et rom En samling av brukere i et rom som tildeles en rolle. Grupper bør brukes for å styre lese- og skriverettigheter. Også nyttig for å effektivisere distribusjon av informasjon til spesifikke brukergrupper i et rom Brukere i INTERAXO. Kan inviteres til rom og tildeles en rolle og legges til i grupper

4 Generelt om maler i Interaxo Hvilke maler som er tilgjengelig i et community avhenger av løsning(en) dere har valgt. Under vises vi en kort oppsummering av malene våre. Man kan også lage egne maler og benytte disse på samme måte. De malene som du får med ved bestilling av Interaxo bygger på «best practice» i bransjen. P.t tilbyr vi løsninger med tilhørende maler for bygg og anlegg samt organisasjon- og ledelse. Uavhengig av hvilke maler dere velger er det viktig dere som kunde tar en grundig gjennomgang av oppsett og struktur og tilpasser innhold til organisasjonens/prosjektets spesifikke behov før dere tar dette i bruk. Ved behov for en strukturert gjennomgang og bistand ta kontakt med vår rådgivningsavdeling. De forskjellige løsningene og malene i Interaxo Når du som administrator får tilgang til Interaxo for første gang inneholder løsningen et Velkomstrom med informasjon som hjelper deg å komme raskt og smidig i gang med Interaxo samt valgte maler. Vi tilbyr i dag 3 Interaxo-løsninger. Basis - en løsning med malrom for bygg- og anleggsprosjekter med enklere samhandlingsbehov Bygg og anlegg - en løsning med malrom som passer for bygg- og anleggsprosjekter (anbefales) Organisasjon og ledelse - en løsning med malrom for smartere, tryggere og mer effektiv samhandling og dokumenthåndtering i de daglige arbeidsprosessene i en organisasjon Prosjekthotellet Interaxo er en løsning som tilbyr deg og ditt prosjekt/din organisasjon et sikkert sted for samhandling, håndtering og deling av alle typer dokumentasjon. Interaxo er en måte å jobbe på sammen! Her beskriver vi kort de forskjellige løsningene i Interaxo, med respektive maler: Løsning Mal Beskrivelse Basis Basis Enkel mal med mapper og struktur som passer byggeprosjekter med enklere samhandlingsbehov Bygg og anlegg Organisasjon og ledelse Entreprise Prosjektering Konkurransegrunnlag Firma Ledelse Styre Reklamebyrå I tillegg til funksjonaliteten i basis-mal inneholder denne bl.a.: - Automatisk tegningshåndtering med publisering og revidering - Multiimport av filer til oppføringer - BIM viewer - Kopibestilling - Annotering av filer i Brava viewer - Avansert filnavngiving og nummergenerator - INTERAXO onsite (mobilapp) - Arkivering av oppføringer Inneholder en mappestruktur tilpasset samhandlingsbehovet i skisse-, forprosjekt- og detaljprosjekteringsfasene. En mal tilpasset distribusjon av konkurransegrunnlaget Inneholder bl.a. struktur for Administrasjon- og intern info, Marked, IT, Salg, Konsulent samt HR-mappe med streng tilgangsstyring av sensitive dokumenter og ansattinformasjon. Av prosesser kan nevnes forslag til intern avvikshåndtering i et selskap som støtter ISO Bl.a. løpende sak- og oppgavestyring Et sikkert styrerom med streng tilgangskontroll for all dokumentasjon Samhandlingsrom mot eksterne parter. Godkjenningsprosess for saker og oppgaver, reklamemateriell m.m. En fullstendig oversikt over hva som inngår i de ulike løsningene finner du her.

