Møteprotokoll for Fellesnemnda

Transkript

1 Møteprotokoll for Fellesnemnda Møtedato: Møtested: Møtetid: 18:30-21:00 Til stede Forfall Administrasjonen Medlemmer: Christian Granli - Trøgstad - H, Elisabeth Gundersen - Eidsberg - Sp, Erik M. Unaas - Eidsberg - H, Grete Johanne Hansen, Heidi Eriksen - Spydeberg - Ap, Hilde Sørby Haakaas - Trøgstad - Sp, Håvard Osflaten, Ingolf Paller - Askim - FrP, Ingunn Herstad Hensel - Eidsberg - V, Kathrine Hestø Hansen - Askim - Ap, Kjell Håvard Jensen, Kjetil Igletjern - Eidsberg - Ap, Knut Espeland - Spydeberg - KrF, Lars Holene - Askim - Sp, Lise Rognerud - Askim - H, Olav P. Breivik, Ole Andrè Myhrvold - Trøgstad - Sp, Petter Schou - Spydeberg - H, Rowena von Ohle - Spydeberg - FrP, Thor Hals - Askim - H, Tor Melvold - Trøgstad - Ap, Tron Kallum - Spydeberg - Sp, Øivind T. Reymert - Eidsberg - KrF Varamedlemmer: Hilde Sigrun Borger, Svend Saxe Frøshaug - Trøgstad - Sp Martha Hersleth Holsen - Trøgstad - Sp, Pernille Backer Lemming Bjørn Sjøvold, Trude Paulsen Saksliste Saksnr Tittel 16/17 Godkjenning av innkalling og saksliste 17/17 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 18/17 Referatsaker 19/17 Prosjektorganisering 5K 20/17 Organisering prosjektledelse/stab 21/17 Budsjett Økonomiplan /17 Ny storkommune - godtgjørelse for politisk arbeid 23/17 Retningslinjer for håndtering av ledige stillinger/stillingskontroll 24/17 Eventuelt

2 22.august 2017 Thor Hals leder

3 16/17 : GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste godkjennes Enstemmig. Fellesnemndas innstilling/vedtak : Innkalling og saksliste godkjennes. 17/17 : GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Protokoll fra forrige møte godkjennes. Enstemmig. Fellesnemndas innstilling/vedtak : Protokoll fra forrige møte godkjennes. 18/17 : REFERATSAKER Referatsakene tas til orientering. Enstemmig. Fellesnemndas innstilling/vedtak : Referatsakene tas til orientering.

4 19/17 : PROSJEKTORGANISERING 5K 1. Forslag til prosjektorganisering 5K (vedlegg 1) godkjennes. 2. Utpeking/valg av ledere til politiske delprosjekt og adm./politiske fellesprosjekt fremmes som egen sak til fellesnemndas møte Utpeking/valg av politiske representanter til styringsgrupper til politiske delprosjekt og adm./politiske fellesprosjekt fremmes som egen sak til fellesnemndas møte Fremdriftsplan og mandat for alle delprosjekt utarbeides innen Mandat for politiske og felles adm./politiske delprosjekt skal godkjennes av fellesnemnda. 5. Delprosjektledere gis, i samarbeid med prosjektleder, fullmakt til å utarbeide mandat/nedsette nødvendige arbeidsgrupper/ad hoc-grupper for å løse delprosjektets målsettinger. 6. Samarbeidsprosjekt som på kort sikt kan realiseres mellom alle, eller flere av 5Kkommunene, skal avklares innen Prosjektleder bes fremme egen sak med oversikt over slike prosjekter til fellesnemndas møte Det nedsettes umiddelbart en arbeidsgruppe for øknomisk politikk og handlingsregler. Til arbeidsgruppa velges følgende medlemmer fra fellesnemnda: 1. (leder) Prosjektleder bes i samarbeid med rådmennene å peke ut de adminisrative representantene til arbeidsgruppa. I tilegg skal gruppen ha en representant for de ansatte. Gruppen skal utarbeide forslag til økonomiske handlingsregler for kommunene i prosjektperioden som fremmes som sak til fellesnemndas møte Mandatmal for delprosjekter godkjennes (vedlegg 2). Forslag fra leder Thor Hals til nytt punkt. Det opprettes en valgkomite. Innstilling fra PSU til nytt punkt: HTV i PSU ønsker en formell tilknytning til prosjektstaben i prosjektperioden. Det er ønskelig med tillitsvalgtes deltagelse i alle arbeidsgruppene som berører de ansatte. Mandatmal: Ønske om at gruppedeltagerne i arbeidsgruppene navngis.

