Møteprotokoll for Kommunestyret

Transkript

1 EIDSBERG KOMMUNE Møteprotokoll for Kommunestyret Møtedato: Møtested: Kulturhuset Askim Møtetid: 20:00-20:45 Til stede Medlemmer: Anne Borger Mysen, Bjørn Sætra, Brita Christine Thorsen Fladberg, Elisabeth Gundersen, Erik Mogens Unaas, Espen Andreas Volden, Hanne M. Frøyset Herland, Helge Gabriel Lundeby, Inger Marit Øvold Dalset, Ingunn Herstad Hensel, Jan Fredrik Mortvedt, Janne H. Mustorp Ultvedt, Jørn Arild Pettersen, Kjetil Igletjern, Linnea Lund Holth, Mette Synnøve Røen Homstvedt, Morten Greger Ree, Per Hermann Bodal, Per Inge Bjerknes, Ragnhild Duserud, Rolf Johan Dillevik, Stina A. Lintho Lippestad, Svein Andersen Ødeby, Svein Syversen, Terje Pettersen, Unni Jorunn Gangnæs, Vegar Fjell, Øivind Grefslie, Øivind Tønnes Reymert Varamedlemmer: Anne-Kristine Løken, Einar Antonsen, Ingar Jensen, Marianne Mysen, Morten Stangeland, Tommy Skullerud Forfall Camilla Aas, Jenny W. Leung, Johanna Vold Andresen, May Chanett Bernhus, Sven Erik Windt, Tore Mysen Administrasjonen Tone Åsrud Reime, Tom-Arne Tørfoss Dessuten møtte Til å underskrive protokollen ble enstemmig valgt Øivind Grefslie (H) og Kjetil Igletjern (AP). Saksliste Saksnr Tittel 17/89 Godkjenning av protokoll - Kommunestyrets møte /90 Storkommunen Opprettelse av fellesnemnd, reglement og delegeringer 17/91 Storkommunen Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad - Fastsetting av antall representanter til det nye kommunestyret 17/92 Storkommunen Prosjektplan - Bygging av ny kommune 17/93 Storkommunen Nominering av kommunenavn

2 17/94 Storkommunen Valg av revisor til fellesnemnd 17/95 Storkommunen Ansettelse av rådmann for ny kommune, samt prosjektleder frem til

3 17/89: Godkjenning av protokoll - Kommunestyrets møte Rådmannens forslag: Protokoll fra kommunestyrets møte godkjennes. Kommunestyrets behandling: Ingen forslag. Kommunestyrets enstemmige vedtak: Rådmannens forslag vedtas /90: Storkommunen Opprettelse av fellesnemnd, reglement og delegeringer Kommunestyrets enstemmige vedtak i møte : 1. Eidsberg kommune vedtar å opprette fellesnemnd i tråd med bestemmelsene i Inndelingslova Fellesnemnda skal bestå av 5 politikere fra hver av de fire eksisterende kommunene. Nemnda oppnevnes av og blant kommunestyrenes medlemmer, jfr. Inndelingslova 26. Regler for saksbehandling og valg i kommuneloven gjelder tilsvarende for fellesnemnda, inkludert regler om kjønnsbalanse i kommunelovens 36 nr. 2 og 38a nr. 3. Det foreslås et revidert punkt 1 i "Fellesnemnda - reglement og delgeringer" under "Reglement": Det opprettes en fellesnemnd som skal samordne og ta seg av forberedelse til en ny kommune, jfr. Inndelingslova 26. Fellesnemnda blir valgt av og blant kommunestyrets faste medlemmer. Fellesnemnda består av fem politikere fra hver av de eksisterende kommunene. Reglene i kommuneloven om valg og saksbehandling i folkevalgte organ gjelder ellers tilsvarende. De foreslåtte endringene i reglement og delgeringer foretas i etterkant av saksbehandlingen i kommunestyrene. 3. Eidsberg oppnevner følgende fem representanter: 1. Ordfører Erik M. Unaas (H) 2. Kjetil Igletjern (AP) 3. Varaordfører Øivind T. Reymert (Krf) 4. Elisabeth Strengen Gundersen (SP) 5. Ingunn Herstad Hensel (V) 4. Eidsberg oppnevner følgende fem vararepresentanter (rekkefølgevara):