5 2 OPPRETTE NYE ROM I INTERAXO Det er enkelt å opprette et nytt rom i Interaxo. Du velger selv om du vil opprette et tomt rom eller rom fra en mal. Vi anbefaler at du oppretter nye rom basert på en mal. Klikk på knappen Opprett rom i «Min oversikt»: 1. Skriv inn ønsket romnavn i Tittel-feltet. NB: Romnavn må være unikt i samme community 2. Skriv inn beskrivelse i Beskrivelse-feltet (valgfritt) 3. Velg ønsket rom-mal fra nedtrekkslisten i Opprett rom basert på mal-feltet. Du kan også velge å opprette et tomt rom. Mer informasjon finner du her: Opprette og administrere prosjektrom og Administrere mapper 3 HVA BØR ENDRES I ROM OPPRETTET FRA EN MAL I dette kapittelet går vi kort gjennom de ulike innstillingene som vi anbefaler at du bør gjøre før du begynner å bruke Interaxo og invitere medlemmer. Merk at noe funksjonalitet kun er tilgjengelig i Bygg og anlegg eller i Organisasjon og ledelse under forutsetning at Pro er aktivert. 3.1 Mapper og mappenavn Det finnes tre hovedmåter måte å lagre informasjon på i Interaxo. Hvert alternativ har sitt eget ikon. Enkel mappe (gul mappe) Kan inneholde undermapper og/eller filer og kan sammenliknes med mappene i Windows utforsker. Aktiv mappe (blå mappe) Her ligger filene i oppføringer med metadata direkte i mappen. Aktiv mappe med arbeidsflyt (blå mappe med arbeidsflyt) Som for aktiv mappe, men her har man i tillegg en arbeidsflyt. Du bør gå gjennom mappene i nye rom opprettet fra mal og sjekke at mappenavnene er i henhold til benevning i din organisasjon eller prosjekt. Dette gjør du slik: 1. Endre navn på en mappe Høyreklikk på mappen og velg Endre navn 2. Slett en mappe Høyreklikk på mappen og velg Slett 3. Opprette ny mappe Klikk på Ny og velg ønsket mappetype Du finner mer informasjon finner du her: Administrere mapper

6 3.2 Maler Det er mulig å tilgjengeliggjøre maler for prosjektrommet. Denne funksjonen er tilgjengelig i Interaxo «Bygg og Anlegg», samt «Organisasjon og Ledelse». Bare romadministrator kan administrere maler. Malfiler legges til i Innstillinger og Maler, nederst i menyen til venstre i Interaxo. Klikk på Ny og velg Filopplasting for å velge filen(e) som du vil tilgjengeliggjøre som maler i prosjektrommet. Hvis du vil sortere prosjektmalene, kan du opprette enkle mapper og legge malene i dem. Vi anbefaler å bruke filformat som.doc/.docx og ikke malformat som.dot/dotx. Et nytt dokument får automatisk samme filformat som det maldokumentet har, og dette blir da det aktuelle arbeidsdokumentet.. Når brukere skal legge til nye filer i en mappe velger de enten "Filopplasting" (via Windows utforsker) eller "Fil fra mal". Ved «Fil fra mal» får de opp en liste over maler som har blitt lagt til av administrator via Innstillinger> Maler. 3.3 Veiledningstekster Øverst i alle mapper har man mulighet til å legge inn en veiledningstekst som vises til alle brukerne som åpner mappen. I malene har vi foreslått enkle veiledningstekster. Disse kan ytterligere tilpasses slik at brukerne i din organisasjon eller prosjekt får en konkret beskrivelse av hva mappen skal inneholde eller brukes til. Instruksjoner i en mappe legges inn/endres slik: 1. Høyreklikk på ønsket mappe 2. Velg Innstillinger 3. Klikk på Instruksjoner-fanen 4. Fyll inn instruksjonene som skal vises øverst i mappen 5. Fyll inn instruksjonene som skal vises hver gang man oppretter en ny oppføring i mappen (gjelder kun for aktive mapper) 6. Klikk på Lagre-knappen

