Møteinnkalling for PSU fellesnemnda 5K. Saksliste

Transkript

1 Møtedato: Møtested: Askim rådhus, bystyresalen Møtetid: 15:30 Møteinnkalling for PSU fellesnemnda 5K Forfall bes meldt i god tid slik at vararepresentanter kan bli innkalt. Forfall skal meldes til fellesnemndas sekretær, tlf eller til e-post: trude.paulsen@hobol.kommune.no Saksnr Tittel Saksliste 26/17 Godkjenning av innkalling og saksliste 27/17 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 28/17 Rutine for stillingskontroll 29/17 Fremtidens skole i Eidsberg 30/17 Bruk av tidligere grunnlagsdokumenter 31/17 Delprosjektgruppenes mandater 6. november 2017 Øivind T. Reymert leder

2 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Eriksson FE /1431 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksnr Utvalg Type Dato 26/17 PSU fellesnemnda 5K PS Prosjektleders innstilling: Innkalling og saksliste godkjennes. 2

3 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Eriksson FE /1431 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksnr Utvalg Type Dato 27/17 PSU fellesnemnda 5K PS Prosjektleders innstilling: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll - PSU fellesnemnda 5K

4 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1431 Rutine for stillingskontroll Saksnr Utvalg Type Dato 28/17 PSU fellesnemnda 5K PS Prosjektleders innstilling: Rutine for håndtering av ledige stillinger/stillingskontroll vedtas, jfr. vedlegg 1 Saken gjelder: Som et ledd i kommunesammenslåingsprosessen med sikte på å begrense overtallighet i den nye kommunen, vedtok Fellesnemnda og partsammensatt utvalg (PSU) retningslinjer for håndtering av ledige stillinger/stillingskontroll. Det vises også til vedtak om stillingskontroll i Fellesnemnda for Indre Østfold kommune Hensikten i denne saken er å konkretisere og spisse retningslinjene for stillingskontroll gjennom en detaljert rutine/prosess. En god og løsningsorientert tilnærming til foreslåtte retningslinjer er nødvendig for å sikre faktisk gevinstrealisering. Modellen sikrer eierskap og ansvarliggjøring av den enkelte kommune, og ivaretar samtidig involveringen av tillitsvalgte gjennom hele prosessen. Rutinen er diskutert med rådmennene i møte og i møte med hovedtillitsvalgte Modellen er oversendt hovedtillitsvalgte for gjennomsyn. Saksgang Dersom leder i samråd med tillitsvalgt anbefaler å fylle en ledig stilling som har oppstått i kommunen, gjør kommunen først sin vurdering av egen kapasitet og mulige løsninger. Rådmann i hver enkelt kommune skal involveres i vurderingen. Tillitsvalgte i 5K og prosjektleder skal bli jevnlig orientert om status ledige stillinger, og de tas opp i felles rådmannsgruppe 5K for ny og endelig vurdering. Rådmann i aktuell kommune er ansvarlig for å forankre endelig beslutning hos sin leder. HR-rådgiver i prosjektadministrasjonen står som ansvarlig for koordinering av prosessen. 4

5 Vurdering av suksesskriterier Flere ledige stillinger er meldt inn med stort behov for kapasitet og snarlig løsning. Det er viktig å få på plass rutiner som sikrer en effektiv vurdering og igangsetting av nødvendige tiltak. Erfaringer så langt viser at det er krevende men nødvendig å tenke nye og alternative løsninger tidlig i prosessen. Det ligger et stort ansvar på leder og tillitsvalgt med tanke på å gjøre en grundig vurdering av kapasitet og kompetansebehov, og hva som vil være beste løsning både på kort og lang sikt. Prosessen krever et godt og tett samarbeid kommunene og rådmennene i mellom og en felles forpliktelse til prosessen og tilhørende frister hos alle involverte for å sikre fremdrift og tidsriktige beslutninger. Arbeidsrettslige vurderinger Når stillinger må besettes oppstår spørsmål om dette vil være en lovlig midlertidig ansettelse etter arbeidsmiljøloven 14-9(1) bokstav b). Rettspraksis åpner i en viss utstrekning for at det i tilfeller med forestående nedbemanning etter omstendighetene kan ansettes midlertidig i en ledig stilling (vakant). Det er vanskelig å angi hvor lenge en midlertidig ansettelse i en vakant stiling vil bli akseptert, da dette beror på en konkret vurdering. KS antar at det ved vedtak om kommunesammenslåing, der det er klart at det vil oppstå overtallighet, vil være lovlig å ansette midlertidig i 9-12 måneder som et utgangspunkt. Nye Asker kommune har samme tidshorisont som 5K, og opererer med midlertidige ansettelser med sluttdato Vi avventer bekreftelse fra KS om lik praksis i 5K og forventer gjennomslag for dette. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken gjelder en rutine for gjennomføring av stillingskontroll i de fem kommunene frem mot sammenslåingen. Rutinen omhandler de ansatte i kommunene og saken anbefales derfor sluttbehandlet i partssammensatt utvalg (PSU). Vedlegg: Vedlegg sak Retningslinjer ledige stillinger Vedlegg sak Rutine for stillingskontroll 5K 5

