Tilleggsinnkalling for Fellesnemnda. Saksliste

Transkript

1 Møtedato: Møtested: Askim rådhus, bystyresalen Møtetid: 18:30 21:00 Tilleggsinnkalling for Fellesnemnda Forfall bes meldt i god tid slik at vararepresentanter kan bli innkalt. Forfall skal meldes til fellesnemndas sekretær, tlf eller til e-post: tone.asrud.reime@eidsberg.kommune.no Saksnr Tittel Saksliste 41/18 Skatteoppkreverfunksjonen - Konsekvensvurdering av ulike organisasjonsmodeller 42/18 Prøveordning overføring av tannhelsetjeneste til kommunene Heggin, Thor Hals Leder

2 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /517 Skatteoppkreverfunksjonen - Konsekvensvurdering av ulike organisasjonsmodeller Saksnr Utvalg Type Dato 19/18 PSU fellesnemnda 5K PS /18 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Prosjektleder gis fullmakt til å fremforhandle husleieavtale for aktuelle lokaler for nytt skatteoppkreverkontor. 2. Samlokalisering i felles lokaler planlegges til Alle nødvendige personellmessige avklaringer og drøftinger knyttet til sammensetning av nytt skatteoppkreverkontor, herunder vurdering og avklaring av framtidig organisatorisk plassering av innfordring av kommunale krav skal være avsluttet innen Sakens øvrige innhold tas til foreløpig informasjon. Saksopplysninger: Saken ble utsatt av Partssammensatt Utvalg i møte Med bakgrunn i argumentasjonen for utsettelsen, er det inntatt nye opplysninger i denne reviderte versjonen av saken. Disse er satt inn med kursiv. Fellesnemnda fattet 17. oktober 2017 vedtak om å utrede interkommunalt samarbeid i forkant av etablering av ny kommune innenfor følgende fag- og tjenesteområder: a. Innkjøp b. Skatt og innfordring c. Barnevern d. Kommuneoverlegefunksjonen e. NAV 2

3 Prosjektgruppa for skatt og innfordring ble i vedtaket, videre bedt om å konsekvensutrede mulige organisasjonsformer som beslutningsgrunnlag for videre behandling. Eidsberg og Hobøl opererer i dag som vertskommune for skatteoppkreverfunksjonen i hhv. Trøgstad kommune og Spydeberg kommune, mens Askim selger tilsvarende tjenester overfor Skiptvet kommune. I dag er dette tre forholdsvis små separate miljøer hvor hhv. vertskommunene og Askim kommune har det administrative ansvaret for oppgaven, men staten gjennom Skattedirektoratet har den faglige styringen av oppgaveløsningen. Hva et vertskommunesamarbeid innebærer rettslig fremkommer av kommuneloven 28-1a og 28-1b. Det er utgitt en rekke veiledninger om kommunesamarbeidet som utdyper og redegjør for de rettslige virkninger av et slik samarbeid. Dette gjentas ikke her, men i tråd med ovennevnte fungerer vertskommune som organisasjonsform for skatteoppkreverne i dag, kanskje spesielt som følge av marginale ressurser den enkelte kommune tidligere satt på hver for seg. Skatteoppkreverne er faglig styrt av Skattedirektoratet v/skatt Øst og skal løse oppgavene ut fra det samme lovverket, retningslinjene og styringsinstruksene fra Skattedirektoratet, mens vertskommunen bestemmer organiseringen, ressursbruken og bemanningen. Selv om skatteoppkreverne har de samme overordnede styringssignalene utføres oppgaven til dels forskjellig fra skatteoppkreverkontor til skatteoppkreverkontor, og virkemidlene og tiltakene nyttes forskjellig og i ulik grad, noe som er innenfor det juridiske handlingsrommet den enkelte skatteoppkrever har. Skattedirektoratet jobber derfor i stadig større grad for å detaljstyre skatteoppkreverne i oppgaveløsningen. Skatteoppkreverne fører særskilt skatteregnskap for hver kommune i vertskommunesamarbeidet, forestår avregning og utbetaling av til gode skatt til den enkelte skattyter, og innfordrer skatt og arbeidsgiveravgift for de tre skattekreditorene. I tillegg utføres arbeidsgiverkontroll av kommunens arbeidsgivere. Skatteoppkreverne i de to vertskommunesamarbeidene og gjennom avtalen mellom Askim og Skiptvet innfordrer gjennom særsnamsmannsmyndigheten også sine egne kommunale eiendomsgebyrer (vann, avløp, renovasjon, feiegebyrer mv) etter skattebetalingsloven, mens de privatrettslige kravene (barnehage, SFO, gebyrer mv) som ikke er hjemlet i skattebetalingsloven innfordres etter annet lovverk. For de kravene som er hjemlet i skattebetalingsloven kan skatteoppkreveren iverksette utleggstrekk i lønn, avholde utleggsforretninger og tvangsselge eiendeler for å innfordre kravene. De to samarbeidskommunene Trøgstad og Spydeberg som har inngått et vertskommunesamarbeid med vertskommunene eller Skiptvet som kjøper tjenesten fra Askim kommune, og derigjennom har gitt fra seg sin særnamsmannsmyndighet, innfordrer eiendomsgebyrer etter legalpanten og de sivilrettslige kravene (barnehage, SFO, gebyrer mv) etter inkassoloven. Bruk av særnamsmannsmyndighet gir andre og mer effektive virkemidler å innfordre kravene etter enn legalpanten og inkassoloven gir, og man slipper å betale gebyrene som påløper ved blant annet utleggstrekk i lønn og utleggsforretninger ved hjelp av den ordinære namsmannen. Bruk av egen namsmannsfunksjon medfører gebyrinntekter til kommunene. I tillegg medfører innfordring via legalpanten og etter inkassoloven at det tar lengre tid å innfordre kravene, enn det gjør ved bruk av særnamsmannsmyndigheten. 3