7 3.4 Metadata og arbeidsflyt i aktive mapper I malene har vi foreslått metadata-felt og arbeidsflyt. Disse kan tilpasses slik at felt og arbeidsflyt passer din organisasjon eller prosjekt. Metadata-felt og arbeidsflyt (steg) i en aktiv mappe legges til/endres slik: 1. Høyreklikk på ønsket mappe 2. Velg Innstillinger 3. Klikk på fanen Felt 4. Klikk på ikonet ved det feltet du ønsker å endre. Detaljerte instruksjoner finner du i hjelpesenteret. 5. Ønsker du å endre en arbeidsflyt klikk på fanen Arbeidsflyt og deretter ikonet for å endre. 6. Du kan på samme måte endre/stille inn filnavnigiving og nummergenerator, arkivering, revidering og publisering se neste punkt Mer informasjon finner du her: Administrere mapper 3.5 Flere innstillinger Community administrator har mulighet til å sette opp og konfigurere funksjoner i Administrator-konsollen. Disse funksjonene finner du ved å klikke på knappen. Merk at noen av funksjonene avhenger av hvilken Interaxo løsning du har valgt. Prosjektadministrator har også tilgang til innstillingene som ligger i fanen Rom (se bildet nedenfor). Ved å klikke på tannhjulet til høyre for aktuelt rom-navn i Min oversikt får du tilgang til disse innstillingene. Her ser du innstillingene som administrator kan gjøre for et rom. Bildet viser fanen Funksjonalitet (her er Pro valgt): Navn og beskrivelse Skriv inn et passende navn og eventuelt en beskrivelse Innstillinger Her velger du om rommet skal være tilgjengelig som malrom Invitasjoner Her kan du skrive inn en egen invitasjonstekst Funksjonalitet Her kan du velge modulen Pro, samt følgende innstillinger: INTERAXO onsite, Nummergenerator, BIM-viser og Kopibestilling Mobilapp INTERAXO OnSite INTERAXO onsite er en innmatningsapp som egner seg spesielt godt til å rapportere inn f.eks. avvik og endringer på byggeplasser. Den kan selvfølgelig brukes til alle typer av innrapporteringer. INTERACO onsite er tilgjengelig i Bygg og anlegg samt Organisasjon og ledelse. Administrator i et rom kan slå på funksjonalitet for mobilappen INTERAXO onsite. Community administrator kan konfigurere mobilappen mot aktive mapper. Dette gjøres under Administrasjon. 1. Klikk på tannhjulet ved aktuelt prosjekt i Min oversikt 2. Klikk på fanen Funksjonalitet 3. Der kan du velge INTERAXO onsite mobil 4. Klikk på OK for å lagre 5. Klikk på knappen Administrasjon, klikk på fanen Mobil (Community administrator) 6. Klikk på knappen Legg til ny mappe

8 7. Velg rom og mappe i dialogboksen som kommer opp 8. Huk av for hvilke felter som skal finnes tilgjengelige i appen. 9. Klikk knappen Legg til ny mappe lengst nede til venstre i dialogboksen Mer informasjon om appen finner du her Nummergenerator Ved å aktivere nummergenerator i en aktiv mappe sikrer du at hver oppføring får et unikt nummer. En slik unik nummerstreng er også nyttig med tanke på identifisering ved eksport av dokumenter for videre arkivering inn i virksomhetens arkivsystem Nummeret kan si noe om hvilket prosjekt eller kontrakt oppføringen og tilhørende dokumenter tilhører, gi informasjon om dokumenttype, bygning, fag m.m. Kriteriene for nummergeneratoren setter du selv i den enkelte aktive mappen. Som administrator kan du konfigurere nummergenerator