6 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1431 Fremtidens skole i Eidsberg Saksnr Utvalg Type Dato 29/17 PSU fellesnemnda 5K PS Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Et vedtak om ny skolestruktur i Eidsberg må sikre at det oppnås en ønsket utvikling i form av en fremtidsrettet skole, og at krav til kvalitet, miljø, helse og trivsel og universell utforming ivaretas. Vedtaket må ta hensyn til det pågående prosjektarbeid i Indre Østfold kommune 2020 som skal igangsette utrednings- og planleggingsprosesser for skoleutvikling i hele Indre Østfold kommune. 2. De konsekvenser kommunesammenslåingen får for nærskoleprinsippet og en ellers hensiktsmessig skolestruktur i Indre Østfold kommune, herunder kvalitet og innhold i skolen, samt økonomiske og samfunnsmessige vurderinger, vil Fellesnemnda først vurdere når en helhetlig analyse foreligger. 3. Fellesnemnda ber Eidsberg kommunestyre bremse tidsplanen for eventuell gjennomføring av et vedtak. Dette må ses i sammenheng med de økonomiske handlingsreglene og økonomiplanen som skal utarbeides for den nye kommunen. Bakgrunn og saksopplysninger: Saken om fremtidens skole i Eidsberg kommune er kommet etter en politisk bestilling i kommunens budsjettdokument for Dette er et resultat av en gjennomgang av flere av kommunens virksomheter der det ble sett på drift og eventuelle innsparingsbehov. Utredningen skulle vurdere større eller mindre strukturelle grep i Eidsbergskolen for å sikre et likeverdig opplæringstilbud til alle elever i kommunen. Agenda Kaupang har på oppdrag levert rapporten «Eidsbergskolen hvor går vi?». Dette er en todelt utredning der del 1 sier noe om ståsted pr i dag og del 2 sier noe om alternativer for fremtidig skolestruktur. Prosessen har vært gjennomført med Livsløpsutvalget i Eidsberg som referansegruppe. Tillitsvalgte har også deltatt i referansegruppen. 6

7 Saken skulle sluttbehandles i Eidsberg kommune i mai/juni, med sluttbehandling i kommunestyret På det tidspunktet var Fellesnemnda oppnevnt, noe som innebar at de måtte hensyntas inn i prosessen. Dette er også i tråd med fylkesmannens anbefaling i saken, og basert på de vedtatte vedtektene for Fellesnemnda. Det medførte et vedtak der det ble nedsatt en egen politisk arbeidsgruppe som skulle utdype enkelte områder i utredningen. I tillegg skulle saken sendes Fellesnemnda for uttalelse. Rådmannens saksfremlegg og kommunestyrets vedtak ligger vedlagt. Fellesnemnda: I Fellesnemndas reglement og delegeringer står det følgende: Pkt. 5. Hver av kommunene har i perioden frem til sammenslåing ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør drøftes i fellesnemnda før endelig vedtak i de respektive kommunestyrer. Fellesnemnda kan på eget initiativ uttale seg om saker som er til behandling i kommunenes forskjellige utvalg, og som kan ha konsekvenser for byggingen av den nye kommunen. Pkt. 6. Inndelingslova gir Fellesnemnda et særlig ansvar for saker av økonomisk betydning. Fellesnemnda skal uttale seg om kommunenes budsjett og økonomiplaner, og forbereder budsjettet 2020 og økonomiplanen for kommunestyret i den nye kommunen. Kommuneplanen samordnes gjennom å etablere en felles prosess. I Eidsberg kommunestyres vedtak fra står det: Vedtakspunkt 1: «Eidsberg kommune ønsker fellesnemdas uttalelse/ vurdering av ulike sider av saken før kommunestyret fatter endelig vedtak.» Videre står det i vedtakspunkt 2: «Fellesnemnda anmodes om å vurdere hvilke konsekvenser kommunesammenslåingen får for nærskoleprinsippet og en ellers hensiktsmessig skolestruktur» Prosjektleders vurdering: I saksopplysningene over fremgår det at fellesnemnda skal høres før det fattes vedtak som kan ha konsekvenser for den fremtidige kommunen. Dette er en sak av slik karakter. De foreliggende analyser for drift, og tilstanden på skolebyggene i Eidsberg tilsier at det snarlig bør gjøres et retningsvalg knyttet til fremtidens skole, og eventuelt bygging av en ny og større skole i Eidsberg. Alternativt må mange av de eksisterende skolebygg rehabiliteres. Begge alternativer er kostnadskrevende, og det er gjort grundige vurderinger av dette. Agenda Kaupang har foretatt en analyse av skolesituasjonen i Eidsberg kommune og hovedkonklusjonen deres utredningsrapport er: "Hovedkonklusjonen i analysen er at Eidsberg har en dyr grunnskole, på grunn av mange små skoler. Kommunen har samtidig et kvalitetsproblem. Det er viktig å frigjøre større ressurser til utviklingsarbeid i grunnskolen i årene som kommer. Halvparten av elevene i barneskolen går i 7