4 1. Svein Syversen (SV) 2. Anne Borger Mysen (H) 3. Svein Andersen Ødeby (Frp) 4. Espen A. Volden (H) 5. Hanne Frøyset Herland (SP) 5. Dersom Stortinget fatter vedtak om sammenslåing, konstitueres nemnda etter at felles kommunestyremøte er avholdt i regi av Fylkesmannen, jfr. Inndelingslova Fellesnemndas mandat og reglement vedtas i henhold til vedlegg med følgende endringer: Reglementet justeres i tråd med kommunestyrenes endelige vedtak når det gjelder valg og sammensetning Punkt 3 under Myndighet og organisering som gjelder ansettelse av prosjektleder og rådmann justeres slik: Ansette prosjektleder og senere rådmann for den nye kommunen etter innstilling fra fem kommunestyrer. Følgende oversendes fellesnemnda til vurdering: Kommunestyrets foreløpige vedtak punkt 8: Som hovedregel innføres det stillingsstopp for administrative stillinger når fellesnemnda er etablert. Det oppfordres til å involvere/inkludere de partiene som ikke er representert i fellesnemnda. Rådmannens forslag: Saken legges fram for kommunestyret med slik innstilling: 1. Eidsberg kommune vedtar å opprette fellesnemnd i tråd med bestemmelsene i Inndelingslova Fellesnemndas konstituering skjer med forbehold om vedtak i Stortinget om sammenslåing av kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl og Spydeberg den 8. juni Fellesnemnda skal bestå av 4 politikere fra hver av de fire eksisterende kommunene. Nemnda oppnevnes av og blant kommunestyrenes medlemmer, jfr. Inndelingslova 26. Ordfører i Askim kommune er leder, ordfører i Eidsberg kommune er nestleder, ordfører i Hobøl kommune er vara for leder og ordfører i Spydeberg kommune er vara for nestleder. For øvrig er de fire vararepresentantene fra hver kommune ikke personlige vararepresentanter, men rekkefølgerepresentanter. Regler for saksbehandling og valg i kommuneloven gjelder tilsvarende for fellesnemnda, inkludert regler om kjønnsbalanse i kommuneloven 36 nr. 2 og 38a nr. 3.

5 4. Eidsberg kommune oppnevner følgende fire representanter: Ordfører Erik M. Unaas Varaordfører Øivind T. Reymert 5. Eidsberg kommune oppnevner følgende fire vararepresentanter (rekkefølgevara): 6. Dersom Stortinget fatter vedtak om sammenslåing, konstitueres nemnda etter at felles kommunestyremøte er avholdt i regi av Fylkesmannen, jfr. Inndelingslova Fellesnemndas mandat og reglement vedtas i henhold til vedlegg. Kommunestyrets behandling i møte : Ordfører Erik M. Unaas (H) fremmet forslag om at kommunestyrets foreløpige vedtak punkt 2 utgår. Per Inge Bjerknes (SP) fremmet forslag om at følgende oversendes fellesnemnda til vurdering: 1. Kommunestyrets foreløpige vedtak punkt 8: Som hovedregel innføres det stillingsstopp for administrative stillinger når fellesnemnda er etablert. 2. Det oppfordres til å involvere/inkludere de partiene som ikke er representert i fellesnemnda. Votering: Unaas' forslag vedrørende kommunestyrets foreløpige vedtak punkt 2 ble enstemmig vedtatt. Kommunestyrets foreløpige vedtak punkt 1-6 (opprinnelig 1-7) ble enstemmig vedtatt. Bjerknes' forslag punkt 1 og 2 ble enstemmig vedtatt. Kommunestyrets enstemmige vedtak: Kommunestyrets foreløpige vedtak punkt 2 utgår. Kommunestyrets foreløpige vedtak punkt 1-6 (opprinnelig 1-7) vedtas. Bjerknes' forslag punkt 1 og 2 vedtas. Kommunestyrets foreløpige vedtak i møte : 1. Eidsberg kommune vedtar å opprette fellesnemnd i tråd med bestemmelsene i Inndelingslova 26.

6 2. Fellesnemndas konstituering skjer med forbehold om vedtak i Stortinget om sammenslåing av kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad den 8. juni Fellesnemnda skal bestå av 5 politikere fra hver av de fire eksisterende kommunene. Nemnda oppnevnes av og blant kommunestyrenes medlemmer, jfr. Inndelingslova 26. Regler for saksbehandling og valg i kommuneloven gjelder tilsvarende for fellesnemnda, inkludert regler om kjønnsbalanse i kommunelovens 36 nr. 2 og 38a nr. 3. Det foreslås et revidert punkt 1 i "Fellesnemnda - reglement og delgeringer" under "Reglement": Det opprettes en fellesnemnd som skal samordne og ta seg av forberedelse til en ny kommune, jfr. Inndelingslova 26. Fellesnemnda blir valgt av og blant kommunestyrets faste medlemmer. Fellesnemnda består av fem politikere fra hver av de eksisterende kommunene. Reglene i kommuneloven om valg og saksbehandling i folkevalgte organ gjelder ellers tilsvarende. De foreslåtte endringene i reglement og delgeringer foretas i etterkant av saksbehandlingen i kommunestyrene. 4. Eidsberg oppnevner følgende fem representanter: 1. Ordfører Erik M. Unaas (H) 2. Kjetil Igletjern (AP) 3. Varaordfører Øivind T. Reymert (Krf) 4. Elisabeth Strengen Gundersen (SP) 5. Ingunn Herstad Hensel (V) 5. Eidsberg oppnevner følgende fem vararepresentanter (rekkefølgevara): 1. Svein Syversen (SV) 2. Anne Borger Mysen (H) 3. Svein Andersen Ødeby (Frp) 4. Espen A. Volden (H) 5. Hanne Frøyset Herland (SP) 6. Dersom Stortinget fatter vedtak om sammenslåing, konstitueres nemnda etter at felles kommunestyremøte er avholdt i regi av Fylkesmannen, jfr. Inndelingslova Fellesnemndas mandat og reglement vedtas i henhold til vedlegg med følgende endringer: Reglementet justeres i tråd med kommunestyrenes endelige vedtak når det gjelder valg og sammensetning Punkt 3 under Myndighet og organisering som gjelder ansettelse av prosjektleder og rådmann justeres slik:

7 Ansette prosjektleder og senere rådmann for den nye kommunen etter innstilling fra fem kommunestyrer. 8. Som en hovedregel innføres det stillingsstopp for administrative stillinger når fellesnemnda er etablert. Kommunestyrets behandling i møte : Per Inge Bjerknes (SP) fremmet følgende endringsforslag til formannskapets innstilling punkt 3: Første setning i første avsnitt skal lyde: Fellesnemnda skal bestå av 4 politikere fra hver av de fire eksisterende kommunene. Følgende setninger strykes i første og andre avsnitt: Ordfører i Askim kommune er leder og ordfører i Eidsberg kommune er nestleder. De 4 vararepresentantene fra hver kommune er rekkefølgerepresentanter. Ordfører Erik M. Unaas (H) fremmet følgende endringsforslag til formannskapets innstilling punkt 3 i første avsnitt, første setning: Fellesnemnda skal bestå av 5 politikere fra hver av de fire eksisterende kommunene. Følgende setninger strykes i første avsnitt og andre avsnitt: Ordfører i Askim kommune er leder og ordfører i Eidsberg kommune er nestleder. De 5 vararepresentantene fra hver kommune er rekkefølgerepresentanter. Per Inge Bjerknes fremmet følgende forslag til nytt punkt 7: Fellesnemndas mandat og reglement vedtas i henhold til vedlegg med følgende presiseringer og endringer: Reglementet justeres i tråd med kommunestyrenes endelige vedtak når det gjelder valg og sammensetning. Det legges til følgende i reglementets punkt 6 som bl.a. omhandler kommuneplanprosessen: Kommunene skal ikke foreta arealdisponeringer ut over det som er nødvendig utvikling frem til Fellesnemnda gis myndighet til å gripe inn dersom det legges opp til vedtak i strid med dette. Punkt 1 under myndighet og organisering justeres slik: Gjennomgå og vurdere alle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen. Videre kan fellesnemnda fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. Alle saker av prinsipiell betydning skal behandles i det enkelte kommunestyret før saken tas opp til behandling i fellesnemnda. Punkt 3 som gjelder ansettelse av prosjektleder/rådmann justeres slik: Setningen

8 "Rådmannen er prosjektleder for sammenslåingsprosessen" strykes. Punkt 4 vedrørende politisk og administrativ organisering justeres slik: Fellesnemnda skal ta utgangspunkt i politisk og administrativ organisering fra grunnlagsdokumentene vedtatt våren 2017, herunder lokalsamfunnsutvalg/tettstedsutvalg med ansvar og budsjettfullmakter. Punkt 6 som gjelder å fastsette kommunenavn justeres slik: Fellesnemnda innstiller over de respektive kommunestyrenes forslag til nytt kommunenavn. Punkt 10 som gjelder å inngå avtaler på vegne av den nye kommunen justeres slik: Avtaler som må inngås for å etablere ny kommune kan inngås av fellesnemnda etter forutgående politisk behandling i de eksisterende kommunene (erstatter første setning). Punkt 20 som gjelder reviderte planer justeres slik: Fellesnemnda utarbeider forslag til reviderte planer. Planene revideres halvårlig. Reviderte versjoner av prosjektplanen skal behandles av de respektive kommunene (formannskap og kommunestyre). Per Inge Bjerknes fremmet følgende forslag til nytt punkt 8 til formannskapets innstilling: Det skal gjennomføres ekstern kunngjøring av prosjektleder og ny rådmann. Kunngjøringen for prosjektleder skal legge vekt på krav til bred erfaring med å gjennomføre omfattende fusjoneringsprosesser i offentlig forvaltning. Dokumentert gjennomføringsevne og gode kommunikasjonsegenskaper vil bli vektlagt. Kunngjøringen for ny rådmann skal legge vekt på bred erfaring som rådmann i større kommuner med flere tettsteder. Per Inge Bjerknes fremmet følgende forslag til nytt punkt 9 til formannskapets innstilling: Når fellesnemnda er etablert innføres det stillingsstopp for administrative stillinger i de berørte kommunene. Ordfører Erik M. Unaas fremmet forslag om at punkt 4 og 5 i rådmannens forslag endres slik at det oppnevnes 5 representanter og 5 vararepresentanter til fellesnemnda. Svein Syversen (SV) fremmet forslag om at følgende setning tas inn i formannskapets innstilling punkt 3, første avsnitt, etter første setning: Alle politiske partier som er representert i de ulike kommunestyrer skal være representert i fellesnemnda. Til oppnevning av representanter og vararepresentanter til fellesnemnda ble det fremmet to listeforslag: Fellesliste fra Høyre, Krf og V: 1. Ordfører Erik Unaas (H) 2. Varaordfører Øivind T. Reymert (Krf) 3. Ingunn Herstad Hensel (V) 4. Anne Borger Mysen (H) 5. Espen A. Volden (H) 6. Fredrik Mortvedt (H)

