Møteinnkalling for PSU fellesnemnda 5K. Saksliste

Transkript

1 Møtedato: Møtested: Bystyresalen, Askim rådhus Møtetid: 15:30 18:00 Møteinnkalling for PSU fellesnemnda 5K Forfall meldes til partssammensatt utvalgs sekretær snarest, tlf eller til e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Saksnr Tittel Saksliste 20/18 Godkjenning av innkalling og saksliste 21/18 Godkjenning av protokoll fra møte /18 Godkjenning av protokoll fra møte /18 Orienteringer/drøftinger - Partssammensatt utvalgs møte /18 Frikjøp hovedverneombud 25/18 Skatteoppkreverfunksjonen Heggin, Øivind T.Reymert Leder

2 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /632 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksnr Utvalg Type Dato 20/18 PSU fellesnemnda 5K PS Prosjektleders forslag: Innkalling og saksliste godkjennes. 2

3 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /632 Godkjenning av protokoll fra møte Saksnr Utvalg Type Dato 21/18 PSU fellesnemnda 5K PS Prosjektleders forslag: Protokoll fra møte godkjennes. Vedlegg: b-rundskriv hovedavtale Møteprotokoll PSU

4 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /632 Godkjenning av protokoll fra møte Saksnr Utvalg Type Dato 22/18 PSU fellesnemnda 5K PS Prosjektleders forslag: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll - PSU fellesnemnda 5K

5 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /632 Orienteringer/drøftinger - Partssammensatt utvalgs møte Saksnr Utvalg Type Dato 23/18 PSU fellesnemnda 5K PS Eventuelle orienteringer. 5

6 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /632 Frikjøp hovedverneombud Saksnr Utvalg Type Dato 24/18 PSU fellesnemnda 5K PS Prosjektleders forslag: Saken tas til orientering. Bakgrunn og saksopplysninger: I perioden januar - april 2018 er det gjennomført evaluering og drøftinger mellom prosjektleder og HTV vedrørende deres frikjøpsordning i prosjektperioden. Resultatene fra drøftingsprosessene ble behandlet i fellesnemndas møte Tilsvarende er det meldt behov for endring i frikjøp av hovedverneombudene i prosjektarbeidet. Koordinator for HVO er tidligere frikjøpt med 30 % og øvrige HVO med 10%. Hovedverneombudene har oversendt eget notat til prosjektleder hvor de begrunner sitt behov for økte frikjøp (vedlegg 1). Prosjektleders vurderinger: Kommunereformarbeidet går nå over i en mer aktiv fase, hvor det er naturlig å styrke ressursene på mange områder for å sikre tid og nødvendig handlingsrom til de prosesser som skal gjennomføres. Hovedverneombudene har en viktig rolle i dette, og prosjektleder anbefaler at også disse gis noe økt frikjøp for å ivareta sine oppgaver i forhold til håndtering og ivaretakelse av arbeidsmiljøarbeidet knyttet til omstillingsprosessen. Hovedverneombudene ønsker i utgangspunktet tilsvarende frikjøp som hovedtillitsvalgte. Sett opp mot organiseringen av prosjektet anser ikke prosjektleder dette som nødvendig, men ser helt klart at det er behov for noe økt frikjøp i den perioden vi nå går inn i. Prosjektleder anser at det bør prioriteres å styrke koordinatorrollen noe mer enn øvrige hovedverneombud. Denne foreslås derfor økt fra 30% til 50%, mens øvrige HVO økes fra 10% til 20% for perioden frem til utgangen av Deretter bør det foretas en ny evaluering av frikjøpsbehovet. 6

7 Vurdering av økonomiske konsekvenser: Inndekning av økte lønnsutgifter for frikjøp 60% HVO-ressurs vil innarbeides i forbindelse med budsjettjusteringer for 2.kvartal Vurdering av prinsipiell betydning: Tidligere i prosjektperioden er frikjøpsordninger vedtatt av fellesnemnda. I fellesnemndas sak 18/19 ble prosjektleder i henhold til vedtatt delegeringsreglement fra fellesnemnda til prosjektleder for Indre Østfold kommune 2020 delegert følgende ansvar/myndighet: Pkt. 3: Prosjektleder har myndighet til å disponere midler innenfor vedtatt budsjett for prosjektet Pkt. 8: Prosjektleder har tilsettingsmyndighet til stillinger i prosjektorganisasjonen. Prosjektleder anser at midlertidige endringer innenfor prosjektorganisasjonen således er delegert og at foreliggende endringer i frikjøp for HVO håndteres administrativt forutsatt inndekning innenfor vedtatt budsjett for Saken fremmes derfor som orienteringssak til felles partssammensatt utvalg. 7