5 Forslag fra Tron Kallum: Tillegg i pkt 4:...Mandat for politiske og felles adm/politiske delprosjekt inkludert budsjett skal godkjennes av fellesnemnda. Endring i pkt 6: Samarbeidsprosjekt som på kort sikt kan realiseres mellom alle, eller flere av 5Kkommunene, skal spilles inn fra hver kommune innen Endring i pkt 1: Forslag til prosjektorganisering 5K (vedlegg 1) legges til grunn i det videre arbeidet. Endringsforslag til innstillingen fra PSU til nytt punkt: Prosjektleder skal til neste møte i fellesnemnda ha drøftet med HTV om hvordan de tillitsvalgte skal delta i prosjektperioden Forslag fra Erik Unaas: Nytt punkt: Det er en forventning at effektiviseringskrav og innovation blir tydeliggjort i alle delprosjektene. Endringsforslag til pkt 5: Prosjektleder, i samarbeid med delprosjektlederne, gis fullmakt til å utarbeide mandat/nedsette nødvendige arbeidsgrupper/ad hoc-grupper for å løse delprosjektets målsettinger. Nytt punkt: Det nedsettes en valgkomite bestående av fem ordførere og to tilleggsmedlemmer fra hhv. Askim og Eidsberg. Forslag til pkt 7: Arbeidsgruppe: Olav Breivik, Lise Rognerud, Ingunn Herstad Hensel, Tron Kallum, Saxe Frøshaug. Olav Breivik foreslås som leder Forslag fra Håvard Osflaten: Det opprettes en valgkomite bestående fem ordførere, samt en representant fra hvert av de partiene som ikke er representert via ordfører. Ap, V, FrP og KrF Votering: Pkt 1: Enstemmig vedtatt med endringsforslaget fra Tron Kallum Pkt 2: Enstemmig Pkt 3: Enstemmig Pkt 4: Enstemmig vedtatt med tilleggsforslaget fra Tron Kallum Pkt 5: Enstemmig vedtatt med endringsforslaget fra Erik Unaas Pkt 6: Enstemmig vedtatt med endringsforslaget fra Tron Kallum Pkt 7: Forslaget fra Erik Unaas enstemmig vedtatt Pkt 8: Enstemmig Nytt pkt 9: Forslag fra Erik Unaas enstemmig vedtatt Nytt pkt 10: Endringsforslaget fra Tron Kallum til innstilling fra PSU enstemmig vedtatt. Votering av forslag til valgkomite: Forslaget fra Håvard Osflaten ble satt opp mot forslaget fra Erik Unaas. Forslaget fra Erik Unaas ble vedtatt med 13 mot 12 (Ap, Sp) stemmer.

6 Fellesnemndas vedtak : 1. Forslag til prosjektorganisering 5K (vedlegg 1) legges til grunn i det videre arbeidet. 2. Utpeking/valg av ledere til politiske delprosjekt og adm./politiske fellesprosjekt fremmes som egen sak til fellesnemndas møte Utpeking/valg av politiske representanter til styringsgrupper til politiske delprosjekt og adm./politiske fellesprosjekt fremmes som egen sak til fellesnemndas møte Fremdriftsplan og mandat for alle delprosjekt utarbeides innen Mandat for politiske og felles adm./politiske delprosjekt inkludert budsjett skal godkjennes av fellesnemnda. 5. Prosjektleder, i samarbeid med delprosjektlederne, gis fullmakt til å utarbeide mandat/nedsette nødvendige arbeidsgrupper/ad hoc-grupper for å løse delprosjektets målsettinger. 6. Samarbeidsprosjekt som på kort sikt kan realiseres mellom alle, eller flere av 5Kkommunene, skal spilles inn fra hver kommune innen Prosjektleder bes fremme egen sak med oversikt over slike prosjekter til fellesnemndas møte Det nedsettes umiddelbart en arbeidsgruppe for øknomisk politikk og handlingsregler. Til arbeidsgruppa velges følgende medlemmer fra fellesnemnda: 1. Olav Breivik (leder) 2. Lise Rognerud 3. Ingunn Herstad Hensel 4. Tron Kallum 5. Saxe Frøshaug Prosjektleder bes i samarbeid med rådmennene å peke ut de adminisrative representantene til arbeidsgruppa. I tilegg skal gruppen ha en representant for de ansatte. Gruppen skal utarbeide forslag til økonomiske handlingsregler for kommunene i prosjektperioden som fremmes som sak til fellesnemndas møte Mandatmal for delprosjekter godkjennes (vedlegg 2). 9. Det er en forventning at effektiviseringskrav og innovasjon blir tydeliggjort i alle delprosjektene. 10. Prosjektleder skal til neste møte i fellesnemnda ha drøftet med HTV hvordan de tillitsvalgte skal delta i prosjektperioden. 11. Valgkomiteen skal bestå av (tilfeldig rekkefølge): Thor Hals Erik Unaas Olav Breivik Petter Schou Ole Andre Myhrvold Tilleggsmedlem fra Askim