9 Fellesliste fra AP, SP, Frp og SV: 1. Kjetil Igletjern (AP) 2. Elisabeth Strengen Gundersen (SP) 3. Svein Syversen (SV) 4. Svein Andersen Ødeby (Frp) 5. Hanne Frøyset Herland (SP) 6. Janne Mustorp Ultvedt (AP) Janne Mustorp Ultvedt (AP) fremmet følgende endringsforslag til Bjerknes' forslag til nytt punkt 9 til rådmannens forslag: Som en hovedregel innføres det stillingsstopp for administrative stillinger når fellesnemnda er etablert. Votering: Det ble votert punktvis over formannskapets innstilling og forslag. Formannskapets innstilling punkt 1 ble enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling punkt 2 ble enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling punkt 3: Det ble votert alternativt mellom Unaas' og Bjerknes' forslag vedrørende antall representanter til fellesnemnda. Unaas' forslag ble vedtatt med 29 mot 6 stemmer (5SP og SV) som ble avgitt for Bjerknes' forslag. Unaas' endringsforslag til formannskapets innstilling punkt 3, første og andre avsnitt ble enstemmig vedtatt. Rådmannens forslag punkt 4: Valget ble foretatt etter kommunelovens 37 - forholdsvalg: Det ble avgitt 19 stemmer for felleslisten for H, Krf og V. Det ble avgitt 16 stemmer for felleslisten for AP, SP, Frp og SV. Det ble votert skriftlig over listeforslagene som ga følgende resultat: Eidsberg kommune oppnevner følgende 5 representanter: 1. Ordfører Erik M. Unaas (H) 2. Kjetil Igletjern (AP) 3. Varaordfører Øivind T. Reymert (Krf) 4. Elisabeth Strengen Gundersen (SP) 5. Ingunn Herstad Hensel (V) Rådmannens forslag punkt 5: Valget ble foretatt etter kommunelovens 37 - forholdsvalg: Det ble avgitt 19 stemmer for felleslisten for H, Krf og V. Det ble avgitt 16 stemmer for felleslisten for AP, SP, Frp og SV. Det ble votert skriftlig over listeforslagene som ga følgende resultat:

10 Eidsberg kommune oppnevner følgende 5 vararepresentanter (vararekkefølge): 1. Svein Syversen (SV) 2. Anne Borger Mysen (H) 3. Svein Andersen Ødeby (Frp) 4. Espen A. Volden (H) 5. Hanne Frøyset Herland (SP) Formannskapets innstilling punkt 6 ble enstemmig vedtatt. Bjerknes' forslag til nytt punkt 7: Kulepunkt 1 ble enstemmig vedtatt. Kulepunkt 2 ble forkastet med 27 mot 8 stemmer (5SP, 2Frp og SV). Kulepunkt 3 ble forkastet med 19 mot 16 stemmer (8AP, 5SP, 2Frp og SV). Kulepunkt 4 ble vedtatt med 34 mot 1 stemme (H) og skal lyde: Punkt 3 under Myndighet og organisering som gjelder ansettelse av prosjektleder og rådmann justeres slik: Ansette prosjektleder og senere rådmann for den nye kommunen etter innstilling fra fem kommunestyrer. Kulepunkt 5 ble forkastet med 29 mot 6 stemmer (5SP og SV). Kulepunkt 6 utgår. Kulepunkt 7 ble forkastet med 29 mot 6 stemmer (5SP og SV). Kulepunkt 8 ble forkastet med 19 mot 16 stemmer (8AP, 5SP, 2Frp og SV). Formannskapets innstilling punkt 8 utgår. Bjerknes' forslag til nytt punkt 8 til rådmannens forslag ble forkastet med 19 mot 16 stemmer (8AP, 5Sp, 2Frp og SV). Ultvedts endringsforslag til Bjerknes' forslag til nytt punkt 9 til rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt. Kommunestyrets foreløpige vedtak i møte : Formannskapets innstilling punkt 1 vedtas enstemmig. Formannskapets innstilling punkt 2 vedtas enstemmig. Formannskapets innstilling punkt 3: Unaas' endringsforslag til formannskapets innstilling punkt 3, første og andre avsnitt vedtas enstemmig. Rådmannens forslag punkt 4: Eidsberg kommune oppnevner følgende 5 representanter: 1. Ordfører Erik M. Unaas (H) 2. Kjetil Igletjern (AP) 3. Varaordfører Øivind T. Reymert (Krf) 4. Elisabeth Strengen Gundersen (SP) 5. Ingunn Herstad Hensel (V)

