Møteprotokoll for Fellesnemnda

Transkript

1 Møtedato: Møtested: Askim rådhus, bystyresalen Møtetid: 18:30-21:45 Møteprotokoll for Fellesnemnda Til stede Medlemmer: Christian Granli, Elisabeth Gundersen (Eidsberg- Sp), Erik M. Unaas (Eidsberg - H), Grete Johanne Hansen (Hobøl - Ap), Heidi Eriksen (Spydeberg - Ap), Hilde Sørby Haakaas, Håvard Abotnes Osflaten (Hobøl - Ap), Ingolf Paller (Askim - FrP), Ingunn Herstad Hensel (Eidsberg - V), Kathrine Hestø Hansen (Askim - Ap), Kjell Håvard Jensen (Hobøl - FrP), Kjetil Igletjern (Eidsberg - Ap), Knut Espeland (Spydeberg - KrF), Lars Holene (Askim - Sp), Lise Rognerud (Askim - H), Martha Hersleth Holsen, Olav Breivik (Hobøl - H), Petter Schou (Spydeberg - H), Rowena von Ohle (Spydeberg - FrP), Svend Saxe Frøshaug, Thor Hals (Askim - H), Tor Melvold, Tron Kallum (Spydeberg - Sp), Øivind Tønnes Reymert (Eidsberg - Krf) Varamedlemmer: Hilde Sigrun Borger (Hobøl - H), Svein Syversen (Eidsberg - SV) Forfall Pernille Backer Lemming (Hobøl - H) Administrasjonen Dessuten møtte Tone Åsrud Reime, Bjørn Sjøvold Tove Irene Grøttjord, Per Sturla Wærnes Svein Syversen møtte som vara til Ingunn Herstad Hensel kom til stede til behandling av sak 09/18 Saksliste Saksnr Tittel 01/18 Godkjenning av innkalling og saksliste 02/18 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 03/18 Referatsaker 04/18 Høring - Gjennomføring av kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 og stortingsvalget /18 Kommunesammenslåing Indre Østfold kommune - Anbefalte gårdsnummer

2 06/18 Kommunalt eierskap: Dialog med andre eiere og med selskap/samarbeid 07/18 Uttalelser fra fellesnemnda om årsbudsjett 2018 og økonomiplan i kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad 08/18 Strategi og overordnet plan for digitalisering /18 Møtegodtgjørelser i Indre Østfold kommune /18 Omstillingsavtalen - Høring 11/18 Tariff Behandling av debattheftet - Fellesnemnda 12/18 Kommunal parlamentarisme kontra formannskapsmodell 13/18 Justering av "Prosjektplan for bygging av ny kommune " 14/18 Samarbeid og samlokalisering av felles innkjøpsfunksjon for 5K og for Indre Østfold kommune 15/18 Eventuelt

3 01/18 : GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Prosjektleders forslag: Innkalling og saksliste godkjennes. Ingen forslag. Innkalling og saksliste godkjennes. 02/18 : GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Prosjektleders forslag: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Ingen forslag. Prosjektleders forslag vedtas. 03/18 : REFERATSAKER Ingen referater til behandling.

4 04/18 : HØRING - GJENNOMFØRING AV KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2019 OG STORTINGSVALGET 2021 Fellesnemnda slutter seg til foreslåtte lov- og forskriftsendringer i forbindelse med kommune- og fylkestingsvalget 2019 og stortingsvalget Ingen forslag. Prosjektleders innstilling vedtas. 05/18 : KOMMUNESAMMENSLÅING INDRE ØSTFOLD KOMMUNE - ANBEFALTE GÅRDSNUMMER Rådmannens innstilling: Kartverkets forslag til ny gårdsnummerserie for Indre Østfold kommune tas til etterretning. Kommunene gir tilbakemelding til Statens kartverk innen 3. april Ingen forslag. Prosjektleders innstilling vedtas. 06/18 : KOMMUNALT EIERSKAP: DIALOG MED ANDRE EIERE OG MED SELSKAP/SAMARBEID 1. Fellesnemda vil ha en tett dialog med kommuner som er medeiere i selskap og samarbeid der kommuner i nye Indre Østfold kommune har eierskap. Dette gjelder først og fremst selskaper og samarbeid der kun kommuner, samt evt. fylkeskommunen, er eiere. 2. Fellesnemda ber leder og rådgiver for delprosjekt AP4 om å ta kontakt med ordfører og rådmann i respektive eierkommuner, for å orientere om den planlagte gjennomgangen av selskapene, forhøre seg om eierinteresser og drøfte mulige endringer av selskaps-/samarbeidsformer. 3. Fellesnemnda ber delprosjekt AP4 forberede en sak til eierorganene for de selskap og samarbeid som omfattes av pkt. 1, der det gis en bestilling til selskapene og samarbeidene om nært samarbeid med prosjekt Indre Østfold kommune. 4. Som en del av utredningsarbeidet gis delprosjektet også anledning til å ta kontakt med nye selskap og samarbeid som kommunene i nye Indre Østfold kommune i