7 Tilleggsmedlem fra Eidsberg 20/17 : ORGANISERING PROSJEKTLEDELSE/STAB 1. Forslag til organisasjonsplan for prosjektledelse 5K vedtas, jfr vedlegg Prosjektleder gis fullmakt til å utlyse og ansette en 50% stilling som HR-rådgiver, og en 50% stilling som juridisk rådgiver/saksbehandler. 3. Stillingene utlyses internt i 5K-kommunene (Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad). Innstilling fra PSU til pkt 3: Stillingene lyses ut eksternt. Forslag fra Thor Hals: Stillingene lyses ut internt i 5K-kommunene. Votering: Punktene 1 og 2 enstemmig vedtatt. Pkt 3: Forslaget fra Thor Hals ble satt opp mot innstillingen fra PSU. Forslaget fra Thor Hals ble vedtatt med 19 mot 6 (4 Ap, 2 Sp) stemmer. Fellesnemndas vedtak : 1. Forslag til organisasjonsplan for prosjektledelse 5K vedtas, jfr vedlegg Prosjektleder gis fullmakt til å utlyse og ansette en 50% stilling som HR-rådgiver, og en 50% stilling som juridisk rådgiver/saksbehandler. 3. Stillingene utlyses internt i 5K-kommunene (Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad). 21/17 : BUDSJETT ØKONOMIPLAN Forslag til budsjett og økonomiplan for disponering av tilskudd til kommunereformarbeidet 5K vedtas, ihht vedlegg 1. Forslag fra Tor Melvold: Innstillingen fra PSU tas opp - Saken utsettes.

8 Votering av utsettelsesforslaget: Forslaget falt med 13 mot 12 (Ap, Sp) stemmer. Votering av innstillingen: Enstemmig vedtatt. Fellesnemndas innstilling/vedtak : 1. Forslag til budsjett og økonomiplan for disponering av tilskudd til kommunereformarbeidet 5K vedtas, ihht vedlegg 1. 22/17 : NY STORKOMMUNE - GODTGJØRELSE FOR POLITISK ARBEID Den politiske godtgjøringen i sammenslåingsprosjektet mellom kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad, settes som følger: 1. Fellesnemnd 0,25 % av stortingsrepresentants lønn pr møte som pr i dag utgjør kr Partssammensatt utvalg 0,15 % av stortingsrepresentants lønn pr møte som pr i dag utgjør kr Leder får dobbelt møtegodtgjørelse, og nestleder får det samme ved funksjon. 3. Andre utvalg/komiteer oppnevnt av fellesnemnda 0,8 % av stortingsrepresentants lønn pr møte som pr i dag utgjør kr Ordførere som har godtgjøring tilsvarende 100 % stilling gis ikke møtegodtgjørelser. 5. Tapt arbeidsinntekt: Når det er møter/seminar på dagtid, vil det utbetales godtgjørelse for tap av inntekt. I tillegg utbetales vanlig godtgjørelse. Ved ulegitimert fremleggelse av tapt arbeidsinntekt settes satsen til 0,18% av stortingsrepresentants lønn som pr i dag utgjør kr Ved legitimert framleggelse av tapt arbeidsinntekt settes et tak på inntil kr 0,20% av storingsrepresentants lønn pr møte/seminar som pr i dag utgjør kr Selvstendig næringsdrivende gis det samme godtgjørelse ved tap av inntekt Forslag fra Tron Kallum: Pkt 1: Medlemmene i fellesnemnda gis samme godtgjørelse som medlemmene i partssammensatt utvalg, 0,15% av stortingsrepresentants lønn. Pkt 4: Endringsforslag: Ordførere gis ikke møtegodtgjørelser. Protokolltilførsel: Fra Saxe Frøshaug: Skrivefeil i pkt 3. Godtgjørelsen skal være 0,08%