4 Prosjektleder avholdt et drøftingsmøte med de hovedtillitsvalgte (HTV) knyttet til innholdet i saken. I drøftingsmøtet fremkom at det ikke var sikret tilstrekkelig med tid til nødvendige drøftinger og medvirkningsprosesser. Det oppleves ikke å være motstand blant de ansatte å samlokalisere skatteoppkreverfunksjonen i et større fagmiljø, men det må gis nødvendig tid til prosess og klargjøringer for flytting. I tillegg må det avklares hvordan de stillinger som har ansvar for innfordring og kommunale krav skal organiseres etter en flytting, da disse er organisert forskjellig, i eller utenfor de forskjellige skatteoppkreverkontorene i dag. Konklusjonen fra drøftingsmøtet var at arbeidsgruppen som sluttfører utredningsarbeidet, som del av delprosjekt A2 Økonomi sikres nødvendig representasjon av HTV/HVO. Arbeidsgruppen vil bestå av leder (økonomisjef fra delprosjekt A2), 3 skatteoppkrevere, hovedtillitsvalgt og hovedverneombud. Arbeidsgruppa gis mandat fra delprosjekt A2. Det sikres aktiv medvirkning fra ansatte. Delprosjektets forslag til ny organisering, lokalisering mv. ferdigstilles til endelig behandling i fellesnemnda, og deretter til behandling i de respektive kommunestyrer. Prosjektleders vurderinger: I forhold til mulig organisasjonsformer fram til anses følgende tre alternativer å være aktuelle: Organisering som i dag Samlokalisering i felles lokaler Vertskommunemodell Organisering som i dag Ved å opprettholde dagens organisering med tre separate miljøer vil kommunene fortsette å løse oppgavene som før. De tre fagmiljøene vil fortsette å være små og forholdsvis sårbare miljøer ved ferier, sykdom og ved vakanser. Kommunene Askim, Eidsberg og Hobøl vil kunne fortsette å løse innfordring av skatt, avgift og kommunale krav og gebyrer som i dag. I dag løses oppgavene: Antall utførende skatteppkrever i: kommuner: årsverk: annet: Askim Askim og Skiptvet 5,0 (+1,0) Eidsberg Eidsberg og Trøgstad 4,5 (+1,0) Eiendomsskatt Hobøl Hobøl og Spydeberg 4,0 Eiendomsskatt Skatteoppkreveren i Hobøl innfordrer også kommunale avgifter og krav for Hobøl kommune. Denne oppgaven løses tilsvarende i regnskapsavdelingen for Askim kommune og Eidsberg kommune. Samlokalisering i felles lokaler 4