5 dag ikke er en del av. Ingen forslag. Prosjektleders innstillling vedtas. 07/18 : UTTALELSER FRA FELLESNEMNDA OM ÅRSBUDSJETT 2018 OG ØKONOMIPLAN I KOMMUNENE ASKIM, EIDSBERG, HOBØL, SPYDEBERG OG TRØGSTAD Fellesnemnda for Indre Østfold kommune har følgende uttalelse til årsbudsjett 2018 og økonomiplan i kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad: 1. Fellesnemnda registrerer det fokuset som kommunene har satt på å innrette seg i retning av de vedtatte økonomiske handlingsreglene for Indre Østfold kommune, og ber kommunene fortsette dette arbeidet ved å ha et kontinuerlig fokus på økonomistyringen gjennom 2018 og 2019 for å styrke kommunenes økonomiske situasjon parallelt med arbeidet med å etablere nye kommune. 2. Fellesnemnda ber kommunene om å ha en fullstendighet i arbeidet med sine kommende økonomiplaner og årsbudsjetter, slik at man unngår vedtak av prinsipiell karakter uten at disse investeringene eller tiltakene har sin forankring i vedtatte økonomi- og budsjettdokumenter. Det være seg om det er større investeringer, nye stillinger eller vedtak om å påta seg forpliktelser fram i tid. 3. Fellesnemnda ber prosjektleder utfordre kommunene på å se på mulighetene for å redusere det totale investeringsnivået for 2018 og 2019 i de fem involverte kommunene, gjennom å vurdere vedtatte investeringer på tvers av kommunegrensene. 4. Fellesnemnda ber prosjektleder samordne en felles økonomiplanprosess for Indre Østfold kommune våren 2018, med et spesielt fokus på investeringssiden for Dette med den hensikt å få en samlet oversikt, avklare forutsetninger fra , samt påse at dette legges som føringer og gir føringer når kommunene gjennomfører sine budsjettprosesser høsten Fellesnemndas uttalelse oversendes Fylkesmannen i Østfold. Leder Thor Hals fremmet følgende forslag til nytt punkt 6: Fellesnemnda ber prosjektleder lage en oversikt over kapasitet for skolesvømming og hva som er behovet. Det ble først votert over prosjektleders innstiling punkt 1-5 som ble enstemmig vedtatt.

6 Hals' forslag til nytt punkt 6 ble enstemmig vedtatt. Fellesnemnda for Indre Østfold kommune har følgende uttalelse til årsbudsjett 2018 og økonomiplan i kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad: 1. Fellesnemnda registrerer det fokuset som kommunene har satt på å innrette seg i retning av de vedtatte økonomiske handlingsreglene for Indre Østfold kommune, og ber kommunene fortsette dette arbeidet ved å ha et kontinuerlig fokus på økonomistyringen gjennom 2018 og 2019 for å styrke kommunenes økonomiske situasjon parallelt med arbeidet med å etablere nye kommune. 2. Fellesnemnda ber kommunene om å ha en fullstendighet i arbeidet med sine kommende økonomiplaner og årsbudsjetter, slik at man unngår vedtak av prinsipiell karakter uten at disse investeringene eller tiltakene har sin forankring i vedtatte økonomi- og budsjettdokumenter. Det være seg om det er større investeringer, nye stillinger eller vedtak om å påta seg forpliktelser fram i tid. 3. Fellesnemnda ber prosjektleder utfordre kommunene på å se på mulighetene for å redusere det totale investeringsnivået for 2018 og 2019 i de fem involverte kommunene, gjennom å vurdere vedtatte investeringer på tvers av kommunegrensene. 4. Fellesnemnda ber prosjektleder samordne en felles økonomiplanprosess for Indre Østfold kommune våren 2018, med et spesielt fokus på investeringssiden for Dette med den hensikt å få en samlet oversikt, avklare forutsetninger fra , samt påse at dette legges som føringer og gir føringer når kommunene gjennomfører sine budsjettprosesser høsten Fellesnemndas uttalelse oversendes Fylkesmannen i Østfold. 6. Fellesnemnda ber prosjektleder lage en oversikt over kapasitet for skolesvømming og hva som er behovet. 08/18 : STRATEGI OG OVERORDNET PLAN FOR DIGITALISERING 2020 Strategi og overordnet plan for digitalisering 2020 vedtas. Trond Kallum fremmet følgende tilleggsforslag: Revidert overordnet plan legges fram til fellesnemnda når det "Digitale målbildet" er definert, dvs hvilke IKT-systemer og digitale tjenester til innbyggerne som skal ansaffes/utvikles og lanseres fra Det innebærer blant annet justeringer av kap. 3 Planverk og ressursbehov, herunder tidslinje (Gannt) og budsjettbehov. Med bakgrunn i at digitalisering er et viktig strategisk virkemiddel for den nye kommunen skal status på digitaliseringsarbeidet legges fram til møtene i fellesnemnda.