11 Rådmannens forslag punkt 5: Eidsberg kommune oppnevner følgende 5 vararepresentanter: 1. Svein Syversen (SV) 2. Anne Borger Mysen (H) 3. Svein Andersen Ødeby (Frp) 4. Espen A. Volden (H) 5. Hanne Frøyset Herland (SP) Formannskapets innstilling punkt 6 vedtas enstemmig. Formannskapets innstilling punkt 7 vedtas med følgende endringer: Reglementet justeres i tråd med kommunestyrenes endelige vedtak når det gjelder valg og sammensetning Punkt 3 under Myndighet og organisering som gjelder ansettelse av prosjektleder og rådmann justeres slik: Ansette prosjektleder og senere rådmann for den nye kommunen etter innstilling fra fem kommunestyrer. Ultvedts endringsforslag til Bjerknes' forslag til nytt punkt 9 til rådmannens forslag vedtas enstemmig som nytt punkt 8 Formannskapets behandling: Per Inge Bjerknes (SP) fremmet forslag om at saken utsettes. Forslaget ble forkastet med 5 mot 4 stemmer (2SP og 2AP). Rådmann Tom-Arne Tørfoss la frem revidert forslag til punkt 3 til rådmannens forslag: Fellesnemnda skal bestå av 4 politikere fra hver av de fire eksisterende kommunene. Nemnda oppnevnes av og blant kommunestyrenes medlemmer, jfr. Inndelingslova 26. Ordfører i Askim kommune er leder og ordfører i Eidsberg kommune er nestleder. De fire vararepresentantene fra hver kommune er rekkefølgerepresentanter. Regler for saksbehandling og valg i kommuneloven gjelder tilsvarende for fellesnemnda, inkludert regler om kjønnsbalanse i kommunelovens 36 nr. 2 og 38a nr. 3. Det foreslås et revidert punkt 1 i "Fellesnemnda - reglement og delgeringer" under "Reglement": Det opprettes en fellesnemnd som skal samordne og ta seg av forberedelse til en ny kommune, jfr. Inndelingslova 26. Fellesnemnda blir valgt av og blant kommunestyrets faste medlemmer. Fellesnemnda består av fire politikere fra hver av de eksisterende kommunene. Ordfører i Askim kommune er leder og ordfører i Eidsberg kommune er nestleder. De fire vararepresentantene fra hver kommune er rekkefølgerepresentanter. Reglene i kommuneloven om valg og saksbehandling i folkevalgte organ gjelder ellers tilsvarende.

12 De foreslåtte endringene i reglement og delgeringer foretas i etterkant av saksbehandlingen i kommunestyrene. Rådmann Tom-Arne Tørfoss la frem følgende forslag til nytt punkt 8: Kommunestyret i Trøgstad vedtok at de ønsker å inngå som en del av den nye kommunen i Indre Østfold med Askim, Eidsberg, Hobøl og Spydeberg. Ordfører og rådmann bes belyse og konkretisere hvordan kommunestyret i møte kan forholde seg til dette. Per Inge Bjerknes fremmet følgende forslag til nytt punkt 3: Fellesnemnda skal bestå av 4 politikere fra hver av de eksisterende kommunene. Nemnda oppnevnes av og blant kommunestyrets medlemmer, jfr. Inndelingslova 26. Valget foretas som avtalevalg, jfr. kommunelovens 35. nemnda velger selv leder og nestleder blant nemndas medlemmer, jfr. Inndelingslova 26, men det bør tilstrebes balanse mellom kommunene i fordeling av verv. Regler for saksbehandling og valg i kommuneloven gjelder tilsvarende for fellesnemnda, inkludert regler om kjønnsbalanse i kommuneloven 36 nr. 2 og 38a nr. 3. Reglementets punkt 1 justeres tilsvarende, jfr. vedlegg. Per Inge Bjerknes fremmet følgende forslag til nytt punkt 7: Fellesnemndas mandat og reglement vedtas i henhold til vedlegg med følgende presiseringer og endringer: Reglementet justeres i tråd med kommunestyrenes endelige vedtak når det gjelder valg og sammensetning. Det legges til følgende i reglementets punkt 6 som bl.a. omhandler kommuneplanprosessen: Kommunene skal ikke foreta arealdisponeringer ut over det som er nødvendig utvikling frem til Fellesnemnda gis myndighet til å gripe inn dersom det legges opp til vedtak i strid med dette. Punkt 1 under myndighet og organisering justeres slik: Gjennomgå og vurdere alle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen. Videre kan fellesnemnda fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. Alle saker av prinsipiell betydning skal behandles i det enkelte kommunestyret før saken tas opp til behandling i fellesnemnda. Punkt 3 som gjelder ansettelse av prosjektleder/rådmann justeres slik: Setningen "Rådmannen er prosjektleder for sammenslåingsprosessen" strykes. Punkt 4 vedrørende politisk og administrativ organisering justeres slik: Fellesnemnda skal ta utgangspunkt i politisk og administrativ organisering fra grunnlagsdokumentene vedtatt våren 2017, herunder lokalsamfunnsutvalg/tettstedsutvalg med ansvar og budsjettfullmakter. Punkt 6 som gjelder å fastsette kommunenavn justeres slik: Fellesnemnda innstiller over de respektive kommunestyrenes forslag til nytt kommunenavn. Punkt 10 som gjelder å inngå avtaler på vegne av den nye kommunen justeres slik: Avtaler som må inngås for å etablere ny kommune kan inngås av fellesnemnda etter