5 Uavhengig av de rettslige eller strukturelle rammer for organiseringen kan et annet alternativ være en samlokalisering av de tre miljøene. I denne løsningen kan de tre skatteoppkrevere videreføre sin aktivitet som i dag i felles lokaler. En slik løsning vil kunne samle og effektivisere fagmiljøene, og miljøet kan gis tid til sammen å utvikle den nye skatteoppkreverfunksjonen, men oppgavene løses parallelt som i dag, men under samme tak. Løsningen utfordrer imidlertid på blant annet: Ulik oppgaveløsning i dagens miljøer Oppgaveløsningen må strømlinjeformes slik at skattytere i en kommune opplever å bli likebehandlet som en skattyter i en annen kommune uavhengig av under hvilken skatteoppkrever skattyteren tilhører. Et kontorfellesskap som dette bør utøve oppgaven på samme måte. Dedikerte saksbehandlere mot den enkelte kommune Så lenge porteføljen ikke er samordnet, må brukerne snakke med dedikerte saksbehandlere fra «sin» kommune siden saksbehandlerne er knyttet til «sine» kommuner/portefølje, eventuelt må den enkelte saksbehandler gis tilganger til den enkelte portefølje og må logge av og på med for å følge opp den enkelte skattyter (tilgangsstyring). Kombinasjonsstillinger fakturering/innfordring bør splittes En eventuell samordning av oppgaven med å innfordre skatt og arbeidsgiveravgift med kommunale krav gjør at kombinasjonsstillinger innenfor fakturering/innfordring kan måtte deles opp. Prosjektleder anser at selv med beskrevne utfordringer bør det kunne tas ut mange gevinster ved at fagmiljøet samles, og at dette også vil lette arbeidet med å utvikle en ny fremtidig løsning for skatteoppkreverfunksjonen i den nye kommunen. Vertskommunemodell Et tredje alternativ er å etablere et nytt felles vertskommunesamarbeid for de 5 kommunene som går inn i Indre Østfold kommune. Et samarbeid kan ivareta innfordringen av skatt og arbeidsgiveravgift for skattekreditorene, samt eventuelt kommunale avgifter og gebyrer. Det er gode erfaringer med de eksisterende vertskommunesamarbeidene på skatteoppkreverområdet og kanskje spesielt siden sårbarheten for de små skatteoppkreverkontorene som Trøgstad og Spydeberg med sine 1-2 årsverk ble redusert. Området er i utgangspunktet godt egnet for vertskommunesamarbeid, men det må fremdeles føres separate skatteregnskap og rapporters særskilt både overfor Skattedirektoratet og for hver av de 5 kommunene. De vertskommunesamarbeid som etableres i dag under 5K legger vekt på arbeidstakernes rettigheter og betraktes som virksomhetsoverdragelser hvor arbeidsmiljølovens kapittel 16, gjelder. Den regulerer prosessen som inkluderer drøfting med de berørte organisasjoner, drøfting med tillitsvalgte og drøfting med de ansatte. Når et vertskommunesamarbeid innebærer flytting av en funksjon eller en enhet så betraktes dette som en virksomhetsoverdragelse. De ansatte flyttes normalt til den tilsvarende organisasjonen i vertskommunen og blir underlagt denne. Skatteoppkrevertittelen er knyttet til en stilling i hver kommune og det kan ikke være flere 5