7 Det ble først votert prosjektleders innstilling som ble enstemmig vedtatt Kallums tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Fellesnemndas enstemmige vedtak: 1. Strategi og overordnet plan for digitalisering 2020 vedtas. 1. Revidert overordnet plan legges fram til fellesnemnda når det "Digitale målbildet" er definert, dvs hvilke IKT-systemer og digitale tjenester til innbyggerne som skal ansaffes/utvikles og lanseres fra Det innebærer blant annet justeringer av kap. 3 Planverk og ressursbehov, herunder tidslinje (Gannt) og budsjettbehov. 1. Med bakgrunn i at digitalisering er et viktig strategisk virkemiddel for den nye kommunen skal status på digitaliseringsarbeidet legges fram til møtene i fellesnemnda. 09/18 : MØTEGODTGJØRELSER I INDRE ØSTFOLD KOMMUNE Møtegodtgjørelser vedtatt i sak 17/22 i fellesnemnda opprettholdes. 2. Møtevirksomhet i prosjektet skal i all hovedsak legges på dagtid. 3. For møter etter normalarbeidstidens slutt, kompenseres ansatte, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud etter vanlige regler for overtid og merarbeid. 4. Påførte merutgifter refunderes samarbeidskommunene fra prosjektet Indre Østfold kommune Tron Kallum fremmet følgende forslag til nytt punkt 1: Møtegodtgjørelser vedtatt i sak 17/22 i fellesnemnda opprettholdes, men fellesnemndas godtgjøring settes til 0,20% av stortingsrepresentantenes lønn. Øivind T. Reymert fremmet følgende forslag til nytt punkt 2: Møtevirksomhet i ulike delprosjekt- og arbeidsgrupper i prosjektet skal i hovedsak legges på dagtid. Det ble først votert alternativt mellom prosjektleders innstilling og Kallums forslag til nytt punkt 1. Prosjektleders innstilling ble vedtatt med 17 mot 8 stemmer som ble avgitt for Kallums forslag. Reymerts forslag til nytt punkt 2 ble enstemmig vedtatt. Prosjektleders innstilling punkt 3 og 4 ble enstemmig vedtatt. 1. Møtegodtgjørelser vedtatt i sak 17/22 i fellesnemnda opprettholdes. 2. Møtevirksomhet i ulike delprosjekt- og arbeidsgrupper i prosjektet skal i hovedsak legges

8 på dagtid. 3. For møter etter normalarbeidstidens slutt, kompenseres ansatte, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud etter vanlige regler for overtid og merarbeid. 4. Påførte merutgifter refunderes samarbeidskommunene fra prosjektet Indre Østfold kommune /18 : OMSTILLINGSAVTALEN - HØRING Fellesnemnda vedtar omstillingsavtalen for Indre Østfold kommune med følgende endringer: 1. Tillegg (nytt avsnitt) i Pkt.6.2 Overtallighet frem til : Ordinær drift i den enkelte kommune, og eventuelle omstillinger og bemanningsendringer som følge av denne, må ligge til den enkelte kommune inntil Hver enkelt kommune er selvstendig juridisk enhet og er som arbeidsgiver, ansvarlig for å drifte egen virksomhet på en forsvarlig måte. Eventuell overtallighet som følge av vedtak i den enkelte kommune, behandles i den aktuelle kommune, jfr. gjeldende lovverk, som i dag. Det åpnes likevel for å ta kontakt med sammenslåingskommunene om mulig behov i de andre kommunene for kompetanse, arbeidsoppgaver og lignende av overtallig personell. Forespurte kommuner kan ikke pålegges å ta imot overtallige fra sammenslåingskommunene. Dette vil gjelde fra sluttbehandling i Fellesnemnda den og frem til Tillegg (nytt avsnitt) i Pkt.6.5 Sluttvederlag i perioden fra og med til og med : Endringer av arbeidsoppgaver må påregnes i den skjermede perioden. Ansatte har rett til å stå i arbeid i skjermingsperioden fra og med til I stedet for at den ansatte står i arbeid i skjermingsperioden, har arbeidsgiver muligheter for å ta en samtale med den ansatte og tilby sluttvederlag Omstillingsplan behandlet av fellesnemnda i møte , sak 17/71, ble delt ut i møtet. Håvard W. Osflaten ønsket å få vurdert sin habilitet. Osflaten ble enstemmig vurdert habil. Trond Kallum fremmet følgende tilleggsforslag til prosjektleders innstilling punkt 2 som nytt