i aktive mapper. Merk at nummergeneratorfunksjonaliteten må være aktivert i ditt community for at den skal kunne benyttes i aktive mapper. Funksjonaliteten er tilgjengelig i «Bygg og anlegg», samt «Organisasjon og ledelse». Den aktiveres slik: 1. Klikk på tannhjulet ved aktuelt prosjekt i Min oversikt 2. Klikk på fanen Funksjonalitet 3. Der kan du velge Nummergenerator 4. Klikk OK for å lagre For å aktivere nummergenerator i en aktiv mappe må du høyreklikke på mappen og velge Innstillinger. Huk av for Nummergenerator i fanen Generelt. I fanen Nummergenerator velger du hvordan du vil at unike dokument-id skal bygges opp utfra deres prosesser og behov BIM-viser Med vår BIM-viser kan du se på en 3D-modellfil (IFC-format) og navigere gjennom denne. Peker du på et objekt i modellen, får du informasjon om objektdata. BIM viseren er tilgjengelig i «Bygg og anlegg». Som administrator kan du konfigurere BIM-viserenfor et rom. 1. Klikk på tannhjulet for aktuelt prosjekt i Min oversikt 2. Klikk på fanen Funksjonalitet 3. Der kan du velge BIM-viser 4. Klikk OK for å lagre Kopibestilling Kopibestilling brukes ofte i forbindelse med tegningsbestillinger i byggeprosjekter. Funksjonen kan også brukes til andre typer av bestillinger av trykksaker, ulike typerrapportermm. Denne funksjonaliteten er tilgjengelig i «Bygg og anlegg» og «Organisasjon og ledelse». Med kopibestilling er det mulig å sende filer direkte til kopifirmaet fra Interaxo uavhengig av kopifirma. Bestillingen sendes til kopifirmaet pr. e-post. Kopifirma får da tilgang til all nødvendig informasjon for å utføre bestillingen og de kan laste ned alle filer som inngår i bestillingen uten å være medlem i rommet eller bruker av Interaxo. Status på bestillingen endrer automatisk status når kopifirma mottar og laster ned filer. Kopifirmaet har videre mulighet til å varsle når filene er distribuert til mottaker. Som administrator kan du konfigurere kopibestillingen for et rom. 1. Klikk på tannhjulet ved aktuelt prosjekt i Min oversikt 2. Klikk på fanen Funksjonalitet 3. Der kan du velge Kopibestilling 4. Velg hvilke brukere som skal få opprette bestillinger 5. Klikk OK for å lagre

9 Du kan velge å legge inn standardinnstillinger for kopibestillingene. Du finner dette under fanen Innstillinger lengst nede til høyre i rommetunder fanen Medlemmer. Her kan du fylle ut informasjon om kopifirma, kundeog fakturainformasjon samt leveranse- og produksjonsmetode. Da blir dette standardmalen for fremtidige bestillinger. Mer informasjon finner du her: Hvordan sette opp kopibestilling Revidering og publisering (tegningshåndtering) Interaxo har en egen funksjonalitet for tegningshåndtering for å effektivisere import av tegningslister og tegninger, samt legge inn nye revisjoner. Denne funksjonaliteten er tilgjengelig i «Bygg og anlegg». Spesifikke innstillinger gjøres av administrator i den respektive mappe. Høyreklikk på mappen og velg Innstillinger. Huk av for Revidering og Publisering i fanen Generelt. I fanen Revidering spesifiserer du hvem som skal ha tilgang til revidering og fra hvilke steg dette er tillatt. Revisjonsdato og revisjonsfelt må også angis. I fanen Publisering spesifiserer du hvem som skal ha tilgang til dette og fra hvilke steg dette er tillatt. Du finner mer informasjon om tegningshåndteringen her.