6 med tittel, funksjon og fullmakt som skatteoppkrever i en og samme kommune. Skulle man velge en vertskommunemodell må det derfor være en forutsetning at de ansatte gis like muligheter for å bekle de ulike stillingene som skal fylles. Spørsmålet rundt dette må derfor avklares om det skal etableres et vertskommunesamarbeid på området før For den enkelte kommune vil etableringen av et eventuelt vertskommunesamarbeid gjøre at styringen av oppgaveløsningen for innfordring overlates til vertskommunen. Dvs. at samarbeidskommunen avgir ansvar og myndighet for innfordringen av % av den enkelte kommunes samlede inntekter til vertskommunen, gitt at man legger til grunn at kommunale krav, avgifter og gebyrer også legges inn i vertskommunesamarbeidet. Det å inngå et slikt samarbeid fordrer enighet om oppgaveløsningen for å skape trygghet for inntektene. Dette underbygger behovet for en samordning av rutiner og prosedyrer. Lokalisering og lokaler Bestillingen fra fellesnemnda var å utrede ulike organisasjonsmodeller for skatt og innfordring fram til Vurdering av lokaler må sees opp mot flere hensyn. Per i dag synes det ikke å være slik i dag at noen kommune sitter på egnede lokaler i egen regi som kan huse en samlokalisering eller vertskommunemodell som beskrevet ovenfor med 15 årsverk/15 kontorplasser. Imidlertid vil skjer det endringer gjennom flyttinger av personell som vil kunne endre dette. Alternativt kan man må gå ut i leiemarkedet eller investere i lokaler som kan huse en slik samlokalisering. I denne forbindelse har et alternativ med å etablere en felles skatteoppkreverfunksjon i de samme lokalene som Skatt Øst i Askim blitt vurdert. En slik samlokalisering har blitt sett på som en styrke for skattyteren, men også som et ledd i å trygge 25 statlige arbeidsplasser i regionen. En samlokalisering av skatteoppkreverfunksjonen med Skatt Øst vil kunne gi kortere kommunikasjonslinjer og bedre faglig utvikling. En samlokalisering med Skatt Øst kan ses på som en mulighet for et styrket faglig miljø, og som en styrke for de innbyggerne som fysisk oppsøker Skatt Øst eller skatteoppkreveren, selv om det aller meste av dagens kommunikasjon skjer elektronisk. Hvilke oppgaver som blir liggende ved Skatt Østs lokaler i Askim trenger imidlertid ikke ha noe med oppgaveløsningen til skatteoppkreveren for Indre Østfold kommune å gjøre, da Skatt Øst samler ulike funksjoner på ulike kontorer. Løsningen med samlokalisering sammen med Skatt Øst er et mulighetsrom som er tilstede nå. Skatt Øst har inngått ny leieavtale med utleier som gjelder fra sommeren 2018, og fra dette tidspunktet jobber utleier med å få på plass nye leietakere. Fordelen med en samlokalisering av skatteoppkreverne i felles lokaler er at fagmiljøet samles og at det gis nødvendig tid til frem mot 2020 til å utvikle en fremtidig robust skatteoppkreverfunksjon. En samling av fagmiljøene innebærer også større muligheter for kulturbygging, samskaping og tilrettelegging for et fremtidig godt samarbeid. Prosjektleders oppsummering og anbefaling Oppsummering: Med bakgrunn i ovenstående anser prosjektleder at det vil være formålstjenlig å samle skatteoppkreverkontorene under ett tak. I prosessen har det imidlertid fremkommet fra HTV, at det må sikres nødvendig involvering av HTV/HVO. I tillegg er det fremkommet behov for tydeliggjøring rundt økonomi og organisering av medarbeidere som arbeider med kommunale krav og innfordring. 6