8 skolebygg med betydelige funksjonelle mangler". I perioden mot 2020, og med det foreliggende og grundige utredningsarbeid i Eidsberg som delgrunnlag, må det foretas en helhetlig vurdering av hvordan fremtidens skole skal være i hele den nye kommunen, i både struktur, kvalitet og innhold. Vi vet at det i flere av dagens kommuner er behov for å vurdere nye skolebygg, samt rehabilitering av gamle. Blant annet er det under vurdering å bygge ny stor skole i Spydeberg, samtidig som bygningsmassen på skolen i Knapstad i Hobøl har et betydelig rehabiliteringsbehov. Analyser av fremtidig elevtallsutvikling vil også være viktige i denne forbindelse. Kommunereformprosjektet vi er inne i skal gi svar på hvordan skolestrukturen i den nye kommunen skal se ut. Skal det være nærskoler, eller vil den nye kommunen være tjent med større skoler som favner større geografiske områder? Lignende analyser som er gjort i Eidsberg må også gjøres i forbindelse med etablering av ny kommune. Prosjektleder er av den oppfatning at det i perioden fram mot 2020, må foretas retningsvalg for å avklare fremtidens skole i Indre Østfold kommune. Dette basert på den foreliggende situasjon som er beskrevet i forhold til utvikling i Eidsberg, men også i Hobøl og Spydeberg. Prosjektleder er av den oppfatning at uansett retningsvalg med hensyn til skolestruktur, så må det påregnes betydelige merkostnader som må innarbeides i Indre Østfold kommunes investeringsplaner. Uansett retningsvalg i dag, så vil det være lite sannsynlig med oppstart av en bygging før den nye kommunen er etablert. Fellesnemnda er utfordret til å uttale seg om foreliggende sak om fremtidig skolestruktur i Eidsberg. Saken reiser flere dilemma om hva som bør være styrende for den videre prosess: Dilemma 1. Argumentasjon for ny skole - Kommuneplanen i Eidsberg kommune er tydelig på at vekst og utvikling primært skal skje i Mysen - Mysen skole er nærmest full. Med fremtidig vekst i sentrum, jfr. kommuneplanen, vil kapasiteten kunne sprenges. Dette vil kunne innebære at elever i fremtiden må skysses ut av sentrum til grendeskoler. Det synes derfor at det i fremtiden er behov flere elevplasser i Mysen uavhengig av hva som gjøres med grendeskolene - En ny og fremtidsrettet, større skole vil kunne sikre likeverdig og tilrettelagt undervisning med større fagmiljøer og universell utforming - En ny skole vil være en betydelig investering som vil øke lånegjelden for ny kommune vesentlig Dilemma 2: Argumentasjon for å opprettholde nærskolene - Ivaretar nærskoleprinsippet - Kan være et bidrag til å opprettholde levende lokalsamfunn - Det er behov for store utbedringer av skolebyggene i Eidsberg pr i dag. Det må påregnes større 8

