PROSEDYRE FOR BRUK AV WEBHOTELL INTERAXO PÅ PROSJEKT TP CAMPUS ÅS, SLP OG TP CAMPUS ÅS, BRUKERUTSTYR

Transkript

1 TP 11566/12370 SLP og TP BUT FOR BRUK AV WEBHOTELL BC FOR BRUK AV WEBHOTELL INTERAXO PÅ PROSJEKT TP CAMPUS ÅS, SLP OG TP CAMPUS ÅS, BRUKERUTSTYR FORMÅL: OPPFØLGINGSANSVAR: Avdelingsdirektør UTFØRES AV: NÅR: HENVISNINGER: Sikre effektiv og god dokumenthåndtering i prosjektene Dokumentcontroller I detalj- og byggefase PA bok TP 11566/12370 SLP prosjektet PA bok for TP BUT prosjektet HJELPEMIDLER: RESULTAT: Support Interaxo (Hjelpesenter, on-line chat) God og effektiv informasjonsflyt mellom SB, PG, RG og entreprenører i prosjektene Endringslogg: Dato Revisjonsnr. Endret av Punkt Beskrivelse Etablering av prosedyre Godkjent dato: Godkjent av: Avdelingsdirektør BC Side 1 av 7

2 Innholdsfortegnelse 1. Generelt Innmelding og pålogging Administrasjon av mapper Generelt om Interaxo Struktur og inndeling Overordnet struktur Felles dokumenter SLP og BUT Detaljprosjektering SLP Prosjektering BUT Kxxx (entreprisespesifikke rom) Tips til bruk av Interaxo... 7 Godkjent dato: Godkjent av: Avdelingsdirektør BC Side 2 av 7

3 1. Generelt Interaxo er et verktøy for informasjonsdeling på samlokaliseringsprosjektet og brukerutstyrsprosjektet på Campus Ås. Interaxo gjør det mulig for alle prosjektdeltakerne å samarbeide og dele informasjon uavhengig av tid og sted. 1.1 Innmelding og pålogging Det er prosjekteringsgruppen (PG), rådgivergruppen (RG) og entreprenørene (ENT) som selv bestemmer om en deltaker skal ha tilgang til prosjektrommet. PG, RG og ENT tar kontakt med sin kontaktperson for å få tilgang SLP PG Campus Ås Andreas Heier Sødal BUT RG brukerutstyr Tor Erik Halvorsen Bruker NMBU Knut Moksnes Bruker Vet.inst Ralf Kristensen SLP K200 Park og anlegg Vegard Johansen SLP K280 Askim entreprenør Per Jonny Tveter SLP K270 Sandli Bygg Håvard Krogstad Tabell 1: Oversikt over kontaktpersoner Behov meldes fra kontaktpersonene til en av koordinatorene i Statsbygg som er: Anne Gunn Lyen Green angr@statsbygg.no Sidsel Skappel sids@statsbygg.no Den innmeldte deltakeren vil motta en mail med link som leder til prosjektrommet. Denne linken er klikkbar kun en gang og pålogging må derfor fullføres når linken først er trykket på. Deltakeren vil deretter få opp et vindu hvor passord skal lages. For pålogging, gå til web-siden og klikk på Logg inn opp i høyre hjørne. Brukernavnet er mailadressen din og passordet er det du valgte ved førstegangspålogging. 1.2 Administrasjon av mapper Dersom mappestrukturen i et rom ikke er dekkende for dokumenter som skal deles, kontaktes administrator for evt. opprettelse av ny mappe. Medlemmer skal ikke opprette mapper selv. Godkjent dato: Godkjent av: Avdelingsdirektør BC Side 3 av 7

4 1.3 Tegninger Arbeidstegninger skal som hovedregel kun ligge ett sted. Tegninger som flere skal ha tilgang til skal ligge i rommet Felles dokumenter SLP og BUT, i mappen Byggefase - Felles tegninger. Tegninger som kun skal deles med entreprenør legges i rommet for den enkelte entreprisen. 1.4 Generelt om Interaxo Interaxo er et webhotell fra Joint som er skreddersydd for bygg og anleggsbransjens behov for effektiv arbeidsflyt av arbeidstegninger og dokumenter. For mer informasjon, se www. Interaxo.no Webhotellet er delt inn i communities og rom. SLP og BUT er ett community. I hvert rom er det tre ulike typer mapper. o Gule mapper: Dette er den enkleste typen av mappe og kan sammenlignes med mapper i Windows. o Blå mapper: Dette er en type mappe som gjør det mulig å knytte ytterligere data og informasjon til filene (metadata). Dette sikrer god struktur og gjenfinning av filer. Man kan sortere og søke på metadataene. Her legger man inn en oppføring og legger til filer til oppføringen. o Blå mapper med arbeidsflyt: Denne type mappe brukes til å støtte en arbeidsprosess, for eksempel endringshåndtering. I en arbeidsflyt er det opprettet trinn som viser prosessen oppføringer/dokumenter går gjennom. Det er ulike tilgangsgrupper som kan flytte fra ett trinn til et annet i prosessen. Hvert trinn har egen forklaringstekst som beskriver prosessen. 2. Struktur og inndeling 2.1 Overordnet struktur Campus Ås prosjektene BUT og SLP har valgt å dele opp prosjekthotellet i følgende rom: o Felles dokumenter SLP og BUT o Detaljprosjektering SLP o Prosjektering BUT o Kxxx (ett rom for hver entreprise) Merk at ikke alle rom og mapper beskrevet under er tilgjengelige ennå. De vil bli synlige etter hvert som de er klare til bruk. 2.2 Felles dokumenter SLP og BUT Godkjent dato: Godkjent av: Avdelingsdirektør BC Side 4 av 7