7 For å kvalitetssikre god fremdrift, endres arbeidsgruppens sammensetning, og får et justert mandat fra delprosjekt A2. Arbeidsgruppen skal ledes av representanter fra delprosjektet, og for øvrig bestå av skatteoppkreverne, HTV og HVO. Det skal i tillegg sørges for god informasjon og aktive medvirkningsprosesser med involverte ansatte. Uavhengig av løsning vil skatteoppkrever(ne) fremdeles måtte føre separate skatteregnskap og rapporteres særskilt både overfor Skattedirektoratet og for hver av de 5 kommunene fram til Indre Østfold kommune starter opp. En samlokalisering i felles lokaler så snart som mulig, vil kunne styrke mulighetene for tettere samarbeid og gi større fleksibilitet ved sykdom, ferier og vakanser ved skatteoppkreverkontoret, gitt at man etablerer felles rutiner og prosedyrer for arbeidet. Felles rutiner og prosedyrer er bør være på plass før man samlokaliserer. Prosjektleder forventer også at et samlet og betydelig større fagmiljø vil gi mange effektiviseringsmuligheter. Vurdering av økonomiske konsekvenser En samlokalisering i kontorlokaler utenfor kommunal eie, sett i forhold til dagens leiemarked, vil trolig ligge i området ca ,- kroner og oppover pr. år avhengig av hvilke tilpasninger som må gjøres, herunder kostnader knyttet til å etablere telefoni- og IKT-løsninger og muligens også ressurser knyttet til en skrankeløsning. En eventuell lokalisering sammen med Skatt Øst, må imidlertid vurderes opp mot lokalisering av et skatteoppkreverkontor i egne lokaler som i dag også har en alternativ kostnad. Eksisterende samarbeid i dag inneholder også utgifter knyttet til husleie, felleskostnader m.m., som i stor grad faller bort, og vil kunne være med i finansieringen av ny løsning. Beregnet husleie i dagens kommunale lokaler ligger i dag på omlag kr per år, beregnet ut fra gjennomsnittlig krav om husleie fra vertskommuner til samarbeidskommuner slik de fremgår av dagens samarbeidsavtaler. I tillegg ligger det også en del øvrige kontorkostnader i avtalene kommunene i mellom, knyttet til porto, IKT mv. Ut fra ovenstående, ser det ut til at en samlokalisert løsning kan bli noe dyrere ved oppstart, men prosjektleder anser, og forventer, at verdien ved å samlokalisere til et større robust fagmiljø vil gi snarlige positive gevinster, både faglige og økonomiske. En del av kontorene som eventuelt fraflyttes vil kunne fylles av andre funksjoner, mens andre kan bli stående tomme. En løsning med samlokalisering i tilknytning til Skatt Øst i Askim, krever fremforhandling av en eventuell husleieavtale. Prosjektleder ber derfor om fullmakt til raskt å fremforhandle forslag til en slik husleieavtale. De totale økonomiske konsekvenser vil bli tydeliggjort så snart et forhandlingsresultat foreligger, og være en av flere viktig forutsetninger for endelig anbefaling. Prosjektleder anbefaler at skatteoppkreverfunksjonen planlegges samlokalisert innen , og at arbeidet med utredning og avklaring av ny organisasjonsform sluttføres innen

8 I tråd med malen for prosjektmandatet iverksettes følgende framdrift i forhold til vurdering av ny felles skatteoppkreverfunksjon: Konsept (ide, behov og mål): Planlegge (etablere styringsunderlag): Gjennomføre (gjennomføringsfaser): April-mai Juni August-September - ny organisering på plass fra Avslutte (overføring, evaluering, endring): Oktober 2018 Realisere (gevinster): Ultimo Vurdering av prinsipiell betydning: Fellesnemnda er delegert fullmakt til å inngå avtaler på vegne av den nye kommunen, herunder vurdere eksisterende vertskommunesamarbeid, jfr. prosjektplan for Indre Østfold kommune pkt. 10. I det videre er fellesnemnda delegert å fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen, med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. Når resultatet av utredningen foreligger, fremmes saken på nytt for fellesnemnda. Likelydende sak til oversendes deretter de respektive kommunestyrer til sluttbehandling. 8

9 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /508 Prøveordning overføring av tannhelsetjeneste til kommunene Saksnr Utvalg Type Dato 42/18 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: Prosjektleder er positiv til at nye Indre Østfold kommune kan påta seg ansvaret for å delta i en prøveordning på overføring av tannhelsetjenesten inn i kommunen fra Dette under forutsetning om at det følger med økonomiske midler til planlegging og innføring av prøveordningen. Bakgrunn og saksopplysninger: Alle kommunene har fått invitasjon fra Fylkesmann om deltagelse i prøveordning for å overta ansvaret for den offentlige tannhelsetjenesten fra fylkeskommunene. Derfor ønsker prosjektet å legge saken frem til politisk behandling for fellesnemda til uttalelse. Ved behandling av proposisjonen 8. juni 2017, vedtok Stortinget forslaget til lovendringer, jf. Innst. 378 L ( ): "Stortinget ber regjeringen sørge for at prøveordningen som starter i 2020, i de kommunene som ønsker å overta tannhelsetjenesten, følgeevalueres frem til Basert på erfaringene i prøvetiden og endringer i kommunestruktur etter 2020, kan en videre utvidelse til flere kommuner tidligst skje etter 2023." Det er viktig å merke seg at dette gjelder både spesialisttannhelsetjenesten og allmenntannhelsetjenesten. Forut for iverksettelsen av prøveordningen må det foretas en virksomhetsoverdragelse fra fylkeskommunen til aktuell kommune. Det må være gjennomført før ansvaret innføres, dvs Virksomhetsoverdragelsen innebærer også at prøvekommunen trer inn og overtar fylkeskommunens rettigheter og plikter etter avtaler som foreligger mellom fylkeskommunen og private tannleger ved tidspunktet for iverksetting av lovendringene. Medbestemmelse og tverrfaglige vurderinger: Delprosjekt A4 helse sosial og omsorg, noen av kommuneoverlegene og noen ledende helsesøstre har kommet med innspill på dette. 9