8 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /632 Skatteoppkreverfunksjonen Saksnr Utvalg Type Dato 25/18 PSU fellesnemnda 5K PS Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Fellesnemnda ber prosjektleder å videreføre prosessen med å framforhandle endelig løsning med eksterne kontorlokaler sammen med Skatt Øst i Askim innenfor de rammene som er skissert i saksframlegget. 2. Samlokalisering i felles lokaler planlegges til Alle nødvendige personellmessige avklaringer og drøftinger knyttet til sammensetning av nytt skatteoppkreverkontor avsluttes innen Når resultatet av arbeidsgruppens utredning foreligger fremmes egen sak om endelig organisering av ny skatteoppkreverfunksjon. 5. Fakturering og innfordring av kommunale eiendomsavgifter og andre kommunale krav organiseres i Indre Østfold kommune inn under skatteoppkreveren, men kommunene avgjør selv på hvilket tidspunkt, fram til øvrige prosesser iverksettes, når man overfører ansatte/oppgaven inn til skatteoppkreverfunksjonen. Saksopplysninger: Fellesnemnda fattet 17. oktober 2017 vedtak om å utrede interkommunalt samarbeid I forkant av etablering av ny kommune innenfor følgende fag- og tjenesteområder: a) Innkjøp b) Skatt og innfordring c) Barnevern d) Kommuneoverlegefunksjonen e) NAV Prosjektgruppa for skatt og innfordring ble i vedtaket, videre bedt om å konsekvensutrede mulige organisasjonsformer som beslutningsgrunnlag for videre behandling. Saken ble behandlet i felles partssammensatt utvalg og fellesnemnda 24. april 2018, hvor fellesnemnda fattet følgende vedtak: 8

9 1. Prosjektleder gis i oppdrag å utrede aktuelle leieavtaler for aktuelle lokaler. Dette legges fram for fellesnemnda for endelig godkjenning. 2. Samlokalisering i felles lokaler planlegges til Alle nødvendige personellmessige avklaringer og drøftinger knyttet til sammensetning av nytt skatteoppkreverkontor, herunder vurdering og avklaring av framtidig organisatorisk plassering av innfordring av kommunale krav skal være avsluttet innen Sakens øvrige innhold tas til foreløpig informasjon. 5. Når resultatet av arbeidsgruppens utredning foreligger, fremmes saken på nytt for partssammensatt utvalg og fellesnemnda. Likelydende sak oversendes deretter de respektive kommunestyrer for sluttbehandling. Med bakgrunn i saksframstillingen til felles partssammensatt utvalgs og fellesnemndas møte 24. april 2018 og vedtaket i fellesnemnda, legger prosjektleder nedenfor fram utfyllende informasjon og vurderinger knyttet til alternative lokaler, kostnader og organisering av innfordring av eiendomsgebyrer og kommunale krav. Arbeidsgruppen som utreder mandatet som er satt for skatteoppkreverfunksjonen, vil først på et senere tidspunkt legge fram sin samlede utredning. Prosjektleders merknader: Alternative lokaler Prosjektleder har i første rekke vurdert fellesnemndas anmodning om å utrede aktuelle leieavtaler for aktuelle lokaler, som en anmodning om å vurdere egne lokaler fremfor alternative eksterne private lokaler. Prosjektleder har allikevel vært i dialog om mulige andre private lokaler, men har foreløpig ikke gått videre med dette. Prosjektleder mener da det bør være andre forhold som for eksempel lokalisering sammen med Skatt Øst som veier tyngre enn å komme fram med andre private alternativer gitt at prisnivået er omtrent på samme nivå. Et vedtak om å vurdere samlokalisering av skatteoppkreverfunksjonen før 1. januar 2020 innebærer at det må stilles kontorplasser i et kontorfellesskap tilgjengelig fra det tidspunkt som er vedtatt 1. september Når tidspunktet for samlokalisering settes tidligere enn før andre større lokaliseringsendringer spilles opp i prosessen, gjør det at det er begrenset hvor mange alternativer i egne lokaler som er tilgjengelig. Det er ikke er et mål i seg selv at skattyterne skal oppsøke skatteoppkreverkontoret, men det er slik at en rekke innbyggere oppsøker skatteoppkreverkontoret for hjelp/bistand/ løsninger. Skatteoppkreverne er derfor opptatt av at kontorlokalene som pekes ut har en sentral lokalisering av hensyn til publikum. Prosjektleder vurderer fortrinnsvis lokaler i Askim eller Eidsberg som de mest aktuelle stedene for en slik lokalisering, men ingen av kommunene sitter med lett tilgjengelige egne ledige lokaler nå. En tilrettelegging i egne lokaler til 1. september 2018 vil derfor måtte medføre at andre tjenester må flyttes midlertidig, noe som ikke er ønskelig. Det er heller ikke ønskelig for skatteoppkreverne å flytte midlertidig. Om tidspunktet for samlokalisering ikke er låst, men kan skyves kan det bli frigjort lokaler som for eksempel ved at et av NAV kontorene flytter ut av «sitt» rådhus. Tidspunktet vil da trolig tidligst være 1. januar Det er kommunisert at det er vesentlig faglige gevinster ved å samlokalisere skatteoppkreveren med Skatt Øst. Samling av skatteoppkrevermiljøene i Hobøl, Askim og Eidsberg vil i seg selv gi et bedret fagmiljø for ansatte som jobber med kontroll, skatt og innfordring, uavhengig av lokalisering med Skatt Øst. Arbeidsgruppa har vært i kontakt med skatteoppkreverkontoret i Valdresregionen som har samlokalisert seg med Skatteetaten i Nord-Aurdal kommune. Dette er et langt mindre kontor hvor 6 kommuner har samordnet sine 5,4 årsverk og samlokalisert seg med 9