13 forutgående politisk behandling i de eksisterende kommunene (erstatter første setning). Punkt 20 som gjelder reviderte planer justeres slik: Fellesnemnda utarbeider forslag til reviderte planer. Planene revideres halvårlig. Reviderte versjoner av prosjektplanen skal behandles av de respektive kommunene (formannskap og kommunestyre). Per Inge Bjerknes fremmet følgende forslag til nytt punkt 8 til rådmannens forslag: Det skal gjennomføres ekstern kunngjøring av prosjektleder og ny rådmann. Kunngjøringen for prosjektleder skal legge vekt på krav til bred erfaring med å gjennomføre omfattende fusjoneringsprosesser i offfentlig forvaltning. Dokumentert gjennomføringsevne og gode kommunikasjonsegenskaper vil bli vektlagt. Kunngjøringen for ny rådmann skal legge vekt på bred erfaring som rådmann i større kommuner med flere tettsteder. Per Inge Bjerknes fremmet følgende forslag til nytt punkt 9 til rådmannens forslag: Når fellesnemnda er etablert innføres det stillingsstopp for administrative stillinger i de berørte kommunene. Under voteringen ble det fremmet følgende forslag: Punkt 2 i rådmannens forslag: Ordfører Erik M. Unaas (H) fremmet forslag om at Trøgstad legges til de 4 andre kommunene. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Punkt 4 og 5 i rådmannens forslag: Ordfører Erik M. Unaas fremmet forslag om at punkt 4 og 5 utsettes. Forslaget ble vedtatt med 5 mot 4 stemmer (2SP og 2AP). Janne H.M. Ultvedt (AP) fremmet følgende forslag: Ut fra debattens dreining foreslås det at saken utsettes. Forslaget ble forkastet med 5 mot 4 stemmer (2AP og 2SP). Votering: Det ble votert punktvis. Rådmannens forslag punkt 1 ble enstemmig vedtatt. Rådmannens forslag punkt 2 ble enstemmig vedtatt med den endring at Trøgstad legges til de 4 andre kommunene. Det ble votert alternativt mellom rådmannens reviderte forslag til punkt 3 og Bjerknes' forslag til nytt punkt 3. Rådmannens reviderte forslag til punkt 3 ble vedtatt med 5 mot 4 stemmer (2SP og 2AP) som ble avgitt for Bjerknes' forslag til nytt punkt 3. Unaas' forslag om å utsette rådmannens forslag punkt 4 og 5 ble vedtatt med 5 mot 4

14 stemmer (2SP og 2AP). Rådmannens forslag punkt 6 ble enstemmig vedtatt. Det ble votert alternativt mellom rådmannens forslag punkt 7 og Bjerknes' forslag til nytt punkt 7. Rådmannens forslag punkt 7 ble vedtatt med 5 mot 4 stemmer (2SP og 2AP) som ble avgitt for Bjerknes' forslag til nytt punkt 7. Rådmannens forslag til nytt punkt 8 ble enstemmig vedtatt. Bjerknes' forslag til nytt punkt 8 ble forkastet med 5 mot 4 stemmer (2SP og 2AP) som ble avgitt for Bjerknes' forslag. Bjerknes' forslag til nytt punkt 9 ble forkastet med 7 mot 2 stemmer (2SP) som ble avgitt for Bjerknes' forslag. Formannskapets innstilling: Rådmannens forslag punkt 1 vedtas enstemmig. Rådmannens forslag punkt 2 vedtas enstemmig med den endring at Trøgstad legges til de 4 andre kommunene. Rådmannens reviderte forslag punkt 3 ble vedtatt med 5 mot 4 stemmer. Unaas' forslag punkt 4 og 5 ble enstemmig vedtatt. Rådmannens forslag punkt 7 ble vedtatt med 5 mot 4 stemmer. Rådmannens forslag til nytt punkt 8 ble enstemmig vedtatt /91: Storkommunen Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad - Fastsetting av antall representanter til det nye kommunestyret Kommunestyrets enstemmige vedtak i møte : Eidsberg kommune anbefaler at kommunestyret for ny storkommune skal bestå av 45 representanter. Rådmannens forslag: Eidsberg kommune anbefaler at kommunestyret for ny storkommune (sammenslått av kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad) skal bestå av 45 representanter. Kommunestyrets behandling i møte : Svein Syversen (SV) fremmet forslag om at kommunestyret for ny storkommune skal bestå av 45 representanter. Kommunestyrets enstemmige vedtak: Syversens forslag vedtas.

15 Kommunestyrets foreløpige vedtak med 29 mot 6 stemmer i møte : Eidsberg kommune anbefaler at kommunestyret for ny storkommune skal bestå av 49 representanter. Kommunestyrets behandling i møte : Svein Syversen (SV) fremmet følgende forslag: Eidsberg kommune anbefaler at kommunestyret for ny storkommune skal bestå av 49 representanter. Votering: Det ble votert alternativt mellom rådmannens og Syversens forslag. Syversens forslag ble vedtatt med 29 mot 6 stemmer (5H og Krf). Kommunestyrets foreløpige vedtak med 29 mot 6 stemmer: Syversens forslag vedtas /92: Storkommunen Prosjektplan - Bygging av ny kommune Kommunestyrets enstemmige vedtak i møte Kommunestyret vedtar forslag til prosjektplan med følgende endringer: Prosjektplanen tilpasses slik at Trøgstad kommune er deltaker på lik linje som kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl og Spydeberg. Kap. 6.4 om Partssammensatt utvalg (PSU) endres slik at syv representanter fra fellesnemnda utgjør arbeidsgivers medlemmer i utvalget. 2. Forslag punkt a)-k) oversendes fellesnemnda til vurdering. Rådmannens forslag: Saken legges fram for kommunestyret med slik innstilling: 1. Fellesnemnda vedtar forslag til prosjektplan 2. Prosjektplanen revideres og behandles av fellesnemnda halvårlig, første gang i januar 2018 Kommunestyrets behandling i møte : Ingen forslag. Kommunestyrets enstemmige vedtak: Kommunestyrets foreløpige vedtak vedtas.