9 investeringer (>100 mill ++) som er relativt kortsiktige på vedlikeholdsnivå. Dilemma 3: Tidligere føringer - avgjørende for fremtidig skolestruktur? I hvilken grad tidligere grunnlagsdokumenter (intensjonsavtaler) om mulige kommunesammenslåinger i vår region (2K, 3K, 6K) skal gi føringer for prosessene i Indre Østfold kommune skal avklares nærmere. Fellesnemnda fattet i sak 17/40 følgende vedtak: "Vurdering av hvordan tidligere grunnlagsdokumenter kan benyttes i det videre arbeidet, fremlegges i neste møte i fellesnemnda". I disse grunnlagsdokumentene er det gitt formuleringer knyttet til skolestruktur, basert på forutgående drøftinger/forhandlinger om ordlyd, men ikke basert på forutgående faglige analyser og anbefalinger. Dilemma 4: Arbeidet gjennomført i Eidsberg kommune, sett opp mot det pågående prosjektarbeid i Indre Østfold kommune 2020 Prosjektleder vil rose det grundige analyse- og prosessarbeid som er gjort med tanke på fremtidens skole i Eidsberg. En tilsvarende prosess bør gjøres for hele Indre Østfold kommune før man endelig fatter endelige og helhetlige prinsippvedtak, både av hensyn til de prosesser man skal inn i omkring skole i flere delprosjekter og av hensyn til det fremtidige arbeid med kommuneplan og skolebruksplan for den nye kommunen. Dette er planer som det nye kommunestyret må ta tak i tidlig etter konstituering. I Indre Østfold kommune må det utarbeides en skolebruksplan. Denne bør ta for seg utviklingen de neste årene, basert på boligvekst, samfunnsutvikling og fremtidens skole. Et overordnet mål for Indre Østfold kommune må uansett være å sikre alle elever et likeverdig opplæringstilbud med tidsriktige og godt tilrettelagte skoletilbud. Økonomiske konsekvenser: Utredningen i Eidsberg er tydelig på at det uansett valg av alternativ, må påregnes store investeringer på skolebygg i Eidsberg. I saken, og i vedlagte tilleggsnotat fra den politiske arbeidsgruppen, er det vurdert og gjort kalkyler og vurderinger på ulike økonomiske konsekvenser. For Indre Østfold kommune sin del må det være avgjørende at det gjøres gode økonomiske vurderinger i alle saker knyttet til fremtidig skolestruktur i alle deler av kommunen. Oppsummering/konklusjon: Om det ikke tas et retningsvalg om en ny skolestruktur i Eidsberg nå, vil kommunen ha kortsiktige og betydelige merkostnader i form av nødvendige rehabiliteringstiltak og manglende stordriftsfordeler, enn det foreslåtte retningsalternativet om å bygge en ny og større skole som erstatter en del av nærskolene i Eidsberg. Samtidig vil et retningsvalg/vedtak om en ny stor skole i Eidsberg kunne være førende for 9

10 skolestrukturen i den nye kommunen og ha betydelige økonomiske konsekvenser. Prosjektleder anser at det raskt er behov for å igangsette en helhetlig analyse om fremtidens skole i Indre Østfold kommune, og dette bør hensyntas i den nåværende lokale prosessen i Eidsberg. Indre Østfold kommune 2020 skal lage utkast til nye planverk, kommuneplan, skolebruksplan m.m. som skal regulere fremtidens skolestruktur- og utvikling. Det vil være det nye kommunestyret i Indre Østfold kommune som fatter vedtak rundt disse planverkene. Uavhengig av om et eventuelt retningsvalg fattes av kommunestyret i Eidsberg nå, så bør det være det nye kommunestyret som vedtar finansiering av nybygging av nye skoler. Dette med bakgrunn i at eventuell realisering av en ny skole i Eidsberg, og i Spydeberg vil øke Indre Østfold kommunes totale gjeldsforpliktelser betydelig. Dette må også sees opp mot øvrige investeringsbehov i Indre Østfold kommune. Vurdering av prinsipiell betydning: Denne saken er en uttalelse fra fellesnemnda på anmodning fra Eidsberg kommunestyre. Fellesnemndas vedtak oversendes Eidsberg kommunestyre for videre behandling. Lenke til saksdokumenter: & Vedlegg: Vedlegg sak Eidsbergskolen - kommunestyrets vedtak Vedlegg sak Eidsbergskolen - saksfremlegg juni