10 fastsettingssiden. Altså et vesentlig mer marginalt miljø som har hatt et behov for å etablere seg i et større fagmiljø. Erfaringene fra dette oppleves for de ansatte som utelukkende positive, og informasjonsutvekslingen flyter noe enklere en tidligere mellom fastsetting og innkrevingssiden i enkelte saker, selv om det er slik at det skal være et klart skille mellom fastsetting- og innkrevingssiden. Skatteoppkreverne i Indre Østfold har også i dag en god dialog med Skatt Øst i Askim i forhold til informasjonsutveksling. I dialogen med skatteoppkreverkontoret i Nord-Aurdal ble det imidlertid påpekt at fastsetting og innkreving er ulike i utøvelse av faget, og at de positive sidene i første rekke går på enklere samhandling, og at denne samlokaliseringen med Skatteetaten er positiv for skattyter som ikke vet om det er Skatt Øst eller skatteoppkreveren som skal oppsøkes. Oppsummert er viktige momenter knyttet til lokaler: Vurdering av private kontra egne lokaler kontorplasser må frigjøres Lokalisering der hvor det er innbyggere (sentralt) Samling av fagmiljøer Positivt, spesielt for skattyter, med lokalisering tilknyttet Skatt Øst Kostnader De tre skatteoppkreverkontorene er i dag lokalisert i egne lokaler i kommunehusene i hhv. Hobøl, Askim og Eidsberg kommune. Selv om det ikke fullverdig internfakturering i kommunen, og det ikke er beregnet en eksakt leiekostnad for lokalene som nyttes i dag, er det en kostnad for disse lokalene for kommunene i dag. Totale kostnader for disse lokalene er tidligere anslått til om lag kroner. I tillegg kommer kostnader til renhold mv. Denne kostnaden utbetales imidlertid ikke til en ekstern utleier men forblir i kommunen. Potensialet for alternativ bruk av lokalene hvis skatteoppkreverkontorene flytter ut er begrenset, da det ikke står potensielle leietakere for å ta over lokalene. Det vil derfor fortsatt være kostnader ved lokalene, selv om den vil reduseres som følge av at de blir stående tomme. Lokalene i tilknytning til Skatt Øst i Askim kan i all hovedsak tas i bruk slik de er i dag, uten at det må gjøres store endringer. Det kan være behov for å gjøre bygningsmessige vurderinger rundt resepsjonstjenesten slik at dette er tilstrekkelig sikret. Det må etableres infrastruktur for IKT og vurderes en løsning for en resepsjonstjeneste, en tjeneste som i dag serves av servicekontoret i den enkelte kommune. Kostnadene ved leie av kontorplasser i lokalene til Skatt Øst vil være i størrelsesorden kroner i årskostnad som uavhengig av leieforholdets lengde. Kostnaden indeksreguleres pr. 1. januar det enkelte år. Eventuelle kostnader ved en utbedring av lokalene med for eksempel en resespsjonsløsning/møteromsfasiliteter eller lignende vil medføre at kostnadene til dette bakes inn i husleien og nedbetales over leietidens periode. Som et eksempel vil en omgjøringskostnad i størrelsesorden 0,25-0,5 mill kroner i bygningsmessige løsninger bakes inn i og fordeles over leieperiodens lengde. Indre Østfold kommune har en overordnet målsetting om rimeligere og bedre tjenester. Innfordringsmiljøet og skatteoppkreverfunksjonen er viktig for å styrke og sikre kommunenes inntekter. Kontrollvirksomheten må ha en god faglige kvalitet, og et tilstrekkelig omfang for å klare og bekjempe økonomisk kriminalitet og for å sikre skatteinntektene. Skatteoppkreverne ser at potensialet innen avdekking, og dermed økte skatteinntekter for kommunene og øvrige 10