9 Forslag fra Saxe Frøshaug: Pkt 5: Avsnittene om ulegitimert og legitimert fremleggelse av tapt arbeidsinntekt fjernes da forskjellen er svært liten. Godtgjørelsen for tapt arbeidsinntekt settes til 0,20% av stortingsrepresentant lønn. Votering: Pkt 1: Tron Kallums forslag ble satt opp mot innstillingen og falt med 12 (Ap, Sp) mot 13 stemmer. Pkt 2: Enstemmig Pkt 3: Enstemmig med rettelse av satsen til 0,08% Pkt 4: Tron Kallums forslag ble satt opp mot innstillingen og falt med 11 (5 Ap, Sp) mot 14 stemmer. Pkt 5: Enstemmig med justert tekst Fellesnemndas vedtak : Den politiske godtgjøringen i sammenslåingsprosjektet mellom kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad, settes som følger: 1. Fellesnemnd 0,25 % av stortingsrepresentants lønn pr møte som pr i dag utgjør kr Partssammensatt utvalg 0,15 % av stortingsrepresentants lønn pr møte som pr i dag utgjør kr Leder får dobbelt møtegodtgjørelse, og nestleder får det samme ved funksjon. 3. Andre utvalg/komiteer oppnevnt av fellesnemnda 0,08 % av stortingsrepresentants lønn pr møte som pr i dag utgjør kr Ordførere som har godtgjøring tilsvarende 100 % stilling gis ikke møtegodtgjørelser. 5. Tapt arbeidsinntekt: Når det er møter/seminar på dagtid, vil det utbetales godtgjørelse for tap av inntekt. I tillegg utbetales vanlig godtgjørelse. Ved søknad om godtgjøring for tapt arbeidsinntekt settes et tak på inntil kr 0,20% av storingsrepresentants lønn pr møte/seminar som pr i dag utgjør kr Selvstendig næringsdrivende gis det samme godtgjørelse ved tap av inntekt 23/17 : RETNINGSLINJER FOR HÅNDTERING AV LEDIGE STILLINGER/STILLINGSKONTROLL Retningslinjer for håndtering av ledige stillinger/stillingskontroll vedtas, jfr. vedlegg 1 Innstilling fra PSU til endring i retningslinjenes pkt 2: Det nedsettes en gruppe bestående av ett hovedvernombud og en hovedtillitsvalgt fra kommunen

10 som har ledig stilling, koordinator for hovedtillitsvalgte i PSU, samt relevante ledere i forhold til stillingen fra alle kommunene. HR-ansatt i prosjektstaben er gruppeleder. Ved ledighet i ledergruppa til rådmannen i en av kommunene møter rådmennene i stedet. Forslag fra Tron Kallum: Nytt pkt 7 i retningslinjene: "Nye stillinger" Om en av 5K-kommunene ønsker å opprette nye faste administrative stillinger i prosjektperioden, skal dette meldes som sak til PSU (evt. fellesnemnda) før stillingen utlyses, da en slik stilling vil ha økonomiske konsekvenser for den nye kommunen. Nytt pkt 8 i retningslinjene: "Rapportering" Prosjektleder rapporterer til PSU/fellesnemnd om status i forhold til retningslinjene. Votering: Forslag til nytt pkt 7: Enstemmig Forslag til nytt pkt 8: Enstemmig Innstillingen ble enstemmig vedtatt med den endringen som forelå fra PSU Fellesnemndas vedtak : Retningslinjer for håndtering av ledige stillinger/stillingskontroll vedtas med følgende endringer: Pkt 2, første avsnitt: Det nedsettes en gruppe bestående av ett hovedvernombud og en hovedtillitsvalgt fra kommunen som har ledig stilling, koordinator for hovedtillitsvalgte i PSU, samt relevante ledere i forhold til stillingen fra alle kommunene. HR-ansatt i prosjektstaben er gruppeleder. Ved ledighet i ledergruppa til rådmannen i en av kommunene møter rådmennene i stedet. Nytt pkt 7: "Nye stillinger" Om en av 5K-kommunene ønsker å opprette nye faste administrative stillinger i prosjektperioden, skal dette meldes som sak til PSU (evt. fellesnemnda) før stillingen utlyses, da en slik stilling vil ha økonomiske konsekvenser for den nye kommunen. Nytt pkt 8: "Rapportering" Prosjektleder rapporterer til PSU/fellesnemnd om status i forhold til retningslinjene. 24/17 : EVENTUELT 1. Navneprosess - utarbeidet forslag til felles brev til departementet Fellesnemnda anmoder kommunene om å besvare henvendelsen fra departementet så raskt som mulig. 2. Koordinering av møtedatoer for 2018/2019

11 Til neste møte i fellesnemnda skal forslag til koordinerte møtedatoer for formannskap og kommunestyre i 5K-kommunene fremlegges for behandling. 3. Utsendelse og publisering av sakspapirer Inntil ny base for dokumenthåndteringssytem for den nye kommunen foreligger, vil det være den kommunen som innehar møtesekretærfunksjonen som sender ut og publisere sakspapirer til PSU og fellesnemnda. Dette innebærer at det vil være den ansvarlige kommunes nettside (møtekalender) med tilhørende kommunevåpen som vises. Møtesekretærfunksjonen vil gå på omgang blant 5Kkommunene, med halvårs-intervaller. Ansvarlig kommune sørger for at alle medlemmer og varamedlemmer får tilgang til politikerportalen.