11 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1431 Bruk av tidligere grunnlagsdokumenter Saksnr Utvalg Type Dato 30/17 PSU fellesnemnda 5K PS Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: Styringsgruppen gis i oppdrag å gjennomgå tidligere grunnlagsdokumenter for å vurdere om prinsipper fra disse skal tas med i prosjektplanen. Saken gjelder: Det er tidligere utarbeidet grunnlagsdokument for 6K, 3K og 2K. Med referanse til tidligere vedtak i Fellesnemnda "Vurdering av hvordan tidligere grunnlagsdokumenter kan benyttes i det videre arbeidet, fremlegges i neste møte i fellesnemnda". Prinsipper fra grunnlagsdokumentene kan være hensiktsmessige å få med i prosjektplanen. Eksempler på saker av prinsipiell karakter fra grunnlagsdokumentene kan være: Organisering - Politisk organisering er førende for administrativ organisering. Helse - Indre Østfold kommune kommune vil ha fokus på folkehelse, forebygging og rehabilitering. Det skal satses på velferdsteknologi og ambulante tjenester. Oppvekst og utdanning - Tidlig innsats mot barn og unge er en viktig strategi for å sikre at flest mulig gjennomfører utdanningsløpet. Det satses på kvalitetsutvikling og digitalisering. Kultur - På tettstedene skal det opprettholdes et godt basistilbud innen kultur- og idrett. Frivilligsentraler skal opprettholdes og utvikles i samme områder som i de tidligere kommunene. Teknisk - Gjennom en helhetlig og samordnet arealpolitikk skal det legges opp til en effektiv, bærekraftig og fremtidsrettet arealbruk. Næringsliv - Indre Østfold kommune skal være en profesjonell aktør overfor næringslivet, og skal arbeide aktivt med å tilrettelegge for, og bidra til å skape nye arbeidsplasser. 11

12 Miljø - Indre Østfold kommune kommune skal arbeide for åvære en klimanøytral kommune. Det er i prosjektet Indre Østfold kommune 2020 bygd opp en bred prosjektorganisering med delprosjekter. Det skal gjennom prosjekt- og arbeidsgrupper sees på mulighetsarenaene til Indre Østfold kommune. Disse gruppene vil gi anbefalinger av prinsipper og føringer for arbeidet som skal gjøres i prosjektperioden og for den nye kommunen. Dette kan legges inn i prosjektplanen. Prosjektleders vurdering: Prosjektleder ser det som formålstjenlig å gjennomgå grunnlagsdokumentene for å vurdere å ta med prinsipielle formuleringer fra disse inn i det videre prosjektarbeid. Prosjektleder foreslår at styringsgruppen bør gjøre dette og foreslå eventuelle endringer til fellesnemnda. Formuleringer/prinsipper som eventuelt medtas bør innarbeides i prosjektplanen som er det gjeldende og levende styringsdokument for Indre Østfold kommune En revidert prosjektplan skal fremmes for fellesnemnda innen utgangen av januar Eventuelle prinsipper som videreføres fra tidligere grunnlagsdokumenter bør ha bred konsensus, da det ikke bør iverksettes nye drøftinger/forhandlinger på slike nå. Det pågående mandatarbeid i delprosjektene vil også sørge for avklaring av prinsipielle spørsmål underveis i prosjektet, basert på utredninger og tverrfaglige og tverrpolitiske vurderinger, med påfølgende vedtak i fellesnemnd og i de enkelte kommunestyrer. Vedlegg: Vedlegg sak Endelig versjon organisering per Vedlegg sak Grunnlagsdokument 2K Vedlegg sak Grunnlagsdokument 3K revidert versjon Vedlegg sak Grunnlagsdokument for 6K

13 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1431 Delprosjektgruppenes mandater Saksnr Utvalg Type Dato 31/17 PSU fellesnemnda 5K PS Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: Utkast til delprosjektgruppenes mandatbeskrivelser tas til orientering. Bakgrunn og saksopplysninger: Delprosjektgruppene ble, i fellesnemndas møte 17.10, oppfordret til å levere et utkast til mandatbeskrivelser til møtet Utkastene prosjektleder har motatt deles ut og gjennomgås i møtet. Gruppene vil arbeide videre med sine mandater frem til endelig behandling i fellesnemndas møte