11 skattekreditorer er betydelig. For å følge opp dette fordres tilstrekkelig ressurser. Skatteoppkreverne er derfor opptatt av at eventuelle økte kostnader ved etablering av kontorlokaler i eksterne lokaler, ikke må gå på bekostning av årsverkene som kommunene har til kontrollvirksomhet og innfordring i dag. Prosjektleder legger til grunn at framtidig bemanning vil være gjenstand for kontinuerlig vurdering sett opp mot gevinster ved samlokalisering og etablering av nye felles rutiner for drift. Oppsummert er viktige momenter knyttet til kostnader: Dagens lokaler har en kostnad på om lag ,- kroner Ingen klar alternativ bruk av lokalene om skatteoppkrever flytter ut (i to av kommunene) Lokalene i tilknytning til Skatt Øst kan i stor grad tas i bruk slik de er med eventuelt justering av resepsjonsløsningen Leiekostnader eksterne lokaler på kroner + eventuell utbedring av lokaler Økte husleiekostnader bør i etableringsfasen ikke gå på bekostning av antall årsverk Kommunale krav I tillegg til kontrollvirksomheten mot arbeidslivet og arbeidsgivere har skatteoppkreveren i hovedoppgave å innfordre skatt for skattekreditorene staten, fylket og kommunen, og arbeidsgivergiveravgift for staten. I tillegg har skatteoppkreveren som kommunal virksomhet tillagt ulike kommunale oppgaver rundt omkring i kommune Norge. Noen skatteoppkrevere har tillagt ansvar i forhold til eiendomsskatt, fakturering av kommunale eiendomsavgifter og krav, innfordring av kommunale krav osv. Det er en rekke ulike varianter på dette i kommune Norge. I utredningen av samlokaliseringa av skatteoppkreverfunksjonen har plassering av oppgaven med å innfordre kommunale eiendomsavgifter og andre kommunale krav blitt trukket opp som en oppgave som kan tillegges skatteoppkreveren for å samordne innkrevingsmiljøene i kommunene. Innkreving av kommunale eiendomsgebyrer og eiendomsskatt kreves inn med hjemmel i skattebetalingsloven, mens andre kommunale krav for betaling av SFO, barnehage, vederlagsbetaling sykehjem, sosiale lån, husleie i kommunale leiligheter mv. kreves inn med hjemmel ulike lover og forskrifter. Ved å samordne innfordringsmiljøet for kommunale eiendomsgebyrer/kommunale krav med skatteoppkrever, vil man kunne nytte skatteoppkreverens særnamsmannsmyndighet og utleggstrekk hos arbeidsgivere som virkemiddel overfor skyldner for å få inn ubetalte krav på eiendomsskatt og kommunale eiendomsgebyrer. Alternativt må kommunene innrette sin innfordring ved tvangssalg via Tingretten slik det gjøres i Trøgstad kommune i dag som følge av at man ikke har særnamsmannsmyndigheten. Innfordringsoppgaven løses følgelig litt ulikt mellom kommunene. I Spydeberg kommune innfordres kommunale eiendomsgebyrer og kommunale krav gjennom skatteoppkrever i Hobøl kommune. I Eidsberg og Askim kommuner ivaretas innfordring av eiendomsgebyrer og andre kommunale krav av regnskapsavdelingen men med skatteoppkrevers hjemmel, mens i Trøgstad innfordres kommunale eiendomsgebyrer ved bruk av tvangssalg via Tingretten og andre kommunale krav av regnskapsavdelingen. Ulik organisering og små stillingsstørrelser i ulike deler organisasjonen, gjør at ansatte i dag sitter med delte stillinger i hhv. fakturering, innfordring og andre økonomi- eller kommunale oppgaver spesielt Eidsberg og Trøgstad kommuner. En samordning av innfordring av kommunale krav med skatteoppkrever har gjort at ansatte har blitt usikre og ser for seg delte stillinger på ulike arbeidsplasser som vil være uhensiktsmessig både for den ansatte, for skyldner og for kommunens totale oppgaveløsning. Det har derfor vært skepsis til å trekke ut deler av stillinger å lage to arbeidsplasser for enkeltansatte ved å flytte innfordringsdelen til skatteoppkreverkontoret før man er en ny kommune. Innfordringsmiljøet som er det samme som faktureringsmiljøet i kommunene, har sett det som uhensiktsmessig å dele 11

