Møteinnkalling for PSU fellesnemnda 5K. Saksliste

Transkript

1 Møteinnkalling for PSU fellesnemnda 5K Møtedato: Møtested: Hobøl kommunehus, kommunestyresalen Møtetid: 15:30 18:00 Kl. 15:30. Orientering om omstillingsavtalen v/ann-margreth Adler-Nilsen Forfall bes meldt i god tid slik at vararepresentant kan bli innkalt. Forfall skal meldes til partsammensatt utvalgs sekretær, tlf eller til e-post: tone.asrud.reime@eidsberg.kommune.no Saksnr Tittel Saksliste 01/18 Godkjenning av innkalling og saksliste 02/18 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 03/18 Møtegodtgjørelser i Indre Østfold kommune /18 Samarbeid og samlokalisering av felles innkjøpsfunksjon for 5K og for Indre Østfold kommune 05/18 Justering av "Prosjektplan for bygging av ny kommune " Heggin, Øivind T.Reymert Leder

2 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Eriksson 18/94 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksnr Utvalg Type Dato 01/18 PSU fellesnemnda 5K PS Rådmannens innstilling: Innkalling og saksliste godkjennes. 2

3 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Eriksson FE /1710 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksnr Utvalg Type Dato 02/18 PSU fellesnemnda 5K PS Rådmannens innstilling: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll - PSU fellesnemnda 5K

4 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold 18/94 Møtegodtgjørelser i Indre Østfold kommune 2020 Saksnr Utvalg Type Dato 03/18 PSU fellesnemnda 5K PS Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Møtegodtgjørelser vedtatt i sak 17/22 i fellesnemnda opprettholdes. 2. Møtevirksomhet i prosjektet skal i all hovedsak legges på dagtid. 3. For møter etter normalarbeidstidens slutt, kompenseres ansatte, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud etter vanlige regler for overtid og merarbeid. 4. Påførte merutgifter refunderes samarbeidskommunene fra prosjektet Indre Østfold kommune Saksopplysninger: Bakgrunn og saksopplysninger: Denne saken gjelder en ny vurdering knyttet til møtegodtgjørelser basert på et vedtak i Eidsberg kommunestyre Sak 17/160 samt avklaring av godtgjøringsordninger for andre deltakere i prosjektet, ansatte, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Vedtak: «Det rettes en henstilling til Fellesnemnda for nye Indre Østfold kommune om å halvere møtegodtgjørelsen til Fellesnemndas møter, slik at denne kommer på linje med godtgjørelsen til kommunestyrerepresentantene». Møtegodtgjørelser til politikere som deltar i sammenslåingsprosjektet mellom kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad ble vedtatt i Fellesnemndas møte den Det ble lagt frem en oversikt over den politiske godtgjøringen i de fem kommunene. Satsene ble satt i % av stortingsrepresentants lønn, og de blir dermed justert årlig. Vedtatte satser: Fellesnemnd: 0,25 % av stortingsrepresentants lønn pr møte som pr i dag utgjør kr Partssammensatt utvalg: 0,15 % av stortingsrepresentants lønn pr møte som pr i dag utgjør kr 4