10 3.5.6 Arkivering Funksjonen Arkivering brukes til å arkivere innhold i en aktiv mappe i Interaxo. Oppføringene låses/arkiveres og de får dette ikonet:. Informasjonen arkiveres dermed til en mappe som du bestemmer. Mappen kan ligge i samme rom eller i et annet rom. I arkiveringsmappen opprettes mapper etter aktuell dato og dokumentene som arkiveres kopieres dit (filer og eventuelt PDF med oppføringenes metadata). Funksjonaliteten er tilgjengelig i «Bygg og anlegg» og «Organisasjon og ledelse». Spesifikke innstillinger gjøres av administrator i den respektive mappe. Høyreklikk på mappen og velg Innstillinger. Huk av for Arkivering i fanen Generelt. I fanen Arkivering bestemmer du hvem som skal ha tilgang til å arkivere samt hvor de arkiverte dokumentene legges (rom og mappe). Huk av for de to kryssrutene nederst hvis du ønsker det. Hvis du ikke huker av for Legg ved PDF... vil kun eventuelle filer (ikke oppføringer) bli arkivert. I tillegg til å sette opp regler for hva som skal arkiveres og hvoranbefaler vi at det utarbeides rutiner for når det skal arkiveres, av hvem og hvordan dette skal eksporteres inn i organisasjonens arkivsystem eller annet system Automatisk filnavngiving Filnavngiving gir deg mulighet til å ytterligere strukturere informasjonen som legges i rommet. Du setter opp regler for hvordan filer skal navngis når de lastes opp i Interaxo. Funksjonaliteten er tilgjengelig i «Bygg og anlegg» og «Organisasjon og ledelse». Spesifikke innstillinger gjøres i den respektive mappe. Høyreklikk på mappen og velg Innstillinger. I fanen Filnavngiving velger du hvordan du vil at filer skal navngis når de lastes opp.

11 Filnavngivning gir mulighet for en enhetlig navngivning av filene som igjen vil gjøre det enklere å skille dokumenter ut og identifisere dem ved senere anledninger. Filnavning kombinert med nummergenerator vil gi økt sikkerhet og verifisering rundt dokumenthåndteringen. 4 TILGANGSKONTROLL I våre maler er standard tilgangsnivå i samtlige mapper satt til Samarbeide (Deltakere kan lese og redigere). Hvorvidt dette er hensiktsmessig i alle mapper må vurderes før rommet tas i bruk, da det kan være ønskelig å begrense tilgangen i noen av mappene. Vi anbefaler på det sterkeste at man jobber med grupper når man setter tilgangskontroll på mapper. Dette for å redusere administrasjonen i prosjektet og for å unngå å være avhengig av enkeltpersoner i prosjektet. Når et medlem utgår er det lett å erstatter vedkommende inn basert på dennes rolle(r) i prosjekter I rom opprettet fra våre bygg- og anleggsmaler bør du være spesielt oppmerksom på mappen Internt i mappe 01 Prosjektadministrasjon. Her anbefales det at dere setter en strengere tilgangskontroll enn Samarbeide (enten Privat eller Egendefinert) Generelt om tilgangskontroll i Interaxo Eier har alle rettigheter på egne informasjonselementer Administrator har alle rettigheter på alle informasjonselementer En administrators rettigheter kan kun begrenses dersom dette medlemmets rolle endres til Deltaker eller Observatør Eierskap et objekt (den som oppretter en mappe, fil o.l.) kan ikke begrenses eller endres Om en deltaker i utgangspunktet ikke har Rediger-rettigheter, kan han/hun bli tildelt dette for utvalgte informasjonselementer av administrator eller eier Deltakere kan i utgangspunktet ikke slette informasjonselementer, men kan gis denne rettigheten av administrator Observatører kan aldri Opprette, Redigere eller Slette informasjonselementer Observatører og deltakere kan også få innskrenkede rettigheter på utvalgte informasjonselementer i forhold til standardtilgang som er satt I tillegg til punktene over kan tilgang til informasjonselementer i