12 dette opp og skape et ekstra kommunikasjonsledd for brukerne/kundene ved å skille innfordringsdelen med faktureringsoppgaven når det gjelder kommunale eiendomsgebyrer og kommunale krav. Skatteoppkreverne er av den oppfatning at oppgaven med både fakturering og innkreving faglig sett bør legges til det nye kemnerkontoret. Det er flere årsaker til dette: man får samlet innkrevingsmiljøet og kunnskapen om skyldneren dvs en mer effektiv drift hjemmelsgrunnlaget er bl.a. i skattebetalingsloven (kommunale avgifter, utleggstrekk) skyldner belastes ikke gebyrer ved innkreving m/utleggstrekk ved kommunale eiendomsgebyrer og eiendomsskatt skyldner har et kontor å forholde seg til Innfordringsmiljøet for kommunale eiendomsavgifter og andre kommunale krav støtter dette som den framtidsrettede løsningen når Indre Østfold kommune starter opp, men at kommunene i en overgangsperiode, både for å løse andre oppgaver og for å ta hensyn til den enkelte ansatte, kan tiltre innfordringsmiljøet gradvis etter hvert som man ser dette hensiktsmessig for oppgaveløsningene. Først når hele prosessen er gjennomført vil man sitte med ett innfordringsmiljø for innfordring av skatt, kommunale eiendomsavgifter og kommunale krav, og oppgaveporteføljen til den enkelte ansatte vil da være mer klar og tydelig. Oppsummert er viktige momenter knyttet til kommunale eiendomsavgifter og andre krav: Ulike organisasjonsmessige løsninger i våre 5 kommuner Fakturering og innfordring av kommunale eiendomsavgifter og kommunale krav bør være samlet for å unngå flere ledd for skyldner Skatteoppkrever, fakturering og innfordring av kommunale krav samler innfordringsmiljøet og kunnskapen om skyldner Skyldner belastes ikke gebyrer ved innkreving m/utleggstrekk ved kommunale eiendomsgebyrer og eiendomsskatt Skyldner har et kontor å forholde seg til Konklusjon: Gitt at fellesnemnda vil samlokalisere skatteoppkreverfunksjonen for de 5 kommunene på et tidligere tidspunkt enn øvrige organisasjonsmessige endringer starter, tilrår prosjektleder at man viderefører prosessen med å framforhandle endelig løsning med eksterne kontorlokaler sammen med Skatt Øst i Askim. Alternativt kan samlokalisering i kommunale lokaler tidligst 1. januar 2019 forutsatt at NAV-kontor fraflyttes sitt «rådhus». Fakturering og innfordring av kommunale eiendomsavgifter og andre kommunale krav organiseres i Indre Østfold kommune inn under skatteoppkreveren, men som følge av ulik organisering og bruk av ansatte i kommunene øvrige oppgaveløsning i dag, åpnes det for at den enkelte kommune selv avgjør på hvilket tidspunkt man overfører ansatte og oppgaven inn til skatteoppkreverfunksjonen. 12