5 1393. Leder får dobbelt møtegodtgjørelse, og nestleder får det samme ved funksjon. Andre utvalg/komiteer oppnevnt av fellesnemnda: 0,8 % av stortingsrepresentants lønn pr møte som pr i dag utgjør kr 743. Ordførere som har verv i 100 % stilling gis ikke møtegodtgjørelser. Tapt arbeidsinntekt: Når det er møter/seminar på dagtid, vil det utbetales godtgjørelse for tap av inntekt. I tillegg utbetales vanlig godtgjørelse. Ved søknad om godtgjøring for tapt arbeidsinntekt settes et tak på inntil kr 0,20% av storingsrepresentants lønn pr møte /seminar som pr i dag utgjør kr For selvstendig næringsdrivende gis det samme godtgjørelse som ved tap av arbeidsinntekt. Prosjektleders vurdering: I perioden fram til 2020 vil det til tider være betydelig merarbeid for mange folkevalgte, tillitsvalgte og ansatte i sammenslåingskommunene, i forhold til forventet stor aktivitet i politiske møter, prosjektarbeid, engasjerte i prosjektstab, arbeidsgrupper m.m. Samtidig skal arbeid i egen kommune utføres. Noe av dette er allerede kompensert gjennom frikjøpsordninger, men for møtevirksomhet tilknyttet prosjektet er det behov for å vedta kompensasjonsordninger. For politisk virksomhet og tillitsvalgte i PSU er satsene tidligere vedtatt av fellesnemnda. Prosjektleder anbefaler at disse opprettholdes, også sett i forhold til satser som er opprettet i andre kommunesammenslåingsprosjekter. Prosjektleder anbefaler at møtevirksomhet for HTV, HVO og ansatte i arbeidsgrupper/ad.hocgrupper som godkjennes opprettet av prosjektleder eller styringsgruppa etter forslag fra det enkelte delprosjekt, bør kompenseres for møter på ettermiddager og kveldstid i henhold til ordinært regelverk og tariffer for overtid og merarbeid. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anbefales sluttbehandlet i fellesnemnda. Vurdering av økonomiske konsekvenser: Møtegodtgjøringer dekkes innenfor prosjektets budsjett som består av statlige tilskudd. Selvstendig næringsdrivende gis samme godtgjørelse ved tap av inntekt. Overtidskompensasjon tilbakeføres kommunene etter refusjonskrav til prosjektet. Vedlegg: Godtgjøringssatser for 5 kommuner møteprotokoll for fellesnemnda Ny storkommune - godtgjørelser for politisk arbeid 5

6 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold 18/94 Samarbeid og samlokalisering av felles innkjøpsfunksjon for 5K og for Indre Østfold kommune Saksnr Utvalg Type Dato 04/18 PSU fellesnemnda 5K PS Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. For å sikre størst mulig verdiskapning for eksisterende kommuner, for prosjektet og for Indre Østfold kommune etableres det et vertskommunesamarbeid på innkjøpsområdet for 5K/Indre Østfold kommune gjeldende fra og med 1 januar Vertskommunesamarbeidet samlokalisering i Askim raskest mulig og senest innen 1. april Saksopplysninger: Fellesnemnda fattet 17. oktober 2017 vedtak om å utrede interkommunalt samarbeid i forkant av etablering av ny kommune innenfor følgende fag- og tjenesteområder: a. Innkjøp b. Skatt og innfordring c. Barnevern d. Kommuneoverlegefunksjonen e. NAV Stadig flere av kommunene i Indre Østfold har siden 2006 sluttet seg til det forpliktende samarbeid innenfor innkjøpsområdet. Samarbeidet har hatt ansvar for å inngå felles rammeavtaler og bistå kommunene med innkjøpsfaglig kompetanse. I forkant av og starten av prosessene rundt kommunereformen har samarbeidet gradvis blitt oppløst som følge av nye konstellasjoner mellom kommuner og et ønske om å etablere egen innkjøpsfaglig kompetanse. I de 5 kommunene som skal danne Indre Østfold kommune, er det i dag dedikert innkjøpsfaglig kompetanse i Askim og Eidsberg, mens det i Trøgstad, Spydeberg og Hobøl ikke er slik innkjøpsfaglig kompetanse. 6