16 Kommunestyrets foreløpige vedtak i møte : 1. Kommunestyret vedtar forslag til prosjektplan med følgende endringer: Prosjektplanen tilpasses slik at Trøgstad kommune er deltaker på lik linje som kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl og Spydeberg. Kap. 6.4 om Partssammensatt utvalg (PSU) endres slik at syv representanter fra fellesnemnda utgjør arbeidsgivers medlemmer i utvalget. 2. Forslag punkt a)-k) oversendes fellesnemnda til vurdering. Kommunestyrets behandling i møte : Ordfører Erik M. Unaas (H) fremmet følgende endringsforslag: Nytt punkt 1: Kommunestyret vedtar forslag til prosjektplan med følgende endringer: 1. Prosjektplanen tilpasses slik at Trøgstad kommune er deltaker på lik linje som kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl og Spydeberg. 2. Kap. 6.4 om Partssammensatt utvalg (PSU) endres slik at syv representanter fra fellesnemnda utgjør arbeidsgivers medlemmer i utvalget. Per Inge Bjerknes (SP) fremmet forslag om at forslaget fra formannskapets behandling - punktene a)-k) oversendes fellesnemnda til vurdering. Votering: Det ble først votert over Unaas' endringsforslag til rådmannens forslag 1 som ble enstemmig vedtatt. Rådmannens forslag punkt 2 med Bjerknes' tilleggsforslag vedtas. Kommunestyrets foreløpige enstemmige vedtak: Unaas' endringsforslag til rådmannens forslag punkt 1 vedtas enstemmig. Rådmanenns forslag punkt 2 med Bjerknes' tilleggsforslag vedtas enstemmig. Formannskapets behandling: Per Inge Bjerknes (SP) fremmet forslag om at saken utsettes. Forslaget ble forkastet med 5 mot 4 stemmer (2SP og 2AP). Per Inge Bjerknes fremmet følgende forslag: Kommunestyrene vedtar forslag til prosjektplan når følgende er innarbeidet: a. Grunnlagsdokumentene fra våren 2016 legges til grunn for prosjektplanen. Dette gjelder blant annet visjon og mål, plassering av tjenester og funksjoner i kommunen inkl

17 tettstedene, politisk- og administrativt organisasjonskart. Forpliktelsene om å beholde dagens barnehager, skoler og sykehjem skal også være med. Tettstedsutvalg med budsjettfullmakter legges inn som en forutsetning for prosjektet/fellesnemnda. b. Tydeliggjøre hva som er prosjektets mål, forventninger og leveranser. Dette innebærer blant annet hvilke oppgaver og leveranser som må være gjennomført før ny kommune kan etableres. Det betyr at oppgave- og leveranseoversikten skal vise en prioritert oversikt over «må» og «bør»-oppgaver og leveranser. c. Utdype overordnede leveranser og hovedaktiviteter som prosjektet er ansvarlig for. Eksempler på konkrete IKT-leveranser kan være å forberede ett økonomisystem, arkivsystem, en versjon av Gerica, en ny nettside mv. Etablering av nye kontorlokaler samt flytting til disse slik at kontorer mv er klart for ny kommune. d. Delprosjekter med oppgaver, leveranser, ansvar og fullmakter skal beskrives i planen. e. Milepælsplan som viser overordnede leveranser og beslutningspunkter fram til ny kommune er etablert. Dette inkluderer også leveranser fra de definerte delprosjektene. f. Risikoanalyse som viser hvilke overordnede risikoer som kan hindre leveranser, måloppfyllelse og forsinkelser. Risikoanalysen skal inneholde en vurdering av hvor høy sannsynlig det er for at en risiko inntreffer, konsekvensbeskrivelse hvis risikoen inntreffer samt tiltak for å hindre eller dempe at risiko inntreffer og tiltak for å dempe konsekvensene hvis en risiko inntreffer. g. Budsjett for prosjektet nedbrutt i hovedleveranser/hovedaktiviteter. h. Beskrivelse av oppgaver, ansvar og fullmakter til prosjektleder og sammenhengen av dette mellom prosjektleder, ny rådmann, fellesnemnda og kommunestyrene. i. Organisasjonskart som inneholder tydelige styringslinjer inkl oppgaver, ansvar og fullmakter. Organisasjonskartet skal synliggjøre rollene rådmann og prosjektleder herunder beskrivelse av ansvar og fullmakter. j. Status for prosjektet skal månedlig leveres til de respektive kommunene (formannskap og kommunestyre). k. Reviderte versjoner av prosjektplanen skal behandles av de respektive kommunene (formannskap og kommunestyre). Ingunn Herstad Hensel (V) fremmet følgende forslag: Innstilling fra rådmann og forslag fra SP fremmet i møtet følger innstillingen i videre saksgang. Saken tas til orientering i formannskapet. Votering: Herstad Hensels forslag vedtas. Det ble ikke votert over Bjerknes' forslag. Formannskapets enstemmige innstilling: Herstad Hensels forslag vedtas