Interaxo bestemmes av andre mekanismer. F.eks. i aktive mapper med arbeidsflyt hvor historiske oppføringer skal være uforanderlige. Tilgangskontrollen styrer også hvem man kan dele informasjon og dokumenter fra Interaxo til. Det er derfor viktig at tilgangskontrollen er godt gjennomtenkt slik at man kan gjenbruke tilgangsgruppene i alle ledd Tilgangsnivåer Tilgangsnivåene i Interaxo danner et hierarki der rettighetene på ett gitt nivå inkluderer rettighetene på underliggende nivåer. En rolle kan gis en av følgende tilgangsnivåer i tilknytning til et informasjonselement i prosjektet: Tilgangsnivå Les Opprett Rediger Slett Beskrivelse Basisrettighet som gir tilgang til å konsumere innhold i et rom. Brukere med denne rettigheten kan navigere i mappestrukturen, se tilgangsmatrise for ethvert informasjonselement, åpne mapper og tilhørende metadata, lese metadata, logg og kommentarer på oppføringer, samt åpne og laste ned filer. Gir brukeren tilgang til å bidra med innhold i et rom. Brukeren kan opprette alle type informasjonselementer og blir dermed Eier av de objektene han/hun oppretter. Gir en bruker mulighet til å samhandle rundt informasjonselementer eid av andre ved at han/hun kan redigere så velg innhold som metadata på elementene. Gir en bruker mulighet til å samhandle rundt informasjonselementer eid av andre ved at han/hun kan laste opp nye versjoner av filer samt redigere så vel innhold som metadata på oppføringene Brukeren kan slette informasjonselementet.

12 Merk at dersom en bruker ikke har noen av disse tilgangsnivåene vil det medføre at det aktuelle informasjonselementet er usynlig for denne brukeren. Mer informasjon finner du her: Tilgangsstyring Matrise for tilgangskontroll For å kontrollere hvem som kan gjøre hva med et informasjonselement må det defineres tilgangsmatriser hvor de ulike rollene i et rom gis et tilgangsnivå i tilknytning til elementet. Et hvert informasjonselement, dvs. mapper, oppføringer og filer, kan tilordnes en tilgangsmatrise. Ved oppsett av en tilgangsmatrise kan man velge å benytte en av de 3 forhåndsdefinerte tilgangsnivåene som er Delt, Samarbeide eller Privat. Alternativt kan man sette opp Egendefinert matrise. Det vanligste tilgangsnivået i Interaxo er Samarbeide: Roller Som medlem av et prosjektrom i Interaxo blir man tildelt en av følgende roller: Rollene representerer et hierarki som innebærer flere rettigheter jo høyere oppover i hierarkiet man plasseres. Rolle Observatør Deltaker Administrator Eier Beskrivelse Denne rollen representerer det laveste nivået i rollehierarkiet. Observatører skal ikke bidra med innhold, men vil normalt ha lesetilgang til informasjonselementene i rommet. Prosjektdeltakere kan opprette og dele informasjonselementer samt kommentere på andre deltakeres elementer. Deltakere kan også gis muligheten til å redigere elementer. Administratorrollen gir en bruker alle rettigheter til ethvert informasjonselement i rommet man er administrator i. En administrator kan redigere, flytte og slette informasjonselementer i rommet, samt endre tilgangen til disse. Administrator kan også invitere og legge til nye brukere og grupper i et rom. Dette er en dynamisk rolle som innebærer at om en bruker oppretter et informasjonselement, f.eks. en mappe, blir denne brukeren tildelt rollen eier på mappen. En eier kan redigere og slette egne informasjonselementer, samt endre tilgangen til elementet. Mer informasjon finner du her: Tilgangsstyring