7 Etter at det ble klart at Indre Østfold kommune skulle etableres, ble det før sommeren kjørt en samordnet rekrutteringsprosess i Askim og Eidsberg slik at det framtidige teamet innenfor innkjøp ble sammensatt på en best mulig måte. Det har i høst også vært noe dialog mellom fagmiljøene i Askim og Eidsberg med tanke på å få oversikt over de samlede avtaleforholdene. Prosjektleders vurderinger: Anskaffelser er et strategisk virkemiddel for god styring. En moderne anskaffelsesfunksjon skal anskaffe varer, tjenester, bygg og anlegg som dekker organisasjonens behov, på en kostnadseffektiv måte. Dette må omfatte volumvarer som gjerne organiseres i rammeavtaler samt strategiske og tekniske enkeltanskaffelser som utgjør de anskaffelser hvor de store gevinster realiseres. Samtidig er det et virkemiddel for å reduserer risiko og til å opprettholde et godt omdømme. De eksiterende kommuner i 5K har i dag en ulik tilnærming og kultur for anskaffelser og ulike avtaler. Det kan ikke fortsette da det fører til høyere gjennomføringskostander og tap av volumgevinster for 5K. Prosjektet behov for anskaffelsesfaglig kompetanse. Største delen av prosjektets budsjett vil bli benyttet til anskaffelser og dette vil vi gjøre på en profesjonell måte. Viktigheten av anskaffelser har Fellesnemda tidligere stadfestet gjennom å beslutte prosjektorganisering med anskaffelser plassert inn i prosjektstaben. Prosjektleder finner det vesentlig at disse kapasiteter er med på å sikre kostnadseffektive løsninger, god fremdrift, lav risiko og et godt omdømme for prosjektet gjennom å bidra inn i arbeidsgrupper og delprosjekter på profesjonell måte. De har også en meget viktig rolle i kommende endringsprosess med å kvalitetssikre og forvalte avtaler som vil bidra til å redusere tap for 5K og for den nye kommunen. Den nye innkjøpsfunksjonen i den nye kommunen skal bygges parallelt med overnevnte. Nye rutiner, retningslinjer, strategier, roller og kompetanseplaner må på plass. Dette er i sum et krevende arbeid som tilsier at vi bør organisere de anskaffelsesfaglige ressurser på en slik måte at de kan arbeide raskt og effektivt med god dialog i hele organisasjonen. Prolongering av eksisterende rammeavtaler og inngåelse av nye rammeavtaler gjøres fortløpende etter hvert som eksisterende rammeavtaler går ut. Slike avtaler strekker seg gjerne over 4 år, og i noen tilfeller enda lengre. Det tilsier at mange nye avtaler som nå inngås strekker seg inn i både 2022 og videre. Mye av innkjøpernes arbeid i dag har med andre ord større levetid og relevans for den nye kommunen enn arbeidet har for de eksisterende kommuner. Rent faglig og for å utnytte ressursene best mulig, anbefaler prosjektleder at anskaffelsesfunksjonen samordnes så raskt som mulig. Når kommunene som skal inngå i Indre Østfold kommune de par siste årene har operert litt på hver sin kant, er det en viss utakt i avtalene. Fram mot vil det være behov for å samordne avtaleverket. Det vil da være unødvendig og ressurssløsende å kjøre parallelle prosesser når de samlede 7

8 ressursene kan utfylle hverandre. Samtidig er det også viktig å ha med seg at kommunene vil oppnå de beste vilkårene om volumet er stort. Prosjektleder mener dette best løses ved å samordne og samlokalisere ressursene for å få etablert enhetlige prosesser og utnytte de enkelte medarbeidernes kompetanse på en best mulig måte. De ansatte er orientert om og generelt positive til en snarlig samordning og samlokalisering, og de mener dette også er den beste måten å få mest mulig effekt ut av ressursene. Når det gjelder spørsmålet om lokalisering frem mot 2020 så har hensynet til de ansatte veiet tungt. Vi ønsker minst mulige relokaliseringer for færrest mulig personer. I Askim sitter det to innkjøpere pluss anskaffelsesressursen i stab. I Eidsberg sitter det to profesjonelle innkjøpere. Mengden ressurser tilsier at de fra Eidsberg flytter. Dette er ikke å betrakte som en anbefaling på endelig lokalisering i 2020, men som et hensyn til ansatte, som generelt har vært positive til en slik organisering. Organiseringen etter 2020 vil ha andre vurderingstemaer som hvor Rådmannen, ledelse, strategi, økonomi, analyse- og regnskapsressursene er lokalisert. Det vil bli fremmet en egen strategi for anskaffelser for Indre Østfold kommune når ressursene er på plass og arbeidet kommer i gang, men prosjektleder legger til grunn at anskaffelser fram mot og i Indre Østfold kommune blir gjort innenfor rammeverket som er gitt i Lov og forskrifter om offentlige anskaffelser, hvor innretningen av anskaffelsene gjøres på en måte som gjør at lokale tilbydere også kan delta i konkurransene. Konkret skisse til framdrift: Det etableres et nytt vertskommunesamarbeid bestående av de fem kommunene fra Vertskommuneavtalen drøftes mellom rådmennene i uke 4 Vertskommuneavtalen drøftes med de tillitsvalgte i uke 5 Fellesnemda behandler saken i uke 5 Drøftingsmøter blir gjennomført med de ansatte i uke 6 Saken behandles deretter fortløpende i respektive by-/kommunestyrer Forutsatt at overnevnte prosesser er positive skjer samlokalisering så snart som mulig og senest innen Konklusjon: Prosjektleder anbefaler under forutsetninger om at drøftelsene mellom rådmenn, med tillitsvalgte og med ansatte er positive, at det etableres et vertskommunesamarbeid på innkjøpsområdet for 5K/Indre Østfold kommune gjeldende fra og med 1 januar Dette vil sikre eksisterende kommuner, prosjektet og Indre Østfold kommune størst mulig verdiskapning. Prosjektleder anbefaler at vertskommunesamarbeidet samlokaliseres i Askim raskest mulig og senest innen 1. april