5 Her ligger dokumenter som skal deles i hele prosjektet. PG prosjekteringsgruppen, RG rådgivergruppen, entreprenører, bruker og Statsbygg har tilgang. Tegninger som flere skal ha tilgang til skal ligge i dette rommet. Tegninger som kun skal deles med én entreprenør legges i rommet for den enkelte entreprisen. Rommet har følgende mapper: o Administrative dokumenter. Her ligger kontaktliste, ferieliste, PA bok og prosjektspesifikke prosedyrer o Brukerprosess. Her ligger undermappe for samordningsmøtereferater og brukergrupper (en mappe for hver av de 17 brukergruppene) o Byggefase. Her deles arbeidstegninger, tekniske notater, fremdriftsplaner, SHA, miljø og BIM filutveksling. o Avklaringer infrastruktur og tidligfase. Her er mappe for deling av dokumenter som gjelder infrastruktur og tidligfase o Testing og prøvedrift (mappestruktur under utarbeidelse) o Maler o Veiledninger 2.3 Detaljprosjektering SLP Dette er rommet for samhandling mellom PG og Statsbygg, og bare disse gruppene har tilgang. Rommet har følgende mapper: o Møtereferater. Her utveksles møtereferater mellom PG og Statsbygg. Kontraktsmøtereferater skal legges under mappen «kontrakt H004». o Avvikshåndtering (under arbeid) o BIM. Her utveksles BIM i detaljprosjekteringsfasen. Det er inndelt i mappe for BIM filutveksling og BIM koordinering. BIM som skal bygges etter legges i rommet «felles SLP og BUT» o Tegninger detaljfase. Her utveksles tegninger som skal dele med Statsbygg i detaljprosjekteringsfasen o Kvalitet. Her utveksles eksempelvis kvalitetsplan for PG, prosedyrer fra PG som skal deles med Statsbygg og revisjonsrapporter fra Statsbygg. o Notater fra PG o Endringsmelding prosjektering. Her er det lagt inn arbeidsflyt for endringsmeldinger prosjektering. Skjema endringsmelding fra PG som skal brukes ligger i egen mappe «maler». o Anbudspakker. Dette er en arbeidsmappe for anbudspakker fra PG og evaluering av tilbud. Ny anbudspakke registreres i mappen «registrering av anbudspakker». PG leverer selve dokumentene i anbudspakken i mappe for den enkelte kontrakt. For hver enkelt anbudspakke er det delt inn i fire underliggende mapper: o Kxxx Grunnlag fra PG. Her utveksles PG sin leveranse i originalformat o Kxxx Konkurransegrunnlag. Her utveksles konkurransegrunnlaget slik det er lagt ut på DOFFIN/TED, tegninger, kunngjøringstekst, spørsmål og svar i konkurransen, og referat fra anbudsbefaring. o Kxxx Evaluering. Her utveksles innkomne tilbud, tilbudsprotokoll og referat fra avklarings/forhandlingsmøte Godkjent dato: Godkjent av: Avdelingsdirektør BC Side 5 av 7

6 o Kxxx Tilbudsinnstilling og intern saksbehandling. Her utveksles tilbudsinnstillingen. o Kontrakt H004. Her utveksles dokumenter som gjelder gjennomføringen av kontrakt H004 med PG. Her er det tre undermapper: o Månedsrapporter o Korrespondanse SB PG o Kontraktsmøtereferater o Maler o Veiledninger 2.4 Prosjektering BUT Dette er et rom for rådgivergruppen til brukerutstyrsprosjektet. (under utarbeidelse) 2.5 Kxxx (entreprisespesifikke rom) Dette er entreprisespesifikke rom, hvor tilgangen er ulik på undermappene. o Endringer og arbeidstegninger. Her har entreprenør, PG og SB (herunder Statsbyggs byggeleder) tilgang. o Endringer o Endringslistelogg. Her er det lagt inn en arbeidsflyt for håndtering av endringslister o Kravlogg Her er det lagt inn en arbeidsflyt for håndtering av krav fra entreprenør o Varsellogg. Her er det lagt inn en arbeidsflyt for håndtering av varsler fra entreprenør o Bestillingsbrev logg o Rekvisisjonslogg o Arbeidstegninger o Gjennomføring av kontrakt. Her har bare entreprenør og Statsbygg tilgang. o Kontrakt o Rapportering fra entreprenør o Korrespondanse Statsbygg entreprenør o Kvalitet o HMS og miljø o Dokumentasjon. Eksempel målebrev og FDV Godkjent dato: Godkjent av: Avdelingsdirektør BC Side 6 av 7

7 3. Tips til bruk av Interaxo Interaxo har på sine hjemmesider et hjelpesenter med gode hjelpeartikler om dokumenthåndtering, mapper, tilganger, oppføringer med mer. Du finner hjelpesenteret ved å trykke på spørsmåltegnet øverst i høyre hjørne når du er logget inn. Hvis du ikke finner nødvendig informasjon her, kan Interaxo kontaktes via Online Chat eller man kan ringe support. Denne funksjonen inngår i Statsbyggs avtale med Interaxo. Godkjent dato: Godkjent av: Avdelingsdirektør BC Side 7 av 7