10 Her er det ulike meninger. Dette er et nytt fagområde for helse og omsorgstjenestene i kommunene og dermed er det særlig usikkerheter rundt fagkompetanse innen tannhelse. Kommunene har ikke dette ansvaret i dag. Det å bygge ny kommune i seg selv, er en omfattende og ressurskrevende oppgave. Hvis vi samtidig skal delta i en prøveordning vil det være utfordrende ressursmessig. Det vil være behov for ny kompetanse inn i kommunene/prosjektet, også i selve prøveordningen. En egen prosjektleder med rett kompetanse for dette fagområde vil være helt nødvendig. Tannhelse er også en del av helsen. Pr i dag er det ulike erfaring med hvordan de «ordinære» helse og omsorgstjenestene arbeider med tannhelse. Det kan være fornuftig å se dette i en helhet og ved bygging av en helt ny kommune, kunne det være spennende å være med i prøveordningen og samtidig dra nyttige erfaringer av dette. Vurdering av økonomiske konsekvenser: Kommentarene om manglende kompetanse i kommunene pr i dag og arbeidet med ny kommune som er arbeidskrevende ressursmessig, gjør at det er en forutsetning at kommunen gis økonomiske rammer i form av tilskudd til å planlegge og gjennomføre en slik prøveordning. Det bør ansettes egen prosjektleder og dermed egnet ressurs og kompetanse til dette arbeidet. Aktuelle lover, planer, vedtak og dokumenter: Ansvaret for den offentlige tannhelsetjenesten er i dag lagt til fylkeskommunene gjennom lov av 3. juni 1983 nr. 54 om tannhelsetjenesten. Ved behandlingen av Meld. St. 14 ( ). Kommunereformen nye oppgaver til større kommuner, jf. Innst. 333 S ( ), besluttet et flertall på Stortinget at ansvaret for den offentlige tannhelsetjenesten bør overføres til kommunene. Regjeringen fremmet derfor våren 2017 forslag om lovregulering av tannhelsetjenesten som et kommunalt ansvar, jf. Prop. 71 L ( ) Endringer i helselovgivningen (overføring av det offentlige tannhelsetjenesteansvaret, Iovfesting av kompetansekrav m.m.). Det ble her foreslått å gi regler om kommunens plikter, organisering, finansiering og tilsyn i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester. Videre ble det foreslått å regulere pasientens rett til nødvendig tannhelsehjelp, klageadgang mv. i pasient og brukerrettighetsloven. Prosjektleders vurdering: Prosjektleder registrerer at det er ulike meninger blant egne fagpersoner til å søke om en slik prøveordning midt i den store omstillingsprosess vi er inne i. Samtidig anser prosjektleder at noe av hensikten med å bygge en ny og større kommune, er nettopp å etablere en robust organisasjon som også kan ta på seg nye oppgaver. Det er også en uttalt målsetting at Indre Østfold kommune skal være innovativ og nytenkende. Å integrere tannhelsetjenesten som naturlig del av den kommunale tjenesteytingen vil kunne medføre en ny, mer helhetlig og koordinert helsetjeneste for innbyggerne. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anbefales avsluttet i fellesnemnda. 10

11 Vedlegg: Vedlegg 1 - sak om tannhelsetjenster Kartlegging av kommuner Vedlegg 2 Forsøksordning tannhelestjeneste 11