9 9

10 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold 18/94 Justering av "Prosjektplan for bygging av ny kommune " Saksnr Utvalg Type Dato 05/18 PSU fellesnemnda 5K PS Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Prosjektplanen justeres ved å kortfattet tydeliggjøre betydningen av økonomiske utfordringer, fokus på folkehelse, miljøhensyn, involveringsprosesser og vernetjenestens deltagelse i prosjektet. 2. Prosjektplanen tydeliggjøres ved å justere overordnet fremdriftsplan samt fjerne noe overflødig tekst og figurer. Relevante linker implementeres. 3. Dokumentet påføres versjonsnummer 2. Eventuelle fremtidige endringer dokumenteres gjennom endringsloggen. Saksopplysninger: Formålet med prosjektplanen er å definere arbeidet som skal gjennomføres frem til 1. januar 2020 og danne grunnlaget for riktig og forutsigbar prosjektledelse. Prosjektplanen peker ut retningen og omfanget for prosessen med å bygge en ny kommune, og danner kontrakten mellom fellesnemnda og prosjektlederen. Endringer i prosjektplanen skal behandles av fellesnemnda. Det er kommet innspill på endringer i dokumentet, samt at tiden som har medgått siden dokumentet ble godkjent har gitt ny innsikt og kunnskaper om fremdrift og prosesser knyttet til prosjektarbeidet. Prosjektleders vurderinger: Prosjektplaner som fungerer som styringsdokumentasjon bør ikke være statiske dokumenter. Samtidig må man være varsom med for mange justeringer. Det er viktig å ha et oppdatert og godt overordnet styringsdokument som gir prosjektet en god og tydelig retning for arbeidet som skal gjennomføres. At alle prosjektdeltagere kjenner til og arbeider mot felles mål er vesentlig for resultatene vi sammen skal skape. Samtidig er det viktig at dokumentet er overordnet og gir tilstrekkelig handlingsrom for 10

11 faglige og faktabaserte anbefalinger, løsninger og veivalg slik at målene nås - effektivt. Eksisterende prosjektplan gjør nettopp dette, men prosjektleder mener innspillene som er kommet er gode og bør vurderes innført i prosjektplanen. Innspillene som er kommet er knyttet til å forsterke noe: utfordringen knyttet til økonomiske fremtidsutsikter miljøfokuset med bakgrunn i FN bærekraftmål folkehelseutfordringer og derav perspektivet «Folkehelse i alt vi gjør» vernetjenestens rolle i prosjektet involvering av ledere og ansatte i utviklingen av ny kommune. Når og om planen revideres er det samtidig naturlig at prosjektplanen justeres i forhold til realiteter og at overordnede tidsplaner justeres slik at de stemmer med den innsikt og kunnskap vi på revideringstidspunktet besitter. Åpenbare unødvendige setninger uten mening foreslås fjernet, samt mindre justeringer i tekst som bidrar til å tydeliggjøre intensjonen, målbildet og innholdet i prosjektplanen bør gjennomføres samtidig. Mindre vesentlige endringer anbefales ikke implementert, da det ikke gir god kost/nytte effekt. Det er ikke her prosjektet ressurser og innsats nå bør fokuseres. Endringer som anbefales innført er kun de som gir en konkret og vesentlig verdi til dokumentet og derav til arbeidet som utføres etter den retning dokumentet beskriver. Samtidig er det viktig for gjenkjennbarheten at endringsomfanget ikke er for omfattende. Konklusjon: Prosjektleders konklusjon er at: 1. Prosjektplanen justeres ved å kortfattet tydeliggjøre betydningen av økonomiske utfordringer, fokus på folkehelse, miljøhensyn, involveringsprosesser og vernetjenestens deltagelse i prosjektet. 2. Prosjektplanen tydeliggjøres ved å justere overordnet fremdriftsplan samt fjerne noe overflødig tekst og figurer. Relevante linker implementeres. 3. Dokumentet påføres versjonsnummer 2. Eventuelle fremtidige endringer dokumenteres gjennom endringsloggen. Vedlegg: Prosjektplan revidert v2 pr