18 17/93: Storkommunen Nominering av kommunenavn Kommunestyrets enstemmige vedtak i møte : Eidsberg kommune nominerer følgende kommunenavn for endelig vedtak i fellesnemnda: 1. Primærforslag: Smaalenene kommune 2. Sekundærforslag: Indre Østfold kommune Det er ønskelig at det er konsensus i fellesnemnda i navnesaken. Rådmannens forslag: Saken legges fram for kommunestyret med slik innstilling: Eidsberg kommune nominerer følgende kommunenavn for endelig vedtak i fellesnemnda: Kommunestyrets behandling i møte : Ingen forslag. Kommunestyrets enstemmige vedtak: Kommunestyrets foreløpige vedtak vedtas. Kommunestyrets foreløpige enstemmige vedtak i møte : Eidsberg kommune nominerer følgende kommunenavn for endelig vedtak i fellesnemnda: 1. Primærforslag: Smaalenene kommune 2. Sekundærforslag: Indre Østfold kommune Det er ønskelig at det er konsensus i fellesnemnda i navnesaken. Kommunestyrets behandling i møte : Ingen forslag. Kommunestyrets foreløpige enstemmige vedtak: Formannskapets innstilling vedtas. Formannskapets behandling: Per Inge Bjerknes fremmet forslag om at saken utsettes. Forslaget ble forkastet med 5 mot 4 stemmer (2SP og 2AP) som stemte for Bjerknes' forslag. Varaordfører Øivind T. Reymert (Krf) fremmet følgende forslag:

19 Eidsberg kommune nominerer følgende kommunenavn for endelig vedtak i fellesnemnda: 1. Primærforslag: Smaalenene kommune 2. Sekundærforslag: Indre Østfold kommune Det er ønskelig at det er konsensus i fellesnemnda i navnesaken. Formannskapets enstemmige innstilling: Reymerts forslag vedtas /94: Storkommunen Valg av revisor til fellesnemnd Kommunestyrets enstemmige vedtak i møte : Kommunestyret følger kontrollutvalgets innstilling om regnskapsførende kommunes revisor, Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, velges som revisor for fellesnemnda. Kontrollutvalgets innstilling: Saken legges fram for kommunestyret med slik innstilling: Kommunestyret følger kontrollutvalgets innstilling om regnskapsførende kommunes revisor, Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, velges som revisor for fellesnemnda. Kommunestyrets behandling i møte : Ingen forslag. Kommunestyrets enstemmige vedtak: Kommunestyrets foreløpige vedtak vedtas. Kommunestyrets foreløpige enstemmige vedtak i møte : Kommunestyret følger kontrollutvalgets innstilling om regnskapsførende kommunes revisor, Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, velges som revisor for fellesnemnda. Kommunestyrets behandling I møte : Ingen forslag. Kommunestyrets foreløpige enstemmige vedtak: Formannskapets innstilling vedtas. Formannskapets enstemmige innstilling: Kontrollutvalgets innstilling tas til etterretning og anmodningen som fremkommer av vedtak

20 i kontrollutvalget datert følges /95: Storkommunen Ansettelse av rådmann for ny kommune, samt prosjektleder frem til Kommunestyrets enstemmige vedtak i møte : Innstillingen fra rekrutteringsutvalget på prosjektleder tas til orientering. Stillingen som rådmann fra utlyses eksternt og sluttbehandles i fellesnemnda. Ordførers forslag: Innstillingen fra rekrutteringsutvalget tas til orientering, og sluttbehandles i fellesnemnda. Kommunestyrets behandling i møte : Ingen forslag. Kommunestyrets enstemmige vedtak: Kommunestyrets foreløpige vedtak vedtas. Kommunestyrets foreløpige enstemmige vedtak i møte : Innstillingen fra rekrutteringsutvalget på prosjektleder tas til orientering. Stillingen som rådmann fra utlyses eksternt og sluttbehandles i fellesnemnda. Kommunestyrets behandling i møte : Per Inge Bjerknes (SP) fremmet forslag om at saken utsettes. Forslaget ble forkastet med 29 mot 6 stemmer (5SP og SV). Ordfører Erik M. Unaas (H) fremmet følgende forslag: Innstillingen fra rekrutteringsutvalget på prosjektleder tas til orientering. Stillingen som rådmann fra utlyses eksternt og sluttbehandles i fellesnemnda. Kommunestyrets foreløpige enstemmige vedtak: Unaas' forslag vedtas Erik M. Unaas (sign) Øivind Grefslie (sign) Kjetil Igletjern (sign) Tone Åsrud Reime