13 4.1.5 Grupper I Interaxo kan man altså definere og bruke grupper. Vi anbefaler som nevnt å tilgangskontroller med utgangspunkt i for grupper fremfor enkeltmedlemmer. Dette for å gjøre administrasjonen av rommet sikrere og enklere samt for å unngå personavhengighet bl.a. ved utskifting av personale/prosjektmedarbeidere. Grupper kan benyttes til å: Gi eller begrense tilgang/innsyn til deler av romstrukturen eller enkeltelementer Gi utvidede rettigheter som for eksempel å sende et dokument videre i en arbeidsflytmappe med godkjenningssteg Distribuere meldinger ved hjelp av Dele-knappen I fanen Medlemmer har vi i løsningene «Basis» og «Bygg og Anlegg» opprettet følgende grupper: Byggeleder, Byggherre, Entreprenør, Konsulent, Observatør, Prosjekteringsleder og Prosjektleder. Ønsker du å endre gruppene i et rom opprettet fra en av våre maler må du slette de du ikke ønsker og opprette nye. Merk at det vanligste er å la gruppene ha Deltaker som tilgangskontroll-nivå. Mer informasjon om hvordan du jobber med grupper finner du her: Håndtering av grupper 5 TA I BRUK INTERAXO 5.1 Gjør dine tilpasninger tilgjengelige som et nytt malrom Når alle tilpasninger i et rom er utført, kan det være fornuftig å tilgjengeliggjøre dette rommet som et malrom. På denne måte kan nye rom enkelt opprettes fra dette rommet senere. Vi anbefaler du gir den nye malen et navn som tydelig representerer din organisasjon eller prosjekt, slik at der er enkelt å skille de ulike malene fra hverandre. For å tilgjengeliggjøre et rom som en mal gjør du som følger: 1. Gå til «Min oversikt» og før musemarkøren over navnet på rommet 2. Klikk på ikonet 3. Velg Innstillinger 4. Huk av for valget «Tilgjengelig som malrom» 5.2 Endre firmalogo Du kan endre firma logo i fanen Generelt: Mer at logostørrelsen kan maksimalt kan være 300x60 bildepunkter (pixler).

14 5.3 Opprette rom fra nye maler Du oppretter rom fra maler slik: 1. Klikk på knappen Opprett rom i «Min oversikt»: 2. Skriv inn ønsket romnavn i Tittel-feltet. NB: Et romnavn må være unikt i samme community 3. Skriv inn beskrivelse i Beskrivelse-feltet (valgfritt) 4. Velg ønsket rom-mal fra nedtrekkslisten i «Opprett rom basert på mal» feltet. 6 INVITERE MEDLEMMER Invitasjon av medlemmer gjøres under fanen Medlemmer i rommet: 1. Klikk på knappen Inviter medlem og skriv inn e-post adressen. 2. Klikk på knappen Legg til 3. Som standard tildeles rollen Deltaker, klikk på rollen om du vil endre til Administrator eller Observatør 4. Flere brukere kan inviteres inn samtidig 5. Trykk deretter på Inviter Legg merke til at ingen tilgangsregler gjelder for en administrator i prosjektet. Administratoren har med andre ord alltid tilgang til alt. Mer informasjon finner du her: Medlemshåndtering. Der kan du også lese om hvordan du effektivt kan importere mange medlemmer samtidig.

15 7 VIKTIGE ROM I INTERAXO UTOVER MALENE 7.1 Fakturaunderlagsrom Vi tilgjengeliggjør alltid et fakturagrunnlagsrom i hvert community. Her finner du informasjon om antall fakturerte medlemmer per måned. En csv-fil opprettes i midten av hver måned. Denne filen kan lagres lokalt og åpnes i Excel. Filen viser brukernavn, fullstendig navn, dato for når personen var innlogget sist, dato for når personen eventuelt var deaktivert, samt antall rom personen er medlem i: User name Name Date last logged in Date last deactivated Number of room memberships Merk at i Interaxo kan man ikke slette medlemmer, dette for å beholde historikken og sporbarheten i systemet. Community administrator kan i stedet deaktivere et medlem, dette gjøres slik: 1. Gå til Min oversikt 2. Klikk på Administrasjon 3. Klikk på Medlemmer 4. Huk av for medlemmet (ene) du ønsker å deaktivere og klikk på Deaktiver Deaktiverte medlemmer telles ikke med i fakturaunderlaget kan heller ikke logge seg på Interaxo lengre. Dersom du har invitert medlemmer med feil e-post adresse, kan du kontakte vår brukerstøtte.