9 punkt 2 og 3: Det utarbeides egne retningslinjer for sluttvederlag. Beslutning fattes av rådmannen i Indre Østfold kommune. Det ble først votert over prosjektleders innstilling punkt 1 som ble enstemmig vedtatt. Det ble votert alternativt mellom prosjektleders innstilling punkt 2 og Kallums tilleggsforslag. Prosjektleders innstilling punkt 2 ble vedtatt med 17 mot 8 stemmer som ble avgitt for Kallums tilleggsforslag. Prosjektleders innstilling punkt 1 vedtas enstemmig. Prosjektleders innstilling punkt 2 vedtas med 17 mot 8 stemmer. 11/18 : TARIFF BEHANDLING AV DEBATTHEFTET - FELLESNEMNDA Saken legges frem uten innstilling. Prosjektleder Bjørn Sjøvold fremmet nytt forslag om at saken ikke realitetsbehandles. Fellesnemndas enstemmige vedtak: Saken realitetsbehandles ikke. 12/18 : KOMMUNAL PARLAMENTARISME KONTRA FORMANNSKAPSMODELL 1. Parlamentarisk styresett utredes ikke videre nå. 2. Det anbefales at kommunestyret i Indre Østfold kommune avgjør om de ønsker å utrede parlamentarisk styresett for kommunen. Lars Holene fremmet følgende forslag: Parlamentarisk styresett utredes ikke videre. Det ble votert alternativt mellom prosjektleders innstilling og Holenes forslag.

10 Holenes forslag ble enstemmig vedtatt. Fellesnemndas enstemmige vedtak: Parlamentarisk styresett utredes ikke videre. 13/18 : JUSTERING AV "PROSJEKTPLAN FOR BYGGING AV NY KOMMUNE " 1. Prosjektplanen justeres ved å kortfattet tydeliggjøre betydningen av økonomiske utfordringer, fokus på folkehelse, miljøhensyn, involveringsprosesser og vernetjenestens deltagelse i prosjektet. 2. Prosjektplanen tydeliggjøres ved å justere overordnet fremdriftsplan samt fjerne noe overflødig tekst og figurer. Relevante linker implementeres. 3. Dokumentet påføres versjonsnummer 2. Eventuelle fremtidige endringer dokumenteres gjennom endringsloggen. Revidert prosjektplan ble delt ut i møtet. Endringer ble gjennomgått av prosjektleder. Prosjektleder opplyste videre at vedtatte delprosjektmandater fra legges som vedlegg til den reviderte prosjektplanen. Revidert prosjektplan ble enstemmig vedtatt. Fellesnemndas enstemmige vedtak: Prosjektleders reviderte prosjektplan vedtas og vedlegges saken. 14/18 : SAMARBEID OG SAMLOKALISERING AV FELLES INNKJØPSFUNKSJON FOR 5K OG FOR INDRE ØSTFOLD KOMMUNE 1. For å sikre størst mulig verdiskapning for eksisterende kommuner, for prosjektet og for Indre Østfold kommune etableres det et vertskommunesamarbeid på innkjøpsområdet for 5K/Indre Østfold kommune gjeldende fra og med 1 januar Vertskommunesamarbeidet samlokalisering i Askim raskest mulig og senest innen 1. april 2018.

11 Ingunn Herstad Hensel fremmet følgende forslag til nytt punkt 2: Vertskommunesamarbeidet samlokaliseres raskest mulig og senest innen 1. april Det ble først votert over prosjektleders innstilling punkt 1 som ble enstemmig vedtatt. Det ble votert alternativt mellom prosjektleders innstilling punkt 2 og Herstad Hensels forslag til nytt punkt 2. Prosjektleders innstilling punkt 2 ble vedtatt med 21 mot 4 stemmer som ble avgitt for Herstad Hensels forslag. Prosjektleders innstilling punkt 1 vedtas enstemmig. Prosjektleders innstilling punkt 2 vedtas med 21 mot 4 stemmer. 15/18 : EVENTUELT Tron Kallum tok opp spørsmål vedrørende forslag til ny skolebruksplan for Østfold. Fylkesrådmannen foreslår å flytte helse- og oppvekstopplæringen fra Mysen v.g. skole til Askim v.g. skole. Lise Rognerud ba om å få vurdert sin habilitet. Rognerud ble enstemmig vurdert inhabil. Fellesnemndas enstemmige vedtak: Prosjektleder bes avklare hvordan saken skal behandles videre i Indre Østfold kommune 2020, men også sørge for koordinering med Regionrådet i Indre Østfold. Det er ønskelig å få en egen redegjørelse fra fylkeskommunen i forbindelse med kommende møter i fellesnemnd og Regionrådet. Prosjektleder bes kontakte fylkeskommunen for å be om utsatt høringsfrist, slik at fellesnemnda kan behandle saken i møte